EL PRESUPUESTO

UN INSTRUMENTO PARA LA OPTIMIZACION DE LOS RECURSOS DE LA

EMPRESA

LUIS EDUARDO ROJAS GARAY

HEBER VELASQUEZ QUIÑONES
QUIRONEL OJEDA BADILLO
RONAN ANDRES GARCIA CAMPO
BOANERGES CONTRERAS QUINTERO

UNIVERSIDAD DEL MAGDALENA

INSTITUTO DE EDUCACION ABIERTA Y A DISTANCIA

PROGRAMA DE ADMINISTRACION PÚBLICA V SEMESTRE

CENTRO ZONAL AGUACHICA

OCTUBRE DE 2010
 EL PRESUPUESTO

UN INSTRUMENTO PARA LA OPTIMIZACION DE LOS RECURSOS DE LA

EMPRESA

LUIS EDUARDO ROJAS GARAY

HEBER VELASQUEZ QUIÑONES
QUIRONEL OJEDA BADILLO
RONAN ANDRES GARCIA CAMPO
BOANERGES CONTRERAS QUINTERO

Tutor:

Esp. JACKELINE OJEDA QUINTERO

UNIVERSIDAD DEL MAGDALENA

INSTITUTO DE EDUCACION ABIERTA Y A DISTANCIA

PROGRAMA DE ADMINISTRACION PÚBLICA V SEMESTRE

CENTRO ZONAL AGUACHICA

OCTUBRE DE 2010
 EL PRESUPUESTO

UN INSTRUMENTO PARA LA OPTIMIZACION DE LOS RECURSOS DE LA

EMPRESA

Los Grandes retos que en la actualidad enfrenta la organización pública y privada

en el manejo de sus recursos que son el medio para la realización de sus

objetivos, pone de presente la utilización de un instrumento eficaz y acorde a las

necesidades corporativas de la misma. Para ello el presupuesto como norma

indispensable, constituye un importante elemento de la administración, el cual

permite alcanzar la debida utilización de los recursos disponibles, acorde con las

necesidades de cada una de las áreas o dependencias.

En palabras de Jorge Burbano “El presupuesto es una expresión cuantitativa

formal de los objetivos que se propone alcanzar la administración de la

empresa en un periodo, con la adopción de las estrategias necesarias para

lograrlos”. En tal sentido, la anterior afirmación nos induce a dimensionar la

importancia que tiene la formulación y ejecución de los presupuestos en todas las

organizaciones y su gran utilidad para la determinación de metas que sean

medibles y comparables a través del tiempo.

Cabe entonces preguntarse: ¿Qué tan consciente es el administrador de hoy, en

relación a la implantación de los presupuestos y su construcción con la

participación de cada una de las áreas que puedan afectar la correcta ejecución

del mismo?

La idea es que este ejercicio de reflexión nos lleve a evaluar el criterio que

asumimos frente a estos temas y la valoración que podamos darle a los mismos

en el desempeño de una labor gerencial o dentro de un área correspondiente al

manejo de la parte presupuestal, ya sea de una empresa privada o una entidad de

naturaleza publica. De igual modo, que la construcción de criterios, nos lleve a

asumir una posición y actitud de responsabilidad y de manejo en equipo al

momento de desempeñar estos roles en una organización.

Es oportuno ahora, señalar que cada una de las acciones emprendidas desde

cualquiera de las diferentes áreas, deben estar encaminadas al logro de los

objetivos y al cumplimiento de las metas previstas por la organización que estas

integran. Pues tal como lo advierte Jorge Burbano en su definición sobre el

presupuesto, este es un plan integrador y coordinador, lo cual debería llevarnos a

precisar que todo los esfuerzos realizables deben estar orientados hacia un mismo

propósito u objetivo global, que a su vez estará integrado por los demás planes,

programas y presupuestos y bajo un estricto orden jerárquico que va desde abajo

hacia arriba.

Ahora bien, refiriéndonos al proceso presupuestario, entendido como un proceso

secuencial y coordinado e integrado por diferentes etapas, valdría la pena señalar

que la eficacia que este pueda tener en relación a los objetivos fijados, depende
de un importante factor que es determinante para un buen resultado: ello tiene que

ver específicamente con la estructura de la organización y la manera como esta

esté definida, pues recordemos lo señalado anteriormente, cuando describimos el

presupuesto como un plan integrador y coordinador, lo cual condiciona a que cada

una de las partes que estructuran la empresa deben estar claramente definidas a

la hora de asignar responsabilidades. De otro modo, si este proceso no esta

debidamente vertebrado estaremos a las puertas de un eventual fracaso que en

últimas habrá de llevarnos a replantear las acciones mediante un plan de

mejoramiento, para el cumplimiento de los objetivos inicialmente propuestos.

Con lo dicho hasta aquí, se hace necesario detenernos un momento para precisar

algunos aspectos de vital importancia en cuanto a las diferentes etapas que

integran el proceso presupuestario: iniciaremos entonces señalando que es

indispensable que éste se inicie con la definición y transmisión de unas directrices

generales a quienes estén al frente como responsables de la preparación de los

presupuestos. Para ello, las instrucciones generales para cada área de

responsabilidad deben ser claras y precisas y estar orientadas a la planificación

estratégica de largo plazo fijada por la empresa. En cuanto a la elaboración de

planes, programas y presupuestos, cada área, teniendo ya unas directrices

generales, elaborará su propio presupuesto teniendo en cuenta las acciones

necesarias para cumplir con los objetivos propuestos por la organización.

Así mismo, en cuanto a la tercera etapa que tiene que ver con la negociación de

los presupuestos, ésta debe cumplirse respetando el orden jerárquico y orientarse

desde el nivel más bajo, hasta llegar al más alto, hasta consolidar los distintos

planes, programas y presupuestos. Una vez en la etapa de coordinación de los

presupuestos y estando comprobada su coherencia, “por eso de la coordinación

con el plan general”, se hace necesario, si así se estima conveniente, realizar las

respectivas modificaciones para luego pasar a la aprobación, teniendo en cuenta

siempre los objetivos a corto plazo que la organización desea alcanzar y en base a

los resultados previstos para cada actividad.

Finalmente y llegando a la etapa de seguimiento y actualización de los

presupuestos, la cual consideraremos como fundamental para el control, es de

precisar que tal acción permitirá corregir de manera efectiva cualquier tipo de

situación que pueda presentarse como desfavorable para el cumplimiento de los

fines, con lo cual habrá de detectarse las posibles variaciones o desviaciones, que

no son más que cambios en los resultados inicialmente previstos. Obviamente

este control debe estar fundamentado en un proceso que permita evaluar la

actuación y rendimiento en cada área o centro de responsabilidad que integran la

empresa u organización.

Por otra parte, debe tenerse en cuenta que los presupuestos están conformados

por unos elementos que son considerados como fundamentales: deben ser

integradores de todas las áreas; coordinadores, para lo cual es necesario que se

preparen de manera conjunta y de forma armónica. Desde luego deben ser

expresados en términos monetarios. Así mismo entre sus elementos están las

operaciones, como forma de determinación de ingresos y gastos y por ultimo los

recursos, los cuales deben ser planeados financieramente y estar orientados a la

realización de los planes de operación.

Para concluir y como respuesta a nuestro interrogante inicial, es muy posible que

en la dinámica de los proceso presupuestarios de algunas organizaciones pueda

darse que algunas de sus partes no respondan a los objetivos centrales de la

misma. O que dicho de otro modo, dentro del recurso humano al servicio de la

empresa, halla personas que no estén sintonizadas con los planes o políticas

generales de la misma. Siendo así, se hace indispensable que la dirección general

o la dirección estratégica lleven a cabo los correctivos pertinentes para que todos

puedan valorar la importancia de los presupuestos como herramienta para

minimizar los riesgos en las operaciones de la organización y cumplir con los

objetivos que se propone alcanzar.

Finalmente, no podríamos cerrar el presente documento sin resaltar que como

todo proceso los presupuestos tiene unas ventajas y desventajas que obviamente

mostraran resultados favorables o desfavorables, dependiendo de la eficiencia del

recurso humano disponible al servicio de la organización. Pues su ejecución, no se

realiza de manera automática, sino que para ello es indispensable que el recurso
humano comprenda su importancia en virtud de que estos están sujetos al juicio o

la experiencia de quienes así los han determinado.