IN STITUTO TECNOLOGICO DE COSTA RICA

ESCUELA DE INGENIERIA EN PRODUCCION INDUSTRIAL

CURSO SISTEMAS DE INFORMACION

PROF.CARLOS ARIAS

PERFIL DEL PROYECTO

Cafetería “Farfalla”

Estudiantes:

María Laura Castro Soto

Carne 200647134

Carla Campos

Carne 200670366

II SEMESTRE 2008
Fecha: 02/Septiembre/2008

Número del proyecto: 001

I. Información general del proyecto

Nombre del proyecto: Sistema información Farfalla

Area Funcional: ventas, inventarios, contabilidad.

Nombre del solicitante: Administrador cafetería Farfalla

Nombre del líder del proyecto TI y líder del proyecto de negocio: Carla Campos,
María Laura Castro Soto.

II. Detalle del proyecto

Problema o necesidad de negocio a resolver: control y manejo ineficiente de la

información referente a inventarios, ventas y contabilidad de cafetería Farfalla.

Descripción de la idea/ iniciativa

Actualmente cafetería Farfalla no cuenta con ningún sistema de información en

su negocio por ende existen los siguientes problemas:

• La facturación es lenta y tediosa ya que se cuenta únicamente con una caja

registradora poco convencional, bastante ambigua en cuanto a sus funciones y
controles. Además no se cuenta con un sistema que registre las ventas y gastos
por lo que los administradores no tienen noción de la utilidad o pérdida que
puede estar generando su negocio.

• Tampoco se cuenta con un sistema de inventarios que mantenga actualizadas

las cantidades de material prima faltantes, debido a esto no se tiene un control
de inventario como debería.

• Al no existir un estricto control de los inventarios no se tiene un sistema de

pedidos a proveedores eficiente, cada vez que faltan materias primas se pierde
 tiempo haciendo un recuento de las cantidades disponibles o agotadas además
del tiempo que se toma para llevar a cabo el contacto con los proveedores.

• Los clientes se quejan de la poca innovación que existe en los menús de la

cafetería, el trasfondo de esta situación recae en el hecho de la mala
planificación que existe en los inventarios. Al no existir planificación los menús
se crean la misma semana a última hora a partir de las materias primas que
estén disponibles.

• Por último, al no llevar un control de ventas ni de gastos, la contabilidad de la

organización es ambigua y hasta muchas veces el contador aproxima valores
con ayuda del administrador.

Una vez analizada la situación actual de cafetería Farfalla resulta urgente la

implementación de un sistema de información que mejore la situación de la empresa y
se pueda alcanzar una mejora significativa en la productividad.

Situación propuesta

La idea del sistema de información Farfalla consiste en un conjunto de

soluciones que logren trabajar de la mano entre ellas para retroalimentar las áreas de
ventas, inventarios y contabilidad de la organización. Cabe destacar que el sistema de
información Farfalla tomará como base a la hora de crear inventarios la materia prima
para los almuerzos de la organización ya que es su venta más fuerte del día. Esto se
diseña de esta manera para probar la idea y si por ende funciona correctamente se
puede capacitar al personal para implementar el mismo sistema para los otros horarios
de comida que tienen a disposición para el cliente.

Se pretende implementar cinco bases de datos respectivamente una para

inventario, ventas, información de proveedores, información de usuarios (empleados) y
para gastos o costos indirectos de producción.

A partir del cargo y las funciones que delegue cada empleado o cada usuario así
será la cantidad de información a la que tendrá acceso, por ejemplo: para iniciar el
sistema siempre se pide la clave y el nombre de usuario debidamente almacenados en
una base de datos, si se ocupa el cargo de jefe de cocina este tendrá acceso a
inventarios para crear menús o verificación cantidades de materias primas existentes,
pero no tendrá acceso a información contable ni de ventas. Esto se crea con el fin de
tener un sistema de información con alta seguridad.

A partir del registro continuo de las materias primas del inventario se busca
innovar el menú con la asesoría de una nutricionista la cual capacite al encargado de
cocina para crear múltiples opciones de menú para mejorar la calidad de servicios de la
cafetería. Esta base de datos del inventario enlazada con una aplicación tiene entre sus
principales funciones: ingreso de nueva materia prima, salida de cantidades de materia
prima, actualización de cantidades de materia prima, mensaje de alerta si hace falta
algún tipo de material prima para la semana.

Una vez que exista la necesidad de emitir pedido a proveedores, se obtiene la

información de los proveedores de la base de datos y con una aplicación se enlaza la
orden de compra vía correo electrónico para agilizar el proceso de emisión de pedidos.

A partir de una aplicación que esté enlazada con el sistema de inventarios se

busca implementar un sistema de facturación rápida que a la vez registre y almacene la
información relativa a las ventas diarias.

Ya que no existe un control de los costos indirectos de producción en esta

organización se desea crear un sistema que periodo a periodo le permita al
administrador ir registrando estos costos indirectos que necesitan ser documentados.
Con esto a final de cada periodo contable se desea desplegar un informe que ayude al
contador a llevar la contabilidad adecuadamente junto con las utilidades almacenadas
en el sistema de ventas descrito anteriormente.
Objetivos Estratégicos

1. Mejorar la calidad de sus servicios (innovación menús saludables y agradables).

2. Agilizar el proceso de facturación.

3. Optimizar el proceso de contabilidad mediante el registro adecuado de ventas y

gastos.

4. Lograr un control de inventarios que permita acceder a información relativa a

cantidades disponibles en inventario y que mantenga actualizadas de forma
continúa estas cantidades para mejorar la planificación de requerimiento de
materiales.

5. Tener un acceso restringido a la información que evite robos y manipulación de

información financiera importante.

6. Acceder a información relativa a proveedores para emitir pedidos vía correo

electrónico de forma rápida para eliminar cuellos de botella en el sistema
productivo.

Objetivo del Negocio

Implementar un sistema de información que registre y controle eficientemente

toda la información de los departamentos de ventas, inventarios y contabilidad para
mejorar la productividad de su organización.

Beneficios-Impacto en la organización

Cafetería Farfalla lograría obtener los siguientes beneficios si se llegara a implementar

el sistema de información propuesto:

• Mejor control sobre las ventas y gastos

• Mejora de la calidad de servicio al cliente en aspectos como innovación de

menús

• Control sobre sus inventarios

 • Mejora en los procesos contables

• Posibilidad de inversión en nuevos productos

• Posibilidad de aumento de sus ventas

• Posibilidad de mejoramiento del ambiente de trabajo gracias al facilitamiento que

se busca en las tareas de facturación y cocina.

• Capacitación de empleados en materia de salud ( menús balanceados )

En fin, el sistema de información Farfalla busca trabajar directamente con estas tres
grandes áreas para tener un control de la productividad de la cafetería y mejorar sus
índices de productividad al máximo.

Entregas

• Registro y almacenamiento de información relativa a inventario, proveedores,

empleados, ventas, costos indirectos de producción en cinco bases de datos.

• Fácil manipulación de la información relativa a inventarios, proveedores, ventas

y gastos a partir de interfases amigables con el usuario

• Control de la información mediante un sistema de seguridad

• Sistema rápido de facturación de ventas que permita agilizar el proceso

• Despliegue de información contable que ayude al contador a buscar y mejorar

puntos débiles de la cafetería
Costo Preeliminar

Se calcula que los desarrolladores del proyecto están pidiendo un salario de

$18/h, por lo que se tiene un costo total de 960horas*2*$15= $28800.

Duración preeliminar estimada

Se tiene pronosticado un plazo de aproximadamente seis meses para el

desarrollo del sistema, trabajando dos profesionales durante una jornada de ocho horas
de lunes a viernes, por lo que se tiene un total de 960 horas por profesional.

Restricciones o limitaciones

• El proyecto presenta un alto costo preeliminar lo que podría no llevarse a

cabo en la cafetería.

• Se requiere que el personal tenga conocimientos mínimos de informática

como uso de bases de datos, Microsoft office, uso Internet Explorer.

• Resistencia al cambio por parte de los empleados debido a la restricción

de información.

• Resistencia al cambio por parte de los jefes de cocina para implementar

nuevas opciones de menú.

• Poca aceptación de los clientes a nuevas opciones de menú.

• Poco apoyo por parte del contador para mejorar el sistema contable.

• No todos los proveedores cuentan con sistemas de información ni uso de

pedidos vía Internet.
Involucramiento de otros departamentos

Para el desarrollo de este proyecto están involucradas principalmente tres áreas:

ventas, inventarios y contabilidad. Como departamento externo o desconocido a la
organización en este caso seria la asesoría brindada por la nutricionista a contratar.

Participantes

• Administrador

• Jefe de cocina

• Encargado de inventarios

• Encargado de caja

• Empleado