NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA - TRE

dos com objetivos funcionais. Os documentos não são

objeto de coleção. Provêm tão-somente das atividades,
públicas ou privadas, servidas pelo arquivo.
É produzido um único exemplar do documento, ou um limitado
número de cópias. Há uma significação orgânica entre os do-
cumentos. A documentação, não raro, existe em via única.

HISTÓRICO DO PROCESSO DE ARQUIVAMENTO

De acordo com o livro Arquivo, Teoria e Prática (Marilena Leite

Conceito de Arquivo
Paes), o processo histórico sobre arquivamento surgiu na anti-
ga Grécia, com a denominação arché, atribuída ao palácio dos
a) “Arquivo é o conjunto de documentos oficialmente produ-
magistrados. Daí evoluiu para archeion, local de guarda e depó-
zido e recebido por um governo, organização ou firma, no
sito dos documentos.
decorrer de suas atividades, arquivados e conservados
Ramiz Galvão (1909) o considera procedente de archivum, pa-
por si e seus sucessores para efeitos futuros.” (Solon
lavra de origem latina, que no sentido antigo identifica o lugar de
Buck - Arquivista norte-americano).
guarda de documentos e outros títulos.
b) Depósito de documentos e papéis de qualquer espécie,
Um dos principais pesquisadores modernos do processo de ar-
tendo sempre relação com direitos das instituições ou indi-
quivamento foi Shellenberg, que organizou em 1961 a Primeira
víduos. Os documentos servem apenas para estabelecer
Reunião Interamericana de Arquivos, que teve a participação de
ou reinvindicar direitos. (Marilena Leite Paes).
42 arquivistas e historiadores de 18 países e de 29 arquivos.
c) Arquivo é a concentração de documentos de todas as
A legislação de arquivos no Brasil foi finalmente promulgada em
espécies e categorias que são importantes para qualquer
8 de janeiro de 1991. É a Lei nº 8.159, que dispõe sobre a política
decisão na empresa, instituição ou até mesmo no ambiente
nacional de arquivos públicos e privados, cabendo ao Conselho
familiar. (Prof. Francisco Carlos).
Nacional de Arquivos (Conarq), órgão vinculado ao Arquivo Na-
cional, definir essa política como órgão central do Sistema Naci-
EXERCÍCIO
onal de Arquivos (Sinar), ambos criados por força de seu artigo
26 e regulamentados pelos Decretos nºs 1.173, de 29 de junho
Marque C para CERTO e E para ERRADO:
de 1994, e 1.461, de 25 de abril de 1995.
01. Segundo Solon Buck, arquivo “é o conjunto de documen-
tos oficialmente produzido e recebido por um governo, or-
Principais competências do Conarq
ganização ou firma, no decorrer de suas atividades, arqui-
a) Definir normas e estabelecer diretrizes para o pleno funci-
vados e conservados por si e seus sucessores para efei-
onamento do Sistema Nacional de Arquivos (Sinar), visan-
tos futuros”.
do à gestão, à preservação e ao acesso aos documentos
1. ( ) Segundo o autor, somente os documentos de origem
de arquivos.
oficial e governamental têm a obrigatoriedade de serem
b) Promover o interelacionamento de arquivos públicos e pri-
arquivados.
vados, com vista ao intercâmbio e à integração sistêmica
2. ( ) A política de arquivamento baseia-se no conceito de
das atividades arquivísticas.
Solon Buck, que define processo como uma ação obriga-
c) Estimular programas de gestão e de preservação de docu-
tória de qualquer empresa privada.
mentos produzidos e recebidos por órgãos e autoridades,
3. ( ) O autor compreende que o processo de arquivamento
nos âmbitos federal, estadual e municipal, em decorrência
representa uma ferramenta administrativa para a continui-
das funções executivas, legislativas e judiciárias.
dade da organização e sua história administrativa.
d) Subsidiar a elaboração de planos nacionais de desenvol-
vimento, sugerindo metas e prioridades da política nacional
GABARITO
de arquivos públicos e privados.
01
e) Estimular a implantação de sistemas de arquivos nos Po-
1. ERRADO - O processo de arquivamento é para todos os
deres Legislativo e Judiciário, bem como nos estados, no
documentos produzidos (acervos), seja ela de órgãos go-
Distrito Federal e nos municípios.
vernamentais ou privados.
f) Declarar como de interesse público social os arquivos priva-
2. ERRADO - Apesar de haver uma lei que rege as normas
dos que contenham fontes relevantes para a história e o
para arquivamento, as empresas privadas não são obriga-
desenvolvimento, nos termos do Artigo 13 da Lei nº 8.159/91.
das a processar o arquivos de documentos.
3. CERTO -O processo de arquivamento representa uma fer-
EXERCÍCIO
ramenta, um suporte para a continuidade administrativa de
qualquer empresa.
Marque C para CERTO e E para ERRADO:
01. Segundo o arquivista norte-americano Schellenberg
ÓRGÃOS DE DOCUMENTAÇÃO
(1956), os órgãos de documentação (guarda) são repre-
sentados basicamente por arquivos (públicos ou priva-
Paralelo entre Biblioteca e Arquivo
dos) e biblioteca. Nesse caso, podemos diferenciá-los
Hoje, quando citamos órgãos de guarda ou de acervo de docu-
porque:
mentação, os exemplos, geralmente, são as bibliotecas e arqui-
1. ( )
vos. Shellenberg (1956), arquivista norte-americano, definiu os
campos de atuação das bibliotecas e dos arquivos, estabele-
cendo um paralelo entre esses distintos órgãos de documenta-
ção. Suas características principais são:
a) Bibliotecas são documentos impressos, audiovisuais,
cartográficos. Os documentos são colecionados de fon-
tes diversas, adquiridos por compra ou doação. Os docu-
mentos existem em numerosos exemplares. A significação
do acervo documental não depende da relação que os
documentos tenham entre si.
b) Arquivos são documentos textuais, audiovisuais e carto-
gráficos. Esses documentos são produzidos e conserva-

1

GABARITO
01.
1. CERTO - Por serem documentos de origem empresarial, a
maioria dos documentos nos arquivos são constituídos de
cópias únicas.
2. CERTO - Por serem produzidos em empresas, esses do-
cumentos são de origem funcional.
3. CERTO - O princípio de “arquivamento” da biblioteca é man-
ter um acervo mais elástico possível para os pesquisado-
res.
4. ERRADO - Os documentos de arquivo, originários de em-
presas são em sua maioria de via única, e/ou exemplar
único.
5. ERRADO - Vide as respostas e comentários anteriores.
PRINCÍPIOS DO ARQUIVAMENTO
a) Finalidade
Servir à administração que o possui atendendo às necessida-
des de informações atuais e passadas.
A principal finalidade dos arquivos é servir à administração,
constituindo-se com o decorrer do tempo, em base do conheci-
mento da história.
b) Função
Guarda e conservação para obtenção e recuperação das infor-
mações.
A função básica do arquivo é tornar disponíveis as informações
contidas no acervo documental sob sua guarda.
c) Classificação
1 - Entidades mantenedoras
• Públicas
Federal
Estadual
Municipal
• Institucionais
Instituições educacionais
Igrejas
Associações
Corporações não-lucrativas - ONG’S
Cooperativas
• Comerciais
Firmas
Corporações
Companhias
• Filiais ou Pessoais
2 - Estágios de Evolução
Para que a recuperação da informação seja rápida e eficaz, é
necessário que se adote, em relação aos documentos, uma
metodologia de organização e guarda. Para isso, foram defini-
das as três idades dos arquivos. Essas fases são estabeleci-
das por Jean-Jacques Valentte (1973) com as três idades dos
arquivos: corrente, intermediária e permanente.
a) Arquivo corrente, vivo ou de primeira idade - é cons-
tituído de documentos de uso freqüente, normalmente nas
próprias unidade que os receberam ou produziram. Nesta
fase os documentos são analisados, organizados, classi-
ficados e arquivados até que cumpram seu tempo de vida
útil especificado na tabela de temporalidade. Possui docu-
mentos que se encontram em estudo.
b) Arquivo intermediário ou de segunda idade - é cons-
tituído de documentos que deixaram de ser consultados
freqüentemente mas que ainda podem ser solicitados (vir-
tualmente transferidos dos arquivos correntes) como tam-
bém de documentos que aguardam o cumprimento do pra-
zo que antecede à microfilmagem ou reprodução em CD-
ROM.
c) Arquivo permanente, custódia, morto ou de tercei-
ra idade - é constituído de documentos que perderam seu
valor administrativo e que são conservados por seu valor
2
NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA - TRE
legal e/ou histórico. Normalmente são guardados distante
do local de trabalho e acondicionados em outras mídias
visando o racionamento de espaço.
Possui documentos processados, estudados ou assuntos
resolvidos.
3 - Extensão de sua atuação
Quanto à abrangência de sua atuação, os arquivos podem ser
setoriais e gerais ou centrais.
• Arquivos setoriais - são aqueles estabelecidos junto aos
órgãos operacionais, cumprindo funções de arquivo corrente.
• Arquivos gerais ou centrais - são os que se destinam a
receber os documentos correntes provenientes dos diversos
órgãos que integram a estrutura de uma instituição, centralizan-
do, portanto, as atividades de arquivo corrente.
4 - Natureza dos documentos
• Arquivos especiais - são aqueles que têm sob sua guarda
documentos de formas físicas diversas, tais como: fotografias,
discos, fitas, clichês, slides, microformas, disquetes, CD-ROM,
e que por esta razão, merecem tratamento especial não apenas
no que se refere ao seu armazenamento, como também no re-
gistro, acondicionamento, controle, conservação etc.
• Arquivos especializados - são aqueles que têm sob custó-
dia os documentos resultantes da experiência humana num cam-
po científico, independentemente da forma física apresentada,
como, por exemplo, os arquivos médicos, hospitalares, os ar-
quivos de imprensa, engenharia, TRE e assim por diante. Esses
arquivos são também chamados, impropriamente, de arquivos
técnicos.
TIPOS DE ARQUIVAMENTO
Os documentos podem ser arquivados de forma horizontal ou
vertical. Normalmente são arquivados horizontalmente os ma-
pas, plantas e cartazes. Os arquivos verticais são mais utiliza-
dos para documentos textuais (geralmente arquivo em aço com
gavetas, deslizantes, estantes etc.).
Sobre os arquivos horizontais, ainda podemos citar:
• Arquivos Pombais - são aqueles em forma de escaninho.
Encontrados ainda hoje em portarias de hotéis, de prédios, res-
taurantes etc.
• Arquivos Sargento - são tubos metálicos utilizados pelo
exército em campanha, estudantes de desenho, engenharia,
arquitetura etc.
• Arquivos-Fole - sua forma que pode ser considerada de
transposição do tipo horizontal. Os documentos são guardados
em uma espécie de pasta com subdivisões horizontais, depois
carregado verticalmente.
• Arquivos Verticais - são aqueles em que os documentos
são guardados rapidamente, sem a necessidade de remover
outros papéis.
Os arquivos de aço do tipo vertical são indicados para a guarda
de correspondência e documentos, principalmente na parte de-
nominada arquivo de movimento.
EXERCÍCIO
Marque C para CERTO e E para ERRADO:
01. A finalidade básica do processo de arquivamento está di-
retamente relacionada a:
1. ( ) Armazenar e disseminar informações que sejam úteis
ao desenvolvimento empresarial.
2. ( ) Classificar e selecionar as informações em um arquivo
de custódia, preservando a sua inegibilidade.
3. ( ) Coligir e selecionar todas as informações contidas no
acervo, tornando-os inacessíveis a qualquer tipo de con-
sulta.
4. ( ) Servir à administração, para atender às necessidades
de repasse de informações.
5. ( ) Simplesmente selecionar e armazenar informações.
GABARITO
01.
1. CERTA - A principal finalidade do processo de arquivamen-
 NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA - TRE
to é disseminar as informações armazenadas para que A
elas sejam utilizadas em prol do desenvolvimento empre-
sarial.
2. ERRADO - Os documentos não deverão ser classificados e Notação alfabética
selecionados no arquivo de custódia, esse processo deve-
rá ser feito quando ele entrar no arquivo corrente. Outra
expressão errada na questão é a palavra inegibilidade, que
dá sentido de um documento desvalorizado.
010
3. ERRADO - Os documentos estando tanto no arquivo cor-
rente quanto no arquivo permanente, os mesmos terão
que ser acessíveis para consulta.
4. CERTO - A resposta é óbvia no seu conteúdo. Notação numérica
5. ERRADO - A finalidade do arquivamento não se resume
somente em selecionar e armazenar as informações, as
mesmas terão que estar prontas para servir a quem os
consulta. A-50
MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO

Escolha de métodos de arquivamento Notação alfanumérica

A importância das etapas de levantamento e análise se faz sen-
tir de modo marcante no momento em que o especialista escolhe
os métodos de arquivamento a serem adotados no arranjo da
documentação corrente. • Notação aberta ou simples
Na verdade, dificilmente se emprega um único método, pois há
documentos que devem ser ordenados pelo assunto, nome, Inicia os nomes somente com a letra A:
local, data ou número. A
Entretanto, com base na análise cuidadosa das atividades da
instituição aliada à observação de como os documentos são
solicitados ao arquivo, é possível definir-se qual o método prin- Abelardo
Ademir
cipal a ser adotado e quais os seus auxiliares.
Aécio
Exemplificando:
a) Patrimônio
• Brasília • Notação fechada
• Minas Gerais Indica um princípio e fim para uma classificação alfabética de
• Rio de Janeiro nomes.

b) Pessoal A-E
• Admissão Antônio
Antunes, João Bernardo
Bernardo, Walter Cláudio
Diamantes, Pedro Daniel
Eduardo
• Demissão
As guias ainda podem ser posicionadas quanto à sua função.
• Folhas de pagamento
Março - julho de 1990 a) Guia primária - indica a primeira divisão de uma gaveta
Agosto - dezembro de 1990 ou seção de um arquivo.
Janeiro - março de 1991 A

• Promoção
Exemplo:
OBS.: Supondo-se que esse esquema tenha sido elaborado GUIA PRIMÁRIA
observando-se as considerações assinaladas anteriormen-
te, verifica-se que o arranjo principal é por assunto. No
assunto Patrimônio encontra-se um arranjo secundário, por b) Guia secundária - indica uma subdivisão da primária.
localidade (geográfico). Já no assunto Admissão tem-se um
arranjo secundário, em ordem alfabética, pelo nome dos fun- AE
cionários. Em folhas de pagamento encontra-se um arranjo
secundário, em ordem cronológica.
Como se vê, o método principal foi o do assunto, coadjuva- Exemplo: GUIA
do pelos métodos geográfico, alfabético e numérico-crono- SECUNDÁRIA
lógico.

Estrutura das Pastas de Arquivo c) Guia subsidiária - indica uma subdivisão secundária.
Toda pasta de arquivo possui uma guia, esta poderá estar em
posição diferentes para indicar a notação. AEC
Na guia da pasta se utiliza a ficha para descrever as informa-
ções necessárias.
A notação pode ser: Exemplo: GUIA
SUBSIDIÁRIA

3
 NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA - TRE
d) Guia especial - indica a localização de um nome ou as- É um método direto, porque a pesquisa é feita diretamente, não
sunto de grande freqüência. sendo necessário se recorrer a um índice auxiliar para localizar
qualquer documento.

• Regras de Alfabetação
O arquivamento dos nomes obedece a 15 regras, chamadas
Exemplo: GUIA regras de alfabetação, e que são as seguintes:
ESPECIAL
1ª. Nos nomes de pessoas físicas, considera-se o último
sobrenome e depois o prenome. É importante utilizar a
vírgula para separar o sobrenome do prenome.
Guia-fora - é o que tem como notação a palavra fora e indica a
ausência de uma pasta do arquivo. Exemplos:
Projeção - é a saliência na parte superior da guia. Pode ser - Carlos José José, Carlos.
recortada no próprio cartão, ou nele ser aplicada, sendo então - Luís Carlos Marques Marques, Luís Carlos.
de celulóide ou de metal. A abertura na projeção que recebe a - Pedro Oliveira Guimarães Guimarães, Pedro Oliveira.
tira e inserção chama-se janela. - Eliana Pena Pena, Eliana.
Pé - é a saliência, na parte inferior da guia, onde há um orifício
chamado ilhó. Por esse orifício passa uma vareta que prende OBS.: Quando houver sobrenomes iguais, prevalece a or-
as guias à gaveta. dem alfabética de prenome.
PROJEÇÃO OU GUIA Exemplos:
- João Marques Marques, Ana.
- Eliana Marques Marques, Eliana.
- Maria Marques Marques, Fernando.
ILHÓ - Ana Marques Marques, João.
- Fernando Marques Marques, Maria.

2ª. Sobrenomes compostos de um substantivo e um adjetivo

PÉ
ou ligados por hífen não se separam.
Pasta de Arquivo OBS.: Em alguns casos os sobrenomes compostos tam-
É uma folha de papelão resistente, ou cartolina, dobrada ao meio bém são entendidos como sobrenome de domínio público.
que serve para guardar e proteger os documentos. Pode ser
suspensa, de corte reto, isto é. lisa, ou ter projeção. Elas se Exemplos:
dividem: - Camila Índio do Brasil Índio do Brasil, Camila.
a) Pasta individual ou pessoal - onde se guardam docu- - Juliana Castelo Branco Castelo Branco, Juliana.
mentos referentes a um assunto ou pessoa em ordem cro- - Heitor Villa-Lobos Villa-Lobos, Heitor.
nológica. - Fernando Campo Limpo Campo Limpo, Fernando.
b) Pasta miscelânea - onde se guardam documentos refe-
rentes a diversos assuntos ou pessoas em ordem alfabéti- 3ª. Os sobrenomes formados por palavras como Santa, San-
ca e dentro de cada grupo, pela ordenação cronológica. to ou São seguem a regra dos sobrenomes compostos
por um adjetivo e um substantivo.
Classificação dos Métodos de Arquivamento
O método de arquivamento é determinado pela natureza dos Exemplos:
documentos a serem arquivados e pela estrutura da entidade. - Elba Santa Ifigênia Santa Ifigênia, Elba.
Pode-se dividir os métodos de arquivamento em duas classes: - Paulo Santo Cristo Santo Cristo, Paulo.
- Pedro Paulo Santos Anjos Santos Anjos, Pedro Paulo.
• Básico:
4ª. As iniciais abreviativas de prenomes têm precedência na
a) Alfabético classificação de sobrenomes iguais.
b) Geográfico
Simples Exemplos:
c) Numérico Cronológico - J. Vasconcelos Vasconcelos, J.
Dígito-terminal - João Vasconcelos Vasconcelos, João.
- José Vasconcelos Vasconcelos, José.
- enciclopédico
alfabético 5ª. Os artigos e preposição, tais como a, o, de, d’, da, do, e,
- dicionário um, uma, não são considerados.
d) Ideográfico Exemplos:
- Duplex - Paulo de Alcântara Alcântara, Paulo de.
- Decimal - Lúcia d´Almeida Almeida, Lúcia d’.
Numérico - Unitermo ou - Elvis do Socorro Socorro, Elvis do.
- Indexação - Maria da Guia Guia, Maria da.
Coordenada
• Padronizado: 6ª. Os sobrenomes que exprimem grau de parentesco como
- Variadex Filho, Junior, Neto e Sobrinho são considerados partes
- Automático integrantes do último sobrenome, mas não são considera-
- Soundex dos na ordenação alfabética.
- Mnemônico
- Rôneo Exemplos:
- Jorge Carlos Filho Carlos Filho, Jorge.
A) Método alfabético - Maria do Socorro Neta Socorro Neta, Maria do.
É o mais simples, desde que o elemento principal a ser conside- - Severino Sobrinho Sobrinho, Severino.
rado seja o nome e não a letra.

4
 NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA - TRE
OBS.: Os graus do parentesco só serão considerados na - 1º Congresso de Odontologia Congresso de Odontologia
alfabetação quando servirem de elemento de distinção. (1º).

Exemplos: 14ª. As correspondências recebidas de uma unidade de uma

- Jorge de Abreu Sobrinho Abreu Filho, Jorge de. empresa ou de uma instituição (setor, seção, gerência,
- Jorge de Abreu Neto Abreu Neto, Jorge de. departamento, superintendência) devem ser arquivadas
- Jorge de Abreu Filho Abreu Sobrinho, Jorge de pelo nome da empresa e não da unidade.

7ª. Os títulos não são considerados na alfabetação. São co- Exemplos:

locados após o nome completo, entre parênteses. - Gerência de Atendimento da TELERJ
- Superintendência Financeira da TELERJ
Exemplos: - Gerência de Finanças da TELERJ
- Presidente Fernando Henrique Henrique, Fernando (Presi-
dente). Arquiva-se:
- Ministro Mário Simonsen Simonsen, Mário (Ministro). - TELERJ - Gerência de Atendimento
- Professor Francisco Carlos Carlos, Francisco (Professor) - TELERJ - Gerência de Finanças
- Doutor Olávo Pinheiro Pinheiro, Olávo (Doutor). - TELERJ - Superintendência Financeira

8ª. Os nomes estrangeiros são considerados pelo último so- 15ª. Os números que fazem parte dos nomes das empresas
brenome, salvo nos casos espanhóis e orientais. devem ser escritos por extenso.

Exemplos: Exemplos:
- Georges Aubert Aubert, Georges. - 3 M do Brasil
- Paul McCartney McCartney, Paul. - Fábrica Estrela de 4 pontas
- Thomas Jefferson Jefferson, Thomas. - Madeiras Cachoeira dos 4
- George Bush Bush, George.
Arquiva-se:
9ª. As partículas dos nomes estrangeiros podem não ser con- - Fábrica Estrela de 4 (Quatro) Pontas.
sideradas. O mais comum é considerá-las parte inte- - Madeiras Cachoeira dos 4 (Quatro).
grante do nome quando escritos com letra maiúscula. - 3 (Três) M do Brasil.

Exemplos: B) Método Geográfico

- Guilio di Capri Capri, Guilio di. O método geográfico é um sistema de recuperação direta onde
- Esteban De Penedo De Penedo, Esteban. a chave de recuperação é a procedência ou local. Podemos
- Charles Du Pont Du Pont, Charles. ordenar as pastas de duas maneiras:
- Gordon O´Brien O´Brien, Gordon.
1) nome do estado, cidade e correspondente (quem
10ª. Os nomes espanhóis são registrados pelo penúltimo sobre- enviou a correspondência).
nome, que corresponde ao sobrenome da família do pai. Quando se organiza um arquivo por estado, as cidades devem
estar dispostas alfabeticamente atrás do seu estado corres-
Exemplos: pondente. Entretanto, entre o nome do estado e de suas cida-
- José de Oviedo Y Baños Oviedo Y Baños, José de. des deve-se colocar a capital que, obviamente, não seguirá a
- Francisco de Pina de Mello Pina de Mello, Francisco de. ordem alfabética.
- Angel del Arco Y Molinero Arco y Molinero, Angel del.
- Antonio de los Rios Rios, Antonio de los. Exemplos:
- Rio de Janeiro - Rio de Janeiro - João Alfredo
11ª. Os nomes orientais, japoneses, chineses e árabes são - São Paulo - Campinas - Pedro Luiz
registrados como se apresentam: - Maranhão - São Luiz - Maria do Carmo.
- Rio de Janeiro - Campos - Lucas Marques
Exemplos: - São Paulo - São Paulo - Lívia de Fátima
- Chian Chin Chian Chin.
- Li Yutang Li Yutang. Arquiva-se:
- Maranhão - São Luiz - Maria do Carmo.
12ª. Os nomes de firmas, empresas, instituições e órgãos - Rio de Janeiro - Rio de Janeiro - João Alfredo
governamentais devem ser transcritos como se apresen- - Rio de Janeiro - Campos - Lucas Marques
tam, não se considerando, porém, para fins de ordena- - São Paulo - São Paulo - Lívia de Fátima
ção, os artigos e preposições que os constituem. Admite- - São Paulo - Campinas - Pedro Luiz
se, para facilitar a ordenação, que os artigos iniciais se-
jam colocados entre parênteses após o nome: 2) nome da cidade, estado e correspondente.
Como a principal chave é a cidade, deve-se ordená-las alfabe-
Exemplos: ticamente, não havendo destaque para as capitais.
- Embratel Embratel.
- A Colegial Colegial (A). Exemplos:
- Fundação Getúlio Vargas Fundação Getúlio Vargas.
- The Library of Congress Library of Congress (The). - Araçatuba - SP - Luiz Carlos
- São Mateus - ES - Maria Augusta
13ª. Nos títulos de eventos como congressos, conferências, - Belém - PA - Adalberto Oliveira
reuniões, assembléias e semelhantes, os números ará- - Crateús - PE - Francisco Balbino
bicos, romanos ou escritos por extenso deverão apare- - Diadema - SP - Dilma da Silva
cer no fim, entre parênteses.
Arquiva-se:
Exemplo: - Araçatuba - SP - Luiz Carlos
- III Conferência de Cirurgia Cardíaca Conferência de Cirurgia - Belém - PA - Adalberto Oliveira
Cardíaca (III). - Crateús - PE - Francisco Balbino
- Oitavo Congresso de Engenharia Civil Urbana Congresso - Diadema - SP - Dilma da Silva
de Engenharia Civil Urbana (Oitava). - São Mateus - ES - Maria Augusta

5
 NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA - TRE
Nesse caso não é necessário utilizar as divisórias de estados, chas) alfabéticos-onomásticos, de procedência e de assunto
já que as pastas são arquivadas alfabeticamente por cidades. É para facilitar a recuperação de informação.
necessário, porém, que as pastas tragam os nomes dos esta- Comparando-se a numeração dos métodos numérico simples e
dos, em segundo lugar, porque há cidades com o mesmo nome dígito-terminal:
em diferentes estados.
Numérico Simples Dígito-Terminal
Exemplos: 45.027 04 - 50 - 27
98.437 09 - 84 - 37
- Brasília (Distrito Federal) - Magalhães, Carolina 126.142 12 - 61 - 42
- Brasília (Minas Gerais) - Aragão, Sérgio 128.252 12 - 82 - 52
- Itacoatiara (Bahia) - Penteado, Carlos 342.687 34 - 26 - 87
- Itacoatiara (Pernambuco) - Santos, Pedro
D) Método por Assunto
Quando se trata de correspondência com outros países, alfabeta- Quase toda organização dispõe de certo número de documen-
se em primeiro lugar o país, seguido da capital e do corresponden- tos que devem, com vantagem, ser arquivados por assunto - os
te. As demais cidades serão dispostas em ordem alfabética, após referentes à administração interna e suas atividades-fim.
as respectivas capitais dos países a que se referem. O método de arquivamento por assunto não é, porém, de fácil
aplicação, pois depende de interpretação dos documentos sob
Exemplos: análise, além de amplo conhecimento das atividades institucio-
- Brasil - Brasília (Capital) - Antônio, Luís. nais. No entanto, é o mais aconselhável nos casos de grandes
- Brasil - Altamira - Campos, Roseli. massas documentais e variedade de assunto.
- Chile - Santiago - Alvares, Juan. Comumente encontram-se pessoas que confundem-se assunto
- Chile - Santa Cruz de La Sierra - Manjo, Pablo. com tipo físico/espécie dos documentos e adotam, como classi-
ficação de assuntos: atas, correspondência recebida e expedi-
OBS.: É um método direto e de fácil manuseio. Não esqueça da, contratos, acordos, pareceres, telex etc.
de classificação do local e do correspondente. Como exemplo prático para esse método podemos citar um ar-
quivo elaborado para peças de vestuário:
C) Método Numérico
Quando o principal elemento a ser considerado em um docu- Roupas:
mento é o número, a escolha deve recair sobre um dos seguin- do Homem de Crianças
tes métodos: simples, cronológico ou digital-terminal. - calça - recém-nascidos
Tais métodos são indiretos, uma vez que, para se localizar um - meia - 1 a 3 anos
documento ou pasta, há que se recorrer a um índice alfabético - cueca - 4 a 6 anos
(em ficha), que fornecerá o número sob o qual o documento ou - camisa - 6 a 10 anos
pasta foi arquivado.
A numeração obedece somente à ordenação seqüencial, embo- da Mulher de Calçados
ra a disposição física das pastas, nas gavetas ou estantes, - saia - Homem
possa apresentar peculiaridades próprias a cada método. - blusa - Mulher
- vestido - Crianças
• Método Numérico Simples - meias
Atribui-se a cada cliente (pessoa física ou jurídica) um número.
Este número é dado quando há o recebimento, pela primeira Existem outros métodos pouco utilizados, tais como:
vez, do documento de um cliente. Faz-se o registro deste cliente
ligando-o a um número retirado de uma tabela numérica seqüen- E) Método Ideográfico
cial. Com isso, evita-se a utilização de um mesmo número para
duas ou mais pastas. • Método Duplex
Com relação aos clientes eventuais, pode-se arquivá-los em pas- Nesse método a documentação é dividida em classes conforme
tas miscelâneas, que seguem dois critérios de arquivamento. os assuntos, partindo-se do gênero para as espécies e desta
No primeiro, abre-se uma pasta chamada M1 (Miscelânea 1), para a minoria.
onde os documentos serão arquivados alfabeticamente. No se- Este método remove a dificuldade apresentada pelo método de-
gundo, atribui-se a cada cliente eventual um número, arquivan- cimal relativamente a previsão antecipada de todas as ativida-
do-se na pasta sem considerar a ordenação alfabética. des, sendo abertas novas classes à medida que outras neces-
Neste método pode-se arquivar o número de uma pasta que sidades forem surgindo. Embora a quantidade de classes seja
venha a vagar. ilimitada, exige-se, porém, muito cuidado para não serem aber-
Por exemplo: há um cliente 22 que por qualquer razão deixou de tas pastas com a classificação de assuntos primários para as-
ter relações com a entidade. Para que o número não fique vago, suntos já incluídos em subclasses.
na chegada de um novo cliente o número 22 é reaproveitado. Os Exemplo: uma instituição é criada com a finalidade de promover
documentos referentes ao antigo cliente 22 são transferidos pesquisas e cursos, e editar publicações técnicas. Conseqüen-
para o arquivo intermediário e/ou permanente, anotando em sua temente, seu arquivo terá inicialmente as seguintes classes prin-
ficha alfabética a nova localização. cipais:
Este método é utilizado em arquivos especiais (discos, fitas,
1 - Pesquisas 2 - Cursos 3 - Publicações
fotografias etc.) e especializados (médicos, de engenharia, de
funcionários etc.).
• Método Decimal
O método decimal empregado nos arquivos é baseado na técni-
• Método Numérico Cronológico
ca do Sistema Decimal de Melvil Dewey, ex-Presidente da Asso-
Neste método, além da ordem alfabética, tem-se de observar a ciação dos Bibliotecários Americanos. Este sistema foi aceito
data de entrada do documento no arquivo ou de sua emissão. pelo Instituto Bibliográfico de Bruxelas, que o ampliou. Hoje, é
Normalmente é utilizada em repartições públicas. universalmente conhecido.
Quando um documento novo chega à repartição, ele é registra- A classificação Decimal de Dewey foi publicada em 1876, e
do, numerado e arquivado em uma pasta de cartolina aberta consiste em uma tábua ou tabela de mil assuntos e de um índice
especificamente para ele, onde além do número de registro são que permite a sua rápida localização.
colocadas informações. Esta pasta montada será denominada
processo. • Método Unitermo ou Indexação Coordenada
Além da ficha registro (também chamada de ficha protocolo ou O método unitermo ou indexação coordenada foi desenvolvido
ficha numérica) onde será anotada toda movimentação do do- por Mortimer Taube, nos Estados Unidos, em princípios de 1950.
cumento/processo, são preparados índices auxiliares (em fi-

6

Embora não se recomenda sua aplicação nos arquivos convencio-
nais a indexação coordenada vem sendo utilizada, com grande êxi-
to, principalmente nos arquivos especiais e especializados.
O método consiste em se atribuir a cada documento ou grupo de
documentos um número em ordem crescente, de acordo com
sua entrada no arquivo. Esse número, denominado número de
registro, controlado através de livro próprio, deve ser assinala-
do no documento, em lugar visível e previamente determinado.
NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA - TRE
ção. A fotografia recebe um número de registro, no seu verso, em
ordem crescente. Esse mesmo número será atribuído ao negativo,
envelope e/ou pasta em que será acondicionada.
Nem sempre há necessidade de se numerar cada foto. Quando
várias fotos tratam do mesmo evento, deve-se atribuir um único
número de registro para todas e acondicioná-las, reunidas, no
mesmo envelope e/ou pasta. O mesmo procedimento deverá ser
aplicado aos negativos.

EXERCÍCIO • Registro - depois de numeradas, retiram-se das fotografias

todos os elementos que irão servir de identificação na sua recu-
Marque C para CERTO e E para ERRADO: peração: nomes, assuntos, eventos, datas, lugares, objetos etc.
01. Quando observamos em uma pasta de arquivo a sua guia Essas informações deverão ser transcritas em um banco de
com duas letras maiúsculas, podemos afirmar que: dados (se não houver, em fichas). Com relação aos assuntos,
1. ( ) É utilizado um arquivamento alfa-numérico. deve-se elaborar uma lista de termos específicos para evitar o
2. ( ) É utilizado um arquivamento primário. emprego de sinônimos.
3. ( ) É utilizado um arquivamento alfabético simples ou
aberto. Deve-se incluir, também, no banco de dados, informações com-
4. ( ) É utilizado um arquivamento alfabético fechado ou plementares sobre as fotos: apresentação física preto e branco
composto. ou em cores), a quantidade (fotos e negativos), dimensões etc.
5. ( ) É utilizado um arquivamento alfabético fechado, onde
No caso de registro em fichas, arquivar as principais em ordem
se indica o princípio e o fim de nomes classificados, inici-
numérica e as demais em ordem alfabética de nomes, assuntos,
ados pelos indicados na guia.
locais etc.
GABARITO
• Negativo - Devido ao suporte – filme – os negativos devem ser
01.
arquivados, individualmente, em envelopes próprios para esse
1. ERRADO - Quando só há citação de letras, o sistema é
fim. O número correspondente ao negativo deve ser transcrito
alfabético.
em uma tira adesiva, colada na margem mais larga do filme.
2. ERRADO - Não existe essa classificação.
3. ERRADO - Na classificação alfabética simples ou aberto,
No caso de negativos referentes a um mesmo evento, acondici-
só é apresentada uma letra na guia.
oná-los, individualmente, em envelopes próprios e depois arqui-
4. CERTO - Na classificação de um sistema fechado ou com-
vá-los em envelope kraft com o mesmo número de registro dado
posto são utilizadas duas letras, inserindo-se as demais
ao grupo.
letras naquele intervalo.
5. CERTO - Idem à explicação do item anterior.
Quando as fotos forem encaminhadas ao arquivo sem os nega-
tivos, no lugar destes será feita uma anotação da ocorrência
TÉCNICAS MODERNAS DE ARQUIVAMENTO
para que, futuramente, não se pense que houve falha de regis-
tro ou extravio. O mesmo procedimento deve ser aplicado se o
Antigamente havia a idéia de que somente os documentos en-
inverso ocorrer.
contrados no suporte papel deveriam ser tratados no âmbito da
arquivística. Os demais documentos, como fotografias, discos,
• Álbum - Como os álbuns não possuem formatos e dimensões
fitas magnéticas, relatórios técnicos etc., deveriam ser encami-
padronizadas, devem ser arquivados em separado, anotando
nhados às bibliotecas ou centros de documentação especiali-
no banco de dados ou fichas, sua localização.
zados. Esse conceito tornou-se obsoleto, já que na visão arqui-
vista atual o que importa é a informação e não o suporte em que
• Pesquisa - A pesquisa será efetuada através do banco de
ela se apresenta.
dados ou das fichas.
Como exemplo, podemos citar um arquivo e um jornal. Seu acer-
vo é composto tanto de documentos administrativos, em supor-
Arquivos de Fita Magnética, Filme e Disco
te papel, como de documentos operacionais em outros supor-
Os procedimentos a serem utilizados no arquivamento de fitas
tes: fotos, filmes, releases de jornais etc. Todo esse acervo
magnéticas, filmes e discos são semelhantes aos aplicados no
deve ser tratado como um conjunto documental, independente
arquivo de fotos.
de sua forma de acondicionamento.
Também é utilizado o método numérico. Cada elemento recebido no
A diferença entre um arquivo em papel e um especial está no
arquivo será identificado por um número de registro seqüencial.
armazenamento e conservação de seus documentos. Um arqui-
Para a recuperação de sua localização, também será utilizado um
vo de fotografias ou de fitas magnéticas, por exemplo, necessi-
banco de dados ou fichas, contendo informações que irão auxiliar
tará de local com temperatura ambiente adequada ao seu tipo de
a pesquisa, tais como: assuntos (de conferencistas, autores, com-
suporte. Os arquivos especiais mais comuns são os de fotogra-
positores etc.), datas, títulos (congressos, músicas, filmes etc.),
fia, fitas magnéticas, filmes, discos e recortes de jornais.
lugar, acontecimentos, gêneros musicais etc.
Além dessas informações que são comuns aos três elementos,
Arquivo fotográfico
podemos destacar as específicas de cada arquivo: 1. fitas mag-
As atividades de um arquivo fotográfico podem ser divididas em
néticas - o lado da fita, o tempo de duração, a data da gravação;
recepção e identificação, preparo, registro, arquivamento e pes-
2. filmes - o comprimento e a bitola do filme, se sonoro ou mudo,
quisa.
em cores ou preto e branco, o tempo de duração; 3. discos -
duração da execução, o número de faixas de cada lado, a rota-
• Recepção e identificação - as unidades responsáveis pela
ção etc.
emissão das fotografias devem encaminhá-las ao arquivo, junta-
mente com os negativos e as informações necessárias ao seu
Tecnologias Aplicadas aos Arquivos
registro (data, local, evento, identificação das pessoas etc.)
O mundo tem passado nos dois últimos séculos por várias trans-
As informações necessárias à identificação das fotos já foram
formações. O século anterior foi o das grandes descobertas e,
acordadas anteriormente com o(s) remetente(s). Entretanto, é
o nosso, de grandes desenvolvimentos tecnológicos. Os negó-
necessário que se mantenha sempre um canal aberto entre as
cios que geralmente ficavam no âmbito familiar se transforma-
unidades para facilitar a solução de qualquer dúvida que venha
ram em grandes companhias que não mais almejavam o merca-
a surgir.
do interno e sim o mundo. Estamos na era da globalização. Cada
vez mais há a interação entre os países e o computador é o
• Preparo - o método numérico é o mais adequado no arquivamento
agente fundamental para esse intercâmbio.
de fotografias devido a simplicidades de arquivamento e recupera-

7

A conseqüência desse desenvolvimento se percebe através do
enorme volume de papéis que tramitam nas empresas. A vertica-
lização e o encarecimento do metro quadrado, ocorridos nos
últimos anos nos grandes centros, levaram à definição de diretri-
zes para um melhor gerenciamento de documentos.
Com o surgimento das novas tecnologias, os documentos con-
vencionais começaram a migrar para novos suportes. São elas:
Automação da Informação, Microfilmagem e a Digitalização de
Documentos.
a) Automação da Informação
A automação da informação pode ser aplicada nos arquivos de
duas maneiras:
• o arquivo como usuário - quando o computador é utilizado como
instrumento de trabalho na identificação de séries documentais,
no registro de documentos, no controle do acervo etc.
• o arquivo como órgão responsável pela guarda e tratamento
técnico das informações - quando o suporte da informação é o
próprio computador. São os bancos de dados onde são arma-
zenados registros sobre determinado assunto como: Folha de
Pagamento, Razão etc.
Em ambas as situações a recuperação se dá de forma rápida e
eficaz. O índice de erros é muito pequeno, já que só podem
ocorrer por falhas na digitação, o que não acontece nos contro-
les manuais, que necessitam de um grau elevado de atenção
para evitar a ocorrência de erros.
Outra vantagem da utilização da automação é a descentraliza-
ção da informação. Várias pessoas podem acessar as mesmas
informações em qualquer ponto da empresa, por meio de termi-
nais ou microcomputadores.
b) Microfilmagem
O estudo da microfilmagem iniciou-se em 1835 com a reprodu-
ção de diminutas imagens fotográficas. Entretanto a sua utiliza-
ção como vemos hoje se deu em 1906 quando livros e documen-
tos foram reduzidos a pequenas dimensões visando sua utiliza-
ção em pesquisas. Com o advento das duas grandes guerras
mundiais o avanço da tecnologia do microfilme foi enorme já
que, por questões de segurança, milhares de documentos ne-
cessitaram tramitar de forma sigilosa e secreta. Paralelamente,
os bancos e as repartições públicas nos Estados Unidos utiliza-
vam essa tecnologia como solução para a avalanche de papéis
que cobriam seus arquivos.
No Brasil sua utilização se dá um pouco antes da metade do
século no acervo da Biblioteca Nacional.
Hoje em dia há uma larga utilização dessa técnica em todo o
mundo e sua aplicação é extremamente ampla: Bancos, Comér-
cio, Indústria, Cartórios, Colégios, Hospitais, Jornais, Hotéis, Ór-
gãos Governamentais etc.
Como vantagens podemos citar:
• economia de espaço - quando não havia problemas no merca-
do imobiliário, as empresas guardavam seu acervo de valor
permanente em galpões ou em suas próprias instalações. Atual-
mente isso é completamente inviável. O microfilme é uma técnica
eficaz já que reduz em 98% o espaço necessário para a guarda
desses documentos.
• preservação e conservação de originais - os documentos que
necessitam permanecer em papel seja pelo seu valor histórico,
legal ou devido ao seu suporte físico (fichas) podem ser preser-
vados e a utilização da informação será feita através do micro-
filme.
• segurança - a microfilmagem traz segurança a documentação
já que o arquivamento do rolo é feito em dois lugares: junto ao
usuário e em local afastado da Empresa. Caso haja algum sinis-
tro (roubo, incêndio, falsificação etc.) o microfilme de seguran-
ça resgata a memória do acervo.
• aquisição de coleções de jornais, revistas etc. - por meio de
catálogos informativos é possível adquirir coleções completas
de jornais, revistas, documentação rara, séries esgotadas etc.
no Brasil e no exterior. Esse tipo de aquisição é muito comum em
decorrência de sua dimensão e facilidade de transporte.
• integridade de reprodução - o microfilme reproduz integral-
mente o conteúdo de um documento, não podendo sofrer altera-
ções
8
NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA - TRE
• versatilidade na duplicação - cópias instantâneas do original
em filme ou papel.
• racionalização da informação - as microformas possibilitam o
acesso à informação em vários lugares, simultaneamente, a
partir de filmes cópias. Como exemplo, podemos citar uma em-
presa que possua, em seus arquivos, documentos de suas
filiais que estão instaladas em outras cidades ou estados.
As microformas podem apresentar-se em três modos: Filme,
Jaqueta e Microficha
• Filme (Rolo)
É a forma de saída natural do processo de microfilmagem dos
documentos. É gerado 1 filme original (sais de prata) para acon-
dicionamento no arquivo de segurança e 1 cópia (diazo) para
consulta, sendo aconselhável a utilização de caixas para a guar-
da dos carretéis com cores diferentes, objetivando a imediata
identificação do original e cópias. Caso seja necessário, podem
ser geradas outras cópias para distribuição.
Um filme tem a capacidade de armazenar mais ou menos 2.400
documentos de formato A4. No filme esses documentos são
chamados de fotogramas. Esse suporte é utilizado para qual-
quer tipo de documento: dossiês financeiros, operacionais, ad-
ministrativos, cheques, livros, jornais etc.
No preparo da documentação para a microfilmagem, separam-se
grupos de aproximadamente 2.400 documentos que serão nume-
rados, seqüencialmente, para sua identificação. Depois são inse-
ridas sinaléticas que irão completar o grupo a ser microfilmado,
de acordo com uma padronização pré-estabelecida: Imagem de
Abertura e Encerramento (contendo a ordem de colocação dos
documentos no filme remetendo-os aos fotogramas, a assinatura
da pessoa autorizada que irá dar valor legal ao filme, o número do
filme e a data de início e encerramento da microfilmagem), Folha
Zebrada e sinaléticas para separar as diversas informações (da-
tas, números, assuntos etc.)
• Jaqueta
A sua impressão segue os mesmos procedimentos da forma
anterior. Também são gerados 2 Filmes: 1 para guarda no arqui-
vo de segurança e o outro para consulta. Entretanto, esse se-
gundo formato passa por novos procedimentos: seus fotogra-
mas são recortados e inseridos em jaquetas.
Utiliza-se o arquivamento em jaquetas nos documentos que for-
mam dossiês e que necessitam ser constantemente atualizados
e consultados exigindo, assim, a proximidade das informações.
Podemos citar os dossiês de empregados, de empresas, de
contratos etc. Como esse processo é mais trabalhoso, somente
uma pequena parte da documentação de uma empresa encon-
tra-se nesse suporte.
Cada jaqueta comporta aproximadamente 60 fotogramas e são
arquivadas em ordem alfabética ou numérica. Como exemplo
tomemos um filme em que foram microfilmados documentos de
aproximadamente 150 empregados. Os fotogramas são recor-
tados e inseridos nas jaquetas dos respectivos empregados
que encontravam-se arquivadas alfabeticamente (ou numerica-
mente - por matrícula). A vida funcional do empregado está acon-
dicionada em um só local, independente do período de emissão
dos documentos a ele relacionados. A recuperação da informa-
ção será rápida e não haverá o menor problema em atualiza-
ções futuras.
• Microfichas
Podem ser emitidas pelo sistema comum de microfilmagem ou
através do sistema COM - Computer Output Microfilm, ou seja,
saída direta do computador para a microficha, através da fita
spooll, sem passar pelo papel. Não é mais necessária a impres-
são de quilômetros de formulários contínuos.
As listagens, que outrora atrapalhavam a vida do empregado
tanto no seu arquivamento quanto no seu manuseio, se apre-
sentam, atualmente, em um suporte que permite fácil consulta e
que necessita de um pequeno espaço para guarda.
Sua capacidade de armazenamento é de até 420 fotogramas.
As microfichas são usadas em arquivos que sejam bastante
utilizados devido a facilidade de seu manuseio. São geradas
microfichas para os arquivos referentes a: folha de pagamento,
razão etc.
Os equipamentos para a leitura das microformas podem ser

simples - unicamente para a leitura - ou conjugados (leitoras/
copiadoras) - para a leitura e cópia em papel.
Digitalização de Documentos
Com o avanço da tecnologia, outras mídias vão sendo criadas.
Como o computador é uma peça fundamental nesse desenvolvi-
mento, sua capacidade é ampliada dia-a-dia, modificando, con-
sideravelmente, a execução dos serviços em qualquer ramo do
conhecimento humano.
Atualmente o computador é um elemento fundamental no geren-
ciamento das informações. Nesta década, os sistemas de ima-
gens e voz vieram a integrar os sistemas já existentes de texto,
gráfico e números.
O que vem a ser um sistema de imagens e de que maneira ele
está relacionado com a administração de documentos? Pode-
mos levantar alguns pontos que nos ajudarão a responder esta
questão.
A microfilmagem é uma mídia que facilita muito as empresas no
que se refere a redução de espaço, rapidez na recuperação da
informação e segurança. Entretanto, ela não abrange normal-
mente todos os arquivos da empresa, já que sua utilização se
dá no arquivo permanente e em alguns arquivos setoriais como
o de pessoal e o de contabilidade. Com isso, a maioria dos
documentos está no suporte papel nos arquivos correntes e
intermediários.
Uma pesquisa feita nos EUA diz que um bilhão de documentos
são produzidos nos Estados Unidos todos os dias e que, um
documento é copiado, no mínimo, vinte vezes. As transmissões
em fax geram mais de 85 milhões de páginas por ano.
A AIIM (Association for Information and Image Management In-
ternacional) em conjunto com uma empresa de consultoria pu-
blicou uma pesquisa em 1989 que informava as mídias em que
as informações estavam armazenadas: 95% em papel; 4% em
microfilmes; 1 % meios magnéticos. Isso mostra que as empre-
sas continuam gastando grande parte do seu tempo no gerenci-
amento dos documentos.
a) Apresentação dos discos ópticos
Os discos ópticos evoluíram a partir dos vídeos discos que
foram lançados primeiro para filmes e outras formas de anima-
ção utilizadas para lazer ou treinamento. Depois surgiram os
CDs usados para músicas, e, finalmente, os discos para o
armazenamento dos documentos.
Todos os sistemas de discos ópticos usam codificação binária
para armazenar a informação e um facho de laser de alta potên-
cia para gravá-Ia. A leitura é feita com um laser de baixa potên-
cia. Os discos usados para o armazenamento dos documentos
se apresentam de três formas:
• CD-ROM - Compact Disc - Read Only (memória só para
leitura)
Possui 12 cm de diâmetro e é utilizado, normalmente, em publica-
ções (catálogos, enciclopédias) que são vendidas ao público
de uma maneira geral.
Também são utilizados para publicar material específico de uma
empresa como catálogos de peças para oficinas de manuten-
ção, material contábil de empresas de consultoria/auditoria. Es-
sas publicações são proprietárias e somente estão disponíveis
no âmbito da organização.
Esses discos podem ser lidos milhares de vezes, sem risco de
danificá-los, usando software e hardware adequados. Um CD-
Rom não pode ser alterado.
O CD-Rom já é utilizado por várias empresas no Brasil através
do serviço de assinaturas (medicina, enciclopédia, saúde, agri-
cultura etc.)
• WORM - Write - Once - Read - Many (uma só gravação,
muitas leituras)
Estão disponíveis em diversos tamanhos: 5 1/4, 12 e 14 polegadas
de diâmetro. Ele está em branco quando é adquirido e é preenchido
pelo usuário usando software e hardware adequados.
Sua aplicação se dá em todos os tipos de documentos empresa-
riais, ou seja, correspondências, faturas, formulários, dese-
nhos de engenharia etc. Este disco também pode ser lido milha-
res de vezes sem degradação e a informação também não pode
ser alterada. A diferença entre os discos WORM e CD-ROM é
que o primeiro é criado pelo usuário e o segundo por um editor.
9
NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA - TRE
• Discos regraváveis ou apagáveis
Este sistema usa discos de 5 1/4 polegadas em cartuchos. É
utilizado para armazenar documentos que necessitam de atuali-
zações constantes como os legais, os desenhos de engenharia
etc. Eles são gravados e alterados pelos próprios usuários.
EXERCÍCIO
Marque C para CERTO e E para ERRADO:
01. Hoje, os arquivos das grandes e médias empresas são
microfilmados, constituindo um procedimento vinculado:
1. ( ) a uma determinação do CONARQ - Conselho Nacional
de Arquivos.
2. ( ) a uma política de tecnologia da informação das institui-
ções.
3.. ( ) a uma política de melhor conservar os documentos das
empresas, tanto do arquivo corrente quanto do arquivo de
custódia.
4. ( ) a uma regulamentação da Lei nº 1.461 de 25/04/1991.
5. ( ) a um apoio do SINAR (Sistema Nacional de Arquivos)
GABARITO
01.
1. ERRADO - Não existe ainda nenhuma legislação determi-
nando a microfilmagem de documentos.
2. CERTO - Na realidade a microfilmagem de documentos re-
presenta um avanço na política de tecnologia da informa-
ção, garantindo assim a preservação dos documentos e
seus conteúdos.
3. CERTO - Preservação do documento e sua informação.
4. ERRADO - A Lei nº 1.461 apenas regulamenta a criação do
CONARQ e SINAR.
5. ERRADO - A microfilmagem ainda é um procedimento pes-
soal ou institucional, e não existe nenhuma força de lei
para tal exercício.
CLASSIFICAÇÃO DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS
Definição e sua finalidade
Estipular a temporalidade dos documentos de uma empresa é
tarefa que cabe aos dirigentes dessa própria empresa.
A elaboração da Tabela de Temporalidade de Documentos (TTD),
definirá o tempo de vida útil dos documentos em suas três fa-
ses: corrente, intermediária e permanente e possibilitará um
controle eficaz sobre a produção documental. Caso uma empre-
sa não defina sua tabela, sofrerá constantemente várias reor-
ganizações, já que a “limpeza” de seu acervo se dará sem
nenhum critério, sendo necessário que se analise pasta por
pasta.
Os sinais que irão desencadear o processo de criação de um
TTD em uma empresa são:
• excesso de papéis;
• escassez de espaço físico;
• demora ou não na localização do documento;
• extravio de documentos;
• falta de definição de responsabilidade.
Geralmente nesse momento os executivos solicitam a ajuda da
unidade responsável pela documentação da empresa. É ne-
cessário, então, que se elabore um Plano de Ação com as
etapas a serem cumpridas na elaboração da sua TTD. É acon-
selhável que se elabore uma tabela para cada unidade objeti-
vando, futuramente, uma única tabela que irá abranger todos
os documentos da empresa. No ato da definição das priorida-
des de atuação, deve-se iniciar pelo local que mais apresenta
problemas.
Principais etapas para a elaboração de uma TTD
a) Levantamento das atividades da empresa;
b) indicação das pessoas responsáveis;
c) levantamento do acervo;
d) definição do cronograma de reuniões;
e) verificação da legislação em vigor;
f) aprovação da TTD;
g) aplicação da TTD;
h) divulgação da TTD;
i) revisão da TTD

a) Levantamento das atividades da empresa
É necessário que se faça um levantamento das unidades
que a empresa possui e de suas atividades para melhor
entendimento do seu negócio. Isso pode ser feito através
da leitura do organograma, manuais, normas internas.
b) Indicação das pessoas responsáveis
Na reunião com o executivo da unidade solicite que sejam
indicadas pessoas que possuam grande conhecimento do
acervo para que auxiliem a equipe de documentação na
definição da temporalidade dos documentos.
c) Definição do cronograma de reuniões
É necessário que se defina um cronograma de reuniões
para que sejam apresentadas as minutas da TTD para a
análise da temporalidade dos documentos.
É importante que se cumpra o cronograma e que não haja
atrasos nos horários pré-estabelecidos.
d) Levantamento do acervo documental
Esse levantamento deve ser executado por pessoas lota-
das na unidade de documentação como o auxílio de funci-
onários da própria unidade, se necessário. Essa etapa é a
mais morosa visto que há a necessidade de se levantar
toda a documentação arquivada.
Devido ao grande avanço da tecnologia, hoje em dia en-
contramos nos arquivos um grande volume de materiais
bibliográficos (teses, revistas, artigos etc.) que também
deverão ser analisados. Deve-se ter cuidado, também com
documentos que contam a história da empresa.
GESTÃO DE DOCUMENTOS
Assim como a humanidade vem evoluindo técnica, científica e
culturalmente através dos séculos, também o conceito de arqui-
vos sofre modificações para atender aos desafios de um mun-
do em mudanças.
Em meados do século XX, principalmente a partir da II Guerra
Mundial, em decorrência do progresso científico e tecnológico
alcançado pela humanidade, a produção de documentos cres-
ceu a níveis tão elevados que superou a capacidade de contro-
le e organização das instituições, as quais se viram forçados a
buscar novas soluções para gerir as grandes massas docu-
mentais acumuladas nos arquivos.
Dentro deste contexto, só surgiu a teoria das três idades dos
arquivos, como novo conceito de gestão de documentos.
Diante desta afirmativa, consideramos gestão de documentos o
conjunto de procedimentos e operações técnicas referente à
sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em
fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou reco-
lhimento para a guarda permanente, com base na Lei nº 8.159,
de 08/01/1991.
Desta conceituação podemos destacar as três fases básicas
da gestão de documentos:
a) Produção
b) Utilização
c) Destinação
• Produção - Refere-se à elaboração dos documentos em de-
corrência das atividades de um órgão ou setor.
Nesta fase, o arquivista deve contribuir para que sejam criados
apenas documentos essenciais à administração da instituição e
evitadas a duplicação e a emissão de atos normativos altera-
dos ou atualizados com certa freqüência, visando à perfeita
compreensão e interpretação dos textos.
Deve também sugerir a criação ou extinção de modelos e formu-
lários, apresentar estudos sobre adequação e o melhor apro-
veitamento de recursos reprográficos e informáticos.
• Utilização - Esta fase inclui as atividades de protocolo (rece-
bimento, classificação, registro, distribuição e tramitação); de
expedição, de organização e arquivamento de documentos em
fase corrente e intermediária.
Incluem também a elaboração de normas de acesso à documen-
tação (empréstimo, consulta) e à recuperação de informações
indispensáveis ao desenvolvimento de funções administrativas,
técnicas ou científicas das instituições.
• Avaliação - Ou destinação de documentos. É talvez a mais
complexa das três fases da gestão de documentos, desenvolvi-
da mediante análise e avaliação dos documentos acumulados
10
NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA - TRE
nos arquivos com vistas a estabelecer seus prazos de guarda,
determinando quais serão os objetos de arquivamento perma-
nente e quais deverão ser eliminados por terem perdido seu
valor de prova e de informação para a instituição.
Princípios da Gestão de Documentos para as funções
arquivísticas:
a) Garantia de que as políticas e atividades dos governos
fossem documentadas adequadamente.
b) Garantia de que o menor número de documentos inúteis e
transitórios fossem reunidos a documentos de valor per-
manente.
c) Garantia de melhor organização desses documentos, caso
chegassem a fase de arquivamento permanente.
d) Dificultar a eliminação de documentos de valor permanen-
te.
e) Garantir a preservação dos documentos que constituíram
o patrimônio arquivístico de um país.
OBS.: O princípio básico da gestão de documentos é o
documento e/ou informação, que deve estar disponível
no local certo, na hora exata, para as pessoas certas e
com um custo possível.
Para a tradição arquivista americana, as atividades de adminis-
tração de arquivos intermediários e a destinação de documen-
tos possuem uma influência direta sobre as instituições arqui-
vistas, por isso, geralmente são administradas por essas mes-
mas instituições.
Já as atividades cujo primeiro objetivo vincula-se à eficiência da
administração pública – administração de correspondência, for-
mulário, diretrizes etc. – muitas das vezes administradas por
outro órgão.
OBS.: Há duas tradições arquivísticas:
• Americana/canadense - preocupada com a eficiência
no gerenciamento de informações via documentos.
• Européia - arquivos como fonte de pesquisa histórica.
Até há pouco tempo, o Brasil utilizava a metodologia euro-
péia para o arquivamento, somente com a implantação dos
princípios da gestão da qualidade na administração, é que
se passou a utilizar o sistema americano/canadense como
método de arquivamento, ou seja, ter um documento arqui-
vado com fonte de informação (imediata) para implementar
programa, projetos, planejamentos etc.
Estrutura administrativa na gestão de documentos a se-
rem arquivados
• Fatores que podem comprometer a adoção das funções de
gestão de documentos pelos arquivos:
a) Limitação da ordem legal.
b) Complexidade dos governos impedindo a centralização das
ações deste campo em um único órgão.
c) Tradições administrativas que não permitem uma reorgani-
zação radical dos sistemas vigentes.
d) Papel histórico dos arquivos nacionais, cuja criação é mar-
cada por uma atuação passiva de custódia de documentos
de valor permanente para a pesquisa histórica.
e) Grande quantidade de massa documental em vários supor-
tes e o arquivamento do uso das modernas tecnologias.
• Principais ações na esfera da gestão de documentos:
a) O Arquivo Nacional deve ser o órgão central para elabora-
ção de normas e diretrizes referentes à criação e manu-
tenção dos documentos dentro das agências governamen-
tais, que são responsáveis pela criação de seus docu-
mentos.
Estes regulamentos envolvem a durabilidade do suporte
documental e a administração do acesso público aos do-
cumentos e/ou informações governamentais.
b) É preciso que medidas sejam tornadas para a guarda de
documentos de valor intermediário, acarreta vantagens eco-
nômicas, no uso das instalações físicas e recursos huma-
nos. Estes arquivos podem ser gerenciados pelo nacional
ou pelas agências governamentais.
c) Arquivos Nacionais devem assegurar que os arquivistas

profissionais ofereçam assistência técnica às agências
governamentais e as outras instituições públicas na imple-
mentação dos sistemas de gestão de documentos.
d) O papel que o Arquivo Nacional assume na administração
dos documentos contemporâneos está relacionado com
as circunstâncias históricas, constitucionais, legais e ad-
ministrativas de cada país.
e) A seleção de documentos para a preservação permanen-
te deve contar com a decisão final dos arquivistas do Ar-
quivo Nacional.
• Níveis de aplicação de um programa de gestão de docu-
mentos
a) nível mínimo - abrange programas de retenção e elimi-
nação de documentos e procedimentos para recolhimento
ao arquivo nacional daqueles de valor permanente.
b) nível mínimo ampliado - existência de um ou mais cen-
tros de arquivamento intermediário.
c) nível intermediário - compreende os dois primeiros e
agrega programas básicos em elaboração e gestão de
formulários, elaboração de sistemas de arquivos corren-
tes, gestão de correspondências e documentos vitais etc.
d) nível máximo - inclui todas as atividades descritas e
completa com a gestão de diretrizes administrativas, de
correspondência e telecomunicações, de máquinas copi-
adoras, uso de recursos de automação (informática) etc.
EXERCÍCIO
Marque C para CERTO e E para ERRADO:
01. Dentro dos princípios de gestão de documentos, conside-
re os seguintes aspectos:
1. ( ) Compreende três fases importantes: produção, utiliza-
ção e destinação.
2. ( ) A produção refere-se à elaboração dos documentos
em decorrência das atividades de um órgão ou setor.
3. ( ) A utilização dos documentos não tem referência com
as atividades do protocolo.
4. ( ) A fase de utilização dos documentos elabora normas
de acesso a documentação.
5. ( ) A fase de avaliação decorre também dos princípios de
descarte de documentos.
GABARITO
01.
1. CERTO - A base do princípio da gestão de documentos são
a produção, a utilização e a destinação.
2. CERTO - O princípio da produção elabora tratamento a
serem dados aos documentos produzidos em determina-
dos setores.
3. ERRADO - Esta fase inclui procedimentos de protocolo,
como: recebimento, classificação, registro, distribuição e
tramitação de documentos.
4. CERTO - Esta fase elabora normas de acesso, principal-
mente para consulta e empréstimo de documentos.
5. CERTO - Esta fase analisa a acumulação de documentos
no arquivo permanente e quais serão objetos de elimina-
ção (por terem perdido seu valor de prova e de informação
para a instituição).
PROTOCOLO
Conhecimentos básicos
Nas repartições, que vêm se organizando de acordo com os
princípios de organização racional do trabalho, há sempre inte-
grado, ao grupo que atende às atividades de administração ge-
ral ou de atividades meio um núcleo onde se centraliza o movi-
mento da correspondência e da documentação.
Este núcleo pode ser chamado de serviço, seção ou turma de
comunicações, variando o nome em função do movimento dos
papéis.
Seja ele mesmo serviço, seção ou turma a finalidade dessa
dependência é controlar toda a correspondência recebida ou
expedida da organização de que faz parte.
O protocolo é a unidade responsável pelo controle do recebi-
mento e expedição de correspondência de uma empresa.
11
NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA - TRE
A recepção e a expedição de documentos representam a pri-
meira atividade documental na empresa. Toda continuidade, cer-
ta ou errada, depende dessa primeira atividade.
Antigamente, o protocolo ainda era responsável pela tramitação
da correspondência interna (memorando/cartas/ofícios/etc.).
Atualmente, esse controle é feito pelas próprias unidades, por
meio de arquivos correntes e/ou secretários. Cabe ao protocolo
a administração das correspondências externas, no que se re-
fere à sua recepção e expedição.
As suas atribuições são: receber, classificar, registrar e distri-
buir a correspondência recebida, adicionando a ela, quando
necessário, os antecedentes ou procedentes; conferir, nume-
rar e expedir a correspondência elaborada no órgão e arquivar
as cópias da correspondência e dos outros documentos. Tam-
bém faz parte desses serviços informar e orientar o público
quanto ao andamento dos processos.
Dividem-se os órgãos de comunicações em quatro setores dis-
tintos:
- Entrada - Expedição
- Informação - Arquivo
Cabe ao setor de entrada executar as seguintes tarefas:
- receber - registrar
- classificar - distribuir
Receber - Consiste em verificar se o documento está dirigido à
autoridade competente, se está redigido em termos
próprios, se selado devidamente quando necessário
e ainda conferir os anexos, quando houver.
Classificar - Tarefa principal de um órgão de comunicações.
Classificar é o processo de analisar a correspon-
dência e outros documentos de modo a arrumá-
los logicamente em grupos (por assunto) ou séri-
es para um arquivamento sistemático.
Distribuir - remeter às seções competentes para o devido es-
tudo.
OBS.: O registro, quando feito em fichas poderá ser tirado
em quatro ou cinco vias. A 5ª via acompanhará o processo
à seção competente e as outras quatro serão entregues à
turma de informação.
Atividade de Informação e Orientação ao Público
Este setor recebe as quatro vias do registro elaborado pelo
primeiro setor (setor de entrada e execução de tarefas), orga-
niza-as e procede à atualização dos fichários.
A Primeira Via do registro, isto é, a ficha nº 1, é guardada em
ordem numérica cronológica e é a que constitui propriamente o
registro, pois toda a movimentação do processo é aí anotada.
A Segunda Via guarda-se em ordem alfabética (pelo nome).
A Terceira Via, de acordo com a procedência; a Quarta Via, por
assunto, conforme o método de arquivamento.
Além de zelar pelos fichários, este setor atende as pessoas
nos “guichês”, informando-as e orientando-as em tudo que for
necessário quanto aos processos em estudo na repartição.
Tarefas (competências) do setor de conferência, numera-
ção e expedição (de correspondência ou documentos)
Este setor revê tudo que tem de ser expedido, conferindo os
anexos, quando houver, e fazendo a verificação do que deve
ficar arquivado na repartição (principalmente no tocante a ante-
cedentes e procedentes).
Numerar, de acordo com as séries, os ofícios, as exposições,
circulares e toda forma de correspondência.
Também irá sobrescritar os envelopes e atualizar o fichário re-
ferente aos recibos de correspondência.
Nos serviços de comunicações modernos, não se usam mais
livros-protocolo e sim recibos, que são depois arquivados por
destinatários.
Outras atividades do setor de Protocolo
a) Rever a classificação - certificar-se de o documento a
ser arquivado conserva as mesmas características da
entrada. Proceder, quando necessário, à elaboração das
folhas de referência. Se houver necessidade, deve-se
 NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA - TRE
conferir com o documento original. d) Carta
b) Arquivar as cópias e documentos - o mesmo deve ser Documento em forma epistolar usada por autoridades, po-
feito nas respectivas pastas. Assim como controlar as rém menos protocolar.
publicações e despachos do Diário Oficial e Boletim de e ) Circular
Pessoal. Documento do mesmo teor enviado, simultaneamente, a
c) Fornecer antecedentes e precedentes - elementos vários destinatários para informar de posições, decisões e
que identifiquem a classificação do documento, o seu re- pareceres expedidos.
gistro e distribuição. f) Requerimento ou Petição
d) Fornecer dados à turma de informações - ou seja, a Documentos em que o signatário pede a concessão de um
todos que os solicitarem, independente do veículo. favor regulamentar ou o reconhecimento de um direito.
e) Fornecer certidões de pareceres e informações - g) Portaria
quando solicitados por escrito. Compete ainda a este setor Documento em que Ministros e Dirigentes de Repartições
controlar os prazos de empréstimo de documentos. aprovam instruções e modelos, determinam providências
ou fazem designações, admissões e dispensas.
O órgão de comunicação tem ligação direta com os de documen- h) Ordem de Serviço ou Instrução
tação, pois fornece todos os meios necessários para que este Documento determinando normas de trabalho e instruções
possa analisar os seus fichários de referência e divulgar o que a serem seguidas em relação a determinados serviços.
for necessário ao conhecimento do público. i) Despacho
Atos pelos quais as autoridades solucionaram os assun-
Classificação e Correspondência tos submetidos a sua apreciação.
Correspondência oficial - é constituída pelos documentos con- j) Memorando
cernentes ao serviço público. Toda correspondência oficial é Forma de correspondência em uso interno expondo resu-
propriedade do Estado. Nenhuma peça dessa correspondência midamente ou recapitulando qualquer assunto.
deve ser destruída ou desviada sem a prévia e expressa auto- l) Edital
rização, que depende de um estudo minucioso, a fim de se julgar Aviso ao público em geral ou a grupos interessados sobre
se de fato o documento nenhum valor apresenta, quer adminis- atos, divulgações de concorrências, concursos, provas
trativa ou historicamente. A correspondência de uma determina- etc. Da divulgação de atos a fatos administrativos.
da organização pode ser externa ou interna, conforme seja m ) Certidão
trocada entre suas próprias dependências ou com autoridades Documento em que são descritos de forma clara e precisa
estranhas à organização ou a particular. Quanto à natureza do fatos registrados em outros documentos ou registros.
assunto da correspondência, classifica-se em: n) Relatório
a) Ostensiva ou ordinária - É a que pode ser exposta ao Documento nos quais se relata a uma autoridade superior
público, sem comprometer a organização, instituição ou o desenvolvimento dos trabalhos relativos a certos servi-
empresa. ços especiais ou a um determinado período.
b) Confidencial - É a correspondência sigilosa que diz res- o) Ato
peito a informação de caráter pessoal ou a assunto cujo Exposição do que ocorrem durante uma reunião ou ses-
conhecimento deve ficar mais restrito possível. são.
c) Reservada - É aquela cujo resguardo seja restrito ou tran- p) Nota
sitório. Geralmente é um documento enviado entre setores Correspondência trocada entre Ministérios das Relações
ou departamentos. Exteriores e as Representações Diplomáticas estrangeiras.
d) Secreta - É a que se refere exclusivamente a documentos q) Regimento
ou informações que exijam absoluto sigilo, e cuja divulga- Conjunto de princípios e de normas que estabelecem o
ção possa comprometer a segurança e a integridade do modo de fornecimento interno de cada repartição.
Estado ou as suas relações internacionais. r) Regulamento
e ) Ultra-Secreta - Refere-se ao item secreto, mas cujo con- Conjunto de principais e de normas estabelecidas para a
teúdo da correspondência possa dizer respeito ao aspecto perfeita execução de uma lei.
estratégico, seja a nível de Estado ou empresarial.
EXERCÍCIOS
Ainda se pode classificar a correspondência em:
a) comum - não demanda de um procedimento especial. Marque C para CERTO e E para ERRADO:
b) urgente - é sempre conveniente assinalar de uma forma 01. Entre as atribuições do setor de protocolo podemos citar
bem visível a palavra URGENTE, ou seja, a própria palavra as alternativas abaixo, EXCETO:
escrita em tinta vermelha permitirá que seja ela sempre 1. ( ) classificar. 4. ( ) arquivar.
expedida o mais rápido possível. 2. ( ) distribuir. 5. ( ) descartar.
3. ( ) registrar.
Formas de correspondência dos atos de expediente
GABARITO
A correspondência oficial pertence ao Estado. 01.
1. CERTO - Cabe ao setor de protocolo classificar o docu-
Principais tipos de correspondência: mento quanto à sua origem.
2. CERTO - Cabe ao setor de protocolo encaminhar ao setor
a) Exposição de motivos ou a quem de direito o documento.
Documentos em que os Ministros, Presidentes e Diretores 3. CERTO - Cabe ao setor de protocolo registrar o documento
de Órgãos diretamente subordinados ao Presidente da de chegada ou de saída, com a identificação do local de
República a ele se dirigem expondo ou encaminhando as- chegada e/ou de saída, horário, destinatário etc.
sunto de sua pasta que depende de despacho ou decreto 4. ERRADO - Não é competência do setor de protocolo arqui-
presidencial. var documentos.
b) Aviso 5. ERRADO - Idem ao comentário do item anterior
Forma de correspondência trocada entre Ministros de Esta-
do, Governadores Estaduais e Presidentes de órgãos dire-
tamente subordinados ao Presidente da República.
c) Ofício
Forma de correspondência trocada entre autoridades da
mesma hierarquia ou de alguém de posição inferior para
uma autoridade de posição superior.

12
 PARALELO ENTRE BIBLIOTECA E
ARQUIVOLOGIA ARQUIVO (Schellenberg)

• CONCEITOS DE ARQUIVOLOGIA GÊNERO DOS DOCUMENTOS

• TIPOLOGIAS DOCUMENTAIS BIBLIOTECA ARQUIVO
• SUPORTE FÍSICO Documentos impressos Documentos textuais
Audiovisual Audiovisual
Cartográfico Cartográfico
ARQUIVOLOGIA

Estudo, ciência e arte dos arquivos. ORIGEM

BIBLIOTECA ARQUIVO
É o complexo de conhecimentos teóricos e práticos
relativos à organização de Arquivos e às tarefas dos - Os documentos são - Os documentos são
Arquivistas. produzidos e conservados produzidos e
com objetivos culturais conservados com
objetivos funcionais
ARQUIVISTICA

Princípios e técnicas a serem observados na AQUISIÇÃO ou CUSTÓDIA

construção, organização, desenvolvimento e BIBLIOTECA ARQUIVO
utilização dos arquivos. - Os documentos são - Os documentos não
colecionados de fontes são objetos de coleção;
diversas, adquiridos por provêm das atividades
DOCUMENTO compra ou doação públicas ou privadas,
servidas pelo arquivo.
Registro de uma informação independente da
natureza do suporte que a contém. - Os documentos existem - Os documentos são
em numerosos exemplares produzidos num único
*Informação: é a noção, idéia ou mensagem contida exemplar, ou limitado
num documento. A informação é sempre incorpórea, em número de cópias.
por isso é definida como matéria prima abstrata. - A significação do
acervo documental não - Há uma significação
depende da relação que orgânica entre os
ORGÃOS DE DOCUMENTAÇÃO os documentos tenham documentos
entre si
- Arquivos
É a acumulação ordenada dos documentos, em sua
maioria textuais, criados por uma instituição ou
pessoas, no curso de sua atividade, e preservados
MÉTODO DE AVALIAÇÃO
para a consecução de seus objetivos, visando à
BIBLIOTECA ARQUIVO
utilidade que poderão oferecer no futuro.
- Aplica-se a unidades - Preserva-se a
- Bibliotecas isoladas documentação referente
É o conjunto de material, em sua maioria impresso, a uma atividade, como
disposto ordenadamente para estudo, pesquisa e um conjunto e não como
consulta. unidades isoladas

- Museus - O julgamento não tem - Os julgamentos são

É uma instituição de interesse público, criada com a caráter irrevogável fanais e irrevogáveis
finalidade de conservar estudar e colocar à
disposição do público conjuntos de peças e objetos - O julgamento envolve - A documentação não
de valor cultural. questões de raro existe em via única
conveniência, e não de
preservação ou perda
total
 MÉTODO DE CLASSIFICAÇÃO CLASSIFICAÇÃO QUANTO A EXTENÇÃO /
BIBLIOTECA ARQUIVO ATUAÇÃO
- Utiliza métodos - Estabelece
predeterminados classificação específica - Setoriais
para cada instituição, São aqueles estabelecidos junto aos órgãos
ditada pelas suas operacionais, cumprindo funções de arquivo
particularidades corrente.

- Exige conhecimento do - Exige conhecimento da - Gerais / Centrais

sistema, do conteúdo e da relação entre as São os que se destinam aa receber os documentos
significação dos unidades, a organização correntes provenientes dos diversos órgãos que
documentos a classificar e o funcionamento dos integram a estrutura de uma instituição,
órgãos centralizando, portanto, as atividades de arquivo
corrente.

MÉTODO DESCRITIVO
BIBLIOTECA ARQUIVO
- Aplica-se a unidades - Aplica-se a conjuntos
discriminadas de documentos
- As séries (anuários, - As séries (órgãos e suas
periódicos, ...) são subdivisões, atividades
unidades isoladas para funcionais ou grupos
catalogação documentais da mesma
espécie) são
consideradas unidades
para fins de descrição
CLASSIFICAÇÃO QUANTO A EVOLUÇÃO OU
FREQUENCIA DE USO
1ª Idade - Corrente
Constituído de documentos em curso ou
consultados freqüentemente, conservados nos
escritórios ou nas repartições que os receberam e os
produziram ou em dependências próximas de fácil
acesso.
São conservados pela administração e somente o
pessoal dessa administração tem competência para
sobre o seu trato, classificação e utilização.

ARQUIVO
“Arquivo é o conjunto de documentos oficialmente
produzidos e recebidos por um governo,
organização ou firma no decorrer de suas atividades,
arquivados e conservados por si e seus sucessores
para efeitos futuros” (Solon Buck)
FINALIDADE
1º Servir à administração
2º Servir à história
* Relação com valor primário e valor secundário
dos documentos
FUNÇÃO
Tornar disponível as informações contidas no
acervo documental sob sua guarda.
2ª Idade - Intermediário
Constituído de documentos que deixaram de ser
freqüentemente consultados, mas cujos órgãos que
os receberam e os produziram podem ainda solicitá-
los, para tratar de assuntos idênticos ou retomar um
problema novamente focalizado. Não há
necessidade de serem conservados próximos aos
escritórios.
Saem do domínio exclusivo da administração que
os produziu e tornam-se passivos de ação comum
desta e da Administração de Arquivos,
permanecendo a propriedade exclusiva da primeira.
3ª Idade - Permanente
Constituído de documentos que perderam todo
valor de natureza administrativa, que se conservam
em razão de seu valor histórico ou documental e
que constituem os meios de conhecer o passado e
sua evolução.

- Guarda e conservação São de competência exclusiva da Administração

- Acessibilidade e pesquisa dos Arquivos.
CLASSIFICAÇÃO QUANTO AS AGÊNCIAS Aquele produzido e/ou recebido por pessoa física
CRIADORAS / ENTIDADES MANTENEDORAS no decurso de sua existência.

- Públicos Característica
Federal - Criação e recepção por uma entidade
Estadual - Prova de transações passadas
Municipal - Caráter orgânico ou administrativo
- Exemplar único
- Privados
Institucionais
Comerciais CARACTERÍSTICAS
Familiais
Pessoais Conforme suas características, forma ou conteúdo
os documentos podem ser classificados de acordo
com suporte, forma, formato, gênero, espécie, tipo.
CLASSIFICAÇÃO QUANTO AO ACESSO
* Arquivos de 3ª Idade DEFINIÇÃO EXEMPLOS
TÉCNICA
- Franqueado “Material sobre o Acetato / Papel /
Franqueado ao público, utilizando algumas SUPORTE qual as Filme de Nitrato
formalidades de consulta. informações são / Fita Magnética
registradas”
- Restrito “Estágio de - Original
Arquivos que preservam a segurança nacional, FORMA preparação e de - Cópia
Arquivos Militares. transmissão de - Rascunho
documentos”
- Confidencial “Configuração - Cartaz
Que podem ser consultados por pessoas FORMATO física de um - Livro
credenciadas. suporte, de acordo - Planta
com a natureza e
o modo como foi
CLASSIFICAÇÃO QUANTO A NATUREZA confeccionado”
DOS DOCUMENTOS “Configuração que - Documentação
GÊNERO assume o Audiovisual
- Especiais documento de - Documentação
Tem sob sua guarda documentos de formas físicas acordo com o Fonográfica
diversas (fotografias, fitas, microformas, slides...), e sistema de signos - Documentação
que por esta razão merecem tratamento especial utilizado na Iconográfica
não apenas no que se refere ao seu armazenamento, comunicação de - Documentação
como também no registro, acondicionamento, seu conteúdo” Textual
controle, conservação ... “Configuração - Boletim
ESPÉCIE que assume um - Certidão
- Especializados documento de - Declaração
Documentos resultantes da experiência humana acordo com a
- Relatório
num campo específico, independente da forma disposição e a
física que apresentem, são também chamados de natureza das
arquivos técnicos. informações nele
contidas”
“Configuração
- Boletim de
que assume uma
TIPO Ocorrência
DOCUMENTOS DE ARQUIVO espécie
documental, de - Certidão de
acordo com a Nascimento
Aquele produzido e/ou recebido por uma instituição
atividade que a - Declaração de
pública ou privada, no exercício de suas atividades,
gerou” Imposto de
constitua elemento de prova ou de informação.
Renda
QUANTO A NATUREZA DO ASSUNTO
-Ostensivos / Ordinários
Cuja divulgação não prejudica a Administração.
- Sigilosos
Aqueles que por sua natureza devam ser de
conhecimento restrito, requerem medias especiais
de salvaguardar sua custódia e divulgação.
Graus de Sigilo em ordem crescente:
Reservados
Confidencial
Secreto
Ultra-secreto
RESOLUÇÃO DE QUESTÕES
1) A classificação dos documentos de arquivo em
“textual”, “audiovisual”, “cartográfico” ou
“iconográfico” implica em definição
(A) da espécie documental.
(B) da forma do documento.
(C) do formato do documento.
(D) do gênero documental.
(E) do tipo documental.
2) Quanto à natureza do assunto, os documentos
podem ser classificados em:
(A) públicos e privados.
(B) ostensivos e sigilosos.
(C) correntes e permanentes.
(D) tipológicos e diplomáticos.
(E) administrativos e históricos.
3) Para negativos de vidro, é correto afirmar que:
(A) fotografia é o suporte e vidro é a forma.
(B) fotografia é o formato e vidro é a técnica.
(C) fotografia é o suporte e iconografia é a espécie.
(D) fotografia é tanto o suporte como a espécie.
(E) fotografia é a técnica e vidro é o suporte
4) Carta, ata, relatório, edital, e decreto são
definidos segundo uma certa categorização de
documentos arquivísticos. Assinale a definição que
melhor conceitua essa categorização.
(A) Configuração que assume um documento de
acordo com o sistema de signos utilizado na
comunicação de seu conteúdo.
(B) Denominação dos documentos conforme o
estágio de preparação e de transmissão.
(C) Configuração que assume um documento de
acordo com a disposição das informações nele
contidas.
(D) Configuração que assume uma espécie
documental de acordo com a atividade que a gerou.
(E) Configuração física de um suporte de acordo
com a sua natureza e o modo como foi
confeccionado.
5) No domingo, o programa Fantástico, da TV
Globo, mostrou reportagem sobre a incineração
de fichas, prontuários e relatórios que teriam
sido produzidos pelos órgãos de informação
militares entre 1964, início da ditadura, e 1994,
nove anos após o fim do regime. O comandante
Bueno disse ter ficado ‘‘estarrecido’’, com a
descoberta. ‘‘A Aeronáutica tem procurado
contribuir ao máximo em relação à pesquisa de
documentos que podem se tornar históricos.’’
(Correio Brasiliense, 14/12/2004)
O texto acima trata de documentos de custódia
Militar. Quanto ao acesso a esses documentos,
podemos afirmar que é:
(A) Franqueado
(B) Restrito
(C) Ostensivo
(D) Especializado
(E) Público
• GERENCIAMENTO DA INFORMAÇÃO
• GESTÃO DE DOCUMENTOS
• AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS
• ARQUIVO CORRENTE / ARQUIVO
INTERMEDIÁRIO / ARQUIVO
PERMANENTE
GESTÃO DE DOCUMENTOS
Aspecto da administração geral relacionado com a
busca de economia e eficácia na produção,
manutenção, uso e destinação final dos documentos.
Conjunto de medidas e rotinas visando à
racionalização e eficiência na criação, tramitação,
classificação, uso primário e avaliação de arquivos.
Conjunto de procedimentos e operações referentes à
sua produção, tramitação, uso, avaliação e
arquivamento em fase corrente e intermediária,
visando a sua eliminação ou recolhimento para
guarda permanente.
OS 3 (TRÊS) MOMENTOS DA GESTÃO DE
DOCUMENTOS
Produção dos Documentos
Inclui a elaboração de formulários, implantação de
sistemas de organização da informação, aplicação
de novas tecnologias aos procedimentos
administrativos.
Manutenção e Uso
Implantação de sistemas de arquivo, seleção dos
sistemas de reprodução, automatização do acesso,
mobiliário, materiais, local.
Destinação Final dos Documentos
Programa de avaliação que garanta a proteção dos
conjuntos documentais de valor permanente e a
eliminação de documentos rotineiros e desprovidos
de valor probatório e informativo.
AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS
A avaliação de documentos de arquivo é a etapa
decisiva no processo de implantação de políticas de
gestão de documentos, tanto nas instituições
públicas quanto nas empresas privadas.
Trabalho interdisciplinar que consiste em identificar
valores para os documentos (imediato e mediato) e
analisar seu *ciclo de vida, com vistas a estabelecer
prazos para sua guarda ou eliminação, contribuindo
para a racionalização dos arquivos e eficiência
administrativa, bem como para a preservação do
patrimônio documental.
*Ciclo de Vida dos Documentos
1ª Idade – Arquivo Corrente
2ª Idade – Arquivo Intermediário
3ª Idade – Arquivo Permanente
OBJETIVO DA AVALIAÇÃO DE
DOCUMENTOS
• Redução da massa documental
• Agilidade na recuperação dos documentos e
das informações
• Eficiência administrativa
• Melhor conservação dos documentos de
guarda permanente
• Racionalização da produção e do fluxo de
documentos (tramite)
• Liberação de espaço físico
• Incremento à pesquisa
VALOR PRIMÁRIO / VALOR IMEDIATO
Qualidade inerente às razões da criação de todo
documento, em decorrência das atividades-fim e
das atividades-meio de uma instituição.
VALOR SECUNDÁRIO
Qualidade informativa que um documento pode
possuir depois de esgotada sua utilização primária
(vigência administrativa).
PASSOS PARA A IMPLANTAÇÃO DE
PROCESSOS DE AVALIAÇÃO
• Constituição formal da Comissão de
Avaliação de Documentos, que garanta
legitimidade e autoridade à equipe
responsável.
• Elaboração de textos legais ou normativos
que definam normas e procedimentos para o
trabalho de avaliação.
• Estudo da estrutura administrativa do órgão
e análise das competências, funções e
atividades de cada uma de suas unidades.
• Levantamento da produção documental:
entrevistas com funcionários, responsáveis e
encarregados, até o nível da seção, para
identificar as séries documentais geradas no
exercício de suas competências e atividades.
• Análise do fluxo documental: origem,
pontos de tramitação e encerramento do
trâmite.
 • Identificação dos valores dos documentos de
acordo com sua idade: administrativo, legal,
fiscal, técnico, histórico.
• Definição dos prazos de guarda em cada
local de arquivamento.
COMPETÊNCIA PARA AVALIAR
DOCUMENTOS
A complexidade e responsabilidade do trabalho de
avaliar, exigem a constituição de equipes, que
poderão ser denominadas grupos ou comissões de
avaliação, para analisar os documentos nos seus
mais diversos aspectos. Esse processo participativo
de profissionais ligados às mais diversas áreas do
conhecimento será decisivo para se definirem
critérios de valor, sendo recomendável que faça
parte da comissão um técnico de nível superior da
área específica de competência do órgão, um
procurador ou assessor jurídico e um arquivista.
COMISSÃO CENTRAL DE AVALIAÇÃO
• Coordenar e orientar as atividades
desenvolvidas pelas Comissões Setoriais de
Avaliação, respeitada a legislação específica
de cada órgão.
• Avaliar, adequar e aprovar as propostas de
Tabelas de Temporalidade elaboradas pelas
Comissões Setoriais de Avaliação.
• Orientar a execução das decisões registradas
na Tabela de Temporalidade (eliminação,
transferência, recolhimento, reprodução).
• Supervisionar as eliminações de documentos
ou recolhimentos ao Arquivo Permanente,
de acordo com o estabelecido nas Tabelas
de Temporalidade.
• Aprovar as amostragens.
• Propor critérios de organização,
racionalização e controle da gestão de
documentos e arquivos.
COMISSÕES SETORIAIS DE AVALIAÇÃO
DE DOCUMENTOS
• Promover o levantamento e a identificação
das séries documentais produzidas,
recebidas ou acumuladas por seu respectivo
órgão.
• Elaborar a proposta da Tabela de
Temporalidade, encaminhando-a,
acompanhada das necessárias justificativas,
para a apreciação e aprovação da CCAD.
• Solicitar a colaboração de auxiliares
temporários para o desenvolvimento dos
trabalhos, em razão de sua especificidade ou
volume.
• Acompanhar os trabalhos de organização,
racionalização e controle de arquivos e
documentos de seu órgão, visando o
estabelecimento de rotinas de eliminação ou
envio para guarda permanente.
• Propor as modificações cabíveis para a
Tabela de Temporalidade, atualizando-a
sempre que necessário.
• Elaborar a relação dos documentos a serem
eliminados ou remetidos para guarda
permanente.
• Coordenar o trabalho de seleção e
preparação material dos conjuntos
documentais a serem eliminados, deixando-
os disponíveis para eventuais verificações.
• Presenciar a eliminação dos documentos,
lavrando a respectiva ata.
METODOLOGIA DE AVALIAÇÃO
A Tabela de Temporalidade é instrumento
fundamental da avaliação, pois ela registra o ciclo
de vida dos documentos. Nela devem constar os
prazos de arquivamento dos documentos no arquivo
corrente, de sua transferência ao arquivo central ou
intermediário, e sua destinação final, quando se
determina sua eliminação ou recolhimento ao
arquivo permanente. Nesse instrumento é
importante registrar também os documentos que
deverão ser reproduzidos em outros suportes
(microfilmagem, digitalização etc.).
Para ser aplicada, a Tabela de Temporalidade
deverá ser aprovada por autoridade competente e
amplamente divulgada entre os funcionários da
instituição ou empresa.
A Tabela de Temporalidade é um instrumento
dinâmico de gestão de documentos, por isso precisa
ser periodicamente atualizada, a fim de incorporar
os novos conjuntos documentais que possam vir a
ser produzidos e as mudanças que, eventualmente,
ocorrem na legislação.
PRAZO DE VIGÊNCIA
Intervalo de tempo durante o qual o documento
produz efeitos administrativos e legais plenos,
cumprindo as finalidades que determinaram sua
produção.
PRAZO DE PRESCRIÇÃO
Intervalo de tempo durante o qual o poder público,
a empresa, ou qualquer interessado pode invocar a
tutela do Poder Judiciário para fazer valer direito
seu que entenda violado.
PRAZO DE PRECAUÇÃO
Intervalo de tempo durante o qual o poder público,
a empresa ou qualquer interessado guarda o
documento por precaução, antes de eliminá-lo ou
encaminhá-lo para guarda definitiva no Arquivo
Permanente.
TABELA DE TEMPORALIDADE
Instrumento aprovado pela autoridade competente
que regula a destinação final dos documentos
(eliminação ou guarda permanente), define prazos
para sua guarda temporária (vigência, prescrição,
precaução), em função de seus valores legais,
fiscais, administrativos etc. e determina prazos para
sua transferência, recolhimento e eliminação.
*Modelo resumido de uma Tabela de Temporalidade
Área Folha Nº
Responsável Data / /
Item Cod. Via Tempo de
Documental Formulário Arquivamento
AA AI AGI Cópia Observações
ELIMINAÇÃO
Destruição de documentos que, no processo de
avaliação, foram considerados sem valor para
guarda permanente.
A eliminação depende de algum instrumento legal
ou normativo que a autorize.
A inutilização dos documentos poderá ser efetuada
por procedimentos diversos, dependendo de seu
suporte. Como a massa documental produzida e
acumulada ainda é predominantemente papel, cada
órgão público ou empresa deverá definir os
métodos e adquirir os equipamentos
(fragmentadoras de pequeno e grande porte)
necessários ao processamento de eliminação. Não é
recomendável do ponto de vista ecológico a
incineração de papéis, que poderão ser
mecanicamente transformados em aparas e doados
ou vendidos para reciclagem.
É importante prever os procedimentos adequados à
eliminação durante a elaboração de textos legais ou
normativos que deverão disciplinar a matéria.
• Quais os dispositivos legais ou normas
internas que legitimam o ato.
• Quem registra o ato.
• Onde e quando será realizada.
• De que maneira será processada.
• O que será feito com o resíduo da
eliminação.
Na Ata ou Termo de Eliminação devem constar os
seguintes dados:
• Órgão Produtor
• Série Documental
• Datas-limite
• Quantidade Eliminada (em metros lineares)
• Data da Eliminação
• Assinatura dos Responsáveis
_________________________________________
RESOLUÇÃO DE QUESTÕES
6) Considerando a teoria das três idades, a avaliação
dos documentos de arquivo deve ser realizada no
estágio:

(A) intermediário;
(B) corrente / intermediário;
(C) intermediário / permanente.;
(D) corrente;
(E) permanente.
7) A administração da produção, tramitação,
organização, uso e avaliação de documentos, mediante
técnicas e práticas arquivísticas, a fim da racionalização
e eficiência dos arquivos, denomina-se:
(A) Organização e Métodos (OM);
(B) Gestão de documentos;
(C) Ciclo vital dos documentos;
(D) Destinação de documentos;
(E) Princípio da unidade protocolizadora.
8) É prática corriqueira nas instituições brasileiras a
formação de grandes depósitos de massa
documental acumulada, vulgarmente denominados
“arquivo morto”. Tais documentos
(A) deveriam ser incinerados uma vez por ano,
evitando o acúmulo.
(B) deveriam ser avaliados, preservando-se os
papéis permanentes.
(C) representam documentos sem nenhum valor
jurídico ou histórico.
(D) deveriam ser encaminhados ao Arquivo
Nacional para realizar sua seleção.
(E) deveriam ser recolhidos ao arquivo
intermediário.
9) Como instrumentos de destinação, as tabelas de
temporalidade
(A) determinam quais documentos descartados
deverão ser restaurados.
(B) organizam a transferência de documentos para o
arquivo permanente.
(C) sistematizam o ciclo vital dos documentos
determinando suas idades.
(D) indicam quais documentos devem
recolhidos ao arquivo intermediário.
(E) são um poderoso instrumento de pesquisa para o
historiador.
10) De acordo com a já citada Lei 8.159, de 08 de
janeiro de 1991, a eliminação de documentos
públicos de valor permanente
(A) ocorrerá após concluído o processo de
avaliação conduzido pelas respectivas Comissões
Permanentes de Avaliação.
(B) ocorrerá após a elaboração e o registro das
tabelas de temporalidade junto ao Arquivo Nacional.
(C) ocorrerá mediante autorização do chefe do
poder executivo da esfera de competência dos
documentos.
(D) não é permitida por serem documentos
imprescritíveis e inalienáveis devido ao valor
histórico, probatório e informativo.
(E) somente ocorrerá se, após leilão oficial, não
houver compradores interessados na sua aquisição.
• MICROFILMAGEM
• GED – GERENCIAMENTO
ELETRÔNICO DE DOCUMENTOS
MICROFILMAGEM
“Art. 3° Entende-se por microfilme, para fins
deste Decreto, o resultado do processo de
reprodução em filme, de documentos, dados e
imagens, por meios fotográficos ou eletrônicos,
em diferentes graus de redução”. (Decreto Nº
1.799 de 30/01/1996).
• Lei Federal n.º5.433/68 de 08 de maio de
1968 - regula a microfilmagem de
documentos oficiais e dá outras
providências
• Decreto Federal nº 1799 de 30 de janeiro
de 1996 - regulamenta a Lei 5.433/68.
• Portaria nº158 de 20 de junho de 1996 -
da Secretaria de Justiça - dispõe sobre o
registro e a fiscalização do exercício da
ser atividade de microfilmagem de documentos
Vantagens: Integridade das informações.
Segurança contra fraudes e arquivamento incorreto,
facilidade de pesquisas através de Leitores de
Microfilme.
Segurança: Duas vias de microfilme, original e
cópia, proporcionando à Microfilmagem total
segurança.
Rapidez de Acesso: Fácil pesquisa, com auxílio de
índices em banco de dados, busca das informações
em poucos minutos e cópias em papel se necessário.
Redução de espaço: em até 98% de redução de
espaço físico dos arquivos.
Confiabilidade: Através do microfilme obtem-se
total durabilidade de arquivo.
Legalidade: A Microfilmagem possui uma
legislação própria, Lei Nº 5433 de 08/05/1968.
Compatibilidade: A Microfilmagem é compatível
com as mídias magnéticas e ópticas.
MICROFORMAS
Principais Bitolas
• 16mm (até A4)
• 35mm (Grandes Formatos, Plantas)
• 105 mm (Micropublicações, Microfichas)
PRINCIPAIS MICROFORMAS
Rolo de Microfilme
O rolo de microfilme é a microforma básica, a
primeira a ser utilizada e que serviu de origem à
maioria das microformas conhecidas. Apresenta o
menor custo por imagem filmada. Proporciona
perfeita integridade de arquivo.
O rolo de microfilme não se presta à
microfilmagem de informações sujeitas a
atualizações constantes em seus diversos itens,
servindo apenas nos casos de arquivos que possuam
somente crescimento seqüencial numérico ou
cronológico.
As larguras mais usadas são 16mm para
documentm tiva e os de 35mm para
arquivos m as, mapas, livros, etc.
Jaqueta
A jaqueta é formada por duas folhas de poliéster
especial, transparentes e muito finas, unidas a
intervalos regulares de 16mm ou 35mm, formando
canais, que permanecem abertos nas extremidades,
por onde serão inseridas as tiras de microfilme.
As jaquetas podem ser de 16mm, 35mm, ou mistas.
Sendo mais usada a de 105mm x 148mm.
Suas principais vantagens são a possibilidade de
atualização por itens independentes de arquivo, a
facilidade de disseminação da informação e o baixo
custo dos aparelhos de leitura.
Cada Jaqueta possui uma tarja que serve para
indexação, possível por meio de vários recursos
como a datilografia, cores, ranhuras etc.
Microficha
A microficha nada mais é que uma folha de filme ,
normalmente da largura superior a 70mm. A
microficha considerada padrão e a mais usada é a
de 105mm x 148mm, sendo que sua capacidade
pode variar de 60 a 420 fotogramas. As microfichas
podem ser geradas de muitas maneiras diferentes,
entre elas as mais comuns são:
• Duplicando uma jaqueta
• Montando tiras de filmes
• Utilizando uma câmara planetária tipo “Step
& Repeat”
• Utilizando uma câmara C.O.M.
MODOS DE MICROFILMAGEM -
DISPOSIÇÃO DOS FOTOGRAMAS
Simplex
Um documento após o outro ao longo da película de
microfilme. Pode ser obtido em câmaras rotativas e
planetárias. Pode ser aplicado em filmes de 16mm e
35mm
- Fotograma em pé - Comic Mode
- Fotogramas Deitado - Cine Mode
 microfilmadora rotativa tanto o documento quanto o
filme estão em movimento no momento da
microfilmagem.

A microfilmadora rotativa possibilita a filmagem no

sistema “duo” ou duplex.
Duplex
Frente e verso de um documento são microfilmados
simultaneamente, com uma única passagem do
documento pela máquina. Só obtém-se o Duplex
com microfilmadora rotativa.

Processadoras

Após a microfilmagem as processadoras

transformam a imagem latente em imagens visíveis.
Duo
Utiliza primeiro a parte superior do microfilme e ao
chegar ao final vira-se o filme e utiliza-se a parte
inferior do mesmo.

EQUIPAMENTOS Duplicadores

Microfilmadoras Planetárias Utilizado para fazer cópias das microformas

Composta de uma base fixa onde está o campo

fotográfico, a unidade filmadora deste equipamento Leitores Simples
está posicionada sobre o campo fotográfico. Tanto o
documento quanto o filme estão parados no Utilizados para a consulta das microformas, os
momento da microfilmagem. leitores simples se restringem apenas a consulta.

Microfilmadoras Rotativas
Leitores Copiadores
Utilizada para microfilmar documentos
Diferente dos leitores simples possibilitam a
padronizados, possui um sistema de transporte por
impressão e/ou escanear a imagem.
meio de esteiras ou correias que conduzem o
documento para o interior da máquina. Na

GED – GERENCIAMENTO
ELETRÕNICO DE DOCUMENTOS
Definição
É um conjunto de tecnologias que permite o
gerenciamento de documentos de forma digital.
Tais documentos podem ser das mais variadas
origens e mídias, como papel, microfilme, som,
imagem e mesmo arquivos já criados na forma
digital.
Document Imaging
É o processo que permite armazenar e gerenciar
imagens de documentos estáticos, ou seja,
documentos que não tem versões. Os documentos
originalmente em mídias analógicas (papel,
mirofilme, ...) deverão ser convertidos através de
processos de digitalização.
A principal vantagem é o armazenamento e a
diminuição do volume físico dos documentos.
• 13.000 páginas A4 digitalizadas em
1 CD-ROM.
Outro aspecto importante é com relação à
disponibilidade e acessibilidade. O mesmo
documento pode ser disponibilizado para consulta
de mais de uma pessoa ao mesmo tempo, e
acessibilidade pode ser restringida através de senhas.
Workflow
Ferramenta para armazenamento, recuperação e
tramitação de Documentos, o termo Workflow
refere-se ao modo como os documentos são
processados.
Com os documentos convertidos para imagens, era
necessária uma tecnologia que substituísse o
processo humano de trâmite de documentos em
papel. Surgiu então a tecnologia de Workflow para
imagens de documentos
O Work Flow é uma poderosa ferramenta no
processo de tomadas de decisões onde é necessário
um intenso trâmite de documentos muitas vezes até
em cidades e países diferentes.
Vantagens:
• Incremento ao Tramite
• Informação “just in time”.
Sistema de GED
Um sistema de GED é composto por:
Entrada / Armazenamento / Consulta / Saída.
Entrada (Input)
No processo de GED os documentos originais
podem estar nos mais diversos suportes como, por
exemplo, Imagem Estática, Imagem Dinâmica,
Áudio, e serão convertidos para o formato digital.
Para a realização destes procedimentos são
utilizados Hardwares específicos:
Scanners, Câmeras Digitais, Placas de Captura
(Vídeo e / ou Áudio).
Scanner: Dispositivo que converte de maneira
eletro-óptica um documento analógico (impresso)
em código binário (documento eletrônico,
documento digital) pela detecção e medida da luz
refletida ou transmitida.
Indexação: a indexação é o processo que garantirá
a recuperação dos documentos, na indexação são
atribuídos termo (palavras-chave) relacionados ao
conteúdo do documento. Esse processo pode ser
realizado com a identificação destes termos antes da
digitalização do documento ou após a digitalização,
o que vai definir o momento exato da digitalização
é o grau de complexidade de identificação destes
termos.
Duas tecnologias (via Software) permite que ao
digitalizar uma imagem o software reconheça o
conteúdo textual da imagem convertendo-a para
texto em caracteres (ASCII).
• OCR – Opitical Character Recignicion
 Documentos Datilografados ou um documento com a menor distorção de tamanho
Digitados possível.

• ICR – Intelligent Character Recognition A ênfase neste quesito vai para as placas de vídeo,
Texto Manuscrito que processam a imagem, e para os monitores.

Armazenamento (Storage) Saída (Output)

Discos Magnéticos A saída de um sistema de GED é a possibilidade de

Disco com superfície magnética na qual podem ser se obter o documento impresso novamente, para
armazenados dados pela magnetização de áreas de isso as impressoras utilizadas devem ser de alta
sua superfície. resolução e com uma boa velocidade de impressão
de páginas por minuto.
• Disquetes
• Hard Disk Outro aspecto relevante é possibilidade de converter
o suporte de documentos para outros formatos,
exemplo:

Discos Ópticos • COM – Computer Output to Microfilm

Mídia que aceita e mantém informações sob a Utilizado para gerar microfilme.
forma de marcas numa camada de gravação que
pode ser lida com um raio óptico. • COLD – Computer Output to Laser Disk
Utilizado para gerar discos ópticos.
• CD-ROM
• CD-R
• DVD QUESTÕES
• DVD-R
• WORM (Write Once, Read Many) 11 - O procedimento da microfilmagem:

(A) substitui a etapa arquivística da avaliação de

Discos Magneto-Ópticos documentos;
Utiliza um campo magnético que só pode ser
alterado quando o disco é aquecido através do laser. (B) não elimina o prévio tratamento técnico da
documentação;
Nos processos de gravação, alteração e/ou exclusão
dos dados o laser aquece o ponto a ser modificado, (C) otimiza o arranjo do acervo e a ordenação de suas
e um campo magnético faz a alteração necessária. séries;

No processo de leitura apenas o laser é utilizado no (D) é feito concomitantemente com a avaliação e a
processo. seleção documental;

• CD-RW (E) simplifica o uso dos métodos padronizados de

• DVD-RW arquivamento.

Consulta (Visualização)
Para a realização de uma consulta adequada aos
documentos é de grande importância a utlização de
monitores de alta definição onde se possa visualizar
12 - Você é contratado como consultor de uma
instituição pública que vem enfrentando problemas
com o crescimento desordenado de seu arquivo
permanente. O diretor da instituição lhe pede que
encaminhe soluções para o problema. Você, então,
(A) propõe digitalizar parte do acervo para ocupar
menos espaço.
(B) propõe um novo fluxograma que otimize o
trâmite dos documentos permanentes.
(C) sugere a eliminação dos documentos
permanentes sem valor histórico.
(D) elabora um projeto de gestão para os
documentos das fases corrente e intermediária.
(E) elabora uma tabela de temporalidade para os
documentos permanentes.
13 - A Gestão Eletrônica de Documentos (GED) é
um conjunto de procedimentos informatizados, com
a finalidade de
(A) otimizar e racionalizar a gestão documental.
(B) automatizar a produção de guias e inventários.
(C) elaborar tabelas de temporalidade para o
arquivo permanente.
(D) substituir o acesso direto a documentos antigos
ou delicados, facilitando a conservação física.
(E) divulgar documentos históricos pela Internet.
14 - De acordo com o Decreto 1.799, de 30 de
janeiro de 1996, que regulamenta a lei 5433, sobre a
microfilmagem de documentos oficiais,
microfilmagem é
(A) um processo de reprodução em filme, de
documentos, dados e imagens, por meios
fotográficos ou eletrônicos.
(B) um processo de reprodução fotográfica, de
quaisquer documentos em graus de redução ínfimos.
(C) um processo de reprodução em filme ou em
microfichas, de documentos arquivísticos com grau
de redução de 96,5%.
(D) qualquer processo de reprodução ótica de
documentos e imagens com grau de redução
superior a 95%.
(E) qualquer processo de transferência de quaisquer
informações
documentais para suportes mais reduzidos.
• CLASSIFICAÇÃO
• ORDENAÇÃO
CLASSIFICAÇÃO
O objetivo da classificação é dar visibilidade às
funções e as atividades do organismo produtor do
arquivo, deixando claras as ligações entre os
documentos.
Podemos entender que classificação é antes de tudo,
lógica: a partir da análise do organismo produtor de
documentos de um arquivo, são criadas categorias,
classes genéricas, que dizem respeito às funções /
atividades detectadas, por exemplo:
Uma classe Administração de Finanças, subdividida
em quatro outras, controle orçamentário geral,
receita, despesa, movimentação bancária..
ADMINISTRAÇÃO DE FINANÇAS
Despesas
Movimentação Bancária
Receita
Nas subclasses serão inseridas as séries tipológicas
como, notas de empenho, comprovantes de
pagamento, extratos bancários, conciliação bancária.
ADMINISTRAÇÃO DE FINANÇAS
Despesas
notas de empenho
Movimentação Bancária
conciliação bancária
extratos bancários
Receita
A classificação é geralmente traduzida em esquema
no qual a hierarquia entre as classes e subclasses
aparece representada espacialmente, esse esquema é
chamado de Plano de Classificação.
O Plano de Classificação pode seguir o critério
FUNCIONAL, ou o critério ESTRUTURAL. • ALFABÉTICO
Critério Funcional: As classes correspondem
estritamente a funções. • GEOGRÁFICO

Critério Estrutural: As classes correspondem a • NUMÉRICOS

“estrutura” da empresa (setores, departamentos). Simples
Cronológico

Um Plano de Classificação deve possuir três • IDEOGRÁFICOS (Assunto)

características (Schellemberg): Alfabético
• Simplicidade enciclopédico
• Flexibilidade dicionário
• Expansibilidade Numéricos
duplex
decimal
Observação:
* Plano de Classificação X Quadro de Arranjo
Classificação corresponde às operações técnicas Sistema Direto: a busca do documento é realizada
destinadas a organizar a documentação de caráter diretamente no local onde o documento está
corrente, e Arranjo englobaria as operações guardado.
técnicas destinadas à organização da documentação
de caráter permanente. Sistema Indireto: para se localizar um documento
é necessário utilizar um índice ou um código.

ORDENAÇÃO
MÉTODO ALFABÉTICO
Tem como objetivo básico facilitar e agilizar a
consulta aos documentos, pois, mesmo no que se O elemento considerado para ordenação é o NOME.
refere a uma mesma atividade, e em relação a um
mesmo tipo documental os documentos atingem um
volume significativo. Regras de Alfabetação

A ordenação é feita com base nos elementos 1º) Nas pessoas físicas considera-se o último
informativos contidos nos documentos: sobrenome e depois o prenome.

→ ALFABETADO
Paulino Macedo Andrade, José Antunes
• Nº do documento (atribuído pelo Pedro Paulo Silveira Macedo, Paulino
emissor ou pelo receptor) José Antunes Andrade Silveira, Pedro Paulo
• Data
• Local de procedência
• Nome do emissor ou do destinatário
Para a definição do critério de ordenação devemos
considerar os tipos de busca que recai sobre cada
documento.

2º) Quando houver sobrenome igual prevalece a

Por exemplo, cabe à ordenação definir a melhor ordem alfabética do prenome
maneira de dispor fisicamente notas de empenho
(seqüência numérica), extratos bancários (ordem → ALFABETADO
cronológica). João Antunes Antunes, Aníbal
Paulo Antunes
Aníbal Antunes Antunes, João
MÉTODOS BÁSICOS DE ARQUIVAMENTO
 Antunes, Paulo

8º) Os nomes orientais (japonês, chinês e árabe) são

3º) Sobrenomes compostos por substantivo registrados como se apresentam, sem inversão
adjetivado, ou ligados por hífen, não se separam.
→ ALFABETADO
→ ALFABETADO Li Yutang Al Ben-Hur
Marcelo Costa Montes Claros Montes Claros, Marcelo Al Ben-Hur
Heitor Villa-Lobos Costa Li Yutang

Villa-Lobos, Heitor
9º) Nomes de empresas e instituições devem ser
transcritos como se apresentam, porém, os artigos
4º) Sobrenomes formados por Santo, Santa, São, iniciais não devem ser considerados para
não se separam. alfabetação, e aparecem no fim entre parênteses.

→ ALFABETADO → ALFABETADO
Jorge Santa Cruz Santa Cruz, Jorge EMBRATEL Colegial Ltda (A)
Waldemar Santo Antonio Fundação Joaquim Nabuco
Luis Carlos da Silva São Bento Santo Antonio, Waldemar Pesca do Vale e Cia. EMBRATEL
A Colegial Ltda.
São Bento, Luis Carlos da Silva Fundação Joaquim Nabuco

Pesca do Vale e Cia.

5º) As indicações de grau de parentesco como
Filho, Júnior, Sobrinho, Neto, são consideradas
partes integrantes do último sobrenome e não são 10º) Nos títulos de congressos, conferências,
separadas reuniões, os números arábicos, romanos, ou escrito
por extenso deverão aparecer no final entre
→ ALFABETADO parênteses.
Wilson de Almeida Filho Almeida Filho, Wilson de
Oscar de Oliveira Sobrinho → ALFABETADO
Sebastião de Pádua Júnior II Conferência da Saúde Conferência da Saúde (II)
Antonio de Brito Neto
Brito Neto, Antonio de
Quarto Encontro de Congresso de Direito Penal (3º)
Oliveira Sobrinho, Turismo Encontro de Turismo (Quarto)
3º Congresso de Direito
Sebastião de Penal

Pádua Júnior, Sebastião de

MÉTODO GEOGRÁFICO
6º) Os títulos são colocados no final do nome entre
parênteses. Utiliza informações do aspecto geográfico do
documento.
→ ALFABETADO
Governador Jarbas Brito, Paula (Dra.)
Vasconcelos Teixeira, Oscar (General) Existem 3 (três) formas de arquivamento
General Oscar Teixeira Vasconcelos, Jarbas
Dra. Paula Brito (Governador)

7º) Os nomes espanhóis são registrados a partir do 1ª FORMA: Estado – Cidade - *Nome
penúltimo sobrenome, que corresponde ao
sobrenome paterno. • Os documentos são agrupados por Estados

→ ALFABETADO Ex: Pernambuco

Jose Oviedo y Baños Arco y Molinero, Ramon del Rio Grande do Norte
Ramon del Arco y
Molinero Oviedo y Baños, Jose
 • Dentro das divisões estaduais seguem as
divisões por Cidades, FICANDO A
PRIMEIRA SUBDIVISÃO PARA
CAPITAL
Ex: PERNAMBUCO
Pernambuco – Recife
Pernambuco – Caruaru
Pernambuco – Limoeiro
Pernambuco – Olinda
RIO GRANDE DO NORTE
Rio Grande do Norte – Natal
Rio Grande do Norte – Caicó
Rio Grande do Norte – Mossoró
Recife - Pernambuco
A
• Dentro de cada divisão de Cidade faz-se a
divisão por documento (assunto, pessoa, nº
de registro .....)
Ex: Caicó – Rio Grande do Norte – Ferreira, Paula
Caruaru – Pernambuco – Contas a Pagar
Natal – Rio Grande do Norte – Contas a Receber
Olinda – Pernambuco – Projeto 14/02
Recife – Pernambuco – Projeto 12/02
Recife – Pernambuco – Silva, Carlos da

• Dentro de cada divisão de cidade faz-se a 3ª FORMA: País – Cidade - *Nome

divisão por documento (assunto, pessoa, nº
de registro .....) • Os documentos são agrupados por País

Ex: PERNAMBUCO Ex: França

Pernambuco – Recife – Ferreira, Paula Portugal
Pernambuco – Recife – Silva, Carlos da
Pernambuco – Caruaru – Contas a Pagar
Pernambuco – Caruaru – Contas a Receber
Pernambuco – Limoeiro – Projeto 12/02 • Dentro das divisões de País seguem as
Pernambuco – Limoeiro – Projeto 14/02 divisões por Cidades, FICANDO A
PRIMEIRA SUBDIVISÃO PARA
CAPITAL

Ex: FRANÇA
2ª FORMA: Cidade – Estado - *Nome França – Paris
França – Lorena
• Os documentos são agrupados por Cidade PORTUGAL
Portugal – Lisboa
Ex: Caicó Portugal – Coimbra
Limoeiro Portugal - Porto
Mossoró
Natal • Dentro de cada divisão de Cidade faz-se a
Olinda divisão por documento (assunto, pessoa, nº
Recife de registro .....)

• Ao lado de cada Cidade indicar o Estado a
que pertence.
Ex: Caicó – Rio Grande do Norte
Limoeiro - Pernambuco Mossoró
– Rio Grande do Norte Natal –
Rio Grande do Norte Olinda -
Pernambuco
Ex: PORTUGAL
Portugal – Lisboa – Maia, Manuel Mourinho (Dir.)
Portugal – Coimbra – Clientes Ativos
Portugal – Coimbra – Clientes Inativos
Portugal – Porto – Clientes Ativos
Portugal – Porto – Clientes Inativos
MÉTODO NUMÉRICO SIMPLES
O Método numérico simples considera um número
já existente no documento (ex: nº de matrícula do
funcionário no cartão de ponto) ou o receptor do
documento pode atribuir um número ao documento.
IMPORTANTE . Controle da numeração para não
atribuir o mesmo número para dois itens diferentes.
 ... Agosto / ago. /08 ... 3º DIA
O método numérico simples é um método indireto ... Setembro / set. / 09 ...
29 Outubro / out. /10 1999
pois exige a utilização de um índice alfabético para 30 Novembro / nov. / 11 2000
a realização de uma busca. 31 Dezembro / dez. / 12 2001

Ex: Dossiês de Funcionários Ordenados por Nº de

Matrícula. EX:
2004
Outubro
PASTAS – Dossiês de Funcionários Novembro
Dezembro
41737 2005
Janeiro
40072 Fevereiro
Documento mais recente → Março
30095

30021

ASSUNTO – ALFABÉTICO - DICIONÁRIO

20241
Assuntos isolados são dispostos em ordem
alfabética.

ÍNDICE ALFABÉTICO EX:

Aguiar, Antonio - 40072 ATESTADO MÉDICO
Caldas, Luis Henrique - 30095 CONTA DE ÁGUA
Guerra Filho, George - 41737 CONTA DE LUZ
Magalhães, João - 20241
CONTRATO DE TRABALHO
Tenório, Edilson – 30021
FOLHA DE PAGAMENTO
NOTA FISCAL DE FORNECEDOR
NOTA FISCAL DE IMOBILIZADO
NOTA FISCAL DE SAÍDA
ORDEM DE SERVIÇO
TESTE DE ADMISSÃO
MÉTODO NUMÉRICO CRONOLÓGICO

Utiliza a informação cronológica do documento

(DATA) para a ordenação.

No momento da ordenação, os documentos mais

recentes ficam sempre sobre os mais antigo, e se
forem pastas as pastas mais recentes vem na frente
das mais antigas.

INFORMAÇÃO ASSUNTO – ALFABÉTICO -

CRONOLÓGICA ENCICLOPÉDICO
DIA MÊS ANO
1 Janeiro / jan. /01 ...
2 Fevereiro / fev / 02 ... 1º ANO Assuntos CORRELATOS são agrupados sob um
3 Março / mar. / 03 1940 TÍTULO GERAL.
4 Abril / abr. / 04 ... Seqüência EX:
5 Maio / maio / 05 ... da 2º MÊS CONTABILIDADE
... Junho / jun. / 06 1965 Ordenação
... Julho / jul / 07 1966
 Conta de Água Nota Fiscal de Saída 1-2-3
Conta de Luz
Notas Fiscais PARA A UTILIZAÇÃO DO MÉTODO DUPLEX É
nota fiscal de fornecedor FUNDAMENTAL UTILIZAR UM PLANO DE
CLASSIFICAÇÃO (que contém toda estrutura numérica
nota fiscal de imobilizado utilizada) + ÍNDICE (para identificação do código numérico
nota fiscal de saída que deverá ser utilizado com base no assunto).
Ordem de Serviço
PLANO DE CLASSIFICAÇÃO
PESSOAL 1 CONTABILIDADE
Atestado Médico 1-1 CONTAS DE CONSUMO
Contrato de Trabalho 1-1-1 Conta de Água
Folha de Pagamento 1-1-2 Conta de Luz
Teste de Admissão 1-2 NOTAS FISCAIS
1-2-1 Nota Fiscal de Fornecedor
1-2-2 Nota Fiscal de Imobilizado
1-2-3 Nota Fiscal de Saída
ASSUNTO – NUMÉRICO - DUPLEX
ÍNDICE
Conta de Água 1-1-1
Os assuntos são divididos em classes e Conta de Luz 1-1-2
sub-classes. CONTABILIDADE 1
CONTAS DE CONSUMO 1-1
O método permite a criação ilimitada de classes, o Nota Fiscal de Fornecedor 1-2-1
que exige cuidado para que não sejam criadas Nota Fiscal de Imobilizado 1-2-2
pastas com assuntos já incluídos em sub-pastas. Nota Fiscal de Saída 1-2-3
NOTAS FISCAIS 1-2
• para cada assunto principal é atribuído um Pastas Organizadas Pelo Método Duplex
número
Ex: 1-2-3

CONTABILIDADE 1 1-2-2
PESSOAL 2
1-2-1

• Dentro dos assuntos principais podem

ocorrer subdivisões 1-2
Ex:
1-1-2
CONTABILIDADE 1
CONTAS DE CONSUMO 1-1 1-1-1
NOTAS FISCAIS 1-2
1-1

1
• Dentro das subdivisões podem ocorrer
novas subdivisões.
Ex: ASSUNTO – NUMÉRICO - DECIMAL

CONTABILIDADE 1 O Método Decimal utilizado em arquivos é baseado

CONTAS DE CONSUMO 1-1 na técnica do Sistema Decimal de Melvil Dewey –
Conta de Água 1-1-1 Classificação Decimal de Dewey (CDD).
Conta de Luz 1-1-2
NOTAS FISCAIS 1-2 Esta Classificação divide o conhecimento humano
Nota Fiscal de Fornecedor 1-2-1 em 9 (nove) classes principais e 1 (uma) décima
Nota Fiscal de Imobilizado 1-2-2 reservada para assuntos gerais.
 (A) sistema de notação mista, índices remissivos e
0 – Obras Gerais mnemônico;
1 – Filosofia (B) sistema simples de assunto, flexível e que admita
2 – Religião expansões;
3 – Ciências Sociais (C) flexível, mnemônico, de assunto-numérico;
4 – Filologia (D) expansões restritas, assunto-numérico, codificações
5 – Ciências Puras alfanuméricas;
6 – Ciências Aplicadas (E) sistema mnemônico, de assunto-numérico e sujeito
7 – Belas Artes a expansões.
8 – Literatura
9 – História e Geografia
16 - Um plano de classificação deve basear-se
O número de classificação é composto por uma
parte inteira formada por três dígitos, podendo ou (A) nos gêneros documentais, formatos e suportes.
não ter uma parte decimal. (B) no conteúdo informacional dos documentos que
integram as diferentes séries.
Ex: (C) no grau de sigilo e no período de vigência dos
612 documentos.
616 (D) nas classes ou assuntos dos documentos de
616.1 interesse histórico.
616.2 (E) na estrutura, funções e atividades das
instituições de origem dos documentos
Após o ponto podem existir quantos números sejam
necessários. Lembrando que cada novo número é
um nível de especificidade e detalhamento maior do 17 - Método de arquivamento no qual as pastas são
assunto. ordenadas de acordo com o registro de entrada dos
correspondentes. Usa-se, também, um índice
Importante: Não há uma classificação universal alfabético remissivo para a codificação das
para arquivos com uma listagem de assuntos que pastas. Trata-se do método:
cubra toda espécie de documento produzida e
recebida por uma entidade. Da Classificação de (A) decimal;
Dewey podemos aplicar aos arquivos apenas a (B) duplex;
Técnica e não o Sistema de Classificação. (C) enciclopédico;
(D) alfanumérico;
Ex: (E) numérico simples.
100 CONTABILIDADE
110 CONTAS DE CONSUMO
111 Conta de Água 18 - A utilização de métodos numéricos de
112 Conta de Luz arquivamento
120 NOTAS FISCAIS
121 Nota Fiscal de Fornecedor (A) equivale a respeitar a ordem cronológica de
121.1 serviços recebimento
121.2 produtos dos documentos.
122 Nota Fiscal de Imobilizado (B) pode ser aplicado em correspondências se
123 Nota Fiscal de Saída houver um
índice alfabético.
A desvantagem é que a cada nível temos um (C) deve guardar estreita relação com a ordem
número de subdivisões limitado. alfabética
dos documentos.
(D) aplica-se somente a documentos que tenham
QUESTÕES um número
de série original.
15 - As qualidades que são atribuídas por (E) pode ser feita apenas em documentos que
Schellenberg a um sistema de arquivamento são: tenham passado pelo protocolo.

• PRESERVAÇÃO E CONSERVAÇÃO DE
DOCUMENTOS
PRESERVAR
Consiste em adotar medidas e procedimentos para
garantir a integridade dos documentos, não
permitindo que estes venham a se deteriorar.
CONSERVAR
Consiste em adotar medidas e procedimentos com a
finalidade de parar um processo de deterioração já
iniciado.
RESTAURAR
Consiste em medidas e procedimentos adotados
com a finalidade de recuperar documentos que já
sofreram um processo de deterioração e perderam
informações de forma parcial ou total.
CARACTERÍSTICAS DO PAPEL
O papel é um suporte “HIGROSCÓPICO”, isto é,
tem a capacidade de absorver e expelir umidade de
acordo com o meio em que esteja, com esta troca de
umidade com o meio ele sofre dilatação e contração
das fibras, por isso, o controle do conjunto de
elementos ambientais é fundamental para a
preservação dos acervos.
FATORES AMBIENTAIS
Temperatura e Umidade Relativa do AR
A temperatura ideal deve ser mantida em torno dos
20º C, e a umidade em 50%. Esse equilíbrio deve
ser mantido pois, a umidade elevada associada com
a temperatura alta atuam como agentes facilitadores
da proliferação de fungos e bactérias, bem como
garante características propícias para infestação por
animais. Já a baixa umidade resseca o papel
tornando-o quebradiço.
È importante fazer o monitoramento do ambiente
através do “Termo-Higrômetro”, e garantir uma boa
circulação do ar.
Radiação da Luz
O Controle da luminosidade é um elemento que
pode garantir a preservação dos documentos. A luz
natural atua na desinfecção dos documentos, porém,
a incidência direta de raios solares sobre os
documentos causa danos de forma irreversível,
modificando cores, escurecendo, e ressecando o
papel.
Já a luz artificial branca possui uma incidência
muito elevada de Raios UV (Ultra Violeta), que
também prejudicam os documentos. Neste caso
devemos utilizar lâmpadas com filtros de UV (Ultra
Violeta).
De uma forma geral devemos manter os
documentos protegidos da incidência de
luminosidade direta.
Qualidade do Ar
É importante controlar a qualidade do ar pois nele
temos dois elementos que podem comprometer a
segurança dos documentos, os gases que provocam
reações químicas formando ácidos que danificam os
documentos, e as partículas sólidas que se
encontram em suspensão.
AGENTES BIOLÓGICOS
Os agentes biológicos de deterioração de acervos
são, entre outros, os insetos (baratas, brocas,
cupins), os roedores e os fungos, cuja presença
depende quase que exclusivamente das condições
ambientais reinantes nas dependências onde se
encontram os documentos.
Para que atuem sobre os documentos e proliferem,
necessitam de conforto ambiental e alimentação. O
conforto ambiental para praticamente todos os seres
vivos está basicamente na temperatura e umidade
relativa elevadas, pouca circulação de ar, falta de
higiene.
INTERVENÇÃO HUMANA
O homem é um dos maiores agentes de deterioração
dos documentos.
Vandalismo
Ataques a arquivos, e extravio e roubo de
documentos são atos intencionais que podem ser
minimizados com uma política de acesso e
segurança dos documentos.

Acondicionamento

O acondicionamento deve ser feito de forma

adequada utilizando materiais próprios para cada
suporte documental. Essa prática vai garantir a
proteção física aos documentos. Deve-se utilizar o
mobiliário com padrão arquivístico.

A utilização de forma correta dos invólucros

(envelopes, pastas, caixas) também são importantes
para garantir a integridade documental, visto que a
prática mais comum é a superlotação dos invólucros,
danificando os documentos na sua manipulação de
retirada e guarda.

FONTE

AVEDON, D. M. GED de A a Z: tudo sobre

GED – gerenciamento eletrônico de documentos
BERNARDES, Ieda Pimenta. Como avaliar
documentos de arquivo. São Paulo: Arquivo do
Estado, 1998. 89 p. (Como fazer, v.1).
Disponível na integra em:
http://www.saesp.sp.gov.br/cf1.html

CASSARES, Norma Cianflone. Como fazer

conservação preventiva em arquivos e
bibliotecas.

CASTRO, Astréa de Moraes e. Arquivística =

Técnica; Arquivologia = Ciência.

CENADEM – http://www.cenadem.com.br

GONÇALVES, Janice. Como classificar e

ordenar documentos de arquivo. São Paulo:
Arquivo do Estado, 1998.

IMAGEWARE - http://www.imageware.com.br

PAES, Marilena Leite. Arquivo: teoria e prática.

SOUZA NETO, J. M. de. O microfilme. São Paulo:
CENADEM.
 Monteiro
ARQUIVOLOGIA - MÓDULO Montenegro
COMPLEMENTAR

PROTOCOLO
MÉTODO DÍGITO-TERMINAL
* Atividade do Arquivo Corrente
Os documentos são numerados
As rotinas do Protocolo podem ser divididas em
seqüencialmente, porém, os números são
dois grupos.
dispostos em grupos de dois dígitos, separados
por hífen, e lidos da direita para a esquerda
Grupo 1
formando pares.
• Recebimento
• Classificação Ex:
Recebe a documentação , faz a separação de acordo Decompondo o número 829319
com a sua classificação, adiciona o carimbo de data Teremos: 82-93-19
de recebimento.
Sendo o grupo primário para ordenação 19,
Grupo 2 seguido do grupo secundário, 93, e do grupo
• Registro terciário 82.
• Movimentação
Se o número apresentar apenas cinco dígitos o
Funciona como uma atividade de distribuição de grupo terciário deverá ser complementado com
documentos. Faz o registro do documento anotando um número 0 (zero).
dados de identificação, e encaminha os documentos
aos setores a que se destinam. Ex:

56212
05-62-12
ORDENAÇÃO ALFABÉTICA
Ex:
Existem dois tipos de ordenação alfabética.

- LETRA por LETRA NUMÉRICO DÍGITO-

Considera cada letra como elemento de ordenação. SIMPLES TERMINAL
(desconsiderar o espaço entre as palavras). 56212 21-87-03
86212 05-62-12
Ex: 94217 08-62-12
Monte Alegre 218703 09-42-17
Monte Branco 672789 97-26-89
Monteiro 972689 67-27-89
Monte Mor
Montenegro
Monte Sinai
Conteúdo transcrito de:
- PALAVRA por PALAVRA
Considera a palavra como elemento de ordenação. PAES. Marilena Leite. Arquivo: teoria e
prática.
Ex:
Monte Alegre
Monte Branco
Monte Mor
Monte Sinai

Arquivologia 1
 ARQUIVOLOGIA – BATERIA DE
QUESTÕES
1 - Um arquivo público (federal, estadual ou
municipal), para organizar a documentação
armazenada, deverá introduzir uma política de gestão
dos documentos públicos considerando as fases
correntes e intermediárias, além da permanente. De
imediato, o seguinte procedimento metodológico
operacional deverá ser implementado:
A) arranjo e destinação da produção documental;
B) otimização dos procedimentos e das atividades
arquivísticas;
C) avaliação, seleção, arquivamento e microfilmagem;
D) levantamento da produção documental;
E) controle do fluxo de documentos.
2 - O procedimento arquivístico destinado a assegurar
as atividades de acondicionamento, armazenamento,
conservação e restauração de documentos denomina-
se:
A) preservação;
B) descrição;
C) conservação;
D) restauração;
E) avaliação.
3 - Na literatura arquivística, sistema híbrido é a
combinação de mais de uma tecnologia com o objetivo
de potencializar resultados, aproveitando o que cada
uma tem de melhor a oferecer. São requisitos básicos
para o êxito de qualquer método de reprodução:
A) seleção e destinação dos documentos;
B) higienização e acondicionamento;
C) avaliação e organização da documentação;
D) seleção e restauração da documentação;
E) transferência da documentação e sua fotogrametria.
4 - Observe a equação relativa à utilização de arquivos
definitivos: arquivos definitivos = valor secundário =
necessidade histórica.
Sobre essa equação, Rousseau e Couture esclarecem:
A) os autores não aceitam a denominação valor
secundário;
B) os arquivos definitivos só possuem documentos de
valor histórico intrínseco;
C) não se deve associar o valor secundário à
necessidade exclusivamente histórica, ela é uma entre
outras;
Arquivologia
D) o documento que possui valor secundário
agrega a necessidade histórica;
E) a necessidade histórica independe do valor
secundário e do valor primário.
5 - A divisão de gênero documental, que reúne
tipos documentais por suas características comuns
da estruturação da informação, denomina-se:
A) série;
B) espécie documental;
C) grupo;
D) subseção ou subgrupo;
E) subsérie.
6 - A adoção de recursos tecnológicos para
alteração do suporte da informação requer a
observância de critérios fundamentais que levem
em consideração:
A) legislação em vigor; comutação bibliográfica
internacional, aplicação de normas internacionais;
B) preceitos técnicos da arquivologia, legislação
em vigor e relação custo/benefício de sua
implantação;
C) relação custo benefício de sua implantação;
aplicação de normas internacionais; comutação de
registros documentais nacionais e internacionais;
D) comutação bibliográfica; normas
internacionais de websites; princípios
arquivísticos;
E) fundamentos arquivísticos; inserção no
Programa da Sociedade da Informação;
comutação de registros documentais
internacionais.
7. Carta, ata, relatório, edital, e decreto são
definidos segundo uma certa categorização de
documentos arquivísticos. Assinale a definição
que melhor conceitua essa categorização.
(A) Configuração que assume um documento
de acordo com o sistema de signos utilizado na
comunicação de seu conteúdo.
1
(B) Denominação dos documentos conforme o
estágio de preparação e de transmissão.
(C) Configuração que assume um documento de
acordo
com a disposição das informações nele contidas.
(D) Configuração que assume uma espécie
documental de acordo com a atividade que a gerou.
(E) Configuração física de um suporte de acordo
com a sua natureza e o modo como foi
confeccionado.
8. Durante o período da Ditadura Militar, parte da
repressão aos opositores foi feita pela via jurídico-
legal, produzindo processos. Anos mais tarde, tais
processos serviram de base para que o Projeto
Brasil: Nunca Mais denunciasse a adoção de
práticas ilegais pelo regime ditatorial. Este episódio
é bem ilustrativo de que
(A) nenhum documento é neutro, condicionando
sempre os interesses de quem o manipula.
(B) o uso secundário dos documentos fica
escondido nas entrelinhas até que uma pesquisa
torne isso público.
(C) o documento de arquivo em si é neutro,
existindo diferentes possibilidades de aplicação,
condicionadas pelos interesses de quem o utiliza.
(D) a pesquisa pode transformar documentos falsos
em documentos verdadeiros, revelando a verdadeira
intenção documental.
(E) documentos inverídicos podem ser
transformados em documentos autênticos através de
pesquisa científica.
9. O uso de condicionadores de ar para a
climatização de um arquivo deve
(A) ser substituído por umidificadores e
vaporizadores em regiões secas e áridas.
(B) garantir um controle de temperatura e umidade
constantes em todo o acervo.
Arquivologia
(C) integrar em uma única circulação de ar
tanto o acervo como a sala de consulta.
(D) ter o uso restringido em dias mais frios
para não resfriar demais o ambiente.
(E) ser suspenso nos horários em que o
arquivo está fechado ao público.
10. Indique a ordenação alfabética mais
correta para as instituições abaixo:
(A) Central European University
Central de Pesquisas Aplicadas
Universidad de las Americas
Universidad Nacional Autonoma de Mexico
Universidade de São Paulo
Universidade Estadual de Ponta Grossa
(B) Central de Pesquisas Aplicadas
Universidade de São Paulo
Universidade Estadual de Ponta Grossa
Central European University
Universidad de las Americas
Universidad Nacional Autonoma de Mexico
(C) Central de Pesquisas Aplicadas
Central European University
Universidade de São Paulo
Universidade Estadual de Ponta Grossa
Universidad de las Americas
Universidad Nacional Autonoma de Mexico
(D) Central European University
Central de Pesquisas Aplicadas
Universidad de las Americas
Universidade de São Paulo
Universidade Estadual de Ponta Grossa
Universidad Nacional Autonoma de Mexico
(E) Central European University
Central de Pesquisas Aplicadas
Universidad de las Americas
Universidad Nacional Autonoma de Mexico
Universidade Estadual de Ponta Grossa
Universidade de São Paulo
2
11. Considerando a correspondência entre o número 12. Indique, entre as alternativas, a frase que
de identificação dos dossiês funcionais com os melhor define um sistema de arranjo
respectivos funcionários, conforme indica a tabela estrutural.
abaixo, indique a alternativa que corresponde à
ordem correta de arquivamento dos nomes pelo (A) O arranjo deve levar em consideração a
método dígito-terminal. ordem original dos documentos, ou seja, a
forma em que estavam dispostos ao serem
Nº do dossiê Nome do funcionário arquivados, agrupando os documentos
103.678 Maria Júlia Rodrigues relacionados a um determinado assunto ou
322.206 Maria Vicente Afonso tema.
152.206 Paula da Silva Caruci
151.977 Antônio Heron Ferreira (B) Por arranjo documental entendemos a
784.120 Joaquim Manoel Sabóia guarda de documentos em mobiliário ou
984.020 João Guilherme Smit equipamentos próprios, nas áreas e estruturas
que lhes são destinadas, respeitando sempre os
(A) Paula da Silva Caruci princípios da arquivologia.
Maria Vicente Afonso
Joaquim Manoel Sabóia (C) Denomina-se arranjo à ordenação dos
João Guilherme Smit documentos provenientes de mais de uma
Antônio Heron Ferreira fonte geradora, reunidos pela semelhança de
Maria Júlia Rodrigues atividades, em fundos, séries dentro dos
fundos e, se necessário, dos itens documentais
(B) Maria Júlia Rodrigues dentro das séries.
Antônio Heron Ferreira
Paula da Silva Caruci (D) Um sistema de arranjo de arquivos
Maria Vicente Afonso públicos pelo qual, para cada documento, há
Joaquim Manoel Sabóia que remontar ao órgão governamental,
João Guilherme Smit repartição administrativa ou instituição por
que foi expedido ou recebido.
(C) Antônio Heron Ferreira
João Guilherme Smit (E) Arranjar documentos significa aplicar um
Joaquim Manoel Sabóia conjunto de operações que, de acordo com as
Maria Júlia Rodrigues Maria diferentes tipologias e atividades da entidade
Vicente Afonso Paula da produtora, visam distribuir os documentos de
Silva Caruci um arquivo.
13. As fotografias resultantes de atividades
(D) Maria Vicente Afonso desenvolvidas pelo poder público devem
Paula da Silva Caruci
Antônio Heron Ferreira (A) ser organizadas por assuntos, seguindo o
Maria Júlia Rodrigues método proposto pelo código de catalogação
Joaquim Manoel Sabóia anglo-americano (AACR2).
João Guilherme Smit
(B) ser encaminhadas para museus ou centros
(E) Paula da Silva Caruci de documentação quando retratarem aspectos
Maria Vicente Afonso urbanos antigos.
João Guilherme Smit
Joaquim Manoel Sabóia (C) constituir fundos diferentes, de acordo
Antônio Heron Ferreira com o fotógrafo autor da imagem.
Maria Júlia Rodrigues

Arquivologia 3
(D) ser agregadas às demais fotografias, públicas ou
privadas, do mesmo assunto, constituindo-se
coleções temáticas.
(E) sujeitar-se aos princípios e técnicas
arquivísticos, estando perfeitamente inseridas no
campo da arquivologia.
14 Arquivo Público Municipal acabou de comprar
uma digitalizadora de microfilmes. O equipamento,
que permite armazenar as informações
microfilmadas em qualquer suporte informático, foi
incorporado ao arquivo como um complemento ao
projeto de microfilmagem de arquivos correntes,
ainda em curso. Com tal equipamento, espera-se
poder divulgar e consultar os documentos através
de terminais em rede e de Cd-Roms, preservando o
microfilme.
Nesta situação específica, a confecção de um filme
cópia, a partir do filme original,
(A) é obrigatória por Lei e os rolos devem ser
armazenados em locais diferentes por questões de
segurança.
(B) é desnecessária, já que o arquivo pode atender
melhor os consulentes através das cópias
eletrônicas.
(C) é desnecessária se uma cópia em Cd-Rom for
depositada junto ao cartório de títulos e
documentos.
(D) é necessária para garantir a consulta em caso de
pane do sistema informático.
(E) é desnecessária porque apenas duplicaria tanto
os custos do processo como o espaço climatizado
para o armazenamento.
15 - O método de arquivamento numérico simples
é aquele em que as pastas são ordenadas de acordo
com o registro de entrada correspondente. Usa-se,
também, um índice alfabético remissivo para a
codificação das pastas.
(V) (F)
Arquivologia
16 - A gestão de documentos engloba todo o
ciclo vital dos documentos, desde a sua
criação até a sua eliminação ou guarda
permanente, passando pelos estágios corrente
e intermediário.
(V) (F)
17 - O procedimento de microfilmagem
elimina o prévio tratamento técnico da
documentação.
(V) (F)
18- Os documentos de segunda idade são
aqueles
a) que retratam a origem da entidade, o seu
procedimento e o seu funcionamento.
b) que se conservam junto aos órgãos
produtores em razão da freqüência com que
são consultados.
c) que aguardam em depósito de
armazenamento temporário sua destinação
final.
d) que exigem medidas especiais de proteção
quanto à sua guarda e acesso ao público.
e) reunidos de acordo com um critério de
arranjo preestabelecido.
19- Conforme consta na obra Arquivo: teoria e
prática, de Marilena Leite Paes, receber de
vários setores documentos a serem
redistribuídos é uma rotina característica de
a) protocolo.
b) arquivo corrente.
c) arquivo intermediário.
d) arquivo permanente.
e) sala de consulta.
20- Observe o quadro abaixo:
4
 Dissertações
Antropologia 23- Entre as atividades de conservação,
Antropologia Cultural assinale a que corresponde à utilização de
Teoria Antropológica agentes químicos para a destruição de insetos
História e microorganismos que causam danos aos
Sociologia documentos.
Monografias a) Laminação
Antropologia b) Umidificação
História c) Higienização
História Antiga d) Desacidificação
História Moderna e) Fumigação
Sociologia
Teses
Antropologia Considerando o universo de normas,
História conceitos, práticas e finalidades das atividades
Sociologia desenvolvidas no âmbito da Arquivologia,
Sociologia da Educação julgue os itens subseqüentes.
Sociologia Rural
24 Quanto ao gênero, na categoria de
documentos iconográficos, inserem-se os
De acordo com a obra Arquivo: teoria e prática,
desenhos, os negativos, os diapositivos, as
de Marilena Leite Paes, a forma de ordenação
fotografias e as gravuras
adotada no exemplo acima corresponde à
(V) (F)

a) duplex.
b) enciclopédica. Com relação à política de avaliação a ser
c) alfabética. adotada no STJ para os documentos de cunho
arquivístico, julgue os seguintes itens.
d) dicionária.
e) decimal. 25 Compete às comissões setoriais de
avaliação de documentos a aprovação das
amostragens.
(V) (F)
21- Nas operações de destinação propostas por T.
R. Schellenberg, na obra Arquivos Modernos,
não consta Acerca do recolhimento de documentos,
a) a doação. julgue os itens subseqüentes.
b) a destruição. 26 Somente serão recolhidos à fase
c) a microfilmagem. permanente os documentos com valor
d) a transferência. secundário.
e) o recolhimento. (V) (F)

22- Quanto ao prazo precaucional utilizado para a

definição de prazos de guarda de documentos 27 Os usuários terão acesso somente às
de arquivo, é correto afirmar que reproduções dos documentos, garantindo-se,
dessa maneira, a preservação do suporte
a) se relaciona ao valor secundário. original.
b) ocorre durante a vigência do documento.
(V) (F)
c) se cumpre no arquivo corrente.
d) pressupõe a garantia de direitos.
e) se define durante a tramitação.
Arquivologia 5
Tendo em vista a legislação que regula a
microfilmagem de documentos oficiais, julgue os
itens a seguir.
28 A microfilmagem será feita em equipamentos
que garantam a fiel reprodução das informações,
sendo permitida a utilização de microfichas.
(V) (F)
29 É vedada a utilização de filmes atualizáveis de
qualquer tipo, tanto para a confecção do original
como para a extração de cópias.
(V) (F)
30 Na microfilmagem, poderá ser utilizado
qualquer grau de redução, desde que sejam
garantidas a legibilidade e a qualidade de
reprodução.
(V) (F)
Com relação à preservação de documentos, julgue
os itens subseqüentes.
31 Os documentos de terceira idade que,
porventura, apresentem um estado de conservação
precário devem ser objeto de avaliação para
posterior eliminação.
(V) (F)
32 A laminação corresponde à utilização de agentes
químicos para a eliminação de insetos e
microrganismos que causam danos aos documentos.
(V) (F)
33 A umidificação é um procedimento em que
documentos ressecados são colocados em uma
atmosfera úmida, para readquirirem flexibilidade
pela absorção de vapor d’água.
(V) (F)
34 A encapsulação é um processo de preservação
no qual o documento é colocado entre duas
superfícies de plástico transparente, cujas bordas
são seladas.
(V) (F)
As discussões em torno da produção e preservação
dos documentos eletrônicos têm sido uma constante
Arquivologia
nos eventos realizados pelos organismos
internacionais de arquivística em todo o
mundo. Acerca dos documentos eletrônicos,
julgue os itens a seguir.
35 Na conservação desses documentos, é
aconselhável a transferência periódica dos
dados para outros suportes.
(V) (F)
36 O documento eletrônico pode apresentar
perdas da integridade do conteúdo.
(V) (F)
37 Na preservação dos documentos
eletrônicos, a migração é a alternativa de mais
baixo custo, sendo, portanto, adotada em
detrimento da emulação.
(V) (F)
38 A acumulação, formação típica dos
arquivos, opõe-se à coleção, em que há
a) procedimentos seletivos de reunião de
documentos.
b) transferência natural de documentos.
c) relação orgânica entre documentos
d) correspondência entre os documentos e
a s atividades da instituição.
e) ligação entre os valores primários e
secundários dos documentos.
39 Uma entidade, pública ou privada, deve
organizar seus arquivos com base
a) nas linguagens ou sistemas de signos
adotados para comunicar os diferentes
conteúdos.
b) nos assuntos tratados na
correspondência dos seus órgãos de
cúpula.
c) nos códigos de classificação dos
documentos do governo federal.
d) na distribuição hierárquica dos
documentos em dez grandes classes.
e) nas competências, funções e atividades
por ela desenvolvidas.
6
 d) a liberação de espaço físico tem sido
40 Por diagnóstico de arquivo entende-se um argumento forte.
e) a eliminação de documentos, segundo
a) o recolhimento da massa documental recomendação do CONARQ, não pode
acumulada. ser feita por meio de fragmentação
b) a elaboração de planos de destinação de manual ou mecânica.
documentos.
c) a execução das determinações das tabelas
de temporalidade. 44 O gênero distingue os documentos
d) a aplicação das normas da ISAD(G).
e) a análise das informações básicas sobre a) textuais dos iconográficos e
arquivos. audiovisuais.
b) públicos dos privados e notariais.
c) sigilosos dos reservados e
41 Na elaboração da tabela de temporalidade, são confidenciais.
atividades prévias: d) ativos dos semi-ativos e inativos.
e) manuscritos dos impressos e
a) eliminação de documentos supérfluos e dactiloscritos.
repetitivos.
b) pesquisas sobre estrutura e funcionamento
do órgão produtor. 45 Nos arquivos permanentes, o potencial
c) remissivas entre documentos do arquivo informativo dos documentos
corrente e do arquivo intermediário.
d) relação de documentos a serem a) é inversamente proporcional ao seu
microfilmados. grau de sigilo.
e) recolhimento das séries documentais ao b) extrapola as razões pelas quais foram
arquivo permanente. criados.
c) depende de sua vigência jurídico-
administrativa.
42 Na prática de avaliação, são em geral d) equivale ao que lhes permite o valor
considerados de valor permanente primário.
e) não favorece a pesquisa retrospectiva.
a) as cópias cujos originais são conservados.
b) os documentos cujos textos estão
reproduzidos em outros. 46 O princípio arquivístico da organicidade
c) os documentos que comprovam a origem da baseia-se na relação entre
entidade.
d) os documentos desprovidos de interesse a) as atividades-fim e as atividades-meio.
para a administração. b) as atividades da instituição e as de
e) os documentos apócrifos. entidades congêneres.
c) os documentos e as atividades da
instituição.
43 Na avaliação de documentos de arquivo, d) os originais e as cópias dos
documentos
a) as grandes massas acumuladas facilitam o e) os documentos e os assuntos tratados.
processo de triagem de documentos.
b) a adoção do método numérico-cronológico
pelos protocolos dos órgãos públicos é um 47 Um plano de classificação deve basear-se
poderoso instrumento de apoio.
c) o descarte independe de instrumentos legais a) nos gêneros documentais, formatos e
que o autorizem. suportes.

Arquivologia 7
 b) no conteúdo informacional dos documentos 50 Na solução de problemas de mudança de
que integram as diferentes séries. suporte, para fins de guarda prolongada de
c) no grau de sigilo e no período de vigência documentos, a literatura arquivística
dos documentos. recomenda o uso de
d) nas classes ou assuntos dos documentos de
interesse históricos. a) disco óptico.
e) na estrutura, funções e atividades das b) fita magnética.
instituições de origem dos documentos. c) disco rígido.
d) filme de sais de prata.
e) pergaminho.
48 Os documentos eletrônicos são distintos dos
documentos em suporte-papel, pois 51 Na conservação dos arquivos, deve-se

a) não alcançam valor histórico. a) fazer o monitoramento de temperatura

b) são desprovidos de autenticidade. e da umidade relativa, por meio do
c) têm espécies e tipos indeterminados. termo-higrômetro.
d) demandam diferentes métodos de leitura e b) expor o papel à radiação ultravioleta,
de conservação. para que o papel não fique ressecado.
e) só podem ser analisados por cientistas da c) utilizar fungicidas e água nocombate
informação. aos esporos ativos e dormentes.
d) permitir que os gases e partículas
sólidas atuem no controle da qualidade
49 Contrato de prestação de serviço é exemplo de do ar.
e) passar borracha nos papéis de textura
a) espécie documental. porosa para efetuar limpeza de
b) gênero documental. superfície.
c) suporte.
d) formato. 52 Para estabilizar os documentos,
e) tipo documental. interrompendo o processo de deterioração de
seu suporte, deve-se

a) aplicar solventes na limpeza da

superfície.
b) adotar procedimentos arquivísticos
irreversíveis.
c) utilizar materiais de qualidade
arquivística.
d) evitar colas a base de metilcelulose.
e) promover a cultura de térmitas.

Arquivologia 8
1. (UFRJ / Arquivista / 2004) Os princípios arquivísticos adquirem arquivista pode minimizar os prejuízos causados utilizando aparelhos
universalização a partir do seu emprego e referência. No entendimento de modernos como:
alguns autores como Shellenberg, Paes e Bellotto, agregar documentos por a) ar condicionado;
fundos, isto é, reunir todos os títulos (documentos) provenientes de um b) cela de fumigação;
corpo, de um estabelecimento, de uma família ou de um indivíduo, e dispor c) deonizador;
segundo uma determinada ordem os diferentes fundos é da essência do d) obturador;
princípio da: e) termohigrógrafo.
a) Proveniência; 10. (UFRJ / Arquivista / 2004) Na administração pública, são várias as
b) Territorialidade; instituições que deixam de existir por diversos motivos, como término da
c) Naturalidade; atividade, incorporação por outra instituição, falência etc. Ocorrendo a
d) Temporalidade; cessação de atividade de uma instituição pública de caráter público, haverá:
e) Informalidade. a) transferência da sua documentação a organismos
2. (UFRJ / Arquivista / 2004) Receber o documento, ler o documento governamentais;
identificando o assunto principal e o(s) assunto(s) secundário(s) de acordo b) organização da sua documentação em órgãos públicos;
com o seu conteúdo, localizar o código, utilizando o índice, quando c) descarte da sua documentação em instituições públicas;
necessário, anotar o código na primeira folha do documento e preencher a(s) d) recolhimento da sua documentação à instituição arquivística pública;
folha(s) de referência para os assuntos secundários são rotinas e) estudo da incorporação da sua documentação à instituição arquivística privada.
correspondentes às operações de: 11. (UFRJ / Arquivista / 2004) O pesquisador do arquivo precisa acessar, para
a) prescrição; uma investigação acadêmica, alguns documentos classificados como
b) notação; sigilosos, referentes à segurança da sociedade e do Estado. O arquivista deve
c) avaliação; informar que esses documentos são restritos por um prazo máximo de:
d) classificação; a) 20 anos, a contar da data de seu arquivamento;
e) restauração. b) 30 anos, a contar da data de sua produção;
3. (UFRJ / Arquivista / 2004) Muitas instituições produzem e acumulam c) 40 anos, a contar da data de sua movimentação;
documentos de maneira indiscriminada, ou seja, sem critérios técnicos ou d) 50 anos, a contar da data de sua organização;
científicos, incorrendo em problemas de difícil solução para os arquivistas. e) 60 anos, a contar da data de sua destinação.
Assim, garantir condições de conservação da documentação de valor 12. (UFRJ / Arquivista / 2004) A competência do arquivista no desenvolvimento
permanente; aumentar o índice de recuperação da informação; conquistar das atividades de descrição é fundamental para uma perfeita recuperação das
espaço físico e reduzir o peso ao essencial da massa documental dos arquivos informações. Assim, se um fundo como um todo estiver sendo descrito,
são objetivos da: deverá ser representado numa só descrição; se é necessária a descrição de
a) descrição; suas partes, estas podem ser descritas em separado. A soma total de todas as
b) indexação; descrições obtidas, ligadas numa hierarquia, representa o fundo e as partes
c) avaliação; para as quais foram elaboradas as descrições. Tal técnica é denominada
d) disseminação; descrição:
e) codificação. a) multinível;
4. (UFRJ / Arquivista / 2004) Em qualquer arquivo, é importante estabelecer b) relevante;
critérios que visam a otimizar sua administração de maneira coerente e c) contextualizada;
eficaz. Com o objetivo de fornecer as bases para um entendimento entre a d) identificável;
própria instituição e os funcionários do arquivo permanente sobre o que deve e) estrutural.
ser feito com os documentos da instituição a que dizem respeito, visando não 13. (UFRJ / Arquivista / 2004) Nome, termo, palavra-chave, expressão ou
apenas a eliminação, mas principalmente, assegurar a preservação de certos código que pode ser usado para pesquisar, identificar ou localizar uma
documentos, cobrindo todos os documentos: os que careçam de valor, como descrição arquivística é conhecido como:
também os que possuem valor. Para atender às necessidades da instituição e a) item de série;
do arquivo, a sua cobertura deve ser total. Essa noção remete à interpretação b) parte de arranjo;
do plano de: c) ponto de acesso;
a) descarte; d) classe de referência;
b) destinação; e) área de relevância.
c) levantamento; 14. (UFRJ / Arquivista / 2004) A Norma Geral Internacional de Descrição
d) organização; Arquivística estabelece algumas regras gerais, sendo organizadas em sete
e) triagem. áreas de informação descritiva. Dentre elas destaca-se a de registrar o código
5. (UFRJ / Arquivista / 2004) Os procedimentos intelectuais e físicos e os do país, de acordo com a última versão da ISO3166; o código do detentor, de
resultados da análise e organização de documentos de acordo com os acordo com a norma nacional de código de detentor e um específico código
princípios arquivísticos denominam-se: de referência local ou número de controle. Esses são os principais elementos
a) arranjo; de descrição constitutivos do código de referência da
b) levantamento; área de:
c) triagem; a) proveniência;
d) depuração; b) relacionamento;
e) acondicionamento. c) determinação;
6. (UFRJ / Arquivista / 2004) A chamada unidade mínima de documentação d) destinação;
possui o caráter da indivisibilidade, segundo Bellotto (2004), que pode ser e) identificação.
traduzida por um “conjunto de documentos de tipologias diferentes, cuja 15. (UFRJ / Arquivista / 2004) Os programas que permitem a simulação dos
reunião optativa é útil para documentar um fato, evento, assunto etc”. Essa é recursos da internet no interior das organizações, por meio de redes locais,
a definição de: vinculáveis a redes remotas, são denominados:
a) carta; a) e-mail;
b) ofício; b) excel;
c) memorando; c) intranet;
d) dossiê; d) access;
e) resolução. e) Microsoft.
7. (UFRJ / Arquivista / 2004) Alguns paradigmas da área arquivística 16. (UFRJ / Arquivista / 2004) “Documento elaborado por meio de um
permanecem ao longo dos anos, pois, mesmo refutados em princípio, são computador, sendo seu autor identificável por meio de um código, chave e
corroborados mais adiante, garantindo consistência da área. Nessa outros procedimentos técnicos e conservados, na maioria, em memórias
perspectiva, “a relação entre a individualidade do documento e o conjunto no eletrônicas de massa”, é o documento:
qual ele se situa geneticamente” é um axioma arquivístico que se traduz a) sistemático;
como: b) mutável;
a) integralidade; c) sonoro;
b) viabilidade; d) imagnético;
c) organicidade; e) eletrônico.
d) simultaneidade; 17. (UFRJ / Arquivista / 2004) A legislação determina que “ficará sujeito à
e) funcionalidade. responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da legislação em
8. (UFRJ / Arquivista / 2004) O arquivo da universidade está sendo mantido vigor, aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor...”:
sob condições adversas e alguns fatores como: luz, temperatura e umidade a) permanente;
relativa do ar, agentes externos ao documento que são os mais responsáveis b) especializado;
pela: c) intermediário;
a) racionalização; d) terciário;
b) prevenção; e) corrente.
c) conservação; 18. (UFRJ / Arquivista / 2004) O cidadão brasileiro reúne, ao longo de sua
d) restauração; existência, documentos importantes que contam a trajetória de sua vida, de
e) deterioração. uma época ou de uma região. Esses documentos, de uma forma geral, são
9. (UFRJ / Arquivista / 2004) O profissional de Arquivologia, no arquivo de mantidos em seu poder. No entanto, se houver alguns arquivos privados de
uma instituição de ensino superior, pode desenvolver várias atividades pessoas físicas ou jurídicas que contenham documentos relevantes para a
decorrentes de sua atribuição, pois ele é o responsável pelos documentos história, a cultura e o desenvolvimento nacional, eles podem ser declarados
arquivados. Desse modo, em um ambiente de arquivo insalubre, em que a de interesse:
poluição ácida do ar é um fator nefasto à preservação do documento, o a) judicial e restrito;
b) público e social;
c) nacional e internacional; ou de interesse coletivo ou geral, contidas em documentos de arquivos que serão
d) privado e individual; prestadas no prazo da lei, sob pena de responsabilidade, ressalvadas aquelas
e) histórico e administrativo. cujo sigilo seja imprescindível à segurança do:
19. (UFRJ / Arquivista / 2004) “Implementar a política nacional de arquivos a) Arquivo e do Congresso;
públicos e privados, visando à gestão, à preservação e ao acesso aos b) Homem e da Comunidade;
documentos de arquivo” é finalidade do: c) Público e da Vida;
a) CONAR; d) Governo e da Política;
b) SINAR; e) Estado e da Sociedade.
c) ARCAR; 37 - (UFRJ / Técnico Arquivo / 2004) São inalienáveis e imprescritíveis os
d) UNESCO; documentos de valor:
e) AAB. a) primário;
20. (UFRJ / Arquivista / 2004) Os documentos relativos às atividades-meio serão b) permanente;
analisados, avaliados e selecionados pelas Comissões Permanentes de c) especial;
Avaliação de Documentos dos órgãos e das entidades geradoras dos arquivos d) intermediário;
da administração pública, obedecendo aos prazos estabelecidos pela: e) corrente.
a) tabela de equivalência e transferência expedida pelo SINAR; 38 - (UFRJ / Técnico Arquivo / 2004) O acesso aos documentos sigilosos
b) tabela de enquadramento e definição expedida pelo SIDAR; referentes à honra e à imagem das pessoas será restrito por um prazo máximo de:
c) tabela de prescrição e decadência expedida pelo DENARQ; a) 100 anos;
d) tabela de avaliação e extinção expedida pelo ABARQ; b) 150 anos;
e) tabela de temporalidade e destinação expedida pelo CONARQ. c) 200 anos;
21 - (UFRJ / Técnico Arquivo / 2004) A natureza dos documentos a serem d) 250 anos;
arquivados e a estrutura da entidade é que determina o: e) 300 anos.
a) conjunto de classificações; 27 - (UFRJ / Técnico Arquivo / 2004) Na mensagem: “informamos que, na
b) método de arquivamento; reunião ordinária da Sub-Reitoria de Planejamento da UFRJ, foi discutido o
c) sistema de notações; orçamento para o ano de 2005”, as palavras-chave principais são:
d) descarte de projeções; a) informação, reunião e ordinária;
e) instrumento de pesquisa. b) reunião ordinária, Sub-Reitoria de Planejamento e orçamento para 2005;
22 - (UFRJ / Técnico Arquivo / 2004) Constituídos de documentos em curso c) informação, Sub-Reitoria e Planejamento da UFRJ;
como plano de partida ou prosseguimento de planos para fins de controle ou d) reunião ordinária, informação e orçamento para 2005;
tomada de decisões das administrações são os arquivos: e) informação, UFRJ e ano de 2005.
a) correntes; 28 - (UFRJ / Técnico Arquivo / 2004) Estabelecer os prazos de vida do
b) intermediários; documento dentro da instituição, de acordo com os valores informativos e
c) permanentes; probatórios, é atividade da comissão de:
d) sigilosos; a) avaliação de documentos;
e) secretos. b) incineração de documentos;
23 - (UFRJ / Técnico Arquivo / 2004) A Classificação Decimal de Dewey c) restauração de documentos;
empregada nos arquivos divide o saber humano em: d) movimentação de documentos;
a) cinco classes principais e cinco classes gerais; e) preservação de documentos.
b) seis classes principais e quatro classes gerais; 29 - (UFRJ / Técnico Arquivo / 2004) Antes de eliminar documentos inservíveis
c) sete classes principais e três classes gerais; para a instituição, o técnico de arquivo deve recorrer ao instrumento de
d) oito classes principais e duas classes gerais; destinação aprovado pela autoridade competente, que é a tabela de:
e) nove classes principais e uma classe geral. a) operacionalidade;
24 - (UFRJ / Técnico Arquivo / 2004) De acordo com as regras de alfabetação, os b) caducidade;
sobrenomes que exprimem grau de parentesco NÃO são considerados na: c) organicidade;
a) precedência classificatória; d) temporalidade;
b) movimentação alfanumérica; e) originalidade.
c) ordenação alfabética; 30 - (UFRJ / Técnico Arquivo / 2004) As atas das sessões ordinárias dos
d) tabela de codificação; Conselhos Superiores da universidade federal, dos anos de 1973 a 1985, formam
e) remissiva alfabética. um conjunto documental que deve ser organizado e armazenado adequadamente
25 - (UFRJ / Técnico Arquivo / 2004) Para organização de uma massa no arquivo:
documental constituída especificamente de processos, o arquivista deve utilizar o a) especial;
método: b) especializado;
a) enciclopédico; c) permanente;
b) numérico; d) corrente;
c) dicionário; e) jurídico.
d) unitermo; 31 - (UFRJ / Técnico Arquivo / 2004) Propiciar uma visão de conjunto dos
e) geográfico. serviços de arquivo, de modo a permitir ao pesquisador saber quais são os seus
26 - (UFRJ / Técnico Arquivo / 2004) Assegurar a preservação dos documentos recursos, a natureza e o interesse dos fundos que ele abriga, além de divulgar e
que não mais são utilizados pela administração e que devem ser mantidos, promover o arquivo junto aos meios escolares, administrativos e culturais em
visando a um processo de triagem que estabelecerá a eliminação ou o geral, são finalidades do:
arquivamento definitivo é a função principal do arquivo: a) índice;
a) onomástico; b) resumo;
b) permanente; c) inventário;
c) especializado; d) catálogo;
d) intermediário; e) guia.
e) estratégico. 32 - (UFRJ / Técnico Arquivo / 2004) O controle de temperatura, de umidade
33 - (UFRJ / Técnico Arquivo / 2004) O instrumento que procede ao relativa e de poluentes, por meio de instrumentos, com o objetivo de criar uma
relacionamento das antigas notações para as novas que tenham sido adotadas, em atmosfera favorável à conservação dos documentos, denomina-se:
decorrência de alteração no sistema de arranjo, é a tabela de: a) monitoração;
a) temporalidade; b) climatização;
b) prescrição; c) esterilização;
c) destinação; d) fumigação;
d) equivalência; e) refrigeração.
e) conservação. 39 - (UFRJ / Técnico Arquivo / 2004) O órgão vinculado ao Arquivo Nacional
34 - (UFRJ / Técnico Arquivo / 2004) O técnico de arquivo necessita auxiliar o que define a política nacional de arquivos é o:
arquivista na elaboração de uma publicação, descrevendo detalhadamente os a) SINARQ;
documentos previamente selecionados, visando a incluí-los num instrumento, b) ABARQ;
utilizando critérios temáticos, cronológicos, onomásticos etc. O instrumento que c) REBARQ;
deve ser elaborado é o: d) COLMARQ;
a) índice; e) CONARQ.
b) repertório; 40 - (UFRJ / Técnico Arquivo / 2004) Gerir e recolher os documentos produzidos
c) guia; e recebidos pelo Poder Executivo Federal, bem como preservar e facultar o
d) inventário; acesso aos documentos são competência do:
e) topográfico. a) Arquivo Estadual;
35 - (UFRJ / Técnico Arquivo / 2004) A palavra ou o grupo de palavras retiradas b) Arquivo Municipal;
diretamente de um ou mais documentos, para indicar seu conteúdo e facilitar sua c) Arquivo Nacional;
recuperação denomina-se: d) Arquivo Histórico;
a) palavra-cópia; e) Arquivo Judiciário.
b) palavra-guia; 41 – (Prefeitura Municipal de Sapucaia / Arquivista / 1994) Quanto ao gênero, os
c) palavra-chave; microfilmes são documentos classificados como:
d) palavra-índice; a) cartográficos
e) palavra-item. b) iconográficos
36 - (UFRJ / Técnico Arquivo / 2004) O art. 4º da Lei 8.159 menciona que todos c) audiovisuais
têm direito a receber dos órgãos públicos informações de seu interesse particular d) textuais
42 – (Prefeitura Municipal de Sapucaia / Arquivista / 1994) Os registros A codificação correta destes assuntos, segundo o Método Decimal, partindo da
audiovisuais ou sonoros que reflitam fatos da vida da instituição são considerados classe 100 é:
documentos de guarda do tipo: a) 100 – 200 – 300 – 400 – 500 - 600
a) eventual b) 100 – 111 – 112 – 113 – 120 – 130
b) temporária c) 100 – 110 – 111 – 112 – 120 – 130
c) permanente d) 100 – 101 – 101.1 – 101.2 – 102 – 103
d) intermediária 52 – (Prefeitura Municipal de Sapucaia / Arquivista / 1994) O método de
43 – (Prefeitura Municipal de Sapucaia / Arquivista / 1994) Quanto à sua função, arquivamento de documentos cuja pesquisa é feita por intermédio das fichas de
a guia que indica a localização de um nome ou assunto de grande freqüência, é palavras-chave, as quais, devem ser consultadas superpostas, é:
chamada de: a) duplex
a) subsidiária b) decimal
b) secundária c) unitermo
c) primária d) automático
d) especial 53 – (Prefeitura Municipal de Sapucaia / Arquivista / 1994) O conjunto de
44 – (Prefeitura Municipal de Sapucaia / Arquivista / 1994) Ao usar o Método princípios (análise, arranjo, descrição, avaliação, transferência e recolhimento dos
Numérico Simples, os correspondentes eventuais terão a sua documentação documentos) e técnicas a serem observadas na constituição, organização,
arquivada em pastas, que constituirão uma série à parte, chamadas de: desenvolvimento e utilização dos arquivos, denomina-se:
a) especiais a) arquivoconomia
b) reservadas b) arquivonomia
c) miscelâneas c) arquivologia
d) confidenciais d) arquivística
45 – (Prefeitura Municipal de Sapucaia / Arquivista / 1994) Uma guia cuja 54 – (Prefeitura Municipal de Sapucaia / Arquivista / 1994) O processo de análise
inscrição na projeção é A – C possui uma notação do tipo: da documentação de arquivos, visando estabelecer a sua destinação, de acordo
a) aberta com seus valores probatórios e informativos denomina-se:
b) fechada a) arranjo
c) numérica b) avaliação
d) alfanumérica c) descrição
46 – (Prefeitura Municipal de Sapucaia / Arquivista / 1994) A fase da operação d) classificação
de arquivamento, em que é feito o arranjo dos documentos, de acordo com a 55 – (Prefeitura Municipal de Sapucaia / Arquivista / 1994) O método de seleção
codificação dada aos mesmos, denomina-se: que permite determinar o grau de representatividade de um conjunto documental,
a) classificação segundo critério geográfico, alfabético, numérico e / ou cronológico chama-se:
b) automação a) suporte
c) ordenação b) avaliação
d) inspeção c) destinação
47 – (Prefeitura Municipal de Sapucaia / Arquivista / 1994) Considere os nomes d) amostragem
abaixo. 56 – (Prefeitura Municipal de Sapucaia / Arquivista / 1994) O ato pelo qual os
1) José Amadeo arquivos ou coleções são colocados, fisicamente, sob custódia de terceiros, sem
2) Angel O’ Neil que haja transferência de posse ou propriedade, é chamado de:
3) J. F. Amadeo a) destinação
4) Rafael Colorado Filho b) depósito
5) Dr. Renato Figueroa c) acervo
A seqüência dos números que correspondem à ordem alfabética, obedecendo às d) legado
regras da ABNT é: 57 – (Prefeitura Municipal de Sapucaia / Arquivista / 1994) A Transferência de
a) 3 – 1 – 4 – 5 – 2 documentos dos arquivos intermediários para os arquivos permanentes é chamada
b) 2 – 5 – 1 – 3 – 4 de:
c) 3 – 1 – 5 -4 – 2 a) triagem
d) 2 – 3 – 1 – 4 -5 b) seleção
48 – (Prefeitura Municipal de Sapucaia / Arquivista / 1994) Considere os c) descarte
elementos abaixo. d) recolhimento
1) Rio de Janeiro – Vassouras – Oliveira & Santos 58 – (Prefeitura Municipal de Sapucaia / Arquivista / 1994) Ao conjunto de
2) Rio de Janeiro – Angra dos Reis – Irmãos Gonçalves S/A regras fundamentais e orgânicas de uma entidade coletiva, normalmente
3) Rio de Janeiro – Rio de Janeiro – Sociedade Protetora dos Animais subdividido em títulos, capítulos, artigos, seções, parágrafos, incisos e alíneas,
4) Rio de Janeiro – Teresópolis – Jone’s – Shop dá-se o nome de:
5) Rio de Janeiro – Resende – Hotel da Serra a) estatuto
A ordenação dos números, segundo o Método Geográfico, na modalidade estado, b) circular
cidade e correspondente, é: c) rotina
a) 3 – 5 – 2 – 4 – 1 d) edital
b) 3 – 2 – 5 – 4 – 1 59 – (Prefeitura Municipal de Sapucaia / Arquivista / 1994) O instrumento de
c) 2 – 5 – 4 – 1 – 3 pesquisa elaborado seguindo um critério temático, cronológico, onomástico ou
d) 1 – 2 – 3 – 4 – 5 geográfico, incluindo, todos os documentos pertencentes a um ou mais fundos,
49 – (Prefeitura Municipal de Sapucaia / Arquivista / 1994) Considere os descritos de forma sumária ou pormenorizada chama-se:
elementos abaixo. a) catálogo
1) Petrópolis (RJ) – Cia. Martins de Exportação b) índice
2) Salvador (BA) – Farmácia Ramos c) lista
3) Belo Horizonte (MG) – Vila Rica Hotel d) guia
4) São Carlos (SP) – José Malgor & Cia. 60 – (Prefeitura Municipal de Sapucaia / Arquivista / 1994) O instrumento de
5) Brasília (DF) – Importadora Nacional pesquisa no qual as unidades de arquivamento de um fundo ou de uma de suas
A ordenação dos números, segundo o Método Geográfico, na modalidade cidade, divisões são identificadas e pormenorizadamente descritas, denomina-se:
estado e correspondente, é: a) lista de inclusão
a) 2 – 5 – 3 – 1 – 4 b) lista de eliminação
b) 5 – 2 – 3 – 1 – 4 c) inventário analítico
c) 2 – 3 – 1 – 4 – 5 d) inventário sumário
d) 3 – 5 – 1 – 2 – 4 61 – (Prefeitura Municipal de Queimados / Arquivista / 1995) Nos arquivos, a
50 – (Prefeitura Municipal de Sapucaia / Arquivista / 1994) Considere os guarda e conservação dos documentos visando à sua utilização são características
assuntos abaixo: da:
1) Seguros a) criação
2) Pessoal b) função
3) Auditoria c) finalidade
4) Transportes d) localização
5) Material e) importância
A seqüência dos assuntos que correspondem à orientação alfabética dicionária é: 62 – (Prefeitura Municipal de Sapucaia / Arquivista / 1994) A posição em que são
a) 3 – 5 – 2 – 1 – 4 dispostas fichas e documentos, e não a forma dos móveis, distinguirá os tipos de
b) 3 – 2 – 1 – 4 – 5 arquivamento, que são:
c) 4 – 1 – 2 – 5 – 3 a) aberto e fechado
d) 5 – 4 – 1 – 2 – 3 b) lateral e diagonal
51 – (Prefeitura Municipal de Sapucaia / Arquivista / 1994) Considere os c) simples e composto
elementos abaixo. d) relativo e eletrônico
Cursos e) vertical e horizontal
Cursos da SMA 63 - (Prefeitura Municipal de Sapucaia / Arquivista / 1994) A organização
Graduação pressupõe o desenvolvimento de várias etapas de trabalho. Assim, ao analisar
Intensivo estatutos, cronogramas, regimentos e normas, realiza-se a etapa preliminar de:
Cursos da FAE a) análise
Cursos do DPE b) avaliação
c) prognóstico
d) planejamento propõe a informar a totalidade dos fundos existentes no arquivo. Este instrumento
e) levantamento é identificado como:
64 - (Prefeitura Municipal de Sapucaia / Arquivista / 1994) A centralização dos a) guia
arquivos correntes não é apenas a reunião da documentação em único local, como b) índice
também a concentração de todas as atividades de controle de documentos. O c) catálogo
órgão encarregado dessa centralização é o protocolo que concentra as seguintes d) repertório
atividades: e) topográfico
a) arquivo, controle, análise e eliminação 76 - (Prefeitura Municipal de Sapucaia / Arquivista / 1994) O instrumento tipo
b) expedição, controle, retenção e expurgo arrolamento, cuja organização deve refletir o arranjo adotado para disposição do
c) avaliação, levantamento, movimentação e descarte fundo, ou parte dele, como uma série, é o:
d) recebimento, registro, distribuição e movimentação a) guia topográfico
e) planejamento, análise, implantação e acompanhamento b) catálogo temático
De acordo com as regras de alfabetação, ordene os nomes das questões de nº c) índice onomástico
25 a 27. d) inventário sumário
65 - (Prefeitura Municipal de Sapucaia / Arquivista / 1994) Dr. Igor Thiago Silva e) repertório alfabético
a) (Dr.) Igor Thiago, Silva 77 - (Prefeitura Municipal de Sapucaia / Arquivista / 1994) O método de seleção
b) IGOR, Thiago Silva (Dr.) que permite determinar o grau de representatividade de um conjunto documental,
c) (Dr.) Silva, Igor Thiago segundo critério geográfico, alfabético, numérico ou cronológico é o processo de:
d) (Dr.) Thiago Silva, IGOR a) arquivamento
e) SILVA, Igor Thiago (Dr.) b) amostragem
66 - (Prefeitura Municipal de Sapucaia / Arquivista / 1994) Alba Amália Alves & c) destinação
Cia. d) retenção
a) ALBA, AMÁLIA ALVES & CIA e) seriação
b) AMÁLIA, ALVES &CIA. Alba 78 - (Prefeitura Municipal de Sapucaia / Arquivista / 1994) Os documentos
c) &Cia. Alba AMÁLIA ALVES realizados por um técnico de arquivo foram numerados seqüencialmente,
d) ALVES & CIA, Alba Amália apresentando uma peculiaridade, fazendo com que os números ficassem dispostos
e) CIA, Alba Amália Alves & em 3 grupos de 2 algarismos cada um, sendo ligados da direita para a esquerda,
67 - (Prefeitura Municipal de Sapucaia / Arquivista / 1994) Moysés Matheus formando pares. O técnico de arquivo se utilizou do seguinte método de
Filho arquivamento:
a) FILHO, MATEUS Moysés a) dígito-inicial
b) MANTHEUS FILHO, Moysés b) dígito-binário
c) FILHO, Moysés Mateus c) dígito-terminal
d) MOYSÉS, Matheus Fillho d) dígito-secundário
e) Matheus Moysés, FILHO e) dígito-intermediário
68 - (Prefeitura Municipal de Sapucaia / Arquivista / 1994) O método geográfico 79 - (Prefeitura Municipal de Sapucaia / Arquivista / 1994) Os documentos de
é do sistema direto, sendo a busca feita diretamente ao documento. Este método é arquivos podem assumir, basicamente, dois tipos de valores que de acordo com
preferido quando o principal elemento a ser considerado em um documento é a: os seus conteúdos, podem ser:
a) palavra a) ativo e passivo
b) informação b) probatório e fiscal
c) alfabetação c) eventual e jurídico
d) procedência d) transitório e definitivo
e) correspondência e) administrativo e histórico
69 – (Prefeitura Municipal de Sapucaia / Arquivista / 1994) O método 80 - (Prefeitura Municipal de Sapucaia / Arquivista / 1994) Denomina-se arranjo,
cronológico é adotado em quase todas as repartições públicas. Numera-se o em arquivística, a ordenação dos documentos em fundos, a ordenação das séries
documento depois de autuado, colocando-o numa capa de cartolina. Além do dentro dos fundos e, se necessário, os itens documentais dentro das séries. As
número, são transcritas outras informações. Esse documento denomina-se: atividades desenvolvidas no arranjo são:
a) catálogo a) intelectuais e físicas
b) protocolo b) científicas e culturais
c) inventário c) físicas e científica
d) repertório d) físicas e culturais
e) processo e) culturais e físicas
70 – (Prefeitura Municipal de Sapucaia / Arquivista / 1994) A aplicação de 81 – (UNI-RIO, Arquivologia-Transferência / 1997) A atividade de sintetizar
critérios de avaliação para distinguir não só os documentos de valor eventual, elementos formais e conteúdo textual de unidades de arquivamento, adequando-
como também os que detêm valor informativo ou probatório, é efetivada no os aos instrumentos de pesquisa os quais se pretende produzir, chama-se:
seguinte arquivo: a) destinação
a) inativo b) descrição
b) central c) avaliação
c) corrente d) coleção
d) permanente e) classificação
e) intermediário 82 - (UNI-RIO, Arquivologia-Transferência / 1997) O processo que na
71 – (Prefeitura Municipal de Sapucaia / Arquivista / 1994) Realizada a análise organização de arquivos correntes consiste em colocar os documentos em
da documentação, impõe-se a elaboração de uma tabela de: seqüência alfabética, numérica ou alfanumérica, de acordo com o método de
a) temporalidade arquivamento previamente adotado, é denominado:
b) equivalência a) doação
c) prescrição b) avaliação
d) valoração c) classificação
e) descarte d) destinação
72 - (Prefeitura Municipal de Sapucaia / Arquivista / 1994) Os documentos como e) distribuição
convites recebidos, material de divulgação de terceiros e correspondências de 83 - (UNI-RIO, Arquivologia-Transferência / 1997) O documento, pela natureza
congratulações são classificados como de guarda do tipo: de seu conteúdo informativo, determina medidas especiais de proteção, quanto à
a) inativa sua guarda e acesso público, é classificação como:
b) eventual a) sigiloso
c) permanente b) oficial
d) intermediária c) público
e) administrativa d) secreto
73 – (Prefeitura Municipal de Sapucaia / Arquivista / 1994) Reunir, conservar, e) urgente
arranjar, descrever e facilitar a consulta dos documentos oficiais, visando a torná- 84 - (UNI-RIO, Arquivologia-Transferência / 1997) O arranjo tem sob sua
los úteis para fins administrativos, pesquisas históricas é função do arquivo: custódia documentos resultantes da experiência humana num campo específico,
a) corrente independente da forma física que apresentam, é identificado como:
b) especial a) especial
c) permanente b) corrente
d) intermediário c) técnico
e) especializado d) especializado
74 - (Prefeitura Municipal de Sapucaia / Arquivista / 1994) A passagem dos e) geral
documentos da 2ª para a 3ª idade do arquivo, chama-se: 85 - (UNI-RIO, Arquivologia-Transferência / 1997) A possibilidade de consulta
a) conservação aos documentos de arquivo, a qual poderá variar em função de cláusulas restritas,
b) recolhimento é entendida arquivisticamente como:
c) referência a) distribuição
d) transferência b) divulgação
e) encaminhamento c) gênero
75 – (Prefeitura Municipal de Sapucaia / Arquivista / 1994) É obra destinada à d) seleção
orientação dos usuários no conhecimento e na utilização dos fundos que integram e) acesso
o acervo de um arquivo. É o instrumento de pesquisa mais genérico, pois se 86 - (UNI-RIO, Arquivologia-Transferência / 1997) Segundo PAES (1986:14), ao
analisarmos os estatutos, regimentos, regulamentos, normas, organogramas e
demais documentos constitutivos da instituição mantenedora do arquivo, estamos e) especializado
desenvolvendo a etapa de: 98 - (UNI-RIO, Arquivologia-Transferência / 1997) O instrumento de pesquisa,
a) avaliação que tem por finalidade fornecer uma visão do conjunto dos serviços de arquivo de
b) levantamento modo a permitir ao pesquisador saber quais são seus recursos, a natureza dos
c) planejamento fundos que ele abriga, os instrumentos de que dispõe e quais são as fontes
d) implantação complementares, é um instrumento descritivo e feito com espírito prático. A este
e) acompanhamento instrumento denominamos:
87 - (UNI-RIO, Arquivologia-Transferência / 1997) As projeções das guias, em a) repertório
um arquivo corrente, possuem funções. Estas podem ser classificadas de acordo b) inventário
com a necessidade de trabalho. Assim, a guia que indica a localização de um c) catálogo
nome ou assunto de grande freqüência tem o nome de: d) índice
a) especial e) guia
b) subsidiária 99 - (UNI-RIO, Arquivologia-Transferência / 1997) Quando recorremos a um
c) primária instrumento de pesquisa que tem a característica de uma lista alfabética (e
d) secundária eventualmente cronológica) de nomes de pessoas, de lugares ou de assuntos
e) terciária contidos em uma ou mais unidades arquivísticas, estamos nos referindo ao (à):
88 - (UNI-RIO, Arquivologia-Transferência / 1997) As atividades de colocação a) índice
dos papéis nas galerias, estantes ou caixas, seu empacotamento, fixação de b) repertório
etiquetas etc., referem-se ao arranjo do tipo: d) catálogo
a) aberto d) inventário
b) físico e) guia
c) funcional 100 - (UNI-RIO, Arquivologia-Transferência / 1997) Dentro das ciências
d) intelectual documentais, a diplomática é a atividade que se ocupa da descrição e da
e) condicional explicação dos atos escritos. Seu campo de aplicação são os documentos gerados
89 - (UNI-RIO, Arquivologia-Transferência / 1997) Segundo as normas de pela área:
organização de Arquivos Intermediários, “... ainda que a documentação a) privada
transferida do arquivo corrente permaneça no arquivo intermediário...”, o acesso a b) pública
ela limita-se ao órgão: c) judicial
a) produtor d) policial
b) receptor e) cartográfica
c) organizador 101 – (ELETROBRÁS / Arquivologia / 2002) O Conselho Internacional de
d) consultor Arquivos (CIA) que promoveu avanços importantes na área de arquivologia no
e) acumulador domínio da cooperação entre países foi criado em:
90 - (UNI-RIO, Arquivologia-Transferência / 1997) Estabelecer preceitos capazes a) 1962 no âmbito FID
de orientar a ação dos responsáveis pela análise e seleção do documento, com b) 1945 no âmbito AMC
vistas à fixação de prazos para sua guarda ou eliminação, é competência da: c) 1971 no âmbito CRCCF
a) recepção d) 1950 no âmbito UNESCO
b) avaliação e) 1964 no âmbito da AFNOR
c) destinação 102 - (ELETROBRÁS / Arquivologia / 2002) As operações intelectuais
d) organização envolvidas na análise e ordenação do acervo arquivístico denominam-se:
e) acumulação a) nível de descrição
91 - (UNI-RIO, Arquivologia-Transferência / 1997) O fator norteador da b) avaliação
constituição do fundo, segundo Belloto, é a: c) arranjo
a) norma do documento d) identificação
b) origem do documento e) descrição multinível
c) função do documento 103 - (ELETROBRÁS / Arquivologia / 2002) Em sentido restrito, as funções
d) organização do documento fundamentais dos sistemas e serviços relacionados com o tratamento da
e) subordinação do documento informação, tais como Arquivos, Bibliotecas, Centros de Informação ou Serviços
92 - (UNI-RIO, Arquivologia-Transferência / 1997) Segundo Michel Duchein, de Informação são:
um dos maiores obstáculos que precedem a identificação de fundos é a questão da a) conhecer a demanda de uso e acesso, e arquivamento
hierarquia dos: b) armazenar, avaliar e recuperar informação
a) documentos c) registrar e permitir a acessibilidade às fontes de informação
b) arquivos d) avaliar informações sobre necessidade e densidade de uso
c) órgãos e) organizar e conservar os documentos
d) itens 104 - (ELETROBRÁS / Arquivologia / 2002) Os métodos de arquivamento são
e) conjuntos responsáveis pela (o):
93 - (UNI-RIO, Arquivologia-Transferência / 1997) O arranjo é “o processo de a) plano de armazenagem dos documentos
agrupamento dos documentos singulares em unidades significativas e o b) notação dos documentos
agrupamento, em relação significativa de tais unidades entre si.” A relação c) palavra-chave dos documentos
significativa por Schelleenberg é o princípio da: d) ordenação dos documentos
a) santidade e) plano de destinação dos documentos
b) identificação 105 - (ELETROBRÁS / Arquivologia / 2002) A cristalização e a divulgação do
c) análise termo arquivo ocorrem:
d) organicidade a) no período de transição da idade antiga para a média
e) funcionalidade b) no período de transição da idade média para a moderna
94 - (UNI-RIO, Arquivologia-Transferência / 1997) A teoria dos fundos, como c) no início da idade moderna até meados do séc. XVII
embasamento metodológico da ordenação dos conjuntos documentais nos d) no período de transição da idade moderna para a contemporânea
arquivos permanentes, e que está universalmente consagrada, teve seu início na: e) no início da idade contemporânea até meados do séc. XIX
a) Inglaterra 106 - (ELETROBRÁS / Arquivologia / 2002) Ao longo da história, tem sido
b) Espanha objeto dos trabalhos dos especialistas de arquivo:
c) Venezuela a) conservação, memória, organização e guarda
d) Argentina b) produção, tramitação, conservação e autuação
e) França c) tratamento, conservação, geração/gestão e difusão
95 - (UNI-RIO, Arquivologia-Transferência / 1997) A sistemática de arranjo d) organização, apensamento, arquivamento e conservação
inicia-se materialmente com o: e) autuação, conservação, análise, análise documental e arquivamento
a) processamento 107 - (ELETROBRÁS / Arquivologia / 2002) Órgão colegiado, que tem por
b) levantamento finalidade elaborar e implementar políticas públicas do Estado do Rio de Janeiro
c) planejamento voltadas para a gestão, preservação e acesso aos documentos de arquivos, de
d) recolhimento forma a garantir seu pleno uso administrativo, científico e cultural e favorecer o
e) agrupamento cidadão no exercício de seus direitos:
96 - (UNI-RIO, Arquivologia-Transferência / 1997) De acordo com a a AAPE
terminologia internacional sobre Arquivologia, “a seqüência de documentos da b) COEARJ
mesma natureza no interior de um fundo “é chamada de: c) ACARJ
a) série d) CEA
b) item e) CONEARQ
c) grupo 108 - (ELETROBRÁS / Arquivologia / 2002) De acordo com Rousseau e
d) seção Coutoure, o que vai determinar o valor primário e o valor secundário dos
e) divisão documentos no ciclo de vida dos documentos de arquivos é:
97 - (UNI-RIO, Arquivologia-Transferência / 1997) A descrição é tarefa típica do a) o ineditismo das informações ou novas interpretações
arquivo: b) a freqüência de utilização dos documentos
a) corrente c) a possibilidade de informações sobre documentos primários
b) intermediário d) a novidade ou interpretação de fatos acontecidos
c) permanente e) o registro de informações sobre documentos secundários
d) especial
109 - (ELETROBRÁS / Arquivologia / 2002) A homepage institucional –
ELETROBRÁS informa que o seu acervo arquivístico consiste de documentação:
a) fiscal, depois de selecionada é transferida para o arquivo conveniente
b) gerencial, preservada por apresentar informações de valor funcional, histórico
e / ou jurídico
c) legal
d) informativa de divulgação, técnica de energia elétrica e fisca
e) tributária, contábil, legal e histórica
110 - (ELETROBRÁS / Arquivologia / 2002) A definição da política nacional de
arquivos brasileiros cabe ao (a):
a) SOCINFO
b) SINAR
c) ABNT/ISSO
d) AFNOR
e) CONARQ
111 - (ELETROBRÁS / Arquivologia / 2002) Na ISAD(G) é feita a
recomendação de que sejam padronizados os termos relativos a entidades físicas,
jurídicas e geográficas por meio de:
a) relação de identificadores comuns
b) unidades de descrição relacionadas
c) controle de autoridade
d) referência cruzada e remissiva
e) registro analítico para entidades e lugares
112 - (ELETROBRÁS / Arquivologia / 2002) A gestão da informação orgânica
permite que sejam realizadas:
a) as revisões de literatura
b) as análises de periódicos eletrônicos
c) os repertórios de literatura
d) as investigações em fontes terciárias
e) as pesquisas retrospectivas
113 - (ELETROBRÁS / Arquivologia / 2002) Conforme a natureza do conteúdo,
os documentos podem ser categorizados em:
a) fiscais, de pessoal, técnicos e históricos
b) administrativos, de pessoal, contábil, jurídico e técnicos
c) diplomáticos, administrativos, legais e técnicos
d) históricos, administrativos, técnicos ou especializados
e) técnicos, administrativos, contábil-financeiros, de pessoal
114 - (ELETROBRÁS / Arquivologia / 2002) As regras gerais da ISAD(G),
determinam como elementos essenciais para o intercâmbio internacional de
informação descritiva:
a) código de referência; dimensão da unidade de descrição; arranjo; data(s) de
produção ou de acumulação dos documentos da unidade de descrição; resumo;
b) título; nível de descrição; data(s) de produção ou de acumulação dos
documentos da unidade de descrição; condições de acesso; localização de
originais;
c) acumulação dos documentos da unidade de descrição; data(s) de produção ou
de acumulação dos documentos da unidade de descrição;
d) dimensão da unidade de descrição; título; nível de descrição; data(s) de
produção ou de acumulação dos documentos da unidade de descrição; código de
referência
e) nível de descrição; dimensão da unidade de descrição; data(s) de produção ou
de acumulação dos documentos da unidade de descrição; sistema de arranjo.
115 - (ELETROBRÁS / Arquivologia / 2002) Constituem documentação especial
de arquivos os documentos:
a) audiovisuais; filmográficos; iconográficos; sonoros
b) cartográficos; fonográficos; audiovisuais; iconográficos
c) microformas; audiovisuais; cartográficos; fonográficos
d) filmográficos; cartográficos; sonoros; audiovisuais
e) fonográficos; microformas; audiovisuais; iconográficos
116 - (ELETROBRÁS / Arquivologia / 2002) A experiência piloto da criação do
Projeto de Gestão de Documentos para estabelecer uma organização sistêmica
dos arquivos da administração pública brasileira teve como um dos objetivos
específicos:
a) assegurar apoio necessário ao planejamento no nível ministerial
b) implementar decisões governamentais no âmbito do Ministério
c) otimizar o processo de recuperação de informações técnico-administrativas
d) assegurar apoio necessário para implementação no nível ministerial
e) identificar os tipos de documentos nas instituições e definir o software para uso
117 - (ELETROBRÁS / Arquivologia / 2002) O método decimal leva em conta o
contexto institucional do arquivo e tem como fundamento a teoria da
classificação de Melvil Dewey. O índice elaborado para um código de
classificação de documentos é denominado:
a) analítico-sintético
b) declarativo
c) pós-coordenado
d) integrado
e) relativo
118 - (ELETROBRÁS / Arquivologia / 2002) De acordo com a política nacional
de arquivos públicos e privados (Lei 8.159), os arquivos privados são conjuntos
de documentos produzidos ou recebidos por pessoas físicas e jurídica, em
decorrência de suas atividades. Os arquivos privados identificados como de
interesse público e social não poderão ser:
a) alienados com aditamentos e ou perda da unidade documental, nem recolhidos
para o exterior
b) alienados com dispersão ou perda da unidade documental, nem transferidos
para o exterior
c) recolhidos na sua totalidade para o exterior
d) recolhidos para o exterior com anexação, mesmo que contenham marginalia
e) transferidos para o exterior com apensamento e alienados com dispersão
119 - (ELETROBRÁS / Arquivologia / 2002) Considerando a teoria das três
idades, a avaliação dos documentos de arquivo deve ser realizada no estágio:
a) intermediário
b) corrente / intermediário
c) intermediário / permanente
d) corrente
e) permanente
120 - (ELETROBRÁS / Arquivologia / 2002) O princípio norteador da série é o
tipológico, contudo a natureza de sua composição poderá ser:
a) o acesso, a utilização e a difusão
b) os elementos formais e de conteúdo
c) estrutural, funcional ou por espécie documental
d) os tipos de instrumentos de pesquisa
e) as técnicas de armazenamento
121 - (ELETROBRÁS / Arquivologia / 2002) Um arquivo público (federal,
estadual ou municipal), para organizar a documentação armazenada, deverá
introduzir uma política de gestão dos documentos públicos considerando as fases
correntes e intermediárias, além da permanente. De imediato, o seguinte
procedimento metodológico operacional deverá ser implementado:
a) arranjo e destinação da produção documental
b) otimizaçãodos procedimentos e das atividades arquivísticas
c) avaliação, seleção, arquivamento e microfilmagem
d) levantamento da produção documental
e) controle do fluxo de documentos
122 - (ELETROBRÁS / Arquivologia / 2002) Um dossiê / processo é geralmente
uma unidade básica de um (a):
a) tramitação
b) série
c) apenso
d) consulta por derrogação
e) plano de acesso
123 - (ELETROBRÁS / Arquivologia / 2002) Segundo recomendação da Câmara
Técnica de Avaliação de Documentos (2001), os órgãos que adotarem a tabela de
temporalidade desenvolvida por eles deverão compor:
a) Comissão Permanente de Avaliação e Grupo de Trabalho para execução de
procedimentos metodológicos
b) Comissão Permanente de Avaliação e Destinação
c) Comitê Multidisciplinar de Gestão e Comissão de Avaliação dos Documentos
d) Grupo de Trabalho para atualização das informações constantes da Tabela de
Temporalidade
e) Equipe Técnica para Manutenção da Tabela de Temporalidade
124 - (ELETROBRÁS / Arquivologia / 2002) O procedimento arquivístico
destinado a assegurar as atividades de acondicionamento, armazenamento,
conservação e restauração de documentos denomina-se:
a) preservação
b) descrição
c) conservação
d) restauração
e) avaliação
125 - (ELETROBRÁS / Arquivologia / 2002) Na realidade dinâmica da Internet e
da sociedade da informação, a comunicação por meio eletrônico é fundamental.
As discussões sobre a assinatura digital no Brasil estão centradas na (os):
a) falta de capacitação de pessoal que domine esse tipo de tecnologia
b) critérios não definidos para correspondência entre autora aparente e autoria
real
c) ausência de tecnologia para segurança da credibilidade dos documentos e da
autoridade certificadora
d) critérios de transferência e conservação das informações entre memória do
computador e cd-rom
e) formação de cyber notários
126 - (ELETROBRÁS / Arquivologia / 2002) O Código de Classificação de
Documentos de Arquivo para a Administração de Arquivo para a Administração
Pública, revisto e ampliado conforme Resolução nº 14/20001 (DOU 8/2/02),
inclui as:
a) atividades-fim e notação pura
b) atividades-fim, notação mista e enumerativa
c) atividades-meio, atividades-fim e notação pura
d) atividades-meio e notação pura
e) atividades-meio e notação mista
127 - (ELETROBRÁS / Arquivologia / 2002) Norma internacional que temo
objetivo básico de registro de autoridade arquivística e que descreve entidades de
natureza diversas:
a) ISSN
b) ISAAR(CPF)
c) ISGML (MAD2)
d) ISDTD
e) ISAD(G)
128 - (ELETROBRÁS / Arquivologia / 2002) A arquivística preocupa-se com a
falta de respaldo legal que assegura o valor probatório dos registros nos
documentos eletrônicos. As duas questões centrais desse problema são:
a) software e direito autoral
b) privacidade do cidadão e direito autoral
c) direito autoral e hipertexto
d) rede de transmissão dos dados e formatos
e) hardware e direito autoral
129 - (ELETROBRÁS / Arquivologia / 2002) As diretrizes para construção de
websites de instituições arquivísticas:
a) estão em fase de implantação pelo SGML; a expressão correta deveria ser sites
b) não foram formuladas; a expressão correta deveria ser web
c) foram recomendadas; a expressão website é conhecida também como site, e a
forma portuguesa sítio é pouco usada
d) estão sendo implantadas, em fase inicial, e está sendo realizada pela DWDM
e) não foram aprovadas na instância responsável pela formulação da política
brasileira de arquivos
130 - (ELETROBRÁS / Arquivologia / 2002) Na literatura, sistema híbrido é a
combinação de mais de uma tecnologia com o objetivo de potencializar
resultados, aproveitando o que cada uma tem de melhor a oferecer. São requisitos
básicos para o êxito de qualquer método de reprodução:
a) seleção e destinação dos documentos
b) higienização e acondicionamento
c) avaliação e organização da documentação
d) seleção e restauração da documentação
e) transferência da documentação e sua fotogrametria
GABARITO:
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20
A D C B A D C E A D B A C E C E A B B E
21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40
B A E C B D B A D C E B D B C E B A E C
41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 53 54 55 56 57 58 59 60
C C D C B C A B D A C C D B D B D A A C
61 62 63 64 65 66 67 68 69 70 71 72 73 74 75 76 77 78 79 80
B E E D E A B D E C A B C B A D B C E A
81 82 83 84 85 86 87 88 89 90 91 92 93 94 95 96 97 98 99 100
B C A D E B A B A B B C D E D A C E A B
101 102 103 104 105 106 107 108 109 110 111 112 113 114 115 116 117 118 119 120
D C B D A C E B B E C E E D A C E B D C
121 122 123 124 125 126 127 128 129 130
D B A A C D B B C C