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COMITÉ DE EXPOCISIÓN

El comité de exposición realiza los trámites necesarios para contar con el


espacio para las exhibiciones, y proporciona información a quienes se
interesan en hacer uso de él. Además, se encarga de realizar los arreglos para
el arrendamiento y prepara el material descriptivo relacionado con la
exposición. En el desarrollo de sus tareas presta atención especial a las
actividades siguientes:

a) Prepara y elabora un folleto atractivo que contenga información acerca


de los precios de alquiler, disponibilidad de espacios y diagrama de la
distribución de áreas de exposición.
b) Envía el folleto a los posibles expositores.
c) Verifica que dentro del área de exposiciones estén disponibles los
servicios siguientes: contactos electrónicos, abastecimiento de agua y
líneas telefónicas, así como carpinteros, electricistas, plomeros, pintores
y rotulistas. Es necesario determinar con anticipación si estos servicios
serán pagados por los expositores o por el comité organizador.
d) Verifica las cargas que soporta la cimentación y la altura de piso a techo
del local.
e) Anticipa el tiempo que requiere el montaje y desmontaje de la
exposición, para efectuar los arreglos relacionados con el alquiler del
espacio general.
f) Contrata los servicios de una empresa dedicada a la decoración para
que esté disponible en caso de necesitarla.
g) Contrata los servicios de un agente o nombra a una persona responsable
dentro del comité, para que tramite la contratación del espacio con los
expositores.
h) Hace los trámites necesarios con la dependencia de gobierno que
corresponda para la importación temporal de material para
exposiciones. De este modo se asegura la asistencia de personal
especializado.

COMITÉ DE SERVICIOS GENERALES

La tare fundamental de este comité es efectuar los trámites necesarios para


contar con los servicios que se requieran durante los eventos sociales y de
trabajo. El comité se encargará de los aspectos que se detallan a continuación:

a) Fechas y horarios de cada reunión


b) Salones reservados para uso de la convención
c) Número de asientos para cada evento
d) Consultar al encargado de convenciones del hotel y a la oficina de
convenciones sobre sugerencias y apoyo en los aspectos siguientes:
forma en que se arreglarán los salones en las conferencias, seminarios,
banquetes, etc.; funcionamiento adecuado del sistema de sonido y del
equipo eléctrico; disponibilidad de plataformas, andamios, tablones, etc.;
equipo especial para los oradores; número de mesas y sillas en los
banquetes; retiro del material empleado, al final de cada sesión;
disposición de personal técnico especializado; mecanografiado de las
conclusiones; resoluciones y reproducción de las conclusiones y
resoluciones; grabación de los discursos; alquiler de equipos de sonido,
magnavoces, etcétera.

COMITÉ DE ORNATO Y ROTULACIÓN

Este comité elabora los letreros para los eventos sociales y de trabajo; además,
supervisa y ordena la decoración que requiera la convención, controla el
desarrollo de las siguientes tareas:

a) Decoración del salón principal para reuniones.


b) Decoraciones para banquetes y eventos sociales.
c) Flores en las habitaciones de los huéspedes
d) Cortesías, menús impresos y tarjetas para asignación de lugares.
e) Obtención de espacio para almacenamiento de decoraciones.
f) Prevención y colocación de letreros que indiquen la localización de las
salas de juntas.
g) Consulta al encargado de convenciones del hotel y a la oficina de
convenciones acerca de la colocación de avisos en lugares estratégicos,
en especial cuando se refiere a cambios en el programa.

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