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Sommaire
1. Introduction..........................................................................................2
2. Les T.I.C. et le temps :..........................................................................3
3. Agenda papier ou informatique.................................................................3
3.1. L’agenda papier : ............................................................................4
3.1.1. Les bonnes caractéristiques :........................................................4
3.1.2. Les actions :...............................................................................4
3.1.3. Planning journalier :....................................................................5
3.1.4. Répertoire téléphonique :.............................................................5
3.1.5. Pages de notes :.........................................................................5
3.2. L’assistant électronique (Organiser) :..................................................6
3.2.1. Les fonctions de l’assistant :.........................................................6
3.2.2. Saisie des données et fonctions spécifiques:...................................7
4. Les logiciels de gestion (Outlook) : ..........................................................8
4.1. Présentation.....................................................................................8
4.2. Fonctions du logiciel..........................................................................8
4.3. Avantages du logiciel.........................................................................9
4.4. Inconvénients du logiciel :.................................................................9
4.5. Le couplage avec la téléphonie mobile :..............................................9
5. Les Plannings .....................................................................................10
5.1. Les matériels utilisés :.....................................................................10
5.1.1. Les plannings à fiches en T (ou à épaule),.....................................11
5.1.2. Les plannings à gouttières (ou à bandelette),................................11
5.1.3. Les plannings effaçables.............................................................12
5.1.4. Les plannings magnétiques ........................................................12
5.1.5. Les limites................................................................................13
6. Les Documents utiles ...........................................................................13
6.1. La check list ou liste de contrôle........................................................13
6.2. Les post-it......................................................................................13
6.3. L’éphéméride.................................................................................13
6.4. Les imprimés courants :...................................................................14
1.Introduction
Pour nous aider à maîtriser notre temps ou notre emploi du temps, nous
pouvons nous appuyer sur un certain nombre d’outils à notre disposition.
Ils sont de différentes natures, sur différents supports et peuvent être
utilisés parfois de manière complémentaires.
Ce document passe en revue les différents outils à notre disposition pour
planifier et suivre les ou nos activités.
Assistant
électronique
Le mode d’emploi des TIC n’est pas toujours aussi simple qu’on le dit. Il
faut parfois beaucoup de temps pour apprendre à les maîtriser, et
l’apprentissage et le rodage sont de plus en plus chronophages.
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Technologies de l’Information et de la Communication : informatique, Internet, Messagerie
électronique, Agenda électronique (Palm)…
Pour bien organiser son temps, il est essentiel de noter précisément les
événements, les rendez-vous et les engagements à venir. Vous trouverez
plusieurs sortes d’agenda, comparez-les et choisissez le mieux adapté à
vos besoins.
Pour se servir d’un agenda, il faut une certaine discipline. Vous devez
d’abord vous habituer à y inscrire tous les rendez-vous et événements
prévus ; Veillez à ce qu’il soit toujours à jour et consultez le
régulièrement pour vérifier vos engagements. Chaque jour planifiez
d’importantes tâches liées à des événements fixés et veillez à les
effectuer dans les délais prévus. N’oubliez pas de réserver du temps pour
les imprévus.
La rubrique « Téléphoner »
Une liste des appels, avec le nom des interlocuteurs accompagné d’un
mot-clé résumant l’objet de l’appel, y figurera. Toute remarque
concernant l’heure d’appel et la disponibilité des interlocuteurs sera
notée.
La rubrique « Objectif »
Y sera inscrit l’objectif de la journée : ce qui doit être réalisé absolument
dans la journée.
• planifier facilement,
• de stocker des
informations sur les contacts,
• de prendre des
notes,
• d’effectuer des
calculs simples,
• de suivre les dépenses…
Saisie de données :
Fonction Recherche :
Nouvelles applications :
4.1. Présentation
Des logiciels, tels que Outlook ou Lotus Domino par exemple, sont des
gestionnaires d’informations personnelles et du courrier électronique. Ils
proposent des fonctions de gestion du calendrier, des contacts, des
tâches et des notes.
Le calendrier
Les rendez-vous peuvent être planifiés ainsi que les réunions ou les
événements. Pour les rendez-vous ou les réunions, le temps peut être
bloqué sur le calendrier. L’événement peut durer un ou plusieurs jours. Il
apparaît dans le calendrier sous la forme de titres.
La création de tâches
Personnelles ou professionnelles, les tâches peuvent avoir lieu une seule
fois ou se répéter de manière régulière : rapport à rédiger, réunion
mensuelle et sa préparation…
Le carnet d’adresses
Le dossier « Contacts » est un carnet d’adresses. Il s’utilise pour stocker
les adresses de messagerie, les différents numéros de téléphone et tout
autre type d’informations.
Les notes
Les notes dans le logiciel sont équivalentes à des notes autocollantes.
Elles permettent de rédiger des idées, des appels, des questions…
Une note peut rester affichée pendant que vous travaillez sur votre
ordinateur.
La boîte de réception
Elle affiche les messages électroniques reçus et permet l’envoi de
courrier. Il est possible de gérer des messages : les déplacer, les
transférer, les marquer ou créer une règle, par exemple une règle pour
Le journal
Le journal peut enregistrer des informations telles que : les messages
électroniques, les demandes de réunions, de tâches et les réponses, les
annulations de réunion, les interactions avec des contacts importants,
des documents, des activités…
5. Les Plannings
Le planning mensuel est l’ossature de l’emploi du temps sur le mois. Il
permet d’afficher les projets et leurs délais et ainsi favorise
l’anticipation : réunions, déplacements, journées de formation,
conférences…
6.3. L’éphéméride
Posé en évidence sur le bureau, il permet de noter
rapidement numéros de téléphones, tâches
urgentes, rendez-vous et rappels divers.