6 pasi pentru a Oficiului evidente

There are 6 key stages to creating an Obvious Office Exista 6 etape esenţiale pentru crearea unei evidente
Office

1 The Focused Office 1 Focused Office

what are we here for? ceea ce suntem aici?

everybody has a crystal clear view of what they exactly do for their customer toată lumea are o vedere clară
de cristal a ceea ce ei fac exact pentru clientul lor

to find out more click here pentru a afla mai multe click aici

2 The Standardised Office 2 standardizate Office

how do we do what we do? cum facem ceea ce facem?

everybody performs each task in broadly the same way toată lumea execută fiecare sarcină în linii mari
acelaşi mod

to find out more click here pentru a afla mai multe click aici

3 The Planned Office 3 planificate Office

how can we make sure we can get the job done cum putem fi siguri că putem face treaba
you understand the volume of work to be done and provide the resource needed to aţi înţeles volumul de
muncă să se facă şi să ofere resurse necesare pentru a
complete it IT complete

to find out more click here pentru a afla mai multe click aici

4 The Organised Office 4 Organizate Office

how can we get the job done more easily cum putem face treaba mai uşor
the layout and physical organisation of work is arranged around the work process şi aspectul fizic organizarea
a muncii este amenajat în jurul procesului de muncă

to find out more click here pentru a afla mai multe click aici

5 The Visual Office 5 Visual Office

how do we make sure everyone knows what is going on cum facem vă că toată lumea ştie ce se întâmplă pe
important information about workload, performance, and organisation is shown visually informaţii importante
despre volumul de muncă, de performanţă, şi organizarea este prezentată vizual

to find out more click here pentru a afla mai multe click aici

6 The Improving Office 6 Îmbunătăţirea Office

how do we make sure we can get better and better Cum putem fi siguri că putem obţine o mai bună şi mai
bine
problems are raised, analysed and resolved as part of the day to day routine. problemele sunt ridicate,
analizate si rezolvate, ca parte din rutina de zi cu zi.

to find out more click here pentru a afla mai multe click aici
1. Mai multe despre Oficiul orientată

In a Focused Office, we want to make sure that everybody who works in the office or visits the office is
absolutely clear what the office is there to do. Într-un birou concentrat, vrem să ne asigurăm că toţi cei care
lucrează la birou sau vizite la birou este absolut clar ce birou este acolo pentru a face. Once everybody knows
what they are really at work to do, it becomes much easier to decide what needs to happen to do that job well
and to that job better. După ce toată lumea ştie ce sunt cu adevărat la locul de muncă să facă, devine mult mai
uşor de a decide ce trebuie să se întâmple pentru a face acest loc de muncă bine şi, în acest loc de muncă mai
bine.

We can then look at everything that happens in the office and ask ourselves the question Putem privi apoi la tot
ce se întâmplă la birou şi să ne punem întrebarea
"Is this what I am really here to do?" "Este aceasta ceea ce am cu adevărat să fac aici?"
If the answer is "yes" and what you are doing is actually directly useful for your customer then do more of it. În
cazul în care răspunsul este "da" şi ceea ce faci este, de fapt direct util pentru clientul dvs. de a face, atunci mai
mult de ea.

If the answer is "no" and you are not actually doing anything useful for your customer, then you should either
stop doing it or devote less time to it. În cazul în care răspunsul este "nu" şi nu sunteţi de fapt, faci ceva util
pentru clientul tau, atunci trebuie să încetaţi să fie o fac sau dedice mai puţin timp să-l.

If you stop doing useless things you can spend more time doing useful things. Dacă nu mai faci lucruri inutile
puteţi petrece mai mult timp facand lucruri utile. If you spend more time doing useful things, you will please your
customer and the office will improve. Daca iti petreci mai mult timp facand lucruri utile, va rugam sa clientul dvs.
şi oficiul va îmbunătăţi. This is a "good thing". Acesta este un "lucru bun".

The purpose of the Focused Office is to do something for your customer Scopul Oficiului orientată este de a face
ceva pentru clientul dvs.

No matter what type of organisation you work for, there are only three things that matter to a customer. Nu
conteaza ce tip de organizare a muncii pentru tine, există doar trei lucruri care contează pentru un client.

1 Is it what I wanted …………… or is the QUALITY right? 1 Este ceea ce am vrut ... ... ... ... ... sau este dreptul
CALITATE?

2 Did it happen when I expected …………… or was the DELIVERY right? 2 Sa întâmplat când m-am
aşteptat ... ... ... ... ... sau a fost dreptul de livrare?

A Focused Office cares deeply about the Quality, Delivery & Cost of what it does Un Office Focused îi pasă
profund cu privire la calitate, livrare si costuri de ceea ce face

Because the Focused Office cares so much about these three factors, it never improves one of them at the
expense of either of the remaining two. Deoarece Office Axat îi pasă atât de mult despre aceste trei factori,
niciodată nu îmbunătăţeşte una dintre ele în detrimentul uneia dintre celelalte două.

In a Focused Office Într-un birou se concentrează pe

• it is obvious what the office does; it does something that a customer wants • este evident ceea ce face birou;
face lucruri pe care un client doreşte
• it is obvious how well the office is doing; you monitor Quality Delivery and Cost • este evident cât de bine la
birou este de a face, voi monitoriza livrare Calitate şi Cost
• it is obvious who is doing useful work; let's do more of this • este evident care face munca utilă; să facem
mai mult de acest
• it is obvious who is doing useless work; let's do less of this • este evident care face inutil de lucru; să facem
mai puţin de acest

2 Mai multe despre Office standardizate

In the Standardised Office everybody goes about their work the same way. În cadrul Oficiului toată lumea merge
standardizate cu privire la activitatea lor în acelaşi mod.

Why is this important? De ce este important acest lucru?

Because if everybody does the work the same way Pentru că dacă toată lumea nu funcţionează în acelaşi fel
• the end result will be the same - the customer experiences consistent quality • rezultatul final va fi acelaşi -
clientul experienţele calitate constantă
• work is completed in the same amount of time - delivery is more regular • locul de muncă este finalizată în
aceeaşi cantitate de timp - livrare este mai regulat
• you can work out more accurately how many people you need - planning improves • aveţi posibilitatea să
lucraţi cu mai multă precizie cati oameni ai nevoie - planificare îmbunătăţeşte
• you establish an expectation of what should be achieved - performance can be • va stabili o estimare a ceea
ce ar trebui să fie realizat - performanţa poate fi
monitored monitorizate

There are two steps to creating a Standardised Office Există doi paşi pentru a crea un birou standardizate

1. 1. decide how you get things done decide cum ai lucruri de facut
2. 2. make sure everybody knows how to get things done asiguraţi-vă că toată lumea ştie cum să obţineţi
lucrurile

The steps you take to go from an INPUT to an OUTCOME are the PROCESS . Paşii pe care ia pentru a merge
de la o intrare la un rezultat sunt PROCESUL.

So when you decide the best way to do a job, you define the INPUT , you define the PROCESS & you define the
OUTCOME . Deci, atunci când vă decideţi cel mai bun mod de a face un loc de muncă, veţi defini INPUT, veţi
defini procese şi veţi defini rezultatul.

Use a group of people, good, new and ignorant, to decide the best current way of doing each important task
Folositi un grup de oameni, buni, noi şi ignoranţi, pentru a decide cea mai bună modalitate de a face actual
fiecare sarcină importantă

Having a defined current best way of doing something is of course completely useless unless people use it.
Având un curent cel mai bun mod definit de a face ceva este, desigur, complet inutil excepţia cazului în care
oamenii l utilizaţi. We must communicate the new way of working to the people who will use it. Noi trebuie să
comunice nou mod de lucru la oameni care o va folosi.

Now that you have standard operation you can Acum, că aveţi standard de operare puteţi

- establish reasonable expectations for performance (the quality of outcome and the - Să stabilească aşteptări
rezonabile pentru performanta (calitate a rezultatelor, şi
time it takes ) for individuals, teams and the office as a whole timpul necesar) pentru persoanele fizice,
echipele şi la birou ca un întreg
- monitor performance over time - De a monitoriza performanţa în timp
- predict more accurately how long work will take - Prezice mai precis modul în care funcţionează timp va dura

- easily check that people are working correctly - Verifica cu uşurinţă că oamenii sunt funcţionează corect
- ensure that performance is repeatable & sustainable - Se asigure că performanţa este repetabil & durabilă
3. Mai multe despre Office planificate

Whether you have too much work or not enough, the problem is created by not having the right amount of
resource to do the work on hand. Indiferent dacă aveţi prea mult de lucru sau nu suficient, problema este creat
prin faptul că nu au dreptul de suma de resurse pentru a face munca pe o parte. You do not have a credible plan
to make sure that the right people are at work at the right time. Nu aveţi un plan credibil pentru a vă asigura că
oamenii potriviti sunt la locul de muncă, la momentul potrivit.

A Planned Office does something about this by understanding more about the volumes of work arriving and
working out how many people are needed to get the work done on time. Un Office planificate face ceva despre
acest lucru prin înţelegerea mai multe despre volumul de muncă care sosesc şi de muncă cum mulţi oameni
sunt necesare pentru a obţine lucrările efectuate la timp.

The Planned Office has a Resource Plan that attempts to match the amount of work needed to be done to the
people at work to get the work done. Oficiul planificată a unui plan de resurse care încearcă să se potrivesc cu
volumul de muncă necesare pentru a fi făcut pentru a oamenilor la locul de muncă pentru a obţine activitatea
desfăşurată. A Resource Plan tries to balance resource with demand. Un plan de resurse încearcă să
echilibreze cu cererea de resurse.

Failing to plan means you are planning to fail Neputând să plan înseamnă că sunteţi de planificare pentru a eşua

Let's start with the demand put on the office. Să începem cu cererea de a pune pe birou. This is simply the
number of tasks expected to be completed multiplied by the time it takes. Acest lucru este pur şi simplu numărul
de sarcini de aşteptat să fie finalizată înmulţită cu timpul necesar.

Demand = Number of tasks X time to do one task = Numărul Cererea de sarcini X timp pentru a face o sarcină

In the vast majority of offices, resource means people În marea majoritate a birourilor, resurse înseamnă oameni

Resource = Number of hours in office X Normal work rate Resurse = Numărul de ore în birou X Normal ritm de
lucru

And as long as this exactly matches the expected work coming into the office then you don't have anything to
worry about. Şi atâta timp cât acest lucru se potriveşte exact activitatea care se aşteaptă intrarea în birou, atunci
nu aveţi nimic să vă faceţi griji. You can confidently predict that Puteţi anticipa cu încredere că

- the work will be done on time, - Lucrările vor fi efectuate la timp,

- staff will have enough time to do the job properly - Personalul va avea timp suficient pentru a face treaba
în mod corespunzător
- so quality should be good - Aşa ar trebui să fie de bună calitate
- and because there is just enough work to keep people occupied, costs will be - Şi pentru că nu este doar
locul de muncă suficient pentru a menţine persoane ocupate, costurile vor fi
minimised. minimizat.

Unfortunately, the real world is not like that. Din păcate, lumea reală nu este aşa. It is extremely rare that the
demand on an office exactly matches the resource day after day. Este extrem de rar ca cererea de pe un birou
se potriveşte exact a doua zi după zi resursa. You now need to do something to change either demand or
resource so that they match as closely as possible Acum trebuie să faci ceva pentru a schimba fie cerere sau o
resursă, astfel încât acestea să corespundă cât mai strâns posibil

Usually when you try to match resource to demand, you will look at re-organising the resource to match demand.
De obicei, atunci când încercaţi să se potrivească cererii de resurse, va uita la re-organizarea de resurse pentru
a se potrivi cererii. Why? De ce? Because you have more control over resource than you do demand Pentru că
aveţi mai mult control asupra resurselor decât tine cererii

In a planned office:- Într-un birou planificate: -

- everybody is aware of the amount of work that is expected to be done - Toată lumea este conştientă de
volumul de muncă, care este de aşteptat să fie făcut
- everybody plays a part in making sure that the right number of people turn up for work - Toată lumea joacă
un rol în asigurându-vă că numărul de dreptul oamenii se întorc la muncă
- everybody agrees to take holidays to minimise disruption - Toată lumea este de acord să ia concediu pentru
a reduce la minimum perturbările
- everybody knows that unplanned short term absence makes work harder for those - Toată lumea ştie că pe
termen scurt lipsa neplanificate face munca mai greu pentru cei
who do turn up care se întoarce
- everybody has enough time to get the job done properly - Toată lumea are timp suficient pentru a face treaba
în mod corespunzător
- everybody has enough work to keep them busy, but not too busy - Toată lumea are de lucru suficient pentru
a le menţine ocupat, dar nu prea ocupat

4. Mai multe despre Office organizate

You work in the office to do something useful for our customers and you do that work in a standard way. Tu
lucrezi la birou pentru a face ceva util pentru clienţii noştri şi de ai face că lucrează într-un mod standard. When
you organise the office, you are trying to make it easier to do work. Când vă organizaţi de birou, sunteţi
încercarea de a face mai uşor pentru a face munca.

The way the office is organised should be the same wherever the same task is worked. Modul în care este
organizată de birou ar trebui să fie aceleaşi, indiferent aceeaşi sarcină este de lucrat. Just like you have one
best current way of doing the work, there is one best way of organising the workspace. Exact cum ai avea unul
mai bun mod curent de a face de lucru, există o mai bună modalitate de organizare a spaţiului de lucru.

The Five Step Program Cinci pas de programare

1. S ort out what you need to do the work and get rid of the rest 1. S ort de ce aveţi nevoie pentru a face
munca şi a scăpa de restul
2. S et in order what you need to do the work 2 ordine. S et în ceea ce aveţi nevoie pentru a face locul de
muncă
3. S hine the workplace 3. S Hine la locul de muncă
4. S tandardise the organised office 4 tandardise. S biroul organizat
5. S ustain the improvements made 5. S ustain îmbunătăţirile aduse

These five stages are often known as 5S and are actually derived from 5 Japanese words that begin with "S".
Aceste cinci etape sunt adesea cunoscute sub numele 5S şi sunt de fapt derivate din 5 cuvinte japoneze care
încep cu "S".

You start with S ort . Începi cu Ort S.

This is a ruthless review of everything you have in the office; if you need it to get the job done it stays and
everything else you get rid of. Aceasta este o revizuire nemilos de tot ce ai în birou, dacă aveţi nevoie de ea
pentru a face o treabă acesta rămâne şi orice altceva sa scapi de.

Once you have got rid of everything you don't need, S et in order becomes a lot easier - there is less to put
away so there is less to do. Odată ce aţi scăpat de tot ceea ce nu aveţi nevoie, S et în vederea devine mult mai
uşor - nu este mai puţin pentru a pune bani deoparte deci nu este mai puţin să facă.
Set in order can be summarised as "a place for everything and everything in it's place". Amplasat în ordine pot fi
rezumate ca "un loc pentru tot şi totul în loc".

S hine the workplace means cleaning the workplace. S Hine la locul de muncă înseamnă curăţenie la locul de
muncă.

This is much more than keeping things clean so that the office is a pleasant place to work. Acest lucru este mult
mai mult decât păstrarea lucruri curat, astfel încât biroul este un loc plăcut pentru a lucra. The act of cleaning will
also highlight and reduce problems that might hinder the workflow -think of cleaning as an inspection of the
workplace. Act de curăţare va evidenţia, de asemenea, şi reducerea unor probleme care ar putea afecta fluxul
de lucru, cred că de curăţare ca o inspecţie a locului de muncă.

S tandardise means establishing the changes you have made as the norm. tandardise S înseamnă stabilirea
modificările pe care le-au făcut ca norma. Having done all the hard work removing unnecessary stuff from the
office, it would be a tragedy if 6 months later the office was again clogged up with useless clutter. Care au făcut
toate munca grea eliminarea chestii inutile de la birou, ar fi o tragedie daca 6 luni mai tarziu a fost din nou birou
înfundate cu clutter-ul inutil.

S ustain is the final and most important of the 5S's. ustain S este final şi cel mai important al lui 5S.
There are 2 parts to the Sustain stage. Există 2 părţi la etapa susţină.

Firstly you will probably need a regular audit of the important elements of the organised office În primul rând veţi
avea nevoie, probabil, un audit periodic al elementelor importante din birou organizate

You can then set a target for improvement. Apoi, puteţi seta o ţintă pentru îmbunătăţire. This will encourage
people in the office to look for better ways of organising things and in this way, ideas that make things better
become the new standard to be maintained. Acest lucru va încuraja oamenii în birou pentru a căuta modalităţi
mai bune de lucruri organizare şi în acest fel, ideile care fac lucrurile să devină mai bine noul standard să fie
menţinută.

In an Organised Office:- Organizat într-un birou: -

- you always know where things are - Stii mereu unde sunt lucrurile
- you only have what you need to do the job - Ai doar ceea ce aveţi nevoie pentru a face treaba
- stuff is kept in the best location to get the job done well - Chestii este ţinut în cel mai bun loc pentru a face
treaba bine
- you can tell if something is missing or out of place - Vă pot spune dacă ceva lipseşte sau din locul
- you can see where work is held up or running out - Puteţi vedea în cazul în care locul de muncă este deţinut
în sus sau în afară de funcţionare

5. Mai multe despre Office Visual

The Visual Office takes advantage of the fantastic information processing capacity of the eye by making visible
as much information as possible. Oficiul Visual profită de capacitatea de prelucrare a informaţiilor fantastică a
ochiului de a face vizibile cât mai multe informaţii posibil. When information is visible, people in the office absorb
it much more quickly and easily and also find it harder to ignore. Atunci când informaţiile sunt vizibile, oamenii
din birouri, absorb mult mai rapid şi mai uşor şi, de asemenea, le este mai greu să ignore.

Visualising communicates information quickly, cheaply and effectively Vizualizarea comunică informaţii rapid,
ieftin şi eficient

Typically you will see in the Visual Office information about:- De obicei, veţi vedea în Office informaţii vizuale
despre: -

- what we are trying to achieve, goals or targets - Ceea ce noi încercăm să realizăm, obiective sau ţinte
- performance measures covering Quality, Delivery & Cost - Măsurile de performanţă în materie de calitate,
livrare si costuri
- how we are doing compared to our goals or targets - Cum facem în comparaţie cu obiectivele noastre sau
obiective
- problems or difficulties hindering achievement of the goals or targets - Probleme sau dificultăţi care împiedică
realizarea obiectivelor sau ţintelor

Creating a Visual Office is a significant step towards creating the Obvious Office. Crearea unui Birou Visual este
un pas important spre crearea evidente Office.
When you visualise Când vizualizaţi

- how the office is organised, - Modul în care este organizată de birou,

- how it goes about it's work, - Cum merge despre ea de lucru,
- how well it is doing, - Cât de bine se face,
- what the current problems are, - Ce probleme sunt actuale,

…. .... everybody in the office is always aware of what is going on in the office. toată lumea în birou este
întotdeauna conştient de ceea ce se întâmplă în birou.

And this changes the working culture. Şi acest lucru schimbă cultura de lucru. How? Cum?

- Presenting management information visually reduces the risk of confusion and doubt - De gestionare a
informaţiilor Prezentarea vizual reduce riscul de confuzie şi îndoială
about what the office is for. despre ceea ce este pentru birou.
- Goals and measures are clear and unambiguous. - Obiectivele şi măsurile sunt clare şi lipsite de
ambiguitate.
- There is no argument about how well the office is performing. - Nu există nici un argument cu privire la cât de
bine birou este performant.
- Information is seen by all to be open and unbiased - Informaţia este văzută de toţi să fie deschise şi
imparţiale
- and this honesty encourages people to work towards the same purpose, helping to - Şi acest onestitate
încurajează oamenii să lucreze pentru acelaşi scop, ajutând la
create a shared vision. a crea o viziune comună.

6. Mai multe despre Îmbunătăţirea Office

An Improving Office continues to improve, day after day, week after week, month after month, and year after
year. O Îmbunătăţirea Office continuă să se îmbunătăţească, zi după zi, săptămână după săptămână, lună după
lună, şi an după an.

Improvement in the Obvious Office means constantly improving the Quality, Delivery and Cost of the service the
office provides. Îmbunătăţirea evidente Office înseamnă îmbunătăţirea constantă calitate, livrare şi costurile
serviciului birou oferă.

Waste is anything you do that does not add value for the customer. De deşeuri este ceva ce faci că nu adaugă
valoare pentru client.

You spent a lot of time making sure that the Focused Office identifies who the real customer is and what you do
for them. Adding value is everything you do that the customer wants you to do; everything else is waste. Ai
petrecut mult timp asigurându-se că Oficiul Axat identifică care clientul este real si ceea ce faci pentru ei;.
Adăugarea de valoare este tot ceea ce faci pe care clientul vrea să faci totul altceva este a deşeurilor.

Eliminating or reducing waste means that more time is available to do something for your customer and will
always result in an improved performance. Eliminarea sau reducerea deşeurilor înseamnă că mai mult timp este
disponibil pentru a face ceva pentru clientul dvs. si va avea ca rezultat întotdeauna într-o performanţă
îmbunătăţită.

Reducing or eliminating waste is the quickest, easiest, cheapest & most effective way of improving performance
Reducerea sau eliminarea deşeurilor este, cel mai simplu mai rapid, mai eficient si mai ieftin mod de a
îmbunătăţi performanţele

As you have probably realised, you often cannot see waste, it does not always end up in a bin. Aşa cum probabil
aţi dat seama, de multe ori nu se poate vedea de deşeuri, acesta nu se termină întotdeauna într-un coş. When
time is wasted it simply disappears. Atunci când timpul este pierdut pur şi simplu dispare.

Fear not, waste always appears in one of the following forms:- Nu te teme, deşeuri apare întotdeauna într-una
din următoarele forme: -

Doing it wrong Face-o greşit

Every time something is not done correctly first time, someone will have to put it right and the job is delayed -
pure waste De fiecare dată ceva nu se face corect prima dată, cineva va trebui să-l puneţi dreapta şi de locuri de
muncă este întârziat - gunoi pur

Motion Mişcare

Walking to the printer or filing cabinet never adds value; arm movement at the desk may be necessary but is still
not actually adding value and is always waste Mers pe jos de la imprimantă sau cabinetul de clasare nu adaugă
valoare; mişcarea braţului la birou poate fi necesară, dar nu este încă de fapt, adăugarea de valoare şi a
deşeurilor este întotdeauna

Conveyance Transport

Moving work from place to place is not progressing the job and therefore does not add value Mutarea de lucru
din loc in loc este nu progresează de locuri de muncă şi, prin urmare, nu adaugă valoare

Waiting Aşteptare

People with no work to do is complete waste, but people can also wait for a printer to kick into life, or a screen to
refresh and of course if the system is down or the network slow, more time is wasted Persoanele cu nici o
lucrare de făcut este completă a deşeurilor, dar oamenii se pot aştepta, de asemenea, pentru o imprimantă
pentru a lovi cu piciorul în viaţă, sau un ecran pentru a reîmprospăta şi, desigur, dacă sistemul este în jos sau
reţea lentă, mai mult timp este pierdut

Overprocessing Overprocessing

Whenever you do more than is absolutely necessary for the customer, you are wasting time and effort, more
complete waste Ori de câte ori faci mai mult decât este absolut necesar pentru client, vi se pierde timp şi efort,
complet mai multe deşeuri

Building Inventory Inventarul de constructii

Wherever part completed work sits in piles, whether physically or in a computer file, nothing is happening to it
and if nothing is happening to it, it might just as well not be there. parte a încheiat activitatea Ori de câte ori se
află în grămezi, fie fizic sau într-un fişier de calculator, nimic nu se întâmplă să-l şi dacă nu se întâmplă nimic la
el, ar putea fi la fel de bine, nu acolo. Time has been wasted getting the work to that stage and that time could
be used more usefully Timp a fost irosit obtinerea de lucru pentru această etapă şi că timpul ar putea fi folosit
mai util