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Mémoire de fin d’études

ISCAE 2004-2005

Mémoire de fin d’études ISCAE 2004-2005 Avant propos : Justification du choix du thème quant à

Avant propos : Justification du choix du thème quant à l’option poursuivie à l’ISCAE.

Introduction:

  • - Problématique à traiter et présentation du plan général.

Partie préliminaire: Contrôle interne (fondement et méthodologie).

Définition du contrôle interne.

Les normes du contrôle interne.

Les objectifs du contrôle interne et conditions de son existence.

Les dispositifs du contrôle interne.

Les moyens et les outils.

La méthode.

Première partie: Diagnostic de la fonction Paie-Personnel.

Chapitre1: Prise de connaissance des procédures.

Section 1: Description détaillée du dispositif interne du circuit PAIE.

  • 1- l’observation physique.

    • 2- Le questionnaire de prise de connaissance.

      • 3- La narration.

Section 2: Etablissement du diagramme de circulation.

  • 1- Définition du diagramme.

    • 2- Avantages et inconvénients.

      • 3- Elaboration d’un diagramme horizontal de circulation.

Section 3: Vérification de l'existant.

  • 1- Définition et objectif.

    • 2- Application du test de conformité.

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Chapitre 2: Evaluation du contrôle interne.

Section1: Etablissement d'un questionnaire d'évaluation.

  • 1- Les cinq questions : Qui ? Quoi ? Où? Quand ? Comment ?

    • 2- Le questionnaire d’évaluation de la fonction Paie du Personnel.

Section2: Elaboration de la grille d'analyse des tâches.

  • 1- Structure de la grille.

    • 2- Application de la grille.

Section3:Identification des forces et des faiblesses.

  • 1- Les points forts du système.

    • 2- Les points faibles du système.

Section4:Contrôle de l'application permanente des procédures.

Deuxième partie: En guise de recommandations pour améliorer le système actuel.

Chapitre1: Proposition d'améliorations à apporter au système

Chapitre2: Réponses des audités aux recommandations proposées

Synthèse.

Conclusion générale : Les limites du contrôle interne.

Annexes.

Bibliographie

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Avant propos

La quatrième année du cycle normal de l’ISCAE est une année particulière par rapport aux années qui la précèdent en ce sens que c’est une année d’intégration dans le monde professionnel. Cette année se matérialise par un stage de deux mois, par un mémoire de fin d’études qui, à la différence des rapports de stage qui sont descriptifs ou analytiques, a une vocation beaucoup plus pratique et pragmatique.

Par ailleurs, puisqu’au niveau de l’option « finance- comptabilité » que je suis à l’institut s’enseigne une unité d’enseignement intitulée « Audit », je me suis orientée dans la quête de mon sujet de mémoire vers le domaine de l’audit interne qui est devenu un sujet d’actualité et un domaine très vaste qui fait couler beaucoup d’encre.

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Introduction

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Les impératifs auxquels l’entreprise marocaine se trouve confrontée ont

considérablement évolué au cours de ces dernières années. Les mutations que

connaît son environnement évoluent à une cadence très accélérée (restructuration,

réformes bancaires, comptables et fiscales, libéralisation… ).

..

Pour éviter toute restriction à leur capacité compétitive, nos entreprises doivent

pouvoir s’adapter à ce mouvement marqué par la mondialisation de l’économie,

sans omettre le rythme des innovations technologiques et la concurrence acharnée.

Dans un tel contexte, la survie d’une entreprise reste tributaire de sa capacité

d’intégrer la rapidité et la complexité de ces mutations, notamment par la qualité

d’anticipation et le degré de réactivité de ses dirigeants. Afin de relever de tels défis,

nos entreprises doivent disposer d’outils de pilotage et de contrôle plus

performants qui leur permettent de faire face à des risques de plus en plus

importants.

A cet égard, le rôle de l’audit interne est essentiel pour valider la qualité du contrôle

interne. Restreint jusqu’à ces derniers temps dans ce rôle traditionnel, l’audit interne

au Maroc a pris une dimension nouvelle caractérisée par l’élargissement de son

plan d’action à savoir : l’évolution du parcours classique vers d’autres fonctions, et

c’est justement, vers ce rôle de consultant interne pour l’ensemble de l’entreprise

que l’audit interne s’oriente aujourd’hui.

Conscient de ces considérations et compte tenu du développement rapide qu’ont

connu ses activités et par conséquent, la multiplication des opérations y afférentes.

L’entreprise en question intègre au niveau de ses priorités la fonction Audit interne.

Et c’est pour cette même raison que la création de cette fonction a vu le jour au

niveau de son organisation structurelle.

Le premier travail réalisé a concerné l’audit des procédures achat, vente et stocks .

Et dans le cadre de la continuité des missions réalisées, on m’a confiée la mission

d’audit de la fonction Paie du Personnel et qui va être le sujet de ce mémoire de fin

d’études.

L’objectif de ce mémoire est donc d’évaluer le contrôle interne de la fonction Paie du

personnel en diagnostiquant les procédures en vigueur et en cherchant de leur

porter des modifications bien étudiées visant l’amélioration du système actuel.

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Dans la première partie de ce travail, j’essaierai de réaliser un diagnostic de la

fonction paie du personnel.

Deux chapitres y seront traités, le premier permet une prise de connaissance des

procédures mises en place, le deuxième se penchera sur une évaluation du contrôle

interne en identifiant Les points forts et les points faibles du système et en contrôlant

l'application permanente de ces procédures.

La deuxième partie quant à elle s’assimile à un panel de recommandations pour

venir au bout des faiblesses identifiées précédemment.

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Partie préliminaire: contrôle interne (fondement et méthodologie).

Définition du contrôle interne :

« Le contrôle interne est l’ensemble des sécurités contribuant à la maîtrise de

l’entreprise. Il a pour but d’un côté d’assurer la protection, la sauvegarde du

patrimoine et la qualité de l’information, de l’autre l’application des instructions de

la Direction et de favoriser l’amélioration des performances. Il se manifeste par

l’organisation, les méthodes et les procédures de chacune des activités de

l’entreprise, pour maintenir la pérennité de celle-ci ».

Les normes du contrôle interne :

Le contrôle interne obéit à certains principes de base. Il s’agit de Huit règles de

conduite, que si elles sont respectées, confèrent au système les outils pour la

réalisation de ses objectifs.

Le principe d’organisation :

L’organisation est le besoin fondamental de tout système. Conscients de cela, les

professionnels de l’Audit ont souvent privilégiés ce principe des autres principes du

contrôle interne. Quand on parle d’organisation, il ne s’agit pas uniquement de

définir les responsabilités de chacun dans l’entreprise (organigramme), ou encore de

décrire les procédures à suivre pour chaque tâche dans un manuel propre à celle-ci,

mais il s’agit notamment de cerner quatre fonctions fondamentales et de les attribuer

à des personnes différentes.

Il en est ainsi pour :

La fonction de décision (vendre, acheter, investir…

)

;

La fonction de détection de valeurs monétaires ou biens physiques ;

La fonction de comptabilisation et d’enregistrement ;

 

La fonction de contrôle et d’approbation comprenant un système

d’autorisations.

En fait, le cumul entre deux fonctions entraîne un risque de fraude sans qu’elle

puisse être détectée. Néanmoins, cette séparation de fonctions ne s’impose pas

vraiment qu’à la grande entreprise, elle est même difficile à respecter dans la petite

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entreprise. Dans ce dernier cas, le gérant est le seul détenteur des pouvoirs et

spécialement la signature sociale.

Le principe d’intégration :

Il stipule le déroulement des procédures dans un système d’autocontrôle. Ceci ne

peut se réaliser qu’avec des recoupements, des contrôles réciproques ou des moyens

techniques appropriés, et on peut même ajouter ce que l’on appelle les moyens

matériels de production.

Le recoupement : il permet la comparaison d’une même information

provenant de deux sources indépendantes. Ce moyen a toujours été l’un des

plus utilisés pour assurer la protection des biens ou la fiabilité des

informations.

Le contrôle réciproque : il consiste d’une part en un travail qui prolonge un

autre tout en permettant de contrôler ce dernier. A titre d’exemple, le

rapprochement bancaire est établi par une personne autre que celle qui tient

le journal de banque. D’autre part, il s’agit d’un traitement simultané et

selon même procédure d’une information, mais par deux personnes

différentes de façon à vérifier l’identité des résultats obtenus.

Les moyens techniques : l’utilisation de ces moyens vise à réduire autant

que possible les risques d’erreurs créés de l’intervention humaine. Il s’agit

notamment des programmes informatiques.

Les moyens matériels de protection : ils comprennent des moyens

physiques et la restriction à l’accès à certains documents, systèmes ou

locaux.

Le principe de permanence :

Il ressemble au principe comptable de permanence des méthodes d’évaluation et de

présentation des comptes annuels. En matière de contrôle interne, la procédure ne

doit pas être appliquée d’une manière intermittente ou pire ne jamais être respectée,

mais elle doit être prévenue.

Cette stabilité des procédures est nécessaire dans la mesure où la perte de temps

engendrée par la mise en place des nouvelles structures nécessitant souvent une

adaptation tant des éléments humains que des moyens matériels. Néanmoins, le

respect de ce principe de permanence ne doit pas constituer une entrave pour

l’entreprise à suivre le développement de son environnement.

Le principe d’universalité :

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Il signifie que le contrôle interne concerne toutes les personnes dans l’entreprise et

en tout lieu, c'est-à-dire, qu’il ne doit pas y avoir de personnes exclues du contrôle

par privilège, ni de domaines réservés ou d’établissements mis en-dehors du

contrôle interne.

Ce principe est généralement le plus bafoué, soit au nom de la confidentialité, soit

pour le manque de temps, ou encore par crainte des pouvoirs d’une baronnie propre

à l’entreprise.

Dans certains cas, la violation des procédures est justifiée par plusieurs raisons

(l’assouplissement pour ne pas gêner toute l’activité de l’entreprise……).

Le principe d’indépendance :

Ce principe implique que « les objectifs du contrôle interne sont à atteindre

indépendamment des méthodes et moyens de l’entreprise ».

Ainsi, même si l’entreprise utilise des moyens sophistiqués, elle ne doit pas pour

autant éliminer les contrôles intermédiaires qui lui assurent que les objectifs de

sauvegarde du patrimoine et d’efficience des opérations soient atteints.

Le principe d’information :

L’information qui chemine dans les circuits d’un contrôle interne doit répondre à

certains critères. Il s’agit de la pertinence, l’utilité, l’objectivité, la communicabilité et

la vérifiabilité.

Une information pertinente est une information adaptée à son objet et à son

utilisation. Elle doit être accessible dans le temps et le lieu voulus.

L’utilité de l’information rejoint la pertinence et vise la satisfaction du besoin

de son destinataire. Par ailleurs, le conseil supérieur de l’ordre des experts

comptables précise qu’une information utile doit être directe, non redondante

et économique.

Appliquée à l’information, l’objectivité est l’impartialité, l’information ne doit

pas être déformée volontairement.

L’information communicable est une information explicite et assez détaillée

que le destinataire peut tirer facilement des renseignements dont il a besoin.

Une information est vérifiable quand il est possible de retrouver sa structure,

autrement dit, l’information comporte suffisamment de références qui la

justifient et l’authentifient.

Le principe d’harmonie :

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Il s’agit d’un simple principe de bon sens qui exige que le contrôle interne soit

adapté au fonctionnement de l’entreprise, aux sécurités recherchées et au coût du

contrôle interne qui dépasse celui entraîné par une défaillance, car la redondance

des contrôles va au détriment de la rapidité de l’information.

Le principe de la qualité du personnel :

La qualité du personnel influence beaucoup le bon déroulement des opérations au

sein de l’entreprise et garantit la qualité du système du contrôle interne.

Bien qu’un contrôle interne respecte tous les principes signalés auparavant, le

recrutement de personnes qualifiées pour les postes qu’elles devraient occuper est

un complément décisif pour la réussite du système du contrôle interne.

Chacune de ces normes, décrites ci avant, est la composante d’un ensemble qu’il est

difficile de dissocier. C’est la cohérence de cet ensemble qui fait la qualité du

contrôle interne d’une entreprise. Si l’on privilégie l’une des normes par rapport aux

autres, un déséquilibre peut être créé qui ne peut que nuire à la fiabilité du tout, et

notamment des informations enregistrées.

Les objectifs du contrôle interne et conditions de son existence :

Les objectifs :

Le contrôle interne concourt à la réalisation d’un objectif général que l’on peut

décliner en objectifs particuliers. L’objectif général c’est la continuité de l’entreprise

dans le cadre de la réalisation des buts poursuivis. Pour atteindre cet objectif

général, on assigne au contrôle interne des objectifs permanents regroupés sous 4

rubriques :

1)

Sécurité des actifs : Un bon système de contrôle interne doit viser à

préserver le patrimoine de l’entreprise et ses actifs non seulement

les actifs immobilisés, les stocks, les actifs immatériels, mais

également les Ressources Humaines, l’image de l’entreprise ainsi

que les informations confidentielles de l’entreprise.

2)

Qualité des informations : Le contrôle interne doit permettre à la

chaîne des informations d’être fiables et véritables, exhaustives,

pertinentes et disponibles.

3)

Respect des instructions de la Direction : Respect des politiques,

plans, procédures, lois et réglementations.

4)

Optimisation des ressources : Utilisation économique et efficace des

ressources.

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Les conditions d’existence :

Les conditions d’existence d’un bon contrôle interne se résument donc en deux

propositions :

l’exemple de la Direction : Elle doit, la première, maîtriser ses activités de

façon rationnelle en adoptant les dispositifs du contrôle interne adéquats.

La vertu de l’exemple est fondamentale, elle vaut toutes les injonctions et

toutes les instructions. Cette attitude doit être visible pour être efficace : il

doit être connu et reconnu que la Direction Générale de l’entreprise

poursuit les objectifs permanents du contrôle interne et pour ce faire adopte

les dispositifs nécessaires.

La formation du management : La formation du manager doit comporter

une initiation au contrôle interne. Elle va démonter tout le mécanisme des

dispositifs de contrôle interne, ceux-là même que les auditeurs auront à

apprécier.

Les dispositifs du contrôle interne :

On peut regrouper en six rubriques l’ensemble des dispositifs de Contrôle Interne

que chaque manager doit s’attacher à mettre en place:

Les objectifs :

Elles doivent naturellement s’insérer dans le cadre des objectifs généraux du

contrôle interne, déjà analysés. A partir de ces objectifs généraux, et en veillant à ce

qu’ils soient respectés, chaque responsable définit les objectifs spécifiques à sa

mission, lesquels sont appréciés par l’Auditeur interne en fonction des critères ci

après :

Ils doivent concourir à la réalisation de la mission assignée au

responsable.

Ils doivent être déclinés à l’intérieur du service : chaque objectif

spécifique se réalise par la réalisation cumulée de sous objectifs assignés

aux responsables opérationnels du service.

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Ils doivent être mesurables, c'est-à-dire exprimés en termes numériques :

valeurs objectives à atteindre ou à dépasser, ratios, indicateurs d’activité

ou de qualité.

Ils doivent pouvoir être suivis par le système d’information à disposition

du management, lequel doit être construit en fonction de la nature des

objectifs assignés à chacun.

La stratégie :

C’est la mise en place des moyens permettant la réalisation des objectifs : Sont-ils

adaptés aux objectifs fixés ? L’examen de cette question révèle souvent de graves

distorsions, sources de déboires et d’inefficacité. Sans personnel compétent tout

système de contrôle interne est condamné et nombreux sont les cas dans lesquels les

anomalies rencontrées ont pour cause une formation insuffisante ou, ce qui revient

au même, une formation non mise à jour.

Les systèmes d’information et de pilotage :

L’observation des systèmes d’information par l’auditeur interne doit le conduire à

examiner les cinq critères qui vont lui permettre de porter un jugement sur la qualité

de ces dispositifs :

Ils doivent concerner toutes les fonctions.

Ils doivent être fiables et vérifiables.

Ils doivent être exhaustifs.

Ils doivent être disponibles en temps opportun.

Ils doivent être utiles et pertinents.

L’organisation :

On ne contrôle que ce qui est organisé, étant entendu que « contrôle » signifie

« maîtrise ». C’est dire qu’il s’agit là d’un élément particulièrement important dans

la panoplie des dispositifs de Contrôle Interne. Une organisation de qualité doit

respecter trois principes généraux, elle se compose de quatre éléments constitutifs.

Les trois principes à respecter :

  • - L’adaptation.

  • - L’objectivité.

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  • - La sécurité ou la séparation des tâches.

Les quatre éléments constitutifs d’une organisation sont :

  • - L’organigramme, pour savoir qui commande à qui.

  • - L’analyse de poste pour savoir qui fait quoi.

  • - Le recueil des pouvoirs et latitudes pour connaître les

limites des pouvoirs de chacun.

  • - L’élément matériel qui organise l’environnement.

Les procédures :

Les procédures de l’entreprise doivent être définies et concerner toutes les activités

et tous les processus. Ces documents doivent être :

Ecrits.

Simples et spécifiques.

Mis à jour régulièrement.

Portés à la connaissance des exécutants.

La supervision :

C’est le sixième dispositif du contrôle interne dont les auditeurs examineront la

qualité. On peut tout d’abord définir la supervision par ce qu’elle n’est pas :

ce n’est pas refaire le travail de ses subordonnés,

ce n’est pas tendre des pièges pour déceler les erreurs,

Superviser c’est :

D’abord un acte d’assistance : aider le collaborateur dans les tâches

nouvelles et difficiles, lui montrer le chemin, régler les conflits et ce faisant

détecter ses points forts et ses points faibles.

Ensuite un acte gratifiant : montrer aux autres que l’on s’intéresse à leur

travail, que leurs efforts ou leurs difficultés ou leurs performances ne sont

pas ignorés.

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C’est enfin un acte de vérification : montre que de temps à autre, selon une

périodicité tout à fait aléatoire, mais certaine, quelqu’un vient vérifier

comment les choses se passent.

On peut ajouter « hors catégorie », l’Audit Interne puisqu’une organisation qui

bénéficie des services d’une fonction d’Audit Interne est mieux maîtrisée que celle

qui n’en bénéficie pas.

Les moyens et les outils :

Pour apprécier la qualité des différents dispositifs du contrôle interne, identifier

leurs faiblesses et recommander les améliorations utiles l’auditeur interne va utiliser

des moyens et des outils. Les moyens sont d’utilité indispensable et donc

systématiquement utilisés à chaque Mission d’Audit Interne. Les outils sont, au

contraire, à disposition de l’auditeur qui choisira tel ou tel en fonction du but

poursuivi, de la nature du problème, de l’environnement etc.

Les moyens :

Les moyens utilisés par les auditeurs internes peuvent être considérés comme des

démarches logiques qui vont s’inscrire tout naturellement dans le cadre

méthodologique.

On dénombre deux moyens d’investigation utilisés par les Auditeurs internes et qui

s’inscrivent à des moments différents du processus méthodologique :

Les questionnaires,

la FRAP (Feuille de Révélation et d’Analyse de Problème).

Les outils.

Les outils d’audit peuvent être classés selon plusieurs critères :

Les outils d’interrogation qui vont aider l’auditeur à formuler des

questions ou à répondre à des questions qu’il se pose, à savoir :

  • - Les sondages statistiques.

  • - Les interviews.

- Les vérifications et rapprochements divers.

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Les outils de description, on pourrait presque dire de « révélation »,

qui ne présupposent pas de questions particulières, mais vont aider à

mettre en relief les spécificités des situations rencontrées :

  • - L’observation physique.

  • - La narration.

  • - La grille d’analyse des tâches.

  • - Le diagramme de circulation.

La méthode :

La mission d’audit se découpe en périodes précises et identifiables, et qui sont

toujours les mêmes :

La phase de préparation : qui ouvre la mission, exige des

auditeurs une capacité importante de lecture, d’attention et

d’apprentissage. Elle peut se définir comme la période au cours

de laquelle vont être réalisés tous les travaux préparatoires

avant de passer à l’action.

La phase de réalisation : fait beaucoup appel aux

capacités d’observation, de dialogue et de communication. C’est

à ce stade que l’on fait le plus appel aux capacités d’analyse et

au sens de la déduction.

La phase de conclusion : elle exige également et avant

tout une grande faculté de synthèse et une aptitude certaine à la

rédaction, encore que le dialogue ne soit pas absent de cette

dernière période. L’auditeur va cette fois élaborer et présenter

son rapport.

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Première partie: Diagnostic de la fonction Paie- Personnel.

Chapitre1: Prise de connaissance des procédures.

Section 1: Description détaillée du dispositif interne du circuit PAIE.

  • 1- l’observation physique.

L’observation physique est un outil d’application universelle car tout est observable.

Observation des processus

  • - Comment se déroule une opération de pointage ?

  • - Comment se déroule l’établissement d’un journal de paie ?

  • - Comment se déroule la vérification des calculs ?

  • - Comment se déroule le paiement des salariés ? etc.

Au cours de ces observations, on doit être attentif pour déceler toutes les

insuffisances ou les dysfonctionnements.

Observation des documents

Au cours de cette phase, j’ai pu examiner toute la documentation existante sur le

sujet:

Absence de rapports d’audit antérieurs de la fonction Paie Personnel.

Consultation des procédures internes de gestion du personnel :

  • a) Procédure de licenciement

  • b) Procédure IGR

  • c) Procédure Jours fériés

  • d) Procédure Législation

  • e) Procédure Gestion Personnel

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  • f) Procédure Logiciel RH

  • g) Procédure Recrutement

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  • h) Sécurité sociale : Recueil résumé des textes législatifs et réglementaires

  • i) Procédure d’application .

Consultation des imprimés de gestion du personnel :

  • a) Demande de recrutement

  • b) Fiche de description des postes

  • c) Fiche de déclaration de pointage du personnel journalier

  • d) Déclaration de recrutement des salariés temporaires

  • e) Fiche d’identité et analyse du profil

    • 2- Le questionnaire de prise de connaissance.

Ce document va permettre la collecte des informations dont la connaissance est

nécessaire pour l’appréciation du contrôle interne. Lors d’une première réunion avec

le responsable du secteur des Ressources Humaines, il a expliqué les trois types de

paies existantes au niveau de la société, à savoir :

Le virement mensuel : effectué par le secteur « Ressources humaines » le 15

de chaque mois. Il concerne le personnel rémunéré sur la base d’un forfait

mensuel. Le mode de règlement étant le virement bancaire.

Le virement journalier : réalisé par le secteur « Ressources humaines » le 25

de chaque mois. Il concerne le personnel rémunéré sur la base d’un taux

journalier. Le salaire de cette catégorie de personnel fait l’objet d’un virement

bancaire mensuel.

Le journal de paie : décentralisé au niveau des filières et pôles. Il est édité à la

fin du mois et concerne la majorité des salariés journaliers (temporaires ou

permanents). Les fonds sont débloqués par des agents en vue d’un règlement

en espèces de cette catégorie de personnel.

Données quantitatives :

- Répartition de l’effectif par catégorie du personnel (Au 31/12/04)

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N

Catégorie

Effectif

 
 

Permanent

Temporaire

% /Structure

Cadres supérieurs

8

 

1%

Cadres et Cadres assimilés

 
  • 19 2%

 

Agents de maîtrise et agents de maîtrise

 
  • 50 6%

 

assimilés

Agents d’exécution

 
  • 14 2%

 

Ouvriers spécialisés

141

 

17%

Ouvriers

51

543

72%

TOTAL

283

543

100%

TOTAL DOMAINE

 

826

 

- Nombre de centres de paiement

Les centres de paiement sont au nombre de 7 et sont répartis comme suit :

Données qualitatives :

 
 

1)

Le mode de rémunération des dirigeants : fixe.

2)

Le système de paiement utilisé :

 
  • - Informatisé pour le journal de paie et le virement journalier.

  • - Manuel pour le virement mensuel.

 

3)

Le système comptable utilisé : informatique et développé en interne.

4)

Pas d’environnement syndical.

Informations réglementaires :

1)

Dispositions des conventions collectives : Absence d’une convention

collective.

2)

-Quel est le type de contrat conclu avec le salarié temporaire ? :

  • - Un Contrat à durée déterminée.

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-Pour quelle durée ? :

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-La durée nécessaire pour accomplir le travail à caractère saisonnier

par le salarié temporaire sans dépasser 5 mois et demi.

-Est – il renouvelable ?

-Oui et pour plusieurs fois.

3)

-Quel est le type de contrat conclu avec le salarié permanent ? et pour

quelle durée ?

-Période d’essai de 6 mois - recrutement provisoire de 12 mois puis

la titularisation.

  • 3- La narration.

Tout au long de mon analyse, je vais m’intéresser aux trois modes de paiement (le

virement journalier, le virement mensuel et le journal paie espèces). Pour ce qui est

du journal paie espèces et pour une contrainte de temps, mon étude sera limiter à

une seule filière.

Le journal paie espèces :

La Filière est scindée en 2 secteurs .Chaque secteur est à son tour subdivisé en

sections.

1 ère opération : Le pointage des journaliers temporaires et permanents.

Au niveau du premier secteur:

Qui : Chefs de section.

Quand : En début de journée.

Comment : Il remplit la carte de pointage remise par le salarié (temporaire ou

permanent). Il coche la journée correspondante dans le cahier de pointage et garde la

carte de pointage jusqu’à la fin de la journée pour la remettre à nouveau au salarié

journalier concerné.

Au niveau du 2 ème secteur:

Qui : Pointeur.

Quand : En début de journée.

Comment : Idem que le Premier secteur.

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2ème

opération :

La

déclaration

de

règlement

des

journées

de

travail

supplémentaires.

Qui : Chefs de section.

Quand : A la fin du mois.

Comment : le chef de section remplit la déclaration de règlement des journées de

travail supplémentaires et l’envoie au chef de secteur pour signature.

3ème opération : Les Heures supplémentaires travaillées durant des jours

ouvrables.

Au niveau du premier secteur :

Qui : Chefs de section.

Quand : A la fin du mois.

Comment : Le responsable de la section transcrit sur papier les heures

supplémentaires par salarié et le signe. Ce document est ensuite envoyé au pointeur

qui calcule la rémunération correspondante sur la base d’une majoration de salaire

de 17% pour les heures travaillées le jour et 20% pour celles travaillées la nuit. Ce

montant est reporté sur le cahier de pointage.

4ème opération : La ventilation de la main d’œuvre :

Qui : Chefs de section.

Quand : Chaque quinzaine.

Comment : le chef de la section remplit l’imprimé de ventilation de la main d’œuvre

et l’envoie au responsable de la pré-comptabilité et la paie.

5 ème opération : Remise du cahier et des cartes de pointage.

Au niveau du premier secteur :

Qui : Chefs de section.

Quand : A la fin du mois.

Comment : Il envoie le cahier et les cartes de pointage au responsable de la pré-

comptabilité et la paie de la filière.

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Au niveau du 2 ème secteur:

Qui : Pointeur.

Quand : A la fin du mois.

Comment : Idem que le 1 er Secteur.

6 ème opération : La cessation de travail d’un temporaire.

Au niveau du premier secteur:

Qui : Chefs de section.

Quand : A la fin du mois.

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Comment : Les chefs de section notifient au niveau du cahier de pointage l’absence

du salarié concerné.

Au niveau du 2 ème secteur:

Qui : Pointeur.

Quand : A la fin du mois.

Comment : le chef de section informe oralement le pointeur de l’arrêt de travail du

salarié temporaire. Ce dernier le notifie au niveau du cahier de pointage.

7 ème opération : La préparation de la paie.

Qui : Responsable de la pré-comptabilité et la paie.

Quand : A la fin du mois.

Comment :

-Saisie du journal de paie : Il saisit le journal de paie par matricule à partir du

cahier de pointage.

-Comparaison et vérifications : Il compare les informations du journal de

paie avec celles des cartes de pointage, de la déclaration de recrutement des

salariés temporaires et de la déclaration de règlement des journées de travail

supplémentaires.

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-Autres gains : Il reporte la rémunération des heures supplémentaires dans

la colonne autres gains du journal de paie.

-Les crédits accordés par les œuvres sociales : Il transcrit le montant des

déductions des crédits accordés par les œuvres sociales (suivi par les RH)

dans la colonne Avances sur salaire du journal de paie.

-Les avances sur salaire accordées par la filière à l’occasion de l’AÏD : Il déduit

le montant de ces avances du salaire des journaliers.

  • - La déclaration mensuelle de cessation d’activité du personnel temporaire : Il

établit une déclaration du personnel temporaire qui a arrêté les 15 jours

durant ce mois et l’envoi aux chefs de secteur pour signature.

  • - La ventilation de la main d’œuvre par secteur : Il prépare une ventilation de

main d’œuvre par secteur qui résume l’ensemble des ventilations de main

d’œuvre établies par les chefs de section et l’envoi aux chefs de secteur pour

signature.

  • - Edition du journal de paie.

8 ème opération : Signature du journal de paie

Qui : -Chef de filière.

- Chef de secteur.

Quand : Après réception du journal de paie.

9 ème opération : Contrôle du journal de paie

Qui : Responsable de la paie au niveau du secteur des Ressources Humaines.

Quand : Après réception du journal de paie, de la déclaration de règlement des

journées de travail supplémentaires et de la déclaration mensuelle de cessation

d’activité du personnel temporaire.

Comment :

  • - Contrôle des taux de salaire appliqués.

  • - Contrôle des périodes de travail du personnel temporaire.

  • - Contrôle des déductions de charges sociales.

Mémoire de fin d’études

ISCAE 2004-2005

  • - Etablissement d’un état des déductions de journal de paie et des versements à la régie.

  • - Visa du journal de paie : le responsable de la paie met la mention SAISIE PAIE dans la dernière page du journal de paie, la déclaration de règlement des journées de travail supplémentaires et la déclaration de cessation d’activité du personnel temporaire.

  • - le responsable de la paie garde une copie du journal de paie, de la déclaration de règlement des journées de travail supplémentaires et la déclaration de cessation d’activité du personnel temporaire et retourne ces documents au responsable de la pré-comptabilité et la paie de la filière.

10 ème opération : Etablissement de l’ordre de paiement.

Qui : Responsable de la pré-comptabilité et la paie de la filière.

Quand : Après visa du journal de paie par le secteur Ressources Humaines.

Comment : Il établit l’ordre de paiement et l’envoi au chef de filière pour signature.

11 ème opération : Comptabilisation des rémunérations.

Qui : Responsable de la comptabilité de la filière.

Quand : Après réception de l’ordre de paiement, du journal de paie et de la

déclaration de règlement des journées de travail supplémentaires.

Comment :

- Vérification des totaux du journal de paie.

  • - Saisie comptable : Il passe les écritures de comptabilisation de la paie et met

à jour la comptabilité analytique.

  • - Etablissement du chèque : Il établit le chèque au nom du régisseur désigné

de la filière qui assure également la fonction de responsable de la paie et

de la pré- comptabilité.

  • - Etablissement de la lettre d’accompagnement du chèque.

12 ème

opération : Signature du chèque.

Qui :

Responsable du secteur comptabilité et finance.

Mémoire de fin d’études

Quand : Après réception du chèque.

ISCAE 2004-2005

13 ème opération : Signature de la lettre d’accompagnement du chèque.

Qui : Le responsable du Pôle Ressources.

14 ème opération : Signature du chèque.

Qui : Le Directeur général.

Quand : Après réception du chèque et d’un état comparatif entre l’ensemble des

charges salariales de ce mois avec celles du même mois de l’année dernière.

15 ème opération : Retour du chèque et de la lettre d’accompagnement du

chèque à la filière .

16 ème opération : Signature de la lettre d’accompagnement du chèque.

Qui : Le régisseur désigné par la filière.

Quand : Après réception du chèque.

Comment : Il signe la lettre d’accompagnement du chèque et l’envoie au secteur

comptabilité et finances.

17ème opération : Règlement des salariés payés en espèces.

Qui : Le régisseur désigné de la filière.

Quand : Après encaissement du chèque par le régisseur.

Comment : Assisté par le responsable de pointage, le régisseur procède à la paie de

chaque salarié sur la base de la copie du journal de paie et de la carte de pointage

dûment signée par le bénéficiaire. Au terme de cette opération, il établit un Procès-

verbal de règlement de la paie.

Virement journalier :

1 ère opération : Le pointage du personnel journalier.

Qui : Chef de section.

Quand : En début de journée.

Comment : Il remplit la carte de pointage remise par le salarié. Il garde la

carte de pointage jusqu’à la fin de la journée pour la remettre à nouveau au

salarié journalier concerné.

Mémoire de fin d’études

2 ème opération : Remise des cartes de pointage.

Qui : Chef de section.

Quand : Le 25 ème jour du mois.

ISCAE 2004-2005

Comment : Il envoie les cartes de pointage au responsable de la pré-

comptabilité et la paie de la filière.

3 ème opération : La déclaration de pointage du personnel journalier.

Qui : Le responsable de la pré-comptabilté et la paie.

Quand : Le 25 ème jour du mois.

Comment : Il remplit la fiche de déclaration de pointage du personnel journalier et

l’envoie au chef de secteur pour signature.

4 ème opération : La déclaration de règlement des journées de travail

supplémentaires.

Qui : Le responsable de la pré-comptabilté et la paie.

Quand : Le 25 ème jour du mois.

Comment : Il remplit la déclaration de règlement des journées de travail

supplémentaires et l’envoie au chef de secteur pour signature.

5 ème opération : Remise de la fiche de déclaration de pointage du personnel

journalier et la déclaration de règlement de journées de travail

supplémentaires

Qui : Le responsable de la pré-comptabilté et la paie.

Quand : Le 26 ème jour du mois.

Comment : Il envoie la fiche de déclaration de pointage du personnel journalier et la

déclaration de règlement de journées de travail supplémentaires au secteur des

Ressources Humaines.

6 ème opération : Préparation de la paie.

Qui : Le responsable de la paie du secteur des Ressources Humaines.

Mémoire de fin d’études

Quand : le 27 ème jour du mois

Comment :

  • - Saisie des bulletins de paie.

ISCAE 2004-2005

  • - Etablissement du journal de paie par filière ou pôle.

  • - Elaboration d’un journal de paie récapitulatif de l’ensemble des filières

et pôles.

  • - Rapprochement du journal de paie avec celui du mois précédent.

  • - Signature du journal de paie.

  • - Etablissement de l’ordre de virement.

7 ème opération : Contrôle du journal de paie.

Qui : Le responsable du secteur des Ressources Humaines.

Quand : le 28 ème jour du mois.

Comment :

  • - Vérification des taux journaliers.

  • - Vérification des journées de travail déclarées par la filière ou pôle.

  • - Contrôle de la colonne CNSS.

  • - Comparaison des salaires du mois avec ceux du mois précédent.

  • - Vérification des totaux de l’ordre de virement.

  • - Signature des journaux de paie par secteur.

8 ème opération : Signature du journal de paie.

Qui : Le responsable du pôle Ressources.

Quand : Après réception des journaux de paie.

9 ème opération : Contrôle des débits et des crédits.

Qui : Le responsable du secteur comptabilité et finances.

Mémoire de fin d’études

ISCAE 2004-2005

Quant : Après réception des journaux de paie par filière ou pôle, du journal de paie

récapitulatif de l’ensemble des filières et pôles et de l’ordre de virement.

Comment :

  • - Contrôle des débits et des crédits.

  • - Signature de l’ordre de virement.

  • - Envoi à chaque responsable de la comptabilité d’une filière ou d’un pôle le total des charges salariales pour les comptabiliser.

10 ème opération : Signature de l’ordre de virement.

Qui : Le Directeur général.

Virement mensuel :

1 ère opération : Préparation de la paie.

Qui : Le responsable du secteur des Ressources Humaines.

Quand : Le 27 ème jour du mois.

Comment :

  • - Saisie des bulletins de paie.

  • - Etablissement du journal de paie (virement mensuel).

  • - Préparation d’une répartition des salaires par secteur.

  • - Signature du journal de paie.

  • - Etablissement de l’ordre de virement.

2ème opération : Signature du journal de paie

Qui : Le responsable du pôle Ressources.

Quand : Après réception du journal de paie.

Mémoire de fin d’études

3ème opération : Comptabilisation de la paie

ISCAE 2004-2005

Qui : Le responsable du secteur comptabilité et finances.

Quand : Après réception du journal de paie et de l’ordre de virement.

Comment : Il vérifie les informations reportées dans le journal de paie puis il envoie

à chaque responsable de la comptabilité d’une filière ou d’un pôle le total des

charges salariales pour les comptabiliser et enfin il signe l’ordre de virement.

4ème opération : Signature de l’ordre de virement.

Qui : Le Directeur général.

Section 2: Etablissement du diagramme de circulation.

  • 1- Définition du diagramme.

Le diagramme sert à décrire la circulation des documents entre les différentes

fonctions et centres de responsabilité, d’indiquer leur origine et leur destination et

donc de donner une vision complète du cheminement des informations et de leurs

supports. Cette méthode de schématisation remplace une longue description et ses

avantages l’emportent largement sur ses inconvénients.

Il est à noter qu’il existe deux modèles de présentation relatifs aux diagrammes de

circulation, à savoir :

  • - le diagramme vertical.

  • - Le diagramme horizontal.

J’ai opté pour le diagramme horizontal car la circulation se fait horizontalement,

ce qui rend aisée sa lecture.

- Table de symboles : (voir ci- après)

Mémoire de fin d’études

ISCAE 2004-2005

Mémoire de fin d’études

Mémoire de fin d’études ISCAE 2004-2005 Document : facture, carte de pointage, bulletin de paie, pièce
Mémoire de fin d’études ISCAE 2004-2005 Document : facture, carte de pointage, bulletin de paie, pièce

ISCAE 2004-2005

Document : facture, carte de pointage,

bulletin de paie, pièce de caisse.

Etablissement d’une liasse.

Mémoire de fin d’études ISCAE 2004-2005 Document : facture, carte de pointage, bulletin de paie, pièce

Traitement informatique.

Lettre dans le triangle

Lettre dans le triangle

Classement définitif définit le mode de

 

classement

A alphabétique

Classement provisoire N numérique

Classement provisoire N numérique

C chronologique

Mémoire de fin d’études ISCAE 2004-2005 Document : facture, carte de pointage, bulletin de paie, pièce
Mémoire de fin d’études ISCAE 2004-2005 Document : facture, carte de pointage, bulletin de paie, pièce
Mémoire de fin d’études ISCAE 2004-2005 Document : facture, carte de pointage, bulletin de paie, pièce
Mémoire de fin d’études ISCAE 2004-2005 Document : facture, carte de pointage, bulletin de paie, pièce

Placé sous un triangle le classement

indique que la vérification de la suite

numérique fait partie du système.

Circulation physique d’un document

En cas d’ambiguïté le numéro de

l’exemplaire de la liasse est indiqué.

Sortie du circuit : client : envoi

Fournisseur : envoi

détruit

Renvoi à une autre page à un symbole

identique portant la même lettre.

Point de départ d’un circuit placé au dessus

du document initial.

Mémoire de fin d’études

Mémoire de fin d’études Prénuméroté J ISCAE 2004-2005 Opération manuelle Contrôle par comparaison. Indique : prénuméroté
Mémoire de fin d’études Prénuméroté J ISCAE 2004-2005 Opération manuelle Contrôle par comparaison. Indique : prénuméroté

Prénuméroté

Mémoire de fin d’études Prénuméroté J ISCAE 2004-2005 Opération manuelle Contrôle par comparaison. Indique : prénuméroté
  • J

Mémoire de fin d’études Prénuméroté J ISCAE 2004-2005 Opération manuelle Contrôle par comparaison. Indique : prénuméroté

ISCAE 2004-2005

Opération manuelle

Contrôle par comparaison.

Indique : prénuméroté

Numéroté quand émis

Non numéroté

Circulation d’information par opposition à

circulation physique d’un document. Par

exemple : vérification d’un prix d’achat

Joindre, attacher, coller, agrafer,

Ce symbole ne doit pas être utilisé si les

documents ne sont pas physiquement

joints, utiliser dans ce cas la circulation

d’information

Livre, grand-livre, tarif, livre d’inventaire,

tout livre relié ou à feuillets mobiles

Mémoire de fin d’études Prénuméroté J ISCAE 2004-2005 Opération manuelle Contrôle par comparaison. Indique : prénuméroté

Bande d’additionnement

Traitement sur procédé comptable autre

qu’ordinateur ou cartes perforées :

Décalque main

Machine comptable

Mémoire de fin d’études

2- Avantages et inconvénients :

Avantages

ISCAE 2004-2005

  • - c’est un document figuratif, donc facile à lire et à comprendre. Chaque opération

est matérialisée par un symbole différent : création de document, duplication,

comparaison, archivage… ; la circulation des documents est indiquée par des flèches

qui traversent les entités concernés.

  • - c’est un document logique qui amène à se poser des questions-type à propos de

chaque document :

  • - combien d’exemplaires ?

  • - qui les envoie ?

  • - où arrivent-ils ?

  • - qu’en fait-on ?

Les opérations sont montrées dans leur ordre séquentiel, d’où :

  • - Mise en évidence des points forts et des points faibles : les points de contrôle sont

clairement identifiés et les interfaces entre services mises en lumière. La

schématisation va rendre visible les anomalies : document inutilisé, absence de

contrôle, ou contrôle insuffisant, traitement redondant, etc.

  • - Les risques d’omission sont minimisés : un document, un exemplaire ne peuvent

être oubliés car le diagramme permet de les suivre à la trace.

  • - Enfin, et ceci n’est pas un des moindres avantages, Le diagramme de circulation est

également un outil d’auto- contrôle en ce sens qu’il permet de s’assurer que l’on a

bien compris les explications fournies. C’est également un moyen de validation

d’informations obtenues par d’autres sources.

Les inconvénients

L’inconvénient majeur est qu’il s’agit d’une technique difficile et qu’il faut pratiquer

souvent pour bien la maîtriser. On cite également le fait que ne pouvant tout

traduire en symbole, le document nécessite souvent la rédaction de notes

complémentaires qui l’alourdissent et vont à l’encontre du principe figuratif.

Un bon dessinateur de flow-chart saura néanmoins réduire ces notes au minimum

disponible.

Mémoire de fin d’études

ISCAE 2004-2005

3- Elaboration d’un diagramme horizontal de circulation.

Le journal paie espèces

Le diagramme : (voir ci après). Filière Secteur Chef de Chef de Chef de Pointeur
Le diagramme : (voir ci après).
Filière
Secteur
Chef de
Chef de
Chef de
Pointeur
pré comptabilité
des
Filière
Secteur
Section
et paie
R.H
32

Mémoire de fin d’études

ISCAE 2004-2005

Déclaration De Signature recrutement des salariés temporaires Enregistrement Carte de pointage Déclaration De règlement des J
Déclaration
De
Signature
recrutement
des salariés
temporaires
Enregistrement
Carte de
pointage
Déclaration
De règlement
des J de T sup
Déclaration
Mensuelle de
Cahier
cessation
de
d’activité
pointage
Signature
Edition du
journal
De paie
 

Filière

Secteur

 

des

Chef de

Chef de

Chef de

Pointeur

pré comptabilité

R.H

Filière

Secteur

Section

et paie

Mémoire de fin d’études

ISCAE 2004-2005

Ventilation de la main d’oeuvre signature signature signature signature Contrôle par comparaison Etablissement Visa de l’ordre
Ventilation de
la main
d’oeuvre
signature
signature
signature
signature
Contrôle par
comparaison
Etablissement
Visa
de l’ordre de
Saisie
paiement
Paies
Filière Responsable Comptabilité Directeur Chef de Chef de pré comptabilité du pôle et Finances du Filière
Filière
Responsable
Comptabilité
Directeur
Chef de
Chef de
pré comptabilité
du pôle
et Finances
du
Filière
Secteur
et paie
Ressources
Domaine

34

Mémoire de fin d’études

ISCAE 2004-2005

signature Comptabilisation Comptabilisation Lettre Signature d’accom Chèque pagneme nt du chèque Signature Signature Signature Encaissement du
signature
Comptabilisation
Comptabilisation
Lettre
Signature
d’accom
Chèque
pagneme
nt du
chèque
Signature
Signature
Signature
Encaissement du
Chèque
Paiement des
journaliers.

NB : - Au niveau du Premier Secteur, les chefs de sections assurent également la

fonction de pointeurs.

- Le responsable de la pré-comptabilité et paie de la filière occupe également la

fonction de régisseur.

Virement journalier :

Filière

Secteur des R. H.

Chef de

Chef de

pré- comptabilité

Le responsable

Le responsable

35

Mémoire de fin d’études

ISCAE 2004-2005

Secteur section et paie du secteur RH de la paie Carte de Fiche de pointage déclaration
Secteur
section
et paie
du secteur RH
de la paie
Carte de
Fiche de
pointage
déclaration de
pointage du
personnel
temporaire
Déclaration de
Règlement des
journées de
travail
supplémentaires
Signature
Edition du
journal
de paie de la
filière
Edition d’un journal
de paie récapitulatif
de l’ensemble des
filières et pôles
Etablissement de
l’ordre de
paiement
Contrôle par
comparaison
Signature du
journal de paie
Signature du
journal de paie
B
Secteur
Responsable
Secteur
Directeur
des
du pôle
Comptabilité et
du domaine
R.H.
Ressources
Finance
Mémoire de fin d’études Signature du Contrôle des journal de paie débits et des crédits Comptabilisation
Mémoire de fin d’études
Signature du
Contrôle des
journal de paie
débits et des
crédits
Comptabilisation

ISCAE 2004-2005

Mémoire de fin d’études Signature du Contrôle des journal de paie débits et des crédits Comptabilisation
Signature de Signature de l’ordre de l’ordre de virement virement
Signature de
Signature de
l’ordre de
l’ordre de
virement
virement

Virement mensuel :

Secteur

Responsable

Secteur

Directeur

Mémoire de fin d’études

ISCAE 2004-2005

des du pôle Comptabilité et du domaine RH Ressources finance Edition du journal de paie Etablissement
des
du pôle
Comptabilité et
du domaine
RH
Ressources
finance
Edition du journal de
paie
Etablissement
de l’ordre de
paiement
Contrôle et
Signature du
Signature du
vérifications
journal de paie
journal de paie
Signature de
Signature de
l’ordre de
l’ordre de
virement
virement
Comptabilisation

Section 3: Vérification de l'existant.

1- Définition et objectif :

Mémoire de fin d’études

ISCAE 2004-2005

Le test de conformité, appelé aussi « test de compréhension », est le premier test

qu’effectue l’auditeur. Il lui permet de vérifier qu’il a bien appréhendé le système

existant dans la société ; cela signifie d’une part que l’on lui a bien décrit les

procédures qui sont normalement appliquées dans l’entreprise, et d’autre part qu’il

a bien compris les explications que l’on lui a fournies.

Ce test n’a pas pour objet de prouver l’application des procédures, mais d’en

contrôler l’existence.

2-Application du test de conformité :

Après avoir pris connaissance du circuit Paie sur la base de ce que les responsables

m’ont racontée, il s’agit maintenant de vérifier et de s’assurer que le système ainsi

décrit correspond effectivement à la réalité.

En effet, l’opération consiste à tester la procédure du début jusqu’à la fin à l’aide du

test de conformité.

Pour sa mise en œuvre, j’ai assisté :

Au niveau de la filière, à toute l’opération de la paie des journaliers (journal

de paie en espèces). En commençant par le pointage des journaliers jusqu’à

leur paiement à la fin du mois.

Au niveau de la Direction des Ressources Humaines au virement mensuel et

journalier.

Le test de conformité m’a permis de rectifier les erreurs de compréhension et de

corriger les inexactitudes dans les informations recueillies auprès des responsables

interrogés, ainsi que d’approfondir la connaissance du système.

Chapitre 2: Evaluation du contrôle interne.

Mémoire de fin d’études

ISCAE 2004-2005

Section1: Etablissement d'un questionnaire d'évaluation.

1- Les cinq questions : Qui ? Quoi ? Où? Quand ? Comment ?

Ces cinq questions universelles permettent de regrouper l’ensemble des

interrogations concernant les points de Contrôle, en couvrant tous les aspects :

QUI ? Questions relatives à l’opérateur, qu’il s’agit d’identifier avec

précision et par là même de voir s’il existe, quels sont ses pouvoirs et dans

quelle mesure il y a identité entre la réalité et le référentiel.

QUOI ? Permet de regrouper toutes les questions permettant de savoir de

quoi il s’agit, quel est l’objet de l’opération.

OÙ ? Pour ne pas omettre de tester tous les endroits où l’opération se

déroule.

QUAND ? Permet de poser des questions relatives au temps : début, fin,

durée, saisonnalité, planning…

..

?

COMMENT? Questions relatives à la description du mode opératoire :

Comment recrute-t-on ? Comment fait-on le pointage ? etc. L’utilisation de la

piste d’audit est parfois très utile pour suivre, comprendre et apprécier toute

une chaîne d’opérations.

Application de ces 5 questions au journal de paie en espèces.

QUI ?

  • - Qui fixe le salaire au taux du S.M.A.G ?

Le chef du secteur concerné

  • - Qui décide de l’octroi des avances sur salaires ?

Le chef de filière sur décision

du Directeur Général.

  • - Qui autorise les jours supplémentaires ?

Le chef de secteur.

  • - Qui réalise les calculs de paie ?

Le responsable de la pré

comptabilité et la paie.

  • - Qui vérifie les calculs ?

Le secteur des Ressources

Humaines.

QUOI ?

Mémoire de fin d’études

ISCAE 2004-2005

  • - Quels sont les éléments constitutifs de la paie ?

-Nbre jours travaillés.

-Salaire jours travaillés.

-Nbre jours supplémentaires.

-Salaire jours supplémentaires.

-Prime d’ancienneté.

-Salaire brut.

-Cotisation CNSS.

-Retenues diverses.

-Avance sur salaire.

-Autres gains.

-Net à payer.

  • - Les prêts et avances y sont-ils intégrés ?

Oui

OÙ ?

  • - Où sont enregistrées les données de base ?

sur une application informatique.

  • - Où se passe la centralisation ?

au niveau du secteur R.H.

-Y a t il plusieurs centres de paiement au niveau de la

Non

filière?

Quand ?

- Quand est effectué le calcul de la paie ?

A la fin du mois.

41

Mémoire de fin d’études

ISCAE 2004-2005

   

- Quand les calculs sont-ils vérifiés ?

Après l’édition du journal de paie.

  • - A quelle date est réalisé le paiement ?

En début du mois, pas de date

précise.

Comment ?

  • - Comment est fixé le salaire au taux du

En enregistrant les

S.M.A.G ?

renseignements du salarié

journalier (temporaire ou

permanent) et en lui appliquant

le taux du SMAG dans le journal

de pointage et de paie.

  • - Comment est calculée la paie de chacun ?

Informatique

2-Le questionnaire d’évaluation de la fonction Paie du Personnel.

Ce questionnaire va analyser les procédures de contrôle interne pour chacune des

étapes du circuit de paie du personnel suivantes :

Données permanentes :

  • - Généralités.

  • - Embauche.

  • - Pointage.

  • - Promotion, mutations.

  • - Départs.

  • - Crédits accordés par les œuvres sociales.

Préparation de la paie.

Comptabilisation de la paie.

Paiement des rémunérations.

Respect des obligations légales.

42

Mémoire de fin d’études

ISCAE 2004-2005

Pour parvenir à effectuer cette analyse, un ensemble d’acteurs responsables du

circuit de la paie ont été visés dans le but de leur poser des questions. Ainsi, le

questionnaire a été adressé aux personnes suivantes :

Le responsable du secteur des Ressources Humaines.

Le Responsable de la paie au niveau du secteur des Ressources

Humaines.

Le Responsable de la pré- comptabilité et la paie au niveau de

la filière.

Le Responsable de la comptabilité au niveau de la filière .

Le Chef de section complexe II.

Le pointeur du 2 ème secteur.

Données permanentes.

- Généralités :

 

OUI

NON

Observations

1)

Existe-t-il

un

fichier

permanent

du

 

NON

La filière ne garde

personnel au niveau de la filière ?

aucun fichier de

 

personnel, tous les

documents relatifs

au personnel sont

envoyés au secteur

des Ressources

Humaines.

2)

Existe-t-il

un

fichier

permanent

du

OUI

   

personnel au niveau du secteur des

Ressources Humaines ?

 

3)

Est-ce qu’il contient?

       

photo ?

 

OUI

situation de famille ?

 
 

OUI

 

date d’engagement ?

 

OUI

détail des rémunérations?

 

OUI

4)

L’accès à ce fichier est-il protégé ?

 

OUI

   

Mémoire de fin d’études

ISCAE 2004-2005

       

5) Du fait que la paie est informatisée, le

 

NON

Car le service de

fichier permanent est-il régulièrement

pré-comptabilité et

rapproché ;au niveau de la filière ; avec le

la paie de la filière

fichier informatique pour vérifier qu’aucune

ne garde pas de

modification non autorisée n’a été apportée

fichier permanent

à ce dernier ?

du personnel pour

faire un

rapprochement avec

le fichier

informatique.

6) Les opérations sont-elles soumises à

     

l’approbation d’un responsable ?

embauche d’un temporaire ?

OUI

L’approbation du

 

chef de secteur.

départ d’un temporaire?

NON

-Au niveau du 2 ème

 

Secteur le

responsable de

section informe

oralement le

pointeur de l’arrêt

de travail du salarié

temporaire sans

remplir une

déclaration de

cessation d’activité

du salarié

temporaire.

- Au niveau du 2 ème

secteur, Les chefs de

section notifient au

niveau du cahier de

pointage le départ

du salarié concerné

sans remplir une

déclaration de

cessation d’activité

du temporaire.

- Embauches :

Mémoire de fin d’études

ISCAE 2004-2005

7) Est-ce que vous délivrez une carte de

 

NON

Seule la carte de

travail aux Salariés ?

 

pointage est

 

donnée aux

salariés

8) Est-ce qu’au niveau de la déclaration de

 

NON

Il y a des

recrutement des salariés temporaires au

déclarations de

niveau de la filière, le chef de section

recrutement qui ne

mentionne toujours la date fin du contrat ?

contiennent ni la

date de

recrutement, ni la

période de travail.

9) Est-ce que vous communiquez aux

 

NON

Seule la carte de

salariés par écrit lors de l'embauchage, les

pointage est

dispositions relatives aux domaines ci-après

donnée à la

ainsi que chaque modification qui leur est

personne

apportée :

nouvellement

recrutée.

  • - le règlement intérieur ;

 
  • - les horaires de travail ;

  • - les

modalités

d'application

du

repos

hebdomadaire ;

 
  • - les dispositions légales et les mesures

concernant la préservation de la santé et de

la sécurité, et la prévention des risques liés

aux machines ;

 
  • - les date, heure et lieu de paye ;

 
  • - le numéro d'immatriculation à la Caisse

nationale de sécurité sociale ;

 
  • - l'organisme d'assurance les assurant contre

les accidents de travail et les maladies

professionnelles.

 

10) Est-ce toutes les déclarations de travail

 

NON

Il existe des

exposent- clairement les conditions de

déclarations qui ne

rémunération pour éviter toute contestation

mentionnent pas le

Mémoire de fin d’études

ISCAE 2004-2005

ultérieure ? salaire. 11) Le recours au personnel temporaire est t- NON il justifié par les
ultérieure ?
salaire.
11) Le recours au personnel temporaire est t-
NON
il justifié par les chefs de section ?
- Pointage :
12)
Est-ce qu’il y a un formulaire pour
la
OUI
déclaration
de
travail
des
journées
supplémentaires ?
13) Quelle est la rémunération d’un jour de
Le responsable de
repos
travaillé
par
un
salarié
sans
qu’il
la pré-comptabilité
bénéficie d’un
autre
jour
de
repos
et paie et le
compensateur?
responsable du
secteur des
Ressources
Humaines ont
affirmé que La
rémunération
d’une journée
supplémentaire est
égale à une journée
ouvrable.
14)
Est-ce qu’il y a un formulaire pour
la
OUI
Mais, Le chef de
déclaration
des
Heures
de
travail
section ne remplit
supplémentaires ?
pas l’imprimé de
déclaration des
Heures de travail
supplémentaires
par salarié.
15)
Est-ce
que
vous pratiquez une
OUI
NON
2 réponses
majoration pour le calcul de la rémunération
différentes :
des Heures supplémentaires ?
Le pointeur du
secteur a affirmé
qu’il calcule la
rémunération des
heures
supplémentaires
sur la base d’un

Mémoire de fin d’études

ISCAE 2004-2005

     

barème (une

majoration de

salaire de 17% le

jour et 20% la nuit)

et ajoute le

montant trouvé au

cahier de pointage,

le responsable de

la pré-comptabilité

et la paie porte ce

montant au niveau

du journal de paie

dans la case Autres

gains.

Quant au

responsable du

secteur des

Ressources

Humaines , il a

assuré qu’aucune

majoration n’est

faite pour le calcul

de la rémunération

des Heures

supplémentaires

mais ces heures

sont transformées

en journées

supplémentaires

payées au même

taux qu’une

journée normale.

- Promotions- mutations :

16) Les promotions et mutations sont-elles

OUI

   

autorisées par une personne responsable ?

- Départs :

Mémoire de fin d’études

ISCAE 2004-2005

17) Est-ce que le salarié temporaire peut être

OUI

   

renvoyé avant l’arrivée du terme fixé dans

la déclaration de recrutement?

 

18) Lors du départ des salariés temporaires

OUI

NON

Le secteur des

est ce qu’on vous envoie une déclaration de

Ressources

cessation de travail?

 

Humaines a

 

répondu Oui mais

les chefs de section

de la filière ont

affirmé qu’ils ne

remplissent pas de

déclaration de

cessation de travail

du temporaire.

19) Le service responsable de la paie est-il

 

NON

Les fichiers

informé des personnes temporaires qui ont

informatiques et

cessé pour le notifier au niveau de leurs

permanents du

fichiers ?

personnel ne sont

pas mis à jour.

20) Les départs du mois font-ils l’objet d’un

     

contrôle suffisant pour s’assurer que :

 

NON

-

leur

cessation

d’activité

a

été

enregistrée au niveau de

leur fichier ?

 

- Crédits accordés par les œuvres sociales :

21) Pour ce qui est de l’état des crédits

OUI

   

accordés par les œuvres sociales, Est-ce que

c’est le secteur des Ressources Humaines

qui fait le suivi de ces crédits ?

22) Est-ce qu’il y a des erreurs

OUI

 

Absence d’un bon

d’amortissement de ces crédits?

suivi de ces crédits.

Préparation de la paie.

Mémoire de fin d’études

ISCAE 2004-2005

23) Les données variables (les heures

OUI

   

travaillées, les journées de travail

supplémentaires…) sont-elles approuvées

par une personne responsable avant d’être

communiquées aux personnes chargées de

préparer le journal de paie ?

24) Les autres gains accordés aux salariés

 

NON

Les autres gains

font-ils l’objet d’une approbation

reportés dans le

 

spécifique ?

journal de paie ne

 

sont pas justifiés.

25) Les calculs du journal de paie sont-ils

OUI

 

Le secteur des

vérifiés par une personne indépendante de

Ressources

celle qui les a établis ?

Humaines

26) Le journal de paie est-il approuvé par un

OUI

   

responsable avant émission des modes de

 

paiement ?

27) Les cotisations sociales (part salariale)

OUI

   

sont-elles contrôlées par rapport au total du

journal des salaires avant enregistrement et

 

paiement ?

28) Les déclarations sociales sont-elles

OUI

   

établies régulièrement ?

Comptabilisation de la paie

29) Les opérations diverses sur les comptes

OUI

   

relatifs au personnel et aux charges sociales

sont-elles autorisées ?

30) L’imputation des écritures de charges ou

OUI

 

Une vérification

produits relatifs à la paie fait-elle l’objet

globale par le

d’un contrôle indépendant ?

responsable du

secteur

comptabilité et

finance.

31) Le total de la paie enregistré en

OUI

   

comptabilité générale est-il rapproché avec

la comptabilité analytique (heures et

 

valeur) ?

Paiement des rémunérations.

Mémoire de fin d’études

ISCAE 2004-2005

32) Le montant du chèque est-il rapproché

OUI

   

avec le total du journal de paie approuvé

avant signature ?

 

33) Est-ce que la caisse est approvisionnée

OUI

   

par le montant exact des montants à payer ?

34) L’identité des bénéficiaires est-elle

OUI

   

vérifiée avant paiement ?

 

35) Un reçu est-il signé par les bénéficiaires

 

NON

Mais, ils signent les

(les journaliers) ?

 

cartes de pointage

 

et le journal de

paie

36) La fonction du régisseur désigné par le

 

NON

Même personne

secteur est-il assuré par une personne

différente à celle qui prépare la paie ?

37) Les paies non réclamées sont-elles

OUI

 

Le régisseur

conservées dans un coffre, et enregistrées

central

par une personne indépendante de la

conservation des espèces ?

 

38) Le compte bancaire est-il rapproché

OUI

 

Le secteur

mensuellement avec le relevé de la banque

comptabilité et

par une personne indépendante de la paie ?

finance.

Obligations légales.

 

39)

Est-ce

que

vous

avez

un

règlement

 

NON

 

intérieur ?

 

40) Est-ce qu’il est affiché ?

   

NON

 

Section2: Elaboration de la grille d'analyse des tâches.

Mémoire de fin d’études

1- Structure de la grille.

ISCAE 2004-2005

La grille d’analyse des tâches est une photographie à un instant T de la répartition

du travail. Sa lecture va permettre de déceler sans erreur possible les manquements

à la séparation des tâches et de repérer les cumuls des fonctions.

On a pu concevoir une grille pour la fonction Paie du Personnel, elle comporte le

découpage unitaire de toutes les opérations relatives à la fonction et les responsables

qui assument chaque tâche sous forme d’un tableau à double entrée.

2-Application de la grille.

Le journal paie espèces :

Mémoire de fin d’études 1- Structure de la grille. ISCAE 2004-2005 La grille d’analyse des tâches

Mémoire de fin d’études

ISCAE 2004-2005

Opérations - Le pointage des Le Le Le OUI Le OUI Le Le secteur L a
Opérations
-
Le pointage des
Le
Le
Le
OUI
Le
OUI
Le
Le secteur
L
a
La
L
e
pointeur
responsable
des
c
omptabilité
r égisseur
entrées et des sorties
responsable
responsable
responsabl
Direction
de la pré-
Ressources
et finances
central
du personnel.
e
comptabilit
humaines
de la filière
du secteur
générale
é et de
l
a
de la
-
La décision de
recrutement des
OUI
OUI
paie.
section
temporaires.
-
L’autorisation des
primes.
OUI
OUI
-
L’approbation des
OUI
heures travaillées
supplémentaires
-La préparation de la
paie.
OUI
-
La vérification des
calculs.
OUI
-
L’autorisation des
OUI
montants des
avances.
-L’approbation finale
de la paie.
OUI
-
La préparation des
modes de paiement.
OUI
-
La signature du
chèque.
OUI
OUI
-
Le rapprochement
OUI
du compte bancaire
réservé aux salaires
avec le relevé
bancaire
La centralisation de
la paie.
-
OUI
-
Les déclarations
OUI
sociales.
-Le paiement des
charges sociales.
OUI
-
La détention des
dossiers individuels
OUI
du personnel.
-
La distribution des
salaires.
OUI
La garde des paies
non réclamées.
-
OUI

52

Mémoire de fin d’études

ISCAE 2004-2005

Section3: Identification des forces et des faiblesses.

Cette étape revient à identifier les forces et les faiblesses du système examiné à

travers des réponses recueillies durant la phase de remplissage du questionnaire.

Cette démarche me permettra de faire une appréciation globale des différentes

procédures que j’ai censées étudier.

  • 1- les points faibles du système :

Rappel des faiblesses apparentes relevées lors de la phase de préparation :

F1 : Après consultation des procédures internes intitulées vigueur, on constate que

celles-ci n’ont pas été actualisées suite à l’entrée en vigueur le 7 juin 2004 des

dispositions du nouveau code de travail.

Risque : Non-conformité à la réglementation en vigueur.

Après consultation des procédures gestion du personnel, on remarque que :

1) F2 : les procédures de paie ne sont pas suffisamment explicitées : Les

responsabilités de chacun ne sont pas clairement définies. (on mentionne seulement

le secteur concerné : Ressources Humaines, comptabilité et informatique).

2)

F3 :

les

procédures

ne

organisation de l’entreprise.

sont

pas mises à jour pour suivre la nouvelle

3) F4 : Les procédures à engager en cas de cessation d’activité des salariés

temporaires ne sont pas mentionnées.

Risque : Dérogation au principe d’organisation qui préconise de définir les

responsabilités de chacun dans l’entreprise (organigramme) et de décrire les

procédures à suivre pour chaque tâche.

L’analyse de ces points faibles est présentée ci-après pour chaque stade du processus

de paie.

Généralités :

F5 : La filière ne détient aucun dossier individuel de son personnel, tous les

documents relatifs au personnel sont transmis au secteur des Ressources Humaines.

Risques :

1- La non décentralisation de la gestion administrative du personnel peut

représenter un frein à l’autonomie de la gestion des filières et causant ainsi des

anomalies, à savoir le retard dans le traitement de l’information de base relative

au personnel, la non mise à jour du fichier informatique, la non transmission de

Mémoire de fin d’études

ISCAE 2004-2005

certaines pièces relatives au mouvement du personnel et la non satisfaction des

besoins en information du personnel concernant leur situation administrative, etc.

Par ailleurs, la non décentralisation de la gestion du personnel entraîne une

surcharge de travail au niveau du secteur des Ressources Humaines du fait qu’il

gère l’information de plusieurs structures.

2-

Du

fait que

la

filière ne

détient pas

les dossiers de son personnel, aucun

rapprochement n’est fait entre le fichier permanent (le dossier physique) et le

fichier informatique

F6 : Le responsable de la paie et pré- comptabilité de la filière n’a pas connaissance

de l’existence d’une procédure de paie à respecter : Manque d’information du

personnel.

Risque :

Non respect des procédures de gestion du personnel.

Recrutement des salariés :

F7 : Aucune carte de travail n’est délivrée aux salariés alors que les procédures

mises en place prévoient dans un chapitre carte de travail ce qui suit :

« La carte de travail est obligatoire pour tout salarié. Elle doit impérativement mentionner les

indications suivantes :

l’identité de l’employeur et du travailleur

l’âge du salarié et sa date d’entrée en service

le numéro d’inscription sur le carnet de paye

le taux de salaire, les primes et autres avantages

le mode de rémunération (horaire, journalier etc.)

les avances et les acomptes

La carte de pointage est obligatoire et ne peut être confondue avec la carte de travail. Elle doit

comporter le pointage des journées de travail effectué par le salarié ».

Egalement le nouveau code de travail stipule dans son article 23 : « L'employeur est

tenu de délivrer au salarié une carte de travail.

La carte doit comporter les mentions fixées par voie réglementaire.

Elle doit être renouvelée en cas de changement de la qualification professionnelle du salarié ou

du montant du salaire ».

Et le non respect de cet article donne lieu à une amende mentionnée dans l’article 25

suivant : «Article 25 : Sont punis d'une amende de 300 à 500 dirhams :

  • - la non délivrance et le non renouvellement de la carte de travail dans les conditions

prévues par l'article 23 »

Mémoire de fin d’études

ISCAE 2004-2005

Risque :

Non respect des

procédures mises en place et des dispositions du nouveau code

de travail.

F8 : Non communication aux salariés par écrit lors de leur embauche, les

dispositions relatives aux domaines ci-après ainsi que chaque modification qui leur

est apportée :

  • - le règlement intérieur ;

  • - les horaires de travail ;

  • - les modalités d'application du repos hebdomadaire ;

  • - les dispositions légales et les mesures concernant la préservation de la santé

et de la sécurité, et la prévention des risques liés aux machines ;

- les date, heure et lieu de paye ;

  • - le numéro d'immatriculation à la Caisse nationale de sécurité sociale ;

  • - l'organisme d'assurance les assurant contre les accidents de travail et les

maladies professionnelles.

Risque : Non- Respect de l’article 24 du nouveau code de travail qui donne lieu à

une amende mentionnée dans l’article 25.

« Article 24 : De manière générale, l'employeur est tenu de prendre toutes les mesures

nécessaires afin de préserver la sécurité, la santé et la dignité des salariés dans

l'accomplissement des tâches qu'ils exécutent sous sa direction et de veiller au maintien des

règles de bonne conduite, de bonnes moeurs et de bonne moralité dans son entreprise.

Il est également tenu de communiquer aux salariés par écrit lors de l'embauchage, les

dispositions relatives aux domaines ci-après ainsi que chaque modification qui leur est

apportée :

  • - la convention collective de travail et, le cas échéant, son contenu ;

  • - le règlement intérieur ;

  • - les horaires de travail ;

  • - les modalités d'application du repos hebdomadaire ;

Mémoire de fin d’études

ISCAE 2004-2005

  • - les dispositions légales et les mesures concernant la préservation de la santé et de la sécurité,

et la prévention des risques liés aux machines ;