CURSO DE EXTENSIN GUIA PARA ELABORAR LA OFERTA COMERCIAL

TABLA DE CONTENIDO 1. FACTORES A EVALUAR ANTES DE LA PRESENTACION DE LA OFERTA 1.1. Estudio y evaluacin de la empresa 1.2. Estudio y evaluacin del producto 1.3. Mercado Interno 1.4. Mercado Externo 1.5. Determinacin del Precio de Exportacin 2. OFERTA COMERCIAL 2.1. Cotizacin 2.1.1 Cotizacin con base a costos 2.1.2 Cotizacin con base en el mercado 2.2. Elementos que constituyen la Oferta 2.2.1 Formas para presentar la Oferta Comercial 3. CIERRE DE LA NEGOCIACION 4. INCOTERMS 2010 ANEXOS Cuadro resumen sobre INCOTERMS 2010 y su significado. Cuadro resumen explicativo sobre INCOTERMS 2010 y modo de transporte apropiado Hoja de clculo de costos

1. FACTORES A EVALUAR ANTES DE LA PRESENTACION DE LA OFERTA Antes de presentar la oferta de su producto de exportacin Ud. debe realizar: 1.1. El estudio y evaluacin de su empresa, en especial sobre: a) Capacidad administrativa, si requiere o no contratar personal especializado en comercio y mercadeo internacional. b) Capacidad financiera, si dispone de los recursos necesarios para atender nuevos compromisos de produccin y venta.

c) Capacidad de produccin, si la capacidad utilizada le permite atender mayores compromisos de produccin. d) Tecnologa aplicada, si la tecnologa aplicada dentro del proceso de produccin de su empresa, le permite ser competitivo en el mercado interno o externo. e) Capacidad de servicio Post-Venta. (Mantenimiento, garanta, repuestos, servicios, etc.)

1.2. Estudio y evaluacin de su producto: Seleccin de la lnea o producto bandera que se pretendan posesionar en el mercado internacional. Evaluacin de las caractersticas tcnicas del producto, su composicin, contenido, forma y diseo entre otros. Calidad de su producto. Condiciones para a acceder a los insumos y materias primas, teniendo en cuenta que si estas son de origen extranjero debe evaluarse el Trmites y requisitos nacionales para exportar, rgimen de importacin. 1.3. Estudio del Mercado Interno: Realizar una evaluacin del mercado interno en cuanto a oferta y demanda nacional. Estudio sobre el comportamiento de la competencia, en cuanto a productos y precios. Compatibilidad de la demanda local y el grado de desarrollo del mercado. Calidad de los productos de la competencia interna. Posicionamiento de su producto en el mercado interno. Condiciones de transporte interno, en todas sus modalidades. Cumplimiento de normas tcnicas. Beneficios e incentivos a las exportaciones. 1.4. Mercado Externo: Estudio y evaluacin de la situacin econmica y poltica del pas a donde pretende exportar. Estudio de mercadeo y comercializacin. Estudio de la oferta y la demanda de su producto. Estudio y evaluacin de su competencia, de los productos de la competencia, en cuanto a calidad, presentacin, diseo, costos y precios, etc. Estudio y evaluacin de las modalidades de transporte internacional requerido para que su producto sea entregado al menor costo y justo a tiempo. Preferencias arancelarias a sus productos. 2

 Evaluacin de las normas, trmites y requisitos de importacin. 1.5. Determinacin del Precio de Exportacin: Con base en la informacin obtenida en los puntos anteriores, establezca los costos1 de: a) Produccin (insumos, materias primas, costos directos de mano de obra) b) De comercializacin y venta (mercadeo, publicidad, comisiones, etc.), c) Administrativos (sueldos, telfono, oficinas, arrendamientos, etc.), y determine a partir de estos costos, el precio de exportacin, teniendo en cuenta los trminos de cotizacin internacional que este en condiciones de cumplir. Teniendo en cuenta el estudio de mercado y el precio de exportacin establecido, elabore y presente su cotizacin observando los comentarios y recomendaciones que se describen ms adelante. 2. OFERTA COMERCIAL Se entiende como el documento mediante el cual el exportador ofrece el producto a un potencial comprador en el exterior, agrupando todos los elementos necesarios para que las partes hablen el mismo lenguaje y fijen los trminos y condiciones bsicos de una posible negociacin. La oferta debe: Motivar la compra. Mostrar las principales caractersticas y bondades del producto. Mostrar seriedad, compromiso y cumplimiento de la empresa. Ver costos marginales o directos y los costos fijos o indirectos 2.1. Cotizacin Para presentar la cotizacin de su producto debe tener en cuenta que existen dos procedimientos para fijar los costos y el precio de exportacin, a saber: 2.1.1 Cotizacin con base a costos: Para la elaboracin de su cotizacin u oferta con base en este mecanismo, es importante tener en cuenta los costos fijos y los costos variables, el punto de equilibrio y determinar los gastos que incurre en la operacin para llevar su producto hasta el punto de entrega acordado previamente con su comprador. Para presentar esta cotizacin identifique: Sus costos fijos y variables Su margen de utilidad 3

 El punto de equilibrio Los gastos de operacin que puede incurrir para llevar su producto hasta el lugar de entrega, teniendo en cuenta los trminos de cotizacin internacional (F.O.B., C&F, C.I.F, etc.) Los gastos de empaque, embalaje, tramitacin de documentos, internos y externos, transportes, aduanas, maniobras y otros. Los costos o gastos financieros. 2.1.2 Cotizacin con base al mercado de competencia: Como se observa, la cotizacin con base en costos implica la determinacin de un precio de exportacin hasta un lugar acordado y cotizar con base en el mercado de competencia, implica llegar hasta el precio de venta al pblico, lo cual se ha convertido hoy en uno de los mecanismos ms usados por los exportadores e importadores. Este mecanismo le permite definir su producto, su posicin en el mercado y el rea geogrfica en relacin con su competencia. Previa a la elaboracin de la cotizacin, Ud., debe preguntarse: mi producto estar bien posesionado?, el precio respeto a mi competencia es adecuado?, estar dejando de ganar?, habr dejado pasar oportunidades por no conocer adecuadamente el mercado?,. Preguntas que una vez resueltas con su comprador o a travs de un estudio de precios en el mercado objetivo, le permiten presentar una cotizacin ms competitiva. Una vez, establecidos los mecanismos de cotizacin, Ud. puede proceder a presentar su oferta. 2.2. Elementos que constituyen la Oferta Para presentar la oferta de un producto de exportacin, observe lo siguiente: Datos de la empresa: Informacin general de la empresa, especificando dentro de esta, razn social, direccin, fax y telfono. Informacin del producto: Producto a exportar, indicando exactamente su nombre tcnico, comercial y su partida arancelaria, de tal forma que facilite su identificacin. Especificaciones tcnicas del producto como: composicin qumica, diseo, caractersticas internas y externas, etc. Estas dependen estrictamente de la naturaleza del producto. Cumplimiento de norma tcnicas: ISO 9.000, y si es posible su homologacin con las normas del pas comprador. Cumplimiento de requisitos nacionales (Sanitarios, permisos, etc.) Empaque y embalaje, indicando contenidos, peso, volumen, caractersticas e instrucciones de uso, preparacin, identificacin del comprador, destino, etc. 4

 Datos completos del fabricante, distribuidor o comercializador. Cantidades del producto que ampara la oferta Catlogos o fotos del producto. Precio Se presenta, preferiblemente, en dlares de los Estados Unidos, especificando segn el caso, la moneda de negociacin y sus precios en trminos FOB, C&F, CIF. (Ver punto 4) Si la cotizacin se realiza en trminos FOB debe dejarse constancia escrita en el cuerpo de la factura comercial. Si se realiza CIF, se calcula primero su valor FOB y a continuacin se agrega el valor de los fletes, seguros y otros gastos hasta colocar la mercanca en puerto o aeropuerto de importacin. Validez de la oferta Descuentos por: volmenes, formas de pago, modelos, referencias, etc. Forma de pago Es conveniente utilizar como forma de pago las cartas de crdito, siendo las ms adecuadas, las cartas de crdito irrevocables y confirmadas, las cuales deben ser tramitadas por el cliente en el exterior e informadas al exportador travs de su banco comercial en Colombia. Otras formas de pago que puede utilizar son: Giro directo Aceptacin bancaria. Transferencia bancaria Informacin adicional Tiempo mnimo requerido para el despacho Fechas de entrega. Medios de transporte a realizar e identificacin de la compaa transportadora 2.3 Formas para presentar la Oferta Comercial La oferta puede ser presentada en los formatos propios de la empresa, o en una factura proforma (comercial), indicando: nmero, fecha, el despachador, de dnde y hasta dnde se enva la mercanca, el consignatario, pas donde se dirige la mercanca, clase de embarque, unidad comercial, cantidad, descripcin de la mercanca, precio total y dems datos relacionados en los puntos anteriores. 3. CIERRE DE LA NEGOCIACION Enviada la oferta del producto al comprador o compradores seleccionados en el exterior, recibir una contra-oferta, la cual debe ser minuciosamente evaluada, en especial respecto a las condiciones de aceptacin y si fuere necesario,

deben hacerse los ajustes a su oferta inicial (siempre por escrito), de forma tal que garantice cerrar una negociacin exitosa. 4. INCOTERMS 2010 Mediante los INCOTERMS, se establece un conjunto de normas para la interpretacin de los trminos de negociacin internacional, entre un comprador y un vendedor de bienes o servicios. Los Trminos de Negociacin Internacional - INCOTERMS (International Commercial Terms), fueron emitidos y publicados por primera vez en 1936, por la Cmara de Comercio Internacional -C.C.I., y modificados posteriormente segn versiones de 1953, 1967, 1976, 1980 y 1990, 2000, 2010.