INSTRUCTIVO PARA REALIZAR AUDITORIA ADMINISTRATIVA PROCESO DE LA AUDITORIA DE GESTION CONOCIMIENTO DE LAS OPERACIONES Y ACTIVIDADES DE LA EMPRESA.

RESA. ANALISIS PRELIMINAR DE LA EMPRESA. ELABORACION DEL PLAN DE AUDITORIA. APLICACIN AUDITORIA. APLICACIN DE PRUEBAS Y OBTENCION DE EVIDENCIAS DE AUDITORIA.

FASE DE PLANEAMIENTO

DEL

PROGRAMA

DE

FASE DE EJECUCION

FORMULACION AUDITORIA.

DEL

INFORME

DE

SEGUIMIENTO DE MEDIDAS CORRECTIVAS ADOPTADAS.

FASE DE INFORME

CONTENIDO DEL PLAN DE AUDITORIA

I. DATOS GENERALES DE LA EMPRESA Antecedentes Organigrama iii. Misin OBJETIVO (De la Auditoria) PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA. PROGRAMACION (GRAFICO DE GANTT) METODO DE INVESTIGACION, (PARA OBTENER
i. ii.

II. III. IV. V.

EVIDENCIAS Y REALIZAR PRUEBAS DE VLIDEZ, SE DEBE APLICAR TECNICAS DE INVESTIGACIN QUE PERMITA SUSTENTAR LA AUDITORIA).

VI.

AUDITORA ADMINISTRATIVA i. Planeacin ii. Organizacin. iii. Integracin iv. Direccin. v. Control.

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VII.
1. DATA

INFORME
:( CONSIGNAR FECHA EN LA QUE SE EMITE EL INFORME).

2. NOMBRE Y NMERO DEL DOCUMENTO: EJEM. (INFORME N 0025-2011/OAI) 3. DESTINATARIO : (NOMBRE Y CARGO DE LA AUTORIDAD A QUIEN SE DIRIGE EL INFORME: EJEMPLO: (LIC. XXXXXX GERENTE GENERAL EMPRESA DE SERVICIOS EMPRESARIALES S.A. PRESIDENTE EJECUTIVO; EN LAS ENTIDADES PUBLICAS ES DIRIGIDO AL TITULAR DE LA ENTIDAD)

4. INTRODUCCION: (BREVE COMENTARIO SOBRE LA FINALIDAD DE LA AUDITORIA). 5. ANALISIS

Planeacin Hallazgos Causas Recomendaciones Organizacin. Hallazgos Causas Recomendaciones Integracin Hallazgos Causas Recomendaciones Direccin. Hallazgos Causas Recomendaciones Control Hallazgos Causas Recomendaciones I. CONCLUSIONES

ALCANCES PARA LA EJECUCION DEL TRABAJO DE AUDITORIA

PROCEDIMIENTOS La auditora de gestin consiste en las revisiones y evaluacin de dos elementos mayores de la administracin:

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POLTICA DE LA EMPRESA. Determinacin de la existencia, lo adecuado y comprensivo de la poltica as como el significado de sus instructivos como elementos de control en reas funcionales. Valorizacin de los efectos de la ausencia de polticas; o recomendaciones para la adopcin o modificacin de los instructivos formalizados.

CONTROLES ADMINISTRATIVOS. Determinacin de la existencia, y lo adecuado de controles administrativos u operacionales como tales, y como respaldo a los objetivos de productividad de la gerencia; el grado de cumplimiento en las reas de funcionabilidad mayor; y la coordinacin de controles de operacin con los instructivos de la poltica de la empresa.
evaluacin

de los efectos de la ejecucin de controles u operacionales en reas significativas, y

administrativos
la

recomendaciones para la adopcin o modificacin de tales controles. ndole y funcin de los controles administrativos u operacionales, por lo tanto, para el efectivo control administrativo son fundamentales, ellos representan procedimientos, rutinas, y otros requisitos obligatorios, o lineamientos especficos, que indican cmo y por qu medio debe de ejercerse o canalizarse la auditora operativa. Tambin puede tomar la forma de documentos o informe que acten como controles de s mismos, o que estn diseados como medida de la efectividad como funcionan otros controles operacionales.
desde un punto de vista funcional, son los medios de implantar los

objetivos de polticas de una empresa.

a la inversa, la ausencia de instructivos de poltica vital, o de

controles operacionales efectivos en reas funcionales significativas puede ejercer un enorme efecto adverso en la productividad global.
al iniciar una auditora de gestin, el auditor prepara datos

importantes que le sirven como antecedentes respecto al cliente, entre los cuales se tiene las utilidades histricas, recuperacin sobre inversin, clases de productos usuales de distribucin, caractersticas mercantiles inusitadas en el ramo del mercado, el volumen aproximado
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de ventas anuales, el activo y la influencia de pedidos a la orden o contratos para la diferencia sobre la planeacin y operaciones generales. Estos datos pueden suplir con inspecciones a las plantas y otros servicios, a fin de evaluar las condiciones fsicas, y localizar indicios de posibles reas de problemas.
el auditor tambin puede aplicar tcnicas de anlisis financiero

para estadsticas de operacin, que tambin puede sugerir reas de problemas, o condiciones que influencian una recuperacin desfavorable sobre la inversin, o estadstica de operacin adversa. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES.-

ACTIVIDADES PARA AUDITAR

TIEMPO

MES DE FEBRERO
23 26 28

MES DE MARZO

RESPONSABLES

PREPARACION PARA LA AUDITORIA

DETERMINACION DE LA
ESTIMADO REAL ESTIMADO REAL

EMPRESA QUE SE AUDITARA PLAN DE AUDITORIA Y DATOS

ADMINISTRATIVA GENERALES

ELABORACION DE MATERIAL DE EVALUACION APLICACIN CUESTIONARIOS PLANEACION, ORGANIZACIN DE

ESTIMADO REAL ESTIMADO REAL

NOTA: 14 Y 21 DE MARZO, REVISION DE AVANCES DE ACUERDO A CRONOGRAMA

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EVALUACION

ACTIVIDADES PARA AUDITAR

TIEMPO
4 11

MES DE ABRIL
13 18 25 30

RESPONSABLES

APLICACIN DE CUESTIONARIOS
DIRECCION Y CONTROL
ESTIMADO REAL

ANLISIS DE LA INFORMACIN

ESTIMADO REAL

PREPARACION DEL INFORME DETERMINACION DE HECHOS

REDACCION DE
ESTIMADO REAL

RECOMENDACIONES E INFORME FINAL PRESENTACION DE INFORME DE AUDITORIA

ESTIMADO REAL

E V A.

TODOS GRUPOS

LOS

ACTIVIDADES

TIEMPO
2 4

MES DE MAYO
7 9 11 14 24

RESPONSABLES

EXPOSICIONES
GRUPOS 1 Y 2 GRUPOS 3 Y 4 GRUPOS 5 Y 6 GRUPOS 7 Y 8 GRUPOS 9 Y 10 EVALUACION IV UNIDAD
E V A.

LOS INSTRUMENTOS A UTILIZAR SON: INTRUMENTO S PARA INVESTIGAR EL CUESTIONARIO. LA ENTREVISTA. LA OBSERVACION DIRECTA.

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SE DEBE RECOPILAR INFORMACION DE LOS ANTECEDENTES COMO DATOS VINCULADOS A LA SITUACION ACTUAL, ENTRE LOS ANTECEDENTES TENEMOS: DATOS QUE SE PRECISAN RECOPILAR ASPECTOS LEGALES Y ADMINISTRATIVOS. AUDITORIAS, CONTROLES O ESTUDIOS REALIZADOS ANTES. RESULTADOS OBTENIDOS POR SU APLICACION.

CON RELACION A LA SITUACION ACTUAL

OBJETIVOS METAS DEL AREA AUDITADA FUNCIONES DEL AREA AUDITADA NIVELES DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD. PROCEDIMIENTOS QUE SE EFECTUAN. FUNCIONES O ACTIVIDADES DE CADA CARGO. LA INFORMACION DEBE SER PRECISA. EVITAR INFORMACION INSUFICIENTE, INCONSISTENTE U OBSOLETA QUE CONLLEVE AL AUDITOR A EFECTUAR UN ANALISIS SIN FUNDAMENTO ORIGINANDO CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES INCORRECTAS. LA INFORMACION DEBE SER REVISADA Y VALIDADA POR EL AUDITOR MEDIANTE CRUCES CON OTRA INFORMACION QUE HAYA PODIDO OBTENER. CUANDO SE ENCUENTRE INFORMACION CONTRADICTORIA EL AUDITOR DEBERA PROFUNDIZAR LA INVESTIGACION LA INFORMACION RECOPILADA DEBE SOMETERSE A UN ANALISIS O EXAMEN CRTICO QUE PERMITA DESCUBRIR LAS DEFICIENCIAS E INEFICACIAS, POR LO TANTO DEBILIDADES DENTRO DE LA ORGANIZACION. LAS DEFICIENCIAS OPERACIONAL. CORRESPONDEN AL AMBITO

REQUISITOS PARA LA RECOPILACION

ANALISIS DE LA INFORMACION

LAS INEFICACIAS CORRESPONDEN AL AMBITO DE LOS

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SE DETECTAN POR: DEFICIENCIAS DEMORAS. DESPERDICIOS. ERRORES OPERATIVOS. DESPILFARROS.

SE DETECTAN POR: INEFICACIAS DECISIONES LENTAS. DECISIONES INADECUADAS. REITERACION DE CONTROLES. INCUMPLIMIENTO DE POLITICAS.

SIN EMBARGO INDEPENDIENTEMENTE DE ESTAS RESPONSABILIDADES ADMINISTRATIVAS, EL AUDITOR PUEDE DETECTAR INDICIOS O PRUEBAS QUE INCIDEN EN LA COMISION DE DELITOS COMO SON: 1. SUSTRACCIONES. 2. MALVERSACIONES 3. SUBVALUACIONES 4. SOBREVALUACIONES 5. ADULTERACION DE VALORES O REGISTROS.

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DESCOMPONER EL TODO EN PARTES. TENER EN CUENTA QUE CADA PARTE ESTA INTERCONECTADA CON OTRA DENTRO DE UN AMBIENTE QUE PUEDE COMPREMETER AL ENTORNO INTERNO O EXTERNO DE LA ORGANIZACIN. EJEMPLO: VENTAS, UN COMPONENTE ES LA VENTA DIRECTA AL PUBLICO, ESTE SE VINCULA CON ALMACEN Y CAJA DENTRO DE LA ORGANIZACIN, PERO CON EL AMBIENTE EXTERNO SE VINCULA CON EL PUBLICO QUE ESTA ADQUIRIENDO LOS PRODUCTOS OFERTADOS. EL AUDITOR EXPONE SEGN EL ORDEN DE IMPORTANCIA LOS HECHOS DESFAVORABLES Y QUE NECESITAN DE UNA ACCION CORRECTIVA. SE PRESENTA UNA A UNA EN FORMA BREVE Y FUNDAMENTADA LAS SITUACIONES QUE VIENEN AFECTANDO A LA ORGANIZACIN. DEBERA INDICAR SEALES QUE LLEVEN AL LECTOR A BUSCAR DETALLES SOBRE EL TEMA TRATADO. ACOMPAAR ANEXOS, PARA COMPLEMENTAR, ACLARAR O PRECISAR AUN MAS EL OBJETO DE ANALISIS. ES NECESARIO ALUDIR A LAS REUNIONES SOSTENIDAS CON EL PERSONAL, SUPERVISORES COMPROMETIDOS, MENCIONANDO LOS RESULTADOS OBTENIDOS, VINCULADOS A: CANTIDADES FALTANTES.

ANALISIS

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AUSENCIA DE HECHOS O CIFRAS SIGNIFICATIVAS.

PREGUNTA QU? PARA QUE?

RESPUESTA QUE SE DEBE OBTENER ACTIVIDAD QUE SE DESARROLLA PROPOSITO U OBJETIVO DE LA ACTIVIDAD LUGAR O AMBIENTE EN QUE SE DESARROLLA LA ACTIVIDAD MOMENTO PERIODO O FECHA EN QUE SE EFECTUA LA ACTIVIDAD PERSONA COMPROMETIDA O EJECUTANTE DE LA ACTIVIDAD MEDIOS QUE SON EMPLEADOS Y FORMA COMO SE REALIZA LA ACTIVIDAD, PRECISANDO NIVEL DE SUPERVISION Y LINEAS DE COORDINACION QUE SON EMPLEADAS. CANTIDAD Y/O VALORIZACION DE LOS RECURSOS EMPLEADOS

PREGUNTAS QUE SE EMPLEAN PARA EL ANALISIS

DNDE? CUNDO? QUIN? CMO?

CUNTO?

INTERROGANTES CUESTIONARIOS:
PLANES Y OBJETIVOS

PARA

LA

ELABORACION

DE

1. Ha formulado planes y objetivos el Departamento? AUDITORIA ADMINISTRATIVA Pgina 9

2. Son armnicos los planes formulados con relacin a los dems departamentos de la organizacin? (vea la organizacin como un todo). 3. Tienen tiempo para planificar sus actividades? 4. Se logran los objetivos planificados, en que porcentaje? 5. Existe un sistema de verificacin de cumplimiento de objetivos? 6. Estos objetivos son adecuados y prcticos? 7. Los Planes y objetivos del rea fueron aprobados por su jefe inmediato superior y la Gerencia General? 8. Qu aspectos se podra mejorar en el rea?.

ESTRUCTURA DE LA EMPRESA

1. Existe un organigrama actualizado? (si no hubiera el auditor deber elaborar uno). 2. Es adecuada la estructura? 3. Est de acuerdo con los objetivos de la organizacin? 4. Estn debidamente definidos los deberes y responsabilidades de cada uno de los miembros del rea? 5. Son efectivas las lneas de autoridad desde el punto de vista del control? 6. Existe duplicidad de funciones? 7. Pueden ser eliminadas algunas funciones o ser transferidas a otras reas? 8. Se pueden realizar cambios en la organizacin para mejorar la coordinacin de actividades interna?

9. Las funciones encomendadas guardan relacin con la funcin que desempean? 10. Conoce el personal cules son sus responsabilidades y autoridad sobre que personal debe ejercer? 11. Entiende el personal su propia autoridad y responsabilidad? 12. Qu debe hacerse para mejorar la efectividad de la organizacin? 13. Entienden los subordinados la estructura de la empresa? AUDITORIA ADMINISTRATIVA Pgina 10

14. Existe un plan de revisin continua de la estructura? Con la supervisin? con el personal?

POLITICAS SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS.

1. Cmo se establecen las polticas del rea auditada? 2. Estn escritas y actualizadas? 3. Reflejan las metas y objetivos de la Administracin y/o Direccin? 4. se entienden y son positivas? 5. Las conoce el personal del rea auditada? 6. Qu controles se tiene para verificar su cumplimiento? 7. Qu polticas existen para el reclutamiento, seleccin, evaluacin, induccin, capacitacin y desarrollo del personal? 8. Qu polticas existen relacionadas a rotacin de personal, transferencias, trminos de contrato, etc? 9. Se ha centralizado la funcin de entrevistas y seleccin? 10. Se ha designado un funcionario en particular para las solicitudes de nuevo personal? 11. Posee la organizacin una escala salarial? 12. Existen polticas para asegurar el clima laboral en la organizacin? 13. Existe un procedimiento de quejas de parte del personal? 14. Qu polticas existen relacionadas con seguros, pensiones, servicio mdico, cafetera, seguridad industrial y/o prevencin de accidentes de personal? 15. El actual sistema satisface las necesidades en general? ( empresa trabajador) 16. Puede variarse la rutina de trabajo, procesos? 17. Puede lograrse reducciones en costos o mejoras en los procesos actuales? 18. Se tiene procedimientos escritos? 19. Se han establecidos controles en el sistema de administracin de sueldos y salarios? 20. Se le da importancia al programa de entrenamiento que tiene la organizacin? 21. Cul es la condicin de los registros? AUDITORIA ADMINISTRATIVA Pgina 11

22. Pueden eliminarse registros mediante la sistematizacin de operaciones, integracin o con la participacin de otras reas?

mayor

23. Se ha establecido una lnea de conducta para los funcionarios y trabajadores en general? 24. Se acatan los procedimientos? 25. Qu procedimientos requieren de un estudio y evaluacin urgente? 26. Qu reglamentos, directivas, normas existen relacionadas al area y de carcter general? 27. Existe un sistema de seguimiento para verificar el cumplimiento de normas, directivas, procedimientos? 28. Existen mtodos adecuados para el anlisis y evaluacin de puestos? 29. Son adecuados los procedimientos para la proteccin del local institucional?.

TRATO AL PERSONAL
1. Existe un estudio de las actividades que ejecuta cada trabajador? 2. Qu condiciones de trabajo existen?Cuales se pueden mejorar? 3. El trabajador es ubicado de acuerdo a sus competencias? Si no es as Qu debera hacerse? 4. El personal en general tiene oportunidades de promocin a cargos ejecutivos? 5. Se les da suficiente entrenamiento sobre el cargo ha desempear a los nuevos trabajadores? 6. Se tiene especialistas en el rea de Recursos Humanos? 7. Qu estrategias desarrollan los especialistas de recursos humanos relacionados con el clima laboral, integracin del personal, motivacin? 8. Cul es el porcentaje de rotacin de personal? 9. Qu recomendaciones se puede dar para mejorar el accionar del rea de Recursos Humanos? 10. Qu comentarios puede darnos sobre el rea de Recursos Humanos?

EQUIPO Y SU DISPOSICION
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1. Existen esquemas de distribucin de los equipos y de su uso adecuado? 2. Se utiliza racionalmente el espacio disponible? Qu sugiere al respecto? 3. Existe un espacio adecuado para la ejecucin de entrevistas, recepcin de candidatos a puestos de trabajo? 4. Cules son las condiciones de los equipos? 5. Existe una descripcin del equipo y de sus accesorios especiales? 6. Existe equipos excedentes? 7. Se usa alternadamente los equipos? 8. Existen equipos almacenados inactivo? 9. Existe un procedimiento para determinar que hacer con equipos en desuso? 10. Cul es el perodo que deben estar almacenados los equipos en desuso? 11. Informan al rea de contabilidad sobre la existencia de estos equipos en desuso? 12. Puede y/o debe mejorarse los equipos?.

METODOS Y OPERACIONES DE CONTROL

1. Se ha considerado los procedimientos de claridad y oportunidad de los informes administrativos? 2. Existen canales de comunicacin adecuados para satisfacer las demandas del personal? 3. Cules son los procedimientos establecidos para el tratamiento de candidatos a un puesto de trabajo? 4. Qu procedimientos existen para el tratamiento de personal obrero? 5. Cul es el proceso para el tratamiento de problemas por revisiones de contratos? 6. Existe un sistema de sugerencias? satisface este medio de comunicacin? 7. Cmo pueden mejorarse las actividades mencionadas lneas arriba? 8. Existe un sistema de control de faltas, enfermedades, y puntualidad? 9. Existe un sistema o procedimiento para proteger los archivos confidenciales? AUDITORIA ADMINISTRATIVA Pgina 13

10. Que medidas se toman para asegurar la calidad de trabajo del personal de planta? 11. Hay necesidad de controles estrictos con relacin a seguridad? En cuanto a personal? En cuanto a reas de ingreso restringido? 12. Puede eliminarse operaciones?simplificarse?combinarse?mejorarse? 13. Existe un control presupuestal para los gastos? 14. Se realizan proyecciones para conocer las tendencias a futuro? 15. Se realizan comparaciones con perodos anteriores y con objetivos prefijados? 16. Puede realizarse mejoras en los mtodos usados por el Departamento, rea o unidad? 17. Existe algn programa de medicin en el trabajo de oficina? si existe se est trabajando en l? 18. Qu controles sobre los gastos de oficina deben establecerse? O adicionarse. 19. Qu se necesita para aumentar la eficiencia del Dpto. 20. Qu puede hacerse para mejorar la calidad de trabajo?

NORMAS QUE SERVIRAN DE GUIAS DE SEGURIDAD PARA CUANDO SE HAGAN LAS COMPARACIONES DE DESEMPEOS PLANES
1. PLANES ESTRATEGICOS. 2. OBJETIVOS EXTERNOS 3. OBJETIVOS INTERNOS 4. PROGRAMAS A CORTO PLAZO POLITICAS 1. POLITICAS DE INNOVACIN Y DESARROLLO 2. POLITICAS FINANCIERAS 3. POLITICAS DE PERSONAL 4. POLITICAS DE LOGISTICA 5. POLITICAS DE COMERCIALIZACIN AUDITORIA ADMINISTRATIVA Pgina 14

6. POLITICAS DE PRODUCCION O SERVICIOS. ORGANIZACIN 1. FUNCIONES GENERALES DE CADA ORGANO 2. FUNCIONES ESPECIFICAS A NIVEL DE CARGO 3. DETERMINACION DE RESPONSABILIDADES 4. ORGANIGRAMAS 5. FLUJOS DE COMUNICACIN 6. DELEGACION SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS 1. MANUALES DE SISTEMAS 2. MANUALES DE METODOS DE TRABAJO 3. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 4. GUIAS DE ORIENTACION 5. CARTILLAS DE INSTRUCCIN 6. TEXTO UNICO DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS (TUPA)

CONTROLES DE OPERACIN 1. PRESUPUESTOS 2. NORMAS DE COSTOS 3. ESTANDARES DE TRABAJO 4. CONTROL DE INVENTARIOS 5. CUADRO DE ASIGNACION DE PERSONAL PERSONAL 1. EVALUACIN DEL TRABAJO 2. CAPACITACION Y PERFECCIONAMIENTO 3. VALORES AUDITORIA ADMINISTRATIVA Pgina 15

INSTALACIONES 1. MAQUINARIA EQUIPO Y HERRAMIENTAS 2. EQUIPOS DE OFICINA 3. EDIFICIOS 4. OTROS ACTIVOS.

LAS NORMAS ADMINISTRATIVAS PUEDEN SER APLICADAS A TODOS LOS NIVELES DE OPERACIN, DESDE EL NIVEL MAS BAJO DE RESPONSABILIDAD HASTA EL CORRESPONDIENTE AL EJECUTIVO MAS ALTO DE LA ORGANIZACIN. EL USO DE GRAFICOS PARA ILUSTRAR LAS MEDICIONES Y EL DESEMPEO, CUANDO SON CONCISAS Y CLARAS SON DE GRAN AYUDA PARA EL AUDITOR EN: LA PRESENTACIN DE SU INFORME FINAL, YA QUE PUEDE MOSTRAR LA EXPERIENCIA DEL PASADO, LA TENDENCIA DEL PRESENTE Y LAS NECESIDADES DEL FUTURO. SEALA OBJETIVOS Y DESMENUZA LA INFORMACION Y HACE NOTORIO ASPECTOS IMPORTANTES EN LAS FUNCIONES O SUB DIVISIONES

CONSIDERACIONES GENERALES

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FEBRERO 2011

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