PLANEACION ORGANIZACIONAL

Vernica Falcon Ausay UMET

Carrera de Sistemas e Informtica
Quito, Julio 2011

Planeacin Organizacional
MISIN/VISIN EL QU OBJETIVOS METAS DESAFOS Factores Crticos De xito EL CMO ESTRATEGIAS TCTICAS OPERACIONES Planes Programas Recursos

Tipos de Planeacin
PROPSITO NIVEL DE PLANIFICACIN HORIZONTE

OBJETIVOS

ESTRATGICO

LARGO PLAZO

METAS

TCTICO

MEDIANO PLAZO

DESAFOS

OPERATIVO

CORTO PLAZO

Identificacin de Necesidades de Informacin

MISION / VISIN DE LA EMPRESA

OBJETIVOS DE LA EMPRESA

OBJETIVOS DEL AREA FUNCIONAL

PROBLEMAS

METAS

FACTORES CRTICOS DE XITO NECESIDADES DE INFORMACIN

DESAFOS

EL PLAN ESTRATGICO INFORMTICO

Introduccin
La elaboracin de un Plan Estratgico Informtico, parte de la identificacin y anlisis de las estrategias corporativas. Luego, sobre la base de la estrategia corporativa, se aplica un anlisis metdico de los requerimientos de informacin. Esto permite desarrollar un modelo de Arquitectura Empresarial capaz de optimizar los sistemas actuales y mejorar las capacidades futuras.

Plan Informtico (1)

1. Propsito del Plan Informtico Resumen ejecutivo Visin general del plan 2. Plan Estratgico Institucional: Situacin actual Ambientes cambiantes Nuevas metas organizacionales

Plan Informtico (2)

3. Sistemas Informticos Actuales: Principales sistemas en operacin Capacidad actual: HW, SW, Bases de Datos, Redes, Personal Limitaciones actuales 4. Nuevos Requerimientos Informticos: Demandas anticipadas de informacin Nuevos sistemas informticos Nuevas capacidades: HW, SW, Bases de Datos, Redes, Personal

Plan Informtico (3)

5.

Estrategia Administrativa:
Plan de adquisiciones Metas Realineamiento organizacional Reorganizaciones internas Controles administrativos Capacitacin de personal Estrategia de personal. Efectos sobre la cultura organizacional Dificultades previstas Etapas de ejecucin

6.

Plan de Implantacin:

Plan Informtico (4)

7. Requerimientos Presupuestarios Presupuesto requerido Anlisis financiero del proyecto (Costo Total de Propiedad) Fuentes de financiamiento Ciclo de adquisiciones o contratacin

Ejecucin del Plan Estratgico Informtico En este contexto, el principal factor clave de xito, es el compromiso total permanente del nivel directivo en la implantacin y mantenimiento del sistema de informacin y de las tecnologa asociadas. El Plan puede ejecutarse mediante:
Administracin propia Tercerizacin (Outsourcing) Administracin propia y apoyo puntual externo

GERENCIA EMPRESARIAL

GERENCIA
Es un cargo que ocupa el director de una empresa lo cual tiene dentro de sus mltiples funciones, representar a la sociedad frente a terceros y coordinar todos los recursos a travs del proceso de planeamiento, organizacin direccin y control a fin de lograr objetivos establecidos.

LA NECESIDAD DE LA GERENCIA
En una empresa siempre se da la necesidad de una buena gerencia y para ello se nos hace necesario la formulacin de dos tipos de preguntas claves: Por qu y cundo la gerencia es necesaria? La gerencia es responsable del xito o el fracaso de un negocio. La afirmacin de que la gerencia es responsable del xito o el fracaso de un negocio nos dice por qu necesitamos una gerencia, pero no nos indica cundo ella es requerida.

LA NECESIDAD DE LA GERENCIA
Siempre que algunos individuos formen un grupo, el cual, por definicin, consiste de ms de una persona, y tal grupo tiene un objetivo, se hace necesario, para el grupo, trabajar unidos a fin de lograr dicho objetivo. Los integrantes del grupo deben subordinar, hasta cierto punto, sus deseos individuales para alcanzar las metas del grupo, y la gerencia debe proveer liderato, direccin y coordinacin de esfuerzos para la accin del grupo.

LA NECESIDAD DE LA GERENCIA
De esta manera, la cuestin cundo se contesta al establecer que la gerencia es requerida siempre que haya un grupo de individuos con objetivos determinados.

FUNCIONES DE LA GERENCIA
Un gerente puede (y de hecho lo hace con frecuencia) ejecutar simultneamente, o al menos en forma continuada, todas o algunas de las siguientes cuatro funciones:
Planeamiento, organizacin, direccin y control.

FUNCIONES DE LA GERENCIA
Planeamiento Una vez que los objetivos han sido determinados, los medios necesarios para lograr estos objetivos son presentados como planes. Los planes de una organizacin determina su curso y proveen una base para estimar el grado de xito probable en el cumplimiento de sus objetivos.

FUNCIONES DE LA GERENCIA
Planeamiento Los planes se preparan para actividades que requieren poco tiempo, aos a veces, para completarse, as como tambin son necesarios para proyectos a corto plazo.

FUNCIONES DE LA GERENCIA
Organizacin Para poder llevar a la prctica y ejecutar los planes, una vez que estos han sido preparados, es necesario crear una organizacin. Es funcin de la gerencia determinar el tipo de organizacin requerido para llevar adelante la realizacin de los planes que se hayan elaborado.

FUNCIONES DE LA GERENCIA
Direccin Esta tercera funcin gerencial envuelve los conceptos de motivacin, liderato, gua, estmulo y actuacin. A pesar de que cada uno de estos trminos tiene una connotacin diferente, todos ellos indican claramente que esta funcin gerencial tiene que ver con los factores humanos de una organizacin.

FUNCIONES DE LA GERENCIA
Control Su propsito, inmediato es medir, cualitativamente y cuantitativamente la ejecucin en relacin con los patrones de actuacin y, como resultado de esta comparacin, determinar si es necesario tomar accin correctiva o remediar que encauce la ejecucin en lnea con lar normas establecidas.

TIPOS DE GERENCIA
En la gerencia existen cuatro tipos los cuales son: La Gerencia Patrimonial
Este tipo de gerencia es aquella que en la propiedad, los puestos principales de formulacin de principios de accin y una proporcin significativa de otros cargos superiores de la jerarqua son retenidos por miembros de una familia extensa.

TIPOS DE GERENCIA
La Gerencia Poltica
La gerencia poltica es menos comn y al igual que la direccin patrimonial, sus posibilidades de supervivencia son dbiles en las sociedades industrializantes modernas, ella existe cuando la propiedad, en altos cargos decisivos y los puestos administrativos claves estn asignados sobre la base de la afiliacin y de las lealtades polticas.

TIPOS DE GERENCIA
La Gerencia Participativa
Los individuos podan combinar sus diversos talentos para lograr algo mayor. La administracin era "el arte de hacer las cosas mediante personas".(Follet)

TIPOS DE GERENCIA
La Gerencia por Objetivos
La gerencia por objetivos se define como el punto final (o meta) hacia el cual la gerencia dirige sus esfuerzos. El establecimiento de un objetivo es en efecto, la determinacin de un propsito, y cuando se aplica a una organizacin empresaria, se convierte en el establecimiento de la razn de su existencia.

TIPOS DE GERENCIA
Caractersticas de Administracin por Objetivos
Las ventajas principales que tiene un buen programa de objetivos estn en que dan claridad sobre las expectativas del trabajo a todos los niveles de la empresa, permiten una gerencia participativa, pueden inducir motivacin y compromiso del personal con los objetivos, representan una planeacin por parte de los ejecutivos de lnea en lugar de hacerla por un separado grupo staff, y resultan en la integracin de la estrategia.

CUADRO DE MANDO INTEGRAL

El Cuadro de Mando Integral (Balanced Score Card)

Forma integrada, balanceada y estratgica de medir el progreso actual y suministrar la direccin futura de la organizacin, que permitir convertir la visin en accin, por medio de un conjunto coherente de objetivos, indicadores e iniciativas, agrupados en perspectivas. El CMI es ms que un sistema de indicadores operativos o tcticos. Es un sistema de administracin estratgico.

EL CMI
Perspectiva Financiera Cul debe ser nuestra imagen hacia los accionistas? Perspectiva Orientada al Cliente Cul debe ser nuestra imagen hacia el cliente? Visin y Estrategia Aprendizaje y Desarrollo Cmo se puede sostener la habilidad para cambiar y mejorar? Procesos Internos del Negocio En qu procesos internos tenemos que ser excelentes?

Ejemplo de un CMI (Mapa de Enlaces)

Perspectiva Financiera Perspectiva del Cliente Procesos Internos Clave Perspectiva de Aprendizaje
Entender Necesidades del Cliente Maximizar el Valor Agregado

Generar confianza en el cliente Disear Soluciones para el Cliente Incrementar efectividad del personal Dar mejor servicio al cliente

Mejorar Competencias

Mejorar ambiente de trabajo

Ejemplo de un CMI
METAS OBJETIVOS FINANCIEROS Maximizar valor agregado CLIENTE Generar confianza en el cliente PROCESOS INTERNOS Entender necesidades Disear soluciones Dar mejor servicio APRENDIZAJE Efectividad del personal Mejor ambiente de trabajo Desarrollo de competencias Ingresos por empleado Satisfaccin del empleado Indicadores de formacin profesional 6000 7000 8000 Programa Mejor Empleado Programa de autoaprendizaje Nuevos productos Ciclo de desarrollo Costos unitario menores 2 120 -5% 4 90 -8% 6 60 -10% Programa de mercadeo Programa soluciones integrales Programa JIT Satisfaccin y retencin del cliente 60% 65% 80% Programas de seguimiento y atencin gil al cliente Valor de las acciones ROI 7% 9% 12% Gerencia de Activos INDICADORES 2003 2004 2005 INICIATIVAS

Sistema de Control de Gestin

Planeacin Estratgica Mejoramiento y Toma de Decisiones Evaluacin del Sistema Sistema de Control de Gestin Objetivos CMI

Indicadores

Medicin Proyectos

Metas

Caractersticas del CMI

Escuela Politcnica Nacional Quito, Abril 2005

Como implementar un CMI

Establecer Mtricas e Indicadores Trasladar los Objetivos a Presupuestos
Diseo de una estrategia empresarial consistente y transparente.

Cuadro de Mando Integral

Coordinacin De objetivos Comunicacin de la estrategia

Diferenciar entre los objetivos estructurales respecto de los organizacionales

Decide Soft para CMI

http://www.decidesoft.net

HABITOS PARA ALCANZAR LA EFECTIVIDAD

Sin importar el nmero de personas a tu cargo, si quieres realizar cambios que conlleven mayores niveles de bienestar y rendimiento en el grupo y la empresa, lo primero que debes y puedes hacer es mejorarte a ti mismo.
Componentes del Hbito Conocimiento: Indica qu hacer y por qu. Habilidad: ensea a hacer las cosas. Actitud: es la motivacin, las ganas de hacer las cosas.

HABITOS PARA ALCANZAR LA EFECTIVIDAD

1. SER PROACTIVO Una persona proactiva no culpa a los dems por lo que le est pasando, es consciente de que fueron sus decisiones las que la llevaron donde est pero no se queda en el simple reconocimiento de sus acciones, tiene el poder para decir "estoy aqu por las decisiones que tom, pero maana quiero estar all".

HABITOS PARA ALCANZAR LA EFECTIVIDAD

2. EMPEZAR CON EL FINAL EN MENTE
Si empezamos cada da de nuestras vidas sabiendo lo que queremos hacer y hacia dnde nos dirigimos, seguro que llegaremos al liderazgo personal. Para desarrollar este hbito existe una herramienta fundamental LA MISIN PERSONAL, que es una declaracin basada en nuestros principio y valores, de manera que nos permita tomar decisiones derivadas de ellos.

HABITOS PARA ALCANZAR LA EFECTIVIDAD

3. PONER PRIMERO LO PRIMERO
Una vez que se han desarrollado los 2 primeros hbitos se est en posicin de implementar el tercero: Priorizar. Casi toda la gente est en la bsqueda de organizar el tiempo, pero casi nadie se preocupa por organizar sus prioridades, lo cual resulta siempre ms efectivo.

HABITOS PARA ALCANZAR LA EFECTIVIDAD

4. PENSAR GANAR / GANAR
La cultura en la que vivimos est enmarcada en el concepto de yo gano-tu pierdes. En la cabeza tenemos instalado el chip de la competencia en lugar del chip de la colaboracin.

HABITOS PARA ALCANZAR LA EFECTIVIDAD

5. ANTES QUE BUSCAR SER COMPRENDIDO, COMPRENDER. consiste en aprender a escuchar, en entender a los dems desde su propia perspectiva, si logramos desarrollar este hbito podremos no slo evitar problemas interpersonales, sino adelantar con ms agilidad los procesos con soluciones GANAR/GANAR.

HABITOS PARA ALCANZAR LA EFECTIVIDAD

6. SINERGIZAR EL TODO ES MS QUE LA SUMA DE SUS PARTES, eso significa la sinergia. La creacin de este hbito requiere del trabajo en equipo, el cual, cuando se basa en la confianza y en los principios, genera creatividad, innovacin y efectividad.

HABITOS PARA ALCANZAR LA EFECTIVIDAD

7. AFILAR LA SIERRA El desarrollo de este hbito se da cuando somos capaces de hacer mantenimientos e innovaciones benficas a los dems hbitos.
En resumen los 7 principios para alcanzar la efectividad:
1. Toma de conciencia, visin personal y responsabilidad 2. Liderazgo, Misin y Visin 3. Administracin del tiempo y priorizacin

HABITOS PARA ALCANZAR LA EFECTIVIDAD

4. Beneficio mutuo 5. Comunicacin efectiva 6. Cooperacin creativa 7. Mejoramiento continuo Desarrollar estos hbitos requiere de inversin, de tiempo y de ganas, lo ms posible es que nos enfrentemos a nosotros mismos, pero comenzando por el principio, siendo proactivos, habremos dado un primer gran paso para alcanzar la efectividad.