ARAHAN PERKHIDMATAN

PENGENALAN


DIKUATKUASAKAN PADA 1 MAC 1974 MENGGANTIKAN BUKU PANDUAN PEJABAT 1958 MENGGANTIKAN PERINTAH AM BAB M PELBAGAI 1958 JABATAN/PENJAWAT AWAM DIKEHENDAKI PATUH (PERINTAH AM A 18)

AP 74 MENGANDUNGI 8 BAB
BAB 1 JABATAN DAN ORANG RAMAI BAB 2 SISTEM PENILAIAN PRESTASI BAB 3 SURAT MENYURAT RASMI BAB 4 - SISTEM FAIL BAB 5 PENGURUSAN REKOD KERAJAAN BAB 6 KEMUDAHAN PERHUBUNGAN BAB 7 KELENGKAPAN PEJABAT BAB 8 PELBAGAI

BAB 3 SURAT - MENYURAT

DEFINISI :


SEJENIS KOMUNIKASI BERTULIS SEHALA BAGI MENYAMPAIKAN MAKLUMAT/ PESANAN DARI SATU PIHAK KEPADA PIHAK YANG LAIN

SATU DOKUMEN YANG MENYATAKAN HASRAT

PENYEDIAAN SURAT RASMI

* menggunakan kertas rasmi * hendaklah jelas maksudnya * dimulakan dengan tuan/puan * diakhiri dengan saya yang menurut perintah * perlu ada nombor rujukan * perlu ada tajuk surat * punya perenggan * bernombor mukasurat * satu surat satu perkara

KOMUNIKASI
Definisi
Satu Seni Menyalurkan Maklumat, Idea dan sikap dari seseorang kepada orang lain

Satu Proses Pindahan Maklumat, perasaan , Idea dan Fikiran dari Seseorang Individu kepada Individu yang Lain

Unsur-unsur Penting Dalam Komunikasi

1. Pemberi/Penyampai Maklumat 2. Penerima Maklumat 3. Maklumat / Masej

MENGALAMATKAN SURAT


DIALAMATKAN KEPADA YANG MENGEPALAI

   

JABATAN FIRMA PEGUAM PERSEORANGAN

PENERIMAAN SURAT
1. PENGASINGAN SURAT

 JABATAN  UNTUK PERHATIAN  PERSENDIRIAN  TERSALAH ALAMAT

i)

SURAT UNTUK JABATAN

i) Buka ii) Cop tarikh terima iii)Daftarkan surat dalam Buku Daftar Penerimaan Surat iv)Failkan dalam fail berkenaan v) Minitkan

Buku Daftar Penerimaan Surat i) Tarikh terima ii)Tajuk surat (secara ringkas) iii)Bilangan rujukan surat iv)Nama Agensi Penghantar

Kandungkan Surat Dalam Fail Berkenaan

a) Catatkan bilangan kandungan fail di sudut kanan atas surat. Nombor kandungan ini diletakkan dalam bulatan. Bagi surat yang diterima, nombor dan bulatan ditandakan dengan warna merah Bagi surat yang dihantar keluar nombor dan bulatan ditandakan dengan warna biru atau hitam

Kandungkan Surat Dalam Fail Berkenaan

b) Catat tarikh penerimaan, nama agensi

pengirimnya dan tarikh surat dikandungkan ke atas kertas minit dengan menggunakan rubber stamp (warna merah)

Surat bth.drp.dikdg

Kandungan Surat Dalam Fail

c) Bagi surat yang dihantar keluar catatkan bilangan kandungan surat, tarikh surat penghantaran, nama agensi penerima dan tarikh surat dihantar ke atas kertas minit dengan menggunakan rubber stamp yang berwarna hitam atau biru

Surat bthdihantar kpd..pada

ii) SURAT UNTUK PERHATIAN

i) Cop tarikh terima atas sampul

ii)Serah kepada yang berkenaan

SURAT UNTUK PERHATIAN

TIDAK BOLEH DIBUKA OLEH ORANG LAIN KECUALI YANG BERKENAAN TIADA DI PEJABAT UNTUK SATU JANGKA MASA YANG AGAK LAMA

iii) SURAT PERSENDIRIAN

TIDAK BOLEH DIBUKA OLEH ORANG LAIN iv) SURAT TERSALAH ALAMAT

DIKEMBALIKAN KE PEJABAT POS

SURAT-SURAT TERPERINGKAT

Rahsia Besar Rahsia Sulit Terhad Terbuka

BAB 4 SISTEM FAIL

FAEDAH PENGGUNAAN

Semua maklumat, surat, permohonan berkenaan sesuatu perkara akan dikumpul dalam satu fail Memudahkan pengesanan maklumat untuk tindakan Memudahkan latihan kepada kakitangan baru Memudahkan pertukaran kakitangan

TUJUAN
UNTUK MENYENANGKAN TATACARA PENDAFTARAN DAN PENGENDALIAN FAIL DENGAN CARA MENGGUNAKAN SENARAI PENGKELASAN YANG TELAH DITENTUKAN DAN DIBERIKAN NOMBOR KOD MASINGMASING

BILA FAIL BOLEH DIWUJUDKAN PERKARA BARU

FAIL LAMA DITUTUP

PEMBUKAAN FAIL BARU



Tentukan tajuk fail Tentukan nombor rujukan fail Tentukan/pilih kulit fail mengikut taraf keselamatan Tuliskan tajuk fail & nombor rujukan fail pada kulit fail baru Buat catatan atas kertas minit Kandungkan surat dalam fail

    

PERKARA YANG PERLU DIAMBIL PERHATIAN BILA BUKA FAIL

beri tajuk ringkas yang sesuai

satu fail satu perkara satu tajuk jangan ada lebih fail induk beri pengkelasan yang sesuai

TINDAKAN UNTUK MENDAFTARKAN FAIL BARU

Sediakan dua pasang kertas doket untuk disimpan di dalam faharasat. Sepasang untuk fail bertaraf terbuka dan sepasang untuk fail-fail keselamatan. Sepasang doket faharasat mengandungi dua kertas doket seperti berikut :* Faharasat = Senarai daftar Doket faharasat Bilangan ( borang Am 89) Doket faharasat Abjad ( borang Am 89A)

DOKET FAHARASAT BILANGAN ( BORANG AM 89) BAHAGIAN HADAPAN

NOMBOR NOMBOR FAIL YANG BERKENAAN FAHARASAT DI BAWAH PENGISIAN JAWATAN PERKERANIAN
NO. FAIL : KDN 03/451/1/1

PERKARA

PENGISIAN KEKOSONGAN JAWATAN PERKERANIAN

DOKET FAHARASAT BILANGAN ( BORANG AM 89)

BAHAGIAN BELAKANG
TARIKH KEPADA TARIKH KEPADA

30.5.86 1.6.86 3.6.86

SU S TSU

DOKET FAHARASAT ABJAD ( BORANG AM 89A)

BAHAGIAN HADAPAN
NOMBOR NOMBOR FAIL YANG BERKENAAN FAHARASAT DI BAWAH PENGISIAN JAWATAN PERKERANIAN
NO. FAIL : KDN 03/451/1/1

PERKARA

PENGISIAN KEKOSONGAN JAWATAN PERKERANIAN

DOKET FAHARASAT ABJAD ( BORANG AM 89A)

BAHAGIAN HADAPAN
NOMBOR NOMBOR FAIL YANG BERKENAAN FAHARASAT DI BAWAH PENGISIAN JAWATAN PERKERANIAN
NO. FAIL : KDN 03/451/1/1

PERKARA

PENGISIAN KEKOSONGAN JAWATAN PERKERANIAN

PENYAMBUNGAN FAIL
BILA FAIL LAMA DITUTUP
 

tebal fail satu inci nombor kandungan/folio sampai kepada angka seratus (100) GUNA TAJUK YANG SAMA GUNA NOMBOR RUJUKAN SAMA TAPI JILID BERIKUTNYA

PENYEDIAAN NOMBOR RUJUKAN FAIL

Kod-kod yang digunakan untuk menyediakan nombor rujukan kepada : Nama Organisasi/Bah(TK)/Kod Organisasi/Kod Perkara Utama/Kod Pecahan Perkara Utama/Kod Pecahan Kecil Perkara Utama

PENYEDIAAN NOMBOR RUJUKAN FAIL

a) Rujukan Pertama : b) Rujukan Kedua c) Rujukan Ketiga : : Nama Ringkas Organisasi / Bahagian Taraf Keselamatan Kod Organisasi Terlibat Kod Perkara / Subjek (S) Kod Pecahan Perkara / Sub Subjek (SS) Kod Pecahan Kecil Perkara SubSub Subjek (SSS) Kod Siri Kes

d) Rujukan Keempat : e) Rujukan Kelima :

f) Rujukan Keenam : g) Rujukan Ketujuh :

CONTOH PENYEDIAAN NOMBOR RUJUKAN FAIL

JPM BK

Jabatan Perdana Menteri a) JPM BK (RB) b) JPM BK ( R ) c) JPM BK ( S ) d) JPM BK : : : :

Bahagian Kewangan

Fail Bertaraf Rahsia Besar Fail Bertaraf Rahsia Fail Bertarat Sulit Fail Terbuka dan Terhad

(S)

01

Taraf Keselamatan Fail

Kod Organisasi Jabatan

a) JPM BK (RB) b) JPM BK ( R ) c) JPM BK ( S ) d) JPM BK

Fail Bertaraf Rahsia Besar

: Fail Bertaraf Rahsia : : Fail Bertarat Sulit Fail Terbuka dan Terhad

e) JPM BK ( S ) 01 : Kod Organisasi Jabatan

PENGEDARAN FAIL
fail keluar/masuk direkodkan fail telah digunakan hantar ke bilik pendaftaran fail tebal diberikan jilid fail berperingkat diasingkan simpan dalam perhatian (sdp)

MEMBUKA FAIL SEMENTARA

Fail-fail sementara hanya perlu dibuka apabila surat- surat atau dokumen memerlukan tindakan segera sedangkan fail yang berkenaan telah hilang (tidak dapat dikesan) fail sementara juga boleh dibuka dalam keadaan di mana lebih seorang pegawai perlu mengambil tindakan ke atas yang sama Kulit yang digunakan bagi fail sementara ialah Nombor sampul kecil (AM 435A Pin 1/82). rujukan dan tajuk fail bagi fail sementara ini mestilah sama dengan nombor dan tajuk fail asal.

MEMBUKA FAIL SEMENTARA (SAMB)

Isi kandungan berserta kulit fail sementara hendaklah dimasukkan kembali ke dalam fail asal apabila fail yang hilang telah dapat dikesan atau tindakan-tindakan serentak telah dilakukan Jika fail asal tidak dapat dikesan sehingga satu tempoh tertentu sedangkan suratsurat yang perlu dimasukkan ke dalam fail yang berkenaan masih diterima, maka fail baru hendaklah dibuka bagi menggantikan fail sementara tersebut

SIMPAN DALAM PERHATIAN (SDP)



fail diperlukan pada masa atau tarikh yang ditetapkan oleh pegawai kerani fail catat SDP fail yang diperlukan dalam buku harian rasmi atau buku daftar fail diperolehi dari tempat simpanan pada masa dan tarikh yang diperlukan

WARNA KULIT FAIL

RAHSIA BESAR RAHSIA SULIT TERHAD TERBUKA - KUNING PALANG MERAH - MERAH JAMBU PALANG - HIJAU - PUTIH - PUTIH

BAB 5 PENGURUSAN REKOD KERAJAAN

DEFINISI
SEMUA JENIS GAMBAR, SURAT, DOKUMEN, REKOD, DAFTAR, BAHAN BERCETAK, BUKU, PETA, PELAN, LUKISAN, GAMBAR, MIKROFILEM, FILEM WAYANG GAMBAR DAN RAKAMAN SUARA YANG DITERIMA ATAU DIKELUARKAN OLEH MANA-MANA JABATAN KERAJAAN DALAM APA JUA BENTUK UNTUK TUJUAN MENJALANKAN DAN MENUNAIKAN URUSAN RESMI MEREKA. (AKTA ARKIB NEGARA 1966)

REKOD
o

tidak boleh dimusnahkan tanpa kelulusan dari Ketua Pengarah Arkib Negara ketua jabatan bertanggungjawab melakukan kajian semula setiap tahun (Surat Pekeliling Am 1/97 Ketua Jabatan bertanggungjawab melakukan Kajian Semula setiap tahun bagi menyenaraipindahkan semua rekod yang berusia 5 tahun dari tarikh ianya ditutup)

PEMELIHARAAN REKOD
     

TERHINDAR DARI AIR, PANCARAN MATAHARI TERUS MENERUS BILIK BERHAWA DINGIN PUNYA PEREDARAN UDARA YANG BAIK TIADA HAWA DINGIN DIBERSIHKAN SELALU SETIAP ENAM BULAN PERIKSA TEMPAT SIMPANAN REKOD PERSEKITARAN DISEMBUR RACUN SERANGGA JIKA

PEMELIHARAAN REKOD


DILARANG MAKAN, MINUM, MEROKOK, LEPAK DILARANG JADI STOR PENYIMPANAN BARANGAN LAIN TERUTAMA BERBENTUK CECAIR SIMPAN REKOD ATAS RAK YANG PUNYA JARAK 6 INCI DARI ARAS LANTAI JANGAN SUSUN TERLALU PADAT KERINGKAN REKOD DENGAN DIANGINKAN

  

MUSUH-MUSUH REKOD
TIKUS LIPAS ANAI-ANAI MANUSIA HABA/SUHU KELEMBAPAN

REKOD YANG TERUS DISIMPAN DI JABATAN ATAS KEPERLUAN TETAPI TELAH MENCAPAI USIA 20 TAHUN DARI TARIKH IANYA DIWUJUDKAN PERLU MENDAPAT KELULUSAN KHAS DARI JABATAN ARKIB NEGARA UNTUK TERUS MENYIMPANNYA

Sekian Terima Kasih