PROCEDIMIENTO PARA IMPORTAR REGISTROS DE Excel A LOS CATLOGOS DE Aspel-SAE

Generalmente las empresas al comienzo de un nuevo ao requieren depurar cierta informacin de sus sistemas administrativos con el fin de hacer ms eficiente el control y operacin de est. Otras empresas, deciden cambiar su sistema a Aspel-SAE pero quieren trasladar parte de esa informacin a l. Generalmente las empresas extraen su informacin y la guardan en hojas de Excel, realizando en ellas la depuracin necesaria. Cuando se tiene este caso, sugerimos la siguiente alternativa para poder incorporar dicha informacin a los catlogos de Aspel-SAE. Para ejemplificar el proceso, se ha elegido el archivo de Inventarios, ya que generalmente es uno de los catlogos ms importantes que requieren las empresas incorporar sin tener que volver a capturar. A continuacin se indican los pasos a seguir para realizar la importacin de la informacin de una hoja de Excel a un archivo de inventarios en formato Paradox que Aspel-SAE pueda reconocer. Pasos a seguir en el sistema Aspel-SAE. Se recomienda crear un directorio temporal por ejemplo en C:\Temp En este directorio debe crearse la base de datos desde el men Utileras / Control de Archivos / botn Instal-Auto. Como sabemos, siempre que se crea una nueva base en Aspel-SAE 4.0 sta se crea en tipo Paradox. Las columnas que no contengan informacin del archivo fuente (Hoja de Excel ) pueden quedarse vacas en el archivo destino(INVE01.DB), sin embargo, algunos campos deben contener forzosamente un valor, este se puede consultar dando de alta un producto con solo los datos de Clave y Descripcin.

Posteriormente abrir la tabla INVE01.DB con Microsoft Access y verificar los campos que requieren tener un valor para realizar la importacin correcta de Excel a Aspel-SAE.

Departamento de Soporte Tcnico 20/10/2008

Aspel de Mxico, S.A. de C.V. 1

Se debe considerar que los campos son de diferentes tipos y de cierta longitud, para ello, se anexa el Layout de las tres principales tablas de Aspel-SAE-4.0 Tabla de Catlogo de inventarios Tabla : INVEXX.DB

CAMPO
NUM_REG CLV_ART STATUS DESCR NUM_SERIE UNI_MED UNI_EMP LIN_PROD CTRL_ALM IMPUESTO1 IMPUESTO2 PROVEEDOR1 PROVEEDOR2 TIEM_SURT STOCK_MIN STOCK_MAX TIP_COSTEO TIPO_CAMB PRECIO1 PRECIO2 PRECIO3 PRECIO4 PRECIO5 FCH_ULTCOM COMP_X_REC FCH_ULTVTA PEND_SURT EXIST COSTO_PROM

TIPO
Numrico Texto Texto Texto Texto Texto Numrico Texto Texto Numrico Numrico Texto Texto Numrico Numrico Numrico Texto Texto Numrico Numrico Numrico Numrico Numrico Fecha/Hora Numrico Fecha/Hora Numrico Numrico Numrico

TAMAO
Entero largo 16 1 40 1 2 Doble 5 10 Doble Doble 5 5 Entero Doble Doble 1 1 Doble Doble Doble Doble Doble dd/mm/aaaa Doble dd/mm/aaaa Doble Doble Doble

CAMPO
ULT_COSTO VTAS_ANL_C VTAS_ANL_M OBS_INV TIPO_ELE UNI_ALT FAC_CONV APART EXISCONG BLOTE BPEDIMENTO BSECAPTIF NUM_MON DB8INVFIS PESO VOLUMEN CAMPOSTRU1 CAMPOSTRU2 CAMPOSTRU3 CAMPOINTU CAMPODBL4 CAMPODBL8 COMPSANLC COMPSANLM CVEESQIMP PREFIJO TALLA COLOR CLV_ALTER

TIPO
Numrico Numrico Numrico Numrico Texto Texto Numrico Numrico Numrico Numrico Numrico Numrico Texto Numrico Numrico Numrico Texto Texto Texto Numrico Numrico Numrico Numrico Numrico Texto Texto Texto Texto Texto

TAMAO
Doble Doble Doble Entero largo 1 2 Doble Doble Doble Entero Entero Entero 2 Doble Doble Doble 10 15 25 Entero Doble Doble Doble Doble 2 8 8 8 16

Tabla de Catlogo de clientes Tabla : CLIEXX.DB CAMPO

NUM_REG CCLIE STATUS NOMBRE RFC DIR POB CODIGO TELEFONO

TIPO
Numrico Texto Texto Texto Texto Texto Texto Texto Texto

TAMAO
Entero Largo 5 1 60 15 40 30 5 25

CAMPO
EMAIL CURP CVE_ZONA TELEFONOS ULT_PAGOD ULT_VENTD CAMLIBRE1 CAMLIBRE2 CAMLIBRE3

TIPO
Texto Texto Texto Texto Texto Texto Texto Texto Texto

TAMAO
60 18 6 75 9 7 10 15 25

Departamento de Soporte Tcnico 20/10/2008

Aspel de Mxico, S.A. de C.V. 2

ATENCION ATEN_COB

Texto Texto

20 20

REV_PAG Texto 4 CLASIFIC Texto 5 DIAS_CRE Numrico Entero FCH_ULTCOM Fecha/Hora dd/mm/aaaa VEND Texto 5 DESCUENTO Numrico DOBLE LIM_CRED Numrico DOBLE SALDO Numrico DOBLE VTAS Numrico DOBLE Entero OBSER Numrico Largo COLONIA Texto 20 FAX Texto 25

Fecha/Hora dd/mm/aaaa Texto 1 Entero CAMLIBRE4 Numrico Largo PORCRETEN Numrico DOBLE CAMLIBRE5 Numrico DOBLE ULT_PAGOM Numrico DOBLE ULT_VENTM Numrico DOBLE CAMLIBRE6 Numrico DOBLE ZONA Texto 6 IMPRIR Texto 1 MAIL Texto 1 NIVELSEC ENVIOSILEN EMAILPRED Numrico Texto Texto Entero 1 60

ULTPAGOF RETXFLETE

Tabla de Catlogo de Proveedores Tabla : PROVXX.DB CAMPO

NUM_REG CPROV STATUS NOMBRE RFC DIR POB CODIGO TELEFONO ATENCION ATEN_COB REV_PAG CLASIFIC DIAS_CRE FCH_ULTCOM VEND DESCUENTO LIM_CRED

TIPO
Numrico Texto Texto Texto Texto Texto Texto Texto Texto Texto Texto Texto Texto Numrico Fecha/Hora Texto Numrico Numrico

TAMAO
Entero Largo 5 1 60 15 40 30 5 25 20 20 4 5 Entero dd/mm/aaaa 5 Doble Doble

CAMPO
EMAIL CURP CVE_ZONA TELEFONOS ULT_PAGOD ULT_VENTD CAMLIBRE1 CAMLIBRE2 CAMLIBRE3 ULTPAGOF RETXFLETE CAMLIBRE4 PORCRETEN CAMLIBRE5 ULT_PAGOM ULT_VENTM CAMLIBRE6 ZONA

TIPO
Texto Texto Texto Texto Texto Texto Texto Texto Texto Fecha/Hora Texto Numrico Numrico Numrico Numrico Numrico Numrico Texto

TAMAO
60 18 6 75 9 7 10 15 25 dd/mm/aaaa 1 Entero Largo DOBLE DOBLE DOBLE DOBLE DOBLE 6

SALDO VTAS OBSER COLONIA FAX

Numrico Numrico Numrico Texto Texto

Doble Doble Entero Largo 20 25

IMPRIR MAIL NIVELSEC ENVIOSILEN EMAILPRED

Texto Texto Numrico Texto Texto

1 1 Entero 1 60

Ya con la estructura y registros que se desean importar a Aspel-SAE, se debe copiar la tabla de Microsoft Access y pegar en una hoja de Excel. En Excel teniendo los 2 archivos abiertos (informacin a importar y layout), se deber comenzar a copiar al portapapeles cada columna del archivo que contiene los registros a

Departamento de Soporte Tcnico 20/10/2008

Aspel de Mxico, S.A. de C.V. 3

importar y pegarse a la columna que le corresponda en el archivo vaco creado en AspelSAE. Ya ordenados de acuerdo al Layout pegarlos en el la tabla INVE01.DB que debe de estar vinculada a Access. Desde la opcin Edicin \Pegar se podr traer la informacin.

Departamento de Soporte Tcnico 20/10/2008

Aspel de Mxico, S.A. de C.V. 4

Una vez pegado los registros se tiene que utilizar otra herramienta que permita modificar archivos de cifras de control, Access tiene ese limitante que no permite modificar ese tipo de archivos para ellos se ocupa DBD32 (Data Base Desktop) de Borland, se abre el archivo de control IN0E01.DB y en el campo NUM_REGS, debe escribirse el nmero de registros que contiene el archivo INVE01.DB

ltimos pasos en sistema ASPEL-SAE. Acceder a ASPEL-SAE 4.0 Desde el men de Utileras / Control de Archivos y verificar la tabla que muestre su cifra de control de forma correcta y darle su mantenimiento de Recuperacin y regeneracin.

Si al trmino del proceso no enva algn dao, dejando el mismo nmero de registros que se deseaba importar, el archivo no tuvo problemas en su estructura, de lo contrario, ser necesario hacer una revisin del archivo *.xls Acceder a la consulta del catlogo de inventarios y comenzar a operar la informacin.

Departamento de Soporte Tcnico 20/10/2008

Aspel de Mxico, S.A. de C.V. 5

Departamento de Soporte Tcnico 20/10/2008

Aspel de Mxico, S.A. de C.V. 6