Colegio Coln

Bases de datos BIBLIOTECA

Access 2003 - A
Bases de datos MicrosoIt Access
Alvaro Salas - 1 -

BASES DE DATOS: MICROSOFT ACCESS



BIBLIOTECA "COLN"

La Biblioteca "COLN" necesita informatizar sus ejemplares de libros, revistas, CD y DVD.
Para ello la bibliotecaria necesita saber en todo momento el inventario de volmenes de la
biblioteca. Se trata de una base de datos donde los usuarios pueden coger prestados o
comprar cualquiera de los ejemplares y si existen ejemplares del libro pedido, cuantos existen,
si est disponible en ese momento, etc., es decir, todas las operaciones propias de una
biblioteca.



CREACIN DE UNA BASE DE DATOS

Una base de datos es un conjunto de datos con una estructura especial. Las
caractersticas ms importantes de las bases de datos de Microsoft Access son las Tablas,
Consultas, Formularios, nformes y Macros.


Una TabIa guarda informacin sobre un tema concreto.
Una ConsuIta obtiene datos solicitados de una o ms tablas.
Un FormuIario presenta los datos de tablas o consultas para
que pueda ver o editar datos.
Un Informe facilita el resumen y la impresin de informacin.
Una Macro automatiza su base de datos realizando las
acciones especficas sin necesidad de programar.


Con cada uno de estos tres objetos podemos realizar tres
operaciones o comandos:

Nuevo para crear uno nuevo.
Abrir para ejecutar cada uno de estos objetos.
Disear para modificar los valores de dichos objetos.




Para crear una nueva base de datos hacer clic en el men archivo y elegir la opcin Nueva
base de datos y nos pedir el nombre de la base de datos a crear. Una vez creada la base nos
aparece una ventana que nos muestra el ttulo de la base de datos, una serie de comandos
que podemos utilizar, los botones de los objetos y una lista de objetos, que al comienzo estar
vaca.

A la hora de crear objetos, ya sean tablas, consultas, etc., podemos elegir dos caminos:

- Un primer camino que es el Asistente. Los Asistentes son unas herramientas de
Access que hacen preguntas y crean objetos de acuerdo con sus respuestas.
- Un segundo camino que es el manual, es decir, tendremos que dar todos los pasos
para crear un objeto.

Bases de datos MicrosoIt Access
Alvaro Salas - 2 -
CREACIN DE TABLAS

Al comienzo de una tabla nueva hay que tener en cuenta ciertos conceptos y trminos muy
claros, como son:

- Campo: componentes de una tabla que contiene un elemento especifico de
informacin, como por ejemplo un apellido. Un campo se representa como una
columna o celda en una hoja de datos y como un control en un formulario.
- Registro: Conjunto de datos acerca de una persona, un lugar, un evento o algn otro
elemento.

Tipos de campos:

Texto: texto y nmeros, como por ejemplo nombres y direcciones, telfonos, etc.
Memo: texto largo y nmeros, como comentarios y explicaciones. Puede contener
hasta 64.000 caracteres.
Numrico: datos numricos con los que se realizan clculos matemticos.
Fecha/Hora: fechas y horas. Se ofrecen una variedad de formatos especficos.
Monedas: valores monetarios. No utilice el tipo de datos numrico para valores
monetarios, pues durante los clculos podran redondearse.
Autonumrico: nmeros sucesivos insertados automticamente por Access.
Si/No: Si/No, Verdadero/Falso. Campos que slo contendrn uno de esos valores.
Objeto OLE: Objetos creados en otros programas utilizando el protocolo OLE.



Ejercicio n 1

Creacin de la base de datos COLN. Creacin de la tabla ARTCULOS

niciar Microsoft Access - Crear una nueva base de datos usando: Base de datos Access
en blanco. Selecciona Tu carpeta de Red y coloca el nombre a la base de datos: COLN.

Para crear la tabla seleccionar la pestaa Tablas y comando
Nuevo. Utilizaremos la vista de diseo para crear una en blanco.
ntroduciremos en cada lnea los nombres de los campos, el tipo
y en la pestaa general cambiaremos el ancho, tal como se
indica en el grfico 1.

Grfico 1


Bases de datos MicrosoIt Access
Alvaro Salas - 3 -
Siempre al finalizar cualquier operacin guardaremos para que dicha informacin
permanezca en disco. Al guardar, nos preguntar si deseamos una clave principal para la tabla.
Contestaremos a esa pregunta con NO. Grabaremos con el nombre ARTCULOS.

Microsoft Access utiliza ndices para localizar datos rpidamente. Utilcela si piensa
ordenar o buscar frecuentemente registros. El ndice acelera las consultas. Para ello dirjase al
diseo de tablas y sitese en el campo que vaya a indexar y haga clic en el cuadro indexado.

Abre la tabla ARTCULOS para introducir datos: 10 libros, 5 revistas, 10 CD y 5 DVD.
Los cdigos que utilizaremos para los registros son los siguientes

- CDGO: LB001 - GRUPO: LBRO para los libros.
- CDGO: REV001 - GRUPO: REVSTA para las revistas.
- CDGO: CDS001 - GRUPO: CD para los CD.
- CDGO: DVD001 - GRUPO: DVD para los DVD.

ntenta introducir los datos de una forma variada, como por ejemplo:

- Solamente incluiremos la FOTO al primer registro.
- nserta los PRECOS de las REVSTAS y DVD con precios mayores y menores de 10 C.
- Coloca a algunos de los artculos con unidades mayores de 3 y otros menores de 3.
- Coloca a algunos de los artculos que estn prestados y a otros no.
- Los prestados tienen que tener NOMBRE SOCO y FECHA PRSTAMO.



DISEO Y EJECUCIN DE CONSULTAS

Qu es una consulta? Una consulta es una pregunta que se hace acerca de unos datos.
Por ejemplo, podramos preguntar: Qu libros tienen un precio superior a 12 C., o cuantos
libros hay acerca de un autor, o tambin, artculos estn prestados, etc.

Access recopila de una o varias tablas los datos que responde a su pregunta. Cada vez
que ejecute la consulta obtendr una hoja de datos nueva, sobre la que se ejecutar la accin.

En una consulta se puede:

- Ver y editar datos. Seleccionar campos y registros.
- Ordenar registros. Actualizar, eliminar o aadir registros.


Ejercicio n 2

En este ejercicio la bibliotecaria necesita hacer una consulta para tener ordenado el
material por orden alfabtico de GRUPO y TTULO.

Para crear la consulta Libros ORDENADA por GRUPO-TTULO

Seleccionamos la pestaa Consulta y comando Nuevo.
Utilizaremos la vista de diseo para crear una en blanco.
Agregaremos la Tabla ARTCULOS. En cada columna
colocaremos los campos que deseamos ver en la consulta, en
este caso CDGO, GRUPO, TTULO y AUTOR. Elegiremos
orden ascendente para el GRUPO y TTULO, tal como se indica
en el grfico 2.
Bases de datos MicrosoIt Access
Alvaro Salas - 4 -
Grabaremos con el nombre: 02-ARTCULOS ORDEN GRUPO-TTULO
Comprobaremos con el comando Abrir para ver si efectivamente se han ordenado.

Grfico 2





Ejercicio n 3

En este apartado la bibliotecaria necesita hacer un pequeo inventario de aquellos
ejemplares que se encuentran prestados.

Creacin de una consulta de aquellos artculos prestados ordenados por TTULO

Pestaa Consulta y comando nuevo. Utilizaremos la vista de diseo para crear una en
blanco. Agregaremos la Tabla ARTCULOS. En cada columna colocaremos los campos que
deseamos ver en la consulta, en este caso CDGO, TTULO, PRESTADO y NOMBRE SOCO
tal como se indica en el grfico 3.
Grabaremos con el nombre: 03-ARTCULOS PRESTADOS ORDEN TTULO

Grfico 3




Comprobaremos con el comando Abrir y veremos si efectivamente aparecen solamente los
ejemplares PRESTADOS ordenados por TTULO.



CREACIN DE FORMULARIOS

Los formularios sirven para presentar los registros de una tabla de forma prctica y
elegante. Para introducir datos o verlos hemos empleado, hasta el momento, tablas que son
parecidas a las hojas de clculo, con la consiguiente poca vistosidad de la presentacin.
Adems, si tenemos muchos registros con varios campos, nos perdemos con mucha facilidad.

La tabla ARTCULOS es tan ancha que necesita desplazarse para ver todos los campos y
cuesta trabajo distinguir un registro de otro. La forma ms fcil de revisar registros de uno en
uno es a travs de formularios.

Un formulario es: - Eficiente: slo presenta la informacin que desea ver.
- Grfico: se usan controles, como cuadros, botones, casillas, etc.
- Atractivo: puede crear un formulario colorido y distinto.
Bases de datos MicrosoIt Access
Alvaro Salas - 5 -
Ejercicio n 4

Para crear el formulario seleccione la pestaa Formularios y
el comando Nuevo. Utilice la opcin crear un formulario utilizando
el asistente para que le indique paso a paso lo que debe hacer. A
partir de aqu se le mostrar varias ventanas para configurar el
formulario a su gusto.

- Seleccione la tabla ARTCULOS y no las consultas.
- Escoja todos los campos con el botn > .Elija una
distribucin adecuada, por ejemplo Columnas.
- Seleccione el estilo que ms le guste.
- Escriba el nombre que se le va a dar al formulario: 04-ARTCULOS. Este es el nombre
con el que se va a guardar el formulario.


Para colocar cada campo en su lugar y con un tamao adecuado utilice el comando
Diseo para cambiar la posicin de cada unos de los campos, el ttulo, as como los colores del
formulario. Ver figura 4 del formulario.

Grfico 4





Los botones de desplazamiento permiten desplazarse al registro deseado:

r al primero o hacia atrs.
r hacia delante o al ltimo.
O crear un nuevo registro.

ntroduce 2 registros ms de cada GRUPO: LBRO, REVSTA, CD y DVD.

Bases de datos MicrosoIt Access
Alvaro Salas - 6 -
CREACIN DE INFORMES

Los informes sirven para presentar los datos de una base de datos de forma impresa. Los
informes son anlogos a los formularios a la hora de su creacin, pero mientras stos ltimos
estn orientados a la visualizacin e introduccin de datos sobre la plantilla, aquellos estn
dirigidos a la presentacin en papel impreso de los datos de las tablas.


Ejercicio n 5

La bibliotecaria necesita un informe de todo el material de que dispone en la librera.

Crear un nforme de la tabla ARTCULOS ordenado por TTULO

Los informes son anlogos a los formularios a la hora de su creacin

Para crear un informe ejecute el asistente para informes y
siga las instrucciones. Para ejecutarlo, elija la pestaa nformes y
el comando Nuevo. Haga doble clic en asistente para informes.

1. Elija la tabla ARTCULOS e indique los campos que van a
formar parte del informe con el botn > . Ver grfico 5.
2. NiveI de agrupamiento. Si no realizamos ningn
agrupamiento, el resultado presentar todos los
elementos en la misma lnea. Si deseamos destacar algn
campo en especial que sirva de selector. Debemos
especificarlo en este agrupamiento. En este caso no sealaremos ninguno.
3. La ordenacin. Especificamos qu campo va a determinar el orden en el que van a
aparecer los datos en el informe. Designaremos la ordenacin del informe por TTULO.
4. Distribucin. Podemos elegir entre varias posibilidades, adems de la orientacin que
va a tener el informe (horizontal o vertical). Elige Tabular.
5. EstiIo. Seleccione el estilo que ms le guste.
6. Nombre deI informe. Por ltimo, escriba el nombre asignado al informe.
05-INFORME ARTCULOS ORDEN TTULO. Este es el nombre con el que se va a
guardar el informe.

Es importante establecer los mrgenes del informe: Archivo - Configurar pgina.
Estableceremos unos mrgenes de 15 mm. por cada lado.

Una vez realizado el informe ser necesario disearlo para mejorar la presentacin con el
comando Diseo. En Diseo cambie el ttulo al informe, cambie la apariencia, los tamaos de
los controles, as como la alineacin de todos los controles, etc.

Grfico 5

Bases de datos MicrosoIt Access
Alvaro Salas - 7 -
Ejercicio n 6

Necesitamos en este momento un inventario de todos los artculos de la biblioteca para
saber el nmero de ejemplares que existen y el precio que tienen cada artculo.


nforme de la tabla ARTCULOS ordenados por el PRECO

Efectuaremos los mismos pasos que en el ejercicio anterior.

Para crear un informe ejecute el asistente para informes y siga las instrucciones. Para
ejecutarlo, elija la pestaa nformes y el comando Nuevo. Haga doble clic en asistente para
informes.

1. Seleccione la tabla ARTCULOS e indique los campos que van a formar parte del
informe con el botn > . Ver grfico 6.
2. NiveI de agrupamiento. Si no realizamos ningn agrupamiento
3. La ordenacin. Especificamos qu campo va a determinar el orden en el que van a
aparecer los datos en el informe. Designaremos la ordenacin del informe, por PRECO.
4. Distribucin. Podemos elegir entre varias posibilidades, adems de la orientacin que
va a tener el informe (horizontal o vertical). Elige Tabular.
5. EstiIo. Seleccione el estilo que ms le guste.
6. Nombre deI informe. Por ltimo, escriba el nombre con el que se va a guardar el
informe: 06-INFORME ARTCULOS ORDEN PRECIO


Es importante establecer los mrgenes del informe: Archivo - Configurar pgina.
Estableceremos unos mrgenes de 15 mm. por cada lado.


Una vez realizado el informe ser necesario disearlo para mejorar la presentacin con el
comando Diseo. En Diseo cambie el ttulo al informe, cambie la apariencia, los tamaos de
los controles, as como la alineacin de todos los controles, etc.


Grfico 6







Bases de datos MicrosoIt Access
Alvaro Salas - 8 -
Ejercicio n 7

Pero adems de todo el material que dispone la librera, la bibliotecaria necesita elaborar
un informe solamente de los CD's para poder hacer ms pedidos.


nforme de una consulta: solamente para los CD's que han sido prestados

Efectuaremos los mismos pasos que en el ejercicio anterior pero con algunas diferencias.
Si realizamos el informe en este momento dar como resultado un informe de toda la tabla,
cosa que no queremos, sino solamente aquellos que cumplan una condicin, en este caso
aquellos cuyo GRUPO sea igual a CD y cuyo campo PRESTADO sea igual a S. Para ello
tendremos que crear anteriormente una consulta con dichos criterios.

Estos son los pasos que tendremos que dar para crear la
consulta para los CD's. (Grfico 7.1)

1. Objeto consulta y opcin Crear una consulta en vista
Diseo. Botn agregar tabla ARTCULOS.
2. En cada columna colocaremos los campos que deseamos
ver en la consulta, en este caso TTULO, AUTOR,
GRUPO, PRESTADO y NOMBRE SOCO.
3. ntroduciremos los criterios oportunos: GRUPO - CD y PRESTADO - S (no olvidar la
tilde)
4. Ordenaremos la consulta por TTULO en orden ascendente.
5. Grabaremos con el nombre: 07-CD PRESTADOS ORDEN TTULO


Grfico 7.1




Comprobaremos con el comando Abrir para ver si efectivamente la solucin es correcta.

Una vez realizada la consulta y hemos comprobado que sale perfectamente tendremos
que realizar el informe asociado a esta consulta.

Para crear el informe, seguir los siguientes pasos:

1. Pestaa y opcin Crear informe utilizando el asistente.
2. Elija la Consulta 07-CD PRESTADOS ORDEN TTULO y no la tabla ARTCULOS ya
que queremos el informe de esa consulta, y agregue los campos todos los campos que
aparecen en la consulta. Ver grfico 7.2.
3. gual que en el caso anterior del informe le empezar a preguntar por las distintas
opciones que componen el informe.
4. NiveI de agrupamiento. En este caso no sealaremos ninguno.
5. La ordenacin. Especificamos qu campo va a determinar el orden en el que van a
aparecer los datos en el informe. No designaremos ninguno ya que la ordenacin se
encuentra dentro de la consulta.
Bases de datos MicrosoIt Access
Alvaro Salas - 9 -
6. Distribucin. Podemos elegir entre varias posibilidades, adems de la orientacin que
va a tener el informe: elige Tabular y orientacin Horizontal para que quepan todos los
campos de la consulta en el informe.
7. EstiIo. Seleccione el estilo que ms le guste.
8. Nombre deI informe. Por ltimo, escriba el nombre asignado al informe.
07-INFORME CD PRESTADOS ORDEN TTULO

Es importante establecer los mrgenes del informe: Archivo - Configurar pgina.
Estableceremos unos mrgenes de 15 mm. por cada lado.

Una vez realizado el informe ser necesario disearlo para mejorar la presentacin con el
comando Diseo. En Diseo cambie el ttulo al informe, cambie la apariencia, los tamaos de
los controles, as como la alineacin de todos los controles, etc. Ver grfico 7.

Cuando finalice, observe el aspecto que tendr el informe cuando lo imprima. Si hay algo
que no le gusta cmbielo en diseo. No olvide grabar cada que realiza algn cambio.

Grfico 7.2




Ejercicio n 8

Necesitamos en este momento un informe de todas aquellas revistas y DVD que tengan un
precio inferior a 5 C., de las unidades que existen y el precio de todas las revistas Y DVD, as
como el MPORTE de todas ellas. Como vemos al ser un informe que contiene condiciones
tendremos que realizar anteriormente una consulta. Para ello ejecutaremos los mismos pasos
que en el caso anterior.

nforme de una consulta: para las revistas y dvd con un precio inferior a 10 C.

Los pasos a dar sern los siguientes:

1. Objeto consulta y opcin Crear una consulta en vista Diseo. Botn agregar tabla
ARTCULOS.
2. En cada columna colocaremos los campos que deseamos ver en la consulta, en este
caso TTULO, GRUPO, PRECO, UNDADES y por ltimo un campo nuevo que
tendremos que crear escribiendo MPORTE: [PRECO] * [UNDADES] (este ser el
importe de las revista por el precio de cada una de ellas.
3. ntroduciremos los criterios oportunos: GRUPO: REVSTA, DVD y PRECO < 10
Ver grfico 8.1.
4. Grabaremos con el nombre: 08-REVISTAS Y DVD PRECIO < 10

Bases de datos MicrosoIt Access
Alvaro Salas - 10 -
Grfico 8.1



Comprobaremos los resultados y despus realizaremos el informe asociado a la consulta.

Para crear el informe, seguir los siguientes pasos:

1. Pestaa y opcin Crear informe utilizando el asistente.
2. Elija la consulta 08-REVISTAS Y DVD PRECIO < 10, y agregue los campos que
aparecen en la consulta. Ver grfico 8.1.
3. Le empezar a preguntar por las distintas opciones que componen el informe.
4. NiveI de agrupamiento. En este caso si seleccionaremos el campo GRUPO ya que
deseamos un nivel de agrupamiento por el campo GRUPO.
5. La ordenacin. Especificamos qu campos van a determinar el orden en el que van a
aparecer los datos en el informe. Designaremos el campo TTULO. A continuacin
haremos clic sobre el botn opciones de resumen y sealaremos la Suma de los tres
campos: UNDADES - PRECO - MPORTE. Con esto conseguiremos que se totalicen
estos tres campos en el informe.
6. Distribucin. Elegiremos distribucin por Esquema 2 y orientacin Vertical.
7. EstiIo. Seleccione el estilo que ms le guste.
8. Nombre deI informe. Por ltimo, escriba el nombre asignado al informe.
08-INFORME REVISTAS Y DVD PRECIO < 10

Cuando finalice, observe el aspecto que tendr el informe cuando lo imprima. Si hay algo
que no le gusta cmbialo en diseo. No olvide grabar cada que realice algn cambio.



Bases de datos MicrosoIt Access
Alvaro Salas - 11 -
Ejercicio A Formulario de todos los artculos que muestre los siguientes campos.
ntroduce la foto a los tres primeros registros.
Guarda con el nombre A - FORMULARIO ARTICULOS





Ejercicio B Realiza un informe de todos los artculos de la biblioteca ordenados por AUTOR
con el siguiente formato.
Guarda con el nombre B - INFORME ARTICULOS





Ejercicio C Realiza un informe de aquellos artculos > de 3 unidades ordenado por AUTOR
con el siguiente formato.
Guarda con el nombre C - INFORME > 3 UNIDADES


Bases de datos MicrosoIt Access
Alvaro Salas - 12 -
Ejercicio D Realiza un informe de aquellos CD y DVD que superen los 10 Euros ordenados
por AUTOR con el siguiente formato.
Guarda con el nombre D - INFORME CD-DVD > 10 EUROS





Ejercicio E Realiza un informe de aquellos artculos prestados y que superen los 10 Euros
ordenados por TTULO con el siguiente formato.
Guarda con el nombre E - INFORME PRESTADOS > 10 EUROS






Ejercicio F Realiza unas etiquetas de todos los CD y DVD con el siguiente formato
ordenados por TTULO.
Guarda con el nombre F - INFORME ETIQUETAS