1

1. UPORABA KLJU EV IN INDEKSOV V TABELAH ................................ ................................ ........ 2 1.1. UPORABA PRIMARNIH KLJU EV ................................ ................................ ................................ ....... 2 1.1.1. Postopek dolo anja primarnega klju a ................................ ................................ ....................... 2 1.1.2. Kombinirani klju i ................................ ................................ ................................ ..................... 3 1.2. POMO NI (SEKUNDARNI) INDEKSI ................................ ................................ ................................ .... 3 1.2.1. Postopek dolo anja pomo nih indeksov ................................ ................................ ...................... 4 2. REFEREN NA INTEGRITE TA ................................ ................................ ................................ ......... 6 2.1. 2.2. 3. POGOJI ZA VZPOSTAVITEV REFEREN NE INTEGRITETE................................ ................................ ....... 6 POSTOPEK DOLO ANJA REFEREN NE INTEGRITETE ................................ ................................ ........... 6

NAPREDNEJ E DELO Z P OIZVEDBAMI ................................ ................................ ........................ 9 3.1. UPORABA E XPRESSION BUILDER ................................ ................................ ................................ ..... 9 3.1.1. Ustvarjanje ra unskih polj ................................ ................................ ................................ ......... 9 3.1.2. Uporaba sklicnih polj za pogoje ................................ ................................ ................................ . 9 3.2. VE DIMENZIONALNE POIZVEDBE ................................ ................................ ................................ ... 10 3.3. UPORABA TOTALS FUNKCIJE ................................ ................................ ................................ ......... 11 3.4. NAVZKRI NA POIZVEDBA................................ ................................ ................................ .............. 13

4.

NAPREDNEJ A UPORABA ZASLONSKIH MASK ................................ ................................ ........ 16 4.1. PODFORME ................................ ................................ ................................ ................................ ... 16 4.2. ORGANIZACIJA PROSTORA NA FORMAH Z VE PODFORMAMI (STRANI) ................................ ............. 17 4.3. VSTAVLJANJE MAKRO GUMBOV (COMMAND BUTTON WIZARD) ................................ ...................... 17 4.4. VSTAVLJANJE IZRAZOV ................................ ................................ ................................ ................. 20 4.4.1. Zdru evanje polj ................................ ................................ ................................ ...................... 20 4.4.2. Uporaba DLookUp funkcije (pogojno avtomati no vna anje) ................................ ................... 20 4.5. OBLIKOVANJE GRAFOV................................ ................................ ................................ .................. 21 4.6. Izdelava grafa ................................ ................................ ................................ .......................... 21 4.7. POGLED VRTILNE TABELE IN VRTILNEGA GRAFIKONA ................................ ................................ ..... 23

5.

MAKRI- AVTOMATIZACIJA PROCE SOV ................................ ................................ .................... 27 5.1. VRSTE MAKROJEV ................................ ................................ ................................ ......................... 29 ITA BAZE ................................ ................................ ................................ ................................ . 32 KREIRANJE UPORABNIKOV IN UPORABNI KIH SKUPIN................................ ................................ ...... 32 DOLO ANJE PRAVIC IN ZA IT ................................ ................................ ................................ ....... 33 ZA 6.1. 6.2.

6.

7. 8.

POIMENOVANJA OBJEKTOV ZNOTRAJ ZBIRKE POD ATKOV................................ ............... 35 PRILOGE ................................ ................................ ................................ ................................ ............ 38 8.1. 8.2. 8.3. OPERATORJI IN IZRAZI ................................ ................................ ................................ ................... 38 SQL ................................ ................................ ................................ ................................ ............. 38 OSNOVNI ZNAKI VNOSNE MASKE................................ ................................ ................................ .... 39

1. Uporaba klju ev in indeksov v tabelah

Podvajanje zapisov z enako ifro v tabeli nam lahko pogosto povzro a probleme, saj si ne moremo privo iti podvojitev podatkov ali zamenjavo. Access nam omogo a postavitev klju ev, ki re ujejo take probleme. e dolo imo polju (ponavadi tevil nemu) funkcijo klju a, Access sam poskrbi, da ne moremo vnesti dveh enakih podatkov. Prednosti klju ev:
y y y y

prepre ujejo podvajanje enakih vrednosti klju ev zapisi so urejeni po vrednostih polja, ki je klju hitro iskanje po polju, ki je klju (primarni indeks) omogo a povezovanje tabel v formah, poro ilih, poizvedbah, itd...

1.1. Uporaba primarnih klju ev Accessove tabele najbolje delujejo, e jim dolo imo primarni klju . Kot klju se najpogosteje definirajo razna tevil na polja; ifre, mati ne tevilke, zaporedne tevilke (Autonumber) in podobno. Kot klju lahko definiramo tudi navadna tekstovna polja (Priimek), vendar se potem kot klju ne uporablja samo eno polje (sestavljen klju ). Pravila pri dolo anju klju ev:
y tabela ima lahko samo en klju , ki je lahko sestavljen iz enega ali ve polj y klju i morajo biti prva polja v tabeli (v strukturi tabele)

1.1.1. Postopek dolo anja primarnega klju a Klju e postavljamo v oblikovanju tabele (Design) ali pa kasneje z popravljanjem strukture tabele. y V rubriki Field Name se postavimo v polje, kjer elimo imeti klju . y Nato v orodni vrstici izberemo gumb Set Primary Key. Pri tem polju se nato pojavi klju . Ko definiramo polje kot klju , se tudi ostale lastnosti polja temu primerno prilagodijo (npr. polje Indexed se nastavi v vrednost Yes(No Duplicates)). Polja, ki so dolo ena za primarne klju e, ne dovoljujejo podvojenih vrednosti. Najbolj i podatkovni tipi polj za klju e so seveda tevil ni (AutoNumber, Number), vendar Access dovoljuje tudi tekstovne ali kaka druge tipe.

1.1.2. Kombinirani klju i V veliko primerih pridemo do situacije, ko eno samo polje kot klju ni zadosti. To se zgodi v primerih ko: y na neko tabelo dolo amo ve referen nih integritet (ne vedno) na druge tabele y kadar nobeno polje v tabeli nima unikatnega zapisa Postopek za dolo anje kombiniranih klju ev je zelo podoben postopku za dolo anje navadnih klju ev. Najprej ozna imo polja, ki jih elimo dolo iti kot klju (morajo se dr ati skupaj) in nato izberemo ukaz Set Primary Key v orodni vrstici.

1.2. Pomo ni (sekundarni) indeksi Poleg primarnega indeksa poznamo e sekundarne indekse, ki nam omogo ajo hitro iskanje po poljubnih poljih in ne samo po prvem. Seveda pa ne prepre ujejo podvajanja zapisov. Pomo ni indeks lahko postavimo na katerokoli polje, poleg tega pa je lahko sestavljen iz ve polj. Prednosti pomo nih indeksov:
y omogo ajo hitro iskanje po poljih y omogo ajo gledanje podatkov v druga nem vrstnem redu (v tabelah, ki imajo y omogo ajo postavljanje filtrov pri gledanju in popravljanju podatkov y omogo ajo povezovanje tabel v formah in poro ilih.

klju e)

1.2.1. Postopek dolo anja pomo nih indeksov Pomo ni (sekundarni) indeks postavimo tako kot klju e v oblikovanju oziroma popravljanju strukture tabele (Design). V rubriki Field Name se postavimo v polje, po katerem bo tabela indeksirana. Nato v rubriki Field Properties izberemo zadnjo mo nost Indexed. Access nam v tej rubriki ponuja tri mo nosti:
y No- brez indeksa y Yes (No duplicates)- indeksirano brez podvajanja y Yes (Duplicates OK)- mo nost podvajanja podatkov

Ko zaklju imo z dolo anjem indeksa z gumbom Save shranimo novo strukturo tabele.

Bele ka:

2. Referen na integriteta
Obi ajno pri oblikovanju baze podatkov razdelimo podatke v ve tabel, ki so lahko med seboj odvisne. To naredimo zaradi podvajanja podatkov in bolj e preglednosti. Kadar vna amo podatke ( ifre) v neko tabelo, ki je soodvisna z drugo tabelo, moramo imeti kontrolo ali ta ifra v drugi tabeli zares obstaja. Kontrolo pri vnosu ifer lahko dolo imo tudi s pomo jo referen ne integritete (Referential Integrity). Referen na integriteta pomeni skrb za konsistentnost in zane sljivost podatkov. Ima pa e eno bolj pomembno funkcijo in sicer skrbi, da se ob spremembi ifer v eni tabeli popravijo tudi enake ifre v drugi tabeli. Accessu lahko prepustimo, da kar sam poskrbi za vse morebitne spremembe podatkov v tabeli. Definirati moramo referen no integriteto. Integriteto vedno definiramo med dvema (odvisnima) tabelama, ki se morata nahajati v isti podatkovni bazi. Ena tabela je glavna (MASTER), druga pa je odvisna (CHILD). Referen no integriteto lahko dolo imo samo poljema, ki imata enak tip in velikost, tabeli pa se morata nahajati v isti podatkovni bazi. 2.1. Pogoji za vzpostavitev referen ne integritete Glavni pogoj za dolo anje referen ne integritete je seveda enotnost polj, ki jih povezujemo. Dve polji ki jih med seboj povezujemo, morata npr. biti tevil ni, kar pa seveda ne pomeni, da morata biti obe tipa Number. Med seboj lahko pove emo polje v prvi tabeli, ki je tipa AutoNumber (glavna tabela) z poljem v drugi tabeli (odvisna tabela), ki je tipa Number. Vendar pozor! e zdru ujemo dve tak ni polji moramo paziti, da ima polje tipa Number v lastnosti Field Size nastavljeno vrednost Long Integer. Pomembno je seveda tudi to, da pri dolo anju referen ne integritete uporabljamo polja, ki so primarni klju i oziroma pomo ni indeksi. 2.2. Postopek dolo anja referen ne integritete V Access-u dolo amo referen no integriteto v posebnem gradniku, do katerega pridemo prek ukaza Edit/Relationship. Na zaslonu se nam odpre novo okno v katerem dolo amo tabele in povezave med njimi. Tabele v oknu Relationship dolo amo z ukazom Relationships/Add Table. Poka e se nam novo pogovorno okno v katerem izberemo tabele, ki jih elimo med seboj povezati.

Povezavo naredimo tako, da primemo polje v glavni tabeli in ga nesemo na ustrezno polje, ki se nahaja v odvisni tabeli. Ra unalnik nam naredi povezavo, hkrati pa nam odpre pogovorno okno v katerem dolo imo tip povezave med tabelami (Enforce Referential Integrity). Tipi povezav:
y

One To One - povezava ena proti ena - pomeni, da ima vsak zapis v glavni tabeli najve enega pripadajo ega v odvisni tabeli.

One To Many - povezava ena proti ve - pomeni, da ima en zapis v glavni tabeli lahko ve pripadajo ih zapisov v odvisni tabeli.

Dodatne mo nosti pri referen ni integriteti:

y

Cascade Update Related Fields - mo nost, kjer nam Access samodejno popravi vse podatke, ki se nahajajo v odvisnih tabelah.

Cascade Delete Related Records - mo nost, kjer nam Access samodejno pobri e podatke, ki se nahajajo v odvisnih tabelah. Ko zaklju imo z definiranjem referen ne integritete nas Access vpra a e za shranjevanje povezav (Relationships). Po shranitvi povezav sedaj Access samodejno kontrolira vnose na ih podatkov in e se vnos ne dr i pravila, ki smo ga dolo ili v oknu Relationships nas ra unalnik na to tudi opozori. Bele ka:
y

3. Naprednej e delo z poizvedbami

V poizvedbah pogosto nastavljamo ve kot samo gole pogoje, pogosto se moramo zate i tudi k izrazom iz drugih gradnikov oziroma uporabljati izraze in funkcije za pridobitev pravih podatkov. 3.1. Uporaba Expression Builder Expression Builder je orodje, ki ga sicer ne uporabljamo samo v poizvedbah, temve tudi v ostalih gradnikih Accessove baze podatkov. Z pomo jo tega orodja sestavljamo formule, z katerimi dolo amo pogoje oziroma parametre iskanja podatkov ali pa dolo amo izgled iskanih podatkov. Expression Builder torej uporabljamo na dva na ina: 3.1.1. Ustvarjanje ra unskih polj Recimo da elimo v tabeli, kjer hranimo podatke o zaposlenih pridobiti nov podatek o tem, kolik ne so pla e na ih delavcev. Imamo e polje TO KE. Postavimo se v vrstico Field v prvi prazen stolpec v poizvedbi in nato izberemo ukaz Expression Builder v orodni vrstici. Pojavi se pogovorno okno za sestavljanje formul, kjer bomo sestavili funkcijo, ki bo pomno ila polje TO KE z neko vrednostjo to k. V levem delu pogovornega okna dvakrat kliknemo na gradniku, kjer bomo na li primerno polje (v na em primeru bo to tabela) in nato izberemo e ime gradnika. V srednjem delu okna se nato pojavi seznam vseh mo nih polj, poi emo polje, ki ga i emo in nato dvakrat kliknemo na njegovem imenu ali pa uporabimo ukaz Paste. Nato dodajamo e matemati ne operatorje in ustrezna dodatna polja. Formula bi izgledala pribli no takole: [DELAVCI]![TOCKE] *205 e je potrebno dolo imo e kak parameter za poizvedbo in nato po enemo z ukazom Run. 3.1.2. Uporaba sklicnih polj za pogoje Pri ustvarjanju aplikacij za kon nega uporabnika, dostikrat pridemo do situacije, ko no emo da bi uporabnik delal z strukturami tabel, poizvedb in ostalih gradnikov. Recimo da za neko poro ilo ali zaslonsko masko uporabljamo kot podlago neko poizvedbo. Podatke razvr amo in omejujemo z razli nimi pogoji, ki pa jih ne bi vna ali v poizvedbo, temve v formo, ki bo nato ta zapis vnesla v poizvedbo, ki jo uporabljamo. V ta namen

10

uporabljamo sklicna polja. Sklicno polje je definicija pogoja iz nekega drugega mesta, kar nam omogo a manj premikanja med razli nimi objekti in pospe i delo.
y y y

e elimo dolo iti tak pogoj v poizvedbi, se postavimo v na rtovalnem pogledu poizvedbe v ustrezno polje v vrstici Criteria in nato izberemo ukaz Build V oknu Expression Builder, ki se nato pojavi, v spodnjem levem predelu poi emo ustrezno zaslonsko masko Nato izberemo v srednjem delu ime polja, ki ga elimo dolo iti kot pogoj in potrdimo z ukazom Paste

Ko smo na tak na in dolo ili pogoj, smo se re ili nepotrebnega premikanja med razli nimi objekti in spreminjanja strukture poizvedb.

3.2. Ve dimenzionalne poizvedbe Ena najve jih prednosti poizvedb je sposobnost iskanja podatkov po ve tabelah naenkrat. Na primer v obstoje ih dveh tabelah KUPCI in NARO ILA bi radi pognali poizvedbo o kupcu in njegovih naro ilih. Za kaj takega seveda potrebujemo obe tabeli. y Odpremo novo poizvedbo y V oknu Show Table izberemo tabeli, ki jih elimo uporabiti e smo obe tabeli e povezali med seboj v oknu Relationships, se povezava vzpostavi avtomati no. e povezave e ni, jo lahko naredimo sami, vendar samo za to poizvedbo. y Iz tabele KUPCI izberemo polje Sifra kupca in ga prenesemo na polje Sifra kupca v tabeli NARO ILA. Povezava se nato vzpostavi.

11 y y

Iz obeh tabel nato prenesemo polja, ki nas zanimajo in po katerih elimo nastavljati kriterije. Po enemo poizvedbo

3.3. Uporaba Totals funkcije Kadar uporabljamo poizvedbe pogostokrat zastavljamo vpra anja; kolik no je skupno tevilo delavcev po krajih, kak no je skupno tevilo naro il ta mesec in njihova skupna vsota, Z pomo jo funkcije Totals lahko izvajamo izra une po poljubnih skupinah podatkov. Izbiramo lahko med naslednjimi funkcijami: izraz y Group By
y y y y y y y y y y y y y y

Sum Avg Count Max Min StDev Var First Last Expression Where

opis poi e razli ne vrednosti in jih prika e samo enkrat se tevanje povpre je pre tevanje poi e najve jo vrednost poi e najmanj o vrednost standardna deviacija (odstopanje) zapisov Variacije zapisov prva vrednost v tabeli zadnja vrednost v tabeli izraz, ki ga dolo imo z pomo jo Expression Builder izraz kjer je = pogoj

e elimo ustvariti kalkulacije nad zapisi v tabeli, odpremo novo poizvedbo Izberemo tabelo v kateri elimo prera unavati zapise Izberemo ukaz Totals v orodni vrstici

12 y

V vrstici Totals, ki se nato prika e, izbiramo funkcije, ki jih elimo uporabiti

Funkcijo Group By uporabljamo samo e elimo izvajati izra une nad skupinami podatkov (npr. povpre je to k po izobrazbah). Kadar uporabljamo to funkcijo po ve krat v isti poizvedbi moramo paziti na vrstni red. Z to mo nostjo lahko kombiniramo tudi razli ne tipe poizvedb, kriterije, ra unska polja,

13

3.4. Navzkri na poizvedba Navzkri ne poizvedbe uporabljamo za zajemanje povzetka ene ali ve tabel v preglednic i. Navzkri na tabela lahko prika e zajetno koli ino podatkov v zelo pregledni obliki, tako da lahko zelo enostavno delamo primerjave med podatki. Navzkri ne poizvedbe lahko koristno uporabljamo tudi za podlago poro il. Recimo, da elimo analizirati povpre je to k na ih zaposlenih po izobrazbah in po krajih: y Po enemo novo poizvedbo in izberemo tabelo DELAVCI y Izberemo tip poizvedbe Crosstab Querry y Dodamo polja Izobrazba, Tocke in Kraj y V novi vrstici Totals lahko vidimo izbrane mo nosti Group By. Mo nost pustimo nespremenjene pri polju Izobrazba in Kraj, medtem ko pri Tocke nastavimo vrednost Avg (povpre je).

 Row Heading (ime vrstic)  Column Heading (ime stolpcev)  Value (vrednost, ki jo elimo prera unavati -Tocke) Pri nastavljanju takih vrednosti moramo upo tevati da ne smemo izpustiti nobenega lena. Vrednosti Row in Column Headings lahko ponovimo, medtem ko je vrednost Value lahko samo eno polje. y Po enemo poizvedbo

y V drugi novi vrstici Crosstab nastavimo naslednje vrednosti:

14

Pri vrednosti Value smo lahko opazili e ostale mo nosti, med katerimi lahko izbiramo: izraz y Group By
y y y y y y y y y y

opis poi e razli ne vrednosti in jih prika e samo enkrat se tevanje povpre je pre tevanje poi e najve jo vrednost poi e najmanj o vrednost standardna deviacija (odstopanje) zapisov Variacije zapisov prva vrednost v tabeli zadnja vrednost v tabeli izraz, ki ga dolo imo z pomo jo Expression Builder izraz kjer je = pogoj

Sum Avg Count Max Min StDev Var First Last Expre ssion Where

uporabnost samo Row in Column Headnigs vsi vsi vsi vsi vsi vsi vsi vsi vsi samo Row in Column Headnigs samo Row in Column Headnigs

15

Bele ka:

16

4. Naprednej a uporaba zaslonskih mask

4.1. Podforme Uporaba podforme nam omogo a pogled na ve tabel naenkrat v eni zaslonski maski. Predpogoj so seveda povezana ali identi na polja v tabelah, ki jih elimo zdru evati. Podforma je v resnici zaslonska maska v zaslonski maski. Recimo da elimo prikazati v eni zaslonski maski tabeli KUPCI in NARO ILA. Seveda bomo eleli prikazati kupca in samo njegova naro ila: y Najprej naredimo glavno formo KUPCI in po mo nosti tudi podformo NARO ILA y V na rtovalnem pogledu izberemo ukaz Subform/Subreport y Z mi ko nato povle emo obmo je, kjer elimo imeti podformo y Prika e se okno Subform/Subreport Wizard, kjer nas arovnik vpra a kaj bomo postavili kot podformo; tabelo oziroma poizvedbo ali e obstoje o formo. e izberemo mo nost Table/Querry, bomo morali v naslednjem koraku izbirati polja, ki jih elimo pregledovati.

Po izbiri forme oziroma tabele ali poizvedbe, moramo v naslednjem koraku izbrati na in povezave. Ponuja nam mo nost Choose from a list (izbira med e pripravljenimi mo nosti) in Define my own.

Izberemo Define my own. Pogled se spremeni na dva stolpca: Form/report fields (polja glavne forme) Subform/subreport fields (polja podformr)

17

V obeh izberemo polja, ki jih elimo povezati med seboj (Sifra kupca Sifra kupca) V naslednjem koraku vpi em ime za na o podformo in zaklju imo postopek.

4.2. Organizacija prostora na formah z ve podfo rmami (strani) Kadar vstavljamo v neko zaslonsko masko ve razli nih objektov in podform, nam pogosto pri ne primanjkovati prostora.re itev bi lahko bila kreiranje nove forme, kar pa bile povzro ilo ve te av. Pomanjkanje prostora lahko re imo z dodajanjem novih strani (Page Break). y V na rtovalnem pogledu iz orodne vrstice izberemo ukaz Page Break in nato kliknemo na dnu maske. y Pojavi se manj a rtica, ki ozna uje prelom strani. S tem smo zaslonsko masko razdelili na dva dela; prva in druga stran.med obema stranema s premikamo z tipkama Page Down in Page Up ali pa dodamo makro gumbe za premikanje.

4.3. Vstavljanje makro gumbov (Command Button Wizard) Za la je delo na zaslonskih maskah lahko uporabljamo makro gumbe, ki jih nato lahko uporabljamo kjerkoli v na i bazi podatkov. S pomo jo arovnika lahko naredimo kar nekaj najpogostej ih ukazov. Recimo da bi radi naredili gumb, ki nam bo omogo al skok iz trenutne maske v drugo: y V na rtovalnem pogledu zaslonske maske izberemo ukaz Command Button y Z mi ko postavimo objekt

18

na mre o in pojavi se okno Command Button Wizard

y

y y y

Okno lahko vidimo razdeljeno na dva dela: Categories (kategorije ukazov) Actions (ukazi) Izberemo kategorijo Form Operations in ukaz Open Form Nato izberemo formo, ki jo elimo odpirati V naslednjem koraku nas Access vpra a, kako elimo odpirati formo; ali jo elimo odpirati z vsemi podatki, ali pa elimo odpreti masko z samo dolo enimi podatki, ki so povezani z zapisi iz prvotne forme (velja samo e sta tabeli povezani, ali e obe formi vsebujeta identi na polja). Izberemo ponujeno mo nost odpiranja vseh zapisov.

V naslednjem koraku izberemo sliko ali tekst za gumb

19

Nato e izberemo ime za objekt in dokon amo

S pomo jo gumbov lahko naredimo obrazec, ki ga uporabljamo samo za navigacijo po bazi podatkov. Ta se nam lahko odpre ob zagonu baze podatkov in nam poleg morebitnega pozdravnega sporo ila ponudi mo nosti, kaj elimo narediti. Da se nam obrazec odpre ob zagonu baze podatkov nastavimo v meniju Orodja/Zagon (Tools/Startup). Odpre se nam okno v katerem lahko izberemo kateri obrazec elimo prikazati ob zagonu baze.

20

Z istim oknom lahko nadziramo tudi nekatere druge zna ilnosti kako bo baza prikazana ter dolo imo bazi dolo imo ikono. 4.4. Vstavljanje izrazov Izraze uporabljamo v formi, kadar nimamo nobenega primernega podatkovnega polja, ki bi prikazal podatek, ki ga elimo imeti. Recimo da elimo videti znesek pla e posameznega delavca: y Na mre o vstavimo novo polje z ukazom Text Box na orodni vrstici y Nato vpi emo vanj formulo: =[TOCKE]*205, in potrdimo vnos. Pri vna anju izrazov v nova polja si lahko pomagamo tudi orodjem Expression Builder. 4.4.1. Zdru evanje polj Zdru evanje polj uporabljamo takrat, kadar elimo videti vrednosti dveh polj zdru eni v enem samem polju. Recimo da elimo videti polji IME in PRIIMEK v enem polju: y Vstavimo novo polje y Vanj zapi emo: =[IME] & '' '' & [PRIIMEK] Izraz nato zdru i podatke za vsak zapis posebej. 4.4.2. Uporaba DLookUp funkcije (pogojno avtomati no vna anje) Recimo, da elimo vna ati podatke v neko masko iz druge tabele. Pri tem seveda uporabimo ifrant (Combo Box), vendar nam ta objekt vnese samo eno vrednost. Kar bi radi dosegli, je da bi se vnesli e ostali podatki iz iste vrstice druge tabele. Pri tem moramo seveda uporabiti funkcijo DLookUp. Funkcijo moramo pripraviti tako, da se na podlagi nekega ifranta v ostala polja avtomati no vnesejo e ostali podatki, kar pomeni da bomo funkcijo vnesli v polje, kjer elimo da se podatek tudi prika e. Funkcija je sestavljena takole: DLookUp(expression ; domain ; criteria)

Podatek, ki naj se vnese

Tabela, kjer najdemo podatek

Pogoj, pod katerim se podatek vnese

21

Se pravi e elimo da bomo na tak na in vnesli ime artikla v formi postavke na podlagi ifre artikla iz tabele BLAGO moramo izraz napisati takole: DLookup ("[BLAGO]![NAZIV ARTIKLA]"; "[BLAGO]";"[BLAGO]![SIFRA ARTIKLA]= [sifra artikla]") 4.5. Oblikovanje grafov Prikaz podatkov v obliki grafov nam velikokrat omogo a preglednej i pogled na podatke. Grafi so predvsem primerni za prikaz raznih trendov ter primerjav med podatki. Access vsebuje tudi orodje za oblikovanje grafov, ki omogo a prikaz veliko tipov grafov, le te pa lahko vklju ujemo tako v forme, kot tudi v poro ila. Tabele obi ajno vsebujejo veliko tevilo zapisov, ki jih je te ko predstaviti z grafi. Zato velikokrat oblikujemo grafe za Answer tabelo, ki e vsebuje sumarne podatke, ki jih elimo predstaviti grafi no. Grafe lahko izdelamo samostojno, ali pa jih dodamo v obstoje e forme ali poro ila kot poseben objekt. 4.6. Izdelava grafa y V oknu Database izberemo karton ek Forms in ukaz New y Pojavi se okno New Database, kjer izberemo mo nost Chart Wizard in ustrezno tabelo oziroma poizvedbo y Izberemo polja, katerih vrednosti bodo prikazana v grafu.

Dolo imo tip grafa.

22

Izberemo kaj bo rezultat (vsota, povpre je oziroma tetje posameznih elementov).

Dolo imo e naslov za graf in zaklju imo z delom.

Na zaslon se nam izri e graf kot forma. Graf lahko tu e naprej oblikujemo. Na grafu dvakrat kliknemo in ra unalnik nas prestavi v na in, kjer lahko graf dodatno

23

oblikujemo. Pravila so enaka kot pri oblikovanju drugih objektov v formah. Naknadno lahko spreminjamo tudi vrsto grafa, x in y os ter vrsto operacij. 4.7. Pogled vrtilne tabele in vrtilnega grafikona

Vrtilna tabela in vrtilni grafikon sta orodji, ki nam omogo ata hiter pregled podatkov na bolj strukruriran, grafi en na in. Za ispis tisk nista tako primerni, saj smo pri oblikovanju omejeni. Oba na ina pogleda sta na voljo pri tabelah, poizvedbah in pri obrazcih. Pri tabelah in poizvedbah moramo, ko jih imamo e odprte vsaki znova izbrati pogled vrtilne tabele ali vrtilnega grafikona, medtem ko se obrazci ki smo jih naredili kot vrtilne tabele ali grafikone sami odprejo v takem pogledu. Vse mo nosti, ki so na voljo so dostopne s posebne orodne vrstice, ki se prika e ob izdelavi vrtilne tabele ali podobne, ki se prika e ob izdelavi vrtilnega grafikona. Vrtilna tabela Ko imamo odprto tabelo, poizvedbo ali obrazec v meniju Pogled izberemo pogled vrtilne tabele. To lahko storimo tudi na orodni vrstici, kot ka e slika.

Prika e se nam prazna vrtilna tabela in okno s polji, ki jih lahko z mi ko prestavimo v vrtilno tabelo.

24

Polja, ki jih elimo za glave stolpcev spustimo na mesto za polja stolpcev, isto velja za polja vrstic. Polja ki so vi je ali bolj levo definirajo pogkavitne skupine za razvr anje in zdru evanje. Hierarhijo teh plj lahko spreminjamo tako, da jih prena amo z mi ko. V zgornjem levem kotu imamo obmo je za polja filtrov. V sredino spustimo polja s podatki. Ta morajo biti podobno kot pri Excelu numeri na, druga e jih Access lahko smo teje. Pri imenih polj imamo znak za spustni seznam na katerem lahko dolo imo katera polja elimo prikazati. Tako lahko izlo imo postavke, ki nas ne zanimajo.

25

Narejeno vrtilno tabelo lahko izvozimo direktno v Excel. Vrtilni grafikon Naredimo ga na podoben na in kot vrtilno tabelo. Na meniju in na orodni vrstici se nahaja takoj za pogledom vrtilne tabele. Omogo a nam hiter pregled nad podatki: v zelo kratkem asu lahko naredimo veliko tevilo grafov. Poseben ukaz nam omogo a, da zamenjamo osi odvisnosti: Legendo prika emo z ukazom: . .

26

Bele ka:

27

5. Makri- avtomatizacija procesov

Makro je zaporedje akcij, ki jih Access samodejno izvede. Akcije so npr. odpri dolo eno zaslonsko obliko, natisni poro ilo ipd. Objekt v zaslonski maski lahko nato ob dolo enem dogodku po ene izdelan makro; z njimi avtomatiziramo delovanje aplikacije. Makro lahko kli e tudi druge makre in basicove funkcije iz modulov. Makri in basicove funkcije v modulih so gonilo aplikacije. Ko izdelujemo makro, nam ra unalnik odpre zanj na rtovalno okno, v katerem nizamo v stolpcih akcije in pogoje za njihovo izvedbo. Za za etek si pripravimo preprost makro, ki bo zaprl zaslonsko masko NARO ILA. Makro bomo poklicali z gumbom, ki ga bomo vstavili v zaslonsko masko.

V oknu podatkovne baze izberimo (za zdaj e prazen) seznam gradnikov Macro in kliknimo gumb New. V oknu za na rtovanje izberemo v prvi rubriki stolpca Action akcijo Close. V spodnjem delu okna se odpreta dodatni rubriki k izbrani akciji: Object Type in Object Name. V prvi izberemo tip objekta Form in v seznamu druge (za sedaj edino mo no) ime zaslonske maske NARO ILA. Na rtovalno okno zaprimo in dajmo makru ime Zapri NARO ILA. Makro ra unalnik shrani in njegovo ime uvrsti v seznam Makro gradnikov. Ker elimo izdelati zavarovano aplikacijo, pri kateri uporabniku ne bo mogo e po pomoti preoblikovati strukture tabele, odstraniti zapisov ali kaj podobnega, nas aka e veliko dela. Odprimo zaslonsko masko NARO ILA za na rtovanje. S paleto orodij bi lahko vstavili v eleno sekcijo oblike ukazni gumb in mu nastavili lastnost, naj ob pritisku pokli e na izdelan makro. A isto stvar lahko naredimo enostavneje: kliknimo ime makra v seznamu okna podatkovne baze in mi ko povlecimo v sekcijo Footer zaslonske oblike, in eleni gumb je e vstavljen. Po elji ga e oblikujemo in mu spremenimo napis. Preklopimo v Form View, gumb preizkusimo ter spremembe shranimo. Na gumb lahko vstavimo tudi bitmap sli ice, npr. slike ikon. V na rtovalnem pogledu vpi emo v gumbovem oknu v rubriki lastnosti Picture ime datoteke s shranjeno sli ico. Na enak na in si pripravimo e makro Datasheet View in gumb, ki bo preklopil zaslonsko masko v pregledni ni pogled. V rubriki makra nastavimo akcijo DoMenuItem, ki pomeni

28

ukaz v meniju, in njene dodatke Menu Bar Form, Menu Name View in Command Datasheet. V vsako na rtovalno okno makro gradnika lahko vpi emo tudi ve makrov; taki skupini pravimo macro group. Namesto posameznih makrov si bomo raje pripravili za vsak objekt (zaslonsko masko, poro ilo,...) skupino vseh njegovih makrov v enem makro gradniku. Tako bo na rtovanje in vzdr evanje aplikacije znatno la je. Odstranimo torej oba narejena makra, tako da drugega za drugim ozna imo in pritisnemo tipko Delete. Namesto njiju ustvarimo nov makro PREGLED. S prvim gumbom na lestvici orodij prika emo v makrovem oknu pred stolpcem Action e Macro Name. Vanj vpi emo ime prvega makra ZAPRI, v stolpcu Action pa kot prej akcijo Close. Zaradi preglednosti izpustimo e prazno vrstico in na enak na in vpi emo e drugi makro z ime nom DATASHEET. Pri klicu bomo morali dodati vpisanima imenoma makrov spredaj e ime gradnika in piko, torej pregled.ZAPRI in pregled.DATASHEET. Skupinski makro shranimo, odprimo za na rtovanje zopet zaslonsko masko NARO ILA in popravimo imeni makrov pri lastnostih On Push obeh gumbov. Za aplikacijo bomo potrebovali e zaslonsko masko za vna anje in popravljanje podatkov. Najhitreje jo bomo naredili, e bomo prekopirali masko PREGLED NARO IL in jo priredili zahtevanim nalogam. Sko imo v okno Database, kliknemo po imenu pravkar izdelane zaslonske oblike v seznamu Form, naredimo kopijo in vpi emo novo ime UREJANJE PODATKOV O NARO ILIH. Pritisnemo e gumb Design in smo v na rtovalnem pogledu. Da bomo lahko tokrat v zaslonski maski urejali in vna ali nove podatke, ji moramo nastaviti lastnost Default Editing na vrednost Allow Edits. Ni ne bo narobe, e zamenjamo e naslov (Caption) v UREJANJE PODATKOV O NARO ILIH, vendar bomo morali kljub temu ozna iti e objekt z napisom (Label) v zgornji glavi in ga enako popraviti. Ker bi radi zapise tudi odstranjevali, postavimo Record Selectors na Yes, da bo polje za ozna evanje vidno. Ukazna gumba bi poganjala napa na makra. Popravimo v njunih rubrikah On Push imeni v urejanje.ZAPRI in urejanje.DATASHEET. Ko zapremo in shranim zaslonsko masko, nam manjkajo e makri zanjo: prekopiramo makro gradnik pregled, kopiji damo ime urejanje in pri obeh makrih v njej spremenimo ime zaslonske maske v UREJANJE PODATKOV O NARO ILIH. Novo zaslonsko masko preizkusimo. Zapise lahko listamo naprej in nazaj, za zadnjim zapisom se pojavi nov, prazen zapis, ki ga lahko napolnimo s podatki in dodamo v tabelo. Nau imo se, kak na pravila veljajo pri vpisovanju in popravljanju podatkov. V za etku je zna ka za pisanje v prvem polju zapisa. Pravimo da smo vstopili v objekt. Vpi emo ali , popravimo podatek. Ob pritisku na tipko Enter ali tabulatorsko tipko, zapustimo objekt in vstopimo v drugega (velja za vse objekte v sekciji Detail). Vrstni red vstopanja je to no dolo en in ga lahko v na rtovalnem pogledu spremenimo z Edit/Tab Order. Vse vpisane spremembe opustimo s tipko Escape, dokler ne izstopimo iz zadnjega objekta in Access vsebine zapisa ne shrani v bazo podatkov (izvr i akcijo "Commit"). Vpisane podatke ra unalnik kontrolira in nas o morebitni napaki obvesti takoj, ko ho emo objekt zapustiti. Ob vstopu (On Enter), izstopu (On Exit), pred shrambo zapisa v bazo (Before Update) ali po njej (After Update) lahko vsak objekt izvede poljuben makro ali pokli e funkcijo v basicu

29

(dogodkovni spro ilec - event trigger). S tak nim makrom lahko izpi emo uporabniku navodilo, preverimo vsebino (Validation), glede na vpisano vsebino izvedemo neko akcijo (npr. v zdravni kih podatki presko imo polje NOSE A, e je v polju SPOL mo ki) ipd. 5.1. Vrste makrojev
IME MAKRA ApplyFilter

Naslednja tabela vsebuje vse dosegljive makre v MS Accessu razporejene po funkcionalnih skupinah:

KATEGORIJA OPIS Podatki v formah Omejevanje podatkov in poro ilih Premikanje zapisih

Izvr i ukaz menija Za ene makro, OpenQuery, postopek ali RunCode, poizvedbo RunMacro, RunSQL Za ene drugo RunApp aplikacijo Prekine izvr itev CancelEvent, Quit, ukaza StopMacro, StopAllMacros Uva anje/izva anje Prena a podatke TransferDatabase, med MS TransferSpreadshee podatkov Accessom in t, TransferText drugimi podatkovnimi formati Po lje gradnike OutputTo, MS Accessa v SendObject druge aplikacije Izvr ilni makri

po FindNext, FindRecord, GoToControl, GoToPage, GoToRecord iz DoMenuItem

30

vrednost SetValue Upravljanje z Dolo i polja, kontrole ali objekti (gradniki) lastnosti Osve i podatke ali RepaintObject, zaslon Requery, ShowAllRecords Izbere gradnik Selectobject Kopira ali CopyObject, preimenuje objekt Rename, (gradnik) DeleteObject Odpre ali zapre Close, OpenForm, gradnik OpenModule, OpenQuery, OpenReport, OpenTable Izpi e izbrani OpenForm, gradnik OpenQuery, OpenReport, Print

Ostalo

Prika e informacijo (opozorilo) na zaslonu Prika e ali skrije orodno vrstico Po lje natipkano v MS Access ali v drugo aplikacijo Povzro i pisk Prika e pripravljen meni z ukazi v formi ali v poro ilu Premakne ali spremeni velikost okna

Echo, Hourglass, MsgBox, SetWarnings ShowToolbar SendKeys Beep AddMenu

Maximize, Minimize, MoveSize, Restore

31

Bele ka:

32

6. Za

ita baze

V tabelah hranimo tudi podatke, ki so tajni in jih ne sme videti vsak, e manj pa spreminjati. Na ve jih ra unalnikih je dostop do podatkov re en z operacijskim sistemom, prav tako so za ite mo ne tudi v mre i. Na samostojnem ra unalniku pa operacijski sistem ne zagotavlja potrebne za ite podatkov. Zato moramo tajne podatke za ititi z Accessom. Access za iti podatke tako, da jih zakodira, tako da jih ni mogo e videti ne popravljati, e nimamo ustreznega gesla. Za ita podatkov je v asih potrebna tudi kadar dolo eno tabelo uporablja ve uporabnikov (predvsem v mre ah). Zato je pomembno, da vsakemu posamezniku to no dolo imo njegove pravice pri delu z tabelo in sicer z uporabo gesel. Access omogo a temeljito za ito ne le tabel, ampak tudi form, poizvedb, poro il, itd... Enemu uporabniku dovolimo le gledanje podatkov, drugemu poleg tega spreminjanje podatkov, tretjemu dodajanje in brisanje zapisov, itd... 6.1. Kreiranje uporabnikov in uporabni kih skupin Izberemo ukaz v meniju Tools\Security\User and Group Accounts V oknu ki se nato pojavi izberemo karton ek Groups

y y

Izberemo ukaz New in vnesemo ime (Name) in identifikacijo (Personal ID) nove skupine

Nato se prestavimo nazaj na karton ek Users in izberemo ukaz New ter vnesemo imena uporabnikov

33

Vsakega uporabnika dolo imo z ukazom Add v skupino, za katero bomo kasneje dolo ali pravice 6.2. Dolo anje pravic in za it Izberemo ukaz Tools\Security\User and Group Permissions V oknu, ki se pojavi izberemo opcijo Groups in nato v okvir ku Object Name ozna imo vse objekte. V rubriki Permissions nato dolo amo pravice za skupino in s tem hkrati tudi za uporabnika Z rubriko Object Type dolo amo pravice tudi za ostale objekte v bazi podatkov

y y y y

34

Bele ka:

35

7. Poimenovanja objektov znotraj zbirke podatkov

Pri poimenovanju objektov znotraj baze je Access do uporabnika zelo prijazen, saj nam dopu a presledke, znake kot so , , in razmeroma dolga imena polj. Takih znakov in dolgih imen polj se sku ajmo med izdelavo baze podatkov izogibati. Razlogi za to so: - vse aplikacije za upravljanje baz podatkov tega ne podpirajo - na ta na in si olaj amo pisanje SQL izjav - naredimo bazo podatkov bolj pregledno (vsi objekti v bazi so poimenovani na isti na in) - ob pisanju VBA kode ali modulov ne prihaja do konfliktov Dobra praksa To nikakor niso pravila, ki se jih morate dr ati, je pa priporo livo, da se ob na rtovanju baze podatkov odlo ite za en standard. Primrer Znake kot so , , , , , pi emo brez strehic kot C, S, Z, c, s, z. Namesto presledkov pi emo prve rke besed z veliko, presledke pa izpu amo. ToIzgledaPribliznoTakole. Alternativa takemu na inu pisanja je, da presledke nadome amo z pod rtajem _. Izogibamo se imenom, kot so: Name, Tables, Reports, Fields... Te besede imajo v VBA (Visual Basic for Applications) e dolo en pomen. Izogibamo se rezerviranih besed za uporabo v SQL izjavah (SELECT, WHERE, FROM, AND, TRUE, FALSE, NULL...). Predvsem njihovi samostojni uporabi. Celoten spisek je najdete v pomo i za Access. Priporo ljiva je uporaba konvencij za poimenovanje . Zelo raz irjena je Reddick VBA (RVBA) Naming Convention (http://www.xoc.net/standards/rvbanc.asp). Uporablja predpone in kon nice, ki so povedne v tem smislu, da nam govorijo o tipu objekta. Osnovne za uporabo v Accessu so: Predpona/Tag Tip objekta/Object Type tbl qry frm rpt mcr bas Table Query Form Report Macro Module

36

dap

DataAccessPage

e elite lahko uporabljate bolj dolo ene predpone in kon nice za dolo itev tipa in namena objekta. Pri oporabi kon nic uporabljajte predpone iz prej nje tabele. Ne uporabljajte predpon in kon nic iz spodnje tabele hkrati.

Predpona/Tag Kon nica/Suffix Tip objekta/Object Type tlkp qsel qapp qxtb qddl qdel qflt qlkp qmak qspt qtot quni qupd fdlg fmnu fmsg fsfr rsrp mmnu Lookup (none) Append XTab DDL Delete Filter Lookup MakeTable PassThru Totals Union Update Dlg Mnu Msg SubForm SubReport Mnu Table (lookup) Query (select) Query (append) Query (crosstab) Query (DDL) Query (delete) Query (filter) Query (lookup) Query (make table) Query (SQL pass-through) Query (totals) Query (union) Query (update) Form (dialog) Form (menu) Form (message) Form (subform) Form (subreport) Macro (menu)

37

Primeri:
tblValidNamesLookup tlkpValidNames fmsgError mmnuFileMnu

Bele ka:

38

8. PRILOGE

8.1.
= <> < <= > >= & Like NOT Like And Or Eqv Not

Operatorji in izrazi Enako Ni enako Manj e kot Manj e ali enako kot Ve je kot Ve je ali enako kot Zdru itev Podobno kot Ni podobno.. In Ali Enako Ne Razpon Seznam primerov Rezervirana beseda

Between...And In Is

8.2.

SQL

Osnovni ukazi: y SELECT y FROM y WHERE Na koncu vsakega SQL stavka mora biti ; Za nemo vedno z ukazom SELECT s katerim dolo imo katere stolpce iz tabel bomo uporabili ( e je ime stolpca sestavljeno iz dveh ali ve besed si pomagamo z oglatimi oklepaji). Primer:
SELECT [Delovna Skupina], priimek

Sledi ukaz FROM s katerim dolo imo v katerih tabelah se nahajo stolpci dolo eni v prej nem koraku. ( e je ime tabele sestavljeno iz dveh ali ve besed si pomagamo z oglatimi oklepaji) Primer:

39

FROM [Sortiranje in delne vsote]

Z ukazom WHERE dolo imo kriterije (veljajo isti operaterji in izrazi kot pri kriterijih v grafi nem na inu) in morebitne povezave med tabelami. Pri povezavah si pomagamo z izrazom AND. Primer:
Where [Delovna Skupina] like "Racunovodstvo";

Kon an primer:
SELECT [Delovna Skupina], priimek FROM [Sortiranje in delne vsote] Where [Delovna Skupina] like "Racunovodstvo";

e nekaj uporabnih ukazov: y ORDER BY:  DESC  ASC y GROUP BY y SUM y AS 8.3. Osnovni znaki vnosne maske 0 9 # L ? A a & C .,;:-/ tevilka tevilka tevilka, +, -, presledek rka rka tevilka ali rka tevilka ali rka katerikoli znak katerikoli znak lo ila obvezen vnos neobvezen vnos neobvezen vnos obvezen vnos neobvezen vnos obvezen vnos neobvezen vnos obvezen vnos neobvezen vnos

40

> < ! /

znaki, ki sledijo so velike rke znaki, ki sledijo so male rke polje se polni z desne proti levi znak, ki sledi, se izpi e