KURSUS INDUKSI SISTEM SARAAN MALAYSIA ( MODUL BAHARU ) KUMPULAN 1 AMBILAN 8/2011 JABATAN PELAJARAN NEGERI SABAH

NO SOALAN : 35 TAJUK :
ENCIK HAFIZ BERTANGGUNGJAWAB UNTUK MENCATAT MINIT PADA SETIAP MESYUARAT PENGURUSAN BULANAN BAHAGIAN PEMBANGUNAN, KEMENTERIAN KERJA RAYA. BARU-BARU INI, MESYUARAT TERSEBUT TELAH DIADAKAN PADA 7 JULAI 2009. SILA BINCANGKAN APAKAH TINDAKAN SELEPAS MESYUARAT YANG PERLU DIAMBIL OLEH ENCIK HAFIZ SEBELUM MESYUARAT PENGURUSAN BULANAN SETERUSNYA DIADAKAN.
NAMA NO K/P ALAMAT : LEONARD MIKERICHIE BIN MADRIN : 840716-12-5119 : SMK KOTA MARUDU II, BEG BERKUNCI 18, 89108 KOTA MARUDU, SABAH NO H/P EMAIL : 016-8422623 : leonardmikerichie@yahoo.com

Tindakan-tindakan yang perlu Encik Hafiz lakukan selepas mesyuarat : 1. i. Penyediaan minit Selepas mesyuarat setiausaha hendaklah menyediakan minit mesyuarat mengikut format yang betul. Encik Hafiz selaku pencatat pada setiap mesyuarat pengurusan bulanan Bahagian Pembangunan, Kementerian Kerja Raya perlu menyediakan minit mesyuarat mengikut format yang betul. Contoh minit mesyuarat yang betul terdapat dalam Lampiran 1. ii. Draf minit untuk kelulusan Pengerusi hendaklah dikemukakan kepada Pengerusi jawatankuasa untuk disemak dan mendapat persetujuan tidak lewat dari 3 hari selepas tarikh mesyuarat dilaksanakan. Draf minit mesyuarat untuk kelulusan pengerusi mesyuarat pengurusan bulanan hendaklah dikemukakan oleh Encik Hafiz kepada pengerusi dalam tempoh 3 hari selepas 7 julai 2009 iaitu sebelum atau pada 10 Julai 2009. iii. Minit mesyuarat yang telah diluluskan oleh Pengerusi mesyuarat hendaklah diedarkan kepada ahli-ahli mesyuarat tidak lewat dari satu minggu selepas tarikh mesyuarat pada 7 Julai 2009. Salinan untuk fail mesyuarat juga hendaklah dilakukan bagi tujuan perekodan.

2.

Format minit mesyuarat i. Encik Hafiz perlu menyediakan minit mesyuarat dengan format minit disusun mengikut agenda mesyuarat pada 7 Julai tersebut.

3.

Susunan nama ahli-ahli mesyuarat i. Catatan nama ahli mesyuarat yang hadir disusun mengikut keutamaan jawatan. Contohnya nama pengerusi mesyuarat pengurusan bulanan Kementerian Kerja Raya menjadi keutamaan memandangkan ianya adalah jawatan yang tertinggi dalam mesyuarat.

4.

Catatan perbincangan i. Minit mesyuarat hendaklah direkodkan secara padat, tepat dan jelas. Disamping itu catatan setiap perkara yang dibincangkan hendaklah menunjukkan sama ada tindakan atau makluman sahaja.

5.

Pengesahan MaklumBalas Pelaksanaan keputusan mesyuarat i. Ahli-ahli mesyuarat atau mana-mana pihak lain yang telah diberi tanggungjawab melaksanakan sesuatu keputusan mesyuarat hendaklah memberi maklumbalas kepada urusetia mesyuarat.

6.

Laporan Maklumbalas oleh Urusetia i. Maklumbalas yang urusetia terima hendaklah diedarkan untuk perhatian ahli ahli mesyuarat. Selain itu, ia juga perlu membuat ringkasan dan penganalisaan terhadap maklumbalas yang diterima.

7.

Penyediaan laporan maklumbalas. i. Urusetia seterusnya harus menyediakan laporan maklumbalas kepada pihak yang bertanggungjawab menyelaras perlaksanaan program mereka. Oleh yang demikian adalah mustahak satu rekod disediakan untuk mengesan maklumbalas bagi keputusankeputusan mesyuarat yang penting. Ini akan dibawa ke mesyuarat akan datang untuk dibincangkan dan dibentangkan.

ii.

Format maklumbalas: Bilangan Catatan keputusan Kedudukan masa kini Peringkat pelaksanaan/pencapaian Masalah pelaksanaan Cadangan penyelasaian masalah

iii. Rekod pengesahan maklumbalas: Bilangan Rujukan minit Perkara Tarikh hantar Kementerian/Jabatan Tarikh patut terima Tarikh terima Tarikh bentang Tarikh (tamat/sambung)

Carta aliran proses tindakan selepas tindakan:

Penyediaan minit

Format minit mesyuarat

Susunan nama ahli-ahli mesyuarat

Catatan Perbincangan

Pengesahan maklumbalas pelaksanaan keputusan mesyuarat

Laporan maklumbalas oleh urusetia

Penyediaan laporan maklumbalas

*LAMPIRAN 1 FORMAT MINIT MESYUARAT:

1. Nama mesyuarat, Bilangan dan tahun 2. Tarikh, masa dan tempat 3. Kehadiran 4. Hadir bersama (nama jemputan yang bukan ahli mesyuarat) 5. Senarai urusetia 6. Aluan Pengerusi Mesyuarat 7. Pengesahan minit terdahulu dan pindaan 8. Perkara-perkara berbangkit 9. Hal-hal lain 10.Penutup dan masa tamat 11.Urusetia (nama pencatat) 12.Tarikh minit disediakan

CONTOH MINIT MESYUARAT:

MINIT MESYUARAT BULANAN BAHAGIAN PEMBANGUNAN, KEMENTERIAN KERJA RAYA BIL.7/2009 Tarikh : Masa : 7 Julai 2009 2.00 petang Bilik Mesyuarat Utama, Aras 4 Bahagian Pembangunan, Kementerian Kerja Raya, Alor Setar.

Tempat :

YANG HADIR :
1. Pengarah - Pengerusi ( Dr. Nordin bin Yunus ) 2. Arkitek Kanan-( Tuan Haji Md. Zainol bin Hamid ) 3. Penolong Pengarah Jalan-( Ir. Haji Roshdi bin Abd. Rahman ) 4. Wakil Penolong Pengarah Bangunan-( Encik Azizan bin Ab. Rahman )

TURUT HADIR :
En. Abdul Rahim Shah b. Khalid Pegawai Perancang Bandar dan Desa (OSC) Majlis Perbandaran Kuala Kangsar

URUSETIA :
En. Mohd. Abduk Razak b. Rosli (Pembantu Tadbir )

1.0 UCAPAN ALU-ALUAN PENGERUSI 2.0 MENGESAHKAN MINIT MESYUARAT YANG LALU
Minit Mesyuarat yang lalu disahkan tanpa sebarang pindaan seperti berikut. Cik Kok Lai Kwan Cik Kok Lai Kuan Encik Mohd. Faizul bin Ibrahim Encik Mohd. Faizul bin Mohd Zawden.

3.0 PERKARA-PERKARA BERBANGKIT

3.1 Peraturan Dan Proses Perolehan Kerajaan Bagi Kerja-kerja Kecil Yang Diamalkan di Jabatan Kerja Raya

4.0
4.1

HAL-HAL LAIN Cadangan Tempat Mesyuarat Bil 8/2009

Pengerusi mencadangkan mesyuarat OSC yang berikut akan diadakan di Majlis Perbandaran Manjung.

Tindakan: Ketua Unit Majlis Perbandaran Manjung 5.0 PENUTUP

Mesyuarat ditangguhkan pada jam 5.00 petang.

Disediakan oleh:

(HAFIZ BIN.ABDULLAH)
Pembantu Teknik, Bahagian Pembangunan.

Disemak oleh: (KHAIRI AKHTAR BIN MOHD. GHAZALI)

Penolong Setiausaha Kerajaan, Bahagian Pembangunan.

Rujukan :
Mok Soon Sang (2010), Kursus Induksi Perkhidmatan Awam Dan Kenegaraan (Edisi Kedua), Malaysia : Penerbitan Multimedia Sdn. Bhd. www.scribd.com/doc/2965359 http://www.scribd.com/doc/55830236/MINIT-MESYUARAT-PENGURUSAN