ADMINISTRACIN DE REDES CON WINDOWS SERVER 2008

UNIVERSIDAD MARTIN LUTERO SEDE EL RAMA ING. CARLOS LPEZ CORTS AGOSTO 2011

Introduccin
El presente material persigue brindar los principales conceptos y opiniones acerca del uso, proceso y control de la informacin en las empresas que se auxilian de medios informticos y el valor que las mismas tienen para las tomas de decisiones. Se ha estructurado en cuatro captulos, el primero dedicado a caracterizar diferentes clases de sistemas de informacin y el uso de las nuevas tecnologas de la informacin. El segundo captulo se dedica a cuestiones referentes a la gestin de proyectos informticos, el tercero a aspectos que se deben tener en cuenta en la labor de auditora de software y por ltimo, el cuarto es dedicado a caracterizar los principales servicios que se pueden lograr de la consultora informtica. Este material debe ser visto como un punto de partida que gue al lector a profundizar en aquellos temas que le sean de mayor inters en el mbito de su empresa. En estos momentos se puede encontrar en Internet y en bibliotecas y libreras una profusin de materiales dedicados al tema.

CAPTULO 1. INTRODUCCIN A LOS SISTEMAS DE INFORMA CIN

Toda la informacin manejable por una organizacin constituye un sistema. A este sistema lo denominaremos sistema de informacin (SI). Un SI puede entenderse como un conjunto integrado de procesos formales, desarrollados en un ambiente usuariocomputadora, que operando sobre un conjunto de datos estructurados (base de datos) de una organizacin, procesan y distribuyen selectivamente la informacin necesaria para la operatividad de la organizacin y las actividades propias de la direccin de la misma.

Es importante destacar que en el conjunto de elementos que conforman este sistema no se incluye a las herramientas tecnolgicas que se usan para manipular la informacin. Este conjunto de informacin est formado principalmente por los datos que se manejan y por las actividades que se desarrollan. Adems, se puede mencionar como elementos del conjunto a aquellos que procesan la informacin (procesadores) y a los elementos que se encargan de transmitirla (transmisores).

1.1 Los sistemas de informacin y sus funciones

Los sistemas de informacin tienen dos funciones fundamentales:  aceptar nueva informacin, y

atender peticiones de informacin.

La primera responsabilidad tiene que ver con almacenar nueva informacin y relacionarla con la ya existente, as como garantizar que se mantenga la consistencia en el sistema, esto es, que la nueva informacin sea correcta y que no entre en

contradiccin con la ya existente. Un ejemplo pudiera ser registrar un nuevo cliente. Para hacerlo es necesario chequear que el cliente no ha sido registrado anteriormente y que los datos del mismo sean vlidos. La segunda responsabilidad tiene que ver con recuperar informacin del sistema, dgase resolver peticiones sobre la informacin almacenada y ofrecer una respuesta. Puede interesarnos recuperar informacin para:  Validar algn hecho como, por ejemplo, verificar si una persona es lectora de nuestra biblioteca.


Realizar controles sobre las tareas habituales como, por ejemplo, saber qu libros no han sido devueltos en el plazo establecido.

Resumiendo, podemos definir sistema de informacinal conjunto de informacin relevante para una organizacin y las

actividades necesarias para manejarla y utilizarla. Es importante destacar una vez ms que el sistema de informacin no se refiere a las herramientas tecnolgicas con que se manipula la informacin. Por ejemplo, un sistema de informacin de una biblioteca pudiera tener toda su informacin (catlogos, socios, etc.) en cartulina o en formato electrnico. Si est en cartulina se puede prescindir de un ordenador y si est en formato electrnico se puede obtener todo el provecho que brinda un ordenador. Pero en cualquiera de las dos formas, la informacin y las actividades para manipularla es la misma, es decir, es el mismo sistema de informacin. Las herramientas tecnolgicas son relativas ms bien a los sistemas informticos. Un sistema de informacin realiza cuatro actividades bsicas: entrada, almacenamiento, procesamiento y salida de informacin.

Entrada de informacin
Es el proceso mediante el cual el sistema de informacin toma los datos que requiere para procesar la informacin. Las entradas pueden ser manuales o automticas. Las manuales son aquellas que se proporcionan en forma directa por el usuario, mientras que las automticas son datos o informacin que provienen o son tomados de otros sistemas o mdulos. Esto ltimo se denomina interfases automticas. Las unidades tpicas de entrada de datos a las computadoras son las terminales, las cintas magnticas, las unidades de diskette, los cdigos de barras, los escners, la voz, los monitores sensibles al tacto, el teclado y el mouse, entre otras.

Almacenamiento de informacin
El almacenamiento es una de las actividades o capacidades ms importantes que tiene una computadora, ya que a travs de esta propiedad el sistema puede recordar la informacin guardada en la seccin o proceso anterior. Esta archivos. La unidad tpica de almacenamiento son los discos magnticos o discos duros, los discos flexibles o diskettes y los discos compactos (CD-ROM). informacin suele ser almacenada en estructuras de informacin denominadas

Procesamiento de informacin
Es la capacidad del sistema de informacin para efectuar clculos de acuerdo con una secuencia de operaciones preestablecida. Estos clculos pueden efectuarse con datos introducidos recientemente en el sistema o bien con datos que estn almacenados. Esta caracterstica de los sistemas permite la transformacin de datos fuente en informacin que puede ser utilizada para la toma de decisiones, lo que hace posible, entre otras cosas, que un tomador de decisiones genere una proyeccin financiera a partir de los datos que contiene un estado de resultados o un balance general de un ao base. Salida de informacin La salida es la capacidad de un sistema de informacin para sacar la informacin procesada o bien datos de entrada al exterior. Las unidades tpicas de salida son las impresoras, terminales, diskettes, cintas magnticas, la voz, los graficadores y los plotters, entre otros. Es importante aclarar que la salida de un sistema de informacin puede constituir la entrada a otro sistema de informacin o mdulo. En este caso, tambin existe una interfase automtica de salida. Por ejemplo, un Sistema de Control de Clientes tiene una interfase automtica de salida con el Sistema de Contabilidad, ya que genera las plizas contables de los movimientos procesales de los clientes.

A continuacin se muestran las diferentes actividades que puede realizar un Sistema de Informacin de Control de Clientes. Entradas:  Datos generales del cliente: nombre, direccin, tipo de cliente, etc.    Polticas de crditos: lmite de crdito, plazo de pago, etc. Facturas (interfase automtico). Pagos, depuraciones, etc.

Proceso: Clculo de antigedad de saldos.  Clculo de intereses moratorios.  Clculo del saldo de un cliente. del mes (pagos, Almacenamiento:  Movimientos depuraciones).  

Catlogo de clientes. Facturas.

Salidas:  Reporte de pagos.   Estados de cuenta. Plizas contables (interfase automtica) Consultas de saldos en pantalla de una terminal.

Es importante aclarar que un sistema informtico no es un sistema de informacin. El sistema de informacin es responsabilidad de los directivos de la organizacin y tiene que ver con la informacin que estos necesitan para realizar su trabajo.

1.1.1 Los sistemas informticos

En una organizacin pueden existir diferentes tipos de sistemas informticos. Estos pueden ser tanto los desarrollados para satisfacer las necesidades de un sistema de informacin; Por consiguiente, se pueden ver tres niveles diferentes de sistemas, donde puede haber un responsable para cada uno de ellos: y Sistemas de informacin: tienen que ver con la informacin relevante para las organizaciones.

como los de soporte, esto es, los sistemas operativos y dems sistemas que se encargan de hacer operativos los ordenadores, la red, los dispositivos, etc.

sirven de apoyo a los sistemas de informacin y se basan en el desarrollo de software. y Los sistemas informticos de soporte: que sirven de apoyo a los sistemas informticos para la manipulacin de la informacin.

Los sistemas informticos para la manipulacin de la informacin: que

1.1.2 La informacin en las organizaciones

En una organizacin la informacin puede ser utilizada con propsitos variados como para informar resultados, para tomar Informacin formal e informal
La informacin en las organizaciones puede considerarse informal, que se genera pero la fuente no es fiable; o formal, que est fundamentada y documentada, y que generalmente podemos conocer su fuente. La informacin informal son los llamados rumores, que aunque no estemos seguros de que es cierta tenemos que tenerla en cuenta a la hora de tomar decisiones. Este modo de informacin a veces es usado como instrumento de gestin para correr rumores sobre alguna decisin que se piensa tomar y, segn el resultado de un sondeo de opiniones se toma o se descarta la decisin. En cambio, la informacin formal se almacena en algn tipo de registro y cumple con las reglas y procedimientos establecidos por la organizacin. A partir de ahora, a menos que se especifique lo contrario, nos referiremos como informacin a la informacin formal. Aunque no estemos seguros de su origen, es un tipo de informacin que hay que tener en cuenta al analizar la evolucin de la organizacin.

decisiones, para registrar eventos ocurridos, para adquirir conocimiento o para producirlo, etc.

Informacin estructurada y no estructurada

La informacin formal puede presentarse de forma estructurada o de forma no estructurada. Una y otra se diferencian por la facilidad con la que pueden ser tratadas por las tecnologas de la informacin. La informacin estructurada sigue un esquema determinado que facilita su interpretacin por los sistemas informticos. Por norma general, viene montada en bases de datos y sigue reglas que la

hacen til para su uso en la organizacin. Es fcil tratarla con sistemas informticos. La informacin no estructurada no sigue ningn esquema y esto dificulta la informatizacin de su

manipulacin, por lo que es necesaria la intervencin humana. En este caso pueden usarse los sistemas informticos para compilar y ordenar la informacin con el objetivo de asistir.

Informacin interna, externa y corporativa

Las organizaciones producen informacin que no debe ser alcanzada desde fuera de la misma. Una razn podra ser que la informacin no sea relevante en otro entorno o puede que no sea Ejemplos de informacin interna      Facturas de servicios prestados Catlogo de productos y servicios Lista de los asociados de un centro de documentacin Relacin de pedidos pendientes Nmero de documentos que se han obtenido de una base de datos conveniente publicarla por estrategia de la organizacin. Este tipo de informacin es conocida como informacin interna.

Sin embargo, existe informacin generada que si debe ser conocida fuera de la organizacin. Esta informacin es conocida como informacin corporativa. Ejemplos de informacin corporativa  Resultados del ejercicio fiscal     Campaa de publicidad de lanzamiento de un nuevo producto Campaa de publicidad de imagen corporativa Informacin dada en una rueda de prensa Nota de prensa en la que se anuncia un nuevo producto

Adems, cada organizacin debe estar atenta a la informacin generada por otras organizaciones. Esta informacin es conocida como informacin externa. Ejemplos de informacin externa  Estadsticas de evolucin del sector empresarial     Estudios de la Cmara de Comercio Prensa econmica del sector Prospectos de proveedores de servicios y productos Estudios de mercado de la competencia en el sector

La siguiente figura muestra las formas de la informacin y los entornos en que esta se presenta.

1.1.3 Las tecnologas de la informacin (TTII)

Las tecnologas de la informacin son las herramientas que posibilitan la manipulacin correcta de los sistemas de informacin. Las predominantes actualmente son los sistemas informticos y las telecomunicaciones, aunque no siempre fue as. Las necesidades de informacin han existido desde que la humanidad se ha tenido que organizar e interrelacionar. Las TTII no deben ser como tales el objetivo a perseguir por la organizacin , sino el medio que les permita alcanzar sus objetivos a mediano y largo plazo. Con la introduccin de estas nuevas tecnologas, las organizaciones pueden tener ventajas competitivas siempre y cuando hagan una seleccin adecuada a sus caractersticas propias. Mediante la tecnologa de los sistemas informticos una organizacin puede mejorar sus productos, aumentar la calidad de los servicios a sus clientes, establecer vnculos ms fuertes con sus proveedores, mantenerse actualizada de todo su entorno, y muchas otras ventajas ms que hacen competitiva a cualquier organizacin que la utilice y deja atrs a aquella que no lo haga.

Estrategia del negocio

Sistema de informacin

Tecnologas de la informacin

La estrategia del negocio define las necesidades de informacin y stas definen a su vez las necesidades de tecnologas de la informacin

Actualmente el desarrollo de las tecnologas de la informacin avanza aceleradamente y esto implica que existan variadas tcnicas informticas para la manipulacin de la informacin en cualquiera de sus Estructurada Interna Externa Corporativa

manifestaciones. En la siguiente tabla mostramos algunas de las tecnologas usadas para diferentes tipos de informacin.

No estructurada

Bases de datos corporativos Correo electrnico Tablones de anuncios electrnicos Bases de datos Listas electrnicas documentales Balance Nota de prensa Web corporativa

Posicin del departamento de TTII en la organizacin

El SI no slo influye directamente en el funcionamiento de las empresas, sino tambin en el propio diseo de las estructuras en las que se basa dicho funcionamiento, o sea, el propio diseo de la organizacin. El concepto de SI como parte integrante de la infraestructura de la empresa nos confirma que este no pertenece a ninguna actividad en particular, sino a la empresa considerada de manera global. Es por ello que, aunque es frecuente encontrar el centro de procesamiento de datos (CPD) dependiente de algn departamento, no sea ste quien acapare su atencin y objetivos, hacindose recomendable su independencia y reconocimiento de peso especfico propio para ofrecer servicio a la organizacin en su conjunto. Para facilitar yo aumentar la probabilidad de xito de las TTII en las organizaciones debemos considerar los siguientes aspectos al definir su posicin dentro de ellas:

1. Importancia y status del jefe de sistemas. Deben estar en consonancia con el papel que juegan las TTII en la formulacin de la estrategia empresarial. 2. Proximidad fsica del departamento de sistemas con la direccin general. 3. Tamao y complejidad de la organizacin.

Ecologa de la informacin
Para tomar decisiones adecuadas es necesario tener abundante informacin acerca del tema en decisin. No obstante, tener mucha informacin puede provocar que su tratamiento se haga imposible o con superficialidad y esta se vuelva intil. Es necesario entonces lograr un equilibrio entre la informacin necesaria y la cantidad de informacin que se ha

compilado. Este equilibrio se ha incluido en el modelo de ecologa de la informacin promovido por varios autores.

1.1.4 La informacin y los servicios de documentacin

Los servicios de documentacin son una fuente de informacin externa para las empresas. Intentan recopilar una gran cantidad de la informacin corporativa que han generado otras organizaciones para ponerla a disposicin de la suya o de otra. En general, la informacin interna slo est al alcance de la organizacin que la genera y que la intercambia con sus interlocutores ms inmediatos. La informacin corporativa es la fuente de la que se alimentan los servicios de documentacin para obtener informacin que, ms tarde, puedan hacer accesible a su organizacin o a otra. Por lo tanto, podramos decir que los servicios de documentacin son estructuras que recopilan informacin corporativa emitida por otras organizaciones y que la ponen a disposicin de la suya, o de otra, para que sta la incorpore como informacin externa. Para los servicios de documentacin, la informacin que han captado es el producto o servicio que generan o que ofrecen como fruto de su actividad. Podramos interpretarla como informacin externa; tambin sera informacin interna aquella que se producira como reflejo de la actividad misma de esta organizacin.

1.1.5 El SI y el resto de los subsistemas funcionales de la organizacin

Es importante que el SI este situado de manera que pueda obtener y suministrar informacin en cualquier punto de la organizacin. No obstante, la tendencia a descentralizar sus funciones puede originar la aparicin de subsistemas de informacin, dependientes de cierta manera del SI central y que prestan servicio especializado a los diferentes subsistemas funcionales de la organizacin. Algunas aplicaciones propias de determinados subsistemas funcionales de la organizacin son:

SUBSISTEMA FUNCIONAL Marketing Fabricacin Logstica Personal Contabilidad y finanzas Direccin general

APLICACIONES TPICAS DEL SI Pronsticos de ventas, planificacin de ventas, efectos de campaas, .... Planificacin de produccin y horarios, anlisis y control de costos, .... Planificacin y control de compras, distribucin, inventarios, rutas, .... Requerimientos de personal, valoracin de puestos (anlisis de desempeo), nminas, .... Contabilidad, costos, anlisis financiero, .... Planificacin estratgica, asignacin de recursos, ....

1.1.6 Desarrollo e Implantacin del SI en las organizaciones

Como ya hemos comentado anteriormente se debe evitar, en la medida de lo posible, adoptar decisiones referentes a SI exclusivamente desde perspectivas de Tecnologa Informtica, ya que su implantacin afectara directamente a la estructura de la organizacin, al proceso de

toma de decisiones e incluso al comportamiento de las personas. Alterar los flujos habituales de informacin afecta claramente a las asignaciones de responsabilidad y autoridad, por lo que un nuevo sistema suele suponer una reorganizacin de actividades y una adaptacin de la infraestructura de la empresa para 1. La estructura del sector en que est inmersa. 2. Su estrategia competitiva. 3. La estructura organizativa existente.

recuperar una situacin de equilibrio entre sus componentes. Todo el proceso de desarrollo e implantacin de un SI deber ser regulado por una variable central que es el alineamiento con la organizacin, es decir que el papel de las TTII/SI debe ser coherente con:

El desarrollo e implantacin de un nuevo SI, constaran bsicamente de las siguientes 5 etapas: .. 1. AnIisis y diseo: En esta primera etapas de desarrollo de un SI se debern analizar y definir las necesidades, objetivos y caractersticas de los sistemas a desarrollar. (manteniendo una alineacin con la estrategia empresarial) contemplando resumidamente:   El Servicio de Informacin deseado y los criterios ms importantes para la seleccin del mismo. Identificacin de usuarios, tareas, e incluso servicios y soporte a largo plazo.

Subetapas 1.1 AnIisis de la Organizacin.     Planes estratgicos. Organizacin. Cultura empresarial. Planes operativos.

1.2 Definicin de actores crticos de xito.  Conocimiento de las variables criticas.    Objetivos a corto y largo plazo. Parmetros de medida utilizados. Asignacin de los objetivos.

1.3 Definicin conceptual del SI bsico.  Tipo de informacin a generar.       Periodicidad y responsables. Diseo de informes. Tiempos de respuesta. Volmenes de informacin a procesar. Confidencialidad de la informacin. Puntos de captura de la informacin, etc. .

2. Formalizacin. Esta actividad, altamente especializada, supone la creacin de los procedimientos tcnicos que permitan poner en funcionamiento el SI previsto. Bsicamente habr que determinar: 2.1. Seleccin de Empresa y equipos de servicio. 2.1. Seleccin del Sistema de base de datos, lenguajes, etc. 2.3. Documentacin de procedimientos y programas. 2. 4. Pruebas. 2.5. Revisin de idoneidad constante. 3. Implantacin. El sistema debe implantarse en la organizacin, con el consiguiente esfuerzo de coordinacin entre los usuarios y TTII. En esta etapa son bsicos el establecimiento de buenos canales de comunicacin, el aprovisionamiento de formacin y la seleccin de la velocidad de implantacin, ya que el sistema debe ser introducido gradualmente, permitiendo su experimentacin y seguimiento y aprovechando las oportunidades de "rediseo" de actividades, que ofrece esta implantacin. Una preocupacin fundamental de la direccin general debe ser el asegurar el conveniente soporte tcnico a los usuarios. 4. Explotacin. Cuando el sistema queda instalado, y a medida que los usuarios pasan a emplearlos, los inconvenientes que surgen y las posibles limitaciones operativas pueden Ilegar a hacerse familiares a todos los directivos. Debern, por tanto, existir procedimientos especficos para probar y documentar los servicios, analizando su funcionalidad, mejora y potencial mantenimiento. Hay que evaluar la calidad y utilidad del servicio, para cada usuario del sistema. 5. Mantenimiento. Entenderemos por mantenimiento a las actividades de diseo, construccin e implantacin que se efectan sobre servicios que ya estn en funcionamiento. Este servicio, no debe entenderse nicamente como el servicio destinado a mantener intactas las funciones primarias del sistema, sino a su constante actualizacin y adaptacin a necesidades cambiantes.

1.2 Mecanizacin de procedimientos administrativos

El trmino mecanizacin se emplea para referirnos a la introduccin de los ordenadores en ejecucin de las tareas administrativas del sistema de informacin que en un principio se hacan a mano. Estas tareas administrativas mecanizadas mejoran en dos aspectos. Primero, se obtienen los resultados en un menor tiempo, y segundo, los resultados se obtienen con mejor calidad. Una cambio significativo en las organizaciones implicado por la mecanizacin fue la reduccin del personal administrativo. Para mecanizar los procedimientos administrativos es necesario determinar cules son los datos y cules son las actividades que manipularn estos datos. Una vez determinados, se puede solicitar el desarrollo de un sistema informtico cuya responsabilidad sea la mecanizacin de estos procedimientos. Parece sencillo pero existen algunos aspectos que por naturaleza hacen ms complejo el desarrollo de un sistema informtico para la mecanizacin de los procedimientos administrativos. Estos aspectos tienen que ver por la necesidad impuesta por los ordenadores de estructurar toda la informacin. Como vimos

anteriormente la informacin siempre no es estructurada, por lo que los ordenadores no siempre satisfacen todas las necesidades. Otro aspecto a considerar son los usuarios del sistema informtico. Estos son los que utilizan la informacin y por lo tanto son los que conocen qu informacin es importante y qu tareas es necesario realizar. No obstante, estos no siempre logran expresar todo su conocimiento a los desarrolladores del sistema informtico. Mediante la mecanizacin de las tareas de tratamiento de la informacin se consiguen mejoras en dos aspectos: la reduccin del tiempo necesario para la obtencin de ciertos resultados y una mayor calidad de los resultados obtenidos. El mayor cambio que, en un principio, se produjo en las organizaciones

fue la reduccin del personal administrativo. Esta reduccin afect a los departamentos de Personal y Finanzas de las organizaciones, ya que requeran una gran fuerza de trabajo para realizar las tareas que tenan que llevar a cabo. Los elementos principales que conforman el sistema de informacin de una organizacin son los datos y las actividades que se hacen con estos datos. Cuando nos planteamos la mecanizacin de los procedimientos de gestin de la informacin necesitamos instrumentos para automatizar el tratamiento de los datos y para realizar las actividades. La mecanizacin de las actividades se realiza mediante los lenguajes y los entornos de programacin; la gestin de los datos se encarga a los sistemas de ficheros y de gestin de bases de datos.

1.3 Niveles del sistema de informacin

Uno de los usos ms importante de la informacin en una organizacin es brindar apoyo y soporte a la gestin. La gestin se refiere a la toma, ejecucin y control de las decisiones. Si tenemos suficiente informacin a la hora de tomar una decisin podemos reducir el margen de incertidumbre, planificar muy bien un proyecto y controlar su evolucin. Si no la tenemos entonces tenemos que acudir a la intuicin y planificar entonces a ciegas, sin mecanismo para controlar su evolucin. En una organizacin existen diferentes niveles de gestin cada con su naturaleza en la toma de decisiones y en el control de las actividades en gestin. Tenemos que asegurarnos de que cada uno tenga su informacin correspondiente. La siguiente figura muestra los niveles de gestin y su jerarqua. Esta es la llamada pirmide de Anthony.

En el nivel de control se supervisa la actividad que se realiza en cierta rea de la empresa y tiene como misin garantizar que da a da se cumpla con los objetivos establecidos. En el nivel de gestin se planifican y ponen en marcha proyectos de un rea determinada. Esta actividad generalmente es responsabilidad del gerente. El nivel mayor en la jerarqua, el estratgico, se manipula la informacin que tiene que ver con las estrategias de la empresa y adopcin de decisiones. Esta responsabilidad siempre est en manos del director general. En cada uno de los niveles existe un grado de complejidad diferente a la hora de tomar decisiones. En el nivel de control hay poca incertidumbre, solo se tiene que tener en cuenta la informacin generada por los otros dos niveles. La informacin externa es prcticamente innecesaria y si es necesario .
Informacin interna Control Gestin Estrategia

tener experiencia previa en las tareas a realizar. El margen de incertidumbre en el nivel de gestin puede ser mayor. Para la toma de decisiones en este nivel se debe revisar los archivos de aos anterior para la planificacin del nuevo ao y a veces hay buscar la informacin en el exterior para determinar la situacin del mercado y prever la evolucin de los proyectos. Los proyectos planificados anteriormente pudieran servir de informacin pero cada uno tiene muchas peculiaridades y sera difcil seguirlos fielmente. En el nivel estratgico es donde mayor margen incertidumbre se presenta a la hora de la toma de las decisiones. En este nivel se comienza la bsqueda de informacin internamente pero la informacin ms relevante vendr siempre de la situacin econmica, social, poltica y tecnolgica en el entorno.

Informacin externa Conocimiento de casos previos

Mucha Bastante Poca

Poca Bastante Mucha

Muy tiles A veces son tiles Poco tiles

Otro nivel que puede ser considerado para completar la pirmide es un nivel bsico que aporta informacin relacionada con las transacciones que se llevan a cabo en la organizacin. Este nivel transaccional responde a las actividades relacionadas con la Sistema de trabajo y sistema de informacin La informacin en una organizacin tiene dos roles fundamentales.

recopilacin y tratamiento de informacin y la generacin de informacin interna de la organizacin. Este nivel quedara en la base de la pirmide de Anthony para expresar la idea de que toda la informacin interna es resultado de las transacciones realizadas en la organizacin.

1. Como producto. Existen empresas que sus actividad consiste en producir informacin. Por ejemplo, los diarios, las bibliotecas, etc.

2. Como soporte para otras actividades. Cualquier empresa, cualquiera sea su sector, cualquiera sean sus productos, necesitan de informacin para realizar sus actividades diarias. Un sistema de trabajo es el conjunto de actividades que permite alcanzar los objetivos que la organizacin se traza. En todas las empresas que no sean primitivas, por supuesto- se necesita manejar informacin para apoyar las actividades que se desarrollan en una organizacin. Un sistemas de

informacin est constituido por el conjunto las actividades relativas a la gestin de la informacin que dan apoyo a las tareas que conforman al sistema de trabajo. Los sistemas de informacin son necesarios para registrar los sucesos ocurridos durante la ejecucin de las tareas que conforman al sistema de trabajo. A su vez, los sistemas de informacin se apoyan de los sistemas informticos para poder realizar sus tareas.

1.4 El sistema informtico

Una vez se determine la necesidad de la mecanizacin, se procede a la construccin de un sistema informtico o software que consta de una serie de pasos que terminan cuando se dispone de la funcionalidad deseada. La construccin de un software tiene los mismos requerimientos que la de cualquier otro producto o servicio. Para construirlo con calidad es necesario seguir una metodologa que nos permita seguirla desde el diseo del software hasta su implantacin como producto. Existen muchas metodologas para la construccin de software pero todas coinciden en el conjunto esencial de etapas a seguir. Estas etapas son denominadosciclo de vida del software.

1.4.1 Ciclo de vida del software

La definicin del ciclo de vida de un software (se le llama as por analoga con los seres vivos) tiene como objetivo, en primer lugar, establecer perodos para la construccin bien detallados jerrquicamente que permitan organizar el trabajo e ir evalundolo y controlndolo el trabajo; tiene como objetivo adems, especificar claramente el papel de los usuarios y de los tcnicos de desarrollo.

En caso que la construccin de un software haya estado al cargo a de otra empresa contratada, adems de las etapas clsicas mostrados en la figura anterior, es necesario establecer otras etapas para completar el contrato. Las etapas clsicas del ciclo podran considerarse la fase de produccin. Antes de llevar a cabo la fase produccin es necesario una fase de preparacin y otra de cierre del proyecto. En la etapa de preparacin se decide qu hay que hacer y quin tiene que hacerlo, y en algunos casos hasta cmo hacerlo. Las tareas a trazar en esta etapa seran:   Definicin del problema. Peticin de informacin a los expertos para completar la especificacin de los requerimientos.

Especificacin de los requerimientos donde se detalla el problema de manera que pueda evaluarse el presupuesto de la construccin del software. Peticin de propuestas de colaboracin a los posibles proveedores. Anlisis de las propuestas para determinar las soluciones ms adecuadas a la organizacin. Contratacin del proveedor. Proceder manera formal para establecer condiciones con el proveedor: decidir condiciones, cerrar el precio, firmar contratos, etc. de las las los

 

En la etapa de cierre se hace la recepcin del producto (software) y ponen en explotacin. Entonces se pasa a la formacin de los usuarios para la operacin del sistema.

1.4.2 Construccin de prototipos

Existen sistemas de informacin que por su complejidad intrnseca se hace muy difcil especificar los requerimientos antes de construir el sistema informtico que le servir de soporte. Esto puede traer como consecuencia que el sistema informtico resultante no satisfaga los requerimientos que necesita el sistema de informacin. No sera la primera vez entonces que se rechace un software por no cumplir con las necesidades. Para resolver este problema se introduce un mtodo de desarrollo de prototipos donde se reduce la probabilidad de que el sistema informtico construido no responda a los requerimientos del usuario. La idea consiste en construir una primer aproximacin de forma trivial. Se construye entonces un prototipo que ser el futuro sistema y se pone a evaluacin de los usuarios. Si no satisface sus necesidades entonces se perfeccionan los requerimientos del prototipo anterior y se construye un nuevo prototipo. Este proceso se repite hasta lograr satisfacer las necesidades.

1.4.3 Paquetes de gestin integrados

Los paquetes integrados de gestin son sistemas informticos preparados para solucionar la mecanizacin de los sistemas de informacin de las organizaciones con una visin integral. La diferencia con los otros sistemas informticos proviene de esa visin de integracin. Los paquetes integrados renen a los dos elementos principales del sistema de informacin: los datos y las operaciones. Analicemos ventajas e inconvenientes de los paquetes integrados de gestin. A primera vista, puede parecer que el hecho de disponer de un paquete integrado de gestin slo puede tener ventajas para las organizaciones que lo utilicen. De hecho, resuelve uno de los problemas ms importantes que tienen algunas organizaciones: la dispersin de sistemas informticos por todas las unidades de la organizacin, una dispersin que provoca que haya una gran variedad de fuentes de informacin y una carencia de homogeneidad en los procedimientos administrativos de las organizaciones. As pues, los paquetes integrados de gestin unifican los datos y homogenizan los procedimientos. De todos modos, las cosas no estn tan claras. Las organizaciones que instauran paquetes integrados de gestin con el fin de apoyar a sus sistemas de informacin se encuentran ante la necesidad de enfrentarse a un problema tecnolgico de mucha envergadura, y a otros problemas que se le asocian. Los paquetes integrados de gestin tienen como objetivo primordial cubrir el nivel transaccional del sistema de informacin. El papel de los paquetes es proporcionar la operativa bsica que apoya a las tareas del sistema de informacin. Un rasgo diferencial de estos paquetes es que se basan en una visin de proceso y no en una visin departamental. Si un paquete sirve de apoyo en el nivel transaccional no puede evitar darlo tambin en el nivel de control. En este nivel de control se hace la supervisin de las tareas realizadas en el nivel transaccional. De hecho, las tareas de control son, en casi todos los casos,

inseparables del nivel transaccional y el funcionamiento correcto de las tareas transaccionales requiere un buen nivel de control. Por estas razones, los paquetes integrados tienen que dar soporte al nivel de control. El nivel de gestin recibe una ayuda muy ligera de los paquetes integrados de gestin; podramos llegar a decir, incluso, que lo hacen de forma tangencial, puesto que si bien son de alguna ayuda, su objetivo no es apoyar este nivel. El nivel de gestin puede realizar unos cuantos informes o resmenes, pero los directivos de este nivel no pueden esperar a que les den un soporte completo a su actividad de gestin. Para finalizar, el nivel estratgico recibe una ayuda todava ms reducida de los paquetes

integrados, por lo que este nivel tendr que buscar ayuda en otros sistemas informticos o en otras fuentes de informacin. Como rasgos generales de la composicin de los paquetes, podemos decir que todos tienen un mdulo para apoyar al sistema financiero y contable, as como a todo su entorno. Estos mdulos tienen como objetivo recopilar toda la informacin para efectuar el control financiero, contable y de gestin de la organizacin. De hecho, los mdulos mencionados actan como base de registro de la actividad empresarial y no pueden quedar excluidos de ningn sistema informtico orientado a la gestin empresarial. Otros mdulos que podemos encontrar en un paquete son los de recursos humanos, los de logstica y los de inventario.

1.4.4 Los almacenes de datos

La informacin de una organizacin es uno de los puntales de su sistema de informacin. En el lenguaje coloquial se utilizan los trminos datos e informacin, en muchos casos, de forma indistinta. Para ser ms formales, sera preciso utilizar el trmino dato para hacer referencia al valor abstracto, y el trmino informacin cuando un dato ha adquirido sentido para nosotros. As, podramos decir que los ficheros de informacin estn llenos de datos y que cuando confeccionamos un resumen o realizamos un informe los convertimos en informacin, ya que les aadimos el contexto que servir para que tengan un sentido para nosotros. En el entorno de este curso, no es demasiado importante ser formales en el significado de los dos trminos. En muchos casos, se utiliza en ambos sentidos, pero conviene separar el significado de cada uno de ellos si queremos ser formales. El tratamiento automatizado o mecanizado de la informacin en las organizaciones requiere el uso de sistemas de gestin de bases de datos, que son sistemas informticos que estn especializados en tratar datos para satisfacer las necesidades de la mecanizacin de los sistemas de informacin. Aunque estn orientados a satisfacer necesidades transaccionales u operacionales, fueron los primeros que se utilizaron para satisfacer las necesidades informacionales. La evolucin que las tecnologas de la informacin han experimentado ha permitido contar con instrumentos mucho ms apropiados para apoyar de forma adecuada las necesidades informacionales. A continuacin, observaris la evolucin que han seguido los sistemas informticos de almacenamiento de informacin desde la ptica de satisfacer las necesidades informacionales. Los sistemas de gestin de bases de datos fueron los primeros instrumentos informticos que permitieron realizar un tratamiento de los datos de una organizacin de una forma

integrada y adecuada a sus caractersticas. Hasta entonces, los datos se trabajaban de forma totalmente relacionada con las actividades que los trataban sin reconocer que existan de forma independiente al tratamiento que reciban. Y esto era as debido a la capacidad de la tecnologa con que se contaba, puesto que ni con la tecnologa del papel ni con las primeras herramientas de las tecnologas de la informacin era viable realizar un tratamiento de los datos de forma integrada y propia. Los sistemas de gestin de bases de datos que se centran en el modelo relacional han sido los que han hecho posible esta realidad. Hablar de un modelo quiere decir saber las reglas en las que ste se basa para poderlo utilizar con propiedad. Los sistemas de data warehousing son la tecnologa de la informacin que apareci para servir de apoyo al sistema informacional de una organizacin. Sus predecesores, los sistemas de gestin de base de datos, slo podan ofrecer una satisfaccin parcial a las necesidades del sistema informacional. La informacin interna de la organizacin que forma parte de un almacn de datos (utilizaremos esta terminologa como sustituta

de la anglosajona data warehouse) proviene nicamente de los sistemas operacionales de la organizacin. Con esto queremos decir que el almacn de datos no tiene una entrada propia de informacin interna. De hecho, no est pensado para que se introduzca en l informacin interna que no haya pasado por el sistema operacional. La informacin interna de la organizacin que forma parte de un almacn de datos proviene de los sistemas operacionales. Pero sta no es la nica informacin que puede formar parte de un almacn de datos. Los almacenes de datos, y esto los diferencia de los sistemas operacionales, pueden incorporar, en caso de que sea necesario, informacin de fuentes externas a la organizacin. La necesidad de este tipo de informacin se tendr que considerar en funcin de las necesidades de informacin que tengan los que toman decisiones en la organizacin (recordemos que el sistema informacional est pensado -o tiene que estar pensado- para satisfacer las necesidades de estos ltimos). El almacn de datos tiene que contener la informacin de fuentes externas que sea necesaria en el proceso de toma de decisiones en la organizacin.

1.5 Tipos de sistemas de informacin

Ahora nos concentraremos como los sistemas de informacin deben apoyar a cada uno de los niveles de gestin. Como entre los niveles de gestin existen diferencias entonces habr un sistema de informacin apropiado para cada nivel. Veamos entonces los diferentes tipos de sistemas de informacin.

1.5.1 Sistemas de informacin operacionales

Los sistemas de informacin operacionales estn pensados para proporcionar un soporte a las actividades propias del sistema de trabajo. Se trata de todas aquellas actividades que tienen que ver con la recopilacin, seleccin y manipulacin de la informacin. Los sistemas de informacin operacionales sirven de apoyo en el nivel transaccional y, en

parte, en el nivel de control. El nivel transaccional es el que se corresponde con este tipo de sistemas de informacin; de hecho, los sistemas de informacin operacionales tienen como objetivo estructurar las tareas del nivel transaccional de forma que sean realizables con facilidad mediante un sistema informtico. Como consecuencia de la mecanizacin de estas tareas del nivel transaccional obtenemos resultados, de forma casi inmediata, en el nivel de control. En muchos casos no podemos separar el nivel transaccional del nivel de

control, dado que la interrelacin entre estos dos niveles es inevitable. Como ejemplo podemos decir que si tenemos un sistema informtico que registra los pedidos recibidos y que mantiene la situacin en que se encuentra cada pedido, no habr problema a la hora de saber, en un momento determinado, cules o cuntos pedidos estn pendientes de ser servidos. Si, adems, cada pedido est relacionado con el cliente o el socio que nos lo ha solicitado, podremos saber, por ejemplo, el tiempo medio de respuesta a cada uno de los clientes.

Ejemplos en los que se manifiesta un SI operacional

Los sistemas de informacin operacionales se presentan de tantas maneras como tareas o actividades hay en una organizacin. En el caso de que utilicemos el concepto sistema de trabajo, podemos decir que cada uno de ellos tiene o puede tener varios sistemas operacionales. As pues, tanto podemos considerar un nico sistema operacional de la organizacin, como podemos pensar que tenemos varios sistemas operacionales que sirven de apoyo a los sistemas de trabajo, y que todos ellos constituyen el sistema operacional de la organizacin. Cada departamento o rea de la empresa colaborar en el sistema operacional de la empresa. De este modo, el Departamento de Recursos Humanos colaborar sirviendo de apoyo a todas las tareas de contratacin de personal, de confeccin de nminas, de satisfaccin de las necesidades legales y fiscales, etc. El Departamento de Atencin al Cliente, por su parte, colaborar registrando los pedidos de los clientes y supervisando el estado de cada pedido que se haga.

Componentes de un SI operacional
llamar back-office, y que representa el trabajo interno de la empresa; y en segundo lugar el front-office, que, es la parte que tiene interaccin con los clientes, los distribuidores o los proveedores. La mecanizacin de los sistemas operacionales empez por el back-office y se fue trasladando hacia el front-office a medida que las tecnologas de la informacin se fueron desarrollando. En la actualidad, existe un gran inters por dar soluciones de front-office a las organizaciones. La tecnologa que se est utilizando por excelencia es la web de Internet, aunque no

En los sistemas operacionales podemos distinguir dos partes diferenciadas. En primer lugar, la parte clsica, que es la que podramos

podemos olvidar que, sin embargo, la experiencia en soluciones de front-office es muy extensa y hay organizaciones que trabajan desde hace aos en soluciones de este tipo, sobre todo para poner en marcha y desarrollar centros de recepcin de llamadas que permitan ofrecer una atencin al cliente de calidad. Los terminales de puntos de venta de un supermercado y una pgina web que permita comprar libros en una librera electrnica son ejemplos de tecnologas de front-office. Caractersticas operacional que identifican un SI

Los sistemas operacionales tienen ciertas caractersticas que los identifican. Podemos citar las siguientes:  Son los sistemas que recopilan la informacin que llega a la empresa, relacionada con su actividad, y aquellos que envan al exterior los resultados que se han producido en la organizacin.  Fueron los primeros que se trataron mediante las tecnologas de la informacin, y han sido el objetivo de la mecanizacin de los procedimientos administrativos. Tienen una interrelacin muy fuerte con el sistema de trabajo, le sirven de apoyo y estn, en algunos casos, integrados con l. Estn bastante estructurados, en comparacin con los otros tipos de sistemas de informacin.

En los sistemas operacionales, los elementos de informacin que se utilizan tienen las siguientes particularidades:  Informacin. La informacin que maneja el sistema operacional es la que se produce en las actividades del sistema de trabajo, tales como los datos de un pedido que llega a la empresa o la factura que se emite despus de hacer una venta. No obstante, tambin es informacin de estos sistemas la que se necesita para servirles de apoyo. As, necesitaremos los datos del cliente cuando recibamos un pedido y los de los productos cuando los facturemos. Podemos decir, pues, que hay informacin transaccional e informacin de soporte o de referencia.  Actividades. Las tareas que se llevan a cabo en el sistema de informacin son las propias de los niveles transaccionales y de control que tienen que ver con las actividades propias del sistema de trabajo. Sistema informtico. Los sistemas informticos, como ya hemos comentado, pueden ser a medida (paquetes especializados o paquetes integrados de gestin). Tecnologas de la informacin. Adems de los sistemas informticos, ser necesario que tengamos en cuenta la existencia de terminales especializados en la captura de informacin.

Elementos de informacin de un SI operacional

1.5.2 Sistemas de informacin informacionales

Los sistemas de informacin informacionales manipulan la informacin interna, resultado del nivel transaccional, o procedentes del exterior de la organizacin, para apoyar los niveles de gestin y estratgico. Las informacin externa necesita un tratamiento basado en la gestin documental y las herramientas correspondientes. Para tratar la informacin interna se pueden utilizar los productos de los sistemas operacionales. La diferencia ms importante entre las dos estructuras es propia del objetivo que persiguen. Simplificando mucho, podemos decir que el objetivo del sistema de informacin operacional es recopilar la informacin de forma correcta, lo cual quiere decir, sin que se

produzcan errores ni redundancias ni inconsistencias. Adems, las operaciones del sistema de informacin operacional tienen que estar relacionadas con las tareas que se producen en las transacciones de la organizacin. Por otra parte, los sistemas de informacin informacionales tienen como objetivo servir de apoyo en la toma de decisiones. La toma de decisiones es un proceso poco estructurado y muy cambiante. De antemano, es difcil definir qu decisiones habr que tomar y qu informacin ser precisa en el proceso. El conjunto de informacin que tendremos que tener a nuestro alcance deber incluir la actividad completa de la organizacin.

Los sistemas de informacin informacionales sirven de apoyo en la toma de decisiones e incluyen aquella informacin interna y externa que constituye el modelo de datos de la organizacin. Podemos distinguir dos tipos de resultados que podemos obtener de un sistema informacional.  En primer lugar, los resultados estructurados, prefijados de antemano y asociados a actividades previstas.  En segundo lugar, los resultados que aparecen por una necesidad no prevista y de la cual no podemos conocer qu resultado podemos obtener.

Componentes de un SI informacional
Los principales componentes de un sistema de informacin informacional pueden ser los siguientes:  Fuentes de informacin externa. Estas fuentes de informacin tendrn como origen bases de datos documentales o fuentes en otros tipos de soporte, como el papel, el microfilm, la microficha, etc. Estas fuentes se obtendrn a partir de fuentes de informacin, de la prensa del sector o de asociaciones empresariales o de otros tipos.  Las fuentes de informacin interna sern las bases de datos del sistema operacional. Almacn de datos. Es el lugar donde residir la informacin que ofrezca su soporte al sistema informacional. Puede ser la base de datos del sistema operacional o bien una base de datos especializada, como, por ejemplo, un data warehouse. Herramienta de anlisis de datos. Es una herramienta especializada en analizar informacin para utilizarla con el fin de tomar decisiones.

Caractersticas que identifican un SI informacional Se pueden reflejar tres caractersticas principales:  Es difcil predecir los requerimientos. La toma de decisiones es un proceso del que no se sabe cmo evolucionar ni qu informacin necesitar.  Es un proceso poco estable, por cuanto que nadie puede garantizar que la informacin que ha servido en un

momento determinado se necesitar. 

vuelva a

Precisa grandes volmenes de informacin. Nadie puede predecir cundo dejar de tener vigencia una informacin, por lo que ser preciso mantener y guardar la informacin para las futuras necesidades.

Formas de mecanizar los SI informacionales

Las tecnologas de la informacin que sirven de apoyo a los sistemas informacionales son:  Las bases de datos documentales. Pueden pertenecer a la organizacin o bien ser fuentes externas; pueden estar en formato CD-ROM u obtenerse por conexin con cualquier sistema de telecomunicacin.  Las tecnologas de bases de datos relacionales que soportan la informacin del sistema operacional.  Las tecnologas de data warehouseorientadas a dar servicio a las necesidades informacionales. Las herramientas de soporte en la toma de decisiones que registran diferentes nombres en funcin del origen o alcance que tienen: DSS (decisionsuportsystems), EIS (executiveinformationsystems), OLAP (on-line analyticalprocessing) y otros.

Elementos de informacin
En los sistemas informacionales, los elementos de informacin que se utilizan tienen las siguientes particularidades:  Informacin. La informacin que maneja el sistema operacional es la que se produce en las actividades del sistema de trabajo, pero aadidas y resumidas de acuerdo con los criterios de toma de decisiones que la organizacin tiene que llevar a cabo o tiene modelados. Esta informacin se completa con la informacin externa que la organizacin debe tener disponible para completar sus decisiones.  Actividades. Las tareas que se hacen en el sistema de informacin son las propias de los niveles de control, de gestin y estratgico que tienen que ver con la toma de decisiones. Sistema informtico. Los sistemas informticos son paquetes especializados del tipo data warehouse o data mining. Tecnologas de la informacin. Las tecnologas de la informacin avanzadas que podemos encontrar en estos sistemas son aquellas que se orientan a la presentacin grfica o visual de los resultados.

Apoyo a la toma de decisiones

El sistema de informacin informacional sirve de apoyo en la toma de decisiones en una organizacin. Con el fin de cumplir este objetivo tenemos que disponer de un almacn de datos y de una herramienta que permita acceder a dichos datos. A las herramientas de acceso se las llama herramientas de soporte o apoyo en la toma de decisiones y son sistemas informticos especializados en extraer informacin de un almacn de datos para ofrecrsela al usuario. En el esquema de un almacn de datos las herramientas de acceso son el ltimo punto de la cadena y conforman la interfaz -punto de contacto- con el usuario. Estas herramientas tienen como objetivo facilitar el acceso a ellas y a la informacin con el objeto de agilizar la toma de decisiones. En los primeros tiempos, las herramientas de acceso formaban parte del sistema de gestin de base de datos, sin embargo, cada vez ms se han transformado en herramientas especializadas en satisfacer el proceso de toma de decisiones.

Formas de acceso a los almacenes de datos 1. La demanda tradicional

Si incorporamos la demanda a la funcionalidad de los sistemas de gestin de base de datos, podemos disponer de las herramientas de acceso tradicional. Interrogar una base de datos quiere decir acceder a ella para extraer informacin. Todos los sistemas de gestin de bases de datos basados en el modelo relacional ofrecen formas de interrogacin, sobre la informacin que contienen esas bases, con las siguientes posibilidades:  filtrarla;    ordenarla; aislarla de la que nos interesa; aadirla a los resultados resumen.

2. Las herramientas del tipo ExecutiveInformationSystems (EIS)

La forma de presentar los resultados que tienen las herramientas de interrogacin es siempre una tabla, que no siempre es la forma ms adecuada para visualizar, de forma cmoda el resultado de una demanda. Para mejorar la presentacin de resultados y para facilitar la interaccin con el usuario, las herramientas de acceso han evolucionado hacia herramientas llamadas EIS, cuya intencin es ofrecer una presentacin que nos facilite la comprensin de los resultados de una demanda. Estas herramientas ofrecen las mismas acciones bsicas de una demanda complementadas, como mnimo, con dos tipos de mejoras:  Presentacin de resultados en forma de grficos, mapas u otros elementos de visualizacin.  La posibilidad de interaccin con los grficos. As, los grficos son elementos interactivos que permiten adaptar la visualizacin del resultado a las necesidades del usuario.

Estas herramientas han supuesto un paso adelante en la evolucin de los sistemas de acceso bsicos a los sistemas de acceso ms modernos.

Nuevas herramientas de anlisis de datos 1. Minera de datos (Data mining).

La minera de datos es una tcnica cuyo objetivo es hacer que aparezcan los comportamientos no visibles que puede haber en los datos. Con las herramientas de bsqueda y recuperacin que mencionamos en los apartados anteriores podemos obtener o visualizar los registros de informacin que cumplen un comportamiento determinado; sin embargo, partimos de la base de que conocemos slo el comportamiento que queremos analizar. La minera de datos ofrece un conjunto de tcnicas que permiten realizar anlisis de los datos para descubrir comportamientos escondidos. Estas tcnicas se han utilizado en determinadas entidades bancarias para adivinar qu clientes estaban a punto de dejarlos y qu productos se podan disear

para satisfacer las necesidades no cubiertas de la clientela, entre otros problemas. Las tcnicas de minera de datos son una ampliacin de la estadstica clsica complementada con redes neuronales, con reglas de inferencia, con algoritmos genticos y otros elementos. Cada tcnica resuelve un conjunto de problemas, y cada problema tiene las tcnicas que le resultan ms adecuadas. 2. Sistemas de informacin geogrfica.

Los sistemas de informacin geogrfica tienen el objetivo de representar los individuos de una base de datos sobre una zona geogrfica determinada. Estos tipos de herramientas resultan adecuados cuando nuestra intencin es comparar la base de los clientes con la zona geogrfica en la que se ha instalado. La gran ventaja que tienen estos sistemas es que ofrecen una visibilidad de los datos difcil de obtener en caso de que no contemos con dichas herramientas.

1.5.3 Sistemas de informacin de comunicacin

Los sistemas de informacin de comunicacin tienen como objetivo poner en contacto a todos los miembros de la organizacin. Esta comunicacin puede ser para el intercambio de mensajes (correo electrnico), para intercambiar opiniones y puntos de vista en proyectos en comn (trabajo en grupo) o para comunicar de forma general alguna opinin o idea (tableros electrnicos de noticias). Estos tipos de sistemas de informacin se dirigen a todos los niveles de la gestin y manejan una informacin que puede estar ms o menos formalizada; aunque, en cualquier caso, poco estructurada. La intencin de los sistemas de informacin de comunicacin es servir de apoyo en las actividades de comunicacin que se presentan en la organizacin. Es cierto que las necesidades de comunicacin en la organizacin son muy variadas y que pueden presentarse de muchas maneras. Desde el punto de vista del tratamiento que puede darse a estas necesidades, mediante el uso de las tecnologas de la informacin, tenemos que reconocer que slo podemos cubrir una parte reducida de todas las que podramos hallar en las organizaciones. En un sistema de informacin de comunicacin podemos encontrar, principalmente, los siguientes elementos:  El correo electrnico. Como es evidente, el correo electrnico es el elemento principal y en el que se basa el sistema de comunicacin. No es imprescindible tener un servicio de correo electrnico para poder comunicarse con los miembros de una organizacin, pero hoy da es una tecnologa muy bsica y al alcance de casi cualquier organizacin. En el futuro, no sera ningn escenario inverosmil que la direccin de correo electrnico estuviese relacionada con la persona y las organizaciones no tuviesen que ofrecer la infraestructura. Sera, en tal caso, una especie de servicio pblico.  Las agendas electrnicas. Estas agendas son una reproduccin de los calendarios que todos utilizamos para ordenar nuestra mente ante nuestros compromisos. El hecho que nos impulsa a destacarlas es que estas agendas se tratan de forma compartida, de manera que podemos asignar recursos que afecten a unas cuantas agendas por medio de un organizador central. El efecto ms inmediato es contar con la posibilidad de buscar un horario disponible para una

reunin en la que tienen que participar varios componentes de la organizacin.  Las herramientas de trabajo en grupo. Las herramientas de trabajo en grupo sirven para agilizar el uso de la informacin que deben compartir los miembros de un grupo que trabajan en proyectos comunes. Dichos miembros pueden compartir documentos de texto que todos necesiten, grficos que estn desarrollando en comn, as como algunos elementos ms. La intranet. Un punto de partida de las intranets fue una red web pensada para el uso en una organizacin. Las aplicaciones que incluyen suelen ser, en un principio, para compartir informacin o bien de trabajo en grupo. La evolucin de las intranets parece llevarlas a ser utilizadas como punto de entrada a cualquier

aplicacin informtica que tenga que utilizar el personal de una organizacin. La caracterstica ms diferencial de la intranet es que slo es accesible para los miembros de la organizacin.  Flujo de trabajo. Las herramientas de control y supervisin del flujo de trabajo (WorkFlow) sirven para mecanizar el control de las tareas que se realizan con el fin de alcanzar un objetivo determinado. Las tareas que pueden controlarse tienen que ver con el hecho de hacer algo (enviar un mensaje) o esperar a que una o ms personas acaben un trabajo (revisar un documento o distribuir tareas) realizado entre diferentes participantes. El objetivo de estas herramientas es agilizar las tareas del trabajo de gestin de informacin y de comunicacin entre los miembros de una organizacin.

Caractersticas que los identifican

Ya hemos comentado antes que el objetivo de los sistemas de informacin de comunicacin se centra en satisfacer las necesidades de comunicacin de los miembros o de las aplicaciones de una organizacin. Lo que las identifica con respecto a los otros tipos podra ser esta serie de caractersticas:  Informacin multimedia. En general, excepto en organizaciones de sectores muy concretos, la informacin que se maneja en sistemas de informacin operacionales e informacionales es textual y no contiene imgenes, sonidos o vdeos. En la comunicacin personal es imprescindible poder manejar cualquier tipo de medio; un sistema de informacin de comunicacin tiene que ser capaz de tratar informacin multimedia.  Operativa muy estructurada. Las necesidades de comunicacin no presentan muchas diferencias de una organizacin a otra, lo cual provoca que las actividades que hay que hacer, como, por ejemplo, enviar un mensaje, responderlo, guardarlo, convocar una reunin, etc., sean comunes a todas las organizaciones y, por lo tanto, que no existan diferencias entre los sistemas informticos que soportan estos servicios de informacin. La operativa de estos sistemas est muy estructurada porque tambin est muy bien definido qu hay que hacer en cada caso. No obstante, este hecho no nos debe hacer pensar que la operativa sea fcil, puesto que no lo es, pero se sabe muy bien qu hay que hacer.  Funcionalidad variada y dispersa. Las capacidades y necesidades de comunicacin que tiene una persona pueden ser tan variadas como su imaginacin le permita. Y este hecho provoca que sea muy complicado que una herramienta informtica pueda apoyar todas sus capacidades o satisfacer las necesidades de cualquiera. Las herramientas que sirven de apoyo van ampliando su abanico de prestaciones,

pero siempre estarn abiertas incorporar nuevas funcionalidades.

Formas de mecanizarlos La tendencia actual es que las herramientas que sirven de apoyo a los sistemas de informacin de comunicacin cubran un cierto conjunto de

prestaciones y que se presenten como plataformas estndar con un amplia utilidad. Por norma general, estn preparadas para interactuar con otras aplicaciones o para ser adaptadas a las particularidades de cada organizacin.

Elementos de informacin
En los sistemas de informacin de comunicacin, los elementos de informacin que se utilizan tienen las siguientes particularidades:  Informacin. La informacin que maneja el sistema de comunicacin tiene que ver con la identificacin de quienes la utilizan y con aquello que quieren comunicar quienes la usan. As, sern elementos de informacin los usuarios, con todos sus datos (nombres, apellidos, situacin, etc.), y los grupos de usuarios que tienen intereses comunes; pero tambin los mensajes enviados, las reuniones fijadas o las tareas que se organizan en el control del flujo de trabajo.  Actividades. Las tareas que se llevan a cabo en el sistema de informacin de comunicacin tienden a reproducir la comunicacin establecida entre los miembros de las organizaciones: enviar un mensaje, poner un documento al alcance de un grupo de trabajo, etc. Sistema informtico. Los sistemas informticos suelen ser paquetes especializados, ya que, como hemos dicho antes, no tienen que presentar una problemtica muy individualizada; en el fondo, en todas las organizaciones, las formas de comunicarse son parecidas. Las caractersticas de estas herramientas son propias de la condicin humana ms que de las organizaciones por s mismas. Tecnologas de la informacin. Las tecnologas de la informacin que sirven de apoyo a la comunicacin se extienden a todos los campos de la vida cotidiana. Los terminales de comunicacin aprovechan todas las posibilidades que las telecomunicaciones ofrecen. Tendremos que esperar a que estas posibilidades de comunicacin se vayan ampliando a todas las reas de la actividad del hombre en nuestra sociedad.