DESCRIPCIN DE PUESTOS POR PROCESOS,POR FUNCIONES Y POR COMPETENCIAS

INTRODUCCIN En el presente trabajo se hace una revisin de los conceptos bsicos del anlisis y descripcin de puestos ysu importancia dentro de las organizaciones.Se analizan las distintas herramientas para la obtencin de informacin para la elaboracin de la descripcin de puestos, ya sea por procesos, por funciones o por competencias, as como los elementos que debe contener la descripcin de puestos desde el enfoque de diferentes autores. CONTENIDO Importancia del Anlisis y Descripcin de puestos Uno de los retos ms importantes a los que se enfrenta cualquier Organizacin es determinar cules sern las funciones y actividades que se deben asignar a cada puesto de trabajo, entendiendo como puesto de trabajo la reunin de todas aquellas actividades realizadas por una sola persona, que pueden unificarse en un solo concepto y ocupan un lugar formal en el organigrama de una organizacin (Idalberto Chiaverato). La acertada definicin de las funciones y actividades del puesto de trabajo est directamente relacionado con el grado de eficiencia del mismo, por lo tanto, los ejecutivos de Recursos Humanos (RH) deben tener una participacin importante en el proceso de planeacin estratgica, entendiendo por planeacin estratgica el proceso mediante el cual la gerencia de alto nivel determina los propsitos y objetivos generales de la organizacin y la manera de lograrlos. Una contribucin importante de los Recursos humanos en el cumplimento de la planeacin estratgica consiste en revisar sistemticamente las necesidades de recursos humanos para garantizar que el nmero requerido de empleados, con las habilidades requeridas est disponible cuando y donde se necesite. Para lograr el propsito descrito, la herramienta administrativa que nos ayuda a hacerlo de manera relativamente sencilla es la tcnica conocida con el nombre de "Anlisis de puestos", la cual finalmente nos lleva a obtener como producto final la Descripcin de puestos.

Anlisis de puestos De acuerdo al autor Wayne Mondy, el anlisis de puestos es el proceso sistemtico que consiste en determinar las habilidades, deberes y conocimientos requeridos para desempear trabajos especficos en una organizacin. Por otro lado el autor Idalberto Chiavenato describe el anlisis de puestos como la herramienta que nos permite identificar la importancia relativa de cada puesto en la organizacin y las caractersticas fsicas y sicolgicas que deben poseer las personas que los ocupen. El propsito del anlisis de puestos es dar respuesta a seis preguntas importantes: 1. 2. 3. 4. 5. 6. Qu tareas mentales y fsicas desempea el trabajador? Cundo se realiza el trabajo? Dnde se llevar a cabo el trabajo? Cmo realiza el empleado su trabajo? Por qu se realiza el trabajo? Qu competencias se necesitan para desempear el trabajo?

En conclusin el anlisis de puestos proporciona un resumen de los deberes y responsabilidades de un puesto, su relacin con otros puestos, los conocimientos y habilidades que se requieren y las condiciones de trabajo en que se realiza. Mtodos de anlisis de puestos Existen diferentes mtodos para el anlisis de puestos. Idalberto Chiavenato y Wayne Mondy coinciden en dos mtodos: cuestionarios, entrevistas, aunque Wayne Mondy adiciona adems los mtodos de observacin y registro de actividades. A continuacin se describe brevemente cada uno de ellos: Mtodo del cuestionario. El analista de puestos debe aplicar un cuestionario estructurado a los empleados, quienes identifican las tareas que realizan. El cuestionario debe elaborarse de tal manera que permita obtener informacin correcta y til. Antes de aplicar el cuestionario deben conocerlo al menos un ocupante del puesto y su supervisor para establecer la pertinencia y adecuacin de las preguntas. La ventaja de los cuestionarios es que son econmicos y de uso rpido, sin embargo no se recomienda su aplicacin en puestos de bajo nivel, en los cuales el ocupante tiene dificultad para interpretarlo.

Mtodo de la Entrevista. Es posible entender el puesto entrevistando tanto al empleado como al supervisor. Si la entrevista esta bien estructurada puede obtenerse informacin a cerca de todos los aspectos importantes del puesto, la naturaleza y la secuencia de las diversas tareas que comprende el puesto y de los porqus y los cuando, sin embargo una entrevista mal conducida puede llevar a que el personal reaccione de modo negativo, no la comprenda y por lo tanto no se logre el objetivo de las misma. Mtodo de la Observacin. El analista visualiza al trabajador desempear tareas del puesto y registra sus observaciones al respecto. Este mtodo puede ayudar al analista a identificar las interacciones entre las tareas fsicas y mentales. Sin embargo por s sola es insuficiente para realizar el anlisis de puestos, sobre todo cuando las actividades mentales predominan en el puesto. Mtodo de Registro de las actividades de los empleados. La informacin para el anlisis de puestos se rene haciendo que los empleados describan sus actividades laborales en un diario o bitcora. Con ste mtodo, el problema es que algunos de los empleados pueden exagerar en la descripcin de sus funciones. Mtodos Mixtos. Es evidente que cada uno de los mtodos posee ventajas y desventajas. Para contrarrestar las desventajas y obtener el mayor provecho posible los especialistas recomiendan utilizar mtodos mixtos, es decir combinaciones de dos o ms mtodos de anlisis.

Descripcin de puestos El autor Gary Dessler define la descripcin de puestos como una relacin por escrito de qu hace el trabajador, cmo lo hace y bajo que condiciones se realiza el trabajo. Por otro lado Wayne Mondy define la descripcin de puestos como el documento que establece las tareas, deberes y responsabilidades del puesto, mientras que para Idalberto Chiavenato la descripcin de puestos es el proceso que consiste en enumerar las tareas o funciones que los conforman y lo diferencian de los dems cargos. La informacin obtenida a travs del anlisis de puestos es fundamental para el desarrollo de las descripciones de puestos. La descripcin de puestos debe proporcionar definiciones concisas del trabajo que se espera realicen los empleados e indicar que hacen, como lo hacen y las condiciones en las que las tareas se llevan a cabo. Esta informacin se utiliza a su vez para redactar una Especificacin del puesto. En esta se enlistan conocimientos, habilidades y aptitudes requeridas para desempear el trabajo satisfactoriamente.

Las descripciones de puesto pueden realizarse de de tres formas distintas, por procesos, por funciones y por competencias, es por ello que enseguida se revisan las definiciones de estos tres conceptos, ya que son importantes para entender los tipos de descripcin de puesto: Proceso:es un conjunto de actividades lgicas y ordenadas a partir de la combinacin de materiales, maquinaria, gente, mtodos y medio ambiente, cuyo fin es la transformacin de insumos en productos. Funcin: es una actividad propia de un cargo o puesto especfico que el ocupante debe ser capaz de desempear. Competencias: Conjuntos de conocimientos, habilidades, disposiciones y conductas que posee una persona, que le permiten la realizacin de una actividad de manera exitosa. Aunque no existe un formato normalizado para redactar descripciones de puestos, la mayora de los autores revisados a lo largo de esta investigacin coinciden en las siguientes secciones: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Identificacin del puesto. Objetivo del puesto. Relaciones, responsabilidades y deberes. Autoridad. Criterios de Desempeo. Condiciones de trabajo. Especificacin del puesto. Identificacin del puesto La seccin de identificacin del puesto contiene varios tipos de informacin, entre la que se encuentran el Nombre de la Organizacin a la que pertenece dicho puesto, el ttulo del puesto, en el que se especifica precisamente que ttulo tiene esa posicin, como puede ser gerente de ventas, Coordinador de produccin, analista de calidad, etc. Nombre del empleado, El cdigo del puesto, el cual permite tener una referencia rpida de todos los empleos; cada puesto en la organizacin debe ser identificado con un cdigo pues representa caractersticas importantes del empleo como la clase salarial a la que pertenece o las principales funciones que desempea, etc. La Fecha de elaboracin, refirindose al momento en que se escribi esa descripcin, Fecha de revisin, es decir la fecha en que ser revisada nuevamente la descripcin del puesto, el termino escrita por refirindose a la persona que la hizo. Hay espacio tambin para indicar quien aprob,

ubicacin del puesto en trminos del rea, divisin o departamento. La seccin de identificacin puede contener tambin un especio para indicar el grado nivelrefirindose al grado o nivel de la posicin, por ejemplo una empresa quiz clasifique a las secretarias como secretaria I, Secretaria II, Secretaria III y as con otros puestos. Objetivo del puesto El objetivo del puesto proporciona una perspectiva general y concisa del mismo. Consiste generalmente en un prrafo pequeo que establece el contenido del puesto, que hace, para que lo hace y con que fin. Relaciones, responsabilidades y deberes. La declaracin de relaciones muestra las interacciones del empleado con otras personas y fuera de la organizacin, incluye conceptos comopersona a quien reporta, puestos que le reportan, puestos con los que trabaja directamente, etc. Se debe presentar otra seccin para presentar una lista detallada de las responsabilidades y deberes reales del puesto. Cada una de las responsabilidades principales debe ser listada por separado, con una o dos frases que la describan. Esta seccin es una de las ms complejas de elaborar, ya que se hace una descripcin del puesto redactando las principales tareas a desempear. Comnmente se utilizan oraciones que comienzan con un verbo en infinitivo explicando de forma adecuada cada tarea y en frases cortas. Autoridad En esta seccin se definen los lmites de autoridad del trabajador, incluyendo sus limitaciones en toma de decisiones, la supervisin directa de otros trabajadores y las limitaciones presupuestarias. Por ejemplo un empleado podra tener autoridad para aprobar solicitudes de compra hasta de $500.00, conceder permisos de ausencia, contratar nuevos empleados, etc. Criterios de desempeo En algunas descripciones de puestos se puede incluir una seccin de criterios de desempeo, la cual indica bsicamente que tan bien se espera que el empleado cumpla con cada una de las principales responsabilidades y deberes que aparecen en la descripcin.

Condiciones de trabajo y ambiente La descripcin contendr tambin una lista de las condiciones de trabajo especiales a que est sujeto el puesto. Podra incluir elementos tales como nivel de ruido, condiciones peligrosas o calor. Especificaciones del puesto Los aspectos que incluye comnmente la especificacin del puesto son factores relacionados con el puesto como: requisitos educativos, experiencia, rasgos de personalidad y habilidades fsicas, Una vez que se ha definido de manera general las partes que componen la descripcin de puesto, es necesario tomar en consideracin algunas recomendaciones para la elaboracin de la misma, tales como: y y Ser claro. Se debe describir el puesto de tal manera que las actividades estn claras y sin hacer referencia a otras descripciones de puesto. Indicar el alcance. El alcance y la naturaleza del puesto debe quedar claro mediante frases tales como para el departamento , incluyendo todas las relaciones importantes. Ser especfico. Se deben seleccionar las palabras ms especficas para mostrar el tipo de trabajo, el grado de complejidad, el grado de capacidad requerida, el grado y tipo de responsabilidad. Se deben usar verbos que impliquen la accin tales como: analiza, rene, planea, disea, supervisa, etc. Ser Breve. Las declaraciones breves y precisas producen con frecuencia los mejores resultados. Repase. Al final, para verificar si la descripcin cubre los requerimientos bsicos.

y y

El siguientes es un ejemplo de una descripcin de puesto tomando en consideracin cada uno de los puntos mencionados en los apartados anteriores:

FORMATO DE DESCRIPCION Y PERFIL DE PUESTO Identificacin del puesto

Fecha: 24 de Agosto del 2010 Nom bre del puesto: Analista de Ingeniera de Producto Cdigo del puesto: SOL-ING-AIP-08-2010 Unidad de negocio: Plsticos Puesto al que reporta: Coordinador de Ingeniera de Producto rea: Ingeniera de Producto Objetivo DEL PUESTO (Objetivo fundam ental dentro de la em presa) Contribuye al cumplimiento de los requerimientos de clientes internos y externos, relacionados con el producto mediante la evaluacin de productos nuevos y existentes. Administra y controla el destino de producto no conforme a travs de la realizacin de Relaciones, Funciones y Responsabilidades FUNCIONES/RESPONSABILIDADES 1 Disear desarrollar de nuevos productos ACTIVIDADES 1.1 Analiza y evala las caractersticas de los productos propios y de la competencia. 1.2 Evala las caractersticas funcionales y de desempeo de las tentativas generadas de pruebas piloto por Ingeniera de procesos 1.3 Participa en la validacin de nuevos productos 1.4 Elabora HDS (Hojas de Seguridad) y HT (Hojas Tcnicas) de nuevos productos y es responsable de su resguardo y actualizacin 3.1. Realiza pruebas de evaluacin para determinar el destino del PNC producto pendiente de revisin 2 Controlar el Producto No Conform e 3.2. Documenta y resguarda las pruebas realizadas para la determinacin del destino de PNC o producto pendiente de revisin 4.1 Es responsable del correcto respaldo de las pruebas realizadas para las soluciones tcnicas de las oportunidades de CRM 4.2 Maneja y respalda adecuadamente la informacin confidencial 5.1 Participa de manera activa en las acciones de mejora de ingeniera de producto 4 Participa en la Mejora Continua 5.2Participa en el anlisis y resolucin de quejas de funcionamiento de producto 5.3. Participa en la ejecucin de 5s Especificaciones del Puesto Edad: Disponibilidad para viajar: zona geogrfica: 22 a 26 aos N/A N/A Program as: Sexo: Dom inio de com puto: Masculino Intermedio Office, deseable CRM/ERPOtro idiom a: Edo. Civil: Dom inio de ingles: Indistinto Bsico % De cumplimiento de programa de actividades Informacin correcta y oportuna INDICADOR DE RESULTADO Cdigo : F.DO-01 Revisin: 01 Fecha: 05/02/2010 Hoja: 1/2

3 Mantiene la Integridad de la inform acin

Educacin
(Nivel de estudios) Preparatoria, Tcnico Bachiller, TSU

Experiencia
(reas de experiencia aplicada) En el puesto En el rea
(

X X X

Especialidad: Tcnico Laboratorista Qumico, Tcnico Qumico industrial, Tec o TSU en Procesos de Produccin

En la industria Tiem po: 2 aos

HA BI L I DA DES

( TECNICA,HERRAMIENTAS, EQUIPO)

Equipo de laboratorio, deseable licencia de conducir C O M P ET ENC I A S Cdigo TE CM ES CO OR TD Trabajo en equipo Comunicacin Espritu de servicio Capacidad Organizativa Orientacin al Reto Toma de decisiones Nom bre de la com petencia Nivel Requerido para Tipo de Com petencias el Puesto 4 3 3 4 4 3 Organizacionales Organizacionales Organizacionales De rol De rol Gerenciales

Firm a del Coordinador de rea

Firm a Coordinador Capital Hum ano

ES X S

DE C V

% De cumplimiento de programa de actividades

Informacin correcta y oportuna

Formacin
rea de capacitacin form al e inform al) ISO-9001:2008 Atencin a clientes

Firm a del Coordinador General

Firm a de Desarrollo Organizacional

CONCLUSIONES La descripcin de puestos dentro de las organizaciones juega un papel muy importante en el cumplimiento de los objetivos estratgicos de las organizaciones. Dicha descripcin de puestos debe estar alineada y ser congruente con los procesos claves de las organizaciones y por lo tanto aportar en el cumplimiento de la misin y la visin de las empresas. La descripcin de puestos no es una tarea sencilla, ya que involucra una descripcin muy precisa y clara de las funciones y responsabilidades de las personas y las competencias necesarias para el cumplimiento de las mismas. Debido a que en la actualidad las empresas se desarrolla en una entorno que cambia a una velocidad acelerada, las descripciones de puesto deben ser revisadas y actualizadas de manera peridica, de tal forma que se adecuen y sean concordantes con las actividades desarrolladas por el personal, ya que estas pueden cambiar dependiendo de las necesidades de la organizacin. Para finalizar quisiera hacer nfasis en que independientemente de cual tipo de descripcin de puestos se emplee, esta debe cumplir con el objetivo de responder qu debe hacer el trabajador, cmo lo debe de hacer y los requisitos necesarios para la ejecucin de las funciones descritas en el documento. Desde mi punto de vista la descripcin de puestos por competencias es la ms completa, ya que en los otros dos tipos de descripcin de puestos se habla poco de las competencias de las personas, y estas son muy importantes para desempear de manera exitosa una funcin o proceso dentro de las organizaciones. La descripcin por competencias liga aspectos de Procesos y Funciones directamente con las capacidades y habilidades de las personas, lo que garantiza en buena medida un alto desempeo en las personas pertenecientes a las organizaciones.

BIBLIOGRAFA y y y y y R. WayneyMondy, Robert M. Noe (2005), Administracin de Recursos Humanos. Novena edicin, Editorial Prentice Hall. William B. Werther, Keith Davis (2000), Administracin de Personal y Recursos humanos, Quinta Edicin, Editorial Mc Graw Hill. Gary Dessler (1996), Administracin de Personal, Sexta Edicin, Editorial Prentice Hall. Idalberto Chiavenato (2001), Administracin de Recursos Humanos, Quinta Edicin, Editorial Mc Graw Hill. Manuel Fernndez-Ros (1995), Anlisis y Descripcin de Puestos de Trabajo, Ediciones Daz de Santos