ELABORER LES TABLEAUX DE BORD

Les tableaux de bord sont des outils utiles la mise en uvre dune dmarche de pilotage. Ils doivent former un ensemble adapt aux besoins de chacun et cohrent dans son orientation gnrale et dans son contenu, fournissant un langage commun de gestion aux diffrents acteurs de la collectivit.

Dfinition
Le tableau de bord est un ensemble dindicateurs peu nombreux conus pour permettre aux gestionnaires de prendre connaissance de ltat et de lvolution des systmes quils pilotent et didentifier les tendances qui les influenceront sur un horizon cohrent avec la nature de leurs fonctions (Henri Bouquin Le contrle de gestion 2003). Cest un outil de pilotage qui souligne ltat davancement dans lequel se trouve le processus afin de permettre au responsable de mettre en place des actions correctives.

Caractristiques
Il existe deux types de tableaux de bord : - Destin au reporting, servant rendre des comptes sur les rsultats obtenus et dialoguer entre niveaux hirarchiques (et souvent aussi entre fonctions). Il contient lensemble des indicateurs stratgiques ainsi que les indicateurs oprationnels les plus pertinents pour apprcier de ladquation de laction lobjectif stratgique. Cest une vision verticale des rsultats. - Destin au pilotage du service, permettant de suivre lavancement des plans daction et les rsultats obtenus par ceux-ci (contribution aux rsultats de lentit). Ces derniers ont vocation rester en diffusion interne la collectivit. La vision donne est multidimensionnelle. Un tableau de bord utile contient gnralement 4 lments essentiels : - un tableau rassemblant les indicateurs pertinents ; - un graphique pour prsenter linformation la plus reprsentative des donnes du tableau ; - un commentaire clair, prcis et concis donnant des indications sur les actions acheves, en cours, et venir ; - un encart de rfrences avec les coordonnes de lmetteur et les sources utilise ; Une bonne conception implique : - une qualit des donnes ; - une limitation lessentiel ; - une prsentation lisible et interprtable, accessible ses destinataires qui ne sont pas forcment des techniciens des chiffres ; - une mise jour priodique rgulire adapte aux besoins ; - quil soit volutif cest--dire quil prvoit des modalits dactualisation ; - un raisonnement en termes prvisionnels en pensant toujours ladaptation aux volutions futures et en ne se contentant pas daccumuler des informations sur le pass ; - une restitution faibles cots et dans des dlais corrects permettant la fonction dalerte ; - un climat de confiance et une adhsion loutil sont essentiels.

Conditions de mise en uvre

La construction des tableaux de bord peut se faire selon diffrentes mthodes, plus ou moins centralises ou dcentralises : 1. Dmarche de bas en haut ; construction de tableaux de bord oprationnels, service par service, projet par projet : - Que produit le service tant en quantit quen qualit : dfinition des mesures de volume dactivit, de qualit de service rendu et defficience au niveau des diffrentes activits du service ; - Combien cote-t-il et combien cotent ses diffrentes activits et ses diffrentes ressources : dfinition des mesures de cot permettant de sassurer dune bonne gestion des ressources ; - Quels sont les objectifs poursuivis : dfinition des mesures defficacit permettant dassurer un pilotage des impacts, des rsultats de laction mene. Dmarche de haut en bas ; on part dobjectifs stratgiques dfinis au niveau central pour dployer ces objectifs dans les diffrents services : - Expliciter les objectifs stratgiques du service ; - Associer des indicateurs de rsultat ces objectifs ; - Identifier les principaux processus et projets en uvre dans le fonctionnement du service et prsentant des enjeux significatifs ; - Dployer les objectifs stratgiques sur chaque processus et projet et donc dfinir des objectifs par processus et projet ; - Construire avec les acteurs concerns des plans daction par processus et projet ; - Associer ces plans daction des indicateurs de rsultat et de suivi de leur avancement ; - Construire partir de ces lments le tableau de bord du service et celui de chacun de ses processus et projets ; - Complter la dmarche en construisant les tableaux de bord des units du service, en reprenant ceux des indicateurs prcdents concernant lunit et en y ajoutant les indicateurs utiles au pilotage de lunit.

2.

Exemple de rseau de tableaux de bord

Indicateurs propres Remonte dindicateurs agres ou non

Tableau de bord direction

Remonte

Tableau de bord processus Contribution des units au processus Tableau de bord unit

Indicateurs propres

Indicateurs de compte rendu au niveau N+1 Indicateurs locaux

Avantages
Communs : Donne une vision multidimensionnelle de la performance ; Donne une dimension prvisionnelle ; Dote lorganisation dun systme dinformation ; Permet dapprcier la dlgation du pouvoir ; Permet chaque responsable dune unit de gestion de disposer dindicateurs synthtiques et de prendre des mesures correctives ; Prend tout son sens dans le cadre dune dmarche danimation de gestion qui le fait vivre, le rend oprationnel en en faisant le cadre dun dialogue de gestion riche et rgulier entre niveaux hirarchiques et autres entits concernes.

Propres la dmarche de bas en haut : Dmarche concrte qui permet daboutir des rsultats assez rapidement, ce qui renforce sa crdibilit ; Implication forte, ds le dpart, des responsables de terrain ; Dmarche souple qui peut se dployer progressivement sur une base peu contraignante ; Rduction des dysfonctionnements identifis lors de la collecte des informations et reconnus comme tels par les responsables locaux ; Elle ne ncessite pas vraiment dexpression pralable dobjectifs gnraux ou de priorit donner tel secteur aux dpens de tel autre. Propres la dmarche de haut en bas : La dmarche a le mrite de mettre laccent sur le pilotage des impacts, des rsultats de laction mene, donc sur lefficacit de laction publique.

Prcautions
Communes : - Attention ne pas se perdre dans trop de dtails ; - La manipulation des indicateurs ; - Utilis en tant que simple outil, lintrt du tableau de bord demeure limit ; il nest quun moyen mais un moyen indispensable dune dmarche de pilotage ; - Il convient de veiller ne pas mener la dmarche tableaux de bord de faon trop cloisonne, trop interne chaque service. Propres la dmarche de bas en haut : - La dmarche ne permet pas de piloter des politiques densemble ncessitant laction conjointe de plusieurs services, puisquelle raisonne service par service ; - Elle peut mme encourager le cloisonnement ; - Elle privilgie la matrise de lefficience de laction, parce que cest le plus facilement mesurable ; si celle-ci est lvidence une proccupation importante, il nen reste pas moins que, dans certains cas, il sera plus prioritaire de rorienter les finalits de laction. Propres la dmarche de haut en bas : - Elle ncessite une expression initiale des priorits ; - Elle peut tre perue comme technocratique et avoir des difficults si lon ne prend pas les prcautions ncessaires, trouver son ancrage dans la ralit des oprations ; - Elle bouscule quelque peu les modes de fonctionnement hirarchiques car elle travaille de faon transverse par processus et par projet.

Exemples
La ville de Meaux
Elle utilise des tableaux de bord avec des codes couleurs : exemple de la Direction des Espaces Verts (EV)

La Communaut dAgglomration du Grand Toulouse

Exemple dun tableau de bord rcapitulant plusieurs donnes et permettant une vision trs rapide de la tendance par les pictogrammes colors.