III.-PROCESO ADMINISTRATIVO 3.1.

PLANEACION
Antes de iniciar una accin administrativa, es imprescindible determinar los resultados que pretenden alcanzar el grupo social (empresa), as como las condiciones futuras y los elementos necesarios para que est funcione eficientemente. La planeacin es una fase de vital importancia del proceso administrativo, ya que el trabajo de las personas est determinado por esta etapa. Acta como el programa operativo. Por que propicia el desarrollo de la empresa, reduce al mximo los riesgos, armonizando actividades con tiempos y recursos. Planear es decidir con anticipacin el qu, el cmo, el cundo, el cunto debe producir la empresa o una institucin. De ah que es la proyeccin impresa de la accin. Por lo tanto planeacin es decidir o identificar los objetivos que se van a alcanzar en un tiempo determinado para lograr un fin especifico, luego de esto, lo siguiente es como alcanzarlo. En esencia, la palabra planeacin es formular un plan o un patrn integrado predeterminado de las futuras actividades, esto requiere la facultad de prever, de visualizar, del propsito de ver hacia adelante. Diferentes autores definen el concepto de planeacin. CONCEPTO DE PLANEACION Planeacin es: la seleccin de misin y objetivos, las acciones necesarias para cumplirlos, tomas decisiones, elegir los cursos futuros de accin. Harold Koontz. La planeacin consiste en fijar el curso concreto de accin que ha de seguirse, estableciendo los principios que habrn de orientarlo, la secuencia de operaciones para realizarlo, y la determinacin de tiempos y nmeros necesarios para su realizacin ".A. Reyes Ponce. "Determinacin del conjunto de objetivos por obtenerse en el futuro y el de los pasos necesarios para alcanzarlos a travs de tcnicas y procedimientos definidos" Ernest Dale. Planeacin es la seleccin y relacin de hechos, as como la formulacin y uso de suposiciones respecto al futuro en la visualizacin y formulacin de las actividades propuestas que se cree sean necesarias para alcanzar los resultados esperados" George R. Terry. "La planeacin es el primer paso del proceso administrativo por medio del cual se define un problema, se analizan las experiencias pasadas y se embozan planes y programas" J. A. Fernndez Arenas.

"La planeacin consiste en determinar los objetivos y formular polticas, procedimientos y mtodos para lograrlos" L. J. Kazmier. "Sistema que comienza con los objetivos, desarrolla polticas, planes, procedimientos, y cuenta con un mtodo de retroalimentacin de informacin para adaptarse a cualquier cambio en las circunstancias" Burt K. Scanlan. "Mtodo por el cual el administrador ve hacia el futuro y descubre los alternativos cursos de accin, a partir de los cuales establece los objetivos" Joseph L. Massie. "Planear es el proceso para decidir las acciones que deben realizarse en el futuro, generalmente el proceso de planeacin consiste en considerar las diferentes alternativas en el curso de las acciones y decidir cul de ellas es la mejor" Robert N. Anthony. ELEMENTOS DEL CONCEPTO * Objetivo. El aspecto fundamental al planear es determinar los resultados. * Cursos alternos de accin. Al planear es necesario determinar diversos caminos, formas de accin y estrategias, para conseguir los objetivos. * Eleccin. La planeacin implica la determinacin, el anlisis y la seleccin de la decisin ms adecuada. * Futuro. La planeacin trata de prever situaciones futuras y de anticipar hechos inciertos, prepararse para contingencias y trazar actividades futuras. PRINCIPIOS DE LA PLANEACION Los principios de la administracin son verdades fundamentales de aplicacin general que sirven como guas de conducta a observarse en la accin administrativa. Siendo los siguientes: * Principio de unidad y direccin. Todo plan debe estar dirigido hacia objetivos en una misma direccin. * Principio de delegacin (centralizacin vs descentralizacin) Todo plan debe involucrar a las unidades ejecutoras, dndoles poder suficiente en la toma de decisiones para la ejecucin del plan, segn la jerarqua. * Flexibilidad.

Al elaborar un plan, es conveniente establecer mrgenes de holgura que permitan afrontar situaciones imprevistas y que proporcionen nuevos cursos de accin que se ajusten fcilmente a las condiciones. * Principio de congruencia con la misin de la empresa: Todo plan debe estar inserto dentro de la misin de la empresa, con objetivos y metas claras. * Principio de visin estratgica de largo plazo; Todo plan debe estar alineado a la visin estratgica. *Principio de control: Todo plan debe ser sujeto a control, por lo tanto debe generar los parmetros para su evaluacin y seguimiento dentro de lo deseado. Importancia de la planeacin La vida actual es sumamente dinmica, donde el cambio est presente constantemente, ste puede ser sbito o lento, la planeacin permite asimilar estos cambios. Razones por las cuales es importante la planeacin:

Propicia el desarrollo de la empresa al establecer mtodos de utilizacin racional de los recursos. Reduce los niveles de incertidumbre que se pueden presentar en el futuro, ms no los elimina. Prepara a la empresa para hacer frente a las contingencias que se presenten, con las mayores garantas de xito. Mantiene una mentalidad futurista teniendo ms visin del porvenir y un afn de lograr y mejorar las cosas. Condiciona a la empresa al ambiente que lo rodea. Establece un sistema racional para la toma de decisiones, evitando las corazonadas o empirismo. Reduce al mnimo los riesgos y aprovecha al mximo las oportunidades. Las decisiones se basan en hechos y no en emociones. Promueve la eficiencia al eliminar la improvisacin. Proporciona los elementos para llevar a cabo el control.

Al establecer un esquema o modelo de trabajo (plan), suministra las bases a travs de las cuales operar la empresa. Disminuye al mnimo los problemas potenciales y proporciona al administrador magnficos rendimientos de su tiempo y esfuerzo. Permite al ejecutivo evaluar alternativas antes de tomar una decisin. La moral se eleva substancialmente, ya que todos los miembros de la empresa conocen hacia donde se dirigen sus esfuerzos.

Maximixa el aprovechamiento de los recursos, en todos los niveles de la empresa. Tipos de Planeacin: La planeacin se clasifica en cuanto al tiempo en: corto plazo (menos de un ao) mediano (de uno a cinco aos) y largo plazo (mas de cinco aos).Tambin se clasifica en tanto a su frecuencia y continuidad de uso en planes continuos, alternos y nicos. Alcance Largo plazo Mediano plazo Corto plazo Niveles Institucional Tipo de planeacin Estratgica Objetivo Elaboracin del mapa ambiental para evaluacin. Debilidades, oportunidades, fortalezas y amenazas. Incertidumbre. Conversin e interpretacin de estrategias en planes concretos en el nivel departamental. Subdivisin de planes tcticos de cada departamento en planes operacionales para cada tarea.

Intermedio

Tctica

Operacional

Operacional

Nivel institucional En este nivel se realiza la llamada Planeacin Estratgica, por que los lineamientos son diseados y asumidos por los dirigentes o altos mandos de la organizacin, para toda la organizacin. Por ello, cumplen con la tarea de enfrentar la incertidumbre que se genera en el ambiente, determinando las amenazas y oportunidades y diseando estrategias para enfrentar estos dos anteriores. La proyeccin se debe realizar a largo plazo, y se debe tomar a toda la empresa, diseando una Misin (Actual), Visin (futuro) y Metas (Proyecciones). Bsicamente no solo se preocupa por anticiparse al futuro, sino por visualizar implicaciones futuras en decisiones actuales. Est proyectada al logro de los objetivos institucionales de la empresa, y tiene como finalidad bsica el establecimiento de guas generales de accin de la misma.

Nivel intermedio Este nivel asimila las presiones e influencias ambientales generadas por la incertidumbre en el nivel institucional. Es una relacin entre tareas por hacer y el tiempo disponible para hacerlas. El propsito de las decisiones en este nivel, debe ser limitado, con plazos ms cortos, reas menos amplias. Las decisiones implicadas abarcan partes de la empresa: su amplitud es departamental. Se orienta hacia resultados satisfactorios. En este nivel, la Planeacin Tctica toma un concepto de toma deliberada y sistemtica de decisiones que incluyen propsitos ms limitados, plazos ms cortos, reas menos amplias y niveles medios en la jerarqua. Nivel operativo Los detalles del plan a plazo medio no son suficientes para lograr las operaciones corrientes inmediatas, es necesario detallar an ms este plan; esto es posible a travs de los planes a corto plazo. Los planes a corto plazo son usualmente planes a desarrollarse en un ao o menos y contienen detalles y calendarios del tipo de presupuesto o plan de financiamiento para su realizacin. As, el plan de produccin y el plan de distribucin incluirn cuotas de venta, presupuesto de distribucin y pronstico estimado de ventas. PASOS DE LA PLANEACION 1. Deteccin de la oportunidad de acuerdo con: El mercado, la competencia, lo que desean los clientes, nuestras fuerzas y nuestras debilidades. 2. Establecimiento de objetivos y metas: Donde se desea estar, que se quiere lograr y cuando. 3. Consideracin de las premisas de planeacin: En qu ambiente (interno o externo) operarn nuestros planes. 4. Identificacin alternativas: Cules son las alternativas ms prometedoras para alcanzar nuestros objetivos. 5. Comparacin de alternativas: Que alternativa proporcionar la mejor posibilidad de cumplir las metas con el costo ms ms bajo y las mayores utilidades. 6. Eleccin de una alternativa: Seleccin del curso de accin a seguir. 7. Elaboracin de planes de apoyo, como los planes para: Comprar equipo, compra de materiales, contratacin de trabajadores, desarrollar un nuevo producto.

8. Expresin numrica de los planes mediante la elaboracin de presupuestos tales como: Volumen y precio de ventas, gastos de operacin necesarios para los planes, gastos para equipos de capital. HERRAMIENTAS DE LA PLANEACION La planeacin utiliza los diversos tipos de planes como herramientas para generar un patrn de operacin. ESTRATEGIAS El punto de partida de la planeacin es el desarrollo de una estrategia que rija la planeacin de corto, largo y medianos plazos. OBJETIVOS Los objetivos se definen como: como propsitos de la organizacin en funcin del tiempo; se refieren a un resultado concreto que se desea o se necesita lograr dentro de un periodo especfico. Los objetivos sirven para desarrollar metas y definicin de acciones. METAS Las metas son: resultados parciales cuantificables del logro de los objetivos que espera alcanzar una organizacin en el corto o mediano plazo. ACCIONES Las acciones se definen como: hechos y actitudes que e, forma prctica deben llevarse a cabo para lograr las metas que nos ayudarn a la consecucin de los objetivos. POLITICAS Las polticas se definen como: decisiones preestablecidas que orientan a la accin de los ejecutivos, mandos medios y operativos. Su propsito es unificar las interpretaciones sobre aspectos repetitivos muy concretos. NORMA O REGLAS Son especificaciones concretas de cmo debe actuarse ante situaciones determinadas, sin posibilidad de interpretacin y sin desviacin permitida. Su funcin es asegurar la calidad y la consistencia del trabajo, de los productos y de sus procesos. Las normas y polticas se distinguen por la flexibilidad, ya que mientras las primeras son duraderas, rgidas y obligatorias hasta para la alta direccin , las segundas tienen temporalidad , pueden cambiar por la alta direccin , en turno o segn las circunstancias. PROCEDIMIENTOS O PROCESOS Los procesos son acciones repetitivas, son operaciones continuas o peridicas y siguen una secuencia preestablecida. Los procedimientos son el know how (el saber hacer) de la empresa. Existen carios tipos de diagramas de procedimientos, segn las diversas necesidades de la empresa. Los procesos se expresan grficamente por medio de simbolos, los que han sido generados por la ANSI, la ASME, la simbologa del ISO 9000, entre otros organismos. Actualmente las empresas requieren documentar sus procesos, pues la globalidad exige que las empresas aseguren su calidad, dentro de un nivel de estndares invariable para dar confiabilidad al comprador. DR. OMAR BENJAMIN JARAMILLO SOLIS. DR.MARIO HERNANDEZ SANCHEZ. BIBLIOGRAFIA