ESTRATEGIA DEL SERVICIO Matriz de Necesidades y Atributos del Servicio

2009

EQUIPO DE GESTIN SERVICIO USUARIO

NECEDIDADES DEL USUARIO

DIVISIN DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA CONSULTA DOCUMENTAL COMUNIDAD EN GENERAL

ATRIBUTO RESPONSABLE RECURSOS TIEMPOS

FORMA DE SATISFACER LA NECEDIDAD

Atencin y asesora al Usuario

Mejora continua y seguimiento al Usuario

Amabilidad y Atencin efectiva

Equipo de Consulta

Acceso Fcil a la Informacin

Tener y Conocer los instructivos de Consulta

Oportunidad, precisin y disponibilidad

Equipo de Consulta

Recibir Informacin Solicitada

Hacer la solicitud de acuerdo al protocolo de Consulta

Claridad, oportunidad, precisin y disponibilidad. Autenticidad, integridad, transferencia, veracidad, disponibilidad y confidencialidad Oportunidad y responsabilidad

Equipo de Consulta

Autenticaci n de la Documentaci n

Firma y sello por parte del Jefe de La Divisin de Archivo y Correspondencia

Jefe de la Division de archivo y Corresponde ncia Jefe de la Divisin de archivo y Corresponde ncia y Usuario Equipo de Consulta y Usuario

Encuestas de satisfaccin y Protocolo de Consulta Entrega la informacin segn la necesidad del Usuario USB, CD, Correo Electrnico y fotocopias Pgina WEB, correo Electrnico y Sala de Consulta Documento autenticado

Inmediato

0 a 4 horas.

1 a 5 das

0 a 4 horas

Prstamo y Reactivacin documental

Autorizacin de salidas temporal o permanente de los documentos segn resolucin 386 del 2003 articulo 16 Protocolo y manejo del control y cuidado adecuado de los documentos.

Formato de Prstamo o reactivacin documental. Documentos Equipos de proteccin y biosegurida d para el personal que manipula los documentos

1 da

Custodia con salvaguardia de la informacin requerida

Responsabilidad, cuidado y manejo de los documentos.

Inmediato

de 1