PENDAHULUAN

Mesyuarat

adalah perbincangan

formal di antara dua pihak atau lebih untuk mencapai

objektif bersama melalui proses komunikasi. Mesyuarat berbeza di antara satu dengan yang lain mengikut keahlian, organisasi dan objektifnya.

Mesyuarat diadakan untuk memenuhi peraturan dan undang-undang tetap sesebuah organisasi yang berkehendakkan kepada mesyuarat. Melalui mesyuarat, sesuatu rancangan pengurusan dan pentadbiran organisasi dapat digerakkan dengan lancar. Selain itu, segala kegiatan orrganisasi dapat diselaraskan dan perancangan yang dirancangkan dipastikan dilaksanakan secara berkesan dan berjaya. Mensyuarat juga merupakan salah satu method untuk berkongsi idea, menyebarkan maklumat, ilmu dan kemahiran, selain mendapatkan nasihat, pandangann, pendapat dan melaluinya sesuatu konflik, pertikaian, krisis dapat diselesaikan dan ditangani dengan baik. Prestasi dan kegiatan sesebuah organisasi itu boleh dinilai dan dikawal dari semasa ke semasa melalui mesyuarat yang melibatkan laporan-laporan daripada ahli-ahli organisasi.

Namun semua ini boleh dicapai dengan jayanya sekiranya mesyuarat yang dikendalikan berjalan lancar dan efektif. Untuk itu satu garis penduan pengurusan mesyuarat dan urusan jawatankuasa-jawatankuasa kerajaan telah dikeluarkan dalam Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam (PKPA) Bilangan 2 Tahun 1991 yang telah menetapkan tindakan-tindakan dan norma-norma kerja yang harus dilaksanakan bagi
1

tujuan menjayakan sesuatu mesyuarat dan urusan yang melibatkan jawatankuasajawatankuasa kerajaan.

TINDAKAN-TINDAKAN YANG PERLU DIAMBIL OLEH URUS SETIA MESYUARAT

Satu urus setia akan dilantik untuk memastikan kebekersanan sesebuah jawatankuasa yang bertanggunjawab merancang mesyuarat, mengaturnya, mengedarkan jemputan, menyediakan minit mesyuarat dan membuat tindakan susulan ke atsa keputusan jawatankuasa. Berdasarkan PKPA bilangan 2 Tahun 1991, tanggungjawab urus setia bolehlah dikelaskan kepada tiga peringkat iaitu 1) Tindakan-tindakan pra mesyuarat, 2) Tindakan-tindakan semasa menyuarat, dan 3) Tindakan-tindakan selepas mesyuarat.

1) Tindakan-tindakan pra atau sebelum mesyuarat.

1.1

Menetapkan

tarikh,

masa,

tempat

dan

agenda

meyusuarat.

Urus setia perlulah berbincang dengan pengerusi untuk menentukan tarikh, masa, tempat yang sesuai untuk diadakan menyuarat disamping isi dan kandungan agenda yang hendak dibincangkan. Urusetia perlu menyatakan dengan jelas, ringkas dan padat berkaitan dengan perkataan, data dan maklumat yang ada dalam butiran agenda. Perkara-perkara yang perlu ada dan disusun di dalam agenda mesyuarat ialah perutusan pengerusi, pengesahan minit meesyuarat yang lalu, perkara-perkara berbangkit, pembentangan kertas-kertas kerja, hal-hal lain dan penutup. Peruntukan

masa juga perlu dirancangkan agar setiap ahli dapat bersuara dengan adil mengenai agenda-agenda yang etlah ditetapkan.

1.2

Membuat

tempahan

bilik

mesyuarat

Tempahan bilik mesyuarat hendaklah dilakukan secara bertulis. Pegawai yang bertanggungjawab menerima tempahan hendaklah diberikan senarai nama ahli jawatankuasa yang terlibat, nama pengerusi dan setiausaha mesyuarat, butiran tarikh, masa bermula dan jangkaan tamatnya mesyuarat, segala peralatan dan jenis makan dan minuman ringan yang diperlukan.

1.3 Menentukan kertas kerja kementerian/ Jabatan/ Agensi disediakan untuk perbincangan. Urusetia perlu memberitahu dan mengingatkan pegawai yang bertanggungjawab menyediakan kertas kerja mengenai bilangan salinan kertas kerja yang diperlukan, dan jika kertas kerja melebihi 15 muka surat tidak termasuk lempiran, maka hendaklah disediakan ringkasan eksekutif. Urusetia hendaklah menentukan dan memastikan kertas kerja tersebut (kertas kerja yang akan dibentangkan di dalam mesyuarat) diterima sekurang-kurangnya 15 hari sebelum berlangsungnya mesyuarat. 1.4 Menghantar surat jemputan mesyuarat.

Tugas penting lain bagi urus setia ialah menyediakan dan menghantar notis atau surat jemputan bersama dokumen-dokumen berkenaan kepada mereka yang disenaraikan hadir ke mensyuarat sekurang-kurangnya 10 hari sebelum mesyuarat.

Maklumat-maklumat asas yang perlu ada bersama surat jemputan tersebut ialah nama

jawatankuasa, tarikh, tempat dan masa bermula dan dijangka tamat mesyuarat etrsebut, agenda mesyuarat, nama pengerusi dan jenis pakaian yang perlu dipakai ketika hadir ke mesyuarat.Urusetia perlu menyatakan samada ahli-ahli mesyuarat bopleh menghantar wakil bagi pihak mereka atau tidak. Kebenaran menghantar wakil perlu dinyatakan bersama jawatan wakil tersebut .

1.5

Memastikan

Persedian

kemudahan-kemudahan

bilik

mesyuarat.

Bilik mesyuarat hendaklah dipastikan bersih, kemas, tempat duduk mencukupi dan mengikut pelan mesyuarat. Seeloknya diletakkan tanda-tanda nama pengerusi dan ahliahli mesyuarat di atas meja disamping alat-alat tulis. Pastikan alat-alat yang diperlukan disediakan serta mencukupi dan alat-alat sepeti pembesar suara, LCD dan projekter (jika diperlukan) dapat berfungsi dan digunakan dengan sempurna. Urusetia juga hendaklah memastikan semua tempahan jenis minuman ringan telah dibuat. Semua perkara di atas perlu disediakan sekurang-kurangnya 1 jam sebelum bermulanya mesyuarat.

1.6

Menentukan

kehadiran

Dua hari sebelum mesyuarat seharsunya urus setia telah dapat memastikan dan menyediakan senarai nama ahli-ahli yang akan hadir ke mesyuarat.

1.7

Perbincangan

pra-mesyuarat

Norma keraja yang baik ialah satu perbincangan etlah diadakan antara pengerusi dan urusetia mesyuarat sekurang-kurangnya dua hari sebelum mesyuarat. Perbincanagn

bertujuan untuk meneliti maklumbalas yang diterima dan mengenalpasti cara penyelesaian terhadap segala masalah yang timbul.

1.8

Memberitahu

ahli-ahli

mesyuarat

tentang

etika

mesyuarat.

Sebaik-baiknya ahli-ahli diperingatkan tentang etika ketika bermesyuarat antaranya cara-cara memberi penghormatan (address) kepada pengerusi dalam mesyuarat, menepati maa mesyuarat, dan meminta izin pengerusi atau setiausaha mesyuarat jika berhajat meninggalkan mesyuarat.

KESIMPULAN Kesimpulannya, pengurusan mesyuarat yang berkesan membantu pelaksanaan aktiviti yang lebih teratur. PKPA yang disediakan diharapkan dapat membantu dan menjamin kebekersanan urusetia dalam melaksanakan tanggungjawab yang diamanahkan kepada sesebuah jawatankuasa. Setiap ahli perlu memahami tanggung jawab masingmasing agar mesyuarat dapat dijalankan dengan lebih berkesan dan mencapai objektif. Mesyuarat-mesyuarat yang baik perlu mengikut keperluan semasa, mempunyai agenda yang jelas, ringkas dan tepat, tidak perlu mengambil masa yang meleret-leret, minit telah disediakan dengan segera, persiapan awal yang rapi, kemudahan bilik yang selesa dan pencatat minit sebaiknya orang yang mempunyai pengalaman.

RUJUKAN

1. Nota Persediaan dan Latihan, Kursus Induksi Sistem Saraan Malaysia.

2. Penasihat undang-undang MDC, Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam, (KL: MDC Publisher SDN.BHD., 2003).

3. Omardin Ashaari, Pengurusan Pejabat, (KL: Utusan Publications and Distributors Sdn, Bhd, 2002).

4. Omardin Ashaari, Siri Pengajian dan Pendidikan Utusan, Pengurusan Sekolah Suatu Panduan Lengkap, (KL: Utusan Publications and Distributors Sdn, Bhd, 1997).

5.Mohd. Noor Bin Jabar, Pengurusan Mesyuarat. Dewan Bahasa Dan Pustaka