MEMORANDUM DE CONTROL INTERNO

SEOR: JUAN ROBOCOB CALVO PRESIDENTE DEL DIRECTORIO EMPRESA DE SERVICIOS DE SANEAMIENTO AGUA PURA SOCIEDAD ANNIMA - EPS. AGUA PURA S.A. Presente.-

La Contralora General de la Repblica mediante la Resolucin de Contralora N 6662007-CG de fecha 27 de Mayo del 2006, design a nuestra Sociedad Auditora ARGAR & Asociados Sociedad Civil para efectuar el Examen Financiero Operativo de la EPS. AGUA PURA S.A. correspondiente al Ejercicio 2006, como resultados del Concurso Pblico de Mritos Nro. 0512-2006-CG, convocado por dicho rgano Rector en mrito al cual se firmo el contrato de Locacin de Servicios Profesionales de Auditoria Externa el 01 de Junio del 2007. El examen de Auditoria se realiz de acuerdo con las Normas Generales de Auditoria NAGA, Normas Internacionales de Auditoria, NIAS y las Normas de Auditoria Gubernamental NAGU; la aplicacin de dichas normas requieren que se planifique adecuadamente la auditoria, consecuentemente se debe evaluar la estructura y sistema de control interno para obtener una razonable confiabilidad de la eficiencia y efectividad de los mismos, que permita determinar reas criticas y puntos de atencin para la ejecucin de la Auditoria. En el proceso de planificacin se realiz la evaluacin de la estructura de control interno y en la fase de campo, entre otros aspectos, se prob la solidez, confianza y efectividad, determinndose algunas deficiencias y debilidades que inciden en la gestin administrativa y operativa de la Entidad. Debemos sealar que los aspectos y hechos planteados en el presente documento fueron oportunamente comunicados a los diversos niveles funcionales de las reas y unidades de la Entidad a efectos que conocidos los hechos se dispongan las medidas correctivas que el caso requera, habindose obtenido receptividad y siendo informados de las acciones dispuestas para corregir o subsanar los mismos. En tal sentido, a continuacin presentamos los aspectos de mayor relevancia, en los cuales se consideran casos cuyas acciones correctivas ya han sido dispuestas, con la finalidad de que se tome conocimiento y se realice el seguimiento de las medidas correctivas, otros que estn en proceso de implementacin, para que los niveles de gerencia y administracin efecten la supervisin correspondiente; asimismo, formulamos las recomendaciones que deben entenderse como complemento a las

acciones ya dispuestas o como alternativa en los casos que se encuentren en proceso de evaluacin previa.

Fin Del Mundo, 23 de Junio del 2007

--------------------------------------------- (SOCIO) ARMANDO ROMPECABEZAS DIFICILES CONTADOR PBLICO COLEGIADO MATRICULA N 6666666

ADMINISTRACIN 1. PERSONAL ADMINISTRATIVO NO CUENTAN CON UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Como resultado del desarrollo del cuestionario de control interno se ha determinado que los sistemas administrativos de Personal, Abastecimiento, Contabilidad y Tesorera, no cuentan con Manual de Procedimientos; evidenciando que la entidad no utiliza mtodos formales para la comunicacin de sus polticas y procedimientos, situaciones que tienen incidencia con la asignacin de responsabilidad, aspectos regulados por la Resolucin de Contralora N 072-98 CG que aprueba la Norma Tcnica de Control Interno N 100-04, Asignacin de Autoridad y Responsabilidad que dice la direccin de cada entidad debe definir con claridad las lneas de autoridad y responsabilidad funcional de los servidores que prestan servicios en ella. La NTC 100.06 Monitoreo de Controles Internos vigente hasta el 2 de noviembre del 2006, dispone: La Direccin debe evaluar en forma permanente las operaciones y adoptar medidas correctivas oportunas ante cualquier evidencia de error, irregularidad o fraude o de actuacin contraria a los criterio de economa, eficiencia y efectividad. Esta situacin fue revelado en le examen de Auditoria correspondiente al ao 2005. RECOMENDACIN El Gerente Administrativo en coordinacin con los responsables de los Sistemas Administrativos de Contabilidad, Abastecimientos, Personal y Tesorera debe establecer un cronograma de actividades para la elaboracin de un proyecto del Manual de Procedimientos para el adecuado funcionamiento de su organizacin.
2. ALGUNOS LIBROS Y REGISTROS CONTABLES, NO ESTAN EMPASTADOS, FUERON REGISTRADOS CON ATRASO Y NO FUERON EXHIBIDOS O NO SE LLEVAN. ASIMISMO ALGUNOS FUERON LEGALIZADOS CON ATRASO O NO ESTN LEGALIZADOS. De la revisin a los libros contables principales y auxiliares aplicables a la Empresa, efectuado el 11.Jun.2007, se observo lo siguiente: 2.1. LIBROS Y REGISTROS CONTABLES SIN EMPASTE A continuacin se presenta un cuadro que identifica por cada libro contable las observaciones citadas en el prrafo anterior:
LEGALIZACIN DENOMINACIN DEL LIBRO O REGISTRO FECHA REGISTRO N DESDE FOLIO HOJAS USADAS IMPRESAS MES HASTA FOLIO MES SITUACIN FECHA IMPRESIN

LIBRO DE INVENTARIOS Y BALANCES PLANILLA DE REMUNERACIONES SUELDOS: Obreros Eventuales Salarios Obreros Nombrados

21.01.07

1340-2007

01

Ene-07

009

Dic-6

20.03.07

Oct-06 Ene-07

Dic-06 Dic-06

Empleados Contratados Empleados Nombrados

Jul-06 Jul-06

Dic-06 Dic-06

Al respecto, a continuacin se detallan las normas relacionadas con cada observacin: El artculo 5 de la Resolucin de Superintendencia N 132-2001/SUNAT, seala que los registros y libros que se lleven utilizando hojas sueltas, continuas o computarizadas debern empastarse, de ser posible, hasta por un ejercicio gravable. El empaste deber efectuarse, como mximo, dentro de los tres (3) primeros meses del ejercicio gravable siguiente al que correspondan las operaciones contenidas en dichos libros y registros, incluyendo las hojas que hayan sido anuladas. A tal efecto, la anulacin se realizar tachndolas de manera visible. La Administracin Tributaria sancionara la omisin con multa equivalente al 20% de la UIT, tal como lo establece el numeral 2 del artculo 175 del Cdigo Tributario.

2.2 LIBROS CONTABLES CON ATRASO EN EL REGISTRO DE OPERACIONES

SITUACIN MES FECHA ULTIMO REGISTRO

LEGALIZACIN DENOMINACIN DEL LIBRO O REGISTRO FECHA REGISTRO N

HOJAS USADAS IMPRESAS DESDE FOLIO MES HASTA FOLIO

LIBRO MAYOR-TOMO 1 LIBRO MAYOR-TOMO 2 LIBRO MAYOR-TOMO 3 LIBRO MAYOR-TOMO 4 LIBRO MAYOR-TOMO 5 LIBRO MAYOR-TOMO 6 LIBRO MAYOR-TOMO 7 LIBRO MAYOR-TOMO 8 LIBRO MAYOR-TOMO 9 LIBRO MAYOR-TOMO 10 LIBRO MAYOR-TOMO 12 LIBRO DIARIO-TOMO 1 LIBRO DIARIO-TOMO 2 LIBRO DIARIO-TOMO 3 LIBRO DIARIO-TOMO 4 LIBRO DIARIO-TOMO 5 LIBRO DIARIO-TOMO 6 LIBRO DIARIO-TOMO 7 LIBRO DIARIO-TOMO 8 LIBRO DIARIO-TOMO 9 LIBRO DIARIO-TOMO 10 LIBRO DIARIO-TOMO 12

22.06.06 22.06.06 22.06.06 22.06.06 22.06.06 22.06.06 22.06.06 22.06.06 22.06.06 22.06.06 22.06.06 22.06.06 22.06.06 22.06.06 22.06.06 22.06.06 22.06.06 22.06.06 22.06.06 22.06.06 22.06.06 22.06.06

00481 00481 00481 00481 00481 00481 00481 00481 00481 00481 00481 00480 00480 00480 00480 00480 00480 00480 00480 00480 00480 00480

02 02 02 02 02 02 02 02 02 02 02 02 02 02 02 02 02 02 02 02 02 02

Ene-06 Feb-0 Mar-05 Abr-05 May-05 Jun-05 Jul-05 Ago-05 Sep-05 Oct-05 Dic-05 Ene-05 Feb-05 Mar-05 Abr-05 May-05 Jun-05 Jul-05 Ago-05 Sep-05 Oct-05 Dic-05

0235 245 0255 0252 0215 0211 0311 0259 0271 0254 0220 0797 0888 0859 0930 0748 0751 01081 0918 0931 0896 0764

Ene-07 Feb-07 Feb-07 Ene.-07 Ene.-07 Ene.-07 Ene.-07 Ene.-07 Ene. -07 Ene. -07 Ene. -07 Ene. -07 Ene. -07 Ene. -07 Ene. -07 Ene. -07 Jun-06 Jul-06 Dic-06 Dic-06 Dic-06 Dic-06

30.01.07 30.01.07 30.01.07 30.01.07 30.01.07 30.01.07 30.01.07 30.01.07 30.01.07 30.01.07 15.01.07 30.01.07 30.01.07 30.01.07 30.01.07 30.01.07 30.01.07 30.01.07 30.03.06 30.03.06 30.03.06 14.06.06

Al respecto la Resolucin de Superintendencia N 078-98/SUNAT, en el numeral 7 del artculo 1 establece como plazo mximo de atraso de tres (3) meses, entre otros el libro Mayor, contados desde el mes siguiente de realizadas las operaciones. Llevar los libros con atraso sera sancionada por la Administracin Tributaria con multa equivalente al 40% de la UIT, tal como lo establece el numeral 5 del artculo 175 del Cdigo Tributario.

2. 3. NO PRESENTADOS O NO TIENEN VIGENCIA

SITUACIN FECHA IMPRESIN

LEGALIZACIN DENOMINACIN DEL LIBRO O REGISTRO FECHA

HOJAS USADAS IMPRESAS MES HASTA FOLIO MES

REGISTRO DESDE N FOLIO

LIBRO DE RETENCIONES (inc. e art 34 LIR) REGISTRO DE COMPRAS

La Constitucin Poltica, en el Artculo 2 numeral 8 indica que los libros, comprobantes y documentos de contabilidad estn sujetos a inspeccin o fiscalizacin de la autoridad competente, de conformidad con la ley. El artculo 33 del Cdigo de Comercio seala que todo comerciante deber llevar una contabilidad ordenada y adecuada a su actividad mercantil, considerando a los libros que ordenen las leyes especiales. Para efectos tributarios la Administracin Tributaria exige al contribuyente que lleve determinados libros contables de acuerdo a determinados parmetros segn el tipo de rgimen. El artculo 2 de la Resolucin de Superintendencia N 132-2001/SUNAT, seala que los libros y registros contables vinculados a asuntos tributarios, entre otros son los siguientes: a) Libro de retenciones inciso e) del artculo 34 Decreto Legislativo 774 b) Libro Compras, Asimismo, este ltimo dispositivo, establece entre otros aspectos, lo siguiente: El Libro de Retenciones inciso e) del articulo 34 Decreto Legislativo 774 no podr tener un atraso mayor a diez (10) das hbiles, contados a partir del primer da hbil del mes siguiente a aqul en que se realice el pago, sindole de aplicacin adems las disposiciones establecidas en la Resolucin de Superintendencia N 1322001/SUNAT, que regula el procedimiento para la autorizacin de registros y libros contables vinculados a asuntos tributarios. El Registro de Compras no podr tener un atraso mayor a diez (10) das hbiles, contados a partir del primer da hbil del mes siguiente a aqul en que se recepcione el comprobante de pago respectivo.

La Administracin Tributaria sancionara la omisin con multa equivalente al 60% de la UIT, tal como lo establece el numeral 1 del artculo 175 del Cdigo Tributario.

2.4. LIBROS CONTABLES CON ATRASO EN SU LEGALIZACIN.

SITUACIN MES FECHA IMPRESIN

LEGALIZACIN DENOMINACIN DEL LIBRO O REGISTRO FECHA REGISTRO N

HOJAS USADAS IMPRESAS DESDE FOLIO MES HASTA FOLIO

LIBRO DE INVENTARIOS Y BALANCES LIBRO MAYOR-TOMO 1 LIBRO MAYOR-TOMO 2 LIBRO MAYOR-TOMO 3 LIBRO MAYOR-TOMO 4 LIBRO MAYOR-TOMO 5 LIBRO MAYOR-TOMO 6 LIBRO MAYOR-TOMO 7 LIBRO MAYOR-TOMO 8 LIBRO MAYOR-TOMO 9 LIBRO MAYOR-TOMO 10 LIBRO MAYOR-TOMO 11 LIBRO MAYOR-TOMO 12 LIBRO DIARIO-TOMO 1 LIBRO DIARIO-TOMO 2 LIBRO DIARIO-TOMO 3 LIBRO DIARIO-TOMO 4 LIBRO DIARIO-TOMO 5 LIBRO DIARIO-TOMO 6 LIBRO DIARIO-TOMO 7 LIBRO DIARIO-TOMO 8 LIBRO DIARIO-TOMO 9 LIBRO DIARIO-TOMO 10 LIBRO DIARIO-TOMO 11 LIBRO DIARIO-TOMO 12

21.06.06 22.06.06 22.06.06 22.06.06 22.06.06 22.06.06 22.06.06 22.06.06 22.06.06 22.06.06 22.06.06 22.06.06 22.06.06 22.06.06 22.06.06 22.06.06 22.06.06 22.06.06 22.06.06 22.06.06 22.06.06 22.06.06 22.06.06 22.06.06 22.06.06

1340-2006 00481 00481 00481 00481 00481 00481 00481 00481 00481 00481 00481 00481 00480 00480 00480 00480 00480 00480 00480 00480 00480 00480 00480 00480

01 02 02 02 02 02 02 02 02 02 02 02 02 02 02 02 02 02 02 02 02 02 02 02 02

Ene-05 Ene-05 Feb-05 Mar-05 Abr-05 May-05 Jun-05 Jul-05 Ago-05 Sep-05 Oct-05 Nov-05 Dic-05 Ene-05 Feb-05 Mar-05 Abr-05 May-05 Jun-05 Jul-05 Ago-05 Sep-05 Oct-05 Nov-05 Dic-05

009 0235 245 0255 0252 0215 0211 0311 0259 0271 0254 0255 0220 0797 0888 0859 0930 0748 0751 01081 0918 0931 0896 0880 0764

Dic-05 Ene-05 Feb-05 Mar-05 Abr-05 May-05 Jun-05 Jul-05 Ago-05 Sep-05 Oct-05 Nov-05 Dic-05 Ene-05 Feb-05 Mar-05 Abr-05 May-05 Jun-05 Jul-05 Ago-05 Sep-05 Oct-05 Nov-05 Dic-05

20.06.06 30.03.06 30.03.06 30.03.06 30.03.06 30.03.06 30.03.06 30.03.06 30.03.06 30.03.06 30.03.06 30.03.06 15.06.06 30.03.06 30.03.06 30.03.06 30.03.06 30.03.06 30.03.06 30.03.06 30.03.06 30.03.06 30.03.06 30.03.06 14.06.06

2.4.1 LIBROS CONTABLES SIN LEGALIZAR.

SITUACIN FECHA IMPRESIN

LEGALIZACIN DENOMINACIN DEL LIBRO O REGISTRO FECHA REGISTRO N

HOJAS USADAS IMPRESAS DESDE FOLIO MES HASTA FOLIO MES

PLANILLA DE REMUNERACIONES - SUELDOS Obreros Eventuales Salarios

Oct-05

Dic-05

Obreros Nombrados Empleados Contratados Empleados Nombrados

Ene-05 Jul-05 Jul-05

Dic-05 Dic-05 Dic-05

Lo descrito evidencia la inobservancia de la siguiente normativa: El Instructivo N 1 de la Contadura de la Nacin, establece la obligacin de llevar libros contables y auxiliares, los que deben estar debidamente legalizados de acuerdo a los dispositivos legales vigentes. Las entidades cuya contabilidad la llevaran por programas computarizados, siempre que cumplan con las exigencias del Sistema de Contabilidad Gubernamental, debern compaginar y empastar los libros principales y auxiliares para proceder a su legalizacin respectiva. Al respecto, el artculo 3 de la Resolucin de Superintendencia N 132-2001/SUNAT, seala que los registros y libros contables deben ser legalizados antes de su uso, incluso cuando estos ltimos son llevados en hojas sueltas. Tratndose del libro de planillas, la legalizacin se efectuara de acuerdo a lo sealado en el Decreto Supremo N 001-98-TR y su modificatoria. La Administracin Tributaria de acuerdo a lo establecido en el numeral 2 del artculo 175 del Cdigo Tributario, sancionara la omisin con multa equivalente a 20% de la UIT si antes de la legalizacin, la entidad hubiera sido notificada por la SUNAT. Esta situacin se ha producido por la inobservancia de las normas anotadas precedentemente relacionadas con el control y mantenimiento de los libros y registros contables, exigidos por las normas legales correspondientes, ocasionando riesgos potenciales de fiscalizacin por parte de la autoridad tributaria. RECOMENDACIN Que el Gerente de Administracin disponga las medidas pertinentes a fin de dar cumplimiento a las normas citadas referidas a los libros y registros contables exigidos por las disposiciones legales vigentes.

CONTABILIDAD: 3. EL SISTEMA CONTABLE IMPLEMENTADO A TRAVS DEL SIAF, NO PROCESA LOS ANLISIS DE CUENTAS Y SUB CUENTAS A NIVEL DE CINCO DIGITOS. De la revisin efectuada al sistema Contable SIAF se ha determinado que durante el ejercicio 2005 al rea usuaria Unidad de Contabilidad no le fue posible obtener los anlisis de las cuentas del Balance, que demuestren en detalle la composicin 7

de los saldos de las diferentes cuentas y Subcuentas. Obtenindose nicamente un nivel de segregacin hasta el lmite de cinco (5) dgitos, que no facilita el nivel de detalle de la conformacin de los saldos mostrado en los Estados Financieros al 31.12.2005. La Norma Interna 280-02 - vigente hasta nov. 2006 - ORGANIZACIN CONTABLE DEL SISTEMA CONTABLE GUBERNAMENTAL seala: Cada entidad debe organizar e implementar un Sistema Contable que le permita proporcionar con oportunidad informacin financiera para la toma de decisiones. El Comentario N 01, indica que El Sistema Contable de cada entidad se sustenta en principios de Contabilidad generalmente aceptados y comprende, entre otros, el plan contable gubernamental, procedimientos contables, libros, registros y archivos de las operaciones El Comentario N 02 agrega Cada entidad es responsable de establecer y mantener su sistema contable dentro de los parmetros sealados por la normatividad aplicable, el cual debe disearse para satisfacer las necesidades de informacin financiera de los distintos niveles de la administracin, as como para proporcionar, en forma oportuna estados financieros e informacin financiera que se requiera para tomar decisiones sustentadas en el conocimiento real de sus operaciones El Sistema Contable SIAF, no esta satisfaciendo las necesidades de informacin de los usuarios principalmente el rea de Contabilidad y los organismos de control conformantes del Sistema Nacional de Control. RECOMENDACIN El Jefe de la Unidad de Contabilidad conjuntamente con el apoyo del jefe de la Oficina de Informtica y Estadstica, debe de maximizar las bondades del Sistema Contable SIAF, a fin de que el rea contable produzca informacin detallada y complete sobre los diferentes rubros de las cuentas que sustentan los Estados Financieros de la Entidad (Balance General, Estado de Gestin, Estado de Flujo de Efectivo y Estado de Cambio en el Patrimonio Neto). CONTABILIDAD: 4. EXISTEN PARTIDAS EN LAS CONCILIACIONES BANCARIAS QUE FIGURAN CON UNA ANTIGUEDAD DE HASTA CUATRO AOS, PENDIENTES DE REGULARIZACION. En el Proceso de Elaboracin de las Conciliaciones Bancarias, se ha determinado que figuran partidas tales como: Depsitos no Registrados en Libro y/o Cheques Girados y no Cobrados y que se presentan con una antigedad de hasta cuatro aos; tal como se indica en el resumen siguiente:

N CTA CTE

BANCO

CONCEPTO Cheques Girados y no Cobrados

FECHA 23.08.01 27.02.02 12.12.02 21.07.04 26.02.05 02.03.05 31.03.05 31.03.05 02.09.05 07.02.05

CHEQUE 04738365 04738706 09271558

IMPORTE S/. 78.00 940.00 22.02 500.00 338.50 100.00 65.36 7,174.60 1,010.00 15,000.00

ANTIGUEDAD AL 31.12.2005 4 aos, 4 meses 3 aos,10 meses 3 aos 1ao, 4 meses 10 meses 10 meses 9 meses 9 meses 4 meses 10 meses

0541-00224

NACION

01-310000100026460-04

CONTIN.

Depsito no Registrado en Libros Depsito Registrado Libros no en

Cheque

750-30000-3000084668

INTERB.

LA NORMA TECNICA N 230-03 CONCILIACIONES BANCARIAS, seala: Los saldos contables de la cuenta Bancos deben ser conciliados con los extractos bancarios. En el caso de las subcuentas del Tesoro los movimientos contables deben conciliarse adems con el rgano rector del sistema de Tesorera En su comentario N 01, expresa: Se denomina conciliacin bancaria a la contrastacin de los movimientos del libro bancos de la entidad, con los saldos de los extractos bancarios a una fecha determinada, para verificar su conformidad y determinar las operaciones pendientes de registro en uno u otro lado. La conciliacin de saldos contables y bancarios, permite verificar si las operaciones efectuadas por la oficina de Tesorera han sido oportuna y adecuadamente registradas en la contabilidad. El Comentario N 2 indica, Los saldos de las cuentas bancarias deben ser objeto de conciliacin con los extractos remitidos por el banco respectivo en forma mensual. As mismo debe verificarse la conformidad de los saldos bancarios segn tesorera, con los registros contables.

RECOMENDACIN: Las partidas con una antigedad mayor a tres (3) meses deben ser eliminadas de las Conciliaciones mediante un proceso de regularizacin a fin de llevar adecuadamente el Registro del Libro Bancos y el proceso real de su conciliacin, con los estados de cuenta de la Entidad Bancaria.

LOGSTICA - TESORERA 9

5.

CARENCIA DE PLIZAS DE SEGUROS CONTRA TODO RIESGO Y DE INFIDELIDAD PARA SALVAGUARDAR LOS ACTIVOS FIJOS Y EL MANEJO DE EFECTIVO FONDOS Y/O VALORES. De la revisin efectuada a la contratacin de Plizas de Seguros se ha verificado que la Entidad no a contratado Plizas de Seguros para salvaguardar o proteger sus Act6ivos Fijos, As como la carencia de garantas para los responsables del manejo de efectivo o custodia de Fondos o Valores. En las Plizas de Seguro examinados, se aprecia lo siguiente:

a. POLIZA DE SEGURO RESPONSABILIDAD VIGENCIA COBERTURA

: : : :

SUMA ASEGURADA

7.2004-449 Civil Desde el 16.11.2004 hasta el 16.11.2005 Cubre siniestros, para indemnizar los daos a terceros en sus personas y/o por daos materiales en sus bienes individualmente y/o por catstrofe combustible y Lubricante, sin expendio al pblico. Hasta 35 UIT US $ 33,633.33 Dlares Americanos. EQUIPO Y MAQUINARIA DE

b.

POLIZA DE TODO RIESGO PARA CONTRATISTAS N 11-2004-26-200711 VIGENCIA COBERTURA : :

SUMA ASEGURADA

Desde 05.03.2005 Hasta 05.03.2007 Maquina TRACTOR DE ORUGA, TREC, Terremoto, Huelga, Motn. Asonada, conmocin Civil y Actos Malintencionados de Terceros. US $ 144,680 Dlares Americanos.

La Nota Tcnica N 230-04 "GARANTIA DE RESPONSABLES DEL MANEJO O CUSTODIA DE FONDOS O VALORES seala: El personal a cargo del manejo o custodia de fondos o valores debe estar respaldado por una garanta razonable y suficiente de acuerdo a su grado de responsabilidad, la indicada norma en su comentario 01. indica La garanta, tambin denominada Fianza, es un mecanismo que permite reducir el riesgo inherente de una Entidad, ante situaciones de prdida, incumplimiento deterioro, mal manejo etc. de los recursos que se desea proteger El Comentario 03. revela: A falta de una garanta econmica de carcter personal, se puede determinar la conveniencia de contratar un seguro de deshonestidad frente a la Empresa a favor de la Entidad, que la respalde por los Actos Ilegales en que podran incurrir los Empleados Responsables del Manejo o Custodia de Fondos o Valores, as como por otros riesgos Inherentes a estos Activos 10

La Norma Tcnica N 300-08- PROTECCION DE BIENES DE ACTIVO FIJO, seala que Deben establecerse procedimientos para detectar, prevenir, evitar y extinguir las causas que pueden ocasionar daos o prdidas de Bienes Pblicos El comentario N 02 indica que La Administracin debe considerar el valor de los Activos Fijos a los efectos de contratar las plizas de seguros necesarios para protegerlos, contra diferentes riesgos que pudieran ocurrir estas se deban verificar peridicamente, a fin de que las coberturas mantengan su vigencia El Comentario N 03 nos seala que Corresponde a la Administracin de cada Entidad, implementar los procedimientos relativos a la custodia fsica y seguridad en cada una de las instalaciones con que cuenta la Entidad, con el objeto de salvaguardar los Bienes del Estado La no contratacin de Plizas de Seguros que protegen los Activos de la Entidad, sean lquidos (Fondos o Valores) o fsico (Bienes del Activo Fijo), de los riesgos probables de ocurrencia, es de responsabilidad estrictamente del Gerente de Administracin de la Entidad. RECOMENDACIN El Gerente de Administracin previa evaluacin de Costo Beneficio debe efectuar gestiones administrativas para la contratacin de las respectivas Plizas de Seguro contra todo riesgo y de infidelidad en salvaguarda de los Bienes del Activo Fijo y del movimiento y traslado del dinero en efectivo Fondos y Valores de la Entidad.

INFORMTICA Y ESTADSTICA 6. NO SE HA PUESTO A PRUEBA EL PLAN DE CONTINGENCIA 2006. De la evaluacin a los mecanismos de Seguridad de datos y equipos de cmputo la Oficina de Informtica y Estadstica se ha determinado que no ha puesto a prueba el Plan de Contingencias periodo 2006, no existe un Plan de Recuperacin es casos de Desastres, razn por la cual, toda prueba de recuperacin efectuada esta supeditada a la disponibilidad de tiempo, conocimiento y experiencia del personal que labora en la mencionada oficina. No se dispone de un grupo electrgeno propio ante un corte prolongado o imprevisto del fluido elctrico para poner operativas a sus reas crticas y no paralizar sus labores habituales. La pertinencia de la situacin descrita es de riesgo, potencial en interrupciones prolongadas del servicio de procesamiento de datos. caso de

11

Asimismo la Oficina de Informtica y Estadstica no cuenta con ambientes adecuados para la Ubicacin del Servidor y para los resguardos de los Backups, ubicndose el rea de Informtica en un lugar no adecuado para su funcionamiento en la Azotea del Palacio Municipal expuesto a una Inundacin y posibles daos a los equipos de computo e informacin que se procesa en la Entidad, falta de equipos de alarmas, detectores de humo, vigilancia, etc. Los usuarios de la Red informtica de la Entidad no se encuentran capacitados para afrontar posibles contingencias imprevistas. Lo descrito incumple la Norma de Control Interno para el Sector Publico 500-06PLAN DE CONTINGENCIAS aprobado por Resolucin de Contralora 072-98-CG que expresa que El rea de Informtica debe elaborar el Plan de Contingencias de la entidad que establezca los procedimientos a utilizarse para evitar interrupciones en la operacin del sistema de cmputo. La Norma Tcnica de Control Interno para Sistemas Computarizados N 500-05 Seguridad de Programas, de Datos y Equipos de Computo, en su comentario N 04 precisa que, Corresponde a la Oficina de Informtica en coordinacin con la administracin de la entidad establecer los mecanismos de seguridad de los programas y datos del sistema, que permitan asegurar la integridad, exactitud y acceso a las informaciones que se procesan internamente Asimismo en el comentario N 05 expresa Corresponde al rea de Informtica elaborar, mantener y actualizar el Plan de Contingencias, a fin de asegurar el funcionamiento de los sistemas de Informacin que requiere la entidad para el desarrollo de sus actividades Esta situacin se debe a que el Jefe de la Oficina de Informtica y Estadstica no ha previsto alternativas de simulacin ante estos posibles daos por desastres naturales y/o medidas de contingencias. Consecuentemente de producirse una contingencia como un robo, incendio, inundacin, terremoto, etc. al no estar preparados la Entidad esta en riesgo de perdidas de Informacin, daos de equipo, materiales, posibles accidentes y otros. RECOMENDACIN a. Disponer que el Jefe de la Oficina de Informtica y Estadstica implemente un Plan de Contingencias el cual deber incluir necesariamente un calendario de mantenimiento que especifique como y cuando se harn las pruebas, las responsabilidades de las personas, describiendo a cada responsable de la ejecucin de cada etapa del plan. Identificar posibles proveedores que permitan poner operativo el servicio de procesamiento de datos en las reas crticas de la entidad, asimismo de la implementacin de Reportes Estadsticos y Gerenciales que permitan el desarrollo tecnolgico y finalmente que los Backups de la informacin procesada deben ser resguardados en forma adecuada.

b.

12

7.

INFRAESTRUCTURA Y OBRAS DOCUMENTACIN FALTANTE EN EXPEDIENTES DE OBRAS EJECUTADAS EN El PERIODO 2005 PENDIENTES DE REGULARIZACIN. Como resultado del examen Tcnico Operativo de las Obras ejecutadas por la Gerencia de Infraestructura en el periodo de Gestin 2005, ejecutado por el Auditor Especialista, se ha determinado que algunos expedientes no contienen la documentacin completa que sustente el trabajo realizado en los casos que a continuacin se indican:

DOCUMENTOS FALTANTES Y OMISIONES DETERMINADAS OBRA: ASFALTO DEL JR. AMAZONAS CUADRAS 4, 5 y 6 BANDA DE SHILACAYO Manifiesto de Gastos incompleto. Planos de Replanteo de Obra inexistentes. Resolucin Final de Liquidacin de Obra. Falta foliar todo el Expediente Tcnico de Liquidacin de Obra. Falta firmar el manifiesto de gastos financiados, con los Aportes de la MPSM por parte del Gerente de Infraestructura y Obras y dems funcionarios. Cuaderno de Obra No Firmada por el Inspector y/o Supervisor de la Obra.

OBRA: CONSTRUCCION DE VEREDAS DEL JR. LAS PALMERAS C-3 BANDA DE SHILCAYO Acta de Compromiso de Mantenimiento de Obra. Rendicin de Manifiesto de Gastos. Planos de Replanteo de Obra. Resolucin Final de Liquidacin de Obra. Falta foliar todo el Expediente Tcnico de Liquidacin de Obras. Falta formar el manifiesto de gastos financiados, con los Aportes de la MPSM por parte del Gerente de Infraestructura y Obras.

OBRA: ASFALTADO DEL JR. SANTA INES C-2 TARAPOTO Manifiesto de Gastos incompletos. Planos de Replanteo de Obra. Resolucin Final de Liquidacin de Obra Falta foliar todo el Expediente Tcnico de Liquidacin de Obras.

13

Falta firmar de gastos financiados, con los Aportes de la MPSM por parte del Gerente de Infraestructura y Obras. Cuaderno de Obras sin firma de Inspector y/o Supervisor de Obra.

De conformidad con las Normas Tcnicas de Control Interno para el Sector Pblico en la parte pertinente al rea de Obras Pblicas la Norma Tcnica N 600.01 del Expediente Tcnico comprende: Bases de la Licitacin, Memoria Descriptiva, Planos, Especificaciones Tcnicas Metrados Precios Unitarios y Presupuesto entre otros.

RECOMENDACION La Gerencia de Infraestructura deber disponer se complete los documentos faltantes y la subsanacin de las omisiones en los expedientes de las tres (3) Obras descritas precedentemente, como funcin inherente a su cargo

FIN

14