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MANUAL DE ORGANIZACIN DE LA EMPRESA AGUA LA RA

002

INTRODUCCIN.

El presente manual tiene como fin

determinar la estructura de la

organizacin, la distribucin de funciones y los principios estratgicos que tiene. La organizacin es una funcin pre-ejecutiva en la cual por medio de esta no se logran materialmente los objetivos de cualquier negocio o empresa, sino que pone en orden los esfuerzos y formula la estructura adecuada y la posicin relativa de las actividades que se habrn de desarrollar. La organizacin relaciona entre s las actividades necesarias y dispone quien deber desempearlas. Hoy en da la situacin econmica de nuestro estado crea la necesidad de un cambio de actitud y mentalidad para fomentar nuevas formas de crecimiento. Una de ellas es el establecimiento de nuevas empresas que contribuyan al cambio y transformacin de la economa. Hoy en da la administracin y en especial la organizacin es una herramienta muy valiosa para poder llevar un adecuado funcionamiento de un determinado organismo. Aunque esta empresa es de tamao pequeo y poco formal, con el presente manual se pretende establecer las diversas reas, funciones y relacin con los dems departamentos. Esperemos que este manual cumpla con su principal objetivo para poder llevar una adecuada organizacin que nos permita trabajar con la mejor eficiencia y eficacia posible.

Vi/2003.

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ANTECEDENTES

HISTRICOS.

La empresa se fund en 1998 pon iniciativa del C.P. Carlos Slim Gonzlez, como persona fsica, en la que inici sus operaciones el da 1 de Enero de 1998 con el objeto de efectuar la instalacin de una planta industrial para el tratamiento y purificacin del agua para consumo humano, restando minerales y posibles contaminantes como el plomo, sodio, cloro, qumicos y deshechos de hidrocarburos, a base de filtros de arena, carbn activado, osmosis inversa con agentes antibacterianos y ozonizacin en el envasado de la misma, resaltado de estos procesos aguas altamente purificadas con una excelente calidad. El Sr. Carlos Slim Gonzlez estudi la carrera de contador pblico en la Universidad Autnoma de Campeche. Se ha desempeado laboralmente como auditor de una importante empresa embotelladora y posteriormente como gerente de de Seguros Comercial Amrica de Campeche. Debido a su pronto jubilacin decide invertir su capital y es como surge la empresa Agua la Ra. Esta empresa es relativamente joven y actualmente sigue en manos de su fundador. El C.P. Carlos Slim Gonzlez es el representante legal y responsable ante los clientes, proveedores y cualquier institucin o instancia que tenga relacin con la cadena productiva. La empresa Agua Purificada La Ra ha crecido significativa desde su creacin en 1998 a la fecha. Al inicia exista una produccin de 250 garrafones diarios de 20 litros, actualmente se producen cerca de 600 garrafones diarios, es decir 12, 000 litros diarios. Con todos estos antecedentes se espera que la empresa pueda seguir desarrollndose en el medio y pronto, con las buenas utilidades netas que obtienen

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se podr ampliar su cobertura en el mercado con la creacin de una sucursal y as poder dominar la regin.

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100
DIRECCIN GENERAL

200
Direccin de produccin

300
Direccin de mercadotecnia

400
Direccin de Recursos Humanos

500
Direccin de Finanzas

310
Departamento de ventas

320
Departamento de mercado

410
Departamento de nmina

420
Departamento de personal y capacitacin

510
Departamento Contable

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005

100 DIRECCIN GENERAL

.1 CARTA DE ORGANIZACIN

DIRECCIN GENERAL

Direccin de produccin

Direccin de Mercadotecnia

Direccin de Recursos Humanos

Direccin de Finanzas

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100.1

100 DIRECCIN GENERAL


.2 FUNCIONES

o Mantener el correcto funcionamiento de los sistemas y de la empresa en general. o Representar jurdica y legalmente a la empresa ante terceros. o Dirigir y controlar las funciones administrativas de la empresa. o Supervisar el correcto y oportuno cumplimiento de las funciones del

personal analizando la eficiencia del desempeo del trabajo. o Autorizar las compras. o Autorizar todo cheque expedido. o Atender y promover nuevos clientes y rutas de ventas.
o Realizar estrategias para el cumplimiento de las metas. o Analizar los informes de las reas. o Coordinar la programacin de actividades.

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100.2

100 DIRECCIN GENERAL.

.3 DESCIPCIN DE PUESTOS. Integracin de puestos 1 Director general 1 Secretaria Puestos Subordinados Direccin de Produccin Direccin de Mercadotecnia Direccin de Recursos Humanos Direccin de Finanzas
Relaciones internas: Relaciones constantes con todas las reas. Relaciones externas. Con el Sistema de Administracin Tributaria (SAT), Banco Santander Mexicano, Proveedores, Clientes, Acreedores diversos.

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100.3

200 DIRECCIN DE PRODUCCIN.


.2 FUNCIONES

o Mantener un buen nivel de inventarios y una adecuada rotacin del mismo. o Verificar la produccin diaria del producto para la confirmacin de pedidos y ventas. o Supervisar todo el proceso de produccin del agua purificada y reporta al gerente general cualquier problema o necesidad que surga. o Vigilar a diario la temperatura de los tanques de agua, la seccin se lleva a cabo el lavado de los garrafones, el filtro de carbn utilizado, la osmosis inversa y la calidad del producto que este saliendo al momento. o Vigilar la higiene de toda el rea, as como el contar con el equipo y las herramientas necesarias para el trabajo. o Vigilar que el personal del rea de produccin realice eficazmente sus labores y despache adecuadamente el producto. o Formular y desarrollar los mtodos ms adecuados para la elaboracin del producto o Hacer informes sobre los avances del proceso de produccin. o Coordinar la mano de obra, los materiales, herramientas y las instalaciones para mejorar en lo mejor posible la produccin.

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200.2

200 DIRECCIN DE PRODUCCIN.


.3 DESCRIPCIN DE PUESTOS. Jefe inmediato: Director general. Integracin de puestos:

1 - Director de produccin 1 - Encargado de produccin 2 - Auxiliar de produccin 1 - Almacenista 1 - Vigilante


Relaciones Internas: Departamento de contabilidad. Departamento de ventas. Departamento de mercado. Relaciones externas: Proveedores, Acreedores diversos, Clientes.

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200.3

300 DIRECCIN DE MERCADOTECNIA.

.1 CARTA DE ORGANIZACIN.

300 Direccin de mercadotecnia

310 Departamento de ventas

320 Departamento de mercado

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300.1

300 DIRECCIN DE MERCADOTECNIA.

.2 FUNCIONES

o Reunir todos los factores y hechos que influyen en el mercado. o Planear y desarrollar nuevas formas de venta del producto. o Promover las ventas en todos los lugares de la regin o Fijar el precio deseado de las distintas presentaciones. o Vigilar que el producto se encuentre en todas las tiendas en el momento deseado. o Sastifacer la demanda de los consumidores. o Tener un STOCK elevado para cumplir con dicha demanda.

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300.2

300 DIRECCIN DE MERCADOTECNIA.

.3 DESCRIPCIN DE PUESTOS.

Integracin de Puestos 1 - Jefe de mercadotecnia Jefe inmediato. Direccin General. Puestos Subordinados Departamento de Ventas Departamento de Mercado Relaciones Internas Departamento de Produccin Departamento de Finanzas Relaciones Externas Clientes Proveedores

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300.3

310 DEPARTAMENTO DE VENTAS


.2 FUNCIONES o Promover las ventas en toda la regin. o Tener un control de las necesidades del consumidor. o Establecer contacto con los distribuidores para sastifacer la demanda del mercado. o Distribuir el producto en el momento necesario o Proporcionar la atencin adecuada a los clientes con un servicio amables, oportuno y honesto. o Verifica la existencia del producto para la confirmacin de pedidos. o Llevar un perfecto control de los pedidos, preparacin y entrega de los mismos. o Supervisar la atencin a los clientes para que estos queden sastifechos con el servicio otorgado. o Supervisar las rutas de ventas en toda la regin. o Informar semanalmente a la direccin de mercadotecnia los resultados de las operaciones realizadas.

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310.2

310 DEPARTAMENTO DE VENTAS


.3 DESCRIPCIN DE PUESTOS. Integracin de Puestos 1 - Jefe de ventas 2 - Repartidor Jefe inmediato. Direccin General. Relaciones Internas Departamento Mercado Direccin de mercadotecnia Relaciones Externas Clientes Proveedores Bancos

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310.3

320 DEPARTAMENTO DE MERCADO


.2 FUNCIONES

Analizar las preferencias de los consumidores para sastifacer la demanda. Realiza la coordinacin eficiente de la ruta de los vendedores. Realizar estudios de mercado sobre nuevas maneras de ofrecer el producto y las necesidades de los consumidores. Promover el producto en el mercado con constantes campaas publicitarias. Crear el slogan, logotipo y topo tipo de promociones para inducir al consumidor a comprar nuestros productos.

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320.2

320 DEPARTAMENTO DE MERCADO


.3 DESCRIPCIN DE PUESTOS. Integracin de Puestos 1 - Jefe de publicidad Jefe inmediato. Direccin de mercadotecnia Relaciones Internas Departamento Mercado Direccin de mercadotecnia Direccin de finanzas Relaciones Externas Clientes Proveedores Direccin general

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320.3

400 DIRECCIN DE RECURSOS HUMANOS


.1 CARTA DE ORGANIZACIN

Direccin de Recursos Humanos

Departamento de Nmina

Departamento de Personal y Capacitacin

VI

400.1

DIRECCIN DE RECURSOS HUMANOS


.2 FUNCIONES
o Fomentar una relacin de cooperacin entre directivos y trabajadores para evitar enfrentamientos derivados por una relacin jerrquica tradicional. o Fomentar la participacin activa entre todos los trabajadores, para que se comprometan con los objetivos a largo plazo de la empresa. o Establecer el monto del salario mediante el proceso de negociacin entre la empresa y los sindicatos de trabajadores.

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400.2

DIRECCIN DE RECURSOS HUMANOS


.3 DESCRIPCIN DE PUESTOS
Integracin de Puestos 1 Director de Recursos Humanos 1 Secretaria Puestos Subordinados Departamento de Nmina Departamento de Personal y Capacitacin Relaciones Internas Departamento de Ventas Departamento de Contabilidad Relaciones Externas Clientes Proveedores

VI/2003

400.3

DEPARTAMENTO DE NMINA
.2 FUNCIONES

o Analizar las listas de asistencias para llevar el control de los empleados. o Verificar las faltas, si estn justificadas, investigar si estas cumplen de acuerdo con las polticas de la empresa. o Elaborar nmina. o Pagar salarios, comisiones, gratificaciones, reparto de utilidades.

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410.2

DEPARTAMENTO DE NMINA
.3 DESCRIPCIN DE PUESTOS
Integracin de Puestos 1 Jefe de Departamento 2 Auxiliar Administrativo Relaciones Internas Departamento de Contabilidad Departamento de Finanzas Relaciones Externas Banco La Ardilla Feliz

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410.3

DEPARTAMENTO DE PERSONAL Y CAPACITACIN


.2 FUNCIONES

o Proporcionar formacin profesional a los trabajadores o Vincular la poltica de contratacin a otros aspectos de la empresa como la produccin, mercado, ventas. o Impartir seminarios de actualizacin para que los trabajadores estn al da en cuanto al manejo de los recursos de la empresa.

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420.2

DEPARTAMENTO DE PERSONAL Y CAPACITACIN


.3 Descripcin de Puestos

Integracin de Puestos 1 Jefe de Departamento 1 Secretaria Relaciones Internas Todas las reas Relaciones Externas Personas solicitantes de empleo

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420.3

DIRECCIN DE FINANZAS
.1 CARTA DE ORGANIZACIN.

Direccin de Finanzas

Departamento de Contabilidad

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500.1

DIRECCIN DE FINANZAS
.2 FUNCIONES
o Realizar la compra-venta de activos financieros de la empresa, como ttulos de valores, bonos, acciones. o Pagar los prstamos otorgados por instituciones financieras. o Realizar las transacciones entre la empresa y sus prestamistas. o Pagar los impuestos, cuotas, todo gasto que tenga hacer la empresa.

VI/2003

500.2

DIRECCIN DE FINANZAS
.3 DESCRIPCIN DE PUESTOS
Integracin de Puestos 1 Director de Finanzas Puestos Subordinados Departamento de Contabilidad Relaciones Internas Departamento de Ventas Departamento de Nmina Departamento de Mercado Relaciones Externas Proveedores Banco La Ardilla Feliz

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500.3

DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD
.2 FUNCIONES
o Mantener el correcto funcionamiento de los sistemas y procedimientos contables de la empresa. o Formular estados financieros. o Investigar y dar solucin a los problemas referentes a la falta de informacin para el registro contable. o Preparar y ordenar la informacin financiera y estadstica para la toma de decisiones de las autoridades superiores. o Identificar y analizar los ingresos, egresos y gastos de operacin de la empresa e informar peridicamente al Director General.

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410.2

Departamento de Contabilidad
3 Descripcin de Puestos
Integracin de Puestos 1 Jefe de Departamento 1 Auxiliar Administrativo Relaciones Internas Departamento de Nmina Departamento de Ventas Relaciones Externas Secretara de Hacienda y Crdito Pblico Banco La Ardilla Feliz

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510.3

001

INDICE.

Introduccin. 002 Directorio 003 Antecedentes histricos.. 004 Organigrama. 005 Direccin general . 100 . 1 Carta de organizacin .2 Funciones .3 Descripcin de puestos Direccin de produccin .. 200 .2 Funciones .3 Descripcin de puestos Direccin de mercadotecnia... 300 .1 Carta de organizacin .2 Funciones .3 Descripcin de puestos Departamento de ventas .. 310 .2 Funciones .3 Descripcin de puestos Departamento de mercado. 320 .2 Funciones .3 Descripcin de puestos Direccin de recursos humanos .1 Carta de organizacin .2 Funciones .3 Descripcin de puestos Departamento de nmina .. 410 400

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001

.2 Funciones .3 Descripcin de puestos Departamento de personal y capacitacin 420 .2 Funciones .3 Descripcin de puestos Direccin de finanzas. 500 .1 Carta de organizacin .2 Funciones .3 Descripcin de puestos Departamento de contabilidad . 510 .2 Funciones .3 Descripcin de puestos

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