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MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE CARABAYLLO

GERENCIA DE DESARROLLO ECONMICO LOCAL

Proyecto Municipal Fortalecimiento de Capacidades Tcnicas y de Emprendimiento de Mujeres y Personas con Discapacidad del Distrito de Carabayllo-Lima- Lima

MANUAL DE CONTABILIDAD Y COSTOS

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NDICE
PRESENTACIN ............................................................................................5 PRLOGO.......................................................................................................6 INTRODUCCIN...........................................................................................8 I. LA CONTABILIDAD...................................................................................9 1.1. NACIMIENTO Y EVOLUCIN DE LA CONTABILIDAD ......................9 1.2. FACTORES INTERNOS Y EXTERNOS QUE INCIDEN EN LA EMPRESA ....................................................................................................10 1.2.1. Aspectos legales...........................................................................................10 1.2.2. Aspectos Organizativos y de Gestin .......................................................10 1.2.3. Aspectos de Comercializacin ..................................................................10 1.2.4. Aspectos de Contabilidad y Costos ..........................................................10 1.3. CONCEPTOS GENERALES SOBRE EMPRESA, PYMES Y MYPES ...11 1.3.1. Concepto de empresa .................................................................................11 1.3.2. Micro y Pequea Empresa .........................................................................11 1.3.3. Micro Empresa ............................................................................................11 1.3.4. Pequea Empresa ........................................................................................11 II. DEFINICIN DE CONTABILIDAD .........................................................12 2.1. EVOLUCIN DE LA CONTABILIDAD ......................................................12 2.2. CONCEPTO DE CONTABILIDAD ..............................................................12 2.3. LA CONTABILIDAD COMO SISTEMA DE INFORMACIN ...............12 2.4. CONTABILIDAD, BASE DE DATOS Y FUENTE LEGAL ........................13 2.5. OBJETIVOS QUE CUMPLE LA CONTABILIDAD ...................................14 2.6. LOS FINES DE LA CONTABILIDAD ...........................................................15 2.7. LA CONTABILIDAD COMO BASE DE CONTROL Y EVALUACIN..........................................................................................................16 III. CLASIFICACIN DE LA CONTABILIDAD ..........................................16 3.1. LA CONTABILIDAD, SU CLASIFICACIN .................................................17 3.1.1. Contabilidad Publica .................................................................................17 3.1.2. Contabilidad Privada..................................................................................17

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3.2. CONTABILIDAD POR SECTORES PRODUCTIVOS ..............................17 3.2.1. Contabilidad Comercial ................................................................................17 3.2.2. Contabilidad Industrial o de Costos ........................................................17 3.2.3. Contabilidad de Servicios ..........................................................................18 3.3. CONTABILIDAD POR SUJETO....................................................................19 3.3.1. Contabilidad Individual .............................................................................19 3.3.2. Contabilidad Colectiva...............................................................................19 3.3.3. Contabilidad de Sociedad ..........................................................................19 3.4. CONTABILIDAD COMPUTARIZADA ....................................................19 IV. REGISTROS Y LIBROS CONTABLES .....................................................19 4.1. DEFINICION DE LIBROS DE CONTABILIDAD ......................................20 4.2. FINALIDAD DE LOS LIBROS DE CONTABILIDAD................................20 4.3. REQUISITOS QUE DEBEN CUMPLIR LOS LIBROS DE CONTABILIDAD ....................................................................................................21 V. CLASES DE LIBROS DE CONTABILIDAD ..............................................21 5.1. LIBROS PRINCIPALES ..................................................................................21 5.1.1. Libro Diario ................................................................................................22 5.1.2. Libro Mayor ................................................................................................22 5.1.3. Libro de Inventarios y Balances ................................................................22 5.2. LIBROS AUXILIARES ....................................................................................22 5.3. REGISTRO DE VENTAS ................................................................................23 5.4. REGISTRO DE COMPRAS ............................................................................24 5.4. LIBRO CAJA- BANCOS .................................................................................25 5.5. LIBRO AUXILIAR DE BANCOS ..................................................................26 VI. PLANILLA ELECTRONICA ....................................................................27 6.1. BREVE ANTECEDENTE DE LAS PLANILLAS DE SUELDOS ...............27 6.2. PLANILLA ELECTRONICA ..........................................................................28 VII. INFORMACION FINANCIERA BSICA ..............................................30 7.1. DEFINICION DE ESTADOS FINANCIEROS ............................................30 7.2. BALANCE GENERAL ....................................................................................30 7.2.1. Activo ...........................................................................................................30 7.2.2. Pasivo ............................................................................................................31 7.2.3. Patrimonio ...................................................................................................31 7.2.4. Estado de Ganancias y Prdidas................................................................32
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VIII. COSTOS .................................................................................................34 8.1. DEFINICIN DE COSTOS ...........................................................................35 8.2. FINALIDAD DE LOS COSTOS .....................................................................35 8.3. IMPORTANCIA DE LOS COSTOS ........................................................................... 36 8.4. TIPOS DE COSTOS POR SECTOR PRODUCTIVO ............................................ 37 8.4.1. Costos Industriales o Productivas ........................................................................ 37 8.4.2. Costos Comerciales ................................................................................................. 39 8.4.3. Costos de Servicios .................................................................................................. 39 IX. ELEMENTOS DEL COSTO INDUSTRIAL ........................................................40 9.1. MATERIAS PRIMAS Y AUXILIARES ...................................................................... 40 9.2. MATERIALES AUXILIARES ...................................................................................... 41 9.3. MANO DE OBRA.......................................................................................................... 41 9.4. GASTOS DE FABRICACIN .................................................................................... 41 X. CLASIFICACIN DE LOS COSTOS....................................................................42 10.1. COSTOS FIJOS............................................................................................................. 42 10.2. COSTOS DIRECTOS ................................................................................................. 42 XI. REGISTRO Y CONTROL DE COSTOS..............................................................43 11.1. REGISTRO PERMANENTE EN UNIDADES (vincard) .................................... 43 11.2. INVENTARIO PERMANENTE VALORIZADO (Kardex)................................ 44 11.3. IMPORTANCIA DEL CONTROL DE MATERIAS PRIMAS Y MATERIALES AUXILIARES.......................................................................................................................... 45 XII. EL IGV NO FORMA PARTE DEL COSTO .......................................................46 XIII. MINIMIZAR LOS COSTOS .............................................................................48 ANEXO 1: LIBRO DIARIO ................................................................................................. 49 ANEXO 2: LIBRO MAYOR................................................................................................. 50 ANEXO 3: INVENTARIO Y BALANCES ....................................................................... 51 ANEXO 4: INVENTARIO Y BALANCES ....................................................................... 52 ANEXO 5: REGISTRO DE COMPRAS ........................................................................... 53 ANEXO 6: CAJA Y BANCO DETALLE .......................................................................... 55

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PRESENTACIN
Desde que iniciamos nuestra gestin municipal el ao 2010, hemos sealado la necesidad de dotarle a hombres y mujeres del distrito de Carabayllo, herramientas para que fortalezcan sus propias capacidades emprendedoras, en un mercado tan competitivo y muchas veces desigual. Es en este sentido, que el Proyecto Municipal Fortalecimiento de Capacidades Tcnicas y de Emprendimiento de Mujeres y Personas con Discapacidad surgido del Presupuesto Participativo 2011, busca generar oportunidades laborales para que las mujeres y las personas con discapacidad mejoren su calidad de vida. El presente Manual de Contabilidad forma parte de un paquete pedaggico empresarial junto a otros tres manuales: Manual de Organizacin y Gestin, Manual de Asuntos Legales y Tributarios, y Manual de Comercializacin, que han sido diseados de manera sencilla para el uso incluso del entorno familiar y comunal del beneficiario, facilitando as la expansin de sus efectos e inclusin laboral con nfasis en la promocin de polticas locales de igualdad de oportunidades y equidad de gnero. Considero que esta publicacin municipal ser de gran ayuda para toda aquella persona dispuesta a superar sus niveles de pobreza y desempleo. Carabayllo requiere del desarrollo humano de su gente para poder ser una ciudad inclusiva y futuro real de nuestros hijos. CPC. Rafael lvarez Espinoza Alcalde

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PRLOGO
Mucho se ha escrito sobre Organizacin y Gerencia. Teora y prctica. Bibliotecas enteras. Pero hasta donde s, este manual es parte de un primer intento de perennizar lo compartido desde la Corporacin Edil de Carabayllo a los miles de vecinos emprendedores del distrito. En la cotidianeidad de nuestros actos, es permanente la interaccin que ejercemos con las organizaciones, el desempeo de la sociedad depende cada vez ms de stas. Las mismas abarcan aspectos como educacin, salud, seguridad, proteccin del medio ambiente y la actividad econmica. En ste ltimo punto es donde encontramos ese gran nmero de organizaciones llamadas empresas con las cuales nos contactamos de distintas maneras (por pertenecer a ellas, por proveerles algn bien o servicio o por el consumo de bienes y servicios que ellas nos ofrecen). A lo largo de los trece captulos que integran este manual se aborda, de una forma eminentemente equilibrada, tanto desde el punto de vista intensivo, como extensivo, el inventario de materias que a la fecha de hoy puede contener un manual til de contabilidad financiera, tambin denominada, como es sabido, contabilidad externa, o simplemente contabilidad general, esto es, la relativa a las operaciones y la informacin que trascienden al exterior o entorno de la empresa, entorno este cada vez ms amplio, exigente y entendido en cuanto a la informacin contable que demanda de las unidades empresariales. Los tipos de contabilidad, los diversos registros y libros contables, la informacin financiera bsica que toda persona emprendedora debe de saber interpretar mnimamente, los costos y los costos para la toma de decisiones. El concepto de Contabilidad Gerencial como sistema de informacin ha desplazado al arcaico concepto de la contabilidad como mero registro y memoria de datos histricos, los objetivos de la contabilidad gerencial como contabilidad orientada a la toma de decisiones, o sea hacia adentro de la empresa no quita la validez sino que coexisten con los clsicos objetivos de la contabilidad patrimonial (que son los de informar hacia fuera de la empresa). La empresa moderna requiere una contabilidad moderna, entonces debemos preguntarnos cules son las caractersticas que debe tener la contabilidad para cumplir eficazmente su funcin de sistema de informacin de la empresa: Funcional: Informacin oportuna y eficaz para que la direccin tome decisiones. Estratgica: Debe contemplar todas las acciones que se podran tomar.

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Anticipada: Causal: Analtica: Selectiva:

Anticiparse a los hechos, preverlos, estimarlos. Debe ir a las causas y no slo a los efectos. Detalles especficos de cada funcin, sector y producto. Referida a datos relevantes y seleccionados.

Comparativa: Debe comparar lo previsto con lo realizado.

Continua, Adaptativa Hay diferencia entre el Sistema de Informacin y las Tecnologas de Informacin, los contadores somos responsables del Sistema de Informacin, no de su implementacin (no siempre) o programacin. Nos interesa conceptos de Sistema de Informacin, no las Tecnologas de Informacin. La contabilidad puede y debe ser considerada como la base de datos empresarial, que recogiendo y registrando los datos tiles para la empresa, tanto internos como externos (perspectiva situacional), del pasado, del presente y proyecciones al futuro (perspectiva temporal), de la situacin y movimientos patrimoniales, econmicos y financieros de la organizacin (perspectiva operacional), los procese, emita y ponga a disposicin de quien deba utilizarla (la direccin superior), la informacin que le permita llevar a cabo eficazmente su gestin. Finalmente debo incidir, en que la informacin forma parte de un recurso que satisface necesidades derivadas de la asuncin y cumplimiento de responsabilidades, responsabilidades que cada usuario de la informacin en cada uno de los niveles de la gestin debe asumir acorde a su formacin, capacitacin, jerarqua y sobre todo compenetracin con la cultura organizacional de la empresa que le da la oportunidad de desempearse laboralmente. No me queda sino felicitar sta iniciativa del Gobierno Local de Carabayllo. Les agradezco por su gentileza de invitarme a prologar ste esfuerzo editorial de la que tanto aprenderemos todos y os insto a seguir obsequindonos con tan buenas iniciativas de compartir conocimientos y generar capacidades a nuestros vecinos de Carabayllo y con ello a generar crecimiento de nuestro Per desde nuestra cuatricentenaria patria chica, nuestro histrico y ecolgico distrito de Carabayllo, cuna y gnesis de Lima Norte. CPC Claudio Ivn Zegarra Arellano Catedrtico universitario Ponente en Gerencia Pblica y Cursos de Gestin y Negocios
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INTRODUCCIN
El Manual sobre Contabilidad y Costos esta dirigido a los Emprendedores de las PYMES, y tiene como objetivo constituirse en una herramienta bsica que coadyuve a un adecuada administracin de su negocio. La Municipalidad Distrital de Carabayllo, contribuye con el sector de las PYMES, elaborando y difundiendo el presente manual, con el propsito de ser una gua orientadora, en el aspecto contable y costos. El Manual se encuentra diseado en forma sencilla para que sea una herramienta til cotidianamente, donde se encuentre pautas claras a seguir en la determinacin de sus costos de productos o servicios, as como los documentos administrativos que se constituirn en documentos fuentes para el registro y procesamiento contable. Cuyo producto final sern la emisin de estados financieros con el cual podr evaluar la gestin que viene realizando cada emprendedor en sus respectivos negocios. Consideramos como Municipio que las PYMES, son parte importante del desarrollo econmico del pas, por esta razn hacemos lo posible por proporcionarles herramientas tiles en la gestin sus negocios.

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I. LA CONTABILIDAD
1.1. NACIMIENTO Y EVOLUCIN DE LA CONTABILIDAD La Contabilidad, nace y evoluciona con el desarrollo del hombre en sus diferentes pocas de la historia universal, ya que los grupos humanos debieron relacionarse con conjunto de personas dentro de una sociedad econmica y por consiguiente con la necesidad de cuantificar sus utensilios, animales y otras propiedades, cuyos vestigios mas antiguos han sido encontrados 6,000 aos antes de cristo, en Mesopotania, Egipto, Grecia y Roma donde se han encontrado tipos de registros donde anotaban las operaciones evidencindose la valoracin de las operaciones comerciales con monedas. Con el transcurrir de la historia, el hombre inventa signos para representar cantidades que son los nmeros con los cuales se puedan registrar operaciones, all es donde surge la necesidad de conocer a cuanto asciende sus ingresos y egresos y que importe tiene como utilidad. Estas necesidades fueron creciendo con el transcurrir del tiempo, la misma que fue evolucionando en cada una las pocas de la historia universal, por lo que tambin se fueron creando signos, mtodos, procedimientos y registros con la finalidad de elaborar cuentas para ordenar los negocios y que estos cuenten con una informacin, histrica, veraz y responsable que le permita conocer resultados de la gestin realizada en un determinado periodo, y que a su vez esta informacin constituya herramienta bsica para la toma de decisiones en la marcha de la empresa. Los registros contables son fuente documentaria de los estados financieros, cuyos informes deben ser utilizados como una herramienta administrativa bsica e importante que permite al gestor de una empresa conocer la situacin econmica y los resultados obtenidos en un determinado perodo de tiempo.
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1.2. FACTORES INTERNOS Y EXTERNOS QUE INCIDEN EN LA EMPRESA El gestor que administra y dirige una empresa, debe tener en consideracin que existen factores externos a la empresa, que tienen mucha influencia en su desarrollo y estabilidad econmica, estos factores estn referidos a las polticas generales de orden social y econmicas adoptadas por del Gobierno Central, Gobierno Regional y Gobierno Local. Sin embargo el gestor y administrador de una empresa necesita reconocer y analizar los factores internos directos que afecta a la empresa en marcha, los cuales podemos clasificar en los siguientes aspectos: 1.2.1. ASPECTOS LEGALES. Esta referido al primer paso que debe dar el emprendedor o gestor de negocio, es la primera decisin que toma y esta relacionada con la constitucin y forma organizativa que adoptara la empresa que va ha dirigir, es el punto que dar inicio para su existencia fsica legal. 1.2.2. ASPECTOS ORGANIZATIVOS Y DE GESTIN Este aspecto comprende el ordenamiento que debe realizar su administracin para racionalizar sus recursos econmicos y potencial humano, en las diferentes reas operativas de su empresa, para lograr un desempeo con eficiencia y eficacia. 1.2.3. ASPECTOS DE COMERCIALIZACIN Este punto comprende las estrategias y las diversas polticas comerciales, que deben ser tomadas en cuenta por el emprendedor y gestor de empresas, para colocar su producto en el mercado aprecios competitivos. 1.2.4. ASPECTOS DE CONTABILIDAD Y COSTOS Es uno de los aspectos principales que debe conocer todo emprendedor o gestor de empresas, ya que la contabilidad le proporcionara un instrumento de gestin valioso e indispensable que le permite conocer a travs de los estados financieros bsicos, y en forma permanente, la situacin financiera, econmica y administrativa de la Empresa.

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1.3. CONCEPTO GENERALES SOBRE EMPRESA, PYMES Y MYPES 1.3.1. CONCEPTO DE EMPRESA La Empresa es una unidad econmica generadora de rentas de tercera categora, tiene un fin de lucro. 1.3.2. MICRO Y PEQUEA EMPRESA Unidad econmica definida por la Ley MYPE ,constituida por una persona natural o jurdica, bajo cualquier forma de organizacin o gestin empresarial contemplada en la legislacin vigente, que tiene por objeto desarrollar actividades de extraccin, transformacin, produccin.,comercializacin de bienes o prestacin de servicios. Base legal: TUO de la ley MYPE-Decreto Supremo N 007-2008-TR publicado el 30-09-08 1.3.3. MICRO EMPRESA Unidad econmica que comprende contar de uno (1) hasta ( 10 ) trabajadores inclusive, y ventas anuales hasta el monto mximo de 150 unidades impositivas tributarias (150 UIT) Base legal: TUO de la ley MYPE-Decreto Supremo N 007-2008-TR publicado el 30-09-08 1.3.4. PEQUEA EMPRESA Unidad econmica que comprende contar de uno (1) hasta (100) trabajadores inclusive y ventas anuales hasta el monto mximo de 1700 unidades impositivas tributarias (1700 UIT) Base legal: TUO de la ley MYPE-Decreto Supremo N 007-2008-TR publicado el 30-09-08.

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II. DEFINICIN DE CONTABILIDAD


2.1. EVOLUCIN DE LA CONTABILIDAD Como la historia nos demuestra que los grupos humanos desde los inicios de la civilizacin han tenido la preocupacin y necesidad de buscar diferentes medios para registrar, ordenar y tener informaciones cuantitativas de sus cosas, bienes y negocios, hecho que con la evolucin del hombre en el tiempo se ha ido perfeccionando hasta constituir la CONTABILIDAD, la misma que en la actualidad es un instrumento de gestin muy importante que le permite al gestor de empresas conocer su situacin econmica y financiera en un determinado perodo. 2.2. CONCEPTO DE CONTABILIDAD Con la finalidad que este concepto sea fcilmente comprendido por todos los gestores o conductores de las PYMES, diremos que: Contabilidad es la ciencia que proporciona a una Empresa informacin financiera y econmica expresada en trminos monetarios, como resultado de los registros de todas las operaciones que realiza en su actividad cotidiana, dentro de un periodo de tiempo. La contabilidad es una ciencia aplicada de carcter social y de naturaleza econmica que proporciona informacin financiera, la cual expresa en forma clara la situacin econmica de una empresa en un determinado periodo de tiempo. 2.3. LA CONTABILIDAD COMO SISTEMA DE INFORMACIN La Contabilidad es un sistema de informacin que se encarga de ordenar, clasificar, codificar y registrar todas las transacciones econmicas que realiza una empresa, todo ello expresados en una unidad monetaria. Todas las operaciones administrativas, financiera y productivas procesadas a travs de la contabilidad, permite obtener diversos, entre los cuales los principales

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son los denominados estados financieros, los mismos que pueden ser sometidos a ser analizados e interpretados por los especialistas. Los estados financieros e constituyen en un instrumento administrativo importante para un gestor de una empresa porque le permitir a conocer su situacin econmica y financiera y tomar decisiones oportunas. La contabilidad como sistema, proporciona informacin de una fuente legal y confiable, proporciona informacin del pasado, presente y futuro por eso se dice que: La informacin contable del pasado, sirve como base de datos, que conserva en forma histrica los hechos ocurridos, asimismo esta informacin le permitir efectuar comparaciones para determinar las causas de sus variaciones. La Informacin contable del presente, indica la calidad y la direccin del desarrollo de los acontecimientos a la fecha, le permite conocer su situacin econmica y financiera a la fecha. La informacin contable del futuro, porque con el conocimiento del pasado y presente permite anticipar hechos del futuro a travs de proyecciones. 2.4. CONTABILIDAD, BASE DE DATOS Y FUENTE LEGAL. La contabilidad constituye la fuente legal que respalda de la informacin financiera que emite para usuarios: Internos: conductores y gestores de PYMES, Accionistas, socios. Externos: proveedores, Clientes, Bancos y el Estado. La Contabilidad es una base de datos al servicio del conductor o gestor de las PYMES, y puede reportar la informacin que requiera, de acuerdo a su necesidad. El Promotor Municipal Empresarial de PYMES debe difundir la utilizacin y gran utilidad en la gestin empresarial de la Contabilidad porque de ella proporciona los estados financieros e informaciones importantes como las que indicamos a continuacin: * * * * * * Da a conocer cunto se ha vendido. Cunto ha costado producir. Cules son los gastos efectuados. Expresa los derechos que tiene. Muestra las obligaciones, asumidas. Indica el patrimonio que posee.
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2.5. OBJETIVOS QUE CUMPLE LA CONTABILIDAD Si bien el objeto principal de la contabilidad es suministrar informacin financiera, la cual refleja el patrimonio de la empresa lo cual permite ejercer un control y tomar decisiones. La contabilidad tambin tiene como objetivos: * Medir recursos Proporciona datos sobre los montos de ventas y gastos que va generando en un determinado periodo. * Reflejar derechos Proporciona informacin, sobre los derechos que tiene la empresa frente a terceros, as como obligaciones asumidas. * Permite conocer la evolucin de los cambios Conserva datos histricos que permite conocer la evolucin de los cambios dados en un determinado periodo de tiempo. * Permite evaluar gestin por periodos. La contabilidad permite expresar la evaluacin de una gestin a nivel de resultados, a travs de sus estados financieros. * Controla las propiedades de la empresa. Permite mantener un control detallado a travs de los inventarios permanentes de activos y existencias.

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2.6. LOS FINES DE LA CONTABILIDAD Es importante que se difundan a los gestores de las PYMES que la Contabilidad adecuadamente llevada le brinda valiosa informacin sobre su empresa y podr tener: Control permanente: De la situacin Financiera y resultados operativos, le permite conocer sus variaciones, dandole la oportunidad de tomar decisiones oportunas.

Informacin estadstica:

Le permite tener datos para el planeamiento de otras futuras operaciones donde pueda buscar mayores ndice de rentabilidad.

Informacin Operativa:

Para uso exclusivo del administrador de las PYMES, pues le proporcionara los costos de produccin, operacin y distribucin, que son asumidas por la empresa en un determinado periodo econmico. Asimismo permite conocer la rentabilidad del negocio. Informacin financiera para terceros:

Permite entregar informacin contable a terceros como son los proveedores, clientes, Bancos etc., Tambin al Estado, a quien anualmente se debe informar mediante una Declaracin Jurada, que se presenta a la SUNAT.

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2.7. LA CONTABILIDAD COMO BASE DE CONTROL Y EVALUACIN El Gestor de las PYMES, debe tomar como parte de la cultura empresarial, el manejo y conocimiento de la Contabilidad, porque si quiere desarrollarse y alcanzar las metas trazadas tendr en la contabilidad un instrumento valioso, que le proporcionara informacin permanente sobre su situacin financiera y econmica. Es rgano visual de sus actividades. Es el termmetro que expresa la situacin econmica real de una empresa. Es uno de los instrumentos de gestin necesarios para la toma de decisiones. La utilidad de la Contabilidad se sustenta en sus finalidades que le permiten: Controlar y evaluar su gestin administrativa, Analizar las desviaciones y sus causas, Tomar las decisiones oportunas.

III. CLASIFICACIN DE LA CONTABILIDAD


3.1. LA CONTABILIDAD, SU CLASIFICACIN Se clasifica en dos sectores:

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3.1.1. CONTABILIDAD PUBLICA Esta referida a la contabilidad de los organismos estatales como son Gobierno Central, Gobierno Regional y Gobierno Local, es decir esta referido a la contabilidad que lleva el Estado en sus diferentes Instancias administrativas y Operativas. Permite tomar decisiones en materia tributaria, presupuestaria, administrativa, econmica y financiera. 3.1.2. CONTABILIDAD PRIVADA Esta referida a la contabilidad, que es llevada por todas las empresas privadas, independiente de su formacin jurdica. Esta contabilidad, clasifica, codifica, registra y analiza todas las operaciones econmicas de las personas jurdicas o personas naturales, y con la informacin financiera que proporciona permite tomar conocimiento y decisiones administrativas, financiero, econmico, legal, laboral o tributarios. La contabilidad privada, a la vez se divide en: Contabilidad por sectores productivos Contabilidad por sujeto 3.2. CONTABILIDAD POR SECTORES PRODUCTIVOS 3.2.1. CONTABILIDAD COMERCIAL Tiene por objetivo los registros de operaciones de compra y venta de productos terminados, es decir la comercializacin de mercaderas. 3.2.2. CONTABILIDAD INDUSTRIAL O DE COSTOS Tiene como objetivo el registro de todas las etapas de transformacin de la materia prima, dentro de un proceso de fabricacin, con la finalidad de conocer los resultados de los costos de produccin o los costos de los productos fabricados y luego determinar el precio de venta de mercaderas.

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3.2.3. CONTABILIDAD DE SERVICIOS Tiene por objetivo los registros de operaciones de los gastos que se incurren para la prestacin de un servicio, y su consiguiente utilidad que genera. La contabilidad de Servicios, se ha desarrollado por especialidades, as tenemos: i. Contabilidad bancaria Referido al sector de prestacin de servicios monetarios, que registra todas las operaciones de cuentas de depsitos o retiros de dineros de las cuentas corrientes cuentas de ahorros, depsitos a plazos etc. ii. Contabilidad de Cooperativas Permite controlar las actividades que realiza para satisfacer a sus asociados sin fines de lucro, en el tipo de Cooperativa que se encuentre ubicada ya sea productiva, Transportes, salud, Educacin etc. iii. Contabilidad Hotelera Es la contabilidad que esta relacionada con el turismos, por lo que registra el ingreso y salida de grupos de visitantes nacionales y extranjeros a los diferentes localidades histricas. iv. Contabilidad Restaurantes En este campo, registra todas las operaciones de insumos y ventas proporcionando al emprendedor conocimiento de su rentabilidad. v. Contabilidad de Educativa Esta contabilidad esta referida al registro de las operaciones realizadas por los Institutos, Colegios y Universidades. vi. Contabilidad Agropecuaria Registra todas las operaciones que el agricultor realiza para el cultivo de la tierra o para la ganadera, con la finalidad de obtener los costos de produccin y determinar as los precios de la distribucin o venta; conocer los resultados de las operaciones de comercializacin y crdito.

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3.3. CONTABILIDAD POR SUJETO 3.3.1. CONTABILIDAD INDIVIDUAL Significa cuando la empresa es unipersonal y tiene un solo representante, quien es el beneficiario con las ganancias y responsables por las prdidas que se obtiene. Su organizacin y resultado depende de una sola persona. 3.3.2. CONTABILIDAD COLECTIVA Cuando los propietarios de la empresa se encuentran constituido por varias personas, llamados socios, quienes se benefician con las utilidades y responden por las prdidas. 3.3.3. CONTABILIDAD DE SOCIEDAD Cuando la Empresa lo conforma, ms de dos personas llamados accionistas, quienes se benefician con las utilidades y responden por las prdidas. 3.4. CONTABILIDAD COMPUTARIZADA En la actualidad el desarrollo tecnolgico a permitido que la contabilidad se lleve en forma computarizada, por la ventaja de rapidez del proceso, minimizacin de errores significativos y proporcionar informacin financiera y contable en forma actualizada. La generacin de libros as como el procedimiento de autorizacin es el mismo previsto por la ley.

IV. REGISTROS Y LIBROS CONTABLES


Como se explicara, la Contabilidad registra todas las operaciones econmicas y administrativas que tienen una empresa, estas operaciones deben quedar registradas en los libros de contabilidad. La contabilidad puede llevarse en forma manual o sistematizada a travs de programas contables.
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4.1. DEFINICIN DE LIBROS DE CONTABILIDAD Se denominan Libros de Contabilidad, a aquellos libros con rayados especiales, foliados, empastados y debidamente legalizados, donde se registran en forma ordenada y cronolgica, las distintas operaciones adecuadamente sustentadas, que realizan las PYMES, de acuerdo a normas y principios contables, las leyes laborales, tributarias y otras vigentes que afectan a las PYMES.

4.2. FINALIDAD DE LOS LIBROS DE CONTABILIDAD Los libros de contabilidad se utilizan para los siguientes fines: Cumplir con las leyes: Cumplir con las disposiciones legales dispuestas por el Cdigo de Comercio, el Cdigo Tributario, las normas societarias y dems normas, porque ellas le dan legalidad, para que puedan ejercitar sus derechos, cumplir obligaciones tributarias, laborales y con terceros. Reflejar su real situacin: En los aspectos financieros y econmicos de la empresa dando una seguridad a los acreedores y deudores de la empresa. Registrar y controlar activos: Contabilizando las entradas y salidas de los valores de la empresa, lo que permite resguardar el patrimonio. Registrar como base de datos: Dejar el antecedente escrito de las operaciones realizadas, manteniendo el orden cronolgico de la realizacin de los hechos, constituyendo siempre como una fuente informativa.

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4.3. REQUISITOS QUE DEBEN CUMPLIR LOS LIBROS DE CONTABILIDAD. La Contabilidad, por ser una fuente valiosa de informacin, con validez legal, el registro de los libros contables, deben cumplir ciertos requisitos exigidos por Ley, como son: Legalizacin de Libros. * * Debe hacerse ante Notario Pblico, antes de ser utilizado. La legalizacin consiste en registrar, la denominacin social, el ttulo del libro, nmero de folios, fecha, sello y firma del Notario. Llevan sello notarial en todas sus pginas.

Prohibiciones de acuerdo al Cdigo de Comercio, Cdigo Tributario y Cdigo Penal * * * * * Dejar reglones en blanco. Hacer enmendaduras, raspaduras etc. Mutilar alguna parte del libro. Alterar encuadernacin. Registrar en moneda o idioma extranjero, con excepcin de previa autorizacin.

V. CLASES DE LIBROS DE CONTABILIDAD


En Contabilidad debemos distinguir que los libros contables que se encuentran clasificados en: 5.1. LIBROS PRINCIPALES En estos libros se registran y centralizan todas las transacciones comerciales que realiza una empresa, en forma debidamente clasificada por operaciones y cuentas de los cdigos contables.
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Entre libros principales tenemos los denominados: 5.1.1. LIBRO DIARIO Centraliza las operaciones efectuadas en forma mensual y que se encuentran registradas en los libros auxiliares. El Modelo del formato utilizado para el Libro Diario, corresponde al formato diseado por la SUNAT, FORMATO 5.1: LIBRO DIARIO, cuyo uso es obligatorio a partir de Julio del 2010. Se presenta en el presente Manual como Anexo 01: LIBRO DIARIO. 5.1.2. LIBRO MAYOR Centraliza las operaciones en forma ordenada y de acuerdo al cdigo de cuentas. El Modelo del formato utilizado para el Libro Mayor, corresponde al formato diseado por la SUNAT, denominado FORMATO 6.1: LIBRO MAYOR cuyo uso es obligatorio a partir de Julio del 2010. Se presenta en el presente Manual como Anexo 02: LIBRO MAYOR. 5.1.3. LIBRO DE INVENTARIOS Y BALANCES En el cual se registra el inventario de sus activos, pasivos y patrimonio que posee una empresa en un determinado periodo de tiempo. El Modelo del formato utilizado para el Libro Mayor, corresponde al formato diseado por la SUNAT, denominado FORMATO 3.1 al 3.20: LIBROS DE INVENTARIOS Y BALANCES cuyo uso es obligatorio a partir de Julio del 2010. Se presenta en el presente Manual, solo el modelo de un Formato, como Anexo 3: LIBROS DE INVENTARIOS Y BALANCES. 5.2. LIBROS AUXILIARES Son los libros en los cuales se registran todas las operaciones comerciales en forma individualizada y ordenada cronolgicamente.

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El uso de algunos de estos libros son de obligacin legal, pues ellos sirven de base para verificacin por parte de las Entidades Supervisoras del Estado como son SUNAT, Ministerio de Trabajo etc. Entre los libros denominados auxiliares, tenemos: - Registro de Ventas - Registro de Compras - Libro de Planillas de Sueldos y Salarios - Registro Auxiliar de Bancos. El manejo y administracin de estos registros auxiliares debe ser de pleno conocimiento de los emprendedores de las pequeas empresas, para evitar cometer infracciones tributarias que conlleven a sanciones tributarias, razn por la cual en el presente manual nos ocuparemos de cada uno de ellos en forma individualizada. 5.3. REGISTRO DE VENTAS Es un libro auxiliar obligatorio de foliacin doble, as como de su legalizacin. Es importante porque sirve para registrar las operaciones de ventas de productos terminados, mercaderas o servicios. FINALIDAD DEL REGISTRO DE VENTAS * Determinar exactamente las ventas realizadas y los impuestos retenidos, los descuentos, intereses y tambin las condiciones de venta a nuestros clientes. Guardar informaciones estadsticas, para efectuar comparativos y as comprobar las variaciones ocurridas. Constituir un control interno de la empresa.

* *

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INFORMACIN MNIMA EN UN REGISTRO DE VENTAS. El Registro de Ventas deber contener la siguiente informacin mnima: * * * * * * * * * * Fecha de emisin del comprobante de pago. Tipo de documento, Nmero del comprobante de pago Numero de identificacin del cliente Descripcin del producto Valor unitario Valor de venta Descuentos Impuestos Total factura

FORMATO DEL REGISTRO DE VENTAS El formato utilizado para el registro de ventas corresponde al formato diseado por la SUNAT, denominado FORMATO 14.1: REGISTRO DE VENTAS E INGRESOS, cuyo uso es obligatorio, y se presenta en el presente Manual como Anexo 04: REGISTRO DE VENTAS E INGRESOS. 5.4. REGISTRO DE COMPRAS El Libro Registro de Compras es considerado como un libro obligatorio y auxiliar, de foliacin doble, aqu se registran todas las compras de materias primas, mercaderas y servicios, independiente, ya sean al contado o al crdito. El Libro Registro de Compras para tener valor legal debe estar legalizado ante Notario Pblico. FINALIDAD DEL REGISTRO DE COMPRAS * Determinar exactamente las compras realizadas y los impuestos pagado, los descuentos, obtenidos, intereses y tambin las condiciones de compra, crdito o contado. Guardar informaciones estadsticas, para efectuar comparativos y as comprobar las variaciones ocurridas. Constituir un control interno de la empresa.

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INFORMACIN MNIMA DEL REGISTRO DE COMPRAS El Registro de Compras deber contener un rayado con las siguientes columnas: Fecha de emisin del comprobante de pago extendido por el proveedor. Tipo de documento con que se adquiere el bien. Nmero del comprobante de pago. Nmero de identificacin del proveedor (RUC). Nombre, razn social o denominacin del Proveedor. Base imponible de las adquisiciones gravadas que dan derecho a crdito fiscal. * Monto del Impuesto correspondiente a la adquisicin. * Importe total de las adquisiciones segn comprobante de pago. FORMATO DEL REGISTRO DE COMPRAS El formato utilizado para el registro de ventas corresponde al formato diseado por la SUNAT, denominado FORMATO 8.1: REGISTRO DE COMPRAS, cuyo uso es obligatorio, y se presenta en el presente Manual como: Anexo 05: REGISTRO DE COMPRAS 5.4. LIBRO CAJA- BANCOS El Libro Caja es un libro principal obligatorio de foliacin doble, para que tenga validez ante la ley al igual que otros libros se legaliza en la primera pgina. En este Libro registramos todas las operaciones que realiza la empresa al contado. (efectivo o cheque), los registros a efectuarse son diariamente en forma ordenada y cronolgica con los documentos que con los cuales se hayan efectuado las operaciones. REGISTRO DE LAS OPERACIONES Se registra las operaciones de acuerdo a la secuencia de las transacciones comerciales. En este sistema para todas las operaciones se hace un doble registro, es decir el cargo y abono de cada operacin. * * * * * *

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INFORMACIN MNIMA DEL LIBRO DE CAJA El Libro Caja debe contener la siguiente informacin: * * * * * Ttulo o encabezamiento Fecha en que se realiza la operacin de ingreso o Egreso. Detalle de la operacin y otros. Importe total general de la operacin Cdigos contable de las cuentas

FORMATO DE CAJA El formato utilizado para el registro de ventas corresponde al formato diseado por la SUNAT, denominado Formato 1.1: LIBRO CAJA Y BANCOS - DETALLE DE LOS MOVIMIENTOS DEL EFECTIVO, cuyo uso es obligatorio, y se presenta en el presente Manual como: Anexo 06: LIBRO CAJA Y BANCOS - DETALLE DE LOS MOVIMIENTOS DEL EFECTIVO 5.5. LIBRO AUXILIAR DE BANCOS Es un Libro Auxiliar de Bancos es voluntario que no necesita legalizar, se utiliza de acuerdo a la necesidad de la empresa. FINALIDAD DEL REGISTRO AUXILIAR DE BANCOS Su finalidad principal es de: * Controlar en forma ordenada, clara, precisa y cronolgica los depsitos en Cuenta Corriente Cheques Girados, las Notas de Cargo y las Notas de Abono. Proporciona informes inmediatos de los saldos actualizados; que pueden ser deudores o acreedores.

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USO DEL LIBRO AUXILIAR DE BANCOS El uso de este libro, es por la necesidad de control sobre el movimiento en Cuentas Corrientes, por eso se dice que es un libro auxiliar, este registro permite conocer en forma detallada los ingresos y egresos que a efectuado en el mes, proporcionando informacin permanente y confiable sobre el saldo en cuenta corriente. El Banco en forma mensual remite un estado de cuenta, el cual sirve para efectuar una verificacin de los ingresos y egresos en el banco. FORMATO DE LIBRO BANCOS El formato utilizado para el registro de ventas corresponde al formato diseado por la SUNAT, denominado Formato 1.2: LIBRO CAJA Y BANCOS - DETALLE DE LOS MOVIMIENTOS DE LA CUENTA CORRIENTE, cuyo uso es obligatorio.

VI. PLANILLA ELECTRNICA


6.1. BREVE ANTECEDENTE DE LAS PLANILLAS DE SUELDOS. Todo empleador estaba obligado a llevar libros de planillas de pago de remuneraciones u otros derechos sociales de sus trabajadores. Los libros de Planillas podran ser sustituidos por planillas en hojas sueltas, cuando el empleador pruebe que dicho sistema le es ms conveniente sin perjuicio para los trabajadores. Las planillas u hojas sueltas deban ser autorizadas por la autoridad administrativa de trabajo del lugar donde se encontraba ubicado el centro de trabajo. Los empleadores registraran obligatoriamente a sus trabajadores en sus planillas autorizadas, dentro de las veinticuatro (24) horas de haber ingreso a prestar servicios.

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Los empleadores estn obligados a conservar sus planillas hasta cinco (5) aos despus de la terminacin de sus actividades como tales, salvo disposicin especial. Asimismo, estn obligados a conservarlos duplicados de las boletas de pago relativas a cada trabajado, hasta cinco aos despus de efectuado el pago correspondiente. 6.2. PLANILLA ELECTRNICA DEFINICIN DE LA PLANILLA ELECTRNICA De acuerdo a lo indicado por la SUNAT, la Planilla Electrnica es un nuevo soporte tecnolgico para el registro de informacin de los pagos que realiza el Empleador a los Trabajadores, Prestadores de Servicios y Pensionistas. Es la informacin estandarizada del recurso humano: el ms valioso de las empresas o entidades. es el registro del empleo, adems del registro tradicional del trabajo formal. La Planilla Electrnica- PDT-601 , sustituye al Libro de Planilla, al Libro de Modalidades Formativas y a los PDTS, de remuneraciones, SCTR y Retenciones de Impuesto a la Renta de Cuarta categora. Entra en vigencia desde el 01 de enero de 2008. La SUNAT, es la encargada de recepcionar la Planilla electrnica mensualmente, emite la constancia Tributaria por el cumplimiento del pago respectivo, asimismo emite la constancia Laboral, la cual pone a disposicin del Ministerio de Trabajo y Promocin del Empleo- MTPE. Asimismo a la fecha sigue vigente la obligatoriedad para la conservacin de las Boletas de pago. El plazo de presentacin es de acuerdo al cronograma mensual de vencimientos tributarios.

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MBITO DE APLICACIN DE PLANILLA ELECTRNICA De acuerdo a lo establecido por la SUNAT, los sujetos obligados a llevar la Planilla electrnica cuando cumplan con algunos de los siguientes supuestos:Cuenten con mas de 3 trabajadores. * * * * * Cuenten con uno o mas prestadores de servicios y/o personal de terceros. Cuenten con uno o mas trabajadores, o pensionistas que sean asegurados obligatorios del SNP. Cuando estn obligados a efectuar alguna retencin del impuesto a la renta de cuarta o quinta categora. Tengan a su cargo uno o mas artistas de acuerdo a la Ley N 28131 Hubieran contratado los servicios de la EPS u otorguen servicios propios de salud. Se eliminan todos los Costos de los aspectos formales. No hay obligacin legal de almacenamiento fsico y la ONP lo tiene disponible inmediatamente. Control extensivo informtico oportuno: mes a mes. Eliminacin de las obligaciones adicionales, lo cual ahorra costos a los Empleadores. Se presenta un slo PDT.

IMPACTO DE LA PLANILLA ELECTRNICA * * * * *

INFORMACIN DE LA PLANILLA ELECTRNICA * * Datos del Imperador Datos de la Trabajadores, pensionistas, derechohabientes, prestadores de servicios y personal de terceros. Informacin mensual de los trabajadores, pensionistas, derecho habientes, prestadores de servicios y personal de terceros

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VII. INFORMACIN FINANCIERA BSICA


7.1. DEFINICIN DE ESTADOS FINANCIEROS Los gestores y promotores de las PYMES, deben promover que el conocimiento y manejo de la informacin financiera de la empresa es muy importante, para la toma de decisiones, debido que estos informes constituyen un instrumento de gestin bsico sobre diferentes aspectos de su actividad empresarial. Los estados financieros bsicos, de mayor uso y manejo para las empresas son: - El Balance General y - El Estado de Ganancias y Prdidas. 7.2. BALANCE GENERAL El Balance General es un estado financiero en el cual, se muestra la situacin financiera de una empresa, por un determinado periodo. El Balance General, semeja a una fotografa de la empresa que permite conocer su situacin econmica financiera, podemos afirmar que es una Balanza que muestra un equilibrio, por una parte todos los recursos de la organizacin y por la otra todas las obligaciones que tiene. En el Per, el ejercicio econmico es anual coincidente con el ao fiscal., es decir comprende del 01 de Enero al 31 de Diciembre. El Balance General, muestra tres aspectos importantes de la Empresa clasificados en: 7.2.1. ACTIVO En esta parte del balance general, se muestran los fondos disponibles, los derechos exigibles y realizables que tiene una Empresa, as como las propiedades que posee y comprende las siguientes cuentas:

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- Efectivo y Equivalente de efectivo - Inversiones financieras - Cuentas por Cobrar Comerciales a Terceros - Cuentas por Cobrar Comerciales a Relacionados. - Cuentas por Cobrar al Personal, socios, accionistas, directores y gerentes. - Cuentas por Cobrar Diversas- Terceros - Cuentas por Cobrar Diversas Relacionados- Existencias - Activos Fijos - Inversiones Inmobiliarias - Intangibles 7.2.2. PASIVO En un balance general, agrupa todas las obligaciones asumidas y reconocidas por una empresa, con las entidades financieras, el Estado, Proveedores, con terceros, con los trabajadores etc. Y comprende las siguientes cuentas: - Tributos por pagar, - Remuneraciones y participaciones por pagar, - Cuentas por Pagar Comerciales - Terceros. - Cuentas por Pagar Comerciales Relacionadas - Cuentas por Pagar a los Accionistas, Socios, Directores y Gerentes. - Obligaciones Financiera. - Cuentas por pagar a Terceros - Cuentas por Pagar Relacionados. - Provisiones - Pasivo Diferido. El valor de todas las obligaciones asumidas por la empresa, se ubican en lado derecho del Balance. 7.2.3. PATRIMONIO Muestra el aporte de capital con el cual cuenta una Empresa, para su gestin y los resultados obtenidos en cada ejercicio.

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Entre los rubros que lo conforman esta: - Capital - Acciones de Inversin - Capital Adicional - Excedente de Revaluacin - Reservas - Resultados Acumulados El patrimonio representa todo lo que el dueo o los socios han invertido en la empresa, as como las ganancias o prdidas que ste les genera. Se ubica en el lado derecho del balance y debajo de los pasivos. El Balance general puede graficarse de la siguiente manera para mejor entender o resumir lo indicado anteriormente: ACTIVO MUESTRAN LOS DERECHOS Y BIENES DE LA EMPRESA PASIVO MUESTRA DEUDAS Y OBLIGACIONES DE LA EMPRESA PATRIMONIO CAPITAL Y LOS RESULTADOS

7.2.4. ESTADO DE GANANCIAS Y PRDIDAS Es un estado financiero, el gestor de una empresa puede visualizar, los ingresos generados y los gastos efectuados dentro de un periodo de tiempo as como la utilidad obtenida: Los ingresos obtenidos en un determinado periodo. Los costos incurridos, para las ventas efectuadas. Los gastos administrativos y financieros incurridos en el periodo. La utilidad generada en un determinado periodo. Los impuestos a ser pagados al Fisco.

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INGRESOS Las cuentas de ingresos representan actividades u operaciones que generan ingresos de dinero a la empresa y esta conformado por: Ventas - Ingresos financieros, constituidos por: intereses recibidos, descuentos sobre compras - Ingresos varios, - Ingresos extraordinarios, etc. COSTO DE VENTAS Es el costo determinado por la empresa, por la fabricacin de un producto o el bien que comercializa. GASTOS Cuentas de gastos, representan actividades u operaciones que originan desembolsos de dinero a la Empresa, con el objeto de generar ingresos y comprenden: - Los administrativos, - Los gastos financieros - Otros gastos extraordinarios. El estado de ganancias y Perdidas puede graficarse de la siguiente forma: INGRESOS (-) COSTO DE VENTAS GASTOS UTILIDAD
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VIII. COSTOS
Uno de los problemas principales que afrontan los gestores y conductores de PYMES (pequeos y medianos empresarios) es cmo conocer y determinar los costos reales de la fabricacin de sus productos y/o servicios.. Este desconocimiento los lleva a dos situaciones: a. Subvaluacin de los costos. El afn que tienen Los emprendedores de las empresas, es ingresar o ganar mercado, hace que en algunos casos sus valores de venta no cubran sus costos reales, porque estos se encuentran subvaluados al no considerar algn elemento que determina el costo de su producto (ejemplo: el local, gastos administrativos, etc.) b. Sobrevaluacin de los costos Y en otros casos, los llevan a sobre valorar los costos de sus productos, al considerar equivocadamente algn elemento en exceso en la determinacin de su costo. La subrevaluacin (sobrevalorar los costos) generalmente se da por el desconocimiento del procedimiento para determinar dichos costos. El objetivo principal de los gestores de empresas, es llegar al mercado o ampliar mercado, sin embargo, se tienen que: Cuando se subvala un costo, el producto puede entrar al mercado, vendiendo los productos, pero la empresa no podr obtener el margen de utilidad que espera. Cuando sobrevala el costo, sus precios en el mercado no van a ser competitivos, y por lo tanto no vender los productos. Existe la necesidad para el gestor de la empresa, que se prepare y tome amplio conocimiento prctico del tema tratado en este manual, y encontrarse debidamente capacitado y preparado para asesorar, transmitir y difundir los conocimientos sobre los temas de costos y Contabilidad.

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8.1. DEFINICIN DE COSTOS Costo, es la suma de valores monetarios invertidos en el proceso productivo, para obtener un producto final, adquirir una mercadera o vender un servicio.

SERVICIO

PRODUCTO

MERCADERA

La inquietud de todo gestor de una empresa, es conocer las respuestas a las preguntas que muchas veces se hace como por ejemplo: Cunto realmente me cuesta producir mi producto? A cuanto debo vender mi producto para ganar? Hasta cunto debo otorgar descuentos, sin que ello signifique perder? Las respuestas a todas estas preguntas las iremos encontrando en el desarrollo de este manual. 8.2. FINALIDAD DE LOS COSTOS Los costos tienen por finalidad proporcionar al gestor y conductor de una empresa, informaciones sobre el valor monetario asumido en la transformacin, para obtener un producto final. La informacin de los costos se convierte en datos estadsticos, permitiendo realizar, conocer y determinar parmetros para la toma de decisiones y acciones de control, relativas a su proceso productivo.
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Este manual, pretende ser un instrumento que sirva de gua al gestor de la empresa o al Promotor Municipal. Podemos indicar entonces que la finalidad de los costos son: - Informar cunto se pag en materias primas, manos obra, y gastos de fabricacin, para producir un producto. - Proporcionar datos reales sobre lo que pas en el proceso productivo: Qu tipo de material se utiliz?, Cunto tiempo se demor?. Cunto nos cost una materia prima?

La sumatoria de los importes invertidos por los conceptos de materia prima, mano de hora y otros gastos nos dar el costo del producto final. 8.3. IMPORTANCIA DE LOS COSTOS Todo gestor o administrador de empresas, esta obligado a conocer la importancia que tiene la determinacin de sus costos dentro de su empresa, El conocimiento sobre la informacin de sus costos constituye una herramienta bsica en la toma de decisiones con el objeto de: Determinar los precios de sus productos Sirve para efectuar comparaciones con los costos estimados o llamados tambin costos tericos o presupuestados. Permite un mejor control el inventario de sus existencias o insumos utilizados en el proceso de su produccin.

Permite conocer las horas hombres realmente invertidas en el proceso de su fabricacin. Proporciona informacin sobre las horas maquinas utilizadas en el proceso de fabricacin del producto.

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Da conocer los gastos adicionales en costos fijos o directos asumidos en el proceso productivo. Teniendo conocimiento del costo, conocer tambin el punto practico de equilibrio, sobre cuyo importe fijar el margen de utilidad, determinando as su valor de venta, sobre el cual podr manejar descuentos rebajas o bonificaciones para colocar sus productos en el mercado Teniendo el gestor de empresa pleno conocimiento del costo de sus productos le permitir:

Obtener una produccin eficiente. Reducir al mnimo los desechos, desperdicios, y prdida por fabricacin. Mejorar los mtodos y los procedimientos de fabricacin.

8.4. TIPOS DE COSTOS POR SECTOR PRODUCTIVO Los costos se determinan de acuerdo a la actividad econmica que realicen cada una de las empresas, y segn al sector productivo en el que se desarrolla: Costos Industriales o Productivos Costos comerciales y Costos de Servicios 8.4.1. COSTOS INDUSTRIALES O PRODUCTIVAS Llamado as, porque son aplicados en las empresas, dedicadas a la actividad productiva, donde se evala la transformacin de las materias primas, pasando por distintos procesos hasta obtenerse un producto terminado, cuyo resultado son bienes capaces de satisfacer las necesidades del mercado.

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En este tipo de empresas hay una transformacin desde la materia prima hasta el producto Final, como se puede apreciar en el siguiente dibujo: Madera en Materia Prima Proceso Producto Terminado

Los gestores o administradores de empresas, deben tener pleno conocimiento, que el valor acumulado en dinero de los tres elementos, es la base fundamental para determinar los costos de produccin, como lo indicamos a continuacin:

Materias Primas Y Auxiliares

+ +

El consumo de las materias primas se obtiene de la informacin contenida en las tarjetas de control de materiales.

Mano de Obra Consumidos

El consumo de las mano de obra se obtiene de las pastillas de salarios.

Gastos de Fabricacin

Son los gastos fijos que tiene la PYME para el desarrollo de su actividad como alquiler del local, agua, luz, etc.

=
Costo de Produccin Es valor total en dinero invertido para fabricar su producto.

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Sin embargo para determinar el valor de venta de su producto, deber adicionar los gastos administrativos que tiene la empresa, a partir de este monto, podr determinar el margen de utilidad en ese producto. 8.4.2. COSTOS COMERCIALES. Los costos comerciales son usados por las empresas, que se dedican a la comercializacin, es decir a la compra y venta de productos, sin que haya existido transformacin de materia. No hay proceso de transformacin, ejemplo se compra y se vendes bananas. La actividad operativa que realizan estas empresas, es comprar productos, almacenarlos y ponerlos a exhibicin para su venta. Este proceso se visualiza en el siguiente diagrama: Comercializacin

Compras

Almacenaje Exhibicin Publicidad

Ventas

8.4.3. COSTOS DE SERVICIOS. Los costos en estas empresas dedicadas a la prestacin de servicios, estn referidos a inversin efectuada, para brindar al pblico diferentes actividades para satisfacer necesidades complementarias. Ejemplo: - Restaurantes, dedicados a la venta de comidas. - Unidades de transportes de pasajeros. - Albail, entre otros La determinacin de un costo de servicio, en las empresas dedicadas a esta actividad, es la suma de todos los elementos para brindar el servicio al pblico. Generalmente solo tienen costos fijos al cual se adiciona el margen de utilidad, para determinar su valor de venta.
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Se puede apreciar el concepto en el siguiente diagrama: Almacenaje Exhibicin Publicidad

Comercializacin

Ventas

IX. ELEMENTOS DEL COSTO INDUSTRIAL


Los elementos que conforman el costo productivo, conocido tambin como costo industrial, y que los gestores de empresas, los conocen muy bien en la practica, ya que se encuentran conviviendo diariamente dentro de este proceso productivo, y son: Materias primas Mano de Obra Gastos de fabricacin 9.1. MATERIAS PRIMAS Y AUXILIARES Los conductores y gestores de las empresas dedicadas a la actividad productiva, tienen pleno conocimiento, de los componentes que sirven de base para la elaboracin del producto al cual se dedican, saben tambin la cantidad exacta de su uso para fabricar un determinado producto. La materia prima es el elemento base para la produccin de cualquier producto. Ejemplo: - Madera, para confeccin de muebles - Cuero para la fabricacin de calzados, carteras etc. - Algodn para confecciones de ropa. - Arcillas para la confeccin de artculos cermicas

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9.2. MATERIAS AUXILIARES Para obtener el producto final, complementariamente estos gestores de empresas industriales, utilizan otros materiales par el acabado y dar por terminado su producto final, a todo lo cual se denomina materias auxiliares. Ejemplo: - Barniz, clavos, pintura, etc. - Pasadores, broches, botones, cierre etc. - Pinturas para los acabados de los artculos de arcilla etc. 9.3. MANO DE OBRA Otro de los elementos bsicos dentro de un proceso productivo, en cualquier empresa industrial, es la mano de obra del personal que participa directamente en la transformacin de la materia prima y que es fcilmente identificable. El control de este elemento se hace a travs de la planilla de remuneraciones. 9.4. GASTOS DE FABRICACIN Este es un tercer elemento, que interviene en el proceso productivo, y se define como aquellos gastos que se emplean para apoyar el proceso productivo, sin intervenir directamente en ella, como son los costos fijos que tienen la empresa. As tenemos, por ejemplo:

Telfono

Energa Elctrica

Agua

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Entre otros gastos tenemos: - Alquiler del local. - Lubricantes - Combustibles - Depreciacin de las maquinarias y equipos de planta - Limpieza - Etc.

X. CLASIFICACIN DE LOS COSTOS


Es muy importante que el gestor de una empresa, conozca y maneje los conceptos de costos fijos, y costos variables, como factores de incidencia en la determinacin de sus costos. 10.1. COSTOS FIJOS. Son aquellos costos indirectos que la Empresa asume en forma permanente, haya o no produccin. Como son los pagos de alquiler de local, agua, luz, telfono, sueldos y salarios etc. 10.2. COSTOS DIRECTOS Son aquellos costos que asume la empresa, en funcin directa a la cantidad en unidades o volumen de los bienes que produce. Ejemplo Materias primas y auxiliares.

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XI. REGISTRO Y CONTROL DE COSTOS


Es de necesidad fundamental que los gestores de empresas, aprendan a controlar todos los desembolsos que se originan para efectuar el proceso productivo de sus productos, los que debern ser registrados con la finalidad de determinar los costos de produccin real, en forma unitaria y total. El conocimiento de los costos de produccin, le permitir al gestor o administrador de la empresa, tomar decisiones empresariales importantes como: Definir o asignar los valores de venta de sus productos. Definir polticas de ventas Definir medidas de control de calidad. 11.1. REGISTRO PERMANENTE EN UNIDADES (VINCARD) Este registro consiste tener un control fsico de las materias primas y auxiliares en forma exacta en numero de unidades. En la tarjeta vincard Registra las entradas y salidas solamente en unidades; es decir sin necesidad de darles un valor en soles por unidad de material. Esta tarjeta de control, que se coloca en un lugar visible para identificar al insumo, contiene los siguientes datos: - Nombre del insumo, con el cual se identifica - Fecha, de ingreso o salida del insumo - Ingreso, se colocar el numero de unidades que ingresa - Salida, controla el numero de unidades que sale a la produccin EJEMPLO REGISTRO DE INGRESO Y SALIDA Segn factura N 8015, de fecha 05 de agosto del 2010, compramos al proveedor maderas Pucallpa, lo siguiente:
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Cant. 50m2

Detalle Madera Caoba IGV Total

P. Unitario S/.50.00

Imp. Total S/. 2,500.00 450.00 2,950.00

Para produccin hemos utilizado el 30 de agosto del 2010, segn nota de salida de almacn N 120, la cantidad de 30 m2 de madera caoba. Para llevar el registro de mi tarjeta de control visible, se toma informacin de la factura de compra, y consumo de produccin registraremos stos datos:

TARJETA DE CONTROL VISIBLE Nombre del Insumo: MADERA CAOBA Fecha 05-08-2010 30-08-2010 Ref.dcmto Fact.8015 NSA.120 Ingreso 50 M2. Salida 30M2l Saldo 50 M2. 20 M2l

Una vez registrado el ingreso nos da un stock disponible al cual deduciremos las salidas de este insumo para conocer cunto de material nos queda. 11.2. INVENTARIO PERMANENTE VALORIZADO (KARDEX) Este registro y control de insumo se lleva en una tarjeta muy similar al control anterior, porque en ella tambin se controla ingresos y salidas de insumo en cantidades. La diferencia est que esta tarjeta se encuentra valorizada. Este registro se denomina Kardex, y tambin es conocida como tarjeta de inventario permanente, porque con la simple visualizacin del saldo final, tendremos la informacin del stock de insumos y su respectivo valor. Con la informacin del ejemplo anterior, registraremos la operacin, en el siguiente formato: Tomaremos como base la informacin de la compra de la madera caoba, para complementar la tarjeta de kardex valorizado.
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TARJETA DE KARDEX VALORIZADO Insumo: ALGODN Unidad. Medida : KILOS Fecha Ref.dcmto Ingreso Und. 05-082010 30-082010 Fact.8015 NSA.120 50 m2 Salida s/. 50.00 30 Und. Saldo s/. U Und. 50 s/. 2,500

50.00 1,500 1,000

Como se ha podido apreciar con la simple visualizacin de la tarjeta, ya conocemos el stock de materias primas que tenemos y su respectivo valor.

Este control se puede llevar en forma manual.

O tambin puede llevarse a travs de programas computarizados. 11.3. IMPORTANCIA DEL CONTROL DE MATERIAS PRIMAS Y MATERIALES AUXILIARES. Como se ha explicado en los prrafos anteriores, las materias primas son insumos identificables e individualizados con precisin, por lo que su consumo debe ser controlado, en registros ubicados en el ALMACEN, a travs tarjeta de control visible de unidades o con el Kardex valorizado.
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El control de su consumo en cada produccin es importante, porque ello permitir valorizar el proceso productivo del articulo que se esta fabricando, adems de proporcionar informacin estadstica.

XII. EL IGV NO FORMA PARTE DEL COSTO


Gran parte de la poblacin de gestores o administradores de empresas, se confunden con el valor adicional que constituye el IGV, muchos creen que es parte de los costos y por lo tanto, lo incluyen en el valor de sus materias primas y materias auxiliares. Se tiene que dejar muy en claro que el IGV, es un valor excluyente a las operaciones de compras y ventas que realiza una empresa, debido que es un impuesto que debe ser transferido al Estado, y por lo tanto no forma parte del costo ni gasto de una Empresa, como se puede apreciar en el siguiente diagrama: Valor de Venta

I.G.V.

Precio de Venta

EL IGV LE PERTENECE AL ESTADO Al valor de este insumo no se le debe incluir el importe del IGV, porque no forma parte del costo. Cuando la empresa realiza una operacin de venta, tambin al valor de venta adicionamos un IGV, cuyo importe no forma parte de nuestra utilidad, puesto que este fondo debemos de transferir al Estado, luego de efectuar una liquidacin entre el IGV retenido por venta y el IGV pagado por las compras efectuadas.

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Ejemplo: VENDEMOS: 100mt Producto cable V.Unit 50.00 Importe 5,000.00 IGV 900.00 Total 5,900.00

COMPRAMOS: Producto carretes V.Unita 30.00 Importe 300.00 IGV 54.00 Total 354.00

Sobre la base de estas operaciones, solo tomaremos los valores de ventas para controlar nuestras compras y nuestras ventas, y por el IGV efectuaremos en forma mensual una liquidacin para pagar al Estado este impuesto. As tenemos la liquidacin siguiente sobre la base de los datos del ejemplo anterior:

EL IGV de la Venta Cobrada S/. 900.00

EL IGV de la Compra Cobrada S/. 54.00

EL IGV por Pagar al Estado S/.846.00

Como se puede apreciar, el IGV liquidado para ser pagado al Estado, es la diferencia entre el IGV, retenido o cobrado a nuestros clientes al momento de la venta de nuestro producto, y el IGV pagado a nuestros proveedores por la compra de insumos para elaborar nuestro producto.

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XIII. MINIMIZAR LOS COSTOS


Una de las preocupaciones ms grandes y permanentes que tienen los gestores y administradores de las empresas es buscar siempre la forma de reducir sus costos, para poner sus productos en el mercado a un menor precio de venta, accesible a mayor poblacin. Para lograr el objetivo de reducir sus costos al mximo, el gestor o administrador de la empresa, deber lograr una mayor eficiencia en el proceso de produccin, de comercializacin o en la prestacin de un servicio, es decir que: 1. En los tres sectores productivos, se debe tener un mejor y control adecuado de los elementos que conforman sus costos. 2. Reducir los costos fijos, con un racional uso. 3. Buena calidad del producto que produce. Factores importantes, que influyen en la reduccin de sus costos, que les permitir mayores posibilidades de ventas al ofrecer precios competitivos en el mercado, as hacer que su empresa se desarrolle en el mercado.

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PERIODO:

RUC:

APELLIDOS Y NOMBRES, DENOMINACIN O RAZN SOCIAL:

REFERENCIA DE LA OPERACIN

CUENTA CONTABLE ASOCIADA A LA OPERACIN MOVIMIENTO

NMERO CORRELATIVO DEL ASIENTO O CDIGO NICO DE LA OPERACIN CDIGO DEL LIBRO O REGISTRO (TABLA 8) NMERO CORRELATIVO CDIGO DENOMINACIN NMERO DEL DOCUMENTO SUSTENTATORIO DEBE

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FECHA DE LA OPERACIN

GLOSA O DESCRIPCIN DE LA OPERACIN

ANEXO 1: LIBRO DIARIO

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TOTALES

HABER

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ANEXO 2: LIBRO MAYOR

PERIODO: RUC: APELLIDOS Y NOMBRES, DENOMINACIN O RAZN SOCIAL: CDIGO Y/O DENOMINACIN DE LA CUENTA CONTABLE (1)

SALDOS Y MOVIMIENTOS NMERO CORRELATIVO DEL LIBRO DIARIO (2)

FECHA DE LA OPERACIN

GLOSA O DESCRIPCIN DE LA OPERACIN

DEUDOR

ACREEDOR

TOTALES

(1) El contribuyente elegira si lo lleva como titulo o columna (2) Para los casos de contabilidad manual, cuando el nmero correlativo no permita relacionar el origen de la operacin y/o documento de origen

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ANEXO 3: INVENTARIO Y BALANCES

EJERCICIO: RUC: APELLIDOS Y NOMBRES, DENOMINACIN O RAZN SOCIAL:

CUENTA

REFERENCIA DE LA CUENTA

SALDO CONTABLE FINAL

CDIGO DENOMINACIN

ENTIDAD FINANCIERA TABLA (3)

NMERO DE LA CUENTA

TIPO DE MONEDA (TABLA 4)

DEUDOR

ACREEDOR

TOTALES

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PERIODO:

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INFORMACIN DEL CLIENTE IMPORTE TOTAL DE LA OPERACIN EXONERADA O INAFECTA REFERENCIA DEL COMPROBANTE DE PAGO O DOCUMENTO ORIGINAL QUE SE MODIFICA ISC TIPO DE CAMBIO BASE VALOR IMPOFACTU- NIBLE RADO DE LA DE LA OPEEXRAPORTA- CIN EXOCIN GRAVA- NERA- INAFECTA DA DA TIPO FECHA (TABLA 10) OTROS TRIBUTOS Y IMCARPORTE GOS TOTAL QUE DEL IGV Y/O NO COMIPM FORPROMAN BANTE PARTE DE DE LA PAGO BASE IMPONIBLE SERIE

RUC:

APELLIDOS Y NOMBRES, DENOMINACIN O RAZN SOCIAL:

COMPROBANTE DE PAGO

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N DEL COMPROBANTE DE PAGO O DOCUMENTO
TOTALES

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FECHA NMERO DE EMICORRESIN LATIVO DEL FECHA COMDE DEL N DOCUMENTO ASIENPRO- VENCIAPELLISERIE DE IDENTIDAD TO O BANTE MIENDOS Y O N DE CDIGO DE TO Y/O SERIE NOMTIPO NICO DE PAGO PAGO BRES, DE LA NME(TABLA O LA OPERO DENOMIMA10) RACIN DOCUNACIN QUINA MENTO TIPO O RAZN REGISNME(TABLA SOCIAL TRARO 2) DORA

ANEXO 4: INVENTARIO Y BALANCES

PERIODO: RUC: APELLIDOS Y NOMBRES, DENOMINACIN O RAZN SOCIAL:

REFERENCIA DE LA OPERACIN

INFORMACIN DEL PROVEEDOR

ADQUISICIONES GRAVADAS ADQUISICIODESTINADAS A NES GRAVADAS OPERACIONES DESTINADAS A GRAVADAS Y/O OPERACIONES DE EXPORTACIN GRAVADAS Y/O Y A OPERACIODE EXPORTACIN NES NO GRAVADAS

FECHA NMERO DE EMI- FECHA CORRELA- SIN DE DE TIVO DEL COMVENCIASIENTO MIENTO PROO CDIGO BANTE O FENICO DE DE CHA DE LA OPERA- PAGO O PAGO CIN DOCU(1) MENTO DOCUMENTO DE IDENTIDAD TIPO (TABLA 2) NMERO APELLIDOS Y NOMBRES, DENOMINACIN O RAZN SOCIAL BASE IMPONIBLE IGV BASE IMPONIBLE

ANEXO 5: REGISTRO DE COMPRA

TIPO (TABLA 10)

N DEL COMPROBANTE DE PAGO, DOCUMENTO, N DE ORDEN DEL FORMULARIO FSICO O VIRTUAL, N DE DUA, DSI O LIQUIDACIN DE COBRANZA U SERIE OTROS DOCUMENCDIGO TOS EMITIDOS AO DE DE LA POR LA SUNAT DEPEN- LA EMIPARA ACREDIDENCIA SIN DE TAR EL CRDITO LA DUA ADUAFISCAL EN LA O DSI NERA IMPORTACIN (TABLA 11) IGV

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TOTALES

(1) Sealar la fecha correspondiente, de acuerdo a lo establecido en el literal b) del inciso II del numeral 1 del Articulo 10 del Reglamento de la Ley del IGV.

(2) Slo para los casos de utilizacin de servicios o adquisiciones de intangibles provenientes del exterior.

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(3) Slo para los casos de detracciones. Es optativo el llenado cuando exista un sistema de enlace que mantenga dicha informacin y se pueda identificar los comprobantes de pago respecto de los cuales se efectu el depsito.

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CONSTANCIA DE DEPSITO DE DETRACCIN (3) REFERENCIA DEL COMPROBANTE DE PAGO O DOCUMENTO ORIGINAL QUE SE MODIFICA OTROS TRIBUTOS O CARGOS IMPORTE TOTAL TIPO DE CAMBIO NUMERO FECHA DE EMISIN FECHA N DEL COMPROBANTE DE PAGO EMITIDO POR SUJETO NO DOMICILIADO (2)

ADQUISICIONES GRAVADAS DESTINADAS A OPERACIONES NO GRAVADAS

VALOR DE LAS ADQUISICIONES NO GRAVADAS

ISC

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TIPO (TABLA 10) SERIE N DEL COMPROBANTE DE PAGO O DOCUMENTO

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BASE IMPONIBLE

IGV

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ANEXO 6: CAJA Y BANCO DETALLE

PERIODO: RUC: APELLIDOS Y NOMBRES, DENOMINACIN O RAZN SOCIAL:

CUENTA CONTABLE ASOCIADA NMERO CORRELATIVO DEL REGISTRO O CDIGO NICO DE LA OPERACIN REFERENCIA DE LA CUENTA ENTIDAD FINANCIERA TABLA (3) NMERO DE LA CUENTA

SALDOS Y MOVIMIENTOS

FECHA DE LA OPERACIN

DESCRIPCIN DE LA OPERACIN CDIGO DENOMINACIN DEUDOR ACREEDOR

TOTALES

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