Resumo Academia SAP-FI Verso 6.

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Preparado por Rafael Paes de Barros Consultor SAP-FI IBM Brasil

Agosto 2008

APOSTILA 1.............................................................................................................................................3 UNIDADE 1 CONFIGURAES BSICAS.......................................................................................3 UNIDADE 2 MASTER DATA (DADOS MESTRES)..........................................................................5 UNIDADE 3 CONTROLE DE DOCUMENTOS ..............................................................................16 UNIDADE 4 CONTROLE DE LANAMENTOS ..................................................................20 UNIDADE 5 ...........................................................................................................................................27 COMPENSAO DE PARTIDAS EM ABERTO.................................................................................27 UNIDADE 6 CAIXA DIRIO.............................................................................................................30 UNIDADE 7 RAZO ESPECIAL.......................................................................................................31 UNIDADE 8- PARKING DOCUMENTS..............................................................................................33 APOSTILA 2...........................................................................................................................................34 UNIDADE 2 PAGAMENTOS AUTOMTICOS...............................................................................34 UNIDADE 3 COBRANA AUTOMTICA......................................................................................37 UNIDADE 4 CORRESPONDNCIA..................................................................................................40 UNIDADE 5 CLCULO DE JUROS..................................................................................................41 UNIDADE 6 COUNTRY SPECIFICS................................................................................................42 UNIDADE 7 RELATRIOS PADRO NO G/L................................................................................43 UNIDADE 8 FORMAS DE APRESENTAR RELATRIOS.............................................................43 UNIDADE 9 DRILLDOWN REPORTING.........................................................................................44 UNIDADE 10 ENCERRAMENTO DE ATIVIDADES......................................................................45 UNIDADE 11 DEMONSTRATIVOS FINANCEIROS (BALANO PATRIMONIAL)...................47 UNIDADE 12 RECEBVEIS E PAGVEIS.................................................................................47 UNIDADE 13 LUCROS E PERDAS...................................................................................................49 UNIDADE 14 TECHNICAL, ORGANIZATIONAL AND DOCUMENTARY STEPS....................52 APOSTILA 3 ..........................................................................................................................................53 UNIDADE 1 ESTRUTURA ORGANIZACIONAL............................................................................53 UNIDADE 2 DADOS MESTRES........................................................................................................54 UNIDADE 3 TRANSAES DE ATIVOS........................................................................................57 UNIDADE 4 PROCESSAMENTO PERIDICO................................................................................60 UNIDADE 5 SISTEMA DE INFORMAO.....................................................................................61 UNIDADE 6 VALIDAES / SUBSTITUIES.............................................................................62 NEW GL INTRODUO.....................................................................................................................63

APOSTILA 1 UNIDADE 1 CONFIGURAES BSICAS

CLIENT (mandante): o nvel mais alto na hierrquia. Especificaes ou datas que so vlidas para todas as unidades organizacionais so definidas neste nvel. COMPANY CODE (empresa) : para objetivos externos, representa uma entidade contbil independente. Deve se ter uma company code para cada CNPJ e deve ser definida por pas. As demais empresas so representadas como filiais. COPY COMPANY CODE: as informaes abaixo sero copiadas: Definition, global parameters, customizing tables, general ledger accounts. BUSINESS AREA : Para objetivos internos, representam reas de negcios que permitem a visualizao de balanos cross-company. Sua principal funo viabilizar um balano inter-empresarial e sua utilizao opcional. COUNTRY TEMPLATES: Modelo de configurao de empresa por pas Este template tambm engloba controlling areas, plants, purchasing, organizations, sales organizations, credit control areas, etc. PRINCPIO DA VARIANTE: Vlido para todo o sistema e pode ser usado em 3 passos: 1. Definir a variante; 2. Determinar os valores para a variante; 3. Atribuir a variante aos objetos. Vantagem: Facilita a associao e a manuteno de configuraes que so comuns a diversos objetos de negcios, podendo atribuir configuraes a diversas company codes. Este princpio usado para: Status de Campo, Perodos contbeis, Exercicios (ano fiscal), etc. FISCAL YEAR (ano fiscal) : Serve para definir os perodos possveis para lanamentos contbeis (normais ou extra-ordinrios) e pode ser definido: Independente do ano; Especfico ao ano; POSTING PERIODS: Perodos normais para lanamento. SPECIAL PERIODS: Perodos extraordinrios ou especiais definidos para o processo de fechamento de ano, mostrando em um outro perodo os lanamentos que foram realizados por ajustes de balanos. 3

 ANO INDEPENDENTE: O nmero de perodos e as datas de nicio e fim deles so os mesmos para todos os anos. ANO ESPECFICO (dependente) : Os perodos podero e sero diferenciados por ano e no necessariamente dependero do calendrio fiscal, ou seja, podero ter mais de 12 perodos. EXERCCIO REDUZIDO: Necessario para o encerramento antes do exerccio normal. Exemplo: Empresa vendida. ANO CALENDRIO (calendar year) : Uma variante fiscal marcada como ano calendrio ir depender do ano fiscal, para tanto devero ser informadas 12 perodos normais de janeiro a dezembro e podero ser informadas at 4 perodos extraordirnrios. ANO NO CALENDRIO: Para estes perodos devem ser informadas a data final para cada perodo YEARSHIFT: Se o perodo no comear em janeiro deve ter a indicao de -1/+1. O nmero mximo de perodos extraordinrios so 4. CURRENCIES: O sistema j traz as principais moedas, alm de possibilitar o cadastro de novas. Currency keys: Chave de moedas. TIPOS DE TAXAS DE CMBIO: Permite o registro dos seguintes tipos: Compra (buying rate); Venda (banking salling rate); Taxa histrica Mdia (Ptax- Banco Central) tipo padro mais utilizado. Taxa em determinadas datas chaves

Facilidades para a manuteno de taxas: Translation Ratios: Serve para diminuir as casa decimais dos valores das moedas. Por causa da inflao a relao entre as moedas pode ser mantida em um perodo de tempo. Ex: 1 real = 133,00 yenes, aps o translation 1 real = 133 yenes. Inversion: Dever ser marcado para que a taxa possa ser informada 1 nica vez: BR- USD e USD-BR. Cotao direta: Uma unidade da moeda estrangeira US$ custa a quantidade exibida de unidades da moeda interna. 1US$= 0,92000 Euro. Cotao indireta: Uma unidade da moeda estrangeira US$ custa a quantidade exibida de unidades da moeda interna . 1 Euro= 1,08696 US$. Worklists for maintaning exange rates: Definido listas de trabalho ir economizar tempo e diminuir erros. Apenas as taxas de cmbio relevantes sofreram manuteno.

UNIDADE 2 MASTER DATA (DADOS MESTRES)

PLANO DE CONTAS FI-GL: Vinculado ao Razo Geral ou General Ledger (GL), esto os razes auxiliares ou sub-ledgers (AP/AR/AA) que servem para demonstrar de maneira anlitica as informaes do Razo Geral. O cadastro mestre de contas contbeis possuem 2 segmentos: Segmento Plano de contas; Segmento company code.

3 Etapas para criar e usar o plano de contas: Definio do plano de contas; Definio das propriedades do plano de contas; Atribuio do plano de contas as empresas.

As contas contbeis anliticas so associadas a um grupo de contas (account group) e a cada empresa (company code) na qual ser utilizada. O Plano de contas uma variante que contem a estrutura e as informaes bsicas sobre as contas do razo. definido com um identificador de 4 caracteres, preciso definir os componentes do plano de contas e deve ser atribuida a todas as empresas que queiram criar contas com base na estrutura definida. Definio do plano de contas contem: Chave e Descrio. Informaes gerais: Idioma de atualizao e extenso do n da conta do razo. Integrao do controlling: Criao automtica ou manual para elementos de custo. Consolidao: Plano de contas do grupo Status: A marca bloqueada. Lenght of GL account number: O tamanho do cdigo das contas contbeis definido na estrutura do plano de contas. Controlling Integration: Sempre que forem criadas contas de P&L (perdas e lucros) o sistema pode criar classes de custo primrias automaticamente no CO, desde que haja um padro para que estas classes sejam alocadas. Grupo do plano de contas: Se houver um plano de contas de grupo para qual os saldos do plano de contas operacional devero ser replicados, esse plano deve estar vinculado na estrutura do plano de contas. Blocked: Um plano de contas que ainda no estiver finalizado pode ser bloqueado. Atribuio do plano de contas: 5

1. Toda empresa precisa ter um plano de contas atribuido a ela. 2. Um plano de contas pode ser atribuido a vrias empresas (principio da variante). 3. Cada empresa possui um plano de contas. Segmento do plano de contas: O plano de contas contem informaes bsicas sobre as contas. As informaes por conta so agrupadas. Estes contem: Nmero da conta; Nome da conta; Os campos de controle; Os campos de consolidao;

O segmento do plano de contas consiste em diversos grupos de campos: Tipo/Descrio: Controle no plano de contas, descrio, dados de consolidao no plano de contas. Palavra chave/Converso: Palavras chaves no plano de contas, converso. Informaes: Informaes no plano de contas, textos do razo no plano de contas. Status de campo plano de contas: As informaes entradas neste segmento so exclusivos, independente de os usurios terem uma ou vrias empresas. Sempre que forem introduzidas informaes informaes do segmento do plano de contas sero automaticamente acessadas. As palavras chaves facilitam a pesquisa de um nmero de conta. Voc pode definir e mudas o layout das tab pages para o processamento individual dos dados mestres das contas do Razo. Voc pode definir: O nmero das tab pages; O ttulo das tab pages; Os grupos de contas que voc requer e qual a posio. Seleo dos layouts para processamento central e processamento para reas especificas da empresa. Segmento da empresa (company code segment) Para usar uma das contas do plano de contas atribudo empresa, deve ser criado um segmento da empresa. Este ser adicionado ao segmento de plano de contas. Os dois formam a conta. O segmento da empresa consiste em diversos grupo de contas: Dados de controle: Controle de contas, administrao de contas do Razo, Joint Venture (parceria).

 Banco/Juros: Criao de documentos, detalhes bancrios/financeiros, clculo de juros. Informaes: Informaes/textos, da conta do razo. O segmento da empresa para a mesma conta do Razo pode ser diferente, conforme as necessidades da empresa. preciso definir informaes pertinentes a cada empresa: moeda, impostos, contas de conciliao, exibio de partidas individuais, chave de ordenao, grupo de status de campo, banco da empresa, informaes sobre clculo de juros. Um plano de contas, diversas empresas: Toda empresa precisa ter um plano de contas atribuido a ela e criar seu prprio segmento de empresa. Contas de balano e de demonstrativos de resultados (P&L) No segmento do plano de contas necessrio indicar se a conta ser de balano ou de demonstrao de resultados. Esses 2 tipos de contas so tratados de forma diferente no procedimento de encerramento. Nas contas de balano, o saldo transportado para a mesma conta. Nas contas de demonstrao de resultados, o saldo transportado para uma conta de lucros liquidos acumulados e a conta de demonstrao de resultados zerada. atribuda uma chave a conta de transporte de saldo, e essa chave introduzida no campo tipo de conta de demonstrao de resultados, no segmento plano de contas. Contas marcadas como balance sheet, no encerramento do exercicio atual, os saldos sero carregados para a mesma conta contbil do exerccio posterior. Contas marcadas como P&L os saldos so carregados para a conta de resultado de apurao, zerando os saldos das contas atuais. Para tanto o sistema obriga a criao da conta de apurao de resultados antes que o check seja utilizado.

Grupo de contas para as contas do Razo: O grupo de contas controla: O intervalo de numerao das contas; O status dos campos do segmento da empresa no registro mestre.

O grupo de contas reune contas com as mesmas tarefas no Razo, exemplo: Contas de fundos liquidos; Contas de materiais; Contas de imobilizados; Etc; 7

Com a atruibuio de um intervalo de numerao a um grupo de contas, pode se garantir que as contas do mesmo tipo fiquem no mesmo intervalo de numerao. O grupo de contas deve ser introduzido no segmento do plano de contas e controla a aparncia do segmento da empresa de uma conta do razo. Status do Campo: Todos os campos tem uma das seguintes propriedades: Oculto; Apenas exibir; Entrada obrigatria; Entrada opcional.

Status do campo para Dados Mestre: Os campos exibidos no registro mestre do Razo no so controlados apenas pelo grupo de contas, mas tambm pela transao de dados mestres em uso, ou seja, criar, modificar, exibir. As definies dos status do campo do grupo de contas e de transao so combinadas em cada campo, sendo usada a de maior prioridade: 1 Suprimir; 2 Exibir; 3 Entrada obrigatria; 4 Entrada facultativa. Contas de reconciliao: So contas do Razo atribudas aos registros mestres do parceiro de negcios para registrar todas as transaes no livro auxiliar (clientes/fornecedores). Qualquer lanamento nas contas do livro auxiliar atualiza automaticamente os saldos das contas de reconciliao atribuda. Desta forma o Razo ser sempre atualizado. Uma conta do Razo definida como uma conta de reconciliao com a entrada do tipo de conta de reconciliao que est no campo conta de reconciliao para tipo de conta. D Para clientes; K Para fornecedores;

As contas de reconciliao comuns so as de negociaes a receber e negociaes a pagar. No possvel fazer lanamentos diretamente nas contas de reconciliao. Exibio de partidas individuais: um campo de controle no segmento empresa de uma conta. Contas sem exibio de partidas indiviuais: Apenas a movimentao no perodo ser atualizada quando um documento for lanado para esta conta. Contas com exibio de partidas individuais: Os dados mais importantes das partidas individuais lanadas so armazenadas em uma tabela especial de ndices. 8

O item exibir partidas no deve ser ativado para: MM) Contas de reconciliao (so administradas no razo auxiliar) Contas de receita (so administradas pela aplicao SD) Contas de estoque de material (so administradas pela aplicao Contas de impostos

Administrao de partidas em aberto: So indicados como abertos ou liquidados. As contas com administrao de partidas em aberto precisam ter a exibio de partida individual ativada. Deve-se usar a adminstrao de partidas em aberto para: Contas de compensao bancria; As contas de compensao para entrada de mercadorias / entrada de fatura; As contas de compesao de salrios. Line items display: um check que possibilita a visualizao de partidas individuais nas contas somente contbeis. Deve ser sempre checadas para contas que no possuem sub-ledgers. Open item management: um check que indica o controle de partidas em aberto, utilizado geralmente para controlar a compesao de cheques a compesar emitidos para pagamento ou cheques recebidos de clientes. Conta em moeda local: A moeda da conta pode ser a moeda interna ou moeda estrangeira. Uma conta contbil cuja moeda seja igual local pode receber lanamentos. Porm se for definida moeda diferente da moeda local para a conta, somente sero possveis lanamentos na moeda indicada na conta. Apenas saldo em moeda local: um check que determina que todos os saldos aparecero somente em moeda loca. Vale lembrar que alm da moeda local 1, pode ser definidas mais duas moedas paralelas, denominadas moeda local 2 e moeda local 3. Conta em moeda estrangeira: As contas que tem uma moeda estrangeira como sua moeda da conta s pode receber lanamentos nessa moeda. MTODOS PARA CRIAO DE CONTAS DO RAZO Manual: 2 etapas (segmento plano de contas , segmento empresa); Criao de contas por meio de cpia; Transferncia de dados. 9

 Criao manual: Com o mtodo em duas etapas, o segmento do plano de contas criado de forma separado do segmento da empresa. Isto permite a criao da conta do Razo somente no plano de contas ou em vrias empresas. Usar o mtodo em uma etapa para criar a conta do Razo em uma empresa indicada. Repetir a 2 etapa do mtodo em 2 etapas, criar o segmento de empresa para criar a conta do Razo em outras empresas, conforme necessrio. Criao de contas por meio de cpia: Pode-se criar uma nova conta relacionada a conta existente, e mudar o ttulo da conta de maneira correspondente. O plano de contas inteiro pode ser copiado em um novo plano de contas, inclusive a determinao de contas. A estrutura do balano tambm pode ser copiada. Transferncia de dados: Para reduzir a entrada de dados, programas como RFBISA00, interface batch input para dados mestres do Razo podem ser modificados pela equipe do ABAP, para adaptao ao carregamento das informaes do novo plano de contas. Processamento coletivo: Pode-se modificar as seguintes informaes: Plano de contas; Empresa; Descrio. Pode-se modificar, ao mesmo tempo, os dados mestres na rea do plano de contas, os dados especficos da empresa ou os nomes de vrias contas do Razo. As contas do Razo podem ser de planos de contas diferentes. possivel fazer alteraes nas contas do Razo exibidas: Pode-se selecionar os campos que devem ser modificados; Pode-se modificar os valores dos campos exibidos. Plano de contas do grupo de empresas Este plano de contas deve conter todas as contas do grupo de empresas. O plano de contas do grupo de empresas deve ser atribuido a cada plano de contas operacional. Se isto for feito, o campo nmero da conta do grupo torna-se entrada obrigatria. No segmento do plano de contas de todas as contas operacionais deve ser introduzido o nmero da conta do grupo. As diferentes contas de um plano de contas operacional podem indicar a mesma conta do grupo. Deve-se ser usada uma estrutura do balano para o plano de contas do grupo de empresas.

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 Desvantangem: Como as empresas usam plano de contas operacionais diferentes, impossvel executar qualquer controlling inter-empresarial. Plano de contas especfico do pas Contem as contas necessrias do Razo para atender as necessidades legais do pas. uma alternativa para usar o plano de contas do grupo de empresas. Se cada empresa usar o mesmo plano de contas operacional, as empresas que necessitarem de plano de contas diferentes para o sistema externo de informaes podero: Ter atribudo um plano de contas do pas; Ter o nmero do plano de contas do pas ( nmero alternativo) introduzido em todos os segmentos da empresa. Cada nmero de contas do pas s pode ser usado uma vez. Desvantagem: Os responsveis que esto familiarizados com o plano de contas do pas tero que se acostumar a usar o plano de contas operacional. Conta de clientes e fornecedores: Possuem 2 segmentos: Processamento de dados gerais: No nvel de mandante, estes dados podem ser acessados em toda a organizao. Segmento com dados especficos da empresa: No nvel de empresa. Qualquer empresa que queira fazer negcios com um cliente ou fornecedor especfico deve criar um segmento da empresa para este. Com isso criado uma conta de cliente ou fornecedor. Viso da conta do cliente (SD): Como o departamento de vendas e distribuio tambm permanece em contato com o cliente e precisa conhecer os dados especficos sobre ele, pode ser criado um segmento da rea de vendas para cada cliente. Deve-se criar primeiro um segmento da rea de vendas antes de fazer negcio com o cliente. Viso da conta do fornecedor (MM): Deve-se criar um segmento da organizao de compra para fornecedores. Qualquer organizao que queira fazer negcios com um fornecedor, deve primeiro criar um segmento da organizao de compras. Este segmento contem dados especficos da rea. Conta total do cliente: formada por 3 segmentos a seguir: formado por dados gerais no nvel de mandante. Segmento da empresa; Segmento da rea. 11

Em geral o segmento da rea de vendas a ser atribudo a empresa tem que ser criado. O nmero da conta atribudo ao cliente ao nvel de mandante. Comparao de dados mestres: mais fcil criar registros mestres de clientes/fornecedores centralizadamente para garantir sua correta definio, caso contrrio existe o risco de criar registros mestres incompletos ou duplicados. Para corrigir e encontrar essas contas incompletas pode se executar o relatrio RFDKG00, para comparao de dados mestres de clientes ou o RFFFAG00 para a comparao de dados mestres de fornecedor e fazer as correes necessrias. A criao de contas duplicadas pode ser evitada com o uso de matchcode antes da criao de uma nova conta, ou com a ativao da verificao automtica de duplicao. Pginas da conta de cliente/fornecedor: Todos os segmentos de conta consiste em vrias pginas com diferentes grupo de campos. Dados gerais: Endereo, dados de controle, operaes de pagamento, texto; Dados da empresa: Administrao de conta, operaes de pagamento, correspondncia, seguros, imposto retido na fonte, texto. Campos importantes: Search term: abreviao para o nome; Corporate group: Identifica a matriz ou holding do cliente/fornecedor; Accounting clerk: Identifica o gerente responsvel pela conta. IBAN: Cdigo internacional de conta corrente bancria para empresas estrangeiras. Grupo de contas para clientes/fornecedores: O grupo de contas controla: O intervalo de numerao das contas (ranges); O status dos campos no registro mestre; Se a conta for de cliente ou fornecedor espordico (one-time);

O grupo de contas usado para controlar os campos exibidos no registro mestre na tela de criao inicial. Depois de criada, seu grupo de contas no poder ser modificado, porm possivel modificar o grupo de contas, por exemplo, de um endereo sequencial para um endereo de entrega. Intervalo de numerao para clientes/fornecedores: Existem intervalos de numerao separados para as contas de clientes e fornecedores. 12

O conjunto de nmero de contas possveis est dividido em intervalos de numerao menores, e eles no podem se sobrepor. Numerao interna: Significa que o sistema atribui os nmeros em ordem sequencial. Assim ele pode exibir o nmero atual que informa quantos nmeros ainda existem em um dado intervalo de numerao. Numerao externa: Os nmeros so entrados manualmente pelo usurio que cria o registro mestre. Os nmeros externos podem ser alfa-numricos. No necessrio atribuir os nmeros em sequencia, portanto o nmero atual no pode ser exibido. Todos os intervalos de numerao podem ser atribudo a um ou mais grupos de contas. Conta normal (conta espordica/one time): Para todos os clientes ou fornecedores com os quais raramente se faz negcios devem ser criados registros mestres especiais de clientes e fornecedores. No so armazenados dados especficos para um nico cliente/fornecedor no registro mestre. Portanto devem ser suprimidos os campos especficos do cliente. Os dados especficos para clientes/fornecedores espordicos so introduzidos no documento por ocasio do lanamento. Controle do status do campo: O layout das telas de dados mestre de clientes/fornecedores podem ser afetados por diversos fatores: Controle do grupo de contas: Em geral o status controlado apenas pelo grupo de contas. Desta forma todas as telas tero a mesma estrutura. Controle dependente da transao: Se desejado, o status do campo pode depender tambm das transaes de dados mestres criar, alterar, exibir. O status do campo deve ser exibido como exibir para a transao alterar, se o campo no puder ser modificado aps a criao. Controle dependente da empresa: Os campos no usados em uma empresa podem ser suprimidos, embora possa ser campo de entrada em outros. A definio de status de campo de grupo de contas, a transao e a empresa so combinadas, sendo usada aquela com maior prioridade. Princpio do duplo controle: Uma pessoa responsvel pelas modificaes em um cliente ou fornecedor, enquanto a outra fica responsvel pela validao das modificaes, em geral de alteraes crticas. 13

Primeiro preciso definir os campos de prncipio de duplo controle nos registros mestres de clientes e fornecedores no IMG. Se um campo for definido como sensvel no registro mestre, o cliente/fornecedor correspondente ser bloqueado no pagamento, caso a entrada seja modificada. O bloqueio s removido quando uma 2 pessoa com a autorizao verifica a modificao e a confirma ou rejeita. As confirmaes podem ser feitas individuais, ou pode-se obter uma lista. A lista pode ser restringida por: Cliente/Fornecedor; Empresa; Contas ainda no confirmadas; Contas recusadas; Contas que devem ser confirmadas pelo usurio.

Compensao cliente/fornecedor: Se um cliente for tambm um fornecedor, ou vice-versa, usando o programa de pagamento, pode compensar reciprocamente partidas em aberto. Para-se usar esta compensao as seguintes etapas devem ser realizadas: O nmero da conta do fornecedor deve ser introduzido na conta do cliente e vice-versa. Cada empresa pode decidir, em separado, se deseja compensar um cliente com um fornecedor. Se optar pela compensao, o campo compensao com fornecedor da conta do cliente precisa ser marcado e vice-versa. Pagador/ recebedor alternativo: Nos nveis do cliente e da empresa pode ser introduzido. A entrada no segmento da empresa tem maior prioridade que no nvel de cliente. H vrias opes para esta funcionalidade: Se o campo especificao individual for selecionado durante a entrada da fatura, possvel entrar informaes individuais de pagador/recebedor do pagamento de um cliente/fornecedor que no tenham sido criados no sistema; Se o pagador/recebedor do pagamento alternativo for um cliente ou fornecedor existente, os nmeros do fornecedor/cliente podem ser entrados no registro mestre como pagador/recebedor do pagamento autorizado. Durante a entrada da fatura, um desses pode ser selecionado com o uso de matchcode; Se dor introduzido um pagador alternativo, o dinheiro para liquidar as partidas em aberto vencidas da conta ser cobrado do pagador alternativo; Se um recebedor do pagamento alternativo for introduzido, o dinheiro que a empresa deve pagar para liquidar as 14

partidas vencidas ser enviado ou transferido ao recebdor alternativo. Sede/Filial: Os clientes, em alguns setores industriais, fazem seus pedidos localmente, mas pagam suas faturas de forma centralizada. Isto pode ser refletido no sistema por meio das contas da sede e da filial. Todos os itens lanados na filial so transferidos para a sede. Em geral a sede que cobrada e tem de pagar ou receber o pagamento. Mas se o campo processamento descentralizado estiver marcado no registro mestre da sede, a conta da filial ser usada. Bancos: O cadastro de banco feito a nvel de mandante (client). Todos os bancos usados no sistema precisam ter um registro mestre de banco. Registro mestre de banco: So armazenados centralmente no ndice de bancos. So identificados pelo pas e pela chave do banco. Incluem dados de endereo do banco e dados de controle como o cdigo swift, dados de ordens de pagamento postais e grupos de bancos. Eles podem ser criados de 4 maneiras: Ao entrar informaes bancrias no registro mestre de cliente ou fornecedor ou na configurao do banco da empresa. O ndice de bancos pode ser importado de um disco ou uma fita contendo o programa RFBVALL_0, transferncia de dados bancrios especfica do pas. Para os clientes que usam a funcionalidade lockbox, pode ser criada uma pasta batch input que atualiza automaticamente as informaes bancrias do cliente no registro mestre. Utilizando a operao criar bancos no menu do registro mestre de contas receber/ pagar. Os bancos utilizados pela empresa so definidos como bancos da empresa. Estes bancos so criados na configurao e compe-se de: Dados mestre de bancos, informaes bancrias eletrnicas, contas bancrias por banco e contas do Razo por conta bancria. O campo tipo de banco no registro mestre de cliente/fornecedor usado para fazer distines de bancos diferentes. Se o cliente/fornecedor tiver mais de um banco, o usurio pode selecionar os bancos diferentes com o uso de matchcodes no campo banco parceiro. Cadastro de Bancos: Todos os bancos usados no sistema precisam ter um registro mestre de banco.

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 HOUSE BANK: So as agncias que a empresa tem conta; HOUSE BANK ID: Apelido interno da agncia; BANK KEY: Chave que identifica o banco + dgito do cdigo do banco + agncia. BANK ACCOUNT NUMBER: Conta corrente da empresa. ACCOUNT ID: Apelido interno da conta corrente da empresa. Contas bancrias: Precisam ser definidas. As contas podem ser identificadas por um ID de conta, que nico. Os dados da conta bancria contem: Nmero da conta no banco; Moeda; Conta do Razo que reflete os lanamentos da conta bancria no Razo. Deve-se criar uma conta do Razo para cada conta bancria e vice-versa. As duas devem ter a mesma moeda de conta.

UNIDADE 3 CONTROLE DE DOCUMENTOS

Para qualquer transao gerada um documento informando quem fez, quando fez e o que fez. Um documento identificado pela combinao de: Nmero de documento; Empresa; Exerccio.

Um documento de FI comp-se de: Um cabealho do documento (Informaes que se aplicam ao documento inteiro; 2 a 999 partidas individuais (infomaes especficas daquela partida individual). Duas das mais importantes chaves de grupo so: O tipo de documento para o cabealho; A chave de lanamento para as partidas individuais.

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O sistema pode atribuir os nmero de documento (atribuio interna) ou o usurio pode atribu-los ao entrar no documento (atribuio externa). Um evento pode acionar mais de um documento dentro do sistema. O sistema ligar os documentos relacionados para fornecer uma viso completa de qualquer transao contbil dentro deles. Tipos de documento: Controlam o cabealho do documento e usado para diferenciar as transaes comerciais a serem lanadas. Os tipos so definidos no nvel de mandante. O sistema standard fornecido com tipos de documentos que podem ser utilizados, modificados ou copiados. Os principais controles de tipo de documentos so: O intervalo de numerao dos nmeros de documentos; Os tipo de contas permitidos para lanamentos; O status de campo de cabealho texto e nmero de referncia; Se as faturas foram lanadas com o mtodo de valor contbil liquido (net procedures). Procedimento para preenchimento de documentos originais: O tipo de documento controla o preenchimento do documento. preciso gravar os documentos originais sob o nmero de documento de processamento eletrnico de dados. Caso o documento o documento original tenha um nmero externo: Entrar o nmero externo no campo nmero de referncia, no cabealho do documento de processamento eletrnico de dados; Registrar o nmero do documento de processamento eletrnico de dados no documento original. Tipos de documentos standard importantes: O tipo AB permite lanamentos em todos os tipo de contas. DG: apenas lanamentos no cliente (D) e nas contas do Razo (S). Para transferncia de documentos de fatura o sistema utiliza os documentos: RV: tipo de documento inicial para documentos de faturamento de SD (fatura de clientes). RE: tipo de documento inicial para documentos de faturamento de MM (fatura de fornecedores). Quando a atribuio de nmeros internos utilizada, o sistema atribuiu um novo nmero para cada documento no componente FI. Na atribuio de nmeros externos o sistema transfere o nmero do documento de faturamento para o documento de FI, desde que esse nmero ainda no tenha sido atribudo. O programa de pagamento utiliza o tipo de documento ZP para lanamento automticos.

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 Intervalo de numerao de documentos: Define o intervalo permitido em que se deve posicionar um nmero de documento que no pode ser sobreposto. Numerao interna: O sistema grava o ltimo nmero de documento usado, a partir do intervalo de numerao, no campo nmero atual e adota o nmero subsequente para o documento seguinte. Numerao externa: O usurio entra o nmero do documento original ou o nmero transferido automaticamente de um sistema de faturamento antecipado. Os nmeros podem ser alfanumricos. At um exercicio futuro: No incio de cada exercicio, o sistema continua a adotar o nmero seguinte ao nmero atual. No reiniciado no limite inferior. Por exerccio: No incio de cada exercicio, a numerao do documento comea novamente no inicio inferior. Isto evita que o limite superior de intervalo seja atingido. Em uma empresa, cada tipo de documento deve estar associado a um intervalo de numerao. Eles no podem ser sobrepostos. Assim cada documento ter uma numerao nica na empresa. Funes das chaves de lanamento: Tem funo de controle dentro das partidas individuais. Essas funes controlam: O tipo de conta em que possvel lanar uma partida individual; Se o item lanado como crdito ou dbito; O status do campo de detalhes adicionais.

As chaves de lanamento so definidas no nvel de mandante, e as chaves tambm indicam: Se a partida diz respeito ou no a uma operao de pagamento. Essa informao necessria na anlise de histrico de pagamento e na criao de avisos de pagamento. Para operaes do Razo: 40 a chave de lanamento para dbito. 50 a chave de lanamento para crdito. Para faturas de clientes: 01 a chave para dbito. 50 a chave para crdito. Para faturas de fornecedores: 40 a chave para dbito. 31 a chave para crdito. Status do campo de documento: Depende da conta e personalizado em contas do Razo. No processamento de clientes e fornecedores, o status do campo personalizado na chave de lanamento, quando necessrio.

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Da mesma forma que na definio de status de campo em contas do Razo, aplicado o status do campo com prioridade mais alta. impossvel combinar status suprimir e entrada obrigatria. Esta combinao gera erro. Grupo de status de Campo: Usado apenas para o Razo Geral. Para cada categoria de contas do Razo necessrio determinar o status de cada campo de entrada de documento. Essas regras so agrupadas para cada categoria de contas do Razo, no grupo de status de campo. Chaves de lanamento Standard: Se modific-las, ou definir novas chaves de lanamentos, todas as tarefas que faam referncia a essas chaves devero tambem ser atualizadas. Chaves de lanamento para ativos e materiais s podem ser atualizadas se os componentes correspondentes estiverem implementados. Ao influenciar definies de status de campo das chaves de lanamento, e o grupo de status de campo, possvel tornar o status dependente da transao da conta. Livro Auxiliar: Uma vez que no tem grupo de status de campo, as diferenas no lanamento do livro auxiliar so efetuadas, principalmente por chaves de lanamento diferentes. H muitas chaves de lanamento para lanamentos no livro auxiliar. Nos lanamentos do Razo, a diferena feita principalmente por grupo de status de campos diferentes. Portanto, apenas 2 chaves de lanamento (40 e 50) so necessrias. A chave de lanamento definida no nvel de mandante e ela determina como o item do documento ser lanado (dbito ou crdito). Perodos contbeis: So definidos na variante do exerccio. Para se evitar lanamentos em perodos contabis errados, os perodos desejados podem ser fechados. No final de cada perodo ele em geral encerrado e o perodo seguinte aberto. Durante o fechamento financeiro, alguns perodos extraordinrios tambm podem ser abertos para lanamentos de encerramento. Durante o procedimento de fechamento, dois intervalos de perodos tem que estar aberto ao mesmo tempo. Portanto dois intervalos de perodos podem ser entrados na tabela de perodo contbil. Variante do perdo contbil: Vrias empresas podem usar a mesma variante. A abertura e fechamento de perodos so feitos ao mesmo tempo para todas as empresas atribudas, o que torna a atualizao do perodo mais fcil. Verificaes de perodo por tipo de conta: No nvel de cabealho do documento, o sistema verifica os perodos que esto alocados para o tipo de conta +. Esta a primeira verificao. Portanto o tipo de conta + deve 19

ser aberto para todos os perodos que se supe que estejam aberto para qualquer outro tipo de conta. O tipo de conta + representa a entrada mnima na variante do perodo contbil. Perodos contbeis podem ser tratatos de diferentes modos para vrios tipo de conta. No nvel de partida individual, o sistema verifica o tipo de conta da chave de lanamento para saber se o perodo est aberto para o tipo de conta atribudo. O intervalo de contas sempre tem contas do Razo. A entrada de determinadas contas de reconciliao atrs de tipos de contas do livro auxiliar, faz com que as contas do livro auxiliar possam ser tratadas diferentemente das contas com conta de reconciliao diferente. Dois intervalos de perodo: Devem estar abertos ao mesmo tempo durante o procedimento de encerramento. Um grupo de autorizao pode ser atribudo ao primeiro intervalo. razovel utilizar o primeiro intervalo para perodos extraordinrios e autorizar somente os contadores envolvidos no encerramento para fazer lanamentos nesses perodos. O usurio deve ter autorizao para o objeto de F_BKPF_BUP (autorizao para perodos contbeis, com o mesmo valor no campo grupo de autorizaes com na tabela de perodos contbeis. Autorizao de lanamento: Montantes mximos: So definidos por empresa em grupos de tolerncia. Aqui tambm controlado o processamento das diferenas de pagamento. Nesta seo so enfocados os limites superiores para operaes de lanamento, dentro dos grupos de tolerncias: Montante total por documento; Montante por item de cliente/fornecedor; O percentual de desconto que um usurio pode garantir nesse grupo de tolerncia. Atribuies de autorizaes de lanamento: Se um usurio no for atribuido a nenhum grupo de tolerncia especial, ele ser colocado no grupo de tolerncia default. Geralmente o grupo de tolerncia default contem valores que devem ser vlidos para o maior grupo de empregados. Para funcionrios com limites muito alto ou muito baixo, deve ser criado e atribuido um grupo de tolerncia especial para seu ID de acesso de usurio.

UNIDADE 4 CONTROLE DE LANAMENTOS

DEFAULT VALUES: ID DE PARMETRO: Definir determinados valores de campo default; 20

OPES DE PROCESSAMENTO: Definir mscaras da tela default; Modificar estrutura da tela. REGISTRO MESTRE DE USURIO: Idioma, formatao de data, impressoras, notao decimal,etc. Os Ids de parmetro permitem aos usurios definir valores propostos para campos cujo valores no se modificam com frequncia. As opes de processamento permitem aos usurios modificar suas telas do sistema, nas seguinte reas: Entrada de documento: O usurio pode ocultar campos que no sejam relevantes para seus jobs. Exibio de documento: O usurio pode definir diferentes opes de exibio ao consultar documentos. Partidas em aberto: Os usurios selecionam exibies de estrutura linhas e opes de lanamento para processar partidas em aberto, ou seja tem a opo de entrar o montante de um pagamento parcial ou o saldo da nova partida em aberto. DEFAULT DE SISTEMA E CONTBEIS: Default de sistema: Data de lanamento, princpio de documento. Default contbeis:

Tipo de documento e chave de lanamento; Definies de chave de lanamento de dbito/crdito; Proposta de exerccio; Proposta de data efetiva; Desvio mximo na taxa de cmbio. O sistema sempre prope a data atual como a data de lanamento e de entrada durante o processamento de documento. Contudo a data de entrada no pode ser mudada. O sistema atende ao princpio do documento, todos os documentos devem ter equivalncia antes de seu lanamento. Como o processo feito em vrias operaes contbeis, os tipos de documentos default e as chaves de lanamento so definidos por operao em customazing. Uma fatura de fornecedor ter o tipo de documento KR usando a chave de lanamento 31. Uma fatura de cliente ter o tipo de documento DR e o dbito ser lanadousando a chave 01. preciso definir no nvel da empresa, a diferena mxima entre a taxa de cmbio que foi entrada no cabealho do documento de uma operao e a da tabela de taxas de cmbio. Se o sistema encontrar uma diferena superior a estabelecida, ser emitido uma mensagem de aviso. Modificao de documentos: Modificaes em 2 nveis:

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Cabealho do documento; Partida individual.

Determinados campos no podem ser modificados: montante, chave de lanamento. Outros campos podem ser modificados: textos, alocao. O sistema rastreia todas as modificaes de documentos. Pode-se modificar determinados campos do cabealho de documento e das partidas individuais. Cabealho do documento: Somente o nmero de referncia e os campos de texto podem ser modificados. Partidas individuais: O sistema no permite modificaes no montante, na chave de lanamento, na conta ou em qualquer outro campo que afete a reconciliao de um lanamento. A medida que os usurios modificam os documentos, as seguintes informaes so registradas: O campo que foi modificado; Os valores novos e antigos; O usurio que fez as modificaes; A hora e a data da modificao. Regras de modificao de documentos: Pode-se ter diferentes regras de modificao para cada campo: Tipo de conta: Permite diferenciar uma regra entre contas receber, contas pagar e Razo. Classes de transao: So usadas apenas nas operaes do Razo especial para letras de cmbio e adiantamentos; Empresa: Se o campo estiver em branco, a regra aplicada em cada empresa. As condies para modificar um campo so pr-definidas e podem ser modificadas da seguinte maneira: O perodo contbil ainda est aberto; A partida individual ainda no est liquidada; O documento no uma inscrio ao crdito referente a uma fatura; O documento no um crdito decorrente de um adiantamento. Documento Reverso (estorno): Pode ser revertido de 2 maneiras (normal/standard ou lanamento negativo. Lanamento negativo: Para que seja permitido este tipo de documento so considerados 2 pr-requisitos: 1 a empresa deve permitir lanamentos negativos, 2 o reversals reason deve estar customizado para lanamentos negativos. Se ativados, ao estornar o documento original utiliza-se os mesmo posting keys do documento original porm muda o sinal para negativo.

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 Standard: Reverte o lanamento utilizando a posting key inversa. Ex: documento original 40, a reverso ser 50, e vice-versa. Condies de pagamento: So utilizados para definir: Data base para clculo de vencimentos; Validade dos descontos; Porcentagem de desconto;

As condies so: Alocadas no registro mestre de cliente/fornecedor; Propostas pelo sistema ou entradas pelo usurio; Usadas em partidas individuais de transao para determinar as condies de pagamento. Condies de pagamento so condies estabelecidas entre parceiros de negcios para liquidar o pagamento de faturas. As condies definem o vencimento da fatura e o desconto oferecido para a liquidao antecipada desta fatura. As condies habilitam o sistema para calcular o vencimento de fatura e desconto. Para ser feito o clculo o sistema necessita de 3 elementos de dados: Data base: Data que d origem ao vencimento; Validade dos descontos: Perodo em que ser permitido o desconto; Porcentagem de desconto: Taxa utilizada para calcular o valor do desconto. Se a condio de pagamento tiver sido atribuida no registro mestre ela ser proposta pelo sistema, no entanto o usurio pode entr-la ou modific-la durante o processamento da operao. Condies de pagamento em fatura: As condies podem ser entradas no segmento da empresa, segmento da rea de vendas, e segmento de compras de um registro mestre de cliente/fornecedor; As condies de pagamento durante o lanamento de uma fatura dependero do local de criao desta fatura: Se uma fatura tiver sido criada em FI, as condies de pagamento do segmento da empresa sero propostas pelo sistema. Se uma fatura de cliente tiver sido criado em SD, as condies de pagamento do segmento da rea de vendas sero propostas pelo sistema. Se tiver sido lanado em SD as condies de pagamento da fatura, elas sero copiadas para a fatura em FI (as faturas em FI so criadas automaticamente). Se uma fatura de fornecedor tiver sido criada em MM, as condies de pagamento do segmento de compras sero prospostas pelo sistema. As condies de pagamento da fatura, durante seu lanamento em MM, so copiadas para a fatura em FI.

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Ao entrar uma fatura de fornecedor, pode-se tambem definir um montante de desconto fixo ou uma porcentagem de desconto. Ou seja, o desconto concedido independente do perodo. Condies de pagamento relativas a crdito: Crdito relacionado a faturas: Os crditos podem ser relacionados a fatura original, com a entrada do nmero no campo da fatura relacionada durante a entrada do documento. Neste caso, as condies de pagamento so copiadas da fatura, de forma que ambas (fatura e crdito) tenham o mesmo dia de vencimento. Outros crditos: As condies de pagamento em outros crditos no so vlidas e so devidass na data do documento. Para ativar as condies de pagamento nessas inscries ao crdito referentes a fatura, preciso entrar um V no campo de fatura relacionada durante a entrada do documento. Condies de pagamento: Dados Bsicos Dia limite: At este dia do calendrio, a condio de pagamento pode ser aplicada, isto possibilita que as condies de pagamento sejam dependentes da data. Descrio: Tem 2 elementos: Uma explicao determinada pelo sistema, que uma descrio relacionadas a vendas para impresso de faturas, e um explicao definida pelo usurio. Tipo de conta: Permite a utilizao conjunta ou exclusiva de uma condio de pagamento em um livro auxiliar. Controle de Pagamento: Uma fatura geralmente bloqueada com uma chave de bloqueio na partida individual, no entanto possvel definir uma chave de bloqueio em uma condio de pagamento; Uma forma de pagamento , em geral, entrada na partida individual, todavia possvel definir uma forma de pagamento e uma condio de pagamento. O sistema prope a definio da chave de bloqueio e da forma de pagamento em uma condio de pagamento na partida individual, caso a condio de pagamento seja atribuda no registro mestre do parceiro de negcios. Data Base: a data de nicio que o sistema utiliza para calcular o vencimento da fatura. Os valores propostos, a partir dos quais possvel determinar a data base so os seguintes: Sem default, Data de lanamento, Data do documento ou Data de entrada. Especificaes para o clculo da data base: A data afixada utilizada para substituir o dia de calendrio da data base; 24

 A quantidade de ms(s) a ser adicionado ao ms de calendrio do ms base. Desconto: Para-se calcular, entra-se uma porcentagem na condio de pagamento. A quantidade de dias de validade da porcentagem tambm entrada na mesma linha. Podem ser acrescentados outros dias ou meses fixos. Os dias e meses definidos na condio de pagamento so usados em conjunto com a data base para calcular o montante de desconto correto para a data de pagamento. Pode-se entrar at 3 validades de desconto. Dias limite: Os dias limite possibilitam condies de pagamento dependentes da data. Pode-se definir diversas verses de uma chave de condies de pagamento, cada uma delas com diferentes dias limites. Prestao (installment payments): Um plano de pagamento em prestaes possibilita que o pagamento de uma fatura seja feito ao longo de vrios meses, ou que uma parte do montante da fatura seja retida para pagamento em data posterior. O sistema cria uma partida individual para cada prestao determinada. Montante base desconto: A legislao federal do pas que determina se o montante base de desconto ser o valor liquido ou o valor bruto (que inclui os impostos). preciso decidir, por empresa ou por cdigo de jurisdio, como o sistema deve determinar o montante base de desconto. Lanamento de descontos Procedimeno Bruto: O montante de desconto entrado na fatura, manual ou automaticamente pelo sistema, que para isso utiliza as taxas existentes nas condies de pagamento. possvel modific-lo at mesmo depois que a fatura lanado. Quando for liquidada uma partida em aberto, de uma conta de cliente ou fornecedor, desconto possvel automaticamente lanado em uma conta de desconto concedido ou desconto no-vencido. Estas contas so definidas na configurao. Processo de contabilizao liquida para fornecedores: Se for feito o lanamento de uma fatura de fornecedor com um tipo de documento para o processo de contabilizao liquida, o montante lanado em despesas ou na conta do balano reduzido pelo montante do desconto. O mesmo montante tambm lanado em uma conta de liquidao de desconto para compensar o documento. Quando-se utiliza o processo de contabilizao liquida, o montante de desconto automaticamente lanado durante o lanamento da fatura. A conta de liquidao de desconto deve ser administrada com base na partida em aberto. Impostos (taxes): H apenas 2 permitidos no sistema R3:

Taxas por nvel de pas/federal; Taxas por nvel de estado/jurisdio. Cada pas est associado uma tax procedure for calculation. semelhante ao esquema de clculo de preos em SD, cada account key est associada a tax account. O tipo de condio difere as regras para o clculo de impostos. 25

No momento da determinao de conta define-se as regras (dbito/crdito e tax code). Code Tax: informado no momento de lanar um documento e est associado ao country code, sendo assim determina qual o esquema de clculo de impostos. Pelo tax code tem-se o percentual de imposto e qual a determinao de contas. Tax accounts: As contas de impostos dentro do G/L Master Record devem estar com o campo Tax category preenchidos e por garantia o campo post automatically only deve estar flegado. Processo do clculo da taxa: Dados requisitados para o automatic determination for tax amounts: Regras; Chave de lanamento; Contas de taxas;

Operao inter-empresarial: Envolve duas ou mais empresas em uma transao contbil, exemplos: Uma empresa compra de outras empresas (suprimento centralizado). Uma empresa paga para outras empresas (pagamento centralizado). Uma empresa vende mercadorias para outras empresas. Uma operao inter-empresarial faz lanamentos em contas de vrias empresas. Isto no pode ser feito com o lanamento de apenas um documento, porque um documento sempre atribudo a uma nica empresa. Em vez disto, o sistema lana um documento em separado para cada empresa envolvida. Para salvar dbitos e crditos nesses documentos, o sistema gera partidas individuais automticas, que so lanadas em contas transitrias, isto , conta as pagar ou a receber entre empresas. Os documentos pertencentes a uma operao inter-empresarial so ligados por um nmero de operao inter-empresarial comum. Contas transitrias: Devem ser definidas em cada empresa antes da execuo de uma operao inter-empresarial. As contas transitrias podem ser contas do Razo, de clientes ou fornecedores. Na configurao, necessrio atribuir contas transitrias para cada possvel combinao de 2 empresas, afim de permitir lanamentos inter-empresarias entre essas combinaes (ex: 3 empresas precisam de 3x2=6 contas transitrias). Para diminuir a quantidade de contas transitrias, pode-se utilizar apenas uma empresa como Empresa de Compensao . Neste caso, o usurio deve atribuir contas transitrias para cada combinao da empresa de compensao com as outras empresas. (ex: 3 empresas precisam de 2x2=4 contas transitrias). Tambm necessrio atribuir Chaves de Lanamento as contas transitrias para identificar que tipo de contas elas so. 26

Nmero para operao inter-empresarial:

No lanamento do documento inter-empresarial, o sistema gera um nmero para operao inter-empresarial, para interligar todos os novos documentos. O nmero do documento uma combinao do nmero do documento da 1 empresa, do nmero da primeira empresa e do exerccio atual. Ele arquivado no cabealho. Os documentos inter-empresariais podem ser estornados: o sistema pode estornar cada documento separadamente.

UNIDADE 5 COMPENSAO DE PARTIDAS EM ABERTO

PARTIDAS EM ABERTO: So transaes incompletas, tais como fatura de fornecedor que no foi paga. Para que uma transao de partidas em aberto seja considerada completa, a transao deve ter sido compensada . Uma transao considerada completa quando um valor de contrapartida lanado para um item ou grupo de itens, de forma que o saldo resultante das partidas seja zero. LANAMENTO COM COMPENSAO: O usurio entra itens de documento e, em seguida, marca as partidas em aberto que devem ser compensadas. O lanamento com compensao pode ser feito simultaneamente para vrias contas e tipos de contas, e para qualquer moeda. Esta transao pode ser realizada manual ou automaticamente, com a utilizao do programa de pagamento automtico. COMPENSAO DE CONTAS: Permite selecionar e fazer a correspondncia das partidas em aberto existentes a partir de uma conta de saldo zero. O sistema marca as partidas compensadas e cria um documento de compesao. O nmero e a data de compensao so entrados nas partidas em aberto liquidadas. A data de compensao pode ser a data atual ou uma data definida pelo usurio. PROGRAMA DE COMPENSAO AUTOMTICA: Funes de compensao: Agrupar itens por conta; Se o saldo for zero, os itens sero marcados para compensao. Condies para compesao: As contas devem ser administradas com base em partida em aberto; Contas a compensar devem ser definidas. 27

Itens no compensados: Partidas memo; Lanamentos estatsticos, adiantamentos, letras de cmbio; Itens com entradas de imposto retido na fonte.

Programa de compensao automtica: O usurio pode compensar partidas em aberto de contas do Razo, de fornecedores e clientes. O programa agrupa itens de uma conta que tem os mesmo: Nmero de conta de reconciliao; Moeda; Cdigo do Razo especial; Cinco critrios livres definidos no cabealho ou item do documento, ou seja, campo de alocao, nmero de referncia, etc. Se o saldo dos itens, na moeda local e dentro de um grupo for zero, o sistema faz a compesao automaticamente e cria documento de compesao. Todas as contas que exigem compensao automtica precisam ser definidas via customazing. Processo de pagamento manual: Incoming payment: Recebimento; Outgoing payment: Pagamento. Pagamento manual uma transao que compensa uma partida em aberto, geralmente uma fatura, pela alocao manual de um montante de contrapartida a uma partida em aberto. Entrada de pagamento: Geralmente usadas em contas a receber, liquida um montante devedor em aberto. Pagamento a efetuar: Geralmente usados em contas a pagar, liquida um montante de crdito em aberto. Pagamento manual processado em 3 etapas: 1. So preenchidas as informaes do cabealho do documento; 2. So marcadas as partidas em aberto que sero compensadas; 3. A transao gravada. Processo de partidas em aberto: H uma tela que lista todas as partidas em aberto sem equivalncia. Podem ser pagamentos, dbitos, crditos ou faturas. De acordo com a configurao todos os itens podem ser marcados ou desmarcados quando o usurio chegar a esta tela. A 1 etapa no processo de partidas em aberto a ativao das partidas individuais necessrias para alocar um pagamento.

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 O montante entrado alocado na partida individual apropriada e deve ser proporcional ao montante e ao desconto do item. H vrias maneiras de ativar ou desativar uma partida individual. O documento pode ser lanado quando o montante entrado for igual ao atribuido. O desconto concedido determinado pela condio de pagamento da partida individual e considerado no clculo do montante atribudo. O desconto pode ser modificado pela sobregravao do valor absoluto de desconto ou pela modificao da porcentagem de desconto. No pode exceder os limites definidos no grupo de tolerncia. Lanamento do pagamento: Detalhes da sntese; Simular verificao dos itens gerados automaticamente; Corrigir erros; Lanamento; A ltima etapa uma verificao final do documento entrado. Sntese: As partidas individuais entrada podem ser revisadas antes do lanamento. Simular: Ao selecionar o documento, todas as partidas individuais, inclusive aquelas geradas automaticamente, podem tambm ser revisadas. Corrigir erros: Se os dbitos no forem iguais ao crditos, ou ocorrer um erro durante a entrada, o erro pode ser corrigido por uma das seguintes opes: o Modificao, eliminao ou entrada de uma partida individual; o Marcao de partidas em aberto adicionais; o Processamento das partidas em aberto marcada. Lanamento: Se posteriormente, identifica que o documento contem erros e precisa ser corrigido, necessrio primeiro anular as partidas compensadas, para em seguida, estornar o documento. Somente assim o lanamento original pode ocorrer novamente. Pagamentos diferenciados

O grupo de tolerncia de empregados usado para controlar: Os limites superiores para as operaes de lanamento (autorizaes de lanamento); As diferenas de pagamento permitidas. O grupo de tolerncia de contas do Razo Geral usado para controlar: Permitir pagamento diferenciado (ex: procedimento de compensao automtica). 29

O grupo de tolerncia de clientes/fornecedores usado para fornecer especificaes para: Procedimentos de compensao; Diferenas de pagamento permitidas; Lanamento de partidas residuais das diferenas de pagamento; Tolerncia para aviso de pagamento;

Pagamento parcial: Quando o usurio define fazer este pagamento, a partida aparece com o valor total em aberto nas consultas. Pagamento residual: Nele o sistema gera um documento novo, e esse documento que representa somente o saldo em aberto, que aparece como open nas consultas. Reason code: Justificativas que devem ser associadas a pagamentos parciais, residuais e com diferena. VARIAO CAMBIAL: Na liquidao de partidas em aberto em moeda estrangeira, podem ocorrer diferenas realizadas devido a flutuao as taxas de cmbio. Essa flutuao provoca diferenas de cmbio que o sistema lana automaticamente como ganhos ou perdas realizados. O sistema lana automaticamente nas contas de receita/despesas definidas, na configurao, para diferenas de cmbio. A diferena realizada gravada na partida individual liquidada. Diferenas de cmbio tambm so lanadas quando partidas em aberto so avaliadas para o balano. Essas diferenas so lanadas em outra contas de diferena de cmbio e em uma conta de ajuste de balano. Na compensao de uma partida em aberto j avaliada, o sistema estorna a conta de correo de balano e lana a diferena de cmbio restante na conta para diferenas de cmbio realizadas.

UNIDADE 6 CAIXA DIRIO

O caixinha uma nova ferramenta de administrao de caixa no Enjoy. O lanamento de receitas de caixa e os pagamentos vista so possveis. Com esta ferramenta pode-se: Ter um caixinha separado para cada moeda; Fazer lanamentos em conta do cliente, fornecedor e do Razo. Executar vrios livros caixas em cada empresa; Selecionar um nmero aleatrio para identificao do caixinha ( uma chave alfanumrica de 4 digitos). Tipos de documentos padro do caixinha: 30

Documento conta Razo Geral= AB Pagamentos = KZ DA Recebimentos = KA DZ

Para configurar o caixinha necessrio: Informar a empresa onde quer usar o caixinha; O nome e a identificao de 4 dgitos do caixinha; As contas do Razo onde se quer lanar as operaes contbeis do caixinha; Moeda em que ser executado o caixinha; Os tipos de documentos para: o Lanamentos em conta do Razo; o Sadas de pagamento a fornecedores; o Entrada de pagamento de fornecedores; o Sada de pagamento a clientes; o Entrada de pagamento de clientes. Tipo de transaes: Despesa (E); Receita (R); Cash transfer (caixinha p/ banco) (B); Cash transfer (banco p/ caixa) (C); Contas a receber (D): recebimento de cliente e pagamento ao cliente; Contas a pagar (K): recebimento de fornecedor e pagamento ao fornecedor.

UNIDADE 7 RAZO ESPECIAL

CLASSES DO RAZO ESPECIAL: Relativas a adiantamento; Relativas a letra de cmbio; Outras operaes.

Tipos de razo geral especial: Solicitaes de adiantamento; Adiantamentos; Lanamentos estatsticos (garantia/cauo).

RAZO ESPECIAL: As operaes do Razo especial podem ser usadas de diversas maneiras. Essas operaes podem ser reunidas em 3 categorias bsicas 31

 Relativas ao adiantamento: O sistema tem telas e programas especiais prconfigurados que tratam da solicitao, recebimento e aplicao de fornecedores ou clientes e esto contidos no menu standard. O processo de adiantamentos tambm foi integrado aos programas de processamento de cobranas e pagamentos. Relativas a letra de cmbio: O processamento utilizado para tratar das necessidades especficas do pas. O sistema tem telas e programas especiais prconfigurados que utilizam funes de operaes do Razo especial para atender as necessidades. As operaes de cmbio esto contidas nos menus standard cliente e fornecedores do sistema e integrada a outras funes da FI. Outras operaes: Os outros vrios tipos de operaes utilizam as funes de operao do Razo especial. Para o acesso a esses tipos de operaes existe uma opo em processamento de documentos em fornecedores e clientes denominadas Outros. Tambm possvel encaminhar partidas individuais de cada documento financeiro para uma conta de reconciliao alternativa por meio do cdigo do Razo especial. Com isso controla-se o tipo de processamento a ser realizado quando a operao iniciada. CLASSES DE OPERAES DO RAZO ESPECIAL: H 3 maneiras de registrar os lanamentos do Razo especial no sistema: Lanamentos reais: Fazem parte do balano. So lanamentos com uma contrapartida de livre definio. Ex: O lanamento de um adiantamento recebido; Lanamentos automticos de contrapartida: So operaes que so sempre lanadas na mesma conta de contrapartida. Em geral eles fazem parte do anexo do balano. Ex: Lanamento de uma fiana. Partidas memo: So lanamentos que no so destinados a exibio no Razo, mas apenas para lembrar de pagamentos em aberto vencidos ou a ser efetuados. Ex: Solicitao de adiantamento. Lanamento estatstico de contrapartida (automtico) Sempre se fazem lanamentos na mesma conta de contrapartida. Para simplificar a operao de lanamento, pode-se definir o nmero da conta necessria para o lanamento de contrapartida no sistema. Quando o usurio liquida partidas em aberto de uma conta de partidas em aberto, o sistema liquida partidas em aberto relevantes da conta de contrapartida. Essas operaes so chamadas de lanamentos estatsticos pois geralmente no so exibidas no balano, ou s no anexo. Partidas Memo (solicitao): Quando uma partida memo lanada, s h uma partida individual produzida. Os programas de pagamento e cobrana podem ter acesso as partidas memos para processamentos adicionais. Partidas memo so administradas como uma partida individual na conta de partidas em aberto e na conta do Razo especial. Por isso deve-se sempre ativar a exibio de partidas individuais destas contas. 32

 Indicador de Razo Especial: Na sort key das contas contbeis de solicitao de adiantamento recomenda-se colocar o cdigo de fornecedor/cliente para ser possvel visualiz-los no campo assigment na FBL1N. Free Offseting entry: A conta contbil partida definida no IMG e a contrapartida (offseting) colocada manualmente. Os adiantamentos so free offseting entry porque a contrapartida ir variar de acordo com o meio de pagamento ou recebimento. Ao transformar uma solicitao em adiantamento, a partida ir aparecer como Open na FBL1N e quando o adiantamento for associado a fatura de cliente/fornecedor, o status mudar para clear. As contas contbeis utilizadas para as Specials G/L so contas de reconciliao para os tipos de conta D e K. Ao contrrio das contas de reconciliao de clientes e fornecedores, devem ser checadas como Open Item Management, e consequentementes como Line Item Display.

UNIDADE 8- PARKING DOCUMENTS

A pr-edio de documentos uma forma alternativa de inserir documentos de transaes no sistema. PARKING: Ao contrrio dos documentos normais lanados: A movimentao no perodo no atualizada; Um usurio pode analisar, modificar e depois pr-editar novamente o documento. No final, o documento ser gravado ou eliminado. Ao contrrio dos documentos memorizados: A pr-edio de um documento gera um nmero de documento; Os dados pr-editados podem ser analisados em vrios relatrios do sistema; Documentos que podem ser pr-editados: Contas de clientes ( faturas e notas de crditos); Contas de fornecedor ( faturas e notas de crditos); Contas do Razo ( lanamentos no Razo). possvel visualizar em consultas Park Documents para controle do que est pendente de liberao e contabilizao. HOLD DOCUMENTS (memorizados) : So documentos memorizados que podem ser recuperados posteriormente atravs do boto Three, finalizados e gravados Usurio define um cdigo qualquer para o documento e ele no contabilizado.

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 Parking : Funes adicionais: Display de aprovao de autorizao, princpio do duplo controle, responsabilidades, acelerao dos procedimentos de trabalho. Parked: Pode: Especificar datas, atribuir valores, contas, atribuir objetos contbeis. No pode: Alterar moeda, tipo de documento, nmero de documento, company code. Quando: Sempre que necessrio, em diversos tempos possveis. Como posso lanar: Individualmente ou atravs do processamento da lista ou relatrios, abrindo documentos e salvando e/ou executando e salvando vrios documentos ao mesmo tempo (batch input). Diferenas entre Posting documents X Parking documents: 1. Post autoriza a alterao de ndices estatsticos, parking no; 2. Post no apaga documentos, a alternativa estonar, parking apaga; 3. Post no altera valores, nmero de contas, objetos atribudos a conta e datas especficas, j para documentos em park isto irrelevante. SAP BUSINESS WORKFLOW: uma ferramenta de liberao que d uma autorizao no processo de negcios ou entre sistemas; Pode ser adaptado de acordo com as necessidades do cliente. Suporta diversas atividades do usurio.

APOSTILA 2 UNIDADE 2 PAGAMENTOS AUTOMTICOS

O programa de pagamento automtico consiste em coletar partidas em aberto, gerar uma proposta de pagamento e gerar relatrio ou arquivo para comunicao com os bancos. Serve tanto para pagamentos como para cobranas. Os documentos em abertos podem ser compensados no momento em que o sistema gera a proposta, ou mediante arquivo retorno do banco (parmentro).

O processo de pagamento consistem em 4 etapas: 1. Configura parmetros, define-se o que, quando e por qual mtodo ser pago; 2. Gera a proposta; 3. Roda agenda de pagamento. Quando o documento de pagamento criado, atualiza o G/L e o sub-ledger; 4. Imprime com os tipos de pagamento, gerando spool de cheque, border, arquivo eletrnico, baixa as faturas. 34

Estrutura de configurao para o programa de pagamento: 1. Para todas as company codes define-se relaes de pagamento interempresas, o desconto, tolerncia de dias para pagamento, processo de transao do cliente/fornecedor. 2. Pagamento entre company codes define-se o valor para pagamento mnimo de entrada/sada, formas de pagamento. 3. Mtodo de pagamento por cada pas define as configuraes especficas do pas, mtodos de transferncia bancria, tipos de documentos para lanamento, impresso de programas e se marcado payment order only ele no baixa a fatura. 4. Mtodo de pagamento por company code define os valores mximo e mnimos de pagamento, mtodos de pagamentos elegveis por company code, otimizaes como banco, cdigo postal, moeda estrangeira, clientes/fornecedores estrangeiros, formas de pagamento media (DME), nome do sap script. 5. Seleo de banco define-se: Ranking Order, que a ordem de escolha do banco por mtodo de pagamento, moedas. Valores: definido o valor disponvel por house bank; Contas: Define-se as contas de contra-partida (offset) ao subledger e as contas de compensao para o bill of exchange. Value Data: Para cada conta e mtodo de pagamento define-se a data em que a transao passar a ser vlido em nmero de dias. Essa informao ser considerada no fluxo de caixa. Expense/charges: Define-se o controle de taxas e despesas via conciliao do extrato bancrio. Ser possvel estipular valores de despesas para recebimentos e pagamentos. Ao rodar a proposta de pagamento, o sistema gera 2 reports que podem ser editados: Proposal List e Exception List. Proposal List: O sistema sempre ir mostra uma linha em vermelho. Se houver valor, indica que ajustes devem ser realizados. As partidas podem ser visualizadas e alteradas atravs de drill-down. Conforme forem ajustadas, aparecero em verde. Exception List: So onde podem ser visualizar os itens que no podem ser pagos. As principais razes so: fatura bloqueada, data invlida nos dados mestres, mtodo de pagamento invlido, house bank invlido, montante de pagamento inferior ao montante especificado para pagamento, sem dinheiro no house bank, debit balance. Bloqueio de pagamentos: Um pagamento pode ser bloqueado ou deletado ao editar a proposta. Bloqueios podem ser ativados no cadastro do fornecedor, servindo para todos os pagamentos em aberto (master record), no prprio documento ou ainda na proposta. Editando propostas de pagamento: A empresa pode optar por solicitar a cada account clerk que edite a proposta de seus clientes/forcecedores. Para 35

isso, deve haver a identificao do analista de pagamento/cobrana no cadastro de cliente/fornecedor e no momento das edies os documentos podero ser filtrados por account clerk. Valores de descontos podem ser alterados. Executando pagamento: At este momento nenhum item foi contabilizado. Os pagamentos/cobranas que entraram nesta rodada sero travados pelo sistema para que no seja possvel compens-los manualmente ou selecionados em uma outra proposta. Nesse ponto, documentos de pagamento so criados, as partidas em aberto so compensadas e os lanamentos contbeis gerados. Quanto as partidas em aberto no compensadas, o sistema ir mant-las travadas para compensao at que seja registrada a ordem de pagamento. Os pagamentos/recebimentos aparecero no fluxo de caixa de acordo com o que foi definido na value data. Se no tiver sido definido nada, o sistema ir demonstrar pagamentos/recebimentos na data em que foram lanados. Para pagamento em cheques, se for definida a quantidade de dias no registro mestre, o sistema ir considerar essa definio como prioritria. Variantes para programas de impresso: Para emisso de relatrios ou gerao de arquivo EDI especificado para cada mtodo de pagamento e pas onde est configurado. Para rodar estes programas o sistema precisa de ao menos uma variante. EDI e notas de advertncia de pagamento: Arquivos eletrnicos so usados para comunicao com bancos, clientes e fornecedores. Avisos podem ser enviados aos clientes/fornecedores por e-mail ou EDI messages. DME (data media exchange) : Arquivos txt no formato padro febraban que podem ter diferenciaes de acordo com a house bank, S so gerados para mtodos de pagamento efetivados pelo banco, tais como transferncias, DOC, TED. Pagamento Mdio Workbench (PMW): uma ferramenta para configurar a gerao de arquivos via IMG (customazing) permitindo maior flexibilidade para ajustes em relao aos programas que so desenvolvidos para este fim. possvel utilizar o PMW para alguns mtodos de pagamento. Na configurao do mtodo de pagamento/pas informado se o arquivo ser gerado via programa ou via PMW. Dbit Balance check: Quando o sistema verifica que para um determinado pagamento h uma nota de crdito (fornecedor deve para a empresa) e para essa nota de crdito no h um mtodo de pagamento pr-estabelecido, ele joga a nota de crdito na lista de exceo e efetua o pagamento ao fornecedor. Para que isso no ocorra, possvel configurar o sistema para que faa o dbit balance check e se o valor a pagar for menor do que o crdito contra

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fornecedor, a nota de crdito vai para a lista de exceo e a partida em aberto para as contas bloqueadas. O programa que visualiza/gera o dbit balance o RFF110SSP. Processo de pagamento automtico: Jobs podem ser agendados atravs da transao F110S para o programa de pagamento automtico. possvel determinar que o JOB gere as propostas mas no gere os pagamentos. Essa funcionalidade agiliza o trabalho dirio em empresas onde o programa de pagamento automtico demora muito para ser processado. Schedule Manager: uma transao muito usada para agendar e monitorar as atividades de fechamento. Tarefas: Adiciona notas para a descrio de tarefas. Agenda e executa transaes; Agenda programas/jobs e executa automaticamente. Define processos de criao (combinao de tarefas).

UNIDADE 3 COBRANA AUTOMTICA

Configurao do programa de cobrana: um programa para gerao automtica de cartas de cobrana para faturas vencidas. Geralmente existem processos de cobranas distintos, de acordo com o tipo de cliente. possvel ter um processo de cobrana inclusive para clientes eventuais. O sistema j possui alguns processos de cobranas cadastrados que podem servir de base para novos. O procesos de cobrana serve para transaes normais (AR) e para transaes do Razo Especial. sempre definido por company codes. Configuraes do programa de cobrana esto divididas nas seguintes categorias: Procedimento de cobranas; Nveis de cobrana; Indicao de despesas; Valores mnimos; Textos de cobranas; Ambiente.

Procedimento de cobranas: De quantos em quantos dias ser gerada a carta de cobrana, quantos nveis de cobrana existiro, quantas faturas devem estar atrasadas para a gerao da carta de cobrana, mnimo de dias em atraso, quanto dias aps a data de vencimento a empresas ir esperar para cobrar o cliente, indicao de que sero consideradas, solicitaes, adiantamentos, notas de crdito (Special GL transactions) e cdigo para textos que podero tambm ser utilizados em outro procedimento de cobrana. Quando checado Special GL transactions, devem-se indicar quais GL transactions devero ser consideradas. 37

 Nveis de cobrana: Nmero de dias em atraso correspondente a cada nvel. Calcula juros? Sempre ir cobrar? Geralmente checado s para o ltimo perodo ou para procedimentos de cobrana com apenas um nvel. Imprime todos os itens? Se checado, ao emitir a carta de cobrana o sistema listar alm das faturas vencidas, todas as demais faturas em aberto. Dead line pagamento: Indicam quantos dias o cliente tem para efetivar o pagamento. Indicao de despesas: Para cada nvel, indica o custo total da carta de cobrana a ser pago pelo cliente. Pode ser definido em valor absoluto ou em percentual. possvel tambm estipular valor mnimo de fatura para que a taxa seja cobrada. Se o cliente optar por pagar a taxa, esse lanamento no sistema ser manual. Valores Mnimos: Para cada nvel, indica o valor mnimo que a fatura vencida deve ter para que seja gerada a carta de cobrana para ela. Mnimo por porcentagem: Se for definido valor absoluto e percentual para cada nvel, o sistema ir emitir um aviso de erro, pedindo para escolher um tipo. Valor mnimo de juro: Associado ao nvel e ao valor mnimo que a fatura deve ter, est o valor mnimo de juros a ser gerado. Textos de cobrana: Os layouts so definidos em Sap script e podem ser distintos para cada nvel e tipo de conta. D= cliente, K= fornecedor. Ambiente: Para cada company code possvel definir se o procedimento de cobrana ser por cliente ou por negcio. possvel gravar variantes para ordenao para visualizao das notcias de cobranas. Chave de cobrana: Determina que uma fatura pode ser cobrada com restries ou listados de forma isolada na Dunning Notice. Pode ainda travar a fatura para que a mesma no ultrapasse um determinado nvel. Bloqueio de cobrana: Impede que as faturas sejam cobradas. Os percentuais de juros sempre sero por ano. Parametros para execuo de cobrana: Segue o mesmo procedimento do programa de pagamento automtico: Data de execuo: Geralmente informada a data em que sero geradas as cartas de cobrana, mas poderia ser qualquer outra data. A data real da gerao das cartas informada quando se roda a proposta. Identificao: Campo livre; Parametros: Indica para qual faixa de company codes/customers sero geradas as cartas, e quais faturas devero ser consideradas. Log adicional: Ativado quando detectado algum erro ao gerar o programa.

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Executando a cobrana: So considerados 3 etapas: 1. Seleo de contas: O sistema checa configuraes e parametros e define quais clientes devem ser cobrados. 2. Linha de itens cobrar: O sistema determina quais faturas (line items) esto vencidas e quais os nveis de cobrana que podem ser aplicados. 3. Contas cobrar: O sistema define quais cobranas devem ser efetivadas e qual o nvel de cobrana a ser aplicado. Ao rodar a cobrana, o sistema ir considerar notas de crdito vinculadas e no vinculadas com as faturas. Sendo assim, melhor sempre associar notas de crdito com as faturas para que o sistema no as identifique como vencidas. A rotina poder compensar faturas receber com faturas pagar. Para isso o mesmo procedimento de cobrana deve constar no cadastro do cliente e do fornecedor. Sero listadas as partidas compensadas.

Bloqueio de cobrana nos itens ou contas: Contas bloqueadas: Se um cliente precisa ser cobrado e o sistema encontra um bloqueio no cadastro, ele remete a lista de clientes bloqueados. Bloqueio de itens por linha: Se uma fatura precisa ser cobrada e o sistema encontra um bloqueio, ele remete a lista de partidas bloqueadas.

Mtodo de pagamento nos itens ou contas: Quando h um payment method especificado no cliente ou na fatura o sistema entende que h uma garantia de recebimento, e no gera cartas de cobranas. Nessa situao o sistema procura por um payment block. Se no encontrar, ele no gera as cartas de cobrana, caso contrrio as cartas so geradas. Nveis de cobranas por itens: Cada partida cobrada associada a um nvel de cobrana de acordo com a quantidade de dias que se encontra vencida. Se para uma determinada fatura o sistema apurou nvel 1 e outra nvel 3, no cadastro do cliente, estar a pior (hightest dunning level). O sistema sempre sugere que a quantidade de dias do primeiro nvel seja igual a quantidade de dias informada no campo dias de graa. Dunning procedures com apenas 1 nvel so consideradas pelo sistema como payment reminders. Editando propostas de cobrana: Ao rodar o programa de cobrana, o sistema gera propostas. Essas prospostas podem ser editadas por um analista de cobrana. Os seguintes relatrios podem ser extrados: Estatsticas de cobrana; Listas de cobrana; Contas bloqueadas; Itens bloqueados; Histrico de cobrana;

Ao editar a proposta possvel: 39

 Bloquear um cliente; Bloquear uma fatura; Bloquear o nvel de cobrana de uma fatura; Alterar dados de cobrana e correspondncia no cadastro de cliente;* Alterar dados do documento. * Essas alteraes valero para a prxima vez em que a cobrana for rodado. Imprimindo cartas de cobrana: Aps o print out no se pode mudar mais nada na proposta. possvel agrupar cartas de cobrana por nveis de cobrana quando os textos so diferenciados por nvel, ou por chave de grupo quando cartas distintas possuem dados em comum. possvel rodar uma cobrana por um cdigo interempresas. Dessa forma um cliente do grupo ir receber uma nica carta com todas as faturas vencidas.

UNIDADE 4 CORRESPONDNCIA
Tipos de correpondncia: Correspondncias so relatrios para confirmao de saldos e/ou histrico de faturas. Existem tipos de correspondncias pr-definidas associadas a layouts que sero geradas na liguagem informada para a empresa. Tipos de correspondncias standard:

Notcia de pagamento: SAP01; Status de conta: SAP06; Correspondncias individuais:SAP10; Lista de itens abertos: SAP14; Definida pelo usurio. Cada tipo de correspondncia est associada a um determinado programa, e cada programa est associado a uma variante que contem os parametros necessarios para que seja rodado. Um tipo de correspondncia pode estar associada a um reason code. Geralmente essa fucionalidade utilizada quando se pretende emitir um relatrio aps proceder com um pagamento/recebimento parcial ou residual. Itens necessrios para diferentes tipos de correspondncias: Notcias de pagamento: requerido nmero do documento; Status bancrio: requerido nmero da conta e data; Documentos internos: requerido nmero do documento; Letras de cmbio: requerido nmero da conta; Extratos: requerido nmero do documento.

Associao do cdigo do relatrio com o programa SAP Script que definir o layout feita atravs de uma variante, que leva o mesmo nome do relatrio.

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Se for necessrio mudar o layout vinculado a um determinado tipo de correspondncia, basta criar um novo programa e associar uma nova variante.

UNIDADE 5 CLCULO DE JUROS

Configurando clculo de juros: Os valores de juros clculados so simples, pois o SAP no calcula juros compostos. Para adequar aos clculos, as empresas desenvolvem rotina em ABAP. Os juros so calculados e usados para provises. So gerados documentos que devero ser baixados manualmente. Existem 2 tipos de clculos de juros: 1. Conta de balano: Sobre o saldo de conta contbil (GL, cliente/fornecedor). 2. Clculo de jutos sobre atraso: Clculos sobre partidas em atraso. Indicador clculo de juros: So criados no IMG e precisam estar associados ao tipo de juros a ser calculado, denominado tipos de clculos de juros. Os tipos podem ser P = item clculo de juros, ou S = balano clculo de juros. Seleo de itens: Geralmente os itens so calculados sobre partidas em aberto e partidas que foram recebidas em atraso. Na opo abrir e compensar itens, para partidas que foram recebidas em atraso, o sistema considera partidas contra notas de crdito ou contra uma fatura a pagar,ou seja, partidas compensadas sem a entrada de dinheiro. Na 2 opo abrir itens e compensar com pagamento o sistema considera apenas partidas que foram baixadas contra pagamento em banco. Dias de transferncia: Quantidade de dias de tolerncia ao atraso no recebimento por conta da transferncia do ttulo entre bancos. Factory Calendrio ID: uma base para o calendrio que ser considerado no clculo dos dias em atraso. Termos de pagamento: Indica qual ser a condio de pagamento para a parcela de juros que ser gerada. Termos gerais: So parametros que definem como os valores devero ser calculados. Para cada indicador de calculo de juros deve ser configurado: Frequncia do clculo de juros: Define a frequncia do clculo; Settlement day: Define em qual dia do ms ser calculado; Tipo de calendrio: Define a base do calendrio 30/360, 30/365, atual/360, atual/365. Podem ser definidos valores mnimos e mximos para lanamento de juros. Time based terms: Podem ser usadas taxas de juros pr fixadas em ndices financeiros. Para cada ndice de referncia, as taxas e as datas devero ser atualizadas periodicamente. Interest Rates: As taxas de juros informadas so anuais. 41

Juros podem ser calculados de 3 maneiras: 1. Para partidas compensadas (recebidas aps vencimento) com contabilizao de juros; 2. Para partidas em aberto e compensadas com contabilizao dos juros; 3. Para partidas em aberto e compensadas sem contabilizao dos juros.

Executando o clculo de juros: Existem 3 opes para a execuo: 1. Fora do sistema online; 2. Executando e imprimindo; 3. Executando no modo batch input;

UNIDADE 6 COUNTRY SPECIFICS

Gerenciamento de cheque: O sistema permite a emisso de cheques para pagamento de faturas. O cheque pode ser emitido manualmente ou atravs do programa de pagamento automtico. Se o cheque for emitido pelo sistema no momento em que o pagamento for efetuado no sistema, os seus dados sero registrados automaticamente no documento de pagamento. Caso contrrio, o usurio pode informar manualmente esses dados no documento de pagamento. Cheques podem ser anulados no sistema antes ou depois de emitidos. O sistema permite que seja estornado somente o cheque, o cheque e o documento de pagamento separadamente, ou o cheque e o documento de pagamento ao mesmo tempo. Sempre que um cheque for estornado, ser necessrio informar um motivo (reason). No sistema j existem reason codes pr-configurados que podero ou no estar associadas a um programa de impresso para emisso de relatrio. Para obter um relatrio de cheques emitidos/compensados no sistema utiliza-se o relatrio dinmico, que permite visualizar: Todos os cheques; Cheques ainda no compensados; Cheques compensados; Cheques estornados.

Para o acompanhamento da compensao de cheques emitidos no sistema, utiliza-se uma conta transitria denominada cheques a compensar, que no seu cadastro deve ser checada como gerenciamento de itens abertos. Sendo assim, o sistema criar uma partida em aberto nesta conta que ser baixada somente quando o cheque for compensado no banco. A baixa dessa partida pode ser feita manualmente ou automaticamente atravs do programa RFEBCK00. O programa ir criar um documento de compensao, ir marcar

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o cheque como descontado e ir registrar na fatura e no documento de pagamento da fatura a data de compensao.

UNIDADE 7 RELATRIOS PADRO NO G/L

Sistema de informao: Quais so os tipos de relatrios? No sistema, para cada rea; Relatrio geral; Baseado no menu do usurio; Generalizado: Sistema\Servios\Relatrios.

Seleo dinmica: Funcionalidade que permite ao usurio usar filtros de seleo que no esto sendo utilizados na transao. possivel combinar valores ou excluir valores da seleo. Search ID: Opes para selees mais complexas que esto disponveis em diferentes relatrios. Variantes e variveis para relatrios: Um relatrio pode ter diversas variantes com distintos critrios de seleo. Uma variante pode ser usada por diversos usurios, porem, ter alterao restrita ao usurio que a criou. Nos atributos da variante podem ser definidas variveis (selection criteria), por exemplo, definir que determinada data sempre ser a data do dia. Fornecedores e clientes podem ser definidos tambm em variveis que sero usadas em N variantes. Sendo assim, quando for necessrio inserir ou excluir algum fornecedor ou cliente da consulta, basta alterar uma varivel e no as N variantes previamente criadas. Selection Criteria: Existem 2 tipos de tabelas para a seleo de variveis:

T: Tabela de variantes; D: Tabela dinmica.

UNIDADE 8 FORMAS DE APRESENTAR RELATRIOS

SAP List View Design: um display genrico criado como standard. Contem nmeros para interao de funes como sorteio, sumrio, filtros , etc. uma funcionalidade denominada ALV, disponivel em alguns relatrios do sistema que permite trabalhar os dados mostrados no resultado de uma consulta, e que tambm pode ser disponibilizada ao usurio em relatrios desenvolvidos em ABAP. Change Documents: Detalhes de seleo: Atravs do cone eyeglasses possvel visualizar detalhes de um documento selecionado no relatrio.

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 Item de seleo: Pode se usar a tecla Ctrl para selecionar diversos itens ao mesmo tempo. Depois de selecionar, pode-se usar uma funo de alterar dados em massa. Com o ALV possvel: Inserir e ocultar colunas; Alterar ordenao; Definir e excluir filtros; Totalizar e sub-totalizar valores;

Quando o sistema mostra o resultado da consulta, o usurio pode definir por visualizar ALV Classic List ou ALV Grid Control. Seleo: Seleo por data de vencimento: A data de vencimento calculada pelo sistema considerando a baseline date e o termo de pagamento. Para poder filtrar documentos por data de vencimento necessrio inserir parmetro no cadastro de usurios. The Assigment field as sort field: Quando se cria um layout possvel definir critrios de ordenao. O campo de atribuio pode ter valores trazidos de at 4 campos, usando at 18 caracteres e pode servir como um campo de ordenao. Changing the screen Layout: Salvando o ltimo layout como default: Se checado, toda vez que a consulta for rodada, o ltimo layout selecionado ser marcado como default para o usurio. Default selection screen: Se informado, toda vez que forem acessadas as consultas FBL5N, FBL3N e FBL1N, os resultados sero mostrados nesse layout. ALV Initial Screen Layout: Se no houver layout como default, o sistema ir utilizar o ALV inicial. Esse layout definido atravs do gerenciamento de display de variantes. Display: Para as consultas com recurso ALV possvel definir se ser mostrado o layout clssico ou o Grid Control. Usurio especfico: Ao criar um layout, se checado, somente o usurio poder visualizar o layout criado. Configuraes Default: Se checado e o sistema no encontrar layout default nos parmetros do usurio, ele ir mostrar esse layout. No encontrando nenhum layout padro o sistema ir mostrar o layout SAP1.

UNIDADE 9 DRILLDOWN REPORTING

Arquitetura do relatrio Drilldown: A funcionalidade do relatrio Painter a base para os relatrios Drilldown, para os relatrios Writer Reporters e para o plannning layouts. Atravs dela so definidos as formas utilizadas nos relatrios. 44

Um form pode ser usado em N relatrios Drilldowns. Sendo assim, qualquer alterao no form ir afetar os relatrios nos quais ele estiver associado. Tipos de relatrios Drilldown: Relatrios Financeiros: Baseados em Financial statement versions. Pode fazer fazer anlises baseados na atualidade e plano (anual, semestral, quadrimestral e mensal). Relatrios Key figures: So relatrios financeiros os quais faz-se necesrio o uso de frmulas, tais como: Equity Ratio, Debit Equit Ratio, etc. Balance Display: So relatrios para anlises de clientes e fornecedores. O Drilldown pode ir at saldo (balance display) ou at as partidas de cada documento (line item analysis). Caractersticas e Key Figures: Um relatrio Drilldown formado por Key Figures (quantifica), caractersticas (qualifica) e form. H 2 tipos de listas para exibir informaes. O Drilldown List e o Lista Detalhada. Lista detalhada: So informaes detalhadas, grficos. No so necessariamente as partidas de um documento, apesar de poder cham-las, dependendo da configurao. Tipos de Form: 1 eixo sem ndice estatstico; 1 eixo com ndice estatstico; 2 eixos com indce estatstico (matriz).

A definio se d no momento da criao do form (report Painter) e depende muito do resultado que se pretende obter. O mais utilizado o Dual Axis. Se selecionado o tipo eixo simples sem ndice estatstico, no quer dizer que nesse relatrio valores no podero ser trabalhados. Form e definio de relatrio: Ao criar um form, possvel definir frmulas cujo resultado poder inclusive ser utilizado em outras form. Relatrios Interface e relatrios Atribuio: Relatrios link contem diferentes caractersticas na aplicao. Esto disponveisno relatrio um grande nmero de caractersticas em relatrios individuais. Relatrios link criados em diferentes Aplication Classes contem Recipient Objects. Recipient objects: So outros tipos de relatrios Drilldown.

UNIDADE 10 ENCERRAMENTO DE ATIVIDADES

Fechamento Mensal: Pr-closing: Abertura do novo perodo, lanamento de ajustes, fechar sub-ledgers (FI-AA, AR,AP), fechamento preliminar (balano preliminar). 45

Atividade pr-closing, starting in old month: (FI) Technical: Abertura de novo perodo; (FI) Enter acruals/deferrals, bad debit: Lanar provises e diferimentos, registrar lanamentos recorrentes e dvidas incobrveis no AR, contabilizar depreciao e despesas com juros no AA. (MM) Maintain GR/IR Clearing Account: Manter o saldo zerado da conta transitria efetuando a entrada de nota fiscal para todas as mercadorias recebidas, contabilizar valorizao de materiais a custo real. (HR) Post Payroll Expenses: Contabilizar despesas de folha de pagamento. (SD) Contabilizar sada de materiais. Technical (Close old Month (MM), close Sub-ledgers (FI), preliminary close of GL(FI)): Fechamento do perodo correspondente ao ms anterior, fechar os sub-ledgers, fechar parcialmente o GL. Fechamento de atividades para resultados externos: CO- Reconciliao de lanamentos do CO registrados no FI. FI- Valorizao de lanamentos em moeda estrangeiras e ajustes para demonstrativos financeiros. Technical: Fechamento total do perodo anterior (inclusive GL). FI/CO- Emisso de relatrios societrios e gerenciais.

Fechamento Anual: Atividades pr-closing Technical: Abrir o primeiro perodo contbil do novo ano fiscal. MM: Realizar a contagem do estoque fsico, se o procedimento da empresa for anual e no mensal. PP/CO: Atualizar custos estimados (padro) utilizado nas estimativas realizadas durante o ms, at que ao final do ms seja apurado o custo real. Essa atualizaos ser necessria se o procedimento da empresa for anual e no mensal. MM: Calcular e contabilizar custos de produtos pelos mtodos Lowest Value Determination e LIFO/FIFO Valuation. AA: Valorizao de ativo e os investimentos que os suportam. FI: Emitir cartas de confirmao de saldos para clientes e fornecedores. Technical: Trocar o ano fiscal no AA e transportar saldos das contas patrimoniais em FI. Encerramento de atividades para resultados externos: 46

 FI-GR/IR: Analisar a movimentao da conta GR/IR para verificar se todas as notas fiscais referentes as mercadorias recebidas foram registradas no sistema, fazer a reclassificao de ttulos a receber e a pagar (curto prazo/longo prazo) se necessrio emisso do balano, analisar e comparar saldos do exerccio anterior com o exerccio que est sendo fechado e realizar lanamentos de ajuste. Technical (AR/AP/GL): Fechamento total do ltimo perodo do exerccio anterior (inclusive GL). FI/CO: Emisso de relatrios societrios e gerenciais.

UNIDADE 11 DEMONSTRATIVOS FINANCEIROS (BALANO PATRIMONIAL)

Verses de demonstrativos financeiros:

um recurso que permite estruturar balanos e demonstrativos de resultados com flexibilidade, inserindo contas contbeis em uma hierrquia pr-definida pelo usurio. Os cdigos so cadastrados no IMG. A estrutura pode ser elaborada a partir do IMG, menu ou transao de cadastro de conta contbil. Em uma verso de demonstrativos financeiros so definidos as contas sintticas (itens financeiros), a sequncia e hierarquia para exibio, plano de contas que ser utilizado respectivas contas contbeis, e a totalizao de valores (acima e/ou abaixo +/-). possvel definir em qual nvel o relatrio estar (rea de negcio, empresa). Geralmente os relatrios so criados a partir de cpia de uma verso standard j disponvel no sistema. Notes to financial statement: um grupo utilizado para contas off-books, uma vez que o sistema no considera o saldo dessas contas ao gerar o relatrio. Cada hierrquia elaborada na verso de demonstrativo financeiro poder ter no mximo 20 nveis. Uma conta contbil pode ser associada a mais de uma conta sinttica. Esse recurso usado quando para uma mesma conta contbil anlitica, se o saldo for devedor, dever ser mostrada conta sinttica X, e se credor, mostrado na conta sinttica Y. Not Assigned Accounts: O sistema mostra nesse grupo as contas que no foram associadas a nenhuma conta sinttica.

UNIDADE 12 RECEBVEIS E PAGVEIS

Confirmao de balano: Trata-se do envio de cartas aos clientes e fornecedores para confirmao de saldos. um procedimento geralmente executado pela auditoria. No Brasil chamamos de circularizao. 47

O sistema emite as cartas para confirmao de saldos e gera a lista de reconciliao e a tabela de resultados. As respostas obtidas so comparadas com as informaes que constam na lista de reconciliao e os resultados so registrados na tabela de resultados. Os relatrios SAPF130D e SAPF130K utilizado para a emisso das cartas esto associadosa um tipo de correspondncia no sistema. O usurio poder optar por: Confirmao do balano; Notificao de balano; Requisio de balano.

Avaliao de moeda estrangeira: Para calcular a variao cambial usado o programa SAP100. Esse procedimento geralmente executado ao final do exerccio por conta da emisso do balano. Para que o programa possa calcular a variao cambial necessrio definir mtodos e contas contbeis para a contabilizao das diferenas apuradas (receita por variao cambial / despesa por variao cambial). Valuation of open items without update:

Calcula a variao cambial, gera lanamentos contbeis em contas transitrias e os estorna no primeiro dia do perodo sub-sequente. Quando o pagamento ou recebimento em moeda estrangeira efetivado, o sistema contabiliza o dbito ou crdito na conta banco e a variao cambial apurada na conta de receita por variao cambial, ou despesa por variao cambial. Geralmente a opo mais utilizada, pois se apurada e contabilizada receita por variao cambial mensalmente, haver incidncia de imposto. Valuation of open items with update:

Calcula a variao cambial, gera lanamentos contbeis em contas transitrias e no os estorna no primeiro dia do perodo sub-sequente. Sendo assim, a variao contabilizada mensalmente. Quando o pagamento ou recebimento em moeda estrangeira efetivado, o sistema contabiliza o dbito ou crdito na conta banco e a diferena entre o valor que foi contabilizado mensalmente e o valor apurado na efetivao do recebimento ou pagamento na conta receita por variao cambial ou despesa por variao cambial. Mtodo valuation: Define parmetros para o clculo de variao cambial e parmetros de taxas de cmbio. O mtodo deve ser informado nos cadastros de clientes e fornecedores. Valores de Ajuste: So write offs (baixas) por valores que no sero recebidos. Existem 3 opes: Valor de ajuste individual (IVA): Lanamento manual de ajuste atravs de Special GL Transaction E. Flat Rate Valor de ajuste individual: Lanamento automtico de ajuste com base em taxa nica, atravs do programa SAPF107. Para que o programa 48

consiga efetuar os lanamentos, na configurao do AR deve ser definida a chave de valor de ajuste com a quantidade de dias em atraso e o percentual a ser aplicado. O sistema ir gerar lanamentos a dbito na conta de ajuste e a crdito na conta devedores duvidosos. O sistem saber para quais clientes dever efetuar esse procedimento ao identificar a chave de valor de ajuste no cadastro mestre de clientes. Flat Rate Valor de Ajuste (FJA): Lanamento manual de ajuste com base em taxa nica, atravs das transaes FB01/ FB50 (GL Accounts). Regrouping: Programa SAPF101: Agrupa fatura de clientes e fornecedores para fins de emisso de balano, uma vez que pode ser associada apenas uma conta de reconciliao nos cadastros mestres. Essa funcionalidade se apica quando faz-se necessrio demonstrar no balano valores a receber ou a pagar divididos em curto, mdio e longo prazo. No primeiro dia do perodo sub-sequente, o lanamento estornado. O programa usado para reagrupar e ordenar recebimentos e pagamentos. Utiliza regras onde constam as contas contbeis. Balano por companias afiliadas: Atravs deste recurso de regrouping ou reclassify, possvel solicitar ao programa que considere Abatimento de notas de crdito em aberto; Faa o encontro de contas caso o cliente seja tambm fornecedor e para ele existam recebimentos e pagamentos em aberto. Agrupe ttulos em aberto de clientes ou fornecedores que pertenam a um mesmo grupo de empresas (trading partner). Changed reconciliation account: Considerando que o sistema permite a alterao de contas de reconciliao nos cadastros de clientes e fornecedores, e ao gerar partidas em aberto no grava a conta contbil nas partidas (busca sempre no cadastro mestre), pode acontecer de ser lanado um dbito na conta de clientes e um crdito no momento da compensao na conta de clientes nacionais por exemplo, porque o usurio resolveu alterar a conta de reconciliao para clientes. Nesse contexto, esse recurso serve para consertar lanamentos desbalanceados como este.

UNIDADE 13 LUCROS E PERDAS

Conta Custos de venda: Para viabilizar um demonstrativo de resultados por origem de despesa, foi criada a rea Funcional. A rea funcional bem como a rea de negcios so entidades gerenciais utilizadas pelo GL para fins de demonstrativos de resultados. A rea funcional pode ser usada: Em lanamentos manuais; Por regra de substituio; 49

Vnculadas as contas contbeis no cadastro mestre; Vnculadas ao objetos de custo do CO.

Se o sistema identificar rea funcional associada a conta contbil ou objeto de custo, no ser disparada regra de substituio e no permitir alterao manual. Controlling: Ledger de reconciliao: um recurso utilizado para conciliar valores que so trabalhados no CO e d evolvidos ao GL, uma vez que as entidades gerenciais do GL possuem limitaes. Essa volta para o GL gera uma srie de lanamentos em contas contbeis distintas, consequentemente a rastreabilidade perdida. Uma vez que o New GL ativado, esse recurso desativado automaticamente. Accrual / Deferral Postings (proviso/deferimento) Recurso para administrao e gerao de lanamentos contbeis por regime de competncia, para provises e deferimentos. Accrual (proviso): So despesas que devem ser lanadas mensalmente, mas sero pagas ao final de um determinado perodo (frias, 13 salrio). C = Proviso / D = Despesa D = Proviso / C = Banco Deferral (diferimento): So despesas pagas antecipadamente mas que valero por determinado perodo, e por esse motivo, devem ser contabilizados proporcionalmente (seguros). D = Diferimento / C = Banco C = Diferimento / D = Despesa The accrual Engine: utilizado para outras coisas como: Provises manuais na contabilidade financeira; Provises for Awards: participaes nos resultados, integrao com o HR, outro sistema de RH Lease accounting : Integrao com SD; Gerenciamento de propriedade intelectual; Encerramento de atividades com o Accrual Engine: Reconciliao: Accrual Engine / General Ledger; Balano Carry Forward.

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Geralmente usamos apenas provises manuais. As demais provises so geradas por integrao com outros mdulos e sistemas. Vantagens do Accrual Engine: Provises de clculos automticos; Lanamentos peridicos automticos; Simulaes; Relatrios paralelos de suporte; Extensivo sistema de informao.

Manual Accrual: Accrual Object: Tipo de proviso ou diferimento, por exemplo, seguro, aluguel. So nicos por company code e recebem numerao de acordo com um range prdefinido. Accrual Item: Cada Accrual Object tem um ou mais Accrual Items. Os itens descrevem como as provises/diferimentos sero lanados e qual o mtodo a ser utilizado. Accrual Type: um detalhamento da categoria, por exemplo, seguro de automveis, seguro de imveis, etc. Accrual Principle: Mtodo de clculo de contabilizao (BRGAAP, USGAAP). O sistema possui diversos mtodos pr-definidos. O mais utilizado o linear.

Posting Deferrals:

1. Post Invoice: efetuada a entrada da nota fiscal ( C = Forcecedor / D = Despesa); 2. Opening Entry: lanado o documento de abertura ( C = Despesa / D = Proviso); 3. Periodic Accrual: O sistema gera lanamentos peridicos ao final de cada perodo ( C = Proviso / D = Despesa); Se o contrato terminar antes do previsto, o saldo residual poder ser jogado diretamente na conta de despesa. Um diferimento pode ou no ter um documento de abertura que represente o lanamento inicial, ou seja, o pagamento inicial. Posting Accruals: 1. Periodic Posting: O sistema gera lanamentos peridicos ao final de cada perodo ( C = Proviso / D = Despesa). 2. Post Invoice: No momento do pagamento, o sistema transfere o valor da conta de proviso para a conta de obrigao, ou da conta de proviso para a conta banco ( D = Proviso / C = Outras contas a pagar ou D = Proviso/ C= Banco).

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 Posting Control and Account Determination: Os lanamentos de proviso / diferemento podem ser lanados ao final de cada perodo, a cada 4 meses, a cada 6 meses, etc. Para isso, a frequncia precisa ser definida. Ao gerar o lanamento, o sistema pede que o usurio defina quo detalhado sero esses lanamentos, se sero agrupados por Accrual Object, por Accrual Object Category ou se no sero agrupados. Posting Control definido por: Company code; Account Principle; Accrual Type. O Objetivo da determinao de contabilizao definir o tipo de documento , definir as contas contbeis de dbito e crdito. O Accrual Engine suporta: Contas paralelas; Ledgers paralelos As contas contbeis so definidas atravs de Derivation Rules que podem ser sequenciais ou paralelas. Para cada Accrual Type necessrio definir no IMG quais lanamentos sero gerados automaticamente e, por consequencia, utilizaro a configurao Account Determination.

UNIDADE 14 TECHNICAL, ORGANIZATIONAL AND DOCUMENTARY STEPS

Documentary Steps: Balance Audit Trail (trilha de auditoria): Ferramenta que guarda saldos contbeis quando ao rodar o Archieve so selecionados para deleo. O detalhe das informaes gravadas similar ao da IN86. Tipos de Balance Audit Trail: Historical balance audit trail; Open item balance trail.

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APOSTILA 3 UNIDADE 1 ESTRUTURA ORGANIZACIONAL

Plano de depreciao: Para que seja possvel controlar os ativos de uma determinada company code necessrio associ-las a um plano de depreciao. O plano de depreciao criado a nvel de Client, e pode estar associado a N company codes, assim como o plano de contas. O plano de depreciao sempre Country specific. O sistema possui planos de depreciao pr-definidos para cada pas. Atravs de cpia, podem ser criados novos. Se duas empresas no mesmo pas precisarem de plano de depreciao distintos, poderemos contar com 2 planos de depreciao e associar cada plano a uma empresa. Cada company code usa um plano de contas e um plano de depreciao. Cada rea de depreciao definir o mtodo de depreciao segundo legislao vigente ou segundo prticas gerenciais. Como forma de padronizao, os consultores de AA sempre elegem a rea de depreciao 01 para representar o mtodo segundo legislao vigente (normas legais). Chave de depreciao rea de depreciao 1 2 3 Depreciao Legal Depreciao Real Depreciao USGAAP

Chave de Depreciao: Mtodo de depreciao : Linear; Exponencial; Manual; Acelerada; Etc.

Cost account assigment: Se o componente CO estiver ativo para a company code cujos ativos sero controlados via AA, todo cadastro mestre de ativo dever estar associado a um objeto de custo: Centro de custo; Ordem interna; Tipo de atividade. Esses objetos de custo estaro associados a cada business area ativa para a company code. O centro de custo o mais utilizado. Alm dos objetos de custo do CO, objetos de outros componentes do sistema tambm podero ser associados a um ativo: WBS element, Real State Objects, PSM objects, Maintenance orders. 53

 Introduo a classe de ativos: Um plano de depreciao contem uma ou mais reas de depreciao. As reas de depreciao esto associadas as classes de ativos. possvel restingir algumas reas de depreciao de acordo com a natureza do imobilizado, ou seja, de acordo com a classe de ativos. possvel estabelecer na classe de ativos parmetros e valores default que sero sugeridos no cadastro do ativo. Uma classe de ativos a principal forma de diferenciar ou categorizar os ativos que so cadastrados. So classes de ativos: Veculos, mveis, utensilios, mquinas, etc. Para bens de baixo valor e imobilizados em andamento so criadas classes especiais. reas de depreciao / Lanamento de valores:

As reas de depreciao esto inseridas no plano de depreciao. Um novo plano pode ser criado atravs de cpia e reas podem ser adicionadas ou excludas antes de serem vinculadas a um ativo. necessrio indicar quais reas de depreciao iro gerar lanamentos contbeis, e quais sero somente gerenciais. O sistema impe que APC (aquisio e centro de produo) sejam sempre contabilizados on line e realtime para a depreciao da rea 01. Uma rea de depreciao pode receber valores de outras, porm efetuar clculos e contabilizaes distintas. Depreciao no sistema Depreciao/Amortizao/Exausto Depreciao sempre peridicas. Verses de Statement Financeiro so associdas as reas de depreciao para de finir onde valores de aquisio e de depreciao sero mostrados nos relatrios.

UNIDADE 2 DADOS MESTRES

Funes da classe de ativos

Classes de ativos so cadastrados no nvel de Client, e por esse motivo, se aplicam a todas as company codes. uma forma de diferenciar ativos e um critrio de seleo standard nos relatrios do FIAA. Cada classe tem duas principais funes: 1. Master data Section: Controla os dados e os valores default que sero sugeridos no momento em que o ativo for cadastrado. 54

2. Valuation Section: Controla os parmetros e valores default para os clculos de depreciao. A classe determina contas contbeis, intervalo de numerao para os ativos que sero criados (number range) e o layout da tela de cadastro. Determinao de contas contbeis: A classe de ativos, atravs deste recurso define as contas contbeis que sero utilizadas na gerao de lanamentos contbeis. O objetivo deste recurso viabilizar a utilizao de uma determinao de contas para N classes de ativos. As contas so determinadas de acordo com o tipo de depreciao: normal, especial ou no planejada. Para cada tipo de depreciao so informadas contas de aquisio, depreciao, baixa, transferncia, etc. Intervalo de numerao: Os cdigos so associados as company codes. Cada cdigo pode equivaler a um intervalo distinto dependendo da company code em que estiver associado. Se a empresa no desejar ter o mesmo cdigo de ativo em mais de uma company code, pode-se estabelecer que o intervalo de numerao da company code 1000 ir valer para todas as demais company codes. Layout da tela de cadastro de ativos: Os campos que sero visualizados pelo usurio no cadastro do ativo so definidos por grupo de campo lgico (general data) dentro de cada page (general). Atravs desse recurso possvel definir o nmero de pages da tela, o nome de cada page e os campos que estaro disponveis. Ao definir quais campos sero demonstrados e o status de cada um, deve ser definido tambm o nvel de manuteno e se o valor do campo ser levado para uma possvel cpia. O nvel de manuteno determina se o campo ser mantido no nvel classe de ativo, ativo principal ou sub-componente do ativo (sub-number). O indicador de referncia determina o contedo que ser levado se o ativo em questo for usado como referncia para a criao de um novo (cpia). Para que um ativo possa ser atribuido a um objeto, o mesmo dever estar disponvel na transao. Para que estes objetos estejam disponveis necessrio ativ-los no IMG. A contabilizao da aquisio ou depreciao poder ser realizada por objeto. Classe especial de ativo : Ativo em construo (AUC)

Imobilizados em andamento so associados a uma classe de ativo especial pois devem ser demonstrados no balano separadamente. Para esse tipo de ativo no calculado valor de depreciao na rea de depreciao 01, porm, em outras reas poder haver o clculo. Poder haver controle de investimentos e adiantamentos. Durante o projeto ou durante o perodo de construo, todos os valores inerentes ao imobilizado so contabilizados em uma conta denominado imobilizados em andamento. 55

Ao final do projeto ou perodo de construo, os valores so transferidos para a conta do ativo que se formou. O sistema pode jogar valores proporcionais caso mais de um ativo tenha se criado. Classe especial de ativo: Ativos de baixo custo (LVA)

Bens de baixo valor podem ser controlados individualmente ou em grupos. Para esse tipo de bem geralmente no se calcula depreciao. tambm criado uma classe especial. Os ativos podem ser criados atravs de lotes para facilitar a digitao e agrupar lanamentos de depreciao. Dados mestres do ativo:

Um ativo pode ser cadastrado informando a company code e classe do ativo como referncia a outro ativo. Nmero de ativos similares: Nmero de ativos iguais que sero criados. Conta de determinao: Chave que ir determinar as contas contbeis para aquisio, baixa e transferncias por tipo de depreciao. Normal, Especial ou No planejada. Nmero de inventrio: Nmero da plaqueta. Lanamento de informaes: Ao ativar um bem, o sistema grava automaticamente a data de capitalizao, a data da 1 aquisio, o ms e ano. Informaes como objetos de custo tem alteraes controladas por tempo, uma vez que so utilizadas pelo sistema ao rodar a depreciao. Sendo assim, alteraes em centros de custo, por exemplo, passaro a valer somente no prximo ms, considerando que a depreciao rodada mensalmente. Ao efetuar a alterao, necessrio estabelecer um intervalo que indicar a partir de quando ela ir valer. Para toda alterao realizada o sistema gera um documento de alterao. Pode-se estabelecer que ao registrar um ativo o sistema crie automaticamente o registro de um equipamento no PM (Plant Maintenance). Para isso, a classe de ativos dever estar associada a uma categoria de equipamento e o tipo de sincronizao dever ser definido. A sincronizao pode fazer ou no uso de Workflow. Um ativo principal pode ter um ou mais componentes (sub-numbers). Geralmente o cdigo do componente igual ao cdigo do ativo principal+sequencial. O sub-number possui movimentaes prprias e independentes do ativo principal. External sub-number: Se checado, o usurio poder definir livremente a codificao do componente. Dados dependentes do tempo: So informaes que podem ser modificadas no decorrer do tempo e para isto, registra-se por perodo. So informaes como centro de custo, ordem, Shift control, shutdown. O processamento peridico de lanamento de depreciao considera o perodo para lanar em um centro de custo, acelerar a depreciao, etc 56

 Alteraes em massa: Podem ser realizadas alteraes em massa atravs de Worklist com base em regra de substituio. Worklist servem tambm para baixar ativos com ou sem receita e para transferncias de ativos inter-company.

UNIDADE 3 TRANSAES DE ATIVOS

Aquisio de ativo: O registro de aquisio de um ativo pode ocorrer de 3 formas: 1. Transao de ativos com integrao de contas pagar: A fatura lanada no AP e na contra-partida informada a posting key 70 e a conta de reconciliao do ativo. No um procedimento usual, uma vez que a nota fiscal no registrada, e consequentemente, os impostos no so considerados. 2. Transao de ativos lanados com compesao de conta (no integrado): O lanamento feito em conta transitria denominada imobilizado a classificar que ser liquidada no momento em que o bem for ativado. 3. Transao de ativo lanada com MM: a opo mais utilizada e mais adequada. A entrada do bem e o registro da nota no MM. Nesse caso se a entrada no MM for avaliada, ao efetuar a entrada fisca ser debitada a conta GR/IR, a ser creditada no momento em que a nota fiscal for lanada. A capitalizao do ativo ocorre no momento da entrada fsica. Caso contrrio, se a entrada no for avaliada, a capitalizao do ativo ir ocorrer somente quando a nota fiscal for lanada. A empresa poder fazer o uso de todos os procedimentos, se desejar. No momento da capitalizao do ativo, o sistema grava no cadastro mestre a data de capitalizao, o ms e ano. A data de referncia a data base para a depreciao. possvel estabelecer que essa data seja igual a posting date. Asset Explorer: uma transao que mostra todo o histrico dos ativos por rea de depreciao. Permite simulaes de valores futuros sob diferentes ticas. Net book value= Valor residual. Document number: A numerao vai variar de acordo com o tipo de documento, se o lanamento for originado no AP ser o range do tipo de documento KR, se for AA ser o range dos documentos tipo AN ou AA. AN= Tipo de documento que capitaliza o ativo no valor liquido (NET). Valor do bem desconto. A fatura pode ter tido desconto, mas o bem continua valendo a mesma coisa. AA = Tipo de documento que capitaliza o ativo no valor bruto. o mais utilizado. SAPF181: Estorna o desconto lanado no ativo.

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Tipo de transao: Toda movimentao de ativo est atrelada a um tipo de transao ou flow type, que determina o tipo de aquisio, baixa ou transferncia. Serve como base para o relatrio quadro do imobilizado. Dbito/Crdito Transaction: Identifica se haver dbito ou crdito na conta do ativo. Capitalizao do ativo fixo: Identifica se a movimentao gera ou no capitalizao. Tipo de lanamento: Identifica se permite ou no movimentao inter-company e se o valor a ser contabilizado ser liquido ou bruto. Tipos de transao podem ser restritas a determinadas reas de depreciao.

Grupos de tipos de transao: Tipos de transao podem ser agrupadas. Estes grupos definem caractersticas dos tipos de transao e podem ser limitadas a determinadas classes de ativos. Grupos de tipos de transao so fixos e no podem ser alterados.

Baixas de ativos: So baixas de ativos imobilizados. O mdulo SD no integrado ao AA, por esse motivo, baixas por venda no so efetuadas diretamente. Para suprir essa limitao, ao informar a conta de receita e selecionar o campo baixa de ativo, um poup up aparecer para ser informado os dados do ativo a ser baixado. As notas fiscais por venda de ativos geralmente so emitidas atravs do Relatrio Writer, para que no seja necessrio replicar o cadastro de ativos para o cadastro de materiais. Diferentes tipos de baixa: Com ou sem receita; Com ou sem cliente; Baixa total ou parcial; Baixa em massa; Baixa manual.

Clculo de ganho ou perda: O sistema calcula o ganho ou perda na venda do ativo com base no valor da venda valor contbil valor da depreciao a ser rodada no perodo corrente. Transferncia de ativos intra-company / inter-company Para o sistema, transferncia de ativos representam a substituio de um bem por outro, dentro da mesma empres ou inter-company. Mudanas de planta ou localizao so consideradas alteraes de cadastro mestre. Nesse processo sempre sero utilizadas tipos de transao de baixa por transferncia e aquisio por transferncia. So utilizadas as transaes ABUMN para transferncias intra-company e a ABT1N para transferncias inter-company. Se um determinado ativo for associado a uma classe incorreta, significa que ser depreciado de acordo com os mtodos definidos para esta classe. Para corrigir tal 58

situao, ou qualquer outro dado que no possa ser alterado no cadastro mestre, so realizadas transferncias. Outro motivo o Split de um determinado bem. Para efetuar uma transferncia necessrio definir a variante de transferncia. Essa variante ir definir se a transao intra-company ou inter-company e quais valores sero levados para o novo bem. Se o sistema identificar no cadastro da company code que ela pertence a uma entidade legal distinta a variante ir entender que o valor residual do bem na company code 100 ir representar o valor de capitalizao do bem na company code 2000 e ser iniciado um novo processo de depreciao. Notas fiscais de transferncia de ativos so emitidas via Relatrio Writer. rea de depreciao Cross-Company: possvel definir reas de depreciao cross-company atravs de recurso de/para. A rea de depreciao cross-company ir coletar caractersticas das demais reas de depreciao que constam em distintos planos de depreciao. Mtodo de transferncia

Mtodo Bruto: So levados todos os valores do bem de origem para o bem de destino. Usados em transferncia intra-company. Uma rea de depreciao pode ser dependente de outra em alguma caracterstica, Userful Life, por exemplo. As escolher este mtodo necessrio informar se esses dados dependentes sero sobrepostos ou no. Mtodo Liquido: Usados em transferncias inter-company, o valor residual passa a ser o valor de capitalizao, ou seja, o bem foi transferido pelo mesmo valor. Mtodo novo valor: O valor de capitalizao diferente do valor residual, ou seja, o bem valia X na company code 1000 porm foi transferido por Y para a company code 2000. Quando so usados os mtodos liquidos e novo valor preciso informar o valor da receita, uma vez que a operao se d entre empresas distintas. Ativos em construo: So imobilizados em andamento cadastrados em uma classe de ativo especial. Na fase de construo, todos os valores gastos so contabilizados em uma conta transitria que ao final, ter o seu saldo liquidado ou transferido para uma ou mais contas de ativos imobilizados. Pode haver o controle de investimentos para o imobilizado em andamento atravs do mdulo IM (investiment management) ou atravs da ordem interna ou elemento PEP. Depreciao no-planejada: uma depreciao por motivos imprevistos tais como avarias. Os valores calculados pelo sistema so guardados e sero somados ao valor da depreciao quer ser rodada no final do perodo.

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UNIDADE 4 PROCESSAMENTO PERIDICO

Depreciao: Ela calculada segundo regras definidas na rea de depreciao. possvel estabelecer se haver depreciao parcial para bens que no foram adquiridos no primeiro dia do ms, se a depreciao ir considerar somente dias teis, se haver depreciao negativa, etc. Para o clculo gerencial de depreciao, so criadas reas de depreciao que no disparam lanamentos na contabilidade. Tipos de depreciao Ordinria: Depreciao normal e planejada; Especial: Depreciao acelerada que pode substituir a depreciao normal ou complement-la; No planejada: Depreciao imprevista, geralmente por conta de avarias; Depreciao por unidade de produo: Ir variar de acordo com a utilizao do ativo (horas, peas produzidas, km, entre outras). Mtodo de depreciao atribudo a uma chave de produo:

Uma chave de depreciao pode usar um determinado mtodo para os primeiros X anos de vida do bem, e um outro mtodo para os anos sub-sequentes. A utilizao de mtodos opcional. Mtodos de clculos de depreciao: Mtodo base: Mtodo trivial, define como a depreciao ser calculada e at quando. Mtodo declinio-balano: Mtodo de saldos decrescentes, que utiliza fatores para determinar o percentual de depreciao, inclusive percentual mnimo e mximo. Mtodo montante mximo: Mtodo que define at qual nvel a depreciao ser calculada. Mtodo multi-level: Mtodo que utiliza perodo de validade, valor base e percentual de depreciao. Mtodo controle de perodo: Controla o nicio da depreciao por tipo de movimentao (aquisio inicial, aquisio posterior, baixas, transferncias). Esse mtodo ir considerar a value date do ativo e um determinado critrio, por exemplo, 1 dia do ms sub-sequente. O sistema determina o nicio da depreciao usando a value date do ativo e o mtodo de controle por perodo. Depreciao Engine: Recurso que ir considerar o perodo de validade dos termos independentes do tempo para calcular a depreciao com maior exatido. Esse recurso viabiliza mudana no mtodo utilizado para o clculo da depreciao durante o exerccio fiscal, uma vez que a mudana no demandar recalculo. Juros impostos: possvel calcular juros embutidos no capital empregado no ativo a contabilidade de custo. O sistema ir contabilizar os juros no mesmo momento que contabilizar a depreciao. 60

Valores reavaliados: Se a rea de depreciao contemplar reavaliao, possvel especificar um ndice para calcular o valor que ser substituido. Esse ndice indicado no cadastro do ativo ou classe do ativo. O ndice precisa ser associado a uma classe de ndices quem contem todos os parmetros necessrios e year dependent. A reavaliao via ndice pode ser realizada tambm para depreciao acumulada e juros impostos. Parmetros para o lanamento de depreciaes: Configurar a rea de depreciao; Especificar conta do GL para o lanamento da depreciao; Atribuir um tipo de documento para o lanamento da depreciao na company code; Definir regras de lanamento e intervalos por rea de depreciao; Ativar a atribuio de objetos contbeis; Especificar tipos de atribuies contbeis para objetos contbeis.

Depreciao tipo Planned: Roda a depreciao de acordo com o perodo vigente. Depreciao tipo Unplanned: Possibilita rodar a depreciao de um determinado perodo mesmo identificando que existem perodos anteriores para os quais a depreciao no foi calculada. Parmetros para rodar a depreciao em test run: possvel e recomendvel rodar a depreciao em teste e verificar eventuais erros/incosistncias. Alterao do ano fiscal e encerramento do ano fiscal: O programa de alterao do ano fiscal abre um novo ano para cada ativo. Programa de alterao do ano: um procedimento tcnico requisitado pelo sistema para a abertura de um novo exerccio para os ativos. O objetivo melhorar a performance do banco de dados (criao de ndices). O programa deve ser rodado no ltimo perodo do exerccio corrente, para todas as company codes, aps o registro de todas as movimentaes. Encerramento do ano: um procedimento de encerramento do exerccio fiscal. Essa rotina ir consistir valores lanados nos ativos. O fechamento pode ser revertido para fins de ajustes. O sistema permite no mximo dois perodos abertos, nesse caso um terceiro perodo no poder ser iniciado.

UNIDADE 5 SISTEMA DE INFORMAO

Seleo de relatrios: Os relatrios utilizam o recurso ALV-ABAP List View. O principal relatrio o Quadro resumo do imobilizado. Para ele podem ser criadas sort versions com diferentes critrios de ordenao. O sistema possui verses especficas para cada pas, de acordo com as regras vigentes. As verses so denominadas history sheet versions, que podem ser utilizadas como cpia para criao de novas. Simulao de valores (depreciados): Simulaes podem ser realizadas a partir da transao Asset Explorer, alterando termos de depreciao como centro de custo,vida til, classe, chave 61

de depreciao para analisar o resultado. possvel utilizar regra de substituio nas simulaes. Podem ser simuladas alteraes em um nico ativo, em parte do ativo, ou em todo o portflio. Verses de simulao ou variantes de simulao: So utilizadas para simular uma mudana no mtodo de depreciao nos relatrios de depreciao.

UNIDADE 6 VALIDAES / SUBSTITUIES

Validaes/Substituies: Regras de validao/substituio podem ser aplicadas a todos os documentos registrados no FI, criados no prprio mdulo ou via integrao. Recomenda-se sempre que possvel utilizar este recurso tambm para desenvolvimentos em ABAP, uma vez que UserExits sempre esto atreladas uma determinada transao e regras de validao/substituio servem para todas as transaes de FI. Para se criar uma regra necessrio definir: Aplicao: Para qual rea de aplicao ser utilizada e onde. Call up Point: Quando ser disparada. Definio: O que a regra dever fazer. Alocao: A quais unidades organizacionais estar atrelada (company code, rea de controle, etc.) Ativao: Ativar a regra (inativa, ativa, ativa exceto para batch input). A combinao da rea de aplicao e da call up point determina a classe booleana para a validao, substituio ou regra. Frmula Builder: um recurso que permite que o usurio crie frmulas que sero consistidas automaticamente pelo sistema (sintaxe). Ao criar frmulas pode-se usar operando, operadores lgicos (booleanos_ e operadores de comparao. Somente uma regra de validao/substituio poder ser ativada por call up point para uma determinada company code.

Definindo e executando as validaes em FI: Regras de validao podem ser usadas para certos campos , para tipos de documentos. Podem ser configurados at 999 etapas divididas em 3 partes: Pr requisito, Confirmao e Mensagem. Se o pr-requisito atendido a validao concluda, caso contrrio, uma mensagem mostrada. A regra poder chamar uma mensagem padro ou uma mensagem criada pelo usurio. Tipo de mensagem: I = Informao, W= Ateno. E =Erro, A = Cancela Definindo e executando as substituies em FI: Regras de substituio permitem a incluso de enhancemente (desenvolvimento em ABAP) para certos campos. Podem ser configurados at 999 etapas divididos em 2 partes: Pr Requisito, Replacement. Se o pr-requisito atendido a substiuio concluida. Caso contrrio, o contedo do campo permanece o mesmo. 62

Para cada campo que ter seu valor substituido um mtodo deve ser associado: Valor constante: Novo valor para o campo a ser susbstituido. Exit: O nome da rotina que ser chamada (desenvolvimento). Atribuio do campo: O nome do campo cujo contedo ser usado na substituio.

Tcnicas adicionais na conexo com substituio/validao: Podem ser criadas regras independentes para posterior reutilizao em validaes e substituies. Set: Dados variveis tais como um agrupamento de fornecedores ou clientes podem ser definidos em um Set. O objetivo agrupar dados para facilitar a manuteno. Um set pode ser usado em mais de uma regra. Set Multidimensional: um processo que possibilita a combinao de sets.

NEW GL INTRODUO
O New GL foi desenvolvido para suprir a necessidade de demonstrativos gerenciais por negcio, criando uma ligao direta entre os componentes FI e CO. Com o surgimento do New GL foi possvel extrair balanos gerenciais por negcio e cross fiscal year variante. A reconciliao entre FI e CO passou a ser realtime. Contabilidades paralelas como USGAAP no precisam mais do componente Razo Especial. Ao lanar um documento possvel indicar em qual ledger ele ser considerado. Se no for indicado nenhum ledger, o documento ser visualizado em todos os ledgers. Os dados que estavam armazenados em 4 tabelas passaram a ser concentradas em apenas 1: FAGLFLEXT. CLASSIC FI: GLT0 LEDGER CUSTOS DE VENDA: GLFUNCT LEDGER DE RECONCILIAO: COFIT PROFIT CENTER ACCOUNTING: GLPCT Atualmente, nas instalaes do sistema a ativao do New GL padro. A ativao/desativao do New GL est no nvel de client.

Ledger - Definio Ledger lder: o livro lder que servir de referncia para os demais. Geralmente o leading ledger representa o local GAAP. Somente os dados que constam no lder so transferidos para o CO. No possvel definir mais de um ledger lder. Usa a moeda local atribuida a company code; Usa a variante fiscal year atribuida a company code; Usa a variante perodo de lanamentos atribuda a company code. 63

Campos da tabela FLEXT Fiscal Year; Centro de custo; Segmento; Nmero contbil; Centro de lucro; Elemento de custo; rea funcional; Company code; rea de negcios.

Aps definir os ledgers (inclusive o lder) necessrio habilitar um ou mais cenrios para cada livro. Os cenrios indicaro quais campos sero atualizados pela empresa: Atualizao do centro de custo; Preparao para consolidao; rea de negcios; Atualizao do centro de lucro; Segmentao; Contabilidade custos de venda.

Visualizao de entrada: a visualizao do documento tal como foi cadastrado no sistema. Visualizao do Razo Geral: a visualizao do documento com dados adicionais segundo os cenrios definidos para cada livro. Segmento: No New GL o objeto mais adequado para demonstrar resultado por negcio. Alm do segmento podem ser usados centro de lucro, rea de ngocio, e profitability segment (COPA). Todos so objetos complementares e no excludentes. O segmento derivado do Centro de Lucro, ou seja, definido no cadastro mestre do centro de lucro. Documento Spliting: Com o New GL possvel splitar documentos onde o rateio visualizado somente no Razo Geral, sendo transparente nos razes auxiliares. Geralmente um lanamento rateado por rea de negcios, centro de lucro e segmento. Os objetos escolhidos devem estar em concordncia com os cenrios ativos em cada ledger. Zero balance: Ao checar, o sistema ir consistir dbito e crdito para garantir que o lanamento continue balanceado. Campo mandatrio: Pode ser considerado uma extenso do status de campo, obrigando que o usurio preencha o campo checado. Aps definir quais sero os objetos de rateio, necessrio criar um mtodo de split e ativ-lo. Ativando um documento Spliting: O mtodo criado ativado/desativado por company code. Herana: Se checado, ao criar um documento, os objetos associados s contas de receita ou despesa sero automaticamente associados s partidas de clientes e fornecedores e aos impostos. 64

Padro A/C Atribuio: um recurso que ir substituir o contedo das atribuies contbeis (que pode e star em branco) pela constante informada. Simulando a viso do GL: possvel simular o resultado de um Split antes dele ser executado pelo sistema. Dessa forma, pode-se visualizar e evitar eventuais erros. Mtodo Spliting: Define como e em quais circunstncias um documento ser splitado. Business Transaction: So transaes que derivam dos processos de negcios estabelecidos no sistema. Variante Business Transaction: uma verso especfica de business transactions que ser usada na definio de regras de Split. Categoria de Item: Derivado dos tipos de contas, ele representa os itens de um documento. Regras Spliting: Define quais categorias de itens podero ou sero Splitados. Modo Expert: Boto que mostra todos os parmetros do Split.

O sistema consegue Splitar via herana lanamentos em contas do razo auxiliar (AP/AA/AR), porm, quando a partida uma conta do GL (caixa por exemplo) ele no consegue. Esse rateio tem que ser feito via Regra de Substituio + desenvolvimento ABAP. Integrao

A integrao entre FI/CO e CO/FI realtime. Se uma conta de resultado est associada a um elemento de custo, os dados so repassados ao CO imediatamente. A volta de dados para FI seguem regras pr-definidas atravs de variantes. As variantes so associadas as company codes. possvel transferir lanamentos em secundrios elementos de custo do CO para FI desde que sejam definidas as contas contbeis para tal fim. Trace LOG: Se necessrio o envio de dados CO/FI pode ser acompanhados atravs de trace. Isso aumenta consideravelmente o nmero de registros no banco de dados. Documento Flow: possvel navegar em um documento a partir de CO para FI e vice-versa. Processamento Peridico: Atividades de fechamento que foram eliminadas com o New GL: Manuteno e uso do ledger de reconciliao; Ajustes de balano (substituido pelo documento Split); Ajustes de lucros e perdas; Manuteno e uso dos vrios sub-ledgers.

Atividades que foram reformuladas para agilizar o processo de fechamento: Relatrios Comparao de diferentes ledgers: Geralmente na migrao do Classic GL para o New GL, nos 2 primeiros meses configura-se o sistema para alimentar as 2 tabelas: GLT0 e 65 Transporte de balanos; Reclassificao/Sorting para recebveis e pagveis; Rateio individual para ajustes de valores.

FAGLFLEXT. Sendo assim possvel visualizar e comparar saldos sob as 2 ticas. Algumas transaes foram reformuladas para ter dados da nova tabela FBLxN. Balanos e demonstrativos de lucros e perdas: O programa RFBILA00 continua sendo utilizado para a criao de demonstrativos de resultados, considerando dados da antiga e nova. Novo FI relatrio Drilldown: Apesar do programa RFBILA00 estar disponvel para o New GL, recomenda-se a utilizao dos relatrios Drilldown, uma vez que proporciona maior flexibilidade na estruturao dos demonstrativos. A transao atravs da qual sero extraidos os relatrios a FG10. Visualizao do balano contbil do GL: A transao FAGLB03 passa a ser utilizada para a visualizao de saldos de contas contbeis. Nela ser possvel escolher o ledger (lder ou no). Selecionar atravs de selees dinmicas caractersticas pr-definidas no IMG, fazer o Drilldown a partir de um saldo para os itens de lanamento. Visualizao dos itens de linha: Ao efetuar o drilldown at o item, possvel visualiz-lo a partir da viso de entrada, ou da viso do GL. Se for escolhida a viso do GL, os itens podero ser visualizados mesmo sem check de line item display no cadastro da conta contbil. Partidas em aberto a pagar e a receber podem ser tambm visualizados atravs de Drilldown relatrios, usando os recursos atribuio contbil do sub-ledger e atribuio do General Ledger.

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