Automatizacin de Procesos Administrativos 3

Definicin:
Un manual de procedimientos es el documento que contiene la descripcin de las actividades que deben seguirse en la realizacin de las funciones de una unidad administrativa o de dos o mas de ellas. El manual incluye adems los puestos o unidades administrativas que intervienen precisando su responsabilidad y participacin.

Alcance:
Suelen

contener informacion y ejemplos de formularios, autorizaciones o documentos necesarios, maquinas o equipo de oficina a utilizar y cualquier otro dato que pueda auxiliar al correcto desarrollo de las actividades dentro de la empresa.

Objetivos:
1. 2.

3.
4.

5.
6. 7.

Establecer una secuencia lgica para el trabajo a desarrollar. Normar las acciones interrelacionada del proceso. Definir las funciones en forma especifica. Sustituir instrucciones verbales por instrucciones escritas. Apoyar la capacitacin y la supervisin del personal. Unificar las operaciones y evitar duplicidad de esfuerzo. Establecer las bases para los cambios en la organizacin.

Finalidad:

En el manual de procedimientos se encuentra registrada y transmitida sin distorsin la informacion bsica referente al funcionamiento de todas las unidades administrativas gracias a el se facilitan las labores de auditoria, la evaluacin y control interno y su vigilancia, y aumenta la conciencia en los empleados y en sus jefes de que el trabajo se esta realizando o no adecuadamente.

1. IDENTIFICACION: Se debe identificar la organizacin o unidad administrativa en la que se aplica el manual. 2. TABLA DE CONTENIDOS: Debe incluir el ndice del contenido del manual para que el contenido sea fcil de encontrar y poder ir directamente a el. 3. INTRODUCCION: Se debe definir el alcance del manual, objetivos que se persiguen, forma sugerida de lectura y aplicacin, etc.

Pasos para la elaboracin de un MANUAL ADMINISTRATIVO:

4. POLITICAS: Se debe definir las polticas que rigen la actuacin de la organizacin y como afectan el puesto y el procedimiento. 5. ANTECEDENTES: Se debe describir las causas que originaron el manual y que cambios ha tenido el mismo a travs de la historia de la organizacin. Se sugiere incluir leyes, reglamentos, etc. Que den la base legal de la empresa.

Pasos para la elaboracin de un MANUAL ADMINISTRATIVO:

Pasos para la elaboracin de un MANUAL DE PROCEDIMIENTOS: 1. CONTENIDO: Contenido del procedimiento. Se

debe explicar correctamente el procedimiento, que hace y para que funciona. 2. POLITICA: Se debe establecer las polticas que rigen el procedimiento a describir. Es decir, la forma en que la organizacin trata el tema especifico del procedimiento. 3. PROPOSITO: Por qu? Debe identificarse por que se hace el procedimiento. 4. ALCANCE: Hasta dnde? Debe definirse que tan lejos llega el procedimiento, identificar a quienes afecta, a quienes incluye dentro o fuera de la organizacin.

Pasos para la elaboracin de un MANUAL DE PROCEDIMIENTOS: 5. RESPONSABILIDAD: Quien? Debe

especificarse en detalle el responsable de cada operacin dentro del proceso: responsable del mantenimiento, de la documentacin. Etc. 6. DEFINICIONES: Qu? Para evitar confusiones debe identificar los trminos en forma consistente y dar una definicin de las cosas que hay que hacer y dar. 7. DOCUMENTOS RELACIONADOS: Qu ms? Se deben adjuntar copia de los documentos que son mencionados en el procedimiento.

8. INSTRUCCIONES PARA LLENAR LAS FORMAS EXISTENTES: Cmo? Explicar claramente como deben llenarse los documentos y formularios. El usuario debe conocer el propsito de la forma, saber que tipos de datos se necesitan, como se reportan y como sern utilizados por el sistema. 9. PROCEDIMIENTO (EN DETALLE): Pasos u operaciones que deben realizarse para llevar a cabo el procedimiento. Es recomendable incluir un organigrama del procedimiento.

Pasos para la elaboracin de un MANUAL DE PROCEDIMIENTOS:

Pasos para la elaboracin de un MANUAL DE PROCEDIMIENTOS: a quien 10. DISTRIBUCION: Debe especificarse
debe distribuirse el o los documentos producidos al ejecutar el procedimiento. 11. NORMAS DEL O LOS DOCUMENTOS RELACIONADOS: Debe proporcionar los lineamientos a seguir para elaborar los documentos relacionados con el procedimiento. Aclare como debe llenarlos e Indique que precauciones se deben tener al llenarlos. Ej. Debe ser llenado a mano o a maquina, moneda quetzales, etc. 12. DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Debe incluir copia de los documentos mencionados en el procedimiento.

13. DIAGRAMA DE FLUJO: Debe incluir diagramas de flujo del procedimiento. Se puede seleccionar cualquiera de los tipos existentes de acuerdo al objetivo que se persigue. 14. REGISTRO DE REVISION: Debe llevar una historia de las revisiones realizadas a cada procedimiento. Se requieren 3 columnas:

Fecha de la revisin Numero de la revisin Descripcin del cambio/ adicin / eliminacin efectuados.

Pasos para la elaboracin de un MANUAL DE PROCEDIMIENTOS:

PARTICIPANTES: Mari An Sosa Yojana Magali Gutirrez Alejandro Sosa Caldern

FIN