Guia Usuario Rub PVL Muni

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Ministerio deEconomayFinanzas
Viceministro deEconoma
Direccin GeneraldeAsuntos EconmicosySociales
APLICATIVO INFORMTICO PARA EL REGISTRO NICO DE BENEFICIARIOS DEL PROGRAMA VASO DE LECHE EN LAS MUNICIPALIDADES
MANUAL DEL USUARIO
Lima 30 de Setiembre de 2008
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INDICE
I. II.
Presentacin ....................................................................................................................................... 2 Instalacin e Iniciacin del Aplicativo Informtico ...................................................................... 2 2.1. Procedimiento de Instalacin .................................................................................................. 2 2.2. Procedimiento de Iniciacin..................................................................................................... 4
III.
Inicio de Sesin .................................................................................................................................. 4 4.1. Ventana de Registros................................................................................................................. 6 4.1.1 Registro de la Municipalidad........................................................................................... 7 4.1.2 Registro del Comit del Vaso de Leche ...................................................................... 10 4.1.3 Registro de Socios y Beneficiarios ................................................................................ 15 4.1.4 Reportes ............................................................................................................................ 21 4.2. Ventana de Correo .................................................................................................................. 23 4.2.1 Recepcionar Archivos de Comits............................................................................... 23 4.2.2 Validar Datos.................................................................................................................... 25 4.2.3 Enviar Datos al MEF ........................................................................................................ 26 4.3. Ventana de Usuarios (Slo para Administradores de Sistema)......................................... 28 4.3.1 Mantenimiento de Usuarios ........................................................................................... 29 4.3.2 Roles del Sistema ............................................................................................................. 31
IV. Men del Sistema .............................................................................................................................. 5
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APLICATIVO INFORMTICO PARA EL REGISTRO NICO DE BENEFICIARIOS DEL PROGRAMA VASO DE LECHE
Manual del Usuario
I. PRESENTACIN
El Ministerio de Economa y Finanzas, en cumplimiento a lo dispuesto en el Decreto de Urgencia N 039-2008, pone a disposicin de las municipalidades y los comits del Vaso de Leche el aplicativo informtico para la implementacin y actualizacin del Registro nico de Beneficiarios del Programa del Vaso de Leche. El mencionado aplicativo ha sido desarrollado utilizando herramientas grficas para facilitar a los distintos gobiernos municipales el registro de la identificacin y direccin sobre cada uno de los Comits de Base, cada una(o) de las(o) Socias(os) y cada uno(a) de los Beneficiarios(as) del Programa del Vaso de Leche a nivel nacional.
II. INSTALACIN E INICIACIN DEL APLICATIVO INFORMTICO

2.1 Procedimiento de Instalacin
En la seccin Novedades de la pgina Web del Ministerio de Economa y Finanzas (www.mef.gob.pe) encontrar una notificacin que le conducir a la direccin desde donde podr descargar el archivo de instalacin del aplicativo informtico para el Registro nico de Beneficiarios del Programa del Vaso de Leche.
Descargar Aplicativo informtico para los Comits del Vaso de Leche para las Municipalidades Haga click aqu para descargar 2
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El archivo de instalacin se llama: VDL_municipalidad.EXE. Luego que haya completado con la descarga del archivo podr iniciar la instalacin del aplicativo informtico en la computadora (PC) haciendo doble clic sobre el archivo instalador VDL_municipalidad.EXE y eligiendo las opciones Next >, Next >, Next >, Next >, Install y Finish hasta terminar (ver siguientes grficos).
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Para que pueda utilizar el aplicativo se requiere que la computadora cuente con: Sistema Operativo Requerido: Windows 2000/ XP Tamao de archivo del instalador: 12MB El Manual del Usuario lo puede descargar haciendo doble click sobre cualquiera de las opciones siguientes: Clic en descargar archivo Word Clic en descargar archivo PDF Para que pueda utilizar el manual se requiere que la computadora cuente con: Sistema Operativo Requerido: Word 2003 / 2007 Adobe Reader (PDF) Tamao: 1.5MB en extensin DOC y 0.5MB en extensin PDF.
2.2 Procedimiento de Iniciacin

Para ingresar al aplicativo informtico Registro nico de Beneficiarios del Programa de Vaso de Leche, se debe hacer doble clic sobre el icono que se muestra en la Figura, el cual se encuentra en el escritorio de su computadora.
Alternativamente, podr iniciar el aplicativo a travs de la ruta siguiente: Inicio > Todos los programas > RUB
III. INICIO DE SESIN

Para iniciar sesin en el aplicativo informtico, a usted. se le asignarn cdigos preliminares tanto de usuario como contrasea, los cuales deber ingresar cada que se desee comenzar a trabajar en el aplicativo informtico. Se sugiere que posteriormente estos dos cdigos sean modificados y/o personalizados por usted las veces que considere pertinentes con la finalidad de garantizar la confidencialidad de la informacin.
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Siga los siguientes pasos: 1. Para iniciar por primera vez el aplicativo escriba como cdigo preliminar de usuario mef y contrasea mef tal y como aparecen escritos en este prrafo (con minsculas). Observaciones: El aplicativo es sensible a distinguir entre maysculas y minsculas. En el caso de la contrasea, la escritura est cubierta por asteriscos *. Contemple las mismas observaciones si ha cambiado de usuario y contrasea 1 . 2. Luego de realizar correctamente el paso anterior, pulse el botn entrar para ingresar al men del sistema.
Paso 1
Paso 2
IV. MEN DEL SISTEMA

Luego de ingresar al aplicativo aparecer una ventana en la que aparecern 4 opciones grficas, las cuales se especifican a continuacin: 1. 2. 3. 4. Ventana de Registros Ventana de Correos Ventana de Usuarios Salida
En la Seccin 4.3 se le ensear a modificar usuario y contrasea.
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Grfico 1 Men del Sistema
4.1 VENTANA DE REGISTROS

La ventana de registros est identificada con el cono . A travs de ella se puede ingresar la informacin relacionada exclusivamente a la organizacin distrital del Vaso de Leche: Registro de la municipalidad , del comit del Vaso de Leche , as
como informacin de sus socios y beneficiarios . Cada uno de estos se presenta en una opcin, segn se muestra en el Grfico 2 :
Grfico 2 Opciones de la Ventana de Registros
Adicionalmente, la ventana de registros contempla una opcin de reportes donde usted podr verificar la informacin referente a la organizacin del Vaso de Leche de su distrito, las veces que considere necesarias.
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Con respecto a las opciones del men que aparece en la ventana de registros, usted deber tomar en cuenta que: La opcin de Municipalidad es de carcter obligatorio, por lo que ser necesario su llenado al comienzo de la primera sesin. No podr extraer informacin de comits o de Socios y beneficiarios si no completa directamente los datos de su municipalidad. Slo debe llenar completamente la informacin sobre las opciones de comit de Vaso de Leche y de socios y Beneficiarios para los comits que no tengan acceso a una computadora o que sus recursos tecnolgicos o humanos no les permitan hacerlo, por ejemplo, los comits provenientes de zonas rurales. En el caso de los dems comits, la informacin de comits de Vaso de Leche se debe importar directamente del aplicativo del comit de bases. Sin embargo, usted debe verificar en las opciones de la ventana de registros el correcto llenado de la informacin. Los reportes slo podrn ser impresos siempre y cuando exista informacin completa de al menos un comit del Vaso de leche y sus socios y beneficiarios.
4.1.1. Registro de la Municipalidad

En este registro se incluirn los datos del municipio as como los referentes al funcionario municipal designado para el llenado o compilacin de la informacin. Para ingresar a l necesitar pulsar la opcin Municipalidad de la Ventana de Registros, segn lo muestra el Grfico 3.
Grfico 3 Inicio para el registro de la Municipalidad
Seale y pulse con el mouse la opcin Municipalidad para ingresar al registro de la municipalidad.
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Luego de realizar este proceso, aparecer una ventana que lleva como ttulo Actualice los Datos de la Municipalidad. Como lo sugiere el ttulo, en esta ventana usted deber actualizar los datos correspondientes a la ubicacin, descripcin y direccin del local municipal, as como datos personales del funcionario municipal. La estructura de esta ventana se muestra a continuacin (ver Grfico 4):
Grfico 4 Ventana de Ingreso de datos para el registro de la Municipalidad
Datos del funcionario municipal
A. Datos de Ubicacin
Seleccione en este mismo orden las opciones correspondientes al departamento, provincia, y distrito al cual pertenece su municipalidad. Seguidamente se selecciona el tipo de gobierno del cual se van a extraer los datos.
En el ejemplo que se muestra a continuacin, primero se selecciona el departamento de Hunuco, luego la Provincia de Hunuco y finalmente el distrito de Amarilis. Como segundo paso, dado que la fuente de informacin proceder de la Municipalidad Distrital de Amarilis, se selecciona como tipo de gobierno Distrital (ver Grfico 5).
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Grfico 5 Seleccin de Alternativas de ubicacin de la Municipalidad
B. Descripcin y Direccin
Como primer paso deber escribir en MAYSCULAS el nombre exacto de la Municipalidad. Luego especificar la ubicacin, sealando caractersticas como: Tipo de Ncleo Urbano (NNUU): Seleccionar entre Urbanizacin, Pueblo Joven o Asentamiento Humano, Consejo Habitacional, Asociacin de Vivienda, Cooperativa de Vivienda u otro de acuerdo a la ubicacin del local municipal. Nombre de Ncleo Urbano: Colocar el nombre exacto del Ncleo Urbano. De ser necesario, escriba en un parntesis ( ) su nombre anterior en el caso de que haya cambiado de nombre recientemente. A continuacin escriba la direccin del comit sealando previamente el tipo de va (Avenida, Jirn, Calle, Asociacin Civil, Carretera u otro), y el nombre actual de esta. En caso de ser necesario, escriba en un parntesis ( ) el nombre anterior de la va en caso de que haya cambiado de nombre recientemente. Como informacin complementaria escriba el nmero de Puerta, Block, Manzana, Piso, Lote e Interior. No se olvide de escribir esta ltima informacin ya que es indispensable para la localizacin exacta del local municipal. Recuerde: Ninguna casilla debe estar en blanco, en caso de no contar con alguna especificacin escriba en ella dos guiones: - -. Si el local no tiene nmero de puerta o de interior escriba S/N en la casilla correspondiente. Retomando el ejemplo de la Municipalidad Distrital de Amarilis se tendra:
Grfico 6 Ingreso de la Informacin de la descripcin y Direccin del Municipio
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C. Funcionario Municipal
Si usted es el funcionario municipal designado, escriba correctamente sus nombres y apellidos completos, idnticamente a como estn registrados en su documento nacional de identidad (DNI). Para una mejor comunicacin, escriba la direccin de correo electrnica institucional, o, en caso de no contar con ella, la que usted utilice con mayor frecuencia. Recuerde que esta direccin electrnica es de carcter personal por lo que no deber incluir la de otras personas. Tambin escriba los nmeros de telfono institucional y aquellos en los que a usted se le pueda ubicar con mayor facilidad. Si lo cree conveniente, puede incluir un nmero de celular personal. Finalmente escriba el nmero total de Comits de Base del Vaso de Leche que se encuentran en su Municipalidad, as como el total de beneficiarios a los que se toma como referencia para el envo de la informacin. Recuerde que este dato es importante para poder realizar un seguimiento al aporte del Vaso de Leche en su municipio (ver ejemplo en el Grfico 7).
Grfico 7 Ingreso de Datos del Funcionario Municipal
D. Finalizando el ingreso de datos

Una vez terminado el registro de la informacin pulse con el Mouse el cono de grabar aplicativo. para que la informacin quede registrada completamente en el
Luego de haber procedido a grabar, puede salir de la ventana de registro de la Municipalidad presionando el cono .
4.1.2. Registro del Comit del Vaso de Leche
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En este registro se incluirn los datos de cada comit del Vaso de Leche as como los referentes al coordinador(a) o presidente(a) del mismo. Para ingresar a l necesitar pulsar la opcin Comit de Vaso de Leche de la Ventana de Registros, segn lo muestra el Grfico 8.
Grfico 8 Inicio para el registro de la Municipalidad
Seale y pulse con el mouse la opcin Comit de Vaso de Leche para ingresar al registro del mismo.
Luego de realizar este proceso, aparecer una ventana que lleva como ttulo Listado de COMITES del Vaso de Leche. En esta oportunidad usted deber actualizar, de manera individual, los datos correspondientes a cada comit de Vaso de Leche de su distrito. La estructura de esta ventana se muestra a continuacin en el Grfico 9:
Grfico 9 Ventana para la Incorporacin de informacin de los Comits del Vaso de Leche
Datos del distrito y del tipo de municipio
Listado de Comits de Vaso de Leche inscritos.
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Tenga en cuenta los siguientes detalles: Si desea agregar la informacin de un nuevo comit, pulse con el Mouse el cono .
Si desea modificar la informacin que ha registrado de alguno de los comits de su distrito, sombree el nombre del mismo y a continuacin pulse con el Mouse el cono .
Si por alguna razn desea eliminar totalmente la informacin de algn comit registrado anteriormente, sombree el nombre del mismo y a continuacin pulse con el Mouse el cono .
Si desea salir del registro de Comits del Vaso de Leche, pulse con el Mouse el cono .
Ingreso y/o Modificacin de los Datos de los COMITES:

Luego de marcar los conos de agregar y/o modificar la informacin de los COMITES, aparecer una nueva ventana que lleva como ttulo Ingrese los datos del COMIT del Vaso de Leche. En esta oportunidad usted deber actualizar los datos correspondientes al comit que desea especificar (nombre y direccin del COMIT), as como datos personales del coordinador(a) o presidente(a) de cada uno de los mismos. La estructura de esta ventana se muestra a continuacin en el Grfico 10:
Grfico 10 Ventana para la Inscripcin de datos del Comit del Vaso de Leche
Datos de la ubicacin geogrfica del COMITE
Datos del COMITE
Datos del coordinador(a) o Presidente(a) del Comit de Base
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PER A. Ubicacin
Seleccione en este mismo orden las opciones correspondientes al departamento, provincia y distrito a los que pertenece su municipalidad. Finalmente, seleccione el nombre del Programa Social. En el ejemplo que se muestra a continuacin primero se selecciona el departamento de Hunuco, luego la Provincia de Hunuco y finalmente el distrito de Hunuco. Como segundo paso, dado que la fuente de informacin proceder del Programa Vaso de Leche, se selecciona como Programa Social 01-Vaso de Leche (ver Grfico 11).
Grfico 11 Llenado de Datos de Ubicacin
B. Datos del COMIT

Como primer paso deber escribir el semestre del cual se va a declarar la informacin del COMIT, ste deber ser enero o julio de cada ao; luego en MAYSCULAS escriba el nombre exacto del COMIT para su mejor identificacin. Luego, especificar la descripcin de la ubicacin, sealando caractersticas como: Tipo de Centro Poblado: Seleccionar entre Rural y Urbano. RECUERDE que un centro poblado urbano se diferencia del rural porque el primero tiene un nmero de habitantes mayor a 2 mil o un conjunto de viviendas contiguas mayor a 400. Nombre del Centro Poblado: Colocar el nombre exacto del Centro Poblado al que pertenece el comit. De ser necesario, escriba en un parntesis ( ) su nombre anterior en el caso de que haya cambiado de nombre recientemente. Tipo de Ncleo Urbano (NNUU): Seleccionar entre Urbanizacin, Pueblo Joven o Asentamiento Humano, Consejo Habitacional, sociacin de Vivienda, Cooperativa de Vivienda u otro de acuerdo a la ubicacin del local municipal. Nombre de Ncleo Urbano: Colocar el nombre exacto del Ncleo Urbano. De ser necesario, escriba en un parntesis ( ) su nombre anterior en el caso de que haya cambiado de nombre recientemente. A continuacin escriba la direccin del comit sealando previamente el tipo de va (Avenida, Jirn, Calle, Asociacin Civil, Carretera u otro), y el nombre actual de esta. En caso de ser necesario, escriba en un parntesis ( ) el nombre anterior de la va en caso de que haya cambiado de nombre recientemente. Como informacin complementaria escriba el nmero de Puerta, block, Manzana, Piso, Lote e Interior. No se olvide de escribir esta ltima informacin ya que es indispensable para la localizacin ptima del comit.
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Recuerde:
Ninguna casilla debe estar en blanco, en caso de no contar con alguna especificacin escriba en ella dos guiones: - -. Si el local no tiene nmero de puerta o de interior escriba S/N en la casilla correspondiente. El aplicativo reconoce los acentos, por lo que deber tener cuidado en este detalle al ingresar la informacin. A continuacin se contina el ejemplo con los datos de un COMIT de Base de la Municipalidad Distrital de Hunuco:
Grfico 12
Llenado de los datos del comit C. Coordinador(a) o Presidente del Comit de Base
Si usted es el funcionario municipal designado, escriba correctamente los nombres y apellidos completos del coordinador(a) o presidente(a) del Comit de Base, tal y como estn registrados en su documento nacional de identidad (DNI) o en algn otro medio de identificacin personal. Finalmente, escriba el nmero total de socios del Comit de Base del Vaso de Leche que se encuentran en su Municipalidad, as como el total de beneficiarios a los que se toma como referencia para el envo de la informacin. A continuacin seleccione el tipo de alimento que distribuye el Comit de Base, para ello el aplicativo le permite seleccionar entre diferentes opciones: Leche evaporada Leche en polvo Leche fresca Alimentos preparados Ya no recibe Nunca recibe En caso de tener ms de una opcin, seleccione la que representa la mayor cantidad en la distribucin. En el caso de que mayoritariamente se utilicen los recursos en cereales o alimentos complementarios, seleccionar Alimentos Preparados.
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Recuerde que estos datos son importantes para poder realizar un seguimiento del aporte al Comit del Vaso de Leche en su municipio.
Grfico 13 Llenado de los datos de la Coordinadora o Presidente del Comit de Base
Luego de ingresar la informacin de cada comit deber pulsar el icono y proceder al siguiente comit. Este procedimiento se realizar para cada uno de los comits que la municipalidad atienda.
D. Finalizando el ingreso de datos

Una vez terminado el registro de la informacin de todos los comits, pulse con el Mouse el cono de grabar completamente en el aplicativo. para que la informacin quede registrada
Luego de haber procedido a grabar, puede salir de la ventana de registro de la Municipalidad presionando el cono .
4.1.3. Registro de Socios y Beneficiarios
En este registro se incluirn los datos de los socios del Comit de Base y as como la informacin de los beneficiarios del Vaso de Leche. Para ingresar a l necesitar pulsar la opcin Socios y Beneficiarios de la Ventana de Registros, segn lo muestra el Grfico 14:
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Grfico 14 Inicio del registro de Socios y beneficiarios
Seale y pulse con el mouse la opcin Socios y Beneficiarios para ingresar al registro del mismo.
Luego de realizar este proceso, aparecer una ventana que lleva como ttulo Listado de COMITES del Vaso de Leche, en el cual debern aparecer todos los comits que usted llen previamente. En esta oportunidad usted deber actualizar, de manera individual, los datos correspondientes a los socios de cada comit de Vaso de Leche de su distrito. La estructura de esta ventana se muestra a continuacin:
Grfico 15 Ventana para el registro de informacin de los socios de los Comits del Vaso de Leche
Datos del distrito y del tipo de municipio Listado de Comits de Vaso de Leche inscritos.
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Tenga en cuenta los siguientes detalles: Si desea agregar y/o modificar la informacin de los socios de alguno de los comits de su distrito, sombree el nombre del mismo y a continuacin pulse con el Mouse el cono .
Si desea salir del registro de socios de los Comits del Vaso de leche, pulse con el Mouse el cono .
Ingreso y/o Modificacin de los Datos de los socios y beneficiarios de los COMITES.
, aparecer una ventana que lleva como ttulo Luego de marcar el cono Ingrese los SOCIOS para el comit. En esta oportunidad usted deber actualizar los datos correspondientes a la identificacin de los socios para la elaboracin del Padrn de Socios. Posteriormente se inscribirn los datos de beneficiarios por cada socio registrado, concluyendo as el padrn de beneficiarios del comit. La estructura de esta ventana se muestra a continuacin:
Grfico 16 Ventana para la Incorporacin de informacin de los socios de los Comits del Vaso de Leche Nombre del COMIT (escrito por defecto en el sistema) Datos Generales del Socio Domicilio del Socio
Padrn de socios resultante
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PER A.
Datos Generales
Si usted es el funcionario municipal designado, seleccione en el orden que crea conveniente el nmero de socio del Comit de Base y a continuacin escriba correctamente los nombres y apellidos completos de cada uno, tal y como estn registrados en su documento nacional de identidad (DNI), o en algn otro medio de identificacin personal. Indicar si el socio tambin es beneficiario del programa del Vaso de Leche. En caso de ser as, posteriormente deber registrar el nombre del socio en el padrn de beneficiarios.
Grfico 17 Ventana para la Incorporacin de datos generales de los socios de los Comits del Vaso de Leche
B.
Domicilio
A continuacin escriba la direccin del domicilio del socio sealando previamente el tipo de va (Avenida, Jirn, Calle, Asociacin Civil, Carretera u otro), y el nombre actual de esta. De ser necesario, escriba en un parntesis ( ) el nombre anterior de la va en caso de que haya cambiado de nombre recientemente. Como informacin complementaria escriba el nmero de Puerta, Block, Manzana, Piso, Lote e Interior. No se olvide de escribir esta ltima informacin ya que es indispensable para la localizacin ptima del local municipal. Recuerde: a. Ninguna casilla debe estar en blanco, en caso de no contar con alguna especificacin escriba en ella dos guiones: - -. b. Si el local no tiene nmero de puerta o de interior escriba S/N en la casilla correspondiente. Una vez ingresada y verificada esta informacin, deber guardarla en el sistema , que se encuentra en el lado derecho de la ventana. pulsando el cono Grabar Verifique posteriormente que el nombre del socio aparezca en el padrn de socios.
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Grfico 18 Ventana para la Incorporacin de datos domiciliarios de los socios de los Comits del Vaso de Leche
C. Padrn de socios
Esta ventana muestra a los socios del Vaso de Leche registrados por usted y guardados en el sistema. Verifique que todos los socios estn incluidos en el Padrn. Tenga en cuenta que:
Si nota que el nombre del socio no corresponde al comit presione el cono posicionado a la derecha del padrn de socios.
Grfico 19 Ventana del padrn de Socios
A continuacin, y luego de verificar que la informacin est correctamente ingresada, deber ingresar la informacin de los beneficiarios por cada socio. Para ello deber seleccionar el nombre de cada uno de los socios y pulse dos veces el Mouse para ingresar al registro de beneficiarios. Para ello, aparecer una ventana cuyo ttulo dice Ingresar los BENEFICIARIOS para el socio como se muestra en el Grfico 20:
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Grfico 20 Ventana de Registro de Beneficiarios segn socio Nombre del socio del COMIT (escrito por defecto en el sistema)
Datos Generales del Beneficiario asociado al Socio
Padrn de Beneficiarios resultante (por cada socio)
Ingreso de la Informacin de beneficiarios:

Si usted es el funcionario municipal designado, seleccione en el orden que crea conveniente el nmero de beneficiarios del Programa por cada socio del Comit de Base. A continuacin escriba correctamente los nombres y apellidos completos de cada uno, tal y como estn registrados en su documento nacional de identidad (DNI) o en algn otro medio de identificacin personal. Coloque cuidadosamente la fecha de nacimiento de los beneficiarios de acuerdo a las opciones de da, mes y ao que se muestran en esta zona. Finalmente, seleccione el motivo por el que la persona est siendo considerada como beneficiaria del Vaso de Leche. Entre ellos se muestran: Nios de 0 a 6 aos Madres Gestantes Madres Lactantes Nio de 7 a 13 aos Anciano Tebeciano Discapacidad Caso Social Una vez ingresada y verificada esta informacin, deber guardarla en el sistema , que se encuentra en el lado derecho de la ventana. pulsando el cono Grabar Verifique posteriormente que el nombre del beneficiario aparezca en el padrn de socios.
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Tenga en cuenta que: Si nota que el nombre del socio no corresponde al comit presione el cono posicionado a la derecha del padrn de socios. ,
Si desea salir del registro de socios de los Comits del Vaso de Leche, pulse con el Mouse el cono .
4.1.4. Reportes
En esta opcin se recogen los reportes que muestran, en resumen, los principales detalles de la informacin del municipio como de los comits que participan en el Programa del Vaso de Leche, los cuales sern utilizados como medios de consulta y verificacin de los datos ingresados en el sistema. Luego de seleccionar la opcin de reportes registros, aparecer un cuadro de dilogo como el que se muestra en el Grfico 21: que se encuentra en la ventana de titulado Imprimir listado de COMITES
Grfico 21 Ventana para la impresin de Reportes
Pantalla para la impresin de datos de la municipalidad
Pantalla para la impresin de datos de los comits de la municipalidad
Cabe recalcar que los reportes slo podrn ser impresos siempre y cuando exista informacin completa de al menos un comit del Vaso de Leche y sus socios y beneficiarios.
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Impresin de reportes
A. De la municipalidad Muestra la informacin generada en la ventana de registro de la Municipalidad. Para obtener este registro de datos en un formato imprimible, seleccionar y pulsar con el Mouse el cono de Reportes. que se encuentra en la seccin municipalidad de la ventana
B. De los comits del Vaso de Leche Muestra la informacin generada en la ventana de registro de Comites de Vaso de Leche que ser presentada en forma de directorio. Para obtener este registro de datos en un formato imprimible, seleccionar y pulsar con el Mouse el cono que se encuentra en la seccin Comites de Vaso de Leche de la ventana de Reportes. En ambos casos aparecer una ventana que permite imprimir, previsualizar o en todo caso guardar la informacin de los registros (ver Grfico 22-23).
Grfico 22 Pantalla de Opciones del Reporte
Grfico 23 Previsualizacin de los reportes A. Del Municipio B. De los Comits de Vaso de Leche
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4.2 VENTANA DE CORREO

. A travs de ella se puede La ventana de correo est identificada con el cono acceder a la informacin proveniente de otras fuentes de datos, las cuales tienen como procedencia los aplicativos informticos de los comits de Vaso de Leche del Distrito: para ello esta ventana cuenta con una opcin para la recepcin de archivos , una para la validacin de datos de los mismos y finalmente una opcin para el envo de la informacin a travs de correo electrnico referente al Programa del Vaso de Leche en la Municipalidad, dirigido al Ministerio de Economa y Finanzas (MEF) . Cada uno de estos se presenta en una opcin, segn se muestra en el Grfico 24:
Grfico 24 Opciones de la Ventana de Correos
Con respecto a las opciones del men que aparece en la ventana de correos, usted debe tomar en cuenta que: Debe tratar en lo posible de verificar la informacin de comits de Vaso de Leche se importar directamente del aplicativo del comit de bases. En caso de requerir modificaciones, puede acceder a las opciones de la ventana de registros. Este procedimiento ser necesario para validar los datos y su envo posterior al Ministerio de Economa y Finanzas.
4.2.1
Recepcionar Archivos de los Comits
En esta opcin servir para ingresar al sistema los datos provenientes del aplicativo informtico de los Comits de Base del Vaso de Leche. Para ingresar a l necesitar pulsar la opcin Recepcionar archivos de Comits de la Ventana de Correos, segn lo muestra el Grfico 25:
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Grfico 25 Seleccin en la Ventana de Correos
Seale y pulse con el mouse la opcin Recepcionar Archivos de Comits para ingresar los datos al Sistema de la municipalidad.
Luego de realizar este proceso, aparecer una ventana que lleva como ttulo Recepcionar archivos de Comits, en el cual debern aparecer los nombres de todos los comits del distrito, los cuales identific en la ventana de Registros. En esta oportunidad usted deber ingresar, de manera individual, los archivos extrados del aplicativo de comits de Vaso de Leche de su distrito. La estructura de esta ventana se muestra a continuacin:
Grfico 26 Ventana de Recepcin de Archivos de Comits
Pantalla para la seleccin de nombres de comits Seccin para el ingreso de archivos provenientes del aplicativo de los comits Inicio del proceso de traslado de archivos
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Siga los siguientes pasos: 1. Seleccione los nombres de los comits previamente incorporados en la ventana de registros. Slo se podr hacer la seleccin de un comit a la vez. 2. Busque el archivo extrado del aplicativo del comit a travs de una fuente interna (archivo en el disco duro) o externa (usb, cd o diskette). Para ello deber ayudarse pulsando con el Mouse el cono .
3. Una vez confirmada la ruta del archivo pulse con el Mouse el cono . Con ello habr ingresado satisfactoriamente la informacin. 4. Si desea ingresar informacin de otros comits, repita los pasos antes sealados, en caso contrario, para salir pulse con el Mouse el cono .
4.2.2
Validar Datos
El proceso de validacin de datos le permitir verificar la veracidad de la informacin remitida por los comits del Vaso de Leche a la municipalidad. Para ello, se le entregar en formato imprimible las listas o el padrn correspondiente a la informacin de estos. Para ingresar y proceder a realizar esta actividad, usted deber seleccionar la opcin validar datos que se encuentra en la ventana de Correo, como se muestra en el grfico 27.
Grfico 27 Opcin de Validacin de Datos
Luego de realizar este proceso, aparecer una ventana que lleva como ttulo Listado de Comits del Vaso de Leche, en el cual debern aparecer los nombres de todos los comits del distrito, los cuales previamente fueron identificados en la ventana de Registros. En esta oportunidad usted puede revisar a travs de un formato de
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impresin, de manera individual, la informacin extrada de los diferentes comits de Vaso de Leche de su distrito. La estructura de esta ventana se muestra a continuacin (Grfico 28):
Grfico 28 Ventana de Validacin de Datos de COMITES
Para validar la informacin de los Comits siga los siguientes pasos: 1. Seleccione los nombres de los comits previamente incorporados en la ventana de registros. Slo se podr hacer la seleccin de un comit a la vez. 2. Para validar la informacin del comit seleccionado pulse con el Mouse el que se encuentra en la parte central-derecha de la ventana. cono 3. Si desea validar informacin de otros comits repita los pasos, en caso contrario, para salir pulse con el Mouse el cono .
4.2.3
Enviar Informacin al MEF
El proceso de envo de informacin al Ministerio de Economa y Finanzas (MEF) es el paso final del aplicativo, es decir, deber efectuarlo cuando considere que la informacin extrada tanto de la Municipalidad como de los diferentes comits del
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Vaso de Leche es la definitiva. Para ingresar y proceder a realizar esta actividad, usted deber seleccionar la opcin Enviar Informacin al MEF que se encuentra en la ventana de Correo, como se muestra en el Grfico 29.
Grfico 29 Opcin de Envo de Informacin al MEF
Luego de realizar este proceso, aparecer una ventana que lleva como ttulo Envo de Informacin al MEF. En esta oportunidad debe asegurarse del correcto llenado de la informacin entes de proceder al envo de esta. La estructura de esta ventana se muestra a continuacin (Grfico 30):
Grfico 30 Ventana de Envo de Informacin al MEF
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Para proceder al envo de informacin al Ministerio de Economa y Finanzas siga los siguientes pasos: 1. Coloque el cdigo SIAF de la Municipalidad. 2. Busque el archivo de la carpeta de mensajes (mailbox). Esta aparecer por defecto en el sistema. Si no sale por defecto puede ayudarse pulsando con el . Mouse el cono 3. Seleccione entre el envo de uno o todos los comits de sus distritos a travs de las opciones Enviar LISTADO de todos los Comites y Enviar Socios/Beneficiarios de el o los Comits. Si escoge la segunda opcin deber seleccionar en el listado de los distintos comits que aparecern en la ventanilla que se encuentra debajo de esa opcin. 4. Para enviar la informacin al Ministerio de Economa y Finanzas pulse con el que se encuentra en la parte inferior-izquierda de la Mouse el cono ventana. 5. Si desea enviar informacin adicional repita los pasos, en caso contrario, para salir pulse con el Mouse el cono .
4.3 VENTANA DE USUARIOS Administrador de Sistema)
(Slo
para
el
La ventana de correo est identificada con el cono . A travs de ella se puede definir un equipo de trabajo con distintos funciones y/o roles, y a partir de ello, definir los permisos que sus diferentes miembros van a tener dentro del Sistema. Por ello, es necesario tomar en cuenta las siguientes consideraciones: Como paso previo al manejo del aplicativo es necesario que la autoridad municipal asigne un funcionario para que haga la labor de Administrador del Sistema, quin liderar el equipo de trabajo a nivel local. El Administrador del Sistema ser la nica persona que maneje la ventana de usuarios del sistema. El Administrador, obligatoriamente, luego de instalar este aplicativo en su centro de labores, deber modificar la clave del sistema, definir el equipo de trabajo a nivel local, sus roles as como asignar usuario y contrasea a cada uno de ellos. Para tal fin esta ventana cuenta con una opcin para el mantenimiento de usuarios as como una para la definicin de roles del sistema presenta en una opcin, segn se muestra en el Grfico 31: . Cada uno de estos se
28
PER
Grfico 31 Opciones de la Ventana de Usuarios
4.3.1
Mantenimiento de Usuarios
En esta ventana el administrador del Sistema deber configurar los usuarios y contraseas del equipo de trabajo que se forme a nivel local. Para ingresar y proceder a realizar esta actividad, usted deber seleccionar la opcin Mantenimiento de Usuarios que se encuentra en la ventana de Usuarios, como se muestra en el Grfico 32.
Grfico 32 Opcin de Mantenimiento de Usuarios
29
PER
Luego de realizar este proceso, aparecer una ventana que lleva como ttulo Crear o Modificar los Usuarios del sistema. La estructura de esta ventana se muestra a continuacin (Grfico 33):
Grfico 33 Ventana de Creacin/Modificacin de Usuarios
Visor de usuarios registrados por el Administrador del Sistema
Visor de datos relevantes de cada usuario
Para proceder a registrar un nuevo usuario siga los siguientes pasos:
1.
Pulse con el Mouse el botn como aparece a continuacin:
, de inmediato aparecer una ventana
Grfico 34 Ventana de Ingreso de datos Usuario
30
PER
2.
3. 4.
Ingrese el nuevo nombre de Usuario y contrasea. Recuerde que estos deben estar compuestos de una sola palabra alfanumrica. Por ejemplo: ltorres o ltorres25. Puede ayudarse con las iniciales del verdadero nombre del usuario. Recuerde tambin que la contrasea estar protegida por smbolos de asterisco (*) por lo que se le sugiere apuntar previamente la clave en una hoja de papel o en otro medio donde puede recordarla y envirsela a la persona correspondiente. Ingrese el nombre completo del nuevo usuario. Coloque el rol que corresponde a ese usuario. En el caso del administrador, deber definir por s mismo los nombres de usuario y contrasea. Los roles que puede definir son los siguientes 2 : Administrador Municipio Comit Consulta.
5.
6.
Una vez definido el rol y llenados de los dems casilleros, las especificaciones aparecern en la parte superior de la ventana. Por defecto, cada usuario estar en estado activo, el cual est denotado con la letra A; en el caso que usted desee modificar momentneamente este estado, deber escribir la letra I de inactivo. Si est de acuerdo con la informacin ingresada, pulse con el Mouse el cono ; en caso de que desee modificar alguna informacin de cualquier usuario, selelo en la pantalla superior y reemplace el contenido de las ventanas que considere conveniente. Si desea salir totalmente la ventana de ingreso de datos del usuario y regresar a la ventana principal, pulse con el Mouse el cono .
Finalmente usted puede, a travs de la ventana principal, modificar la informacin de cualquier usuario, pulsando con el Mouse el cono . Si desea eliminar totalmente la informacin de cualquier usuario selelo con el Mouse y pulse posteriormente el cono . Para salir de la ventana principal pulse con el Mouse el cono .
4.3.2
Roles del sistema
En esta ventana el administrador del Sistema deber configurar los roles que efectuar cada miembro del equipo de trabajo. Estos roles se transmiten bsicamente a travs de la autorizacin en el acceso, ingreso y verificacin de informacin para las diferentes opciones del sistema (registros y ventanas). Para ingresar y proceder a realizar esta actividad, usted deber seleccionar la opcin Roles del Sistema que se encuentra en la ventana de Usuarios, como se muestra en el Grfico 35.
En la siguiente seccin se especificarn los alcances de cada rol en el manejo de la informacin.
31
PER
Grfico 35 Opcin de Mantenimiento de Usuarios
Luego de realizar este proceso, aparecer una ventana que lleva como ttulo Crear o Modificar un Rol del sistema. La estructura de esta ventana se muestra a continuacin (Grfico 36):
Grfico 36 Opcin de Roles del Sistema
Para proceder a asignar roles a su equipo de trabajo siga los siguientes pasos:
32
PER
1. Pulse con el Mouse el botn , de inmediato aparecer una ventana como se muestra a continuacin:
Grfico 37 Ventana de Ingreso de datos Usuario
2. Por cada miembro del equipo de trabajo coloque la palabra que le corresponde en la casilla descripcin (Administrador, Municipio, Comit, Consulta). 3. Luego, a travs del men de opciones disponibles, elija las opciones del sistema que pueden corresponder a cada miembro del equipo. 4. Cabe mencionar que por defecto, el aplicativo ya incorpora estos cuatro roles y sus alcances en el sistema:
Opciones Datos de la Municipalidad Comit de Vaso de Leche Socios y Beneficiarios Reportes de Comits Validacin de Datos de Comit Recepcin de Datos del Comit Envo de Informacin al MEF Mantenimiento de Usuarios Mantenimiento de Roles
Administrador X X X X X X X X X
Municipio X X X X X X X
Comit
Consulta
X X
33
PER
5. Si est de acuerdo con la informacin ingresada, pulse con el Mouse el cono ; en caso de que desee modificar alguna informacin de cualquier usuario, selelo en la pantalla superior y reemplace el contenido de las ventanas que considere conveniente. Si desea salir totalmente la ventana de ingreso de datos del usuario y regresar a la ventana principal, pulse con el Mouse el cono .
Finalmente usted puede, a travs de la ventana principal, modificar la informacin de cualquier usuario, pulsando con el Mouse el cono . Si desea eliminar totalmente la informacin de cualquier usuario selelo con el Mouse y pulse posteriormente el cono . Para salir de la ventana principal pulse con el Mouse el cono .
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MANUAL DEL USUARIO

Lima 30 de Setiembre de 2008

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IV. Men del Sistema .............................................................................................................................. 5

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Manual del Usuario

II. INSTALACIN E INICIACIN DEL APLICATIVO INFORMTICO

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2.2 Procedimiento de Iniciacin

III. INICIO DE SESIN

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IV. MEN DEL SISTEMA

En la Seccin 4.3 se le ensear a modificar usuario y contrasea.

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Grfico 1 Men del Sistema

4.1 VENTANA DE REGISTROS

Grfico 2 Opciones de la Ventana de Registros

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4.1.1. Registro de la Municipalidad

Grfico 3 Inicio para el registro de la Municipalidad

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Grfico 4 Ventana de Ingreso de datos para el registro de la Municipalidad

Datos del funcionario municipal

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Grfico 5 Seleccin de Alternativas de ubicacin de la Municipalidad

Grfico 6 Ingreso de la Informacin de la descripcin y Direccin del Municipio

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Grfico 7 Ingreso de Datos del Funcionario Municipal

D. Finalizando el ingreso de datos

4.1.2. Registro del Comit del Vaso de Leche

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Grfico 8 Inicio para el registro de la Municipalidad

Datos del distrito y del tipo de municipio

Listado de Comits de Vaso de Leche inscritos.

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Ingreso y/o Modificacin de los Datos de los COMITES:

Datos de la ubicacin geogrfica del COMITE

Datos del COMITE

Datos del coordinador(a) o Presidente(a) del Comit de Base

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Grfico 11 Llenado de Datos de Ubicacin

B. Datos del COMIT

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Grfico 13 Llenado de los datos de la Coordinadora o Presidente del Comit de Base

D. Finalizando el ingreso de datos

4.1.3. Registro de Socios y Beneficiarios

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Grfico 14 Inicio del registro de Socios y beneficiarios

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Padrn de socios resultante

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Grfico 19 Ventana del padrn de Socios

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Datos Generales del Beneficiario asociado al Socio

Padrn de Beneficiarios resultante (por cada socio)

Ingreso de la Informacin de beneficiarios:

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Grfico 21 Ventana para la impresin de Reportes