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CONCEITOS BÁSICOS
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CONCEITOS BÁSICOS
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FINALIDADES DA FUNÇÃO CONTROLE E
AVALIAÇÃO
Com base em suas finalidades, a
função controle e avaliação pode ser
utilizada como instrumento gerencial
para:
corrigir ou reforçar o desempenho apresentado;
informar sobre a necessidade de alterações nas
funções administrativas de planejamento,
organização e direção;
garantir a manutenção ou o aumento da eficiência e
eficácia na consecução dos objetivos e metas;
informar se os programas, projetos e planos estão
sendo desenvolvidos de acordo com o estabelecido;
e 10
FINALIDADES DA FUNÇÃO CONTROLE E
AVALIAÇÃO
Um aspecto que pode reforçar seu uso
como instrumento gerencial é o nível
da relação da função controle e
avaliação em relação a eficiência,
eficácia e efetividade.
Existem três conceitos básicos
inerentes à idéia de controle e
avaliação, a saber:
a eficiência, que se refere à otimização dos recursos
utilizados para a obtenção dos resultados;
a efetividade, que se refere à relação entre os
resultados alcançados e os objetivos propostos ao11
FINALIDADES DA FUNÇÃO CONTROLE E
AVALIAÇÃO
Normalmente, a eficiência é difícil de ser
avaliada, visto que podem ocorrer diferenças
de opiniões a respeito da eficiência com que
os resultados foram utilizados.
Existem alguns aspectos que podem
prejudicar a eficiência, a eficácia e a
efetividade do sistema de controle e
avaliação, tais como:
lentidão e deficiência nas informações;
insuficiência de informações;
sistemas de controles complicados;
planos mal elaborados e mal implantados;
estrutura organizacional inadequada; e 12
incapacidade dos recursos humanos.
INFORMAÇÕES NECESSÁRIAS AO
CONTROLE E AVALIAÇÃO
Na consideração das informações que
são necessárias ao controle e
avaliação da estrutura organizacional
e dos métodos, rotinas e
procedimentos, devem-se analisar
alguns aspectos:
os tipos de informação;
a freqüência das informações;
a qualidade das informações; e
as fontes das informações.
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INFORMAÇÕES NECESSÁRIAS AO
CONTROLE E AVALIAÇÃO
A. Tipos de Informações
Os tipos de informações necessárias
ao processo de controle e avaliação
são os mais variados possível,
abrangendo, entre outros, os
seguintes aspectos:
datas de ocorrência de eventos, como os
evidenciados por meio dos relatórios de
progresso;
quantificação temporal das atividades;
interação das atividades; 14
quantificação da mão-de-obra; e
INFORMAÇÕES NECESSÁRIAS AO
CONTROLE E AVALIAÇÃO
B. Freqüência das Informações
Não é muito fácil estabelecer a
freqüência das informações, mas
pode-se estabelecer, por meio de
experiência própria, que pode ser
julgada válida, a seguinte situação:
a estrutura organizacional deve ser avaliada a
cada ano; e
os métodos, rotinas e procedimentos devem ser
avaliados a cada seis meses, ou fugindo a essa
fixação prévia, sempre que um fato maior o
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exigir.
INFORMAÇÕES NECESSÁRIAS AO
CONTROLE E AVALIAÇÃO
C. Qualidade das Informações
O analista de OSM deve dispensar muita
atenção ao conteúdo, forma, canais,
periodicidade e precisão das informações
para avaliação e controle. De maneira
geral, pode-se partir das seguintes
situações:
em termos de controle estratégico, pode-se ter
baixo grau de detalhamento e alto grau de
consolidação de informações;
em termos de controle tático, pode-se ter baixo grau
de detalhamento e alto grau de sínteses; e
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em termos de controle operacional, pode-se ter alto
INFORMAÇÕES NECESSÁRIAS AO
CONTROLE E AVALIAÇÃO
D. Fontes de Informações
São duas as fontes de informações
sobre o desenvolvimento da estrutura
organizacional e dos métodos, rotinas
e procedimentos:
analistas de sistemas, organização é métodos;
usuários.