Une entreprise nest efficace que si elle peut se reposer sur le bon travail de ses employs.

Les modules relatifs aux ressources humaines dOpen ERP permettent de suivre efficacement les employs, travers leurs comptences, leurs contrats, leur temps de travail, etc.

Gestion des ressources humaines

Afin de mettre en place un systme intgr de gestion de lentreprise, il est tout dabord indispensable de maintenir jour un listing des collaborateurs. Voici quelques exemples de fonctions qui vont dpendre du listing des employs : le cot dune prestation, dpendant du contrat de travail de lemploy ; le planning dun projet, dpendant du rgime de travail des intervenants sur ce projet ; le taux de facturation au client, qui peut dpendre de la fonction occupe par lemploy ; la chane de commandement ou de responsabilits, dpendant de la structure hirarchique de lentreprise.

Gestion des employs

Commencez par saisir le Nom de lemploy et la socit dans laquelle il est est engag (Entreprise). Vous pouvez alors crer un nouvel utilisateur du systme Open ERP qui soit li cet employ, en renseignant le champ Nom dutilisateur. Mme si un employ nest pas ncessairement un utilisateur, il est conseill de crer un accs pour la plupart des employs, quitte limiter les droits daccs. Il faut ensuite entrer ladresse de lemploy. Celle-ci apparatra sous la forme dun contact de partenaire dans Open ERP. En effet, un employ tant une personne avec qui la socit a des contacts, il est logique quil soit considr comme un partenaire. Inscrivez alors le nom de lemploybdans le nom du partenaire et son adresse dans la fiche contact. Ainsi, lensemble des fonctions applicables sur un partenaire peuvent galement ltre sur un employ. Cela se rvle trs utile notamment pour le suivi des dettes et crances en comptabilit, comme le suivi du paiement des salaires, par exemple. Il est alors possible dindiquer un journal analytique et un produit lis cet employ. Comme nous le verrons par la suite, ces informations servent au suivi des prestations. Pour linstant, vous pouvez vous contenter de complter le formulaire avec les informations suivantes : Journal analytique : utilisez le journal intitul Timesheet Journal (journal des prestations) ; Produit : crez un produit appel Employ temps plein. Indiquez ensuite les informations relatives son contrat de travail : le nombre dheures de travail hebdomadaires ; le nombre de jours de cong sur lanne ; la date de dbut du contrat (champ Commenc le) ; le nom de son suprieur direct (champ Directeur) ; le poste pour lequel il est engag (champ Catgorie) ; le rgime horaire de cet employ (via quipe de lemploy). Les diffrents rgimes horaires peuvent tre dfinis via le menu Ressources humaines>Configuration>Catgories de
timesheets.

Gestion des contrats de travail

Si vous souhaitez grer les contrats de travail de lentreprise dans Open ERP, installez le module hr_contract. Vous obtenez alors un onglet supplmentaire sur la fiche employ, intitul Contrats. Vous pouvez y entrer les informations relatives au contrat de travail de lemploy : lintitul du contrat (Nom du contrat) : par exemple, Informaticien, CDI temps plein ; la Fonction de lemploy : par exemple, programmeur ; le nombre dHeures de travail par jour ; la Date de dbut du contrat ; la Date de fin du contrat, dans le cas dun CDD ; le Salaire en euros et le Type de salaire (brut/net).

Le pointage
Dans certaines entreprises, les employs doivent pointer leur arrive au travail et en fin de journe. Si chaque employ a bien t li un utilisateur du systme, il peut pointer sur Open ERP en utilisant le menu Ressources humaines>Prsences>Pointer entre/sortie. Si un employ a oubli de pointer en partant, son arrive dans lentreprise le jour suivant, le systme lui proposera de saisir manuellement son heure de sortie de la veille. Cela permet de grer simplement les oublis de pointage. Ladministrateur peut alors consulter les prsences de ses employs directement depuis leur fiche. En consultant la liste des employs via le menu Ressources humaines>Employs, il peut visualiser du premier coup doeil ltat de chacun deux : Prsent ou Absent. Pour obtenir le dtail des prsences depuis la fiche signaltique dun employ, vous pouvez utiliser lun des trois rapports disponibles : Prsences par semaine ; Prsences par mois ; carts de prsences. Ce dernier rapport, portant sur la gestion des carts, permet de voir si lemploy a saisi manuellement son heure dentre ou de sortie. Il prsente en effet les carts entre la date relle du pointage et la date indique par lemploy dans le pointage. Cela permet de retrouver facilement dventuelles tricheries sur les prsences.

Les feuilles de prestations

Dans la plupart des socits de services o Open ERP a t intgr, les feuilles de prestations, ou timesheets, ont rvolutionn les mthodes de gestion en place. Ces feuilles de prestations sont le produit de lencodage par chaque employ de ses travaux sur les diffrentes affaires ou projets en cours. Ces derniers sont reprsents par les comptes analytiques du systme. Tout au long de la journe, lorsque lemploy passe dun projet un autre, il ajoute une ligne dans sa feuille de prestations avec le dtail du temps pass sur chaque projet. En fin de journe, chaque employ doit indiquer lensemble des prestations ralises sur les projets client ou internes, afin dobtenir sur sa feuille le nombre exact dheures compris dans une journe de travail. Si le compte ny est pas, il complte avec ce qui na pas t encod durant la journe. Parmi les nombreux intrts que prsente le systme des timesheets pour une entreprise, voici sans doute les plus importants : permettre un suivi du cot rel des projets en tenant compte du temps pass dessus ; tablir un suivi des prestations des diffrents employs ; comparer les heures rellement travailles sur les projets celles prvues dans le planning initial ; facturer automatiquement sur la base des prestations ; obtenir un dcompte des services fournis pour un client donn ; connatre les cots de fonctionnement de lentreprise, tels que les cots marketing, les cots de formation dun nouvel employ, les taux de facturation au client, etc.

Paramtrage des employs

Pour pouvoir utiliser les feuilles de prestations, il est ncessaire de dfinir au pralable les employs qui sont utilisateurs du systme. Ces fiches contiennent en effet les informations ncessaires lutilisation de cette feuille : poste de lemploy, cot horaire, etc. Deux champs nous intressent particulirement dans la gestion des prestations : le Journal analytique et le Produit. Dans le journal analytique seront stockes toutes les critures analytiques relatives aux cots des prestations. Cela vous permet disoler le cot des prestations des autres cots de lentreprise, tels que les achats de matires premires, les notes de frais ou la sous-traitance. Vous pouvez utiliser des journaux diffrents pour chaque employ, afin de sparer les cots par dpartement ou par fonction. Lemploy est galement associ un produit de votre base darticles dans Open ERP. Un employ est li un produit, car il peut tre achet (sous-traitance) ou factur (projet en rgie). Il vous faut donc crer un produit par poste dans lentreprise. Les informations suivantes sont importantes sur la fiche produit : Nom du produit : secrtaire, commercial, ouvrier, etc. ; Type de produit : toujours Service ; Unit de mesure : Heure ou Jour ; Prix list : prix de vente des prestations de lemploy pour le poste concern ; Prix standard : cot moyen des prestations exprim dans lunit de mesure choisie. De mme que pour les partenaires, il est conseill de crer une catgorie de produits appele Employs dans le paramtrage du module produit. En rsum, dans la plupart des cas, chaque employ de lentreprise correspond ainsi : une fiche partenaire ; une fiche employ ; un utilisateur du systme. Et chaque poste de lentreprise va correspondre un produit.

Encodage des prestations

Pour pouvoir utiliser les feuilles de prestations, vous devez installer le module hr_timesheet. Une fois ce module install et les employs paramtrs, les diffrents utilisateurs du systme peuvent encoder leurs prestations via le menu Ressources humaines>Encodage des heures>Mes heures> Travaux du jour. Cliquez ensuite sur licne Nouveau, ou utilisez le raccourci Ctrl+N. Vous passez alors en mode liste ditable et il vous faut saisir les champs danslordre : 1 LUtilisateur est propos par dfaut, mais vous pouvez le changer si vous encodez le timesheet dun autre employ de lentreprise. 2 La Date est propose automatiquement la date du jour, mais il est possible de la modifier si vous encodez le timesheet dune journe prcdente. 3 Le Compte analytique reprsente laffaire ou le projet pour lequel a t ralise la prestation. 4 La Quantit reprsente le nombre dheures ou de jours en fonction du produit li lemploy. Une description libre est disponible chaque ligne pour le dtail du travail effectu. Les autres champs sont proposs automatiquement mais peuvent tre modifis : le Produit, lUnit de mesure, le Cot de la prestation et le Compte gnral associ. Les prestations sont alors encodes tout au long de la journe par les diffrents employs. Il est conseill de revenir sur la liste des prestations en fin de journe pour vrifier que le nombre dheures de prsence dans lentreprise a bien t pris en compte. Le total encod est indiqu en bas droite de la liste des prestations. Lexactitude des prestations enregistres est cruciale pour le calcul de la rentabilit des diffrentes affaires et la refacturation des prestations. Diffrents rapports sont donc disponibles pour vrifier la saisie des employs. Lemploy peut lui-mme vrifier son propre timesheet grce aux rapports suivants : limpression de sa feuille de prestations du mois, au moyen du menu Ressourceshumaines>Reporting>Timesheet>Imprimer mon Timesheet ; la consultation de toutes ses prestations, via le menu Ressources humaines>Encodage des heures>Pour moi>Toutes mes prestations. Vous pouvez alors utiliser les filtres pour analyser vos prestations par projet, par priode ou par produit. Les responsables peuvent sappuyer sur diffrents rapports pour contrler aisment les feuilles de prestations. Il est possible dimprimer un rsum sous forme de tableau par utilisateur et par jour via le menu Ressources

humaines>Reporting>Timesheet>Imprimer le rsum des timesheets.

Cela permet de dtecter rapidement si un employ a oubli dencoder son timesheet un certain jour. De nombreux diagrammes sont galement disponibles via les menus Ressources humaines>Reporting>Ce mois/Tous les mois, par exemple : les prestations journalires par utilisateur ; les prestations du mois par affaire ; les prestations refacturer par affaire ; les prestations par jour et par affaire.

valuation du cot des prestations

Nous lavons dj soulign, les feuilles de prestations sont troitement lies la comptabilit analytique. En effet, les diffrents projets sur lesquels sont reportes les prestations correspondent des comptes analytiques. Les prestations, quant elles, sont des critures analytiques. Pour tre plus prcis, ce sont des oprations diverses analytiques, qui ne correspondent aucune pice comptable dans la comptabilit gnrale. Ainsi, toute opration de modification et de cration dune ligne de timesheet se rpercute automatiquement sur la ligne analytique correspondante, et inversement. Cette approche nest pas classique, mais extrmement logique. En effet, les prestations des employs reprsentent bien des cots pour lentreprise, qui sont ainsi rpercuts sur les diffrentes affaires, ou comptes analytiques. Cependant, une bonne comptabilit analytique doit tre le reflet de la comptabilit gnrale. Or les prestations ne sont la contrepartie daucune pice comptable dans la comptabilit gnrale. Si les cots horaires des employs sont correctement fixs, les critures de timesheets sont contrebalances par le paiement du salaire et des charges sociales en fin de mois. Malgr tout, il est assez difficile dvaluer prcisment le cot horaire moyen dun employ car cela dpend : des heures supplmentaires quil a fournies ; des congs et arrts maladie ; de lvolution du salaire et de tous les frais lis, tels que les charges sociales. Les rapports croiss entre la comptabilit gnrale et la comptabilit analytique constituent un outil prcis (et prcieux !) pour amliorer lvaluation des diffrents cots horaires des employs. Lcart entre les balances par produit dans la comptabilit analytique et dans la comptabilit gnrale, divis par le nombre total dheures travailles, peut alors tre rappliqu au cot du produit. Certaines entreprises corrigent galement cet cart par une opration diverse analytique en fin de mois, sur un compte destin cet effet. Idalement, ce compte analytique doit avoir une balance qui tend vers zro. Grce ce systme intgr de timesheets, nous obtenons donc : le suivi de la rentabilit des projets dans la comptabilit analytique ; lhistorique des prestations par projet ou par employ ; un systme de rajustement des cots horaires par rapport au rel. Les analyses sur la rentabilit par projet et par employ sont disponibles depuis la comptabilit analytique. Elles reprennent lensemble des factures, mais prennent en compte galement le cot du temps pass sur les projets. Lhistorique des prestations par projet est disponible dans les timesheets ou dans la comptabilit analytique. Par exemple, si un client vous demande lhistorique dun contrat de support, vous pouvez utiliser le rapport Grand livre en quantits sur un compte analytique. Sur ce rapport, vous avez la possibilit de nimprimer quune slection de journaux : choisissez alors le journal des prestations.

Gestion par dpartement

Lorsquelles sont bien utilises, les feuilles de prestations peuvent tre, pour les chefs de projet, un bon outil de contrle et de sensibilisation en matire de cots et de temps. Lorsque les quipes demploys sont importantes, un contrle systmatique doit tre mis en oeuvre. Tous les employs doivent complter correctement leur timesheet, car cette feuille sert de base au contrle du planning, la gestion financire des projets et leur facturation. Nous verrons dans le chapitre suivant quil est possible de facturer automatiquement les prestations en fin de mois en se basant sur le timesheet. De mme, certains contrats correspondent des heures prpayes. Ces heures et leur dcompte sont galement grs par les feuilles de prestations. Dans ces conditions, si certaines heures ne sont pas encodes dans les prestations, cela reprsente une perte dargent directe pour lentreprise. Il est donc important dtablir un suivi efficace des prestations et de leur encodage. Pour instaurer une structure de contrle des prestations, vous pouvez installer le module hr_timesheet_sheet. Ce module fournit un nouvel cran permettant de grer les prestations par priode. Les prestations sont saisies par lemploy chaque jour. En fin de semaine, lemploy valide sa feuille de la semaine et celle-ci remonte alors chez son chef de service, qui doit valider les prestations de son quipe. Les priodes sont dfinies sur la fiche socit, et on peut fonctionner par mois ou par semaine. Pour encoder les prestations par feuille, chaque employ doit utiliser lemenu Ressources humaines>Timesheets>Mes Timesheets>Mon Timesheet courant. Dans la partie suprieure de lcran, lutilisateur procde ses pointages larrive et la sortie de lentreprise. Ce systme permet de contrler les heures de prsence dans lentreprise, jour par jour. Les deux boutons Pointer lentre et Pointer la sortie permettent de remplir automatiquement les heures dans le cadre sur la gauche. Ces heures peuvent tre modifies par lemploy, ce qui nen fait pas un vrai systme de contrle. La fentre du bas reprsente la feuille de prestations de lemploy pour le jour slectionn. Celui-ci doit alors y inscrire le nombre dheures correspondant au temps travaill dans lentreprise chaque jour. Cela permet de vrifier simplement si lensemble du temps de prsence a bien t encod. Le deuxime onglet de la feuille de prestations (Par jour) donne le nombre dheures fournies sur les diffrents projets. En cas dcart entre les prsences et les prestations, vous pouvez utiliser ce deuxime onglet pour dtecter les jours o les prestations nont pas t correctement encodes.Le troisime onglet Par compte affiche une reprsentation du temps pass sur les diffrents projets. Cela permet de prendre du recul sur la gestion du temps dun employ rparti