Vous êtes sur la page 1sur 207

Si s t em a d e g es t i n em p r es ar i al y c o n t ab l e p ar a PYMES.

MA NUA L B SICO DE CONTA PYME

Si s t em a d e g es t i n em p r es ar i al y c o n t ab l e p ar a PYMES.

MA NUA L B SICO DE CONTA PYME


Ingeniera de Software InSoft Ltda. Calle 62 No.23-61, Edificio Torre Plaza 62 - Oficina 306 - Manizales, Caldas - Colombia E-Mail: gestion@insoftweb.com Telfono (6) 8850800 Fax (6) 8850800 Visite a InSoft en la Web: www.InSoftWeb.com

ContaPyme No es permitida la reproduccin total o parcial de este manual, ni su tratamiento informtico, ni la transmisin de ninguna forma o por cualquier medio, ya sea electrnico, mecnico, por fotocopia, por registro u otros mtodos, sin permiso previo y por escrito de los titulares de los derechos de autor.
DERECHOS RESERVADOS Copyright 2002 InSoft Ltda.

Diseo y Edicin por InSoft Ltda.

INTRODUCCIN.
Este manual se ha escrito para introducir a un usuario en el manejo, operacin y entendimiento del sistema bsico de ContaPyme. No importa que el usuario sea inexperto en la operacin de Windows e inexperto en el lenguaje financiero y tcnico de la contabilidad, inventarios, presupuestos y estadsticas. El manual llevar lentamente al usuario para que por s mismo sea capaz de hacer el montaje bsico de los datos iniciales y aprenda a manejar el sistema y sus controles en forma correcta. El manual ha sido escrito en un lenguaje sencillo, en todo momento acompaado de grficas e imgenes de la pantalla y complementado con una serie de programas que acompaan al usuario en su proceso de aprendizaje. El manual no pretende explicar la contabilidad o alguna materia tcnica en profundidad, simplemente presenta al principio de cada captulo una base terica sobre el mdulo que se va a tratar y procede a presentar en trminos sencillos lo mas bsico del manejo y operacin del sistema en lo que al mdulo se refiere, como son los principales maestros que intervienen, las principales operaciones por medio de las cuales se registra la informacin y la forma de obtener los informes correspondientes. Este manual no trata todos los detalles de la aplicacin, sus operaciones y sus maestros, con el fin de no perder la ptica del proceso de aprendizaje conceptual al que est orientado. Para obtener ms detalles sobre alguna de las opciones del sistema se puede consultar la ayuda en lnea o los manuales electrnicos. Los manuales electrnicos son una extensin del manual bsico que explica en detalle cada particularidad del sistema y que por su carcter de electrnicos se pueden publicar con gran facilidad y por tanto, se irn actualizando para cada release que se produzca del sistema, donde se van viendo reflejados todos los cambios que se vayan aplicando. Es recomendacin encarecida para el usuario lector de este manual que siempre complemente los textos de este manual impreso con los textos de los manuales electrnicos que se instalan desde el CD del sistema. Tambin es necesario aclarar que este manual bsico no explica ni presenta todos los mdulos y herramientas de ContaPyme, ya que trata nicamente de ser una gua de iniciacin al sistema. La informacin correspondiente a los otros mdulos, herramientas y posibilidades ser encontrada en los manuales digitales a los que ya se ha hecho referencia. El captulo 1, Qu es ContaPyme? hace una presentacin resumida de lo que es el sistema, las ventajas y sus principales caractersticas. Aunque no entra en todos los detalles y posibilidades, ste captulo presenta los principales mdulos y herramientas que ofrece ContaPyme, con la idea de permitir al usuario tomarse una idea global preliminar de lo que es este sistema. El captulo 2, 'Instalacin' explica los detalles de la instalacin del programa, la desinstalacin y describe los archivos y programas adicionales que quedan instalados en el computador. Este describe rpidamente cmo ejecutar ContaPyme y el programa tutor que ensea el manejo bsico de la aplicacin. El captulo 3, 'La ventana inicial' hace una breve explicacin de la presentacin inicial del programa, que es la ventana principal, donde se pueden observar las opciones (mens y botones) que permiten llamar las principales acciones del sistema. El captulo 4, 'Componentes principales del sistema' presenta en forma resumida cada uno de los componentes o herramientas de software que permiten hacer un manejo fcil y fluido del sistema y de los datos. El buen entendimiento de estas herramientas bsicas har que el usuario se desempee correctamente con el sistema y entienda el objetivo de cada una de esas herramientas. El captulo 5, 'Creacin de la empresa y los centros de costos' se encarga de presentar lo bsico de cmo crear una empresa y toda la estructura inicial de centros de costos. Hace tambin una breve descripcin de los centros de costos bsicos y su relacin con el tiempo (iniciacin y finalizacin de su vigencia). El captulo 6, 'Mdulo de contabilidad' se encarga de hacer una presentacin del mdulo mas importante y a la vez bsico de ContaPyme. Este presenta los maestros de terceros y el plan de cuentas y sus mltiples posibilidades de

2i

adecuacin a las necesidades particulares de las empresas; Luego presenta la forma en que se debe registrar la informacin de los comprobantes y las mltiples facilidades de edicin, importacin y exportacin que ofrece el editor de comprobantes y finaliza presentando la forma de obtener los informes contables. El captulo 7, Mdulo de cartera presenta los conceptos mas elementales del manejo de la cartera, desde los comprobantes de contabilidad a base de asientos dbito y asientos crdito, como el manejo asistido a travs de operaciones especiales para crear, abonar y cancelar a las cuentas por pagar y cuentas por cobrar. El captulo 8, Mdulo de activos fijos e inversiones hace una presentacin terica sobre el manejo de los activos fijos, de las inversiones y su manejo contable. Basndose en el entendimiento de los conceptos bsicos, explica de manera sencilla el manejo del sistema a travs de operaciones de automatizacin, donde se puede apreciar el potencial, la flexibilidad y la gran facilidad de manejo que ofrecen las operaciones. Finalmente se explica tambin la forma de manejar los activos fijos a travs de asientos de movimiento contable. El captulo 9, Mdulo de inventarios hace una presentacin inicial sobre las bases tericas contables que implica el manejo de las principales operaciones de inventarios, cmo comprar, vender o consumir elementos de inventario. Seguidamente se explican los maestros bsicos de grupos de inventario y de elementos de control, para poder explicar la configuracin de inventarios, almacenes o bodegas y su manejo basado en operaciones. El captulo 10, Mdulo de presupuestos hace una breve presentacin de lo que es la planeacin, de su importancia y procede a explicar lo que son y cmo se hacen los presupuestos a nivel de centros de costos y de empresa, su forma de edicin y la forma de obtener los informes de ejecucin presupuestal. El captulo 11, ContaExcel presenta una de las herramientas mas importantes del sistema, desde el punto de vista de abrirle infinitamente las posibilidades al usuario de crear y editar sus propios reportes con las ayudas de una hoja electrnica de clculo, que hoy en da, es una herramienta, que en la prctica, debe ser de obligatorio conocimiento por parte de contadores, auxiliares y usuarios. ContaExcel permite usar mas de un centenar de funciones para acceder directamente a la informacin de las bases de datos de ContaPyme, con las cuales se pueden construir reportes analticos o con informacin de inters para cada gerente o rea de la empresa, con la ventaja de que se recalcularn cada vez que la informacin sea cambiada. ContaExcel es adems la base del clculo de indicadores, el Balanced Scorecard y los mapas de centros de costos. El captulo 12, Creacin de indicadores y grficos presenta la forma fcil en que el usuario puede crear su propio informe grfico, con decenas de indicadores y grficos de su inters que se imprimen en un mismo reporte y que fcilmente se pueden disear para cada empresa o para cada gerente de rea. A diferencia de otros sistemas que se entregan con todos los grficos prediseados por la casa desarrolladora de software, el sistema de indicadores presenta un conjunto de indicadores prediseados para el sistema, pero lo mas importante, permite al usuario definir sus propios indicadores y su presentacin de una manera muy simple y fcil. El captulo 13, 'El cargue inicial del sistema' lleva al usuario paso a paso en el proceso de crear inicialmente la empresa con toda su estructura y luego en el proceso de cargar los saldos iniciales. Este es un proceso que debe ser tomado con calma, en el cual se le suministrar al sistema el estado de iniciacin de todas las cuentas en una fecha determinada, tanto cuentas de efectivo, como las de activos, pasivos y patrimonio. Si el cargue se hace en una fecha distinta al inicio del ao, se debe hacer tambin el cargue de los saldos de las cuentas de ingresos y egresos. Al principio se explican las adecuaciones o revisiones que por seguridad se recomienda hacer a las configuraciones sugeridas por el sistema.

2 ii

TABLA DE CONTENIDO.
INTRODUCCIN. ........................................................................................................................................................... I

CAPTULO 1
QU ES CONTAPYME?. ......................................................................................................................................... 1-1 REGISTRO SENCILLO. ................................................................................................................................................. 1-1 OBJETIVOS................................................................................................................................................................ 1-2 CONCEPCIN GENERAL DE CONTAPYME. ..................................................................................................................... 1-2 CONTAPYME ES UN SISTEMA COMPLETAMENTE INTEGRADO............................................................................................ 1-2 VERSATILIDAD PARA EL REGISTRO DE LA INFORMACIN. ................................................................................................. 1-3 AUTOMATIZACIN DE LAS OPERACIONES CONTABLES. .................................................................................................... 1-4 CENTROS DE COSTOS Y COSTEO. ................................................................................................................................ 1-6 SISTEMA DE LICENCIAMIENTO POR NIVELES................................................................................................................... 1-6 MONOUSUARIO Y MULTIUSUARIO. ................................................................................................................................ 1-7 MANEJO DE REAS DE TRABAJO. ................................................................................................................................. 1-7 RBOL DE NODOS. ..................................................................................................................................................... 1-8 MANEJO DE TERCEROS............................................................................................................................................... 1-9 MDULO DE CONTABILIDAD. ....................................................................................................................................... 1-9 MDULO DE PRESUPUESTO. ..................................................................................................................................... 1-10 MDULO DE ACTIVOS FIJOS E INVERSIONES. ............................................................................................................... 1-10 MDULO DE CARTERA. ............................................................................................................................................. 1-11 MDULO DE INVENTARIOS......................................................................................................................................... 1-11 OTROS MDULOS. ................................................................................................................................................... 1-11 HERRAMIENTAS BSICAS. ......................................................................................................................................... 1-12 HERRAMIENTAS OPCIONALES. ................................................................................................................................... 1-12

CAPTULO 2
INSTAL ACIN DEL SISTEMA. ................................................................................................................................. 2-1 INTRODUCCIN. ......................................................................................................................................................... 2-1 REQUERIMIENTOS MNIMOS DEL COMPUTADOR. ............................................................................................................. 2-1 PROCEDIMIENTO PARA LA INSTALACIN DEL SISTEMA. ................................................................................................... 2-2 PROCEDIMIENTO PARA DESINSTALAR CONTAPYME. ....................................................................................................... 2-3 INSTALAR NUEVAMENTE LA APLICACIN O ACTUALIZARLA................................................................................................ 2-4

2 iii

EJECUTAR CONTAPYME POR PRIMERA VEZ................................................................................................................... 2-4 DESCRIPCIN DE LOS PROGRAMAS Y ARCHIVOS QUE CONFORMAN LA APLICACIN.............................................................2-5 DESCRIPCIN DE DIRECTORIOS, ARCHIVOS Y DOCUMENTOS INSTALADOS PARA LA APLICACIN........................................... 2-6 TUTOR MULTIMEDIA DE CONTAPYME............................................................................................................................ 2-7 MAYOR INFORMACIN. ............................................................................................................................................... 2-8

CAPTULO 3
LA VENTANA INICIAL............................................................................................................................................... 3-1 INTRODUCCIN. ......................................................................................................................................................... 3-1 CMO CARGAR LA APLICACIN. ................................................................................................................................... 3-1 DESCRIPCIN DE LA VENTANA PRINCIPAL...................................................................................................................... 3-2 PARTES DE LA VENTANA PRINCIPAL. ............................................................................................................................. 3-3 OPCIONES DEL MEN PRINCIPAL. ................................................................................................................................. 3-7

CAPTULO 4
COMPONENTES PRINCIPALES DEL SISTEMA...................................................................................................... 4-1 INTRODUCCIN. ......................................................................................................................................................... 4-1 MANEJO DE REAS DE TRABAJO. ................................................................................................................................. 4-1 ACTIVACIN DEL REA DE TRABAJO DE EJEMPLO. .......................................................................................................... 4-2 MANEJO DE COPIAS DE SEGURIDAD.............................................................................................................................. 4-3 EL MANEJADOR DE NODOS. ......................................................................................................................................... 4-5 EL MANEJADOR DE OPERACIONES................................................................................................................................ 4-8 EXPLORADORES DE MOVIMIENTO. .............................................................................................................................. 4-15 MAYOR INFORMACIN. ............................................................................................................................................. 4-17

CAPTULO 5
CREACIN DE LA EMPRESA Y LOS CENTROS DE COSTOS. ............................................................................. 5-1 INTRODUCCIN. ......................................................................................................................................................... 5-1 CREACIN DE LA EMPRESA. ........................................................................................................................................ 5-1 LOS CENTROS DE COSTOS. ......................................................................................................................................... 5-6 GRUPOS DE CENTROS DE COSTOS. .............................................................................................................................. 5-9 CENTRO DE COSTOS ESPECIAL: CENTRO DE COSTOS GASTOS GENERALES EMPRESARIALES. ......................................... 5-10 ACCIONES SOBRE LOS CENTROS DE COSTOS. ............................................................................................................. 5-11 MAYOR INFORMACIN. ............................................................................................................................................. 5-12

CAPTULO 6
MDULO DE CONTABILIDAD.................................................................................................................................. 6-1 INTRODUCCIN. ......................................................................................................................................................... 6-1 EL MAESTRO DE TERCEROS. ....................................................................................................................................... 6-1 EL PLAN DE CUENTAS. ................................................................................................................................................ 6-3

2 iv

OPERACIONES PARA EL MANEJO BSICO DE LA CONTABILIDAD. ..................................................................................... 6-16 LA OPERACIN DE MOVIMIENTO CONTABLE. ................................................................................................................ 6-16 INFORMES DE CONTABILIDAD. .................................................................................................................................... 6-22 EXPORTACIN DE DATOS. ......................................................................................................................................... 6-29 MATRICES DE SALDOS. ............................................................................................................................................. 6-30 MAYOR INFORMACIN. ............................................................................................................................................. 6-33

CAPTULO 7
MDULO DE CARTERA. .......................................................................................................................................... 7-1 INTRODUCCIN. ......................................................................................................................................................... 7-1 MANEJO DEL MDULO DE CARTERA DESDE EL MOVIMIENTO CONTABLE............................................................................. 7-2 CREACIN DE CUENTAS POR PAGAR Y CUENTAS POR COBRAR DESDE LAS OPERACIONES DE INGRESOS Y DE EGRESOS. ........ 7-4 OPERACIONES ESPECIALES PARA FACILITAR EL MANEJO DE CARTERA. ............................................................................. 7-7 OPERACIONES PARA EL MANEJO DE CUENTAS POR PAGAR. ............................................................................................. 7-8 OPERACIONES PARA EL MANEJO DE CUENTAS POR COBRAR.......................................................................................... 7-11 INFORMES DE CARTERA. ........................................................................................................................................... 7-15 CONFIGURACIN DEL PLAN DE CUENTAS PARA QUE FUNCIONE ADECUADAMENTE CON EL MDULO DE CARTERA.................. 7-16 MAYOR INFORMACIN. ............................................................................................................................................. 7-17

CAPTULO 8
MDULO DE ACTIVOS FIJOS E INVERSIONES..................................................................................................... 8-1 INTRODUCCIN. ......................................................................................................................................................... 8-1 INTRODUCCIN TERICA AL MANEJO DE ACTIVOS FIJOS E INVERSIONES............................................................................ 8-1 MANEJO DE LOS ACTIVOS FIJOS POR MEDIO DE LAS OPERACIONES. ................................................................................. 8-4 MANEJO DE LOS ACTIVOS FIJOS POR MEDIO DEL MOVIMIENTO CONTABLE........................................................................ 8-11 INFORMES Y CONSULTA DE ACTIVOS FIJOS E INVERSIONES............................................................................................ 8-12 CONFIGURACIONES.................................................................................................................................................. 8-13 MAYOR INFORMACIN. ............................................................................................................................................. 8-14

CAPTULO 9
MDULO DE INVENTARIOS. ................................................................................................................................... 9-1 INTRODUCCIN. ......................................................................................................................................................... 9-1 BASES TERICAS DEL MANEJO DE INVENTARIOS. ........................................................................................................... 9-1 MAESTROS BASE PARA EL MANEJO DE INVENTARIOS. ..................................................................................................... 9-4 MANEJO DE INVENTARIOS A TRAVS DE LAS OPERACIONES. ............................................................................................9-6 ADICIN DE OPERACIONES DE INVENTARIOS.................................................................................................................. 9-7 INFORMES DE INVENTARIOS....................................................................................................................................... 9-16 CONFIGURACIONES.................................................................................................................................................. 9-16 MAYOR INFORMACIN. ............................................................................................................................................. 9-17

2v

CAPTULO 10
MDULO DE PRESUPUESTO................................................................................................................................ 10-1 INTRODUCCIN. ....................................................................................................................................................... 10-1 LA PLANEACIN. ...................................................................................................................................................... 10-1 PRESUPUESTO POR CENTROS DE COSTOS. ................................................................................................................. 10-2 EDICIN DEL PRESUPUESTO DE INGRESOS Y EGRESOS. ............................................................................................... 10-3 LA EJECUCIN PRESUPUESTAL. ................................................................................................................................. 10-6 INFORMES DE EJECUCIN PRESUPUESTAL. ................................................................................................................. 10-9 MAYOR INFORMACIN. ............................................................................................................................................. 10-9

CAPTULO 11
CONTAEXCEL. ........................................................................................................................................................ 11-1 INTRODUCCIN. ....................................................................................................................................................... 11-1 OBJETIVOS.............................................................................................................................................................. 11-2 LAS FUNCIONES DE CONTAEXCEL.............................................................................................................................. 11-2 CARACTERSTICAS DE MANEJO ESPECFICAS A CONTAEXCEL........................................................................................ 11-6 GRABACIN Y RECUPERACIN DE HOJAS DE CLCULO. ................................................................................................ 11-8 ASISTENTE DE FUNCIONES. ..................................................................................................................................... 11-10 MAYOR INFORMACIN. ........................................................................................................................................... 11-10

CAPTULO 12
CREACIN DE INDICADORES Y GRFICOS. ...................................................................................................... 12-1 INTRODUCCIN. ....................................................................................................................................................... 12-1 MAESTRO DE INDICADORES Y GRFICOS..................................................................................................................... 12-3 CREACIN DE GRFICOS........................................................................................................................................... 12-5 INDICADORES DE GESTIN. ....................................................................................................................................... 12-8 EL REPORTE DE INDICADORES DE GESTIN EMPRESARIAL. ......................................................................................... 12-18 MAYOR INFORMACIN. ........................................................................................................................................... 12-19

CAPTULO 13
EL CARGUE INICIAL DEL SISTEMA...................................................................................................................... 13-1 INTRODUCCIN. ....................................................................................................................................................... 13-1 REVISIONES Y ADECUACIONES PRELIMINARES. ............................................................................................................ 13-2 CREACIN DE LA EMPRESA Y SU ESTRUCTURA DE COSTOS. .......................................................................................... 13-2 CARGUE INICIAL DE SALDOS Y EL BALANCE DE APERTURA. ............................................................................................13-2 MAYOR INFORMACIN. ............................................................................................................................................. 13-3

2 vi

ANEXO
MTODOS ABREVIADOS DEL TECLADO PARA EL MANEJO DE CONTAPYME. ...................................................................... 14-1 BIBLIOGRAFA: ....................................................................................................................................................... 15-1

2 vii

Captulo

1
QU ES CONTAPYME?.
ContaPyme (Sistema de gestin empresarial y contable para PYMES) es una aplicacin de computador especialmente diseada para proveer informacin al empresario sobre su empresa, sus actividades y sus recursos. Maneja en forma integrada las mas importantes reas de datos de gestin de la empresa, como contabilidad, presupuestos, cartera, activos fijos e inventarios y muchos mdulos que gradualmente se van adicionado al sistema. ContaPyme es el nico sistema en incorporar un conjunto amplio de herramientas para facilitar la manipulacin de datos y la obtencin de resultados. Herramientas como ContaExcel o los indicadores grficos permiten ampliar la funcionalidad del sistema y definir nuevos reportes sencillos o complejos adecuados a las necesidades particulares de cada empresa. Una de las caractersticas mas relevantes de ContaPyme, es que utiliza un esquema de registro de informacin muy sencillo, de tal forma que lo convierten en un instrumento fcil de utilizar y gil en el seguimiento y toma de decisiones basadas en la informacin oportuna y actualizada de la empresa.

Reg i s t r o s en c i l l o .
El registro sencillo de la informacin de la empresa facilita el que muchos empresarios con escasos conocimientos tcnicos en reas como contabilidad, inventarios, presupuestos, costos y estadsticas, queden habilitados para manejar y registrar la informacin, debido a que es el sistema mismo el que se encarga de interpretar la informacin base que el usuario le suministra y automticamente la transforma en informacin contable y tcnica, correctamente clasificada y codificada a la luz de las tcnicas financieras y estadsticas. Entonces, el usuario slo tendr que suministrar la informacin de los hechos administrativos que realiza en cada perodo y el sistema lo recompensar con un nmero amplio de informes, reportes y grficos sobre la empresa, cada uno de los centros de costos y sus recursos. De esta forma, el usuario podr dedicar sus esfuerzos y conocimientos en la interpretacin y anlisis de los informes y utilizarlos en el proceso diario de toma de decisiones para obtener siempre una mejor productividad y ser cada vez ms competitivo.

Captulo 1: Qu es ContaPyme?

21-1

Ob j et i v o s .
Proveer a los empresarios de las micro, pequeas y medianas empresas un sistema integrado de gestin empresarial que les permita optimizar la evaluacin, el control y la toma de decisiones a nivel de las diferentes actividades productivas, mediante una herramienta tcnica, financiera y administrativa. Facilitar al empresario el empleo de este tipo de herramientas, haciendo que su manejo no requiera conocimientos especiales en reas tcnicas como contabilidad, presupuestos, inventarios, costos, estadstica, etc. Permitir que fcilmente el usuario pueda elaborar reportes contables, reportes tributarios, reportes de ingresos y egresos, reportes de costos, o bien reportes tcnicos o estadsticos de las diferentes actividades que se llevan a cabo en la empresa o de alguno de sus centros de costos o de responsabilidad. Permitir el seguimiento de las diferentes actividades que se desarrollan en la empresa; detallando costos, tiempos, rendimientos y cantidades en el tiempo, sin que para ello se requieran grandes esfuerzos y costos de logstica por parte del empresario. Permitir al empresario la comparacin de sus datos contables, de costeo, estadsticos, tcnicos y financieros con los promedios o indicadores tcnicos y financieros de la regin, del pas o de sus vecinos. En general, servir como instrumento til para la gerencia, para mejorar la productividad y competitividad de las empresas y proyectos productivos.

Co n c ep c i n g en er al d e Co n t aPy m e.
Desde su concepcin inicial, ContaPyme es un sistema que busca facilitar el registro de informacin, aprovechando al mximo cada dato que se le suministre, para alimentar un muy completo sistema de informacin, que a su vez es muy fcil de consultar y que permite obtener informes financieros, tributarios, de costos y estadsticos. En trminos generales el usuario solo deber suministrar la informacin correspondiente a las operaciones que ste realiza a diario y el sistema ser el encargado de interpretarla a la luz de las tcnicas contables y financieras, de manejo de inventarios y estadsticas, con el fin de mantener a disposicin del empresario un conjunto de reportes de gran inters. El sistema est en capacidad de manejar una o varias empresas (dependiendo de la licencia), lo cual permite ser de inters tambin para centros de gestin especializados que le podrn prestar el servicio a pequeos y micro empresarios.

Co n t aPy m e es u n s i s t em a c o m p l et am en t e i n t eg r ad o .
ContaPyme ha sido concebido para que pueda manejar ingresos y egresos, la contabilidad, el presupuesto y la ejecucin presupuestal, los inventarios de bodega, los activos, las inversiones, la nmina, las estadsticas, las cuentas por cobrar, las cuentas por pagar, los centros de costos, las actividades que se realizan, etc.; todo en forma completamente integrada. La versin bsica de ContaPyme maneja los mdulos bsicos, pero en la medida en que se progrese en el uso del sistema y sistematizacin de la empresa, se puede ir actualizando la licencia de uso para permitir el uso de otros mdulos especializados y herramientas, bajo los mismos principios y conceptos de manejo y operacin. El que el sistema sea integrado, significa que en la medida en que se le suministre un dato al sistema, este lo asimilar y lo interpretar para afectar correctamente todos los mdulos donde aplique el dato. En otros programas, cuando se compran materiales se debe ir a los inventarios a registrar la cantidad comprada y luego crear un comprobante de contabilidad para afectar la contabilidad de la empresa y posiblemente grabar en otro sistema de ingresos y egresos para conocer los gastos que se han tenido por cada departamento. En ContaPyme slo hay que registrar el nmero de unidades adquiridas y su valor y con esto, el sistema se encargar de aprovechar al mximo esos datos, afectando la contabilidad y los inventarios de bodega, en forma completamente automtica. Para el manejo de ContaPyme no necesita saber contabilidad, presupuestos, estadsticas o manejo de inventarios. Sin embargo, para aspectos tributarios y de cargue inicial de la informacin se recomienda la asesora de un contador.

21-2

InSoft Ltda. Ingeniera de Software.

Ver s at i l i d ad p ar a el r eg i s t r o d e l a i n f o r m ac i n .
ContaPyme facilita el registro de la informacin al permitir dos mtodos de registro de las operaciones contables:

Mo v i m i en t o c o n t ab l e.
Grabacin directa de comprobantes y asientos de contabilidad a travs del sistema de asientos dbitos y crditos. Este es el mtodo universalmente conocido para el registro de la informacin contable. La grabacin de movimientos es el mtodo conocido por todos los contadores quienes a diario registran los asientos correspondientes a la operacin contable de las empresas. Para ello tienen que conocer el cdigo y los criterios contables.

Op er ac i o n es es p ec i al i zad as .
El sistema de grabacin de informacin a travs de operaciones especializadas es nico en ContaPyme y utiliza un sistema inteligente de interpretacin de informacin para convertir la informacin base que le suministra el usuario a informacin contable y de cada uno de los mdulos instalados en el sistema. Este esquema de trabajo es de mucho inters para quienes no poseen conocimientos contables e incluso ciertas operaciones de automatizacin sern de mucho inters por contadores y auxiliares contables, ya que el sistema har ciertos trabajos de codificacin largos en forma automtica.

Captulo 1: Qu es ContaPyme?

21-3

A u t o m at i zac i n d e l as o p er ac i o n es c o n t ab l es .
Uno de los objetivos fundamentales durante el diseo del sistema, era hacer una aplicacin para computador que al interactuar con el usuario, le preguntara por datos que l realmente conociera de las operaciones administrativas que cotidianamente desarrolla en la empresa y no por transacciones y cdigos contables de doble partida (cuentas, dbitos, crditos, etc.). Por ejemplo, si el usuario realiza una venta de productos, al momento de registrar la informacin, el sistema le preguntar por datos acerca de la venta; en ningn caso por datos contables o tcnicos. Para el ejemplo, pedira los siguientes datos: A quin le vendi? Qu producto vendi? Qu cantidad del producto vendi? Por cunto dinero? Le hicieron retencin al pagarle? Cmo le pagaron? En efectivo? Le consignaron en el banco? Le quedaron debiendo? Todas las preguntas pueden ser respondidas por la persona que registra la venta, sin que para ello tenga que conocer de contabilidad, inventarios u otra rea especfica. Con esa informacin suministrada por el usuario, el sistema se encargar de interpretarla y afectar todas las partes del sistema que deba modificar con esa operacin o hecho administrativo.

Operacin Venta

Sistema de interpretacin de informacin

Mdulo de Contabilidad

Mdulo de Inventarios

Mdulo de Activos/Inv.

Mdulo de Personal

Mdulo de Actividades

Mdulo de Estadsticas

Sistema de informacin

Def i n i c i n d e Op er ac i n .
Una operacin es un hecho o evento de administracin que realiza el empresario en el proceso productivo. Son hechos administrativos, por ejemplo el comprar, vender o pagar una planilla de trabajo. Son eventos administrativos: que un centro de costos pase de la etapa de desarrollo a etapa de produccin, el cierre de un mes, de un ao o de un ciclo. En lo sucesivo se utilizar el trmino operacin para referirse a los hechos, acciones o eventos administrativos.

Co n t aPy m e es u n s i s t em a b as ad o en o p er ac i o n es .
Para poder hacer que el sistema pregunte exactamente lo que necesita ante cualquier operacin que desee registrar el empresario, se ha introducido el nuevo concepto de sistema basado en operaciones.

21-4

InSoft Ltda. Ingeniera de Software.

Fc i l i n t er ac c i n c o n el u s u ar i o .
Este sistema esta en capacidad de interactuar con el usuario de acuerdo con la operacin que ste desee registrar y entonces solicitarle exactamente la informacin que necesita en un lenguaje claro y sencillo. ContaPyme es el primer sistema contable completamente basado en operaciones. Esto quiere decir que se ha instruido al sistema para que est en capacidad de interpretar un conjunto amplio de operaciones que se llevan a cabo en el proceso administrativo de la empresa.

Operacin de venta Qu vendi? _ _ _ _ _ A qu precio? $ _ _ _ _ A quin? _____ Cobr IVA? s/n _ _ _ Le Retuvieron? s/n _ _ _ El dinero entr a : Caja? $____ Banco? $____ CxC? $____

Listado de todas las operaciones Compras semana. Pago empleados. Consignacin banco. Gastos varios. Consumo materiales. Venta de productos.

1 2

Po r c ad a o p er ac i n h ay u n as i s t en t e.
En ContaPyme cada operacin es una pequea caja de dilogo o asistente de Windows, donde se graban los datos correspondientes al hecho o evento administrativo (operacin). La caja de dilogo contiene controles como: campos de edicin donde el usuario debe escribir la informacin solicitada por el sistema y botones para confirmacin o cancelacin de la operacin. ContaPyme involucra diferentes conjuntos de operaciones especializadas para el manejo de ciertos tipos de informacin. Por ejemplo, para el manejo de inventarios se ha desarrollado un conjunto de operaciones para la compra y venta de productos, para el registro de consumos, para la realizacin de ajustes, etc.

Ej e m p l o m a n e j o d e a c t i v o s .
Para el registro de la informacin de las operaciones, ContaPyme despliega un formulario especializado por cada tipo de operacin.

Gr ab ac i n d e m o v i m i en t o c o n t ab l e.
Sin embargo, es muy difcil que el sistema est programado para cubrir cualquier tipo de operacin eventual que se lleve a cabo en la empresa. En este caso, (cuando la operacin a registrar no est definida en ContaPyme), deber registrar la informacin por medio de un sistema de grabacin de movimiento contable, similar a cualquier programa de contabilidad, que tambin est incluido e integrado al sistema.

Captulo 1: Qu es ContaPyme?

21-5

Debe aclararse que si un usuario tiene conocimientos suficientes en contabilidad, puede registrar toda la informacin como movimiento contable directamente y no hacer uso de las operaciones. Sin embargo, posiblemente no aproveche muchas facilidades que le ofrece el sistema.

Cen t r o s d e c o s t o s y c o s t eo .
Man ej o c o n c en t r o s d e c o s t o s .
En ContaPyme se pueden manejar contabilidades de costos, donde el centro de costos y sus manejos especializados toman especial relevancia y para lo cual el sistema est ampliamente dotado, facilitando todas las tareas de costeo por centros de costos y actividades.

Man ej o s i n c en t r o s d e c o s t o s .
Otras empresas, tal vez mas financieras o con objetivos meramente tributarios, no vern ningn inters en el manejo de centros de costos y por tanto simplemente pueden omitir todo este manejo. En este caso se puede omitir toda esta seccin dedicada a los centros de costos.

Co n t aPy m e es u n s i s t em a r o b u s t o en el m an ej o d e c en t r o s d e c o s t o s .
ContaPyme ha desarrollado una gran fortaleza en el manejo de centros de costos y centros de costos especializados, que le permiten al empresario organizar y estructurar su empresa en centros de costos de diferentes tipos y obtener sus costos de operacin, tanto directos como indirectos. Desde el punto de vista de diseo interno del sistema, ContaPyme est preparado para aceptar centros de costos especializados, cada uno con un comportamiento especial. Por ejemplo, el manejo y comportamiento de centros de costos tan dismiles como un departamento de una empresa o un cultivo agrcola con ciclos productivos o una vaca de un hato ganadero, son ejemplos de centros de costos que puede manejar ContaPyme, sin perder las particularidades de cada uno de esos tipos de centros de costos.

Co n t aPy m e es u n s i s t em a ap t o p ar a m an ej o d e c o s t o s a t r av s d e d i s t r i b u i d o r es d e c o s t o s (c o s t -d r i v er s ).
Una de las principales herramientas para costear y llevar lo justo en trminos de costos, gastos e ingresos a cada centro de costos es el poder establecer criterios de distribucin de costos, para el caso de costos o gastos que no son imputables directamente a un centro de costos especfico. Un ejemplo simple, puede ser cuando se pagan los servicios de un asesor externo para que diagnostique una planta de produccin de aceites, en la cual hay una decena de centros de costos y adems hay lneas de produccin. En este ejemplo, el costo de la asesora debe llevarse a esos centros de costos o lneas de produccin. En ContaPyme existen centros de costos especializados denominados distribuidores (cost drivers de la metodologa de costos abc). Estos centros de costos se crean y se les establecen criterios. Por ejemplo, se puede crear un centro de costos que se denomine Gastos generales planta, con un criterio implcito que determine que cada que se le impute un gasto o costo a ese centro de costos distribuidor, ste lo distribuir inmediatamente y en forma automtica entre todos los cultivos de maz, proporcional al rea sembrada. Esto permite crear centros de costos especiales para distribucin o reasignacin de costos y de gastos de la empresa de acuerdo a un conjunto muy amplio de criterios, obteniendo como resultado un sistema muy aproximado de costos de cada uno de los centros de costos de la empresa, sea sta manufacturera, agrcola, comercial o de servicios.

Si s t em a d e l i c en c i am i en t o p o r n i v el es .
Una caracterstica importante de ContaPyme es que permite que el usuario inicie cubriendo sus necesidades bsicas de informacin y en la medida en que lo desee pueda ir adquiriendo nuevas caractersticas o mdulos del sistema, lo que podr hacer con solo cambiar la licencia. Un nivel inicial cubre las necesidades de contabilidad bsica y a partir de ese punto se pueden ir adquiriendo mdulos que ayudarn a automatizar las diferentes tareas y manejos de informacin de la empresa.

21-6

InSoft Ltda. Ingeniera de Software.

Es posible adquirir mdulos o herramientas independientes o ampliar la capacidad del sistema a discrecin o bien, acogerse a los niveles de licencias preestablecidas por el sistema. En ningn caso, al ampliar el sistema hay que instalar programas nuevos, ni hacer interfaces entre ellos para importar o exportar datos. En algunos casos, posiblemente sea necesario revisar configuraciones para que todos los mdulos trabajen coordinadamente.

Mo n o u s u ar i o y m u l t i u s u ar i o .
El sistema se puede instalar en modalidad monousuario y multiusuario.

Mo n o u s u ar i o .
La instalacin monousuario se refiere al trabajo en un nico computador, para lo cual se requiere de una licencia. Bajo esta modalidad de trabajo, se puede compartir informacin con otros ContaPyme usando las capacidades de importacin y exportacin de operaciones. Esta modalidad se utiliza cuando los computadores no estn en red o bien, cuando estn separados fsicamente (en distintos lugares).

Mu l t i u s u ar i o .
La modalidad multiusuario se utiliza cuando es necesario registrar y consultar informacin simultneamente desde varios computadores conectados en una red de rea local. En esta modalidad se debe instalar el sistema en cada computador cliente y se deben grabar las reas de trabajo en el computador que actuar como servidor. La modalidad multiusuario requiere una licencia por cada cliente de la red y no necesita licencia para el servidor, pues all no se instalar ContaPyme. Ciertos clientes pueden tener licencias econmicas de solo consulta, en cuyo caso se puede consultar la informacin, pero no se puede registrar o modificar datos.

Man ej o d e r eas d e t r ab aj o .
M l t i p l es em p r es as p o r r ea d e t r ab aj o .
Un rea de trabajo es una carpeta especial de ContaPyme donde se pueden crear mltiples empresas. Cada rea de trabajo puede almacenar cientos de empresas. Todas las empresas de un rea de trabajo pueden compartir la informacin de varios maestros del sistema, como el plan de cuentas, los terceros, la definicin de elementos y grupos de inventarios y muchas configuraciones del sistema. Otra caracterstica es que las empresas de un rea de trabajo se pueden consolidar fcilmente a travs de las opciones del sistema.

Captulo 1: Qu es ContaPyme?

21-7

M l t i p l es r eas d e t r ab aj o .
Dependiendo de la licencia de uso, se pueden crear mltiples reas de trabajo. Cada rea de trabajo es un sistema de informacin completamente independiente, equivalente a si se tuviesen reas de trabajo en diferentes computadores.

Pr ec o n f i g u r ac i o n es .
ContaPyme incluye configuraciones preestablecidas para ciertas regiones y sectores empresariales, que al usarlas, evitarn todo un trabajo preliminar de configuraciones. Cada rea de trabajo que se cree se puede basar en una preconfiguracin. Por ejemplo, un rea se puede crear para que trabaje con una preconfiguracin para el sector comercial colombiano y otra rea se puede crear para que trabaje con una preconfiguracin para el sector comercial internacional.

Co n ex i n a r eas d e t r ab aj o en l a r ed .
En la modalidad multiusuario, se pueden crear reas de trabajo en el servidor y los diferentes clientes conectarse a ellas para compartir la informacin.

rbol de nodos.
El rbol de nodos es una de las herramientas bsicas del sistema. Este representa toda la estructura de recursos del rea de trabajo vigentes a una fecha determinada.

Cr eac i n y m an t en i m i en t o d e l a es t r u c t u r a d e l a em p r es a.
Mediante el rbol de nodos se pueden crear las empresas, los centros de costos de cada empresa, los inventarios y un conjunto de otros recursos de la estructura de la empresa. La representacin visual de los recursos permite entender la estructura de cada empresa y localizar fcilmente los recursos. Un nodo es un elemento de la estructura del rbol de nodos (ejemplo: una empresa, un centro de costos, una bodega, un activo fijo, etc.). El rbol de nodos incluye un conjunto amplio de herramientas para mantener actualizada la informacin de la estructura de la empresa.

Co n s u l t a d e i n f o r m ac i n .
El rbol de nodos facilita tambin la consulta de la informacin, pues nicamente es necesario seleccionar el nodo sobre el cual se requiere algn informe y el sistema le presentar la lista de informes que se pueden obtener de cada tipo de nodo. Adems le permitir visualizar fichas tcnicas instantneas del nodo con informacin grfica o numrica actualizada.

21-8

InSoft Ltda. Ingeniera de Software.

Man ej o d e t er c er o s .
El maestro de terceros, al igual que todos los maestros, es dinmico; lo cual quiere decir que cuenta con caractersticas importantes para ordenar, agrupar, buscar, consultar, imprimir, generar reportes, exportar datos, etc. Los campos del maestro permiten hacer una clasificacin libre de los terceros. Para el correcto funcionamiento del sistema de clculo automtico de impuestos, el sistema permite hacer una caracterizacin tributaria excesivamente sencilla de cada tercero.

M d u l o d e Co n t ab i l i d ad .
Una vez se ha creada el rea de trabajo con una preconfiguracin, el plan de cuentas quedar creado y listo para usar, con todos sus atributos colocados por expertos, buscando el mejor funcionamiento de la aplicacin. El mdulo de contabilidad involucra un conjunto de caractersticas importantes que se destacan a continuacin: Manejo de movimiento universal. Es decir, permite la grabacin de movimiento de asientos con excelentes herramientas de edicin y manejo. Permite adems el manejo automatizado, basado en las operaciones, siendo ste completamente adecuable al criterio del contador. Clculo automtico de impuestos y el correspondiente registro contable de CxP y CxC. Cierres automticos de mes, donde se calcula en forma automtica las depreciaciones, amortizaciones, diferidos, los ajustes por inflacin. Cierre de ao automticos (cancelacin de cuentas de resultado y clculo de la utilidad y traslados programados). Manejo de mltiples aos abiertos. Manejo de mltiples meses sin cerrar o cierres estrictos de mes. Adecuacin total de atributos de las cuentas y sus hijas. Definicin de tipos de documentos soporte (Numeracin, auto-incremento, reinicio de numeracin peridica, prefijos, numeracin mxima, Fecha mxima, mltiples documentos compartiendo una numeracin, etc.). Definicin de documentos de impresin (Facturas, comprobantes de egreso, comprobantes de ingreso, recibos de caja, notas de contabilidad, etc).

Gr ab ac i n d e m o v i m i en t o c o n t ab l e.
ContaPyme ha tenido especial cuidado en proveer al usuario un sistema de edicin de comprobantes muy amigable, con facilidades de edicin como copiar, pegar, cortar, arrastrar, duplicar y borrar. As mismo, se ha dotado al editor de comprobantes de caractersticas como: Capacidad de importar y exportar a Ms-Excel de los comprobantes. Permitir seleccionar terceros y cuentas y la capacidad de crear o modificar los ya existentes. Permitir cerrar un comprobante con su solo clic. La capacidad de calcular automticamente los impuestos de una transaccin sin requerir de configuraciones especiales. La capacidad de consultar informes como Mayor y balances o Cuentas por cobrar y cuentas por pagar desde el editor de comprobantes.

In f o r m es .
ContaPyme tiene la capacidad de generar cientos de reportes e informes con muchas opciones de adecuacin a las necesidades particulares.

Captulo 1: Qu es ContaPyme?

21-9

Permite adems, consultas especializadas por pantalla de muchos informes de uso frecuente. Cada informe ofrece adems mltiples opciones de adecuacin e impresin. Los informes por pantalla ofrecen adems la capacidad de drill down, es decir, consultar la historia de cada dato del informe hasta llegar al comprobante original. Permite obtener cientos de matrices de saldos, como comparativo de empresas, comparativo de centros de costos, comparativo de aos, etc. Los informes admiten filtros para restringir el conjunto de datos sobre los cuales se genera el informe. El sistema mantiene la informacin completa de mltiples aos, permitiendo tener la historia completa de la contabilidad y generar informes que involucran mltiples aos. Los exploradores de movimiento son una excelente herramienta de consulta y de auditoria, ya que permiten manipular el movimiento, agruparlo, totalizarlo, ordenarlo y filtrarlo por cualquiera de las columnas. El mdulo especial de graficacin del comportamiento mensual o diario de cuentas, permite adems definir nuevos grficos para que hagan parte de los informes del sistema.

M d u l o d e p r es u p u es t o .
Permite la elaboracin del presupuesto general de la empresa o presupuestos de ingresos y egresos por centros de costos. El editor de presupuesto permite que el usuario establezca el presupuesto de cada cuenta en cada mes o bien hacer una proyeccin basada en operaciones histricas o importar y proyectar un presupuesto anterior. El editor de los presupuestos permite hacer distribuciones de valores en el tiempo. El control de la ejecucin presupuestal se puede hacer a travs de mltiples informes de comparacin entre lo presupuestado y lo ejecutado a nivel de empresa o de centro de costos. Los informes de ejecucin presupuestal se pueden obtener entre fechas especificadas, incluso abarcando uno o varios aos.

M d u l o d e ac t i v o s f i j o s e i n v er s i o n es .
El mdulo de activos fijos est basado completamente en operaciones que facilitan al mximo su registro y mantenimiento. La venta o baja de los activos, calcula automticamente la utilidad o prdida en venta o baja. Permite vender la totalidad o parte de un activo, o bien un grupo de activos fijos e inversiones, donde el sistema se encarga de hacer todos los clculos y cancelar las cuentas de activo, depreciaciones, ajustes y valorizaciones. Permite obtener informes de activos por empleado o por centro de costos, manteniendo el histrico de tenencia de cada activo. Visualiza fichas instantneas del estado en libros de cada activo: Valor de compra, ajustes, depreciaciones, ajustes a las depreciaciones, valorizaciones, valor en libros. Clculo automtico de impuestos y mayores valores al momento de la compra. Realiza el clculo de depreciaciones y amortizaciones por mltiples mtodos y los ajustes integrales por inflacin durante los cierres de fin de mes.

2 1 - 10

InSoft Ltda. Ingeniera de Software.

M d u l o d e c ar t er a.
El mdulo de cartera maneja cuentas por pagar y cuentas por cobrar basado en los movimientos contables o bien en un conjunto de operaciones sencillas para el manejo asistido por operaciones. Los informes de cartera permiten obtener informacin de: a quin se le debe, quin le debe a la empresa, las cuentas vencidas o su plazo para vencimiento, informes de edades de cartera, etc. Permite programar crditos, cuotas y fechas de pago. Permite reprogramar crditos ya existentes para establecer una nueva forma de pago. Cuenta con exploradores de cuentas por pagar y de cuentas por cobrar que permiten navegar entre todos los registros de cartera.

M d u l o d e i n v en t ar i o s .
El mdulo de inventarios permite manejar uno o mltiples inventarios o bodegas por el mtodo de inventarios permanentes. El registro de informacin se puede hacer completamente asistido a travs de operaciones de inventarios. En la medida en que se registran las operaciones de inventarios, automticamente el sistema realiza la contabilizacin de esas operaciones. El mdulo de inventarios tiene la capacidad de manejar cantidades, producto en proceso y costos de produccin. Los informes de inventarios permiten obtener informes actualizados de cantidades, costos, consumos, produccin y ventas. El explorador de movimiento de inventarios permite consultar y generar nuevos e interesantes reportes y consultas. Las operaciones de compra de elementos de control permiten hacer el clculo automtico de impuestos en compras. Permite registrar ventas imprimir los correspondientes, como venta o el comprobante almacn. y consumos e comprobantes la factura de de egreso de

Permite la definicin y manejo de grupos de inventarios para fcil definicin de los elementos de control por el usuario. Realiza automticamente los ajustes por inflacin.

Ot r o s m d u l o s .
ContaPyme es un sistema muy desarrollado y maneja un conjunto amplio de otros mdulos adicionales a los presentados en este manual, como mdulo de costos de produccin, mdulo de actividades y labores, mdulo de costos, mdulos especializados en sectores particulares, etc. Para mayor informacin sobre este tema consultar en www.ContaPyme.com.

Captulo 1: Qu es ContaPyme?

2 1 - 11

Her r am i en t as b s i c as .
Todos los niveles de ContaPyme incluyen un conjunto amplio de herramientas bsicas para ayudar al usuario en el manejo, control y aprovechamiento de la informacin. Manejador de rea de trabajo. rbol de nodos. Maestros dinmicos. Exploradores de movimiento. Matrices de saldos. Inspector de datos y fichas tcnicas. Generador de reportes. Manejador de copias de seguridad. Sistema de verificacin fsica y lgica. Clculo automtico de impuestos. Drill down (Historia de cada dato en los informes).

Her r am i en t as o p c i o n al es .
Adems de estas herramientas bsicas, ContaPyme dispone de otro conjunto de herramientas disponibles para los usuarios que pueden ayudar a hacer un mejor control y aprovechamiento de la informacin.

Us u ar i o s y p er f i l es d e s eg u r i d ad .
El objetivo de esta herramienta es poder limitar el acceso a la informacin a los diferentes usuarios del sistema. Permite la definicin de perfiles de seguridad generales que estarn de acuerdo a los criterios establecidos por la empresa. La definicin de usuarios se limita nicamente a indicar sus claves de acceso y el perfil de seguridad que se les asignar. Permite definir claves de encriptacin de datos en tiempo de ejecucin y claves opcionales para las copias de seguridad.

Co n t ab i l i d ad p ar a n o c o n t ad o r es .
La herramienta de contabilidad para no contadores est orientada al usuario no contador encargado del registro de ingresos y egresos del periodo. Incluye en el sistema operaciones de ingresos y de egresos que mediante asistentes especiales, permiten registrar la informacin de los comprobantes de ingresos y egresos e imprimir los soportes correspondientes.

Co n t aEx c el .
ContaExcel es una poderosa herramienta de gestin similar a MS-Excel o a cualquier hoja de clculo que permite elaborar informes especiales y calcular indicadores de gestin basados en la informacin de ContaPyme.

2 1 - 12

InSoft Ltda. Ingeniera de Software.

Para el diseo de los informes se dispone de la funcionalidad de una hoja de clculo, con las funciones bsicas y referencias a celdas. Adems se cuenta con un amplio conjunto de funciones especiales que permiten recuperar la informacin actualizada de las bases de datos de ContaPyme y visualizarla en las celdas de la hoja electrnica (ejemplo: =SaldoCuenta(1105, Fecha(2004,10,5)) para visualizar el saldo de la cuenta 1110 en la fecha 2004/10/05) Mediante esta potente caracterstica se pueden disear infinidad de reportes e informes especializados en cada actividad (balances, informes gerenciales, informes de ventas o de produccin, comparativos, indicadores, tablas de control, formularios de impuestos como IVA y Retencin, etc.). Los informes diseados se pueden grabar a archivos o bien adicionar al sistema de informes de ContaPyme como un informe ms (Mis informes ContaExcel). ContaExcel es la base para la definicin y clculo de indicadores empresariales.

Man ej o y d ef i n i c i n d e g r f i c o s , i n d i c ad o r es d e g es t i n y s em f o r o s .
Esta herramienta permite definir todos los grficos, indicadores de gestin y semforos que el usuario desee para representar la actividad de la empresa. Todos estos indicadores y grficos se pueden consultar por pantalla o bien imprimir en un nico reporte completamente grfico de carcter gerencial que mostrar el estado de la empresa a una fecha determinada. El sistema permite obtener indicadores por centros de costos e indicadores generales a la empresa. El sistema permite hacer un completo manejo de indicadores, donde se pueden establecer la forma de clculo a travs de pequeas y muy simples hojas de ContaExcel, definir el grfico a representar el indicador, definir la periodicidad en que se debe evaluar y el nmero de periodos a representar en el grfico y definir los rangos de calificacin para los posibles valores que pueda tomar el indicador. La libre definicin de indicadores permite que se puedan usar otro conjunto de herramientas basadas en indicadores, como el Balanced Scorecard y el mapa de indicadores por centros de costos.

A continuacin se presenta un ejemplo de un informe de grficos e indicadores de la gestin empresarial. El usuario puede definir su propio grupo de grficos e indicadores de inters para su empresa.

Captulo 1: Qu es ContaPyme?

2 1 - 13

2 1 - 14

InSoft Ltda. Ingeniera de Software.

Captulo

2
INSTALACIN DEL SISTEMA.
In t r o d u c c i n .
A continuacin se presentar una breve descripcin de: Las caractersticas del computador donde se puede instalar esta aplicacin. El proceso de instalacin en su computador. Las carpetas (o directorios), archivos y programas en general que conforman la aplicacin. Descripcin de los programas para realizar la prctica previa al manejo de ContaPyme.

IMPORTANTE: Para que ContaPyme funcione correctamente en el computador, es necesario que Windows (95, 98, Me, NT SP6, 2000, XP 2003) est correctamente configurado y libre de virus. As mismo, todas las partes del computador deben estar en perfecto estado de funcionamiento. Se recomienda evitar programas residentes permanentes en memoria, como los antivirus, pues algunos pueden causar conflictos con ContaPyme. Los antivirus se pueden correr cuando se desee, pero no es necesario que se encuentren permanentemente cargados en la memoria.

Req u er i m i en t o s m n i m o s d el c o m p u t ad o r .
El c o m p u t ad o r en s u s p ar t es f s i c as , c o m o m n i m o d eb e es t ar c o n f o r m ad o as :
Computador PC Compatible: Intel Celeron o AMD K6-2 como mnimo de 500 Mhz, recomendable Intel Pentium III, AMD-Athlon de 1 GHz o superior.

Captulo 2: Instalacin del sistema.

22-1

64 Megabytes de memoria RAM como mnimo , recomendable 128 Megabytes o ms. 150 Megabytes de espacio libre en el disco duro antes de instalar, recomendable 250 Megabytes. 80 Megabytes para la aplicacin y documentacin, 100 Megabytes para el tutor multimedia, 70 Megabytes sugeridos para copias de seguridad y procesos intermedios. Monitor VGA a 640x480 y 256 colores, recomendable 800x600 a 16 millones de colores o superior. Unidad de disquete (para realizar copias de seguridad) y unidad CD-ROM para la instalacin del software. Impresora (Preferible inyeccin de tinta o lser) correctamente instalada. ContaPyme tambin tiene opciones para impresin rpida en impresoras de matriz de puntos.

El c o m p u t ad o r d eb e t en er i n s t al ad o s l o s s i g u i en t es p r o g r am as :
Windows 95, 98, Me, NT SP6, 2000, XP, 2003 o posterior. Manejadores (drivers) apropiados para la impresora.

Pr o c ed i m i en t o p ar a l a i n s t al ac i n d el Si s t em a.
Si va a hacer la instalacin de ContaPyme por primera vez, lea la seccin "Instalar por primera vez la aplicacin". Si la aplicacin ya se encuentra instalada en su computador, lea cuidadosamente la seccin "Instalar nuevamente la aplicacin o actualizarla".

In s t al ar p o r p r i m er a v ez l a ap l i c ac i n .
Paso 1: Puede instalarse desde CD o desde el disco duro. Desde CD: Inserte el CD en la unidad de CD, inmediatamente el computador activar el programa de instalacin. Puede pasar al paso 5. Si el programa de instalacin no se ejecuta automticamente (depende de la configuracin del computador), siga con el paso 2. Desde disco duro: Si los programas instaladores de la aplicacin se encuentran en el disco duro, se debe ubicar la carpeta donde stos se encuentran y ejecutar el programa INSTALAR.EXE. Pasar al paso 5. Paso 2: Seleccione el botn Inicio de la barra de tareas de Windows. Paso 3: Seleccione la opcin Ejecutar. Paso 4: Escriba en la caja de edicin D:\INSTALAR..EXE y presione Enter. (Siendo D: la unidad de CD.) Paso 5: El programa de instalacin se cargar y presentar varias opciones de instalacin. Seleccione una por una las opciones que desea instalar. Cada opcin de instalacin cargar un asistente en el que se debern completar varios pasos. Una vez seleccione la opcin de Instalar ContaPyme se ejecutar el programa de instalacin. El proceso de instalacin tomar unos cuantos pasos. Siga detenidamente las instrucciones que se presentan en cada paso del proceso de instalacin. Uno de esos pasos es la ventana de solicitud del nmero de licencia.

Presione este botn Presione este botn para instalar la para instalar la aplicacin. aplicacin.

Observe la versin y el Observe la versin y el release que va a release que va a instalar. instalar.

Debe entenderse que si un computador con 64Mb de RAM carga otros programas o drivers en la memoria es posible que le quiten a ContaPyme el espacio de memoria que ste requiere para funcionar correctamente.

22-2

InSoft Ltda. Ingeniera de Software.

N m er o d e l a l i c en c i a.
Este nmero es suministrado por el proveedor al momento de adquirir el sistema y es la identificacin nica de su programa. Es recomendable conservarlo en alguna parte segura, porque ser necesario para tareas como solicitudes de servicio, actualizaciones, reinstalaciones, etc. Este puede venir impreso en el CD o al respaldo de la caja del CD. Tambin se encuentra en el certificado de licencia o en las observaciones de la factura de compra del sistema.

Una vez instalado el sistema, cierre todas las ventanas hasta dejar nicamente el programa de instalacin (ventana azul). Instale los otros programas o manuales que desee.

Si no dispone de una licencia comercial, presione ste botn para instalar una versin de demostracin por tiempo ilimitado.

Si dispone de un nmero de licencia comercial, digtelo en esta casilla para activar todas las caractersticas de la versin adquirida.

Pr o c ed i m i en t o p ar a d es i n s t al ar Co n t aPy m e.
Recuerde producir una copia de seguridad actualizada antes de desinstalar. El procedimiento de desinstalacin de ContaPyme remover todos los programas y bases de datos que se instalaron originalmente, Pero el sistema no remover las copias de seguridad u otros archivos que el usuario haya generado por su cuenta. Para desinstalar ContaPyme, ejecute los siguientes pasos: Paso 1: Seleccione el Botn Inicio, de la barra de tareas. Paso 2: Seleccione Configuracin. Paso 3: Seleccione Pnel de control. Paso 4: Seleccione el icono de Agregar o quitar programas. Paso 5: En la pestaa de Instalar/Desinstalar, seleccione el rengln correspondiente a ContaPyme. Paso 6: Finalmente presione el botn Adicionar o quitar. Las copias de seguridad quedarn en la carpeta de Copias de seguridad de las reas de trabajo que se hayan creado.

Captulo 2: Instalacin del sistema.

22-3

In s t al ar n u ev am en t e l a ap l i c ac i n o ac t u al i zar l a.
Paso 1: Antes de comenzar una instalacin nueva, debe entrar a ContaPyme y producir una copia de seguridad actualizada con un nombre asignado por el usuario; por ejemplo asignarle el nombre a la copia 'Datos ContaPyme a la fecha, xx/xx/xxxx'. Ver documento electrnico de 'Opciones de mantenimiento' para mas detalles sobre copias de seguridad. Paso 2: Una vez producida la copia de seguridad se debe proceder a desinstalar la versin anterior de ContaPyme, siguiendo las instrucciones descritas en Procedimiento para desinstalar ContaPyme. Paso 3: Luego proceda a instalar nuevamente ContaPyme siguiendo las instrucciones que se detallan en Instalar por primera vez la aplicacin. Paso 4: Entre a ContaPyme recin instalado y restaure la ltima copia de seguridad.

Ej ec u t ar Co n t aPy m e p o r p r i m er a v ez.
Para ejecutar ContaPyme, seleccione el Botn de inicio, seleccione Todos los programas, seleccione la carpeta ContaPyme y finalmente seleccione el programa ContaPyme. Debido a que la licencia de ContaPyme an no ha sido registrada, el sistema presentar una pantalla como la que sigue, indicndole que debe registrar la licencia para obtener su password. Si el sistema ya ha sido registrado con anterioridad, este no le requerir el password y no se mostrar esta ventana.

El Reg i s t r o .
El registro consiste en enviar al proveedor del programa o a InSoft Ltda. la informacin genrica del propietario de la licencia, la informacin del computador donde ha sido instalado el sistema y la identificacin nica para el computador donde fue instalado. El registro de la licencia se puede hacer a travs de Internet o bien a travs de fax o correo ordinario. Registro por Internet: En este caso debe activar su conexin y luego presionar el botn Registrar desde Internet. El sistema le solicitar algunos datos, entre los que se destaca el nmero de la licencia y el identificador nico del computador, el cual se encuentra en la ventana de registro. Registro por medio de Fax: Presione el botn de Registrar por medio de fax. El sistema le solicitar la informacin genrica del propietario de la licencia y le permitir imprimir una carta lista para enviar a su proveedor o bien a InSoft Ltda. Slo frmela y luego despchela.

Observe su nmero de licencia.

Observe que dispone de 90 das para hacer el registro y conseguir el password.

Paso 1. Seleccione la opcin de registrar la licencia, ya sea por Internet o bien por Fax.

Observe el identificador nico de su computador.

Paso 2: Presione continuar.

A vuelta de correo (normalmente electrnico) se le enviar el password y regularmente le llegarn e-mails informativos o ilustrativos acerca del sistema.

22-4

InSoft Ltda. Ingeniera de Software.

El Pas s w o r d .
El password es una clave especial que sirve para indicarle a ContaPyme que la licencia es legal para funcionar en el computador. El password le ser enviado a vuelta de correo una vez registre su licencia. El registro se puede hacer directamente por Internet o bien por Fax. Para obtener el password dispone de 90 das contados a partir de la fecha de instalacin por primera vez del sistema. Una vez se obtenga el password, deber ser registrado en la casilla apropiada de la ventana de registro. El sistema entonces quedar autenticado y en lo sucesivo no se volver a presentar esta ventana. Es indispensable que el registro se haga en el computador donde va a quedar definitivamente el sistema. Cada computador tiene un identificador nico y el password que se le enve a vuelta de correo, slo trabajar en conjunto con el nmero de licencia y el identificador del computador. Una vez se presione el botn de continuar, se entrar a la ventana principal del sistema. Ver el captulo La ventana Inicial.

Co n f i g u r ac i n r eg i o n al .
Luego de la ventana de Informacin de Registro, el sistema solicitar al usuario la informacin necesaria para crear el rea de trabajo inicial; para ello debe indicar el pas y configuracin adecuados a su regin y actividad comercial. Una vez indique estos datos el programa crear un rea de trabajo denominada Area1, en la cual se le recomienda crear su empresa. El sistema tambin crear otra rea de trabajo con un ejemplo ilustrativo. (Para ver el ejemplo presione Ctrl+Alt+W o seleccione [Men Principal > Archivo > Cambiar el rea de trabajo].

Seleccione de la lista su pas, en caso contrario seleccione Internacional.

Seleccione la configuracin que ms se adece a su actividad comercial.

Co n s i d er ac i o n es .
En Windows NT, 2000 y XP se pueden crear varios usuarios dentro de Windows para que tengan acceso al sistema operativo y se tenga control sobre lo que los usuarios pueden o no hacer. Para que ContaPyme funcione correctamente desde cualquier sesin de usuario, es necesario que la sesin tenga privilegios de Administrador. Para trabajar ContaPyme en red, remtase al apndice Configuracin para trabajar en modo multiusuario.

Des c r i p c i n d e l o s p r o g r am as y ar c h i v o s q u e c o n f o r m an l a ap l i c ac i n .
La aplicacin est conformada por cinco grupos de archivos.

Pr o g r am as d e Co n t aPy m e.
Programas necesarios para el funcionamiento de ContaPyme. Equivale al conjunto de elementos de software construidos para el almacenamiento, procesamiento y consulta de la informacin.

Captulo 2: Instalacin del sistema.

22-5

A y u d a y Do c u m en t ac i n .
Son todos los elementos que ayudan al usuario a conocer, aprender y mejorar el manejo de la aplicacin. Est conformada por: manuales electrnicos, ayudas, informacin de ltima hora, recomendaciones y tutores. Muchos de los manuales se encuentran en formato electrnico y pueden ser ledos en la pantalla del computador o bien pueden ser impresos en papel para su consulta. Para leerlos, se pueden consultar de [Inicio de Windows > Programas > ContaPyme].

Si s t em a d e i n f o r m ac i n i n i c i al .
Banco de Datos para el almacenamiento de la informacin del sistema. All se almacena la informacin digitada por el usuario. En el mundo de la informtica se conoce mejor como la base de datos. Esta ya viene pre-configurada con muchos datos iniciales que le facilitarn al usuario el registro de la informacin.

Pr o g r am as b as e p ar a el m an ej o d e d at o s .
Programas necesarios para que ContaPyme maneje la informacin almacenada. Estos programas son estndar, o sea que manejan las tablas de datos en un formato con el cual los usuarios podrn acceder a la informacin a travs de otros programas.

Des c r i p c i n d e d i r ec t o r i o s , ar c h i v o s y d o c u m en t o s i n s t al ad o s p ar a l a ap l i c ac i n .
Car p et as d e d at o s .
Una vez instalada la aplicacin se encontrar la carpeta C:\Datos ContaPyme\Areas de trabajo\, en la cual se encontrar una carpeta por cada rea de trabajo. Inicialmente el sistema crea un rea de trabajo vaca, llamada rea 1. As mismo, el sistema crea un conjunto de ejemplos en la carpeta C:\Datos ContaPyme\Ejemplos, donde se han creado empresas de ejemplo e ilustracin para los usuarios. Dentro de la carpeta de cada rea de trabajo aparecen 4 carpetas cuyo contenido se describe a continuacin: C:\Datos ContaPyme \Areas de Trabajo\Area xxx\DB\ En esta carpeta se almacenan todas las tablas que conforman el sistema de informacin actual, O sea los datos de las contabilidades del usuario. Estas tablas y archivos quedan guardados en la copia de seguridad. C:\Datos ContaPyme \Areas de Trabajo\Area xxx\DOC\ En esta carpeta se almacenan todos los certificados, fichas predefinidas para el sistema, los cuales el usuario puede configurar de acuerdo a sus necesidades, tambin se almacenan otros archivos guardados por el usuario como son: Mis contratos, Mis informes ContaExcel, Mis informes grficos, Mis reportes y Mis tablas de datos. Estos archivos quedan guardados en la copia de seguridad. C:\Datos ContaPyme \Areas de Trabajo\Area xxx\COPIAS DE SEGURIDAD\ Se utiliza para almacenar las copias de seguridad automticas y las copias de seguridad realizadas por el usuario. Ms adelante se explicar el concepto de copias de seguridad. C:\Datos ContaPyme \Areas de Trabajo\Area xxx\MIS ARCHIVOS\ Se utiliza para almacenar todos los archivos que el usuario grabe desde ContaPyme o ContaExcel, como listados, reportes, grficos, hojas de clculo, etc. Estos archivos no quedan guardados en la copia de seguridad. C:\Datos ContaPyme\Ejemplos\Ejemplos Empaquetados En esta carpeta se almacenan copias de seguridad de ejemplos varios del sistema.

22-6

InSoft Ltda. Ingeniera de Software.

Car p et as d e p r o g r am as y ay u d as .
Todos los programas y archivos fijos a esta versin quedarn instalados en la siguiente ruta: C:\Archivos de Programa\InSoft\ContaPyme 3\ En esta carpeta se encuentran todas las aplicaciones y documentos de apoyo de ContaPyme. Se destacan los siguientes programas: IS_ContaPyme.exe El programa ejecutable de ContaPyme. IS_ContaExcel.exe La hoja electrnica de clculo de ContaPyme. Por medio de funciones simples se puede acceder a toda la informacin del sistema.

Tu t o r m u l t i m ed i a d e Co n t aPy m e.
Antes de empezar a operar ContaPyme, debe entender y aprender a manejar los controles especializados que usa el sistema. Para esto se ha desarrollado un tutor multimedia especial que le va enseando al usuario todo el manejo de ContaPyme, los maestros, las operaciones y los conceptos bajo los cuales se rigen. Del buen entendimiento del conjunto de controles y componentes que se explican en el tutor y de todos los textos que describen a cada uno de los controles y su manera de operarlos con mouse o con teclado, depende el buen manejo del sistema. Le recomendamos realizar este tutor cuantas veces lo considere conveniente hasta llegar a memorizar las teclas para el manejo y realizar las diferentes tareas sin titubear. Pasos para ejecutar el Tutor: Paso 1: Hacer clic sobre el botn de inicio de Windows. Paso 2: Hacer clic en la opcin de programas. Paso 3: Hacer clic en la opcin ContaPyme. Paso 4: Seleccionar Tutor Multimedia. Paso 5: Siempre que desee continuar presione la flecha Siguiente. Una vez completado el tutor, se puede empezar a utilizar ContaPyme. Para ejecutarlo, simplemente ubquelo en su escritorio y haga doble clic sobre el icono marcado como ContaPyme.

Clic para pasar al siguiente video del tutor.

Clic para volver a empezar el video actual.

Clic para pasar al captulo requerido. Clic para pasar al siguiente video del tutor.

Captulo 2: Instalacin del sistema.

22-7

May o r i n f o r m ac i n .
Para obtener mayor informacin sobre la instalacin del sistema, puede consultar los tpicos abajo relacionados, en: la ayuda en lnea de ContaPyme, los documentos electrnicos que acompaan el sistema, o bien, en los documentos electrnicos disponibles para descarga desde Internet ( www.ContaPyme.com?descargar ). Configuracin para trabajar en modo multiusuario. Como compartir recursos en la red.

La versin de ContaPyme descargada desde Internet no incluye algunos de estos documentos de ayuda y por lo tanto deben ser descargados por separado.

22-8

InSoft Ltda. Ingeniera de Software.

Captulo

3
LA VENTANA INICIAL.
In t r o d u c c i n .
Una vez instalado el sistema y luego de haber hecho el tutor multimedia, se debe entrar al programa y familiarizarse con la ventana inicial. El manejo y navegacin a travs del programa se facilitar en la medida en que el usuario comprenda bien la organizacin del sistema y por dnde encontrar las acciones que necesite en un momento determinado. Este captulo est dedicado a entender la ventana principal del sistema, sus partes y las principales acciones que se pueden llamar. Para ello se vern los siguientes tpicos: Cmo cargar la aplicacin. Descripcin de la ventana principal. Partes de la ventana principal. Opciones del men principal.

C m o c ar g ar l a ap l i c ac i n .
Para empezar a trabajar con la aplicacin se debe haber instalado primero desde el CD. Una vez instalada la aplicacin, se debe hacer clic en men de inicio y seguir los pasos que se presentan en la siguiente ilustracin: Durante el proceso de carga por primera vez de la aplicacin, el sistema generar automticamente copias de seguridad iniciales de ao, mes y da. En las cargas sucesivas el sistema actualizar las copias que considere necesario (para mayor informacin vase copias de seguridad).

Captulo 3: La ventana inicial.

23-1

Una vez terminado el proceso de carga, se presentar la ventana principal.

Des c r i p c i n d e l a v en t an a p r i n c i p al .
La ventana principal ofrece al usuario todas las posibilidades de trabajo con ContaPyme. Desde crear una empresa y producir informes hasta la modificacin de las variables de configuracin de todo el sistema. Las opciones de la ventana principal pueden variar dependiendo de la licencia de que se disponga. De igual manera los mens y las acciones a travs de todo el sistema pueden enriquecerse con mas opciones o menos, segn la licencia que se active. La ventana principal puede lucir como sigue para una licencia bsica:

Versin, release y nombre del rea de trabajo actual.

Bar r a de botones. Presenta las acciones mas comnmente utilizadas del sistema.

Fecha de tr abajo. Es de vital importancia colocar la fecha de trabajo antes de empezar a trabajar. Empr esa de tr abajo. Representa la empresa sobre la cual se asentarn movimientos y de la cual se obtendrn informes. Super ficie de tr abajo. Est conformada por toda el rea gris y es el espacio donde se visualizarn las ventanas de los programas de ContaPyme.

23-2

InSoft Ltda. Ingeniera de Software.

Par t es d e l a v en t an a p r i n c i p al .
L a s u p er f i c i e d e t r ab aj o .
La superficie de trabajo est conformada por el rea gris que se encuentra debajo de la barra de botones y que conforma el cuerpo de la ventana principal. La ventana principal tiene la caracterstica especial de Windows denominada MDI (Multiple Document Interface), lo cual significa que puede visualizar muchas ventanas y manejarlas en forma independiente, de tal forma que el usuario pueda trabajar en una o en otra. Esas ventanas se pueden visualizar en la superficie de trabajo.

L a v en t an a ac t i v a.
La ventana sobre la cual est trabajando se denomina la ventana activa. Esta se destaca entre las ventanas abiertas por encontrarse al frente de las otras y adems el ttulo de la ventana es de un color mas brillante que el de las ventanas abiertas que no son la ventana activa.

B o t o n es d e ac c es o d i r ec t o a l as v en t an as ab i er t as .
Cada que se abren ventanas en la superficie de trabajo, ContaPyme las representa con botones en su esquina inferior derecha. Con slo hacer clic sobre el icono de alguna de las ventanas abiertas, sta se activar. Si se pasa el puntero del mouse sobre algn botn de ventana, se visualizar un mensaje con el nombre de la ventana que el botn representa.

Ventana activa. Ntese el color del ttulo de la ventana respecto a la que no es activa. Botones que representan las ventanas abiertas.

Superficie de trabajo.

El Men p r i n c i p al .

El men principal ofrece varias acciones que se detallan a continuacin: Archivo: Edicin: Ver: Programas: Informes: Permite trabajar con reas de trabajo, copias de seguridad y creacin de empresas. Presenta opciones de edicin de registros en la ventana activa. Presenta opciones que permiten activar o desactivar la visualizacin de componentes en la ventana activa. Presenta la lista de programas principales de ContaPyme. Presenta la lista de todos los informes disponibles a nivel de empresa por cada mdulo. Tambin visualiza los informes de usuario hechos en ContaExcel y el graficador de cuentas. Presenta todos los exploradores de movimiento disponibles para cada mdulo.

Exploradores:

Captulo 3: La ventana inicial.

23-3

Mantenimiento:

Presenta las diferentes opciones de mantenimiento y configuracin que ofrece el sistema. Tambin permite el cambio de licencias o la activacin de los niveles de las licencias de demostracin o acadmicas. Permite la manipulacin de las ventanas que se van abriendo en el sistema. Presenta las diferentes opciones de ayuda del sistema. Presenta informacin descriptiva de la licencia y de InSoft Ltda.

Ventana: Ayuda: Acerca de:

B ar r a d e B o t o n es .
Esta barra contiene un conjunto de botones que permiten llamar varias opciones comunes de ContaPyme.

Plan de cuentas. Manejador de operaciones. Manejador de nodos.

Maestro de terceros.

Refresca .r.

Manejo de copias de seguridad.

Empresa de trabajo.

Fecha de trabajo.

Icono

Nombre Manejador de nodos. Ctrl.-M

Descripcin Llama el manejador de nodos. El manejador de nodos se encarga de visualizar la estructura de la empresa y sus recursos. Es de mucha importancia para tareas como: Crear empresas y todos sus recursos (Centros de costos, inventarios, etc.). Consultar o imprimir informes a nivel de un nodo seleccionado (una empresa, un centro de costos, un inventario, etc).

Manejador de operaciones. Ctrl.-T

Llama el manejador de operaciones. El manejador de operaciones es la ventana a travs de la cual se registra toda la informacin diaria de la empresa, sean gastos, pagos, compras, ventas, etc. Tareas comunes: Registrar nuevas operaciones en el sistema. Procesarlas, desprocesarlas o modificarlas. Exportar o importar operaciones. Imprimir documentos de las operaciones, como facturas, comprobantes, etc.

Plan de cuentas. Ctrl.-K

Llama el maestro del plan de cuentas. El maestro del plan de cuentas es el programa a travs del cual se

23-4

InSoft Ltda. Ingeniera de Software.

define o modifica el catlogo o plan de cuentas de la empresa. Tareas comunes: Maestro de terceros. Crear o definir nuevas cuentas. Modificar o eliminar las cuentas. Cambiar el cdigo a cuentas ya existentes y utilizadas. Hacer configuraciones contables.

Llama el maestro de terceros. El maestro de terceros es el programa a travs del cual se definen los terceros con los que se relaciona la empresa, tales como socios, proveedores, empleados, etc. Tareas comunes: Crear o definir nuevos terceros. Modificar terceros ya existentes o sus cdigos. Imprimir o consultar informes de terceros.

Refrescar. Ctrl.-R

Hace que se refresquen los datos de todas las ventanas abiertas. En ocasiones varios programas o usuarios pueden modificar la informacin que ya estaba desplegada en una ventana. Al llamar el botn de refrescar la informacin de cada ventana ser actualizada con los ltimos datos. Hace copia de seguridad instantnea. En realidad la copia de seguridad ya est hecha y el sistema lo que hace es actualizar la copia de seguridad existente. El sistema mantiene una carpeta de las ltimas copias de seguridad para garantizar que nunca se pierda informacin en caso de accidentes o virus. Recupera la ltima copia de seguridad instantnea que se haya producido. Las copias de seguridad se pueden actualizar por varios motivos: Al iniciar la sesin de trabajo. Por que se presione el botn de copia de seguridad instantnea. Antes de empezar algn proceso crtico.

Hacer copia de seguridad instantnea. Ctrl.-Alt.-C

Recuperar ltima copia de seguridad. Ctrl.-Alt.-R

Este botn recupera la ltima de esas copias que se haya hecho. Explorador de copias de seguridad. Ctrl.-B Llama el explorador de copias de seguridad. El explorador de copias es un programa que puede utilizarse para producir o recuperar copias de seguridad del usuario, en carpetas o medios determinados por el mismo usuario. Tareas comunes: Empresa de trabajo. Hacer copias de seguridad a disquete u otro medio de almacenamiento. Recuperar copias de seguridad desde disquete. u otro medio de almacenamiento. Explorar en el rbol de directorios del computador para ver las copias de seguridad que se han grabado.

Representa la empresa sobre la cual se va a trabajar. Si hay varias empresas definidas, este campo permite indicar la identificacin de la empresa sobre la cual se trabajar.

Captulo 3: La ventana inicial.

23-5

Todos los nuevos registros, consultas o reportes que se soliciten se producirn para la empresa de trabajo. Fecha de trabajo. Representa la fecha en la cual se trabajar. Todos los registros de operaciones que se graben en la sesin, por defecto llevarn la fecha de trabajo. Muy importante: Todos los informes, consultas y reportes que el sistema visualice, sern calculados para la fecha de trabajo.

Em p r es a d e t r ab aj o .
La empresa de trabajo es la que determina la empresa sobre la que se va a trabajar, a la que se le grabarn movimientos o desde la cual se obtendrn los informes, grficos y reportes. Esta se debe activar antes de empezar a trabajar. Si slo se trabaja con una empresa, nicamente ser necesario colocarla en un principio y el sistema siempre la recordar como la empresa de trabajo.

Al hacer clic sobre la linterna se abre la ventana para la seleccin de la empresa de trabajo.

Fec h a d e t r ab aj o .
La fecha de trabajo es tal vez el dato mas importante que hay que suministrarle a ContaPyme cada que se entra a trabajar a una sesin.

Es de vital importancia tener en cuenta la fecha de trabajo para cualquier operacin que se desee realizar. Desde crear un centro de costos, asentar un movimiento o solicitar un informe.

L a f ec h a d e t r ab aj o y l a c r eac i n d e No d o s .
Esta representa la fecha en la que quedarn registrados los cambios que se le hagan a la empresa, a los centros de costos, a las diferentes variables de tiempo, etc.

23-6

InSoft Ltda. Ingeniera de Software.

Ejemplo: Si un nodo (empresa, centro de costos, etc) es creado en una determinada fecha de trabajo, ste slo ser visible a partir de esa fecha. El sistema considera que antes de esa fecha el nodo no existe y por lo tanto no lo visualiza.

L a f ec h a d e t r ab aj o y l o s i n f o r m es .
La fecha de trabajo tambin determina hasta qu fecha (por defecto) se producirn los informes. Esto es, si la fecha de trabajo se coloca a Enero 15 de 2004, y se solicita un informe de Balance, ste por defecto se sugerir la fecha para saldos igual a la fecha de trabajo.

L a f ec h a d e t r ab aj o y l as v ar i ab l es d e t i em p o .
Si se cambia la fecha de trabajo para el 15 de enero, luego se entra a un centro de costos y se le cambia un dato de tiempo (o variable de tiempo), como el rea (rea de una oficina, por ejemplo), esta nueva rea empezar a regir a partir del 15 de enero. Si luego se coloca el sistema en una fecha anterior al 15 de enero, el sistema recordar el rea que rega para esa fecha. La fecha de trabajo es determinante en todo el trabajo con ContaPyme y se recomienda tener mucha disciplina y cuidado de cambiarla en forma apropiada para las diferentes tareas que se vayan desarrollando.

Op c i o n es d el m en p r i n c i p al .

Algunas opciones del men principal son dinmicas, lo cual significa que van cambiando de acuerdo al contexto. Es el caso de las opciones de Edicin y Ver. Al activarse cada nueva ventana, el men principal de la aplicacin ser actualizado en las opciones de Edicin y Ver de tal forma que cada una de estas opciones de men contendrn un conjunto de opciones que actuarn sobre la ventana activa o de trabajo. Una vez se cierre la ventana, esas opciones de men propias de la ventana, tambin desaparecern del men principal. Cuando no haya ventana de trabajo activa, las opciones prcticamente estarn vacas. Las otras opciones del men principal son siempre las mismas y estn disponibles de igual forma para cada ventana de trabajo. A continuacin se describirn algunas de las opciones del men principal.

A r c h i v o (Op c i n d el m en p r i n c i p al ).
Desde esta opcin se pueden llamar varias funciones especiales para el manejo de copias de seguridad y reas de trabajo.

Opciones para manejo de copias de seguridad. Opciones para el manejo de reas de trabajo.

Opcin para la creacin de empresas.

Captulo 3: La ventana inicial.

23-7

Icono

Nombre Explorador de copias de seguridad. Ctrl.-B Restaurar copias recientes.

Descripcin Llama el explorador de copias de seguridad. El explorador de copias es un programa que puede utilizarse para producir o recuperar copias de seguridad del usuario, en carpetas o medios determinados por el mismo usuario. Llama la lista de las ltimas copias de seguridad producidas por el sistema. Se puede seleccionar una de las copias para su recuperacin. Se utiliza cuando se desea recuperar una copia diferente a la ltima.

Hacer copia de seguridad instantnea. Ctrl.-Alt.-C Recuperar ltima copia de seguridad. Ctrl.-Alt.-R Cambio de rea de trabajo.

Hace copia de seguridad instantnea. En realidad la copia de seguridad ya est hecha y el sistema lo que hace es actualizar la copia de seguridad existente. Recupera la ltima copia de seguridad instantnea que se haya producido.

Permite cambiarse de un rea de trabajo a otra. Un rea de trabajo es una carpeta especial donde se almacenan una o varias empresas que comparten un conjunto de configuraciones. Permite llamar el maestro de reas de trabajo. Este se utiliza para crear, eliminar o modificar reas de trabajo. Permite crear nuevas empresas en el rea de trabajo activa.

Mantenimiento de reas de trabajo. Crear nueva empresa.

Pr o g r am as (Op c i n d el m en p r i n c i p al ).
Desde el men principal se pueden adems ejecutar los principales programas de ContaPyme. Cada programa est representado por una ventana desde la cual se puede manejar la informacin de la que el programa es responsable. El men de programas es muy variable dependiendo de la licencia. Por ejemplo, si la licencia disponible tiene derechos sobre el mdulo de inventarios, entonces aparecern las opciones de inventarios. Si tiene derechos sobre la opcin de activos fijos e inversiones, entonces aparecern las opciones para el manejo de este mdulo, etc. A continuacin se hace una breve descripcin de cada uno de los programas principales del sistema. Los programas que no se describen en este captulo y se Programas o encuentren en su men principal, herramientas sern explicados en detalle en el adicionales. manual de cada uno de los mdulos a que corresponda:

Opciones para manejo de programas principales. Maestro bsicos del sistema. Opciones para el manejo de los mdulos.

Icono

Nombre Manejador de nodos.

Descripcin Permite visualizar en forma grfica y estructurada el rea de trabajo y todas las empresas que este contiene. El rbol a su vez representa en el rbol todos los centros de costos, inventarios, activos, empleados y dems recursos de la empresa.

23-8

InSoft Ltda. Ingeniera de Software.

recursos de la empresa. Manejador de operaciones. Terceros. Plan de cuentas. Activos fijos e inversiones. ContaExcel. Abre una ventana especializada para el manejo del movimiento de las operaciones que se van registrando peridicamente en el sistema. Permite adicionar nuevas, procesarlas, desprocesarlas, etc. Abre el maestro de terceros del rea de trabajo. Los terceros que se definan sern visibles a todas las empresas del rea de trabajo. Abre el maestro de plan de cuentas, el cual presenta el catlogo de cuentas de las empresas que se manejan en el rea de trabajo. Presenta las opciones principales del maestro de activos fijos e inversiones de la empresa de trabajo, como el maestro de activos y el maestro de configuracin de grupos de activos. Abre el programa independiente ContaExcel. Esta es una hoja electrnica de clculo que mediante funciones especiales tiene acceso a toda la informacin actualizada de ContaPyme.

In f o r m es (Op c i n d el m en p r i n c i p al ).
Desde el men principal se pueden adems visualizar los principales informes de ContaPyme a nivel de empresa.

In f o r m es a n i v el d e c en t r o s d e c o s t o s .
Si se desea obtener informes a nivel de centros de costos o de otro tipo de nodo, debe abrirse el rbol de nodos y seleccionar el nodo apropiado. Accionando el botn derecho y seleccionado informes, se puede visualizar la lista de informes disponibles para cada nodo.

In f o r m es a n i v el d e em p r es a.
Como se explic, los informes que presenta el men principal son a nivel de empresa. Este men variar dependiendo de la licencia de que se disponga.

Opciones para la obtencin de reportes esencialmente contables.

Opciones para la visualizacin de matrices de saldos.

Reportes especializados en cada uno de los mdulos.

Opciones para la visualizacin de informes diseados por el usuario.

Para entender la simbologa de los reportes se debe saber que cada mdulo est asociado a un color. Contabilidad Presupuesto Activos fijos Azul Azul Verde Cartera Inventarios Actividades y labores Naranja Rojo Amarillo

Adicionalmente, en los mens se encuentran diferentes conos para representar los informes. A continuacin se describe el significado de algunos de los conos que se pueden encontrar:

Captulo 3: La ventana inicial.

23-9

Icono

Nombre Consulta por pantalla.

Descripcin Permite obtener un informe por pantalla. Estos se utilizan para consultar informacin sin necesidad de imprimir el informe. Las consultas por pantalla son dinmicas y permiten explorar cada cifra, llegando hasta el comprobante o comprobantes que la generaron (drill down). Las consultas por pantalla adems tienen la facilidad de imprimir los reportes que se presentan en el inspector de datos de la consulta.

Reportes para impresora.

Permite obtener reportes directamente a una vista preliminar que pueden salir por la impresora o enviados a un archivo digital para su posterior uso. La mayora de los reportes tienen opciones, entre las que se destaca la posibilidad de imprimir en formato borrador, el cual es de mucha utilidad para imprimir a gran velocidad en las impresoras de matriz de puntos.

Informes grficos. Informes de indicadores. Matrices de saldos.

Permite visualizar informes grficos o editar grficos previamente definidos por el usuario. Permite visualizar informes de indicadores, ya sea a nivel de la empresa o bien a nivel de centros de costos. Permite obtener informes de matriz de saldos. Esto es el cruce de dos o ms variables y sus saldos. Ejemplo: Cuentas vs aos.

Informes de ContaExcel.

Informes diseados en ContaExcel.

Ex p l o r ad o r es (Op c i n d el m en p r i n c i p al ).
Desde el men principal se pueden adems visualizar los exploradores de movimiento. Estos son programas especiales que permiten visualizar el movimientos generado al procesar las operaciones y manipularlo en forma dinmica para rpidamente obtener informacin que no se encuentre disponible a travs de informes. Con los exploradores se pueden realizar tareas como: Bsqueda de errores e inconsistencias. Tareas de auditoria. Generar consolidados por alguna variable. Exportar a MS-Excel u otros formatos cierta informacin. Generar reportes definidos por el usuario. Etc.

El entender y manejar correctamente los exploradores ayudar al usuario a tener un verdadero control sobre toda la informacin. Cada explorador contiene la informacin de todos los asientos de movimiento en que se basa cada mdulo. Esta informacin es de solo lectura y no puede ser cambiada directamente. Para modificar un registro de movimiento, se deber modificar la operacin que lo gener.

Visualiza los exploradores disponibles de acuerdo a los mdulos a que tiene derecho la licencia.

2 3 - 10

InSoft Ltda. Ingeniera de Software.

Icono

Nombre Explorador de movimiento contable. Explorador de activos. Explorador de empresa.

Descripcin Visualiza todos los asientos contables en los que se basan todos los reportes. El explorador contable tiene informacin de muchos mdulos, como cartera, activos y presupuesto. Visualiza todos los asientos de creacin y baja de activos fijos e inversiones. Visualiza todos los movimientos generales a la empresa y almacena informacin de diversos mdulos. Maneja movimientos de: Iniciacin, activacin y finalizacin de centros de costos. Registros de uso y depreciacin de activos. Registros de produccin de los centros de costos (solo si se dispone del mdulo de produccin).

Man t en i m i en t o (Op c i n d el m en p r i n c i p al ).
ContaPyme ofrece un conjunto amplio de opciones de mantenimiento y configuracin del sistema. Las opciones de mantenimiento permiten llevar a cabo ciertas tareas sobre todos los archivos del rea de trabajo:

El men de mantenimiento presenta opciones de mantenimiento propiamente, de configuraciones de usuario y de seguridad. La opcin de registrar licencia permite cambiar la licencia actual o registrar el password.

Icono

Nombre Verificacin fsica.

Descripcin La verificacin fsica hace una revisin exhaustiva de todas las estructuras internas de todas las bases de datos, reparndolas cuando se encuentren daos. Si se encuentra un dao grave, el sistema se basar en las estructuras originales para corregir la tabla y salvar en lo posible los datos. Es saludable hacer una reestructuracin fsica peridicamente o bien cuando se detecte algn funcionamiento anmalo en el sistema.

Rendex.

Permite al sistema refrescar la estructura de sus bases de datos e ndices, con el fin de dejarlo como nuevo. En trminos generales el sistema crea todas las tablas nuevas, crea todos los ndices nuevos y pasa la informacin de las tablas viejas a las tablas nuevas, dejando el sistema completamente nuevo, firmemente estructurado y con ndices limpios y rpidos. Un rendex puede hacer que disminuya el tamao de la base de datos y se mejore el desempeo. Es saludable hacer un rendex peridicamente o bien cuando se detecte algn funcionamiento anmalo en el sistema.

Captulo 3: La ventana inicial.

2 3 - 11

Opciones de usuario.

Presenta una ventana con mltiples pestaas que permiten cambiar muchas opciones de configuracin y adecuar el sistema a las necesidades de trabajo del usuario o de las empresas. Se pueden hacer configuraciones de: Copias de seguridad, colores, de presentacin de informes, de visualizacin del rbol de nodos, opciones propias a la forma de operar de cada mdulo y opciones de funcionamiento de la aplicacin en general.

Reestablecer configuracin.

Por defecto, el sistema va recordando todas las configuraciones del usuario, de cada maestro, de cada ventana, etc. Para borrar todas esas configuraciones y dejar el sistema como recin instalado, se debe ejecutar sta accin. La opcin de seguridad sirve para definir los usuarios del sistema y los perfiles de seguridad. La opcin de registrar licencia sirve para varias tareas relacionadas con la licencia, como: Cambiar la licencia actual. Registrar el password para una licencia determinada. Cambiar o activar niveles de licencia en calidad de demostracin o en licencias acadmicas.

Seguridad. Registrar licencia.

Ven t an as (Op c i n d el m en p r i n c i p al ).
La opcin de ventanas permite manipular la visualizacin de mltiples ventanas en el rea de trabajo de la ventana principal.

El men de ventana permite manejar las ventanas visibles en la superficie de trabajo. Tambin presenta todas las ventanas abiertas y permite seleccionar alguna o cambiarse entre ellas.
El manejo de ventanas es estndar al manejo de interfaz de mltiples documentos (MDI), que se encuentra en general en cualquier aplicacin de Windows, como MS-WORD, MS_EXCEL, STAROFFICE, etc.

Ma n e j o d e v e n t a n a s .

2 3 - 12

InSoft Ltda. Ingeniera de Software.

Icono

Nombre Cascada. Distribucin horizontal. Distribucin vertical. Alinear conos. Ventanas abiertas.

Descripcin Organiza las ventanas abiertas en tamaos iguales, pero cada una desplazada hacia abajo y hacia la derecha en aprox. un centmetro. Organiza las ventanas abiertas de tal forma que su ancho sea de toda la ventana principal y divide el espacio vertical de la ventana principal entre las diferentes ventanas. Organiza las ventanas abiertas de tal forma que su altura sea de la altura de la ventana principal y divide su espacio horizontal entre las ventanas activas. Cuando se han minimizado varias ventanas, es posible llamar el alinear conos para organizarlos alineados con la margen inferior de la ventana principal. Adicionalmente, al final del men, aparecen los nombres de las ventanas abiertas en la superficie de trabajo. La que contiene la marca es la ventana activa. Para cambiar de ventana activa se puede seleccionar en este men.

Captulo 3: La ventana inicial.

2 3 - 13

Captulo

4
COMPONENTES PRINCIPALES DEL SISTEMA.
In t r o d u c c i n .
ContaPyme cuenta con un conjunto de programas especializados, con los que el usuario se debe familiarizar desde un principio para el buen uso, entendimiento y manejo del sistema. En este captulo nicamente presentaremos esos programas de manera genrica, sin pretender explicar todos los detalles y posibilidades que ellos permiten al usuario para el manejo de la informacin. Una vez entendido el objetivo de cada uno de los programas en forma general, podr localizar cada uno de los documentos especializados y actualizados que explican en detalle estos programas y estudiarlos mas detenidamente. Normalmente se encuentran en [Botn de inicio de Windows > Programas > ContaPyme > ]. En este captulo se tratarn los siguientes temas: Manejo de reas de trabajo. Activacin del rea de trabajo de ejemplo. Manejo de copias de seguridad. El manejador de nodos. El manejador de operaciones. Exploradores de movimiento.

Man ej o d e r eas d e t r ab aj o .
Las reas de trabajo son carpetas de Windows donde se almacena la informacin de una o ms empresas. En cada rea de trabajo se almacenan entre otras:

Captulo 4: Componentes principales del sistema.

24-1

La definicin de las empresas que se hayan creado. Los planes de cuentas. Los terceros. Todas las definiciones y configuraciones que se vayan haciendo. Todos los movimientos de operaciones que se vayan registrando. Las hojas de ContaExcel y los grficos definidos. Las copias de seguridad que el sistema hace en forma automtica. Etc.

En ContaPyme se pueden crear mltiples reas de trabajo. Cada rea de trabajo almacenar la informacin de una o muchas empresas, segn como el usuario haya querido organizar la informacin. El nmero de reas de trabajo est limitado nicamente por la licencia de que se disponga y por las limitaciones de almacenamiento de disco del computador. Cada rea de trabajo es completamente independiente de otra rea de trabajo, similar a como si se tratara de informacin en computadores independientes. Cada rea de trabajo contiene a su vez un conjunto de carpetas que almacenan la informacin en forma clasificada. Muchos computadores se pueden conectar a una misma rea de trabajo para trabajo multiusuario.

A c t i v ac i n d el r ea d e t r ab aj o d e ej em p l o .
Al instalar ContaPyme, el sistema instala una o varias reas de trabajo de ejemplo, que sirven para que el usuario vea diferentes ejemplos de aplicacin de ContaPyme y pueda hacer ensayos o pruebas con su informacin.

Cam b i o en t r e r eas d e t r ab aj o .
El usuario puede crear o importar de otros computadores reas de trabajo. Sin embargo para tener acceso a su informacin es necesario activar el rea de trabajo requerida. Inicialmente el sistema activa un rea de trabajo vaca para que el usuario empiece a registrar su informacin, pero si se desea cambiar a un rea de trabajo de ejemplo, ejecute los siguientes pasos:

Paso 1: Seleccione Archivo. Paso 3: Seleccione el rea de trabajo que se desea activar.

Paso 2: Seleccione Cambiar rea de trabajo.

Paso 4: Seleccionar.

24-2

InSoft Ltda. Ingeniera de Software.

Procedimiento para activar un rea de trabajo: Ntese que el nombre del rea de trabajo activa se visualiza en el ttulo de la ventana principal. Una vez termine los ensayos o pruebas con el rea de trabajo de ejemplo, active nuevamente el rea de trabajo1 (repita los pasos 1 a 3, pero seleccionando el rea de trabajo1 que es el rea de trabajo del usuario).

Nombre del rea de trabajo activa.

Man t en i m i en t o r eas d e t r ab aj o .
Si la licencia de uso del sistema lo permite, el usuario puede crear tantas reas de trabajo como requiera. La opcin de mantenimiento de reas de trabajo permite llevar a cabo varias tareas que se describen a continuacin: Crear nuevas reas de trabajo. Eliminar reas de trabajo. Elimina el rea con todas las empresas, informacin, copias de seguridad de esa rea de trabajo, etc. Renombrar reas de trabajo. Conectar a otras reas de trabajo. La conexin se hace cuando el rea de trabajo ya ha sido creada por otro usuario en un computador de la red. En este caso en el computador que crea el rea es el propietario y el que se conecta puede acceder a la informacin normalmente pero no est habilitado para borrarla. Lo mximo es que se puede desconectar.

Man ej o d e c o p i as d e s eg u r i d ad .
Se debe entender que ContaPyme es un muy completo sistema de informacin cuidadosamente integrado y que se compone de una cantidad importante de bases de datos, archivos y componentes que en conjunto deben interactuar y relacionarse para el correcto funcionamiento del sistema y recuperacin de informacin. ContaPyme dispone de un muy bien logrado sistema de copias de seguridad que le dan al usuario la certeza de que nunca se le perder la informacin registrada. Para esto es necesario entender qu son las copias de seguridad, cmo producirlas y cmo recuperarlas en caso de ser necesario.

Hac er c o p i a d e s eg u r i d ad .
La opcin de copias de seguridad es de suprema importancia para poder conservar la consistencia y confiabilidad de la informacin en el tiempo. Al hacer una copia de seguridad el sistema empaqueta y comprime todos los archivos del rea de trabajo activa y los graba en la carpeta de Copias de seguridad del rea de trabajo, con extensin ZIP (*.ZIP). El nombre lo asigna automticamente el sistema como ContaPymeDia_Lunes.Zip (Si el da actual es lunes). Lo recomendable para un sistema de informacin es hacerle copias de seguridad en forma regular y en

Hace copia de seguridad de todos los archivos del rea de trabajo actual. Actualiza la ltima copia de seguridad de Da.

Captulo 4: Componentes principales del sistema.

24-3

caso de algn cierre anmalo de la aplicacin (cada del sistema, deteccin de virus, etc.) se debe proceder a recuperar la ltima copia de seguridad de la que se tenga la certeza de su integridad. Afortunadamente ContaPyme est configurado para automticamente hacer copias de seguridad al arranque del programa (cuando se carga). Adems conserva copias semanales, de mes y de ao de cada rea de trabajo, lo cual ha permitido que en la historia de uso de ContaPyme y sus antecesores, a ningn usuario se le haya llegado a perder la informacin. Independiente de lo anterior, el usuario puede ordenar que se produzca una copia de seguridad cada que lo desee, simplemente por ejecutar la accin de men: [Archivo > Hacer copia instantnea] o bien presionar el botn de Hacer copia de seguridad instantnea, localizado en la barra de botones.

Rec u p er ar c o p i a d e s eg u r i d ad .
Para recuperar (restaurar) una copia de seguridad simplemente se ejecuta la accin de men: [Archivo > Recuperar ltima copia] o bien, presionar el botn de Recuperar la ltima copia de seguridad.

Se recupera la ltima El sistema entonces buscar la ltima copia de seguridad que se copia de seguridad en haya producido del sistema y la buen estado. verificar para determinar su consistencia. Si la verificacin es satisfactoria, procede a recuperarla, reemplazando todos los archivos del rea de trabajo activa por los archivos que se encontraban en la copia de seguridad.

El ex p l o r ad o r d e c o p i as d e s eg u r i d ad .
Este es un programa especial de ContaPyme que se utiliza para manipular las copias de seguridad. Con l se pueden llevar a cabo tareas como: Hacer una nueva copia de seguridad en el disco duro o en disquete. Admite copias a uno o a mltiples disquetes. Actualizar la copia de seguridad seleccionada o una copia existente. Recuperar la copia de seguridad o una copia existente. Admite recuperacin de copias grabadas en uno o mltiples disquetes. Verificar la integridad de la copia de seguridad seleccionada o una copia existente. Renombrar la copia de seguridad seleccionada o una copia existente.

rea de trabajo activa.

Copias de seguridad del rea de trabajo activa. Descripcin de la copia de seguridad seleccionada.

Borrar la copia de seguridad seleccionada o una copia existente (permite borrar copias de seguridad viejas o inservibles).

24-4

InSoft Ltda. Ingeniera de Software.

Ubicar la carpeta por defecto, del explorador en la carpeta de copias de seguridad del rea de trabajo activa.

El m an ej ad o r d e n o d o s .
El manejador de nodos es una ventana especial que representa en forma grfica el rea de trabajo y todas las empresas que sta contiene. Al abrir una empresa, se visualizan un conjunto de elementos que representan su estructuracin interna dentro de ContaPyme. Como elementos de la estructura estn: empresas, centros de costos, inventarios, empleados, activos fijos, etc. Cada elemento del rbol, en forma genrica se denomina nodo. El conjunto estructurado de nodos y sus hijos y los hijos de stos se denominan el rbol de nodos. El manejador de nodos es de suprema importancia ya que desde all se puede: Crear empresas. Llamar los programas principales. Crear la estructura de centros de costos de las empresas. Crear los diferentes inventarios, empleados, activos, etc. que se manejarn en la empresa. Ejecutar acciones sobre ellos, tales como adicionarles registros, modificarlos, eliminarlos, recodificarlos, verificarlos, etc. Solicitar informes, grficos o reportes de cada empresa o de cada uno de los nodos. Etc.

El manejador de nodos es por excelencia el principal programa para crear las empresas y los centros de costos y maestros de que la empresa se compone, as como para llegar a las diferentes opciones de cada uno de sus nodos. El manejador de nodos es tambin una de las mejores rutas para obtener informacin o reportes de alguno de los nodos del rbol. Al hacer clic sobre los [+] a la izquierda de cada nodo, se abren y muestran los nodos hijos. Observe el siguiente ejemplo:
Clic

Clic Clic El signo - indica que ya est abierto.

La ausencia de signo, significa que no tiene hijos.

A c c i o n es s o b r e l o s n o d o s .
Cada tipo de nodo permite que se ejecuten un conjunto de acciones sobre l. Para obtener el listado de posibles acciones que se permiten sobre un nodo, simplemente seleccinelo y luego haga clic derecho sobre l. Se visualizar un men emergente con la lista de acciones posibles del nodo seleccionado.

Estas son las acciones disponibles para el nodo seleccionado.

Captulo 4: Componentes principales del sistema.

24-5

En el siguiente ejemplo se hace clic derecho sobre el nodo rea de trabajo: Ejemplo de ContaPyme y se muestran todas las acciones que se pueden ejecutar sobre ese nodo.

Cr eac i n d e n o d o s .
Para crear o adicionar nodos al rbol, se debe primero identificar el nodo al cual se le crear el hijo y luego hacer clic derecho del mouse, con el fin de ver las acciones disponibles del nodo.

Par a c r ear u n a em p r es a s e d eb e p o s i c i o n ar en el n o d o r ea d e t r ab aj o
Por ejemplo, para crear una empresa nueva, se debe seleccionar el rea de trabajo. Hacer clic sobre el botn derecho del mouse y seleccionar la accin de Crear empresa. Se visualiza un asistente que le ir preguntando por los datos necesarios para la creacin de una nueva empresa. La nueva empresa que se cree ser hija de rea de trabajo: Ejemplo ContaPyme y ser hermana de la empresa La Orqudea. Luego de crear la empresa, se puede entonces crear la estructura de centros de costos y los dems tipos de nodos que apliquen a las necesidades particulares de la empresa. Recurdese que siempre se debe posicionar en el nodo padre para crear nodo hijo.

Paso 1: Seleccione el nodo rea de trabajo. Paso 2: Seleccione la accin de Crear empresa.

Cr eac i n d e l o s c en t r o s d e c o s t o s .
Para crear los centros de costos se debe seguir el mismo principio de posicionarse primero en el padre inmediato y presionar el botn derecho del mouse para seleccionar la opcin adecuada de crear.

Crear un centro de costos.

Par t es p r i n c i p al es d e l a v en t an a d el m an ej ad o r d e n o d o s .
El manejador de nodos adems de visualizar el rbol con la estructura de los nodos que representan la estructura del rea de trabajo y de cada una de las empresas que contiene, presenta otras partes con las que el usuario se debe familiarizarse.

El No d o d e Reg i n .
Este nodo tiene como hijos todos los maestros que almacenan informacin regional y que son visibles por todas las empresas que se creen en un rea de trabajo. Por ejemplo, el maestro de terceros almacena todos los terceros que se utilizan en las empresas del rea de trabajo. Para entrar a modificar cualquiera de estos maestros, se debe hacer doble clic sobre el nodo.

Los nodos hijos de regin contienen informacin que es visible desde cualquier empresa del rea de trabajo.

Doble Clic para modificar su informacin.


24-6 InSoft Ltda. Ingeniera de Software.

El I n s p e c t o r d e d a t o s .
En primer lugar observe en la barra de botones (parte superior de la ventana del manejador de nodos), el botn Inspector. Este botn ser muy familiar para los usuarios de ContaPyme, pues al presionarlo se activa la visualizacin de un pnel derecho que en lo sucesivo se denominar INSPECTOR, puesto que permite entre otras inspeccionar qu datos tiene el elemento seleccionado, qu acciones se pueden realizar sobre l, qu reportes, informes o grficos se pueden obtener de l, etc. Al visualizar el inspector de datos la ventana lucir como sigue: A continuacin se describen las pestaas que conforman el inspector de datos. El inspector de datos siempre visualizar la informacin correspondiente al nodo seleccionado en el rbol.

Botn para activar o desactivar el Inspector de datos del nodo seleccionado. Nodo seleccionado.

Nodo seleccionado.

Inspector de datos del nodo seleccionado.

Datos: Permite visualizar la informacin o datos del nodo seleccionado. Se puede usar para modificar la informacin.

Acciones: Presenta el conjunto de acciones que se pueden realizar sobre el nodo seleccionado. Es el mismo conjunto de acciones que aparece al presionar el botn derecho sobre el nodo. Informes: Presenta la lista de informes, reportes y grficos que se pueden obtener del nodo seleccionado. Ficha tcnica: Presenta un conjunto de micro informes que permiten visualizar en forma inmediata informacin, datos y grficos del nodo seleccionado.

Captulo 4: Componentes principales del sistema.

24-7

El m an ej ad o r d e o p er ac i o n es .
El manejador de operaciones es otra de las ventanas con las que el usuario se debe familiarizar, ya que es de vital importancia para el manejo de ContaPyme. El manejador de operaciones es una ventana especializada para el manejo de los registros de las operaciones. Por medio de esta ventana, es que regularmente se registra la informacin de las operaciones y se registran los movimientos contables. El manejador de operaciones puede llegar a ser el programa ms utilizado de todo el sistema, ya que la tarea de registro es en ocasiones voluminosa. El manejador de operaciones permite realizar varias tareas: Registrar nuevas operaciones. Procesar las operaciones. Desprocesar las operaciones en conjunto o de manera individual. Modificar, eliminar o verificar las operaciones. Filtrarlas o agruparlas en conjuntos de ao y mes o semana. Ver el movimiento generado por el proceso de cada operacin. Ver el registro de procesamiento de cada operacin. Buscar operaciones por cualquier campo. Agrupar las operaciones en conjuntos para su manipulacin. Llamar reportes de estados financieros. Exportar o importar operaciones desde otro ContaPyme. Etc.

Observe que cada registro es una operacin que ya ha sido registrada en ContaPyme.

Reg i s t r o d e n u ev as o p er ac i o n es .
Para el registro de acciones, hechos o eventos administrativos, ContaPyme cuenta con un amplio conjunto de asistentes denominados Operaciones.

Ej em p l o 1: Reg i s t r o d e m o v i m i en t o c o n t ab l e.
El registrar movimiento contable es tal vez la operacin mas llamada por los contadores. Para adicionar un comprobante de contabilidad, ejecute los siguientes pasos: Inmediatamente se visualizar el asistente para el registro de movimiento contable. Cada asistente para el registro de operaciones consta de dos o ms pasos:

Clic para adicionar un comprobante de movimiento contable.

24-8

InSoft Ltda. Ingeniera de Software.

Paso 1: El paso 1 de todas las operaciones consiste en registrar la identificacin completa de la operacin, donde se debe tener especial cuidado con la fecha del soporte.

1: Digite el nmero del documento.

2: Seleccione la fecha del soporte.

3: Siguiente.

Paso 2: Registre el movimiento contable.


En este espacio se registran los asientos contables.

Si est chequeado Auto procesar , al aceptar la operacin ser procesada.

Al presionar Aceptar el sistema verifica y graba la informacin.

Ej em p l o 2: Reg i s t r o d e u n a o p er ac i n d e v en t a d e p r o d u c t o s .
Como se ha explicado, ContaPyme es un sistema basado en operaciones y por tanto, para ciertas acciones o eventos particulares existen operaciones especializadas para su registro. Para adicionar la operacin de venta del ejemplo, basta con ejecutar los siguientes pasos: Una vez seleccionada la opcin correcta, se visualizar un asistente especializado en solicitar la informacin necesaria para poder registrar los datos del tipo de operacin seleccionada. Para el ejemplo el asistente preguntar por todos los datos de una venta a travs de un asistente de 6 pasos que no es del alcance de este captulo. Para mayor informacin sobre operaciones, ver el documento: El manejador de operaciones.

1: Adicin. Seleccione el cono de men asociado al botn para que se visualice el listado de categoras.

2: Seleccin de categora.

3 : Seleccin de operacin.

Captulo 4: Componentes principales del sistema.

24-9

Pr o c es o d e l a o p er ac i n .
Una vez se ha registrado la operacin, aparecer como un registro en la ventana de operaciones. Cada registro corresponde a una nueva operacin. Las operaciones que no han sido procesadas, no afectarn el sistema de informacin y por lo tanto no afectarn los informes, los clculos y los reportes. La informacin suministrada en las operaciones que no han sido procesadas no es visible por las otras operaciones. Si por ejemplo en una operacin se crea un activo #5 (y no se procesa) y en otra operacin posterior se valoriza ese activo #5, la operacin de valorizacin producir error, pues dir que el activo #5 no existe. Cuando se procese la operacin de creacin, entonces la operacin de valorizacin procesar sin errores. Al procesar una operacin, ContaPyme utiliza un sistema inteligente de interpretacin de informacin (S.I.I.I.) que se encarga de interpretar todos los datos suministrados y convertirlos en transacciones contables, de ejecucin presupuestal, de inventarios, de activos, de estadsticas, etc, segn aplique. ContaPyme siempre trata de aprovechar hasta el mas insignificante dato para llevarlo al sistema de informacin. Una vez que una operacin es procesada se pone en modo de SOLO LECTURA lo cual indica que no puede ser modificada (esto se puede visualizar por el color gris que adopta). Para procesar la operacin, se dispone de varias opciones, entre ellas la que se describe a continuacin:

Observe la casilla que indica que esta operacin ya ha sido procesada. Observe la casilla que indica que la operacin NO ha sido procesada.

1: Seleccione la operacin a procesar. 3: Seleccione la accin de procesar, para iniciar el proceso de la operacin.

2: Clic derecho abre en men de acciones que se pueden ejecutar sobre la operacin seleccionada.

Si en el futuro, por alguna circunstancia se desea cambiar los datos de la operacin, es necesario desprocesarla o indicarle al sistema la accin de Modificar operacin, lo cual la desprocesa antes de permitir su modificacin.

Des p r o c es o d e l a o p er ac i n .
El Desproceso de una operacin consiste en devolver la accin de procesamiento, es decir, se deshacen todos los datos que se haban generado al proceso de la operacin y por tanto la informacin de la operacin no se reflejar en los informes, reportes y grficos. La accin de Desprocesar una operacin normalmente se lleva a cabo con el fin de modificarla o bien volverla a procesar bajo diferentes circunstancias.

2 4 - 10

InSoft Ltda. Ingeniera de Software.

Observe la casilla que indica que esta operacin ya ha sido procesada.

1: Seleccione la operacin a desprocesar. 2: Clic derecho abre en men de acciones que se pueden ejecutar sobre la operacin seleccionada. 3: Seleccione la accin de desprocesar, para iniciar la accin de desproceso.

Im p r es i n d e d o c u m en t o s s o p o r t e d e l a o p er ac i n .
Cada operacin cuenta con un conjunto de formatos en los que se puede imprimir su documento soporte. Por ejemplo, una venta de productos se podra imprimir como: Un comprobante de ingreso. Una factura de venta. Una nota de contabilidad.

La impresin del documento soporte de una operacin se puede hacer de dos formas:

Im p r es i n d es d e l a o p er ac i n .
Desde el asistente de edicin o visualizacin de informacin de la operacin, se selecciona el botn de impresin. Entonces aparece la caja de dilogo de impresin de documentos que se describe mas abajo.

Imprimir documento soporte.

Captulo 4: Componentes principales del sistema.

2 4 - 11

Im p r es i n d es d e el m an ej ad o r d e o p er ac i o n es .
Estando sobre el manejador de operaciones se siguen los pasos que se describen a continuacin: Paso 1: Selecciona la operacin que se desea imprimir. Paso 2: Presione Clic derecho. Paso 3: Seleccione la opcin de Informes. Paso 4: Seleccione la opcin de Imprimir documento. Entonces aparece la caja de dilogo de impresin de documentos soporte.

Paso 1: Seleccione la operacin.

Paso 2: Clic derecho.

Paso 3: Clic.

Paso 4: Clic.

Caj a d e d i l o g o p ar a i m p r es i n d e d o c u m en t o s s o p o r t e.
Esta caja de dilogo permite seleccionar el formato del documento a imprimir, el nmero de copias y el tipo de papel a utilizar.

2 4 - 12

InSoft Ltda. Ingeniera de Software.

Ej e m p l o d e d o c u m e n t o d e i m p r e s i n d e l a f a c t u r a d e v e n t a :

Co n f i g u r ac i n d e l o s d o c u m en t o s s o p o r t e d e i m p r es i n .
Cada uno de los documentos soporte de impresin se puede modificar y adecuar a las necesidades del usuario. Por ejemplo se les pueden adicionar observaciones, cambiar las mrgenes, hacer que se imprima o no el nombre de la empresa, de tal forma que se respete el logotipo preimpreso de la empresa cuando este exista.

Des c r i p c i n d el i n s p ec t o r d e d at o s d el m an ej ad o r d e o p er ac i o n es .
El manejador de operaciones est dotado de un inspector de datos con muchas pestaas que pueden ayudar mucho en todo el proceso de grabacin de la informacin de las operaciones. A continuacin se hace una breve descripcin de cada una de sus pestaas.

Pes t a a d e d at o s .
Esta se encarga de visualizar los datos de encabezado de la operacin. Adicionalmente se puede escribir comentarios para cada operacin en el campo de Comentarios.

Captulo 4: Componentes principales del sistema.

2 4 - 13

Pes t a a d e ac c i o n es .
Esta se encarga de visualizar todas las acciones disponibles para actuar sobre la o las operaciones seleccionadas. Estas acciones tambin se visualizan cuando se presiona el botn derecho del mouse sobre el rea de los registros de las operaciones. Hay grupos de acciones que actan sobre una operacin, otras sobre las seleccionadas, otras sobre la lista visible segn el filtro aplicado y otras sobre absolutamente todas las operaciones grabadas en el sistema.

Pes t a a d e i n f o r m es .
Esta presenta todos los informes de uso frecuente que pueden ser llamados desde el manejador de operaciones. Principalmente se destaca la primera opcin de Imprimir documento, la cual visualiza los formatos en que puede ser impresa la operacin seleccionada. Por ejemplo, para imprimir una venta como una factura o como un comprobante de ingreso o bien como una nota de contabilidad.

Pes t a a d e m o v i m i en t o .
Esta visualiza el movimiento contable que se genera despus de procesada una operacin. Note que los dbitos y los crditos aparecen en miles. Al final aparecen totalizados (tambin en miles). Para hacer aparecer este pnel se puede hacer doble clic sobre una de las columnas de Entra o de Sale. El botn superior de Explorar movimiento operacin se utiliza para visualizar los diferentes movimientos que ha generado el proceso de la operacin para los otros mdulos.

Pes t a a d e f i c h as .
Esta presenta las fichas de resumen de la informacin que se est digitando. Presenta el saldo de cuentas, el grfico de cuentas de efectivo como caja y bancos, el estado de las cajas y de los bancos e incluso un balance resumido a las cuentas de primer nivel. Toda esta informacin es de mucha utilidad para estar chequeando el estado de la informacin contable. Estas fichas pueden ser configuradas por el usuario para cambiar a que se vean los saldos de otras cuentas o se grafiquen otras cuentas (botn derecho del mouse sobre la ficha y seleccione configuracin).

2 4 - 14

InSoft Ltda. Ingeniera de Software.

Pes t a a d e r eg i s t r o .
Esta presenta los comentarios resultantes de la verificacin y del proceso de una operacin. Los comentarios en verde son nicamente informativos. Los comentarios en azul son alarmas que se deben tener en cuenta para revisin del usuario, pero no necesariamente son errores. Los comentarios en rojo son errores que han impedido el proceso de la operacin. Para visualizar esta pestaa se puede hacer doble clic sobre una de las columnas de Errores o Alarmas.

Pes t a a d e Fi l t r o s .
Esta se encarga de filtrar el listado de operaciones para visualizar nicamente las operaciones que correspondan a un periodo seleccionado. Si se marca la opcin de filtrar ao, en la lista de operaciones solo sern visibles las operaciones correspondientes al ao que se seleccione. Si adems se marca la opcin de filtrar mes, en el pnel solo se visualizarn las operaciones correspondientes al mes que se seleccione. Igual sucede si se marca la opcin de filtrar semana.

Pes t a a d e o p c i o n es .
Esta presenta opciones de visualizacin de las operaciones que pueden ser puestas de acuerdo a los gustos del usuario. Accionando el botn de Configuracin adicional se llega a una ventana que permite establecer configuraciones de comportamiento de las operaciones.

Ex p l o r ad o r es d e m o v i m i en t o .
Recurdese que cada operacin, al ser procesada, es convertida en registros contables, de inventarios, de nmina, de activos, etc., que en trminos generales son denominados movimientos. Las tablas de movimiento son la base de informacin para la mayora de los informes que puede presentar ContaPyme.

Las operaciones generan diversos tipos de movimiento.


Los exploradores de movimiento son una serie de programas especiales que permiten visualizar y manipular todo el movimiento raso que se va almacenando en el sistema como resultado del proceso de las operaciones.

1 : Seleccione el explorador de movimiento Contable.

Captulo 4: Componentes principales del sistema.

2 4 - 15

Estos son una magnfica herramienta de consulta de informacin, donde en forma dinmica se puede clasificar el movimiento por uno o varios campos (arrastrando y soltando columnas), se pueden generar informes, se puede exportar la informacin a formato de MS-Excel o a otros tipos de formatos estndar. El explorador de movimiento inicialmente presenta un conjunto bsico de columnas de informacin de todos los registros que se hayan generado en el proceso de las operaciones.

A g r u p ac i n d e d at o s .
Ejemplo de agrupamiento de datos con slo arrastrar y soltar. El usuario puede determinar el conjunto de columnas a visualizar en el explorador (slo con arrastrar y soltar) y puede arrastrar los encabezados de las columnas al rea gris de la parte superior para hacer que el movimiento se agrupe por esos campos de datos. Considere el anterior ejemplo donde el usuario ha arrastrado hacia el rea gris de agrupacin los encabezados de las columnas de Cuenta-Cd, Mes y Tercero. Con solo hacer esto, el explorador ha agrupado todos los registros en ese orden, los ha totalizado y ahora el usuario puede consultar datos de su inters.

Observe que el usuario puede estructurar la informacin como requiera, slo arrastrando los encabezados de las columnas a esta rea.

Observe el indicador de ordenamiento de cada grupo.

Observe que cada grupo y sub-grupo se totaliza automticamente.

Cada explorador tiene un conjunto distinto de columnas por las que se pueden establecer cientos de agrupaciones de datos para consultas, auditoria, bsqueda de errores o descuadres, etc.

St o c k d e c o l u m n as (Co l u m n as d i s p o n i b l es ).
Adems de las columnas visibles, el usuario puede visualizar todas las columnas disponibles en un momento dado para visualizar en el explorador. Para ello haga clic derecho y seleccione la opcin de Organizar columnas. Cada una de las columnas disponibles se puede arrastrar hasta el rea de encabezados del explorador y se adicionar como una nueva columna de visualizacin. Tambin se podr arrastrar al rea de agrupacin y se convertir en un tem de agrupacin.

Fi l t r ad o d e c o l u m n as .
Otra caracterstica importante es la capacidad de los exploradores y de los maestros de filtrar las columnas. Para esto se debe activar la opcin de [Inspector de datos > Pnel de opciones > Activar filtros de columna]. As los encabezados de las columnas visibles variarn, mostrando a su derecha un botn de men, que al presionarse visualizar los posibles filtros a aplicar sobre cada columna.

Clic para seleccionar el filtro para la columna.

2 4 - 16

InSoft Ltda. Ingeniera de Software.

May o r i n f o r m ac i n .
Para obtener mayor informacin sobre los componentes principales del sistema, puede consultar los tpicos abajo relacionados, en: la ayuda en lnea de ContaPyme, los documentos electrnicos que acompaan el sistema, o bien, en los documentos electrnicos disponibles para descarga desde Internet ( www.ContaPyme.com?descargar ). El manejo de reas de trabajo. Manejo y mantenimiento de copias de seguridad. El manejador de nodos. Creacin de la empresa y los centros de costos. El manejador de operaciones. Los maestros. Mdulo de contabilidad.

La versin de ContaPyme descargada desde Internet no incluye algunos de estos documentos de ayuda y por lo tanto deben ser descargados por separado.

Captulo 4: Componentes principales del sistema.

2 4 - 17

Captulo

5
CREACIN DE LA EMPRESA Y LOS CENTROS DE COSTOS.
In t r o d u c c i n .
En este captulo se pretende explicar en detalle la creacin de la empresa y el trabajo con centros de costos; explicar los diversos tipos de centros de costos y sus posibilidades de codificacin y manejo. Si la empresa no tiene inters en lo relacionado a los centros de costos, se recomienda saltar las secciones que a ellos se refieren. En este captulo se vern los siguientes temas: Creacin de la empresa. Los centros de costos. Grupos de centros de costos. Acciones sobre centros de costos.

Cr eac i n d e l a em p r es a.
Una empresa se define como una actividad econmica organizada para la produccin o comercializacin de bienes y/o servicios. En ContaPyme se pueden crear cientos de empresas (limitado nicamente por las capacidades del computador y la licencia de uso de que se disponga). Las empresas pueden ser de diferentes tipos. Cada vez, ContaPyme es capaz de manejar ms tipos de empresas, desde comerciales, agrcolas, pecuarias, de manufactura, etc. Para cada tipo de empresa, ContaPyme puede ofrecer diferentes posibilidades, opciones y reportes. Las empresas se pueden manejar por reas de trabajo. Un rea de trabajo puede contener una o cientos de empresas.

Captulo 5: Creacin de la empresa y los centros de costos.

25-1

El crear varias empresas en un rea de trabajo, permite que se puedan hacer informes conjuntos y configuraciones comunes a todas. El crear una empresa por rea de trabajo, permite tener absoluta independencia en cada empresa, tal como si estuviesen en computadores separados.

Mu y i m p o r t an t e c o l o c ar s i em p r e l a f ec h a d e t r ab aj o .
Hay algo de gran importancia que siempre debe recordarse cuando se van a crear las empresas y los centros de costos: Verificar la fecha de trabajo, puesto que ContaPyme por ser un sistema basado en el tiempo, las empresas y los centros de costos slo existirn a partir de su fecha de creacin. La fecha que el sistema interno toma como la fecha de creacin es la fecha de trabajo. IMPORTANTE: Antes de crear empresas o centros de costos, ponga la fecha de trabajo correctamente. Puede ser la fecha en la que se har el cargue inicial de saldos.

Pas o s p ar a l a c r eac i n d e l a em p r es a.
La creacin de la empresa es muy sencilla y se realiza en unos pocos pasos. Sitese en la ventana del manejador de nodos [Men principal > Programas > Manejador de nodos].

2: Clic derecho. 1: Seleccione rea de trabajo. 3: Clic.

Los tipos de empresas que aparecen en el men estn limitados a la licencia de uso que se haya adquirido. Una vez seleccionada la accin de CREAR EMPRESA, se visualiza un mensaje informativo de gran importancia. Muy importante: El sistema confirma con el usuario la fecha de creacin de la empresa. La empresa empezar a existir en ContaPyme slo a partir de la fecha de trabajo de su

creacin, por lo tanto, debe colocar la fecha de trabajo correctamente antes de crear la empresa. Si luego de creada la empresa, coloca la fecha de trabajo a una fecha anterior a la fecha en que cre la empresa, sta no ser visible. Luego se solicita el cdigo que se le asignar a la empresa. Debe ser un dato numrico entre 1 y 32767. Si se trata de la primera empresa se recomienda codificarla como la nmero 1, la segunda como la nmero 2, etc. Una vez asignado el cdigo se visualiza el asistente para la creacin de la empresa, que paso a paso le ir solicitando al usuario toda la informacin necesaria para la creacin. Importante: De acuerdo a la licencia de ContaPyme que se haya instalado, el sistema presentar diferentes secuencias de, pasos solicitando en unos casos mas informacin de los que presenta este documento.

Verifique!!

Clic.

25-2

InSoft Ltda. Ingeniera de Software.

Nomenclatura.
Recuerde que los colores de los campos de edicin tienen significado:

Color Blanco Verde claro Gris claro

Descripcin El campo es requerido u obligatorio. El campo es opcional. No pasa nada si no se suministra el dato. El campo es de solo lectura. La informacin que aparece en l es slo informativa.

Paso 1: Informacin de la empresa.

Paso 2: Contina solicitando informacin adicional.

Paso 3: Informacin legal. Debe especificarse el tipo de sociedad de la empresa y el nmero de identificacin.

Captulo 5: Creacin de la empresa y los centros de costos.

25-3

Paso 4: Clasificacin legal. La pgina de clasificacin legal presentar una serie de atributos especiales definidos para cada pas, que servirn para determinar y clasificar una empresa. Estos sern de mucha utilidad para el clculo automtico de impuestos y descuentos en las diferentes operaciones donde aplique. Estos atributos funcionarn en conjunto con los atributos de cada tercero con el que se desarrollen transacciones y por las reglas que se definan en los conceptos de cargos y descuentos. Ver el documento electrnico Mdulo de Contabilidad > captulo de Configuraciones. Para adicionar o modificar los atributos de configuracin legal ir a [Men Principal > Mantenimiento > Opciones de usuario...]. Paso 5: Centros de costos. En este paso de la creacin de la empresa, el usuario puede crear los centros de costos iniciales con que contar la empresa. Los centros de costos se crearn con valores por omisin y ser responsabilidad del usuario revisar los atributos con los que se crea cada centro de costos, por medio del rbol de nodos. Este paso de creacin de centros de costos puede ser omitido en este asistente y los centros de costos pueden ser creados a travs del rbol de nodos. Siempre es obligatorio por lo menos crear un centro de costos denominado Gastos empresariales, al cual se le imputarn todos los costos y gastos generales. Note que el sistema lo sugiere con el cdigo 1. Pero esto puede ser modificado por el usuario. Algunas empresas que no deseen trabajar por centros de costos, no necesitarn crear mas centros de costos. El diseo de la estructura de centros de costos es muy particular a cada empresa y se debe hacer con criterio de costeo y seguimiento. Es muy recomendable invertir unos momentos en pensar muy bien en esta estructura, para luego obtener los resultados requeridos. Para mayor informacin ver en el documento electrnico Creacin de la empresa y los centros de costos. Los centros de costos para la empresa de ejemplo, podran ser los siguientes:

25-4

InSoft Ltda. Ingeniera de Software.

Paso 6: Gastos empresariales generales. Se debe especificar el centro de costos que ser considerado el centro de costos y gastos empresariales generales. Regularmente es el inicialmente recomendado por ContaPyme en el paso anterior, el 1. Al centro de costos Gastos generales empresariales se le imputarn todos aquellos gastos que no es fcil imputarlos directamente a los otros centros de costos especficos. Ejemplo: El servicio de alumbrado. Posteriormente se pueden establecer criterios de distribucin que permitan repartir esos gastos generales entre otros centros de costos (segn los requerimientos de costeo de la empresa). Cuando el sistema, en su proceso interno no pueda determinar el centro de costos al cual se le imputar un gasto, lo llevar a este centro de costos. Paso 7: Rtulo para reportes. Se debe definir el rtulo que se deber imprimir en los reportes de la empresa, desde una factura o comprobante de egreso, hasta un balance o estado de ganancias y prdidas. Una vez definido el rtulo, los reportes lo llevarn en su encabezado. Hay ciertos documentos que permiten configuracin para establecer que, por ejemplo, no se imprima el rtulo, o que se imprima en la derecha, etc.

Observe la nueva empresa creada.

Observe los centros de costos creados.

Recuerde entrar a cada centro de costos a revisar sus atributos.

Captulo 5: Creacin de la empresa y los centros de costos.

25-5

Un reporte lucir como sigue:

Paso 8: Atributos adicionales. Se presenta un listado de atributos adicionales que opcionalmente se pueden definir para la empresa. En una versin posterior, estos atributos sern definidos por el usuario.

Paso 9: Final. El sistema explica en forma general los pasos que se deben seguir en el proceso de creacin de la empresa, la estructura de centros de costos y el cargue inicial de saldos. Una vez creada la empresa, sta se visualizar en el rbol de nodos junto con todos sus centros de costos. Cada centro de costos debe ser revisado para determinar que todos sus atributos estn correctamente suministrados. Adems, se pueden crear sub-centros de costos y muchos otros tipos de centros de costos de acuerdo a los requerimientos de la estructura de costos que se est creando para la empresa.

L o s c en t r o s d e c o s t o s .
Tambin llamados centros acumuladores de costos e ingresos. Un acumulador de costos es una parte bien definida de la empresa (fsica o conceptual) a la cual se le desea hacer seguimiento detallado de sus costos (y de ser posible de los ingresos que ste genera). Es decir, llevarle un registro detallado de los costos, gastos e ingresos que se le pueden cargar directamente a esa parte de la empresa. El entendimiento del concepto de centro acumulador de costos es fundamental para poder llevar a cabo el seguimiento de la empresa y sus recursos. Por lo tanto, hasta no entender plenamente los centros de costos y los conceptos relacionados, no debe procederse con la creacin de la estructura de centros de costos. El centro de costos se encargar entonces de ir acumulando todos los egresos e ingresos que se le atribuyan o se le imputen a una determinada rea de la empresa que represente y en cualquier momento se podr obtener informes sobre su estado, los gastos, los costos y los ingresos que se le han atribuido.

25-6

InSoft Ltda. Ingeniera de Software.

Entonces, esa parte de la empresa a la que se le va hacer el seguimiento se le llama centro acumulador de costos e ingresos que normalmente tambin se denomina centro de costos . En trminos muy generales se podra decir que la empresa puede considerarse como un solo centro acumulador de costos. Algunos lo consideran as, pero no permite anlisis separados de sus diferentes reas de trabajo, de produccin o de explotacin. Si al usuario le interesa hacer un seguimiento detallado de los costos de la empresa, posiblemente la dividir en partes bien definidas a las cuales les llevar las cuentas de los gastos, costos e ingresos que se le puedan cargar a ellos directamente. De esta forma se obtiene mayor nivel de informacin para el control, seguimiento y para la toma de decisiones. Es importante que los centros de costos sean muy bien definidos conceptualmente y que se les pueda llevar la informacin con relativa facilidad. Un ejemplo comn de centros acumuladores de costos son los departamentos en que se divide una empresa. Un centro de costos no es necesariamente una parte fsica de la empresa, puede ser algn tipo de gastos a los que se les desee hacer seguimiento, por ejemplo, si se le desea hacer seguimiento a todos los gastos de vehculos, se creara un centro de costos Gastos vehculos. Otro ejemplo, podra ser el caso de un centro de costos de Gastos inauguracin sede o Gastos orden de trabajo no. 261. La determinacin de los centros de costos en que se desea dividir la empresa para el seguimiento de los costos depende de las necesidades de cada usuario y de las caractersticas de cada empresa. Esto tambin depende mucho del criterio gerencial con que se maneje el negocio. El caso de los vehculos como centro de costos depende de si se considera necesario o no. Por ejemplo, si en la empresa desean saber con buena aproximacin los costos en que se est incurriendo por el uso de los vehculos en cada mes, se deber definir a los vehculos como un centro acumulador de costos. Si por el contrario, esto no tiene ningn significado para el usuario, posiblemente los gastos de los vehculos sern clasificados dentro de un centro de acumulacin de costos general de la empresa o de algn departamento que sea responsable de ellos. Suponga una pequea firma de ingeniera propietaria de una volqueta, la cual se dedica a las actividades de la construccin. Esta empresa desea hacer una evaluacin de s es conveniente vender la volqueta y contratar el servicio cuando se necesite, o bien, seguir con la volqueta y acarrear con sus costos. A este usuario posiblemente le sea conveniente establecer como centro de costos separado a la volqueta. De esta forma, al final de cada periodo podr conocer todos los gastos que se le hicieron a la volqueta y por cuales conceptos (gasolina, conductor, mantenimiento, repuestos, impuestos, seguros, aceite, engrasados, etc).

Es t r u c t u r ac i n d e l o s c en t r o s d e c o s t o s .
Con el fin de hacerle seguimiento a los diferentes centros de costos y adems poder llegar a conocer los gastos de los departamentos, de las rdenes de trabajo o los costos reales de produccin de cada uno de los productos, es necesario dedicarle unos minutos adicionales a pensar en una buena estructura de centros de costos para la empresa. Hay muchas razones para obtener una buena estructuracin de la empresa en centros de costos. Determinar el verdadero costo de produccin de cada unidad producida. Conocer los costos reales de ciertas reas de la empresa (departamentos, secciones). Para organizar la empresa en sub-unidades mas pequeas y fciles de organizar. Para identificar lneas de produccin o centros de costos que estn dando prdidas o ganancias. Para encontrar el punto de equilibrio econmico. Para comparar diferentes opciones. Para entender el negocio y sus diferentes componentes. Para tomar mejores decisiones. Para planear con base en informacin precisa. Para compararse con los competidores y ser ms competitivo. Para determinar las actividades a las que se les debe reducir los costos. Para determinar las actividades que no generan valor agregado y se pueden eliminar. Para determinar si inversiones en tecnologa pueden reducir los costos de las actividades. Etc.

Captulo 5: Creacin de la empresa y los centros de costos.

25-7

Su b -c en t r o s d e c o s t o s .
Los centros de costos se pueden crear a dos niveles. Centros de costos e hijos de los centros de costos llamados sub-centros de costos o bien, centros de costos de segundo nivel. Las imputaciones de ingresos y egresos se le pueden hacer al centro de costos o al sub-centro de costos. Para referirse al sub-centro de costos se registra el cdigo del centro de costos, y luego el smbolo de dos puntos : y luego el cdigo del sub-centro de costos.

Sub-centros de costos.

En el siguiente ejemplo el centro de costos 3:1 hace referencia a la Seccin de contabilidad, mientras que el centro de costos 3 hace referencia directa Departamento administrativo.

No d o s ag r u p ad o r es .
Con el fin de organizar los centros de costos en grupos de acuerdo a los requerimientos de la empresa, se han creado los nodos agrupadores de centros de costos. Un nodo agrupador no es un centro de costos, pero se le pueden imputar datos como a los centros de costos. Las Nodo agrupador. imputaciones de ingresos o egresos a los nodos agrupadores sern inmediatamente distribuidos entre los centros de costos hijos del agrupador y que estn vigentes a la fecha de la imputacin.

Co d i f i c ac i n d e c en t r o s d e costos.
La codificacin de los centros de costos debe hacerse sistemtica y consistentemente. Se deben establecer ciertas reglas para llegar a una codificacin consistente y apropiada a los requerimientos de la empresa. Los cdigos de centros de costos y de nodos distribuidores en general deben tener las siguientes caractersticas: Mximo de 10 caracteres para el Centro de costos. Mximo de 10 caracteres para el sub-centro de costos. El centro de costos se separa del sub-centro de costos por : dos puntos. Los cdigos pueden usar dgitos alfabticos y numricos. Los centros de costos permanentes, tales como departamentos de la empresa o lneas permanentes de produccin, se pueden enumerar con cdigos simples.

Ejemplos de centros de costos permanentes. Ejemplo con cdigos simples.


1 1:1 1:2 Departamento administrativo. Seccin de personal. Seccin de contabilidad.

25-8

InSoft Ltda. Ingeniera de Software.

1:3 2 3

Seccin de tesorera. Departamento de diseo. Departamento de servicios.

Ejemplo con cdigos nemotcnicos.


Note en este ejemplo y en el anterior que el centro de costos Departamento administrativo es en si un centro de costos al cual se le pueden imputar los costos y gastos de la oficina del jefe del departamento administrativo. DA Departamento administrativo.

DA:PER Seccin de personal. DA:CNT Seccin de contabilidad. DA:TES Seccin de tesorera. DD DS Departamento de diseo. Departamento de servicios.

Cen t r o s d e c o s t o s t r an s i t o r i o s .
Los centros de costos transitorios, los cuales nacen, tienen vida dentro de la empresa por un tiempo y luego se terminan, se pueden codificar a travs de cdigos compuestos que los identifican y los distinguen de los otros. Este es el caso de las rdenes de produccin, rdenes de trabajo, proyectos o en el caso de empresas agrcolas, pueden ser los cultivos transitorios.

Ejemplo de rdenes de produccin.


Note que el nodo OP3 Ordenes de produccin 2,003 es un nodo agrupador. En la codificacin se ha utilizado las letras OP para denotar Ordenes de produccin y el dgito final 3 para especificar que son las del 2003. Igual podra hacerse la codificacin para que denotaran las semanas, los meses o los semestres. OP3 OP3:001 OP3:002 Ordenes de produccin de 2003. Orden de produccin 001 del 2,003. Orden de produccin 002 del 2,003.

Gr u p o s d e c en t r o s d e c o s t o s .
Un nodo agrupador puede contener muchos centros de costos hijos. Cuando un valor (ingreso o egreso) es imputado a un nodo agrupador o a un nodo distribuidor , ste repartir sus valores entre sus hijos, pero nicamente entre los que se encuentren vigentes a la fecha de la imputacin (fecha de soporte). Considrese el siguiente diagrama, donde se han representado los centros de costos y sus vigencias en un cronograma. El nodo principal es el nodo OT04: Ordenes de trabajo ao 2004. A este nodo se le van creando centros de costos hijos que corresponden a las rdenes de trabajo que se van desarrollando en una empresa, las cuales se van numerando en orden de entrada: 024, 025, etc. Para el caso supondremos que se trata de una empresa de confecciones por pedido, donde entran muy diversos pedidos y a cada uno se le hace una orden de trabajo cuando empiezan (se crea un centro de costos) y se finaliza el centro de costos cuando se termina con la orden. Por ejemplo, las rdenes de trabajo podran ser las siguientes: La orden OT024 es para confeccionar 120 camisetas blancas. La orden OT025 es para confeccionar 500 pantalonetas de ftbol.
2

Los nodos distribuidores estn disponibles en licencias que incluyan centros de costos especiales.

Captulo 5: Creacin de la empresa y los centros de costos.

25-9

La orden OT026 es para confeccionar 200 chaquetas con publicidad. La orden OT027 es para confeccionar 1200 bolsos con publicidad. La orden OT028 es para confeccionar 800 overoles para obreros.

Cuando estn en ejecucin, hay muchos valores (gastos e ingresos) que es claro que se le deben cargar a una determinada orden de trabajo, como por ejemplo: Egreso de almacn de 100 yardas de tela blanca para camisas con cargo a la orden OT124. Egreso de 600 metros de tela gruesa de lona para bolsos, con cargo a la orden OT027. Gastos de impresin de logo empresarial a 200 chaquetas con cargo a la orden OT026. Gastos de 12 jornales de mano de obra con cargo a la orden de trabajo OT025. Gasto de 42 jornales de mano de obra con cargo a la orden de trabajo OT028.
OT04 : Ordenes de trabajo OT024 : Orden de trabajo #024 OT025 : Orden de trabajo #025 OT026 : Orden de trabajo #026 OT027 : Orden de trabajo #027 OT028 : Orden de trabajo #028 F1 F2 F3 F4 F5 F6

Sin embargo, hay otros valores globales que se pueden cargar bajo algn criterio de distribucin a las rdenes de trabajo vigentes al momento. Por ejemplo: Gastos supervisor en la Fecha F1, luego en la fecha F2 y as sucesivamente. Note que los gastos del supervisor se le imputaran al nodo OT04 y no a ninguna orden en particular. Las imputaciones cargadas al nodo (agrupador o distribuidor) sern entonces repartidas o distribuidas entre los centros de costos vigentes a la fecha de la imputacin. Si la imputacin se hace en la fecha F1, la imputacin ser cargada nicamente a las rdenes de trabajo #24 y #26 (ver cronograma). Si la imputacin se hace en la fecha F2, la imputacin ser cargada a las rdenes de trabajo #24,#26 y #27. Si la imputacin se hace en la fecha F4, la imputacin ser cargada a las rdenes #27 y #28. Muchos otros gastos, como depreciaciones, gastos por servicios pblicos, etc., podrn adoptar una estrategia de reparticin como la de este ejemplo.

Cen t r o d e c o s t o s es p ec i al : Cen t r o d e c o s t o s Gas t o s g en er al es em p r es ar i al es .


Para lograr un fcil registro de la informacin de la empresa, se ha creado un centro de costos especial (de tipo estndar), llamado centro de gastos generales empresariales. Gastos generales empresariales: Encargado de acumular todos los gastos empresariales que no son imputables a centros de costos particulares o especficos. En muchos casos en que al interior de algn proceso no se logra establecer un centro de costos vlido para cargarle algn costo (caso de un distribuidor que debe distribuir sobre varios centros de costos que no estn vigentes), entonces el sistema se lo cargar al centro de costos generales por defecto.

2 5 - 10

InSoft Ltda. Ingeniera de Software.

A c c i o n es s o b r e l o s c en t r o s d e c o s t o s .
Los centros de costos son explicados en detalle en el documento electrnico Creacin de la empresa y los centros de costos: Captulo 1. Se recomienda encarecidamente la lectura y entendimiento de este captulo antes de proceder a crear los centros de costos de la empresa. Hay varios tipos de centros de costos, pero en general se destacan los centros acumuladores de costos estndar. Sin embargo, se definen otros tipos de centros de costos que no son tan comunes, pero igualmente importantes, como las construcciones en proceso y la maquinaria y equipo en montaje. ContaPyme es un sistema con grandes fortalezas en centros de costos y por lo tanto puede manejar un nmero alto de tipos de centros de costos especializados (por ejemplo programas, proyectos, lotes agrcolas, cultivos, lotes ganaderos, construcciones, apartamentos y propiedad horizontal, etc). Los tipos de centros de costos que maneja ContaPyme se determinan por la licencia adquirida y en este caso se manejan nicamente los centros de costos bsicos. Cada centro de costos tiene un comportamiento general a travs de un conjunto de acciones estandarizadas que se explican brevemente en los prrafos siguientes: Informes: Visualiza un sub-men con todos los informes, reportes y grficos que se puedan obtener del centro de costos. Modificar: Visualiza el asistente especializado de edicin del centro de costos para que se actualice su informacin. Visualizar: Abre el asistente de edicin pero con todos los campos en modo de solo lectura. Verificar: Verifica la informacin del centro de costos y la integridad de su informacin. Recodificar: Permite cambiarle el cdigo a un centro de costos. El nuevo cdigo no debe existir en el rbol de nodos, bajo ningn tipo de centro de costos. Eliminar: Elimina un centro de costos de todo el sistema. Para ser eliminado, el centro de costos no puede estar usado en ninguna operacin ya procesada. Consolidar centro de costos: Permite hacer que dos centros de costos se conviertan en uno solo. El cdigo del centro de costos origen desaparece y todo lo que estaba imputado a l, ser imputado al centro de costos destino. Se afecta todo el sistema. Creacin: Se visualizan muchas opciones de creacin de tipos de nodos que se pueden desprender de un centro de costos. Finalizar Centro de costos: Accin que genera una operacin de finalizacin de un centro de costos. Presupuesto: Permite crear o modificar el presupuesto de ejecucin presupuestal de un centro de costos.

Cr eac i n d e l o s c en t r o s d e c o s t o s .
Para crear un centro de costos o un nodo en general, se debe siempre localizar en el nodo padre y presionar el botn derecho del mouse, con el fin de visualizar las acciones disponibles para ese nodo.

Paso 1: Clic derecho.

Note que para crear un centro de costos estndar se ha seleccionado el nodo Centros de costos (el padre de

Paso 2: Clic para crear un centro de costos estndar.

Captulo 5: Creacin de la empresa y los centros de costos.

2 5 - 11

todos los centros de costos estndar) y se ha hecho clic derecho. Si se desea crear un centro de costos estndar, hijo del centro de costos Gastos empresariales, se seguir el mismo procedimiento, pero seleccionando ese centro de costos y haciendo clic derecho sobre l.

May o r i n f o r m ac i n .
Para obtener mayor informacin sobre la creacin de la empresa y los centros de costos, puede consultar los tpicos abajo relacionados, en: la ayuda en lnea de ContaPyme, los documentos electrnicos que acompaan el sistema, o bien, en los documentos electrnicos disponibles para descarga desde Internet ( www.ContaPyme.com?descargar ). La empresa y los centros de costos. El manejador de nodos. Operacin de activacin de un centro de costos. Operacin de finalizacin de un centro de costos. Operacin de cierre de ciclo de costos.

La versin de ContaPyme descargada desde Internet no incluye algunos de estos documentos de ayuda y por lo tanto deben ser descargados por separado.

2 5 - 12

InSoft Ltda. Ingeniera de Software.

Captulo

6
MDULO DE CONTABILIDAD.
In t r o d u c c i n .
El mdulo de contabilidad es el mdulo principal del sistema y la base para que puedan funcionar el resto de mdulos. En este captulo se presentarn los siguientes temas: El maestro de terceros. El plan de cuentas. Operaciones para el manejo bsico de contabilidad. La operacin de grabacin de movimiento contable. Los reportes y consultas de contabilidad. Exportacin de datos. Matrices de saldos.

Toda la informacin aqu presentada es apenas un resumen del manual digital Mdulo de contabilidad. Para mayor informacin sobre cualquiera de los temas favor remitirse a la variedad de manuales digitales que acompaan al sistema y que permanentemente se estn actualizando.

El m aes t r o d e t er c er o s .
El maestro de terceros se encarga de almacenar la informacin de todos los terceros a los que se va haciendo referencia en las empresas de una determinada rea de trabajo. Este contiene los registros de los proveedores, los registros de los clientes, los empleados, etc.

Captulo 6: Mdulo de contabilidad.

26-1

Para llamar el maestro de terceros, seleccione [Men principal > Programas > Terceros] y se visualiza el maestro de terceros. Observe, que su forma, en cuanto a botones y disposicin de los elementos en la ventana son similares a las otras ventanas que ya se han explicado. Esto es una constante en ContaPyme, ya que cada ventana se ha dotado de un manejo estandarizado, de tal forma que su aprendizaje sea rpido y su manejo consistente. El maestro de terceros es un programa especial mediante el cual se puede: Crear nuevos terceros. Consolidar terceros. Eliminar terceros. Modificar la informacin de terceros ya existentes. Producir informes relacionados con terceros. Buscar terceros por cualquiera de las columnas. Agruparlos por clasificadores o por cualquiera de los campos de los terceros. Exportar sus datos a otras aplicaciones. Etc.

Cr eac i n d e u n n u ev o t er c er o .
Normalmente los terceros se pueden crear directamente desde las operaciones. Sin embargo desde el maestro tambin se puede hacer. Para crear un tercero ejecute los siguientes pasos:

Paso 1: Clic derecho sobre el rea de registros.

Paso 2: Seleccione la accin de Crear.

Paso 3: Indique el cdigo del tercero.

26-2

InSoft Ltda. Ingeniera de Software.

Una vez suministrado el cdigo del tercero (Cdula, Nit, cdula de extranjera, cdigo interno), el sistema presentar un asistente para que se pueda suministrar toda la informacin del tercero.

Paso 4: Responda a todos los datos que el sistema requerir para la creacin del tercero.

El p l an d e c u en t as .
El plan de cuentas es la ventana especializada en el manejo del catlogo de cuentas que se utilizar para clasificar los movimientos contables y la generacin de los informes de contabilidad, tales como: mayor y balances, estado de resultados, caja diario, etc. Para abrir la ventana del plan de cuentas, ejecute: [Men principal > Programas > Plan de cuentas]. Hay otras rutas para abrir el plan de cuentas que se irn descubriendo poco a poco. Esta ventana permite visualizar en forma estructurada el plan de cuentas del rea de trabajo y modificarlo para adecuarlo a las necesidades particulares de cada empresa. Por medio del maestro del plan de cuentas, se pueden realizar las siguientes tareas: Crear nuevas cuentas. Crear cuentas auxiliares. Eliminar cuentas. Modificar los atributos de las cuentas ya existentes. Cambiar el cdigo de cuentas existentes e incluso usadas en las empresas. Consolidar cuentas, es decir convertir dos cuentas distintas en una nica cuenta. Adecuar el plan de cuentas a los requerimientos de la empresa y/o de la regin. Establecer rangos de ajustes por inflacin, establecer grupos de activos, crear tablas de descuentos. Etc.

El c d i g o d e l a c u en t a.
ContaPyme permite que el usuario estructure el cdigo de la cuenta. Esto consiste en indicarle al sistema el nmero de dgitos que va a tener cada cuenta y qu va a representar cada uno de ellos.

Captulo 6: Mdulo de contabilidad.

26-3

Es t r u c t u r a c i n d e l c d i g o d e l a s c u e n t a s .
Por ejemplo, una estructura podra ser como sigue: Nmero de dgitos 1 1 2 Total cdigo 1 dgito Nombre del grupo Clase de cuenta Ejemplo Cdigo 1 11 Nombre de la cuenta que representa. Activo Activo disponible Activo disponible en efectivo

2 dgitos Grupo de cuenta

4 dgitos Nro. de cuenta 1105

Note en el ejemplo anterior que cada vez que se digite un cdigo de una cuenta, el sistema interpretar el primer dgito como el cdigo de la clase de la cuenta; el segundo dgito como el cdigo del grupo y los dgitos 3 y 4 como el nmero de cuenta. Note en este ejemplo que pueden haber hasta 10 clases de cuentas (0..9), cada clase puede abrirse hasta en 10 grupos (0..9) y cada grupo puede sub-dividirse hasta en 100 cuentas (00.. 99). La estructura del ejemplo sera entonces:

XX Clase de cuenta Grupo de cuenta Nmero de cuenta

Por ser un dgito pueden ser hasta 10 clases de cuentas diferentes, de 0 hasta 9. Cada clase puede sub-dividirse hasta en 10 grupos.

Por cada grupo pueden haber hasta 100 nmeros de cuenta, 00 hasta 99.

En ContaPyme el cdigo de la cuenta puede ser de hasta 15 dgitos, que se pueden estructurar como el usuario lo desee.

El Pl an d e c u en t as i n i c i al .
Cuando se crea un rea de trabajo, se tiene la oportunidad de seleccionar un pas y una configuracin para ese pas. ContaPyme puede tener pre-configurados muchos pases y por cada pas muchas configuraciones especiales (por ejemplo, plan de cuentas para comerciantes, plan de cuentas para cooperativas, etc.) Seleccionando un pas y una configuracin se instala un plan de cuentas apropiado y debidamente configurado. Una vez creado el rea de trabajo, el usuario debe entrar a revisarlo y a complementarlo en caso de ser necesario. InSoft Ltda. en ningn caso se puede hacer responsable de las configuraciones de cuentas u otros maestros. Para modificar las configuraciones del plan de cuentas, se puede llamar las opciones de configuracin [Men principal > Plan de cuentas > Configuracin avanzada > ].

Cu en t as A u x i l i ar es .
Los auxiliares son apndices de las cuentas principales, que ayudan a clasificarlas de acuerdo a las necesidades de cada empresa. Las cuentas auxiliares son opcionales, es decir que una cuenta puede o no sub-dividirse en auxiliares. Una vez definida la estructura del cdigo de la cuenta, que puede ser de 4, 6, 8 o ms dgitos, se puede definir un segmento adicional de cdigos auxiliares para distintos efectos, que en trminos generales se denominan auxiliares de la cuenta.

26-4

InSoft Ltda. Ingeniera de Software.

Normalmente el auxiliar puede contener el nmero de dgitos faltantes para llegar a 15 dgitos, que es lo mximo permitido por ContaPyme para el cdigo completo de una cuenta (es decir, incluyendo su cuenta auxiliar). En la estructura de la cuenta de ejemplo, se poda crear un auxiliar de hasta 11 dgitos. Lo cual significa que un cdigo de la cuenta tiene 4 dgitos y el auxiliar puede tener entre 1 y 11 dgitos. As, si se desea, se puede sub-dividir la cuenta 1105 CAJA en varias cuentas, con la ayuda de auxiliares: Cuenta 1105 110505 110510 Nombre CAJA. Caja Gerencia. Caja administracin. Descripcin Cuenta 1105 Auxiliar 05 de la 1105 Auxiliar 10 de la 1105

L as c u en t as y el r ea d e t r ab aj o .
Todas las cuentas y auxiliares son genricas a todas las empresas de una misma rea de trabajo y cada cuenta y auxiliar puede ser configurada por separado. Debe tenerse en cuenta que en ContaPyme los terceros o los activos fijos no son auxiliares ya que el sistema los maneja con gran integridad por cada empresa en forma separada.

Ti p o s d e c u en t as au x i l i ar es .
Hay sin embargo casos en que se desea tener auxiliares privados a cada empresa del rea de trabajo. Para esto ContaPyme maneja dos tipos de cuentas auxiliares que ayudarn mucho al contador en la clasificacin y estructuracin del plan contable: Cuentas auxiliares generales y cuentas auxiliares privadas. Las cuentas auxiliares generales son apndices de una cuenta que sern visibles por todas las empresas de una misma rea de trabajo. Estas ya han sido explicadas en los prrafos anteriores. Ejemplo: 110505 110510 Caja Gerencia Caja Administracin.

Las cuentas auxiliares privadas son apndices de una cuenta que slo son visibles por la empresa para la cual se definan. Siempre se deben separar por : (dos puntos) de la cuenta. Estas slo se utilizan cuando se manejan muchas empresas en una misma rea de trabajo. As las empresas tendrn la posibilidad de compartir un mismo plan de cuentas y todas las cuentas auxiliares generales y a su vez tendrn la posibilidad de que se definan auxiliares privados a cada empresa. Ejemplo (Ntese los dos puntos para separar la cuenta auxiliar privada): 1105:05 Caja Gerencia. 1105:10 Caja Administracin. El siguiente grfico representa las cuentas Auxiliares generales:

1105 CAJ A 110505 CAJ A GERENCIA 110510 CAJ A ADMINISTRAC. 1110 BANCOS
Cuenta hermana de la 1105 . Cuenta auxiliar (o hija) de la 1105. Cuenta auxiliar (o Hija) de la 1105.

Captulo 6: Mdulo de contabilidad.

26-5

El l i s t ad o d e c u en t as .
Cada usuario puede configurar la estructura de la cuenta acorde a sus necesidades. Para el ejemplo, se presenta un listado de cuentas basado en una estructura sencilla X X XX. Un listado de cuentas comn, siguiendo la estructura de cuenta descrita en el ttulo anterior, puede lucir como sigue: Cdigo de la cuenta 1 11 1 1 05 1 1 10 12 1 2 05 1 2 10 1 2 15 2 21 2 1 05 2 1 10 22 2 2 05 2 2 10 Etc. Observe en la lista que se crea una estructura de padres a hijos. Para facilitar el manejo y visualizacin del plan de cuentas, ContaPyme presenta todo el listado de cuentas en forma estructurada, de tal forma que inicialmente slo se visualizan las cuentas padres. Nombre ACTIVOS Disponible Caja Bancos Inversiones Acciones Bancos Ttulos PASIVOS Obligaciones financieras Bancos nacionales Bancos del exterior Proveedores Proveedores nacionales Proveedores del exterior Cuenta hija de la 2 Cuenta hija de la 21 Cuenta hija de la 21 Cuenta hija de la 2 Cuenta hija de la 22 Cuenta hija de la 22 Cuenta hija de la 1 Cuenta hija de la 11 Cuenta hija de la 11 Cuenta hija de la 1 Cuenta hija de la 12 Cuenta hija de la 12 Cuenta hija de la 12 Hija de quin?

Clic para ver las cuentas hijas. Observe que las cuentas que tienen hijos presentan un botn con el smbolo + (Mas) en su interior.

Observe que inicialmente slo se visualizan las cuentas Padre.

26-6

InSoft Ltda. Ingeniera de Software.

En la medida que el usuario desea conocer las hijas de alguna de las cuentas, debe hacer clic sobre el botn [+] que aparece a la izquierda de cada cuenta. Por ejemplo, si se hace clic sobre la cuenta 1 Activo, se visualizarn sus hijas:

Observe que en las cuentas que ya se encuentran abiertas, el botn visualiza un signo - (Menos) en su interior.

Observe que la cuenta 1 ACTIVO se ha abierto y por lo tanto se muestran todas sus cuentas hijas. Clic para ver las cuentas hijas de la cuenta 12.

Cr eac i n d e u n a n u ev a c u en t a.
Entendiendo que el plan de cuentas es una estructura de cuentas padre y cuentas hijas, al momento de crear un cuenta se debe primero posicionar en la cuenta padre de la cuenta que se va a crear. Por ejemplo, para crear una cuenta hija de la 1105 Caja debe primero posicionarse en ella, hacer clic derecho y seleccionar la accin Crear cuenta. Una vez se ha seleccionado la accin de crear una cuenta, se visualiza una pequea caja de dilogo que lo primero que solicita es que se indique el tipo de cuenta a crear: cuenta hija o cuenta auxiliar privada. Para ver detalles acerca del asistente de creacin o modificacin de la cuenta vea mas adelante el item de Modificacin de la cuenta. Si se crean las cuentas como hijas de la cuenta 1105, significar que se podrn tratar como auxiliares generales y se podr acceder a ellas desde cualquiera de las empresas del rea de trabajo. Para referirse a ellas bastar con el segmento de cdigo 110505 para referirse a la Caja de Gerencia y con el segmento de cdigo 110510 para referirse a la Caja de Administracin.

Observe que no tiene el botn de + para abrir. Significa que no tiene hijas. Paso 2: Clic derecho para ver el men de acciones de la cuenta.

Paso 1: Hacer clic sobre el registro para seleccionarlo. Paso 3: Seleccione la accin de Crear para crear la cuenta.

Captulo 6: Mdulo de contabilidad.

26-7

Paso 1: Seleccione el tipo de cuenta a crear: Cuenta o Auxiliar privado.

Paso 2: Complete el cdigo de la cuenta hija (o auxiliar general).

Paso 3: Aceptar y el sistema presentar un asistente para que se especifiquen los atributos de la nueva cuenta.

B u s c ar o l o c al i zar c u en t as .
En ContaPyme es muy fcil buscar cuentas y en general registros. Para ello se dispone de varios mtodos.

M t o d o 1 : B s q u e d a i n c r e m e n t a l .
Consiste en posicionar el cursor sobre la columna en la que desea hacer la bsqueda. Luego, sin haber entrado en modo de edicin, digite la palabra a buscar. Notar que en la medida en que se van digitando las letras de la palabra el sistema ir localizndose en el primer registro que tenga las letras digitadas en su inicio.

Paso 1: Posicione el cursor en la columna sobre la cual desea hacer la bsqueda.

Observe que la celda seleccionada est de color amarillo.

Mt o d o 2: B s q u ed a en t o d o el c o n t en i d o .
Bajo este mtodo se utilizar la caja de dilogo especial para bsquedas, situada en la barra de botones de la ventana. Primero seleccione una celda de la columna sobre la que har la bsqueda. Luego posicione el cursor en la casilla de bsqueda y digite la palabra o dgitos a buscar. La bsqueda se har dgito a dgito en la columna de bsqueda y se buscar en todas las palabras del texto de cada registro.

Paso 2: Digite la palabra o dgitos que desea buscar. Ejemplo 1105

Observe que en la medida en que se teclean los dgitos a buscar, el registro va cambiando de posicin hasta el primero que los tenga en su contenido.

26-8

InSoft Ltda. Ingeniera de Software.

La linterna busca el siguiente registro con la palabra nacio. Observe que el sistema se posiciona en el primer registro que tiene la palabra nacio.

Paso 1: Seleccione la columna sobre la que se har la bsqueda.

Paso 2: Digite la palabra que desea buscar.

Mo d i f i c ar l o s at r i b u t o s d e u n a c u en t a.
Cada cuenta tiene sus propios atributos que se definen al momento de crearla. Para modificar los atributos de una cuenta existen tres mtodos: Mtodo 1: Mtodo 2: Mtodo 3: Por medio del asistente para la modificacin de la cuenta. Por medio del inspector de datos. Arrastrando las columnas a modificar sobre el listado y modificando los datos directamente en su sitio. Por lo bsico del alcance de este manual, nicamente se presentar en forma resumida el mtodo 1 (Usando el asistente). El asistente de modificacin de la cuenta presenta cada uno de los atributos con sus respectivas descripciones. La modificacin de estos atributos debe llevarse a cabo con la asistencia de un contador o auxiliar contable con entendimiento del sistema.

Paso 1: Posicinese en la cuenta que desea modificar.

Paso 2: Presione el botn derecho del mouse para que se visualice el men de acciones posibles.

Paso 3: Seleccione la accin de modificar. Esta abrir el asistente especial para la modificacin de los atributos de la cuenta.

A s i s t en t e p ar a l a m o d i f i c ac i n d e u n a c u en t a.
Al posicionarse sobre una cuenta y llamar la accin de modificar, o bien cuando se crea una cuenta, se visualiza un asistente que paso a paso le ir presentando los diferentes atributos de la cuenta y las explicaciones pertinentes para su entendimiento. Cada vez que se crea una cuenta hija, esta hereda todos los atributos de su padre. El usuario entonces por medio del asistente puede variar los que considere necesarios.

Captulo 6: Mdulo de contabilidad.

26-9

Importante: Los pasos pueden variar de acuerdo a la licencia de que se disponga. Paso 1: Definicin del nombre de la cuenta. El nombre de la cuenta puede ser de hasta 80 caracteres.
Observe los nombres de sus cuentas padres.

El nombre de la cuenta puede tener hasta 80 caracteres.

Paso 2: Clasificacin de la cuenta. Tipo de cuenta: Numrico, requerido: Debe especificarse el tipo de la cuenta. Las cuentas se clasifican en los siguientes tipos: Activo, Pasivo, Patrimonio, Ingresos, Egresos, De orden deudora, De orden acreedora. Identificacin alterna de la cuenta: Permite que se establezca una equivalencia de la cuenta con una cuenta en otro plan de cuentas diferente. Esto es de comn ocurrencia en multinacionales, donde se hace necesario exportar datos para que sean tomados por la casa matriz que funciona con otra estructura de cuentas. Paso 3: Atributos de la cuenta. Cada cuenta se debe programar para su interaccin con el usuario y con los otros mdulos. Para ello, se definen los siguientes atributos: Afectable directamente por el usuario: Si/No: Indica si una cuenta podr ser afectada por el usuario en los movimientos de cuentas. Normalmente todas las cuentas son afectables por el usuario, sin embargo hay ciertas cuentas que son controladas por otros mdulos en forma automtica que se puede desear advertir al usuario que no las debe modificar, puesto que el sistema podra perder su consistencia. Es el caso de las cuentas de inventarios, que si se tiene el mdulo de inventarios, ste se encargar de hacer todos los movimientos sobre esta cuenta para que permanezca sincronizada con las tablas de inventarios de unidades. El que una cuenta no sea afectable por el usuario, implica que cuando el usuario la modifique, nicamente mostrar un mensaje de advertencia. Afecta ejecucin presupuestal: Si/No: Indica si una cuenta afectar o no la ejecucin presupuestal de los centros de costos. Normalmente las cuentas de ingresos y egresos son de ejecucin presupuestal, excepto las cuentas de ajustes, depreciaciones, correccin monetaria, etc.

Observe que el color blanco significa Dato requerido.

Observe que el color verde significa Dato opcional.

Observe que la linterna indica que se puede seleccionar el dato.

Caja de chequeo. Un clic activa, otro clic desactiva.

2 6 - 10

InSoft Ltda. Ingeniera de Software.

Las cuentas que afectan presupuesto, deben exigir centro de costos. Ajustar por inflacin: Indica si una cuenta se debe ajustar por inflacin en forma automtica en los cierres de mes. Cuando una cuenta es ajustable por inflacin, el sistema determinar las cuentas dbito y crdito donde se debe ajustar basndose en la tabla de Rangos de ajustes por inflacin. Ver documento en los anexos. Exige centro de costos: Indica que cuando se afecte la cuenta por medio de movimiento contable, sta exigir que se especifique el centro de costos. Normalmente las cuentas que exigen centro de costos son las de ingresos y egresos que afectan presupuesto. Sin embargo hay otros grupos de cuentas que el sistema necesita que manejen centro de costos, como: Producto en proceso, construcciones en proceso, maquinaria y equipo en montaje, cultivos en desarrollo, etc. Exige valor base: Indica que cuando se afecte la cuenta por medio del movimiento contable, esta exigir que se especifique el valor base de la transaccin. Normalmente las cuentas que exigen valor base son las cuentas de impuestos, para indicar el valor sobre el que se ha calculado el impuesto. Ejemplo: Retencin en la fuente, IVA, etc. Exige activo: Indica que cuando se afecte la cuenta por medio de movimiento contable, el sistema exigir el identificador del activo. El mdulo de activos tiene operaciones especiales para efectuar casi cualquier operacin sobre los activos y en forma automtica guarda una sincronizacin entre el mdulo de activos y la contabilidad. Sin embargo, cuando se desee hacer algn movimiento que afecte alguna de las cuentas que tienen que ver con activos, ser necesario que se especifique el activo para el cual se est haciendo el movimiento. Normalmente las cuentas que exigen activo, son las cuentas que manejan activos, como propiedad planta y equipo, ajustes por inflacin a activos, valorizacin de activos, depreciacin o amortizacin de activos, etc. Paso 4: Manejo de terceros. En este paso se debe especificar los atributos necesarios para el manejo de terceros y de cartera. Controla cartera: S/N: Indica que la cuenta manejar cartera. Esto implica que todos los dbitos o crditos que se realicen sobre estas cuentas sern considerados por el sistema como creacin de crditos o abonos a crditos de o con terceros. Todo depende de la naturaleza de la cuenta. Recurdese que las cuentas de naturaleza dbito son: Activo y egresos y las cuentas de naturaleza crdito son: Pasivo, patrimonio e ingresos. Cuentas de naturaleza dbito: En general sern cuentas por cobrar. Cuando se debite la cuenta, se crea o aumenta una cuenta por cobrar. Cuando se acredite la cuenta, se amortiza la cuenta por cobrar.

Cuentas de naturaleza crdito: En general sern cuentas por pagar. Cuando se acredite la cuenta, se crea o aumenta una cuenta por pagar. Cuando se debite la cuenta, se amortiza la cuenta por pagar.

Normalmente las cuentas que manejan cartera son las de pasivo (cuentas por pagar), y las cuentas por cobrar. Otras cuentas, como las de impuestos, ya sea de retencin en la fuente o IVA, el contador puede decidir manejarlas o no por medio del mdulo de cartera. Si se hace se debe considerar si activar o no la opcin de que maneje cuotas. Maneja cuotas: S/N: Indica si el mdulo de cartera deber manejar el endeudamiento basado en cuotas o no. Si no est activo, indica que el sistema de cartera manejar el saldo total de endeudamiento de cada tercero. Es decir que si se crea una cuenta por pagar a un tercero, no se podr especificar que el pago ser a varias cuotas. As

Captulo 6: Mdulo de contabilidad.

2 6 - 11

mismo, si se crean varios crditos a un mismo tercero, todos ellos sern considerados como uno slo, con el saldo total. Si est activo indica que el sistema de cartera manejar el saldo de cada crdito con cada tercero y cuando se cree un nuevo crdito, se podr especificar las cuotas de pago. Cada vez que se cree una cuenta por pagar o cuenta por cobrar con un tercero, ser considerado en forma independiente. Es recomendable que las cuentas de impuestos, por ejemplo, no manejen cuotas. Otras como las cuentas de clientes y proveedores, es recomendable que manejen cuotas. Exige tercero: S/N: Una cuenta exige tercero cuando se requiere que sea identificado el tercero que ha originado la transaccin en los movimientos contables. Ejemplo: Cuentas de impuestos, tales como retencin en la fuente e IVA. Es necesario diferenciar entre el tercero de transaccin y tercero de cartera. El tercero de transaccin es el que origina la transaccin. En el caso de una retencin en la fuente, es la persona a la que se le practica la retencin. El tercero de cartera es la persona a la que se le crea el endeudamiento. En el caso de una retencin en la fuente ser la oficina estatal de administracin de impuestos. El tercero de cartera y de transaccin siempre son requeridos en las cuentas que manejan cartera. Discrimina por tercero: S/N: Este atributo solo tiene incidencia en algunos reportes contables. Si est activa la discriminacin por terceros para una cuenta, significa que el reporte de Inventario y balances y el reporte de Movimiento de cuentas auxiliares, mostrar el saldo de la cuenta discriminndolo en forma detallada por cada tercero de transaccin. Es normal que las cuentas de cartera tengan activo el discriminar tercero, al igual que ciertas cuentas de gastos o ingresos, como gastos de personal. Paso 5: Opciones de visualizacin. Los atributos de visualizacin permiten establecer en qu contextos se podrn visualizar las cuentas. Visible en seleccin: Determina si la cuenta ser visible en el asistente de seleccin de cuentas. Normalmente el usuario debe crear todas las cuentas que considere necesarias para su trabajo y buena clasificacin de todas las transacciones. Sin embargo, hay ciertos pases en los que existen planes obligatorios para ciertos sectores, que son muy extensos. ContaPyme incluye esos planes completos, pero el usuario normalmente solo necesitar de un pequeo sub-conjunto de todo el plan ofrecido. Para facilitar el manejo, ContaPyme permite que se deshabiliten ciertas cuentas para visualizacin, principalmente al momento de seleccionar una cuenta. De esta forma el usuario en un principio deshabilita las cuentas que no considera necesarias y no las seguir viendo en el trabajo diario de grabacin de informacin. O sea que el usuario trabajar a diario slo con el conjunto que necesita. Ntese que en el maestro de cuentas siempre seguirn siendo visibles. Visible en gastos e ingresos: Si se activa, indica que la cuenta ser considerada un concepto de gastos o de ingresos y ser visible en las operaciones de Egresos y gastos, Ingresos y recaudos y Venta de productos. Las cuentas de ingresos y egresos tienen este atributo para definir.

A las cuentas 8 y 9 se les ha puesto Visible en seleccin = no

Observe que en la caja de seleccin de cuentas, no aparecen las cuentas 8 y 9.

2 6 - 12

InSoft Ltda. Ingeniera de Software.

Normalmente las cuentas que se consideren conceptos de gastos o de ingresos vlidos para la empresa, se les pondr el visible en Si. Otras cuentas, que siendo de gastos, no aplican como un concepto de gastos, se les pondr un No. Ejemplos: Visibles en gastos e ingresos = SI Salario Sueldos Jornales Horas extras Etc. Visibles en gastos e ingresos = No Depreciacin Ajustes por inflacin Correccin monetaria Amortizaciones Etc.

Paso 6: Impuestos, descuentos o cargos que aplican directamente a la cuenta. Se trata de especificar hasta dos impuestos, descuentos o cargos que se deban relacionar con la cuenta. Por ejemplo un tipo de IVA y un tipo de ReteFuente. Estos descuentos o cargos que se le definan a una cuenta ayudarn a calcular los impuestos en las operaciones de movimiento contable y en las operaciones de ingresos y gastos. Estos slo deben ser programados por personas expertas en el manejo de impuestos. Por ejemplo suponga que a la cuenta de gastos por Honorarios se le asigna un tipo de impuesto IVA16 (que est programado para cargar el 16% de IVA al valor imputado a la cuenta) y un descargo denominado RETHON (que est programado para descargar del pago el 10% de retencin). Basado en la configuracin anterior de la cuenta, cuando en una operacin de gastos o en un movimiento contable se le impute $1000,000 a la cuenta de Honorarios y se presione el botn de clculo de impuestos , el sistema en forma automtica adicionar las cuentas de IVA por $160,000 y de Retencin por ($100,000). ContaPyme permite que se definan infinidad de conceptos de cargo o descuento para las cuentas de ingresos y para las cuentas de egresos. Lo mas importante, los conceptos de cargos o descuentos pueden ser condicionados, es decir que se agregarn slo si se cumplen unas condiciones determinadas de la empresa y del tercero con el que se hace la transaccin. Las configuraciones de impuestos se hacen por [Men principal > Programas > Plan de cuentas > Configuracin avanzada > ].

Ot r as ac c i o n es s o b r e el p l an d e c u en t as .
Por ser ContaPyme un sistema completamente basado en la contabilidad, el plan de cuentas presenta una gran cantidad de acciones y de posibilidades de configuracin que se pueden visualizar al hacer clic derecho sobre una cuenta.

Captulo 6: Mdulo de contabilidad.

2 6 - 13

Icono

Nombre

Descripcin.

Acciones que actan sobre la cuenta seleccionada. Crear. Modificar. Visualizar. Permite crear cuentas, auxiliares y auxiliares privados. Permite visualizar el asistente especial para modificar los atributos de la cuenta seleccionada. Permite abrir el asistente de la cuenta pero en modo de solo lectura.

Verificar. Recodificar.

Permite verificar la cuenta seleccionada. Permite cambiarle el cdigo a la cuenta seleccionada. No importando que esta haya sido utilizada. Se pueden recodificar cuentas del mismo nivel, aunque cambie el padre (Ej. cambiar cdigo a la cuenta 110501 por 110502; cambiar cdigo a la cuenta 120503 por 120701 note que el padre ha cambiado y debe existir). No se puede recodificar de un nivel a otro.

Eliminar. Consolidar.

Permite eliminar la cuenta seleccionada. El sistema verifica que no haya sido utilizada por las operaciones procesadas. Permite unir dos cuentas como una sola, as ellas ya hayan sido utilizadas. La cuenta origen desaparecer y sus saldos le sern cargados a la cuenta destino. Se pueden consolidar nicamente cuentas imputables. Pueden consolidarse cuentas del mismo nivel, de diferente nivel y cuentas con diferente padre.

Trasladar saldos.

Permite trasladar los saldos de una cuenta a otra. Las dos cuentas permanecen en el sistema. Los auxiliares privados tambin se trasladarn. La nica condicin es que la cuenta destino sea imputable. Pueden trasladarse saldos entre cuentas del mismo nivel, de diferente nivel y cuentas con diferente padre.

Acciones que actan sobre el plan de cuentas. Verificar plan de cuentas. Realiza una verificacin lgica sobre cada una de las cuentas del plan contable.

Acciones de configuracin contable. Rango de ajustes por inflacin. Grupos de activos fijos e inversiones. Acciones de cierre de ao. Alias a las cuentas. Permite establecer los rangos de cuentas a las que se les har ajuste por inflacin en el cierre de fin de mes, y las cuentas donde se asentarn los ajustes. Permite editar los grupos de activos y determinar las cuentas que gobernarn el comportamiento contable de todos los activos que pertenezcan a cada grupo. Permite establecer los movimientos que se deben realizar durante el cierre de ao. Permite identificar un conjunto de alias o sobrenombres de ciertas cuentas a las que el sistema se debe referir internamente. Por ejemplo el alias CuentaPadreCajas se hace igual a 1105, para que el sistema conozca internamente cul es la cuenta de la que se desprenden las cajas que se manejan en la empresa. Permite establecer tablas de pagos. Por ejemplo la tabla de pagos de

Tablas de fecha

2 6 - 14

InSoft Ltda. Ingeniera de Software.

de pagos.

Retefuente, donde se indica que las transacciones realizadas entre un rango de fechas deben ser pagadas en una fecha especifica. Ejemplos: ARPs, IVA, Retefuente, Cesantas, etc. Permite definir tablas cuyos rangos representan valores para el sistema. Es el caso de la tabla de retencin en la fuente sobre salarios, donde por cada rango salarial se establece un porcentaje de retencin en la fuente. Permite establecer el listado de todos los tipos de documentos soportes que se usarn para el registro de la informacin. ContaPyme establece un conjunto bsico, pero el usuario puede crear los documentos que considere necesarios. Permite editar y adecuar los diferentes tipos de documentos de impresin que produce el sistema desde las operaciones, como facturas, comprobantes de ingreso o egreso, planillas, notas de contabilidad, etc. Cada tipo de documento es manejado por un driver que puede ser configurado para que se adapte a las necesidades del usuario. Por ejemplo, indicar el nombre del documento, las mrgenes, la forma en que se imprimir el nombre de la empresa, etc.

Tabla de valores por rango. Tipos de documento soporte. Tipos de documentos de impresin.

Configuraciones avanzadas. Tabla de impuestos, descuentos o cargos en ingresos. Tabla de impuestos, descuentos o cargos en egresos. Estructura del plan de cuentas. Tipos de cuentas Tipos de anexos Utilidades. Restaurar plan de cuentas. Eliminar todas las cuentas. Organizar columnas. Permite eliminar todo el plan de cuentas actual y reestablecer el plan de cuentas originalmente establecido para la configuracin del rea de trabajo (pas y configuracin regional). Permite eliminar todo el plan de cuentas para empezar a registrar un plan nuevo. Esto solo lo deben hacer los usuarios con claridad en todos los maestros de configuracin. Permite visualizar un pnel flotante en la pantalla que contiene el listado de todas las columnas del plan de cuentas que no estn visibles en la lista del plan de cuentas. El objetivo de esta lista es permitirle al usuario arrastrar las columnas que desee hacia el rea de encabezados del listado de cuentas y soltarla all. Las columnas que se arrastren irn quedando visibles. De esta forma el usuario puede visualizar las columnas que considere necesario para visualizacin, para edicin o bien para impresin. Permite establecer impuestos, descuentos o cargos en ingresos, tales como tipos de IVA, tipos de Retencin en la fuente, etc. Estos permitirn que cuando las cuentas de ingresos se muevan a travs de las operaciones, el sistema pueda calcular los impuestos, cargos y descuentos en forma automtica. Permite establecer impuestos, descuentos o cargos en egresos, tales como tipos de IVA, tipos de Retencin en la fuente, etc. Estos permitirn que cuando las cuentas de egresos se muevan a travs de las operaciones, el sistema pueda calcular los impuestos, cargos y descuentos en forma automtica. Permite definir la estructura de cada cuenta y por tanto del plan de cuentas a utilizar. Normalmente este viene predefinido para cada regin, pero el usuario puede modificarlo acorde a sus requerimientos. Permite modificar los nombres de los tipos genricos de cuentas: Activo, pasivo, patrimonio, ingresos, egresos, de orden deudora y de orden acreedora. Permite establecer los tipos de anexos a utilizar en el sistema (No usado para este release).

Captulo 6: Mdulo de contabilidad.

2 6 - 15

Op er ac i o n es p ar a el m an ej o b s i c o d e l a c o n t ab i l i d ad .
ContaPyme utiliza tres operaciones bsicas para el manejo de la contabilidad. La operacin para grabar el movimiento contable, la operacin para registrar el cierre de mes y la operacin para registrar el cierre de ao. La operacin de movimiento diario se explicar resumidamente en este documento y las operaciones de cierre se explican en detalle en los documentos electrnicos que acompaan a ContaPyme.

Op er ac i o n es es p ec i al i zad as p ar a el m an ej o d e c o n t ab i l i d ad .

Movimiento contable.

Permite grabar los comprobantes de contabilidad. Esta es una operacin muy flexible a travs de la cual se hacen todos los asientos dbitos y crditos a las cuentas de contabilidad. Permite calcular automticamente impuestos y tiene facilidades de edicin importantes, adems de permitir importar y exportar a hojas electrnicas de clculo.

Cierre de fin de mes.

Permite registrar el cierre de mes, el cual induce al sistema a hacer un conjunto de procesos automticos, como: Depreciacin o amortizacin de activos fijos e inversiones. Cancelacin de las cuentas de costos de produccin de los centros de costos de produccin. Traslado y/o distribucin de cuentas entre centros de costos. Ajustes por inflacin con fecha del primer da del mes siguiente. Los cierres no son obligatorios y se pueden dejar cuantos meses se desee abiertos sin hacerles el cierre.

Cierre de fin de ao.

Permite registrar el cierre de fin de ao. Este proceso lleva a cabo un conjunto de operaciones, tales como cancelacin de cuentas de resultado, clculo de utilidades, etc. Todos los movimientos de cierre de fin de ao pueden ser programados por el usuario.

L a o p er ac i n d e m o v i m i en t o c o n t ab l e.
Ob j et i v o s .
Permitir el registro de asientos de movimiento contable. Facilitar todas las labores de grabacin y verificacin de la informacin de los comprobantes de contabilidad. Facilitar la interaccin con otras aplicaciones como MS-Excel.

Cr eac i n d e u n a n u ev a o p er ac i n .
Para crear una operacin de movimiento contable, simplemente presione el botn [Botn adicionar nueva operacin].
Clic para adicionar una operacin de movimiento contable.

2 6 - 16

InSoft Ltda. Ingeniera de Software.

Des c r i p c i n d e l a o p er ac i n .
La operacin, como todas las operaciones, es un asistente que solicitar toda la informacin que sea necesaria para el correcto registro de la informacin que le compete. El asistente se compone de dos pasos: 1. 2. Identificacin de la operacin. Registro de los asientos.

Paso 1: Identificacin de la operacin. Todas las operaciones tienen el paso 1 de identificacin. En este paso se identifica completamente la operacin, el tipo de documento, nmero del documento, fecha del documento, etc. Observe el significado de los colores de los campos: Campos en gris son de slo lectura. Campos en verde son opcionales. Campos en blanco son requeridos.
Verifica la operacin. Imprime la operacin. Siguiente para continuar. Fecha del comprobante.

Observe los datos: q Empresa. q Tipo de operacin. q Fecha de operacin.

La numeracin de la documentacin puede automatizarse. La fecha del documento es por defecto la fecha de trabajo.

El detalle de la operacin es opcional y se utiliza para describir un poco la transaccin. Paso 2: Movimiento contable. En este paso se registran todos los asientos contables del comprobante. Una caracterstica de inters es que la edicin y registro de la informacin est siempre asistida por el computador; el usuario no tiene que saber los cdigos de las cuentas o de los terceros o de los centros de costos, ya que el sistema siempre dispondr de botones para llamar las ventanas de seleccin en cualquier casilla de entrada de un cdigo. Adicionalmente, sta y todas las operaciones presentan facilidades enormes de edicin en las celdas, encontradas en los programas estndar de Windows, tales como copiar, pegar, cortar, borrar y otras funciones de mucha utilidad como arrastrar y duplicar.

Observe la Observe la barra de barra de botones. botones.

Observe la tabla para Observe la tabla para grabar los asientos grabar los asientos contables. contables.

Observe el pnel de Observe el pnel de chequeo de totales. chequeo de totales.

A continuacin se describe la barra de botones dispuestos para ayudar al manejo de la operacin de movimiento contable:

Captulo 6: Mdulo de contabilidad.

2 6 - 17

Eliminar : Elimina los renglones seleccionados.

Copiar ( Ctrl-C): Copia el contenido del rea seleccionada al portapapeles.

Ver ificacin: Activa verificacin en lnea. Realiza muchas de las tareas de verificacin en lnea.

Color r englones: Activa la visualizacin de colores en los renglones.

Inser tar : Inserta el nmero de renglones seleccionados.

Pegar ( Ctrl-V ): Pega el contenido del portapapeles a partir de la celda seleccionada.

For mateo: Activa el formato de datos. Computadores lentos deben tener esta opcin desactivada.

Impuestos: Calcula automticamente los impuestos correspondientes a los renglones seleccionados.

La operacin visualiza una tabla especial donde se deben digitar todos los asientos del comprobante que se est asentando.

Op c i o n es d e ed i c i n en l as o p er ac i o n es .
A continuacin se presentan diferentes opciones de edicin que son comunes a todas las operaciones que presentan tablas de edicin. Para el caso se harn los ejemplos en la tabla de movimiento contable, pero igual, las opciones aqu explicadas aplican a todas las operaciones. Las operaciones solicitan muy diversos tipos de informacin. En muchos casos se utilizan tablas para que el usuario registre la informacin. Las siguientes opciones aplican a las tablas de las operaciones:

Comando Copiar a Pegar desde Cortar Borrar Arrastrar Duplicar Revelar cdigos

Teclado Ctrl-C Ctrl-V Ctrl-X Supr. Ctrl-A Ctrl-D

Descripcin. Copia el rango seleccionado al portapapeles. Pega el contenido del portapapeles en la posicin actual del cursor. Borra el contenido del rango seleccionado y lo copia al portapapeles. Borra el contenido del rango seleccionado. Arrastra el valor de las celdas inmediatamente encima del rango seleccionado. Duplica el valor de los renglones inmediatamente encima del rango seleccionado. Mostrar el cdigo de un registro o su nombre por el efecto de ampliar el ancho de la columna.

Las opciones siguientes se aplicarn al manejo general de los pasos de la operacin: Comando Pgina siguiente Teclado Descripcin. Alt-S Pasa a la Siguiente pgina de un asistente de operacin.

2 6 - 18

InSoft Ltda. Ingeniera de Software.

siguiente Pgina anterior Aceptar operacin Alt-A Alt-R Pasa a la pgina Anterior de un asistente de operacin. AceptaR la operacin.

Copiar a (Ctrl - C).


Copia el rango seleccionado al portapapeles. En el siguiente ejemplo se selecciona un rea de la tabla y se presiona Ctrl-C para copiar sus datos al portapapeles. Una vez la informacin se encuentra en el portapapeles puede ser pegada (exportada) a cualquier otro programa (como hojas electrnicas de clculo como Excel, ContaExcel, OpenOffice, StarOffice, etc). Obviamente tambin se puede pegar a una tabla de ContaPyme.

Ctr l-C para copiar el rango seleccionado al portapapeles.

Pegar desde (Ctrl - V).


La informacin que se ha copiado al portapapeles puede ser pegada a una tabla de una operacin.
1: Site el cursor donde se desea pegar el contenido del portapapeles.

2: Presione: Ctr l-V para pegar.

Para el ejemplo anterior, donde se han copiado dos renglones al portapapeles, si se coloca el cursor en la lnea nmero 5 de la columna Cuenta y se pega el contenido del portapapeles, sucedera lo siguiente:

Observe que se ha copiado el contenido del portapapeles a partir de la posicin del cursor.

Copiar y pegar varias repeticiones.


Cuando se desea copiar (Ctrl-C) un rengln y pegarlo mltiples veces, es posible hacerlo en varios pasos de pegado (un pegado (Ctrl-V) en cada rengln), o bien hacerlo en un solo pegado, seleccionando todos los renglones donde se desea pegar el rengln original y llamar el comando de pegar (Ctrl-V). Seleccione el rengln y presione Ctrl-C para copiar al portapapeles:

Ctr l-C para copiar.

Captulo 6: Mdulo de contabilidad.

2 6 - 19

Seleccione el rango de renglones donde desea pegar el rengln copiado al portapapeles:

Seleccione los renglones Seleccione los renglones donde desea pegar el donde desea pegar el rengln original y rengln original y presione Ctr l-V. presione Ctr l-V.

El resultado ser como sigue:

Observe que el rengln original se ha copiado tres veces.

Cortar (Ctrl X).


Cortar es la accin de copiar el rango seleccionado al portapapeles y luego borrar el contenido de las celdas del rango seleccionado. Una vez copiados los datos en el portapapeles, su contenido puede ser pegado en el lugar que se desee. Seleccione el rango a cortar y presione Ctrl-X:

Seleccione el rango a cortar y presione Ctr l-X.

El resultado quedar como sigue:

Observe que los datos se han borrado, pero han quedado en el portapapeles.

Borrar (Supr. Del).


El comando de borrar es similar al de cortar, excepto que no copia nada al portapapeles. Simplemente borra las celdas del rango seleccionado.

Arrastrar (Ctrl A).


Otra facilidad que se puede utilizar en la edicin de la informacin de las operaciones, es la de arrastrar, que consiste en copiar el contenido de la celda inmediatamente superior. Se puede arrastrar una celda o un rango de celdas.

2 6 - 20

InSoft Ltda. Ingeniera de Software.

Arrastrando una celda.


Localice el cursor inmediatamente debajo de la celda a arrastrarle el valor y presione Ctrl-A.
Site el cursor y presione Ctr l-A para arrastrar el contenido de la celda inmediatamente superior.

El resultado es la celda Cuenta del rengln 2 duplicada en el rengln 3.


Observe que el valor de la celda superior se ha duplicado. Este proceso se denomina arrastre.

Arrastre de un rango de celdas.


Para arrastrar un rango de celdas, basta con seleccionar el rango donde se desea que queden los valores arrastrados y presionar Ctrl-A. Entonces los valores de las celdas inmediatamente encima del rango de la seleccin se duplicarn en las celdas del rango seleccionado:

Seleccione el rango donde desea que queden los valores arrastrados y presione Ctr l-A.

El resultado sera como sigue:

Observe que los valores de cada columna se han arrastrado hacia abajo hasta completar el rango seleccionado.

Duplicar (Ctrl - D).


La accin de duplicar es la caracterstica que permite duplicar un conjunto de renglones en un rea seleccionada. Se duplicarn igual nmero de renglones a los del rea seleccionada, desde el rengln inmediatamente encima de la seleccin. En el siguiente ejemplo hay tres renglones con datos y la seleccin tiene tres renglones tambin, por tanto todos los renglones sern duplicados en el rea de la seleccin.

Captulo 6: Mdulo de contabilidad.

2 6 - 21

Al presionar Ctrl-D el sistema duplica el mismo nmero de renglones que contenga el rango seleccionado. El resultado quedar como sigue:

Revelar cdigos.
Las columnas de datos de las tablas pueden contener muy variada informacin. Textos, nmeros, fechas y cdigos. Cuando se entra en modo de edicin en las columnas de cdigos, el sistema siempre presentar el cdigo del registro al que se est haciendo referencia. Al salir del modo de edicin, el sistema podr presentar en la celda el nombre (al que corresponde el cdigo) o el cdigo mismo. Esto puede ser determinado por el usuario variando el ancho de la columna. Cuando la columna es muy estrecha, se visualiza el cdigo y cuando es suficientemente ancha se visualiza el nombre interpretado del cdigo. El ancho de una columna se modifica posicionando el mouse sobre el lmite derecho del encabezado de la columna y arrastrando con el botn izquierdo del mouse. En el siguiente ejemplo: Observe que la columna de cuenta est un poco estrecha y por tanto est mostrando el cdigo de las cuentas. Observe que la columna de tercero est un poco ancha y por tanto est mostrando el nombre (en este caso del tercero).

Observe que cuenta est presentando el cdigo.

Observe que tercero est presentando el nombre.

Para el ejemplo se ampliar la columna de cuenta y se estrechar la columna de tercero para que se note el efecto que tiene sobre la presentacin. Observe que ahora la columna de cuenta es lo suficientemente ancha y por tanto visualiza el nombre de la cuenta. Observe que la columna de tercero es ahora muy estrecha y por tanto visualiza la identificacin del tercero.

Arrastre para ampliar el campo de la cuenta.

Arrastre para reducir el campo del tercero.

Observe que cuenta est presentando el nombre.

Observe que tercero est presentando el cdigo.

In f o r m es d e c o n t ab i l i d ad .
ContaPyme cuenta con un amplio catlogo de informes que permiten visualizar los estados financieros de la empresa, imprimir los informes y libros de ley y otro conjunto de informes que permiten comparar diferentes variables.

2 6 - 22

InSoft Ltda. Ingeniera de Software.

Muchos informes se pueden obtener por pantalla, para efectos de consulta visual instantnea. Este tipo de informes permite explorar cada dato de tal forma que se pueden visualizar todos los comprobantes que lo conforman e incluso con un par de clics se puede abrir el comprobante original. Todos los informes de consulta e informacin de los maestros se pueden imprimir y exportar a MS-EXCEL y otros programas. El comportamiento de una o varias cuentas se puede visualizar en forma grfica. Se pueden crear nuevos informes y se pueden imprimir con la ayuda del generador de reportes. Se pueden crear adems reportes especiales con indicadores de gestin basados en la informacin contable y de cualquiera de los mdulos del sistema con la excelente hoja de clculo que acompaa al sistema, cuyo nombre es ContaExcel.

Mt o d o s d e o b t en c i n d e i n f o r m es .
Hay muchos mtodos de obtener informes a nivel de la empresa, que ya se han tratado en la seccin sobre El manejador de nodos. Los informes se pueden obtener desde muy variadas partes de ContaPyme. Por ejemplo, se pueden obtener desde el men principal, desde el rbol de nodos, desde el manejador de operaciones, etc.

L a f ec h a d e t r ab aj o .
Los informes por lo regular se calculan hasta la fecha de trabajo, de tal forma que si la fecha de trabajo es 10 de Septiembre de 2004, el informe que se seleccione se visualizar para esa fecha. Si se cambia la fecha de trabajo a 5 de Junio de 2002, y se selecciona el informe, ste se calcular para esa segunda fecha.

Er r o r f r ec u en t e.
Es un error frecuente que se graben movimientos y luego se soliciten informes, donde no aparecen reflejados los cambios correspondientes a los movimientos grabados. En la mayora de los casos, lo que realmente sucede es que se graban los registros para una fecha y cuando se consultan los informes se tiene al sistema en una fecha de trabajo anterior a la fecha de los movimientos.

In f o r m es t i p o Co n s u l t a p o r p an t al l a .
Son informes que se visualizan en una ventana de ContaPyme. Siempre se calculan a la fecha de trabajo.

Var i ab l es q u e d ef i n en l a c o n s u l t a.

Estos son informes dinmicos en donde el usuario puede modificar algunas variables de visualizacin. Cada que una variable es modificada, el informe se recalcula. Fecha de inicio: Fecha final: Fecha saldo anterior: Filtro: Tipo de informe: Nivel de visualizacin: Fecha a partir de la cual se calcula el informe. Fecha hasta la cual se calcula el informe. Fecha para saldos finales. Fecha en la cual se deben calcular los saldos de comparacin. Permite seleccionar solo los movimientos contables que cumplan con ciertas condiciones. Se puede seleccionar el tipo de informe a visualizar. Balance general, estado de resultados, mayor y balances o ejecucin presupuestal. Indica si las cuentas se visualizarn en todos sus niveles o si se desea un nivel inferior con el fin de visualizar el informe de una manera agregada y resumida.

Captulo 6: Mdulo de contabilidad.

2 6 - 23

Ex p l o r a c i n d e d a t o s .
Normalmente el objetivo de estos informes por pantalla es que permitan la exploracin de datos. La exploracin consiste en que para cualquier dato que se encuentre en un informe, se puede ver el detalle de comprobantes que lo conforman y a su vez se pueda visualizar hasta el comprobante y todo su contenido. Recuerde siempre utilizar el botn derecho del mouse para indagar las posibilidades en cualquier contexto del sistema.

1: Clic derecho a cualquier cifra que se desee explorar. 2: Clic para explorar el dato.

3: Observe todos los registros de movimiento que sumados conforman el dato. 4: Doble Clic para ver la operacin que gener este asiento.

Rep o r t es .
Una vez especificado el nivel de detalle de las cuentas y las otras variables que delimitan la informacin que se desea visualizar, se puede tambin obtener un conjunto de reportes de esa informacin en diferentes formatos. Los reportes se visualizan primero como una vista previa que se puede entonces imprimir. Para ver los reportes que se pueden imprimir desde una consulta por pantalla, presione sobre el rea de datos el clic derecho y seleccione Informes.

Clic derecho.

2 6 - 24

InSoft Ltda. Ingeniera de Software.

Gen er ad o r d e r ep o r t es .
En adicin a todo lo anterior, cada informe por pantalla tiene adems un generador de reportes. Simplemente se organiza la informacin a imprimir en la pantalla. Se establecen las columnas, sus anchos, los filtros, los rangos de fechas, el nivel de visualizacin y se llama el generador de reportes. Este presenta una vista previa de lo que se va a imprimir y el usuario puede usar todos sus botones para modificar la apariencia del informe a su gusto. Luego puede ordenar la impresin.

In f o r m es t i p o Rep o r t e .
Estos son informes impresos. Una vez seleccionados, el sistema presenta una ventana de opciones, donde se pueden especificar rangos para el reporte y algunas otras caractersticas. Entre los rangos y caractersticas se pueden destacar: Rango de fechas a tener en cuenta para el reporte. Fecha de saldos anteriores, para especificar la fecha en la que se deben visualizar los saldos de comparacin. El filtro permite establecer conjuntos de registros a tener en cuenta para el informe. Nivel de detalle para definir el nivel de agregacin en que se debe imprimir el reporte. Indicador de si se desea producir el reporte en calidad de borrador o en alta calidad. El formato de borrador es ideal para la impresin en impresoras de matriz de puntos. Espacio para firmas indica si al final del documento se deber adicionar un espacio para las firmas del representante legal, el revisor fiscal y el contador. Una vez se presiona el botn de aceptar, se presenta una vista previa del reporte y se puede imprimir a papel o a un archivo de imagen digital. Estos reportes son fijos y slo se pueden imprimir tal y como se ven en la vista previa.

Presione aqu para imprimir este reporte.

Captulo 6: Mdulo de contabilidad.

2 6 - 25

Si se imprimen a un archivo de imagen digital, se podrn recuperar en el futuro e imprimir una o varias hojas, del reporte segn se necesite.

Man ej o g en er al d e u n i n f o r m e d e t i p o c o n s u l t a p o r p an t al l a: B A L A NCE GENERA L .


Los estados financieros se pueden obtener ya sea por consulta o bien por reporte. En esta seccin se explicar el manejo de una consulta de balance general, cuyo manejo es similar en las otras consultas por pantalla. Para entender el manejo y funcionamiento del informe se analizar cada parte de la ventana.

Tt u l o d e l a v en t an a.
En primer lugar observe el ttulo de la ventana del informe. El ttulo presenta el rango del informe, es decir la empresa y los centros de costos que se estn visualizando, la fecha inicial y la fecha final. Inicialmente la fecha final es la fecha de trabajo. Las fechas se pueden cambiar por medio de la barra de filtros que ms adelante se presentar.

B ar r a d e b o t o n es d el i n f o r m e.
La barra de botones presenta las siguientes opciones:
Exporta el informe a MsExcel y otros formatos. Copia la seleccin al portapapeles para intercambio con otras aplicaciones. Casilla para buscar palabras por la columna seleccionada. Determina el tipo de informe a visualizar.

Visualiza todas las posibilidades de impresin de la informacin que se est visualizando.

Actualiza la informacin del informe respecto al sistema de informacin.

Activa los filtros, con lo cual se pueden cambiar las fechas y el filtro avanzado.

Determina el nivel de detalle de visualizacin de las cuentas.

2 6 - 26

InSoft Ltda. Ingeniera de Software.

In s p ec t o r d e d at o s .
El inspector de datos al igual que en los maestros, presenta un conjunto de pestaas, cada uno con un propsito especial.

Pes t a a d e ac c i o n es .
Presenta las acciones disponibles desde el informe. Explorar dato permite visualizar el detalle de movimientos que sumados forman algn dato del informe.

Pes t a a d e i n f o r m es .
Presenta todos los reportes y grficos que se pueden obtener desde la consulta. Note que cada informe que se est visualizando por pantalla, a un nivel de agregacin determinado se puede imprimir bajo diferentes formatos de columnas. Se imprimir la misma informacin que se est visualizando en pantalla, pero bajo distintos formatos.

Pes t a a d e f i c h as .
Presenta un grfico de cada cuenta o conjunto de cuentas que se seleccionen. Para hacer el grfico simplemente se selecciona una o varias cuentas (manteniendo presionada la tecla CTRL seleccione distintos renglones). El sistema entonces ir graficando los saldos mensuales. Con la caja de chequeo de Acumulado marcada, se visualizan los saldos acumulados de la cuenta, en formato de lneas. Si se desmarca Acumulado, entonces el grfico ser de barras verticales y mostrar el movimiento de cada mes.

Captulo 6: Mdulo de contabilidad.

2 6 - 27

Pe s t a a d e o p c i o n e s .
Permite adecuar las opciones de visualizacin del informe. Son muchas las opciones de visualizacin, pero se hace necesario explicar que la presentacin del reporte podr ser modificada por el usuario y el sistema por defecto la recordar, pues inicialmente aparece marcada la opcin de Siempre grabar presentacin. Si se desea que siempre se cargue la presentacin por defecto, marque la opcin de Cargar presentacin por defecto. De esta forma, cada que cargue el informe, se presentar como originalmente fue establecido por los diseadores.

Ex p l o r ac i n d e d at o s .
Una de las caractersticas ms potentes de las consultas por pantalla es su capacidad de exploracin de datos. Cada dato en un informe se puede explorar hasta llegar al comprobante original. Para el ejemplo observe el siguiente balance: Todos los datos numricos se pueden explorar. Explorar el dato significa obtener el listado de movimientos que conforman ese dato. Observe el dato de saldo actual de la cuenta 110505 01 Caja principal por valor de $127,376.08. Si se desea explorar ese dato, simplemente se hace clic derecho sobre el dato y se selecciona la accin Explorar dato. Esta accin llamar el explorador de movimiento contable con nicamente los registros de movimiento que afectaron esa cuenta en el rango de fechas y filtros especificados. Observe que el visor de movimiento presenta todos los movimientos que conforman el dato que se est explorando: $127,376,08. Desde el explorador, tambin se puede solicitar el comprobante u operacin que ha generado cada uno de esos registros de movimiento.

Doble clic para ver la operacin que gener este registro.

2 6 - 28

InSoft Ltda. Ingeniera de Software.

Para visualizar el comprobante se hace doble clic sobre el registro de movimiento que se desee y el sistema inmediatamente abre el comprobante. Por ejemplo si se hace doble clic sobre el primer registro, se visualiza el comprobante que lo gener: De esta forma se puede explorar cada dato de cualquier columna de cualquier consulta por pantalla.

Ex p o r t ac i n d e d at o s .
Otra importante caracterstica de los informes en general es la exportacin de datos a otros programas. Hay dos formas principales de exportar datos: Copiando al portapapeles y pegando en otro programa. Grabando la informacin a un formato reconocido (Ms-Excel, HTML, etc).

Co p i an d o al Po r t ap ap el es .
Esta es la opcin ms utilizada en Windows y consiste en seleccionar la informacin que se desea pasar a otra aplicacin y presionar el botn de Copiar al portapapeles. Paso 1: Haga la seleccin.

Paso 2: Presione el botn de Copiar al portapapeles.

Paso 3: Cargue el otro programa y seleccione la opcin de Pegar desde el portapapeles. Por ejemplo en una hoja electrnica de OpenOffice Calc, la cual lucira como sigue, despus de pegar:

Captulo 6: Mdulo de contabilidad.

2 6 - 29

Ex p o r t ac i n a u n f o r m at o r ec o n o c i d o .
A menudo se requiere exportar la informacin a otras aplicaciones. Las aplicaciones normalmente pueden leer datos desde formatos reconocidos. Para ello ContaPyme cuenta con varias posibilidades de exportacin que se describen a continuacin:

Gu ar d ar c o m o Ex c el (XL S).
En este caso el balance se graba en el formato reconocido por MS-EXCEL y que ya se considera un estndar para la grabacin de tablas de datos. Esto significa que hay cientos de aplicaciones que pueden leer la informacin desde este formato, incluidas todas las hojas electrnicas populares.

Gu ar d ar c o m o p g i n a w eb (HTML ).
Con el advenimiento de Internet, su lenguaje de hipertexto (HTML) se ha convertido en un estndar para publicacin de informacin. Cuando se exporta un informe a HTML se puede directamente publicar en la web o enviar por correo electrnico. Cualquier explorador de internet lo podr abrir.

Gu ar d ar c o m o ar c h i v o XML (XML ).
El XML (Extensible markup language) ha sido desarrollado para el intercambio de datos a travs de Internet y por ello ContaPyme tambin exporta los informes a este formato.

Gu ar d ar c o m o ar c h i v o d e t ex t o (TXT).
El formato de archivos de texto TXT es el sistema de exportar ms simple, sin ningn tipo de formato, que puede ser ledo por prcticamente cualquier otro programa.

Mat r i c es d e s al d o s .
Las matrices de saldos contables son otra de las muy poderosas herramientas con las que cuenta ContaPyme. Por medio de las matrices de saldos es posible crear tablas donde en las filas se visualizarn las cuentas del plan de cuentas y en las columnas un conjunto de variables de clasificacin seleccionadas por el usuario. Por ejemplo se pueden producir tablas o matrices de cualquiera de los estados financieros, como las que siguen:

2 6 - 30

InSoft Ltda. Ingeniera de Software.

Tabla comparativa de saldos contables de empresas. Tabla comparativa de ingresos y egresos de los centros de costos. Tabla comparativa de saldos anuales de la empresa. Etc.

Las variables de comparacin pueden ser muchas, por ejemplo: el ao, el mes, la semana, el centro de costos, el tercero, la empresa, etc.

Des c r i p c i n ab s t r ac t a.
Note que la tabla o matriz siempre tendr la cuenta en las filas de la primera columna y la variable de comparacin (por ejemplo los aos) en la primera fila de cada columna. El pivote entre cada cuenta y cada variable ser el saldo del movimiento de la cuenta entre el rango de fechas especificadas para la obtencin de la matriz. El siguiente ejemplo representa una matriz de saldos calculada entre las fechas f1 y f2 para la variable ao. Ao 1 Cuenta1 Cuenta2 Cuenta3 Cuenta4 Total PIVOTE 2,3 Ao 2 Ao 3 Total

Observe que la interseccin entre cada ao (columna) y cada cuenta (fila) conforma un pivote. Para el caso del ejemplo, la cuenta3 y ao 2 conforman el pivote 2,3 en el cual aparecer el saldo de ese ao 2 en la cuenta 3 entre las fechas f1 y f2.

Des c r i p c i n p r c t i c a.
Como se ha explicado, en las filas de la matriz siempre estarn las cuentas, las cuales se pueden colocar a muy diversos niveles de detalle o agregacin. En las columnas pueden ir algunas de las variables del movimiento de cuentas como pueden ser:

Empresas CC y Sub-CC Meses Semestres Cuatri-semanas Deca-das Terceros Estados

Centro de costos Aos Bimestres Semestres Quinti-semanas Clase operaciones Terceros de cartera Activos

Tipo y nmero soporte Bi-aos Trimestres Bi-semanas Das Nmero operaciones Actividades Tipos de soporte Cuentas fuente Tri-aos Cuatrimestres Tri-semanas Quinti-das Cdigo de bancos Etapas de desarrollo Nmeros soporte Ao y mes

Tipo movimiento CC y SubCC origen

Si la variable de clasificacin es por ejemplo Empresas, entonces la matriz a generar sera como sigue:

Captulo 6: Mdulo de contabilidad.

2 6 - 31

Empresa1 1 11 1110

Empresa2

Empresa3

Total

Saldo cuenta 1110 en la empresa 2

1120 Total Observe que en la casilla de la interseccin de la empresa 2 y la cuenta 1110 se visualizara el saldo del movimiento de esa cuenta 1110 en la empresa 2 entre el rango de fechas estipulado.

E j e m p l o : Ob t e n e r u n a m a t r i z d e s a l d o s d e c u e n t a s d e ej ec u c i n p r es u p u es t al v s . a o s y m es es .
Para ello se llama la matriz de saldos: Camino: [Men principal > Informes > Matrices de saldos comparativos > ] Se visualiza un men de muchas matrices de saldos que se pueden producir directamente. Seleccione la opcin de Aos y meses (Ejec. Presupuestal). El sistema entonces visualiza la matriz con categora 1 puesta en Ao y la categora 2 puesta en Mes.

Si se solicita una matriz comparativa de todas las empresas del rea de trabajo, se visualizara un informe por pantalla como el que sigue:
2003

Observe la ejecucin presupuestal mes a mes y su total acumulado.

Ej em p l o : Ob t en er u n a m at r i z d e s al d o s d e c u en t as d e m ay o r y b al an c es v s . em p r es as d el r ea d e t r ab aj o .
Camino: [Men Principal > Informes > Matrices de saldos > Empresas (Mayor y balances)]

Observe el balance comparativo de las dos empresas y su consolidado.

2 6 - 32

InSoft Ltda. Ingeniera de Software.

Gen er an d o s u p r o p i a m at r i z d e s al d o s .
Las matrices de saldos, cualquiera que se seleccione, tiene en la parte superior el pnel filtros (El pnel de filtros se hace visible activando el botn de pnel de filtros). Este pnel presenta los filtros que se pueden establecer sobre el reporte, entre los cuales estn las categoras, que mas que filtros son clasificadores que determinan el contenido de las matrices. Modificando las categoras se pueden obtener cientos de combinaciones para generar tablas de comparacin de saldos adecuadas a las necesidades de la gran diversidad de usuarios.

Categora 1 establece el nivel de clasificacin pr imar io de las columnas de la matriz.

Categora 2 establece el nivel de clasificacin secundar io de las columnas de la matriz.

May o r i n f o r m ac i n .
Para obtener mayor informacin sobre el mdulo de contabilidad, puede consultar los tpicos abajo relacionados, en: la ayuda en lnea de ContaPyme, los documentos electrnicos que acompaan el sistema, o bien, en los documentos electrnicos disponibles para descarga desde Internet ( www.ContaPyme.com?descargar ). Los maestros. Este manual explica todo lo referente al manejo de un maestro en trminos generales, lo cual aplica a todos los maestros del sistema. Mdulo de contabilidad. En este documento se explica en detalle todo el mdulo de contabilidad. Se recomienda su lectura detallada. Mdulo de contabilidad para no contadores. Este documento es recomendado, ya que explica ms en detalle los conceptos y caractersticas aqu explicadas. Los maestros. Las operaciones y el registro de la informacin. El cargue inicial del sistema. Operacin de grabacin de movimiento contable. Operacin de cierre de fin de mes. Operacin de cierre de fin de ao.

La versin de ContaPyme descargada desde Internet no incluye algunos de estos documentos de ayuda y por lo tanto deben ser descargados por separado.

Captulo 6: Mdulo de contabilidad.

2 6 - 33

Captulo

7
MDULO DE CARTERA.
In t r o d u c c i n .
Uno de los factores decisivos en el crecimiento de las empresas es la tendencia hacia la venta de bienes y servicios a crdito. As, las cuentas por cobrar llegan a constituir uno de los activos mas importantes en muchas empresas comercializadoras. Las cuentas por cobrar son activos relativamente lquidos que generalmente se convierten en efectivo en el corto plazo (30 60 das). El mdulo de cartera se encarga de manejar todas las cuentas por cobrar y las cuentas por pagar de la empresa. Las cuentas por cobrar y las cuentas por pagar se pueden crear directamente desde el movimiento contable o bien desde cada una de las operaciones de egresos y operaciones de ingresos. Adicionalmente, el mdulo de cartera incorpora un conjunto de operaciones especiales para el manejo de las cuentas de endeudamiento, que se describirn mas adelante. En este captulo se vern los siguientes temas: Manejo del mdulo de cartera desde el movimiento contable. Manejo del mdulo de cartera desde las operaciones de ingresos y egresos. Operaciones especializadas de cartera. Informes de cartera. Configuracin del plan de cuentas para el mdulo de cartera.

Captulo 7: Mdulo de cartera.

27-1

Man ej o d el m d u l o d e c ar t er a d es d e el m o v i m i en t o c o n t ab l e.
Desde las operaciones de grabacin de movimiento contable se pueden crear cuentas por cobrar o cuentas por pagar y a su vez hacer movimientos de abono o cancelacin de dichas cuentas en otros comprobantes. Para ello es recomendable entender las siguientes reglas y conceptos en los que se basa el sistema:

El t er c er o d e c ar t er a y t er c er o d e t r an s ac c i n .
Cuando se registran asientos que involucran cuentas de cartera (CxC o CxP), el sistema exige que se especifique el tercero de cartera. El tercero de cartera es el tercero al que se le queda debiendo el dinero o el que queda debiendo el dinero, segn sea el asiento de cuenta por pagar o cuenta por cobrar o abono. En general, el tercero de cartera es el mismo tercero de transaccin. Ejemplo: Se le queda debiendo $500 al Sr. Juan Prez por la compra de una impresora. En este caso el tercero de transaccin (al que se le compr) es el mismo tercero de cartera (al que se le qued debiendo). Hay otros casos en los que el tercero de transaccin es distinto al tercero de cartera, donde la transaccin con un tercero genera impuestos o cargos por pagar o por cobrar.

Ejemplo de tercero de cartera distinto al tercero de transaccin es el caso del pago de un IVA descontable, donde el tercero de transaccin es la persona a la que se le hace la compra y el tercero de cartera es la Administracin de Impuestos (a la que se le queda debiendo el IVA). Ejemplos de casos en los que el tercero de transaccin es diferente al tercero de cartera, son: Cuando se practica la retencin en la fuente (Genera una CxP a la Administracin de impuestos). Cuando se paga IVA descontable (Genera una CxC a la Administracin de impuestos). Cuando se paga a una empleado (Genera CxP a la ARP, al seguro social ISS, etc.). Cuando se vende con IVA (Genera una CxP a la Administracin de impuestos). Etc.

Observe que la cuenta 240802 es una cuenta de cartera y por lo tanto exige tercero transaccin, tercero de cartera y fecha estimada de pago.

El sistema normalmente asume que el tercero de cartera es el mismo que el tercero de transaccin. Cuando el usuario especifica un tercero de cartera distinto, el sistema recordar el tercero de cartera para la cuenta que se est moviendo.

A s i en t o s ef ec t u ad o s a l as c u en t as d e c ar t er a.
Es claro para quien maneja asientos contables, que si se hace un crdito sobre una cuenta por pagar, se est induciendo al sistema a que cree una cuenta por pagar y si se hace una dbito sobre una cuenta por pagar, lo que se quiere es amortizar una cuenta por pagar existente. Lo contrario es vlido para las cuentas por cobrar. Sin embargo, aunque el prrafo anterior es vlido en la mayora de los casos, el sistema tiene en cuenta otras posibilidades que se pueden presentar. Cuando se hace un dbito o un crdito sobre una cuenta de cartera, el sistema interpretar ste de diferentes maneras de acuerdo a las reglas que se establecen a continuacin:

27-2

InSoft Ltda. Ingeniera de Software.

Db i t o a u n a c u en t a d e c ar t er a.
Cuando se hace un dbito sobre una cuenta de cartera, el sistema considera que se est: Creando una cuenta por cobrar, si la cuenta no existe con anterioridad. Abonando a una cuenta por pagar, si la cuenta por pagar existe con anterioridad. Creando una cuenta por cobrar nueva, si la CxC existe con anterioridad y la cuenta maneja cuotas. Creando un mayor valor a una cuenta por cobrar existente, si la CxC existe con anterioridad y la cuenta no maneja cuotas.

Cr d i t o a u n a c u en t a d e c ar t er a.
Cuando se hace un crdito sobre una cuenta de cartera, se considera que se est: Creando una cuenta por pagar, si la cuenta no existe con anterioridad. Abonando a una cuenta por cobrar, si la cuenta por cobrar existe con anterioridad. Creando una cuenta por pagar nueva, si la CxP existe con anterioridad y la cuenta maneja cuotas. Creando un mayor valor a la cuenta por pagar existente, si la CxP existe con anterioridad y la CxP no maneja cuotas.

Ej em p l o s d e m o v i m i en t o d e c u en t as d e c ar t er a.
Ej em p l o d e c r eac i n d e c u en t as p o r p ag ar :
Se ha comprado a Juan Prez tiles y papelera a crdito por valor de $500. En la compra se pag un IVA de $80 que luego se le descontar a la administracin de impuestos. Asiento Cuenta Proveedores IVA por cobrar tiles y papelera $80 $500 Dbito Crdito $580 Tercero transaccin Juan Prez Juan Prez Juan Prez Tercero de cartera Juan Prez Admn. de Impuestos Nal.

Fecha de pago 20/10/2004 12/12/2004

Ej em p l o d e c r eac i n d e c u en t as p o r c o b r ar :
A Mara Mndez se le ha vendido a crdito un Televisor por valor de $2,200.oo + IVA de $352 = $2,552. El IVA de $352.oo se le queda debiendo a la administracin de impuestos. Mara Mndez deber pagar su televisor en tres cuotas de la siguiente manera: Cuota 1 Cuota 2 Cuota 3 $1,000 $800 $752 a pagar el 12 de Septiembre de 2,004. a pagar el 12 de Octubre de 2,004. a pagar el 12 de Noviembre de 2,004.

Asiento Cuenta Clientes Clientes Clientes Dbito $1,000 $800 $752 Crdito

Tercero transaccin Mara Mndez Mara Mndez Mara Mndez

Tercero de cartera Mara Mndez Mara Mndez Mara Mndez

Fecha de pago 12/09/2004 12/10/2004 12/11/2004

Captulo 7: Mdulo de cartera.

27-3

IVA por pagar Inventarios

$352 $2,200

Mara Mndez Juan Prez

Admn.. Imp.

12/12/2004

Cr eac i n d e c u en t as p o r p ag ar y c u en t as p o r c o b r ar d es d e l as o p er ac i o n es d e i n g r es o s y d e eg r es o s .
Cada operacin de egresos o de ingresos tiene al final un componente especial de forma de pago o forma de ingreso respectivamente. Estos componentes, como su nombre lo indica, se utilizan para que el usuario especifique, en el caso de egresos, la forma en que se hizo el pago (es decir, de cules cuentas sali el dinero) o bien, en el caso de ingresos, la forma en que ingres el dinero (es decir, a cules cuentas ingres el dinero).

Cr eac i n d e c u en t as p o r p ag ar d es d e l as o p er ac i o n es d e eg r es o s .
Son muchas las operaciones de egresos, de las cuales se destacan la operacin de egresos, la operacin de compra de inventarios, la operacin de compra de activos fijos e inversiones, las operaciones de pago de empleados y trabajadores, etc. Estas operaciones presentan al final un componente para que se especifique la forma en que se hizo el pago, el cual luce como sigue:

El usuario entonces puede indicar que el dinero del pago sali de caja, de banco o bien que se qued debiendo al tercero (C x Pagar). Si selecciona cuenta por pagar, el sistema automticamente crear en el mdulo de cartera una cuenta por pagar con los datos suministrados en el pnel derecho.

Des c r i p c i n d el p n el d e c u en t a p o r p ag ar .
El pnel derecho solicita alguna informacin relativa a la cuenta por pagar, como: Pagar a: Cuenta de CxP: Fecha pago (Est.): Descripcin CxP: Pago por cuotas: Por defecto es el tercero con el que se hace la transaccin, pero podra modificarse en caso de ser necesario Es el cdigo de la cuenta a la cual quedar asignada la cuenta por pagar. Ejemplo: Proveedores, instituciones financieras, etc. Fecha estimada en la que se pagar la cuenta. Detalle o descripcin de la cuenta por pagar. Permite visualizar una pequea caja de dilogo, donde se puede especificar que el pago se har por cuotas. Se registra la fecha de pago de cada cuota y el valor a pagar.

27-4

InSoft Ltda. Ingeniera de Software.

Cr u c e d e p ag o s c o n c u en t as p o r c o b r ar en l as o p er ac i o n es d e eg r es o s (s l o p ar a u s u ar i o s av an zad o s ).
Para activar la capacidad de cruzar pagos con cuentas por cobrar, se debe primero activar la casilla Ver opciones avanzadas en la parte inferior derecha del componente de forma de pago. Al activar la casilla de opciones avanzadas le permitir ver otra posibilidad de pago, adems de las ya existentes de: caja, bancos y cuenta por pagar, se visualiza Amortiza a C x Cobrar. Esto significa que si se tiene una cuenta por cobrar con el mismo tercero al se le va a hacer el pago, se puede cruzar el pago de esta operacin, con el saldo (total o parcial) que el tercero le debe a la empresa, ya sea para abonarle a la cuenta por cobrar o para cancelarla definitivamente. Ejemplo. Suponga que la Sra. Tulia Ramrez le debe a la Empresa la suma de $1,000,000.oo desde hace un mes, es decir que la empresa le tiene una cuenta por cobrar por valor de $1,000,000.oo. En la fecha se le debe hacer un pago a la Sra. Ramrez por valor de $700,000. En este caso, en vez de hacerle el pago, se le puede cruzar con la cuenta por cobrar (con el milln que le debe a la empresa). As, la cuenta por cobrar con la Sra. Ramrez quedar en solo $300,000 una vez sea procesada esta operacin. Note que para hacer el cruce, el sistema solicita Cd. CxC, es decir el cdigo de la cuenta por cobrar con la que se har el cruce. El cdigo se puede seleccionar de toda la lista de cuentas por cobrar que hayan con la Sra. Ramrez.

Cr eac i n d e c u en t as p o r c o b r ar d es d e l as o p er ac i o n es d e i n g r es o s .
Son muchas las operaciones de ingresos, de las cuales se destacan la operacin de ingresos, la operacin de venta de productos y la operacin de venta de activos fijos e inversiones.

Captulo 7: Mdulo de cartera.

27-5

Estas operaciones presentan al final un formulario para que se especifique la forma en que ingres el dinero a la empresa, el cual luce como sigue: El usuario entonces puede indicar que el dinero entr a caja, se consign al banco o bien el tercero lo qued debiendo (Cuenta por cobrar al tercero). Si selecciona cuenta por cobrar en el formulario, el proceso automticamente crear en el mdulo de cartera una cuenta por cobrar al tercero con los datos suministrados en el pnel derecho.

Des c r i p c i n d el p n el d e c u en t a p o r c o b r ar .
El pnel derecho solicita alguna informacin relativa a la cuenta por cobrar, como: Cobrar a: Cuenta para CxC: Por defecto es el tercero con el que se hace la transaccin, pero podra modificarse en caso de ser necesario. Es el cdigo de la cuenta a la cual quedar asignada la cuenta por cobrar. Ejemplo: clientes, cuentas corrientes comerciales, etc. Fecha estimada en la que le cancelar la cuenta a la empresa. Detalle o descripcin de la cuenta por cobrar. Permite visualizar una pequea caja de dilogo, donde se puede especificar que el pago se lo harn por cuotas a la empresa, donde se especifica la fecha de cobro de cada cuota y el valor a cobrar.

Fecha pago (Esti): Descripcin CxC: Pago por cuotas:

Cr u c e d e c o b r o c o n c u en t as p o r p ag ar en l as o p er ac i o n es d e i n g r es o s (s l o p ar a u s u ar i o s av an zad o s ).
Para activar la capacidad de cruzar cobros con cuentas por pagar, se debe primero activar la casilla Ver opciones avanzadas en la parte inferior derecha del componente de forma de cobro. Al activar la casilla de opciones avanzadas le permitir ver otra posibilidad de cobro, adems de las ya existentes de: caja, bancos y cuenta por cobrar, se visualiza Amortiza a C x pagar. Esto significa que si se tiene una cuenta por pagar con el mismo tercero al que se le har el cobro, se puede cruzar el cobro de esta operacin con la cuenta por pagar al tercero, ya sea para abonarle a la cuenta por pagar o para cancelarla. Ejemplo: Suponga que al Sr. Antonio Agudelo se le debe de vieja data la suma de $800,000, es decir que la empresa le tiene una cuenta por pagar por valor de $800,000.oo. En la fecha se le va a cobrar un servicio por valor de $500,000. En este caso, en vez de hacerle el cobro, se le puede cruzar con la cuenta por pagar. As, la cuenta por pagar con el Sr. Agudelo quedar en solo $300,000 una vez sea procesada esta operacin. El cdigo de la cuenta por pagar puede ser seleccionado de la lista de cuentas por pagar pendientes con el Sr. Agudelo.

27-6

InSoft Ltda. Ingeniera de Software.

Op er ac i o n es es p ec i al es p ar a f ac i l i t ar el m an ej o d e c ar t er a.
Gracias a este conjunto de operaciones, el manejo de cartera, en lo que se refiere a cuentas por pagar y cuentas por cobrar se hace muy sencillo y puede ser manejado por personal con escasos conocimientos contables, pero si con muy buen entendimiento de los conceptos administrativos. Adicional a las posibilidades de manejar la cartera por los mtodos contables, se han incorporado al sistema operaciones especiales de cartera para facilitar la creacin, abonos y cancelacin a cuentas por cobrar y cuentas por pagar. Para adicionar operaciones especializadas de cartera, se debe seleccionar la opcin de adicionar operacin y seleccionar la categora de cartera. Esta le presentar todas las operaciones especializadas de cartera como se ilustra a continuacin: Bsicamente son 5 operaciones. Dos operaciones para manejar cuentas por pagar (creacin de CxP y abonos o cancelacin de una CxP), dos operaciones para manejar las cuentas por cobrar (creacin de CxC y abonos o cancelacin de CxC) y una operacin adicional para ayudar a registrar el replanteamiento de crditos.

Op er ac i o n es es p ec i al i zad as p ar a el m an ej o d e c ar t er a.

Crear una cuenta por pagar.

Permite crear cuentas por pagar. Es decir, se usa cuando un tercero le presta dinero a la empresa.

Abono a cuentas por pagar.

Permite registrar abonos a cuentas por pagar. En otras palabras la empresa le paga a un tercero total o parcialmente lo que ella le deba a l.

Crea una cuenta por cobrar.

Permite crear cuentas por cobrar. Es decir, cuando la empresa le presta dinero a un tercero.

Captulo 7: Mdulo de cartera.

27-7

Abono a cuentas por cobrar.

Permite registrar abonos a cuentas por cobrar. Es decir, un tercero le paga a la empresa total o parcialmente lo que l le deba a ella.

Replanteamiento de un crdito .

Permite modificar las cuotas programadas para la cancelacin de un crdito. Se usa cuando las condiciones de pago de un crdito varan. En la fecha se cancela el saldo del crdito y se crea uno nuevo con nueva forma de pago.

Op er ac i o n es p ar a el m an ej o d e c u en t as p o r p ag ar .
Las cuentas por pagar se generan cuando un tercero le presta dinero a la empresa. El manejo de las cuentas por pagar se hace a travs de dos operaciones: Creacin de cuentas por pagar: Permite crear cuentas por pagar a un tercero y establecer la forma del pago. Admite una cuota o programar el pago en varias cuotas. Abono a cuentas por pagar: Permite hacer abonos a cuentas por pagar. Si el abono es por la totalidad de la cuenta por pagar, significa que la cuenta se cancela definitivamente. A continuacin se presentar cada una de las operaciones:

Op er ac i n p ar a r eg i s t r ar l a c r eac i n d e u n a c u en t a p o r p ag ar
Cat eg o r a. Car t er a. O p er ac i n . Cr e a c i n d e u n a c u e n t a p o r p a g a r .

Objetivo.
Permite registrar en el sistema un prstamo que un tercero le ha hecho a la empresa. Es decir, en la contabilidad quedar registrado como una cuenta que se le debe pagar a un tercero.

In f o r m ac i n d e l a o p er ac i n .
Paso 1 Paso 2 Identificacin del documento soporte. Cunto y quin nos prest? Especificar el valor del prstamo e identificar el tercero al que se le deber crear la cuenta por pagar. Se puede especificar el pago en varias cuotas. Paso 3 A dnde entr el dinero? Se debe especificar si el dinero entr a caja o a bancos.

Qu h a c e e l p r o c e s o ?
Con la informacin registrada, el sistema tendr todos los elementos necesarios para crear la cuenta por pagar al tercero en el mdulo de cartera y en la contabilidad.

27-8

InSoft Ltda. Ingeniera de Software.

Ej e m p l o :
El da 21/04/2004, El seor Juan Pinto le ha prestado $500,000 a la empresa. Se ha pactado que se cancelar la deuda el 15/09/2004. El prstamo ha quedado respaldado con una letra de cambio nmero 4234 y el dinero se ha consignado en el banco La Repblica.

Reg i s t r o en el s i s t em a:
Se adiciona una operacin de Creacin de cuenta por pagar.

Paso 1:

Identificacin del documento soporte.


Comprobante de ingreso. 4234 21/04/2004

Tipo de documento: Nmero del documento Fecha documento

Paso 2:

Cunto y quin nos debe?


$500,000 Juan Pinto Proveedores 15/09/2004 Prstamo para remodelacin No Este no incluye los intereses. nicamente el capital.

Valor del prstamo Pagar a Cuenta para CxP Fecha pago (Estimada). Descripcin CxP Pago por cuotas

Si se pactan intereses, se debern relacionar mas adelante cuando se hagan los abonos a la CxP.

Op er ac i n p ar a r eg i s t r ar el ab o n o o c an c el ac i n d e c u en t as p o r p ag ar .
Cat eg o r a. Car t er a. Op e r a c i n . A b o n o o c an c el ac i n d e c u en t as p o r p ag ar .

Objetivo.
Permite registrar los abonos a cuentas por pagar. Se utiliza cuando la empresa le paga al tercero una parte o la totalidad de una deuda contrada con anterioridad. Si se paga la totalidad de la deuda, la CxP quedar cancelada.

Captulo 7: Mdulo de cartera.

27-9

In f o r m ac i n d e l a o p er ac i n .

Paso 3:
A dnde entr? Banco Cuenta banco Id. Consignacin Cd. banco

A dnde entr el dinero?

$500,000 La Repblica 214365 05 21/04/2004

Fecha consignacin

Paso 1 Paso 2

Identificacin del documento soporte del abono. Detalle del abono a capital. Identificacin de la cuenta por pagar a la que se le har el abono. Especificar el valor del abono a capital. No incluir intereses u otros gastos financieros. Para cancelar la cuenta por pagar se debe hacer un abono por el total de la deuda.

Paso 3

Detalle de los costos financieros. Especificar si adems del abono a capital se pagan otros costos financieros, tales como gastos bancarios, intereses, etc.

Paso 4

Liquidacin. Especificar los impuestos, descuentos o cargos relacionados con el pago, tales como IVA, Retefuente, etc.

Paso 5

Forma de pago. Indicar si el dinero del pago sali de la caja o de bancos.

Qu h a c e e l p r o c e s o ?
Con la informacin registrada, el sistema tendr todos los elementos necesarios para disminuir o cancelar la cuenta por pagar en el mdulo de cartera y contabilidad. Si se registran datos en la liquidacin, se generarn los movimientos necesarios en cartera y contabilidad. Si se causan intereses u otros gastos financieros, afectar la contabilidad y la ejecucin presupuestal.

Ej e m p l o :
El da 15/09/2004 la empresa le hace un abono a capital de $400,000 al Sr. Juan Pinto. Adems le paga los intereses causados por valor de $35,000. El pago se hace con el cheque Nro. 3401 del banco La Repblica. El Sr. Pinto firma un comprobante de egreso No. 220.

Reg i s t r o en el s i s t em a:
Se adiciona una operacin de Creacin de cuenta por pagar.

Paso 1:

Identificacin del documento soporte.


Comprobante de Egreso 220 15/09/2004

Tipo de documento: Nmero del documento Fecha documento

2 7 - 10

InSoft Ltda. Ingeniera de Software.

Paso 2:

Detalle del abono a capital.


Juan Pinto CxP 19/09/2004 a Juan pinto. Una vez especificado el tercero, la CxP se puede seleccionar de una lista de CxP al Sr. Juan Pinto.

Cdigo del tercero Cdigo cuenta por pagar

Valor de la cuenta Saldo vencido a (15/09/2004) Valor del abono a capital Observaciones

$500,000 $0 $400,000 Primer abono.

Paso 3:
Centro de costos Gastos empresariales

Detalle de los costos financieros.


Concepto de egresos Intereses causados Valor $35,000 Detalle Intereses causados entre el 21 de Abril de 2004 y el 19 de septiembre de 2004.

Paso 4:

Liquidacin (Impuestos, descuentos y/o cargos).


Valor base Porcentaje Valor

Concepto (IVA, Retencin, etc.)

Paso 5:
Caja Cuenta caja

El dinero abonado sali de...


$435,000 Caja general.

Op er ac i o n es p ar a el m an ej o d e c u en t as p o r c o b r ar .
El manejo de cuentas por cobrar se puede hacer a travs de dos operaciones: Creacin de cuentas por cobrar: Permite crear cuentas por cobrar a terceros y establecer la forma en la que el tercero le har el pago a la empresa. Admite una cuota, o programar el pago en varias cuotas. Abono cuentas por cobrar: Permite hacer abonos a cuentas por cobrar. Esto se da cada vez que el tercero le pague a la empresa. Si el abono se hace por la totalidad del saldo de la CxC, significa que la cuenta se cancelar definitivamente. A continuacin se presentar cada una de las operaciones:

Captulo 7: Mdulo de cartera.

2 7 - 11

Op er ac i n p ar a r eg i s t r ar l a c r eac i n d e u n a c u en t a p o r c o b r ar .
Cat eg o r a. Car t er a. Op e r a c i n . Cr e a c i n d e u n a c u e n t a p o r c o b r a r .

Objetivo.
Permite registrar en el sistema un prstamo que la empresa le hace a un tercero. Es decir, en la contabilidad quedar registrado como una cuenta que la empresa le debe cobrar a un tercero (CxC).

In f o r m ac i n d e l a o p er ac i n .
Paso 1 Paso 2 Identificacin del documento soporte. Cunto y a quin le prestamos? Especificar el valor del prstamo e identificar el tercero al que se le deber crear la cuenta por cobrar. Se puede especificar el pago en varias cuotas. Paso 3 De dnde sali el dinero prestado? Se debe especificar si el dinero sali de caja o de bancos.

Qu h a c e e l p r o c e s o ?
Con la informacin registrada el sistema tendr todos los elementos necesarios para crear la cuenta por cobrar con el tercero en el mdulo de cartera y en la contabilidad.

Ej e m p l o :
El da 30 de Julio de 2004 la empresa le prest a uno de los socios, el Sr. Mario Castao, el valor de $600,000, lo cual qued respaldado con el comprobante de egreso No. 251. El Sr. Castao se ha comprometido a cancelar su deuda el 31 de diciembre de 2004. El dinero del prstamo ha salido de la cuenta del banco La Repblica con el cheque No. 0034.

Reg i s t r o en el s i s t em a:
Se adiciona una operacin de Creacin de cuenta por cobrar.

Paso 1:

Identificacin del documento soporte.


Comprobante de egreso. 251 30/07/2004

Tipo de documento: Nmero del documento Fecha documento

Paso 2:

Cunto y a quin le prestamos?


$600,000 Mario Castao. Socios y accionistas. 31/12/2004 Prstamo por calamidad domstica. No Este no incluye los intereses. nicamente el capital.

Valor del prstamo Pagar a Cuenta de CxC Fecha pago (Estimada). Descripcin CxC Pago por cuotas

Si se pactan intereses, se debern relacionar mas adelante cuando se hagan los abonos a la CxC.

2 7 - 12

InSoft Ltda. Ingeniera de Software.

Paso 3:

De dnde sali el dinero?

De qu cuenta sali el dinero? Banco Cuenta banco Id. Cheque Cd. banco Fecha cheque $600,000 La Repblica 0034 05 30/07/2004

Op er ac i n p ar a r eg i s t r ar el ab o n o o c an c el ac i n d e c u en t as p o r c o b r ar .
Cat eg o r a. Car t er a. Op e r a c i n . A b o n o o c an c el ac i n d e c u en t as p o r c o b r ar .

Objetivo.
Permite registrar los abonos a cuentas por cobrar. Se utiliza cuando un tercero le paga o abona a una deuda que tiene con la empresa. Es decir, disminuye la cuenta por cobrar que la empresa tiene registrada a su nombre. Si se paga la totalidad de la deuda, la CxC quedar cancelada.

In f o r m ac i n d e l a o p er ac i n .
Para registrar un abono a una cuenta por cobrar, se debe registrar la siguiente informacin: Paso 1 Paso 2 Identificacin del documento soporte del abono. Detalle del abono a capital. Identificacin de la cuenta por cobrar a la que se le har el abono. Especificar el valor del abono a capital. No incluir intereses u otros gastos financieros. Para cancelar la cuenta por cobrar, el tercero debe hacer un abono por el total de la deuda. Paso 3 Detalle de los costos financieros. Especificar si adems del abono a capital, el tercero adems paga otros costos financieros, tales como intereses, comisiones, cheques de otras plazas, multas y recargos, etc. Se debe especificar el centro de costos al que se le acreditarn esos ingresos. Paso 4 Liquidacin. Especificar los impuestos, descuentos o cargos relacionados con el pago del tercero a la empresa, tales como IVA, Retefuente, etc. Paso 5 El dinero abonado ingres a... Indicar si el dinero recibido ingres a caja o a bancos.

Qu h a c e e l p r o c e s o ?
Con la informacin registrada, el sistema tendr todos los elementos necesarios para disminuir o cancelar la cuenta por cobrar en el mdulo de cartera y contabilidad.

Captulo 7: Mdulo de cartera.

2 7 - 13

Si se registran datos en la liquidacin, se generarn los movimientos necesarios en cartera y contabilidad. Si se causan intereses u otros gastos financieros, afectar la contabilidad y la ejecucin presupuestal.

Ej e m p l o :
El da 26 de diciembre de 2004 el Sr. Antonio Agudelo cancela la deuda que haba contrado con la empresa por valor de $600,000. Adems paga $25,000 de intereses. El dinero entra a la caja general de la empresa y se hace un comprobante de ingreso No. 0345.

Reg i s t r o en el s i s t em a:
Se adiciona una operacin de Abono a una cuenta por cobrar.

Paso 1:

Identificacin del documento soporte.


Comprobante de Ingreso 0345 26/12/2004

Tipo de documento: Nmero del documento Fecha documento

Paso 2:

Detalle del abono a capital.


Antonio Agudelo CxC 30/07/2004 a Antonio Agudelo. $600,000 $0 $600,000 Se cancela la deuda del Sr. Agudelo. Una vez especificado el tercero, la CxC se puede seleccionar de una lista de cuentas por cobrar al Sr. Agudelo.

Cdigo del tercero Cdigo cuenta por cobrar

Valor de la cuenta Saldo vencido a (26/12/2004) Valor del abono a capital Observaciones

Paso 3:
Centro de costos Gastos empresariales

Detalle de los costos financieros.


Concepto de egresos Intereses causados Valor $25,000 Detalle Intereses causados entre el 30/07/2004 y el 26/12/2004.

Paso 4:

Liquidacin (Impuestos, descuentos y/o cargos).


Valor base Porcentaje Valor

Concepto (IVA, Retencin, etc.)

Paso 5:
Caja

El dinero abonado ingres a...


$625,000 Caja general.

Identificacin caja

2 7 - 14

InSoft Ltda. Ingeniera de Software.

Op er ac i n p ar a r eg i s t r ar el r ep l an t eam i en t o d e c r d i t o s .
El manejo de cuentas por pagar y cuentas por pagar requiere en ocasiones cambiar las condiciones de un crdito ya registrado. Para replantear las condiciones de un crdito en el sistema (sea ste una cuenta por pagar o una cuenta por cobrar) se utiliza la operacin de Replanteamiento de un crdito. Esta solicita la identificacin del crdito a replantear y solicita que se indique la nueva forma de pago o de cobro, sea una CxP o CxC respectivamente. A continuacin se presenta la operacin:

Cat eg o r a. Car t er a.

Op e r a c i n . Rep l an t eam i en t o d e u n c r d i t o (Cx P Cx C).

Objetivo.
Permite registrar en el sistema el cambio de las condiciones de un crdito ya registrado con anterioridad. El crdito puede ser una cuenta por pagar o una cuenta por cobrar.

In f o r m ac i n d e l a o p er ac i n .
Paso 1 Paso 2 Identificacin del documento soporte. Identificacin del crdito a replantear. Se especifica si el crdito a replantear es una cuenta por pagar o una cuenta por cobrar. Se identifica el crdito. Para ello se puede especificar el tercero y de la lista de seleccin seleccionar uno de los crditos que la empresa tiene con ese tercero. Paso 3 Detalle del crdito replanteado. Si se est replanteando una cuenta por pagar, se debe especificar la nueva forma de pago de la cuenta. Si se est replanteando una cuenta por cobrar, se debe especificar la nueva forma de cobro de la cuenta.

Qu h a c e e l p r o c e s o ?
Con la informacin registrada el sistema tendr todos los elementos necesarios para cancelar el crdito anterior (sea una CxP o una CxC) y crear el nuevo crdito con las nuevas especificaciones en el mdulo de cartera y en la contabilidad.

In f o r m es d e c ar t er a.
El mdulo de cartera puede ofrecer muchos y muy interesantes informes al usuario acerca de las cuentas por pagar y de las cuentas por cobrar. La lista de informes de cartera disponibles se puede obtener desde [Men principal > Informes > Cartera > ]. Cada informe de cartera permite que se seleccionen los rangos de fechas, rangos de terceros, los rangos de cuentas e incluso los tipos de documentos a incluir en el reporte.

Captulo 7: Mdulo de cartera.

2 7 - 15

Los exploradores consulta saldos de cuentas por pagar y Consulta saldos de cuentas por cobrar permiten explorar por pantalla las cuentas por cobrar o las cuentas por pagar y su estado en la fecha de trabajo. Haciendo doble clic sobre algn rengln del explorador, visualiza la operacin que originalmente cre la cuenta por pagar. A cada cuenta se le pueden visualizar los movimientos de creacin y todos los abonos que se le hayan realizado hasta la fecha. Por cada uno de esos asientos, se puede llamar la operacin que los gener. Para ello haga clic derecho sobre una de las cuentas por pagar y seleccione la opcin apropiada del men:

Co n f i g u r ac i n d el p l an d e c u en t as p ar a q u e f u n c i o n e ad ec u ad am en t e c o n el m d u l o d e c ar t er a.
El sistema se entrega previamente configurado con el mdulo de cartera y por tanto no se necesitan hacer adecuaciones especiales al plan de cuentas. Sin embargo, muchos usuarios ms avanzados querrn revisar las configuraciones y posiblemente adecuarlas a sus necesidades particulares o bien replantear toda la configuracin para adecuar el plan de cuentas a su regin o pas. El mdulo de cartera funciona completamente basado en las siguientes configuraciones: La configuracin de los atributos de las cuentas en lo que a cartera se refiere. Configuracin general de mdulos.

Co n f i g u r ac i n d e l o s at r i b u t o s d e l as c u en t as .
Cada que se crea una cuenta en el plan de cuentas, se le deben definir ciertos atributos que indican si la cuenta es de cartera y cmo debe ser tratada por el sistema.

Co n f i g u r ac i n d e u n a c u en t a p ar a c ar t er a.
Controla cartera Una cuenta controla cartera cuando sta es usada por el mdulo de cartera. Normalmente son cuentas de pasivo y cuentas por cobrar. Ejemplos: Cuenta de clientes, cuenta de proveedores, cuenta de IVA por pagar, cuenta de retenciones, etc. Cuando se hace un asiento sobre una cuenta de cartera, el sistema almacenar informacin adicional del movimiento, como la identificacin del crdito, para poderla manejar con el mdulo de cartera.

2 7 - 16

InSoft Ltda. Ingeniera de Software.

adicional del movimiento, como la identificacin del crdito, para poderla manejar con el mdulo de cartera. Maneja cuotas Si se marca, indica que el sistema manejar en forma independiente cada cuenta por cobrar o cuenta por pagar con cada tercero-cuenta. Si no est marcada, el sistema manejar todas las cuentas por cobrar o cuentas por pagar con un mismo tercero-cuenta, como un solo crdito (sea CxP CxC). As, las cuentas de IVA, Retencin e impuestos en general, no se deben configurar para que manejen cuotas, ya que por ejemplo, todos los IVAs que se cobran en el perodo con un mismo tercero, conforman una nica cuenta por pagar a la administracin de impuestos.

Co n f i g u r ac i n g en er al d e m d u l o s .
Adems de las configuraciones de cuentas, hay otras configuraciones generales que tambin determinan el comportamiento del mdulo de cartera. Ruta: [Men principal > Mantenimiento > Configuraciones de usuario > Mdulos > Cartera]. Abra la ventana de la ruta especificada y lea cuidadosamente las configuraciones que hayan disponibles a nivel del mdulo de cartera.

Id en t i f i c ac i n i n t er n a d e l o s c r d i t o s (ICXX).
Internamente el sistema identifica cada cuenta por pagar o cada cuenta por cobrar con un identificador. Este se utiliza para identificar los crditos, cada cuota y cada abono a capital y a intereses. La identificacin es un cdigo largo de segmentos separados por dos puntos como sigue, conformado por los datos de la operacin que crea el crdito: Nmero de la operacin: Tipo de documento: Nmero de documento: Nmero auxiliar. El nmero auxiliar se utiliza para identificar crditos bajo varias circunstancias: Cuotas: Identifica cada una de las cuotas del mismo crdito. Nmero de orden: Cuando se crean crditos (CxC o CxP) en un movimiento contable, el sistema necesita identificarlos con el nmero de orden relativo del comprobante. As, si en una misma operacin de movimiento contable se crean tres cuentas por pagar, cada una llevar como nmero auxiliar en el cdigo del crdito el 1, el 2 y el 3 respectivamente. Esto es importante saberlo porque el sistema utilizar esos cdigos internamente para referirse a esos crditos (el crdito todos sus abonos a capital y a intereses llevarn el mismo ICXX) y si en el futuro se modifica la operacin original y por ejemplo, se cambia su orden, el nmero auxiliar entonces cambiara y por tanto el crdito perdera la sincrona con todos los pagos y abonos. En este caso al reprocesarse cada abono producira un mensaje de error indicando que el crdito original al que se refiere el sistema no existe. Sera necesario entrar a seleccionar nuevamente el crdito original.

May o r i n f o r m ac i n .
Para obtener mayor informacin sobre el mdulo de cartera, puede consultar los tpicos abajo relacionados, en: la ayuda en lnea de ContaPyme, los documentos electrnicos que acompaan el sistema, o bien, en los documentos electrnicos disponibles para descarga desde Internet ( www.ContaPyme.com?descargar ). Mdulo de cartera. Mdulo de contabilidad. El cargue inicial del sistema. Operacin para crear cuentas por pagar. Operacin para abono a cuentas por pagar. Operacin para crear cuentas por cobrar. Operacin para abono a cuentas por cobrar.

Captulo 7: Mdulo de cartera.

2 7 - 17

Operacin para replanteamiento de un crdito.

La versin de ContaPyme descargada desde Internet no incluye algunos de estos documentos de ayuda y por lo tanto deben ser descargados por separado.

2 7 - 18

InSoft Ltda. Ingeniera de Software.

Captulo

8
MDULO DE ACTIVOS FIJOS E INVERSIONES.
In t r o d u c c i n .
Los trminos Activos de planta, Propiedades o Planta y equipo describen los activos de larga vida adquiridos para ser utilizados en las operaciones del negocio y no para la venta a los clientes. El manejo de activos fijos e inversiones de la empresa es uno de los mdulos ms fciles de manejar con ContaPyme, gracias a un conjunto de operaciones que automatizan todo su manejo contable. Sin embargo, algunos usuarios preferirn manejar los activos a travs de movimiento contable, como es tradicional en otros sistemas de gestin y por tal motivo se explicar en este captulo tambin, cmo hacer el manejo de los activos directamente por asientos de movimiento contable. En trminos generales, en este captulo se vern los siguientes temas: Introduccin terica al manejo de activos. Manejo de los activos fijos por medio de las operaciones. Manejo de los activos fijos por medio del movimiento contable. Informes y consulta de activos fijos e inversiones. Configuraciones.

In t r o d u c c i n t e r i c a al m an ej o d e ac t i v o s f i j o s e i n v er s i o n es .
En la mayora de los balances, los activos de propiedad, planta y equipo constituyen una de las categoras mas grandes del activo.

Captulo 8: Mdulo de activos fijos e inversiones.

28-1

Los activos que se adquieren hoy, constituirn una prestacin de un servicio a la empresa durante muchos periodos y por tanto se pueden asemejar a gastos prepagados por un largo plazo. La adquisicin de un camin de reparto puede llegar a proporcionar unos 160,000 kilmetros de transporte. El costo del camin no se debe llevar al gasto, ya que deformara completamente los estados de resultados. Este se debe registrar en una cuenta del activo, la cual registra en esencia la compra adelantada de esos servicios de transporte. En forma similar, la adquisicin de un edificio representa el pago adelantado de muchos aos de servicio de alojamiento de la empresa. En la medida en que pasan los aos, esos servicios (de transporte y de alojamiento) son utilizados por la empresa y el costo proporcional del servicio en el periodo es transferido al estado de resultados de cada periodo como un gasto de depreciacin. El nico activo fijo que no se encuentra sujeto a esta consideracin es el terreno, el cual se considera con un trmino de existencia ilimitado.

Ev en t o s i m p o r t an t es d u r an t e l a v i d a d e u n ac t i v o :
El momento de la adquisicin. La depreciacin. (El proceso de asignacin peridica al gasto del costo del servicio del activo). La venta o baja.

El m o m e n t o d e l a a d q u i s i c i n o c o m p r a d e l a c t i v o .
Es importante entender que el costo de un activo incluye todos los gastos en que incurra la empresa que sean razonables y necesarios para ubicar el activo en un lugar deseado y dejarlo en estado funcional. Entonces al valor de la compra, se le debe sumar adems los impuestos a las ventas, los gastos de instalacin, los costos de transporte, los seguros, etc. La suma ser el valor depreciable del activo. Una vez el activo se ha puesto en marcha, todos los gastos de mantenimiento, reparaciones, etc. harn parte de los gastos del periodo y no del valor del activo. Cuando se hacen compras globales, es decir, que por un determinado monto se adquieren diversos activos fijos, como terrenos, edificaciones, equipos, etc., se debe hacer el ejercicio de independizar cada activo y repartir con criterio el valor global para obtener el valor de la compra de cada activo. Cada activo debe entonces registrarse como un registro independiente.

L a d ep r ec i ac i n .
Los activos Tangibles, a excepcin de los terrenos, sirven a la empresa por un determinado nmero de aos. La depreciacin, como trmino contable, se define como la asignacin del costo de un activo fijo tangible a los resultados en los periodos en los cuales se reciben los servicios del activo. En trminos generales, la finalidad de la depreciacin es compensar el ingreso de un periodo con los costos de los bienes y servicios que son consumidos en el esfuerzo de generar ese ingreso. La depreciacin se presenta por dos causas principales: El deterioro fsico y la obsolescencia.

El valor en libros.
Los registros contables no tratan de mostrar los valores de mercado corrientes de los activos. El valor en libros de un activo est representado contablemente por su costo inicial menos la depreciacin acumulada.

El valor de salvamento (o valor residual).


El valor de salvamento es el valor corriente estimado que puede tener el activo despus de pasados los aos de vida til. Estrictamente hablando, la mayora de los activos, aun despus de estar completamente deteriorados, tendrn un valor residual. En la prctica, casi nunca se espera que tengan un valor residual significativo las edificaciones, los equipo de oficina, los muebles, etc. En contraste, los vehculos, aviones y equipos electrnicos, entre otros, si llegan a tener una valor residual relevante en valor.

28-2

InSoft Ltda. Ingeniera de Software.

Mtodos de depreciacin.
El mtodo generalmente utilizado es el de la Lnea recta. Sin embargo, las compaas pueden escoger entre muchos mtodos diferentes de depreciacin que se pueden adaptar mas a sus propias necesidades. El mtodo debe siempre garantizar una asignacin del costo del activo racional y sistemtica durante la vida til del activo.

Mtodo de la lnea recta.


Se reconoce como gasto de depreciacin una porcin igual del costo del activo en cada periodo de su vida til. Depreciacin = (Costo activo Valor de salvamento) / Vida til

Mtodo de depreciacin acelerada.


Bajo este mtodo se calcula una tasa de depreciacin acelerada como un porcentaje de la tasa de depreciacin de lnea recta. Por ejemplo, la tasa de depreciacin por el mtodo de la lnea recta es del 20% anual (un activo que se deprecie en 5 aos). As, si la tasa de depreciacin acelerada es del 200%, en cada periodo se depreciar el doble del 20%, es decir el 40%. El valor a depreciar se calcula sobre el valor en libros. Tasa de depreciacin acelerada = Tasa de depreciacin por lnea recta * Porcentaje de aceleracin. Depreciacin = Valor en libros * Tasa de depreciacin acelerada.

Mtodo de la doble lnea recta.


Es el mismo mtodo de depreciacin acelerada, con un porcentaje de aceleracin del 200%.

Mtodo de unidades de uso.


Bajo este mtodo, la depreciacin est basada en alguna medida de uso del activo, diferente del paso del tiempo. Cuando la depreciacin est basada en las unidades de produccin, se reconoce una mayor depreciacin en los periodos en los que el activo es mas utilizado. Depreciacin = (Unidades de uso en el periodo) * (Costo Valor de salvamento) / Unidades estimadas de vida til. Ejemplos: un motor cuya vida se calcula en 30,000 horas de uso o un camin cuya vida til se estima en 170,000 kilmetros de recorrido.

Mtodo de unidades de produccin.


Es similar al mtodo de unidades de uso, pero se basa en la produccin esperada del activo. En este caso se especifica un producto que se debe estar cuantificando por algn mtodo. Este mtodo puede ser de mucha utilidad en la amortizacin de plantaciones agrcolas.

L a v en t a o b aj a d el ac t i v o .
En la medida en que la propiedad, planta y equipo se desgastan o se vuelven obsoletas, deben ser retiradas, vendidas o intercambiadas por equipo nuevo. Al vender o dar de baja un activo, el costo de la propiedad se retira de la cuenta del activo y la depreciacin acumulada se retira de la cuenta de depreciacin del activo. Si se trata de una venta de un activo, se puede presentar una ganancia o una prdida en la venta. Esta se calcula como la diferencia entre el valor en libros y el valor de la venta. La prdida o la ganancia ser llevada a la cuenta de gastos o de ingresos que corresponda.

L a v al o r i zac i n d e l o s ac t i v o s .
Las valorizaciones de inversiones comprenden la utilidad potencial (pero no realizada), medida como la diferencia en libros de las inversiones y el valor de cotizacin en bolsa de las mismas. Para la propiedad, planta y equipo, la valorizacin corresponde a la diferencia entre el costo neto del activo (valor en libros) y su avalo comercial. En este caso el avalo debe ser hecho por personas ajenas a la empresa, peritos de reconocida especialidad e independencia.

Captulo 8: Mdulo de activos fijos e inversiones.

28-3

Man ej o d e l o s ac t i v o s f i j o s p o r m ed i o d e l as o p er ac i o n es .
El manejo de los activos fijos e inversiones por medio de las operaciones es muy simple. Basta con saber que existen ciertos eventos en el flujo de informacin relacionados con los activos y saber que para cada uno de esos eventos, hay operaciones especializadas que se encargan de manejar la informacin del activo en forma sincronizada con la contabilidad.

Op er ac i o n es p ar a el m an ej o d e ac t i v o s .

Compra o mayor valor activos e inversiones.

Permite registrar la compra de activos fijos e inversiones. Tambin permite registrar mayores valores que se hagan sobre activos fijos existentes. Opcionalmente se puede utilizar para el registro de activos diferidos y gastos pagados por anticipado.

Venta de activos e inversiones.

Permite registrar la venta de activos fijos e inversiones. Opcionalmente se puede estipular la venta de un porcentaje de un activo (por ejemplo de un terreno). Slo se selecciona el activo y se indica el valor de venta. El sistema hace el resto en forma automtica.

Valorizacin de activos.

Permite registrar valorizaciones sobre los activos. Para ello basta con indicar el avalo a la fecha.

Baja de activos e inversiones.

Permite dar de baja un activo o una inversin. Slo se selecciona el activo y el sistema hace el resto.

Planilla de uso de activos.

Permite registrar el uso de activos fijos, principalmente maquinaria y equipo en los centros de costos. Usado principalmente para costeo y para aplicar sistemas de depreciacin por uso.

Cierre de fin de mes.

Lleva a cabo un conjunto de procesos y sus correspondientes asientos relacionados con los activos, como: Depreciaciones y amortizaciones. Ajustes por inflacin a los activos y a las depreciaciones.

Op er ac i n p ar a el r eg i s t r o d e l a c o m p r a o m ay o r v al o r d e ac t i v o s f i j o s e i n v er s i o n es .
La operacin permite registrar los siguientes tipos de activos:

28-4

InSoft Ltda. Ingeniera de Software.

Activos fijos. Inversiones. Mayores valores a activos fijos e inversiones. Gastos pagados por anticipado.

Esta operacin requiere que se definan varios atributos por cada activo al momento de la compra, con el fin de definirle plenamente el activo al sistema. Esto le permitir al mdulo hacer todo el manejo contable del activo durante toda su vida dentro del sistema. Las operaciones sub-siguientes sern muy simples y requerirn de muy poca informacin, ya que desde la creacin se ha definido el comportamiento contable del activo ante los diferentes eventos, como las depreciaciones, las bajas o retiros, la venta, etc.

Cat eg o r a. Ac t iv o s fi jo s e i n v er s i o n es .

Op er ac i n . Co m p r a d e a c t i v o s f i j o s e i n v e r s i o n e s .

Objetivo.
Esta operacin se utiliza para registrar la compra de activos de propiedad, planta y equipo e inversiones que han sido adquiridos para la empresa. Tambin sirve para registrar el mayor valor de activos e inversiones ya existentes. Opcionalmente se puede utilizar para el registro de gastos pagados por anticipado y activos diferidos.

In f o r m ac i n d e l a o p er ac i n .
Paso 1 Paso 2 Identificacin del documento soporte de la compra de activos. Activos, inversiones y diferidos. En este paso se deben registrar todos los activos adquiridos y los mayores valores que apliquen, como seguros, transporte, instalacin, etc. No se debe cargar el IVA como mayor valor, ya que ste ser manejado en el paso sub-siguiente de liquidacin. En caso de colocarse el IVA en este paso, debe evitarse en el paso de liquidacin. El sistema presenta una tabla donde se deben especificar algunos atributos de mucha importancia para la definicin del activo, como el grupo al cual pertenece y la forma de depreciarse. Paso 3 Comprado a. Debe especificarse simplemente la identificacin del tercero al que se le han comprado los activos. Paso 4 Liquidacin. Deben registrarse los impuestos generados en la operacin como IVA y retencin. Accionando el botn de calculadora el sistema los puede calcular automticamente. Si se digitan los impuestos manualmente, recuerde colocar el IVA como un mayor valor del activo. Paso 5 Forma de pago. Especifique la forma en que se hizo el pago. El dinero sali de caja?

Qu h a c e e l p r o c e s o ?
Con la informacin registrada el sistema cargar los activos a las cuentas que corresponda y almacenar la informacin del activo para en el futuro conocer la forma de manejar las diferentes eventualidades que lo afecten.

Captulo 8: Mdulo de activos fijos e inversiones.

28-5

Ej e m p l o :
El 20 de diciembre de 2004 se ha adquirido en el almacn Multiequipos Ltda, mediante factura de compra No. FC04567, un computador marca DELL 8600 con impresora, escner y pantalla plana de 19 pulgadas por los siguientes valores: Computador Dell Ref 8600 Impresora lser marca HP $2,400,000 $550,000 mas IVA de $384,000 mas IVA de $88,000

Recurdese que el IVA se debe tratar como un mayor valor del activo (aunque en algunas legislaciones tributarias esta regla no aplica a algunos activos).

Reg i s t r o en el s i s t em a:
Se adiciona una operacin de Compra/Mayor valor activos e inversiones.

Paso 1:

Identificacin del documento soporte.


Factura de compra FC-04567 20/12/2004

Tipo de documento: Nmero del documento Fecha documento

Paso 2:
Cd. activo 1 Cd. padre

Activos inversiones y diferidos.


Nombre activo Computador DELL Valor compra $2,400,000 Grupo Equipo de cmputo. Cuenta activo 1528 Equipo de procesam. de datos C. de costos Ger. Tipo deprec. Mensual (Lnea recta) Vida til 36 meses.

1 2 1

Mayor valor IVA Impresora Lser HP

$384,000 $550,000 Equipo de cmputo. 1528 Equipo de procesam. de datos Ger. Mensual (Lnea recta) 36 meses

Mayor valor IVA

$88,000

En este paso se deben tener en cuenta los siguientes aspectos:

El grupo del activo.


Al crear un activo, el sistema solicitar que se catalogue dentro de un grupo de activos. Los grupos estn predefinidos y cada uno tiene definidas todas las cuentas que el sistema debe manejar ante las diferentes operaciones que se puedan realizar con los activos que pertenezcan al grupo. Al especificar el grupo de activos al que pertenece el computador, el sistema entonces sugerir una cuenta para el activo (cuenta de propiedad, planta y equipo), el mtodo de depreciacin y la vida til que son normales al grupo. Sin embargo, el usuario puede modificar esos datos sugeridos y asignar los valores que le parezcan adecuados.

Mayor valor.
Al especificar un cdigo de un activo ya existente o definido en un rengln anterior, el sistema asume que se trata de un mayor valor y por tanto nicamente solicita la descripcin y el valor del mayor valor al activo existente. Note tambin, que para registrar un mayor valor sobre un activo existente, basta con colocar su cdigo y el sistema lo tomar como un mayor valor (si el activo existe o si se ha definido en un rengln anterior).

28-6

InSoft Ltda. Ingeniera de Software.

El manejo del IVA como mayor valor.


Note que si est trabajando con impuestos calculados en el paso de Liquidacin, muy seguramente el sistema har el clculo del IVA en forma automtica y lo imputar como un mayor valor del activo, lo que evita que lo tenga que discriminar en este primer paso.

Activos padre e hijo.


Los activos se pueden registrar en forma individual o bien, activos con hijos. Para el ejemplo, obsrvese que el activo 2-Impresora se le ha puesto como padre el activo 1-Computador. Esto significa que la impresora ser hija del activo computador. Un activo puede tener muchos hijos. Obsrvese el siguiente ejemplo:

El computador 1 tiene como hijos a los dispositivos: 2 Impresora. 3 Monitor. 4 Escner.

Paso 3:
Comprado a:

Comprado a
Multiequipos Ltda.

Paso 4:

Liquidacin (Impuestos, descuentos y/o cargos).


Valor base Porcentaje Valor

Concepto (IVA, Retencin, etc.)

En este paso se debe recordar que si se han colocado los impuestos (el IVA) como un mayor valor del activo en el paso 2, no se debe relacionar en la liquidacin. Si se hace el clculo automtico de impuestos, el sistema automticamente incluir en este paso el IVA como un mayor valor (Dependiendo de las configuraciones de los descuentos legales).

Paso 5:
Banco Cuenta banco Nmero cheque Cdigo banco Fecha cheque

Forma de pago.
$3,422,000 Banco la Repblica. 203040 05 20/12/2004

Captulo 8: Mdulo de activos fijos e inversiones.

28-7

Op er ac i n p ar a el r eg i s t r o d e l a v en t a d e ac t i v o s f i j o s e i n v er s i o n es .
Durante la vida del activo en el sistema, se le practicarn muchos cargos y descargos que harn fluctuar su valor en libros, como las depreciaciones y los ajustes por inflacin que mes a mes es de carcter obligatorio practicarlos y que afortunadamente el mdulo de activos fijos lo hace en forma automtica durante los cierres de mes. As, cuando se vende o se va a dar de baja un activo, es necesario deshacer todos esos cargos y descargos e incluso posibles valorizaciones que se le hayan hecho al activo durante su vida (2, 5, 15 aos). Este trabajo es normalmente dispendioso en otros sistemas, pero con ContaPyme, esto es en exceso fcil.

Cat eg o r a. Ac t iv o s fi jo s e i n v er s i o n es .

Op er ac i n . Ven t a d e ac t i v o s f i j o s e i n v er s i o n es .

Objetivo.
Esta operacin se utiliza para registrar la venta de activos fijos e inversiones. Opcionalmente permite vender un porcentaje de un activo (como es el caso de una venta de una parte de un terreno).

In f o r m ac i n d e l a o p er ac i n .
Paso 1 Paso 2 Identificacin del documento soporte de la venta de activos. Lista de activos o inversiones a vender. La lista nicamente solicita el identificador del activo a vender y el valor de la venta. A nivel de informacin del usuario se presenta el valor en libros del activo, su proveedor original y la fecha de compra. En la ltima columna, se puede registrar el porcentaje del activo a vender. Si no se especifica nada, por defecto ser el 100%. Nota: Si un activo tiene hijos, la venta del padre induce la venta con todos sus hijos. Si no se desea que esto pase, se debe primero trasladar los hijos a otro padre (o dejarlos sin padre) y luego hacer la venta. Paso 3 Vendido a. Debe especificarse la identificacin del tercero al que se le han vendido los activos. Paso 4 Liquidacin. Deben registrarse los impuestos generados en la operacin como IVA y retencin. Paso 5 Forma de ingreso. Especifique la forma en que se hizo el pago. El dinero sali de caja?

Qu h a c e e l p r o c e s o ?
Con la informacin suministrada de la venta del activo, el mdulo retira del sistema el activo y sus mayores valores, cancela las depreciaciones, los ajustes por inflacin y las valorizaciones a l practicados durante toda su vida, calcula la ganancia o prdida en la venta y afecta la contabilidad en el balance y en el estado de resultados.

Ej e m p l o :
El 10 de Enero de 2005 se vende la impresora Lser HP por un valor de $450,000 al Sr. Carlos Sierra y se hace el comprobante de ingreso No. 618. El dinero fue consignado a la cuenta corriente del banco La repblica, consignacin No. 123465

Reg i s t r o en el s i s t em a:
Se adiciona una operacin de Venta de activos e inversiones.

28-8

InSoft Ltda. Ingeniera de Software.

Paso 1:

Identificacin del documento soporte.


Comprobante de ingreso CI-618 10/1/2005

Tipo de documento: Nmero del documento Fecha documento

Paso 2:
Cdigo activo 2 (Impresora HP)

Activos o inversiones a vender.


Valor venta $450,000 Detalle Se adquiere una mejor. % a vender 100%

Paso 3:
Vendido a:

Vendido a
Carlos Sierra

Paso 4:

Liquidacin (Impuestos, descuentos y/o cargos).


Valor base Porcentaje Valor

Concepto (IVA, Retencin, etc.)

Paso 5:
Ingres a banco Cuenta banco Id. consignacin

Forma de cobro.
$450,000 La Repblica. 123465 10/1/2005

Fecha consignacin

Op er ac i n p ar a el r eg i s t r o d e v al o r i zac i n d e ac t i v o s f i j o s e i n v er s i o n es .
Como se explic anteriormente al valorizar un activo fijo o una inversin, debe hacerse de acuerdo a las normas establecidas y reconocidas en las diferentes regiones o pases. Para registrar una valorizacin, basta con registrar el nuevo avalo del activo y el sistema se encargar automticamente hacer los ajustes necesarios en la contabilidad y en el mdulo de activos.

Cat eg o r a. Ac t iv o s fi jo s e i n v er s i o n es .

Op er ac i n . Va l o r i z a c i n d e A c t i v o s f i j o s .

Objetivo.
Registrar la valorizacin de activos fijos. No todos los activos se pueden valorizar. El sistema producir un mensaje si se trata de valorizar un activo que pertenece a un grupo no valorizable.

In f o r m ac i n d e l a o p er ac i n .
Paso 1 Identificacin del documento soporte de la valorizacin.

Captulo 8: Mdulo de activos fijos e inversiones.

28-9

Paso 2

Lista de activos a valorizar. La lista nicamente solicita el identificador del activo y el nuevo avalo a la fecha del soporte. A nivel de informacin del usuario se presenta el valor en libros del activo, su proveedor original y la fecha de compra.

Qu h a c e e l p r o c e s o ?
Con la informacin suministrada del nuevo avalo del activo, el mdulo calcula la diferencia respecto al valor en libros y afecta las cuentas de valorizacin de activos correspondientes en la contabilidad.

Ej e m p l o :
La empresa dispone de un terreno cuyo valor en libros es de $30,000,000 en libros pero se ha solicitado el avalo de un perito para establecer su verdadero valor actualizado. El perito ha establecido que el valor hoy del terreno puede ser de $140,000,000.

Op er ac i n p ar a el r eg i s t r o d e b aj as d e ac t i v o s f i j o s e i n v er s i o n es .
El caso de la baja o retiro de un activo fijo o inversin es similar al de una venta, pero a un valor de cero. De igual forma es necesario cancelar todos los saldos del activo acumulados durante aos, como son el activo mismo, sus mayores valores, los ajustes, las depreciaciones, los ajustes a las depreciaciones y las valorizaciones. Afortunadamente, la operacin de baja se encarga de hacer todo este trabajo en forma automtica, con slo suministrar el cdigo del activo.

Cat eg o r a. Ac t iv o s fi jo s e i n v er s i o n es .

Op er ac i n . B aj a d e ac t i v o s f i j o s e i n v er s i o n es .

Objetivo.
Registrar la baja de activos fijos e inversiones. La baja o retiro del activo o inversin har que se de de baja a todos los activos hijos del activo (si los tuviere). Por tanto, si se requiere, antes de dar de baja a un activo, se pueden trasladar a otro activo los hijos que no se quieran dar de baja.

In f o r m ac i n d e l a o p er ac i n .
Paso 1 Paso 2 Identificacin del documento soporte de la baja del activo. Lista de activos o inversiones a dar de baja. La lista nicamente solicita el identificador del activo a dar de baja. A nivel de informacin del usuario se presenta el valor en libros del activo, su proveedor original y la fecha de compra.

Qu h a c e e l p r o c e s o ?
Con la informacin suministrada del activo, el mdulo calcula el valor actual en libros y lo lleva al gasto por concepto de prdida o baja de activos. Adicionalmente, calcula los saldos del activo, los ajustes por inflacin, las depreciaciones, los ajustes a las depreciaciones y las valorizaciones y hace los asientos contables necesarios para cancelar todas esas cuentas.

Ej e m p l o :
El da 20 de Julio de 2004 se ha quemado el computador HP y debe ser dado de baja. Para ello se crea una operacin de baja de activos y se suministra el identificador del computador. El sistema har el resto del trabajo.

2 8 - 10

InSoft Ltda. Ingeniera de Software.

Op er ac i n p ar a el r eg i s t r o d e l a p l an i l l a d e u s o d e ac t i v o s f i j o s .
Hay casos en que para efectos de mejorar los sistemas de costeo, se adquieren activos que se deben depreciar por su produccin o uso y no en lnea recta mensualmente. Ejemplos: Una tracto-mula que est predestinada para trabajar 200,000 millas. Una mquina predestinada por el fabricante para 25,000 horas.

Para lograr estas depreciaciones es necesario registrar en el sistema el uso de dichos activos, de tal forma que el sistema se base en el acumulado mensual de uso para hacer la depreciacin. La planilla de uso de activos fijos requiere que se le suministre por cada activo (que se deprecia por uso) los datos de: Id. Activo, Centro de costos donde se us, labor en la que se us (opcional) y nmero de unidades de uso o produccin.

Cat eg o r a. A c t i v o s f i j o s e i n v er s i o n es .

Op er ac i n . Pl a n i l l a d e u s o d e a c t i v o s .

Objetivo.
Permite registrar el uso de activos como maquinaria y equipo que se deprecian por uso.

In f o r m ac i n d e l a o p er ac i n .
Paso 1 Paso 2 Identificacin del documento soporte (nmero de la planilla de uso de maquinaria). Informacin de la planilla de uso de activos. Planilla donde se reporta el uso de los activos que se han programado para ser depreciados por uso. Por cada activo (depreciable por uso) se debe especificar el centro de costos, la labor que se desarroll con el activo(opcional) y el nmero de unidades usadas en el periodo. Las unidades pueden ser horas, unidades producidas, kilmetros, etc. El periodo puede ser el da, la semana, el mes, etc.

Qu h a c e e l p r o c e s o ?
Con la informacin suministrada de uso del activo, el sistema en el cierre de mes saca el acumulado de uso del activo y lo deduce del total de vida til de uso del activo, calculando el valor proporcional al uso de la depreciacin del mismo. Afecta el mdulo de activos y hace los asientos contables necesarios.

Ej e m p l o :
Se ha adquirido un buldzer para la empresa, cuya vida til segn especificaciones del fabricante es de 480,000 horas de trabajo. Para cargar las depreciaciones apropiadas a las obras que realice la empresa, se deber realizar una planilla de uso de activos donde se reporte la obra en la que trabaja el buldzer y el nmero de horas de trabajo cada semana.

Man ej o d e l o s ac t i v o s f i j o s p o r m ed i o d el m o v i m i en t o c o n t ab l e.
Aunque el manejo de los activos fijos e inversiones se hace muy simple con la ayuda de las operaciones, siempre hay usuarios conocedores de estas materias que por alguna razn deseen hacer el manejo manual a travs de asientos de movimiento contable, lo cual es perfectamente posible con ContaPyme.

Captulo 8: Mdulo de activos fijos e inversiones.

2 8 - 11

Cr eac i n d el ac t i v o .
La nica regla para poder hacer movimientos de activos fijos e inversiones a travs del movimiento contable es que se cree primero el activo y todos sus datos bsicos a travs de una operacin de compra de activos fijos e inversiones, pero donde no es necesario que se le indiquen valores monetarios.

Im p u t ac i o n es al ac t i v o a t r av s d e as i en t o s d e m o v i m i en t o c o n t ab l e.
Una vez creado el activo, se deben hacer los movimientos a travs de la operacin de movimiento contable. Cuando el sistema detecte que la cuenta que se est moviendo exige activo, activar la ltima casilla de Activo para que se indique el activo al que se le imputar el asiento (dbito o crdito). Todas las compras, mayores valores, depreciaciones, valorizaciones y ajustes por inflacin se pueden hacer directamente por medio de asientos de movimiento contable, pero siempre indicando el cdigo del activo al que se le imputa el dbito o el crdito.

Como la cuenta exige activo, es necesario que se especifique el activo.

In f o r m es y c o n s u l t a d e ac t i v o s f i j o s e i n v er s i o n es .
La consulta al mdulo de activos fijos e inversiones es muy simple. Una forma es a travs del men principal: [Men principal > Informes > Activos ]. Una segunda forma es a travs del rbol de nodos. Desde el rbol de nodos seleccione la empresa y en sta abra el nodo de activos fijos e inversiones: El rbol presenta todos los activos de la empresa agrupados por las clases principales de activos: Activos fijos. Inversiones. Activos intangibles. Activos diferidos. Cultivos en produccin. Semovientes.

Cada grupo se abre en todos los activos de su clase. Si el activo tiene hijos asociados, estos tambin se visualizarn en el rbol, como dependientes del activo.

2 8 - 12

InSoft Ltda. Ingeniera de Software.

En el inspector de datos se puede observar la informacin del activo en la fecha de trabajo, como el nombre, el proveedor, el responsable, el centro de costos y los valores como: Valor de compra, ajustes por inflacin, depreciacin acumulada, ajustes depreciacin, valorizaciones y el valor en libros. Desde la pestaa de informes se pueden obtener todos los informes relacionados con activos. De especial inters la consulta de activos fijos e inversiones y el maestro de activos, que permite agrupar y consolidar los activos de acuerdo con las necesidades particulares.

Co n f i g u r ac i o n es .
El mdulo de activos fijos e inversiones trabaja de acuerdo a las configuraciones que se le hayan hecho previamente. Afortunadamente para el usuario, el mdulo de activos se entrega muy bien configurado. No obstante, es posible que se necesiten algunos cambios para adaptar el mdulo a los requerimientos y criterios especficos de la empresa. Para revisar o modificar las configuraciones, se debe seleccionar en el rbol de nodos el nodo de Activos fijos e inversiones, y activar la pestaa de acciones. La pestaa presentar todas las posibles configuraciones en las categoras de Configuracin y de Configuracin avanzada.

Gr u p o s d e a c t i v o s f i j o s e i n v er s i o n es .
Para facilitar todo el manejo de activos fijos e inversiones se ha creado un conjunto amplio de grupos de activos, cada uno de los cuales define completamente el manejo contable de los activos que a ellos se les asignen. Cada que se cree un activo fijo o inversin (operacin de compras), se solicita que se indique el grupo de activos con el cual se identifica. Una vez asignado el grupo al activo, el resto del trabajo es fcil, ya que el sistema empieza a solicitar informacin un poco extraa para el usuario (cuenta, forma de depreciar, etc.), que est ya definida en el grupo y que por tanto el nuevo activo toma inicialmente como informacin sugerida. De esta forma el usuario puede entrar a modificar los valores o dejarlos con las sugerencias definidas en el grupo. El grupo principalmente define las cuentas que se deben mover ante diferentes eventos, como compra, venta, valorizacin, depreciaciones, etc. Si el grupo es de activos depreciables, tambin sugerir la vida til establecida para el grupo y un tipo de depreciacin. Los grupos de activos fijos e inversiones tambin se pueden acceder desde las configuraciones del maestro de contabilidad. Rutas para llegar al maestro de grupos de activos: [rbol de nodos > Pnel de acciones > Categora de configuraciones > Grupos de activos fijos e inversiones]. [Plan de cuentas > Pnel de acciones > Categora de configuraciones > Grupos de activos fijos e inversiones].

Captulo 8: Mdulo de activos fijos e inversiones.

2 8 - 13

May o r i n f o r m ac i n .
Para obtener mayor informacin sobre el mdulo de activos fijos e inversiones, puede consultar los tpicos abajo relacionados, en: la ayuda en lnea de ContaPyme, los documentos electrnicos que acompaan el sistema, o bien, en los documentos electrnicos disponibles para descarga desde Internet ( www.ContaPyme.com?descargar ). Mdulo de activos fijos e inversiones. Mdulo de contabilidad. El cargue inicial del sistema. El rbol de nodos. Operacin para la compra o mayor valor de activos e inversiones. Operacin para la venta de activos e inversiones. Operacin para la valorizacin de activos. Operacin para la baja de activos e inversiones. Operacin para el registro de la planilla de uso de activos.

La versin de ContaPyme descargada desde Internet no incluye algunos de estos documentos de ayuda y por lo tanto deben ser descargados por separado.

2 8 - 14

InSoft Ltda. Ingeniera de Software.

Captulo

9
MDULO DE INVENTARIOS.
In t r o d u c c i n .
Los inventarios son los bienes (mercancas) que se adquieren para venderse a los clientes, los bienes que se adquieren para el consumo interno (Materias primas) en los procesos de la empresa o los productos (producto terminado o producto en proceso) que la empresa produce, normalmente para la venta. El sistema de inventarios se encarga de manejar los inventarios de mercancas, productos terminados, productos en proceso y materiales e insumos. Para manejar el sistema de inventarios no es necesario ser experto en el tema. Afortunadamente ContaPyme hace un manejo fcil y sencillo de los inventarios. Con solo suministrar la informacin bsica de las operaciones, ContaPyme se encarga de hacer en forma automtica todos los asientos contables, de ejecucin presupuestal, de movimiento de cantidades de inventarios, de costeo, etc. Sin embargo, se recomienda hacer un breve repaso terico del manejo de inventarios, pues esto le ayudar a entender los informes y a comprender muchos conceptos sencillos e interesantes. En este captulo se vern los siguientes temas: Bases tericas mnimas del manejo de inventarios. Maestros base para el manejo de inventarios. Manejo de bodegas a travs de las operaciones. Informes de inventarios. Configuraciones de inventarios.

B as es t e r i c as d el m an ej o d e i n v en t ar i o s .
Uno de los activos corrientes ms importantes en muchos tipos de empresas es el inventario de mercancas o de productos terminados. La venta de esta mercanca o productos es la fuente principal de ingresos.

Captulo 9: Mdulo de inventarios.

29-1

En una empresa comercializadora, el inventario consta de todos los bienes propios y disponibles para la venta a los clientes. En una empresa de produccin o manufacturera se presentan varios tipos de inventarios: Inventario de producto terminado, que almacena todos los productos que estn listos para la venta. Inventario de productos en proceso, que son bienes en el proceso de fabricacin. Inventario de materiales, que son las materias primas y partes utilizadas en la manufactura o produccin de productos terminados.

Los saldos en inventarios de productos terminados, de productos en proceso y de mercancas se ven siempre en el balance general. En esta seccin se pretende presentar una introduccin conceptual al manejo y contabilizacin de los movimientos de inventarios de mercancas y de materias primas. Slo se pretende que el usuario entienda el flujo de informacin entre cuentas en cada operacin que se realice, ya que el proceso y los asientos como tal, los realiza automticamente el sistema con la informacin que se le va suministrando en las operaciones.

In v en t ar i o s d e em p r es as d e p r o d u c c i n .
En la ayuda en lnea y en los documentos electrnicos que acompaan el sistema se puede encontrar la informacin para el manejo de inventarios de una empresa de produccin o manufacturera.

Man ej o c o n t ab l e d e l o s i n v en t ar i o s d e m er c an c as p ar a l a v en t a y p r o d u c t o s p ar a el c o n s u m o i n t er n o .
El manejo de inventarios es la contabilizacin de los elementos, materiales, insumos y productos que se tienen en la empresa en un momento determinado. ContaPyme maneja el sistema de inventarios permanentes. Esto es, las transacciones comerciales son registradas en la medida que ellas ocurren. Bajo este sistema, la compra de mercancas es registrada debitando una cuenta del activo llamada Inventarios. La explicacin terica que se presenta a continuacin es nicamente con fines acadmicos, pues el usuario debe tener claro que el sistema se encarga de hacer todos los asientos contables en forma automtica.

Co m p r a d e m er c an c as o m at er i as p r i m as .
Cuando se adquiere mercancas para la venta, o materias primas para el consumo, se hace un asiento simple: Se debita el inventario y se acredita efectivo o clientes.

Asiento de la compra de mercancas: Estos asientos los realiza ContaPyme en forma automtica en las operaciones de compras de productos. Efectivo $ xxxx Inventarios $ xxxx $ xxxx es el costo de la mercanca comprada.

Ven t a d e m er c an c as .
Cuando la mercanca es vendida, son necesarios dos asientos: Uno para reconocer las utilidades devengadas y otro para reconocer lo relativo al costo de las mercancas vendidas. Este asiento adicionalmente, tambin reduce el saldo de la cuenta de inventarios. El mdulo de inventarios est en capacidad de mantener la informacin de cantidades, costos y costo promedio ponderado de cada uno de los productos, insumos y materiales que se adquieren, producen, consumen o venden en la empresa.

29-2

InSoft Ltda. Ingeniera de Software.

Asiento de la venta de mercancas. Estos asientos los realiza ContaPyme en forma automtica gracias a las operaciones de venta de productos. Inventarios $ xxxx Ingresos $ yyyy Costo de mercancas $ xxxx Efectivo $ yyyy $ xxxx es el costo ponderado de la mercanca vendida.

$ yyyy es el valor de la venta de la mercanca.

Impacto en el estado de resultados.


El inventario es un activo y como la mayora de los activos, se presentan en el balance al costo. En la medida en que se venden, sus costos se retiran del balance y se transfieren al costo de la mercanca vendida, la cual compensa contra los ingresos por ventas en el estado de resultados. As, un estado de resultados se presentara como sigue: Estado de resultados. Costo de mercanca vendida $400,000 El valor representa lo que a la empresa le cost la mercanca que ha vendido hasta la fecha. El valor representa el valor de todos los ingresos por la venta de la mercanca. La utilidad bruta representa la diferencia entre el valor de la venta y el costo de la mercanca.

Ingresos por ventas

($600,000)

Utilidad bruta

($200,000)

Valoracin de inventarios.
Hay varios mtodos de valuacin de inventarios para obtener el costo de la mercanca vendida al momento de la venta. En la prctica, cada que se adquieren unidades de productos o mercancas, sus costos fluctan ya que pueden ser compradas a precios y en fechas diferentes y a proveedores distintos. Para costear la mercanca, ContaPyme utiliza el mtodo del promedio ponderado, lo cual significa que el costo de cada unidad se determina como la divisin del costo total de unidades idnticas (o considerablemente parecidas) entre el nmero de unidades existentes en inventarios. Costo total de las unidades de tipo A Costo por unidad = Nmero de unidades A en existencia Ejemplo: Si se adquieren 10 unidades a $150 c/u y 20 a $170 c/u, el precio promedio ponderado sera: Precio promedio ponderado = (10*150 + 20*170) / (10 + 20) = 163.33.

Co n s u m o d e m at er i as p r i m as .
Cuando se consumen mercancas, es necesario un asiento simple: Se acreditan los inventarios y se debitan los gastos o los costos de produccin por el costo de la mercanca.

Captulo 9: Mdulo de inventarios.

29-3

Asiento de consumo de materia prima. Estos asientos los realiza ContaPyme en forma automtica en las operaciones de planilla de consumos. Inventario $ xxxx Gastos o costos $ xxxx $ xxxx es el costo de la mercanca (promedio ponderado).

Maes t r o s b as e p ar a el m an ej o d e i n v en t ar i o s .
El manejo de inventarios se basa en varios maestros que rigen su comportamiento. Estos son: El maestro de grupos de inventario, el maestro de elementos de control y las definiciones de bodegas.

Maes t r o d e g r u p o s d e i n v en t ar i o s .
Almacena los grupos de elementos de inventario. Cada grupo define la forma en que debe ser contabilizado cada elemento de control cuando se compra, cuando se vende, cuando se consume, etc. Es decir, el grupo almacena la definicin de las cuentas que se deben afectar ante cualquier transaccin de inventarios con los elementos de su grupo. El definir los grupos de inventario facilitar la posterior creacin de elementos de control, ya que al asociarlos con grupos de inventarios preestablecidos, no ser necesario estar haciendo configuraciones contables para cada elemento. El maestro de grupos de elementos de control se puede cargar de la ruta: [Men principal > Programas > Elementos de control > Maestro de grupos de inventarios]. Cada grupo de inventarios debe ser definido con criterio y posiblemente con la ayuda y claridad en conceptos bsicos de contabilidad e inventarios.

Def i n i c i n d e g r u p o s d e i n v en t ar i o s .
Para definir un grupo, el sistema inicialmente solicitar que se establezca el uso posible de los elementos que pertenecern al grupo. Dependiendo de las casillas que se marquen, el sistema solicitar algunos datos adicionales, especialmente cuentas que se debern afectar ante diferentes tipos de transacciones: Control de inventario: Indica que los elementos que se asocien a este grupo se les har control de inventario. Hay algunos productos a los que no se les hace control de inventario, como es el caso de los servicios. Tambin existe la posibilidad (donde aplique) de que productos terminados sean marcados para no hacerles control de inventarios, lo cual har que no sea necesario su embodegamiento y por tanto su venta ser codificada en forma simple (Ingresos vs Efectivo). En este caso se descarta todo el sistema de costeo por produccin. Consumo: Slo aplica cuando el elemento de control est marcado con Control de inventario. Indica que los productos asociados al grupo podrn ser destinados al consumo interno, ya sea para la produccin o para el consumo corriente. Produccin interna: Significa que los elementos asociados a este grupo podrn ser producidos internamente en la empresa. Venta: Significa que los elementos asociados a este grupo estarn disponibles para la venta.

Impuestos, descuentos y cargos (Avanzado).


El asistente de edicin de los elementos de control tambin solicitar al final que se establezcan los impuestos, descuentos o cargos que se debern liquidar cuando los elementos se compren o bien, cuando se vendan (si el producto est marcado para la venta).

29-4

InSoft Ltda. Ingeniera de Software.

A cada grupo se le puede definir por ejemplo el IVA y la retencin que aplicarn en la compra y en la venta. Para definir los conceptos de impuestos, descuentos y cargos ver las configuraciones avanzadas del plan de cuentas. Normalmente, el sistema liquidar los impuestos, descuentos y cargos aplicando los descuentos definidos en cada grupo de inventarios. Sin embargo, es posible hacer que el sistema en las ventas, aplique los impuestos, descuentos y cargos asociados a la cuenta de ingresos. Para esto hay que cambiar la configuracin general del sistema en la ruta: [Men principal > Mantenimiento > Configuraciones de usuario > Mdulos > Contabilidad > Liquidacin].

Maes t r o d e el em en t o s d e c o n t r o l .
Almacena la definicin de todos los elementos de control que se manejan en las empresas de la misma rea de trabajo. Los elementos de control pueden ser: Mercancas para la venta. Productos terminados producidos en la empresa. Materias primas para el consumo en el proceso productivo. Insumos y materiales de consumo corriente en la empresa.

Adicionalmente se pueden definir otros tipos de productos a los que no se les hace control de inventarios (control de existencias y costeo), como son los servicios. A cada elemento de control se le debe definir el grupo de inventarios al que pertenece. El grupo define la forma en que va a ser tratado contablemente el elemento en las diferentes operaciones de compras, ventas, consumos, etc. Es prioritario definir inicialmente muy bien los grupos de inventario que se manejarn en la empresa y luego los elementos de control. Para abrir el maestro de elementos de control ejecute el siguiente programa: [Men principal > Programas \ Elementos de control > Maestro de elementos de control]. Cada elemento de control se puede adems clasificar por muy diversos tipos y clases de libre definicin por el usuario.

Def i n i c i n d e b o d eg as o i n v en t ar i o s .
Una vez definidos los grupos de inventarios y los elementos de control, se deben definir las bodegas o inventarios propiamente. Puede haber bodegas de: Mercancas para la venta. Productos terminados. Materias primas. Elementos de consumo. Etc.

Las bodegas son los entes destinados a almacenar los elementos de control y su manejo depender de su configuracin.

Captulo 9: Mdulo de inventarios.

29-5

Las bodegas se crean y se configuran desde el rbol de nodos: [rea de trabajo > Empresa > Inventarios > ]. Se pueden crear tantos inventarios como sea necesario. Una vez definidas las bodegas o inventarios, se puede empezar a hacer el cargue inicial de inventarios (Ver cargue inicial del sistema) y los ingresos y egresos a inventarios a travs de las operaciones de la categora de inventarios.

Man ej o d e i n v en t ar i o s a t r av s d e l as o p er ac i o n es .
Una vez que todas las definiciones y maestros base de inventarios han sido creados, el manejo de los inventarios se reduce al registro diario de los ingresos de elementos de control a las bodegas y los egresos de los elementos, ya sea para la venta o bien por consumo interno.

In g r es o d e l o s el em en t o s d e c o n t r o l a l a b o d eg a.
Hay varias formas de ingresar (entrar) los elementos a una bodega: Por el cargue inicial de saldos. Por compras de elementos de control. Por embodegamiento de productos terminados producidos en la empresa. Por ajustes de inventarios. Por devolucin en ventas.

Eg r es o d e el em en t o s d e c o n t r o l d e l a b o d eg a.
Hay varias formas de egresar (sacar) elementos de una bodega: Por ventas de elementos de control. Por ajustes de inventarios. Por devolucin en compras.

Todas estas acciones administrativas se pueden manejar directamente a travs de operaciones especializadas y sencillas que facilitan el manejo de los inventarios de una empresa.

Qu i n f o r m ac i n s o l i c i t a c ad a o p er ac i n ?
Cada operacin simplemente solicitar los datos inherentes a la accin administrativa y la interpretar a travs del sistema inteligente de interpretacin de informacin (S.I.I.I.) para automticamente hacer los asientos contables, de inventarios, de ejecucin presupuestal y de otros mdulos que sean necesarios. De esta forma, el manejo del mdulo de inventarios se reduce a saber suministrar la informacin que solicitan las operaciones. Por ejemplo, si se va a registrar una compra, la operacin de compras solicitar informacin como la que sigue: Qu elementos compr?, qu cantidad?, a qu precio? A quin le compr? Pag IVA? Hizo retencin? Pag en efectivo?, con cheque?, qued debiendo? Con esta informacin el sistema tendr todos los elementos para hacer automticamente los asientos necesarios en los mdulos involucrados del sistema.

29-6

InSoft Ltda. Ingeniera de Software.

A d i c i n d e o p er ac i o n es d e i n v en t ar i o s .
Para adicionar operaciones especializadas de inventarios, se debe seleccionar la opcin de adicionar operacin y seleccionar la categora de inventarios. Esta le presentar todas las operaciones especializadas para el manejo de inventarios como se ilustra a continuacin:

Paso 1

Paso 2

Paso 3: Seleccione una operacin.

Op er ac i o n es es p ec i al i zad as p ar a el m an ej o d e i n v en t ar i o s .

Compras.

Permite registrar las compras de mercancas y materias primas para la bodega. Tambin permite registrar la compra de otros elementos que no son de control y que deben ir directamente al gasto.

Venta de mercancas y/o productos.

Permite registrar la venta de productos y mercancas. Tambin permite registrar otros ingresos diferentes a los productos y mercancas, como fletes, servicios, etc. Puede imprimir la factura de la venta.

Planilla de uso y/o consumos.

Permite registrar el consumo de materias primas (insumos, materiales, repuestos, etc.) en los procesos internos de la empresa.

Ajustes de inventario.

Permite hacer ajustes automticos a los inventarios en la bodega. Se usa cuando los inventarios en el sistema se descuadran respecto a los inventarios reales en la bodega.

Captulo 9: Mdulo de inventarios.

29-7

Embodegamiento de productos.

Permite registrar el producido de los centros de costos de produccin. La produccin registrada entrar a los inventarios en la bodega y estar disponible para la venta o para el consumo en otro proceso.

Traslado entre inventarios.

Permite registrar el traslado de mercancas, productos o materias primas entre bodegas o almacenes.

Devolucin en compras.

Permite registrar las devoluciones que se realicen de elementos de control adquiridos a un proveedor.

Devolucin en ventas.

Permite registrar las devoluciones de productos o mercancas que se le hayan vendido con anterioridad a clientes.

Movimiento universal de inventarios.

Permite registrar el movimiento de inventarios sin que se afecte la contabilidad. Su uso debe ser restringido, ya que puede ocasionar descuadres del sistema de inventarios respecto al sistema de contabilidad.

Op er ac i n p ar a el r eg i s t r o d e c o m p r a d e el em en t o s d e c o n t r o l .
Cat eg o r a. In v en t ar i o s . Op er ac i n . Co m p r a d e el em en t o s d e c o n t r o l .

Objetivo.
Permite registrar en el sistema la compra de elementos de control que sern inventariados. Adems permite registrar otros gastos o egresos relacionados con la compra que no se deseen inventariar y que se llevarn directamente al gasto. Por ejemplo, si se han comprado mercancas y papelera en la misma factura y se desea inventariar la mercanca y no la papelera. (La mercanca se llevar a los inventarios y la papelera se llevar al gasto directamente).

In f o r m ac i n r eq u er i d a p o r l a o p er ac i n .
Paso 1 Paso 2 Identificacin del documento soporte de la compra. Comprado a? Identificar el tercero al que se le ha hecho la compra. Paso 3 Elementos de control comprados. Se deben especificar cada uno de los elementos de control comprados, cantidad y costo.

29-8

InSoft Ltda. Ingeniera de Software.

Paso 4

Otros elementos comprados. Se deben clasificar los otros elementos que se han comprado en la misma factura, pero que no sern llevados al inventario, sino que sern llevados directamente al gasto.

Paso 5

Liquidacin. Se deben especificar los impuestos, descuentos o cargos que se han generado en la compra. Ejemplo: IVA pagado, retencin practicada, etc.

Paso 6

Forma de pago. Se debe especificar si el valor de la compra se pag de caja, de un banco o se qued debiendo.

Qu h a c e e l p r o c e s o ?
Con la informacin registrada el sistema tendr todos los elementos necesarios para hacer el ingreso de los elementos al inventario, y hacer los asientos necesarios en la contabilidad y los asientos de ejecucin presupuestal para el caso de los conceptos no llevados al inventario.

Ej e m p l o :
El da 10/09/2004, El seor Juan Pinto adquiere mediante factura No. 3045 mercancas por valor de $900,000 para la empresa, compuesta por los siguientes elementos: Descripcin Televisores marca Samsumg Reproductoras grabadoras de DVD (Velocidad 30X) Cant. 3 2 Costo $200,000 $150,000

La compra fue hecha a Almacenes Elctricos Ltda y se pag un IVA por valor de $144,000 y se hizo retencin en la fuente por valor de $99,000. Todo el valor de la compra (900,000 + 144,000 99,000) fueron pagados con el cheque No. 0045 del banco de La repblica.

Reg i s t r o en el s i s t em a:
Se adiciona una operacin de Compras.

Paso 1:

Identificacin del documento soporte.


Factura de compra. 3045 10/09/2004

Tipo de documento: Nmero del documento Fecha documento

Paso 2:

Comprado a?
Almacenes Elctricos. El tercero se puede crear o seleccionar desde la operacin.

Cdigo del tercero

Paso 3:
Cdigo bodega 1 1

Elementos de control comprados.


Elemento de control. Televisores marca Samsumg Reproductoras grabadoras de DVD (Velocidad 30X) Unidad Un Un Cantidad 3 2 Costo total. $600,000 $300,000

Captulo 9: Mdulo de inventarios.

29-9

Paso 4:
Centro de costos

Otros elementos comprados.


Concepto de egresos. Valor.

Paso 5:

Liquidacin (Impuestos, descuentos y/o cargos).


Valor base $900,000 $900,000 Porcentaje 16% 11% Valor $144,000 ($99,000)

Concepto (IVA, Retencin, etc.) IVA Retencin

Paso 6:

Forma de pago.

De qu cuenta sali el dinero? Banco Cuenta banco Id. Cheque Cd. banco Fecha cheque $945,000 La Repblica 0045 05 10/09/2004

Op er ac i n p ar a el r eg i s t r o d e v en t a d e el em en t o s d e c o n t r o l (m er c an c as o p r o d u c t o s ).
Cat eg o r a. In v en t ar i o s . Op e r a c i n . Ven t a d e m er c an c as y /o p r o d u c t o s .

Objetivo.
Permite registrar en el sistema la venta de elementos de control. Adems permite registrar otros ingresos relacionados con la misma factura de venta diferentes a los elementos de control. Por ejemplo, si se venden mercancas y en la misma factura se relacionan los fletes, seguro y servicios de instalacin.

In f o r m ac i n d e l a o p er ac i n .
Paso 1 Paso 2 Identificacin del documento soporte de la venta. Datos adicionales de la venta. Identificar el tercero al que se le ha hecho la venta, el cdigo del vendedor y la bodega de donde sale la mercanca. Paso 3 Detalle de la venta. Se deben especificar cada uno de los elementos de control vendidos, cantidad y precio.

2 9 - 10

InSoft Ltda. Ingeniera de Software.

Paso 4

Otros Ingresos. Se deben clasificar los otros conceptos de ingreso que se han relacionado en la misma factura, como seguros, fletes, etc.

Paso 5

Liquidacin. Se deben especificar los impuestos, descuentos o cargos que se han generado en la venta. Ejemplo: IVA cobrado, retencin practicada por el tercero, etc.

Paso 6

Forma de ingreso. Se debe especificar si el valor de la venta ingres a caja, se consign en un banco o el tercero la qued debiendo.

Qu h a c e e l p r o c e s o ?
Con la informacin registrada el sistema tendr todos los elementos necesarios para hacer el egreso de los elementos al inventario y hacer los asientos necesarios en la contabilidad y la ejecucin presupuestal.

Ej e m p l o :
El da 24/09/2004, El seor Juan Pinto vende mediante factura No. FV-851 mercancas por valor de $500,000, que se discriminan como sigue: Descripcin Televisores marca Samsumg Reproductoras grabadoras de DVD (Velocidad 30X) Cant. 1 1 Precio $300,000 $200,000

Se cobr adems en la factura, un seguro de $40,000 y un flete de $60,000. La venta caus un IVA de 96,000 (incluyendo el seguro y el flete). La venta fue hecha al Sr. Antonio Gmez, el cual pag $696,000 en efectivo,

Reg i s t r o en el s i s t em a:
Se adiciona una operacin de Ventas.

Paso 1:

Identificacin del documento soporte.


Factura de Venta. FV-0851 24/09/2004

Tipo de documento: Nmero del documento Fecha documento

Paso 2:
Vendido a Cd. bodega

Datos adicionales de la venta


Antonio Gmez 1: bodega de mercancas El tercero se puede crear o seleccionar desde la operacin. Se especifica el cdigo del inventario del cual salen las mercancas. Dato opcional. Se pueden especificar datos u observaciones que se deseen imprimir en la casilla de observaciones de la factura.

Cdigo del vendedor Observaciones para la factura

Captulo 9: Mdulo de inventarios.

2 9 - 11

Paso 3:
Producto vendido

Detalle de las ventas.


Tipo Unidad Cantidad Valor venta Centro de costos ingresos. Almacn Almacn

Televisores marca Samsumg Reproductoras grabadoras de DVD

24Pulg 30X

Und Und

1 1

$300,000 $200,000

Los ingresos de la venta le sern cargados al centro de costos Almacn.

Paso 4:
Centro de costos General General

Otros ingresos.
Concepto de ingresos. Seguro Fletes Valor. $60,000 $40,000

Paso 5:

Liquidacin (Impuestos, descuentos y/o cargos).


Valor base $600,000 Porcentaje 16% Valor $96,000

Concepto (IVA, Retencin, etc.) IVA

Paso 6:

Forma de cobro.

A qu cuenta entr el dinero? Caja $696,000

2 9 - 12

InSoft Ltda. Ingeniera de Software.

Im p r es i n d e l a f ac t u r a d e v en t a:

Como se explic anteriormente, cada operacin se puede imprimir bajo diferentes formatos. En el caso de una operacin de ventas, se puede imprimir por ejemplo la factura de venta o el comprobante de ingresos. En el manejador de operaciones, seleccione la operacin de ventas que desea imprimir, haga clic derecho y seleccione [Informes > Imprimir documento].

Op er ac i n p ar a el r eg i s t r o d e aj u s t es d e i n v en t ar i o s d e b o d eg a (m er c an c as o p r o d u c t o s ).
Cat eg o r a. In v en t ar i o s . Op e r a c i n . A j u s t e d e i n v en t ar i o s .

Objetivo.
Permite registrar en el sistema ajustes a los inventarios cargados en el sistema. Es decir, hacer que las existencias reales coincidan con las existencias en el sistema. Por ejemplo, se tienen en realidad 50 martillos de bola y en el sistema aparecen nicamente 49. El sistema entonces se debe ajustar para que en el sistema quede la cantidad de 50 unidades y no 49.

In f o r m ac i n d e l a o p er ac i n .
Paso 1 Paso 2 Identificacin del documento soporte del ajuste. Cdigo de la bodega a realizarle el ajuste (Por defecto). El especificar el cdigo de la bodega por defecto evita que se tenga que especificar el cdigo de bodega en cada rengln de ajuste y que se pueda llamar el asistente de ajuste.

Captulo 9: Mdulo de inventarios.

2 9 - 13

bodega en cada rengln de ajuste y que se pueda llamar el asistente de ajuste. Paso 3 Ajuste de elementos de control. Se deben especificar cada uno de los elementos de control que se deseen ajustar y en la casilla de cantidad especificar el nmero de unidades a sumar o a restar a las cantidades del sistema para que el resultado coincida con las cantidades reales. Cantidad real = Cantidad en el sistema + Ajustes. Si se desea se puede llamar el botn de Asistente para ajustes de inventario en el cual aparecen todos los elementos de control de la bodega con la columna de Cantidad actual y una casilla que permite que se especifique la cantidad correcta. En este caso nicamente se establece la cantidad correcta para los elementos que requieran de ajuste. Los ajustes generarn prdidas o ganancias en inventarios que se le debern cargar a algn centro de costos. Para ello es necesario especificar el dato en CC a cargar ajustes.

Qu h a c e e l p r o c e s o ?
Con la informacin registrada, el sistema tendr todos los elementos necesarios para hacer el egreso o ingreso de los elementos faltantes o sobrantes al inventario, y hacer los asientos necesarios en la contabilidad y la ejecucin presupuestal. Las prdidas o los ingresos correspondientes a los ajustes le sern cargados al centro de costos que se especifique en las cuentas que se hayan definido en la configuracin del inventario.

Ej e m p l o :
El da 20/09/2004, se hace un inventario fsico de la bodega de la fbrica y se encuentra una existencia real de 2,300 tornillos #1, mientras que en el sistema aparece en existencia la suma de 2,310 tornillos #1. Evaluando la situacin se estima que se debe ajustar el inventario del sistema en -10 tornillos #1 para que el saldo del sistema quede concordante con la realidad.

Op er ac i n p ar a el r eg i s t r o d e t r as l ad o s d e el em en t o s d e c o n t r o l (p r o d u c t o s , m er c an c as o m at er i al es ) en t r e i n v en t ar i o s .
Esta situacin se presenta cuando se tienen varias bodegas en la empresa y se desea trasladar elementos de una bodega a otra. En general, cuando se trasladan mercancas o materiales se debe especificar nicamente la identificacin de elemento a trasladar, la bodega donde estn registrados actualmente y la bodega destino donde debern quedar registrados. Sin embargo, cuando se trata de trasladar productos producidos en la empresa, se debe especificar tambin el centro de costos. Esto, debido a que cuando se embodegan productos que se producen al interior de la empresa, ellos quedarn cargados a centros de costos y si se trasladan, el sistema requerir que se especifique el centro de costos destino.

Cat eg o r a. In v en t ar i o s .

Op er ac i n . Tr as l ad o d e el em en t o s d e c o n t r o l en t r e i n v en t ar i o s .

Objetivo.
Permite registrar en el sistema el traslado de elementos de control entre inventarios o bodegas de la misma empresa. Por ejemplo, la bodega de repuestos A tiene almacenadas 400 tuercas y se desea trasladar 200 de esas tuercas para la bodega de repuestos B.

2 9 - 14

InSoft Ltda. Ingeniera de Software.

In f o r m ac i n d e l a o p er ac i n .
Paso 1 Paso 2 Identificacin del documento soporte del traslado. Elementos de control a trasladar. Se deben especificar todos los elementos de control a trasladar entre inventarios. Para ello es necesario especificar el inventario (o bodega) donde se encuentran registrados actualmente y el inventario (o bodega) dnde debern quedar registrados. Para el caso de productos terminados en la empresa, es necesario especificar adems el centro de costos de donde salen y el centro de costos donde quedarn imputados los productos.

Qu h a c e e l p r o c e s o ?
Con la informacin registrada el sistema tendr todos los elementos necesarios para hacer el traslado de los elementos de una bodega a otra. Adicionalmente se hacen los traslados entre las cuentas de inventarios en caso que se manejen cuentas diferentes.

Op er ac i n p ar a el r eg i s t r o d e l a p l an i l l a d e c o n s u m o s .
El consumo de elementos de control (materiales, insumos, etc) se debe ir anotando en egresos de almacn o bien en planillas de consumos. El registro de esta informacin debe llevar informacin como: los elementos sacados del inventario, la cantidad, y su destino (es decir, el centro de costos al que se le aplicar). En algunas implementaciones de costos (de manufactura o agropecuarias) ser necesario adems especificar la labor que se realizar con esos materiales. En general, la operacin para registrar esta informacin se llamar la Planilla de consumos, ya que todos los egresos para consumo de la semana se registrarn en una misma planilla.

Cat eg o r a. In v en t ar i o s .

Op er ac i n . Pl an i l l a d e u s o y /o c o n s u m o s .

Objetivo.
Permite registrar la informacin de todos los consumos de materias primas (insumos y/o materiales) que han salido de bodega en la semana. Los consumos pueden ser destinados al proceso productivo o bien al gasto, segn aplique. Por ejemplo, se desea registrar el consumo de 20 resmas de papel bond tamao carta para el departamento (centro de costos) de contabilidad.

In f o r m ac i n d e l a o p er ac i n .
Paso 1 Paso 2 Identificacin del documento soporte (planilla). Bodega de la cual se egresaron los elementos. Se debe especificar el cdigo del inventario o bodega de la cual salen los elementos de la planilla. Paso 3 Relacin de consumos. Se deben relacionar cada uno de los elementos egresados para consumo en la semana. Esta informacin se puede entregar discriminada por da o bien el total de la semana. En caso de registrarse el total de la semana (lo mas prctico), el valor se puede anotar en cualquiera de los das, aconsejablemente el lunes. En la casilla de centro de costos se debe especificar el centro de costos de la empresa en el cual se consumieron o aplicaron los materiales.

Captulo 9: Mdulo de inventarios.

2 9 - 15

Qu h a c e e l p r o c e s o ?
Con la informacin registrada el sistema tendr todos los elementos necesarios para hacer el egreso de los elementos de control registrados y una vez obtenidos los costos de cada elemento, cargar los gastos o costos a los centros de costos que los consumieron. La cuenta de gastos o costos est determinada por el grupo de inventarios.

In f o r m es d e i n v en t ar i o s .
El sistema de inventarios puede producir una variedad de informes, dependiendo de los derechos que se tengan. Para tener acceso a los informes de inventarios, se deben seleccionar desde la ruta [Men principal > Informes > Inventarios > ] o bien, desde el nodo de inventarios del rbol de nodos, visualizar el men contextual (clic derecho) o el pnel de informes del nodo de inventario seleccionado.

Un informe de mucha utilidad es el de Saldos de inventarios, el cual presenta los saldos de inventarios a la fecha de trabajo. A partir de este informe, se puede seleccionar cualquier elemento y visualizar el detalle de sus movimientos (Clic derecho > Ver detalle). De cada asiento, se puede visualizar la operacin misma que lo gener.

Co n f i g u r ac i o n es .
El mdulo de inventarios es un sistema completo y simple. El mdulo bsico de inventarios es muy simple, y cuando se activa el mdulo de produccin, se abren algunas posibilidades y manejos adicionales. Como se puede haber apreciado al inicio del captulo, las configuraciones del mdulo de inventarios y su manejo contable estn dadas por las configuraciones de: Maestro de grupos de inventarios.

2 9 - 16

InSoft Ltda. Ingeniera de Software.

Maestro de elementos de control. Configuraciones de inventarios (desde el rbol de nodos).

Adicional a esto, los inventarios permiten configuraciones adicionales generales que se pueden encontrar en: [Men principal > Mantenimiento > Opciones de usuario > ].

Configuracin para la liquidacin de IVA y Retencin en las ventas.


En la pestaa de Procesos, nodo de Liquidacin se puede establecer la forma en que se liquidarn los impuestos de IVA y Retencin cuando se vendan los elementos: Configuracin de IVA y Ret. del grupo de inventarios o la configuracin de IVA y Ret. de la cuenta de ingresos que afecta.

Configuracin para la liquidacin de IVA y Retencin en las compras.


El sistema siempre toma la configuracin de IVA y Ret. definidos en el grupo de inventarios al que pertenezcan los elementos comprados.

May o r i n f o r m ac i n .
Para obtener mayor informacin sobre el mdulo de inventarios, puede consultar los tpicos abajo relacionados, en: la ayuda en lnea de ContaPyme, los documentos electrnicos que acompaan el sistema, o bien, en los documentos electrnicos disponibles para descarga desde Internet ( www.ContaPyme.com?descargar ). Mdulo de inventarios. Mdulo de produccin. El cargue inicial del sistema. Operacin de compras de elementos para inventarios. Operacin de venta de mercancas y/o productos. Operacin para el registro de la planilla de uso y/o consumo. Operacin para el registro de ajustes de inventario. Operacin para el embodegamiento de productos. Operacin para el traslado entre inventarios. Operacin para la devolucin en compras. Operacin para la devolucin en ventas. Operacin para el registro de movimiento universal de inventarios.

La versin de ContaPyme descargada desde Internet no incluye algunos de estos documentos de ayuda y por lo tanto deben ser descargados por separado.

Captulo 9: Mdulo de inventarios.

2 9 - 17

Captulo

10
MDULO DE PRESUPUESTO.
In t r o d u c c i n .
En su mnima definicin, el presupuesto es una expresin cuantitativa de un plan de trabajo. El presupuesto refleja en trminos numricos lo que se espera hacer en la empresa. Este es un ejercicio de pronosticar o estimar acciones y resultados futuros con base en la medicin y conocimiento de resultados pasados. Un presupuesto o pronstico, establece metas financieras para cada departamento de la empresa. De hecho, el resultado de esos pronsticos versus los resultados logrados es una evidencia usada como medio para la evaluacin del desempeo de cada departamento. En este captulo se vern los siguientes temas: La planeacin y presupuestacin (ventajas y desventajas). Presupuestos por centros de costos. Edicin del presupuesto. La ejecucin presupuestal. Informes ejecucin presupuestal. Dnde encontrar mas informacin.

L a p l an eac i n .
Planear es determinar los objetivos y metas a realizar en un periodo determinado y adoptar las decisiones y normas necesarias para su cumplimiento. La planeacin es diferente a la mera previsin. Esta se limita a tratar de averiguar lo que va a suceder sin pretender influir en ello. La planeacin sin embargo, se esfuerza por lograr que lo que vaya a suceder, sea lo mas favorable posible para el cumplimiento de los objetivos que se persiguen. La previsin es pasiva, la planeacin es activa.

Captulo 10: Mdulo de presupuesto.

2 10 - 1

To d o s h ac em o s p l an es
En realidad todos los administradores de las empresas hacen planes; no es concebible un administrador que no haga planes para el futuro. En lo que si caben amplias diferencias en la formas de hacer esos planes: hay quienes los hacen exclusivamente en su cabeza; quienes lo ponen por escrito de manera ms o menos anrquica y quienes tratan de escribirlo de manera ordenada y sistemtica. Para el establecimiento de planes se utilizan hojas electrnicas de clculo o programas especializados de planeacin (MS-Project, Primavera, etc), donde se establecen actividades a realizar, cantidades, costos, etc. Finalmente estos planes se costean para expresarlos en cantidades monetarias, que al final se llamarn el presupuesto.

Pl an ear es f c i l , l o q u e es d i f c i l es ac er t ar .
Para que los planes y sus estimaciones tengan algn grado de certeza y aproximacin a lo que realmente se ejecutar en el futuro, es necesario ser un buen conocedor del entorno en el que se desenvuelve la actividad econmica de la empresa, de las actividades de comercializacin y de produccin, de los recursos necesarios para realizar las actividades de la empresa, de sus rendimientos promedio, de los precios de los recursos (materiales, mano de obra, precios de venta) y la variabilidad que estos puedan tener en el periodo que es sujeto de planeacin. De lo anterior se puede decir que la actividad de planear y por consiguiente de presupuestar tiene mucho de estimacin o adivinacin, previsin y un gran contenido analtico, que con la ayuda de muy buena informacin del pasado (registros histricos), se pueda llegar a predecir con algn grado de acierto las operaciones financieras que se ejecutarn en el futuro.

Ven t aj as y d es v en t aj as d e l o s p r es u p u es t o s .
Ven t aj as .
Fijan metas definidas para cada departamento. Se usan para establecer medios de control y seguimiento a los logros de cada departamento o centro de costos. Ayudan a coordinar las actividades de la empresa. Ayudan a determinar los flujos de efectivo futuros (estimados) de la empresa antes de que ello suceda. Ayuda al administrador a anticipar los requerimientos, aumentar la eficiencia y a evitar problemas futuros. El presupuesto, en la administracin de subordinados es la base sobre la cual sern evaluados.

De s v e n t a j a s .
Se basan en clculos estimados. Exigen datos que pueden aumentar los gastos de la oficina. No es en ningn caso un sustituto de la administracin. El preparar y poner en marcha un presupuesto exige tiempo y conocimiento del negocio.

Pr es u p u es t o p o r c en t r o s d e c o s t o s .
El presupuesto es un plan a corto, mediano o largo plazo expresado en trminos cuantitativos. Los trminos cuantitativos pueden expresarse en trminos monetarios, en unidades de produccin, en cantidad de jornadas de trabajo, etc. Normalmente el presupuesto expresado en unidades no monetarias debe ser convertido a unidades monetarias (a dinero) para poder totalizar y analizar en conjunto todo el plan desde el punto de vista financiero. Este mdulo permite planear las cuantas de gastos, costos e ingresos que se estiman para todo el ao. ContaPyme involucra la posibilidad de hacer los presupuestos a nivel de centros de costos o a nivel de la empresa. Como ya se ha explicado, un centro de costos puede ser un departamento o seccin de la empresa, un centro de responsabilidad, un centro de gastos, un centro de ingresos, un centro de inversin, etc.

2 10 - 2

InSoft Ltda. Ingeniera de Software.

Pr es u p u es t o g en er al d e l a em p r es a.
La elaboracin del presupuesto general de la empresa se puede hacer especificando un centro de costos en blanco o bien, cargndole el presupuesto a un solo centro de costos general, como puede ser el de Gastos generales empresariales. El presupuesto total general de la empresa estar dado por la suma de los presupuestos de los centros de costos y del presupuesto general de la empresa.

Pr e s u p u e s t o p o r c e n t r o s d e c o s t o s .
En este caso se har el presupuesto de ingresos y egresos de cada centro de costos de la empresa. El mdulo de presupuesto cuenta con herramientas especiales que permiten copiar presupuestos entre centros de costos y aumentarlos o disminuirlos en alguna proporcin dada por el usuario.

Pr e s u p u e s t o g e n e r a l d e l a e m p r e s a .
Hay empresas donde no se desea usar el presupuesto detallado por centros de costos, sino mas bien, un presupuesto general para la empresa. En este caso el usuario simplemente le cargar el presupuesto de la empresa a un centro de costos en blanco o a un centro de costos general de la empresa, preferiblemente el centro de Gastos generales de la empresa.

Ed i c i n d el p r es u p u es t o d e i n g r es o s y eg r es o s .
El mdulo de presupuesto de ContaPyme es muy sencillo y permite registrar por cada centro de costos o por la empresa en genera, los ingresos y los egresos mensuales esperados para el ao. Para ello es necesario establecer con anterioridad el plan de ingresos y egresos esperados y registrarlos en el sistema por medio de la accin de presupuesto encontrada a nivel de cualquier centro de costos o bien a nivel de la empresa. Tambin es posible llamar el programa de presupuesto desde la ruta [Men principal > Programas > Presupuesto > ]. Para registrar un presupuesto de un centro de costos, primero se debe seleccionar el centro de costos a presupuestar. Note que desde los centros de costos no imputables directamente, no existe la accin de presupuestar, pues los presupuestos se hacen nicamente a nivel de centros de costos imputables. Una vez seleccionada la accin de presupuesto de un centro de costos, el sistema presentar una caja de dilogo en la que se debe indicar el ao a presupuestar.

Paso 1: Clic derecho.

Paso 2: Clic.

Especificado el ao, se presentar el asistente para la edicin del presupuesto:

Captulo 10: Mdulo de presupuesto.

2 10 - 3

Co n c ep t o s ac er c a d e l a ed i c i n d el p r es u p u es t o .
Para la edicin del presupuesto debe tenerse en cuenta lo siguiente: Se presupuestan las cuentas de ingresos y egresos (ingresos, gastos y costos de produccin). Las cuentas de ingresos se presupuestan positivas, pero internamente se graban negativas (para ser comparables con los saldos de ejecucin, donde los ingresos son de naturaleza crdito y los egresos de naturaleza dbito). Los ingresos o gastos de cada cuenta se deben establecer en forma mensual si se desea comparativos de ejecucin presupuestal de los meses del ao. Si se desea nicamente un comparativo al final del ao, los saldos de ejecucin se le deben imputar al mes de diciembre. Centros de costos comunes se pueden presupuestar solo una vez y su presupuesto puede ser copiado de un centro de costos a los otros bajo criterios de proporcionalidad.

A y u d as p ar a l a ed i c i n d el p r es u p u es t o .
Icono Nombre Aux's Descripcin Carga todas las cuentas auxiliares que son hijas de una cuenta dada. Si por ejemplo se digita la cuenta 4, cargar todas las cuentas de ingresos. Respeta los valores planeados de las cuentas que ya existieran. Ordena ascendentemente los renglones resultantes de acuerdo al cdigo de las cuentas. Botn para importar el presupuesto de otro centro de costos. Este botn preguntar por el centro de costos origen (o sea desde el cual se har la importacin) El sistema calcular la relacin porcentual entre el centro de costos origen y el centro de costos destino (es decir, el que se est editando). Si se activa la opcin de ajustar el presupuesto destino con un porcentaje del presupuesto origen, se afectar cada registro del presupuesto origen en el porcentaje especificado para conformar el presupuesto destino. Si se desactiva la opcin, el sistema importar el presupuesto sin ningn cambio. Botn para importar la ejecucin presupuestal de un centro de costos o de la empresa. Por ejemplo para la elaboracin del presupuesto del ao 2005, se puede importar la ejecucin presupuestal del ao 2003, incrementada en un 7%. Para importar la ejecucin presupuestal de toda la empresa, se debe dejar el centro de costos en blanco. La casilla de ajustar valores a cientos, miles, etc., indica que el la ejecucin importada debe ser redondeada a cientos o a miles antes de importarse al presupuesto (as el presupuesto importado de la ejecucin presupuestal quedar en miles(3), decenas de miles(4), etc).

Importar desde otro presupuesto

Importar una ejecucin presupuestal

2 10 - 4

InSoft Ltda. Ingeniera de Software.

importado de la ejecucin presupuestal quedar en miles(3), decenas de miles(4), etc). Distribuir Botn de distribucin de valores. Solicita un valor monetario a distribuir y lo distribuye equitativamente entre todas las celdas que hayan seleccionadas en la planilla. Este botn efecta un ordenamiento ascendente del listado de cuentas y sus respectivos presupuestos en forma ascendente por cuenta y auxiliar Este botn Copia el contenido de la celda(s) seleccionada(s) en el portapapeles. Este botn Pega el contenido del portapapeles. Elimina todas las filas que pertenezcan a la seleccin. Borra el contenido de las casillas seleccionadas. Permite revelar los cdigos de identificacin de las cuentas y centros de costos. Botn para fijar las columnas de cuenta mayor y auxiliar para que no se escondan cuando el usuario mueva las columnas de la derecha. Botn para colorear filas pares para mejorar la visualizacin de la planilla de presupuestacin. Pone color a las columnas correspondientes a cada trimestre, con el fin de mejorar la visualizacin de la planilla de presupuestacin. Si es activado se visualizan los valores en miles de pesos. (O sea el valor original dividido por mil).

Ordenar Copiar Pegar Eliminar Borrar Formato de celdas Fijar Color fila Color columna Botn /1000

Para la edicin tambin se puede ayudar de las funciones generales de Windows, como son: Accin Copiar Pegar Ctrl-A Teclado Ctrl-C Ctrl-V Arrastrar Descripcin. Copia al portapapeles las casillas seleccionadas. Pega el contenido del portapapeles a partir de la casilla (o casillas) seleccionadas. Copia el dato inmediatamente arriba de un rango seleccionado sobre todas las casillas de la seleccin de la misma columna. Duplica los datos del rea de encima del rea seleccionada, en el rea seleccionada.

Ctrl-D

Duplicar

El ab o r ac i n d el p r es u p u es t o en u n a h o j a el ec t r n i c a d e c l c u l o , c o m o MS-Ex c el .
Una posibilidad adicional para la edicin del presupuesto es la de hacer todo el presupuesto en una hoja electrnica como MS-Excel y luego copiarlo a la hoja de presupuesto de ContaPyme. Para ello, la hoja de clculo debe tener las mismas columnas que el formato encontrado en el mdulo de presupuesto. Reglas importantes: Los datos en la hoja de clculo deben estar en formato general. Esto debido a que si se les coloca formato, al copiar y pegar al mdulo de presupuesto, se tratarn como caracteres y sern convertidos en celdas en blanco. Los datos en la hoja de clculo pueden estar basados en frmulas, lo cual no interfiere al copiar y pegar, pues se copian son los datos.

Captulo 10: Mdulo de presupuesto.

2 10 - 5

L a ej ec u c i n p r es u p u es t al .
En la medida en que se empiece a ejecutar el presupuesto, los gastos y los ingresos irn afectando la ejecucin presupuestal.

Cu en t as q u e af ec t an l a ej ec u c i n p r es u p u es t al .
Tenga en cuenta que no todas las cuentas de ingresos, gastos y costos afectarn la ejecucin presupuestal, ya que a travs de la configuracin de las cuentas se le indica al sistema cuales sern las cuentas que deban afectar presupuesto. Normalmente las cuentas de ingresos y egresos que no se marcan para que afecten presupuesto son las de: ajustes por inflacin, depreciaciones, costos de ventas, etc. Esto, sin embargo puede ser modificado por el usuario de acuerdo con sus criterios.

L o s c r i t er i o s c o n t ab l es n o ap l i c an a l a ej ec u c i n p r es u p u es t al .
Ma n e j o d e l o s g a s t o s y c o s t o s e n e l b a l a n c e y e l e s t a d o d e r e s u l t a d o s .
Universalmente, los principios de contabilidad tienen claridad sobre el manejo de ciertos gastos sobre centros de costos en desarrollo o sobre centros de costos dedicados a la produccin.

Centros de costos en desarrollo.


Un gasto practicado a un centro de costos en desarrollo (Ej. Mano de obra aplicada a una construccin en proceso) no debe llevarse al gasto, sino que se debe llevar al balance a la cuenta de activos en desarrollo hasta que el desarrollo termine y todo el valor acumulado de la construccin se convierta en un activo fijo depreciable o amortizable. De esta forma, el estado de resultados no contendr ni un solo valor, ya que todos los gastos se han imputado directamente al activo.

Centros de costos en produccin.


Un costo de produccin aplicado a un centro de costos dedicado a la produccin de productos terminados o semielaborados (mano de obra o materiales aplicados a la fabricacin de suelas para zapatos) debe llevarse temporalmente a las cuentas de costos de produccin del estado de resultados y luego (al final del mes) sus valores sern trasladados a la cuenta de productos en proceso del activo, donde se irn acumulando hasta que hayan embodegamientos de productos. En algunos pases, como Colombia se exige que los gastos sean primero aplicados a las cuentas de costos de produccin y luego canceladas contra la cuenta de producto en proceso. En otros pases se puede llevar directamente el costo a la cuenta de producto en proceso. De hecho, ContaPyme se puede configurar para que trabaje de una u otra forma.

Centros de costos en explotacin.


Un costo o un gasto aplicado directamente a un centro de costos que se encuentran en etapa de explotacin (un departamento de una empresa, una seccin, etc.) se deber llevar directamente al gasto o al costo segn sea el caso. Es decir, no debe haber transformacin.

Pr d i d a d e i n f o r m ac i n i m p o r t an t e b aj o el m t o d o t r ad i c i o n al .
Note que en los dos primeros casos, la contabilidad al manejar el criterio de activacin de gastos (que es completamente vlido conceptualmente), lo que hace es mantener acumulados grandes del valor de una obra o de los costos de produccin de ciertos productos, pero no mantiene informacin detallada de cunto se ha gastado en mano de obra, en cada rubro de materiales, etc., pues la informacin est acumulada en la cuenta de Construcciones en curso o similar o en la cuenta de Productos en proceso o similar. Si en cualquiera de estos casos se consulta el estado de resultados del centro de costos, se ver que se encuentra en cero y que todos los valores imputados al centro de costos se encuentran en el balance como grandes totales. Algunos contadores evitan un poco esta situacin desagregando las cuentas de construcciones en curso y de productos en proceso, pero es un poco engorroso y el operador que digita debe estar muy bien informado para hacer un correcto uso de estos criterios y codificaciones.

2 10 - 6

InSoft Ltda. Ingeniera de Software.

Mt o d o u t i l i zad o p o r Co n t aPy m e.
ContaPyme da solucin a todo este manejo introduciendo un informe adicional que es el de ejecucin presupuestal, cuya interpretacin se presentar a continuacin.

Regla fundamental para grabar gastos y costos en ContaPyme.


En primer lugar y como regla fundamental, todos los gastos o costos que se apliquen a los centros de costos, independientemente de su estado de desarrollo o de si son dedicados a la produccin sern siempre llevados a las cuentas de gastos o de costos segn aplique (es decir a las cuentas del estado de resultados). Si el usuario omite esta regla, simplemente no se llevar la ejecucin presupuestal como est planteada en este captulo y se perdern las ventajas derivadas de ello.

Interpretacin de los gastos o costos imputados.


Durante el proceso de las operaciones, el sistema interno de interpretacin estar en capacidad de saber cuando un determinado centro de costos al que se le ha imputado un gasto est en etapa de desarrollo o es dedicado a la produccin y en consecuencia, en forma automtica transformar la cuenta de gastos o de costos a una cuenta apropiada del activo, ya sea de construccin en proceso o de producto en proceso. Sin embargo, la cuenta de gastos o de costos originalmente imputada no se perder y ser la cuenta de ejecucin presupuestal.

Ejemplo de gastos aplicados a una construccin en curso.


Se le imputan los siguientes gastos a la construccin de una bodega: Mano de obra Materiales $1,200 $5,000

El digitador entonces no tiene que saber mucho acerca de los criterios contables y simplemente imputa los valores a las cuentas de gastos. Es el sistema el que se encargar del resto. En este caso el sistema se da cuenta de que el centro de costos est en desarrollo y por tanto aplica el gasto como ha sido registrado a la ejecucin presupuestal (en la cuenta de gastos) y para afectar la contabilidad transforma la cuenta a la cuenta apropiada del activo, posiblemente Construcciones en curso. Balance general. Activo Construccin en curso Ejecucin presupuestal CC en desarrollo. Costos Mano de obra Materiales 1,200 5,000 6,200

Estado de resultados CC en desarrollo. Costos Mano de obra Materiales 0 0

El informe de balance.
Note que si en el ejemplo anterior, se solicita el balance de la empresa, mostrar el valor acumulado de todas las construcciones en curso y si se solicita el balance de la construccin en curso especfica, se visualizar el valor acumulado de todos los costos de esa construccin.

El informe de estado de resultados.


El estado de resultados de la empresa o del centro de costos no reflejarn los costos, ya que se han acumulado en las cuentas del activo.

El informe de ejecucin presupuestal.


Si se solicita la ejecucin presupuestal, se podr visualizar todos los costos, discriminados por rubros y sin interpretaciones contables, lo cual es de utilidad para conocer el detalle y clasificacin de los costos sin hacer esfuerzos de codificacin adicionales. Este informe adems se presentar comparado con los presupuestos por rubros que se hayan hecho de la construccin.

Captulo 10: Mdulo de presupuesto.

2 10 - 7

Determinacin de la cuenta en el activo.


Tngase en cuenta que cuando se crea un centro de costos en etapa de desarrollo o un centro de costos dedicado a la produccin, el sistema siempre solicita que se le indique la cuenta donde se acumularn los costos en el activo contable. Por tanto un centro de costos en desarrollo puede quedar mandando todas las imputaciones que se le hagan a la cuenta de Construcciones en curso y otro puede mandar las imputaciones a la cuenta de Maquinaria y equipo en montaje. De esta forma, la ejecucin presupuestal siempre contendr todas las imputaciones originales de egresos y de ingresos que se le hicieron a los centros de costos, sin tener en cuenta procesos contables como cancelacin de cuentas de resultado, traslados de las cuentas de costos de produccin a la cuenta de producto en proceso, etc. La ejecucin presupuestal tampoco involucra cuentas como depreciaciones, ajustes por inflacin y costos de ventas (aunque esto depende de configuraciones como se explic anteriormente).

Gr ab ac i n d e l a ej ec u c i n p r es u p u es t al .
En la medida en que se graben los asientos de movimiento contable, el sistema siempre grabar internamente dos cuentas: la cuenta de afectacin contable y si esta est marcada con afectar presupuesto tambin se graba la cuenta de afectacin de la ejecucin presupuestal. Las cuentas contables muchas veces se cancelan en procesos o se transforman en cuentas del activo, segn los criterios universalmente aplicados de la contabilidad. Sin embargo, las cuentas de ejecucin presupuestal seguirn siendo siempre la misma cuenta original a la que se carg el gasto o el ingreso.

Reg l a f u n d am en t al p ar a l l ev ar l a ej ec u c i n p r es u p u es t al :
Cada que se grabe un gasto o costo de produccin, se debe imputar siempre a la cuenta de gastos o de costos, independiente de que el centro de costos se encuentre en etapa de desarrollo o en etapa de produccin. El sistema automticamente har los asientos a las cuentas adecuadas del activo y conservar la valiosa cuenta original para poder presentar informes de ejecucin presupuestal.

Ej e m p l o :
Si se imputan $1000 por Mano de obra directa a un centro de costos en etapa de desarrollo; contablemente ese costo se debera imputar directamente a la cuenta del activo 1508 Construcciones en proceso. En ContaPyme, el gasto se puede imputar directamente a la cuenta del estado de resultados 7201 Mano de obra directa desde cualquier operacin. Sin embargo, el sistema de interpretacin de informacin analizar esta informacin y automticamente transformar la cuenta 7201 en la cuenta 1508 debido a que el centro de costos al que se le ha imputado el gasto o costo se encuentra en etapa de desarrollo. Sin embargo, el sistema nunca olvidar la cuenta original a la que se imput el dato, ya que se almacena como la cuenta de ejecucin presupuestal. Debe entenderse que cada asiento contable internamente entonces llevar dos cuentas (si la cuenta est configurada para que Afecte presupuesto). El asiento del ejemplo se grabara como sigue: Cuenta contable 1508 Cuenta Presupuesto 7201 Centro de costos Detalle Dbito Crdito

6 Construccin bodega

Gastos mano de obra

$1,000

Los informes de balance y estado de resultados (prdidas y ganancias) se basarn en la consolidacin de saldos por la columna de Cuenta contable. Los informes de ejecucin presupuestal se basarn en la consolidacin de los saldos por la columna Cuenta presupuesto. Siempre se deben imputar todos los gastos, costos e ingresos a las cuentas del estado de resultados. El sistema tiene la capacidad de decidir cules cuentas deber transformar a las cuentas correspondientes del activo. En un sistema contable tradicional, la ejecucin por cuentas de un centro de costos en desarrollo o en produccin se pierde, pues resultan todas las imputaciones acumuladas en unas cuentas del activo. En ContaPyme se hace lo

2 10 - 8

InSoft Ltda. Ingeniera de Software.

propio y adems se mantiene la discriminacin de todos los gastos y costos imputados al centro de costos, mediante los informes de ejecucin presupuestal.

In f o r m es d e ej ec u c i n p r es u p u es t al .
Una vez hecho el presupuesto y grabado por cada centro de costos, se pueden producir informes y consultas de ejecucin presupuestal. La formulacin del presupuesto se puede hacer directamente en una hoja electrnica de clculo y pegar a la planilla de edicin del presupuesto de ContaPyme. Lo contrario tambin se puede hacer con el fin de hacer grficos, proyecciones o informes adicionales sobre el presupuesto. Para generar los informes de ejecucin presupuestal a nivel de toda la empresa, se debe seleccionar el reporte o consulta apropiada de la siguiente ruta: [Men principal > Informes > Presupuesto > ] Para generar los informes de ejecucin presupuestal a nivel de un determinado centro de costos o bien de empresa, se debe abrir el rbol de nodos y visualizar la categora de presupuesto en la pestaa de informes del inspector de datos.

Informes de ejecucin presupuestal disponibles para el centro de costos.

Centro de costos al que se le solicitar el informe.

May o r i n f o r m ac i n .
Para obtener mayor informacin sobre el mdulo de presupuesto, puede consultar los tpicos abajo relacionados, en: la ayuda en lnea de ContaPyme, los documentos electrnicos que acompaan el sistema, o bien, en los documentos electrnicos disponibles para descarga desde Internet ( www.ContaPyme.com?descargar ). Mdulo de presupuesto. El manejador de nodos.

La versin de ContaPyme descargada desde Internet no incluye algunos de estos documentos de ayuda y por lo tanto deben ser descargados por separado.

Captulo 10: Mdulo de presupuesto.

2 10 - 9

Captulo

11
CONTAEXCEL.
In t r o d u c c i n .
ContaExcel es una hoja electrnica de clculo especialmente diseada para permitir el desarrollo de modelos de hojas de clculo que acceden directamente sobre el sistema de informacin de ContaPyme. ContaExcel es una herramienta de clculo especial para gerentes, contadores y analistas que deseen desarrollar sus propios modelos, reportes, anlisis y mantenerlos actualizados en la medida en que los datos de ContaPyme se vayan actualizando. ContaExcel es la base de todo el sistema de clculo de indicadores tcnicos, financieros y econmicos de ContaPyme. Adems de que el usuario puede desarrollar sus propios informes, ContaExcel se incorpora dentro de ContaPyme para el diseo de indicadores, grficos histricos, etc. En este documento se asume que el usuario tiene conocimientos en el manejo de hojas electrnicas como MS-Excel, Lotus 123, StarOffice, OpenOffice, Quattro Pro, etc. y por lo tanto no se explicar en detalle el manejo general de las hojas de clculo y la elaboracin de frmulas. En este captulo se vern los siguientes temas: Objetivos. Las funciones de ContaExcel. Caractersticas de manejo especficas de ContaExcel. Grabacin y recuperacin de hojas de clculo. Asistente de funciones. Dnde obtener mayor informacin.

Captulo 11: ContaExcel.

2 11 - 1

Ob j et i v o s .
Dotar a los usuarios de una herramienta de clculo potente, que mediante una hoja electrnica de clculo (estilo MsExcel) puedan acceder en forma directa al sistema de informacin de ContaPyme a travs de funciones. Permitir el desarrollo de modelos, anlisis de costos, informes financieros, estadsticas, informes de indicadores, planillas de impuestos, etc. que accedan directamente sobre la informacin de las bases de datos de ContaPyme y se mantengan actualizados sus datos en la medida en que se adicionen registros de movimiento en ContaPyme. Permitir que una hoja electrnica desarrollada en ContaExcel pueda ser evaluada en cualquier empresa del rea de trabajo activa. Permitir que los usuarios se puedan conectar a cualquier empresa del rea de trabajo a travs de ContaExcel, como herramienta de consulta, anlisis y evaluacin. Permitir a los usuarios construir hojas electrnicas avanzadas, mediante el uso de decenas de funciones especiales que permitan recuperar informacin de cualquiera de los mdulos de ContaPyme.

L as f u n c i o n es d e Co n t aEx c el .
Co n t aEx c el v s . Ho j as el ec t r n i c as .
ContaExcel no pretende ser una competencia para hojas electrnicas tales como MSExcel, StarOffice, OpenOffice, Lotus, etc. Debe entenderse a ContaExcel como un complemento de ContaPyme y que su mayor potencial radica en que es el nico sistema que es capaz de leer la informacin de los bancos de datos de ContaPyme a travs de funciones especiales.

ContaExcel soporta mas de 50 funciones especializadas para recuperar informacin de ContaPyme.

Fu n c i o n es n i c as d e Co n t aEx c el .
As como se pueden asignar funciones a celdas en MS-Excel, en ContaExcel tambin se pueden asignar funciones a celdas, pero adems de las funciones bsicas de un hoja electrnica, el usuario dispone de funciones supremamente poderosas que le permiten traer informacin desde las rea de trabajo de ContaPyme.

Ej e m p l o :
La funcin del grfico retornar el saldo de la cuenta especificada 1105 en la fecha de trabajo del sistema.

No m en c l at u r a u t i l i zad a.
La funcin tiene varios parmetros adicionales que son opcionales. El formato de la funcin es:

=SaldoCuenta(ICuenta, Fecha*, IEmp*, ICC*, ISubCC*)


Ntese que hay 5 parmetros de la funcin, de los cuales hay varios marcados con asterisco (*).

2 11 - 2

InSoft Ltda. Ingeniera de Software.

Par m et r o s o p c i o n al es .
Los asteriscos indican parmetros que son opcionales. Cuando un parmetro es opcional, el sistema lo reemplaza por un valor por omisin, que depende de cada parmetro: En trminos generales si falta: Fecha IEmp ICC ISubCC Fecha para la que se debe evaluar la funcin. Identificacin de la empresa. Identificacin del centro de costos. Identificacin del sub-centro de costos. El sistema asume la fecha de trabajo. El sistema asume la empresa de trabajo. El sistema asume vaco. El sistema asume vaco.

Nem o t c n i c a d e l o s n o m b r es d e l o s p ar m et r o s .
Los nombres de los parmetros normalmente son largos y por ello hay que recurrir a nombres nemotcnicos para abreviar sus nombres. El carcter por el cual inician los nombres de parmetro o de funcin en la mayora de las veces tienen un significado. Carcter I Significado Identificacin. Ejemplos ICuenta, significa identificador de la cuenta. IEmp, significa identificador de la empresa. N Nombre. NEmpTrabajo(), significa nombre de la empresa. NCuenta, significa nombre de la cuenta. F Fecha. FInicial, significa Fecha inicial. FCompra, significa Fecha de compra. Q Cantidad. QEgresos(), significa Cantidad de egresos de inventario. QAreaM2() significa la cantidad de rea en metros cuadrados.

Ob t e n c i n d e l o s p a r m e t r o s d e u n a f u n c i n .
Las funciones bsicas, genricas y comunes a las hojas electrnicas funcionan en forma igual en ContaExcel. Sin embargo, las funciones especficas a ContaExcel, como SaldoCuenta, tienen un conjunto de parmetros de difcil recordacin para los usuarios. Para ello se ha puesto en ContaExcel la capacidad de que al digitar el nombre de una funcin sin parmetros, pero incluyendo los parntesis, el sistema visualice los parmetros de la funcin. =SaldoCuenta(). El sistema presentar en forma nemotcnica los parmetros de la funcin, como sigue. Note que algunos de los parmetros tienen un * al final de su nombre. Esto significa que son parmetros opcionales.

Fu n c i o n es s i n p ar m et r o s .
Las funciones que no requieren parmetros, requieren que por lo menos se coloquen los parntesis, aunque no vaya ningn parmetro en su interior. Estas funciones por tanto se evaluarn directamente. Ejemplo:

Captulo 11: ContaExcel.

2 11 - 3

=NEmpTrabajo()

L i b r er a d e f u n c i o n es .
ContaExcel cuenta con ms de un centenar de funciones que permiten crear infinidad de hojas electrnicas de clculo. Hay funciones que recuperan informacin contable, como SaldoCuenta(); funciones para recuperar informacin de inventarios como SaldoProducto(); funciones para recuperar informacin de cartera como SaldoCarteraTercero(); funciones para recuperar informacin de activos QUsoActivos(); funciones para recuperar informacin de la ejecucin presupuestal, como SaldoEjecPptal(); funciones para recuperar informacin de los nodos, como el rea, el nmero de unidades, la fecha en que inici su vigencia, etc. A continuacin se presentan ejemplos de funciones de uso frecuente en contabilidad. Funcin SaldoCuenta() Descripcin Determina el saldo de una cuenta dada, en la fecha que se especifique. Puede obtener el saldo de una cuenta para toda la empresa o para un centro de costos especificado. NCuenta() MovCuenta() MovListaCuentas MovRangoCuentas Recupera el nombre de una cuenta dada. Calcula el movimiento de una cuenta entre un rango de fechas. Calcula el movimiento total de una lista de cuentas entre un rango de fechas. Calcula el movimiento total de un rango de cuentas especificado entre un rango de fechas especificado. Calcula el saldo de una cuenta para un filtro especificado (Solo para usuarios avanzados).

SaldoCuentaFiltro()

As, para cada mdulo hay un conjunto amplio de funciones que pueden ser consultadas y editadas con la ayuda del Asistente de funciones que se describir ms adelante.

Ref er en c i as a c el d as .
En toda parte donde pueda ir un parmetro, puede ir una referencia a una celda:

Ref er en c i as a c el d as r el at i v as .
En ContaExcel, las referencias a las celdas son relativas; es decir, son relativas respecto a su posicin. En el ejemplo anterior, la frmula SaldoCuenta(B1) en la celda B2, significa que la celda B1 est una celda encima de B2. Si la misma frmula se copia de la celda B2 y se pega en la celda G6, quedara transformada automticamente en: =SaldoCuenta(G5) Ntese que G5 es tambin una celda encima de G6.

2 11 - 4

InSoft Ltda. Ingeniera de Software.

Ref er en c i as ab s o l u t as .
Las referencias absolutas, son referencias a celdas que siempre estarn en una misma posicin. Para ello se utiliza el carcter fijador que es el smbolo $. Si el $ antecede a la letra de la columna, significa que la columna ser absoluta (o fija). Si el $ antecede al nmero de la fila, significa que la fila ser absoluta (o fija). En el ejemplo anterior, la funcin =SaldoCuenta($B$1) hace referencia a la celda B1. Si la frmula se copia desde B2 y se pega a la celda G6, la frmula ser la misma, puesto que tanto la B como el 1 han sido fijados con el signo de $.

Ref er en c i as a o t r as h o j as .
En ContaExcel se pueden manejar libros de varias hojas de clculo. Cada hoja nueva se puede crear haciendo clic derecho sobre la pestaa de la hoja activa y seleccionar la opcin Insertar. Quedara como sigue:

Para hacer referencia desde una hoja de clculo a otra hoja, se antepone el nombre de la hoja seguida por el smbolo de admiracin en la referencia a la celda. Ejemplo: En la celda A1 de la Hoja 1 escriba: =Hoja2!A1+Hoja2!A2

Ref er en c i a a c el d as p o r n o m b r e.
ContaExcel tiene tambin la facilidad de ponerle nombre a celdas o a rangos de celdas, lo cual sirve para acceder a ellas por referencia de nombre. Seleccione la celda a la que le desea asignar el nombre, y luego asgnele el nombre en la casilla de referencias. As, una vez se le ha asignado nombres a las celdas, estos se

2 : Escriba el nombre a asignarle a la celda o rango de celdas. 1 : Seleccione la casilla a colocarle el nombre.

Captulo 11: ContaExcel.

2 11 - 5

pueden utilizar para referenciarlas, ya sea en frmulas, o simplemente para localizarlas ir a.... Si la celda B2 se ha llamado SUELDO entonces en la celda C2, se podra colocar una frmula que haga uso de esa referencia por nombre, por ejemplo: =SUELDO*10/100 Nota: No asigne nombre a celdas iguales o parcialmente iguales a nombre de funciones.

Car ac t er s t i c as d e m an ej o es p ec f i c as a Co n t aEx c el .
ContaExcel cuenta con un conjunto amplio de opciones de men y acciones que son genricas a otras hojas de clculo que no se explican en este documento. A continuacin se explican nicamente las caractersticas, acciones de men y botones que son particulares a ContaExcel y que son de vital importancia para su entendimiento y manejo.

r eas d e t r ab aj o .
Si ContaExcel se encuentra como acompaante de ContaPyme en la misma instalacin, puede acceder a las reas de trabajo creadas por ContaPyme. Pero no permite crear ni eliminar reas de trabajo. Si ContaExcel est como sistema independiente en un computador, crear su propia tabla de reas de trabajo. Para acceder a reas de trabajo creadas por ContaPyme en otro computador (o en el mismo), se deben usar las opciones de conectar y desconectar de reas de trabajo.

r ea d e t r ab aj o ac t i v a.
El rea de trabajo activa es por defecto la ltima usada en ContaExcel. Sin embargo se puede cambiar el rea de trabajo activa o conectar a reas de trabajo situadas en otro computador. Las funciones que acceden al sistema de informacin de ContaPyme para evaluar o recuperar informacin de las bases de datos, sIempre acceden al rea de trabajo activa. Ntese que en el ttulo de la ventana aparece el nombre del rea de trabajo activa.

rea de trabajo activa.

Cam b i o d e r ea d e t r ab aj o .
En ContaExcel como en ContaPyme se puede cambiar de rea de trabajo en cualquier momento. Al cambiar el rea de trabajo, se tiene acceso inmediato a toda al informacin de la nueva rea de trabajo seleccionada. Todas las frmulas de la hoja electrnica sern recalculadas inmediatamente con la informacin de la nueva rea de trabajo.
Cambiar rea de trabajo activa.

Conectarse a un rea de trabajo de otro computador. Desconectarse de un rea de trabajo de otro computador.

Co n ec t ar s e a / d es c o n ec t ar s e d e u n r ea d e t r ab aj o .
Esta opcin se usa para definir una conexin a un rea de trabajo de otro computador.

2 11 - 6

InSoft Ltda. Ingeniera de Software.

Al conectarse a un rea de trabajo externa, crear un registro en la tabla de reas de trabajo, pero en forma distinta a las reas de trabajo de las cuales se es propietario. El nuevo registro ser del tipo Cliente, es decir, la nica accin que se podr realizar sobre el rea de trabajo, adems de consultar su informacin, ser la de desconectarse. La desconexin del rea de trabajo, simplemente elimina el registro de la tabla local de reas de trabajo. La tabla de reas de trabajo son visibles desde ContaExcel y desde ContaPyme locales a cada computador, mas no desde instalaciones de ContaExcel o ContaPyme en otros computadores.

Em p r es a d e t r ab aj o .

Clic para cambiar empresa de trabajo.


La empresa seleccionada representa la empresa de trabajo activa. Todas las funciones a las que no se les especifique el parmetro de empresa (IEmp), asumirn por omisin la empresa de trabajo. Ejemplo: =SaldoCuenta(1105) Si la empresa de trabajo es la 1, entonces retornar el saldo de la cuenta 1105 de la empresa 1 del rea de trabajo activa. Esta puede ser cambiada en cualquier momento y entonces toda la hoja electrnica se recalcular para la nueva empresa.

Fec h a d e t r ab aj o .

Clic para cambiar la fecha de trabajo.


Representa la fecha de trabajo del rea de trabajo activa. La fecha de trabajo inicialmente es la de ContaPyme, pero puede ser modificada desde ContaExcel. Todas las funciones que requieran fecha o fecha de finalizacin, asumirn la fecha de trabajo cuando se omitan. Ejemplo: =SaldoCuenta(1105) Si la fecha de trabajo es 31/12/2003, entonces la funcin retornar el saldo de la cuenta 1105 en la fecha 31/12/2003 de la empresa de trabajo, del rea de trabajo activa.

Cl c u l o au t o m t i c o d e f r m u l as .
Normalmente ContaExcel es muy rpido para el clculo de frmulas y funciones bsicas. Recurdese que las funciones bsicas hacen referencia nicamente a valores que estn dentro de la misma hoja de clculo. Sin embargo, cuando se colocan funciones que hacen referencia a informacin que est fuera de la hoja de clculo, es decir en ContaPyme, el sistema se puede tornar un poco lento para recalcular muchas frmulas.

Captulo 11: ContaExcel.

2 11 - 7

Activa o desactiva el clculo automtico.

Recalcula todas las frmulas <F9>

Si el tiempo de reclculo se vuelve molesto para el usuario, se le recomienda desactivar el clculo automtico de frmulas.

Rec l c u l o d e f r m u l as .
Cada que se desee que las frmulas se recalculen, se selecciona la opcin de recalcular frmulas, ya sea por men, botn o presionando la tecla <F9>. Cuando est desactivado el reclculo automtico de frmulas, el sistema retornar cero 0 en cada una de las frmulas que vayan siendo modificadas, hasta que sean recalculadas.

Gr ab ac i n y r ec u p er ac i n d e h o j as d e c l c u l o .
ContaExcel permite grabar y recuperar las hojas de clculo que el usuario construya. Siempre se utiliza el formato de grabacin de MS-Excel, cuya extensin es XLS. Este formato es reconocido por la gran mayora de hojas electrnicas de clculo y se considera un estndar.

Co m p at i b i l i d ad c o n MS-EXCEL .
ContaExcel tiene muy buena compatibilidad con Ms-Excel en lo bsico. Todos los formatos (formatos de celdas, estilos, bordes) y frmulas usando funciones bsicas pueden ser ledas directamente desde ContaExcel. ContaExcel graba directamente la informacin en formato XLS, es decir en el estndar de Ms-Excel y por lo tanto pueden ser ledas desde Ms-Excel y compatibles. Tambin ContaExcel lee las hojas electrnicas con el formato XLS de Ms-Excel. Sin embargo, no todas las funciones de Ms-Excel pueden ser utilizadas en ContaExcel y no todas las funciones de ContaExcel sern reconocidas por Ms-Excel. En el catlogo de funciones de ContaExcel, aparecen dos grandes grupos de funciones:
q Funciones exclusivas de ContaExcel. q Funciones compatibles con Ms-Excel.

Todas las funciones compatibles con Ms-Excel pueden ser entendidas por ambos sistemas. Las funciones Exclusivas de ContaExcel y de Ms-Excel no sern reconocidas sino en ellos mismos. El otro programa no las sabr interpretar.

Gr ab ac i n a f o r m at o XL S.

Carga el libro.

Graba el libro.

2 11 - 8

InSoft Ltda. Ingeniera de Software.

Para grabar el libro de trabajo basta con seleccionar el botn correspondiente o seleccionar la opcin de men apropiada dentro de las opciones de [Men principal > Archivo > Guardar como]. Se visualiza entonces la caja de dilogo para indicar la carpeta y el nombre que se le asignar al nuevo archivo. Observe que por defecto, el libro se grabar en formato de Ms-Excel y se grabarn los formatos de celdas (estilos, formatos, bordes, etc.), datos y frmulas.

Observe que se grabar en formato de Excel por defecto.

Gr ab ac i n a Mi s i n f o r m es Co n t aEx c el .
Esta es una caracterstica especial de ContaExcel por medio de la cual el usuario puede disear un informe en ContaExcel y grabarlo a un directorio especial de cada rea de trabajo denominado Mis informes ContaExcel. Este informe all grabado quedar en lo sucesivo disponible desde el men de informes de ContaPyme. Para incorporar un nuevo informe a ContaPyme, desarrolle los siguientes pasos: Paso 1: Crear el informe desde ContaExcel. Se recomienda que se disee basado en la fecha de trabajo y en la empresa de trabajo. Paso 2: En ContaExcel seleccionar la opcin [Men principal > Archivo > Guardar en Mis informes ContaExcel]. Colquele un nombre apropiado al informe. Paso 3: Salir de ContaExcel. Paso 4: Cargar ContaPyme o si ya est activo oprimir el botn Refrescar <ctrl.> + R. Paso 5: Activar la misma rea de trabajo que tena activa en ContaExcel. Paso 6: Poner la fecha de trabajo a la cual se desea ver el informe. Paso 7: Seleccionar el informe desde [Men principal > Informes > Mis informes de ContaExcel > ].

El i n f o r m e v i s u al i zad o d es d e Mi s i n f o r m es Co n t aEx c el .
El informe visualizado no presentar las lneas naturales de las celdas y ser de solo lectura. Cualquier modificacin ser nicamente a travs de ContaExcel. Sin embargo se puede activar la opcin de formato , con el fin de que se puedan hacer variaciones, por ejemplo de parmetros y/o visualizar frmulas. Tambin se puede grabar la hoja de resultados obtenida, pero con otro nombre o formato.

Gr ab ac i n d e f r m u l as c o m o v al o r es .
Tambin es posible grabar nicamente los datos del libro de trabajo, sin las frmulas. Es decir, las

Seleccione el tipo de archivo apropiado.

Captulo 11: ContaExcel.

2 11 - 9

frmulas sern reemplazadas por sus valores antes de grabar. Esta opcin es muy importante cuando se han calculado hojas electrnicas con base en funciones exclusivas de ContaExcel y se desea hacer algn tratamiento especial con los datos desde otra hoja de clculo (Ms-Excel, StarOffice, Lotus, etc.). En este caso se selecciona [Archivos > Guardar como...] y en la caja de dilogo que aparece para escribir el nombre del archivo a crear, se selecciona en la casilla de tipo de archivo a: Excel 97 o posterior (Guardar frmulas como valores).

A s i s t en t e d e f u n c i o n es .
ContaExcel adems cuenta con un botn especial para editar las funciones y consultar la descripcin y parmetros de todas las funciones. Para llamar la ayuda de edicin de funciones, presione el botn Fx, como se presenta en la siguiente imagen:
Clic para llamar el asistente de funciones.

El ayudante de edicin de funciones permite seleccionar entre todos los grupos de funciones incorporadas a ContaExcel y en el pnel derecho observar la descripcin de cada funcin, el formato y la descripcin de los parmetros.

May o r i n f o r m ac i n .
Para obtener mayor informacin sobre ContaExcel, puede consultar los tpicos abajo relacionados, en: la ayuda en lnea de ContaPyme, los documentos electrnicos que acompaan el sistema, o bien, en los documentos electrnicos disponibles para descarga desde Internet ( www.ContaPyme.com?descargar ). ContaExcel. Funciones de ContaExcel. Asistente de funciones: El asistente de funciones se puede llamar desde ContaExcel y explicar cada una de las funciones disponibles en ContaExcel.

La versin de ContaPyme descargada desde Internet no incluye algunos de estos documentos de ayuda y por lo tanto deben ser descargados por separado.

2 11 - 10

InSoft Ltda. Ingeniera de Software.

Captulo

12
CREACIN DE INDICADORES Y GRFICOS.
In t r o d u c c i n .
Gr f i c o s en o t r as ap l i c ac i o n es .
Una falencia de muchos programas de contabilidad y gestin es que presentan muchos informes financieros y tributarios, pero en muchos casos, no incluyen informes gerenciales o los pocos que pueden presentar son limitados y no se adaptan a las verdaderas necesidades o requerimientos de la gerencia para visualizar la empresa a travs de un informe completo de todos los aspectos especficamente de inters. Pero qu pasa si el usuario necesita un grfico o un indicador diferente? Debe exportar la informacin a una hoja electrnica y all hacer el grfico. Cada vez que lo necesite, debe volver a exportar y volver a hacer el grfico.

Gr f i c o s e i n d i c ad o r es d e l i b r e d ef i n i c i n en Co n t aPy m e.
En ContaPyme es diferente. Se parte de la base de que cada gerente o usuario del sistema puede necesitar muy diversos tipos de informacin y por tanto de grficos, dependiendo del negocio, de los criterios, de las expectativas de un momento o de las variables a las que se les est haciendo seguimiento, entre otras. Por esto se ha dotado al sistema de la facilidad de poder definir grficos e indicadores libremente.

Captulo 12: Creacin de indicadores y grficos.

2 12 - 1

El i n f o r m e g r f i c o d e i n d i c ad o r es .
Una vez definidos los grficos e indicadores para una empresa, el usuario puede imprimirlos en forma resumida a travs de un informe especial denominado el informe de indicadores, que en muy pocas pginas puede presentar el estado total de la empresa y sus partes a travs de grficos sencillos e indicadores, cada uno definido de acuerdo a las necesidades especficas de cada empresa. En este captulo se ensear a crear grficos e indicadores de gestin.

L o s g r f i c o s .
Los grficos son representaciones sencillas de informacin almacenada en ContaPyme. La definicin de un grfico es sencilla y se explicar en detalle en este captulo. Pueden hacerse grficos de las cuentas de contabilidad, de produccin, de ventas, etc. Hay infinitas formas de presentar la informacin de un sistema de informacin como el que mantiene ContaPyme y se ha dotado al sistema de un mecanismo demasiado simple para crear grficos vivos, basados en la informacin actualizada del sistema.

L o s i n d i c ad o r es d e g es t i n .
Los indicadores tienen por objeto relacionar la informacin de la empresa en sus diferentes niveles de informacin para producir ndices, ratios o razones numricas. Los indicadores permiten hacer un anlisis comparativo del desarrollo de la empresa y evalan la situacin actual. As mismo facultan al administrador para captar ciertas deficiencias o eficiencias financieras o de productividad y tomar las acciones correctivas necesarias. Tal vez el uso principal de los indicadores es para efectos de comparacin y de establecer la tendencia, ya que ellos no son saldos en cifras absolutas, sino en cifras abstractas (como un ndice o una razn) y por tanto, bien aplicados permiten comparar indicadores entre empresas o entre periodos, independientemente del monto de sus cuentas.

2 12 - 2

InSoft Ltda. Ingeniera de Software.

Es importante aclarar que aunque un indicador se ha definido como una razn numrica, no necesariamente tiene que serlo, puede ser un valor de produccin o un nivel de efectivo, por ejemplo. El grfico de un indicador consiste en su evaluacin con cierta periodicidad en la empresa (hay indicadores anuales, semestrales o mensuales). Los indicadores de gestin normalmente se califican con colores que tienen algn significado para quien los disea.

Se r eq u i er e Co n t aEx c el .
Para poder entender el diseo y definicin de grficos e indicadores, es necesario saber manejar ContaExcel y conocer las funciones que se pretenden utilizar para establecer las frmulas y las expresiones matemticas en que se basar el clculo del grfico o el indicador. Se recomienda en consecuencia haber estudiado y practicado muy bien el ContaExcel.

A c er c a d e es t e c ap t u l o .
ContaPyme cuenta con un avanzado sistema de definicin de indicadores y grficos que pueden ser impresos en un mismo reporte, denominado el reporte de Indicadores empresariales, el cual puede incluir indicadores, grficos de comportamiento histrico del indicador, semforos, micro informes y datos varios que representan en pocas hojas toda la informacin de la empresa o por lo menos la que es de inters para la gerencia o un rea en particular. En este captulo se tratarn los siguientes temas: Maestro de indicadores y grficos. Creacin de grficos. Definicin de indicadores de gestin. Creacin de indicadores de gestin. Generacin del informe de indicadores empresariales.

Maes t r o d e i n d i c ad o r es y g r f i c o s .
El maestro de indicadores y grficos de gestin permite almacenar todos los indicadores y grficos de gestin que sean definidos en el sistema. El usuario puede disear sus propios indicadores y grficos y adicionarlos a la lista de los ya existentes. Adems puede modificar o adecuar a sus necesidades los indicadores y grficos ya existentes. En el maestro cada registro es un indicador o grfico de gestin. El maestro presenta varios pneles que se describen a continuacin: Pnel de registros. Pnel de informacin.

Captulo 12: Creacin de indicadores y grficos.

2 12 - 3

Pnel de registros.

Pnel de Informacin.

Pn el d e r eg i s t r o s .
El pnel de registros se comporta como un maestro cualquiera, donde se pueden crear nuevos registros (indicadores o grficos), eliminar o modificar los ya existentes, etc.

Pn el d e i n f o r m ac i n .
El pnel de informacin se encarga de alojar dos pestaas: la pestaa de hoja de clculo y la pestaa de grfico y medidor.

Pes t a a d e h o j a d e c l c u l o .
Activando esta pestaa se visualiza la hoja de clculo de ContaExcel que se encarga de hacer los clculos correspondientes al indicador o grfico del registro seleccionado en el pnel de registros. Cada que se cambia de registro, aparece la hoja de clculo correspondiente al indicador. Mas adelante en este captulo se explicar en detalle el uso de la hoja de clculo.

Pes t a a d e g r f i c o y m ed i d o r .
Esta pestaa presenta el grfico correspondiente al indicador del registro seleccionado en el pnel de registros y el medidor correspondiente (si se trata de un indicador).

El grfico.
El grfico es la representacin grfica del indicador o de un conjunto de variables o series. Si se trata de un indicador de gestin el grfico ser la representacin del valor del indicador, evaluado en diferentes momentos en el tiempo, segn la periodicidad y nmero de periodos establecidos desde su definicin. Si se trata de un grfico de gestin, representar los valores que se hayan definido en la hoja de ContaExcel evaluada en la fecha de trabajo.

2 12 - 4

InSoft Ltda. Ingeniera de Software.

El medidor.
El medidor presenta el valor del indicador evaluado en la fecha de trabajo. Los rangos del indicador son definidos en la hoja de rangos de la hoja de ContaExcel de cada indicador.
Grfico de comportamiento histrico del indicador.

Medidor grfico que indica el estado del medidor dentro de las calificaciones de la empresa.

Cr eac i n d e g r f i c o s .
Crear un grfico es mas fcil que crear un indicador y por tal motivo se presentar de primero. La creacin de un grfico consiste bsicamente en definir en una hoja de ContaExcel la serie de datos (una o varias series) que se desean visualizar. Como ejemplo en esta seccin se crear un grfico con la informacin de las cuentas principales del balance: Activo, pasivo y patrimonio. El grfico se crear en dos fases. 1. 2. Creacin del registro para el grfico en el maestro. Mediante un asistente sencillo se define el grfico y se establece su forma de visualizacin y de impresin. Definir los valores de las series a graficar. Creado el registro del grfico, se crea una micro hoja de ContaExcel asociada al grfico, donde se deben definir las frmulas necesarias para formar la serie de valores a graficar.

Fas e 1: Cr eac i n d el r eg i s t r o p ar a el g r f i c o en el m aes t r o .


Para la creacin del registro para el grfico, se debe localizar en el rea de registros del maestro, presionar botn derecho y seleccionar la opcin de Crear grfico. Este entonces presentar una caja de dilogo solicitando el cdigo a asignarle al grfico. Los cdigos son alfanumricos de libre definicin por el usuario. No se pueden crear cdigos que empiecen por la letra X, ya que estos estn reservados para las libreras de grficos definidas por ContaPyme. Se puede establecer una codificacin recomendada de nmeros de 10 en 10: 00010, 00020, etc. Una vez aceptado el cdigo, se entra al asistente para la creacin del grfico. Este preguntar por todos los datos necesarios para definir el tipo de grfico, el nmero de series a graficar, el tipo de grfico para representar cada serie (lnea, barras, etc.) y la forma en que se debe imprimir en el reporte de indicadores de gestin. Paso 1: Informacin del grfico. Se define el nombre, descripcin y clasificacin del grfico. Paso 2: Paso 3: Parmetros. Se establecen los parmetros que se necesitarn. Normalmente no se requieren parmetros. Configuracin general del grfico. Se establece la presentacin del grfico en general, no de sus series.

Captulo 12: Creacin de indicadores y grficos.

2 12 - 5

Paso 4:

Configuracin de las series. Se establece el nmero de series que va a tener el grfico y por cada serie se indica el tipo de grfico con el que se va a representar y el eje (izquierdo o derecho) con el que se debe relacionar. Configuracin para el informe. Se establecen las partes del grfico que se visualizarn en el informe de indicadores empresariales.

Paso 5:

Fas e 2: Def i n i r l o s v al o r es d e l as s er i es a g r af i c ar .
Una vez definido el grfico y creado el registro, falta por indicarle los datos a graficar. Esto se hace en la hoja de clculo de ContaExcel asociada con el grfico:

Defina en estas columnas las etiquetas y los valores de la serie a graficar.

Los valores de cada serie debern colocarse bajo un formato preestablecido por el sistema, similar al que se presenta a continuacin. Este formato depende del nmero de series que se hayan definido durante la creacin del grfico en la fase 1. El siguiente cuadro representa el formato para un grfico de dos series (Valores 1 y valores 2): Etiquetas Valores 1 Valores 2

En la columna de Etiquetas se deben colocar los nombres o etiquetas de cada valor y en la columna de Valores 1 se deben colocar los valores que corresponde a cada etiqueta de la serie 1. Para el ejemplo, que es de una sola serie, el cuadro lucira como sigue: Etiquetas Activo Pasivo Patrimonio Valores 1 150,000 60,000 90,000

Note que solo se han definido tres etiquetas. El sistema sabr que la serie solo tiene tres datos, ya que solo encontr tres etiquetas debajo del ttulo Etiquetas. Los nombres de las etiquetas al igual que los valores de la serie pueden ser digitados o bien calculados a travs de frmulas de ContaExcel. Normalmente las frmulas de ContaExcel sern basadas en la fecha de trabajo, en la empresa y en los parmetros que se definan.

2 12 - 6

InSoft Ltda. Ingeniera de Software.

Para ello, la hoja de clculo presenta en la parte superior unas celdas a las que se puede hacer referencia por nombre, donde se colocarn las variables de las que depender el grfico.

A 1 2 IEmp 1

B FTrabajo 10/10/2004 Param1

C Param2

La celda A2 se ha nombrado como IEmp, la celda B2 se ha nombrado como FTrabajo y as con las celdas de parmetros. Note que estas celdas estn en color gris, para indicar que no se deben escribir. As, al definir las celdas para calcular los datos de la serie, lo correcto ser definirlos de acuerdo a los valores de esas celdas. De esta forma se definirn las frmulas para obtener la serie del ejemplo como sigue: A 1 2 3 4 5 6 7 IEmp 1 Etiquetas Activo Pasivo Patrimonio FTrabajo 10/10/2004 Valores 1 = SaldoCuenta(1 , FTrabajo , IEmp) = - SaldoCuenta(2 , FTrabajo , IEmp) = - SaldoCuenta(3 , FTrabajo , IEmp) B C Param1

Ntese que se ha definido el grfico basado en frmulas que se basan en la empresa (IEmp) y en la fecha de trabajo (FTrabajo). De esta forma, cuando se cambie la empresa o la fecha de trabajo, el grfico se reevaluar y se redibujar de acuerdo a su nuevo entorno. La hoja lucir como sigue:

Captulo 12: Creacin de indicadores y grficos.

2 12 - 7

Para observar el grfico simplemente se selecciona la pestaa de grfico. Observe que el grfico se visualiza de acuerdo a los datos actuales de la empresa.

Ci en t o s d e p o s i b i l i d ad es .
La creacin de grficos mediante este esquema de facilidad permite crear o definir cientos de grficos acerca de la empresa y de su comparacin con el pasado.

In d i c ad o r es d e g es t i n .
In t r o d u c c i n t e r i c a.
Para definir un indicador es necesario conocer con claridad el indicador que se desea crear, su significado o interpretacin y su forma de clculo, la cual normalmente se traduce en una expresin matemtica simple. Es necesario tambin tener claridad de las funciones que se pueden usar desde ContaExcel, ya que un indicador se tendr que calcular limitndose a las funciones disponibles o bien a las expresiones que se construyan basadas en esas funciones. Afortunadamente ContaExcel es rico en funciones e InSoft Ltda. permanentemente est adicionando y actualizando las ya existentes.

Var i ab l es n ec es ar i as p ar a el d i s e o d el i n d i c ad o r .
Nombre indicador Descripcin Frmula Indique el nombre apropiado para el indicador. Se debe definir claramente el indicador de tal forma que el usuario que lea el informe o reporte lo entienda con claridad y lo sepa interpretar. Se debe hallar la expresin matemtica para calcular el indicador. Un indicador puede ser una expresin o una secuencia de expresiones hasta llegar al valor del indicador. Unidad de medida La mayora de las veces los indicadores son razones, ndices o porcentajes donde no hay una unidad de medida. Muchos otros indicadores son valores que deben llevar una unidad claramente definida para su completo entendimiento. Debe aclararse cada cunto tiempo se debe evaluar el indicador. Hay indicadores diarios, semanales, quincenales, mensuales, trimestrales, semestrales y anuales. Para la representacin grfica se evaluar el indicador en un determinado nmero de periodos. Los periodos se contarn a partir de la fecha de trabajo hacia atrs.

Frecuencia

Nmero de periodos a evaluar

2 12 - 8

InSoft Ltda. Ingeniera de Software.

Los indicadores siempre se evalan al final de cada periodo. Tipo de grfico a representar Cada indicador tiene un tipo de grfico apropiado para su representacin. Se pueden establecer grficos por ejemplo de: lneas, puntos, barras y rea.

Ej e m p l o d e d i s e o d e u n i n d i c a d o r :
Desarrollar la hoja de diseo de indicador del ndice de utilidad o margen neto. Definicin del indicador. Nombre indicador Descripcin Margen operacional de utilidad o rentabilidad operacional. Rentabilidad de la empresa en desarrollo de su objeto social. Representa cunto reporta cada $ de ventas en la generacin de la utilidad operacional. Es decir que si el indicador es 20%, significa que en promedio por cada $100 que se vendan, $20 sern de utilidad operacional. Tipo de indicador Grupo del indicador Frmula Unidad de medida Comportamiento histrico Tipo de grfico a representar Frecuencia Nmero de periodos a evaluar Lneas. Semestral. 6 Financiero. Indicador de rendimiento o rentabilidad. Margen operacional = Utilidad operacional * 100 / Ventas netas. Porcentaje (%).

En ContaPyme se pueden disear todos los indicadores que se necesiten siempre que se disponga de la informacin para su clculo.

Cal i f i c ac i n d e l o s i n d i c ad o r es .
La representacin del indicador amerita en muchos casos que se califique el indicador de acuerdo con su valor. Para esto se pueden utilizar calificadores escritos como: bueno, regular, malo, etc. y/o calificadores de colores al estilo semforo, como: verde, amarillo o rojo. Estas calificaciones ayudarn mucho a la interpretacin de la informacin para los usuarios de los informes de indicadores. Las calificaciones sern dadas por rangos, de tal manera que si el indicador est en un determinado rango tendr una calificacin y un color preestablecidos. Las calificaciones estarn dadas por muchos factores: Factores propios del indicador: por ejemplo, la relacin beneficio/costo menor a cero es mala, por tanto ser rojo. Factores propios de las metas de la empresa: por ejemplo, el ndice de Rentabilidad operacional puede calificarse basado en las metas de la empresa. Para el ao anterior fue de 10% y se espera que para este ao sea de 12%. Factores del medio, donde el ndice de Rentabilidad operacional para las empresas del sector es del 8% y ese es el parmetro de referencia para la calificacin. Etc.

Captulo 12: Creacin de indicadores y grficos.

2 12 - 9

Tab l a d e r an g o s d e c al i f i c ac i n .
Esta tabla es necesaria para establecer el rango de valores que puede llegar a dar como resultado un determinado indicador y establecer cules rangos sern apropiados para el indicador en la empresa, cules rangos sern aceptables y cules rangos sern inapropiados. Para esto, adems del rango se establecen colores que representan la calificacin y para ello se recomienda la simbologa tipo semforo: Verde Amarillo Rojo Calificacin aceptable Calificacin regular, alarma. Calificacin mala

De esta forma se establece la tabla de calificaciones para el indicador. Tngase, en cuenta que los rangos de calificaciones pueden ser 2 o ms, incluso pueden llegar a ser mas de 10. Por ejemplo, para el caso del indicador ejemplo Rentabilidad operacional, supngase que el ao inmediatamente anterior fue del 10% y la gerencia se ha puesto la meta de que para el ao actual sea del 14%, bajo una fuerte estrategia de reduccin de costos. Para ello la gerencia, con sus asesores, han establecido la siguiente tabla de calificaciones para el indicador: Tabla de rangos de calificacin para Rentabilidad operacional Rango 0% 8% 10% 14% Color Rojo Amarillo Verde claro Verde oscuro Descripcin Margen psimo. Margen regular. Margen bueno. Margen excelente.

Importante: La tabla de rangos tiene que estar ordenada en forma ascendente por la columna rango.

Cr eac i n d e u n i n d i c ad o r .
Crear un indicador es fcil si se conoce lo bsico de ContaExcel y se tiene claro la forma de clculo del indicador. Antes de crear un indicador se debe haber diligenciado una hoja de definicin de indicador, como la que se explic en la parte introductoria de este captulo. Esto ayudar a tener clara la informacin antes de su definicin en el sistema. La creacin del nuevo indicador se hace en dos fases: 1. 2. Se define el indicador y la forma en que ste se representar grficamente. Se crea la hoja electrnica de ContaExcel con las frmulas necesarias para calcular el indicador, basado en la informacin del sistema o de fuentes externas y adems se determinan los rangos de calificacin para el indicador.

Fas e 1: Def i n i c i n d el i n d i c ad o r y s u r ep r es en t ac i n g r f i c a.
Para crear el indicador debe empezar por crear el registro en el pnel de registros: Botn derecho del mouse; seleccione Crear indicador. El sistema solicitar la identificacin del nuevo indicador. La identificacin puede ser alfanumrica y se debe tener una numeracin recomendada de 10 en 10. Ejemplo: 00010, 00020, 00030, etc.

2 12 - 10

InSoft Ltda. Ingeniera de Software.

Una vez suministrado el cdigo que identificar el indicador, se visualiza un asistente que lo guiar en la definicin del mismo. Mas adelante, en el ejemplo de creacin del indicador se explicar cada paso.
El asistente para la creacin del indicador preguntar paso a paso por todos los datos necesarios para su representacin.

Fas e 2: Det er m i n ac i n d e l a f o r m a d e c l c u l o m ed i an t e l a h o j a d e Co n t aEx c el .


Una vez creado el indicador, en el pnel de informacin (el pnel derecho) aparece la pestaa de Hoja de clculo. En esta hoja de deben definir las frmulas necesarias para el clculo del indicador. La hoja de clculo acepta todas las funciones de ContaExcel, y por tanto se tiene acceso a decenas de funciones que permiten recuperar informacin actualizada de ContaPyme. Todos los clculos que se hagan deben estar basados en: La empresa (IEmp) y la fecha de trabajo (FTrabajo). Es decir, el indicador va a ser una funcin de F(Empresa, FechaTrabajo, OtrosParametros). Para ello, el sistema crear una hoja de clculo especial con algunas guas para el usuario y pondr automticamente la identificacin de la empresa y la fecha de trabajo en dos celdas predeterminadas de la hoja de clculo: A 1 2 3 4 IEmp 1 B FTrabajo 31/12/2004 C Param1 D Param2 E Param3

Clculos.
Los clculos de la hoja se basarn en la informacin de las celdas de parmetros (celdas en color gris) y el resultado del clculo del indicador deber quedar en la celda azul B3. Es decir, el sistema pondr los datos adecuados en las celdas A2 hasta E2 y el usuario deber hacer que el resultado (o sea el valor del indicador) quede en la celda B3. La celda A3, tambin azul, se utiliza para colocar el nombre o unidades del indicador.

Las celdas de parmetros.


La identificacin de la empresa es colocada en la celda A2. La fecha de trabajo es colocada en la celda B2. Si se han definido otros parmetros, estos sern colocados en las celdas subsiguientes (C2,D2 y E2).

Captulo 12: Creacin de indicadores y grficos.

2 12 - 11

Note que todas estas celdas se encuentran en color gris, lo cual se debe interpretar que son de solo lectura. Es decir, que el usuario no las debe modificar. La realidad es que cada que el sistema vaya a calcular la hoja de clculo, lo primero que hace es colocar en esas celdas (A2..E2) los valores apropiados y por tanto se perderan datos que el usuario hubiese colocado en ellas. Cada una de las celdas de parmetros tiene un nombre. Celda A2 B2 Nombre celda IEMP FTrabajo Descripcin Identificacin de la empresa. Fecha de trabajo. Es la fecha en la que se evaluarn las frmulas de la hoja de clculo. Cuando se calcula el indicador en diferentes momentos en el tiempo para graficar el comportamiento histrico del indicador, la fecha de trabajo ir variando. C2 D2 E2 Param1 Param2 Param3 Parmetro 1. Este puede ser definido desde la creacin del indicador. En la mayora de los casos estar en blanco. Parmetro 2. Parmetro 3.

Las frmulas que se escriban en la hoja de clculo podrn hacer referencia a las celdas de los parmetros o bien a sus nombres. Por ejemplo, para determinar el ao de la fecha de trabajo, se puede colocar una frmula como la que sigue: =Ao(B2), o lo que es lo mismo, =Ao(FTrabajo). As, por ejemplo para calcular el saldo de la cuenta 1105 en la fecha de trabajo, se deber colocar: =SaldoCuenta(1105, FTrabajo, IEmp) Importante: La hoja debe quedar dependiente de la celda IEmp y de la celda FTrabajo, de tal forma que cuando el sistema cambie los valores de estas celdas, la hoja reaccione y calcule el valor del indicador apropiado para los nuevos datos.

Las celdas de resultado.


Son las celdas A3 y B3. Celda A3 B3 Descripcin Debe contener el nombre corto o unidades del indicador. Este ser utilizado para la leyenda de los grficos, la leyenda del medidor, etc. Debe contener el resultado del clculo del indicador. El usuario debe hacer todos los clculos necesarios en las otras celdas de la hoja de clculo y el resultado del indicador debe quedar en la celda B3. Si el resultado es NA, indica que no hay dato a graficar.

La determinacin de los rangos de calificacin.


En la misma hoja de clculo hay una segunda pgina cuyo nombre es Rangos. Actvela y se podrn definir los rangos de calificacin. Recuerde que los rangos se deben establecer en orden ascendente. Inicialmente presenta unos rangos de ejemplo, pero el usuario puede definir los que desee: A 1 2 3 -1 0 1 B Malo Regular Aceptable C D E

2 12 - 12

InSoft Ltda. Ingeniera de Software.

4 5

2 3

Bueno Excelente

Estas calificaciones se deben adecuar a cada semforo. Para establecer los colores de las celdas se debe hacer clic derecho del mouse y seleccionar el pnel de Tramas. La interpretacin de la tabla de rangos es como sigue: El valor calculado del indicador ser evaluado entre los rangos de la columna A. El sistema seleccionar como rengln de calificacin de un indicador, cuando se cumpla que el valor del indicador es mayor o igual al dato en un rengln de calificacin (Columna A) y a su vez es menor que el dato del rengln siguiente. Si el valor del indicador es inferior al primer rango, el rengln resultante ser el primero y si es mayor que el ltimo rango, el rengln resultante ser el ltimo. Determinado el rengln de calificacin, se retorna el color de la columna B y el comentario de la columna C.

Ejemplo:
Se desea crear un indicador de la relacin entre la cuenta de ingresos y la cuenta de costos de produccin. Relacin = Ingresos/Costos de produccin. Los ingresos se pueden calcular como: = - SaldoCuenta(4, FTrabajo, IEmp) Los costos de produccin se pueden calcular como: =SaldoCuenta(7, FTrabajo, IEmp) El resultado ser la divisin. Entonces la hoja quedara como sigue:

A 1 2 3 4 5 6 IEmp 1 Relacin Ingresos Costos proa. Relacin FTrabajo 31/12/2004 = B6

C Param1

D Param2

E Param3

= - SaldoCuenta(4, FTrabajo, IEmp) = SaldoCuenta(7, FTrabajo, IEmp) = SI (B5>0, B4/B5 , NA)

Ej em p l o d e c r eac i n d el i n d i c ad o r d e Ren t ab i l i d ad o p er ac i o n al .
En el inicio de este captulo se dedicaron unas lneas a la definicin del indicador de rentabilidad operacional. Una vez definido y claro conceptualmente el indicador y su mtodo matemtico de clculo, la introduccin al sistema es muy sencilla y para ello se deben seguir los pasos que se describen a continuacin:

F a s e 1 : De f i n i c i n d e l i n d i c a d o r y s u r e p r e s e n t a c i n g r f i c a.
Desde el maestro de indicadores ejecute la accin de crear indicador. Se visualizar el asistente especial para la creacin del indicador: Paso 1: Informacin del indicador. Indique la informacin descriptiva del indicador. Clasifquelo por tipo y grupo y defina si estar activo o si ser blindado.

Captulo 12: Creacin de indicadores y grficos.

2 12 - 13

Cuando el indicador est blindado, el sistema no lo reemplazar en futuras actualizaciones y respetar todos los cambio que se le hayan hecho. Paso 2: Tipo de medidor. El medidor del indicador se puede visualizar de diferentes formas:

Medio crculo.
El medidor semicircular representa el valor del indicador mediante una aguja en la escala de rangos y colores definidos para el indicador.

Barra horizontal.
Es el mismo indicador semicircular, pero representado en forma horizontal, donde la aguja presenta el valor del indicador en la tabla de rangos de calificaciones.

Color del estado.


Esta es la forma mas sencilla de representar el indicador y se basa simplemente en un rectngulo del color de la evaluacin del indicador.

Paso 3: Informacin indicador.

para

la

representacin

histrica

del

Una caracterstica fundamental de los indicadores es que se deben graficar en el tiempo. Para esto, se debe establecer la periodicidad en que se debe evaluar y el nmero de periodos a graficar. Por ejemplo, el indicador del ejemplo se debe graficar mensualmente y el grfico incluir los ltimos 6 meses.

2 12 - 14

InSoft Ltda. Ingeniera de Software.

Paso 4: Parmetros. Los indicadores se pueden basar en parmetros que se definan en esta ventana. Por ejemplo, puede basarse en una actividad o en un centro de costos. El parmetro podr ser cambiado por el usuario para que se visualice de nuevo el indicador, basado en ese nuevo dato. Al parmetro se le define: La etiqueta, el botn de referencia y el valor por defecto. Por ejemplo, si el parmetro es el identificador de un proveedor, la definicin del parmetro sera: Etiqueta = Proveedor:; el botn sera el de Terceros y el valor por defecto se dejara en blanco. Para el ejemplo en cuestin, no hay parmetros adicionales a la fecha de trabajo y a la empresa de trabajo y por tanto esta ventana se deja en blanco. Paso 5: Configuracin general del grfico. En este paso se debe especificar las caractersticas generales del grfico que representar el semforo. Note que el grfico de la derecha va visualizando las caractersticas que se vayan activando.

Paso 6: Configuracin de las series. En este paso se debe definir el nmero de series que comprender el grfico del indicador. Un grfico puede llegar a tener hasta 5 series. Originalmente se define una, que es la del propio indicador. Las otras se pueden definir como referentes para el indicador. En la tabla de la parte inferior aparecen las series, en donde se deben definir atributos de graficacin como: Tipo de grfico: Lneas, barras, puntos, rea. Mostrar marcas: Visualiza encima de cada punto de la serie su valor.

Captulo 12: Creacin de indicadores y grficos.

2 12 - 15

Color: Representa el color con el que se debe graficar cada serie. Si se trata de una sola serie, el color ser el color del estado del indicador. Paso 7: Configuracin para el informe. En este paso se debe especificar cules componentes de representacin se visualizarn en el informe de indicadores. El informe de indicadores ser el conjunto de todos los indicadores que el usuario seleccione y cada uno se imprimir con su propia forma de visualizacin y componentes definidos por el usuario.

F a s e 2 : De t e r m i n a c i n d e l a f o r m a d e c l c u l o d e l i n d i c ad o r .
Para esto se usa la hoja de clculo de ContaExcel del nuevo registro creado, que aparece en el pnel de informacin, pestaa de Hoja de clculo.

Clculo del indicador.


En ella se debe definir el valor del indicador, basado en las celdas de parmetro y mediante las funciones de ContaExcel que recuperan informacin de los mdulos de ContaPyme.

Observe que la hoja de clculo se ha hecho nica y exclusivamente para el clculo del indicador. Las frmulas suministradas son las siguientes: A 1 2 3 5 6 IEmp 1 Rent.Oper (%) Ingresos operacionales Costos operacionales. FTrabajo 31/12/2004 = B9 = - SaldoCuenta(41, FTrabajo, IEmp) = SaldoCuenta(72, FTrabajo, IEmp) B C D E

2 12 - 16

InSoft Ltda. Ingeniera de Software.

7 8 9

Utilidad operacional Ventas netas Rentabilidad operacional

= B5 - B6 = - SaldoCuenta(41, FTrabajo, IEmp) = SI (B8>0, B7/B8 , NA)

Rangos de calificacin del indicador.


Una vez establecida la forma de clculo del indicador, se deben establecer los rangos de calificacin. Para esto, se debe activar la hoja de Rangos de la hoja de clculo de ContaExcel (Pestaas inferiores de la hoja de clculo).

Tabla de rangos de calificacin para el indicador segn metas de la empresa. Pestaa de rangos.

De esta manera el indicador se visualizar como sigue:


Comportamiento histrico del indicador.

Lnea de tendencia del indicador. El medidor representa las calificaciones para el indicador.

La aguja representa el valor del indicador en toda su escala de calificaciones.


Captulo 12: Creacin de indicadores y grficos. 2 12 - 17

El r ep o r t e d e i n d i c ad o r es d e g es t i n em p r es ar i al .
Una vez definidos todos los grficos e indicadores, el usuario puede imprimir algunos de ellos o la totalidad de los indicadores marcados como activos. Para ello se debe seleccionar la opcin [Impresora de la barra de botones > Informes > Informe de indicadores]. El sistema entonces solicita la fecha en que se debern calcular los indicadores y se producir el informe de gestin de mayor utilidad para cualquier gerente de una pequea o mediana empresa. Si se desea imprimir indicadores y grficos, se deben seleccionar y luego imprimir.

2 3

2 12 - 18

InSoft Ltda. Ingeniera de Software.

May o r i n f o r m ac i n .
Para obtener mayor informacin sobre creacin de indicadores y grficos, puede consultar los tpicos abajo relacionados, en: la ayuda en lnea de ContaPyme, los documentos electrnicos que acompaan el sistema, o bien, en los documentos electrnicos disponibles para descarga desde Internet ( www.ContaPyme.com?descargar ). Sistema de grficos e indicadores empresariales. Sistema de grficos e indicadores por centros de costos. Balanced Scorecard.

La versin de ContaPyme descargada desde Internet no incluye algunos de estos documentos de ayuda y por lo tanto deben ser descargados por separado.

Captulo 12: Creacin de indicadores y grficos.

2 12 - 19

Captulo

13
EL CARGUE INICIAL DEL SISTEMA.
In t r o d u c c i n .
El montaje inicial de cualquier sistema de informacin es una tarea que se debe asumir con mucha disciplina y buen criterio para lograr iniciar con una estructura de informacin muy bien concebida y con una informacin clara y veraz. Este trabajo que solo se hace una vez, es a menudo hecho por personas con conocimientos claros de la empresa, con conocimientos contables y si se va a llevar una contabilidad de costos, se debe tener mucha claridad acerca de la metodologa de costeo. En empresas pequeas, muy posiblemente todo el montaje pueda ser hecho por el mismo gerente o propietario. Para lograr un buen cargue del sistema, se debe seguir un conjunto de etapas fundamentales: Crear un rea de trabajo y revisar las configuraciones que se entregan preestablecidas en el sistema y que pueden requerir de algunas modificaciones o adaptaciones a las necesidades particulares de cada empresa. Creacin de la empresa y toda su estructura de centros de costos y manejo de recursos. Hacer el cargue inicial de saldos.

La mayora de esas configuraciones preestablecidas por el sistema podrn dejarse tal como estn, puesto que son generales a la mayora de empresas; Sin embargo hay ciertos maestros como el Maestro de plan de cuentas que debe ser revisado y adecuado en ciertas cuentas para adecuar el plan de cuentas a las necesidades y expectativas reales de cada empresa particular. Una vez se ha hecho la revisin preliminar, se debe entonces crear la estructura de la empresa, con todos los centros de costos, nodos distribuidores, inventarios a manejar, empleados de nmina, etc. Una vez creada la estructura, se debe proseguir con el paso final que es el de hacer el cargue inicial de saldos. El cargue inicial de saldos es la tarea de informarle al sistema sobre todo el inventario de recursos de que dispone la empresa a una fecha determinada, traducido todo a valores monetarios y cantidades, donde aplique. Una vez suministrada la informacin de saldos iniciales (tarea que solo se realiza una vez), el sistema quedar listo (a punto) para el registro cotidiano de la informacin.

Captulo 13: El cargue inicial del sistema.

2 13 - 1

Rev i s i o n es y ad ec u ac i o n es p r el i m i n ar es .
En todos los casos el usuario debe entrar a revisar los maestros y su informacin para verificar que en realidad los datos all consignados se adaptan realmente a sus necesidades de informacin. Particularmente se recomienda efectuar las siguientes revisiones en el sistema antes de empezar a cargar los datos del sistema. Adecuacin del plan de cuentas y maestros asociados. Adecuacin del maestro de terceros. Adecuacin de los grupos de inventarios (si usa el mdulo de inventarios). Adecuacin de los elementos de control de inventario (si usa el mdulo de inventarios). Adecuacin de los grupos de activos (si usa el mdulo de activos). Adecuacin de las actividades empresariales (si usa el mdulo de actividades). Adecuacin de las labores de cada actividad empresarial (si usa el mdulo de labores).

Cr eac i n d e l a em p r es a y s u es t r u c t u r a d e c o s t o s .
Una vez se tiene el sistema a punto, se debe crear la empresa y toda su estructura de costos. Cada tipo de empresa debe tener una estructura de centros de costos apropiada a los requerimientos particulares de informacin y a las caractersticas mismas de la empresa. Si va a trabajar con el mdulo de costos de produccin, antes de proceder con la creacin de la empresa y la estructura de centros de costos, debe leer y comprender muy bien los siguientes documentos: Los costos. Los centros de costos. Mdulo de produccin.

La estructura de centros de costos debe tener uno o muchos propsitos, como pueden ser: Obtener los costos de produccin de cada unidad producida en la empresa. Obtener los costos de produccin de cada lnea de produccin. Obtener los gastos y/o ingresos de cada departamento o rea de la empresa. Etc.

Tenga en cuenta de poner la fecha de trabajo a la fecha del cargue de saldos, puesto que la empresa y todos los centros de costos que se creen quedarn disponibles nicamente a partir de la fecha de trabajo.

Car g u e i n i c i al d e s al d o s y el b al an c e d e ap er t u r a.
El cargue inicial de saldos es el proceso de suministrarle al sistema el estado de todos los recursos y su valor actual que pertenecen a la empresa a una fecha determinada. En estos se incluyen, entre otras, las cuentas de efectivo, los activos fijos e inversiones, los inventarios, los pasivos y las cuentas del patrimonio. El procedimiento completo debe seguir los siguientes cargues: El Balance de apertura.

2 13 - 2

InSoft Ltda. Ingeniera de Software.

El tipo de soporte 99-Cargue inicial de saldos. Cargue inicial de saldos conceptual. Cargue de centros de costos estndar Cargue de centros de costos dinmicos en etapa de desarrollo. Cargue de centros de costos dinmicos en etapa de explotacin. Cargue inicial de activos. Cargue histrico de activos. Cargue de saldos actualizados de los activos. Cargue de inventarios. Cargue del balance de apertura complemento.

Se recomienda para los cargues asesorarse de una persona con conocimientos contables, sobre todo en los casos en que se pasa de un sistema a otro. Al final del cargue, todos los mdulos que intervienen en el sistema deben quedar cargados y sincronizados. Es decir, en el caso del mdulo de activos, el total de activos cargados, debe coincidir con las cuentas de la contabilidad que se encargan del manejo de los activos fijos e inversiones. Un procedimiento completo acerca del cargue inicial del sistema se encuentra en los documentos electrnicos que acompaan al sistema (Ver ayuda en lnea).

May o r i n f o r m ac i n .
Para obtener mayor informacin sobre el cargue inicial del sistema, puede consultar los tpicos abajo relacionados, en: la ayuda en lnea de ContaPyme, los documentos electrnicos que acompaan el sistema, o bien, en los documentos electrnicos disponibles para descarga desde Internet ( www.ContaPyme.com?descargar ). El cargue inicial del sistema.

La versin de ContaPyme descargada desde Internet no incluye algunos de estos documentos de ayuda y por lo tanto deben ser descargados por separado.

Captulo 13: El cargue inicial del sistema.

2 13 - 3

ANEXO
Mt o d o s ab r ev i ad o s d el t ec l ad o p ar a el m an ej o d e Co n t aPy m e.
Opciones generales. Ctrl+R Ctrl+F4 Ctrl+Alt+F4 Alt+F4 Ctrl+F1 Shift+Ctrl+F6 Ctrl+F6 Ctrl+F10 Ctrl+F5 Refrescar todas las ventanas. Cerrar la ventana activa. Cerrar todas las ventanas abiertas. Salir del programa. Abrir los temas de ayuda. Ventana anterior ( Alt+Shift+Tab). Ventana siguiente ( Alt+Tab). Minimizar la ventana. Restaurar la ventana. Ctrl+G Ctrl+C Ctrl+Insert Shift+Insert Ctrl+I Ctrl+F F1 Atl+Letra Tab Guardar como Excel (XLS). Copiar seleccin y encabezado. Copiar seleccin solamente. Pegar Ctrl+V. Imprimir... Ver los filtros (usados para generar la consulta, grfico, etc.). Ayuda. Activa el men segn letra ej.: Alt+A men Archivo. Permite saltar entre los diferentes controles.

Opciones para mantenimiento de maestros (Tipo listado). Ctrl+D Ctrl+E Ctrl+L Ver el inspector de datos. Ver el encabezado de la ventana activa. Permite adicionar o quitar columnas de la tabla. Arrastrar/copias el contenido de la celda encima de la actual. Ir al inicio de un listado. Opciones en el manejador de operaciones. Ctrl+N Ctrl+O Ctrl+P Ctrl+U Adicionar una operacin de Movimiento contable. Copiar la operacin seleccionada a otro nmero de oper. Procesar las operaciones seleccionadas. Desprocesar las operaciones seleccionadas. Ctrl+V Ctrl+Del Ctrl+Alt+P Ctrl+Alt+U Visualizar la operacin seleccionada (Solo lectura). Elimina las operaciones seleccionadas. Procesa el conjunto de operaciones. Ver filtros. Desprocesar el conjunto de operaciones - Ver filtros. Ctrl+Fin Shift+ Ctrl+Enter Ir al principio de un listado. Seleccionar varios registros (renglones). Buscar siguiente. Recuerde que el sistema busca en la columna indicada por amarillo. Permite activar el modo edicin de la celda seleccionada.

Ctrl+A Ctrl+Inicio

F2

Anexo.

14 - 1

Ctrl+M

Modificar la operacin seleccionada. Llamado de programas y opciones de mantenimiento.

Ctrl+W Shift+Ctrl+W Ctrl+Alt+C Ctrl+Alt+R

Cambiar de rea de trabajo. Maestro de rea de trabajo. Hacer copia de seguridad. Recuperar la ltima copia de seguridad.

Ctrl+M Ctrl+T Ctrl+B Ctrl+K

Abrir manejador de nodos. Abrir manejador de operaciones. Abrir mantenimiento copias de seguridad. Abrir mantenimiento al plan de cuentas PUC.

Opciones para asistentes de datos. Alt+A Alt+S Alt+R Esc Pasar a la pgina Anterior. Pasar a la pgina Siguiente. Es igual a presionar el botn Aceptar. Cancelar los cambios ( Ctrl+C). Opciones bsicas para operaciones. Alt+A Alt+S Alt+R Pasar a la pgina Anterior. Pasar a la pgina Siguiente. Es igual a presionar el botn Aceptar. F1 Ctrl+G Ctrl+Y Ayuda. Grabar los datos de la operacin. Verificar los datos actuales de la operacin. F3 F5 F4 Desplegar lista de seleccin (Linterna). Crear nuevo registro (Llave). Desplegar lista de seleccin.

Opciones para la edicin de los listados en las operaciones. Ctrl+C Ctrl+V Ctrl+X Ctrl+A Ctrl+D Supr (Del) Copiar el contenido de las celdas seleccionadas. Pegar el contenido del portapapeles en la posicin actual. Cortar el contenido de las celdas seleccionadas. Arrastrar el contenido de las celdas encima de la actual. Duplicar el contenido de las celdas encima de la actual. Borrar el contenido de las celdas seleccionadas. Shift+ Shift+ F2 F3 F5 Seleccionar varias filas (renglones). Seleccionar varias columnas. Permite activar el modo edicin de la celda seleccionada. Desplegar lista de seleccin (Linterna). Crear nuevo registro (Llave).

2 14 - 2

InSoft Ltda. Ingeniera de software.

BIBLIOGRAFA:
ALVAREZ, Alberto y SNCHEZ, Blanca. Costos y mtodos de costeo: Aplicacin y anlisis para el sector agropecuario. Centro de publicaciones Universidad Nacional de Colombia. Medelln 1998. AVELLANEDA O., Carmenza. Diccionario Bilinge de Trminos Financieros. McGraw-Hill, Santaf de Bogot, 1996. BELTRN J., Jess Mauricio. Indicadores de Gestin. 3R Editores, Santaf de Bogot, 1998. CEDEO, Omar y JIMNEZ, Angela. Contabilidad Financiera. Editorial Universidad del Valle, Santiago de Cali, 1996. DE ARAGN S., Jess; DE ARAGN R., Jess; DE ARAGN R. Enrique. Enciclopedia de Administracin, Contabilidad y Organizacin de Empresas. Aguilar Ediciones, Madrid, 1971. Decreto 2649 del 29 de diciembre de 1993. Plan nico de Cuentas y Normas Contables. FOGARTY, Donald W., BLACKSTONE, Jhon H., HOFFMAN, Thomas R. Administracin de la produccin e inventarios. Compaa editorial continental S.A. Mxico D.F., 1995. GMEZ B., Oscar y ZAPATA S., Pedro. Contabilidad de Costos. McGraw-Hill, Santaf de Bogot, 1998. GUDIO, Emma Luca y CORAL, Lucy del Carmen. Contabilidad 2000. McGraw-Hill, Santaf De Bogot, 1996. HICKS, Douglas T. El sistema de costos basado en las actividades (ABC). Alfaomega Grupo editor S.A., Mxico D.F., 1998. MEIGS, Robert F., MEIGS Mary A.; BETTNER, Mark; WHITTINGTON, Ray. Contabilidad la base para decisiones gerenciales. McGraw-Hill, Santaf de Bogot, 1999. PATON, W.A. Manual del Contador. Unin tipogrfica editorial hispano-americana S.A., Mxico D.F., 1983, tomo I y II. PEREIRA, Fernando; BALLARIN, Eduard; ROSANAS, Joseph y VASQUEZ, Juan Carlos. Contabilidad para Direccin. Crculo de Lectores, Santaf de Bogot, 1986. PUC, Plan nico de cuentas para comerciantes, estatuto de la profesin de contador pblico reglamento general de la contabilidad. Legis Editores S.A., Santaf de Bogot, 2002.

Bibliografa.

15 - 1