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Rapport de stage sous thme:

Elaboration du Manuel des Procdures de la socit CONQUETE

Ralis par : stage : RIDA-CHAFI Hanane Niveau : 4me anne Gestion Financire et Comptable Elhousine

Tuteur du M. BEN MLIH Mehdi Encadrant de stage: M. ATTAK

ENCG Marrakech

Anne Universitaire 2008/2009

Remerciements
Ma profonde reconnaissance et mes sincres remerciements sadresse M. BEN MLIH Mehdi, mon matre de stage. Son accueil, sa confiance ont rendu ce stage intressant, et mont pouss fournir plus defforts. Je le remercie galement pour sa patience, lamabilit et le soutien quil ma apport. Aussi, mes chaleureux remerciements mon encadrant pdagogique M. ATTAK Elhoucine pour son suivi et sa disponibilit. Je tiens aussi remercier tout le personnel de Conqute et tous ceux qui ont contribu de prs ou de loin laboutissement de ce rapport.

Hanane RIDA-CHAFI

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Remerciements Introduction Chapitre 1 : Prsentation Gnrale


1. Prsentation du projet : 2. Secteur dactivit de Conqute 3. Prsentation de la socit
1. Historique 2. Fiche dIdentit 3. Activit de la socit 4. Organigramme 5. Moyens logistiques 6. Moyens humains

Chapitre 2 : Le Manuel de Procdures en thorie Le Manuel de Procdures : Prsentation


1. Prsentation Gnrale 2. Notions de Base
Notion de processus Notion de procdure

Rgles de procdures

Conception

dun

manuel

de

1. Le primtre des procdures 2. Etablir un modle de procdure 3. Choisir un outil pour grer les procdures 4. Organiser la relation avec les autres services sur les procdures 5. Rdaction des Procdures

Prsentation du Manuel des Procdures de Conqute


Cycle achat Cycle vente Personnel-Paie Logistique Marketing Inventaire Hanane RIDA-CHAFI 3 Rapport de Stage

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Conclusion Bibliographie

Chapitre 1 : Prsentation Gnrale

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1. Prsentation du projet : Le manuel de Procdures Comptables est une obligation toute entreprise assujettie la loi 9 88 telle quelle a t modifie par la loi n44-03 du 14 fvrier 2006 dont le Chiffre dAffaires dpasse dix millions de dirhams. Or, le lgislateur na pas prdit un modle ni mme fait une indication sur la forme et le contenu de ce manuel. La loi se limite la mention den disposer dans lobjectif de dcrire lorganisation comptable de lentreprise. La conception reste une pratique tributaire de leffort de cration et de mthode qui varie dune entit une autre car la marge de manuvre y est trs importante. De ce fait, on serait confront une varit de versions du manuel de procdures comptables en fonction de lentreprise qui la labor. Toutefois, il existe un consensus sur le cadre conceptuel en matire de rgles dlaboration tant au niveau du fond que de la forme. Ma mission au sein de lentreprise consiste tablir un manuel dorganisation et de procdures pour la socit Conqute, en me concentrant sur les fonctions les plus marquantes dans lorganisation de la socit. Il sagit donc dun document qui expose lensemble des mthodes et des procdures adoptes lintrieur des diffrents dpartements afin de maitriser son fonctionnement. Par mthodes et procdures, il faut entendre les consignes dexcution des taches, des documents utiliss, leur contenu, leur diffusion et leur conservation, les autorisations et les approbations, la saisie et le traitement des informations ncessaires la vie de lentreprise et son contrle. Ainsi, le manuel de procdures sera limit aux lments essentiels afin de faciliter leur utilisation et ne pas instaurer un systme administratif trop procdural. Objectifs de la mission : Les objectifs atteindre dans le cadre de cette mission sont les suivants : Faciliter la maitrise de lentreprise Assurer la qualit de linformation Assurer lapplication des instructions de la direction Promouvoir lefficacit oprationnelle

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2. Secteur dactivit de Conqute Le secteur de la cramique industrielle au Maroc a dmarr ses activits la fin des annes 60 et a connu un dveloppement trs important sur les deux dernires dcennies. Il s'articule essentiellement autour de trois principaux ples de fabrication crateurs de richesse : 1- La production des carreaux destins aux sols et murs. 2- La production des articles de sanitaires utiliss pour les salles de bains. 3- La fabrication d'objets en cramique pour l'utilisation domestique. La plupart des usines cramiques membres de l'APIC (l'Association professionnelle des industries cramiques), sont actuellement certifis aux normes produits NM ISO 13006 et aux normes de qualit ISO 9001. Plusieurs d'entre elles ont t accompagnes par le CETEMCO (Le Centre des techniques et matriaux de construction) ces deux dernires annes pour l'obtention de la certification NM : Facemag, Super Cerame, Grocer, Union Cerame et dernirement Arco Cerame. Une fois certifies, ces entreprises ont toutes volontairement conclu avec ledit centre des conventions pour le suivi mensuel de la qualit de leur produit. Le carreau marocain est qualitativement exportable, mais il est handicap par le cot exorbitant de l'nergie (gaz GPL). Les autres pays utilisent le gaz naturel dont le cot est plus bas. Malgr les efforts dploys par le secteur, il reste toujours handicap par le cot lev de lnergie comme la dmontr ltude de benchmarking (comparaison) faite par des experts de lUnion europenne et prsente en janvier 2004, concernant lindustrie cramique marocaine et celles des pays du pourtour mditerranen. Cette tude a approuv que le Maroc est le seul pays qui utilise le propane au moment o le gaz naturel est source dnergie ailleurs et mme si le gazoduc Algrie-Europe traverse le territoire marocain, lindustrie cramique marocaine ne profite pas de cette opportunit!!! En terme quivalent, lnergie calorifique au Maroc cote 4 fois plus cher quen Europe et 40 fois plus cher quen Egypte. Depuis 2003, La production nationale de carreaux en cramique a subi un grave dommage, anne o les importations ont connu un accroissement massif et brusque. Durant la priode 2002-2004, la part de march des importations a augment de 49% au moment o celle de la production nationale chutait de 14,4%. Entre 2002 et 2003, le rapport des importations sur la production est pass de 22,46 39,33%. Il a t de 37,80% en 2004. La baisse successive des prix unitaires limportation est aussi mise en cause. Entre 2002 et 2004, ils ont chut de 34,52 28 DH/m2. En 2004, ils ont dgringol 22,85 DH/m2. Quant Hanane RIDA-CHAFI 6 Rapport de Stage

ENCG Marrakech lemploi, une lgre diminution de lordre de 2,81% a t enregistre pour les annes 2003 et 2004. La Loi 13-89 du Commerce extrieur promulgue par le dahir n 1-91-201 du 9 novembre 1992, dclare que lorsque les importations causent un prjudice lindustrie nationale, lEtat a le droit de mettre en place des mesures de sauvegarde. Ce qui est le cas tant donn que les chiffres officiels montrent que les importations ont augment de 120 % entre 2002 et 2004, passant de 5,71 millions de M2 12,6 Millions de M2. Le ministre du Commerce a envisag donc en 2005, lapplication dune mesure de sauvegarde dfinitive dune dure de 4 ans sur les importations de carreaux en cramique. Elle consiste en une taxe additionnelle de 1,50 DH, la premire anne, par kilogrammes net sur le droit dimportation en vigueur. Le ministre du Commerce extrieur envisage dappliquer une mesure de sauvegarde dfinitive dune dure de quatre ans. Elle est applicable selon le calendrier suivant: - 1,50 Dh par kg net jusquau 31/08/2006 - 1,25 Dh par kg net du 1/09/06 au 31/08/07 - 1,00 Dh par kg net du 1/07/07 au 31/08/08 - 0,75 Dh par kg net du 1/07/08 au 31/08/09 - Droit additionnel nul compter du 1er septembre 2009.

1. Historique La socit Conqute a t cre en 1979 par la famille BEN MLIH sous la prsidence de Mr BEN MLIH MOHAMED avec un capital de 1.000.000DH. Elle avait comme activit principale la commercialisation des sanitaires et robinetterie dans un petit local, mais il a connu une expansion de son activit en ajoutant le carrelage et chauffage central ce qui a ncessit un dmnagement dans un local qui rpond aux besoins, situer lavenue El Maghreb El Arabi. Ds les premires annes de sa cration et grce au remarquable travail fourni par lentrepreneur et principal dirigeant Mr BEN MLIH, Conqute a vite fait acquis une solide rputation dans le domaine commercial ce qui la permis daugmenter son capital deux fois pour atteindre 2.000.000DH et 7.100.000DH actuellement. De plus le dynamisme de ses dirigeants, la qualit des produits offerts par Conqute, seront des atouts majeurs dans le processus qui a conduit le nombre des clients augmenter dune anne lautre.

3. Prsentation de la socit

2. Fiche dIdentit
Raison sociale Sige social Agence Marrakech Prsident Directeur Gnral Forme juridique Hanane RIDA-CHAFI 7 Conqute SA Avenue Al Maghreb Arabi & Rue Congo RABAT Avenue Hassan II Route DEssaouira EXStation Afriquia MARRAKECH Mohamed BEN MLIH Socit Anonyme Rapport de Stage

ENCG Marrakech Capital Date de cration 7 100 000 1979 www.conquete.biz info@conquete.ma 1787780 26311762 03301554 203352 25461 0537 72 50 50 / 0524 34 08 35 0537 72 14 58 / 0524 34 08 41

Site web
E-mail

N dimmatriculation la CNSS N de patente N didentification fiscale CCP RC Tlphone Fax 3. Activit d la socit

Dpartement commercial : La socit Conqute a comme activit principale limportation et la distribution de : Appareils Sanitaire, robinetterie, accessoires de salle de bain Carrelage Carreaux industriels Matriel de chauffage central Matriel de piscine Matriel de climatisation Equipement de cuisine Marbre Dpartement Entreprise : Fourniture et pose de : Etanchit avec la membrane ROOFSHELD Revtement carreaux industriels Plomberie Sanitaire et accessoires de salle de bains Revtement en marbre et granite Electricit et clairage Revtement en Zellige artisanal Climatisation et chauffage centralis Tadlakt Staff et uvre dart en pltre Voute en brique traditionnelle Menuiserie en bois de cdre traditionnel Hammam vapeur quip

4. Organigramme :

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Direction Gnrale

Secrtariat de Direction

Dpartement Administratif et Financier

Dpartement Commercial

Dpartement Marketing

Service Comptable

Service Personnel

Service Vente/Facturati on

Service Achat Local

Service Importation

5. Moyens humains : La socit Conqute emploie 145 personnes permanents et occasionnels rpartis comme suit : - Prsident du conseil dadministration - Directeur administratif et financier - Un chef de service commercial - Un chef de service comptabilit - Un chef de vente - Six vendeurs - Trois magasiniers - Deux chauffeurs - Dix mains duvre permanents et dix mains duvre occasionnels - Un responsable de service aprs vente SAV Atelier menuiserie : Un chef datelier Dix ouvriers spcialiss Six mains duvre

Atelier de vernissage : - Un chef datelier - Quatre ouvriers spcialiss - Deux mains duvre Atelier de marbre : Un chef datelier Six ouvriers spcialiss Deux mains duvre

Entreprise : (Gros uvre, Staff, Electricit, Revtement ) - Un chef datelier - Quatre conducteurs de travaux - Quatre-vingt mains duvre (Dont 50 occasionnels) Hanane RIDA-CHAFI 9 Rapport de Stage

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6. Moyens logistiques :
Moyens de transport et manutention : - Un camion IVECO 14 TONNES - Une Peugeot PARTNER - Une Peugeot 406 - Une Peugeot 307 - Une Renault MEGANE - Deux chariots lvateurs Moyens de chantiers - Une goulotte de 20 m pour vacuation des dlais - Deux chafaudages mtalliques - Quatre btonnires - Une niveleuse - Deux montes charges - Cinq transpalettes - Dix coupes carreaux disque sur pieds de chantier Atelier menuiserie : - Une scie ruban - Deux scies circulaires - Trois raboteuses - Deux toupies - Deux mortaiseuses - Une presse Atelier marbre : - Deux polissoirs - Deux dbiteuses disque diamants 200 m/Jours 100 m/Jours

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Chapitre 2 : Le Manuel de Procdures en thorie


1.Prsentation Gnrale
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ENCG Marrakech On peut dfinir un manuel comme tant un outil de gestion ayant pour objectif de bien faire comprendre lessence dun systme ou dun programme, et den assurer lapplication efficace et efficiente. Le manuel atteindra son but si lorganisation le peroit comme tant important pour sa gestion et ses oprations. Le recours au manuel doit permettre son utilisateur de raliser pleinement les taches, actions ou activits qui sont de sa responsabilit et ce, en utilisant le moins de ressources possibles, quelles soient humaines, matrielles, financires ou informationnelles. Le dveloppement et la rdaction dun manuel doivent viser deux buts essentiels : systmatiser et uniformiser le fonctionnement dune organisation, tout en permettant galement de rsoudre les problmes techniques rptitifs. La conception du Manuel de procdures implique une modlisation qui passe par lidentification des diffrents processus qui interviennent dans ce systme. Cette prise de connaissance de ces processus devient alors une plate forme la rdaction de procdures efficaces. Aussi, convient- il daborder ces diffrentes notions de modlisation, processus et procdures avant dintroduire les rgles de conception de manuel de procdures.

Notions de Base 1.1. Notion de processus :


A. Dfinitions La norme AFNOR sur le management des processus de juin 2000 dfinit un processus comme Systme dactivits qui utilise des ressources pour transformer des lments entrants en lments de sortie. Un processus prsuppose : - des lments entrants mesurables, - une valeur ajoute, - des lments de sortie mesurables, conformes des critres dacceptation, - un caractre reproductible. Dans dautres dfinitions, Un processus est un enchanement dactivits ou densembles dactivits, qui est aliment par des entres, qui disposent de ressources et qui apporte de la valeur par rapport au but pour crer des sorties. Les entres dun processus proviennent soit de lextrieur, soit dun autre processus (processus amont). Tout comme ses sorties vont soit vers lextrieur, soit vers un processus aval. (Brandenburg, 2005, page 57). Le schma suivant permet une reprsentation de ce quest un processus :

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Avec quel moyen

Avec qui

Entres

Processus

Sorties

Indicateur de pilotage

Comment

Schmatisation dun processus

B. Typologie des Processus La norme AFNOR de juin 2000 sur le management des processus propose trois grandes familles : les processus de ralisation (dits aussi oprationnels) : ils contribuent directement la ralisation du produit, de la dtection du besoin client sa satisfaction. Ils regroupent des activits lies au cycle de vie du produit : recherche de nouveaux produits, conception, achats et approvisionnements, logistique, production, commercialisation et matrise des relations avec le client, etc. les processus de support (dits aussi processus de soutien) : ils contribuent au bon droulement des processus de ralisation en leur apportant les ressources ncessaires. Bien que ne crant pas de valeur directement perceptible par le client, ils sont ncessaires au fonctionnement permanent de lorganisation et de sa prennit. Selon lactivit de lorganisation et sa stratgie, les processus de support peuvent tre considrs comme des processus de ralisation et rciproquement. Cest le cas, par exemple, de la gestion des ressources humaines, des achats/approvisionnements, de la logistique, etc. les processus de direction (dits aussi processus de management) : ils contribuent la dtermination de la politique et au dploiement des objectifs dans lorganisation. Sous la responsabilit totale de lquipe dirigeante, ils permettent dorienter et dassurer la cohrence des processus de ralisation et de support. Parmi les processus de direction on peut citer : - laboration de la stratgie de lorganisation, - Management de la qualit de lorganisation, - Communication interne et mobilisation du personnel.

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ENCG Marrakech C. Modlisation dun processus : Modliser un processus revient dcrire la succession des tches qui concourent une production de valeur ajoute : ce que fait chaque acteur, les donnes qu'il manipule, les traitements qu'il ordonne, les dlais dans lesquels son travail doit tre excut, le routage de ses messages vers dautres acteurs, les compteurs qui permettent au responsable du processus de contrler la qualit. Or, la modlisation des processus fait appel dautres notions en tant que partie intgrante intervenant dans leur fonctionnement. - Notion dactivit Une activit est un ensemble de tches correspondant une unit dvolution au sein dun processus - Notion dacteur ou intervenant Un acteur joue un rle dans le droulement du processus, y exerce une responsabilit : cela peut tre une personne physique identifie par sa fonction dans le processus, une entit structurelle (service par exemple) ou une machine intervenant dans la ralisation dune ou plusieurs activits du processus. On distingue un acteur interne qui fait partie du domaine dtude et qui est charg dune ou plusieurs activits, dun acteur externe faisant partie de lorganisation mais pas du domaine dtude ou bien partenaire extrieur lorganisation.

1.2. Notion de procdure :


Une procdure est une description de traitements et consignes suivre pour raliser des oprations et parvenir un rsultat bien identifi. 3 Les procdures permettent de dcrire la fois le mode opratoire des activits et peuvent tre assimiles un guide dutilisateur et traduire une rfrence de base pour le contrle et lamlioration des processus de lentreprise. En ce sens, les procdures constituent : Une reprsentation du systme dinformation ; Un formalisme des processus de lentreprise ; Un rfrentiel de base pour les partenaires internes et/ou externes ; Par rapport aux modlisations de processus, les procdures traduisent une description de niveau plus dtaille que les processus. Ces derniers formant une schmatisation synthtique la base de laquelle on sappuie pour analyser lentreprise.

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ENCG Marrakech 2.

Rgles de procdures :

Conception

dun

manuel

de

Il nexiste pas lheure actuelle une reprsentation formellement standardise de la manire avec laquelle un manuel de procdures doit tre conu et rdig. De ce fait, une organisation se voit libre dlaborer son manuel de procdures qui rpond au mieux ses besoins en terme de description la modlisation de lorganisation. Or, les normes de qualit et spcialement la norme ISO 9001 ont dfini certaines rgles de rdaction de procdures et ont tabli les rgles de base dlaboration du manuel de procdures gnrales. La rdaction des procdures passe par une panoplie dlments structurants assimile la procdure des procdures , c'est--dire une description de la manire avec laquelle une procdure doit tre rdige. Cette procdure des procdures se droule en six tapes fondamentales : Cadrer le primtre des procdures ; Etablir un modle de procdure, la hauteur des besoins des oprationnels ; Choisir un outil pour grer les procdures ; Construire un mode de relation avec les autres services pour la constitution et la maintenance des procdures ; Ralisation des entretiens et relectures en vue de rdiger les procdures qui vont tre soumises la validation puis la diffusion.

Cadrer le primtre des procdures ;


Il sagit de dlimiter le champ de rdaction des procdures. Autrement dit, on devrait rpondre la question : quels sont les domaines concernes par la rdaction des procdures ? Dans notre cas, il sagit videmment des procdures des fonctions suivantes : Achat Vente Personne/Paie Marketing Logistique

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Etablir un modle de procdure, la hauteur des besoins des oprationnels

Cette tape consiste choisir un modle de procdure. La dfinition des diffrentes composantes de ce modle sera en quelque sorte le reflet de sa culture, son style et se doit de respecter ses exigences de qualit. Loin de cette libert de dfinition du modle de procdure, un minimum respecter dans la structure du modle reste primordial. Cette structure comporte : - Un titre ; - Une introduction/prsentation de la procdure ; - Une description dtaill ou un schma de la procdure avec : * des oprations et ventuellement un mode opratoire ; * des messages dentres ou de rsultat dopration ; * des remarques spcifiques ; * des liens entre les objectifs existants (des flches ou retraits par exemple). Choisir un outil pour grer les procdures Il sagit essentiellement du choix de logiciels qui faciliterait la description des procdures. Il existe trois catgories de logiciels envisager : Les logiciels de traitement de texte qui restent disponibles et peu coteux pour la majeure partie des organisations. Toutefois, leur performance reste limite et rudimentaire. Les logiciels de schmatisation qui facilitent la reprsentation graphique sophistique sans pour autant offrir davantages en matire de modlisation. Et les logiciels spcifiques pour grer les procdures ou des modles de traitement qui offrent des outils largement puissants et varis surtout en matire de maintenance et volution des dites procdures. Cependant, ces logiciels sont souvent coteux et restent lapanage des praticiens qui en matrisent le fonctionnement.

Organiser la relation avec les autres services sur les procdures : Cette tape permet de dfinir la manire avec laquelle sera gr le travail de rdaction des procdures. A ce niveau trois possibilits sont envisager : 1re possibilit : prise en main complte par un service ddi dorganisation 2me possibilit : le service ddi est positionn en assistance aux oprationnels 3me possibilit : dlgation complte aux oprationnels. La reprsentation schmatique dune procdure fait appel gnralement lutilisation de logigrammes pour la modlisation des processus quelle intresse.

Rdaction des Procdures :

A lissue des tapes prcdentes, nous aurons dfini la charte de rdaction des procdures sur laquelle se basera le travail de rdaction qui sen suit. Les tapes qui suivent correspondent plus un travail sur terrain.

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ENCG Marrakech Le processus de rdaction commence par des entretiens de procdures. Ces entretiens doivent la fois tre mthodiques, sappuyer sur des outils pertinents et respecter les dlais. Vient ensuite ltape de rdaction des procdures en repentant la charte prdfinie. Une relecture des procdures est primordiale avant la validation finale des procdures rdiges. En fin de processus, les procdures font lobjet dune diffusion entre les diffrents services concerns et sont soumises un classement dont les rgles sont dfinies par le responsable du projet de mise en place de manuel de procdures Diagramme de circulation : Un diagramme de circulation (Flow Chart), est une reprsentation graphique dune suite doprations dans laquelle les diffrents documents et fonctions du dpartement, sont reprsents par des symboles runis les uns aux autres suivant lorganisation administrative du dpartement. Ainsi, il va me permettre une description approfondie, opration par opration, des procdures et comprendre lenchainement dune srie de traitements dans le cadre des applications complexes. Ltablissent dun diagramme suppose lemploi dune table de symboles comme celle prsente ci-dessous :

Point de dpart dun circuit plac au dessus du document initial

Classement dfinitif

Alternative ou dcision

Classement provisoire Mode de classement : A : Alphabtique N : Numrique C : Chronologique Cration dun document

Circulation physique dun document Circulation dinformation Sortie de circuit : envoi aux clients par exemple

Rapprochement documents Traitement

entre

Numro de circulation

document

en

Contrle : si il est matrialis par signature, visa cre par

Document non lentreprise

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3. Manuel dorganisation et de procdures comptables de CONQUETE

Lorganisation comptable :
Les principes de base qui doivent rgir la comptabilit, sont : * La continuit dexploitation. * La permanence des mthodes. * Le cot historique. * Le principe de prudence. * Le principe de clart. * Limportance significative. Les tats de synthse: * * * * * Le bilan. Le compte produits et charges. Les tats des soldes de gestion. Le tableau de financement. Ltat des informations complmentaires.

Ces tats forment un tout indissociable. Systme comptable La comptabilit de la socit est tenue selon le principe de la partie double. Le systme de traitement comptable de la socit est informatis, le matriel informatique utilis est un micro ordinateur La socit dispose dun logiciel SAARI pour le traitement comptabilit. Le responsable du service de la comptabilit procde pour la protection et la sauvegarde de la comptabilit de la socit aux deux sauvegardes des donns comptables. La scurit du systme informatique devient de plus en plus un point proccupant pour la socit. cest pour cette raison quelle a mis en place un certain nombre de mesures pour sauvegarder et protger les donns. Pour limiter les accs abusifs au systme informatique et limiter au maximum toute perte de donnes, chaque service a mis en place : - Un systme de mot de passe. - Un systme de sauvegarde dans un double de disquette. - Des ditions priodiques

La fonction comptable Hanane RIDA-CHAFI 18 Rapport de Stage

ENCG Marrakech La fonction comptable traite linformation financire de manire la mette la disposition des diffrents utilisateurs en temps opportun. De ce fait, elle repose sur un certain nombre de principes de base, savoir : Saisie et traitement, de manire exhaustive, de tout fait, vnement ou situation n dans lexercice en conformit avec les principes comptables et fiscaux. Rcapitulation des rsultats de ces traitements de faon claire et sans compensation entre eux. Organisation des oprations dinventaire de fin dexercice. Prsenter les dites informations conformment aux rgles en vigueur. Garantie de la transparence et de la fiabilit des traitements depuis leurs origines jusqu leur aboutissement aux tats de synthse. Prsentation des dites informations conformment aux rgles en vigueur. Par ailleurs avec la comptabilit analytique, la comptabilit gnral doit fournir tous les lments de nature clairer les prises de dcision. Ainsi, parmi les objectifs essentiels on peut citer : Connaissance des cots des diffrentes fonctions de la socit et divers stades. Explication des rsultats par comparaison des cots aux prix de revient. Etablissement des prvisions et des budgets. Explication des carts entre les prvisions et les ralisations.

1. Cycle achat
Objet :
La fonction achat vise effectuer et organiser le processus achat tout en respectant les formalits dapprovisionnement auprs des fournisseurs et la traabilit de chaque procdure.

Documents de Base :
Bon de commande interne Bon de commande externe Bon de livraison Facture Fiches de stock (manuelle et sur lapplication Sage)

Intervenants :
Service commercial Service comptabilit Service importation Responsable de stock Magasiniers 19 Rapport de Stage

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Processus : Description

La socit Conqute peut sapprovisionner localement ou travers limportation auprs des fournisseurs de lEspagne, la France, lEgypte et lEmirats Arabes Unis. Pour lagence Marrakech lapprovisionnement peut tre soit interne auprs du sige qui le fournit chaque semaine des marchandises commandes ; ou bien externe que lagence Marrakech effectue elle-mme au niveau locale aprs validation du service comptabilit centralis au sige, et cela afin de bien grer la trsorerie court et moyen terme, respecter le tableau dengagements et prciser le mode de rglement ( Chque ou effet aux dlais suivants 30, 60, 90 ou 120 jours). Lapprovisionnement interne Lagence Marrakech tablit un bon de commande ou elle exprime ses besoins en termes de quantit tout en prcisant les marques. Le bon de commande est sign par la direction et fax au magasinier au niveau du dpt celui-ci se soccupe du chargement de la marchandise envoy Marrakech. Marrakech. Lapprovisionnement local externe : Concernant lapprovisionnement externe local (au niveau du Maroc) ; que ce soit pour le sige ou pour lagence Marrakech, se droule de la manire suivante : On dresse sur lapplication Sage un bon de commande o on prcise les quantits et les prix quon sest mis daccord appliquer avec le fournisseur, on transmet ce dernier le bon de commande et on attend la livraison qui peut tre la charge du fournisseur o la charge de Conqute. Lors de la livraison, le magasinier de Conqute reoit la marchandise et le bon de livraison du fournisseur et vrifie si la marchandise correspond ces deux derniers. Ensuite on reoit la facture aprs ltablissement du bon de rception sur trois copies : lune au magasinier, lautre au service commerciale et la dernire on la remet au service comptabilit avec les pices suivantes : La facture originale Le bon de commande Une copie de la pice du rglement (chque ou effet) Le bon de rception Une copie bon de livraison fournisseur Le responsable de stock saisie sur lapplication Sage les quantits de marchandises entres dans le stock, et pour plus de scurit la socit Conqute utilise les fiches de stock qui indiquent les entres et sorties dune faon dtaille ainsi que la pice utilise (BL, BC, BR..).

Lapprovisionnement tranger (Importation) :

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Le logigramme :
Le fournisseur Responsable commercial
Bon Bon de comm ande ande

Le magasinier

Le service stock

Le service comptabilit
Validatio n

Rception du bon de commande

Bon de livraison

Bon de rception

Copie de bon de rception

Copie de bon de rception

Etablisseme nt de la facture

Rception de la facture

Classemen Facture t: Rglement rglement BR BC BL

Copie de la pice de

2. Cycle vente
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Objet :

La procdure clients est lune des procdures cls car elle trace la comptabilisation des ventes et le suivi des clients. Son importance tient aussi au fait quau sein de Conqute la facturation des ventes suit un processus spcifique qui abordera la comptabilisation des ventes, le traitement des clients crdit et des avoirs.

Intervenants :
Service commerciale Service facturation Caissiers Magasiniers

Documents de Base :
Le devis Le bons de commande Livraison client La facture Le bon de livraison

Processus : Description
La vente est excute en 3 tapes : 1. La premire tape consiste prendre en charge la commande clients et lexpression de ses besoins en devis. 2. La deuxime tape est lexpression des besoins du clients en bon de livraison ainsi que la livraison des commandes. 3. La troisime tape est la facturation : la saisie des factures, le contrle et lexpdition des factures. Les devis : Ltablissement des devis et la premire tape de la facturation assure par le service commercial, une fois que le client exprime un besoin le commercial lenregistre sur le devis, en contrlant la quantit commande avec la quantit en stocks avec le magasinier . Les bons de commande : Aprs la saisie des devis sur lapplication SAGE, on transforme les devis en bon de commande, dont on a besoin de trois copies : lune pour la caisse , lautre pour le client et la dernire pour larchivage. Livraison client : Ds que le magasinier reoit les devis viss , il procde la livraison client en prlevant les produits demands du stocks, prpare la livraison , met jour la fiche de stock et en mme temps tablit le bon de livraison en incluant les informations suivantes : date, nom du client, rfrence, libell, quantit, signature du client et du responsable commercial et la direction. Les bons de livraison :

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ENCG Marrakech Ltablissement des bons de livraison est assur par le magasinier aprs avoir accord la livraison et reu le devis du service commercial. La facturation Ds quil reoit les devis, le services facturation procde la saisie , dition et signature des factures : loriginal au client une copie la comptabilit une copie au service commercial Paralllement, on contrle lexactitude des informations et en cas derreur il arrte la saisie et averti le service commercial et magasinier. Si la livraison est incomplte ou bien le rglement est incomplet, on ne dlivre que le bon de livraison jusqu ce quon livre la totalit de la marchandise. Les avoirs Les avoirs concernent les retours clients et non les corrections de factures. Si le client rend la marchandise, le service commercial tablit un bon de retour, quon donne au magasinier qui sassure que la marchandise est saine et acceptable

Rgles de gestion :
1. 2. 3. 4. Le bon de commande doit tre sign par le client, dat, numrot et lisible. Aucune modification nest permise au bon de commande Un bon de livraison est tabli partir dun seul bon de commande Chaque facture correspond un seul bon de livraison et un seul devis.

Le logigramme :
Client Service Commercial Gestion de stock Facturation Comptabilit

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Emission du devis Rception du devis Etablissemen t du bon de commandes Accord
Refus

Vrificati on du stock

Rectification des B.C

Encaissement du rglement

Etablissement de laccus bu bon commande Etablissemen t du bon de livraison Etablissement de la prparation de livraison Etablissement de la facture aprs la livraison totale de toutes les marchandises

Copie de la facture

Copie de la facture pour classeme nt

Emission de la facture

Facture originale

3. Personnel
Processus :
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Documents de Base : Acteurs :

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Description :
Service Personnel Le service personnel est administr par un responsable du personnel qui agit en tant que points communs entre ladministration et les salaris de la socit, et entre la socit et les organismes sociaux (CNSS, inspecteur de travail, etc...). Il vise dvelopper un langage commun au sein de la socit et contribue leffort de cohrence et defficacit de lensemble des fonctions de la socit. Il assiste la bonne marche et lexcution des tches quotidiennes du bureau du personnel. Le systme de traitement de paie de la socit est informatis. Tches Principales Les principales taches du responsable du personnel sont les suivantes : - Il supervise toutes les activits lies au personnel. - Il joue un rle majeur dans les recrutements par la ralisation des tests psychotechniques et dentretiens prliminaires avant la runion du candidat avec le directeur gnral. - Il assure le suivi de ladministration des avantages sociaux au personnel. - Il entretient de solides liens professionnels avec les services sociaux de la place ( C.N.S.S., Inspecteur de travail, etc ... ) - Il conseille le Directeur Gnral en matire sociale et participe aux ngociations avec le personnel. - Il sassure que les lois relatives la lgislation du travail en vigueur sont respectes. - Il sassure que tous les imprims du personnel sont utiliss et que toute opration avec le personnel est supporte par un document autoris. - Il sassure que le personnel respecte toutes les politiques et procdures de la socit en matire de personnel. - Il signe le journal de paie avec le Directeur Gnral et le Comptable. - Il soumet les heures supplmentaires lautorisation de la Direction Gnrale de la socit. - Il convoque, slectionne et engage le personnel suivant les demandes et les besoins en personnel subalterne et veille sur le respect de la procdure d recrutement. - Il sassure que les rmunrations des ouvriers et employs sont bien gres et comptitives et ce, en collaboration avec le directeur gnral. - Il planifie et contrle la prsence en collaboration avec les chefs de dpartement. - Il soccupe de ltude des salaires et avantages sociaux en comparaison avec la concurrence. - Il soccupe des dmarches administratives pour lobtentions des permis de sjour pour les trangers.

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ENCG Marrakech - Il assure et fait respecter les rgles et les rglements internes en matire de travail. - Il sassure que les dossiers du personnel sont jour et que toutes les modifications du salaire ou des avantages sociaux sont supportes par des documents autoriss. - Il traite les accidents de travail et fait le suivi des remboursements. - Il reoit les dossiers mdicaux et suit le paiement. - Il assiste la prparation de la paie du personnel. - Il tient jour les demandes demploi et les classe par dpartement. - Il soccupe des temporaires ( cartes de pointage, paiement, dossiers ). - Il traite les problmes sociaux avec diplomatie. - Il veille sur le respect de la lgislation du travail. - Il informe le Directeur Gnral des problmes qui peuvent saggraver. - Il sassure que le rglement interne est constamment respect. - Il recueille les valuations annuelles au prs des chefs des dpartements.. - Il sassure que les conditions de travail des ouvriers sont conformes aux exigences sanitaires et dhygine. - Il tabli la synthse de la prsence mensuelle pour le calcul de la paie. - Il souligne les retards et tabli les rappels lordre ce sujet. - Il sassure que la socit respecte toutes les lois locales et gouvernementales concernant le personnel. - Il maintient les relations sociales dans un climat convenable pour atteindre les objets oprationnels. - Il gre la mdecine du travail en corrlation avec le mdecin du travail et linfirmire. - Il gre les dossiers de la formation professionnelle et les remboursements de lOFPPT.

Gestion des entres et sorties : Certains aspects de lorganisation pratique mritent dtre souligns en raison de lincidence nfaste sur le fonctionnement de la socit et des activits quotidiennes. A ce titre, il serait trs recommand davoir une porte dentre pour le personnel et une autre pour lentre et sortie de la marchandise. La porte dentre du personnel sera garde par un pointeau qui assurera le contrle des cartes de pointages. Rglement intrieur / statut du personnel : Llaboration de ces deux documents dfinissant dune faon gnrale, puis particulire, les relations de travail entre lemployeur et lemploy constitue une assise lgale de lactivit de la Socit.

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ENCG Marrakech Ces deux documents devraient tre tablis en conformit avec la rglementation du travail en vigueur et affichs dans les locaux de la socit. 292 Prparation de la paie :

Le service du personnel assume la prparation de la paie du personnel et ce titre : Procde la collecte et la prparation des informations de base pour le calcul des salaires et solde de tout compte provenant des diffrentes sources (cartes de pointage, feuilles de prsence, barmes de calcul, dductions sur salaire, etc...). Vrification de tous les bulletins et journaux de paie. Prparation des modes de paiement de la paie. Prparation de lenregistrement comptable de la paie. Prparation des diffrentes dclarations sociales et fiscales : Retraite, Scurit Sociale, Impts sur le Revenu, etc... Ltablissement des dossiers des prts au personnel. Suivie des prts au personnel et leur remboursement sur des fiches extra - comptables. Suivi des avances au personnel et leur remboursement sur des fiches extra comptables.

Collecte et vrification des informations de base de la paie.


Les employs qui nont pas de carte de pointage sont gnralement les employs administratifs et les chefs de service. Ces employs margent, larrive et au dpart une feuille de prsence qui est approuve par le chef de dpartement et transmise au service du personnel pour la prparation de la paie.

Calcul des Salaires


Le service du personnel vrifie pour chaque employ le nombre de jours travaills et opre la saisie sur le programme informatique destin cet effet et procde la dduction des cotisations sociales et fiscales selon les barmes en vigueur au niveau du systme informatique.

Rglements par Chques


Tout chque qui naura pas t distribu dans la mme journe devra tre retourn par le comptable la Direction Gnrale. Les chques des salaires non rclams dans les 60 jours de leurs date dmission, seront annuls.

Rglements en Espces

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ENCG Marrakech Le Comptable tabli un chque global pour le montant des salaires rgler en espces, le montant est remis au service du personnel qui procde aux rglements en compagnie dun agent comptable au vue des fiches de paie prsentes par le personnel. Chaque employ signera le bulletin de paie. Ce document servira de justificatif et devrait tre class dans ce service. Si un employ ne se prsente pas le jour de la paie, son salaire sera conserv par la Direction Gnrale pendant 60 jours auprs du service comptabilit. Le service personnel devra tenir un livre des salaires non rclams sur lequel seront enregistrs : Le nom de lemploy, le montant du salaire et le mois de paie.

Comptabilit et Dclarations Sociales et Fiscales


Aprs le calcul des salaires proprement dits, le service du personnel, doit galement: - Prparer limputation comptable des salaires. - Prparer rgulirement toutes les dclarations sociales et fiscales : assurances, retraites, scurit sociale, impts sur le revenu, etc... et veiller ce que les rglements correspondants soient raliss la bonne date.

Tenue des Registres Sociaux


Le service du personnel doit tenir jour : Le fichier du personnel et le mettre jour rgulirement. Le registre des congs. Le livre de paie.

Ecritures comptables : Les critures des oprations relatives aux dclarations sociales et de la paie sont effectues par le service de la comptabilit sur la base du journal de paie et les dclarations tablies par le service du personnel.

4. Logistique
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5. Marketing 6. Inventaire
L'entreprise est tenue de contrler par inventaire, au moins une fois tous les douze mois, l'existence et la valeur des lments actifs et passifs de son patrimoine. L'inventaire physique des stocks doit tre effectu dans le respect des rgles lgales et selon des modalits assurant une fiabilit satisfaisante. Sont soumis au comptage tous les lments constitutifs du stock, quels que soient leur nature ou leur tat d'avancement : Marchandises, approvisionnements, en-cours de fabrication, travaux en cours, produits semi-ouvrs, produits finis et emballages. Pour un bon droulement de lopration du comptage des stocks, les intervenants doivent prendre en considration les points suivants : 1. Faire une visite des locaux et voir si les articles sont bien rangs et identifis (rfrence note sur chaque lot de stockage). 2. Vrifier que les numros de feuilles de comptage sont conformes ceux inscrits sur la procdure dinventaire. 3. Relever les numros du dernier bon dentre (bon de rception) et bon de sortie (bons de livraison) ainsi que le numro de la dernire facture mise. 4. Sassurer que les mouvements au cours de linventaire sont arrts. Eventuellement en cas de mouvement, noter le numro du bon dentre ou de sortie et les quantits correspondantes et prendre copie de ce bon. 5. Le comptage doit tre fait zone par zone, de droite gauche, pour que le comptage couvre tous les articles en stocks ( cartons au fond). 6. Vrifier par sondage le contenu de certains cartons. 7. Les feuilles de comptage doivent tre remplies au stylo bille et signes par toute lquipe dinventaire. Le premier exemplaire de la fiche doit tre coll sur le lot des articles, le deuxime gard dans le dossier dinventaire. 8. Le contenu de la feuille de comptage doit tre report sur la fiche dinventaire (la fiche doit tre signe par lquipe dinventaire). 9. Inscrire sur les feuilles de comptage et les fiches dinventaire ltat du stock endommag ou faible rotation. 10. Les feuilles annules doivent tre gardes (deux exemplaires) et approuves par lquipe dinventaire. 11. Le stock dtenu pour les tiers ou par les tiers doit faire lobjet dun comptage avec mention sur la feuille de comptage et la fiche dinventaire. Hanane RIDA-CHAFI 29 Rapport de Stage

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