DIAGRAMA DE GANTT NOMBRE DEL EVENTO: PRIMERA CONVENCION NACIONAL DE UNIVERSIDADES PUBLICAS Y PRIVADAS 2012 FECHA DE INICIO: 1 DE DICIEMBRE

FECHA FINALIZACION PLANEACION DICIEMBRE ACTIVIDADES 1 2 3 6 7 10 11 13 15 16 20 29 Establecer los objetivos del evento. Realizar el cronograma de actividades. Establecer los equipos de trabajo y personal que participara en la organizacin del evento (Definir el manual de funciones). Definir lugar y hora, para la realizacion. Determinar el presupuesto para el evento. Definir los temas que se abarcaran en la convencion, y establecer los conferencistas que participaran. Plantear estrategias para cumplir los objetivos propuestos. Establecer las normas, reglas y politicas que regiran la convencion. Disear Slogan y logotipo del evento. Enviar las invitaciones a los conferencistas. Establecer los horarios y distribucion del tiempo para cada exponente. Establecer los recursos necesarios para el evento y material de apoyo para los asistentes. Solicitar permisos y seguros necesarios. Contactar con los bomberos, paramedicos guardia civil y policia. Establecer la decoracion y distribucion del espacio. Determinar las opciones de hospedaje y transporte para los invitados nacionales e internacionales. Decidir todo lo referente a la alimentacion de los participantes de la convencin.

ENERO 10 11

13 16

Decidir todo lo referente a la alimentacion de los participantes de la convencin. Entrega de informes por parte de los comites. Determinar las estrategias de publicidad para dar a conocer el evento. Entrega de cotizaciones de todo lo necesario. Elegir las cotizaciones mas apropiadas. Negociar con los proveedores. Elaborar el programa del evento.

DIAGRAMA DE GANTT NOMBRE DEL EVENTO: PRIMERA CONVENCION NACIONAL DE UNIVERSIDADES PUBLICAS Y PRIVADAS 2012 FECHA DE INICIO FECHA FINALIZACION CONTROL Y EJECUCION DICIEMBRE ENERO FEBRERO MARZO ACTIVIDADES 15 18 20 15 26 30 11 20 29 30 Verificar y supervisar que se est cumpliendo con el tiempo establecido. Revisar que se estn cumpliendo los objetivos establecidos inicialmente en la planeacion. Supervisar que el personal asignado para las actividades del evento. Revisar y verificar que se apliquen de manera ptima las estrategias implementadas para cumplir los objetivos propuestos. Comprobar que las normas y polticas definidas se estn cumpliendo de manera eficiente Llevar un control de los gastos, verificando que se est cumpliendo con el presupuesto establecido inicialmente. Hacer seguimiento de los proveedores que suministraran todo lo necesario para desarrollo el evento, verificando que cumplan con los requerimientos. Revisar las cotizaciones y negociaciones con los proveedores para determinar los que son ms viables para llevar a cabo el evento. Revisar que el evento se est dando a conocer a la poblacin objeto por medio de las estrategias de publicidad definidas inicialmente. Analizar y controlar que el lugar donde se realice el evento cumpla con todos los aspectos logsticos y tcnicos para el buen desarrollo del mismo. Controlar y supervisar la ejecucion del programa, y todas las actividades los dias que dura la convencion. EJECUCION Adecuar la iluminacin y ventilacin en las distintas reas del auditorio Organizar los puntos para la ubicacin de parlantes, equipos de cmputo , videobin Adecuar las sillas y espacios para ubicar a los invitados de acuerdo al protocolo establecido. Recepcion de los invitados Registro de los asistentes.

ABRIL 28 29

Registro de los asistentes. Entregar material de apoyo Ubicar y orientar a todas las personas. Dar inicio al programa Actividad cultural y de integracion Salida de los participantes

DIAGRAMA DE GANTT NOMBRE DEL EVENTO: PRIMERA CONVENCION NACIONAL DE UNIVERSIDADES PUBLICAS Y PRIVADAS 2012 FECHA DE INICIO CONTROL ENERO FEBRERO ABRIL ACTIVIDADES 12 23 11 20 28 29 30 Seleccin de la prueba tipo de investigacin y diseo Reunion con todas las areas del proyecto Elaboracin del instrumento de evaluacin Observacion directa durante el evento. Aplicacin de los instrumentos (recoleccin de informacin, encuesta de satisfaccin) Desmontaje del evento. Realizar la tabulacion de los datos y un informe con la informacion recolectada. Reunion de los comites para analizar los resultados. Retroalimentacion Toma de decisiones Conclusiones

MARZO 2 3