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LAS RLUNIONLS

"UL SON LAS RLUNIONLS


Es una actividad en la que un grupo de
personas (o equipo de trabajo) se
comunican entre s, en un tiempo y espacio
determinado, con el fin de alcanzar
soluciones conjuntas ante un objetivo
especfico.
LAS RLUNIONLS
aractersticas:
Debe existir un grupo.
omunicacin fluida y constante entre los
asistentes.
En un lugar concreto y con un tiempo
determinado.
Las decisiones se toman por consenso.
Debe haber objetivos.
LAS RLUNIONLS
bjetivos:
nformar sobre un tema.
Transmitir conocimientos.
Resolver un problema.
Exponer nuevas ideas, enfoques o
procedimientos.
Analizar, valorar y planificar estrategias de
actuacin, metodologas de trabajo, nuevos
productos o servicios...
oordinar funciones de los miembros del equipo.
IMLNSIONLS L LAS
RLUNIONLS
Dimensin del conocimiento: los asistentes
buscan informacin, conocer datos para
poder solucionar el problema.
Dimensin socio emocional: los asistentes
pueden tener distintas reacciones
emocionales y relacionales entre s.
%IPOS L RLUNIONLS
Informativa: para transmitir informacin para y
desde el grupo. Los asistentes pueden ser tanto
activos (dan informacin) como pasivos (reciben
informacin). El conductor o moderador dirige la
reunin transmitiendo la informacin o
formulando preguntas.
%IPOS L RLUNIONLS
De soIucin de probIemas: se trata de
resolver problemas de la empresa o los
existentes dentro del equipo. Los asistentes
deben participar de forma activa y el
conductor slo observa y modera la reunin.
%IPOS L RLUNIONLS
De trabajo: se trata de intercambiar informacin,
coordinarse, mejorar los procesos de trabajo y
planificar las estrategias para mejorar la empresa.
Los asistentes participan proponiendo ideas,
mientras que el moderador deber dirigir la reunin,
pudiendo delegar en otra persona.
%IPOS L RLUNIONLS
reativa: para generar nuevas ideas. Los
asistentes deben proponer sugerencias. El
moderador acta como animador y
sintetizador de las ideas.
%IPOS L RLUNIONLS
De negociacin: se trata de conciliar
intereses y alcanzar acuerdos. Los asistentes
deben presentar sus posturas, opiniones y
sugerencias. El moderador debe intentar
llegar a un acuerdo y ser imparcial.
LOS PAR%ICIPAN%LS LN UNA
RLUNIN
ay dos tipos:
Moderador / conductor / animador / director.
El resto de los miembros del equipo / grupo.
LL MOLRAOR
Tiene que dirigir, orientar y coordinar la reunin.
Funciones:
Establecer el tema y aportar la informacin necesaria.
Moderar las discusiones.
ntentar llegar a acuerdos en la toma de decisiones.
rear un clima de confianza y cordialidad para que los
asistentes participen.
Fomentar la comunicacin y cohesin del equipo.
Dinamizar la reunin cuando sta no avance.
Resumir o sintetizar los puntos principales de la reunin y
los acuerdos alcanzados.
LL MOLRAOR
%IPO AU%ORI%ARIO LAISSEZ FAIRE IMPLIADO
Protagonismo !rotagonista
absoluto
Deja que algunos
miembros sean los
protagonistas
Es el equipo
Objetivos Los impone No los fija Asumidos y claros
por el equipo
ResuItados Los que l
determine
No son importantes Se cumplen los
fijados
ReIaciones
interpersonaIes
Relaciones
competitivas
Relaciones de
amistad
Relaciones de
cooperacin
Participacin No la fomenta Deja que participe
quien quiera
Anima y estimula la
participacin
Sentimientos Genera culpa,
miedo,
desconfianza,.
Genera desnimo Satisfaccin
%rabajo A presin Relajado Al ritmo adecuado
LL MOLRAOR
Debe reunir una serie de cualidades:
!ositivo.
Abierto.
mparcial.
ordial.
Animador.
mplicado.
Mediador.
Normativo.
Sensible.
Sabe pensar.
LOS PAR%ICIPAN%LS
Funciones:
Se implica activamente y de forma constructiva.
!resenta las ideas de forma clara y autnoma.
Escucha a los dems y acepta y respeta sus opiniones.
Se centra en el tema sin desviarse.
Respeta el orden de los temas y las normas de
funcionamiento.
!ropone sugerencias para el buen funcionamiento del
equipo.
ntenta suavizar tensiones, mediar en los conflictos y evitar
cualquier crtica destructiva.
LA ORGANIZACIN L UNA
RLUNIN
ay que atender a los aspectos temporales:
Antes de la reunin.
Durante la reunin.
Despus de la reunin.
LA PRLPARACIN L LA
RLUNIN
Necesidad de la reunin: Es el medio ms
adecuado?
LA PRLPARACIN L LA
RLUNIN
Finalidad de la reunin: por qu? y para
qu? !ara ello, debemos tener claros los
objetivos:
Qu queremos con la reunin? (finales)
mo lo vamos a hacer? (operativos)
mo evaluamos los resultados? (medibles)
LA PRLPARACIN L LA
RLUNIN
Asistentes: debemos saber quin van a
asistir a la reunin y prever los problemas
que puedan surgir.
LA PRLPARACIN L LA
RLUNIN
ontenido: saber los temas que se van a
tratar en la reunin. Esto se plasma en un
orden del da.
LA PRLPARACIN L LA
RLUNIN
Lugar: es dnde se va a celebrar la reunin.
Debe ser un sitio cmodo, bien iluminado y
con buena temperatura. Las mesas situadas
en forma de U o de crculo facilita la
participacin. ontar con medios adecuados
(pizarra, proyector, etc.)
LA PRLPARACIN L LA
RLUNIN
Fecha y horario: debe tenerse en cuenta la
disponibilidad de los participantes, as como
la hora (cuando puedan prestar mxima
atencin) No deben durar ms de 2 horas, en
caso contrario, se realizar un descanso de
10 a 15 minutos.
LA PRLPARACIN L LA
RLUNIN
Material:
Documentos de trabajo: se los entregan antes a
los participantes.
Documentos para la reunin: como estadsticas,
etc. que la presenta cualquier persona que vaya a
utilizar en la reunin.
LA PRLPARACIN L LA
RLUNIN
onvocatoria: documento que debe tener:
onvocante.
Fecha y hora de inicio y finalizacin.
Lugar.
rden del da.
bjetivos.
Material que deben preparar los asistentes.
Listado de participantes.
LL LSARROLLO L LA
RLUNIN
onsta de 3 partes:
!lanteamiento.
Nudo.
Desenlace.
LL LSARROLLO L LA
RLUNIN
!lanteamiento, nos encontramos con 2
momentos:
Toma de contacto: cuando la gente entra y se
saluda.
omienzo:
el moderador deber presentar a los asistentes que no
se conocen.
Recordar / explicar los objetivos.
larificar el orden del da.
Explicar la metodologa y los tiempos que se dedicarn
a cada apartado.
LL LSARROLLO L LA
RLUNIN
Nudo: es la fase ms difcil, puede ser que
surjan problemas. Las dimensiones
interpersonales y laborales deben ir unidas a
conseguir un mismo objetivo.
LL LSARROLLO L LA
RLUNIN
Desenlace: es donde se realiza la sntesis
final y se obtienen acuerdos y conclusiones
referidas al qu, cmo, quin, cundo y con
qu medios se realizarn las actuaciones.
LL LSARROLLO L LA
RLUNIN
El acta de la reunin debe ser redactada y
debe darse a cada participante tras haber
sido aprobada y rectificada en su caso.
LVALUACIN L LA RLUNIN
Es necesario realizarla en dos aspectos:
De lo acontecido en la reunin.
Del grado de cumplimiento de los acuerdos
obtenidos.
LVALUACIN L LA RLUNIN
De Io acontecido en Ia reunin:
umplimiento de los objetivos.
Decisiones que se han adoptado.
Dinmica de grupos.
Actitudes de todos los participantes.
LVALUACIN L LA RLUNIN
Momento de Ia evaIuacin:
Al finalizar la misma: puede ser que los asistentes
no participen o que se mediaticen las respuestas.
Tras la reunin: es ms objetiva, debido al tiempo
de reflexin.
Al comienzo de la prxima reunin: los
participantes evalan de forma oral.
LOS PROBLLMAS LN LA
RLUNIN
!uede ser que se convierta en una charla de
amigos o sea una prdida de tiempo, de ah
que se hable de "reunionitis (reuniones que
no son productivas)
LOS PROBLLMAS LN LA
RLUNIN
Acciones ms comunes:
Antes de la reunin:
No efectuar la convocatoria adecuada.
Elegir unos medios materiales inadecuados
(estructurales)
No preparar de forma adecuada los temas y tratar de
improvisar.
LOS PROBLLMAS LN LA
RLUNIN
Durante la reunin:
!rolongar la sesin inadecuadamente y no efectuar
pausas.
!roblemas entre miembros o divagaciones en la reunin.
No cumplir el orden del da.
Discutir soluciones antes de abordar correctamente los
problemas.
nterrupciones.
No alcanzar objetivos previstos.
onvocar una nueva reunin.
LOS PROBLLMAS LN LA
RLUNIN
Despus de la reunin:
No redactar y entregar el acta a los participantes.
No evaluar lo acontecido en la reunin.
No desarrollar un seguimiento de los acuerdos
adoptados.
SALA L RLUNIONLS SIN
PROBLLMAS
!reparar adecuadamente las reuniones (necesidad,
objetivos y contenido)
Asistentes adecuados.
onvocar con tiempo y forma adecuadas.
Facilitar medios materiales y humanos precisos.
Moderador: preparacin y utilizacin correcta de
tcnicas adecuadas.
Tener en cuenta el aspecto humano y no slo la
eficacia y eficiencia.
Discutir racionalmente y concretar decisiones finales
del parecer del equipo.
Llevar a la prctica los acuerdos adoptados.