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INTRODUCCION

Nuestro trabajo est orientado a lo que toda persona deba conocer en especial aquellos emprendedores que iniciaron en el mundo empresarial .Como sabemos la empresa realizar una serie de actividades, de forma repetitiva, que conducirn a que se tiene que registrar todos los hechos contables que afectan a su patrimonio. Para ello daremos a conocer que es un libro contable y sus funciones. Las actividades que realiza un libro contable son:

El ciclo contable comienza con la confeccin del inventario inicial, que no es sino un informe que contiene una relacin detallada de todos los bienes, derechos y obligaciones de la empresa, el primer da del ejercicio econmico o el da del inicio de su actividad. En la prctica, se toman los mismos datos que contiene el balance final del ejercicio anterior. A continuacin, y tomando los datos del inventario inicial, se efectuar el asiento de apertura, anotando en el debe los saldos de las cuentas de activo y en el haber los saldos de las de pasivo y neto. Este asiento se registrar en los libros Diario y Mayor, que quedan as dispuestos para la contabilizacin de las operaciones del da a da de la empresa. A lo largo del ejercicio econmico se irn registrando, da a da, en los libros Diario y Mayor, todas las operaciones relativas a la actividad de la empresa. Las unidades 5 a 12 del curso estudian estas operaciones. Peridicamente (mensual o trimestralmente) se deber elaborar un informe denominado balance de comprobacin. Este balance no es sino una lista de TODAS las cuentas contables de la empresa, con su cdigo, denominacin, sumas y saldos. La finalidad de este informe es doble:
Obtener informacin del patrimonio de la empresa con una cierta periodicidad. Detectar posibles errores contables para su correccin.

Tras registrar la ltima operacin del ao, relativa a la actividad de la empresa, el contable debe contabilizar las llamadas operaciones de regularizacin. Estas operaciones, que se registran el ltimo da del ejercicio econmico, estn detalladas en las unidades 13 y 14 del curso y pretenden un doble objetivo:
Que la contabilidad refleje la imagen fiel del patrimonio (situacin financiera) de la

empresa.
Que la contabilidad refleje el resultado (situacin econmica) del ejercicio

econmico y las causas que lo han originado. Una vez registrados los asientos de regularizacin en los libros Diario y Mayor, slo tendrn saldo las cuentas patrimoniales (grupos 1 a 5). Pues bien, se proceder a saldarlas mediante un asiento contable, denominado de cierre, que finalizar los libros Diario y Mayor. En este asiento se reflejar el inventario final de la empresa. Tras su contabilizacin, no podr registrarse ya ninguna otra operacin en el ejercicio econmico. Por ltimo, se elaborarn unos informes que resumen la contabilidad del ejercicio. Estos informes, llamados cuentas anuales, se analizan en las unidades 4 y 14 y son:
Balance de Situacin. Cuenta de Prdidas y Ganancias. Memoria.

DESARROLLO

LIBROS CONTABLES CONCEPTO: Los libros contables son los libros que deben llevar obligatoriamente los comerciantes y en los cules se registran en forma sinttica las operaciones mercantiles que realizan durante un lapso de tiempo determinado. Clasificacin Tcnico Contable:
Principales

o o o o
Auxiliares

Libro Inventarios y Balances Libro Diario Libro Mayor Libro Caja

Registro de Ventas Registro de Compras Registro de Letras por Cobrar Registro de Letras por Pagar Planilla de Pagos de Remuneraciones Libro de Importaciones Libro de Exportaciones Libro Bancos Registro de Caja Chica, etc.

LIBROS DE CONTABILIDAD

Categor a Renta Personas Jurdicas Personas Naturales Sucesiones Indivisas Asociaciones en Participacin Sociedades de Hecho Consorcios Joint Venture, Comunidad de Bienes

Libros que deben Llevar

Tercera

Sujetos Obligados

Contabilidad Completa


Ms de 100 UIT de Ingresos Brutos Anuales..

Inventarios y Balances Ingresos y Gastos Registro de compras Registro de ventas Libro de Retenciones Planilla de Pagos

Hasta 100 UIT de Ingresos Brutos Anuales.

Contabilidad completa

Rgimen especial

Personas Naturales y Jurdicas que realicen actividades de Extraccin, Manufactura y Comercializa cin,

Registro de Compras Registro de Ventas e Ingresos Planilla de Pagos

Produccin de Bienes y Venta de Servicios.

Libro de retenciones

Rgimen nico Simplificado

Planilla de Pagos

Cuarta A. Personas Naturales

Libro de Ingresos y los Gastos segn corresponda

Las sociedades de hecho, asociaciones en participacin, Joint Venture, consorcios y comunidad de bienes debern mantener contabilidades independientes, de los socios o partes contratantes, tanto para el manejo de la gestin del negocio como para la informacin a la SUNAT. Es necesario precisar que la Unidad Impositiva Tributaria es "un valor de referencia que puede ser utilizado en las normas tributarias para determinar las bases imponibles, deducciones, lmites de afectacin y dems aspectos de los tributos que consideren convenientes las personas interesadas". Cada ao se le asigna un determinado valor.

PRINCIPALES DISPOSICIONES 1. Los libros y registros deben contar con los datos de cabecera (Denominacin del libro o registro; perodo y/o ejercicio al que corresponde la informacin registrada; nmero del RUC del contribuyente; apellidos y nombres, denominacin y/o razn social). 2. Registro de operaciones: Orden cronolgico o correlativo (salvo disposicin en contrario). Legible; sin espacio o lneas en blanco; enmendaduras, ni alteracin. Usar el Plan Contable General vigente. Totalizar el importe en cada folio, columna o cuenta contable hasta obtener el total general del perodo o ejercicio gravable, segn corresponda; salvo que se trate de hojas sueltas o continuas, en cuyo caso se totalizar al finalizar el perodo o ejercicio. Moneda nacional y castellano. 3. Incluir los registros o asientos de ajuste, reclasificacin o rectificacin que correspondan. 4. Contener folios originales. No se permite la adhesin de hojas o folios. 5. El libro de inventarios y balances debe ser firmado al cierre de cada perodo o ejercicio gravable, segn corresponda; por el contribuyente o su representante legal, as

como por el contador responsable de su elaboracin. INFORMACIN MNIMA Y FORMATOS La informacin mnima que debe contener los libros y registros contables est prevista en la Resolucin de Superintendencia N 234-2006/SUNAT. Su aplicacin es obligatoria a partir del 1 de julio de 2010, cualquiera fuera la forma de llevado de libro (manual o en hojas sueltas o continuas). Los formatos (rayado) son tambin de uso obligatorio a partir del 1 de julio de 2010; sin embargo, si los libros son llevados en hojas sueltas o continuas, no ser exigible el formato, sino nicamente la informacin mnima. NUMERO DE FORMATO POR CADA LIBRO o REGISTRO 1.- Libro Caja y Bancos (2 formatos). 2.- Libro de Ingresos y Gastos (2 formatos). 3.- Libro de Inventarios y Balances (19 formatos). 4.- Libros de Retenciones incisos e) y f) del Art. 34 del TUO del IR (1 formato). 5.- Libro Diario (2 formatos: General y Simplificado). 6.- Libro Mayor (1 formato). 7.- Registro de Activos Fijos (4 formatos). 8.- Registro de Compras (1 formato). 9.- Registro de Consignaciones (2 formatos). 10.- Registro de Costos (3 formatos). 11.- Registro de Inventario permanente en unidades fsicas (1 formato). 12.- Registro de Inventario permanente Valorizado (1 formato). 13.- Registro de Ventas e Ingresos (1 formato). Los dems libros y registros debern contener la informacin que dispone las normas legales que los crearon. CAMBIO DE DENOMINACION O RAZON SOCIAL El deudor tributario que modifique su denominacin o razn social puede optar, previa comunicacin a SUNAT de dicho cambio, por: 1.- Continuar utilizando los libros y registros con la denominacin o razn social anterior hasta que se terminen. 2.- Abrir nuevos libros y registros consignando la nueva denominacin o razn social, para lo cual deber acreditar haber cerrado los libros y registros no utilizados que fueron legalizados con la anterior denominacin o razn social. EN CASO DE PRDIDA, ROBO O DESTRUCCION DE LIBROS Se debe comunicar a la SUNAT dentro de los 15 das hbiles de ocurrido el hecho, adjuntando copia certificada de la denuncia policial. El contribuyente tendr 60 das calendario para rehacer los libros y/o registros.

LIBRO DE INVENTARIOS Y BALANCES


1. Este libro deber contener, al cierre de cada ejercicio gravable, como mnimo la informacin indicada en los numerales 3 y 4. Ello sin perjuicio de lo dispuesto por el artculo 6 de la Resolucin de Superintendencia N 141-2003/SUNAT y norma modificatoria. 2. Tratndose de fusin, escisin y dems formas de reorganizacin de sociedades o empresas, as como de cierre o cese definitivo, los deudores tributarios se encontrarn obligados a registrar como mnimo la informacin indicada en los numerales 3 y 4. 3. Los deudores tributarios facultados por norma expresa a utilizar un Plan Contable, Manual de Contabilidad u otro similar, distinto al Plan Contable General vigente en el pas, debern consignar en los formatos incluidos en el numeral 4 , la informacin equivalente a la solicitada en cada uno de ellos. 4. El Libro de Inventarios y Balances estar integrado por los siguientes formatos: a) Balance general b) Detalle del saldo de la cuenta 10 caja y bancos c) Detalle del saldo de la cuenta 12 clientes d) Detalle del saldo de la cuenta 14 cuentas por cobrar a accionistas (o socios) y personal e) Detalle del saldo de la cuenta 16 cuentas por cobrar diversas f) Detalle del saldo de la cuenta 19 provisin para cuentas de cobranza dudosa g) Detalle del saldo de la cuenta 20 mercaderas y la cuenta 21 productos terminados h) Detalle del saldo de la cuenta 31 valores i) Detalle del saldo de la cuenta 34 intangibles j) Detalle del saldo de la cuenta 40 tributos por pagar k) Detalle del saldo de la cuenta 41 remuneraciones por pagar l) Detalle del saldo de la cuenta 42 proveedores m) Detalle del saldo de la cuenta 46 cuentas por pagar diversas n) Detalle del saldo de la cuenta 47 beneficios sociales de los trabajadores o) Detalle del saldo de la cuenta 49 ganancias diferidas p) Detalle del saldo de la cuenta 50 capital q) Balance de comprobacin r) Estado de flujos de efectivo s) Estado de cambios en el patrimonio neto del 01.01 al 31.12 t) Estado de ganancias y prdidas por funcin del 01.01 al 31.12

LIBROS PRINCIPALES:

LIBRO MAYOR
En este libro se deber incluir mensualmente la siguiente informacin: 1. Fecha de la operacin. 2. Nmero correlativo de la operacin en el Libro Diario, para los casos de contabilidad manual. 3. Cuenta contable asociada a la operacin, segn lo siguiente: a. Cdigo y/o denominacin de la cuenta contable, segn el Plan de Cuentas utilizado. b. Denominacin de la cuenta contable. El deudor tributario podr colocar esta informacin como datos de cabecera de considerarlo necesario. 4. Glosa o descripcin de la naturaleza de la operacin registrada. 5. Saldos y movimientos de la cuenta: a. Saldo deudor, de ser el caso. b. Saldo acreedor, de ser el caso. 6. Totales.
Llamados tambin mayores, y de acuerdo con las disposiciones legales, los comerciantes deben llevar los siguientes libros: Libro de Inventarios y Balances Al iniciar la actividad comercial, la empresa debe elaborar un inventario y un balance general que le permitan conocer de manera clara y completa la situacin de su patrimonio, en este libro deben registrarse todos estos rubros, de acuerdo con las normas legales. Legalidad contable: Los libros de contabilidad deben conservarse por lo menos diez aos, contados desde el cierre de aquellos o la fecha del ltimo asiento o comprobante. La informacin que debe contener este libro es: La cantidad de artculos inventariados al inicio del periodo contable.(Generalmente son los inventarios y los activos fijos). El nombre y cdigo de las cuentas y las subcuentas que conforman los rubros anteriormente descritos.

El valor que corresponde al valor unitario de cada artculo. El valor parcial de las operaciones. El valor total correspondiente a cada cuenta.

A continuacin se presenta un formato

CANTIDAD ACTIVO CAJA

CUENTA

VALOR VALOR VALOR TOTAL UNITARIO PARCIAL

Caja General MERCANCAS NO FABRICADAS POR LA EMPRESA TERRENOS Lotes EQUIPOS DE OFICINA Escritorios Sillas Archivadores TOTAL ACTIVO PASIVO

PATRIMONIO APORTES SOCIALES Cuotas o partes de inters social TOTAL PASIVO Y PATRIMONIO En este libro se registra en primer lugar el inventario y luego se registra el Balance General correspondiente.

LIBRO DIARIO

CONCEPTO: Se puede considerar al libro diario como la columna vertebral de todo sistema contable, alrededor de l giran los diversos registros auxiliares, teniendo luego como punto final su centralizacin en el libro mismo. El objeto principal de este libro es resumir en uno solo las anotaciones de todas las operaciones efectuadas diariamente con la finalidad de trasladar dicha informacin a otro libro llamado MAYOR. Por lo tanto podemos decir que: EL LIBRO DIARIO: Es un libro obligatorio y principal de foliacin simple en el que se anotan todas las operaciones mercantiles que efecta la empresa da por da y en forma cronolgica. En el Libro Diario se puede constatar los cambios patrimoniales que tiene la empresa en determinados periodos de tiempo, segn como decidan, los que la dirigen. De acuerdo al Cdigo de Comercio se debe llevar un diario nico, pero muchas empresas por la complejidad que se presenta en el registro contable, la magnitud y volumen de las transacciones comerciales, se ven obligados a utilizar registros contables auxiliares (registro de compras, ventas, cte.) de los cuales se obtienen resmenes generales que debern ser centralizadas en el Libro Diario, teniendo en cuenta las cuentas deudoras y acreedoras. El Libro Diario representa as el ms utilizado por disposicin diaria. Las operaciones contables son anotadas segn sea ingreso o salida para la empresa es decir contablemente como cargos o como abonos tal como veremos posteriormente al estudiar el asiento.

En sus folios destacan los hechos econmicos a medida que stos se van produciendo tratando de drseles una interpretacin conforme ocurren los mismos. Las anotaciones en el libro diario tienen significacin o sentido matemtico, en efecto stas se hacen por medio de una equivalencia es decir que en toda operacin debe existir una o varias cuentas deudoras y una o varias cuentas acreedoras tal como se vio al estudiar la partida doble. En lneas generales podemos decir entonces que el Diario es un libro de entrada original en el que se anotan siguiendo un riguroso orden de fechas todas las operaciones mercantiles realizadas da a da por la empresa.

RGIMEN LEGAL: De acuerdo al D.S. 054-99-EF del Impuesto a la Renta, se consideran como un libro principal y obligatorio para todas las empresas jurdicas y naturales que superen las 100 UIT de ingresos brutos anuales y son ellas quienes deben llevar contabilidad completa. El libro diario debe ser legalizado por el Juez de Paz Letrado de la localidad, donde se encuentra ubicada la empresa o por un Notario Pblico.

RAYADO DEL LIBRO DIARIO: El rayado del libro diario que prevalece en nuestro medio es igual al del libro de Inventarios y Balances lgicamente con una funcin diferente. Existen varias formas de registrar las cuentas en el libro diario, pero la ms usual es la siguiente:
Folio B C H A D E F G DEBE HABER

Se registra el ttulo: Libro Diario 1 de Enero de 2008 Representa el folio del Libro Mayor. Se registra cuando las cuentas del Libro Diario fueron trasladadas al Libro Mayor. Se registra el cdigo de las cuentas deudoras o acreedoras. Se anota el nmero del asiento en forma correlativa, nombre de las cuentas deudoras y acreedoras, su cdigo y nombre de las subcuentas. En esta columna auxiliar se anotan las cantidades parciales de las sub cuentas cuando se requiera. Se registra el importe de las cuentas deudoras. Se anota el importe de las cuentas acreedoras.

Se registra la fecha y la glosa que viene a ser lo que dio motivo al registro de la operacin mercantil y que est expresada en un asiento contable. EL ASIENTO CONTABLE: En la prctica toda empresa registra las operaciones que ella realiza con el fin de tener una adecuada informacin y control de sus actividades, para ello hace uso de comprobantes mercantiles que emite y recibe, tales como facturas, letras de cambio, cheques, etc. Estos documentos registran en s hechos econmicos que tiene una empresa, por tal motivo debern ser interpretados tal como lo indica el Plan Contable. Dichos datos que encierra cada documento mercantil debern ser vaciados al Libro Diario mediante un registro contable llamado: ASIENTO que viene a ser un "medio que traduce el hecho econmico sealado en el documento mercantil a un lenguaje contable" Segn Fernando Boter en su libro Fundamentos de Contabilidad dice que "Asiento viene a ser la anotacin hecha en un libro de contabilidad referente a una operacin determinada". En nuestro medio generalmente se le llama asiento al registro operacional que se realiza en el Libro Diario.

PRINCIPIO BSICO DEL ASIENTO: Cada asiento debe ser registrado en el libro diario como su nombre lo indica, diariamente, segn la caracterstica de la actividad mercantil realizada. Todo asiento se debe basar en el principio de la partida doble, es decir que las cuentas deudoras (cargo) deben tener el mismo valor que las cuentas acreedoras (abono). Las cuentas deudoras deben ser registradas en la columna del Debe por lo tanto se dir que estn cargadas. Y las cuentas acreedoras deben ser registradas en la columna del haber por lo tanto se dir que estn abonadas. Segn el mtodo de la partida doble, sta permite que en cada operacin mercantil existan valores iguales cuyos importes sern registrados en el Debe y en el Haber sea cual fuere la cantidad de cuentas que la integran.

PARTES QUE COMPRENDE UN ASIENTO Con un ejemplo prctico podemos comprender mejor su registro. Recomendamos al lector poner especial atencin en el estudio y desarrollo de los ejemplos. La empresa Comercial Latina S.A. paga en efectivo S/. 2 000.00 por la compra de mercaderas, obteniendo una Factura N 001-07213 el 3 de Diciembre del 200_. El producto mercaderas representa una compra para la empresa, por consiguiente si nos basamos en la partida doble, diremos que la cuenta 60 Compras (subcuenta 601) segn el Plan Contable General Revisado, cuyo valor est representado por S/. 2 000, ingresa a la empresa, por lo tanto es una cuenta deudora registrndose en el Debe. Mientras que la cuenta 42 Proveedores (sub cuenta 421) cuyo valor est representado tambin por su equivalente S/. 2 000.00 soles es una cuenta

acreedora en vista de que toda persona o cuenta que da o entrega es acreedora, representando para la empresa una salida, su registro se realiza en la columna del Haber. Entonces literalmente diremos que se carga a la cuenta 60 Compras y se abona a la cuenta 42 Proveedores por el mismo valor S/. 2000.00 soles. Si tomamos en cuenta la disposicin contable descrita anteriormente en el rayado del libro Diario el asiento por la compra sera: Folio 4 Libro Diario al 31 de Dic. Del 2011 DEBE HABER
1 Compras 60 42 601 Mercaderas A Proveedores 421 Facturas por pagar 31/12 Por la compra de mercaderas al contado segn factura N 001-07213 2000 2 000.00 2000 2 000.00

Otra forma de Registro: En el registro de las operaciones del diario debe primar el criterio de todo Contador para la utilizacin de las columnas establecidas en el rayado, por consiguiente la operacin de compra realizada por la empresa Comercial Latina S.A. se puede registrar de otra forma siempre y cuando se cumpla con el principio de la partida doble: no hay deudor sin acreedor ni acreedor sin deudor.
Folio 6 Libro Diario al 31 de Dic. del 2011 DEBE HABER

1 Compras 60 42 601 421 Mercaderas A Proveedores Facturas por pagar 31/12 Por la compra de mercaderas al contado segn factura N 001-07213 2000 2 000.00 2000 2 000.00

REQUISITOS A TOMAR EN CUENTA EN EL ASIENTO: 1. Entre las columnas del Debe y el Haber debe existir una perfecta igualdad de sus importes cualquiera sea la cantidad de cuentas que la integran. 2. El registro contable debe ser con letra manuscrita y legible. 3. Las cuentas deudoras se registran en la columna de la izquierda llamada DEBE y las acreedoras en la columna de la derecha llamada HABER. 4. Las cuentas principales deben subrayarse con tinta roja. 5. Las cuentas acreedoras deben ir precedidas de la letra "A" que significa Abono. 6. La lnea de separacin entre un asiento y otro debe ser interconectado por el nmero del Asiento.

CLASES DE ASIENTOS: Los asientos se clasifican teniendo en cuenta varios aspectos:

Por el nmero de cuentas que intervienen:


o o o o

Asientos simples Asientos compuestos Asientos mixtos Por la naturaleza y destino de sus resultados:

Asientos por naturaleza Asientos por destino Por la funcin que desempean:

Asientos de Apertura Asientos de Operacin Asientos de Centralizacin Asientos de Ajuste Asientos de Regularizacin Asientos de Cierre

Asientos de Reapertura. POR EL NMERO DE CUENTAS QUE INTERVIENE ASIENTO SIMPLES Comprende a todos aquellos que tienen una cuenta deudora y una cuenta acreedora es decir una cuenta cargada contra una cuenta abonada. Corresponde a la frmula: TAL A TAL. Ejemplo: Se paga S/. 1500.00 en efectivo a un proveedor por la factura N'001-47414. Fecha 5 de Agosto del 2011.
Contabilizacin DEBE HABER

1 Proveedores 42 10 421 Facturas por pagar A Caja y Bancos 101 Caja 31/12 Por la compra de mercaderas al contado segn factura N 001-07213 1500 1 500.00 1500 1 500.00

ASIENTOS COMPUESTOS: Se refiere a todos aquellos en que intervienen dos o ms cuentas deudoras contra dos o ms cuentas acreedoras. Corresponden a la frmula: "Varios a Varios". Es decir dos o ms cuentas cargadas contra dos o ms cuentas abonadas.

LIBRO DIARIO DE FORMATO SIMPLIFICADO


1. Se deber incluir los asientos de: 1. Apertura del ejercicio grabable. 2. Operaciones del mes.

3. Ajuste de operaciones de meses anteriores, de ser el caso. 4. Ajustes de operaciones del mes. 5. Cierre del ejercicio gravable. Asimismo, se deber incluir mensualmente la siguiente informacin: 1. Nmero correlativo o cdigo nico de la operacin 2. Fecha o periodo de la operacin 3. Glosa o descripcin de la operacin 4. Cuentas de acuerdo al Plan Contable General vigente 5. Totales

Libro Mayor y Balances Es un libro principal que deben llevar los comerciantes para registrar el movimiento mensual de las cuentas en forma sinttica. La informacin que en l se encuentra se toma del libro Diario y se detalla analticamente en los libros auxiliares. En l se encuentra la siguiente informacin: La cuenta y su respectivo cdigo (Este cdigo es segn el plan de cuentas de la empresa). El saldo anterior de cada una de las cuentas que lo tengan. El movimiento dbito o crdito de cada cuenta. Las operaciones mensuales. Los saldos finales para la elaboracin de los Estados financieros.

LIBRO DE RETENCIONES 1. Fecha de retencin, cuando esta coincida con la fecha de pago de la retribucin o, en su defecto fecha de pago de la retribucin. 2. Informacin de la persona que prest el servicio, de acuerdo a lo siguiente: a. Tipo de documento de identidad. . b. Nmero del documento de identidad, de ser el caso. c. Apellidos y Nombres. 3. Informacin de la retribucin, de acuerdo a lo siguiente: a. Monto bruto de la retribucin. b. Monto de las retenciones efectuadas.

c. Monto neto de la retribucin. 4. Totales


LIBRO CAJA Y BANCOS En este libro se debe registrar mensualmente toda la informacin, proveniente del movimiento del efectivo y del equivalente de efectivo. En caso el deudor tributario lleve sus libros o registros utilizando hojas sueltas o continuas, se encontrar exceptuado de llevar el Libro Caja y Bancos siempre que su informacin se encuentre contenida en el Libro Mayor. Estar integrado por los siguientes formatos: a) Detalle de los movimientos del efectivo b) Detalle de los movimientos de la cuenta corriente.

LIBROS AUXILIARES Son los libros de contabilidad donde se registran en forma analtica y detallada los valores e informacin registrada en los libros principales. Cada empresa determina el nmero de auxiliares que necesita de acuerdo con su tamao y el trabajo que se tenga que realizar. En ellos se encuentra la informacin que sustenta los libros mayores y sus aspectos ms importantes son: Registro de las operaciones cronolgicamente. Detalle de la actividad realizada. Registro del valor del movimiento de cada subcuenta Tipos de libros auxiliares Cuentas de control: En estos libros se detalla y ampla la informacin de una cuenta en varias subcuentas, para evitar los inconvenientes que puede ocasionar el manejo de muchos registros individuales de una cuenta. Subcuentas: Este es el que sustenta la informacin presentada en el libro mayor y diario y contiene los valores correspondientes a las subcuentas y sus auxiliares.

Auxiliar de compras y ventas: Las empresas utilizan auxiliares de compras y ventas donde se registran en forma detallada la informacin solicitada por la administracin de impuestos. Auxiliar de vencimientos: Este se lleva con el fin de saber las cuentas por pagar que se tiene con terceros y las cuentas por cobrar. Tambin existen otros libros que tienen el resto de la informacin financiera de la empresa, como el libro de actas y registro de socios, el libro fiscal, el registro de facturacin etc.

LIBROS Y REGISTROS CONTABLES

IMPORTANCIA En las relaciones entre la Administracin Tributaria y Los contribuyentes, la llevanza de los libros y registros contables puede entenderse como un deber a cargo de estos de coadyuvar con el buen fin de la gestin tributaria. Para ello, los libros y registros contables cumplen dos funciones primordiales: 1) Constituyen un medio de prueba de las Operaciones econmicas, de las obligaciones tributarias y de su cuanta. 2) Facilitan el control de la administracin Tributaria, procurando reducir la evasin fiscal. VALOR PROBATORIO Cuando se exige la emisin de ciertos documentos, como comprobantes de pago, para respaldar la realizacin de las operaciones econmicas, los libros y registro contables en los que se reproduce la informacin contenida en los indicados documentos constituyen respecto a dichas anotaciones instrumentos probatorios de segundo orden, puesto que presuponen la existencia de otro documento que sustenta la operacin. Por otro lado, el asiento contable, o si se prefiere la declaracin contable que este incorpora, otorga certeza sobre la existencia de las operaciones asentadas u omitidas, pero no demuestra realmente la realizacin de dichas operaciones. CONTROL DE LA ADMINISTRACION:

La llevanza ordenada de los libros y registros contables, observando las reglas exigidas por las normas sobre la materia, facilita un adecuado control de la Administracin Tributaria, a la vez que dificulta las prcticas evasivas. Las exigencias formales establecidas para la llevanza de los libros y registros contables facilitan a la Administracin Tributaria ejercer su facultad de fiscalizacin y pueden aportar indicios sobre la posible evasin fiscal del contribuyente. Adems, constituyen, por s mismas, obstculos para los contribuyentes que decidan evadir el pago de sus tributos.

FORMAS DE LLEVAR LA CONTABILIDAD

REQUISITOS COMUNES

REQUISITOS INTRINSICOS Forma exigida para realizar los asientos en los libros y registros. Facilitan la revisin y el control de la SUNAT: Llevar los libros con claridad, por orden de fechas, sin espacios en blanco, interpolaciones, raspaduras, ni enmiendas, y sin presentar seales de haber sido alterados. Llevar los libros y registros en castellano. Llevar los libros y registros en moneda nacional. Excepcin: Los sujetos que reciban y/o efecten inversin extranjera directa y que al efecto contraten con el Estado podrn llevarla contabilidad en dlares, considerando lo siguiente:

1. La presentacin de D.J. y pagos se efectuarn en moneda nacional. 2. Los saldos a favor de periodos anteriores se tomaran en moneda nacional REQUISITOS EXTRINSICOS Constituyen formalidades exigidas para otorgar certeza respecto a la existencia de los libros y registros contables. Para la llevanza de cualquier libro o registro contable se exige un requisito extrnseco: la legalizacin del libro o registro. Con esta obligacin se persiguen dos objetivos:

1) Evitar que el contribuyente modifique sus anotaciones ex post a travs de la sustitucin completa de los libros y registros de los que se trate 2) Evitar que el contribuyente lleve mltiples libros o registros contables para un mismo periodo. Estos objetivos pueden alcanzarse en la medida que la Administracin Tributaria, a travs de declaraciones informativas o cruces de informacin, accede a los registros de legalizaciones de los Notarios Pblicos y constata si el contribuyente ha legalizado ms de un libro o registro contable para un periodo dado. La exhibicin de libros o registros sin legalizar durante una revisin fiscal, podr aportar un indicio respecto a que el contribuyente ha modificado sus anotaciones ex post o que lleva mltiples libros o registros contables, situaciones ambas que pueden esconder un fraude fiscal. LEGALIZACION DE LIBROS Y REGISTROS-PROCEDIMIENTOS Artculo 62 del Cdigo Tributario.- La SUNAT se encuentra facultada para autorizar los libros de actas, as como los registros y libros contables vinculados con asuntos tributarios, que el contribuyente deba llevar de acuerdo a ley. El procedimiento para la autorizacin ser establecido por la SUNAT mediante Resolucin de Superintendencia. A tal efecto, dicha administracin tributaria poder delegar en terceros la legalizacin de los libros y registros antes mencionados. 3 Disposicin Final del Cdigo Tributario.- Se excluyen los libros y registros contables vinculados con asuntos tributarios de la aplicacin de la Ley del Notatariado. R.S. N 132-2001/SUNAT.- Establece el procedimiento para autorizar libros de actas, registros y libros contables vinculados a asuntos tributarios: La legalizacin ser efectuada por los Notarios Pblicos del domicilio fiscal del deudor o, a falta de estos, por los jueces de paz letrados o jueces de paz. Los libros y registros contables debern ser legalizados antes de su uso, incluso cuando sean llevados en hojas sueltas, continuas o computarizadas. Para la legalizacin del segundo y siguientes libros o registros de una misma denominacin se deber acreditar que se ha concluido con el anterior o que este se ha perdido o destruido. Tanto los Notarios pblicos como los jueces llevarn un registro cronolgico de las legalizaciones que otorguen. REQUISITOS TEMPORALES

Oportunidad en la que se deben realizar los asientos en los libros y registros.

Tienen como objetivo garantizar que las operaciones vinculadas con el giro del negocio ingresen oportunamente a la contabilidad de la empresa, evitando de esta forma que el contribuyente tenga un negocio marginal, es decir, que realice compras y ventas fuera de la contabilidad y en tal sentido no pague los tributos que afectan dichas operaciones. En la R.S. N 078-98/SUNAT se establecen los plazos mximos de atraso con que los deudores tributarios pueden llevar los libros y registros contables. LIBROS Y REGISTROS EXIGIDOS

IMPUESTO A LA RENTA MECANICA CONTABLE La base es la oposicin entre Activo y Pasivo -Patrimonio: En el activo los aumentos y disminuciones de sus cuentas funciona de manera opuesta a los aumentos y disminuciones del pasivo y patrimonio. El estado de ganancias y prdidas es parte del patrimonio y funciona como aquel.

BALANCE GENERAL

EL CARGO Y EL ABONO

LIBROS PRINCIPALES

Diario: acumula los movimientos transaccin por transaccin, en forma secuencial, cargando o abonando las cuentas que intervienen en cada una de estas. Mayor: Toma la informacin del diario y agrupa los cargos y abonos efectuados en cada cuenta individual, independientemente de la transaccin de la que proviene. Inventarios y balances: Toma la informacin del mayor y la resume en forma de balance y ganancias y prdidas.

CONTROL DE ACTIVO FIJO Inciso f) del Artculo 22 del Reglamento. Se puede llevar en libros auxiliares, tarjetas o cualquier otro sistema de control. Se registra la fecha de adquisicin, el costo, los incrementos por revaluacin, las mejoras de carcter permanente, las depreciaciones, los ajustes por inflacin y el valor neto de los bienes IMPUESTO A LA RENTA OBLIGACIONES ESPECIALES En las normas del Impuesto a la Renta se establecen ciertas disposiciones especiales vinculadas con la contabilizacin de determinadas operaciones. Entre estas: Depreciacin: Inciso b) del Artculo 22 del Reglamento. En ningn caso se admitir la rectificacin de la depreciacin contabilizada en un ejercicio gravable, una vez cerrado este.

Contingencia: Desconocimiento de la depreciacin no contabilizada dentro del ejercicio gravable Gastos de ejercicios anteriores: Artculo 57 de la Ley. Artculo 31 del Reglamento. Para aceptar los gastos de ejercicios anteriores, estos deben ser pro visionado en el ejercicio respectivo. Contingencias: 1. Se desconoce el gasto en el ejercicio en el que se realiza el pago. Se acepta en el ejercicio anterior. 2. Multa por llevar los libros sin observar las formalidades. Reorganizacin: Artculo 70 del Reglamento. Los contribuyentes que hubieran optado por acogerse a los regmenes previstos en los numerales 1 y 2 del Artculo 104 de la Ley, debern mantener en cuentas separadas del activo lo siguiente: -El valor histrico y su ajuste por inflacin - El mayor valor atribuido a los activos. -Las cuentas de depreciacin sern independientes. Contingencias: 1. Se desconoce la depreciacin . 2. Multa por llevar los libros sin observar las formalidades. REGISTRO DE COMPRAS FUNCIONES El registro de compras cumple una doble funcin: 1) Permite demostrar las adquisiciones realizadas, el IGV pagado por las mismas y la cuanta del crdito fiscal 2) Facilita el control del cumplimiento de las obligaciones tributarias de los contribuyentes y procura reducir la evasin tributaria que se origina por el uso indebido del crdito fiscal. MEDIO DE PRUEBA El registro de compras constituye en todos los casos un instrumento probatorio de segundo orden debido a que las anotaciones que se realizan en dicho registro deben estar sustentadas siempre en algn otro tipo de documento, el

cual constituye la prueba de primer orden respecto a la realizacin de la operacin. La funcin probatoria del registro de compras es entonces limitada y puede ser suplida, fcilmente, por los documentos originales que respaldan las anotaciones. Adicionalmente, toda vez que el registro de compras es un libro auxiliar de contabilidad cuya funcin es centralizar la informacin referida a las adquisiciones de bienes y servicios, para demostrar las operaciones econmicas anotadas en dicho registro podra no solo recurrirse a los documentos sustenta torios, sino tambin a los libros contables principales de la empresa. INSTRUMENTO DE CONTROL Desde la perspectiva de la Administracin Tributaria, la llevanza ordenada del registro de compras es especialmente importante porque le facilita el control del IGV y a la vez, constituye un medio para prevenir y combatir prcticas evasivas. Al presentar en forma ordenada las operaciones que originan el crdito fiscal, facilita en gran medida el control por parte de la Administracin Tributaria, reduciendo los costos de la fiscalizacin. El Registro de Compras constituye un instrumento valioso para la SUNAT, pues facilita los siguientes controles: - Que las adquisiciones cumplan los requisitos sustanciales. - Que el Crdito Fiscal haya sido calculado correctamente - Que la sumatoria del Crdito Fiscal del periodo haya sido calculada correctamente - Que, cuando el contribuyente realiza conjuntamente operaciones gravadas y no gravadas, el clculo de la prorrata haya sido realizado correctamente, de corresponder. Como medio para prevenir y combatir prcticas evasivas, las formalidades exigidas para llevar el Registro de Compras pretenden, entre otros, los siguientes objetivos: -Asegurar la anotacin oportuna de todas las adquisiciones -Proscribir la llevanza de mltiples registros para un mismo periodo -Evitar las reconstrucciones ex -post de las anotaciones realizadas en el registro.

REQUISITOS INTRNSICOS En el Numeral 1. Del Artculo 10 del Reglamento de la Ley del IGV se dispone que el Registro de Compras deber observar, entre otros, los siguientes requisitos: Fecha de emisin del comprobante de pago. Tipo de documento. Serie y nmero del comprobante de pago Nmero de RUC y nombre del proveedor. Base imponible. Valor de adquisiciones no gravadas Monto del Impuesto. Importe tota

Notas de Crdito / Debito.- Las N.C. y N.D. Recibidas debern anotarse en el Registro de Compras. En este caso, adicionalmente se deber incluir los datos referentes al tipo, serie y nmero del comprobante de pago respecto del cual se emiti la Nota de Debito Nota de Crdito cuando corresponda a un solo comprobante. Operaciones gravadas y no gravadas.- De acuerdo al numeral 6 del Artculo 6 del Reglamento de la Ley del IGV, los sujetos que efecten conjuntamente operaciones gravadas y no gravadas, registraron sus adquisiciones de la siguiente forma: -Compras destinadas exclusivamente a operaciones gravadas / exportacin. - Compras destinadas exclusivamente a operaciones no gravadas. - Compras destinadas conjuntamente en operaciones gravadas y no gravadas. REGISTROS TEMPORALES En el inciso c) del Artculo 19 de la Ley del IGV se establece como requisito formal para gozar del derecho al crdito fiscal que los documentos sustenta torios hayan sido anotados en el registro de compras dentro del plazo que establezca el Reglamento. En el inciso d) del numeral 2.1 del Artculo 6 del reglamento de la Ley del IGV se establece que el derecho al crdito fiscal se ejercer a partir de la fecha de anotacin en el registro de compras de los documentos correspondientes. De acuerdo a la R.S. N 078-98/SUNAT, la anotacin debe realizarse hasta el dcimo da hbil del mes siguiente a aquel en que se reciba el documento respectivo.

En el supuesto que el documento se reciba con atraso, el contribuyente podr ejercer el derecho al crdito fiscal en el periodo en que reciba el documento y lo anote en su registro. Sin embargo, en este supuesto, la anotacin solo poder realizarse dentro de los cuatro (4) periodos tributarios siguientes a la fecha de su emisin. CONCLUSION

INGRESOS Y GASTOS: a) Para los que generan Rentas de Segunda Categora El Libro de Ingresos y Gastos deber incluir mensualmente la siguiente informacin:

Fecha de cobro, ingreso o puesta a disposicin. Fecha de emisin del comprobante de pago. Inciso aplicable del artculo 24 de la Ley del Impuesto a la Renta. Nmero de serie del comprobante de pago emitido. Nmero del comprobante de pago emitido. Tipo de documento de identidad del sujeto que paga o pone a disposicin la renta de segunda categora (segn ). Nmero del documento de identidad del sujeto que paga o pone a disposicin la renta de segunda categora. Apellidos y Nombres, Denominacin o Razn Social del sujeto que paga o pone a disposicin la renta de segunda categora. Monto del ingreso o importe referencial. Monto del costo computable o tasa de inters, de ser el caso. Monto de la renta bruta gravada de segunda categora. Retencin efectuada. Monto cobrado, ingresado o puesto a disposicin. Totales.

b) Para los que generan Rentas de Cuarta Categora El Libro de Ingresos y Gastos deber incluir mensualmente la siguiente informacin:

Fecha de cobro, ingreso o puesta a disposicin.

Fecha de emisin del comprobante de pago que sustenta el servicio prestado. Inciso aplicable del artculo 33 de la Ley del Impuesto a la Renta. Serie del comprobante de pago emitido por el servicio prestado. Nmero del comprobante de pago emitido por el servicio prestado. Tipo de documento de identidad del usuario del servicio (segn tabla 2). Nmero del documento de identidad del usuario del servicio. Apellidos y Nombres, Denominacin o Razn Social del usuario del servicio. Monto de la renta bruta. Monto del Impuesto a la Renta retenido, de ser el caso. Monto de otras retenciones realizadas, de ser el caso. Monto cobrado, ingresado o puesto a disposicin. Totales.

VENTAS E INGRESOS : Este Registro deber contener, en columnas separadas, la informacin mnima que se detalla a continuacin:

Nmero correlativo del registro o cdigo nico de la operacin de venta. Fecha de emisin del comprobante de pago o documento. En los casos de empresas de servicios pblicos, adicionalmente deber registrar la fecha de vencimiento y/o pago del servicio. Tipo de comprobante de pago o documento. Nmero de serie del comprobante de pago, documento o de la mquina registradora, segn corresponda. Nmero del comprobante de pago o documento, en forma correlativa por serie o por nmero de la mquina registradora, segn corresponda. Tipo de documento de identidad del cliente . Nmero de RUC del cliente, cuando cuente con ste, o nmero de documento de identidad; segn corresponda. Apellidos y Nombres, denominacin o razn social del cliente. En caso de personas naturales se debe consignar los datos en el siguiente orden: apellido paterno, apellido materno y nombre completo. Valor de la exportacin, de acuerdo al monto total facturado. Base imponible de la operacin gravada. En caso de ser una operacin gravada con el Impuesto Selectivo al Consumo, no debe incluir el monto de dicho impuesto.

Importe total de las operaciones exoneradas o inafectas. Impuesto Selectivo al Consumo, de ser el caso. Impuesto General a las Ventas y/o Impuesto de Promocin Municipal, de ser el caso. Otros tributos y cargos que no forman parte de la base imponible. Importe total del comprobante de pago. Tipo de cambio utilizado conforme lo dispuesto en las normas sobre la materia. En el caso de las notas de dbito o las notas de crdito, adicionalmente, se har referencia al comprobante de pago que se modifica, para lo cual se deber registrar la siguiente informacin: Fecha de emisin del comprobante de pago que se modifica. Tipo de comprobante de pago que se modifica. Nmero de serie del comprobante de pago que se modifica. Nmero del comprobante de pago que se modifica.

El monto ajustado de la base imponible y/o del impuesto o valor, segn corresponda, sealado en las notas de crdito, se consignar respectivamente, en las columnas utilizadas para registrar los datos vinculados al valor facturado de la exportacin, base imponible de la operacin gravada e importe total de la operacin exonerada o inafecta. El monto de la base imponible y/o impuesto o valor, segn corresponda, sealados en las notas de dbito, se consignarn respectivamente en las columnas indicadas en el prrafo anterior. Registro de compras Este registro deber contener, en columnas separadas, la informacin mnima que se detalla a continuacin:

Nmero correlativo del registro o cdigo nico de la operacin de compra. Fecha de emisin del comprobante de pago o documento. Fecha de vencimiento o fecha de pago en los casos de servicios de suministros de energa elctrica, agua potable y servicios telefnicos, tlex y telegrficos, lo que ocurra primero. Fecha de pago del impuesto retenido por liquidaciones de compra. Fecha de pago del impuesto que grave la importacin de bienes, utilizacin de servicios prestados por no domiciliados o la adquisicin de intangibles provenientes del exterior, cuando corresponda. Tipo de comprobante de pago o documento, de acuerdo a la codificacin que apruebe la SUNAT. Serie del comprobante de pago o documento. En los casos de la Declaracin nica de Aduanas o de la Declaracin Simplificada de Importacin se consignar el cdigo de la dependencia Aduanera.

Ao de emisin de la Declaracin nica de Aduanas o de la Declaracin Simplificada de Importacin. Nmero del comprobante de pago o documento o nmero de orden del formulario fsico o formulario virtual donde conste el pago del impuesto, tratndose de liquidaciones de compra, utilizacin de servicios prestados por no domiciliados u otros, nmero de la Declaracin nica de Aduanas, de la Declaracin Simplificada de Importacin, de la Liquidacin de Cobranza u otros documentos emitidos por SUNAT que acrediten el crdito fiscal en la importacin de bienes. Tipo de documento de identidad del proveedor. Nmero de RUC del proveedor, o nmero de documento de identidad; segn corresponda. Apellidos y Nombres, denominacin o razn social del proveedor. En caso de personas naturales se debe consignar los datos en el siguiente orden: apellido paterno, apellido materno y nombre completo. Base imponible de las adquisiciones gravadas que dan derecho a crdito fiscal y/o saldo a favor por exportacin, destinadas exclusivamente a operaciones gravadas y/o de exportacin. Monto del Impuesto General a las Ventas correspondiente a la adquisicin registrada conforme lo dispuesto en el literal k). Base imponible de las adquisiciones gravadas que dan derecho a crdito fiscal y/o saldo a favor por exportacin, destinadas a operaciones gravadas y/o de exportacin y a operaciones no gravadas. Monto del Impuesto General a las Ventas correspondiente a la adquisicin registrada conforme lo dispuesto en el literal m). Base imponible de las adquisiciones gravadas que no dan derecho a crdito fiscal y/o saldo a favor por exportacin, por no estar destinadas a operaciones gravadas y/o de exportacin. Monto del Impuesto General a las Ventas correspondiente a la adquisicin registrada conforme lo dispuesto en el literal o). Valor de las adquisiciones no gravadas. Monto del Impuesto Selectivo al Consumo, en los casos en que el sujeto pueda utilizarlo como deduccin. Otros tributos y cargos que no formen parte de la base imponible. Importe total de las adquisiciones registradas segn comprobantes de pago. Nmero de comprobante de pago emitido por el sujeto no domiciliado en la utilizacin de servicios o adquisiciones de intangibles provenientes del exterior, cuando corresponda.

En estos casos se deber registrar la base imponible correspondiente al monto del impuesto pagado y el referido impuesto. Dicha informacin se consignar, segn

corresponda, en las columnas utilizadas para sealar los datos vinculados a las adquisiciones gravadas destinadas a operaciones gravadas y/o de exportacin; adquisiciones gravadas destinadas a operaciones gravadas y/o de exportacin y a operaciones no gravadas y adquisiciones gravadas destinadas a operaciones no gravadas.

Nmero de la constancia de depsito de detraccin, cuando corresponda. Fecha de emisin de la constancia de depsito de detraccin, cuando corresponda. Tipo de cambio utilizado conforme lo dispuesto en las normas sobre la materia. En el caso de las notas de dbito o las notas de crdito, adicionalmente, se har referencia al comprobante de pago que se modifica, para lo cual se deber registrar la siguiente informacin: Fecha de emisin del comprobante de pago que se modifica. Tipo de comprobante de pago que se modifica. Nmero de serie del comprobante de pago que se modifica. Nmero del comprobante de pago que se modifica.

El monto ajustado de la base imponible y/o del impuesto o valor, segn corresponda, sealado en las notas de crdito, se consignar respectivamente, en las columnas utilizadas para registrar los datos vinculados a las adquisiciones gravadas destinadas a operaciones gravadas y/o de exportacin; adquisiciones gravadas destinadas a operaciones gravadas y/o de exportacin y a operaciones no gravadas y adquisiciones gravadas destinadas a operaciones no gravadas. El monto de la base imponible y/o impuesto o valor, segn corresponda, sealados en las notas de dbito, se consignarn respectivamente en las columnas indicadas en el prrafo anterior.

BIBLIOGRAGIA:
AUTOR: Jos Glvez Rosasco http://www.gestiopolis.com/finanzas-contaduria-2/manual-de-contabilidad-basicapara-pymes.pdf http://fce.upeu.edu.pe/online/courses/201120750/document/Libros_y_Registros_Co ntables.pdf