INDICE

1.

EJERCICIO 1............................................................................................................................................................ 2 1.1. Niveles de la organizacin ............................................................................................................................ 2 1.2. Lneas de mando y de comunicacin ............................................................................................................ 3 2. EJERCICIO 2............................................................................................................................................................ 4 2.1. Renovacin de una licencia de conducir....................................................................................................... 4 2.2. Actualizacin de datos en la SAT para un pequeo contribuyente............................................................... 5 2.3. Atender pedido de un cliente en una fbrica y distribuidora de tabletas de chocolate.................................. 6 3. EJERCICIO 3............................................................................................................................................................ 7 3.1. Beneficios de automatizar el proceso de solicitud y trmite de vacaciones.................................................. 7 4. EJERCICIO 4............................................................................................................................................................ 8 4.1. Clculos de productividad ............................................................................................................................ 8 4.2. Comparacin de resultados obtenidos ........................................................................................................ 10

Automatizacin de Procesos Administrativos I

Ejercicios Cap. 1-2

1. EJERCICIO 1
Instrucciones y enunciado del ejercicio: Analice el organigrama y defina cuales son los mandos altos, mandos medios y mandos bajos. Asimismo, determine cules son las lneas de mando y de comunicacin.

1.1. Niveles de la organizacin

Mandos altos: Director General

Mandos medios: Responsable de Calidad Control de Gestin (Control ER) Director Tcnico Director de Produccin Director Compras Director Comercial Director de Admn. Finanzas RRHH

Mandos bajos: I+D Encargados Jefe de Mantenimiento Logstica y almacenes Administracin Finanzas Oficina Tcnica Mtodos y tiempos

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Ejercicios Cap. 1-2

1.2. Lneas de mando y de comunicacin

A continuacin se establece las lneas de mando y comunicacin de cada uno de los puestos en base al organigrama presentado.

PUESTO

Director General

Responsa ble de Calidad

Control de Gestin

Director Tcnico

Director de Produccin

Director de Compras

Director Comercial

Director Admon. y Finanzas

RRHH

Responsable de Calidad Control de Gestin Director Tcnico Director de Produccin Director Compras Director Comercial Director de Admn. Y Finanzas RRHH

I+D Oficina tcnica Mtodos y tiempos

SUBORDINADO

Encargado s Jefe de Manto. Logstica y almacenes

Admn. Finanzas

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Ejercicios Cap. 1-2

2. EJERCICIO 2
Instrucciones y enunciado del ejercicio: Investigue los procesos que a continuacin se enumeran. Posteriormente elabore un diagrama para representarlo en forma grfica. Incluya adems, el subsistema de la organizacin en que est inmerso dicho proceso. Identifique los productos del subsistema y sus insumos o entradas. 1. Renovacin de una licencia de conducir. 2. Actualizacin de datos en la SAT para un pequeo contribuyente. 3. Atender un pedido de un cliente en una fbrica y distribuidora de tabletas de chocolate.

2.1. Renovacin de una licencia de conducir

SISTEMA: Licencias de conducir vehculos Producto o salida esperada: Entradas o Insumos: Recursos con que se cuenta:

Licencia renovada (genera ingreso) Licencias vencidas Materia prima para renovacin de licencias, agencias centrales y agencias mviles 4

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Ejercicios Cap. 1-2 departamentales, publicidad. Renovacin de licencia de conducir

Proceso

2.2. Actualizacin de datos en la SAT para un pequeo contribuyente

SISTEMA: Recaudacin y Gestin Producto o salida esperada: Entradas o Insumos: Recursos con que se cuenta: Proceso

Datos actualizados del pequeo contribuyente Informacin del contribuyente Formularios para el proceso de actualizacin de datos, agencias centrales y agencias departamentales, publicidad Actualizacin de datos para pequeo contribuyente

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Ejercicios Cap. 1-2

2.3. Atender pedido de un cliente en una fbrica y distribuidora de tabletas de chocolate

SISTEMA: Logstica de distribucin de productos Producto o salida esperada: Producto entregado Entradas o Insumos: Pedido de cliente Recursos con que se cuenta: Materia prima, producto, personal de logstica, flotilla de vehculos para distribucin Proceso Atender pedido de cliente

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Ejercicios Cap. 1-2

3. EJERCICIO 3
Instrucciones y enunciado del ejercicio: Realice un listado de los beneficios que implica la automatizacin del proceso administrativo para la solicitud y trmite de vacaciones en el departamento del Talento Humano de la empresa CHN de acuerdo a la siguiente grfica.

3.1. Beneficios de automatizar el proceso de solicitud y trmite de vacaciones

1. Empleado solicita vacaciones Menor tiempo en el llenado de la solicitud. Menor tiempo en la espera de la respuesta. Menor tiempo perdido en el proceso de solicitud de vacaciones.

2. Recursos humanos revisa das disponibles Acceso rpido a la informacin. Se garantiza la exactitud en das disponibles.

3. Jefe directo aprueba vacaciones Se lleva mayor control de los empleados activos y los que estn en vacaciones.

4. Recursos humanos descuenta vacaciones Mejor control del pago final al empleado. Se garantiza mayor exactitud y consistencia en los clculos efectuados con nueva tecnologa. 5. Se le comunica al empleado el resultado Se mejora la comunicacin. Se integran diferentes reas de la organizacin. 7

Automatizacin de Procesos Administrativos I El resultado comunicado oportunamente al empleado.

Ejercicios Cap. 1-2

4. EJERCICIO 4
Instrucciones y enunciado del ejercicio: En los siguientes ejercicios calcular la productividad con los datos que se le proporcionan. Compare luego los resultados obtenidos.

4.1. Clculos de productividad

1. Inversin de Q300 de mano de obra y Q700 de materiales y se producen 300 unidades o piezas.
P roductividad: R esultados R ecursos utilizados

productividad :

300 unidades Q300 + Q700

300 1000

0.30

2. Inversin de Q700 de mano de obra y Q400 de materiales y se producen 150 unidades o piezas.
P roductividad: R es ultados R ecurs os utilizados 150 unidades Q 700 + Q 400 = 150 1,100 =

productividad:

0.14

3. Inversiones: a. Mano de obra c. Materiales d. Servicios diversos e. Combustible Q. 170,000 Q. 125,000 Q. 600,000 Q. 30,000 Q. 10,000 b. Costos Administrativos

Unidades producidas en el perodo 200,000 unidades.

P roductividad: R es ultados R ecurs os utilizados 200,000 unidades Q 170,000+Q.125,000+Q.600,000+Q .30,000+Q .10,000 200,000 935,000 =

P roductividad:

P roductividad:

0.21
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Ejercicios Cap. 1-2

4. Inversiones: a. Recurso humano b. Costos Administrativos c. Materiales de oficina d. Servicios diversos Q. 300,000 Q. 225,000 Q. 300,000 Q. 50,000

Servicios vendidos en el perodo 870,000.

P roductividad: R es ultados R ecurs os utilizados 870,000 unidades Q 300,000+Q.225,000+Q.300,000+Q .50,000 870,000 875,000 =

P roductividad:

P roductividad:

0.99

5. El nmero de llamados recibidos mensualmente es de 200. Estas son llamadas que deben ser atendidas y resueltas por el personal de la empresa. Los recursos utilizados en el sistema manual son los siguientes: Papel y fotocopias Q 240.00 mensuales. Persona responsable del proceso Q3,250.00 mensuales de sueldo (incluye prestaciones). Espacio (Q100.00 el m2 mensual), se utilizan 4 m2 de archivo, el valor total por espacio es de Q400.00 mensuales. Llamadas Telefnicas, debido a que las llamadas son recibidas por los clientes no hay ningn costo por este recurso. Tambin se realizan llamadas internas para darle seguimiento a los problemas, pero stas tampoco tienen costo.
R es ultados R ecurs os utilizados 200 unidades Q 240+Q.3250+Q.400 = 200 3,890 =

P roductividad:

P roductividad:

0.05

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Ejercicios Cap. 1-2

4.2. Comparacin de resultados obtenidos

Ejercicio No. 1 Productividad = 0.30

Ejercicio No. 2 Productividad = 0.14

Ejercicio No. 3 Productividad = 0.21

Se puede observar que en el ejercicio 1 la productividad es ms elevada en relacin con el ejercicios 2, debido a que se utilizaron menos recursos y se producen ms unidades. El indicador de produccin del ejercicio 1 es menor que el ejercicio 3, pero ste ltimo tiene datos de una empresa mucho ms grande y automatizada, o sea, ms unidades producidas y ms recursos.

Ejercicio No. 4 Productividad = 0.99

Ejercicio No. 5 Productividad = 0.05

Se puede observar que, aunque en los ejercicios 4 y 5 se habla de diferente unidad (Servicios vrs. Llamados), el indicador de produccin del ejercicio 5 es menor por tener un sistema manual.

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