Norma IS0-10013 La documentacin de Sistemas de Gestin de la Calidad

Jorge Bravo
ISO-TC-176 member

jbravo@eso.org amp-calidad@amp-group.cl

i.- Importancia de la documentacin El sistema de documentacin permite describir cmo opera la organizacin. La estructura de los documentos debe ser estndar, coherente, comprensible, aplicable y trazable desde el punto de vista funcional. Un sistema de este tipo permite, entre otros aspectos, correlacionar las actividades entre grupos de personas (departamentos), entrenar a los profesionales y proporcionar una base de marco lgico para evaluar la efectividad de las operaciones. La documentacin demuestra la eficacia de la planificacin, operaciones, control y mejora continua del sistema de gestin de la calidad y sus procesos. ii.- ISO-9001:2000 y la norma de apoyo ISO-10013 (documentacin) Una de las principales ventajas que ofrece la serie de normas ISO-9000:2000 es la estandarizacin y la flexibilidad en la forma de seleccionar los documentos del sistema de gestin de la calidad (SGC). La norma ISO-10013 es un documento que entrega directrices para elaborar, controlar y mejorar documentos en los sistemas ISO-9001:2000, OHSAS-18001 e ISO-14001. La extensin de la documentacin del SGC puede diferir de una organizacin a otra, puesto que la complejidad de los procesos puede ser distinta en cada caso y sus interacciones tambin. El gerenciamiento de la documentacin est ntimamente ligado con la competencia de los miembros de la organizacin. En nuestro caso, los documentos del sistema son principalmente elaborados en el idioma ingls y tienen un alto nivel de especificidad (servicios para la astronoma).

Enviado por e-mail a lso-users@eso.org el da 08 de julio, 2003.

iii.- Documentacin tradicional de LSO y su relacin con ISO-10013 LSO tiene trazabilidad en la generacin y uso eficiente de la documentacin. No obstante, se ha detectado falta de estandarizacin en algunos casos. La norma ISO10013 permite resolver esta situacin. Para ello se estn considerando los referentes LSO y se est haciendo un up-grade a ISO-10013 (no se est inventando la plvora). iv.- Documentos ms importantes en un sistema ISO-9001:2000 En un SGC se deben establecer 5 tipos de documentos (mnimos) requeridos por la norma: 1.- Poltica y Objetivos de calidad 2.- Manual de calidad 3.- Procedimientos documentados de los 6 requerimientos establecidos en ISO9001:2000 Control de documentos (ej. Control de versiones CMM). Control de registros (que hacemos con los registros?) Control de producto(servicio) no conforme (que hacemos
action points por ejemplo)

cuando las cosas no resultan?,

Auditorias internas de calidad Acciones correctivas Acciones preventivas 4.- Los documentos necesarios para asegurarse de la eficaz planificacin, operacin y control de los procesos, son por ejemplo: Procedimientos operativos documentados (los ms importantes) Planes de control (cuales en LSO?) Flujogramas (procesos principales) Instrucciones de trabajo (las ms importantes) Secuencias fotogrficas (por ejemplo, aspectos de seguridad y ambiente) Otros: la organizacin decide.

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5.- Los registros requeridos por la norma, son por ejemplo: Revisiones por la direccin (el documento, ref. clusula 5.6.1) Educacin, formacin, habilidades y experiencia (ej. el plan de capacitacin (lo estamos haciendo, julio 2003), ref. 6.2.2 e). Elementos de entrada para el diseo y desarrollo (ref. 7.3.2) Resultados de auditorias internas de calidad (los informes, ref. 8.2.2) Planes de mejoramiento continuo (an no los tenemos formalmente, ref. 8.5). Control de gestin (ej. evolucin de los indicadores de gestin (ref. 8.2). Otros: la organizacin decide. 6.- Los procedimientos para el control de documentos deben incluir la descripcin de actividades para: Aprobar documentos. Revisar y actualizar los documentos y aprobarlos nuevamente Identificar cambios y el estado de revisin Asegurarse que se encuentran disponibles en los puntos de uso (lista de distribucin). Asegurarse que permanecen legibles y fcilmente identificables. Prevenir el uso de documentos obsoletos. Estos aspectos podran quedar expresados en un nico procedimiento, el cual sera la representacin de cmo opera CMM y sus vnculos con REMEDY (proceso general (Visio) y procedimiento detallado). Identificar los documentos de origen externo y el control de su distribucin. En este caso, deber establecerse un procedimiento distinto. En todos los casos, debe utilizarse el template de procedimiento que est siendo perfeccionado por los profesionales de software de LSO (julio, 07 de 2003). El desarrollo de los procedimientos es funcin de los jefes de departamento (trabajando coordinadamente con los miembros de la unidad) y la gestin electrnica de cambios de versiones (CMM) estar a cargo de document officers autorizados (as como ha ocurrido hasta hoy en LSO). No obstante lo anterior, los jefes y los document officers deben manejar conceptos estandarizados en la elaboracin de un procedimiento y en la gestin de CMM, respectivamente. La documentacin del SGC puede estar en cualquier medio: papel y/o electrnico. Como ustedes saben, es ms fcil en el computador. En algunos casos, la organizacin decidir incorporar ciertas variaciones, siempre y cuando todos sepan de que se trata. IMPORTANTE: El sistema de documentacin tiene asignado un tem en REMEDY (bajo project). Los templates se irn cargando a medida que evoluciona el proyecto LSO/ISO-9001:2000.

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Primero: templates de procesos (ref. Visio 2000) y procedimientos (hablamos de julio del 2003). Los procedimientos se irn derivando a partir del anlisis de los procesos. En eso estamos (julio/agosto, 2003).

Figura 1: Jerarqua tpica de la documentacin ISO-9001:2000 acorde a ISO-10013

Contenido de la pirmide A: Describe el sistema de gestin de la calidad de acuerdo con la poltica y los objetivos de la calidad establecidos.

Manual de la calidad (Nivel A) Procedimientos del sistema de gestin de la calidad (Nivel B) Instrucciones de trabajo y otros documentos para el sistema de gestin de la calidad (Nivel C)
NOTA 1

B: Describe los procesos y actividades Interrelacionados requeridos para implementar el sistema de gestin de la Calidad y operaciones. C: Consta de documentos de trabajo Detallados, propios de LSO.

El nmero de niveles puede ajustarse a las necesidades de la organizacin.

NOTA 2 Los formularios pueden aplicarse a todos los niveles de la jerarqua.

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