SOALAN 3 : ARAHAN PERKHIDMATAN DAN KESELAMATAN Masalah ini berlaku disebabkan kurang pengalaman dalam diri individu yang

terlibat. Bagi pegawai yang bertanggungjawab menguruskan sesuatu sistem fail, amat penting baginya mengetahui cara-cara mengendalikan sistem fail. Selain itu, kurangnya pengetahuan tentang teknik penyimpanan fail dan rekod pentadbiran yang baik juga merupakan salah satu faktor yang menyumbang kepada berlakunya masalah ini. Hal ini terjadi kerana pegawai tersebut tidak tahu apakah sistem penyimpanan rekod yang perlu dilaksanakannya. Selain itu, beliau juga tidak tahu peralatan apakah yang perlu dibeli oleh personal yang dikehendaki bagi menyelenggarakan sistem fail tersebut. Selanjutnya, tiada dokumentasi tentang sistem fail yang telah digunakan juga menyebabkan timbulnya masalah ini. Hal ini terjadi kerana pegawai itu tidak mempunyai sebarang rujukan baginya untuk menyelenggarakan sistem fail tersebut dan akhirnya membiarkan masalah ini menjadi semakin meruncing. Dari hal inilah yang menyebabkan berlakunya fail-fail yang hilang dan tidak dapat dikesan.

Ketiadaan sistem pengkelasan fail yang bersistematik dan baik juga menyebabkan berlakunya masalah ini. Apabila fail-fail tidak dikelasifikasikan, maka ianya menyebabkan fail-fail tersebut dicampur-aduk dan berlakunya kesesakan fail. Kesesakan fail ini menyebabkan fail-fail yang diperlukan susah untuk diperolehi dan membawa masalah besar sekiranya berlaku sebarang kecemasan. Kesemua faktorfaktor yang dinyatakan di atas menunjukkan bahawa pegawai yang berkenaan menguruskan sistem fail tersebut kurang berpengetahuan dalam pengurusan fail. Tetapi tidak kurang juga berlakunya masalah di atas disebabkan oleh tabiat buruk pegawai itu sendiri. Hal ini dapat dilihat di kalangan pegawai yang tidak bertanggungjawab melaksanakan tugas mereka. Tugas yang diberikan dibiarkan begitu sahaja atau dengan kata lainnya melakukan dengan tidak bersungguhsungguh. Bak kata pepatah seperti melepaskan batok di tangga . Dengan adanya pegawai yang seperti inilah yang menyebabkan kesusahan kepada orang-orang yang terlibat. Individu-individu ini dikatakan lebih mementingkan diri sendiri tanpa memikirkan hal orang lain.

( ii ) Langkah-langkah yang boleh diambil oleh Encik Y untuk mengatasi masalah di atas.

Bagi mengatasi masalah ini, langkah-langkah yang dapat dilakukan oleh En. Y adalah dengan melaporkan masalah ini dengan Bahagian Penyelarasan Pelaksanaan dan Kemajuan Pentadbiran, Jabatan Perdana Menteri yang mempunyai pakar-pakar yang akan dapat menasihatkan tentang sistem terbaik di dalam pengelasan fail. Hal ini amat penting supaya penyiasatan terhadap failfail yang hilang serta kelemahan dalam sistem fail tersebut dapat di atasi. Seterusnya En. Y perlu membuka sampul kecil berkenaan fail-fail yang telah hilang. Ini amat penting untuk semakan maklumat dan penyimpanan maklumat baru berkenaan fail tersebut. Selain itu, sampul kecil ini juga perlu dibuka sekiranya terdapat sebarang tambahan atau perubahan maklumat yang perlu dimasukkan ke dalam fail yang telah hilang itu. Langkah seterusnya yang perlu dilakukan adalah dengan merombak semula sistem fail sedia ada kepada sistem fail yang lebih bersistematik iaitu yang dikenali sebagai sistem pengelasan fail. Sistem pengelasan fail ini merangkumi failfail yang disusun mengikut abjad, nombor, dan abjad dan nombor. Fail-fail yang disusun mengikut abjad ialah di mana perkataan kunci atau key word daripada judul digunakan. Fail-fail disediakan mengikut kod-kod yang sesuai untuk butir-butir tertentu yang boleh dianggap sebagai satu perkara yang berkenaan atau berhubungan. Sebagai misalannya, perkara-perkara yang berhubungan dengan kewangan bolehlah dimasukkan di bawah huruf kod umpamanya. Manakala fail-fail yang disusun mengikut nombor pula apabila tiap-tiap item diberi nombor yang tertentu dan fail disusun mengikut nombor tersebut. Tiaptiap fail hendaklah diberi nombor yang berturutan selepas huruf kod yang berkenaan. Nombor-nombor yang memasuki angka tahun sesuatu fail itu dibuka adalah tidak perlu sekiranya ia menggalakkan pembukaan kulit fail yang baru pada tiap-tiap tahun. Selanjutnya, fail-fail yang disusun mengikut abjad dan nombor pula ialah di mana satu nombor diberi kepada satu judul fail. Fail disusun mengikut nombor siri tersebut. Perkataan kunci atau key word dari judul tersebut akan diindeks dan mengikut abjad di dalam indeks abjad tersebut. Fail-fail yang telah dibuka atau akan dibuka hendaklah diberi tajuk ringkas yang sesuai yang dapat membayangkan isi kandungannya. Biasanya satu-satu fail itu hendaklah dikhaskan bagi sesuatu perkara sahaja. En. Y hendaklah memikirkan tajuk yang sesuai supaya

surat-surat yang diterima atau dikeluarkan yang mempunyai tujuan yang sama dapat dimasukkan ke dalam satu fail. Beliau juga perlu mengawasi supaya fail-fail baru tidak dibuka tanpa pengetahuannya atau tanpa siasatan terlebih dahulu dengan bahagian pendaftaran fail-fail dalam jabatan yang berkenaan. Perkara yang mustahak diawasi ialah satu-satu tajuk itu tidak patut mempunyai dua tiga kali induk yang dibuka untuknya. Di samping itu, En. Y juga perlu membangunkan sistem fail mengikut keperluan terhadap sistem fail yang baik. Antara faktor-faktor yang dititikberatkan ialah kepadatan, asesibiliti, ekonomi, keanjalan, lokasi, rujukan silang serta retention dan kelasifikasi. Kepadatan di sini, bermaksud menggunakan ruang yang minima. Sistem fail yang baik dikatakan mempunyai kepadatan yang tinggi dengan ruang yang minima serta mematuhi asesibiliti. Asesibiliti di sini bermakna fail-fail yang disusun atau disimpan mudah untuk dirujuk. Manakala dari segi ekonomi pula, En. Y perlu memastikan bahawa sistem fail yang baru dibangunkan ini menggunakan kos yang minima supaya tidak berlaku sebarang pembaziran. Selain itu, keanjalan sistem fail ini juga perlu difikirkan supaya fail-fail diletakkan di tempat yang mudah dan segera diperolehi tanpa berlengah. Hal ini amat penting sekiranya berlaku sebarang kecemasan, fail-fail yang dikehendaki dapat diperolehi dengan cepat tanpa sebarang masalah. Perkara ini dapat dimudahkan lagi dengan adanya rujukan silang. Rujukan silang ialah kemudahan dalam mengesan lain-lain dokumen yang bersangkutan atau rekod dapat dicari di bawah berbagai tajuk. Selain itu, sekiranya terdapat fail-fail yang tidak lagi aktif, En. Y perlu menyediakan satu ruang yang disebut retention di mana fail-fail yang tidak lagi aktif dipindahkan. Langkah ini perlu dilakukan supaya penindanan dan kesesakan fail dapat dielakkan. Manakala kelasifikasi di sini telah dibincangkan pada permulaan perbincangan di mana failfail dikelaskan mengikut sistem pengkelasan fail iaitu mengikut abjad, nombor, dan abjad dan nombor. Adalah menjadi tanggungjawab Ketua Jabatan menentukan bahawa fail-fail tertentu diberi pengelasan keselamatan sama ada di peringkat terhad, sulit, rahsia atau rahsia besar. Fail-fail yang diberi pengelasan keselamatan hendaklah mempunyai pendaftaran yang berasingan dari fail-fail terbuka. Adalah juga mustahak bahawa fail-fail berpengelasan keselamatan disimpan di dalam bilik tertutup di mana kakitangan yang tiada bertugas di situ adalah dilarang masuk. Sekiranya menghadapi masalah En. Y hendaklah berhubung dengan Pegawai Keselamatan

Kerajaan, Kementerian Hal Ehwal Dalam Negeri. Selain itu, fail-fail juga perlu memakai kulit fail yang sesuai. Jabatan-jabatan hendaklah menggunakan kulit-kulit fail yang telah direka oleh Arkib Negara yang mempunyai ruangan tentang tarikh dibuka sesuatu fail dan juga ruangan tarikh yang patut ia ditutup dan dihantar ke Arkib Negara atau dimusnahkan. Penggunaan kulit-kulit fail seperti ini akan menyenangkan jabatanjabatan mematuhi peraturan dalam Arkib Negara,1966 tentang pemindahan rekod-rekod kerajaan dari jabatan-jabatan ke Arkib Negara atau tentang pemusnahan rekod-rekod itu. Rumusan Tindakan mematuhi etika mengendali fail berterusan dalam usaha menjaga sistem fail agar dalam keadaan baik dan senang didapati ketika diperlukan amatlah diharapkan. Pegawai yang ditugaskan menjaga dan menyusun fail-fail berkenaan perlulah sentiasa peka pada bahan-bahan yang patut dimasukkan kedalam fail tertentu.

BAHAGIAN B SOALAN 1: PEKELILING KEMAJUAN PERKHIDMATAN AWAM Perbezaan di antara Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja. Manual Prosedur Kerja dan Fail meja mempunyai tujuan dan fokus yang berbeza. Oleh yang demikian jabatan/pejabat perlu mempunyai kedua-dua dokumen ini. Perbezaan bagi kedua-dua dokumen ini adalah seperti dalam Rajah 2. Manual Prosedur Kerja adalah untuk rujukan semua pegawai atau staf. Hanya satu Manual Prosedur Kerja akan disediakan bagi satu jabatan/pejabat. Fokus utama dokumen ini adalah jabatan/pejabat dan tujuan penyediaan dan penggunaanya adalah untuk meningkatkan kecekapan dan keberkesanan jabatan/pejabat keseluruhannya. Sementara fokus utama Fail Meja adalah individu dan tujuan penyediaan dan penggunaanya adalah untuk meningkatkan kecekapan dan keberkesanan tugas yang dilaksanakan oleh individu. Fail Meja perlu disediakan untuk semua individu atau jawatan dalam jabatan/pejabat. Manual Prosedur Kerja mengandungi 8 perkara utama iaitu Latar Belakang Jabatan/pejabat, Objektif Jabatan/pejabat, Carta Jabatan/pejabat, Fungsi-fungsi Utama Jabatan/pejabat, aktiviti-aktiviti bagi Fungsi-Fungsi Utama, Proses Kerja Aktiviti-aktiviti Utama, Carta Aliran Kerja Aktiviti-aktiviti utama dan Senarai BorangBorang yang digunakan. Kandungan dokumen ini ditunjukkan dalam Rajah 3. Manakala Fail Meja mengandungi 14 perkara utama dan ini dapat dilihat dengan jelas dalam Rajah 4.

Rajah 2 : Perbezaan Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja.

MPK

Fail Meja

Dokumen rujukan peringkat jabatan

Dokumen rujukan peringkat individu/jawatan

Berasaskan fungsi dan bidang tugas pejabat Satu Manual Prosedur Kerja untuk satu jabatan

Berasaskan tugas dan tanggungjawab individu Satu Fail Meja bagi satu jawatan

Mengandungi maklumat menyeluruh mengenai semua aktiviti dalam jabatan.

Mengandungi maklumat/panduan untuk mengendalikan tugas yang ditetapkan bagi satu-satu jawatan

Rajah 3 : Kandungan MPK

Latarbelakang Jabatan/pejabat Senarai BorangBorang Yang digunakan Objektif Jabatan/Pejabat

Carta Aliran Kerja Aktiviti-Aktiviti Utama

Manual Prosedur Kerja

Carta Jabatan/ Pejabat

Proses Kerja Aktiviti-Aktiviti Utama

Fungsi-Fungsi Utama Jabatan/Pejabat

Aktiviti-aktiviti bagi Fungsi-Fungsi Utama

Rajah 4 : Kandungan FM

Objektif Jabatan/Pejabat Senarai Tugas Harian

Objektif Bahagian/ Unit

Senarai BorangBorang Yang Digunakan

Carta Organisasai Jabatan/Pejabat

Senarai Jawatankuasa Yang Dianggotai

Carta Organisasi Kedudukan Pegawai

Senarai UndangUndang

Fail Meja

Senarai Tugas /Kuasa dan Hubungan

Senarai Semak / Checklist

PeraturanPeraturan Pentadbiran

Carta Aliran Kerja

Proses Kerja

ii) Seseorang pegawai yang baru dilantik atau ditukarkan ke sesuatu jabatan sudahsemestinya memerlukan sumber rujukan bagi memahami kerja baru mereka.Oleh yang demikian, Manual Prosedur Kerja (MPK) dan Fail Meja (FM)merupakan dokumen atau alat pengurusan penting ke arah peningkatankecekapan dan keberkesanan individu dan jabatan. Jika mereka tidak dibekalkandengan MPK dan khususnya FM sudah pasti mereka memerlukan masa yangpanjang mempelajari kaedah melaksanakan tugas.Kebergantungan merekakepada pekerja lama yang berasaskan kepada pengalaman, menyebabkankaedah kerja berubah mengikut peredaran masa dan tiada keseragaman susunan kerja. Antara yang berikut menerangkan bagaimana MPK dan FM sangat berguna kepada anggota yang baru dilantik atau anggota yang baru bertukar :KESERAGAMAN DALAM CARA MENJALANKAN KERJA DAPAT DIWUJUDKAN Sebelum MPK dan FM diperkenalkan, pekerja dalam jabatan atau pejabatmelaksanakan tugas mereka berasaskan kepada tunjuk ajar pekerjapekerjalama dan pengetahuan yang dipelajari dari pengalaman. Keadaan ini bolehmenyebabkan cara-cara bekerja tidak seragam. Dengan wujudnya MPK danFM, ia dapat menyeragamkan proses tatacara kerja dalam sesebuah jabatanatau pejabat. Ini membolehkan pegawai mengetahui dan dapat menjalankan tugas dengan cara yang betul dan jelas dalam bidang kuasa masing-masing.Ini dapat menyeragamkan tugasmereka berdasarkankepada bidang tugaspegawai KESILAPAN-KESILAPAN OPERASI SEMASA MENJALANKAN TUGAS DAPAT DIKURANGKAN Di dalam MPK terdapat panduan prosedur-prosedur kerja secara sistematik.Dengan adanya MPK, pegawai-pegawai jabatan atau pejabat dapat membuatrujukan agar tidak melakukan kesilapan-kesilapan operasi semasamenjalankan tugas. Adalah penting bagi kakitangan-kakitangan jabatan ataupejabat membaca dan membuat rujukan di dalam MPK untuk meningkatkanmutu dan kualiti kerja daripada membuat kesilapan.

MASA LATIHAN BAGI PEKERJA-PEKERJA BARU DAPAT DISINGKATKAN Pegawai-pegawai baru yang dilantik ataupun pegawai-pegawai baru yangditukarkan ke sesuatu jabatan atau pejabat biasanya akan sukar untukmemahami kerja baru mereka dan kerapkali mengambil masa yang panjanguntuk mempelajari cara-cara menjalankan tugas. MPK boleh dijadikansebagai satu alat latihan kepada pekerjapekerja baru dan dapatmemendekkan masa bagi mereka mempelajari dan memahami kerja barumereka. MEMUDAHKAN PERTUKARAN PEKERJA-PEKERJA DARI SATU JABATAN KE JABATAN LAIN MPK memudahkan pertukaran pekerja-pekerja dari satu jabatan ke jabatanlain tanpa melalui prosedur-prosedur yang ketat. Penyediaan MPKmenyenangkan pekerja-pekerja untuk mengetahui prosedur-prosedurjabatan dan juga bidang tugas bagi mereka yang berpindah dari satu jabatanke jabatan yang lain ataupun lantikan baru. Ini kerana MPK telah sedia adadan boleh dibuat rujukan dan panduan dalam melaksanakan tugas seharian.Secara keseluruhannya dapatlah disimpulkan bahawa MPK dan FMmerupakan alat pengurusan penting dalam peningkatan ke arah kecekapandan keberkesanan tindakan sesebuah jabatan.Wujudnya MPK dan FMdapat mengelakkan pertindihan tugas antara pegawai/staf. Ia juga memudahkan tindakan segera diambil walaupun pegawai/staf yangdipertanggungjawabkan terhadap sesuatu kerja tiada, kerana pegawai/staflain dapat mengambilalih kerjanya kerana susunan kerjanya telah didokumentasikan dalam MPK dan FM.Keberkesanan kaedah MPK dan FMmenjadi salah satu teras ke arah budaya kerja cemerlang.