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Organisme de recherche et dinformation sur la logistique et le transport

LES TECHNIQUES DE SUIVI DES ARTICLES ET DES STOCKS

La gestion et la matrise des flux entrants et sortants du magasin ncessite la mise en uvre dun dispositif trois composantes : la classification des besoins, la mise sur pieds dindicateurs et enfin, lenrichissement et la sauvegarde dun manuel des procdures. LA CLASSIFICATION DES ARTICLES ET LE DCOUPAGE DE LESPACE DE CONTRLE Le magasin a but logistique qui consiste maintenir disponibles les articles proximit du lieu o les besoins existent. Ceci amne dduire quavoir rgulirement un stock darticles dune valeur optimale, de bonne qualit et en quantit suffisante pour des besoins court terme se rvle comme la mission fondamentale du gestionnaire des stocks et des articles. Le suivi des stocks seffectue donc dans le principal but dassurer la disponibilit des articles dans les magasins et en quantit suffisante. Cest un suivi qui sapplique trois niveaux ; dabord sur les stocks physiques, ensuite sur les approvisionnements en amont et enfin les livraisons en aval du magasin. La mise en place dun systme de suivi commence par lanalyse et la classification des besoins indpendants. La classification des besoins indpendants Les besoins indpendants sont les demandes exprimes en aval du magasin. Il sagit des sorties darticles pour la consommation. Lorsque le nombre de rfrence est lev dans un magasin ou un ensemble de magasins placs sous le contrle du mme gestionnaire, les sorties sont tudies et les besoins classs. En gnral, les principaux critres pris en compte dans la classification des besoins en aval du magasin sont les suivants : La destination des articles : dans une entreprise, la classification des besoins peut se faire par service utilisateur, par division technique, par atelier de fabrication, par zone gographique, par chantier, par projet la nature des articles : la classification des besoins par nature est ralisable lorsque les stocks sont varis par leur nature. Il devient ainsi possible pour un magasin de produits chimiques de former des classes particulires pour les lubrifiants, les graisses, les dcapants, les dispersants, les nettoyants

Source : Guide pratique de la gestion des stocks et des articles - Publication du groupe Logistique conseil. Programme de recherche conduit par : GASTON ROLAND NGOOH (Logisticien) Contact du groupe : Web : http://www.logistiqueconseil.org Email : groupe@logistiqueconseil.org Les techniques de suivi des articles et des stocks Tous droits rservs Page 1 sur 5

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La famille des articles : certaines familles darticles sont constitues darticles de nature diffrente mais utiliser pour satisfaire la mme catgorie de besoins. Dans les magasins de grandes surfaces par exemple, lon pourrait constituer des classes pour les vtements de sport, les articles lectromnagers, loutillage industriel les catgories darticles : le choix des catgories darticle est totalement individuel. Il dpend des buts et des priorits du gestionnaire des articles. Des classes peuvent tre formes pour les articles les plus rentables, les plus coteux, les plus consomms, les articles indispensables pour un chantier ou un atelier surtout lorsque leur absence est susceptible de perturber la production ou du moins faire subir des pertes considrables lentreprise

Le choix du type de classification adopter dpend entirement de la motivation de chaque gestionnaire des articles et des stocks. Un suivi particulier sera appliqu chacune des classes en fonction des priorits et du contexte. Le contrle des stocks physiques Contrler rgulirement les stocks physiques est la base du travail du magasinier. Il est trs important de connatre tout instant les quantits de marchandises disponibles dans les magasins. Priodiquement, le gestionnaire des stocks ressort la liste des articles ayant atteint le point de commande (suivi global). Il est recommand aussi pour plus de scurit mais surtout pour raison de convenance, deffectuer un suivi particularis des stocks par classe de besoin sur une priode mensuelle. Cest partir des informations sur lvolution des stocks dans le magasin que seront organiss les approvisionnements et le contrle du processus en amont de ce dernier. Le contrle des approvisionnements Une fois les demandes dachat transformes en commandes, le gestionnaire des stocks qui reoit toutes les demandes de sortie des articles se prsente comme la personne la mieux place pour juger du caractre urgent de certaines commandes de rapprovisionnement en cours. De mme que sur les stocks physiques, le suivi ce niveau est priodique, mais aussi particularis en fonction des classes des besoins et des priorits manifests par les consommateurs placs en aval du magasin. Le contrle des consommations Contrairement au contrle des stocks physiques et des commandes de rapprovisionnement dont le principal but est de garantir la disponibilit des articles dans

Source : Guide pratique de la gestion des stocks et des articles - Publication du groupe Logistique conseil. Programme de recherche conduit par : GASTON ROLAND NGOOH (Logisticien) Contact du groupe : Web : http://www.logistiqueconseil.org Email : groupe@logistiqueconseil.org Les techniques de suivi des articles et des stocks Tous droits rservs Page 2 sur 5

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le magasin, le suivi des consommations dbouche presque toujours sur une analyse des historiques. Les rsultats de cette analyse permettront dapprcier la fiabilit des donnes de planification actuelles (stock minimum, stock maximum, lot conomique, code de gestion) des articles consomms et pourront ventuellement dclencher la rvision de ces dernires la hausse ou la baisse. LA MISE SUR PIEDS DES INDICATEURS DE SUIVI : LE TABLEAU DE BORD

Dfinition et rle du tableau de bord Le tableau de bord est un outil daide la gestion compos dun ensemble de rapports qui informent le responsable sur ltat de bonne marche de son systme. Cest en thorie un ensemble dindicateurs priodiquement mis jour. Ces derniers jouent un rle dalarme et se dclenchent automatiquement pour signaler une anomalie dans le fonctionnement du systme. Dans un vhicule, le tableau de bord vous indique la vitesse de marche, le niveau de carburant, le niveau dhuile dans le moteur, lallumage des feux de route et des feux de direction chaque fois que lun de ces lments prsente un dfaut, le chauffeur est aussitt renseign. Cest exactement le mme rle quest appel remplir le tableau de bord de gestion des stocks et des articles. Il renseigne tout moment le gestionnaire sur ltat de fiabilit, defficience et defficacit de lensemble de son systme. Il est par ailleurs important de noter qil nexiste pas de modle standard de tableau de bord. Cest un instrument personnel, conu sur mesure suivant les proccupations, les objectifs et les motivations du gestionnaire des stocks. Les caractristiques dun indicateur Un indicateur est une information de synthse qui aide le gestionnaire des stocks et des articles apprcier une situation dans son systme de gestion. Il doit tre succinct, claire et prcis. Il ne prsente en principe que lessentiel des informations utiles pour interprter un phnomne. Le bon indicateur est celui qui est parlant ou dot de sens. Il ne peut se limiter au simple constat de la situation. Ce dernier entrane toujours une action ou une raction du gestionnaire des stocks.

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Lutilisation faite dun indicateur peut tre dcoupe en trois phases : Analyse : Que nous dit lindicateur ? Que lisons-nous ? Que comprenons-nous ? Interprtation : Quelles peuvent tres les consquences ? Quelle est leur niveau de gravit ? quels sont les risques possibles ? Raction : Quelles sont les actions correctives ou damlioration entreprendre ? Sur quels points ou quels lments ? De combien de temps dispose t-on pour le faire ? qui doit-on saisir ?

Les catgories dindicateurs Traditionnellement, on distingue trois catgories dindicateurs : Les indicateurs dalerte qui signalent la prsence dun dysfonctionnement, dun tat anormal impliquant une action corrective. Dans une gestion quotidienne, il peut sagir dune liste des articles ayant atteint le point de commande ; les articles en rupture de stock ; les commandes en retard de livraison, les commandes urgentes encore non livres ; les articles bloqus en achat ; Les indicateurs defficience et dquilibrage qui permettent de mesurer la situation actuelle par rapport aux objectifs fixs ds le dpart. Ils peuvent induire suivant les cas, des ajustements sur les objectifs, ou sur les stratgies. Dans le suivi des articles et des stocks, il peut sagir par exemple la liste des articles ayant dpasss le stock maximum autoris (afin de connatre les raisons du surstockage et dy remdier); ltat des articles ayant fait lobjet de trs nombreuses commandes ; ltat des articles ayant subi une baisse de consommation ou un faible taux de rotation (pour une rvision ventuelle des donnes de planifications) ; Les indicateurs danticipation qui fournissent des renseignements sur les besoins futurs. Ils prcisent linfluence quaura sur les stocks une activit prvue ; un prochain chantier ; une saison de lanne ; ou tout autre vnement venir. Les renseignements fournis par ce type dindicateurs permettront au gestionnaire des stocks et des articles danticiper sur la situation en faisant varier ses stocks la hausse ou la baisse ; mais aussi dactiver la livraison rapide dventuelles commandes en cours.

Les formes dindicateurs Un indicateur peut prendre la forme dun ratio, un graphique, un tableau, une liste. Il est mis jour des priodes bien dtermines davance. Dans la gestion des articles, lutilisation dindicateurs numriques de synthse (tel un ratio) est presque inexistante sauf pour les valeurs des stocks. Cela est du au fait que chaque article soit gr individuellement. De mme, les stocks dans un magasin sont considrs sparment pour

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chaque article. Ceci justifie la prfrence dindicateur sous forme de liste, de graphique et enfin de tableau. Dans un mme systme de gestion, il peut tre crer une structure hirarchique de tableaux de bord. Il est donc habituel de rencontrer un tableau de bord spcifique pour chaque composante du systme et un tableau de bord de synthse qui regroupe et rsume les renseignements collects. Il dcoule de cette logique que le tableau de bord du gestionnaire des stocks et des articles pourrait tre la synthse des indicateurs suivants : Le tableau de bord des stocks (indicateurs sur ltat des stocks et des commandes) Le tableau de bord des articles (indicateurs sur les groupes darticles, les familles darticles, les nomenclatures, les nouveaux articles) Le tableau de bord des magasins (indicateurs sur ltat des infrastructures et de leur utilisation, sur les quipements de manutention, le matriel et loutillage de travail, le personnel) Le tableau de bord sur lenvironnement (indicateurs sur les marchs fournisseurs, les marchs client, la production, les travaux prvus, sur les projets futurs ) LA CRATION ET LENTRETIEN DUN REGISTRE DES PROCDURES Pour toute organisation qui souhaite voluer dans lexcellence, amliorer continuellement ses procdures de travail est une initiative essentielle. Le registre des procdures est un livre, un dossier dans lequel sont sauvegardes les tapes dexcution des taches, la manire de procder ainsi que lidentit et le rle des principaux acteurs. Le registre ouvert pour les oprations de magasinage contient les procdures de cration dune demande dachat ; de validation de la demande dachat ; de suivi des commandes de rapprovisionnement ; de rception et de stockage des articles ; de suivi des niveau des stocks ; de mises jours des donnes de planification des articles ; dinventaires ; de sorties darticles, de classification et bien dautres encore. Les vnements vcus, les changements qui mergent au sein de lorganisation, les difficults rencontres en dpits du respect scrupuleux des procdures existantes sauraient conduire une amlioration de ces dernires. Chaque fois que la ncessit se manifeste, les procdures sont rvises et adaptes au nouveau contexte. Par cette mthode, de nombreuses organisations ont pu maintenir le seuil dquilibre et offre toujours une meilleure qualit de service.

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