ELO Digital Office Romania

Claudiu Borsan

Inovatie din traditie

1897 1995 1996 1998
Louis Leitz a fondat compania

Primul Dosar electronic Leitz ELOoffice

ELO Digital Office GmbH

Lansarea ELOprofessional

2004

Lansarea ELOenterprise

Disponibilitatea informatiilor(1)

Disponibilitatea informatiilor(2)

DMS

Gama de produse
ELOenterprise

ELOoffice ELOoffice
Box-ready Baza de date Access Retea Peer-to-Peer 1 pana la 10 statii de lucru 200.000 documente Scanare Arhivare DMS for companii mici

ELOprofessional
Client/Server Baza de date SQL Sistem de operare Windows < 3.000 utilizatori 4.5bn documente Arhitectura modulara Workflow si scanare Arhivare DMS pentru companii medii migrare continua

Web Services (SOA) SQL Database Numar nelimitat de useri Numar nelimitat de documente Integrat in portal Capabilitati multiclient Interfata SOAP .net API Java API Companii mari

Utilizarea

Acces vizibil fluidizat la informatie Este posibil accesul local, independent si paralel, a mai
multor utilizatori in acelasi timp

Disponibilitatea imediata a informatiei Cerinte de sistem mai mici, aplicarea conceptului de

paperless office

Optimizarea proceselor

Transparenta proceselor de business prin Workflow Stocarea documentelor pe versiuni Workflow la minut perfect controlabil Sunt evitate erorile de comunicare Cautare simpla si complexa

Economisire timp si resurse

Disponibilitatea accelerata a informatiei Eliberarea serverului de E-mail Reducerea cerintelor de stocare Optimizarea timpilor de lucru Secventele critice operationale sunt optimizate

Securitate

Administrare acces (grupuri, persoane, documente) Stergerile neprevazute nu sunt posibile Semnatura digitala calificata Integrare cu LDAP, Active Directory

Documente fizice

Arhivare fizica - Metru raft

1 Fisier Leitz 1 metru raft 6 nivele posibile la inaltime 1,80 m 1 m raft cu 6 nivele 72 fisiere Leitz 36.000 pagini 500 pagini 8 cm (grosime) 12 fisiere

10

Documente digitale

1 pagina A4 scan 300 dpi 1 CD ROM

50 KByte 700 MByte 14.000 Documente 28 fisiere Leitz

1 UDO (Ultra Density Optical)

60 GByte 1.200.000 Documente 2.400 fisiere Leitz 33 metri raft

11

Calcul costuri arhivare

3% din toate actele / documentele se pierd. Costuri medii pt. recuperare in jur de 100 Sursa: The Essential Client/Server Survival Guide In medie fiecare document este copiat de 5 ori (IDC) Administrarea a 4 sertare de documente de la registratura costa anual 2.160EUR (pt. intretinere sursa Byte Magazine) Document-Miss-management costa 40-60% din timpul de lucru al angajatilor de birou, 20% pina la 45% din costurile pt. salarii si 12 pina la 15% din cifra de afaceri (Gartner) Managerul normal pierde 4 saptamini pe an asteptind sa i se aduca documente o luna intreaga!! 42% din useri declara ca folosul a fost mai mare decit s-au asteptat (GIGA/AIIMStudie 1997)

12

Aplicatii/ functii aditionale

aplicatii

13

Procesare facturi
Reducere efectiva a timpului necesar de inregistrare si procesare a facturilor Costurile de dezvoltare sunt reduse in timp ce calitatea informatiilor creste Un control mai bun in ceea ce priveste discount-urile acordate clientilor Cu un bilant al obligatiilor actualizat zilinic, se creeaza transparenta in
companie Toate sistemele ERP precum SAP, Microsoft ,Sage, etc pot fi integrate foarte usor Corespondenta care insoteste facturile -precum documente si e-mail-uripoate fi de asemenea arhivata Facturile sunt arhivate respectand prevederile legii putand fi utilizata si semnatura electronica

14

Procesarea documentelor

Procesele sunt intotdeauna transparente Timpul de procesare si intrebuintare sunt reduse Evidenta completa a documentelor procesate in vederea arhivarii Imbunatatiri in managementul calitatii Datorita lui "ELO's duplicate checking", un document nu va fi procesat
de doua ori (daca este primit si prin fax si prin posta)

15

Managementul inregistrarilor
Toate fisierele pot fi vizualizate oricand pe monitor Disponibilitate imediata a informatiilor datorita motorului de cautare Familiarizare rapidata cu procesul de completare multumita interfetei intuitive
ELO

Inalt grad de acceptare a angajatului Respectarea standardelor locale si internationale de contabilitate (ex.GAAP) Documentele sunt stocate intr-o arhiva centrala intr-o forma care nu poate fi
schimbata, usor de urmarit si de recuperat ; Ca rezultat, managementul integrat al datelor este posibil Procesele de lucru sunt controlate de fluxuri de lucru si de aceea sunt transparente, eficiente si usor de urmarit

16

Managementul contractelor
Procese precum crearea de contracte, modificarile si administrarea sunt
automate

Costurile si termenii limita sunt monitorizate folosind memento-uri inteligente

si analize Cresterea competitivitatii si profitabilitatii companiei

ELO atribuie automat documentele responsabilului de contract din companie Pasii de lucru sunt inregistrati pentru o mai buna evidenta a procesului Forma finala a contractului poate fi convertita intr-un format de termen lung
precum PDF si TIFF si salvat intr-o forma care nu poate fi alterata

17

Integrarea aplicatiilor
Module ELO

18

ELO + CAD
= produse rapide de dezvoltare
Desenele CAD sunt disponbile in toata
compania la toate statiile de lucru; Integrarea de facilitati pentru vizualizatori cu referinte direct in arhiva ; Asadar, scutiti o licenta CAD care nu e deloc ieftina; Titlu si alte informatii din antet ale desenelor sunt automat recunoscute si introduse ca litere de la tastatura ; Management convenabil garantat indiferent de versiunea desenelor CAD Incluzand referinte; Compania isi poate defini propriile profiluri pentru fiecare tip de desene ; Deasemenea este posibil sa automatizezi arhivarea de referinte fara interactiunea utilizatorului; exista suport optional pentru sublinierea si compararea desenelor ; ELO CAD ofera interfete pentru cele mai importante sisteme software de CAD;

19

ELO + CRM
= suport pentru client
Centralizarea datelor
nestructurate ( emailuril, chitante, note de livrare, contracte etc.) acces rapid la toate informatiile relevante ; Simplificarea enorma a muncii si o satisfactie crescuta a clientului;

20

ELO + ERP
= o mai buna transparenta a informatiilor
Documentele pot fi inregistrate si
indexate automat via ELO in ERP si vice- versa; In ambele cazuri procesele de lucru sunt facute considerabil mai simple; Functiile grafice ale fluxurilor de lucru usor de folosit creaza transparenta dealungul desfasurarii procesului ; In felul acesta, greselile din proces pot fi detectate si rezolvate la un stagiu timpuriu; Grad inalt de disponibilitate si securitate ale documentelor
21

ELO + E-Mail
= rapid si informat in timp real
Pe langa faptul ca reduce incarcare
asupra bazei de date cu email-urile, beneficul consta in a avea acces centralizat si rapid la continut care este necesar imediat pentru o echipa sau intrun proiect ; Drepturile de acces ale utilizatorilor si grupurilor sunt de asemnea afisate ; Suplimentar, reprezentarea grafica ELO a fluxurilor de lucru poate fi folosita pentru desfasurarea proceselor interne; Atasamentele emailurilor sunt automat separate, arhivate si inlocuite cu un link; Acest lucru este complet transparent pentru utilizatori; Mai mult, un proces automat de verificare a duplicatelor asigura ca acelasi document nu este salvat de mai mult ori astfel salvand spatiu de stocare important
22

ELO + Portal
= simplu si rapid
Prin folosirea serviciul WEB al ELO in portal : - un angajat poate accesa informatia din ERP CAD sau CRM fara a fi necesar sa aiba aplicatiile respective instalate ; - prin integrarea ElO in portalul intern, ELO poate functiona ca un repozitoriu central pentru datele companiei ; - Informatia este disponibila central si transparent la o apasare de buton

23

ELO ECM Viziunea noastra

ELO Multi Client Java, Windows, Explorer,

Web ELO WCM

Portal Sharepoint, SAP

ELO Enterprise Search Office, CAD Mail Paper, Files ERP, CRM, PM Sharepoint

ELO Business Logic Provider

ELO Workflow ELO Content Management Server

24

ELO Enterprise- Cautare

Gaseste informatii rapid si simplu - in toata compania

corectie la erori sinonime termeni inruditi asociere segmentare inteligenta a termenilor prezentare explicativa a rezultatelor cautarii

25

Mobil si informat

salvarea listelor de cautare pentru un acces rapid

al documentelor deja cautate; pozele facute cu IPhone pot fi direct transmise in arhiva ELO; camera integrata a smartphone-ului recunoaste codurile de bare si afiseaza documentele respective sau indecsi care sunt relevante pentru decizie ; documentele si informatiile din arhiva sunt de asemenea disponibile offline.
26

Multumim pentru atentia acordata

Aveti intrebari?

27