Sistema de Certides

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Elaborao e redao: Equipe de Ensino e Documentao SIENGE

Sumrio 1 - Mdulo Administrativo ............................................................................... 4 1.1 - Sistema de Certides ............................................................................. 4 1.1.1 - O que o Sistema de Certides? ..................................................... 4 1.1.2 - O que deve estar pronto no Sistema de Certides? ......................... 4 1.1.3 - Integraes do Sistema de Certides ............................................... 5 1.1.4 - Utilizando o Sistema de Certides: ................................................... 5 1.1.4.1 - Cadastre Certides ..................................................................... 5 1.1.4.1.1 - Cadastro da Certido ............................................................ 6 1.1.4.1.2 - Adicione Anexos Certido .................................................. 7 1.1.4.2 - Cadastre rgos Emissores ....................................................... 7 1.1.4.2.1 - Cadastro do rgo Emissor .................................................. 7 1.1.4.2.2 - Cadastre Contatos do rgo................................................. 8 1.1.4.2.3 - Cadastro de Contato do rgo ............................................. 9 1.1.4.3 - Cadastre Tipos de Certido ........................................................ 9 1.1.4.3.1 - Cadastro do Tipo de Certido ............................................. 10 1.1.4.4 - Renove as Certides................................................................. 11 1.1.4.4.1 - Renovao da Certido....................................................... 11 1.1.4.5 - Realize Cpias de Certido....................................................... 12 1.1.4.6 - Relatrio de Certides............................................................... 12 1.1.4.7 - Relatrio de Procedimentos para Renovao........................... 12

1 - Mdulo Administrativo

1.1 - Sistema de Certides

1.1.1 - O que o Sistema de Certides?

No sistema de Certides possvel gerenciar as certides e os documentos da empresa que possuem prazos de validade evitando problemas com a no renovao destes. O controle da validade das certides pode ser realizado com avisos via consulta em pgina, relatrios e em processos orientando sobre os passos para se retirar ou se revalidar uma determinada certido. Nos processos sero apresentados os locais em que a certido deve ser retirada, revalidada e os prazos para sua obteno. O sistema gerencia certides da empresa e dos empreendimentos.

1.1.2 - O que deve estar pronto no Sistema de Certides?

Para a perfeita operao do sistema de Certides alguns cadastros se fazem necessrios, so eles: Cadastro de Empresas Este cadastro essencial para o sistema de Certides, pois todas as certides so vinculadas a alguma empresa cadastrada no SIENGE. (Ver Cadastre Empresas na apostila do mdulo de Apoio). Para cada empresa cadastrada no SIENGE necessria que seja realizada a autorizao dos usurios que iro trabalhar. O usurio autorizado s conseguir visualizar e manipular dados da empresa selecionada (Empreendimentos, Certides, etc.).

Cadastro de Centros de Custo (Obras) A obra no sistema de Certides tratada como empreendimento. As certides podem ser vinculadas a qualquer empreendimento a cadastrado no SIENGE. (Ver Cadastre Obras/Centros de Custo na apostila do mdulo de Apoio).

Configurao do Mural de Avisos Os usurios podem ser notificados, atravs do Mural de Avisos, sobre a proximidade de vencimento das certides. Para que acorra a notificao necessrio configurar o Mural de Avisos e preencher as devidas informaes no sistema de Certides. (Ver Configure Notificaes por Usurio na apostila do mdulo Segurana, Configure Notificaes por Tarefa na apostila do mdulo Segurana e Cadastro da Certido -> Notificar vencimento).

1.1.3 - Integraes do Sistema de Certides

Integrao Certides / Mdulo de Apoio Alguns cadastros realizados no mdulo de Apoio so utilizados no sistema de Certides. Por exemplo: o cadastro de empresa, o cadastro de obra e centro de custo, o cadastro de municpios, entre outros. (Ver Cadastre Empresas na apostila do mdulo de Apoio, Cadastre Obras/Centros de Custo na apostila do mdulo de Apoio e Cadastre Municpios na apostila do mdulo de Apoio). Integrao Patrimnio / Mdulo Segurana No sistema de Certides, os usurios podem ser notificados atravs do Mural de Avisos sobre a proximidade de vencimento das certides. Para que acorra a notificao necessrio configurar o Mural de Avisos no mdulo Segurana. (Ver Configure Notificaes por Usurio na apostila do mdulo Segurana e Configure Notificaes por Tarefa na apostila do mdulo Segurana).

1.1.4 - Utilizando o Sistema de Certides:

1.1.4.1 - Cadastre Certides

MDULO ADMINISTRATIVO: CERTIDES > CADASTROS Esta opo permite consultar, incluir, alterar e excluir certides ou documentos da empresa e dos empreendimentos. Exemplos de certides: carteira nacional de habilitao do funcionrio 01, certido negativa da obra Y, entre outros. Para cadastrar uma certido clique no boto Novo. (Ver Cadastro da Certido). Para consultar as certides j cadastradas informe os parmetros de consulta e clique no boto Consultar. Os parmetros de consulta so os seguintes: PARMETROS DA CONSULTA DE CERTIDES: Empresa: Empresa das certides que deseja consultar. (CAMPO OPCIONAL). (Ver Cadastre Empresas na apostila do mdulo de Apoio). Empreendimento: Empreendimento associado s certides que deseja consultar. (CAMPO OPCIONAL). (Ver Cadastre Obras/Centros de Custo na apostila do mdulo de Apoio). Clique no boto Consultar para que sejam apresentadas as certides conforme os parmetros de consulta informados. RESULTADO DA CONSULTA DE CERTIDES: Cdigo: Cdigo da certido apresentada. Certido: Descrio da certido apresentada. Tipo de certido: Tipo da certido apresentada. Situao: Situao da certido apresentada. (N = Normal/V = Vencida/P = Est para vencer/R = Em renovao). (Ver Renove as Certides).

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Data de vencimento: Data de vencimento da certido apresentada. Clique em para verificar mais informaes da certido ou realizar alteraes em seu cadastro. (Ver Cadastro da Certido).

1.1.4.1.1 - Cadastro da Certido

MDULO ADMINISTRATIVO: CERTIDES > CADASTROS > NOVO Esta opo permite consultar, incluir, alterar e excluir certides ou documentos da empresa e dos empreendimentos. Exemplos de certides: carteira nacional de habilitao do funcionrio 01, certido negativa da obra Y, entre outros. CAMPOS DO CADASTRO DE CERTIDES: Empresa: Empresa da certido. (CAMPO OBRIGATRIO). (Ver Cadastre Empresas na apostila do mdulo de Apoio). Empreendimento: Empreendimento associado certido. (CAMPO OPCIONAL). (Ver Cadastre Obras/Centros de Custo na apostila do mdulo de Apoio). Tipo de certido: Tipo da certido. (CAMPO OBRIGATRIO). (Ver Cadastro do Tipo de Certido). Certido: Descrio da certido. (CAMPO OBRIGATRIO). Localizao: Localizao da certido. (Exemplo: pasta X arquivo, diretrio Y no computador, entre outros). (CAMPO OPCIONAL). Observao: Observao da certido. (CAMPO OPCIONAL). Data de emisso: Data de emisso da certido. (CAMPO OBRIGATRIO). Data de vencimento: Data de vencimento da certido. (CAMPO OPCIONAL). Notificar vencimento: Marque esta opo para que os usurios sejam notificados, atravs do Mural de Avisos, sobre a proximidade do vencimento da certido. (Ver Configure Notificaes por Usurio na apostila do mdulo Segurana e Configure Notificaes por Tarefa na apostila do mdulo Segurana).

Dica: Os usurios sero notificados, atravs do Mural de Avisos, sobre a proximidade de vencimento das certides caso tenha sido marcada a opo Notificar vencimento e conforme o preenchimento do campo Nmero de dias para emisso no cadastro do tipo de certido. (Ver Cadastro do Tipo de Certido -> Nmero de dias para emisso). Clique no boto Salvar para confirmar o cadastro da certido. Ao clicar no boto Salvar sero apresentados links para o cadastro de outras informaes referentes certido. Para excluir a certido clique no boto Excluir. LINKS CADASTRO DE CERTIDES: Certides: Volte pgina de CERTIDES e consulte as certides j cadastradas. (Ver Cadastre Certides). Anexos: Associe anexos certido. (Ver Adicione Anexos Certido).

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1.1.4.1.2 - Adicione Anexos Certido
MDULO ADMINISTRATIVO: CERTIDES > CADASTROS > NOVO > ANEXOS Esta opo permite consultar, incluir, alterar e excluir anexos da certido. CAMPOS DO CADASTRO DE CERTIDES: "Anexos": Anexos da certido. Para adicionar um novo anexo clique no boto Adicionar, informe uma descrio para o anexo e procure e selecione o arquivo. (CAMPO OPCIONAL). Clique no boto Salvar para confirmar a vinculao do anexo certido. Para excluir um anexo clique em confirmar a excluso. no anexo que deseja excluir. Clique no boto Salvar para

LINKS DO CADASTRO DE CERTIDES: Certides: Volte pgina de CERTIDES e consulte as certides j cadastradas. (Ver Cadastre Certides). Certido: Retorne pgina de cadastro da certido. (Ver Cadastro da Certido).

1.1.4.2 - Cadastre rgos Emissores

MDULO ADMINISTRATIVO: CERTIDES > RGOS EMISSORES Esta opo permite consultar, incluir, alterar e excluir rgos emissores das certides e dos documentos. Exemplos de rgos emissores: Secretria de Segurana Pblica, Secretria da Receita Federal, entre outros. (Ver Cadastre Certides). Para cadastrar um rgo clique no boto Adicionar. (Ver Cadastro do rgo Emissor). Clique em para verificar mais informaes do rgo emissor ou realizar alteraes em seu cadastro. (Ver Cadastro do rgo Emissor).

1.1.4.2.1 - Cadastro do rgo Emissor

MDULO ADMINISTRATIVO: CERTIDES > RGOS EMISSORES > NOVO Esta opo permite consultar, incluir, alterar e excluir rgos emissores das certides e dos documentos. Exemplos de rgos emissores: Secretria de Segurana Pblica, Secretria da Receita Federal, entre outros. (Ver Cadastre Certides). CAMPOS DO CADASTRO DE RGO EMISSOR: Cdigo: Cdigo do rgo emissor. O sistema gera automaticamente um nmero sequencial ao Salvar o rgo emissor. Caso esteja consultando o rgo aparecer o nmero gerado. Nome: Nome do rgo emissor. (CAMPO OBRIGATRIO). Endereo: Endereo do rgo emissor. (CAMPO OPCIONAL).

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Complemento: Complemento do endereo do rgo emissor. (CAMPO OPCIONAL). Bairro: Bairro do endereo do rgo emissor. (CAMPO OPCIONAL). Municpio: Municpio do endereo do rgo emissor. (CAMPO OBRIGATRIO). (Ver Cadastre Municpios na apostila do mdulo de Apoio). CEP: CEP do endereo do rgo emissor. (CAMPO OPCIONAL). Atendimento: Horrio de atendimento do rgo emissor. (CAMPO OPCIONAL). Site: Site do rgo emissor. (CAMPO OPCIONAL). Telefones: Telefones do rgo emissor. Para adicionar um novo telefone do rgo emissor clique no boto Adicionar e informe o DDD, o nmero do telefone, o ramal (OPCIONAL) e o tipo de telefone. Clique no boto Salvar para confirmar o cadastro do telefone. Ao informar telefones do rgo emissor deve ser assinalado um como principal. (CAMPO OPCIONAL). Para excluir um telefone clique em para confirmar a excluso. no telefone que deseja excluir. Clique no boto Salvar

E-mails: E-mails do rgo emissor. Para adicionar um novo e-mail do rgo emissor clique no boto Adicionar, informe o e-mail e clique no boto Salvar para confirmar o cadastro do e-mail. Ao informar e-mails do rgo emissor deve ser assinalado um como principal. (CAMPO OPCIONAL). Para excluir um e-mail clique em confirmar a excluso. no e-mail que deseja excluir. Clique no boto Salvar para

Clique no boto Salvar para confirmar o cadastro do rgo emissor. Ao clicar no boto Salvar sero apresentados links para o cadastro de outras informaes referentes ao rgo emissor. Para excluir o rgo emissor clique no boto Excluir. LINKS CADASTRO DE RGO EMISSOR: rgos Emissores: Volte pgina de RGOS EMISSORES e consulte os rgos emissores j cadastrados. (Ver Cadastre rgos Emissores). Contatos: Cadastre contatos rgo emissor. (Ver Cadastre Contatos do rgo).

1.1.4.2.2 - Cadastre Contatos do rgo

MDULO ADMINISTRATIVO: CERTIDES > RGOS EMISSORES > NOVO > CONTATOS Esta opo permite consultar, incluir, alterar e excluir contatos do rgo emissor. CAMPOS DO CADASTRO DE CONTATOS: rgo: Cdigo e nome do rgo emissor. (Campo preenchido conforme pgina de cadastro do rgo emissor). (Ver Cadastro do rgo Emissor -> Cdigo). "Contatos": Contatos do rgo emissor. Para adicionar um novo contato do rgo emissor clique no boto Adicionar. (Ver Cadastro de Contato do rgo).

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LINKS DO CADASTRO DE CONTATOS: rgos Emissores: Volte pgina de RGOS EMISSORES e consulte os rgos emissores j cadastrados. (Ver Cadastre rgos Emissores). Cadastro: Retorne pgina de cadastro do rgo emissor. (Ver Cadastro do rgo Emissor).

1.1.4.2.3 - Cadastro de Contato do rgo

MDULO ADMINISTRATIVO: CERTIDES > RGOS EMISSORES > NOVO > CONTATOS > ADICIONAR Esta opo permite consultar, incluir, alterar e excluir contatos do rgo emissor. CAMPOS DO CADASTRO DE CONTATO: rgo: Cdigo e nome do rgo emissor. (Campo preenchido conforme pgina de cadastro do rgo emissor). (Ver Cadastro do rgo Emissor -> Cdigo). Nome: Nome do contato do rgo emissor. (CAMPO OBRIGATRIO). Observao: Observao sobre o contato do rgo emissor. (CAMPO OBRIGATRIO). Telefones: Telefones do contato do rgo emissor. Para adicionar um novo telefone do contato clique no boto Adicionar e informe o nmero do telefone, o ramal (OPCIONAL) e o tipo de telefone. Clique no boto Salvar para confirmar o cadastro do telefone. Ao informar telefones do contato deve ser assinalado um como principal. (CAMPO OPCIONAL). Para excluir um telefone clique em para confirmar a excluso. no telefone que deseja excluir. Clique no boto Salvar

E-mails: E-mails do contato do rgo emissor. Para adicionar um novo e-mail do contato clique no boto Adicionar, informe o e-mail e clique no boto Salvar para confirmar o cadastro do email. Ao informar e-mails do contato deve ser assinalado um como principal. (CAMPO OPCIONAL). Para excluir um e-mail clique em confirmar a excluso. no e-mail que deseja excluir. Clique no boto Salvar para

Clique no boto Salvar para confirmar o cadastro do contato do rgo emissor. Para excluir o contato do rgo emissor clique no boto Excluir. LINKS DO CADASTRO DE CONTATO: Contatos: Retorne pgina de contatos do rgo emissor e verifique os contatos cadastrados. (Ver Cadastre Contatos do rgo).

1.1.4.3 - Cadastre Tipos de Certido

MDULO ADMINISTRATIVO: CERTIDES > TIPOS DE CERTIDES Esta opo permite consultar, incluir, alterar e excluir os tipos de certido a serem informados

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nas certides ou documentos. Exemplos de tipos de certido: Carteira Nacional de Habilitao, Certido Negativa da Obra, entre outros. (Ver Cadastre Certides). Para cadastrar um tipo de certido clique no boto Adicionar. (Ver Cadastro do Tipo de Certido). para verificar mais informaes do tipo de certido ou realizar alteraes em seu Clique em cadastro. (Ver Cadastro do Tipo de Certido).

1.1.4.3.1 - Cadastro do Tipo de Certido

MDULO ADMINISTRATIVO: CERTIDES > TIPOS DE CERTIDES > NOVO Esta opo permite consultar, incluir, alterar e excluir os tipos de certido a serem informados nas certides ou documentos. Exemplos de tipos de certido: Carteira Nacional de Habilitao, Certido Negativa da Obra, entre outros. (Ver Cadastre Certides). CAMPOS DO CADASTRO DO TIPO DE CERTIDO: rgo: rgo que emite o tipo de certido. (CAMPO OBRIGATRIO). (Ver Cadastre rgos Emissores). Nome: Nome do tipo de certido. (CAMPO OBRIGATRIO). Observao: Observao do tipo de certido. (CAMPO OPCIONAL). Nmero de dias para emisso: Nmero de dias para emisso da certido. (CAMPO OBRIGATRIO).

Dica: Os usurios podero ser notificados, atravs do Mural de Avisos, sobre a proximidade de vencimento das certides conforme o nmero de dias informado para emisso e caso tenha sido marcada a opo Notificar vencimento no cadastro da certido. (Ver Cadastro da Certido -> Notificar vencimento). Procedimentos: Procedimentos para emisso do tipo de certido. Para adicionar um novo procedimento clique no boto Adicionar e informe a ordem e a descrio do procedimento e clique no boto Salvar para confirmar o cadastro. (CAMPO OPCIONAL). Para excluir um procedimento clique em boto Salvar para confirmar a excluso. no procedimento que deseja excluir. Clique no

Clique no boto Salvar para confirmar o cadastro do tipo de certido. Para excluir o tipo de certido clique no boto Excluir. No link Tipo de Certido possvel voltar pgina de TIPO DE CERTIDO e verificar outros tipos de certido cadastrados. (Ver Cadastre Tipos de Certido).

11 1.1.4.4 - Renove as Certides

MDULO ADMINISTRATIVO: CERTIDES > RENOVAES Esta opo permite as certides e os documentos da empresa ou dos empreendimentos. (Ver Cadastre Certides). Para renovar uma certido clique no boto Adicionar. (Ver Renovao da Certido). para verificar mais informaes da renovao da certido ou realizar alteraes Clique em na renovao. (Ver Renovao da Certido).

1.1.4.4.1 - Renovao da Certido

MDULO ADMINISTRATIVO: CERTIDES > RENOVAES > ADICIONAR Esta opo permite renovar as certides e os documentos da empresa ou dos empreendimentos. (Ver Cadastre Certides). CAMPOS DA RENOVAO DA CERTIDO: Certido: Certido a ser renovada. (CAMPO OBRIGATRIO). (Ver Cadastre Certides). Usurio: Usurio responsvel pela renovao da certido. (CAMPO OBRIGATRIO). (Ver Cadastre Usurios na apostila do mdulo Segurana). Data: Data de renovao da certido. (CAMPO OBRIGATRIO). Procedimento - Usurio: Usurio responsvel pelo procedimento para renovao da certido. (CAMPO OPCIONAL). Procedimento - Ordem: Ordem em que deve ser executado o procedimento para renovao da certido. Procedimento - Procedimento: Procedimento para renovao da certido. (Ver Cadastro do Tipo de Certido -> Procedimentos). Procedimento - Execuo: Data de execuo do procedimento para renovao da certido. (CAMPO OPCIONAL). Procedimento - Executado: Marque esta opo para indicar que o procedimento para renovao da certido j foi executado. Anexos: Para incluir um novo anexo ao cadastro da certido, clique no boto Adicionar, informe a descrio, selecione o arquivo e clique no boto Salvar. Clique no boto Salvar para confirmar a renovao da certido.

Dica: Caso todos os procedimentos de renovao tenham sido executados (tenha sido marcada a opo Procedimento - Executado para todos os procedimentos), ao Salvar a renovao, ser apresentada uma nova pgina para se informar a nova data de emisso e de vencimento da certido. As alteraes das datas sero registradas automaticamente pelo sistema no cadastro da certido e sua situao poder se alterar de acordo com as datas informadas. (Ver Cadastre Certides).

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Para excluir a renovao da certido clique no boto Excluir. No link Renovaes possvel voltar pgina de RENOVAES e verificar outras certides que precisam ser renovadas ou que j foram renovadas. (Ver Renove as Certides).

1.1.4.5 - Realize Cpias de Certido

MDULO ADMINISTRATIVO: CERTIDES > CPIA DE CERTIDES Esta opo permite copiar certides j cadastradas originando novas certides. Para copiar uma certido informe a certido de origem (de onde sero copiadas as informaes para as novas), clique no boto Adicionar, informe a descrio da nova certido, sua data de emisso e sua data de vencimento(OPCIONAL). Clique no boto Salvar para confirmar a cpia das informaes da certido origem para as novas certides a serem criadas. Ao clicar no boto Salvar as certides sero criadas automaticamente e ser possvel verificar seu cadastro na opo de cadastro de certides. (Ver Cadastre Certides).

1.1.4.6 - Relatrio de Certides

MDULO ADMINISTRATIVO: CERTIDES > RELATRIOS > CERTIDES Este relatrio lista as certides da empresa e dos empreendimentos. As informaes das certides podero ser visualizadas de forma detalhada (completo) ou de uma forma mais simples (resumido). So apresentadas informaes como: descrio da certido, sua datas de emisso e de vencimento, sua situao, etc. Entre os parmetros para visualizao do relatrio se destacam as opes do campo Situao e as opes do campo Tipo de relatrio. (Ver Cadastre Certides).

1.1.4.7 - Relatrio de Procedimentos para Renovao

MDULO ADMINISTRATIVO: CERTIDES > RELATRIOS > PROCEDIMENTOS DE RENOVAO Este relatrio apresenta os procedimentos de renovao das certides que j foram executados ou que esto aguardando execuo. So apresentadas informaes como: nome da certido, rgo que realiza sua emisso, descrio do procedimento executado ou a ser executado, data limite de sua execuo e sua situao(se o procedimento j foi executado ou se est aguardando execuo). (Ver Renove as Certides).