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SEMINAIRE : LA COMPTABILITE DES ACHATS ANIME PAR : M.

M ABOU EL JAOUAD

GROUPE : O.C.P

FORMATION SPECIFIQUE

SEMINAIRE : LA COMPTABILITE DES ACHATS

ANIME PAR M. ABOU EL JAOUAD

ANNEE : 2003

SEMINAIRE : LA COMPTABILITE DES ACHATS ANIME PAR : M.M ABOU EL JAOUAD

GROUPE : O.C.P

La comptabilisation des achats


Les achats reprsentent trs souvent une charge importante pour lentreprise, ils peuvent porter sur lapprovisionnement en marchandises, en matires premires, en fournitures et accessoires, en services et en sous- traitance . La gestion des achats est indispensable pour viter les gaspillages de fonds et rationaliser les approvisionnements en vue dassurer une bonne marche des affaires.

I : Notion de charge :
Toute entreprise supporte des dpenses courantes ou non courantes plus au moins lies son exploitation : ces dpenses sont de deux types : des dpenses dachat et des frais gnraux de gestion ( charges externes, impts et taxes, charges de personnel). Lensemble des dpenses supportes en dfinitive par lentreprise et rattaches un seul exercice, sappelle les charges de lentreprise.

1- Classification des charges par nature :


le plan comptable range les charges supportes par une entreprise en trois rubriques : - Charges dexploitation :61 : ce sont en gnrale les dpenses lies intimement lexercice normal de lactivit ( achats, charges externes, impts et taxes, charges de personnel) - Charges financires : 63 : ce sont les cots supports par lentreprise pour son financement ou des charges caractre financier ( intrts, escomptes accords) - Charges non courantes : 65 : Elles sont reprsentes par les dpenses caractre exceptionnel sans lien direct avec lactivit normale de lentreprise ( amendes et pnalits)

CHARGES : CLASSE 6

Charges dexploitation Rubrique : 61

Charges financires Rubrique 63

Charges non courantes Rubrique 65

Charges courantes

SEMINAIRE : LA COMPTABILITE DES ACHATS ANIME PAR : M.M ABOU EL JAOUAD 2)- Fonctionnement des comptes de charges : Dbit Comptes de charges (+)

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Crdit

(-) Tous les comptes de charges sont dbits pour enregistrer les augmentations de dpenses et crdits pour constater leurs diminutions. Les charges soumises la TVA sont enregistres en hors taxe lorsque la taxe est rcuprable. La TVA ne reprsente pas donc une charge pour lentreprise, car elle est paye au fournisseur ou la douane en cas dimportation et elle sera rcuprable par dduction des TVA factures collectes par lentreprise. Parmi les charges figurent en premier plan les achats , le plan comptable les a numr en tte des comptes de la rubrique 61 : charges dexploitation. Les achats peuvent porter sur des lments varis ou des services ncessaires lexercice de lactivit. Les comptes des achats sont classs sous 2 postes : + 611 Achats revendus de marchandises + 612 Achats consomms des matires et fournitures. Toute entreprise est en liaison avec des partenaires externes qui lui procurent des marchandises, des matires , des fournitures et des services ncessaires lexercice de son activit. Tous ces lments sont donc achets auprs des fournisseurs avec qui , lentreprise ralisent des oprations diverses, matrialises par des documents varis.

II- Les lments de base dune opration dachat :


A)- Les tapes dune opration dachat :
lopration dachat se compose de plusieurs tapes : lexpression des besoins seffectue tout dabord par lmission des demandes dachat, qui une fois approuve donne lieu ltablissement dun bon de commande. 1)- Bon de commande

Client

Bon de commande

Fournisseur

3 Client Fournisseur

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Le bon de commande a pour rle de prciser les lments dsirs en achat, les conditions dachat et les modalits de paiement. Le bon de commande est une preuve du consentement de lacheteur et nom une pice probante de comptabilit. 2)- Rception des lments achets et du bon de livraison du fournisseur : Le fournisseur expdie les marchandises son client est les fait accompagner en gnral par un bon de livraison, lorsque le client reoit sa commande ou prend possession des lments achets, il signe le bon de livraison ou tablit un bon de rception destin au fournisseur lachat tant donc ralis puisquil y a transfert de proprit, mais sil ny a pas de facture, lenregistrement comptable ne peut avoir lieu.

Marchandises

CLIENT
Bon de livraison ou Bon de rception sign

FOURNISSEUR

3)- La facture : La facture constitue la pice justificative de lopration dachat. elle sert de preuve juridique, elle permet le transfert du droit dduction de la TVA et elle donne le doit de dduction de la charge en matire de limpt sur le rsultat ( Impt sur les socits ou Impt gnral sur les revenus professionnels). Lacheteur doit donc exiger une facture pour tous ses achats pour viter tout rejet du droit dduction. La facture doit comporter un certains nombres de mentions obligatoires pour quelles puissent tre acceptes comme pice probante pour lenregistrement comptable et pour la dduction fiscale. - Ladresse et le nom ou la raison sociale du vendeur. - Ladresse et le nom ou la raison sociale de lacheteur. - Les identifications fiscales du fournisseur. - La date de facturation. - Le dtail des lments vendus : dsignation, quantit, prix et TVA. - Lchance et modalits de paiement. La facture peut tre tablie avant la livraison, mais elle ne devient rellement exigible quaprs le transport de proprit de llment vendu ou du service rendu.

Client

Original de la facture

Fournisseur

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Les factures doivent tre classes et archives pour une dure de 4 ans pour servir de preuve en cas de contrle fiscale et une dure de 10 ans pour une obligation de communication. Il existe dautres formes de factures autres que la facture dachat appele couramment : facture de doit. - La facture davoir : Ce sont des factures qui ont pour objectif de rduire la crance due soit loccasion dune attribution de rduction au client soit lors dun retour de marchandises par ce dernier au fournisseur. - Le devis ou la facture pro-forma : cest une facture tablie par un fournisseur pour son client afin de lui faire connatre lavance le montant de sa commande. Un tel document ne remplace pas la facture et na aucun effet sur le plan juridique. 5- Le rglement : Le paiement de lachat peut seffectuer de diverses manires, il entrane lextinction de la dette du fournisseur et la sortie de trsorerie. Le rglement peut mme tre effectu lavance, ainsi donc, lordre des tapes prcites nest pas toujours respect.

Client Rglement

Fournisseur

B- Les diffrentes oprations dachat :


Les achats dans la conception du plan comptable marocain englobent les acquisitions de marchandises ou de matires premires, mais aussi des fournitures diverses ainsi que la sous traitance. Pour imputer correctement une facture dachat, il faut dabord savoir si lentreprise stocke ou nom les biens achets ( il y a symtrie entre les comptes de stocks et les comptes dachat et bien entendu les comptes de variation des stocks). Il faut ensuite identifier la nature des approvisionnements effectus : marchandises, fournitures, matires premires ou autres. Le plan comptable regroupe les achats en deux postes : 611 Achat revendus de marchandises. 612 Achats consomms des matires et fournitures. Chaque poste comprend des comptes qui peuvent tre diviss en sous compte selon le degr de dtail voulu par lentreprise. Parmi les comptes des achats consomms, on peut prvoir un compte pour la sous traitance des travaux subdiviser du compte 61261 Achats de travaux. Les achats accessoires, dans ce cas, les frais accessoires dachat doivent tre ajouts au prix dachat pour former le cot dacquisition. Il en est ainsi par exemple des droits de douane, certaines entreprises laissent parpills les frais dachat dans divers comptes de charges, cette mthode, malgr quelle a peu dincidence fiscale, est peu pertinente sur le plan financier puisquelle peut influencer nettement les soldes intermdiaires de gestion de lentreprise. 5

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Par fois, le montant des frais accessoires nest pas connu au moment de lenregistrement de la facture dachat, il faut alors pratiquer en fin de priode le virement en utilisant le procd des transferts de charges.

III- Traitement comptable des oprations dachat :


Une fois la facture reue, celle-ci doit tre enregistre, la pice justificative de lopration dachat est reprsente par la facture tablie par le fournisseur. 1- Facture simple : Reue par la SA SAFA le 22/04/02 Casablanca le 20/04/2002 Facture N 37247 S A : MOL Articles DSL 40 degr MRT 75 Total hors taxe Quantit 300 500 TVA 20% Total TTC Enregistrement chez le SA SAFA : La SA SAFA est un revendeur des lments achets 6111 34552 4411 20-04 602 Achats de marchandises Etat TVA rcuprable/ charges Fournisseurs Facture N 37247 SA / SAFA est une entreprise industrielle utilisant les lments achets en tant que matires premires. 6121 34552 4411 22/04/02 Achats de matires premires 802 000,00 Etat TVA rcuprable sur charges 160 400,00 Fournisseurs Facture N 37 247 802 000,00 160 400,00 962 400,00 A : S A SAFA Prix unitaire 1 240,00 860,00 Montant 372 000,00 430 000,00 802 000,00 160 400,00 962 400,00

962 400,00

Les comptes dachat peuvent tre dcomposs suivant la nature des lments achets.

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Le fournisseur peut accorder son client une rduction pour diverses raisons commerciales. Il peut lui accorder une remise en fonction de limportance des achats, un rabais pour la qualit des lments facturs ou une ristourne pour sa fidlit. Quelle que soit la dnomination de la rduction, si celle-ci figure immdiatement sur la facture dachat elle doit tre ignore en comptabilit, lenregistrement ne prend en considration que le net commercial ( montant brut RRR obtenus). Reprenons lexemple prcdent : Supposons que lentreprise MOL accordera une remise de 5% sur lensemble des lments vendus, la facture se prsentera alors comme suit : Montant hors taxe brut 802 000,00 Remise 5% 40 100,00 Net commercial hors taxe 761 900,00 TVA 20% 152 380,00 Total TTC 914 280,00 SAFA revendeur : 6111 34552 4411 Achats de marchandises Etat TVA rcuprable/Charges Fournisseurs Facture n 37247 3- Facture avec rduction financire : Le fournisseur peut accorder son client une rduction dite financire qui prend le nom descompte, soit pour lui rduire le dlai du crdit gnralement accord soit pour lamener payer par anticipation par rapport lchance fixe. Lescompte est toujours comptabilis : En tant que produit financier pour le client, crditer dans le compte 7386 Escomptes obtenus. En tant que charge financire pour le vendeur, dbiter dans le compte 6386 Escomptes accords. Reprenons lexemple prcdent Net commercial Escompte2% Net financier TVA 20% Total TTC 7 761 900,00 15 238,00 746 662,00 149 332,40 895 994,40 761 900,00 152 380,00 914 280,00

SEMINAIRE : LA COMPTABILITE DES ACHATS ANIME PAR : M.M ABOU EL JAOUAD 22/04/02 6111 Achats de marchandises 34552 Etat TVA rcuprable sur charges 7386 Escomptes obtenus 4411 Fournisseurs Facture N 37247 3- Facture avec frais accessoires dachat :

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761 900,00 149 332,40 15 238,00 859 994,40

Lachat peut tre accompagn de frais divers facturs par le vendeur. Lorsque la vente est suppose tre ralise dpart usine, le prix convenu des marchandises est entendu prix hors frais ventuels de livraison, le fournisseur ne lui facture que le prix des lments vendus, si ce dernier est mandat par son client de la livraison, les frais de livraison doivent tre annexs au prix des marchandises. Deux cas sont envisager : a) Frais dbourss et rcuprs lidentique sur le client : Les charges pralablement supportes par le fournisseur doivent tre annules lors de la facturation au client. EXEMPLE : Le 25-04-2002 : Lentreprise SADA a expdi des marchandises son client SA MATAL par chemin de fer : Facture du transporteur adresse lentreprise SADA.

Transport TVA 14% Total payer par un Bancaire

2 000,00 280,00 2 280,00 Facturation au client 26-04-2002

Marchandises TVA 20% TTC Transport dont TVA de 14% Total payer

372 000,00 74 400,00 446 400,00 2 280,00 448 680,00

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Chez lentreprise SADA le transport comptabilis le 22-04 doit tre contre-pass le 26-04-02 Chez lentreprise MATAL le transport est une charge, la TVA refacture lidentique devient rcuprable chez le client. Achats de marchandises Transports Etat TVA rcuprable/ charges 74 400,00+280,00 Fournisseurs Facture N .. 372 000,00 2 000,00 74 680,00 448 680,00

6111 6142 3455 4411

b) Transport factur au forfait au client : Le prix factur au client comprend le prix des marchandises et un prix convenu pour le service de livraison. Le fournisseur vient de raliser alors deux ventes : - Une vente de marchandises. - Une vente accessoire de service. La TVA facturer au client sera alors sur les deux ventes ralises. EXEMPLE : Facture reue le 28-04-02

SA ATAMEX SA DAR Total hors taxe des marchandises Transport Total general hors taxes TVA 20% Total payer 272 400,00 3 000,00 2 75 400,00 55 080,00 330 480,00

Pour le vendeur, le transport est un produit accessoire. Pour lacheteur , le transport est une charge comme le cas prcdent, seulement la TVA est diffrente puisquelle tait au taux de 14% dans le 1 er cas ( facture par un transporteur) et de 20%dans le 2me cas puisquelle est facture par un commerant.

SEMINAIRE : LA COMPTABILITE DES ACHATS ANIME PAR : M.M ABOU EL JAOUAD 28-04-02 6111 6142 3455 4411 Achats de marchandises Transports Etat TVA rcuprable/ Charges Fournisseurs Facture n.. 5- Factures davoir : 272 400,00 3 000,00 55 080,00

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330 480,00

Le fournisseur peut tre amen accorder son client des rductions aprs la premire facturation ou rduire la crance initialement enregistre pour une raison de retour de marchandises de la part du client. Dans tous ces cas, une facture dite davoir est tablie est envoye au client pour corriger la premire facturation. a) Facture davoir pour le retour de marchandises : Le reprise des marchandises pour une raison quelconque entrane une diminution de la crance initiale due par le client. Le fournisseur tablit alors une facture davoir quil doit adresser son client. La comptabilisation de telles factures entrane une inversion des critures de dpart constates lors de lenregistrement de la facture de doit.

EXEMPLE : La facture davoir suivante a t reue par lentreprise AHLA Le 03-06-02, relative un retour de marchandises au fournisseur. Montant hors taxe Remise 5% Net commercial Escompte 2% Net financier TVA 20% Total dduire 15 000,00 750,00 14 250,00 285,00 13 965,00 2 793,00 16 758,00

La remise et lescompte figurant sur la facture davoir sont rduits des rductions qui taient accordes lors de la premire facturation.

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SEMINAIRE : LA COMPTABILITE DES ACHATS ANIME PAR : M.M ABOU EL JAOUAD Chez AHLA : 4411 7386 6111 34552 Fournisseurs Escomptes obtenus Achats de marchandises Etat TVA rcuprable/charges Facture davoir n 16 758,00 285,00

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14 250,00 2 793,00

b) Facture davoir pour une rduction reue du fournisseur :: Aprs la premire facturation, le fournisseur peut dcider daccorder son client une rduction commerciale ou financire en hors facture de doit. il tablit alors une facture davoir dans ce sens, celle-ci reprsente pour lui une charge comptabilise en compte soustractif des ventes concernes : 7119 RRR accords sur ventes de marchandises. RRR accords sur ventes des biens et services. Pour lacheteur la rduction obtenue est un produit comptabilis dans un compte de charge soustractif : 6119 RRR obtenus sur achats de marchandises. 6129 RRR obtenus sur achats des matires et fournitures. EXEMPLE : Suite une rclamation du client ( SA AHLA ) pour retard de livraison , le fournisseur SA TRIMAX dcide daccorder un rabais de : Rabais / Marchandises : TVA 20% : Total dduire : 5 000,00 1 000,00 6 000,00

Comptabilisation chez SA AHLA : facture reue le 30/06/02 30-06-02 4411 6119 34552 Fournisseurs 6 000,00 RRR Obtenus sur achats de marchandises Etat TVA rcuprable sur charges Facture davoir n .. 5 000,00 1 000,00

La TVA initiale de la premire facture est rduite, si celle-ci na pas t encore dduite, par contre si la TVA est dj rcupre, la taxe rduite doit tre reverse lEtat. 11

SEMINAIRE : LA COMPTABILITE DES ACHATS ANIME PAR : M.M ABOU EL JAOUAD 6- Factures comportant des immobilisations et des charges :

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Les dpenses qui ont pour rsultat lentre dun nouvel lment dans le patrimoine de lentreprise ou qui ont pour effet une augmentation de la valeur dun lment dactif ou une augmentation de sa dure probable dutilisation constituent des immobilisation. Celles qui ont pour effet de maintenir des lments dactif dans en tat normal dutilisation constituent des charges. Par mesure de simplification, les usages font que le petit outillage de faible valeur et toutes les dpenses dacquisition des outils de travail de ce genre sont imputes en charges ( marteaux, tourne - vis). Sur une mme facture, lentreprise peut recevoir des lments immobiliser et dautres considrer comme des charges. EXEMPLE : SA Bureau MODERNE 91, Rue NASR Casablanca Casablanca le 30-10-2001 Doit : Facture n 31726 SA SADAF 150, Rue SIHAM Casablanca Rfrences Dsignations Unit 274 X Machines calculer Japy 4 754 P Rames de papier 10 389 A Agrafeuses TIC 20 Total hors taxe TVA 20% Total TTC

Montant 14 400,00 520,00 840,00 15 760,00 3 152,00 18 912,00

La facture ci-dessus a t reue par la SA SIHAM le 02-11-2001, tous les lments achets sont destins lusage interne de lentreprise. Analyse du document : Les machines calculer reprsentent une acquisition dimmobilisation. Les rames de papier sont des fournitures consommables de bureau donc une charge. Les agrafeuses, malgr quelles reprsentent des outils de travail qui peuvent durer plus quun exercice, elles peuvent tre imputes en charge, vu la faible valeur par unit. Il est commode de considrer les faibles dpenses en tant que charges pour viter un gonflement des immobilisations par des valeurs insignifiantes. La TVA doit par consquent tre dcompose en deux fractions : La TVA sur les immobilisations rcuprer sans dcalage, le mois mme de son paiement ( 14 400 x 20% = 2 880,00) La TVA sur les charges qui ne peut tre rcupre quaprs un mois de son paiement ( 520 +840) x 20% = 272,00.

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SEMINAIRE : LA COMPTABILITE DES ACHATS ANIME PAR : M.M ABOU EL JAOUAD 02-11-01 2352 6125 34551 34552 4481 Matriel de bureau Achats non stocks des matires et fournitures 520 + 840 Etat TVA rcuprable/ Immobilisations Etat TVA Rcuprable/ Charges Dettes / Acquisition dImmobilisations (1) Facture n 31726

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14 400,00 1 360,00 2 880,00 272,00 18 912,00

(1) Ce compte est passager, il va se solder lors du rglement. Trs souvent le paiement est immdiat. Il a t choisi puisque lessentiel du montant d est relatif une immobilisation. Les fournitures sont de faible valeur. La rgle de laccessoire qui suit le principal ainsi que le principe de limportance significative sont mettre en application. 7- Les rgularisations des achats : Les achats dlments stockables ( marchandises, matires premires et fournitures stockables) se rgularisent en fin dexercice par lenregistrement des critures relatives linventaire extra-comptable des stocks. Les achats non stockables ou dlments incorporels se rgularisent par observation du principe dindpendance des exercices qui fait rfrence la rception des lments achets on lexcution des services par le fournisseur. a- les variations des stocks : A chaque moment o lentreprise sapprte tablir ses tats de synthse, elle doit dterminer ses stocks. Le suivi des stocks peut se faire par la technique de linventaire permanent sur des fiches qui enregistrent les mouvements dentre et de sortie, mais une vrification physique des stocks est ncessaire. Elles est mme obligatoire loccasion de linventaire de fin dexercice. Le compte stock est donc un compte non utilis en cours dexercice. Il nest utilis qu louverture des comptes au dbut de lexercice pour reprendre le stock initial de lanne et en fin dexercice pour annuler le stock initial et le remplacer par le stock final. Les achats se comptabilisent dans des comptes de charges, et les sorties peuvent tre reprsentes par des ventes qui se comptabilisent dans des comptes de produits ou par des consommations internes qui ne senregistrent que sur des documents de comptabilit analytique. Pour ne faire supporter un exercice que les achats rattachs lanne clture, il convient au comptable dannuler le stock initial et denregistrer le stock final. Annulation du stock initial : Marchandises : Variation des stock de marchandises Marchandises Annulation des stocks de marchandises X X

6114 3111

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Au lieu du compte 6114 on utilisera le compte 6124 pour constater lannulation des stocks des matires et fournitures et lun des comptes du poste 713 pour lannulation des stock produits par lentreprise. Si le stock annul, disposait dune provision pour dprciation. Celles-ci doit tre reprise. 39 7196 Provisions pour dprciation de.. Reprises sur provisions pour dprciation de Annulation de la provision du SI de X X

Lannulation du stock initial a pour objet dadditionner aux achats de lexercice, des achat des exercice prcdents vendus ou consommer au courant de lexercice cltur Annulation dun stock initial de matires premires : Variation des stocks des MP Matires premires Annulation du SI des MP X X

6124 3121

Annulation dun stock de produit finis : Variation des stocks des biens produits Produit finis Annulation du SI des produits finis X X

7132 3151

Constatation du stock final :

Des achats dj enregistrs au courant de lexercice, une fraction restera pour lexercice ou les exercices suivant , elle doit donc venir en moins des charges de lexercice : cest pour respecter cette rgle que le stock final doit tre saisi en fin dexercice. Lcriture dannulation des stocks initiaux est donc inverse. Marchandises : Marchandises Variation des stocks et de marchandises Saisi du SF X X

3111 6114

Matires premires ou fournitures: Matires premires Variation des stocks des matires et fournitures X X

3121 6124

Produits fabriqus : Produits finis X Variation des stocks des biens produits X

315. 7132

Si le stock final ncessite une provision, celle-ci doit tre constate comme suite :

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SEMINAIRE : LA COMPTABILITE DES ACHATS ANIME PAR : M.M ABOU EL JAOUAD 6196 39.. Dotation dexploitation en prov pour Dep AC X Prov pour dprciation de

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Les variations des stocks dlments achets : Les variations des stocks ranges en comptes de charges se regroupent avec les autres comptes du poste concern Le poste 611 Achats revendus de marchandises : Ce poste englobe les variations des stocks de marchandises qui peuvent tre solde dbiteur ( SI > SF) additionner aux autres soldes dbiteurs des autres comptes. La variation des stocks des marchandises peut avoir un solde crditeur ( SI < SF) il doit tre soustrait pour parvenir au montant du poste. Le poste 612 Achats consomms des matires et fournitures : Ce poste comprend les variations des stocks des matires et fournitures consommables.

Les variations des stocks des lments produits : Les variations des stocks des produits finis, semi-finis, des encours de production ou des dchets de fabrication sont classes en produits, elles sont regroupes dans le poste 713 variations des stocks de produits, qui peut tre crditeur (SF > SI) inscrire sans signe parmi les produits du CPC ou dbiteur inscrire toujours en produit mais prcd du signe (-) (moins). Schma rcapitulatif : Nature du stock Elments en provenance Des achats : Marchandises Matires et fournitures Elments produits : Produits en cours Produits ou autres Compte de variations des stocks 6114 :Variation des stocks de marchandises. 6142 : Variation des stocks des matires et fournitures Poste 611 : Achats revendus des marchandises 612 : Achats consomms des matires et fournitures

7131Variation des encours de 713 : Variation des stocks des production. produits 7132 Variation des biens produits

c) Rgularisation des achats par rfrence la rception des lments achets : b-1- Les achats comptabiliss non reus : Les rgles comptables et fiscales ne considrent lachat comme une charge rattacher un exercice que lorsque les lments achets sont provenus lentreprise. La facture peut prcder le bon de livraison, par consquent tout achat non rceptionn ( facture sans bon de livraison) doit tre annul comme suit : 15

SEMINAIRE : LA COMPTABILITE DES ACHATS ANIME PAR : M.M ABOU EL JAOUAD

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3491 6111

31-12-N Charges constates davance X Achats de marchandises Commande n .. non reue

Il en est de mme des autres achats. Cette criture a pour rle de diminuer les achats de lexercice par le montant des achats non reus pour les transfrer lexercice suivant o ils seront reus. b-2- Les achats reus sans facture : Lenregistrement comptable repose sur la facture, cependant, la fin dun exercice, si une commande est reue ( bon de livraison sans facture), elle doit tre rattache lexercice cltur, car lachat est suppos tre ralis. Lcriture suivante doit tre passe :

6111 34552 4417

Achats de marchandises X Etat TVA rcuprable sur charges X Fournisseurs factures non provenues Commande reue sans facture

N.B : On constate donc que lachat annul ne concerne que le montant hors taxe, la TVA reste comptabilise, alors que les achats rattachs lexercice sont rgulariss en tenant compte de la TVA , pour une valuation correcte de la dette relative la charge payer qui doit tre en TTC. Les mmes comptes seront utiliss pour rgulariser les achats des matires et fournitures. La rgularisation des achats a pour objet de ne faire supporter un exercice que les charges lies aux achats reus au cours de lexercice cltur. Aprs louverture des comptes au dbut de lexercice suivant, toutes les critures de rgularisation de linventaire prcdent sont contre-passes. Les variations des stocks ont pour objet de ne faire supporter un exercice que les achats revendus au courant de lexercice. Pour dgager la marge commerciale , le prix de vente doit tre compar aux achats revendus des marchandises.

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IV- Lapproche du contrle interne des oprations dachat :


Les achats constituent en gnrale une charge importante pour lentreprise, par consquent un contrle minutieux doit tre instaur pour viter la gestion maladroite des approvisionnements. Le suivi des oprations dachats doit revoir toutes les tapes que suit une commande depuis, la formulation des besoins en lments acheter jusquau rglement dfinitif du fournisseur.

OBJECTIFS DU CONTROLE INTERNE :


Lanalyse du systme de contrle interne de la fonction Achat Fournisseurs doit permettre de sassurer que : - Les sparations de fonctions sont suffisantes. - Tous les achats ( matires et services) de lentreprise sont correctement autoriss et comptabiliss. - Les achats comptabiliss correspondent des dpenses relles de lentreprise. - Ces dpenses sont faites dans lintrt de lentreprise et conformment son objet. - Tous les achats enregistrs sont correctement valus. - Tous les avoirs obtenir sont enregistrs. - Toutes les dettes concernant les marchandises et services reus sont enregistres dans la bonne priode. - Les engagements pris par lentreprise et devant figurer dans lannexe sont correctement suivis.

SEPARATION DE FONCTIONS :
Apprcier la sparation des fonctions en ce qui concerne : - Emission des demandes dachats. - Etablissement des commandes. - Autorisation des commandes - Rception des marchandises ou services - Comparaison quantitative et qualitative des marchandises ou services reus avec les commandes. - Comparaison bon de rception/ commande/ facture - Imputation comptable - Vrification de limputation comptable - Contrle des factures - Suivi des avoirs recevoir

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Bon payer Tenue du journal dachats Tenue de linventaire permanent Tenus des comptes individuels fournisseurs Rapprochement des relevs fournisseurs avec les comptes Rapprochement du compte collectif fournisseur avec la balance fournisseur Centralisation du journal dachats Signature des chques Acceptation des traites Tenus du journal des effets payer Tenue du journal de trsorerie Annulation des pices justificatives. Approbation des oprations diverses relatives aux achats et comptes fournisseurscrditeurs divers. Accs la comptabilit gnrale.

COMMANDES :
Existe-t-il un systme de dclenchement automatique des commandes lorsque les stocks arrivent une quantit minimum? Si oui, les quantits minima sont-elles revues rgulirement en fonction des besoins rels de la fabrication ? Les commandes de biens ou de services ne sont elles passes que sur la base de demandes dachats tablies par des personnes habilites ? Chaque service demandeur dispose-t-il dun budget de dpenses prvisionnelles ? Si oui, la consommation de ces budgets est-elle suivie rgulirement pour viter les dpassements ? Ce suivi tient-il compte des commandes engages mais non encore factures ? Des bons de commande sont-ils tablis systmatiquement ? Si oui, sont-ils prnumrots ? tablis en quantits et en valeur ? signs par un responsable, au vu de la demande dachat ? Existe-t-il une liste des fournisseurs autoriss, pour les achats courants ? Si oui ? est-elle Approuve par un responsable ? Rgulirement mise jour ? Les prix proposs sont-ils compars avec le march ? Les autres achats font-ils lobjet dappel doffre, au moins au-dessus dun certain montant ? Existe-t-il une procdure permettant dviter les commandes excessives ? Si des bons de commandes prnumrots sont utiliss, leur squence numrique est-elle utilise pour : enregistrer les engagements pris par lentreprise ? identifier les retards dexcution ? Existe-t-il une procdure de relance des fournisseurs en retard de livraison ? Ces fournisseur sont-ils soumis des pnalits ? 18

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Un exemplaire des bons de commandes est-il communiqu : au service de rception ? la comptabilit ? Si oui, ces services sassurent-ils quils les reoivent tous ? La socit exerce-t-elle un contrle sur les cadeaux et autres avantages accords aux acheteurs par les fournisseurs ? Les procdures de contrle des achats sont-elles revues priodiquement par les auditeurs internes ou autres personnes indpendantes du service achat pour sassurer que la politique de la socit est bien applique ?

RECEPTION DES MARCHANDISES ET SERVICES :


Existe-t-il un service de rception ? Les marchandises reus sont-elles rapproches des bons de commande en ce qui concerne : Les quantits ( comptage effectif) ? La qualit ? - Des bons de rception sont-ils tablis systmatiquement, mme pour les livraisons sur des chantiers extrieurs ou chez des clients, des dpositaires ? - Si oui sont-ils : Prnumrots ? Signs par le rceptionnaire ? Dats ? - La prnumrotation des bons est-elle utilise pour contrler : Lexhaustivit des bons transmis la comptabilit, par centre de rception ? Lenregistrement des mouvements de stocks ? - Existe-t-il un systme quivalent au bon de rception en matire de service ? Si oui, les procdures ci-dessus sont-elles appliques pour contrler lexhaustivit de lenregistrement ? - Les anomalies en matire de quantit et qualit constates font-elles lobjet dun bon de retour ( ou de contestation) ? Si oui, ces bons sont-ils : Prnumrots ? Transmis une personne charge dobtenir les avoirs ? Si la contestation est due une avarie de transport, le bon de contestation est-il contresign par le transporteur ? -

CONTRLE DES FACTURES :


Les factures et avoirs sont-ils soumis directement par le service courrier la comptabilit ? Le service comptable attribue-t-il un numro dordre chronologique aux factures et avoirs reus avant de les transmettre aux personnes charges de les vrifier ?

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Si oui, garde-t-il une trace de ces numros pour suivre le retour des factures et relacer le service concern ? - Les doubles de factures et avoirs sont-ils annuls, par apposition dun tampon duplicata ? - Les factures reues sont-elles vrifies avec les bons de commande et de rception en ce qui concerne : Les quantits ? La qualit ? Les prix unitaires ? Les conditions financires ? - Les anomalies constates font-elles lobjet de bons de contestation ? Si oui suivent-ils les mmes rgles que ceux mis rception ( prnumrotation) - Les avoirs reus sont-ils contrls avec les bons de retour et/ou de contestation et les factures dorigine en ce qui concerne : Les quantits ? Les prix ? - Les factures et avoirs reus sont-ils contrls en ce qui concerne : Les multiplications ? Les additions ? Le montant de la TVA ? La dduction des avances, acomptes, remises ? - Les contrles effectus sur les factures et avoirs sont-ils clairement matrialiss pour permettre une vrification a posteriori quils ont tous t effectus ? - Les imputations sont-elles : Donnes par des personnes comptentes disposant des documents ncessaires ? Revus par un responsable ? - Louverture dun nouveau compte fournisseur est-elle soumise autorisation ?

COMPTABILISTION DES FACTURES ET AVOIRS :


- La comptabilit fournisseurs reoit-elle un exemplaire Des bons de commandes ? Des bons de rception ( marchandises et services) ? Des bons de retour ou de contestation ? - Si oui, en contrle-t-elle lexhaustivit ? - Les numros manquants sont-ils rclams ? - Un rapprochement est-il fait entre les factures et avoirs reus et les bons de rception et de retour ou de contestation ? - Existe-t-il un contrle permettant de sassurer que toutes les factures et tous les avoirs reus sont comptabiliss : Dans le journal des achats ? Aux comptes individuels fournisseurs ? Et correctement imputs ? - Les factures et avoirs comptabiliss sont-ils annuls pour viter un double enregistrement ? - La comptabilisation de duplicata est-elle interdite ou soumise autorisation particulire ? - Les rgles de rcupration de la TVA sont-elles respectes, en particulier si les fournisseurs payent la TVA sur les encaissements ?

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PROVISIONS POUR FACTURES A RECEVOIR :


Le rapprochement effectu entre les factures et avoirs reus et les bons de rception ou de retour ( voir comptabilisation des factures) est-il utilis pour tablir, en fin de priode, le montant des factures recevoir ? Sinon existe-t-il une procdure pour saisir les provisions effectuer ? - Les factures de transport sont-elles rapproches avec les avec de transport pour tablir la provision ? - Des comptes de frais payer sont-ils tenus pour toutes les charges qui ne figurent pas en compte fournisseur et qui sont payes de faon pisodique ? - En matire de service, le service comptable : Utilise-t-il les bons de commande non honors pour identifier ceux qui auraient d faire lobjet dune provision ( livraison prvue avant la clture) ? Des explications sont-elles obtenus pour ces anomalies ? Analyse-t-il les charges de la priode, par rapport au budget ou la priode prcdente, pour identifier les anomalies de provision ? - Lvaluation des provisions pour factures et avoirs recevoir est-elle vrifie par une personne indpendante de celle qui ltablit ? Est-elle rapproche des factures et avoirs rels reus ultrieurement ? -

JUSTFICATION DES SOLDES :


Une balance fournisseur est-elle tablie rgulirement ? Son total est-il rapproch avec le compte collectif ? Une balance des crditeurs divers est-elle tablie rgulirement ? Les carts ventuels sont-ils Analyss rapidement ? Corrigs aprs approbation ? - Lorsque les fournisseurs, ou crditeurs, envoient des relevs de compte, sont-ils compars avec la comptabilit ? Les carts sont-ils analyss et corrigs aprs approbation ? - Les soldes des comptes fournisseurs et crditeurs divers sont-ils rgulirement analyss ? Porte-t-on une attention particulire aux soldes dbiteurs ? - Les comptes de rgularisation passif, sont-ils rgulirement analyss ? Les causes des montants anciens sont-elles recherches ? Les apurements sont-ils autoriss ? -

SUIVI DES LITIGES :


La personne charge de rclamer les avoirs sassure-t-elle quelle reoit tous les bons de retour ou de rclamation ( quelle que soit leur origine) ? Une demande davoir est-elle tablie pour chaque litige ? Existe-t-il un suivi des avoirs reus par rapport aux demandes davoirs mises ? Les avoirs non reus sont-ils rclams rgulirement ? Le paiement des factures est-il bloqu tant que les avoirs nont pas t reus ? La procdure du suivi des avoirs recevoir inclut-elle les avoir de remises ou ristournes contractuelles ?

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