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Iyores
estos
Iyores
Tipos de sistemas
,liga a
or del
e ella.
s; par
sional
luenos
valor
L
as empresas utilizan sistemas para eJ proeesamiento de la infomlaci6n generada par todas sus
dicho
operaciones. Estos sistemas podemos denominarlos, sistemas administrativos. Su principal
funei6n es ayudar a soportar las decisiones gerenciales de la empresa para guiar las operaciones
y cumplir can los objetivos de la misma. Existen sistemas para manejar la facruracion. las compras. los inventarios
mal se
y muchas otras funciones que existen en una empresa. Estos pueden ser caracterrzados como sistemas
:ral ha
administrativos para el manejo de las funciones anteriomlente nombradas. Una earacteristica comtin a todos elias
Icia en
es la de no manejar directamente la infomlaci6n que se registni en la conrabilidad. 0 que es procesada par un
fueran
sistema de contabilidad. Podrfamos afimlar que son sistemas administrativos orientados al manejo operativo de las
Ie sean
transacciones y no a los aspectos financieros.
Como ya se ha clicho en el capitulo precedente. el sistema contable es el sistema alrededor del eual giran todos
los demas. Es necesario identificar las relaeiones entre los sistemas administrativos que operan en la empresa. yel
sistema contable propiamente dicho. AI final de [odos los procesos, el sistema contable recibin'l en fomla
resumida los movimientos que tengan los demas. Aqui podemos encontrar la primera fonna de eOlllunicaci6n
entre esos sisremas. Desde el punto de vista conceptual , existe un solo sistema contable para cada cornpaiHa, es
decir. aquel en el eual se registran todas las tTansacciones que de aJguna manera tienen irnpacto en los t!stados
financieros, 0 dicho de otra fOmla, aquellas operaciones que sean medibles de alguna manera en tenninos
monetarios. Una difercncia entre un sistema contable y no cootable, es el registro de las operaciones y su
~ q u i e r e
centralizacion en una sola base de datos (I).
Si una empresa desea saber cual es el monto total de las ventas en un periodo. esta debe consultar el sa!do
s decir,
correspondierlle a la cuenra de ingresos por ventas para el periodo requerido; en caso de querer saber el detalle de
mativo
las ventas y a quienes fueron realizadas. se debe accesar al subsistema de factliraci6n y no al sistema de
inventario. de lal fOmla que la informaci6n referenle a distintos tipos de operaciones. se va parcelando. En la
figura 3-\ , se muestra un ejemplo de 10 que represenr-an los sistemas administrativos.
( I)
Una base de datos es un almacenamiento de informacion que se diferencia de los archivos convencionales en el modo de organizaci6n
y acceso de la informacion. Para accesar una delerminada informacion en una base de datos. el manejador de la base de datos posee Ins
algorilrnos de busqueda y acccso ):a predefinidos y el programador no tiene que realizar esfuerzo en la programacion para recllperar
- alguna informaci on.

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44 n'.lWEI.A P AllTE lOS SIS'JS(AS

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BoImae GcnnI
EIIIIdD de Clonocios y NrdicI8
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8 AS E DE DA TOS
- --- - --
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nGURA 3-1 Esquema bAsico de los sistemas conlables y no contables.
EI presente capitulo analiza los sistemas admtnistrattvos basicos y su integraci6n y relaci6n con el sistema
contable.
3.1 SISTEMAS INTEGRADOS
.istemas de
informaei6n
inttuados
imp/I.c.a el companir
infannaci6n entre
dOl 0 mas sistemas.
El concepto de sistemas die informac.i6n integrados implica el compartir informaci6n
entre dos 0 mas sistemas. Esa relaci6n se puede establecer por varias Tazones:
Eliminar redundancia de la informaci6n
pl
Facilitar el acceso a los datos 0 informacion
Facil'rtar la efaboraci6n de informes
Como se mencion6 en el capItulo anterior, una empresa realiza mas 0 menos las mismas operaciones, por 10
que existe alguna fonna de estandarizarlas. Cuando se habla de eliminar la redundancia de informacion, nos
referimos a las transacciones que je alguna u otra forma pudieran ser regisrradas en forma duplicada. EI objetivo
principal de un sistema integrado, es reducir el trabajo que impliea el registrar, por ej emplo, toda la facturacion
mensual de 1a empresa en forma, manual y luego, copiar de nuevo esas operaciones para obtener un listado de
ventas por cliente y producto. ya que de una u otra fonna los registros contables son m!lS 0 menos estandares.
(
Seguidamente se muestran los registros que un sistema de contabil!dad, por las tran'Sacciones de un periodo,
recibiri una forma resumida.
Si un slStel1Ul de/acturacUJn va a resumir todas venlas de un mes, el TegistTo seT{a:
xx-xx-xx Db Cr

Cuencas por cobrar xxx.xxx.xxx,xx
Efectivo xxx.xxx. xxx,xx
Ventas xxx.xxx.xxx,xx
Para contahilizar el total de las ventas a contado y credito del
mes de marzo de 19XX.
(2
bn
I
-
.
.
. CAPITULO l . TIPOS DE SISTEMAS 45
Sila .transaction a cOnlabJlizor son las cobranzas, el regislro serla :
xx-xx-xx
--------------x-------------------
Db Cr
Bancos
Descuento sobre ventas
Cuentas por cobrar
xxx. xxx.xxx,xx
xXX.xxX.xXX,xx
XXX.xxx.XXX,xx
Para los cobros de las ventas a credito y su
respectivo descuento del mes de marzo de 19XX.
Un sistema integrado de facturaci6n, eliminara todos aquellos registros manuales por operaeiones que resultan
j,
rutin arias y que de otra forma deberian ser elaboradas mediante asientas manuales. j ,, :"
'.
Dentro del concepto de funcionamiento de un sistema integrado, deben distinguirse las siguientes etapas: ...." "

Definici6n de panimetros
Captura de la informaci6n
Transferencia de 1a informaci6n
Controles sobre la transferencia
DEFINICION DE pARAMETROS
La primera etapa en el funcionamiento de un sistema integrado, corresponde a la definici6n
de parametros. Una definici6n de parametros eonsiste en una definici6n inieial que se Ie
da a un sistema para que sea tomada en euenta para SIl funcionamiento. Esta definici6n
inicial determinara claramente diferentes aspectos tales como: grado de integraci6n entre I'
modulos, niveles de seguridad, tipas de operaciones a realizar, c6digos de cuentas y otras
I.
I
mas.
Para estabJecer el grado de integraci6n de un sistema respecto a otro, se debe establecer cuales operaciones
pueden ser predefinidas y transferidas automaticamente al sistema conlable.
Una definicion de
par'metros
definici6n inicial
que se Ie da a un
sistema para que sea
tomada en cuenta
para su
funcionarniento.
para metros de
integradon
establccen 1& forma
en que pasaran los
registros at sislema.
Los parametros de integraci6n establecen la forma como seran pasados los registros al
sistema contable. La definicion de parametros debe especificar c1aramente todas las
operaciones que seran tratadas en forma integral y los c6digos can tables en los cuales se
debera regisrrar las operaciones. Par 10 general, la informaci6n a transferir debeni ser
traspasada al sistema can table en forma resum ida, debido a que de otra forma, el
sistema contable se convertirfa en OITO sistema auxiliar, pero can la variante de manejar la
informaci6n bajo c6digos contables.
CAPTURA DE LA INFORMACION
c.tptura de la
informadon
momento en el eua!
se IrlInsfieren las
operaeiones de un
sistema a otro.
(2)
La etapa de captura de la ,informacion en un sistema integrado se reHere al momento en
el eual se transfieren las operaciones de un sistema a otro. Para que exista la captura de
informaci6n, los movimientos deben estar parametrizados (2) totalmente. En la figura 3-2.,
temando en cuenta un ejemplo de un proceso productivo de una empresa fabril, se
los registros que se generan automaticamente al momenta de efectuarse una
operaci6n. \
'l
EI pr6ceso de pBralTletrizar se refi ere a la asignaci6n de relaciones encre dos tipos de elementos como, pOT ejemplo, la operaci6n de
facturaci6n y su correspondiente c6digo contable.
I
I
l
l
l
,46 PJUMERA PARTE: LOS SISTEMAS
..
Ell
prin
pro
autc
Ope,acoon fact
tran
Ope,aCIOIl: Operaclon: OperacJon'
i ransierer'ICla de Gompra de Matena Se t. ,mina "n late Se vende ur
Pnma M.P. a produccion de p,oductos p,oducto ;",mlnado
de 0
Pal
El f
InVDnlanco.a CUMI;1S k- .......1lO1lk COj:tode
ejer
en
adlt
un
717
refe
que
tien
FIGURA J-l Regislros contables en un sistema integrado de producci 6n.
trat
info]
cant
Es probable que la fase de eaptura de la infonnaci6n y la transferencia de esta, que es el siguienle paso a
entr
expliear, se vean un tanto solapadas en raz6n a que pueden ocurrir easi inmediatamente; sin embargo, es bueno
lleVE
aelarar que la fase de eaptura de infonnaci6n se refiere unicamente hasta el punto en que una operaeion fuenle es
registrada y aceptada por un sistema auxiliar.
TRANSFERENCIA DE LA INFORMACION
sis
int
la i
Para que un sistema pueda ser lIamado sistema integrado. debe existir alguna transfere'ncia de infonnaci6n desde
trar
el lugar donde se originan los datos. hasta el sitio en el eual seran centralizados eonjuntamente con otra
de I
infonnaci6n y/o movimientos. pre'
transferenc:ia de
informac:i6n
se rea.1iza en forma
aUlOmAtica 0
iniciada par alglin
usuario.
de C!
La transferencia de informacion puede ser en fonna automAtica a iniciada por algUn
EI
usuario autorizado. En el primer caso. es decir. cuando la transferencia de informaci6n es
realizada en fonna automatica. previamente deben haberse definido los parametros
comp
infon
correspondientes en la primera etapa; en este caso. el proceso es transparente para el
cualel
usuario. La segunda fonna en la eual se puede transferir la informaci6n es a traves de un
conte
proceso iniciado por un usuario; esto ocurre al fmal del dla., semana 0 meso cuando los
de ml
movimientos de cualquier sistema son acumulados y actualizados en los archivos maestros de datos. Previa a la
pertin
transferencia de infonnacion. debe hacerse una relacion de los datos que sercin acrualizados a fm de asegurar que
se transfieran linicamente movimientos validos.
CONTROLES SOBRE LA TRANSFERENCIA
controles sobre Is
transferenc:is
en un sistema
intcgrado pueden
clasificarse
dependiendo si la
transferencia cs
inmediata 0 al final
de un perlodo.
Los 'controles sobre 18 transferencia de la infonnacion en un sistema integrado, se pueden
clasificar dependiendo de si la transferencia es inmediata. 0 al fmal de un periodo. En el
primer caso, es decir, si la informa.cion es transferida y actualizada en el momenta en que
ocurren las operaciones. los comroles sobre el ingreso de datos deben ser 10
suficientemente fuertes. de tal forma que no permitan el ingreso de datos inconsistentes.
incompletos 0 no vaJidados. En el segundo caso, es decir, cuando la informaci6n es
transferida a posteriori, los datos son validados 0 controlados generalmente en el momenta
en que se corre el proceso de transferencia correspondiente.
3.2
, - -
CAPITliLO 'J . npos DE SISTEMAS 47
bl ret ira de efectivo de un cajero automatico de un banco es un ejemplo de lTansferencia de informacion del
primer tipo; como es de suponer, una instituci6n financiera no podria permitir que un usuario determinado
probara en forma repetitiva e indefinida la clave de acceso, ya que ella podrfa generar que un usuario no
autorizado tenga acceso a operaciones de 01T0 cliente, y realizara ope.raciones fraudulentas, Un sistema de
facturaci6n de una empresa de electTicidad' debe esperar el procesar todas las lecturas de los usuarios, antes de
transferir la informaci6n a los registros de cada usuario en fonna individual, par 10 que los controles para este tipo
de operaci6n deben efectuarse antes y despues de haberse traspasado los movimientos a los regislTos maestros.
Punto de observaci6n : La Quditor,fa' de sistemas y el control de los procesos
Para lee/ura adicional
EI avance de Is tecnologia de informaci6n ha hecho que los contadores cada vez pongsn mayor atenci6n a un area del
ejerciC;io de la profesi6n denominada audiwria rk sistemas. cuyo objetivo bAsico 68 la evaluaci6n de los controles internos
en el area de procesamiento electr6nico de datos (PED). Los procesos de integraci6n con table en los sistemas
adminiatrativos, son procesos sumamente delicado9 y que deben tener controles internos computacionales que aseguren
un correcto registro de las operaciones. Uno de los a.spectos claves que debe evaluar un auditor de sistemas es el
referente a los controles internos splicados a los procesos de tran.sfe.rencia automAtica de la informacion financiera, ya
que si eata no es transferida correcta.mente, los estados financieros refieja.rlln curas errsda.s. Los procesos automaticos
tienen la peculiaridad de processr grandes voliunenes de informacion en un corto tiempo. Si estos movimientos son
tratados equivocsdamente el desastre generado en los registros contables puede afectar La integridad y calidad de la
informacion contable. Los contadores publico8 que ejercen 'el campo de Is auditoria de sistemas. deben evaluar los
controles sobre el procesamiento de datos que provienen de un sistema auxiliar hacia el sistema con table. La. integracion
entre sistema,s requiere que los datos procesados mantengan au integridad y acceso respecto a IllS transferencias que se
Deven a cabo por los programas.
3.2 SISTEMAS NO INTEGRADOS
sistema no
Integrado
la informaci6n es
Inlnsferida aJ fmal
de periodos
previamente,
definidos.
Conociendo la filosofla de funcionamiento de un sistema integrado, debemos decir que en
el funcionamiento de un sistema no integrado, la transferencia de infonnaci6n se realiza
por 10 general, a !raves de movimientos resumidos y al final de periodos previamente
definidos. Como se ha explicado anteriormente, la integraci6n es vista generalmente con
referencia al sistema conlable, sin embargo, puede existir un segundo enfoque de
integraci6n entre sistemas auxiliares 0 distintos al sistema contable propiamente dicho.
En la figura 3-3, se muestran los posibles grados de integraci6n para un sistema que maneje el cicio de
comprasJproducci6n de una empresa fabril. Para un sistema administrativo no integrado, el concepto de
infonnaci6n compartida no existe, es decir, el gnHico mos!rado se presentaria como modulos aislados en los
cuales cada uno de los recuadros funcionarlan en fonna independiente, y si algun usuario desea por ejemplo
contestar las preguntas de i,cuantas 6rdenes de compra corresponden a produccion? 0 i,cuates 6rdenes de compra
de materia prima estan pendientes?, no se podran responder sino hasta que algun usuario traspase la infonnaci6n
pertinente entre un m6dulo y OtTo.
Pr i mer Di vel Lh
inte g tl ciO n
SISTEMA DE CONTABILIDAD
( con re'p ec lo .1
FIGURA 3-3 Niveles de integracion entre sistemas.
.s Is teml conflble)
SFILl04g "jv,' de
jncCKtlcjOn
(entre sille.m as)
.
l
l
48 PIUMERA PAATE : LOS SISTEMAS
3.3 SISTEMAS AUXILIARES 3.
sistemas
auxiliares
manejan
operativamente
todas las
transacciones del
negocio.
Se pueden considerar como sistemas auxi\iares, todos aquellos sistemas que sean distintos
La.!
a1 sistema contable. Un sistema auxiliar se puede defmir como aquel sistema que maneja
ope
en forma operativa y detallada todas las transacciones comunes a una actividad tipica del
sist
negocio v.g., producci6n, ventas, facturaci6n, inventarios, cuentas por pagar, etc. Una
caracteristica basica de un sistema auxiliar es la de manejar informacion en forma
infe
detallada.
den
dist
I
Por ejemplo, un sistema de cuentas por cobrar maneja en forma detallada varios tipos de operaciones:
COil
El registro de los derechos que se tienen por cobm de las ventas q
(funci6n de facturacion).
EI registro de los cobros pOf los bienes 0 servicios vendidos
(funcion de cobranzas).
u
0
e se hacen.
prestados.
eiill
de]
inte
fa II
opel
Estas operaciones son manejadas por el sistema que procesa las operaciones de facturaci6n y cobro a traves de
cont
opciones para el operador. En la figura 3-4, se muestra un detalle de las opciones que puede tener un sistema de
oper
este tipo.
total
oper
SISTM A S
Ali XILIARES
INFO RMAC ION
D&TAb L A P A
deci
cont,
INF OR MACU)!!
RES l!MID A
5 IST ' WA CO NTA DL[
l
enfo
I.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
II.
12.
13 .
14.
15.
FIGURA 3-4 Esquema 0 estroclUra de un sistema auxiliar.
16.
t7.
Notese que a nivel de los sistemas considerados como auxiliares, el detalle debe ser mayor que a nivel del
18.
almacenamiento de la informacion financiera. En 10 que se refiere al sistema contable, los datos, como se ha dicho
en varias oportunidades, deben ser transferidos en forma resum ida, de tal forma que si un usuario desea consultar
el movimiento de algUn cliente en particular, debeni recurrir al sistema auxiliar.
la fab
plantt
03-01

CAPITULO) . nPOs DE SISTEMAS 49
3.4 RESUMEN DEL CAPiTULO
Las empresas utilizan sistem as de informacion para el procesamiento de la informacion generada por todas
operaciones; tales sistemas pueden ser denominados sistemas administrativos. Una empresa puede c1asificar sus
sistemas administrativos en dos grupos: sistemas no contables y sistemas confables.
Los sistemas no contables, tambien pueden ser denominados como sistemas auxiliares que manejan
informacion detail ada. Como sistema principal, el sistema confable, reune y contiene lodos los movimientos de los
demas sistemas. De esta forma, surge el concepto de integracion entre sistemas, por 10 que podemos encontrar
distintos grad os de integraci6n entre estos. EI concepto de sistemas integrados de informacion implica la
compartici6n de informacion entre dos 0 mas sistemas. Esa relaci6n puede establecerse. por varias razones :
eliminar redundancia de la informacion, facilitar el acceso a los datos 0 informaci6n. faeilitar el registro contable
de las operaciones. Pueden distinguirse las siguientes etapas en el procesamiento de la informaci6n en un sistema
integrado: definicion de parametros, cap/ura de la informacion, trallSferencia de 10 informacion y con/roles sobre
la trallSferencia.
La definicion de parametros estableeera el grado de integraci6n de un sistema respecto a otro, y cuales
operaciones 0 sistemas pueden ser predeflnidos 0 transferir respectivamente informacion automatica al sistema
cODtable. La captura de Ja informacion, en un sistema integrado se reflere al momenta en el cual se realizan las
operaciones. Para que los movimientos sean grabados 0 capturados adecuadamente, tales movimientos deben estar
totalmente parametrizados, es decir, haberse definido apropiadamente los registros contables a realizar por cada
operaci6n. La transferencia de informacion aClualiza los movimientos detallados en los registros maestros, es
decir en el sistema contable. La ultima etapa, la de control sobre Ja transferencia, asegura que la informaci6n no
contenga errores de inconsistencia al momento de ser craspasada al sistema contable.
Un sistema no integrado, no tiene transferencia direeta de informaci6n al sistema contable. Un segundo
enfoque de integraci6n puede darse entre sistemas auxiliares.
[PREGUNTAS PARA REPASO
]
I. loQUe es un sistema administrative?, loCual es la principal fun cion de este tipo de sistemas?
2. loQue diferencia basica puede encontTar entre un sistema contable y un sistema no conlable?
3. l.Cual es el sistema que reune y centraliza todas las oper<lciones de una empresa?
4. l.Existe alguna relacion entre lodos los sistemas administrativos diferentes del sistema contable y el sistema
contable propiarnente dicho?
5. loCuAles son los objetivos de un sistema contable?
6. l,CuAndo se considera que dos 0 mas sistemas funcionan en forma integrada?
1. l,Que razones pueden darse para establecer una relacion entre dos 0 mas sistemas?
8. loCulil es el objetivo principal de un sistema integrado?
9. l.Que etapas podemos identificar en un sistema integrado? .
10. loCuAI es el objetivo principal en la definicion de parametros?'
II. loCual es el objetivo principal de la captura de informaci6n en un sistema integrado?
12. l,Que procesos realiza un sistema cuande lIeva a cabo la etapa de transferencia de informaci6n?
13. l.C6mo deben ser los controles sobre la transferencia de informacion?
14. l.CuAI es la caracteristica principal de un sistema no integrado?
15. l,Que significa el concepto de informaci6n compartida?
16. l,Cuantos niveles de integracion se pueden identificar entTe los sistemas?
17. l,Que es un sistema auxiliar?loCuando puede ser considerado un sistema como auxiliar?
18. l,Que nivel de detalle en la informacion, maneja un sistema auxiliar?
APLICADOS
03-01 TRANSFERENCIA DE INFORMACION, Alta Tecnologia, C.A. es una empresa mediana, encargada de
la fabricaci6n de partes electricas para microcomputadoras. La empresa tiene su casa matriz en Estados Unjdos. La
planta de la subsidiaria en Venezuela esta ubicada en la zona industrial del Estado Carabobo. La filosofta para el
PR.lMEIlA PARTE LOS SISTEMAS
manejo de los costos, tanto a nivel del personal administrativo, como del personal de produccion, es la de utilizar
el concepto de centros de costos. Todos los empleados y obreros entTegan quincenalmente un in forme de tiempo
de
en donde detallan todas las actividades realizadas y el exceso sobre las horas normales de tTabajo. Movimientos
co
tales como ausencias, vacaeiones 0 dlas feriados, tamblen son detallados en el reporte de tiempo. Todos los
BC
movimientos quincenales son aJmacenados en el sistema auxiliar de nomina. el eual eontiene la siguiente de
informaci6n:
FL

Centro de costo
Cc

C6digo del empleado
Cc
Nombre del empleado

sie

Sueldo mensual

Deducciones
}

Sueldo neto
Existen cinco centros de costos en la planta, a saber:
Departamento de administraci6n
Preparaci6n
03
Ensamblaje
el
Control de calidad
COl
Empacado
sot
jov
Contablemente existe una separacion similar a nivel de las cuentas y c6digos contables. No existe una
fin;
integracion entre el sistema de n6mina y el sistema contable, por 10 que la transferencia de informaci6n se realiza
al finalizar el proceso general de la n6mina. .
finl
def
a. De la informaci6n que es grabada en el movimiento quincenal de la n6mina, I',cual es
Preguntas
reill
necesaria y relevante para el correspondiente registTo contable?
que
b. Analice un poco mas el caso y describa los pasos que seguiria el proceso de integraci6n,
pag
para la transferencia de informacion al sistema con table.
c. Con base en la informacion que se Ie suministr6, i,cuales son los asienlos contables que se
p,
generan posterior al procesamienlo 0 transferencia de la informaci6n de la n6mina?
03-02 DESCRIPCI.6N DE SISTEMA. Un proveedor de software administrativo Ie ha suministTado la siguiente
descripci6n de sus sistemas y usted, como contador, debe evaluar si la empresa adquirirA los sistemas por 61
ofrecidos.
En el mundo de los negocios de hoy es inconcebible pretender clasificar manualmenle la informacion . Su liempo es demasiado valioso para
desperdiciarlo en lareas lediosas y consumidoras de tiempo. La informacion precisa que usted necesita para tomar imponantes decisiones, en
el minimo plazo. eSLara al aJcance de su mano. aumentando de esta mancra la de 18 organizaci6n.
Si Ud. desea ocupar su liempo en administrar su compallia. en reforzar los centros de negocios generadores de utilidade-s, en lIevar un
control adecuado de los gaslos. FLEXLINE es la solucion.
FLEXLINE es un conjumo de programas administrativo. orientados a dar soluciones a empresas de los sectores comercio, industria y
selVicios.
FLEX'LINE Ie organizara sus regimos contables. Ie proporcionara informacion de los inventatios, de las cuentas por cobrar. estadisticas
de vemas, eSlados financieros mensuales, que Ud. no tendr:i que hacer manualmente.
Usted dispondra de informacion vilal para la administracion de su compal'lia. 10 que Ie ayudani a hacerla crecer y prosperar.
Integracion de los modulos
EI medio ambiente del Sistema de Informacion Adminimativa FLEXLINE. son los clientes y proveedores de su compania. Una optima
administracion de los despachos e clientes obtiene Ud. ron el m6dulo Control de Pc:didos (FLEXPED). el que registra los pedidos de clientes
y agiliza su despacho. Verifiea en linea el saldo de los aniculos y despacha aquellos que Iknen slock suficiente. actualizando el inventario
(FLEXJNV). Los pedidos no satisfechos quedan pendientes ("back-order"). Con la periodicidad que Ud. desee puede transferir los despachos
emilidos, de 8 uno, 0 por IOles, al m6dulo Gestion de Ventas (FLEXVEN). pata proceder a su facluracion.
Si usted tiene uno 0 vatios locale.s de venlas al detalle. el m6dulo Punto de Ventas (FLEXPOS) Ie pennite haeer mas e"pedita y eficiente la
8tencion a sus clientes, toda vez que dispone en linea de los precios, saldos e informacion del clienle. FLEXPOS emite la boleta 0 factura
computaeional e interactua con FLEXINV y FLEXVE . actualizando los saldos de inventario, las estadislicas y el Libro de VenlBS.
Las venlas actualizan la Contabilidad y las Cuentas por Cobrar, (FLEXCON) a Irave.s del proceso de Centralizacion Contable que realiza
FLEXVEN.
"
CAPiTULO l TIPOS DE SISTEMAS S 1
La gesti6n de compras se optimiza con e\ m6dulo de compras (FLEXABA). el que Ie indica los proveedores que suministran un
determinado articulo, las i1ltimas compras y precios, condicion de paga y tiempo de despacho. FLEXABA emile la Orden de Compra
computacional y luego recil;)e la mercaderla con la actualizacion en linea del stock (FLEXlNV) . AI recibir la factura del proveedor. sc
actualiza la Contabilidad y las Cuentas por Pagar (FLEXCON).
Las industrias con procesos productivos pueden controlar sus COSIOS de producci6n con el m6dulo FLEXPRO. Este maneja una base de
datos de rteeW cstandares e interactila con cl m6dulo de Invcntario (FLEXlNV). solicitando materia prima. Una vez terminado eI producto,
FLEXPRO reb'Oalimenta al sistema de Inventario con un produclo terminado y valorizado. Tambien actuali.za la Contabilidad con la
Centralizaci6n Conl.llble de Remuneraciones.
EI control de activo fijo y el ulculo de las revalorizaciones y depreciaciones 10 ejecuLa el m6dulo FLEXACT, el que tambi.Cn actuaiiza la
Contabilidad (FLEXCON). EI m6dulo de Conl.llbilidad General (FLEXCON) cs cl n!ic1eo central del Sistema InLegrado FLEXLlNE y esta
sic:ndo permanc:ntemente aClUaiizado a \raves de los mOdulos con que i.nICraclila.
a. De acuerdo con la descripci6n del proveedor. i,que factores debe us ted tomar en cuenta
para poder evaluar los sistemas ofrecidos por el?
Preguntas
b. i,Cuantos niveles de integracion puede idetltificar entre los diferentes sistemas.
nombrados? i,cuales son los sistemas que considera como auxiliares?
c. i,Cree que alguno de los m6dulos 0 sistemas fUDcione en forma aislada?
03-03 INTEGRACION DE SISTEMA. Unlimited Inc. es una empresa embotelladora de bebidas gaseosas. Todo
el proceso de producci6n estA siendo controlado por un sistema de manufacrura recienlemenle instalado en el
computador local de la planta, que es un IBM AS/400. EI sistema de produccion se encuentra conectado a un
software de planificaci6n de materia prima (PMP) cuyo objetivo es el de adquirir. asignar y controlar todos los
inventarios relacionados con la producci6n. Los inventarios son significativos y de importancia en los estados
financieros, por 10 que se requiere un estricto control sobre los mismos.
Actualmente. el sistema. PMP esta siendo integrado al sistema de contabilidad general y de informes
tinancieros. Por un error en la planificaci6n de la instalacion, en los m6dulos de integracion contable no se han
defmido los parametros correspondientes, por 10 cual no estAn operando. Aparte de manejar las operaciones
relacionadas con los inventarios, el sistema PMP debe estar integrado con el modulo de compras y pagos; al igual
que para el caso del m6dulo financiero, no se ha establecido alguna integraci6n con el m6dulo de compras y
pagos, pOT 10 que para los efeclos practicos eI sistema PMP esta funcionando como un sistema no integrado.
a. De acuerdo con la exposici6n del caso. i,cuales son todos los asientos con tables
parametrizados que debera efectuar el sistema de produccion y manejo de materia prima
PMP?
Preguntas
b. ;,Por que se aprecia en el texto que debe existir una inlegraci6n entre los m6dulos de
produccion y manejo de materia prima y el de compras y pagos?, i,considera que alguna
infonnacion en comim, sera .compartida?
c. l.Que problemas proyecta para la empresa, en raz6n a que los sistemas no se encuentran
funcionando en forma integrada?
,-
J . ~ :
..
Analisis de los sistemas contables
,D ~ enlro del enfoque de anAlisis de si'temas, exiSlen diferenles melodologias para el .nAIi,is de
: ~ '\. I . , Ir! . cualquier sistema, de esta fonna tenemos por ejemplo: antilisis eslruclurado. antilisis orieniado a
. , ' . R : a ~ . . obje/os y otras metodologlas particulares. .
Un sistema de informaci6n contable comprende al meROS los siguientes elementos:
Hardware donde se procesa la informaci6n
Software 0 programas
Recufsos humanos
Pollticas y normas con tables adoptadas por 1& entidad
Uno de los objetivos principales del amilisis de un sistema contable. es el verificar que la informaci6n
procesada por el sistema se esta efectuando de acuerdo con los estandares establecidos por la empresa. Cuando se
nombra los estAndares establecidos, nos referimos a toda una filosofla que la empresa refleja en manuales.
instructivos, comunicaciones, graficos ':I en general cualquier via de informaci6n etl donde se plasmen
principalmente las poHticas que, de alguna forma, pudieran afecta.r el desempei\o de los empleados en relaci6n con
el procesamiento de la informaci6n contable.
En la figura 4-1, se muestra un esquema general del funcionamiento de un sistema contable en una empresa
modelo. Se puede observar que el objetivo final del sistema, es la emisi6n de los e-stados financieros . Un creciente
interes en el analisis de los sistemas contables se origina debido a un factor que es una constante en el actual
muodo de- los negocios: el cambio conslante. Un arnbiente cambiante obliga a que se deba estar analizando
constantemente las nuevas situaciones, y adoptar el esquema de funcionamiento que se adapte a las nuevas
condiciones reinant.es. EI objetivo del capitulo se centra en explicar una metodologla general para analizar los
sistemas de contabilidad.
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CAPiTuLo. : ;.HALISIS DE LOS SISTEMAS CONTABLES 53
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SISTEMA
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FIGURA 4-1 Esquema de funelonanllcnto de un sistema contable.
4.1 PRINCIPALES OBJETIVOS DEL ANALISIS
EI analisis de un sistema contable debe estar enfocado hacia e! logro de los siguientes objetivos principales:
Asegurar la integridad de los datos
Adecuado registro y procesamiento de las operaciones
Presentar la inforrnaci6n finMciera en forma eonfiahle
a Garantizar la oporrunidad en la presentaci6n de Ill' infonnaci6n
ASEGURAR LA INTEGRIDAD DE LOS DATOS
integridad de los
datos
establece que lodes
las transacciones
que deben ser
registradas. 10 esttn.
EI primer objetivo deEanalisis de un sistema contable esta relacionado directamente con el
aseguramiento de la integridad de los datos, el cual establece que todas las transacciones
que deben ser registradas, 10 esten. Una de las causas mas frecuentes de errores de
inconsistencia en la informacion financiera es la falta de integridad de los datos contables.
Una empresa debe tener establecidos ,(ontroles que aseguren que todas las transacciones se
estAn registrando e incluyendo en los registrns financieros.
ADECUADO REGISTRO Y PROCESAMIENTO DE LAS OPERACIONES
adecuado
registro y
procesamiento de
las operaciones
las operaciones
deben efeelllMSe de
acuerdo eon nonnes
Y procedimientos
aprobados por la
gereneia. .
EI segundo objetivo que debe cumplir el analisis de un sistema contable se refiere al
adecuado registro y procesamiento de liS operaciones, esto significa que se efeemen de
acuerdo con nonnas y procedimientos aprobados por la gerencia. Una empresa que tiene
compras 0 adquisiciones frecuentes de activos fijos, debe fijar politicas 0 parametros para
el registro de los desembolsos por este concepto, es decir, a partir de que monto y bajo que
condiciones puede considerarse un pago como capitalizable en el rubro de los activos fljos .
Con frecuencia las empresas no poseen guias 0 pautas para este tipo de decisiones que son
relativamente sencillas, y esto origina errores de inconsistencia en la informacion
financiera por el riesgo que se corre si operaciones similares son tratadas en forma
diferente.