Manual de Usuario

Plataforma de encuestas en lnea

LimeSurvey
Versin 1.52
Este documento ha sido elaborado utilizando software libre

Licencia de este documento: Este documento est sujeto a la Licencia de Documentacin Libre GNU (GFDL)1 haciendo la aclaracin de que este documento, exceptuando la presente seccin de licencia, NO contiene secciones invariables (dicho de otro modo, usted puede cambiar cualquier parte de este documento salvo la presente declaracin de licencia). Agradecimientos: A todo el equipo de desarrollo y mantenimiento de LimeSurvey, ninguna de las herramientas que se describen en este manual as como los beneficios que su uso nos producen seran posibles sin el esfuerzo altruista de todos/as ellos/as. Autor original: Carlos Juan Martn Prez Universidad Nacional de Costa Rica Versin del documento 1.0: Septiembre de 2007

1 http://es.wikipedia.org/wiki/Licencia_de_documentaci%C3%B3n_libre_GNU http://www.gnu.org/copyleft/fdl.html http://curso-sobre.berlios.de/gfdles/gfdles.html (traduccin de la GFDL NO oficial)

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ndice de contenido
Introduccin.............................................................................................................4 1. Acceso inicial.......................................................................................................5 2. Autenticacin.......................................................................................................6 3. Administracin de Encuestas...............................................................................7 4. Opciones comunes y creacin de una encuesta....................................................8 5. Diseo de la encuesta.........................................................................................11 5.1. Tipos de preguntas......................................................................................20 5.2. Atributos de ajuste de preguntas.................................................................25 5.3. Preguntas condicionadas o ramificacin......................................................26 5.4. Prueba de la encuesta.................................................................................29 5.5. Etiquetas flexibles.......................................................................................29 6. Activacin de la encuesta...................................................................................31 7. Administracin de poblacin encuestada...........................................................32 8. Acceso de las personas encuestadas..................................................................37 9. Reglas de evaluacin..........................................................................................38 10. Anlisis de resultados.......................................................................................40 10.1. Aplicacin de filtrado y estadsticas...........................................................42 11. Cierre de la encuesta.......................................................................................45 12. Editor de plantillas...........................................................................................46 13. Administracin de Usuarios y Grupos de usuarios...........................................49 14. ndice de ilustraciones.....................................................................................51

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Introduccin
Este documento contiene las instrucciones de manejo bsico de la plataforma web para la administracin de encuestas en lnea denominada LimeSurvey. Una plataforma de servicios en lnea es una pgina web que permite el acceso diferenciado de los/as usuarios/as segn su nivel de responsabilidad para la realizacin de una tarea compartida: los/as usuarios/as con privilegios de administracin tendrn acceso a las diferentes opciones de gestin de la herramienta (segn los permisos que se les haya conferido), sin embargo la mayora de las personas que accedern a la pgina web nicamente podrn utilizar la herramienta (en este caso completar una encuesta), pero sin posibilidad de alterar aspecto alguno de la misma. Para distinguir entre los diferentes roles se realiza una autentificacin por medio de un nombre y una contrasea, del mismo modo que cualquier otro servicio de internet, y ser responsabilidad de la administracin tcnica de la plataforma el delegar los diferentes privilegios a los usuarios que sean creados. Para concluir con esta introduccin, LimeSurvey es software libre2 (licencia GNU/GPL v2 o posterior) y es perfectamente posible que todo el software necesario para lograr el funcionamiento de estas herramientas sea software libre igualmente, garantizando as la sostenibilidad econmica y tcnica de su esfuerzo, por tanto le sugerimos vehementemente que solicite a su equipo de soporte informtico que evale esta opcin: sistema operativo GNU/Linux, servidor web Apache2 con soporte de PHP (v4 o v5), base de datos MySQL o PostgreSQL. Esperamos que el uso de esta herramienta sea de su entera satisfaccin, y recuerden que estamos a su disposicin en http://www.limesurvey.org.
2 http://es.wikipedia.org/wiki/Software_libre

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1. Acceso inicial
Para acceder a la plataforma slo debe utilizar un navegador de internet3 y en la barra de direccin digitar la direccin (con o sin el prefijo habitual http://): www.sustituye.por.direccion.org, cuya imagen pueden ver a continuacin.

Ilustracin 1. Pantalla de entrada a la plataforma

En la anterior pantalla pueden apreciar que en la parte central se ofrecen listas desplegables para la seleccin de la encuesta que una persona desee realizar (ver captulo 8). Inmediatamente debajo se encuentra la imagen de unas llaves, que los/as usuarios/as con privilegios de administracin y/o consulta pulsarn para acceder a la pantalla de autenticacin para poder pasar a la gestin de las encuestas.
3 Mozilla Firefox, Internet Explorer, Opera, Safari, etc.

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2. Autenticacin
Tras pulsar sobre las llaves en la pantalla principal, se abrir la siguiente pgina:

Ilustracin 2. Pantalla de autenticacin de usuarios/as

En ella se debe introducir el nombre de usuario/a y contrasea que les fue suministrado por la administracin y una vez validado, accedern a la pantalla de administracin de las encuestas oportunas. Puede verse que es posible seleccionar otros idiomas para la visualizacin de la pgina web, sin embargo habr un idioma por defecto que habr sido configurado por la administracin tcnica. Una vez autenticada, la persona administradora acceder a las funciones de diseo y gestin de las encuestas. Para que los resultados de la encuesta sean fidedignos es muy importante que se maneje el usuario y contrasea con la prudencia habitual de cualquier servicio en lnea a travs de internet. Si se tuviera cualquier sospecha de uso no debido del acceso a la plataforma, el/la usuario/a puede cambiar su propia contrasea o bien puede solicitarlo a la administracin. Pgina 6 de 52

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3. Administracin de Encuestas
Antes de pasar a describir en detalle las funciones de gestin de la encuesta, podemos esquematizar el trabajo global que ser realizado sobre la plataforma en la siguiente ilustracin.
Creacin

Grupo de preguntas Diseo de preguntas

Activacin

Encuesta abierta?

No
Definicin de poblacin encuestada

Respuesta

Revisin de resultados

Expiracin

Ilustracin 3: Esquema general de actividades

Como puede apreciarse, el trabajo de encuestar a travs de la plataforma es muy simple, lo que permitir enfocar el esfuerzo en la tarea ms complicada intelectualmente y a la vez ms til de todo el proceso: el anlisis de los resultados y la toma de decisiones. Pgina 7 de 52

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4. Opciones comunes y creacin de una encuesta

A continuacin observamos la pantalla inicial de administracin de encuestas.

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Ilustracin 4. Pantalla de administracin de encuestas

Siguiendo la numeracin dispuesta en la ilustracin anterior, vamos a describir brevemente el propsito de cada parte: 1. Volver a la pantalla de inicio: vuelve a esta pantalla desde cualquier lugar. 2. Crear/Editar usuarios: mostrar un listado de los usuarios de la plataforma y sus correos electrnicos, pudiendo actualizar los datos del usuario propio. 3. Crear/Editar grupos de usuarios: permite visualizar el grupo de usuarios al que el usuario pertenece. Es posible que existan varios usuarios pertenecientes al mismo grupo y cada uno tenga asignadas diferentes o las mismas tareas. La plataforma proporciona la utilidad de enviar un correo electrnico a todos los usuarios pertenecientes al grupo. 4. Opciones del sistema: podr ajustarse el idioma con el que se desea visualizar la plataforma y ver algunas estadsticas bsicas sobre la misma. 5. Listado de encuestas: mostrar un listado de las encuestas relativas a este usuario, su fecha de creacin y estado. Pulsando sobre el nombre de cada encuesta podremos acceder a la administracin propia a esa encuesta. 6. Editor de etiquetas flexibles: pantalla de creacin de conjuntos de opciones/respuestas predefinidas (etiquetas flexibles). En el captulo 5.5. est descrita esta utilidad en detalle.

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7. Editor de plantillas: la encuesta puede ser mostrada segn diferentes estilos visuales (colores, bordes de cuadros, tipos de letra, etc.). LimeSurvey ofrece varios estilos, sin embargo es posible crear estilos propios para adaptarse al tipo de encuesta o bien a la imagen de su institucin o empresa. El uso de este editor est explicado en el captulo 12. 8. Lista de seleccin de encuesta: seleccionando cualquiera de las encuestas desplegadas se redirigir a la pgina de administracin de dicha encuesta. 9. Creacin de nueva encuesta: abre el formulario que es necesario completar para la creacin de una nueva encuesta. 10.Salida: cierra la sesin de trabajo. 11.Ayuda en lnea: abre un recuadro con la ayuda al respecto de la pantalla que se est visualizando. En cuanto a la creacin de una encuesta (botn ), son varios los campos

que precisan ser rellenados, y aunque slo el ttulo es imprescindible, es muy importante prestar atencin a todas las posibilidades que LimeSurvey le ofrece:

Ttulo: denominacin corta de la encuesta. Descripcin: frase o prrafo que describa la encuesta con exactitud. Bienvenida: Saludo de cortesa e instrucciones generales para la realizacin del cuestionario a la persona encuestada. Administrador, correo y fax del administrador: nombre completo, correo electrnico y fax de contacto con la persona que administra la encuesta. Formato: tipo de planteamiento del cuestionario a la persona encuestada,

Pregunta por pregunta: se cambiar de pantalla por cada pregunta del cuestionario. Aconsejable slo en encuestas con muy pocas preguntas. Grupo por grupo: se presentarn todas las preguntas pertenecientes al mismo grupo en cada pantalla. Es el formato ms habitual. Todos en uno: todas las preguntas se mostrarn en una sola pantalla. No es aconsejable tampoco en encuestas largas.

Plantilla: aspecto grfico que tendr la encuesta (colores, bordes, etc.) Pgina 9 de 52

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Utilizar cookies: tipo de comprobacin de unicidad en la respuesta, por encuestado (opcin No) o por computadora (opcin S). La opcin por defecto (No) es la ms habitual. Permitir guardar: permitir la opcin guardar las respuestas hechas en un cuestionario si haber concluido totalmente el mismo. Mostrar botn anterior: antes de concluir con la encuesta, permite retroceder a la persona encuestada a las preguntas respondidas anteriormente para corregir alguna respuesta dada.

Notificacin al administrador: cuando una persona encuestada concluye el cuestionario puede envirsele o no un correo al administrador, pudiendo ser un correo simple o un correo que incluya todas las respuestas dadas. Annimo: en el caso de no ser annima la encuesta, es posible identificar las respuestas de cada persona e incluso modificarlas. Mensajes: de invitacin, recordatorio, etc. pueden personalizarse para adaptarse a las necesidades de cada encuesta. Permitir inscripcin pblica: si desea realizarse una encuesta abierta al pblico donde la persona rellene un formulario (nombre, apellidos y correo electrnico) para que, tras completarlo, se le enve por correo la invitacin para participar en la encuesta y quede registro de su participacin. Atributos de los tokens: campos adicionales para la descripcin de las personas encuestadas (departamento, etc.). Pueden utilizarse estos valores en cualquier texto de la encuesta (ttulos, respuestas, etc.), indicndolos como {TOKEN:ATTRIBUTE_1} y {TOKEN:ATTRIBUTE_2}. Marcar fecha: se guardar fecha y hora del envo de una encuesta. Guardar URL e IP: informacin de ubicacin de la persona encuestada. Idioma por omisin: primer lenguaje en el que se mostrar la encuesta. Expiracin y fecha: si se tiene fecha de caducidad predefinida. Redireccin (URL, descripcin y carga automtica): tras la conclusin de la encuesta, enva a la persona encuestada a una pgina web de inters, pudiendo hacer sto automticamente o bien slo mostrar un enlace. Pgina 10 de 52

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5. Diseo de la encuesta
Una vez seleccionada la encuesta deseada, podemos observar que aparece una nueva barra de herramientas:

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Ilustracin 5. Pantalla de diseo de un cuestionario

Describimos a continuacin cada una de las utilidades numeradas: 1. Activacin/desactivacin de la encuesta: este botn presenta dos grficos, un cuadrado rojo y un tringulo verde, cada uno representando los estados posibles en los que puede encontrarse la encuesta: a) No activado: se permite la edicin de las preguntas de la encuesta pero nadie puede responder al cuestionario. Es el estado inicial de la encuesta. b) Activado: puede procederse a la contestacin del cuestionario. La adicin o borrado de grupos de preguntas, preguntas, as como las respuestas posibles en preguntas con varias opciones estar bloqueada. c) Expirada: en el caso de que en la encuesta se est definida una fecha de expiracin y sta se haya alcanzado, el botn de estado tendr la imagen a la derecha. El captulo 11 explica sto detenidamente. Pgina 11 de 52

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2. Opciones de seguridad: permite definir qu usuarios/grupos de usuarios de la plataforma tendrn acceso al cuestionario pudindoseles otorgar los siguientes permisos: a) Editar las propiedades del cuestionario: permitir cambiar los parmetros con los que la encuesta fue creada as como definir reglas de evaluacin. b) Definir las preguntas: podr crear grupos y preguntas, as como modificar o cambiar el orden de las ya existentes. c) Examinar las respuestas: habilitar el acceso para consultar los resultados de la encuesta y obtener reportes estadsticos. Tambin podr utilizar la aplicacin de entrada de datos directa del cuestionario as como visualizar la poblacin encuestada, no pudiendo realizar ninguna operacin sobre dicha poblacin. d) Exportar: permitir hacer uso de la exportacin del cuestionario, sus grupos y preguntas as como de la poblacin encuestada si la hubiere. En conjuncin con el permiso de examen de respuestas, podr exportar los resultados de la encuesta a los distintos formatos disponibles. e) Eliminar encuesta: permitir al usuario eliminar la encuesta. f) Activar Encuesta: posibilitar al usuario la capacidad de activacin y desactivacin de la encuesta, as como la administracin de la poblacin encuestada (importacin, envo de invitacin-recordatorio, etc.). Si se aade un usuario sin marcar ninguno de los permisos anteriores, nicamente podr probar el cuestionario y obtener la versin imprimible del mismo. 3. Prueba de la encuesta: una operacin fundamental para poder proceder a la puesta a disposicin de la encuesta bien al pblico como a la poblacin encuestada es poder probar el cuestionario y as validar las preguntas y grupos con la imagen final que ver la persona encuestada. 4. Entrada de datos: en el caso de encuestas que hayan sido realizadas por otro medio distinto del de internet (va telefnica, fax, por escrito, etc.), es necesario contar con la posibilidad de introduccin de los instrumentos ya Pgina 12 de 52

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completados. Esta pantalla permite la digitacin de las respuestas de un modo ms gil pues no tiene cambios de pantalla y puede utilizarse nicamente con el teclado, sin embargo no se realiza hasta el final la comprobacin de respuesta de las preguntas obligatorias, as como tampoco se validar que las preguntas cuya aparicin est condicionada a la respuesta de otra pregunta no deban ser respondidas, por lo que la persona que realice la digitacin deber estar informada al respecto, aunque se muestren las condiciones para que una pregunta deba ser contestada. Ms adelante describiremos otras opciones para cargar cuestionarios. 5. Formato de impresin: una vez diseada la encuesta, podemos utilizar esta pantalla para imprimir el instrumento, a fin de que ste pueda ser completado por otros medios. sto agiliza el tedioso proceso que supone editar el instrumento en una herramienta de edicin de texto genrica. 6. Modificacin de parmetros de la encuesta: una vez creada la encuesta es posible cambiar todos los atributos con los que originalmente fue creada (siempre y cuando este en modo inactivo) as como aadir nuevos idiomas a la encuesta. Si una encuesta est definida en ms de un idioma, la segunda pantalla permitir definir ttulo, descripcin, bienvenida y los textos de correos de invitacin, recordatorio, etc. en cada idioma pulsando la respectiva etiqueta, tal como se aprecia en la siguiente ilustracin:

Ilustracin 6: Definicin de textos en encuesta multi-idioma

7. Eliminacin de encuesta: presenta la pantalla para eliminar la encuesta. 8. Cambiar orden de grupos: las encuestas habitualmente se dividen en grupos de preguntas y esta pantalla permite intercambiar la posicin de dichas secciones. Pgina 13 de 52

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9. Exportacin de cuestionario: enviar un archivo que contiene todo el cuestionario (atributos, grupos, preguntas y conjuntos de etiquetas flexibles utilizados) para poder copiarlo y usarlo posteriormente. La opcin de importacin de una encuesta previamente exportada se encuentra al final de la pantalla de creacin de una nueva encuesta:

Ilustracin 7: Importacin de una encuesta previamente exportada

Esta opcin de exportacin/importacin estar disponible tambin para cada grupo o pregunta individualmente. 10.Definicin de reglas de evaluacin: permite establecer reglas de evaluacin sobre las respuestas al cuestionario, mostrando al encuestado informacin particularizada segn la sumatoria de las respuestas. Esta caracterstica es explicada en detalle en el captulo 9 11.Seleccin de grupos de preguntas: al escoger uno de los grupos ya definidos tendremos acceso a cada una de sus preguntas. Debe existir al menos un grupo de preguntas. 12.Agregar un grupo de preguntas: permite la definicin de un nuevo grupo y aadir a l las preguntas que se desee. 13.Controles de pantalla: de izquierda a derecha, ocultan los detalles de la encuesta, los muestra o bien cierra esta pantalla de edicin de encuestas volviendo a la pantalla inicial.

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Una vez descritos los controles bsicos de gestin de un cuestionario, podemos proceder a la descripcin del proceso de creacin y modificacin de las preguntas de una encuesta, para lo cual debemos usar los controles 6 o 7 mencionados anteriormente. En el caso de la creacin de un nuevo grupo, se solicitar un ttulo y una descripcin del mismo y seguidamente aparecer la barra de herramientas de diseo de grupos. Si seleccionamos un grupo ya existente aparecer la barra antedicha, que mostramos y cuyas funciones enumeramos a continuacin.

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Ilustracin 8. Pantalla de diseo de grupos

1. Modificacin de propiedades del grupo: permite modificar el ttulo y la descripcin del grupo. 2. Borrar grupo: elimina el grupo seleccionado. ATENCIN: esta accin elimina todas las preguntas que estn contenidas en el grupo que se borre. 3. Cambiar orden de las preguntas: permite cambiar el orden de las preguntas contenidas dentro de un mismo grupo. 4. Exportacin de grupo: permite exportar todas las preguntas de este grupo. 5. Seleccin de preguntas: escoge una de las preguntas ya creadas para su edicin. 6. Nueva pregunta: crea una nueva pregunta.

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Al igual que en el caso de la creacin/modificacin de grupos, la opcin de creacin presentar un formulario para introducir los datos de la pregunta, tras el cual aparecer una nueva barra de herramientas, la misma que aparece con la opcin de seleccin. El formulario de definicin de las preguntas es el siguiente:

Ilustracin 9: Formulario de creacin de una pregunta

A continuacin describiremos brevemente la intencin de cada uno de los campos del formulario:

Cdigo: secuencia de letras y nmeros que identificar y distinguir a esta pregunta de las dems. Se aconseja seguir una nomenclatura con cierta lgica, por ejemplo, si los grupos de preguntas se denominan A,B,C..., las preguntas del grupo A se codificarn correlativamente como a1, a2, a3... Pregunta: ttulo o definicin de la pregunta, no tiene un tamao mximo y puede decorarse utilizando cdigo html4, incluso agregar imgenes. Ayuda: texto adicional para la orientacin de la persona encuestada a la hora de responder a esta pregunta. Tipo: La plataforma de encuestas tiene muchos tipos de preguntas a disposicin del usuario, y cada tipo tendr unos requisitos determinados. Ms adelante vamos a describir en detalle cada uno de ellos.

4 Ms informacin: http://es.wikibooks.org/wiki/Lenguaje_HTML

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Validacin: slo en los casos donde las respuestas son textos libres, adems de la restriccin normal en el tipo de pregunta de entrada numrica, es posible restringir lo introducido por la persona encuestada siguiendo reglas5 definidas con expresiones regulares con la sintaxis del lenguaje PERL, que aunque ciertamente complejas de escribir, son extremadamente potentes. Obligatoriedad: si la pregunta es de respuesta obligada por parte de la persona encuestada debemos marcar S. Esto implicar que la persona no podr avanzar al siguiente grupo de preguntas o finalizar la encuesta hasta que no responda todas las preguntas obligatorias. Atributos: segn el tipo de pregunta, hay ciertas caractersticas visuales que pueden ajustarse, se describirn despus de ver los tipos de preguntas disponibles para una mejor comprensin.

Mostramos en la siguiente imagen la barra de herramientas de diseo de preguntas, la cual aparece una vez rellenado el formulario antes comentado o tras la seleccin de una pregunta previamente diseada.

Ilustracin 10. Pantalla de diseo de preguntas

Hay tipos de preguntas donde no es necesario ms que seleccionar el tipo para concluir con la definicin de la pregunta, sin embargo la mayora requiere la
5 Ms informacin: http://docs.limesurvey.org/tiki-index.php?page=Perl+Regex+expressions

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especificacin de respuestas u opciones posibles para que el/la encuestado/a pueda elegir una o ms de ellas, dependiendo del tipo de pregunta. En los casos donde el tipo obligue a la definicin de respuestas posibles, aparecer el icono nmero 6 (si no es requerida tal accin dicho icono no aparecer). Detallamos a continuacin las opciones que hemos enumerado en la imagen anterior. 1. Modificar pregunta: permite cambiar las caractersticas principales de la pregunta (cdigo, ttulo, etc.) 2. Borrar pregunta: hace lo propio con la pregunta seleccionada, incluyendo las respuestas, atributos y condiciones que estn establecidos sobre ella. 3. Exportar pregunta: enva un archivo con la definicin de la pregunta para poder ser importada posteriormente. 4. Copiar pregunta: crea una copia idntica de esta pregunta, lo cual es muy til cuando tenemos preguntas de similar morfologa, donde apenas cambiar el cdigo, ttulo y ayuda. 5. Condicionamiento: sta es una de las caractersticas ms potentes que presenta este sistema, permite condicionar la aparicin de esta pregunta a la/s respuesta/s que se hayan realizado en preguntas anteriores. Describiremos en detalle esta opcin y sus posibilidades en el apartado 5.3. 6. Previsualizacin: muestra en una ventana separada cmo ser presentada la pregunta. 7. Modificar/agregar respuestas: abrir un formulario para la definicin de las respuestas posibles a la pregunta (slo aparecer esta opcin en los tipos de pregunta que no son textos sencillos). Mostramos a continuacin un ejemplo de dicho formulario.

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Ilustracin 11: Formulario de definicin de respuestas posibles

Puede observarse en el anterior formulario que, para cada respuesta, son requeridos los siguientes campos: 1. Cdigo: actualmente se ha usado una nomenclatura coherente con la que se mencion para el cdigo de la pregunta, identificando cada respuesta con una letra correlativa como sufijo del cdigo de la pregunta, es decir, si la pregunta era la a3, sus respuestas sern a3a, a3b, a3c... y sucesivamente. El cdigo debe ser un valor numrico entero para realizar reglas de evaluacin en caliente sobre el cuestionario (esta utilidad se describir en el captulo 9). 2. Descripcin de la respuesta: texto que ser presentado como respuesta. 3. Botones de borrado: realizan dicha accin sobre la respuesta. 4. Botones por defecto: establecen esta respuesta como opcin por defecto, lo que implicar que estar ya marcada cuando se plantee la pregunta a el/la encuestado/a. En los casos de respuesta nica, slo una de las respuestas podr tener este status, y en las de respuesta mltiple puede haber varias marcadas. Para desmarcar este status slo hay que pulsar el botn de nuevo. 5. Botones de reordenamiento: permiten mover arriba y abajo las respuestas para que estn en el orden deseado. Una vez modificadas las respuestas debe pulsarse el botn de guardar cambios para que todo lo realizado quede convenientemente salvado. Pgina 19 de 52

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5.1. Tipos de preguntas

A continuacin vamos a mostrar los diferentes tipos de preguntas que se encuentran disponibles en la plataforma de encuestas.

Matrices:

Elegir entre 10 Puntos: un ejemplo ser lo ms esclarecedor. En el ttulo o bien en la ayuda debe definirse qu extremo se considera como mayor y cual como menor valor, segn las preferencias del diseo de la encuesta.

Ilustracin 12: Matriz de 10 puntos

Elegir entre 5 Puntos: idem que la anterior, exceptuando que se trata de 5 puntos en vez de 10. Etiquetas flexibles: las etiquetas flexibles son conjuntos de calificaciones ya definidas por la administracin y pueden crearse tantos como sea necesario, y es que en bastantes ocasiones es mucho ms apropiado utilizar escalas cualitativas en vez de cuantitativas para preguntas de tipo matriz. Veamos un ejemplo a continuacin.

Ilustracin 13: Matriz de etiquetas flexibles

Etiquetas Flexibles por Columna: en filas.

Es la matriz transpuesta a la antes

mostrada, se presentarn las respuestas en las columnas y las categoras

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Ampliar, Mantener, Reducir: es una clasificacin cualitativa tpica en cuestionarios. Su representacin es idntica a la de etiquetas flexibles pero tendr slo esas opciones. Serie de opciones (S/No/No s): idem que la anterior, pero con dichas opciones.

Opcin nica:

Lista (Radio): debe prestarse especial atencin a la aparicin de la opcin Otro en las caractersticas de estas preguntas, pues al marcar s aparecer una opcin de escape de las categoras predefinidas. Vase la siguiente ilustracin:

Ilustracin 14: lista de opcin nica con opcin de escape

Elegir entre 5 Puntos: presenta una lista enumerada del 1 al 5 a escoger una, con una presentacin similar a la anterior, pero en horizontal. Deben definirse en el ttulo o la ayuda el significado de los valores numricos. Lista (Desplegable): en este caso las opciones se muestran en una lista desplegable.

Ilustracin 15: Lista de opcin nica (desplegable)

Es mucho ms adecuada estticamente cuando se ha de elegir entre muchas respuestas (ms de 5), sin embargo la opcin de escape otro no Pgina 21 de 52

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permitir la definicin de esa categora personalizada por la persona en un cuadro de texto como s ofreca el tipo de Lista (radio).

Seleccin de idioma: es una lista de seleccin desplegable para la seleccin del lenguaje en el que se presentarn las preguntas de la encuesta si es que se ha definido que se soporte ms de un idioma. Lista (Etiquetas Flexibles) (Radio): utilizando un conjunto predefinido de categoras, presentar tantos botones radiales como elementos de dicho conjunto para su seleccin. En este caso no existir opcin de escape. Lista (Etiquetas Flexibles) (Lista desplegable): exactamente igual que la anterior, pero en una lista desplegable. Lista con Comentarios: es una lista con botones radiales, pero se le permite al usuario escribir si lo desea en el cuadro, lo cual es ciertamente til en preguntas de tipo justifique su respuesta.

Ilustracin 16: Lista de opcin nica con comentarios

S/No: mostrar dos botones radiales, uno con s otro con no. Gnero: idem que la anterior, uno con femenino y otro con masculino. Opcin Mltiple: permite seleccionar ms de una respuesta, presentando cuadros de chequeo en vez de botones radiales y, al igual que la lista de opcin nica, cuenta con la posibilidad de presentar opcin de escape. Mostramos un ejemplo en la siguiente pgina. Mltiples Opciones con Comentarios: prcticamente igual a la lista de opcin nica con comentarios, exceptuando la diferencia de la seleccin mltiple de respuestas. En este caso s se tiene opcin de escape. Pgina 22 de 52

Opcin mltiple

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Ilustracin 17: Opcin mltiple con escape

Textos

Texto corto: consiste en una lnea simple de texto, tal como se muestra.

Ilustracin 18: Texto corto

Entrada Numrica: mostrar un campo donde slo se permitir el ingreso de dgitos y puntos para la formacin de un nmero. Fecha: en este caso mostrar un cuadro de texto donde introducir una fecha, as como un botn para el despliegue de un calendario.

Ilustracin 19: Fecha

Mltiples Textos Cortos: permite al usuario escribir al respecto de varios conceptos agrupados en la misma pregunta. Veamos un ejemplo:

Ilustracin 20: Mltiples textos cortos

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Texto largo: en este tipo de pregunta se presentar un cuadro de texto de varias lneas. El tamao en lneas as como la cantidad de texto admitida es controlable a travs de atributos que se describirn posteriormente. Texto libre enorme: en este caso el cuadro presentado es muy grande, se utiliza tpicamente para dar a entender a la persona encuestada que se espera que escriba bastante en l.

Otros

Ordenar Filas: con este tipo de pregunta se pretende que el/la encuestado/a realice una ordenacin de las respuestas, comenzando por la respuesta que considere con ms alta clasificacin hasta no dejar ninguna opcin sin clasificar.

Ilustracin 21: Pregunta de ordenacin

Mensaje o comentario: este tipo especial de pregunta slo muestra el ttulo y la ayuda, por lo que slo sirve para introducir bloques de texto entre otras preguntas a modo de introduccin de secciones en un mismo grupo, aclaraciones generales, etc.

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5.2. Atributos de ajuste de preguntas

Para ajustar la visualizacin de algunos tipos de preguntas existen ciertos atributos que se especifican en la descripcin de la pregunta, pudiendo utilizarse varios de ellos en la misma pregunta. A continuacin pasamos a describir brevemente el significado de ellos y en qu tipo de preguntas se aplican. array_filter: es utilizado para filtrar las respuestas de una pregunta de tipo matriz, de tal forma que slo aparezcan las opciones que hayan sido marcadas en una pregunta previa de tipo opcin mltiple. El valor de este atributo debe ser el cdigo de la pregunta de opcin mltiple.

answer_width: permite ajustar el ancho que ocupar el texto de las respuestas en las preguntas de tipo matriz. Debe introducirse un nmero entre 0 y 100, pues es un porcentaje. display_columns: este atributo slo est disponible en los tipos de preguntas de opcin nica (botones radiales) y en los de opcin mltiple. Permite representar los botones radiales o cuadros de chequeo en ms de una columna, y su valor ser el nmero de columnas deseadas. display_rows: establece el nmero de lneas que tendr la caja de texto de las preguntas de texto largo (5 por defecto) y enorme (30 por defecto). Esto no implicar que la persona encuestada est limitada a dichas lneas, apareciendo una barra de desplazamiento vertical si escribe ms all del numero de lneas establecidas. hide_tip: oculta el texto de la ayuda, puede usarse por tanto cuando la ayuda sea irrelevante. max_answers: limita el nmero mximo de respuestas en las preguntas de opcin mltiple, incluyendo como respuesta el campo de escape. maximum_chars: para cualquier pregunta de tipo texto, limita el nmero de caracteres (letras, nmeros, espacios, signos de puntuacin, etc.) que el/la encuestado/a podr introducir en los cuadros de texto. Pgina 25 de 52

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random_order: en las preguntas con varias opciones, en vez de presentar dichas opciones en el orden que se definieron, cada vez que se carga la pregunta las opciones se presentan aleatoriamente. text_input_width: para las preguntas de texto corto y nmeros, ajusta el tamao del cuadro de texto (no la cantidad de caracteres aceptables).

5.3. Preguntas condicionadas o ramificacin

Tal como mencionamos anteriormente, la posibilidad de condicionar la aparicin de una o varias preguntas a la/s respuesta/s que se hayan realizado en preguntas anteriores (ramificacin o branching) permite realizar con total fiabilidad encuestas que tienen preguntas interrelacionadas, pues el sistema en lnea slo presentar las preguntas condicionadas cuando efectivamente se cumplan la condiciones impuestas. Existen de hecho graves inconsistencias cuando las encuestas son rellenadas en formato papel y se tiene este tipo de preguntas, pues en abundantes ocasiones las personas encuestadas no respetan los criterios definidos para contestar o no una pregunta y desafortunadamente estos errores se detectan cuando se van a digitar las respuestas en un sistema, provocando grandes dilemas imposibles de resolver con certeza en ese momento: se equivoc al responder una pregunta condicionada? se equivoc en la pregunta que era origen de la condicin?, y si un cuestionario tiene este problema, debe ser descartado por completo?, en caso de no descartarlo, asumiendo desde ese momento prdida de confianza en los resultados, cul de los errores debe ser enmendado?. Es por lo antedicho que es mucho ms recomendable el uso de la plataforma en lnea siempre que sto sea posible, pues garantizar la ausencia de este tipo de errores por parte de los encuestados, lo que brindar mayor confiabilidad en los anlisis posteriores.

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El proceso de condicionamiento o vinculacin de una pregunta a otra es muy sencillo y pasamos a describirlo de inmediato: 1. Creamos la pregunta que servir de condicin para la aparicin/ocultamiento de otras. Para ser fuente de condiciones, slo sern tomadas en cuenta preguntas de eleccin (opcin nica, opcin mltiple y matrices). 2. Creamos de la forma habitual la pregunta que deseamos est condicionada a la respuesta de la pregunta anterior. En cualquier momento pulsaremos el botn de la barra de herramientas de preguntas y al hacerlo se abrir la

siguiente ventana:

Ilustracin 22: Ventana de condicionamiento de preguntas

3. En la anterior ventana seleccionaremos una pregunta y, la lista de respuestas se rellenar con las opciones de la pregunta seleccionada, marcaremos las que deseemos (pueden ser varias respuestas al mismo tiempo) y pulsaremos el botn Agregar condicin. Realizaremos este proceso tantas veces como sea necesario, pudiendo borrar cada condicin individualmente cuando se necesite.

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Es muy importante notar que al marcar varias opciones de la misma pregunta, la decisin de mostrar la pregunta condicionada ser disyuntiva (al seleccionar la opcin X o bien la opcin Y o bien...). Cuando se tienen opciones de diferentes preguntas, la decisin ser conjuntiva con las opciones anteriores (al seleccionar la opcin X junto con la opcin Y...). Veamos un ejemplo de esta caracterstica, mezclando ambas posibilidades en el condicionamiento de una pregunta.

Ilustracin 23: Ejemplo de condiciones sobre una pregunta

Como puede apreciarse, se tiene una condicin O sobre dos de las respuestas de la pregunta 1 y una condicin Y de una respuesta de la pregunta 2 sobre la disyuncin anterior. En el momento presente, stos son los nicos tipos de condicionamiento disponibles (O sobre respuestas de una misma pregunta e Y entre respuestas de diferentes preguntas), lo cual afortunadamente cubre la prctica mayora de casos de condicionamiento.

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5.4. Prueba de la encuesta

Antes de activar una encuesta, es muy importante realizar todas las pruebas posibles antes de que la encuesta est en produccin. Para ello el sistema nos proporciona diferentes maneras de probar una pregunta individual o bien el cuestionario entero. Remarcamos aqu cmo se realizan chequeos de esttica y funcionamiento:

Una pregunta se prueba pulsando sobre el icono preguntas.

de la barra de

Un cuestionario se prueba pulsando sobre el icono encuestas.

de la barra de

5.5. Etiquetas flexibles

En la barra de herramientas general aparecer el icono si se dispone del

permiso adecuado (otorgado por la administracin de la plataforma). Tras pulsarlo apareceremos en las pantallas de Administracin de etiquetas, pudiendo entonces escoger un conjunto de etiquetas de la lista desplegable o bien crear uno nuevo. Adems de proporcionar un nombre al conjunto que vamos a crear, debido al soporte multilenguaje de la plataforma, debemos seleccionar los lenguajes en los que estar definido el conjunto de etiquetas flexibles utilizando los botones Agregar y Quitar para agregar o quitar los idiomas desde el listado a la derecha (idiomas disponibles) al listado de la izquierda (idiomas seleccionados). Lo ms habitual es agregar el idioma espaol y quitar el idioma ingls que aparece por defecto. De inmediato aparecer una pantalla muy similar a la de agregacin de respuestas a una pregunta, de la que a continuacin mostramos un ejemplo.

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Ilustracin 24: Creacin de un conjunto de etiquetas flexibles

A partir de ese momento, en cualquier pregunta que utilice etiquetas flexibles aparecer disponible el conjunto recin creado. Es importante recordar que el cdigo asignado a cada etiqueta ser el utilizado en las reglas de evaluacin que puedan definirse para la encuesta (Ver captulo 9), por lo que debe prestrsele especial atencin al valor numrico de ste. En el caso de haber definido varios idiomas para este conjunto de etiquetas flexibles, apareceran diferentes solapas para definir el conjunto en cada idioma, del mismo modo que se mostr en la definicin de varios idiomas para la encuesta.

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6. Activacin de la encuesta
Una vez diseado y probado el cuestionario se procede a la activacin de la encuesta. Tal y como se haba comentado anteriormente, las operaciones de aadido o eliminacin de grupos de preguntas, preguntas y las respuestas a preguntas con varias opciones estarn bloqueadas. Sin embargo an se podr modificar el ttulo de los grupos de preguntas, el ttulo de las preguntas y el texto de las respuestas con el fin de corregir faltas ortogrficas, de sintaxis o incluso inconsistencias semnticas que suelen descubrirse una vez iniciado el proceso de encuesta gracias a la realimentacin de las personas encuestadas. Somos conscientes de que esta virtud puede ser utilizada para alterar los resultados de la encuesta, y aunque tales hechos sin duda no sucedern en nuestro contexto, es obligado advertirlo. Para activar el cuestionario se debe pulsar el tringulo verde pequeo del icono , pasando dicho icono al siguiente estado: .

Solamente cuando una encuesta se encuentra activada es posible definir la poblacin que responder al cuestionario, responder o introducir datos de respuestas y revisar resultados. Mostramos a continuacin las herramientas que son de utilidad cuando la encuesta est activa:

Ilustracin 25: Herramientas de encuestas activas

Establecimiento de reglas de evaluacin Revisin de resultados de cuestionarios ya enviados Revisin de respuestas guardadas pero an no enviadas Gestin de encuestados/as Pgina 31 de 52

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7. Administracin de poblacin e ncuestada

En este punto existen varias posibilidades en funcin de dos las opciones escogidas en la creacin de la encuesta: 1. Encuesta de participacin annima: a) S: no hay forma de establecer la relacin entre los datos de una persona encuestada y su respuesta al cuestionario. b) No: se guardarn las respuestas junto a la identificacin de quien responde el cuestionario. 2. Permitir inscripcin pblica: a) S: adems de las personas que sean definidas por la administracin de la encuesta para que participen en la encuesta, al acceder a la pgina de la encuesta se les mostrar un formulario para permitirles la suscripcin. b) No: en el caso de NO ser annima la encuesta, slo quienes hayan sido invitadas podrn responder la encuesta (pues debe poderse establecer quin respondi cada respuesta). Si fuese annima, queda a criterio de la administracin si ser a travs de invitaciones o no la respuesta a la encuesta. De las cuatro posibilidades antes descritas, la ms frecuente son las encuestas annimas sin inscripcin pblica y nicamente por invitacin, para garantizar que cada encuestado/a slo responda una vez a la encuesta. Sin embargo es muy importante poder contar con las dems opciones para distintas necesidades que puedan surgir. Pulsando el botn accederemos a la pantalla de administracin de los/as

encuestados/as, debindose crear (si es la primera vez que pulsamos dicha herramienta desde la activacin de la encuesta) una tabla para almacenar los/as encuestados/as que definamos en la pantalla de administracin.

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12 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11

Ilustracin 26: Pantalla de administracin de encuestados/as

En la imagen anterior podemos observar varias herramientas, que describimos a continuacin. 1. Regresar a la administracin de cuestionarios: abandona la presente pantalla para volver a la pantalla principal de la encuesta. 2. Mostrar informacin: presenta un resumen de los/as encuestados/as, de las contraseas asignadas y cuantos cuestionarios han sido completados, y adems las siguientes herramientas: a) Reiniciar en todos los encuestados el status de 'Invitacin enviada' a NO b) Borrar todas las contraseas c) Borrar todas los/as encuestados/as: dejar la tabla vaca. d) Borrar tabla de encuestados/as 3. Mostrar encuestados/as: saca el listado de encuestados/as existentes y su estado correspondiente. Ver descripcin de este listado en el numeral 12 de este esquema.

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4. Agregar un/a encuestado/a nuevo/a: abre el formulario para aadir una nueva persona encuestada. Ninguno de los campos es obligatorio, ni siquiera la contrasea pues puede ser creada automticamente con la herramienta de generacin, sin embargo lo ms idneo es disponer al menos de nombre, apellidos y correo electrnico.

Ilustracin 27: Formulario de agregacin de encuestado/a

El hecho de que la contrasea pueda ser especificada manualmente permite poner una palabra comn (desaconsejable si se desea tener privacidad de acceso) o bien contraseas iterativas (por ejemplo maesedu1, maesedu2...). Los idiomas disponibles en la lista de seleccin sern aquellos que fueron definidos en la creacin de la encuesta, permitiendo preseleccionar el idioma adecuado para cada encuestado/a, aunque es perfectamente posible especificar como primera pregunta una de tipo seleccin de idioma. Invitacin enviada y completada deben dejarse a N, salvo que se desee evitar que reciban invitaciones y recordatorios. Los campos atributo_1 y atributo_2 son aquellos que se definieron en la creacin de la encuesta, tal como se explic en su momento, la nica funcin que tienen es facilitar la clasificacin de la poblacin encuestada (podran ser categoras como departamento, escuela, facultad, etc.). Pgina 34 de 52

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5. Importacin de CSV: esta es la forma ms sencilla de crear totalmente la poblacin que responder a la encuesta, y consiste en realizar el listado en una herramienta estndar de hoja de clculo (OpenOffice.org Calc, Microsoft Excel, etc.) teniendo en cuenta que: a) El formato en que se guarde debe ser CSV (valores separados por comas), no se permiten archivos '.ods' o '.xls'. b) El tipo de fichero CSV es el habitual: comas (,) como separador de campos y comillas dobles () como separador de textos. La codificacin de caracteres ser la denominada Unicode UTF-8. c) La primera fila (encabezamiento) ser descartada en la importacin. d) Las columnas de datos deben estar ordenadas tal como se indica: nombre, apellidos, correo electrnico, [contrasea], [atributo1], [atributo2] (las variables entre corchetes son opcionales).

Ilustracin 28: Ejemplo de tabla de encuestados (Openoffice.org Calc)

Ilustracin 29: Tipo de archivo de hoja de clculo (CSV) y formato

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6. Importacin mediante consulta LDAP: en el caso de que la poblacin encuestada se encuentre almacenada en un directorio de identidades institucional de tipo LDAP pueden definirse las consultas necesarias a dicho directorio para importar los datos. 7. Exportar encuestados/as a fichero CSV: permite grabar la tabla de encuestados/as a un archivo en el formato CSV antes descrito. 8. Enviar correos electrnicos de invitaciones: automticamente genera el envo de un correo electrnico a todos los registros que ya tengan contrasea generada, que no hayan completado el cuestionario y que an no hayan recibido dicha invitacin. 9. Enviar correos electrnicos de recordatorio: de similar forma a la anterior, enva un correo electrnico de recordatorio a aquellas personas que ya hubieran recibido la invitacin de participacin y an no hayan completado la encuesta. 10.Generar contraseas: asigna un nmero aleatorio como contrasea a todos aquellos registros que no tengan definida una. 11.Borrar tabla de encuestados/as: hace lo propio, y salvo en casos excepcionales, esta opcin prcticamente no se utilizar. 12.Tabla de encuestados/as: la tabla de encuestados/as que se muestra tras pulsar el icono numerado como 3 presenta la siguiente informacin: a) Nombre, Apellidos, Correo electrnico e idioma por defecto. b) Si ya se le envi la invitacin y si ya complet el cuestionario (en caso afirmativo aparecer la fecha y hora que corresponda en cada caso) c) los valores que se hayan definido para los atributos 1 y 2 d) Acciones individuales sobre ese/a encuestado/a (botones):

E: Editar los datos de el/la encuestado/a D: Borrar el/la encuestado/a S: Rellenar la encuesta como si fuera esa persona V: Ver respuestas de esta persona (slo en encuestas NO annimas) I/R: Enviar 1 Invitacin y 2 recordatorio Pgina 36 de 52

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8. Acceso de las personas encuestadas

Lo ms habitual es que la persona que va a realizar la encuesta haya recibido automticamente un correo electrnico con el enlace adecuado para acceder a su propia encuesta. En este caso, tras pulsar el enlace, directamente se mostrar a la persona la pantalla de bienvenida e instrucciones para proceder a rellenar la encuesta. No obstante, es posible que se le haya comunicado a la persona su contrasea por otros medios (telfono, fax, carta postal, etc.). En tal caso, se ha preparado la pantalla principal de acceso al portal para mostrar las diferentes encuestas disponibles, debiendo la persona encuestada entonces seleccionar la encuesta de la categora que sea oportuna (ver Ilustracin 1). Tras escoger la encuesta deseada, inmediatamente se redirigir a la pantalla de autenticacin de la persona encuestada, donde deber introducir su contrasea para poder proceder a rellenar el cuestionario. Veamos a continuacin un ejemplo de lo mencionado:

Ilustracin 30: Autentificacin de el/la encuestado/a mediante contrasea

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9. Reglas de evaluacin
Un mecanismo que est a nuestra disposicin en la plataforma es el establecimiento de reglas de evaluacin sobre la encuesta. Las reglas de evaluacin examinan las respuestas del cuestionario

inmediatamente despus de terminar de responderlo para poder generar un texto basndose en dichas respuestas. Para realizar este tipo de evaluaciones es necesario haber codificado numricamente las respuestas de las preguntas. Pongamos el siguiente ejemplo para comprender este mecanismo, considrese una encuesta con dos preguntas: 1. Usted fuma? La pregunta tiene tres posibles respuestas, a) S fumo, ms de 10 cigarrillos por da (tendr un cdigo de 10) b) S fumo, 10 cigarrillos por da o menos (tendr un cdigo de 5) c) No fumo (tendr un cdigo de 0) 2. Hace usted deporte?, que tiene tambin tres posibles respuestas: a) S, hago ejercicio por lo menos media hora, tres veces a la semana, (tendr un cdigo de 0) b) S, hago ejercicio de vez en cuando (tendr un cdigo de 5) c) No, no hago nunca ejercicio (tendr un cdigo de 10) Si se sumaran los totales de los valores asignados a cada posible respuesta, al final de la encuesta tendramos un buen indicador de la salud general de la persona encuestada, pues alguien que fuma mucho y no hace ejercicio, hubiera sumado 20, 10 por cada una de sus respuestas. Alguien que no fuma y que hace ejercicio regularmente hubiera obtenido un puntaje de 0. Con los anteriores criterios ya pueden establecerse las reglas de evaluacin correspondientes para mostrar a la persona encuestada informacin relevante segn cada caso. Pgina 38 de 52

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Veamos a continuacin el formulario para definir una regla de evaluacin:

Ilustracin 31: Formulario de definicin de una regla de evaluacin

Definimos a continuacin cada uno de los campos del anterior formulario.

Alcance: realizar la suma de valores de todas las preguntas del cuestionario (Total) o slo de un grupo en particular (Grupo). Grupo: slo en el caso de haber seleccionado Grupo en el alcance de la regla, cul de los grupos ser el evaluado. Mnimo y Mximo: rango de valores en los que la regla se activar. Cabecera y mensaje: Encabezamiento y cuerpo de texto del mensaje que se le mostrar a la persona encuestada si se cumple esta regla. URL: enlace a una pgina web que ser sugerida tras el texto anterior.

Para un uso correcto de esta caracterstica deben tenerse en cuenta los siguientes detalles:

No debe usarse redireccin automtica tras la finalizacin de la encuesta (ver parmetros de creacin de una encuesta en el captulo 4). En el caso de preguntas tipo matriz, si son escalas predefinidas (1 a 10 o 1 a 5) ese ser el valor utilizado, y si son etiquetas flexibles, se utilizar el valor utilizado al codificar la etiqueta.

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10. Anlisis de resultados

La plataforma de evaluacin no pretende ser una herramienta muy potente en cuanto al anlisis y presentacin de estadsticas, sin embargo es suficiente para podernos ofrecer una visualizacin rpida de los resultados de la encuesta, incluso durante el proceso de encuestado. Para acceder a los resultados de la encuesta debemos pulsar el botn disponible la revisin de resultados mientras la encuesta est de la activa,

barra principal de herramientas de la encuesta recordando que slo est independientemente de que la encuesta tuviera definida una fecha de expiracin. Tras hacerlo pasamos a la pantalla de examen de respuestas, existiendo a nuestra disposicin varias herramientas que comentamos de inmediato:

Ilustracin 32: Herramientas de anlisis de resultados

1. Mostrar todas contestaciones (todas o las ltimas 50): muestran una tabla de navegacin de las respuestas al cuestionario, bien desde la primera respuesta recibida o bien las ltimas 50 respectivamente. En dicha tabla, pulsando sobre el nmero de respuesta (campo id) podemos visualizar esa respuesta en concreto. La tabla presenta en su encabezado botones de navegacin que permiten seleccionar cuntas respuestas mostrar en cada pgina, etc. 2. Pantalla de introduccin de datos: es la misma herramienta de digitacin de datos, que la que se encuentra en la barra de administracin de la encuesta. 3. Filtrado y estadsticas: sin lugar a dudas sta es la opcin ms utilizada y la describiremos en detalle ms adelante, sirva adelantar que permitir seleccionar y graficar los resultados de la encuesta. Pgina 40 de 52

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4. Exportacin e importacin: existen las siguientes herramientas de extraccin de los resultados obtenidos: a) Exportacin en formatos de aplicaciones ofimticas (formato CSV, OpenOffice.org, Microsoft Office, etc.): presentar un formulario donde podremos seleccionar el tipo de exportacin deseada, los datos que se desee exportar (inclusive los datos que se consideren oportunos de la persona que respondi si es que se defini la encuesta como NO annima) as como el formato de preguntas y respuestas. En este ltimo aspecto, si se desea hacer una exportacin para impresin y/o revisin visual, es mucho ms adecuado seleccionar cabeceras completas y respuestas completas. b) Exportacin para SPSS: genera un archivo idneo para esta herramienta de anlisis estadstico. c) Importacin de respuestas antiguas: cuando una encuesta es desactivada se crea una tabla de respaldo de las respuestas que pudieran haberse hecho. Con esta herramienta es posible recuperar las respuestas que se encuentran en dichas tablas. d) Exportacin e importacin en formato de Verificacin Vertical (VV): este formato de hoja de clculo tiene la estructura necesaria para la importacin posterior de los datos contenidos en l. sto permite exportar los resultados a OpenOffice.org Calc o Microsoft Excel, utilizar cualquiera de dichas herramientas para modificar los datos cmodamente y posteriormente importar los datos nuevamente a la plataforma. 5. Revisin de respuestas incompletas: permite visualizar las respuestas que han sido guardadas por las personas encuestadas pero que an no han sido enviadas, es decir, de cuestionarios donde la persona no finaliz la encuesta.

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10.1. Aplicacin de filtrado y estadsticas

Al pulsar el botn de la aplicacin de estadsticas, formulario como el siguiente: 1 2 , se presentar un

a c

4 5
Ilustracin 33: Formulario de filtrado y anlisis de resultados

Describimos las diferentes partes del formulario anterior: 1. Filtrado de respuestas por ID: slo se tomarn en cuenta las respuestas que cumplan que su ID (identificador) sea menor que, mayor que o igual que lo dispuesto en los cuadros de texto. 2. Filtrado de respuestas por Fecha: slo se tomarn en cuenta las respuestas que cumplan que la fecha de remisin de la encuesta cumpla la condicin impuesta. Atencin! el formato de las fechas es AO-MES-DIA (4 dgitos - 2 dgitos - dos dgitos). 3. Seleccin de preguntas a presentar y filtrado por respuestas: a) Al marcar los cuadros de seleccin, incluiremos esta pregunta en el reporte de resultados. Si queremos un reporte de todas las preguntas no es necesario chequear cada cuadro, sino que podemos usar la opcin nmero 4 de este mismo formulario. Pgina 42 de 52

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b) El altavoz sirve para mostrar el ttulo de la pregunta (que es ocultado para no sobrecargar excesivamente la pantalla con texto, pues en ocasiones es excesivamente largo), bien al pulsar en l (aparecer un mensaje con el texto completo) o al poner el ratn encima (se mostrar un extracto del ttulo). c) Respuestas posibles: al marcar una o varias de las opciones posibles de respuesta de una pregunta, los resultados que se mostrarn sern los de aquellas encuestas que cumplan con esa condicin, permitiendo as evaluacin cruzada de preguntas, por ejemplo: las personas que respondieron X en la pregunta A e Y en la pregunta B, etc., respondieron Z en un WW% en la pregunta C.. En el caso de las preguntas de texto, se muestra un cuadro donde introducir palabras relevantes para el filtrado por respuestas que las contengan. 4. Resumen de todos los campos disponibles: en el reporte de resultados se incluirn todas las preguntas, se hayan marcado o no uno o varios cuadros de inclusin. 5. Filtrar respuestas incompletas: en el caso habitual (habilitar), slo se tomarn en cuenta las respuestas de cuestionarios terminados y enviados completamente. Sin embargo, se tiene la opcin de incluir aquellas respuestas que algunas de las personas encuestadas guardaron pero cuyo cuestionario an no fue completado (deshabilitar). Tras haber hecho nuestra seleccin en los campos antes descritos,

procederemos a pulsar el botn Ver Estadsticas para mostrar el reporte deseado. Al inicio del reporte, utilizando los botones Navegar y Exportar podremos visualizar o exportar respectivamente las respuestas que cumplen con los criterios dispuestos en la seleccin de los campos anteriores.

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A continuacin mostramos ejemplos extractados de un reporte generado con la plataforma de encuestas.

Ilustracin 34: Tabla y grfica de reporte de resultados cuantitativos

Ilustracin 35: Reporte de pregunta de texto y navegacin por las respuestas

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11. Cierre de la encuesta

Existen dos tipos de cierre de una encuesta: 1. Desactivacin: a travs del icono de desactivacin (cuadrado rojo en base de datos). b) La tabla de encuestados/as se eliminar (igualmente se guardar una copia en la base de datos). c) Todas las preguntas, grupos y parmetros vuelven a poder ser modificados. 2. Expiracin: con la encuesta en estado activo, pueden ser modificados los algunos parmetros de la encuesta, como por ejemplo poner una fecha de expiracin y habilitar dicha expiracin: )

a) Todos los resultados se eliminarn (por seguridad quedar una copia en la

Ilustracin 36: Habilitar expiracin

a) No se perdern los resultados b) Tampoco se eliminar la tabla de encuestados/as o su contenido c) An seguir limitada la capacidad de modificar preguntas, grupos y otros parmetros. d) La encuesta ya no ser accesible: se mostrar un mensaje de que expir el plazo para responder la encuesta. A la vista de lo anterior, en la mayora de los casos lo ms idneo es hacer que la encuesta expire en vez de desactivarla. Pueden notar que una encuesta expirada muestra en su botn de activacin/desactivacin el siguiente grfico:

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12. Editor de plantillas

Es posible definir el aspecto con el que se presentar la encuesta a los encuestados y no slo escogiendo una de las plantillas ya existentes, sino creando nuestro propio diseo de colores, bordes y formato de fuentes de letras, todo ello con el objetivo de adaptar la esttica de la encuesta bien al tipo de encuesta realizada (formal, informal, etc.) bien a un estilo corporativo (colores y logotipos) o bien al estilo general de la pgina web donde pudiera ser vinculada la encuesta. Para poder realizar esta labor debe pulsarse el icono en la barra principal

de herramientas. Si usted no ve dicho icono debe solicitar a la administracin tcnica el permiso para poder disponer de esta utilidad. Una vez pulsada podemos observar una imagen similar a la siguiente: b c d e h f

a g

1 2 4 3

Ilustracin 37: Editor de plantillas

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Como podemos apreciar a la vista de la imagen anterior hay muchas herramientas para el diseo de las plantillas, pues es un proceso ciertamente minucioso. Las describimos a continuacin: a. Inicio de administracin: vuelve a la pgina de administracin general. b. Renombrar la plantilla: cambia el nombre de la plantilla seleccionada. c. Exportar la plantilla: produce un archivo comprimido (ZIP) con las diferentes partes y ficheros que forman una plantilla. d. Copiar plantilla: produce una copia idntica de la plantilla seleccionada. Esto es sumamente til cuando queremos una plantilla prcticamente igual a otra variando pocas cosas. e. Selector de plantilla: muestra las plantillas existentes para su seleccin. f. Nueva plantilla: crea una plantilla nueva. La nueva plantilla ya tendr todas las partes necesarias para la confeccin de cualquier pgina. g. Semforo de estado: muestra la posibilidad de que la plantilla seleccionada pueda ser modificada (semforo verde) o no (semforo rojo). En ningn caso se podr cambiar la plantilla por defecto default . Las plantillas restantes podrn ser alteradas en funcin de la configuracin dispuesta por la administracin tcnica de la plataforma. h. Pantalla: la plantilla contiene el formato necesario para generar cualquiera de las pantallas que componen una encuesta, y debemos seleccionar la pantalla que deseemos modificar de entre la siguiente lista: 1. Pgina de Bienvenida 2. Pgina de Preguntas 3. Pgina de Enviar Encuesta 4. Pgina de Encuesta Completada 5. Pgina de Borrar respuestas 6. Pgina de Registro 7. Pgina de Cargar Encuesta 8. Pgina de Guardar Encuesta Pgina 47 de 52

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Una vez seleccionadas la plantilla y pantalla sobre la que deseamos trabajar podemos pasar a la seccin inferior para ajustar los detalles de cada parte. Puede apreciarse que una pgina est compuesta de varias secciones denominadas archivos estndar, y dichos archivos estndar son utilizados a su vez en diferentes pginas, con lo que se ofrece una imagen comn entre todas las pginas (por ejemplo encabezado, pie de pgina, etc.), a la vez que se definen las funciones particulares de cada pgina. Explicamos a continuacin las diferentes partes de esta seccin de trabajo: 1. Selector de archivo estndar: tal como se mencionaba anteriormente, en esta lista se escoge la seccin de pgina que se desea modificar. Segn el tipo de pgina, sta puede estar dividida en pocas secciones (como la pgina de bienvenida por ejemplo) o en muchas, como la pgina de preguntas. Pruebe a seleccionar las diferentes pginas para ver en qu secciones estn divididas!, al hacerlo puede apreciar que existen varias secciones o archivos estndar comunes, por ejemplo, el archivo estndar

startpage.pstpl contiene el encabezado, definicin de colores y el estilo de

fuentes de letra para todas las pginas. 2. Ventana de edicin de cdigo: para poder editar el cdigo del archivo estndar seleccionado es necesario conocer en cierta profundidad el lenguaje HTML6 as como la definicin de pginas de estilos CSS7. Slo tenga cuidado de respetar las etiquetas {ETIQUETA}, pues sern sustituidas por los valores oportunos cuando la plantilla sea usada. 3. Administrador de archivos: es posible que usted utilice logotipos y otras imgenes para componer la pgina, los ficheros respectivos pueden ser gestionados en esta parte del editor. 4. Visualizador de la pgina: mostrar la pgina que est siendo editada.
6 Ms informacin: http://es.wikibooks.org/wiki/Lenguaje_HTML, 7 Ms informacin: http://www.w3.org/Style/Examples/011/firstcss.es.html

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13. Administracin de Usuarios yGrupos de usuarios

LimeSurvey nos permite administrar los usuarios que acceden a la plataforma concedindoles diferentes privilegios. Ya hemos observado que, en cuanto al acceso a las diferentes encuestas, esto es perfectamente posible, sin embargo existen tareas generales a nivel de toda la plataforma que tambin es posible controlar y/o delegar, y tales funciones estn administradas pulsando sobre los iconos siguientes:

Ilustracin 38: Iconos de administracin de usuarios

El icono de la llave permite administrar los usuarios individualmente, mientras que el segundo (personas+llave) mostrar la pantalla para administrar los grupos de usuarios. Si se carece de los privilegios necesarios para administrar usuarios, nicamente se podr cambiar la contrasea de nuestro propio usuario.

Usuarios: para crear un usuario de la plataforma es necesario nicamente tener la denominacin de dicho usuario, el correo electrnico del mismo y una descripcin que puede ser su nombre real. Cuando se crea un nuevo usuario, se enva un correo notificando la contrasea asignada inicialmente al correo que se especific, pudiendo ser sta cambiada posteriormente por el administrador o bien por el propio usuario. Una vez creado el usuario, es posible establecer privilegios especficos para tal usuario, y son los siguientes:

Crear Encuesta: permitir a este usuario crear nuevas encuestas. Configurador: habilitar la opcin de revisin de integridad de la base de datos y exportacin completa de la misma. Crear usuario: permitir que el usuario pueda crear nuevos usuarios, aunque slo podr otorgar a los usuarios que l cree los permisos que tenga conferidos. Pgina 49 de 52

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Borrar usuario: permitir eliminar usuarios que l mismo haya creado. Mover usuario: por el momento no tiene uso. Administrar plantillas: habilitar al usuario modificar las plantillas de visualizacin de las encuestas. Administrar etiquetas: permitir al usuario acceder a la administracin de conjuntos de etiquetas flexibles.

Ilustracin 39: Ejemplo de asignacin de privilegios

Grupos de Usuarios: los grupos de usuarios no tienen privilegios asociados y sirven para facilitar al creador de una encuesta el que pueda establecer permisos de acceso a un cuestionario a todos los usuarios pertenecientes a un mismo grupo, como puede apreciarse en la imagen a continuacin:

Ilustracin 40: Asignacin de permiso de acceso a un grupo de usuarios

Adicionalmente un usuario miembro de un grupo puede enviar un correo electrnico a los dems miembros del grupo a travs de la plataforma.

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14. ndice de ilustraciones

Ilustracin 1. Pantalla de entrada a la plataforma....................................................5 Ilustracin 2. Pantalla de autenticacin de usuarios/as............................................6 Ilustracin 3: Esquema general de actividades........................................................7 Ilustracin 4. Pantalla de administracin de encuestas............................................8 Ilustracin 5. Pantalla de diseo de un cuestionario..............................................11 Ilustracin 6: Definicin de textos en encuesta multi-idioma.................................13 Ilustracin 7: Importacin de una encuesta previamente exportada......................14 Ilustracin 8. Pantalla de diseo de grupos............................................................15 Ilustracin 9: Formulario de creacin de una pregunta.........................................16 Ilustracin 10. Pantalla de diseo de preguntas.....................................................17 Ilustracin 11: Formulario de definicin de respuestas posibles............................19 Ilustracin 12: Matriz de 10 puntos.......................................................................20 Ilustracin 13: Matriz de etiquetas flexibles..........................................................20 Ilustracin 14: lista de opcin nica con opcin de escape....................................21 Ilustracin 15: Lista de opcin nica (desplegable)...............................................21 Ilustracin 16: Lista de opcin nica con comentarios...........................................22 Ilustracin 17: Opcin mltiple con escape............................................................23 Ilustracin 18: Texto corto.....................................................................................23 Ilustracin 19: Fecha..............................................................................................23 Ilustracin 20: Mltiples textos cortos...................................................................23 Ilustracin 21: Pregunta de ordenacin.................................................................24 Ilustracin 22: Ventana de condicionamiento de preguntas...................................27 Ilustracin 23: Ejemplo de condiciones sobre una pregunta..................................28 Ilustracin 24: Creacin de un conjunto de etiquetas flexibles..............................30 Ilustracin 25: Herramientas de encuestas activas................................................31 Ilustracin 26: Pantalla de administracin de encuestados/as...............................33 Ilustracin 27: Formulario de agregacin de encuestado/a....................................34 Ilustracin 28: Ejemplo de tabla de encuestados (Openoffice.org Calc).................35 Ilustracin 29: Tipo de archivo de hoja de clculo (CSV) y formato.......................35 Pgina 51 de 52

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Ilustracin 30: Autentificacin de el/la encuestado/a mediante contrasea...........37 Ilustracin 31: Formulario de definicin de una regla de evaluacin.....................39 Ilustracin 32: Herramientas de anlisis de resultados..........................................40 Ilustracin 33: Formulario de filtrado y anlisis de resultados...............................42 Ilustracin 34: Tabla y grfica de reporte de resultados cuantitativos...................44 Ilustracin 35: Reporte de pregunta de texto y navegacin por las respuestas......44 Ilustracin 36: Habilitar expiracin........................................................................45 Ilustracin 37: Editor de plantillas.........................................................................46 Ilustracin 38: Iconos de administracin de usuarios............................................49 Ilustracin 39: Ejemplo de asignacin de privilegios.............................................50 Ilustracin 40: Asignacin de permiso de acceso a un grupo de usuarios..............50

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