LA GESTION ADMINISTRATIVA EN LAS INSTITUCIONES EDUCATIVAS

Capitulo I La Institucin Educativa La Empresa ha venido a ser el cimiento de la economa, la cual busca alcanzar un nivel de vida cada da ms alto. Se considera la empresa, como sistema, el resultado de la asociacin de un potencial financiero, un potencial tecnolgico y un potencial humano. De su integracin y buena administracin se logran resultados como la productividad y los beneficios, que permitirn, por una parte afianzar la imagen de la propia empresa y, por otra, lograr el desarrollo del factor humano en lo econmico, cultural y social. Tipos De Instituciones Educativas Orientadas en tres direcciones:

Instituciones oficiales o del Estado competen administracin pblica. Instituciones privadas Instituciones de carcter humanitario pblicas o privadas con fines exclusivamente humanitarios.

Evolucin de Las Instituciones Educativas El ciclo de vida de estas instituciones van con la finalidad de: 1. Elementos bsicos con los que deben nacer 2. Corregir y eliminar vacos organizacionales 3. Mejorar el apoyo administrativo FASE DE CONSTITUCION Para crear una institucin educativa es preciso que haya necesidades insatisfechas en le mercado, lo que da lugar a la deteccin de dichas necesidades y la bsqueda de una oferta de solucin a travs de un plan de actuacin, en el cual se tomarn en cuenta las caractersticas cualitativas y cuantitativas del mercado educativo. Los principales aspectos a considerar en la vida de una institucin educativa son:

1. CONSTITUCIN:

La visin del proyecto educativo nacional, enmarcado en las polticas gubernamentales y proyecto de pas, como la expedicin o reconocimiento de los ttulos acadmicos y profesionales.

La determinacin de los requisitos mnimos, titulacin acadmica del profesorado, relacin numrica alumnos/profesores, instalaciones docentes, instalaciones deportivas, estructura y normas administrativas, instrumentacin pedaggica. Las instituciones educativas estn obligadas a contar con un ideario educativo propio, a ejercer la contratacin de su personal, a llevar a cabo su gestin econmico-administrativa y a la responsabilidad de su funcionamiento. Autonoma. Sin discriminacin alguna y dentro de los lmites fijados por las leyes, para establecer materias optativas, para adoptar programas, mtodos de enseanza, organizar actividades culturales y extraescolares. Libertad de enseanza. El ejercicio de tal libertad deber orientarse a promover, dentro del cumplimiento de su especfica funcin docente.

2. FINALIDAD: Los fines vienen dados por las metas que intentan alcanzarse y que siempre deben ser tomadas como punto de referencia. Fines estatutarios que son aqullos consignados en la constitucin y estatutos de la institucin. Fines histricos que comprenden conceptos y costumbres de carcter permanente. Fines particulares que corresponden a la exigencia de los grupos sociales que tienen que ver con la propia problemtica del pas.

3. GESTION DE INSTITUCIONES EDUCATIVAS: Inversiones elevadas en, instalaciones y equipos complejos, productos de tecnologa adelantada, organizacin, informacin y conquista de mercados, costo de personal de alto nivel, alto nivel en organizacin y tecnolgico. Dimensiones variables desde una gran universidad hasta la pequea escuela del pueblo, seguridad y rentabilidad garantizados.

FASE DE INTRODUCCION Las actividades de las instituciones educativas deben contribuir a conocer la situacin de la nueva institucin en trminos de medios, recursos, limitaciones y posibilidades. Proceder, cuando sea necesario, a las correcciones adecuadas. FASE DE EXPANSION

Las caractersticas de esta fase son las de realizar inversiones de acuerdo con la expansin prevista y dotar a la institucin de mecanismos prospectivos y de planificacin. Ser capaz de estimar costos, tener una poltica financiera, reconvertir la organizacin. FASE DE ESTABILIZACIN Y MADUREZ En esta fase la institucin educativa debe, sin ninguna dificultad, poder autofinanciarse, fijar su dimensin definitiva, eliminar actividades no rentables, seguir una poltica de rentabilidad, implantar el mejoramiento de la poltica de calidad, de simplificacin administrativa y mejora de mtodos y procedimientos.

Capitulo II Poltica General de una Institucin Educativa Generalmente la poltica en una empresa es una gua para la toma de decisiones en situaciones repetitivas que una organizacin enfrenta para logar sus objetivos. Dichos objetivos son reflejados e interpretados por la misma poltica y, por lo tanto, sta sirve de base para la planeacin general. La poltica as concebida responde a la poltica general de la institucin, que a su vez se divide en otras tantas polticas de acuerdo con las reas de actuacin, proporcionando los lmites entre los cuales los directivos de cada rea pueden actuar a discrecin en le marco conceptual de la poltica general. Conviene, contar en las instituciones educativas con una poltica general que proporcion la orientacin y los valores de las mismas; las polticas deben originarse en la filosofa del proyecto educativo nacional, en los propsitos de la propia institucin, en las decisiones tomadas para casos especficos a los altos niveles de direccin y en las normas exteriores del entorno que afectan de manera casi impositiva en ciertas actuaciones de la institucin. La institucin educativa debe determinar su rol segn el contexto de la sociedad a la que sirve, rol que deber ser integral, y que su situacin y desempeo sea representativos de todos los grupos de poder que actan sobre l, y en el cual se desarrollen de un modo armnico la tcnica, la tica, la calidad y el protagonismo profesional. Las dems polticas derivadas siempre de la poltica general se establecen para cada rea o funciones importantes de la institucin: Poltica Educativa: Los objetivos debidamente estructurados, ordenados por prioridades y articulados dentro de un conjunto o sistema de accin, determinar la Poltica Educativa de la institucin. La poltica educativa actual de las instituciones educativas deber considerar como visin de futuro y de accin, independientemente de los aspectos particulares. Calidad en la enseanza, excelencia magistral, manejo y creacin de tecnologa. Poltica Administrativa:

La poltica administrativa como elemento de referencia para la actuacin de todos los componentes de la organizacin educativa, debe ser estructurada y presentada de manera formal por escrito, para evitar confusiones y malas interpretaciones, visualizando los aspectos que deben regir la tarea administrativa, y determinando las posibles formas de accin. Los principales objetivos que debe conocer la poltica administrativa de una institucin educativa son: Determinar el grado de imagen y competitividad, definir las metas de la organizacin y sus componentes en le contexto de su calidad de vida, definir los objetivos financieros, determinar el nivel de apoyo al rea educativa, de investigacin y desarrollo, definir la estructura organizacional y funcional, definir sistemas de comunicacin, contabilidad y control internos de la institucin, entre otros. Poltica Social: La poltica social se orienta hacia los resultados sociales de la institucin educativa; es decir, lo que aporta la institucin para le desarrollo del individuo, de la comunidad, de las sociedad en general y del pas.

Capitulo III Planeacin Administrativa Para las actividades administrativas en apoyo y servicio al proceso educativo debemos considerar, planes y normas administrativas, una organizacin administrativa, un sistema de informacin y comunicacin administrativas. Para lograr un plan satisfactorio y eficiente tanto para la lnea educativa como para la lnea administrativa una forma de actuacin ser en trminos de estrategia, listar una serie de metas y seleccionar de entre ellas las ms factibles y las que permitan lograr los objetivos. Determinar plazos de actuacin para lograr los resultados, coordinar los planes con los recursos para afinar o modificar los primeros, revisar plazos y costos para determinar la bondad y de mejoramiento del plan. La planeacin para las actividades administrativas, se llevan a cabo en una institucin educativa, pueden reunirse en jerarquas, estatus y funcionales. Y dentro de ellos se consideran actividades primarias y secundarias, dirigidas hacia el desarrollo de la misin encomendada.

Capitulo IV Estructura Administrativa Todo centro educativo tiene como misin principal proporcionar conocimientos, y como consecuencia captar el alumnado correspondiente. Para ello, es necesario saber que la realizacin del ciclo empresarial docente y la lnea administrativa. Ambas dan lugar, por lo general, a cuatro reas de trabajo bien definidas y complementarias: docencia, administracin general, econmico-financiera, y comercial. Las cuales permiten la

concepcin de la estructura administrativa de la institucin tomando en cuenta la dimensin de la misma.

JERARQUA Las instituciones educativas, como todas las organizaciones, deben conceptualizar y manejar un sistema jerrquico, aun cuando su concepcin sea diferente en mucho a las dems empresas de otros sectores. AUTORIDAD La nocin de autoridad lleva intrnseca la de poder y la de subordinacin. A la nocin de poder la complementa la de responsabilidad; a la de subordinacin, la aceptacin despus de negociar la responsabilidad. La responsabilidad existe, pero es una autoridad de responsabilidad que implica que esa responsabilidad tiene que estar bien definida. La autoridad es un concepto universal que constituye la esencia del orden entre otros elementos; es ms, se le considera el elemento final y por encima de otros elementos componentes de los eventos, que como recurso nico y final permite que los proyectos, las normas, los principios de la sociedad en general y las organizaciones en particular sean llevados con xito a su consecucin. LAS TAREAS Son el elemento motor de la institucin, porque debido a que su cumplimiento representa las metas fijadas por las misiones de la misma institucin. Tal definicin permite establecer por medio del reparto de las tareas, la estructura y la jerarqua como base de un funcionamiento correcto. Esto es tan importante que una responsabilidad de la direccin ser fijar y definir tareas. LA DIRECCION COMERCIAL sta tiene que ver ms con un negocio que con la docencia; tiene su razn de ser en que si no hay alumnos no habr docencia; y es el alumno el cliente que compra nuestro producto, provocando el origen del flujo financiero de la institucin. En tanto, la tarea primordial ser la capacitacin de alumnos dentro de un mercado ya definido, utilizando los mtodos clsicos de comercializacin con un soporte que apoye la ventas y las promueva. LA DIRECCIN ADMINISTRATIVA Se constituye en la herramienta principal de la actividad educativa y, sobre todo, del proceso enseanza-aprendizaje. Su colaboracin con el docente, con el medio ambiente laboral, con los alumnos y con los propios trabajadores permitir lograr la excelencia acadmica y la calidad de la institucin. LA DIRECCIN ECONMICO-FINANCIERA

El rigor contable ha permitido medir los resultados y la gestin de una institucin dando una significacin a las cifras; en efecto: la sntesis de cuentas proporciona los balances y cuentas de los resultados obtenidos, el anlisis de cuentas informa sobre rentabilidad por productos, servicios y costos, y adems permite el control de resultados y de gestin. Capitulo V La funcin comunicacin LA COMUNICACIN Es el ingrediente clave para la marcha de cualquier institucin. Categoras de la Comunicacin: Comunicacin persona-persona: es la forma de dialogar donde se trata de negociar. Comunicacin persona-grupo: conferencia de una persona hacia el grupo. Comunicacin grupo-grupo: generalmente responde a juntas. Los medios de comunicacin en una institucin educativa corresponden a los medios orales, los escritos, los televisivos, y la telecomunicacin, computadora, consultas a distancia. La administracin debera preocuparse porque el proceso de comunicacin sea efectivo, ya que ste permite a las instituciones lograr coherencia y seguridad. LA INFORMACIN Es como la sangre a las venas y stas no son otra cosa que la comunicacin o sea los elementos portadores de la informacin. En toda institucin educativa la informacin requerida es de carcter mercado lgico, tecnolgico, cientfico, administrativo, y social

Capitulo VI La funcin Control Controlar es influir en una operacin para mejorar los objetivos propuestos, partiendo por la verificacin de acciones, planeacin de contenidos, fijacin de objetivos, direccin de actividades para aterrizar en el control de resultados. De esta manera el objetivo general del control es asegurar que la ejecucin se ajuste al plan establecido, coordinando los elementos necesarios para la consecucin del objetivo del plan, reduciendo al mnimo la in efectividad de la accin. La Necesidad De Los Controles El trmino control es ambiguo: significa la capacidad de gobernar uno mimo y dirigir sus propias actividades. Puede tambin significar el dominio de una persona por otra. En la primera acepcin de la palabra control su base son los objetivos, pero nunca deben

serlo en la segunda. Efectivamente, una de las cosas que ms contribuye a evitarlo, es intentar sustituir la direccin domnate por la direccin participativa. Una de las caractersticas de los controles es que no pueden ser subjetivos ni neutrales, se centran en los resultados. Especificaciones de los Controles:

Ser econmicos Ser significativos Ser apropiados Ser congruentes Ser oportunos Ser sencillos Debe tener carcter operativo

Finalidad de los Controles en las Instituciones Educativas El desarrollo de los planes se verificar a travs de dos controles: Controles econmico-financieros: Son tangibles Controles de Valores: Son intangibles Como corolario de la actividad de control, ste nos lleva a: Control de profesores: -Control de desempeo -Control del proceso enseanza-aprendizaje -Control de trabajo en equipo -Control de habilidades -Valorizacin de los cursos Control de la enseanza: esta orientado bsicamente a corregir y mejorar el proceso educativo. - Perfil del plan acadmico - Calidad del plan acadmico - Tcnicas educativas - Control de resultados acadmicos Control de alumnos cuando son egresados: - Control del desempeo - Control del aprovechamiento - Control del ciclo escolar - Control de habilidades - Control curricular - Control motivacional - Control participativo

Capitulo VII Actividades Funcionales Partiendo del conocimiento de la institucin, de sus alumnos y de su producto, tendremos que conocer tambin los medios financieros necesarios para l organizacin, en otras palabras el aspecto econmico-financiero. Planificacin econmico-financiera de las instituciones:

Anlisis de la demanda de los servicios educativos. Estimacin del costo del puesto escolar. Volumen total del costo de nuestra enseanza o gasto por devengar. Origen y aplicacin de los fondos para continuar con el sistema.

Pasos a seguir para consolidar el estudio econmico financiero:

1. 2. 3. 4.

Previsiones comerciales y presupuestos de entradas Presupuesto de gastos Gastos Financieros Cuenta de explotacin previsional

MERCADOTECNIA EDUCATVIA Para toda institucin educativa le mercado de la ecuacin pude ser: Un mercado terico, un mercado potencial y un mercado real. La estructura de un mercado educativo est determinada, en trminos generales, por los factores que intervienen en la demanda como, renta familiar, poltica educativa, comportamiento ambiental, como son los hbitos, y las motivaciones. LOS APROVISIONAMIENTOS La actividad del aprovisionamiento debe considerarse como una parte importante del sistema administrativo, de cuya eficiencia depende en gran medida el apoyo administrativo a la actividad acadmica. Para lograr un buen aprovisionamiento se deber tener en cuenta el pronstico de la demanda estudiantil y sus necesidades, con la finalidad de evitar la dislocacin e los inventarios, esto es estar encima o por debajo de sus niveles de seguridad. En el caso de las instituciones educativas tratamos de productos normales y de productos especiales, por lo que el control de inventarios no se complica demasiado, ya que a mayor nmero y diferenciacin de artculos, corresponde un mayor procesamiento, un mayor manejo y mayores costos de transporte.

El aprovisionamiento en las instituciones educativas responde a una secuencia administrativa que parte de la estructuracin del plan de aprovisionamiento y de la aprobacin de presupuesto de adquisiciones. Luego de definir los planes de compra, el siguiente paso consiste en conocer el perfil y caractersticas de la oferta, es decir de los proveedores en cuestin. Para ello es necesario considerar los artculos normales o de empleo rutinario y los artculos especiales Capitulo VIII Administracin de Personal Todo empresario o director de instituciones educativas no debe perder de vista que: La dimensin fisiolgica, o el esfuerzo material que toda tarea requiere, la dimensin Psicolgica, la dimensin social, la dimensin econmica, la dimensin de poder que todo ser requiere segn el poder jerrquico, o de un poder experto, y la dimensin humana. La administracin de personal debe considerar esta dimensin integrada del acto de trabajo y saber de antemano que dicho personal, una vez en la institucin, debe ser tratado rompiendo esquemas clsicos, cuantitativos y de nepotismo, y muy por el contrario pensar en que dicho personal necesita desarrollare al mismo tiempo que la institucin sabiendo que el potencial humano con que cuenta es la base de xito de la gestin empresarial. El personal docente no siempre suele prestar sus servicios de tiempo completo, lo que genera problemas, tales como: La mayor parte de su tiempo est absorbido por su actividad profesional base. Emplea mucho tiempo en sus desplazamientos, motivados por las exigencias de su trabajo. Necesita un buen nmero de horas para dedicarlas a la preparacin de los temas.

SELECCIN Y RECULUTAMIENTO DEL PERSONAL ADMINISTRATIVO El objeto de la seleccin y el reclutamiento es para encontrar dentro o fuera de la institucin el elemento capaz de responder a las necesidades existentes, segn las funciones por cumplir, con calidad y en el momento oportuno. La seleccin interna: Tiene en general prioridad sobre cualquier otra forma de seleccin, teniendo como justificante la motivacin del personal porque de esta promocin deben salir candidatos a los ms altos cargos de la institucin. La seleccin externa: Exige un alto nivel de capacidad del reclutador, da cara al postulante; ste es un desconocido avalado nicamente por un curriclum vital; por lo tanto, para logar desde el inicio un buen reclutamiento deben definirse al interesado los criterios sobre los valores humanos, la poltica de personal propia de la institucin, una descripcin de las actividades a desarrollar en el puesto ofertado, y el perfil individual resultante de los componentes precedentes que se requieren.

RECLUTAMIENTO DE DIRECTOR DE PERSONAL Un gran porcentaje de entidades seala como requisito la experiencia en esta actividad. Los no profesionales le prestan a este aspecto un inters decisivo, tanto que para muchas personas es difcil cumplir con dichos requisitos. En cambio, en puestos de carcter poltico, existen sobradas razones para admitir a una persona sin experiencia concreta en esta rea. Una gran madurez personal, capacidad coordinadora y facilidad de interrelacin personal son a nuestro entender factores muy necesarios para le desempeo de la direccin que comentamos, y un candidato puede poseer estas caractersticas en alto grado y no tener experiencia concreta. Las instituciones educativas debern efectuar un meditado estudio, no slo del salario en el sentido tradicional, sino en el que se ha dado por denominar salario inmaterial, que intenta responder a todo el complejo mundo de las motivaciones, y que se debe tener en cuenta al momento de contratar a un director personal. ASPECTOS A CONSIDERAR EN LA ADMINISTRACIN DE PERSONAL

Actitudes del personal Formacin Planificacin a medio y largo plazo del potencial humano Coordinacin Comunicacin Definicin de tareas y funciones Miedo al cambio Rigidez de la estructura administrativa Motivacin del personal Control Clima Social La retribucin La realizacin del individuo

Capitulo IX La Gestin Administrativa Y Los Sistemas De Direccin Los instrumentos de direccin son de dos tipos:

Estilos de direccin (actitudes personales) Funciones de direccin

LAS FUNCIONES DE DIRECCIN

Apertura a la informacin Elaboracin de alternativas Negociacin de opciones Planificacin objetivos Organizacin de recursos disponibles Conduccin y Direccin

Accin y Control de resultados

Capitulo X La Gestin Administrativa Y Los Estilos De Formacin En lo referente al comportamiento educativo hay tres subsistemas fundamentales o estados de comportamiento:

El estado padre El estado adulto El estado nio

ESTADO PADRE Y ACTUCIN PARENTAL Se da en dos actitudes: Movimientos interiorizantes del padre: Esto es que el educador mantiene en su yo ejemplos de la vida, unitarios de lo que se y oye. Movimientos exteriorizantes del padre: El educador pretende moralizar, educar, servir de ejemplo, aportar al mximo lo que tiene de s. Estado del yo parentales: Padre crtico, y padre nutritivo A veces nos movemos slo en alguno de ellos; por ejemplo, es muy comn utilizar el estilo salvador y dictador, habra que hacer un trasvase a los otros dos. EL ESTADO ADULTO Se caracteriza, entre otras cosas, por reaccionar ante un estmulo como es el caso del proceso enseanza-aprendizaje, a programar tanto sus actividades como su tarea de cara a dicho proceso a organizar todo el proceso y organizarse en s mismo y a coordinar sus esfuerzos con los de la institucin y apoyo de los dems, encontrando estas respuestas en estado nio, es decir, demasiado accesible o rebeldes; respuesta en estado padre, demasiado renuentes y autoritarias y en respuesta en estado adulto o de reflexin y apoyo, todas las cuales las controla de manera objetiva tanto en s como en sus consecuencias ESTADO DEL YO ADULTO Es el aspecto de la personalidad que est ms en contacto con la realidad. Si ste no funciona, la tendencia es que los estilos de tipo negativo configuran la actuacin. EL ESTADO NIO Se caracteriza por una capacidad emotiva, espontnea y sumisa en algunos casos. Este aspecto de la personalidad puede ser desarrollado, potenciado o reprimido. Segn lo anterior tenemos el estado nio libre y el estado nio adaptado.

Si el nio vive en un contexto permisivo, el aspecto nio libre de la personalidad se desarrolla, mientras que en ambientes sobre protectores y dictatoriales se adapta, y las conductas vienen dadas por el nio adaptado en su doble vertiente de sumisin y rebelda. Para ser libre hace falta un aprendizaje en libertad. CARACTERISTICAS DE LA TAREA EDUCATIVA Comportamientos y conductas difciles de cambiar. Existe un desfase entre las mejoras educativas en el nivel tecnolgico y las que se dan en el nivel pedaggico y de calidad humana. Existe desmotivacin en el docente por su falta de entusiasmo e involucramiento emocional en el proceso enseanza-aprendizaje debido a las malas polticas educativas de la institucin y a la falta de inters de los alumnos. La conflictividad alumno-maestro est latente por razones de comportamiento, de intereses personales, de mala metodologa, de falta de conscientizacin de ambos. Cada profesor tiene sus propias pautas y un estilo que se sita en el estilo para, el cual crea conflictos con los alumnos.

ASPECTOS A CONSIDERAR EN LOS ESTILOS EDUCATIVOS La propia estructura educativa tiene sus pautas a las que se debe adaptar el educador. La transmisin de la informacin implica comunicacin, con lo que establecemos un rea interpersonal maestro alumno. Los estilos educativos estn en plena concordancia con los estilos de direccin, es decir, son a su vez autoritarios, democrticos o liberales.

ESTILOS DE FORMACIN Y ESTILOS DIRECTIVOS Los estilos de formacin van de la mano con los estilos directivos, y el proceso enseanza-aprendizaje se ve inserto en el escenario directivo, en el cual las funciones del educador, las del director de la institucin educativa, las tcnicas y el clima laboral en relacin con los estilos directivos propician determinada actitud que es ms importante que la tcnica en s. No hay estilos buenos ni malos, sino que cada situacin requiere una respuesta y hay que tener el nivel de flexibilidad suficiente para responder de manera adecuada. La participacin de los alumnos en la vida acadmica responde al concepto de los estilos de direccin participativos. Esto nos lleva a pensar en la necesidad de una autoridad que vigile el cumplimiento de las normas, y porque en la participacin se involucre la parte de estado adulto, esto es, la actuacin negociada y razonada, y por otra la del estado nio, de actitud emocional y adaptable.

El aspecto parental El aspecto adulto El aspecto nio

Para finalizar, merece la pena destacar que es necesaria la utilizacin de la parte parental y que el clima de la institucin viene dado por todos los estilos que componen el centro o institucin educativa. La filosofa no es la escrita, sino la del funcionamiento de las personas de la cumbre jerrquica. He aqu la importancia de contar con excelentes autoridades acadmicas evitando las improvisaciones, los favoritismos o los aparentes buenos directores empricos en las instituciones educativas.

Capitulo XI Administracin Operativa ALUMNO Y LA ADMINISTRACION Es responsabilidad de la institucin educativa mantener informado al alumno acerca de los aspectos que le competen; a su vez, la institucin tambin debe de conocer el historial del alumno. INORMACIN ADMINISTRATIVA AL ALUMNO Debe hacerse con bastante antelacin a travs de cualquier medio de comunicacin social (prensa, radio, televisin) o con anuncios locales en la propia institucin. Dicha informacin deber contener requisitos y condiciones para logara la matriculacin y que adems el postulante o alumno cuente con la informacin total con el fin de evitar omisiones y las consiguientes prdidas de tiempo. Independientemente de la informacin mediante los medios de comunicacin es importante que las instituciones educativas cuenten con un elemento de informacin y de promocin ya sea por visitas a los nichos de mercado potencial, o bien a travs de invitaciones dentro de las propias instituciones. Mediante sesiones informativas y explicativas dar a conocer la filosofa de la institucin, el nivel de enseanza, carreras, disciplinas, calidad del profesorado, en fin, todo aquello que le interese al alumno real y potencial. Los encargados de esta tarea debern ser especialistas en cada disciplina del conocimiento y debern estar acompaados por un responsable del equipo, que sea conocedor de la normativa legal de la institucin, con capacidad para las relaciones pblicas, con capacidad de convencimiento y de comprensin. Solicitudes de Inscripcin: Sin entrar en detalles de procedimientos especficos de cada institucin, general, la aceptacin o no de las solicitudes debe estar en manos de una comisin de ingreso, compuesta por un director de carrera, un profesor elegido democrticamente, un representante administrativo y otro de servicios escolares. La Notificacin:

Notificar a los interesados y a sus familiares pueden ser de diferentes formas, tales como: informacin personalizada.

La Inscripcin: La inscripcin deber contener dos aspectos principales: aspectos permanentes administrativos, datos personales del alumno, historial administrativo, aspectos tcnicos pedaggicos, antecedentes acadmicos, datos sicolgicos, rendimiento acadmico. La facturacin y domiciliacin de pagos: para que una empresa educativa pueda percibir las cantidades correspondientes a sus servicios ofertados debe establecerse el correspondiente domicilio de pagos a travs de una cuenta bancaria o de cualquier otro procedimiento que cada institucin en particular utilice. En algunos servicios, enseanza, comedor escolar, trasporte escolar, internado, actividades complementarias, asociacin de padres de familia, cuotas de inscripcin. ADMINISTRACIN DE LA INFORMACIN ADMINISTRATIVA Los archivos debern ser manejados por el personal docente, tcnico y directivo; es decir, los responsables del proceso administrativo de la institucin. Para realizar esta labor se requiere capacitar al personal involucrado sobre el secreto de la informacin y el conocimiento de l normalizacin de su utilizacin y empleo. Administracin de situaciones:

Cobros e impagos Correspondencia Estadsticas Datos mdicos Datos del personal de la institucin Material

ADMINISTRACIN DE LOS ASPECTOS TCNICO-PEDAGGICOS Orientar a los maestros, directivos, alumnos y familiares sobre la situacin acadmica de cada alumno. Facilitar la evaluacin integral del alumno por parte de maestros, autoridades y familiares. Facilitar las estadsticas de rendimiento, aprovechamiento, asistencias, faltas y situaciones conflictivas correspondientes a los alumnos.

Pruebas de Conocimiento: Los exmenes o pruebas de conocimiento son de tipo oral aunque cada vez son menos utilizados en la actualidad; sin embargo, los escritos son los ms comunes, por representar el conocimiento a travs de la expresin escrita, ser ms econmicos en su aplicacin y en tiempo, por ser de aplicacin colectiva y por permitir su conservacin, revisin, archivo, convirtindose en prueba para cualquier reclamo.

Evaluacin: Deber ser integral partiendo de la evaluacin inicial al ingreso del alumno al plantel. Durante su permanencia en el ciclo educativo, se deber llevar de manera permanente una evaluacin continua con la finalidad de ir controlando su rendimiento, aplicando las correcciones oportunas y mejorando su orientacin acadmica. Por ltimo la evaluacin final es la definitiva, la que lleva al alumno a superar o a repetir el curso. Historial: El perfil y el seguimiento del alumno se logran a travs de un conjunto de documentos relativos a sus antecedentes, lo que constituye el historial del alumno. CONTROLES ADMINISTRATIVOS OPERATIVOS CONTROL DOCUMENTARIO Es de suma importancia debido al valor que tiene la informacin tanto recibida como emitida. La informacin vale en funcin de la rapidez con que se trasmite o se recibe, en funcin de que llegue siempre a su destino, de la precisin de fechas y destinatarios a quien va dirigida y con base en el control de la misma a travs de los registro de entradas y salidas.

Documentos recibidos Documentos enviados

CONTROL DE VISITAS Por ejemplo: Personas en particular que llegan a las instituciones educativas, para comunicar u hecho o para realizar un trabajo, o para emitir un reclamo. Comisiones representativas de algn organismo oficial o particular que acude a las instancias en reunin de trabajo, para resolver problemas o sugerir propuestas de actuacin. CONTROL DE LLAMADAS TELEFNICAS Para evitar el abuso en la utilizacin del telfono y para aprovechar de su uso tomando en cuenta que es el medio ms rpido y personal de comunicacin, aparte de otros existentes, efectivo para resolver casos urgentes o establecer comunicaciones rpidas, se debe en los posibles eliminar al mximo las llamadas personales del docente y del administrativo. CONTROL DE LAS COMUNICACIONES INTERNAS Se debe a partir del concepto de que la comunicacin tiene un aspecto humano, de relacin con personas y, en este caso, un aspecto tcnico de relacin con los cargos o funciones. De ah que en las instituciones educativas esta comunicacin tenga un valor integral: de accin, de informacin y de conocimiento.

Algunas veces falla el control debido a que en el canal de comunicacin algn elemento intermedio no comprendi bien el mensaje, por lo que a veces el error es ms de comunicacin que de accin.

CONTROL ADMINISTRATIVO DOCENTE Partiendo de que el control tiene un objetivo que es la asistencia y la mejora del educando con vistas a alcanzar las metas de la educacin, el control no es incongruente con la democratizacin en las instituciones educativas y con los conceptos actuales de las relaciones humanas. CONTROL ECONMICO Las entradas y salidas de dinero debern ser controladas por una junta econmica presidida por el director del plantel e integrada por profesores, alumnos y padres de familia. Su funcin control de la adecuada gestin de ingresos y gastos a travs de un libro de contabilidad y en el marco de la normativa que seala el sistema educativo y de las normas especficas, en su caso, de las instituciones privadas. COMPRAS (APROVISIONAMIENTO) Proceso a travs del cual se adquieren los materiales y materia prima utilizados para un sistema de fabricacin o de servicios y que comprende aspectos tales como la organizacin de la tarea de compra, la compra en s y las actividades poscompra.

Misin del aprovisionamiento Poltica de aprovisionamiento Planeacin del abastecimiento Organizacin del aprovisionamiento Control del aprovisionamiento

GESTION DE ALMACENES El stock de seguridad, como indicador que automticamente compra una cantidad previamente fijada. El periodo de reaprovisionamiento es la sumatoria de un periodo interno originado por la necesidad y el nivel de pedidos internos, un periodo externo originado por factores exgenos como los son el tiempo de pedido, tiempo del proveedor, registro, ejecucin, despacho, e imponderables, ajenos al proceso de compra. LA ACCIN DE COMPRAS Constituye la cristalizacin del aprovisionamiento, realizado pedidos, encargndose de los proveedores y consiguiendo precios y servicios de calidad. ORGANIZACIN DEL APROVISIONAMIENTO

Estudiar a la institucin y su organigrama Determinar en qu lugar y nivel del organigrama est o debe estar la unidad de aprovisionamiento. Definir importancia, responsabilidades, volmenes de abastecimiento, medios en personal y equipo para determinar una organizacin racional y operativa de la actividad de aprovisionamiento.

CONTROL DE APROVISIONAMIENTO Control de rdenes de pedido en trminos de fechas de entrega. Seguimiento del proveedor para que realice la entrega en las condiciones de tiempo, calidad, y estipuladas. Control logstico que abarca la expedicin por parte del proveedor, el trasporte y la recepcin de acuerdo con lo estipulado en el pedido.

ASPECTO CONTABLE La contabilidad en las instituciones educativas es de suma importancia para esclarecer la cara oculta del negocio de las mismas.

Cuentas de balance o contabilidad patrimonial Contabilidad de gestin Compras y gastos Ventas Libros de contabilidad Contabilidad seccional

PRODUCTIVIDAD ADMINISTRATIVA Una buena aplicacin de los conceptos administrativos apoyada por una modernizacin y buen manejo de los equipos y materiales de apoyo para la educacin, permiten incrementar la productividad de las instituciones educativas y, por ende, su rentabilidad. Un concepto muy general sobre productividad lo podemos enunciar como el cociente entre la cantidad de trabajo producido y el tiempo de operacin. La productividad en este caso se mide por el desempeo del individuo; sin embargo, la tecnologa con los nuevos inventos, como las computadoras y otras herramientas, tienden a incrementar la productividad del trabajo humano, si realmente son debidamente programados, planeados, utilizados, mantenidos y controlados. Entre los principales elementos ms comunes para el mayor nmero de instituciones educativas como indispensables:

La fotocopiadora La impresora Las microcomputadoras