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Introduction ACCESS
Une base de donne permet de classer, trier et filtrer de larges quantits d'informations. Chaque logiciel de gestion (comptabilit, gestion commerciale, stock, ...) est d'ailleurs une base de donne. Vous pouvez galement le faire avec un tableur de type Excel. C'est en partie vrai. Si vous tes un utilisateur avanc du tableur, certaines fonctions peuvent sembler similaires. Nanmoins, les possibilits de Microsoft Access sont largement suprieures dans ces domaines, surtout si vous utilisez de grandes quantits de donnes. Pour dbuter notre formation Access, commenons par un petit lexique spcifique aux bases de donnes

2. Le classement - tri
Prenons par exemple un fichier d'adresse. Le tri va permettre de classer par ordre alphabtique suivant le nom, prnom, ... Dans la majorit des bases de donnes, ces classement peuvent se faire suivant diffrents niveaux. Par exemple 1. 2. 3. 4. Nom Prnom code postal ...

Dans notre exemple, les personnes seront d'abord tries suivant le nom. Si deux personnes ont le mme nom, le tri se fera alors suivant le prnom. Pour deux personnes homonymes, le classement se fera ensuite suivant le code postal du lieu de rsidence, ...

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3. Filtrage des enregistrements

La fonction de filtre des enregistrements permet de n'afficher que les enregistrements rpondant des critres complexes. Dans le cas de notre fichier d'adresse, ceci permet par exemple Access de n'afficher les hommes de plus de cinquante ans habitant Florenville. Ce type de filtre est trs efficace. Pour faire ces filtres, il vous faut imprativement crer des champs adquats avec les bonnes donnes suivant la personnes. C'est la principale difficult lorsque vous crez une base de donne Access: choisir correctement les champs.

4. Vocabulaire: enregistrements et champs.

Les bases de donnes, notamment Access, sont caractrises par des enregistrements et des champs. Dans le cas d'un carnet d'adresse, l'enregistrement reprsente les coordonnes de la personne. Le champ, reprsente la case remplir, un renseignement repris dans une catgorie pour chaque enregistrement. La cration d'une base de donne implique donc au pralable la cration d'une structure en fonction des renseignements souhaits. Cette tape est de loin la plus importante. De par leur conception, ajouter des champs alors que la base de donne et ses diffrents modules d'analyse sont crs est fastidieux. Des exemples sont galement fournis directement avec la base de donnes. Quels champs devons nous crer? Reprenons notre exemple d'un fichier d'adresse Access. Quelles sont les catgories de renseignements que nous serions amens rechercher sachant que la fonction d'une base de donne passe par le tri et le filtrage. Un autre critre va rentrer en ligne de compte, des renseignements supplmentaires.

Nom: Ceci est d'abord un renseignement sur la personne mais va nous permettre de faire une recherche sur une personne donne. Prnom: Le critre est identique que pour le nom. Pourrions-nous rassembler le nom et le prnom? Oui et non. Prenons le cas d'utilisation de cette base de donne pour un mailing. L'adresse de la personne reprend effectivement le nom et le prnom. Par contre, la phase type en bas de la lettre reprend "Je vous prie d'agrer, Monsieur Lejeune, mes salutations distingues." Remarquez tout de suite que le prnom n'est plus utilis. Pour des lettres amicales, cette possibilit est galement utilise mais en ne gardant que le prnom L'adresse: reprend la rue et le numro de maison, bote postale. Dans l'adresse, le dbutant va dcouper cette information en tranche. Est-ce ncessaire? Probablement non. Il est peu probable que vous fassiez un tri ou un filtre sur la rue et moins encore sur le numro de maison. Ce champ est indicatif. Le code postal: ici aussi nous pourrions rassembler le code postal et la ville. Nanmoins, dissocier les 2 va nous permettre diffrentes petites choses. La ville est spcifique et va nous permettre de faire un tri. Par contre, du moins en Belgique et en France, le code postal va permettre de trier non pas sur le domicile mais sur une zone d'habitation, typiquement sur la commune en Belgique. La ville: tri sur le domicile. Le numro de tlphone, fax, GSM ... A moins de faire une recherche type annuaire inverse, ces informations ne sont qu'indicatives. Les informations professionnelles: On retrouve le nom de la socit, la fonction de la personne et coordonnes de l'entreprise. Les rgles sont identiques que celles de l'adresse prive.

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D'autres renseignements seront rajouts suivant l'utilisation de cette base de donne Access titre de renseignements comme la date de naissance (anniversaire), prnom de l'pouse - poux, enfants, ...

Est-ce suffisant, non. Il nous manque quelques champs importants.

Le titre: Monsieur, Madame, Mademoiselle, ... Ce champ est important 2 titres. Premirement parce que vous l'utilisez dans le courrier (dans l'adresse et la formule de politesse). Deuximement, ce champ va nous permettre de dterminer le sexe de la personne. Un champ supplmentaire pourrait galement tre utilis. Des champs additionnels de tri. L'utilisation d'une base de donne Access permet d'afficher suivant un filtrage. Pouvons nous utiliser certaines combinaisons de ce filtrage? Oui. Prenons notre carnet d'adresse sous Access. On retrouvera dans ce carnet des amis, connaissances, relations professionnelles, utilisateurs du cours, ... La solution habituelle est de crer un carnet d'adresse informatique pour chaque catgorie de personnes. L'autre possibilit est de crer une seule base de donnes et d'ajouter des cases cocher (oui ou non) reprenant ces diffrentes catgories. Ceci nous permettra de cibler l'envoi de courrier suivant le type de relation, par exemple tous les membres du club de sport

5. Base de donne Access?

Maintenant que les explications prliminaires du cours Access sont acquises, intressons nous la base de donne de Microsoft. Les onglets d'Access se subdivisent en 7 parties. Passons en revue les principaux.

Dbutons par les tables: elles reprennent les informations brutes (non traites) les enregistrements et les champs. Les requtes permettent diverses mises en forme des tables: le tri, filtre, afficher ou nom des donnes, Les Formulaires permettent d'afficher les tables et les requtes d'une manire agrable. Les tats permettent d'imprimer des donnes de tables et de requtes avec si ncessaire des regroupements et des calculs. C'est bien l la grosse diffrence entre Excel et Access, les calculs ne se font pas par de simples formules, mais bien par ces tats d'impression. L'avantage, c'est qu'une fois que l'tat est fait, tout se fait automatiquement. Le dfaut, c'est de faire ces tats. Nanmoins, pour de nombreux enregistrements (plus de 500), Excel est vite dpass, ce qui n'est pas le cas d'Access. Les macros permettent d'excuter des fonctions partir de requtes ou de formulaires. Nous ne rentrerons pas dans la programmation d'ACCESS dans cette formation mais utiliserons ces fonctions pour crer un formulaire d'entre. Page: permet de crer des pages Internet pour accder la base de donnes

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Les tables
Commenons notre cours Access par les tables. Une table reprend les informations brutes (non traites) d'une base de donne Access. Une base de donne Access peut comporter plusieurs tables qui peuvent tre lies entre elles (base de donne relationnelle) ou totalement indpendantes. Aprs avoir dmarr Access, sous l'onglet TABLES, slectionnons la commande "Crer une table en mode cration". La fentre suivante apparat:

La colonne champ reprend le nom du champ. Le type reprend des formats de donnes prtablis.

Comme l'exercice de ce cours Access doit nous permettre de crer une base de donne de gestion de CD-DVD, bibliothque, ... commenons directement par crer la table pour cette exercice

Les formats de Champs sous Access

Mme si certains types de champs dpassent le cadre de ce cours Access, vo yons les principaux.

Texte: permet de crer un champ avec du texte et des chiffres mlangs. Vous ne pouvez pas faire de calculs dans ce type de champs. La taille est limite 255 caractres

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Mmo est quivalent TEXTE mais peut reprendre plus d'informations. Des limitations d'affichage, notamment dans les tats rendent ce type de champ peu utilis. La taille maximum est de 65.535 caractres. Numrique. Ce format de champ permet de rentrer des chiffres sous diffrents formats. Octet: nombres entiers de 0 255 Entier (2 octets): nombres entiers entre - 32 768 et + 32 767 Entiers long (4 octets): nombres entiers entre -2 147 483 648 et + 2 147 483 647 Rel simple (4 octets): 7 dcimales, nombres entre - 3,402 823 E 38 et + 3,402 823 E38 Rel double (12 octets): 28 chiffres derrire la virgule (dcimales), nombres entre 1,797 693 134 862 31 E308 et 1,797 693 134 862 31 E308 Montaire (4 octets): 4 dcimales, nombres entre -922 337 203 685 477,5808 et 922 337 203 685 477,5807

Date et heure Montaire est identique numrique mais rajoute le caractre montaire. Gnralement, on utilise directement numrique Numro Auto permet Access d'incrmenter le numro chaque nouvel enregistrement. Oui/non est de type boolen (vrai ou faux) Lien hypertexte Objet OLE: tous objet provenant d'une application compatible OLE, images, ... Assistant liste de choix. permet de crer suivant une liste tape ou reprise dans une autre table les diffrentes possibilits acceptes. Cette notion sera vue dans un chapitre part.

Les autres proprits des champs seront vues ultrieurement dans Proprits avances des tables

Cration d'une table Access simple

Pour commencer l'exercice de ce tutorial, nous allons crer une simple table. Dans l'onglet "TABLE", slectionnons "Crer une table en mode cration". En premier, crons un champ dont le nom est classement. Ce champ va permettre de classer nos albums selon un numro par exemple. Nous le laissons en mode texte. Compltons par les champs suivants:

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champ texte "Titre album" champ date "date de l'album" champ texte "titre 1" pour le premier titre de l'album champ texte "interprte 1". champ date "date album"

Nous pourrions crer titre 2, interprte 2, et ainsi de suite mais nous verrons que de meilleures possibilits existent.

Quittons par la croix droite sur la fentre et Access demande si nous voulons sauvegarder notre table. Acceptons l'enregistrement et nommons cette table "Album".

Une nouvelle question apparat demandant une cl primaire. Cette cl n'est pas obligatoire mais acclre le traitement des informations d'une base de donne sous Access. Malheureusement, cette cl doit tre unique dans la table. Nous pourrions choisir classement, mais ceci n'est pas possible si nous utilisons titre 2, A ce stade, slectionnons pas de cl primaire. Cliquons de nouveau sur album pour l'ouvrir et nous pouvons maintenant rentrer des donnes dans les diffrents champs, des enregistrements qui sont dans notre cas des chansons. Examinons d'un peu plus prt notre travail. Serait-il possible de scinder notre table en deux. Une partie serait rserv au contenu des albums, l'autre l'en-tte (titre de l'album, ). OUI! Cette partie sera vue plus tard et s'appelle une base de donne relationnelle. Ceci va modifier notre table de dpart puisque nous allons pouvoir utiliser le classement comme cl primaire, il n'y aura plus de risques de doublons. Modifions notre table et supprimons les deux champs "titre1" et "interprete1". Pour cela, slectionnons la table album et cliquons sur le bouton "Modifier". Slectionnons la ligne et appuyons sur la touche "del". Slectionnez le champ"Classement" et avec la touche droite de la souris, faisons apparatre le menu contextuel. Cliquons sur "cl primaire". Le classement sera ds lors unique. Si notre

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classement doit tre en chiffre et fait automatiquement, nous pouvons pour ce champ utiliser le type en deuxime colonne "NumroAuto". Cette solution pose quelques problmes lors de la suppression d'enregistrements.

Crons maintenant une deuxime table que nous appellerons "contenu" par la procdure cidessus.

Lorsque Access demande la cl primaire, cliquez sur OUI et un champ sera automatiquement rajout de type numrotation automatique. Nous voici donc avec 2 bases de donnes. Avant de les relier entre-elles, nous verrons les modules suivants.

4. La cl primaire.
Nous venons de voire deux manire d'utiliser la cl primaire dans ce cours. Cette notion est secondaire dans de nombreux cas mais peut-tre particulirement utile. Lorsque vous crez une nouvelle table, l'enregistrement, Access demande automatiquement si vous voulez crer une cl primaire. A quoi sert cette cl? Elle va permettre d'acclrer certains traitements de l'information La premire possibilit est de laisser Access crer un champ spcifique qui va s'incrmenter automatiquement suivant le numro. La deuxime solution est d'utiliser un champ de la table Access comme cl primaire. Dans ce cas le contenu de ce champ doit tre unique (deux enregistrements ne peuvent utiliser la mme valeur pour ce champ). Cette solution est utilise dans ce cours pour notre table album. En plus, Access indexe automatiquement par ordre croissant sur la cl primaire Dans le premier cas, ce champ "cl primaire" n'est pas le numro de l'enregistrement mais bien un nombre s'incrmentant chaque nouvel enregistrement. Par contre, si vous supprimez un enregistrement, le champ n'est pas remis jour dans les enregistrements restants. Pour redmarre la cl primaire 1, il faut donc supprimer le champ de la base de donne et en recrer un champ de nom identique.

5. Dplacements, nouveaux enregistrements

Cliquons 2 fois sur le nom de la table cr, Access affiche le contenu sous forme de tableau avec les enregistrements en ligne et les champs en colonne. En bas de la fentre, on retrouve une petite barre d'outils de navigation.

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Cette barre d'outils permet de se dplacer et d'insrer de nouveaux enregistrements. Dans l'exemple ci-dessus, la table comporte 92 enregistrements et nous sommes sur le numro 19. Attention, toute modification dans un champ est immdiatement pris en compte dans la base de donne. Dans le cas d'un tableur, la modification n'est enregistre sur le disque dur qu'avec la commande enregistrer du menu fichier.

6. Le champ classement
Nous allons rentrer des donnes dans cette table mais avant, quelques prcisions sur le champ classement. Cette notion est identique pour le champ code article d'une gestion commerciale. La majorit codent sur des chiffres. Ce n'est que rarement la solution idale. La manire dont vous allez dcider de coder les CD dans l'exemple de ce tutorial Access ou le code du produit dans une gestion commerciale va intervenir dans votre manire de rechercher l'information. Dans notre base de donne musique, nous pouvons utiliser un codage de type XX00000. Le XX reprsentant les 2 lettres du type de musique , suivi de chiffre pour le numro du CD dans cette catgorie. XX peut-tre par exemple DI (disco), AM (ambiance), ... Ca facilite souvent le classement dans l'armoire. De mme, il est plus facile pour une picerie de classer suivant le rayon du produit, suivi de la marque, .... Essayez pour le plaisir de retrouver suivant un numro un article parmi 5 ou 6000 ....

Requtes
Dans le chapitre prcdant de ce tutorial, nous avons crer des tables qui permettent de rentrer les donnes (les enregistrements) dans des champs dlimits. Ces tables ne permettent pas de faire un tri ou un filtrage sur les enregistrements de la base de donne Access. Ce tte fonction est dvolue en grande partie aux requtes. Une requte est lie une (ou plusieurs) tables, elle reprend ses donnes et les organise. Rentrer un enregistrement dans la requte ou la table revient donc strictement au mme. Plusieurs types de requtes sont proposes par Access. Dans cette partie, nous nous contenterons des requtes de tri et des requtes de filtres. Les autres types de requtes seront vues dans une formation plus avance. Ceci est une grosse diffrence avec Excel puisqu'un tableur permet directement de faire des tris et des filtres comme vus dans le cours Excel: tri et filtre.

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2. Cration d'une "requte tri" sous Access

Intressons nous d'abord la table "Contenu" cre dans le chapitre prcdant. Cliquons sur le bouton requtes. et ensuite, crez une requte en mode cration. Access propose d'ajouter une table, slectionnons "contenu" et une fois cette table ajoute, cliquons sur le bouton "Fermer".

Nous avons 2 possibilits. Soit nous dplaons le champ slectionn vers le bas, soit nous dplaons l'toile vers le bas. Malheureusement, la deuxime solution, plus rapide, ne nous permet pas de travailler sur les champs. Nous devons donc dplacer tous les champs dans la partie infrieure les uns aprs les autres (pour slectionner tous les enregistrements, slectionnez les 2 extrmes avec la touche shift enfonce). Nous pouvons ngliger le champ "N" qui n'est pour nous d'aucune utilit. Comme notre but est d'effectuer des tris et des filtres sur notre table, examinons cette partie infrieure. En troisime ligne, apparat "Tri". Ceci offre la possibilit en ordre croissant ou dcroissant. Faisons un tri en ordre croissant sur le classement. Quittons notre requte et enregistrons-l sous le nom "contenu par classement". Cette requte nous a dj permis d'liminer des champs de l'affichage (n dans notre cas) et de faire un trie suivant un champ (classement ici). Les requtes nous permettrons d'autres possibilits plus tard. A retenir: une requte Access permet de trier sur 1 ou plusieurs champs ou de n'utiliser qu'une partie des champs.

3. Tris multiples
Nous savons maintenant comment trier une base de donne suivant le contenu d'un champ. Mais comment trier suivant plusieurs champs? La solution est simple. Vous avez remarqu en insrant les champs dans la cration de la requte que vous pouviez finalement les mettre o vous voulez. Le tri se fait suivant l'ordre des champs dans la fentre de requte.

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Dans l'exemple ci-dessus, le tri se fera donc d'abord par ordre croissant sur le champ "Classement".

4. Un filtre suivant le contenu

La deuxime fonctionnalit d'une base donne Access (comme toutes les bases de donnes) est le filtre des informations. Nous reverrons cette notion de manire plus approfondie plus tard mais voyons dj quelques exemples.

Tapons C42 dans la partie critre sous le champ classement. La requte n'affichera que les enregistrements (nos CD - DVD) dont le classement (notre numro) est C42

Tapons cette fois fa*, Access rajoutera automatiquement comme"fa*. La requte n'affichera plus que les enregistrements commenants par FA. Access, au contraire de Word en publipostage, ne fait pas la distinction entre les minuscules et les majuscules.

Tapons maintenant comme critre *A* (Access rajoute comme "*a*). Le rsultat de la requte affichera tous les enregistrements contenant a dans le champ "classement". Pour accepter un seul caractre, vous pouvez utiliser le ? Dans ce cas, il faudra taper effectivement le comme "" pour accepter cette solution.

Dans l'exemple ci-dessus, le rsultat renvoy par la requte sera les champs commenant par une lettre ou un chiffre, suivi de la lettre a (ou A), suivi de 2 caractres

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indiffrents, suivi du chiffre 2, soit XaXX2. Dans notre exemple, les champs de plus (ou moins) de 5 lettres ne seront pas affichs? Vous pouvez galement utiliser la ligne OU pour utiliser plusieurs filtres

5. Champ vide.
Pour afficher uniquement les champs vide, il suffit de taper comme critre est null. Pour afficher uniquement les enregistrements o le champ comporte quelque chose, le critre inscrire est N'est pas null.

6. Les autres critres des requtes Access

>: suprieur <: infrieur <> diffrent de >= suprieur ou gal <= infrieur ou gal = gal

D'autres solutions seront bientt vues mais a va dj nous permettre de complter notre base de donne.

7. Questions, filtres personnaliss

Les solutions envisages plus haut sont fixes. Une fois la requte cre, vous devez changer la requte pour modifier la recherche. La solution ici va permettre de poser une question sur la recherche souhaite. Crons une nouvelle requte en mode cration (pour les requtes, le mode assistant est peu diffrent). Slectionnons la table contenu album. Slectionnez le premier champ de la table Access, descendez avec l'ascenseur et cliquez sur le dernier champ en maintenant la touche <shift> enfonce. Ceci va slectionner l'ensemble des champs. Glissons l'ensemble vers la premire case "champ disponible. Ceci va transfrer l'ensemble des champs vers la requte.

Supposons que nous dsirons retrouver tous les titres chants par un groupe ou chanteur. Dans la solution envisage plus haut, nous devions crer une requte de type ="nom du chanteur".

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Dans la case critre sous le champ interprte, tapons [Nom de l'interprte ou groupe]. Cette mthode cr en fait un champs (non repris dans la table mais utilis par la base de donne Access). Enregistrons notre requte sous le nom "Recherche d'interprte" et excutons-l

Automatiquement, Access va afficher une petite fentre demandant le nom de l'interprte, en fait, le contenu entre crochet []. Ce [contenu champ] ne peux tre identique un champ existant et ne peux dpasser 64 caractres. Cette solution de filtre est dj beaucoup plus souple, mais oblige taper le nom de l'interprte ou du groupe musical correctement. Serait-il possible de pouvoir taper une partie du nom? Oui. Tapons manuellement comme critre Comme "*"+[Nom de l'interprte ou du groupe]+"*".

Passons en mode feuille en cliquant sur en haut gauche dans la barre d'outils. Cette solution permet de vrifier la requte sans l'enregistrer. La base de donne Access posera la mme question, mais la requte affichera tous les enregistrements dont le champ interprte contient le mot tap. Ceci est trs utile pour retrouver un client dans une base de donne de gestion de stock par exemple.

Les tats
Si dans un tableur comme Excel, l'impression est directe (via la commande imprimer du menu Fichier), ce n'est pas le cas des bases de donnes (SGBD). L'impression d'un rapport passe par la cration pralable d'un tat. Ces tats permettent de faire (outre l'affichage des champs) des tris et des filtres sur les enregistrements. La dernire possibilit des tats va permettre galement de crer des sous totaux et des totaux sur les rsultats imprims. Les tats reprennent donc les calculs repris par les fonctions Excel.

2. Cration d'un tat de base

Dans une base de donne Access, les impressions se font l'aide des tats.

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Utilisons le mode "A l'aide des assistants". Slectionnons la requte relation que nous avions dj cre. Celui-ci reprenait les albums et leur contenu. Slectionnons l'ensemble des champs.

Microsoft Access demande si nous souhaitons ajouter un niveau de regroupement. Ceci permet de rassembler par exemple les titres repris sous un album par exemple. Slectionnons donc classement. Cliquons sur suivant. Slectionnons comme tri le numro de la plage. Ceci va organiser toutes les impressions suivant le titre de l'album, avec pour chaque album une organisation suivant le numro de la piste. Ensuivant, slectionnons une organisation quelconque, par exemple chelonn. Slectionnons ensuite un style suivant nos prfrences et donnons le titre relation notre tat. Voici notre premier tat Access de crer. Slectionnons notre tat et cliquons sur modification. La fentre reprend les diffrents composants de notre tat en mode modification: des titres et des champs. Commenons par analyser les diffrentes zones de cet tat. Microsoft Access demande si nous souhaitons ajouter un niveau de regroupement. Ceci permet de rassembler par exemple les titres repris sous un album par exemple. Slectionnons donc classement. Cliquons sur suivant. Slectionnons comme tri le numro de la plage. Ceci va organiser toutes les impressions suivant le titre de l'album, avec pour chaque album une organisation suivant le numro de la piste. Ensuivant, slectionnons une organisation quelconque, par exemple chelonn. Slectionnons ensuite un style suivant nos prfrences et donnons le titre relation notre tat. Voici notre premier tat Access de cr. Slectionnons notre tat et cliquons sur modification.

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La fentre reprend les diffrents composants de notre tat en mode modification: des titres et des champs. Commenons par analyser les diffrentes zones de cet tat.

L'entte d'tat reprend les textes qui seront repris au dbut de notre impression. L'entte de page reprend les textes (images, ) qui seront imprims sur toutes les pages, sans exceptions. En-tte de groupe classement reprend ce qui sera imprim pour chaque classement (ici le code de chaque album). Dans notre cas, nous avons insr le champ, ce qui sera imprim sera donc le contenu du champ. En dtail, est repris le contenu de chaque album. En pied de page, ce

qui sera imprim sous chaque page. Nous allons modifier certaines parties. Commenons par la zone dtail. En cliquant sur numro de piste, nous pouvons dplacer ce champ. Pour cela, pointons notre souris en haut gauche du champ et dplaons le vers la gauche. Nous pouvons faire de mme pour les autres champs. Nous pouvons faire de mme avec les titres dans la partie entte de page. Nous pourrions faire mieux. Supposons que nous souhaitions faire des jaquettes pour mettre au dos de nos pochettes. L'idal serait de ne pas avoir d'enttes de page, reprendre un album par pages. Le pied de page ne nous intressant pas trop. Fermons notre tat. Slectionnons l'tat relation et avec le menu contextuel, slectionnons COPIER. Collons maintenant notre tat. Donnons comme nom album et slectionnons-le en modification. Slectionnons le titre et appuyons sur la touche <DEL> pour le supprimer. Si nous essayons de rduire la zone, Access reprend quand mme une petite zone. Pour rduire toute cette zone, il nous faut d'abord effacer la ligne de sparation qui a t cre automatiquement. L'entte de page totalement rduit, plus rien ne sera imprim. Nous souhaiterions reprendre chaque album sur une page. Dans les outils, reprenons la commande Saut de page et insrons l dans la partie en-tte de groupe. Ceci insrera un saut de page entre chaque album (un album par page). Ceci est un exemple de base de donne. Nous n'avons ici utilis que les fonctions de liaisons entre bases de donnes et de tris. Ce serait sous-utiliser les bases de donnes et Access en particulier. Notre but n'est pas de rentrer dans la programmation, mais d'organiser notre travail.

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3. Etats spcifiques.
Toutes les impressions passent par ces tats. Si nous voulons crer un tat sur un tri particulier, nous pouvons, soit utiliser les fonctions de regroupement dans la cration de l'tat, soit crer une requte de dpart pour crer ce regroupement.

3.1. Utilisation des regroupements.

Prenons un exemple simple de cration d'tat en utilisant le regroupement, la liste des albums de notre discothque. Crons un formulaire en mode "assistant cration" et slectionnons simplement la table album (qui contient uniquement les donnes spcifiques au CD musical). Slectionnons le champ Classement comme regroupement. Comme tri, nous pouvons par exemple choisir la date. Mme si cet exemple est simpliste, c'est la premire mthode pour crer rapidement un petit tat.

3.2. Cration d'un tat via une requte.

Outre les avantages de tris ci-dessus, cette deuxime mthode a quelques avantages, notamment de permettre de n'afficher que les enregistrements avec une condition sur un champ. Nous avons dj utilis cette mthode mais nous allons l'amliorer pour ne plus reprendre une condition fixe, mais une question demande avant d'afficher l'tat. Crons une requte l'aide de l'assistant sur la table album. Slectionnons Tri croissant pour le champ classement. Comme critre, nous allons choisir [Quel classement?"]. Ce champ n'existe pas mais justement, Access va demander la valeur de ce classement et finalement n'afficher que les enregistrements correspondants.

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Seul petit dfaut ce systme, le contenu de la question doit tre exactement celui demand. Pour les chiffres et les dates, vous pouvez mme crer une condition infrieure et une condition suprieure (rsultat compris entre des valeurs). Ceci est galement valable pour les formulaires, ...

Conditions Access > suprieur => suprieur ou gal < infrieur =< Infrieur ou gale <> diffrents. = gal

4. Personnalisation d'tats Access

Pour personnaliser nos tats, nous pouvons galement insrer quelques champs particuliers, notamment l'heure d'impression. Par exemple, en insrant le code "Zone de texte" =Maintenant () dans le pied de page, Access insre la date d'impression au format dsir (par les proprits de cette zone de texte).

Les Macros
Continuons par une cration de base de donne plus professionnelle, les MACROS. Une macro permet de crer des listes de commandes. Sans rentrer dans la programmation qui dpasserait le cadre de cette initiation, ceci va nous permettre de crer un menu de dmarrage personnalis. La deuxime partie de la formation (Access avanc) reprend le menu Macro et procdure vnementielles. Dans le menu macro, slectionnons Nouveau. Dans la partie gauche, slectionnons "Ouvrir formulaire". Dans les proprits en dessous, slectionnons le formulaire que nous souhaitons ouvrir. Enregistrons notre macro comme Ouvrir le formulaire. Et voil, nous venons simplement de crer une petite macro qui ouvrira le formulaire spcifi. Cette macro s'insrera dans un formulaire. C'est ce que nous allons faire. Vous pouvez galement crer plusieurs oprations la suite de l'autre l'aide de ces macros.

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2. Un menu de dpart.
Commenons par crer un nouveau formulaire en mode cration. Dans ce mode, aucune table ou requte n'est demande. C'est justement cela qui nous intresse. Dans la barre d'outils, slectionnons "Boutons de commande" et dessinons notre bouton sur la zone de formulaire.

Directement, un assistant va nous permettre de slectionner une fonction. A. Dplacements entre enregistrements va nous permettre tous nos dplacements mais ces fonctions sont dj reprises dans notre barre de dplacement en bas. B. Oprations sur les enregistrements permet d'ajouter, supprimer, ... les enregistrements. C. Oprations sur les formulaires, tats, ... va permettre d'ouvrir, ... les formulaires et les tats. D. Applications, permet d'excuter d'autres programmes (Word, Excel, ...) E. Divers reprend justement les macros Slectionnez "Macros", ensuite la macro cre ci-dessus. En utilisant les diffrentes fonctions vous pouvez par exemple faire un menu d'entre permettant d'ouvrir diffrents formulaires, tats, ... Dans un chapitre ultrieur, nous verrons mme comment obliger l'utilisateur n'utiliser que les formulaires ainsi crs mais le but actuel est uniquement de nous faciliter la vie. Depuis la version Access XP, une nouvelle commande est insre dans le menu outils qui permet une fonction similaire: le gestionnaire de Menu General.

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3. Afficher le formulaire au dmarrage d'Access.

Dans le menu Outils, slectionnons la commande Dmarrage

Il suffit de mettre le nom de notre formulaire d'entre dans la case Afficher Formulaire / page pour que notre formulaire soit automatiquement affich au dmarrage de l'application Access. Cette commande permet galement de rduire les possibilits des utilisateurs au dmarrage de l'application Access

Afficher la fentre de base de donne Access, affiche ou non la fentre reprenant les tables, requtes, formulaire

Afficher la barre d'tat

Affiche ou non la barre d'tat en bas de votre fentre

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Autoriser les menus complets permet de limiter les commandes du menus aux commandes utilisateurs. Les menus Afficher les barres d'outils intgres, affiche ou non les barres d'outils standard de Access F11 CTRL+G CTRL+F11 Utiliser les touches spciales d'accs CTRL+PAUSE Place la fentre Base de donnes au premier plan. Appelle la fentre Excution. Bascule entre la barre de menus personnalise et la barre de menus intgre. Dans un projet Microsoft Access, arrte la rcupration des enregistrements du serveur par Access. Dmarre l'diteur Visual Basic

ALT+F11

Ces proprits de dmarrage permettent donc de limiter les possibilits d'utilisation spciales votre la base de donne. Ce n'est nanmoins pas un niveau de scurit d'accs que nous verrons dans un chapitre ultrieur avec accs par mot de passe. Pour dmarrer normalement, ouvrez la base de donne Access en maintenant la touche <shift> enfonce. Ce chapitre termine la premire partie de la formation Access. Nous reviendrons l'utilisation et la cration d'une macro en tudiant le menu Macro.

Champs calculs
Jusque maintenant, les seuls calculs que nous avons effectu avec Access se faisaient dans les Etats, et encore avec seulement 4 fonctions: somme, minimum, maximum, moyenne. Dans une base de donne, les calculs se font dans les Etats, mais uniquement sur la valeur d'un champ pour un ensemble d'enregistrements. Dans de nombreux cas, nous devons calculer directement sur une ligne (sur un enregistrement). Prenons un exemple: une facturation reprend la quantit, le taux de TVA et le prix unitaire d'une marchandise. Il nous reste calculer le prix hTVA, TVAc, ... De mme, dans une gestion de stock, nous pouvons tre amen calculer le stock rel comme la diffrence entre les entres et les sorties. Pour Excel, la solution passe par des calculs directs (cours excel: fonction), la solution en Access passe par un champ calcul.

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Les champs calculs sont valables pour les requtes, formulaires et tats mais vous ne pouvez pas utiliser cette fonctionnalit pour une table.

Comme exercice, nous allons monter une petite facturation sous Access. Commenons par crer une nouvelle base de donne vide. Dans cette base de donne Access, crons une simple table reprenant les champs suivants:

Appelons cette table "contenu facture". En effet, la base de donne sera ventuellement complte par la suite par des tables supplmentaires comme l'en-tte de facture, les produits, clients, ...

2. Champ calcul dans une requte

Passons maintenant en mode requte et utilisons le mode assistant. Slectionnons la table:contenu facture

Enregistrons notre requte sous le nom TVAc. Dans la colonne suivante, nous souhaitons calculer sous Access le prix hTVA payer. Dans champ, tapons hTVA:[Quantite]*[Prix]. Access ne tient pas comptes des majuscules minuscules.

hTVA est le nom du champ cr : signale le calcul [texte]: reprsente le nom du champ de la table / requte.

De mme, dans la colonne suivante, faisons le calcul montant TVAc, la fonction devient: tvac: [htva]*(1+[TVA]/100). Notez que le calcul tient compte d'un taux de TVA en chiffre normal (pas en pourcentage) puisqu'il est divis par 100. Le champ calcul prcdemment (htva) est bien repris comme un champ de la requte.

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Pour crer un champs calcul dans une requte: dans la case champ, tapez: Nom du nouveau champ:calcul o calcul est valeur * [nom de champ inclus dans la requte] Passons en mode affichage par le bouton et rentrons les donnes suivantes: en haut gauche (barre d'outils cration)

Access calcule automatiquement le montant hTVA et le montant TVAc.

3. Champ Access calcul dans un formulaire.

Crer un calcul Access dans un formulaire n'est gure plus difficile. A l'aide de l'assistant, crons un formulaire Access reprenant tous les champs de la table "Contenu facture" en mode tabulaire.

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Une fois le formulaire cr, utilisez la barre d'outils pour crer une zone de texte. Une zone de texte permet en fait d'insrer un champ. La zone cre reprend une tiquette (reprise dans l'exemple ci-dessus comme Texte8) et une zone de champ reprise dans l'exemple ci-dessus comme indpendant.

Dans la zone de texte, tapons =[Prix]*[quantite]. Si nous affichons les proprits de ce champ, la source de contrle est remplace par notre texte. Nous pouvons galement changer le nom de notre zone de texte par hTVA. L'tiquette associe n'est pas modifie, elle ne reprsente qu'un texte descriptif qui peut dans notre cas tre effac. Vous pouvez passer en mode formulaire pour vrifier que le montant hors TVA est bien mis jour en fonction du prix et de la quantit dans notre formulaire contenu facture. Pour le prix TVA comprise, nous utiliser l'autre mthode qui consiste utiliser les fonctionnalits de la fentre proprits. Mme si cette possibilit n'a pas encore t aborde dans ce cours en ligne (mais fait dj partie de la matire vue dans notre formation Access en entreprise ou dans nos salles de formation) Crez une nouvelle zone de texte, slectionnez-l avec la touche droite de la souris pour afficher la fentre de proprits. Dans la case "Source Contrle", slectionnez la zone l'extrieur droit: . Ceci nous permet d'afficher le gnrateur d'expression. En cliquant sur les petits +, ouvrez Formulaires -> Formulaires chargs. Slectionnez Quantite (Valeur) et double cliquez dessus (Utilisez le bouton Coller fonctionne galement). Taper dans la fentre au-dessus * et slectionnez les champs, tapez les valeurs souhaites pour obtenir: tvac: [htva]*(1+[TVA]/100)

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En mode visualisation, votre formulaire Access doit afficher ceci:

4. Champs Access un tat.

Pour avoir dj travaill sur les tats Access, nous avons dj fait des options de synthses. Cette fonction permet de faire une somme, maximum, minimum et moyenne sur des valeurs d'un mme champ pour des enregistrements spcifis. Nous allons utiliser la mme technique que pour les formulaires. Commenons par crer un tat l'aide de l'assistant en utilisant de nouveau la table "Contenu Facture", sans regroupements. Utilisez le mme principe qu'avec le formulaire pour crer les champs calculs hTVA et TVAc

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