CICLO DE TESORERIA

Introduccin El ciclo de tesorera de una empresa incluye aquellas funciones que tratan sobre la estructura y rendimiento de capital. Las funciones del ciclo de Tesorera se inician con el reconocimiento de las necesidades de efectivo, continan con la distribucin del efectivo disponible a las operaciones productivas y otros usos y se terminan con la devolucin del efectivo a los inversionistas y a los acreedores. La mayor parte de las funciones relacionadas con un ciclo de Tesorera pueden efectuarse en la Tesorera de la empresa. Sin embargo, la Direccin Financiera, la Contralora, Personal, por ejemplo, tambin pueden tener participacin. Es frecuente que algunas funciones de la alta direccin estn encaminadas a la planeacin y control financiero. Funciones Tpicas Las funciones tpicas de un ciclo de Tesorera podran ser: Relaciones con sociedades financieras y de crdito. Relaciones con accionistas. Administracin del efectivo. Acumulacin, cobro y pago de intereses y dividendos. Custodia fsica del efectivo y los valores. Administracin de monedas extranjeras incluyendo riesgos cambiarios. Administracin y vigilancia de la deuda (principal e intereses). Operaciones de inversin y financiamiento. Administracin financiero de planes de beneficio a empleados. Administracin de seguros. Asientos contables comunes Dentro del ciclo de Tesorera podamos distinguir los siguientes asientos contables comunes: Obtencin y pago de financiamiento. Emisin y retiro de acciones. Compra y venta de inversiones en valores. Acumulaciones, cobros y pagos de intereses y dividendos. Amortizacin de descuentos, gastos y primas diferidos, en relacin con deudas e inversiones. Cambios en los valores segn libros de inversiones y deuda. Compra y venta de moneda extranjera. Formas y documentos importantes Algunos ejemplos de formas y documentos importantes del ciclo de tesorera podran ser: Certificados provisionales de acciones. Acciones emitidas. Obligaciones, bonos, papel comercial. Acciones, bonos y otros instrumentos adquiridos como inversiones. Ttulos de crdito como cheques, pagars, cartas de crdito etc. Contratos de cambio de moneda extranjera para entrega futura. Fideicomiso o Convenios para el plan de beneficios a empleados. Plizas de seguro.

Bases usuales de datos Las bases usuales de datos estn representadas por archivos, catlogos, listas auxiliares, etc. Que contienen aquella informacin necesaria para poder procesar las transacciones dentro de un ciclo o bien informacin que se produce como resultado del proceso de las transacciones. Estas bases de datos de acuerdo con el uso que se les dan se pueden clasificar como sigue: a. Bases de referencia- representadas por informacin que se utiliza para el proceso de las transacciones. b. Bases dinmicas- Representadas por informacin resultante del proceso de las transacciones y que como tal s estn modificando constantemente. Las bases usuales de datos para el ciclo de tesorera podran ser las siguientes: Bases de Referencia. Archivo maestro de accionistas. Cdulas de trabajo de intereses y dividendos. Libro de registro de accionistas y utilidades. Cuestionario de cumplimiento de estipulaciones de prstamos. Bases Dinmicas Saldos de las cuentas bancarias. Cartera de inversiones. Saldos de mayores auxiliares de inversiones y acreedores. Los sistemas que se utilizan para procesar las transacciones del ciclo de tesorera varan de una empresa a otra. Pueden usarse procedimientos detallados para manejar transacciones voluminosas y rutinarias como en el caso de distribucin de dividendos e intereses, ventas y redenciones de papel comercial, y compras y ventas de inversiones. Existen otras transacciones que son tan espordicas que no son necesarios procedimientos estandarizados para procesarlas, por ejemplo una oferta de acciones al pblico o una colocacin privada de bonos u obligaciones que podran registrarse directamente en el mayor general, por medio de uno o ms asientos contables diseados para ello. Enlaces con otros ciclos Los ingresos y desembolsos de efectivo no se han incluido entre las funciones del ciclo de tesorera mencionadas anteriormente. Esto se debe a que se recibe o desembolsa efectivo para cerrar las transacciones del ciclo de tesorera, pero la entrada de efectivo tambin cierra actividades del ciclo de ingresos y el desembolso de efectivo cierra actividades del ciclo de compras. Por ello surge una duda sobre si la funcin de los ingresos y egresos de efectivo es parte del ciclo de tesorera, del ciclo de ingresos o del ciclo de compras. Muchas empresas crean especficamente una funcin de ingresos de efectivo y otra funcin de desembolsos de efectivo. En algn momento, tanto los ingresos del ciclo de Tesorera como del ciclo de ingresos se unen para procesarse. Tambin, de modo semejante, tanto los desembolsos del ciclo de Tesorera y del ciclo de compras van unidos. En tales casos, una funcin comn de ingresos de efectivo puede identificarse

bien con el ciclo de Tesorera o con el de ingreso, como tambin una funcin comn de desembolso de efectivo puede identificarse bien con el ciclo de Tesorera o con el de compras. Una forma prctica para decidir donde situar una funcin comn es considerar el volumen de las transacciones que se originan en cada uno de los ciclos que hacen aportacin a esa funcin comn. En otras empresas, ciertos tipos de ingresos o desembolsos de Tesorera, o ambos, se procesan mediante de sistemas singulares y nunca se unen a transacciones semejantes de otros ciclos para procesarse conjuntamente. En estos casos, es prctico identificar la funcin en ambos ciclos con el propsito de evaluar los controles internos. Dentro del ciclo de tesorera podramos distinguir lo siguientes enlaces normales con otros ciclos: Desembolsos de efectivo con el ciclo de compras. Ingresos de efectivos con el ciclo de ingresos. Conciliaciones de efectivo o valores con los ciclos de compras e ingresos. Beneficios al personal como bonos o prestaciones adicionales con el ciclo de nminas. Objetivos Para efectos de este ciclo se han identificado 24 objetivos especficos del control interno, los cuales han sido clasificados den cuatro clases como sigue: De autorizacin. De procesamiento y clasificacin de transacciones. De verificacin y evaluacin. De salvaguarda fsica 1. Objetivos de autorizacin Los objetivos de autorizacin tratan todos aquellos controles que deben establecerse para asegurarse de que se estn cumplindolas polticas y criterios establecidos por administracin. Estos objetivos para este ciclo son: 1. Las fuentes de inversin y financiamiento deben autorizarse de acuerdo con polticas establecidas por a administracin. 2. Los importes, momentos y condiciones de las transacciones de deuda y capital deben autorizarse de acuerdo con polticas establecidas por la administracin. 3. Los importes, momentos y entidades en que se invierte y las condiciones de las inversiones en valores deben autorizarse de acuerdo con polticas establecidas por la administracin 4. Los ajustes a las cuentas de inversin en valores, crditos bancarios, intereses por pagar, dividendos por pagar, capital social, gastos, primas, diferidos y la distribucin contable deben autorizarse de acuerdo con polticas establecidas por la administracin. 5. Los procedimientos de proceso del ciclo de tesorera deben de estar de acuerdo con polticas establecidas por la administracin. 2. Objetivos de procesamiento y clasificacin de transacciones Estos objetivos tratan de todos aquellos controles que deben establecerse para asegurarse del correcto reconocimiento, procesamiento, clasificacin, registro e informe de las transacciones ocurridas en una empresa, as como los ajustes a stas. Estos objetivos de Tesorera son: 1. Slo deben aprobarse aquellas solicitudes de obtencin o entrega de recursos que se ajusten a las polticas establecidas por la administracin.

2. Slo deben aprobarse aquellas solicitudes de compra - venta de inversiones que se ajusten a las polticas establecidas por la administracin. 3. Los recursos obtenidos de inversionistas y acreedores deben informarse con exactitud y en forma oportuna. 4. Los gastos financieros de los recursos de capital y las entregas de recursos a inversionistas y acreedores deben informarse con exactitud y en forma oportuna. 5. Las compras y ventas de inversiones deben informarse con exactitud y en forma oportuna 6. Los productos de las inversiones en valores deben informarse con exactitud y en forma oportuna. 7. Las cantidades adeudadas a, o por inversionistas y acreedores, as como la distribucin contable de dichos adeudos deben calcularse con exactitud y registrarse como activos o pasivos en forma oportuna. 8. Las cantidades adeudadas a, o por entidades en que se invierte, corredores y otros, as como la distribucin contable de dichos adeudos deben calcularse con exactitud y registrarse como activos o pasivos en forma oportuna. 9. Cuando los principios de contabilidad generalmente aceptados requieren que se efecten cambios a los valores de las inversiones, estos cambios deben calcularse con exactitud y registrarse en forma oportuna. 10. Las cantidades adeudadas a inversionistas, acreedores, entidades en que se invierte, corredores, y otros, y los ajustes relativos deben clasificarse, concentrarse e informarse correcta y oportunamente. 11. Las cantidades adeudadas por inversionistas, deudores, corredores, entidades que invirtieron en la empresa, y otros, y los ajustes relativos deben clasificarse, concentrarse e informarse, correcta y oportunamente. 12. Los recursos obtenidos, los productos de esos recursos (intereses y dividendos), las entregas de los mismos y los ajustes relativos, deben aplicarse correcta y oportunamente a las cuentas apropiadas de cada inversionista y acreedor. 13. Las compras y ventas de inversiones, los productos de las inversiones y los ajustes relativos deben aplicarse correcta y oportunamente a las cuentas apropiadas de cada una de las entidades en que se invierte. 14. Deben prepararse asientos contables por las cantidades que se adeudan, o a cobrar de, inversionistas, acreedores, entidades en que se invierte, corredores y otros, y por los ajustes relativos. 15. Los asientos contables de Tesorera deben concentrar y clasificar las transacciones, de acuerdo con polticas establecidas por la administracin. 16. La informacin para determinar bases de impuestos derivados de las actividades de tesorera deben producirse correcta y oportunamente. 3. Objetivos de verificacin y evaluacin Estos objetivos tratan de todos aquellos controles relativos a la verificacin y evaluacin peridica de los saldos que se informan, as como de la integridad de los sistemas de procesamiento. Estos objetivos para el ciclo de Tesorera son: 17. Deben verificarse y evaluarse en forma peridica los saldos registrados de efectivo, inversiones, financiamientos y capital y las actividades de transacciones relativas. 4. Objetivos de salvaguarda fsica Estos objetivos tratan de aquellos controles relativos al acceso a los activos, registros, formas importantes, lugares de proceso y procedimientos de proceso. Estos objetivos para este ciclo son:

18. El acceso al efectivo y los valores debe permitirse nicamente de acuerdo con polticas establecidas por la administracin. 19. El acceso a los registros de accionistas, de tenedores de deuda y de inversiones, as como a las formas importantes, lugares y procedimientos de proceso debe permitirse nicamente de acuerdo con polticas establecidas por la administracin.