Account management Strategy

Delivery standards for Projects Inainte

- De aflat daca reprezentantul companiei are cunostiinte de limba engleza - Verificare daca respectiva companie a mai fost abordata de membrii @ pt a evita eventualele surprize neplacute - Atentie in pregatirea tinutei de la prima intalnire prima impresie conteaza foarte mult - invitatie de paricipare + prezentare a proiectului - invitatie la Learning Circles pe teme cuprinse in proiectele ce le desfasuram -o discutie detaliata cu compania despre ceea ce doreste sa se realizeze: ca sa stim exact asteptarile si cum sa se actioneze mai departe,eventual intocmirea unui action plan impreuna cu reprezenatatul companiei (astfel se asigura o concordanta intre ceea ce putem noi sa oferim si ceea ce doreste el sa se realizeze) - Transmiterea catre companie a datei, nr de participanti,locatiei mare atentie la numarul participantilor ce promitem sa fie realizabil - Sa i se spuna reprezentantului companiei daca va trebui sa tina un discurs si in fata cui pt ca acesta sa nu fie luat prin surprindere - Solicitat logo partener - Publicarea logo-ului la sectiunea de evenimente pe www.aiesec.org/romania - Publicarea logo-ului in Corporate Newsletter / Non Corporate Newsletter - Publicarea logo-ului pe materiale de promo interna (ppt-uri, brosuri, spams) - Solicitat banner si materiale promo (brosuri, fluturasi) pentru aranjarea salii de conferinta. - Solicitat necesar logistic pentru a fi anuntati organizatorii (videoproiector, flipcharts, aranjarea salii, etc.) - Solicitat suport de sesiune in cazul in care organizatorii trebuie sa multiplice Materialele - Realizarea formularului de evaluare pentru participanti - Realizarea formularului de evaluare pentru firma (feed-back de la firma) - Solicitat detalii despre cazare si masa pentru realizarea rezervarii - Explicarea reprezentantului companiei cum se ajunge la locatia evenimentului - Transmis detaliile despre cazare si masa catre organizatori - Stabilirea responsabil de companie in timpul evenimentului si introducerea ei/lui - Mentinarea numelui partenerului in toate comunicatele de presa transmise - Back-up plan pentru locatie, logistica. - Responsabilul de companie are grija ca s-a facut rezervarea pentru repr. companiei - In caz ca se schimba ceva amanunt anuntarea companiei cat se poate din timp (se pune accent pe sinceritate)

In timpul
- Responsabilul de companie face check-in ul companiei (agenda+detalii locatie) - Responsabilul companiei sa-si asume si rolul de translator la intalniri (gen LC-meeting) daca este cazul - Impartirea materialelor promotionale catre delegati - Postarea Banner-ului, aranjarea salii unde se tine training-ul - Realizarea pozelor cu materialele promo, sala si speaker - Responsabilul de companie sta cu reprezentantul companiei cat de mult poate pe parcursul zilei - Responsabilul companiei sa fie permanent la dispozitia reprezentantului si sa-l lamureasca cu privire la acronimele @ pe parcursul intrunirilor/sedintelor - Oferirea cadrului logistic pentru organizarea workshop-ului (sala, echipament) - Completatea formularului de evaluare de catre participanti

Dupa
- se multumeste companiilor participante - Realizarea evaluarii evenimentului (din punct de vedere al respectarii obligatiilor - Completarea formularului de feed-back din partea companiei contractuale si analiza opiniei delegatiilor) - Realizarea evaluarii feed-back-ului primit de la firma - Trimitere regulata de newsletter-e privitoare la ceea ce tine de training-uri, resurse umane, noi proiecte, parteneri - Oferirea partenerului unui CD cu poze din cadrul evenimentului - Realizarea dosarului de presa (articole, machete) - Publicarea pe www.aiesec.org/romania a unei evaluarii - Publicarea pe www.aiesec.org/romania a unui mesaj de multumire pt parteneri - Returnarea banner-ului si altor materiale de promo folosite in timpul evenimentului - In vederea intretinerii relatiei, sa se trimita o data la 3 luni cate un buchet de flori din partea @ femeilor manager cu care se intra in contact - se trimit felicitari reprezentantilor companiilor si chiar managerilor generali cu ocazia sarbatorilor si zilelor de nastere sau onomastice - invitarea reprezentantilor companiilor la LCM-uri o data pe luna - invitarea reprezentantilor companiilor la petrecerile AIESEC si asistenta permanenta din partea membrilor AIESEC - Sa fie invitat la acordarea/decernarea unor premii membrilor @ pt calitati exceptionale se va considera o persoana importanta, apreciata - invitatie la ALUMNI club(posibil)

Delivery standards for Exchange Programme Inainte

- Research pe firma ( profil, parteneri, piata externa pe care s-a afirmat, ideal ar fi sa se gaseasca un CV al managerului pe net sau ceva care specifica competentele acestuia pt a gasi eventuale puncte in comun sau subiecte de discutie) - Lista cu 5-10 intrebari de pus managerului - Atentie in pregatirea tinutei de la prima intalnire prima impresie conteaza foarte mult - Verificare daca respectiva companie a mai fost abordata de membrii @ pt a evita eventualele surprize neplacute - sa dam cel putin un tel la companie si dupa incheierea contractului - in prima zi sau in cel mult 2 zile companiea a fie bagata in Insight - alocarea unui TN manager chiar in ziua in care s-a semnat TN-ul - explicarea clara TN-managerului a importantei gasirii cat mai rapide a CV-urilor impreuna cu acceptance note-uri - persistenta in gasirea de CV-uri si matching - Alegerea cu atentie a CV-urilor care urmeaza a fi prezentate companiilor - Daca se prelungeste perioada dintre semnarea contractului si gasirea unui SN, sa se ia masuri pt a se gasi solutii corespunzatoaere( poate schimbarea TN-managerului, ceva reduceri stabilite impreuna cu EB-ul) - anuntarea account managerului despre evolutia matchingului si situatiilor CV-urilor - account managerul sa mearga cu cel putin 3 CV-uri la compania si prezentarea lor - sa dam un tel la 1-2 saptamani sa ii informam care e situatia cu SN-ul care va veni - pana la venirea trainee-ului, invitrea managerului companiei la LCM-uri sau conferintele pe care AIESEC le desfasoara - informarea managerului despre situatia trainee-ului care o sa vina (viza, timpul in care o sa ajunga, aflarea cat mai multor date despre trainee-ul respective si comunicarea lor managerului) - gasirea unui loc de cazare pentru trainee - pregatirea welcoming-ului pentru trainee - trimiterea de materiale promotionale despre companie trainee-ului - alocare unui membru AIESEC care sa se ocupe de acesta

In timpul
-cel care se ocupa de SN sa anunte compania ca acesta a ajuns in tara - prezentarea lui intregului LC - stabilierea unei intalniri informale la care sa ia parte managerul, SN-ul si membrul AIESEC care se ocupa de SN. Prezentarea SN-lui

- explicarea cum se ajunge la locatia companiei - introducerea SN-ului in companie - sa ne asiguram ca SN-ul si-a inteles taskurile - sa fie prezentat persoanei din companie care se ocupa de SN - sa urmarim activitatea lui in companie - 1-2 / luna vizite la companie pentru a vedea evolutia SN-ului - telefoane la companie tot in scopul evolutiei SN-ul - sa ne asiguram ca SN-ul a fost integrat in companie - in cazul in care SN-ul nu se descurca - o intalnire cu acesta si evaluarea taskului sau si JD-ului companiei - in cazuri nasoale , cand trainee-ul nu se descurca, putem sa ii aratam din experienta celorlalti trainee si impreuna cu Account Manager-ul sa gasim solutia potrivita de a iesi din situatie - sa avem o activitate fun, o iesire in oras cu SN-ul si persoana de contact din companie ca sa il integram cat mai bine - invitatia managerului la activitatile AIESEC(unele)

Dupa
- dupa terminarea perioadei de stagiu sa dam un formular de evaluare companiei: sa stim punctele pozitive,negative, ce ar trebui imbunatatit, beneficiul pe care l-a adus SN-ul companiei,daca ar mai dori o colaborare pe viitor,o lista cu posibile contacte de la alte companii,etc - un formular de evaluare a SN-ului completat de managerului in care sa se regaseasca multe date si obictive pe care SN-ul le-a avut de indeplinit si daca acestea au fost indeplinite. Puncte + si pe care acesta le-a avut in timpul traineeship-ului - Trimitere regulata de newsletter-e privitoare la ceea ce tine de training-uri, resurse umane, noi proiecte, parteneri - Sa fie invitat la acordarea/decernarea unor premii membrilor @ pt calitati exceptionale se va considera o persoana importanta, apreciata - sa mentinem legatura cu companiile - In vederea intretinerii relatiei, sa se trimita o data la 3 luni cate un buchet de flori din partea @ femeilor manager cu care se intra in contact - se trimit felicitari reprezentantilor companiilor si chiar managerilor generali cu ocazia sarbatorilor si zilelor de nastere sau onomastice - invitarea reprezentantilor companiilor la LCM-uri o data pe luna - invitarea reprezentantilor companiilor la petrecerile AIESEC si asistenta permanenta din partea membrilor AIESEC - invitatie la ALUMNI club(posibil) - abordarea TN-ului pentru un nou contract