Comptabilisation des oprations usuelles La correction des erreurs d'enregistrement et de traitement comptables

La correction des erreurs d'enregistrement et de traitement comptables

Aprs l'tude des diffrents types d'erreurs en comptabilit (Section 1) nous tudierons la cause des erreurs (Section 2) et les techniques de rectification des erreurs (Section 3).

Section 1. Typologie des erreurs en comptabilit

Les erreurs lies aux travaux d'enregistrement et de traitement comptables sont de plusieurs types : les erreurs arithmtiques, les erreurs d'imputation, la non exhaustivit et le double enregistrement. Elles sont dues la mauvaise organisation comptable ou la dfection humaine. Elles se redressent selon diffrentes techniques.

Sous-section 1. Erreurs arithmtiques

Ce type d'erreurs comprend : 1. Inversion ou interversion de chiffres Quand l'erreur est un nombre multiple de 9, elle provient le plus souvent d'une inversion de deux chiffres dans la transcription ou la lecture d'un chiffre, dans une addition ou lors du report d'un montant. Exemple : Au lieu d'crire 3.012, j'cris 2.301 : il s'agit d'une interversion de chiffres que je reconnais en constatant que la diffrence entre les deux montants est un multiple de 9. Soit : 3.012 - 2.301 = 711. (711 / 9 = 79). La diffrence tant un multiple de 9, mes recherches se dirigent d'abord vers la reconnaissance d'une ventuelle inversion de chiffres. 2. Erreurs provenant d'un report Ces erreurs se rencontrent lors de l'tablissement de la balance : - Oubli de report d'un article. - Double report du mme article. - Interversion entre dbit et crdit lors du report d'un article. Certaines erreurs de report persistent mme aprs l'laboration de la balance ; il s'agit du report d'un article dans un compte erron au lieu du compte concern. Ce dernier type d'erreurs qui se compensent ne peut tre dcel que par l'analyse et la vrification des comptes. L'utilisation de l'informatique permet gnralement de supprimer les erreurs d'addition et de report.

Sous-section 2. Erreurs d'imputation

Le comptable attribue un compte, au lieu du compte normalement intress, une opration. Ces erreurs sont trs frquentes. L'erreur d'imputation peut consister en une interversion entre : Un compte de charges et un compte de bilan. Un compte de produits et un compte de bilan. Un compte de charges et un autre compte de charges. Un compte de produits et un autre compte de produits. Un compte de bilan et un autre compte de bilan. Un compte de charges et un compte de produits.

Sous-section 3. La non exhaustivit

Il s'agit de la non comptabilisation d'une opration. Seules l'analyse et la justification des comptes voire l'examen de la situation et des oprations aprs clture de l'exercice peuvent dceler ce genre d'anomalies.

Sous-section 4. Le double enregistrement

Il s'agit de la comptabilisation de la mme pice plusieurs fois (2 fois voire plus). Cette erreur est dangereuse et peut tre source de dtournement de fonds.

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Section 2. Cause des erreurs d'enregistrement et de traitement comptables

Les erreurs d'enregistrement et de traitement comptables sont gnralement dues la mauvaise organisation comptable, l'insuffisance de qualification et l'inattention des hommes.

Sous-section 1. Mauvaise organisation comptable

Faiblesses Inexistence d'un plan des comptes de l'entreprise dtaill et annot ou d'un manuel comptable ou d'un guide des imputations Mauvaise organisation de la comptabilit Procdures dfaillantes Qualification insuffisante des agents Solutions

Revoir lorganisation adopter une nouvelle organisation

Formation qualifiante + documentation + bilan de comptence du personnel comptable + mise niveau comptable

Sous-section 2. Absence de mthode

La comptabilit se dfinit comme tant une discipline de la mthode. Le travail comptable ne peut tre bien men que lorsque le comptable possde de la mthode et procde avec mthode. Aussi est-il important de savoir comment doit se drouler la succession des tches et s'y tenir rigoureusement. La mthode suppose aussi que les documents comptables soient bien organiss et bien classs et que le comptable accorde tous les soins requis pour que son travail soit bien prsent.

Sous-section 3. Inattention humaine

Il est impossible de supprimer totalement les erreurs ayant pour origine la dfaillance humaine. Toutefois, les erreurs d'inattention humaine ont tendance devenir rares par l'exprience des agents et leur connaissance du dossier ou de l'entreprise et par le dveloppement des comptences. Une bonne conception de l'application informatique permet de limiter les possibilits d'erreurs humaines de saisie voire de les liminer totalement notamment par l'intgration et la gnration automatique des critures comptables.

Section 3. Rectification des erreurs

Sous-section 1. Rectification des erreurs du journal
Sur un plan thorique, il existe quatre procds de correction des erreurs comptables commises dans les critures passes au journal : la contre-passation, le complment zro, la correction en ngatif et le virement. En pratique, les mthodes du complment zro et de la correction en ngatif sont tombes en dsutude alors que la mthode de la contre-passation est pratique moyennant certaines simplifications (le virement). 1. Procds de la contre-passation et du virement Que l'erreur porte sur les sommes ou sur les comptes, on annule par une premire criture l'criture errone et on passe dans un nouvel article la bonne criture. Ce procd exige une grande clart dans la rdaction des libells. Il faut mentionner notamment : - La date du redressement. - La cause du redressement. - Le numro de folio de l'article erron et la date. - La rfrence au document de base. Ce procd est le seul utilis dans les systmes informatiss. Exemple : Le 10/6/98 pass l'criture suivante : 10/6/98 64 Charges de personnel 401 Fournisseurs d'exploitation Honoraires conseil, note n ... 1.100 1.100

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Comptabilisation des oprations usuelles La correction des erreurs d'enregistrement et de traitement comptables Le 20/12/98, le comptable identifie l'erreur et procde la correction par le procd de la contrepassation. 20/12/98 401 Fournisseurs d'exploitation 64 Charges de personnel Contre-passation criture errone du 10/6/98, folio n d 622 Rmunrations d'intermdiaires et honoraires 43666 TVA rcuprable sur ABS 401 Fournisseurs d'exploitation Comptabilisation de l'criture du 10/6/98 1.000 100 1.100 1.100 1.100

Simplification pratique : On se limite gnralement rectifier la partie errone de l'criture. C'est le recours la mthode du virement. 20/12/98 622 Rmunrations d'intermdiaires et honoraires 43666 TVA rcuprable sur ABS 64 Charges de personnel Pour solde du compte crdit par erreur criture du 10/6/98 honoraires conseil note n ... folio n .... 1.000 100 1.100

La correction par virement consiste : - Inscrire dans les comptes concerns les mouvements exacts. - Contrepasser, dans les comptes errons, les mouvements errons pour annulation. 2. Procd du complment Zro Le complment Zro d'un nombre est son inverse, par exemple 40 a pour complment zro (- 40). - 40 peut s'crire : - 100 + 60 = - 40 On l'crit alors : (1) 60 le petit signe moins plac au dessus de (1) signifie que dans le nombre (1) 60 tous les chiffres sont positifs sauf le chiffre (1) qui reprsente dans l'exemple cent (100) qui est ngatif. Ce procd est dconseill dans la pratique car il est une source d'erreur. Quand on veut l'utiliser, il faut absolument crire le nombre ngatif qui est toujours (1) en rouge. Le procd du complment Zro a t invent pour viter le gonflement des montants des mouvements du journal gnral qui rsulte du procd de la contre-passation. Cet avantage reste minime dans la pratique par rapport aux inconvnients qui peuvent en rsulter. 3. Mthode d'annulation en ngatif L'annulation en ngatif consiste passer une nouvelle criture avec les mmes comptes pour la mme valeur prcde du signe moins (-) ou valeur mise entre parenthses, ce qui conventionnellement produit la mme signification. 10/6/98 64 Charges de personnel 401 Fournisseurs d'exploitation Annulation criture errone du ... folio n ... (1.100) (1.100)

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Sous-section 2. Rectification des erreurs dans le grand livre (comptabilit manuelle)

Tout moyen peut tre utilis pour rectifier les erreurs propres au grand livre : barrer ou effacer l'encrivore. Mais il faut que les rectifications soient faites proprement. Le procd du complment Zro peut tre utilis pour les redressements du grand livre. La rectification des erreurs du grand livre ne concerne que les systmes manuels. Dans les systmes informatiss les erreurs de report au grand livre sont, par principe, impossibles.

Section 4. Recherche des erreurs dans la balance

Si les totaux des mouvements dbiteurs ne sont pas strictement quivalents aux totaux des mouvements crditeurs de la balance ou mme s'ils sont quivalents entre eux mais diffrents de ceux du journal, on en dduit que l'on a commis une ou plusieurs erreurs qu'il convient de cerner. La recherche de l'erreur ou des erreurs peut ncessiter un effort important d'o l'importance de procder de faon mthodique pour viter de commettre les erreurs ou pour les dtecter rapidement et srement. Plusieurs repres peuvent orienter ce travail de recherche des erreurs dans la balance. Nanmoins, aucun manuel ne peut dcrire toutes les situations que l'on rencontre en pratique. Aussi, faut-il s'adapter de faon judicieuse chaque situation concrte. Pour ce faire, il faudra s'efforcer d'amliorer sa facult d'assimilation qui, bien qu'tant une qualit naturelle de l'esprit, se dveloppe par l'exercice et la capitalisation des expriences. Le travail de recherche des erreurs dans la balance sera ax sur les mouvements car lorsque les mouvements sont exacts, toute erreur dans les soldes peut tre facilement localise puis corrige.

Sous-section 1. Les totaux de la balance, gaux entre eux, ne sont pas quivalents au total du journal
L'erreur peut avoir plusieurs origines selon le sens de la diffrence : Totaux de la balance suprieurs au total du journal ou inversement (1) Tout d'abord, il faut calculer la diffrence et voir si le chiffre ainsi dtermin vous suggre une orientation. (2) On commence ensuite gnralement par refaire les totaux du journal et ceux de la balance. Si aucune erreur n'est dtecte de la vrification prcdente, on vrifie selon le cas ; Premire situation : Totaux de la balance suprieurs au total du journal On vrifie successivement, notamment : - si un compte du grand livre a t report deux fois dans la balance ; - ou, dfaut, si une criture a t reporte deux fois aux comptes du grand livre ; - ou, dfaut, on refait les totaux des comptes du grand livre en commenant par les comptes solds. Deuxime situation : Les totaux de la balance infrieurs au total du journal On vrifie successivement, notamment : - si on a omis de reporter un compte du grand livre dans la balance ; - ou, dfaut, si une criture (dite aussi un article du journal) a t omise et non reporte dans les comptes du grand livre. Pour ce faire, on s'assure que toutes les sommes du journal ont bien t coches ; - ou, dfaut on refait les totaux des mouvements des comptes du grand livre en commenant par les comptes solds.

Sous-section 2. La balance est dsquilibre mais l'un des totaux de la balance est gal au total du journal
Les recherches vont tre localises dans la colonne qui ne concorde pas avec le journal : - on dtermine le montant de l'cart pour voir si la diffrence ainsi dtermine nous suggre une orientation ; - ensuite on refait le total de la colonne errone de la balance.

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Comptabilisation des oprations usuelles La correction des erreurs d'enregistrement et de traitement comptables La suite des recherches dpend du sens de l'cart. Premire situation : Total de la colonne errone de la balance suprieur au total du journal On vrifie successivement, notamment : - si des mouvements du journal du sens de l'erreur ont t reports deux fois dans les comptes du grand livre ; - ou, dfaut, on refait le calcul des totaux des comptes du grand livre du ct erron. Deuxime situation : Total de la colonne errone de la balance infrieur au total du journal On vrifie successivement, notamment : - si on a omis de reporter une partie d'un compte du grand livre dans la balance ; - ou, dfaut, si les mouvements du journal du sens de l'erreur ont t omis et non reports dans les comptes du grand livre. Pour ce faire, on s'assure que toutes les sommes du journal ont t bien coches ; - ou, dfaut, on refait les totaux des mouvements des comptes du grand livre du ct erron. On peut aussi localiser l'erreur en additionnant successivement les mouvements de comptes de bilan au journal du ct erron pour les comparer avec le total des comptes de bilan de la balance ou dfaut on procde la mme vrification sur les comptes de gestion. Ainsi, on peut dlimiter les recherches sur une partie des comptes : comptes de bilan ou comptes de gestion ou les deux dans le cas o les deux vrifications rvlent des carts.

Sous-section 3. La balance est dsquilibre, l'un des totaux est infrieur au total du journal, l'autre total lui est suprieur du mme montant
Dans ce cas, il faut chercher le montant qui correspond la diffrence entre le total de la balance et celui du journal qui a t invers c'est--dire port dans le sens oppos dans la balance.

Sous-section 4. Les recherches prcdentes n'ont pas abouti et les diffrences constates ne suggrent aucune piste de recherche
Dans ce cas, il est craindre qu'un repointage exhaustif soit ncessaire qui peut comprendre : - le pointage des reports qu'il faut visualiser par un nouveau signalement des sommes pointes ; - la vrification des totaux et des reports de page page du journal et des comptes du grand livre ; - le pointage des reports des mouvements du grand livre la balance.

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