ROYAUME DU MAROC

Office de la Formation Professionnelle et de la Promotion du Travail

Notions de tche et Activit

DIRECTION RECHERCHE ET INGENIERIE DE FORMATION SECTEUR NTIC

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Sommaire
1. Introduction..........................................................................................2 2. Dcoupage en tches..............................................................................2 2.1. Les caractristiques dune tche .........................................................3 2.2. Critres de dcoupage en Tches........................................................3 2.2.1. Tches dexcution .....................................................................3 2.2.2. Tches de coordination ou de dcision............................................3 2.2.3. Niveau dintervention...................................................................4 2.2.4. Le temps....................................................................................4 2.2.5. Les ressources............................................................................4 2.3. Autres aspects de la dfinition des Tches............................................4 2.3.1. Ladhsion des responsables des Tches.........................................4 2.3.2. La dfinition dobjectifs prcis.......................................................5 2.3.3. La Notion de Charge et Dlai.........................................................5

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1.Introduction
Organiser son temps de travail, cest tout dabord arriver dterminer les activits mener et envisager de les organiser en fonction de critres de dlais, de cot ou de dpendances. Nous allons dans ce premier document poser les bases du dcoupage de lactivit en tches et prciser quelles seront les proprits de celles-ci. Vous devrez ncessairement pour russir disposer dune comprhension du contexte plus gnral de lactivit de votre service, de votre entreprise et avoir la capacit de concilier des exigences contradictoires telles que : les ressources disponibles et les attentes; les priorits diffrentes des parties prenantes; la qualit et la quantit.

La gestion des activits est une dmarche visant structurer, assurer et optimiser le bon droulement des tches devant tre ralises dans le cadre dune activit professionnelle.

2.Dcoupage en tches
Il est impossible darriver organiser son temps de travail si nous labordons de manire globale et nous sommes alors dans lobligation de le dcomposer en sous-ensembles dactivit fonction simple : les tches. Une tche est caractrise par des matires premires qui lui sont ncessaires : ce sont les objets entrants ou pralables (un document, une machine mise disposition, une norme, un oprateur form et oprationnel, un logiciel, ) et elle fournit un ou plusieurs produits rsultats, ce sont les objets sortants ou livrables (une note, une vente, une fiche technique, un contrat, un besoin satisfait, un problme rsolu, ). Les objets entrants peuvent tre dj disposition ou bien sont les objets sortants dune autre tche destine les produire. Les objets sortants peuvent tre remploys par une autre tche. Cette mthode permet de mettre en vidence les tches prparatoires et de matrialiser les dpendances entre les diffrentes tches.

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Notions de tche et Activit Si vous devez raliser des ventes de contrats de location de vacances, il est ncessaire de disposer : Des contrats de location Du prix de la location Du descriptif des locations Du planning des locations et des disponibilits

2.1.

Les caractristiques dune tche

Une Tche est une action mener pour obtenir un rsultat. A chaque Tche que lon aura dfinie, il conviendra ensuite dassocier : un objectif prcis et mesurable des ressources (personnel, matriel, locaux) un temps ou charge de ralisation une date de dbut et une date de fin un cot

Les critres de dcoupage en Tches font le plus souvent appel au bon sens, mais nous pouvons essayer den formaliser quelques uns.

2.2.

Critres de dcoupage en Tches

Tches dexcution

2.2.1.

Leur ralisation demande un certain dlai qui varie en fonction de la nature de la ralisation. Raliser un appel tlphonique Rdiger un rapport Animer une runion

2.2.2.

Tches de coordination ou de dcision

Ces Tches correspondent le plus souvent des actions de dcision, des accords dintervenants externes, des faits ponctuels. Le temps de ralisation de ces Tches sera le plus souvent ngligeable mais elles conditionnent souvent fortement la suite des travaux : Convocation une runion Dclenchement dune commande Coup de tlphone un intervenant pour dclencher une action Signature dun document

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2.2.3.

Niveau dintervention

Une Tche doit constituer une unit logique. On distinguera donc les tches qui demande des comptences et des niveaux dintervention diffrents. La rdaction du contrat de location peut faire appel des juristes et des chargs de communication. La vente du contrat de location demande la disponibilit dun oprateur de vente.

2.2.4.

Le temps

Une Tche doit tre courte dans le temps de faon ce que les objectifs puissent tre perus facilement par ceux qui la ralisent. Par ailleurs il semble plus motivant davoir de nombreuses chances : leffort pour atteindre lobjectif augmente considrablement lapproche de lchance. En effet la dure affecte aux Tches doit permettre dexercer un contrle effectif sur le bon droulement de lactivit.

2.2.5.

Les ressources

Pour des raisons de commodit de gestion, et donc defficacit, on essayera de dfinir une Tche comme une entit utilisant des ressources en continu. Ceci afin de faciliter lordonnancement des tches soit lorganisation et la planification des tches dans le temps.

2.3.

Autres aspects de la dfinition des Tches

Ladhsion des responsables des Tches

2.3.1.

Lors de la dfinition des diffrentes Tches, il est trs souhaitable de faire participer les diffrents acteurs concerns en leur demandant de prciser : les temps dexcution quils prvoient les ressources quils pensent ncessaires

Bien sr, ces ressources et ces temps feront lobjet dune ngociation avec le responsable de lactivit.

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2.3.2.

La dfinition dobjectifs prcis

Les objectifs peuvent tre divers : temps de charge, cots, dlais, qualit, .. Un responsable ne peut pas laborer une action si les critres de mesure restent flous ou ambigus. Pour une planification, on peut considrer que tout ce qui nest pas mesurable, valuable, quantifiable, nexiste pas. On sattachera associer chaque Tche un ou plusieurs objectifs, chaque objectif tant assorti dun critre de mesure. On prcisera donc les modalits du contrle des objectifs : Que mesure-t-on Qui mesure O cela a lieu Quand Comment (outils de mesure et barme) Pourquoi, pour quel objectif

Enfin, il semble indispensable, pour impliquer tous les intervenants, que ceux-ci connaissent : Les Tches amont et leurs responsables, cest dire les Tches qui doivent obligatoirement tre ralises avant quils puissent entreprendre la leur. Les Tches aval et leurs responsables, cest dire les Tches qui ne pourront pas tre entreprises avant la fin de la Tche dont ils sont responsables.

2.3.3.

La Notion de Charge et Dlai

A toute Tche dexcution il faut associer un temps. Son valuation faite avec prcision en vue doptimiser les Ressources qui seront affectes constitue un des enjeux essentiels dune bonne gestion des activits . Il faut bien faire, la distinction entre la Charge et le Dlai (ou dure). La Charge : Cest la quantit de travail ncessaire pour accomplir une tche. Elle sexprime gnralement en jours-homme, semaines-homme, mois-homme ou annes-homme. Le Dlai : Exprim en jours, semaines, mois ou annes, ou dlimit par une date de dbut et une date de fin, cest la traduction de la charge dans une priode.

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Pour approfondir le sujet.

http://www.wikipedia.org/

Sources de rfrence

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