Les fonctions administratives

Prsent par :
Sara ouaid Leila lagmari Amina rifqi

Plan:
LE ROLE DE LA FONCTION ADMINISTRATIVE

LA GESTION DU PERSONNEL
A- le recrutement B- lentretien C- la formation du personnel

Styles de management
1- style autoritaire 2- style paternaliste 3- style participatif 4- style par dlgation

Le rle da la fonction administrative FAYOL a distingu, au dbut du 20me sicle, six grandes fonctions : fonction administrative, fonction technique, fonction commerciale, fonction financire, fonction de scurit et fonction comptable. La fonction administrative assure la direction de lentreprise : administrer, cest la fois prvoir, organiser, commander, coordonner et contrler . La fonction administrative est synonyme de gestion. Il sagit de trouver la meilleur utilisation possible des moyens mises la disposition du titulaire de cette fonction administrative pour atteindre les objectifs quil sest fix. En effet, la fonction administrative repose sur 5 lments cl : Prvoir Organiser Commander Coordonner Contrler

1- prvoir : Cest le pralable toute action. La prvision porte sur les buts et sur les moyens. Elle suppose ltude de la conjoncture et lanalyse des rsultats et des ressources internes. 2- organiser : Cest fournir lentreprise les moyens et les mthodes ncessaires la ralisation de ses objectifs.

Ainsi, lentreprise doit tre organise. Sous langle social (politique des relations sociales) ; Sous langle technique ; Sous langle financier ; de faon rationnelle et efficace. Lorganisation relve donc des connaissances psychologiques, scientifiques et financires.

3- commander : Cest mettre en action les moyens dont dispose lentreprise. Cette fonction suppose : des connaissances humains, psychologiques (lart de commandement) ; des connaissances techniques affrentes la tche accomplir ; des connaissances prcises sur lentreprise et son organisation. 4- coordonner : Cest maintenir lunit daction et harmoniser les fonctions de chaque secteur de responsabilit.

La gestion du personnel :
A/ le recrutement :

1-dfinition :
Le recrutement est une succession dtapes visant pourvoir un poste par un condidat. Cest un processus qui consiste choisir entre divers condidat celui qui peuvent occuper un ou plusieurs postes.

Des individus et leurs aptitudes

Un poste et son profil

Apprciation des aptitudes individuelles

Description des postes existants ou crer

Hirarchie des candidats

adaptation des Savoirs des aptitudes, des personnalits

Hirarchie des besoins

Une embauche
Un candidat

Un poste

La dmarche de recrutement:
Dtermination des besoin

Recherche des candidat

Slection des candidat

intgration

a- dfinition de poste :
Cest lanalyse objective de la nature du travail raliser. Il sagit la fois de prciser : La mission du poste : dfinir les objectifs que doit atteindre le titulaire du poste. Lanalyse du poste : dcrit les tches et les responsabilits que comporte le poste. La place de la structure : position hirarchique fonctionnelle.

b- dfinition du profil :
Les lments du profil examins sont : Caractristiques physiques Exprience acquise Comptences : niveau de savoir, connaissances techniques, etc.

c- la prospection : Elle se fait par annonce du profil requis. Cette annonce peut tre raliser dun grand nombre de faon diffrente :
Candidatures Presse

internes ;

Foires

demploi ; Appel aux services demploi ; Candidatures externes spontanes ; Affichage direct ;

D- La slection :
Rception des rponses

prslection
Rponses aux candidats non prslectionns

Poursuite de la slection
Convocation pour rencontre avec charg de recrutement

Portefeuille de candidatures

Rponses aux candidats non retenues

Slection des 3 ou 4 meilleurs candidats

Prsentation hirarchie Dcision finale dembauche

e- la dcision :
Cest la phase de la slection. La dcision finale est prise par le responsable hirarchique. f- Laccueil : Elle commence gnralement par une prsentation de lentreprise puis des diffrents services Avant de procder une prsentation du travail proprement dis. Laccueil est une procdure qui doit tre prvu et organiser en vue : -Dviter les phnomnes de rejet. -De faciliter lintgration du nouvel arrivant.

g- lintgration : Elle se dcompose de deux priodes :

- priode dessaie : priode dont la dure est dtermine par le contrat de travail ou les conventions collectives et pendant lequel les parties contractantes - priode dintgration : est une priode de survie plus durable avec des priodes de formation et dentretien avec des responsables hirarchique

B/ entretien : dfinition :

Lentretien met en situation de communication orale des deux personnes.Celles-ci dialoguent Une relation de face face nexiste que si les deux acteurs ont une volont de communiquer ; donc un objectif commun ou un besoin dentrer en relation en vue dobtenir un rsultat attendu.

2-les diffrents types dentretien :

Types dentretien exemples Objectifs

Entretien dinformation

Entretien dun suprieur hirarchique et dun de ses collaborateurs ; enqutes avec questionnaire : sondages, interview Orale de contrle de connaissances, entretien dembauche, da slection..
Ngociations commerciales, sociales,

Transmettre des consignes, discuter des rsultat obtenus, fixer des objectifs. Trouver de linformation, des explications, des solutions relatives un problme. valuer, comparer, estimer la personne en face de soi

Entretien dvaluation

Entretien de ngociation

politiquesConvaincre le vis--vis daccepter des propositions, rapprocher des points de vue, trouver un accord, influencer

Entretien daide

Consultation chez un mdecin, un psychologue, un avocat ou tout autre conseiller, discussion avec un ami .

Rassurer, gurir, conseiller, orienter, soutenir, rconforter

comment russir un entretien ? Russir un entretien cest en dfinitive : Russir sa prsentation avant lentretien ; Russir sadapter son interlocuteur au cours de lentretien. a- prparer un entretien :

Se fixer des objectifs. Enquter, runir des informations. Amnager lespace. Prendre en compte le temps.

b- sadapter son interlocuteur au cours de lentretien : Utiliser les mots (domaine verbal)) quil comprend et adopter un comportement (domaine non verbal) qui lui convienne. Sadapter son partenaire se fait en deux tapes : Lobservation du non verbal qui permet didentifier ltat intrieur de lautre qui est lorigine des attitudes profitables ou nfastes la communication ; La rgulation, par un comportement non verbal adapt, des attitudes nfastes ainsi rvles.

La dmarche pour sadapter son interlocuteur peut se reprsenter ainsi :

Observation du non- verbal

Dcouverte de ltat intrieur

Tension, Motivation, Humeur, Autonomie, Contrle, Attitude envers lautre

Reprage des Rgulation par le attitudes non- verbal ngatives

Manque dcoute, Dsintrt, Fermeture, Refus de dialoguer. Adoption de gestes, Ton de la voix, Distance, Postures, etc. Favorables la cration dun tat intrieur plus propice la communication

Voix, Gestes, Mouvements, Regards, Mimiques, Dplacements, Silences.

c-la formation du personnel : Lvolution technologique actuelle se traduit par lapparition dimportants problmes dadaptation. Les nouveaux besoins se caractrisent par une multiplication des qualifications et des niveaux alors mme que se produit une obsolescence rapide des connaissances acquises au cours de la formation initiale. Ainsi, pour exercer au mieux leurs activits professionnelles, les salaris doivent disposer dun minimum de comptences.

1- dfinition de la formation:
Ensemble dactions qui permettent dacqurir ou de dvelopper des savoirs, savoir faire et savoirs tre du personnel.

2- la ncessite de la formation
La formation rpond un double objectif Les transformations rapides de la socit industrielle obligent les entreprises dvelopper les activits de formation.

Pour lentreprise:

-amlioration de la productivit et de lefficacit des salaris -adaptation aux nouvelles comptences,technologies et aux nouveaux outils de production -amlioration de la comptitivit de lentreprise

Pour le salaris:

-satisfaction ,promotion,intgration et motivation des salaris -moyen de reconversion (formation pour changer dactivit ou de mtier) des salaris -source denrichissement personnel

la formation

Interne
peut tre raliser par lE/ses elle-mme: des salaris De lE/se peuvent tre des formateurs des autres

externe
LE/se fait appel un organisme Extrieur de formation .

Intra entreprise

Inter entreprise

Elle concerne les salaris dune mme entreprise.

Une mme information est effectue pour les salaris dentreprise diffrentes.

3- les types de formation:

a- la formation initiale:
Ensemble de connaissances et de comptences que possde une personne avant son entre dans la vie active. Il sagit de lapprentissage, la formation en alternance avec lcole, les stages pour les tudiants

b- la formation continue:
Lensemble des actions de formation dont bnficie un salari au cours de sa vie professionnelle : il sagit du perfectionnement et ladaptation des employs aux nouveaux outils,, aux nouvelles techniques

4- le plan de formation:
Le plan de formation est lexpression concrte de la politique de formation dune entreprise. Il rsume lensemble des objectifs et des moyens associs, dcids par lemployeur et organiss au bnfice des salaris.

Les tapes du plan de formation sont:

Analyser les besoins de formation Prciser la nature des actions de formation Prciser les moyens matriels et humains Prciser le budget de formation valuer le plan de formation

5- la dure de formation:
elle dpend de limportance du message transmettre mais aussi de la disponibilit des forms. On noubliera pas que le temps consacr la formation rsulte dun arbitrage avec les deux autres contraintes du form qui sont le temps de vie familiales et de loisirs, et le temps consacr la production courante dans lentreprise, bien quil ny ait pas de limites infrieures. Des actions trop rduites dans le temps et non rptes se semblent pas aptes enclencher le processus dapprentissage et auront des effets peu sensibles.

Styles de management:

Les styles de gestion

autoritaire

paternaliste

participatif

Par dlgation

1- style autoritaire):
Le manager dcide de tout et impose une forte pression. Il ne consulte pas les subordonns.

2- style paternaliste (ou persuasif):

Le manager prend les dcisions importantes. Il laisse aux employs les dcisions peu importantes. Il distribue des sanctions et des rcompenses. Il prend en compte les besoins de son personnel et lui accorde des avantages sociaux.

3- style participatif:
Le manager joue un rle darbitre. La motivation est base sur la participation et lintressement du personnel aux rsultats de lentreprise.

4- style dmocratique (consultatif ou par dlgation):

les subordonns sont consults sur les dcisions prendre. Le suprieur prend la dcision finale. Certains dcisions sont dlgues.

Merci pour votre attention